- Главная
- Распоряжения
- 2015
- Декабрь
- 2
- Распоряжение от 02.12.2015 г № 29-Р/АДМ
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска
В целях обеспечения единого порядка организации и ведения делопроизводства в Администрации города Смоленска, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», руководствуясь Уставом города Смоленска:
1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Смоленска.
2.Признать утратившим силу распоряжение Администрации города Смоленска от 15.02.2013 N 82-р/адм «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Смоленска».
3.Обязать глав администраций районов города Смоленска, руководителей управлений, комитетов и самостоятельных отделов Администрации города Смоленска ознакомить муниципальных служащих и работников, занимающих должности, не относящиеся к муниципальным должностям, с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города Смоленска и обеспечить безусловное исполнение установленных ею требований.
4.Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска (С.В. Пивоваров) разместить настоящее распоряжение на сайте Администрации города Смоленска.
5.Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя Главы города Смоленска Платонова Д.Л.
Глава города Смоленска
Н.Н.АЛАШЕЕВ
Инструкция по делопроизводству в администрации города Смоленска
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Инструкция по делопроизводству в Администрации города Смоленска (далее — Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности Администрации города Смоленска (далее — Администрация) документов и порядок документооборота (кроме секретного делопроизводства).
1.2.Правовой основой Инструкции являются Федеральные законы от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», от 29.12.94 N 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», Приказы Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-СТ, и Регламент Администрации города Смоленска, утвержденный распоряжением Администрации города Смоленска от 02.12.2015 N 27-р/адм «О Регламенте Администрации города Смоленска».
1.3.Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
1.4.Организацию и совершенствование делопроизводства на основе единой политики использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет Управление делами Администрации (далее — Управление делами).
1.5.Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение требований Инструкции в структурных подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.
Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
1.6.Ведение делопроизводства в Администрации осуществляется:
в Управлении делами — формирование сводной номенклатуры дел Администрации; учет, движение документов до структурного подразделения; контроль сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции за подписью Главы города Смоленска (далее — Глава города) и его заместителей, за исключением писем-ответов; учет, рассылка, контроль сроков исполнения документов;
в структурных подразделениях Администрации — учет, движение документов до исполнителя; контроль полноты, качества и сроков исполнения документов; учет и отправка исходящей корреспонденции, создаваемой в структурном подразделении, в том числе за подписью Главы города и его заместителей, в случае подготовки писем-ответов; формирование дел и их текущее хранение.
1.7.Работники структурных подразделений Администрации за несоблюдение требований Инструкции могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.8.На период отсутствия работника (отпуск, командировка, болезнь), а также в случае увольнения работника либо назначения на другую должность находящиеся у него на исполнении документы передаются лицу, ответственному за делопроизводство в данном структурном подразделении, либо другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения.
1.9.Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям и иным лицам допускается только с разрешения первого заместителя Главы города.
1.10.Требования Инструкции обязательны для исполнения всеми работниками Администрации.
2.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
2.1.Документы, создаваемые в Администрации, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word for Windows шрифтом N 14 Times New Roman через один одинарный межстрочный интервал.
Документы печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с книжной ориентацией страницы и должны иметь поля:
левое — 30 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.
Лист бумаги, ограниченный полями, является текстовым полем.
2.2.При наличии приложения к документу в текстовой части на него обязательно делается соответствующая ссылка.
2.3.В приложении первое(-ые) слово(-а) заголовка раздела печатается центрированным способом, полужирным шрифтом прописными буквами вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, СПИСОК, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита (обязательного элемента оформления документа) четырьмя одинарными межстрочными интервалами, от текста приложения — тремя одинарными межстрочными интервалами.
2.4.В положениях, программах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела, пункты нумеруются в пределах подраздела, подпункты нумеруются в пределах пункта.
Заголовки подразделов печатаются центрированным способом, полужирным шрифтом строчными буквами. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки разделов и подразделов отделяются друг от друга и от текста двумя одинарными межстрочными интервалами. Например:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ УТВЕРЖДЕНО │ │ постановлением │ │ Администрации │ │ города Смоленска │ │ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _от 21.08.2014 N 1529-адм│ │ /\ │ │ │ │ │ 4 интервала │ │ │ │ │ │ \/ │ │ _ _ _ _ _ _ _ _ _ │ │ ПОЛОЖЕНИЕ │ │ о комиссии по проведению открытого конкурса │ │ на право заключения договора на установку │ │ _ _и эксплуатацию рекламных конструкций │ │ /\ │ │ 3 интервала │ │ │ │ │ │ \/ │ │ _ _ _ _ _ _ _ │ │ _ _ _ _ _ _ _1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ │ │ /\ │ │ 2 интервала │ │ │ \/ │ │ _ _ _ _ _ _ │ │ Комиссия по проведению...............................................│ │.........................................................................│ │ │ │ ........................................ │ │ │ │ .....................................................................│ │.........................................................................│ │ /\ │ │ 2 интервала │ │ │ \/ │ │ _ _ _ _ │ │ │ _ _ _ _6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ КОМИССИИ │ │ /\ │ │ 2 интервала │ │ │ \/ │ │ _ _ _ _ _ │ │ _ _ _ _ _ 6.1. Обязанности комиссии │ │ /\ │ │ 2 интервала │ │ │ \/ │ │ _ _ _ _ _ │ │ 6.1.1. Проверять соответствие участников Конкурса предъявляемым к │ │ним требованиям, установленным законодательством Российской Федерации и│ │конкурсной документацией. │ │ 6.1.2. Не допускать к Конкурсу участников в случаях, установленных│ │законодательством Российской Федерации и конкурсной документацией. │ └─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
2.5.Приложение может быть оформлено в виде таблицы.
Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта N 10, 11, 12, а также альбомная ориентация страницы.
Приложения, оформленные с альбомной ориентацией страницы, должны иметь поля:
левое — не менее 10 мм;
правое — не менее 10 мм;
верхнее — 30 мм;
нижнее — не менее 10 мм.
Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего ярусов — со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы (левая графа, содержащая данные о строках таблицы) текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов «итого», «всего» не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Например:
| N п/п | Наименование мероприятия | Срок исполнения | Исполнитель | Объем финансирования | |
| первое полугодие | второе полугодие | ||||
| 1. | Создание единого перечня услуг | 2011 год | управление по потребительскому рынку и развитию предпринимательства | 20 | 10 |
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются, при этом нумерация сохраняется на каждой последующей странице приложения.
2.6.Если необходимо утвердить состав комиссии (рабочей группы), то ее состав оформляется с красной строки в следующей последовательности: фамилии, имена, отчества и должности председателя, заместителя председателя (при наличии) и секретаря комиссии (рабочей группы), а затем членов комиссии (рабочей группы) в алфавитном порядке.
2.7.При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 15 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа. Нумерация страниц в приложениях осуществляется отдельно от основного текста.
2.8.Текст во всех документах печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца должна иметь отступ 1,25 см от левой границы текстового поля.
