Инструкция по архивному делу в суде

Источниками дел для архивирования в данном случае являются суд и его системные подразделения. Именно они должны обеспечить сохранность архивных дел.

Все документы, которые отражают духовную и материальную жизнь общества и имеют историческую ценность, в том числе и юридические акты и оконченные судебные дела, хранятся в Архивном фонде РФ.

Цели и принципы ведения архивного дела в суде

У архивации дел в судах есть свои цели. Она реализуется для выдачи уполномоченным людям копий дел, выписок и справок, для передачи документов в ограниченное распоряжение судьям и работником суда при исполнении ими служебных обязанностей.

Архивы судов реализуют следующие функции:

• принятие на хранение документов судов и их подразделений;
• учет документов и поддержка их сохранности;
• консультирование работников суда и выдача им информации;
• осуществление проверки правильности формирования дел во время их подготовки к сдаче в архив;
• ликвидация документов с прошедшим сроком хранения;
• составление номенклатуры суда и некоторые др.

Архивы судов работают на основании трех принципов. Первый из них – это принцип историзма. Он определяет особенности функционирования государства и его правовой системы по отношению к определенному периоду. Это помогает учесть все стороны судебного дела, исходя из объективности. Второй принцип – принцип комплексной оценки. Он определяет связь между данным судебным делом и другими на основании схожести их видов и характеристик. Третий – принцип полного изучения документов. Он предполагает изучение судебного дела со всех возможных сторон через внутренне значение каждой единицы архива.

«Архивное дело в суде» 👇

Управление архивным делом в судах

Архив суда – одно из его подразделений. Действия всех архивов в судебной системе РФ контролирует Судебный департамент при Верховном Суде РФ. Именно он подготавливает Перечень документов верховных судов регионов РФ, регламентирует порядок отбора документов на хранение, а также контролирует соблюдение правил по архивизации документов.

Вопреки тому, что слово «архив» появилось в русском языке лишь во времена Петра I, систематизировать и хранить документы на Руси стали гораздо раньше. Делали это в специальных помещениях в монастырях или храмах, а спустя некоторое время стали строить отдельные здания для хранения документов. Так, в Архивном фонде РФ самый ранний документ относится еще к XI веку.

Работой архива в суде управляет председатель суда. Он устанавливает режим работы архива, назначает на должность и освобождает от нее специалистов, создает комиссию по экспертизе документов, контролирует наличие и целостность дел в судебном архиве, предоставляет письменное право на их выдачу, а также выполняет некоторые другие функции.

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах

Правовая регламентация ведения архивного дела в судах с помощью следующих правовых источников:

• актов местного назначения председателей судов;
• законов субъектов РФ;
• ведомственных норм, разработанных в процессе реализации Федерального закона «О Судебном департаменте…»;
• федеральных норм;
• норм международного права;
• подзаконных актов.

Кроме того, существуют особые правила хранения и учета архивных дел, а также распоряжения ими. Они устанавливают, что, где и каким образом должно храниться в системе судебных архивов. Совместно с правилами эти аспекты регулируют и Национальные стандарты РФ в сфере делопроизводства и архивного дела, то есть ГОСТы. Они устанавливают сроки хранения архивных дел, правила их оформления и хранения, а также содержат определение самых важных терминов.

Комплектование и учет архивных документов

Чтобы скомплектовать заархивированные документы, нужен их предварительный учет. Кроме того, у каждого архивного документа должны иметься реквизиты, которые позволяют идентифицировать его. Реквизиты документа содержат в себе несколько критериев идентификации. Первый из них — это критерий происхождения. В него входит информация о компетенции суда, применении процессуальных правил подсудности и месте образования документа в системе суда. Второй — критерий содержания. Это информация, которую можно получить из документа, это могут быть акты проверок, статистические отчеты, обобщения по судебным делам и т. п. И последний критерий — критерий внешних особенностей. В нем описывается форма документа: судебное дело, наряд или т.п.

Обязательному учету подлежат все документы, хранящиеся в судебных архивах. Для учета нужно знать число и состав архивных документов в единицах учета.

У всех единиц хранения имеется особенный учетный номер, являющийся частью архивного шифра. Он располагается в нижнем левом углу единицы учета и включает в себя номера архивного фонда, описи, единицы хранения и единицы учета. У электронных документов этот шифр расположен на вклейке, вложенной в футляр носителя.