3.СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
3.1.Бланки документов
3.1.1.Бланки документов Администрации разрабатываются Управлением делами, утверждаются и вводятся в действие распоряжением Администрации.
3.1.2.В Администрации применяются следующие бланки документов:
бланки постановлений;
бланки распоряжений;
бланки приказов;
бланки писем.
Бланки документов имеют обязательный состав реквизитов и определенный порядок их расположения (приложение N 1).
3.1.3.В делопроизводстве Администрации используются бланки документов с угловым и продольным расположением реквизитов.
Угловое расположение реквизитов используется для бланков писем.
Продольное расположение реквизитов используется для бланков постановлений, распоряжений и приказов.
3.1.4.Бланки документов изготавливаются способом полиграфической печати. Реквизиты на бланках имеют синий цвет.
Ответственным за изготовление бланков документов (исходя из потребности структурных подразделений) является Управление делами, за исключением бланков распоряжений, приказов и писем структурных подразделений Администрации, которые являются отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации.
Обязанность по изготовлению бланков распоряжений, приказов и писем в структурных подразделениях Администрации, являющихся отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации, лежит на руководителе соответствующего структурного подразделения.
3.1.5.Бланки документов подлежат учету и хранению в структурном подразделении, которое является ответственным за их изготовление. Бланки документов должны использоваться строго по назначению.
Образец заполнения журнала учета бланков документов приведен в приложении N 2.
3.2.Оформление проектов постановлений и распоряжений
3.2.1.Проект постановления (распоряжения) оформляется в соответствии с общими требованиями к оформлению документов на электронном шаблоне бланка.
3.2.2.Проект правового акта в дополнение к реквизитам, имеющимся на бланке, имеет следующие реквизиты:
«Заголовок к тексту» — заголовок печатается с прописной буквы на расстоянии 7 см от верхнего края текстового поля, длина строки — 8 см, текст выравнивается по ширине строки, отвечает на вопрос «О ком?» («О чем?»). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал.
«Текст документа» — текстовая часть отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и оформляется в соответствии с общими требования к оформлению документов.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях — распорядительную).
Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами «Администрация города Смоленска постановляет:», которые печатаются через два одинарных межстрочных интервала от преамбулы с красной строки строчными буквами, последнее слово печатается вразрядку.
Преамбула в постановлениях Главы города завершается словом «постановляю:», которое печатается через два одинарных межстрочных интервала от преамбулы с красной строки строчными буквами вразрядку.
Пункты и подпункты в постановляющей (распорядительной) части нумеруются арабскими цифрами с точкой.
Если в правовом акте дается поручение структурному подразделению, то его наименование указывается в дательном падеже. Например:
Управлению жилищно-коммунального хозяйства Администрации города Смоленска подготовить информацию…
Если в правовом акте дается поручение руководителю структурного подразделения, то указывается должность в дательном падеже. Например:
Начальнику управления образования и молодежной политики Администрации города Смоленска привести в соответствие…
Если подготавливаемый правовой акт влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты или признание утратившими силу правовых актов, эти изменения или дополнения включаются в постановляющую (распорядительную) часть текста подготавливаемого правового акта или оформляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.
«Подпись» — отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписывающего правовой акт, его инициалов и фамилии. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне с наименованием должности лица, подписывающего правовой акт.
Примеры оформления реквизитов постановления и распоряжения, отсутствующих на бланке, приведены в приложениях N 3, 4.
3.2.3.Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах в соответствии с общими требования к оформлению документов.
Все распечатанные приложения, на которые имеются ссылки в проекте правового акта, должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем структурного подразделения, внесшего проект правового акта, на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края текстового поля последнего листа приложения. Например:
Начальник управления экономики ____________________________ И.И. Иванов
(подпись)
3.2.4.В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п.
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «согласно приложению» на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово «Приложение», ниже указываются вид правового акта, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита печатаются через один одинарный межстрочный интервал на расстоянии 9 см от левого края текстового поля и выравниваются по левому краю. Например:
Приложение
к постановлению Администрации
города Смоленска
от __________ N ____
Если приложений несколько, то они нумеруются. Например:
Приложение N 1
к постановлению Администрации
города Смоленска
от __________ N ____
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «Утвердить прилагаемое (-ый, -ые)… (положение, перечень мероприятий и т.д.)» на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф «УТВЕРЖДЕНО» со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Администрации
города Смоленска
от __________ N ____
Если утверждается несколько приложений, то они нумеруются. Например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Администрации
города Смоленска
(приложение N ...)
от __________ N ____
Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения: Положение — УТВЕРЖДЕНО, Программа — УТВЕРЖДЕНА, План — УТВЕРЖДЕН, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ и печатается прописными буквами.
3.2.5.К проектам правовых актов прилагаются копии документов, послуживших основанием для принятия правовых актов (обращения граждан и юридических лиц, государственных органов, судебные решения, акты прокурорского реагирования, заключения, выписки из протоколов и т.д.).
К проектам распоряжений Администрации по кадровым вопросам прилагаются личные заявления (при необходимости прилагаются копии соответствующих документов), трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, служебные записки, протоколы заседаний соответствующих комиссий.
3.2.6.Проект правового акта должен быть согласован с руководителями заинтересованных структурных подразделений, если он содержит положения, нормы, касающиеся этих структурных подразделений, а также по вопросам, отнесенным к сферам их деятельности, с начальником Финансово-казначейского управления Администрации — по вопросам, касающимся финансовой деятельности Администрации (доходов или расходов бюджета города), с начальником управления экономики Администрации — по вопросам экономического развития города. Проекты правовых актов по личному составу согласовываются с начальником Управления кадров и муниципальной службы Администрации.
Согласование проекта правового акта с председателем комитета по информационной политике Администрации и председателем комитета по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации, которым в текстовой части дается прямое указание об опубликовании в средствах массовой информации и размещении на сайте Администрации правовых актов, не осуществляется.
При наличии у заинтересованных лиц замечаний по проекту правового акта их виза содержит отметку «С замечаниями», а замечания (при необходимости) оформляются отдельным документом в виде служебной записки.
3.2.7.После согласования проекта правового акта с руководителями вышеуказанных структурных подразделений и до его перенесения на бланк он представляется с пакетом документов, необходимых для оценки соответствия проекта правового акта действующему законодательству Российской Федерации, Смоленской области, муниципальным правовым актам города Смоленска, в правовое управление Администрации (далее — правовое управление) на правовую и лингвистическую экспертизы.
3.2.8.Правовая и лингвистическая экспертизы поступившего документа, не требующего дополнительной проверки, осуществляются в течение 2 рабочих дней.
Правовая и лингвистическая экспертизы положений, правил, уставов, программ, планов и других объемных и сложных документов проводятся в срок от 3 до 7 рабочих дней.
После устранения недостатков, выявленных в результате правовой и лингвистической экспертиз, проект правового акта переносится на бланк установленной формы.
На оборотной стороне последнего листа проекта правового акта указываются структурное подразделение, разработавшее правовой акт, его руководитель, юрист (при наличии) и исполнитель, список рассылки и визы, которые включают в себя фамилию и инициалы визирующего, его подпись и дату визирования (приложение N 5).
Фамилии визирующих печатаются через два одинарных межстрочных интервала по должностям в алфавитном порядке.
3.2.9.Проект правового акта на бланке согласовывается в следующей последовательности:
руководители заинтересованных структурных подразделений (в течение суток);
правовое управление (срок повторного согласования в правовом управлении не должен превышать 2 рабочих дней, объемных и сложных документов — до 5 рабочих дней);
заместитель Главы города, осуществляющий в соответствии с распределением обязанностей контроль и координацию деятельности структурного подразделения, ответственного за подготовку проекта правового акта;
первый заместитель Главы города.
3.2.10.Список рассылки копий правового акта всем заинтересованным службам и лицам определяется исполнителем.
3.2.11.Какие-либо исправления в проектах правовых актов, поступающих на подпись Главе города и его заместителям, не допускаются.
3.2.12.После подписания правового акта документ передается на регистрацию в Управление делами. Документы, послужившие основанием для принятия правового акта, возвращаются в структурное подразделение, разработавшее данный проект.
3.2.13.Правовой акт регистрируется в информационной системе с сохранением его электронного образа путем сканирования бумажного носителя.
Одновременно соответствующие номер и дата проставляются на бланке правового акта.
Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» проставляются в соответствии с их расположением на бланках. Дата документа оформляется цифровым способом.
К порядковому номеру постановления Администрации через дефис добавляются строчные буквы «адм», распоряжения Администрации — «р/адм», распоряжения Администрации по личному составу — «лс», распоряжения Главы города — «р».
3.2.14.Правовой акт направляется по адресам в соответствии со списком рассылки. Электронный образ правового акта направляется в структурные подразделения Администрации в течение 1 рабочего дня, следующего за днем регистрации, по информационной системе, заверенная бумажная копия другим заинтересованным службам и лицам, а также структурным подразделениям по их устному запросу рассылается в течение 3 рабочих дней, следующих за днем регистрации. Рассылка объемных документов (свыше 100 листов) осуществляется в течение 7 рабочих дней, следующих за днем регистрации.
3.3.Внесение изменений в правовые акты
3.3.1.Если при подготовке проекта правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких правовых актов, то в целях их упорядочения разрабатывается единый новый правовой акт.
3.3.2.Внесением изменений считается:
— замена слов, цифр;
— исключение слов, цифр, предложений, позиций;
— признание утратившими силу структурных единиц правового акта;
— новая редакция структурной единицы правового акта;
— дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами, предложениями;
— дополнение правового акта структурными единицами.
3.3.3.Изменения, вносимые в правовой акт, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.
3.3.4.Изменения вносятся в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.
3.3.5.Независимо от того, предполагаются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями, признание утратившими силу отдельных структурных единиц либо дополнение структурных единиц в правовой акт, наименование правового акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе и падеже. Например:
«О внесении изменения в постановление Администрации города Смоленска от… N… «О…» или «О внесении изменений в распоряжение Администрации города Смоленска от… N… «О…».
3.3.6.При внесении изменений в правовой акт в текстовой части обязательно указываются вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта. Например:
Внести в распоряжение Администрации города Смоленска от… N… «О…» следующие изменения:
3.3.7.При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.
3.3.8.Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
3.3.9.Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») допускается. Если заменяемые по тексту слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение оформляется следующим образом:
… по тексту указанного постановления слово «…» заменить словом «…».
Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то такое изменение оформляется следующим образом:
… по тексту указанного постановления слова «… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)…» в соответствующем падеже заменить словами «… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)…» в соответствующем падеже.
3.3.10.При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять начиная с наименьшей структурной единицы.
При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указывают слова, после которых это дополнение должно находиться. Например:
… пункт 1 после слов «…» дополнить словами «…».
3.3.11.В случае если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение находится в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
… пункт 1 дополнить словами «…».
При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.
3.3.12.Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:
Внести в постановление Администрации города Смоленска от… N… «О…» следующие изменения:
1) в пункте 2:
в подпункте 2.1 слова «…» заменить словами «…»;
подпункт 2.2 после слов «…» дополнить словами «…»;
2) второе предложение пункта 3 исключить;
3) пункт 4 изложить в следующей редакции:
«4…..»;
4) пункт 5 признать утратившим силу;
5) пункт 6 дополнить словами «…»;
6) пункт 7 дополнить предложением «….».
3.3.13.При дополнении правового акта подразделами, пунктами, подпунктами или абзацами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых разделов, пунктов или подпунктов. При этом необходимо продолжать имеющуюся нумерацию подразделов, пунктов, подпунктов. Например:
… раздел 2 дополнить подразделом 2.6 следующего содержания: «2.6 «;
… пункт 4 дополнить подпунктом 4.5 следующего содержания: «4.5 «;
… подпункт 5.1 дополнить абзацем следующего содержания:
«….».
3.3.14.В целях сохранения структуры правового акта недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, пунктов и подпунктов правового акта при признании утратившими силу структурных единиц правового акта.
3.3.15.При дополнении правового акта новыми структурными единицами между уже имеющимися необходимо обозначать их дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифрами и буквенными обозначениями (например, раздел 1.1, подраздел 3.1.1, пункт 3.2, подпункт «б.1»).
3.3.16.Дополнение абзацами может производиться в конце соответствующей структурной единицы.
При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац используется следующая формулировка:
… пункт 2 после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:
«…;».
В этом случае пересчет последующих абзацев не производится.
3.3.17.При включении нового абзаца между уже имеющимися включенный абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
3.3.18.При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
3.3.19.Новая редакция правового акта в целом, как правило, не допускается.
Новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта издается в случаях, если:
— необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
— необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;
— сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично.
3.3.20.Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:
— необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;
— неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.
3.3.21.При необходимости изложения одной структурной единицы правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
«Внести в пункт 1 распоряжения Администрации города Смоленска от… N… «О…» изменение, изложив его в следующей редакции:
«1…..».».
3.3.22.При необходимости внесения изменения в приложение к правовому акту путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения либо включается в текст изменяющего правового акта, либо оформляется приложением к нему.
3.3.23.При необходимости замены цифровых обозначений в тексте правового акта употребляется термин «цифры». Например:
цифры «12» заменить цифрой «3», цифры «13,5» заменить цифрами «10».
3.3.24.При необходимости замены слов и цифр употребляется термин «слова». Например:
слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз», слова «50 тыс. рублей» заменить словами «100 тыс. рублей».
3.4.Оформление проектов приказов структурных подразделений
Приказ — правовой акт, издаваемый в структурном подразделении.
Приказы печатаются на бланках установленной формы.
Приказ в дополнение к реквизитам, имеющимся на бланке, имеет следующие реквизиты:
«Заголовок к тексту», «Текст документа» — оформляются в соответствии с подпунктом 3.2.2 Инструкции. Преамбула в приказах обязательно завершается словом «приказываю:», которое печатается вразрядку с красной строки (приложение N 6).