Важнейшие документы учета в судебных архивах РФ

К числу важнейших документов учета в судебных архивах РФ относятся:

• дело фонда (оно включает в себя сведения о приеме-передаче дел на хранение, о ликвидации дел, о содержании и числе дел и документов);
• список фондов (он имеет в своем составе перечень официальных наименований архивных фондов, которые хранятся в фонде или выбыли из него);
• паспорт архива суда (он содержит сведения об объеме хранящихся документов, составе поисково-справочной системы и данных об условиях хранения дел в архиве);
• книга учета принятия и выбытия документов (она отражает данные, связанные с приемом и выводом дел, их ликвидацией или передачей в органы государственной власти).

2. Оформление судебных дел, производств
и документов общего делопроизводства к последующему
хранению в архиве суда

2.1. Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда (судебной коллегии). При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии).

2.2. Решение на передачу в архив дел общего делопроизводства принимает начальник (специалист) отдела дело/судопроизводства суда (секретариата судебной коллегии).

2.3. Все оконченные производством судебные дела (наряды), апелляционные, кассационные и надзорные производства и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263.

2.4. В судебных делах (нарядах), апелляционных, кассационных и надзорных производствах, подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела дело/судопроизводства суда (судебной коллегии) должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу, производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1), а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче.

2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

2.6. В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

2.7. Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

2.8. Работник отдела дело/судопроизводства (секретариата судебной коллегии) еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения. При этом необходимо руководствоваться следующим.

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта. Обращение к исполнению производится в соответствии с пп. а, б, в, г, д, е п. 9.2.28, п. 9.2.29, п. 9.2.30, пп. а, в, г, д п. 9.2.31, п. 9.2.33, п. 9.2.34 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36, п. 12, 13 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых, областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161.

Сроки хранения для уголовных дел исчисляются с момента:

погашения судимости;

вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

2.9. В случае, когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (пп. 2 п. 2 ст. 302 УПК РФ) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такового приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п. 2.8 настоящей Инструкции и направления сообщения в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.

2.10. При рассмотрении судом представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основаниями для списания материалов в архив суда являются случаи, предусмотренные пп. а, б, в, г, д п. 9.2.35, п. 10.4.17, п. 10.6 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде; п. 12.4 — 12.6 Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов; в отношении осужденных к иным мерам наказания — случаи, предусмотренные соответственно пп. а, б п. 9.2.36, п. 12.7 — 12.12 тех же инструкций.

2.11. Основаниями для оформления и сдачи в архив гражданских дел являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;

вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;

вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу;

вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;

вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.

Гражданское дело, по которому в иске отказано или иск оставлен без рассмотрения, либо производство по делу прекращено, считается оконченным и подлежит оформлению для сдачи в архив после вступления решения (определения) в силу.

2.12. Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению судебных приставов либо вручения их взыскателям.

2.13. В случае вынесения судом решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо поступления копии постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.

2.14. Основаниями для оформления и сдачи в архив дел об административных правонарушениях являются:

обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта по делу об административном правонарушении;

вступление в законную силу постановления о прекращении производства по делу.

2.15. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263, предусматривает:

подшивку или переплет дела;

изъятие из дела металлических скрепок и скобок;

нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (приложение 2);

составление внутренней описи документов (приложение 1);

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

На хранение в архив суда принимаются дела, оформленные надлежащим образом: документы подшиты в дело в хронологическом порядке, все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы — в порядке их поступления. Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств используемые судом электронные носители информации хранятся вместе с делом. При этом они должны быть вшиты в дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

2.16. На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование суда;

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

2.17. Полное оформление дел общего делопроизводства предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

2.18. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

2.19. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному хранению (свыше 10 лет), производят работники отделов дело/судопроизводства судебных коллегий и судов, на которых возложена обязанность по ведению архивов.

2.20. Работники отдела дело/судопроизводства обязаны тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в наряд, обращая особое внимание на то, чтобы в наряд не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.

2.21. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи исполнителя стояло наименование судебной коллегии или отдела суда.

2.22. Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности — документ-ответ помещается за документом-запросом.

2.23. В оконченных производством нарядах постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).

2.24. Обложка наряда должна содержать индекс (номер) и полное наименование наряда в точном соответствии с наименованием и индексом, указанными в сводной номенклатуре дел. Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанных в п. 2.16 данной Инструкции.

2.25. Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 — совещания судей судебной коллегии по уголовным делам;

Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 — совещания судей судебной коллегии по гражданским делам.

2.26. Наряд должен содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в наряде превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по сводной номенклатуре дел.

2.27. Наряды постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки) из нарядов удаляются.

2.28. Во всех нарядах, включая наряды с документами по личному составу (приложение 4), составляется внутренняя опись (приложение 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

2.29. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

2.30. Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работниками отделов делопроизводства или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

2.31. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

2.32. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела дело/судопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

2.33. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100 — 150 учетно-статистических карточек.