«Подпись» — отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, подписи, инициалов и фамилии. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля на одном уровне с последней строчкой наименования должности. Приказы подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие — лицо, его замещающее.
Датой приказа является дата его подписания.
Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.
4.ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1.Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий
4.1.1.Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых Главой города и Администрацией, оформляются протоколом.
4.1.2.Протокол имеет следующие реквизиты:
«Наименование вида документа» — слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
«Заголовок к тексту» — указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита одним одинарным межстрочным интервалом, печатается строчными буквами.
«Дата документа» и «Номер документа» — обозначаются словесно-цифровым способом, располагаются от правой границы текстового поля на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания.
«Текст документа» — состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть располагается от левой границы текстового поля на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.
Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих на заседании и их должности, повестка дня. Если на заседании присутствуют более 10 человек, то указывается количество человек и к протоколу прилагается список участников. При оформлении протокола постоянно действующих комиссий (рабочих групп и т.д.) с постоянным составом комиссии наименование должности не указывается.
Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
Каждый пункт повестки дня нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос «О ком?» («О чем?»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ:
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
«Подпись» — протокол подписывается председателем (председательствующим) и секретарем и отделяется от текстовой части 3 одинарными межстрочными интервалами и включает в себя слова «Председатель» («Председательствующий»), «Секретарь», их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии).
Пример оформления протокола приведен в приложении N 7.
4.1.3.Срок подготовки секретарем протокола — не более одного рабочего дня, следующего за днем проведения заседания.
4.1.4.Рассылку протокола осуществляет секретарь.
4.2.Служебные письма
4.2.1.По своему содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
4.2.2.Служебные письма (далее — письма) оформляются в соответствии с общими требованиями к оформлению документов.
Письма в Администрацию Смоленской области, органы исполнительной власти Смоленской области и другие органы власти, которые являются участниками системы электронного документооборота (далее — СЭД), оформляются в виде электронного документа.
Письма гражданам, организациям, а также в государственные органы власти, которые не являются участниками СЭД, оформляются на бланках установленной формы. Экземпляр письма для визирования оформляется на электронном шаблоне бланка, который после заполнения распечатывается и визируется.
4.2.3.Письма в дополнение к реквизитам, имеющимся на бланке, имеют следующие:
«Адресат» — располагается в правом верхнем углу первого листа документа, на расстоянии 3 см от верхнего края текстового поля. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. В длину строка не должна превышать 8 см и выравнивается по левому краю без расстановки переносов.
Если письмо адресуется органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, наименование адресата указывается в именительном падеже. Например:
Департамент имущественных и
земельных отношений Смоленской
области
Если письмо адресуется должностному лицу, гражданину, наименование адресата указывается в дательном падеже. Например:
Начальнику Департамента Смоленской
области по социальному развитию
Ю.Э. Новиковой
или
С.Л. Петрову
Инициалы и фамилия располагаются на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от наименования должности.
Если документ отправляется нескольким однородным органам, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название. Например:
Руководителям структурных
подразделений Администрации
города Смоленска
Реквизиты почтового адреса указываются в следующем порядке:
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Например:
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Смоленск, 214012
Почтовый адрес печатается через два одинарных межстрочных интервала от адресата.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Смоленской области.
«Текст документа» — располагается на расстоянии трех одинарных межстрочных интервалов от углового штампа.
В письмах могут использоваться фразы этикетного характера. Например:
Уважаемый Сергей Иванович!
Если письмо оформлено на бланке Администрации или на бланке структурного подразделения, то текст излагается от третьего лица единственного числа. Например:
«считает…», «предлагает…», «сообщает…».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа. Например:
«прошу…», «направляю…», «считаю…»
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, обоснование необходимости составления письма, во второй части содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
«Отметка о наличии приложений» оформляется на расстоянии двух одинарных межстрочных интервалов от текста с красной строки.
«Подпись» отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений тремя одинарными межстрочными интервалами.
4.2.4.Датой письма является дата его регистрации.
4.2.5.Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и оформляется в соответствии с его расположением на бланках. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
Если документ поступил Главе города или в Администрацию напрямую от гражданина, то проставляются только регистрационный номер и дата отдела регистрации документов Управления делами Администрации (далее — отдел регистрации).
Если документ поступил от органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, то проставляются регистрационный номер и дата поступившего документа и регистрационный номер и дата отдела регистрации. Например:
Герб
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА СМОЛЕНСКА
ЖИЛИЩНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
пр. Маршала Конева, д. 28е
г. Смоленск, 214019
jilupr@smoladmin.ru
Тел.: (4812) 61-18-42, факс: (4812) 61-17-98
от _____________ N _______
на N А 50-67-1301 от 14.10.2014
N 1/987-вх от 16.10.2014
4.2.6.Письма, оформленные на бланке Администрации, подписываются Главой города либо должностным лицом, исполняющим его обязанности.
Письма, подготовленные на бланках должностных лиц, подписываются соответствующими должностными лицами.
Письма, подготовленные на бланках структурных подразделений, подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения либо лицами, исполняющими их обязанности.
4.3.Должностная инструкция
Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность работника Администрации.
Должностная инструкция включает в себя следующие основные разделы: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции заместителей Главы города, а также руководителей и сотрудников структурных подразделений, советников, непосредственно подчиняющихся Главе города, утверждаются Главой города. Должностные инструкции иных работников Администрации утверждаются заместителями Главы города, координирующими деятельность соответствующих структурных подразделений. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с использованием распорядительных слов: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения должностной инструкции в действие является дата ее утверждения.
Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставятся отметка «Ознакомлен», инициалы, фамилия, подпись работника и дата ознакомления.
4.4.Внутренние документы (служебные записки)
4.4.1.Внутренние документы (служебные записки) используются для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Администрации.
4.4.2.Регистрация переписки между структурными подразделениями осуществляется в этих структурных подразделениях с последующим самостоятельным контролем.
4.4.3.Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги по форме согласно приложению N 8.
5.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
5.1.Прием и первичная обработка поступающих документов
5.1.1.Прием и обработка поступающих Главе города или в Администрацию документов осуществляются отделом регистрации.
5.1.2.В процессе обработки поступающих документов отдел регистрации осуществляет:
проверку адресации и комплектности поступающих документов;
сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;
выделение документов, адресованных в структурные подразделения Администрации.
5.1.3.Неправильно адресованные документы пересылаются по назначению.
5.1.4.При обнаружении некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки) составляется акт в трех экземплярах (первый экземпляр остается в отделе регистрации, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).
5.1.5.Обработка документов осуществляется в день их поступления, с пометками «Срочно», «Оперативно» — незамедлительно.
5.1.6.Документы, поступившие в нерабочее время, в период выходных и праздничных дней, принимаются дежурным диспетчером ЕДДС МУ «Управление по делам ГО и ЧС г. Смоленска» в здании Администрации с последующей передачей в отдел регистрации к 9.00 рабочего дня, следующего за выходным или праздничным. По служебной информации с пометками «Срочно», «Оперативно» немедленно принимаются меры к ее доставке по назначению.
5.1.7.Документы с пометкой «Лично» не обрабатываются, передаются адресатам в запечатанном виде.
5.1.8.Конверт, в котором поступил документ, в случаях, если только по нему может быть установлен адрес отправителя и дата отправки, сохраняется.
5.1.9.Прием и отправка документов в СЭД осуществляются каждый час рабочего времени.
5.2.Регистрация поступающих документов
5.2.1.К документам, не подлежащим регистрации, относятся статистические сборники, книги, периодические издания, журналы, поздравительные письма и телеграммы, рекламные извещения, пригласительные билеты, прейскуранты, каталоги и т.п.
5.2.2.Документы, поступающие в адрес Администрации, а также на имя Главы города и его заместителей, регистрируются в отделе регистрации.
Документы, поступающие в адрес структурного подразделения, на имя руководителя структурного подразделения, а также направленные отделом регистрации в структурное подразделение в соответствии с резолюцией Главы города или его заместителей, регистрируются в структурном подразделении.
5.2.3.Регистрация документов осуществляется в системе электронного документооборота.
5.2.4.Регистрация документов, поступивших в отдел регистрации, осуществляется:
с пометками «Срочно», «Оперативно» — незамедлительно;
поступивших до 16.00 — в день поступления;
поступивших после 16.00 — не позднее 10.00 следующего рабочего дня.
5.2.5.Регистрация поступающих документов осуществляется по видам документов:
входящие — переписка по вопросам деятельности с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и предприятиями;
заявления на предоставление муниципальных услуг;
обращения (предложения, заявления, жалобы) и запросы граждан и организаций;
документы, касающиеся судов и исполнения судебных решений;
правовые акты Смоленской области и Смоленского городского Совета;
внутренние документы.
5.2.6.В регистрационной карточке СЭД в обязательном порядке заполняются разделы:
аннотация;
вид доставки;
корреспондент (номер документа, организация, адрес).
5.2.7.Регистрационный номер состоит из цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 9), порядкового номера и вида документа.
Например: 23/166-у, где:
23 — индекс структурного подразделения;
166 — порядковый номер;
у — вид документа.
5.2.8.Документ, поступивший на бумажном носителе, сканируется и его электронный образ прикрепляется к регистрационной карточке СЭД.
5.2.9.На бумажном носителе зарегистрированного документа справа в нижней части первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации и регистрационного номера документа.
5.3.Порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей
5.3.1.Документы передаются на рассмотрение Главе города и его заместителям только после регистрации.
Документы с пометками «Срочно», «Оперативно» передаются на рассмотрение Главе города и его заместителям незамедлительно.
5.3.2.После рассмотрения документов Главой города, его заместителями они возвращаются в отдел регистрации. Отдел регистрации вносит в регистрационную карточку дополнения, изменения, указания и направляет документ исполнителю с помощью СЭД.
В случае если электронный образ документа, поступивший исполнителю, не поддается прочтению, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении получает оригинал документа в отделе регистрации под роспись.
5.3.3.При внесении изменений в резолюцию в части, касающейся исполнителя (структурного подразделения), передача документов между структурными подразделениями осуществляется через отдел регистрации.
5.4.Организация работы с отправляемыми документами
5.4.1.Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами возлагается на структурное подразделение — исполнителя документа.
5.4.2.Если документ готовится на бумажном носителе, то печатаются два экземпляра, первый (оригинал) — на бланке установленной формы, второй экземпляр (для визирования) — на электронном шаблоне бланка, который после заполнения распечатывается и прикладывается к первому экземпляру. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.
При подготовке электронного документа его визирование и подпись осуществляются с использованием электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) в СЭД.
5.4.3.После подписания документ регистрируется. Регистрация осуществляется в СЭД.
Регистрационный номер состоит из цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера и буквенного индекса «исх».
Запрещается осуществлять регистрацию письма-ответа под входящим номером.
5.4.4.Документы за подписью Главы города, его заместителей, за исключением писем-ответов, регистрируются отделом регистрации.
Документы за подписью руководителей структурных подразделений, а также документы, являющиеся письмом-ответом, за подписью Главы города, его заместителей регистрируются в структурных подразделениях.
5.4.5.Документы отправляются адресату структурным подразделением, которое осуществляло регистрацию.
5.4.6.Электронные документы направляются адресату сразу после их регистрации.
Документы на бумажном носителе, зарегистрированные до 17.00, отправляются в день регистрации, зарегистрированные после 17.00 — на следующий рабочий день.
5.5.Прием и направление документов по каналам электронной связи
5.5.1.Электронная почта в Администрации (далее — ЭП) предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, специализированного программного обеспечения) через локальные телекоммуникационные сети и через сеть Интернет.
5.5.2.Прием ЭП, адресованной Главе города, его заместителям и в адрес Администрации города, поступившей на адрес электронной почты Администрации в сети Интернет: smol@smoladmin.ru или в сети Интранет: smol@admin.sml, осуществляет отдел регистрации.
5.5.3.Прием и передача ЭП в структурных подразделениях осуществляются ответственными лицами (администраторами ЭП) этих структурных подразделений не менее двух раз в день.
5.5.4.Документы, направляемые по ЭП, должны быть оформлены на бумажном носителе в соответствии с установленными правилами для отправляемых документов.
5.5.5.Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к информации ограниченного доступа.
5.5.6.Исполнитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал зарегистрированного документа. Администратор ЭП после отправки документа возвращает исполнителю документ с распечатанным подтверждением об отправке.
5.6.СЭД
5.6.1.СЭД предназначена для автоматизации процесса обмена электронными документами в системе межведомственного электронного документооборота между Администрацией и Администрацией Смоленской области, органами исполнительной власти Смоленской области.
5.6.2.Электронный документ, сформированный в СЭД, имеет юридическую силу, равную силе аналогичного документа на бумажном носителе, и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия.
Электронный документ включает в себя содержательную (прикрепленный к регистрационной карточке файл) и сопроводительную части.
Оформление, порядок подготовки и согласования содержательной части электронных документов аналогичен порядку подготовки документов на бумажных носителях, за исключением того, что электронный документ заверяется не собственноручной подписью, а ЭЦП.
Электронные документы оформляются в СЭД на электронных бланках установленной формы, размещенных в СЭД и воспроизводящих все реквизиты бланков соответствующих видов документов.
6.КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
6.1.Контроль за исполнением документов строится на основе регистрационных данных.
Контролю подлежат документы, имеющие конкретную дату исполнения, указанную в тексте, и документы, сроки исполнения которых определены действующим законодательством.
Контроль за полнотой, качеством и сроками исполнения документов в структурных подразделениях организуют руководители структурных подразделений.
Контроль за сроками исполнения областных законов, правовых актов Губернатора Смоленской области, Администрации Смоленской области, решений Смоленского городского Совета, правовых актов Главы города и Администрации, поручений Губернатора Смоленской области, его заместителей, руководителей правоохранительных органов, имеющих конкретные сроки исполнения, а также контроль за сроками рассмотрения обращений граждан и организаций осуществляет отдел регистрации.