2.34. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

2.35. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

2.36. Тексты судебных актов, подлежащих размещению на сайте суда в соответствии с Регламентом организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте суда общей юрисдикции, утвержденным постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27.01.2011 N 253, на бумажном носителе с визой судьи «Согласовано» (далее — тексты судебных актов) формируются в наряды.

К оформлению нарядов с текстами судебных актов предъявляются требования, предусмотренные пунктами 2.3, 2.18, 2.22, 2.24, 2.28, 2.29 настоящей Инструкции.

Основанием для оформления и сдачи в архив указанных документов является размещение согласованных текстов судебных актов на сайте суда.

Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов с текстами судебных актов производят работники, ответственные за размещение текстов судебных актов на сайте суда.

2.37. С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего архивного хранения указанные карточки на бумажном носителе распечатываются работником аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие функции, который проверяет достоверность необходимой информации о движении дела, включая результаты рассмотрения». Указанным работником аппарата суда в автоматизированную базу данных соответствующей подсистемы ГАС «Правосудие» вносится отметка о передаче дела в архив суда с указанием даты. Вывод на печать учетно-статистических карточек на дела, алфавитные указатели при сдаче дела в архив обязателен.

При каждом федеральном суде РФ действует архив, который отражает историю работы структуры с момента ее создания. Важнейшие направления работы архива суда – ведение учета и предоставление дел по запросу судей местного и прочих судов, сотрудников соответствующего аппарата, органов предварительного следствия, адвокатуры, прокуратуры, фигурантов судебных процессов, представителей СМИ и иных лиц и организаций. Организацию архивного дела регламентируют ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденная приказом Судебного департамента от 28 декабря 2005 г. № 157, а также ряд иных нормативных актов.

Судебный архив является структурным подразделением соответствующего органа, осуществляющим хранение, упорядочивание, учет и использование документов. Руководство над работой архива находится в компетенции председателя суда, а непосредственно деятельность ведут работники судебного аппарата.

Архив суда призван выполнять следующие функции:

• прием, учет, хранение, обеспечение сохранности и использования документов, появляющихся в процессе работы суда;
• отбор, подготовка и передача документации на хранение в архивы государственного подчинения;
• подготовка и передача председателю суда материалов о состоянии архивного дела в суде;
• разработка и внедрение более совершенных методов организации работы;
• участие в подготовке и исполнении решений председателя суда;
• выдача дел, документов или их копий для работы в помещении архива с целью служебного и научного применения;
• выполнение иных функций соответственно задачам суда.

Передача дел на хранение в архив суда

Регламент передачи дел в судебный архив прописан в инструкциях для гражданских, административных и уголовных дел. Согласно законодательству, дела следует передать на архивное хранение в течение 30 дней с того момента, когда завершающий судебный акт по делу вступит в силу.

При передаче на хранение делам и материалам присваивается архивный номер, который, вместе с номером описи, проставляется на обложках самих материалов и в учетных карточках. Документы размещаются по годам в очередности, соответствующей присвоенному номеру. При передаче на хранение оформляется акт, где указывают:

• состояние делового производства в целом, порядка систематизации, отчетности и архива того или иного суда;
• наименование всех типов документации, ведущихся в суде;
• общее число номеров в картотеках, журналах, книгах, нарядах;
• нерассмотренные дела и неисполненные документы;
• весь массив документов судебного архива, количество дел в нем;
• соответствие физически имеющихся вещественных доказательств записям в учетных книгах.

Акт составляют в 2-х экземплярах и заверяют подписями лиц, осуществляющих передачу и прием. Работу по составлению номенклатуры дел проводят в четвертом квартале предшествующего года и по завершении ее направляют оба образца на согласование в экспертно-проверочной комиссией, а затем – на утверждение председателю районного суда.

Напечатанная в установленном количестве экземпляров номенклатура вступает в силу с 1 января года, следующего за годом составления. Пересоставление и пересогласование проводится не реже одного раза в пять лет либо при изменении функций и структуры. Ежегодно документ перепечатывается с внесением необходимых поправок. Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, один из которых передается в наряд, второй – в канцелярию, третий – в государственный архив, четвертый – в архив суда.

Требования к помещению для размещения архива суда

Для обеспечения сохранности документов помещение судебного архива должно отвечать требованиям санитарно-гигиенических нормативам, быть надежно защищенным от несанкционированного доступа и действия физических факторов, способных повредить документы, например, пожара, затопления, образования плесени и т. д.