6.2.При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы города, его заместителя (в зависимости от того, кто дал поручение) служебную записку с мотивированной просьбой о его продлении не позднее чем за три дня до истечения этого срока. После ее подписания необходимо уведомить адресата о продлении срока исполнения с указанием причин.
Копии служебной записки и письма адресату направляются в отдел регистрации для изменения срока исполнения документа.
Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении в регистрационной карточке СЭД.
7.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
7.1.Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
7.1.1.Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве в Администрации составляется сводная номенклатура дел на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел структурного подразделения закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда структурного подразделения.
Номенклатура дел структурного подразделения является основой для составления описей дел, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
7.1.2.Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается на основании нормативных правовых актов, типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения.
7.1.3.Структурные подразделения, являющиеся источниками комплектования муниципального архива, составляют номенклатуру дел по образцу (приложение N 10), согласовывают ее с экспертной комиссией (далее — ЭК) структурного подразделения и один раз в 5 лет представляют ее в архивный отдел Администрации (далее — архивный отдел).
Архивный отдел номенклатуры дел структурных подразделений представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Смоленской области в области архивного дела (далее — ЭПК).
После согласования с ЭПК номенклатура дел утверждается руководителем структурного подразделения.
Структурные подразделения, не являющиеся источниками комплектования муниципального архива, составляют номенклатуру дел аналогично, но без представления в архивный отдел (без согласования с ЭПК).
7.1.4.Структурные подразделения, являющиеся источниками комплектования муниципального архива, определяются правовым актом Администрации.
7.1.5.Номенклатуры дел структурных подразделений составляются ежегодно, согласовываются и утверждаются до 1 декабря и вводятся в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатур дел структурных подразделений их электронные образы направляются в Управление делами для составления сводной номенклатуры дел Администрации.
7.1.6.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения, через дробь отдела в составе структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 8/1-02, где 8 — обозначение структурного подразделения, 1 — обозначение отдела в составе структурного подразделения, 02 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре;
2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
3) графа 3 заполняется по окончании календарного года;
4) в графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов;
5) в графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.
7.1.7.В номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
Изменения и дополнения в номенклатуру дел структурного подразделения, являющегося источником комплектования муниципального архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения, визируются руководителем архивного отдела и утверждаются руководителем структурного подразделения.
Изменения и дополнения в номенклатуру дел структурного подразделения, не являющегося источником комплектования муниципального архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и утверждаются руководителем структурного подразделения.
После утверждения изменений и дополнений в номенклатуры дел структурных подразделений их электронные образы направляются в Управление делами для внесения изменений и дополнений в сводную номенклатуру дел Администрации.
7.1.8.Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок составляет, согласовывает и визирует номенклатуру в последовательности, определенной для структурных подразделений, являющихся источниками комплектования муниципального архива.
7.1.9.По окончании календарного года структурное подразделение заполняет в номенклатуре дел количество заведенных дел и делает итоговую запись о категориях и количестве дел. Электронный образ итоговой записи о категории и количестве дел направляется в Управление делами.
7.2.Формирование дел и их текущее хранение
7.2.1.Руководитель структурного подразделения приказом определяет сотрудника, ответственного за формирование и текущее хранение дел, а также место их хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.
7.2.2.Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем сотруднику, ответственному за формирование и текущее хранение дел в структурном подразделении, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
7.2.3.После окончания календарного года в зависимости от сроков хранения, определенных номенклатурой дел, проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
7.2.4.Порядок полного оформления дел осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (далее — Правила).
7.2.5.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях. В делах разрешается не проводить пересистематизацию документов, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Обложка дела оформляется в соответствии с приложением N 11.
7.2.6.В структурных подразделениях, являющихся источниками комплектования муниципального архива, после завершения полного и частичного оформления дел совместно с архивным отделом по графику, составленному архивным отделом, составляются описи дел структурных подразделений и акты о выделении к уничтожению документов. В остальных структурных подразделениях данная работа проводится самостоятельно.
Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, в том числе по личному составу.
7.2.7.При составлении описи дел необходимо соблюдать требования, установленные Правилами.
7.2.8.В структурных подразделениях, являющихся источниками комплектования муниципального архива, полностью оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения временно хранятся в структурном подразделении в течение 5 лет. Продление сроков хранения документов в структурном подразделении допускается по письменному разрешению архивного отдела в случае необходимости практического использования документов. В остальных структурных подразделениях полностью оформленные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся постоянно.
7.3.Экспертиза ценности документов
7.3.1.Для экспертизы ценности документов руководитель структурного подразделения приказом определяет состав ЭК структурного подразделения.
ЭК структурного подразделения является совещательным органом при руководителе структурного подразделения.
7.3.2.ЭК структурного подразделения руководствуется в своей деятельности Типовым Положением об экспертных комиссиях структурных подразделений Администрации города Смоленска, утвержденным распоряжением Администрации города Смоленска от 19.10.2015 N 428-р/адм.
7.4.Передача дел на архивное хранение и уничтожение документов
7.4.1.Документы, образовавшиеся в структурных подразделениях — источниках комплектования муниципального архива, по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в архивный отдел на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
7.4.2.Передача документов в архивный отдел осуществляется в соответствии с планом, утвержденным начальником архивного отдела по согласованию с передающим дела структурным подразделением.
7.4.3.Передача дел проводится в архивном отделе в присутствии работника структурного подразделения. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы.
7.4.4.Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой — в структурном подразделении. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел документов, в том числе один в электронном виде.
7.4.5.Уничтожение документов осуществляется в соответствии с актом о выделении к уничтожению документов (приложение N 12).
До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
- Главная
- Распоряжения
- 2015
- Декабрь
- 2
- Распоряжение от 02.12.2015 г № 29-Р/АДМ
Официальное опубликование правовых актов
ОФИЦИАЛЬНОЕ ОПУБЛИКОВАНИЕ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
-
- Сегодня
- Неделя
- Месяц
- ПОИСК
- КАЛЕНДАРЬ ОПУБЛИКОВАНИЯ
Указ Губернатора Смоленской области от 17.03.2021 № 28
«О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области»
Номер опубликования: 6700202103220014
Дата опубликования:
22.03.2021
1
10
20
50
ВСЕ
1 2 3 4 … 41
|
Страница №1 из 41: |
|
|
1 2 3 4 … 41
Отправить документ
Введите символы
Подробнее
Главная » Документы » Постановления » 2021 » Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
545 Кб
скачать
73 от 06.07.2021
АДМИНИСТРАЦИЯ СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 06.07.2021 №73
с. Семлево
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
В целях совершенствования системы делопроизводства и повышения эффективности работы с документами, в соответствии с требованиями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года № 2004 – ст, приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», Указом Губернатора Смоленской области от 17 марта 2021 года №28 «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области»
Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области постановляет:
- Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
- Признать утратившим силу постановление Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области от 27.12.2007 № 28 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области».
- Разместить на официальном сайте Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области www.semlevskoe.ru.
- Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
|
Глава муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
С.Н. Перцев |
||
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Администрации
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской
области от 06.07.2021 №73
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в Администрации Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года № 2004 – ст, приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», Указом Губернатора Смоленской области от 17 марта 2021 года №28 «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области».
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее – Администрация).
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех сотрудников Администрации.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в Администрации возлагается на главного специалиста Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с документами в Администрации осуществляется главным специалистом ответственным за делопроизводство в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
1.7. Требования по организации работы с обращениями граждан в Администрации устанавливаются Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ.
1.8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
1.9. Сотрудники Администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
- ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Правовые и организационные акты, письма и другие документы (далее – документы), создаваемые в Администрации, должны соответствовать требованиям Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года № 2004 — ст, ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р ИСО 15489 -1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 12,13,14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал, абзацный отступ текста документов -1,25 см.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами — один пробел.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использовать шрифты меньших размеров.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее — не менее 20 мм.
Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 10 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля.
Допускается создание документов (кроме правовых актов) на лицевой и оборотной сторонах листа. При двухстороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов
2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
«Герб Смоленской области»;
«Наименование Администрации или должности лица Администрации»;
«Справочные данные об Администрации»;
«Наименование вида документа»;
«Дата документа»;
«Регистрационный номер документа»;
«Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
«Место составления (издания) документа»;
«Гриф ограничения доступа к документу»;
«Адресат»;
«Гриф утверждения документа»;
«Заголовок к тексту»;
«Текст документа»;
«Отметка о наличии приложения»;
«Подпись»;
«Гриф согласования документа»;
«Визы согласования документа»;
«Отметка об электронной подписи»;
«Печать»;
«Отметка об исполнителе»;
«Отметка о заверении копии»;
«Отметка о поступлении документа»;
«Резолюция»;
«Отметка о контроле»;
«Отметка о направлении документа в дело».
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
2.1.2. Реквизит «Герб Смоленской области» размещается на бланках документов в соответствии с областным законом «О гербе и флаге Смоленской области». Герб располагается над серединой наименования Администрации.
2.1.3. Реквизит «Наименование Администрации или должности лица Администрации располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа.
2.1.4. Реквизит «Справочные данные» содержит почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:
(48131) 3-26-47
или (4812) 66-84-63
2.1.5. Реквизит «Наименование вида документа» указывается на всех видах документов, за исключение деловых (служебных) писем. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.
2.1.6. Реквизит «Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Если авторами документа являются два или более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
цифровым – арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно – цифровым способом, например: 5 июня 2016 года (5 июня 2016 г.).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
2.1.7. Реквизит «Регистрационный номер документа» — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
2.1.8. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» включает в себя регистрационный номер и дату входящего документа, на который должен быть дан ответ.
2.1.9. Реквизит «Место составления (издания) документа» указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место её нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
2.1.10. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу состоит из ограничительной надписи («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с федеральным законодательством, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством.
Например:
«Для служебного пользования.»
Экз. №2
2.1.11. Реквизит «Адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно – справочных документов (докладных служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 5.3.2 раздела 5 настоящей Инструкции.
2.1.12. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа, выравнивается по левому краю или центрируется по самой длинной строке.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях регистрационного номера.
|
Пример: |
УТВЕРЖДАЮ Глава Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области ___________________И.О. Фамилия (личная подпись) «___»__________________20___ №___ |
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
2.1.13. Реквизит «Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2 — 3 межстрочными интервалами.
Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля.
Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце его не ставится.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.
2.1.14. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «общество считает возможным…»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
2.1.15. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.
Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.
Пример:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Пример:
|
Приложение: |
1. Письмо Федеральной налоговой службы на 6 л. в 1 экз.; 2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы по Смоленской области на 3 л. в 1 экз. |
Если приложение (приложения) сброшюрованы:
Пример:
Приложение:
отчет о НИР в 2 экз.
Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Пример:
Приложение: договор возмездного оказания услуг и приложения к нему, всего на 7 л.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Пример:
Приложение:
CD в 1 экз.
2.1.16. Реквизит «Гриф согласования документа» выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа – внешнее согласование. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Пример:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
Пример:
1 СОГЛАСОВАНО
Советом директоров
АО «Профиль»
(протокол от _________ № _________)
2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от _________ № _______
2.1.17. Реквизит «Визы согласования документа» свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица органа местного самоуправления с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример:
Начальник юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример:
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
2.1.18. Реквизит «Подпись»: включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.
Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 7,5 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Пример:
Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример:
Генеральный директор
АО «Профиль» Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример:
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример:
Директор института Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример:
Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия
Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
генерального директора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
2.1.19. Реквизит «Отметка об электронной подписи» используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), в соответствии с действующим законодательством.
Пример:
┌──────────────────────────────────────────┐
│Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │
│ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │
Наименование│органа │
должности │власти │ Н.Н. Николаев
│ │
│ Сертификат 1а111ааа000000000011 │
│ Владелец Николаев Николай Николаевич │
│ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │
└──────────────────────────────────────────┘
2.1.20. Реквизит «Печать» проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной личную подпись должностного лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.21. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя слово «Исп.» (пишется без кавычек), фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева размер шрифта №11.
Пример:
Исп. Забелин Иван Алексеевич
+7(495) 924-45-67
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример:
Исп. Ефремова Ольга Владимировна
тел. (48131) 4-11-13
2.1.22. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись: «Верно» (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения.
Пример:
Верно
Главный специалист Администрации
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
Личная подпись Инициалы, фамилия
07.06.2021 печать
Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита «Подпись» и удостоверяется оттиском печати.
Допускается копию документа заверять печатью исполнительно-распорядительного органа.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №____ за ______год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
2.1.23. Реквизит «Отметка о поступлении документа» служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.1.24. Реквизит «Резолюция» оформляется руководителем органа исполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 20.05.2019.
Подпись
Дата
2.1.25. Реквизит «Отметка о контроле» свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.1.26. Реквизит «Отметка о направлении документа в дело» определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример:
В дело № 01-18 за 2016 г.
Начальник архивного отдела
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
2.2. Требования к использованию бланков
2.2.1. Документы в Администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.2.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
2.2.3. В Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области применяются следующие бланки:
— бланки писем Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее — Администрация), Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области;
— бланки муниципальных правовых актов: постановлений и распоряжений Администрации, Главы Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее — Глава муниципального образования).
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
2.2.4. Бланк письма включает следующие реквизиты: «Герб Смоленской области», «Наименование Администрации или должности лица Администрации, «Справочные данные об исполнительно-распорядительном органе муниципального образования», включающие почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB – страницы (при наличии), номера телефона и факса, «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (Приложение №1).
2.2.5. Бланк правового акта имеет следующие реквизиты: «Герб», «Наименование вида акта», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Заголовок», «Текстовая часть» и «Подпись».
2.3. Использование печатей и штампов
2.3.1. Для удостоверения подлинности или соответствия копий документов подлинникам используется гербовая печать.
2.3.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.3.3. Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области имеет одну печать, содержащую изображения герба Смоленской области, с указанием полного наименования Администрации (гербовые печати).
2.3.4. Гербовая печать Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области проставляется на подпись Главы муниципального образования и других должностных лиц, уполномоченных Главой муниципального образования на подписание соответствующих документов.
2.3.5. Гербовая печать используется для оформления финансовых документов Администрации, доверенностей.
2.3.6. Гербовые печати хранятся в сейфе.
2.3.7. Изготовленные печати и штампы учитываются и выдаются под роспись.
2.3.8. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются в установленном порядке, о чем в журнале учета «Выдачи печатей и штампов» проставляются соответствующие отметки.
- Оформление проектов муниципальных правовых актов администрации СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО
ПОСЕЛЕНИЯ ВяземскОГО районА Смоленской области
3.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов муниципальных правовых актов (далее – правовых актов) Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области определен в Регламенте Администрации.
3.2. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: «Герб Смоленской области», «Наименование вида акта», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Заголовок», «Текстовая часть» и «Подпись» (приложения № 2, 3).
Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» проставляются в соответствии с их расположением на бланках при регистрации правового акта.
К порядковому номеру распоряжения Администрации муниципального образования через дефис добавляется строчная буква «р», «о».
Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос «О ком? О чем?», начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 7,5 см.
Текстовая часть отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами «Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области постановляет:», которые печатаются с красной строки, строчными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте дается поручение подразделению Администрации или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а фамилия, инициалы руководителя пишутся в именительном падеже в скобках.
Пример:
- Старшему менеджеру Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (ф.и.о.) подготовить информацию…
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросам награждения Почетной грамотой Администрации, Благодарственным письмом Главы муниципального образования (в других случаях не рекомендуется).
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Администрации муниципального образования из инициалов и фамилии.
Проект правового акта подлежит согласованию в порядке, определенном Регламентом Администрации.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение № 4 к настоящей Инструкции).
При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа оформляется соответствующая виза.
Пример:
Инициалы, фамилия (личная подпись) с замечаниями «__»_________20__
При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов.
В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п.
При наличии в текстовой части правового акта ссылки «согласно приложению» или «прилагается» на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово «Приложение», ниже, через 1 межстрочный интервал, указывается правовой акт, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю, и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. При наличии нескольких приложений рекомендуется использовать формулировку: «Утвердить Положение об экономическом совете при Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области согласно приложению № 1 (№ 2, № 3)».
Пример: Приложение № 1
к постановлению (распоряжению)
Администрации Семлевского
сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
от ________________ № ___________
При утверждении состава комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) рекомендуется использовать формулировку «Утвердить состав комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) согласно приложению».
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «Утвердить прилагаемое (-ый, -ые)…» (положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.
Пример: УТВЕРЖДЕНО
постановлением (распоряжением)
Администрации Семлевского
Сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
от______________ №________________
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое (-ые) слово (-а) заголовка приложения пишется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.
Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения — 2-3 межстрочными интервалами.
При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса — со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если заголовки грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов «итого», «всего» не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы.
Пример:
Заголовки граф
|
Головка |
№ п/п |
Наименование мероприятий |
Срок исполнения |
Исполнитель |
Объем финансирования (тыс. рублей) |
|
|
первое полугодие |
второе полугодие |
|||||
|
Боковик |
Прографки |
|||||
|
1. |
Создание единого перечня услуг |
2018 год |
ОГУ «Центр социального обслуживания» |
20 |
10 |
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются, и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе – номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом.
Пример:
Раздел 3. Организация работы Комиссии
Подраздел 3.1. Проведение заседаний
Пункт 3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
Подпункт 3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.
Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Например: а).
- ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий
4.1.1. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых Администрацией, оформляются протоколом.
4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
— «Наименование вида документа»;
— «Заголовок»;
— «Дата документа»;
— «Подпись».
Наименование вида документа — слово «П Р О Т О К О Л» печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия, отделяется от предыдущего реквизита дополнительным интервалом 6 пт, печатается межстрочным интервалом «точно» 12 пт, выравнивается по центру.
Дата протокола печатается словесно-цифровым способом от правой границы текстового поля на расстоянии 1 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.
Номер печатается на этой же строке у правой границы текстового поля арабскими цифрами, состоит из знака «№» и порядкового номера.
Место проведения заседания (совещания) – печатается под предыдущим реквизитом, выравнивается по центру, указывается при необходимости.
Текст протокола.
Подпись председателя – отделяется от текста тремя одинарными
межстрочными интервалами.
Подпись секретаря — отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом.
4.1.3. Текст полного протокола (приложение № 6) состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя
(председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании (совещании), и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание) в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопроса.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей – их инициалы, фамилии в алфавитном порядке. Наименования должностей могут указываться обобщенно, пример:
Присутствовали:
Председатели комитетов Администрации
муниципального образования И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Начальник архивного отдела И.О. Фамилия
Если в заседании (совещании) принимают участие представители
разных органов и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются межстрочным интервалом «точно» 12 пт и отделяются дополнительным интервалом 6 пт.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой
частью протокола, пример:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, которая
отделяется от списка сплошной чертой. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются прописными буквами, выравниваются по центру, после них ставится двоеточие. В повестку дня включается перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому
рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня печатаются от границы левого поля (без абзаца) межстрочным интервалом «точно» 12 пт, нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указываются наименование должности, фамилия, инициалы докладчика, которые отделяются от вопроса дополнительным интервалом 6 пт. Не рекомендуется вопрос или группу
вопросов обозначать словом «Разное».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия, инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада или текст доклада прилагается.
В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии, инициалы
выступавших, при необходимости их должности, содержание выступлений в
последовательности, в которой они прозвучали на заседании. Изложение
записи выступления отделяется от фамилии дефисом, излагается от третьего лица единственного числа.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы на них записываются в той же последовательности, слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, указываются фамилия, инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.
Пример:
Фамилия И.О. – какие приняты меры по ликвидации аварии?
Фамилия И.О. – к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.
В подразделе «ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятые решения с
использованием глаголов в неопределенной форме («установить», «рекомендовать»). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами.
Если решение принималось голосованием, то после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов «за — ……..», «против — ……», «воздержалось — ……», список лиц, не участвовавших в голосовании.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.
В случае, когда в протоколе фиксируется решение об утверждении
какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Участник заседания (совещания) может высказать особое мнение по принятому решению. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
4.1.4. Протоколы совещаний подписываются председателем (председательствующим) и секретарем заседания.
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает слово «Председатель» («Председательствующий»), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа протокола проставляется отметка «Для служебного пользования» (пишется без кавычек).
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения № 5, 6 к настоящей Инструкции).
4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью «Для документов».
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.
4.2. Должностная инструкция
4.2.1. Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность сотрудника Администрации.
Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции сотрудников Администрации утверждаются Главой муниципального образования.
4.2.2. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).
4.2.3. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка «С должностной инструкцией ознакомлен», его подпись, инициалы, фамилия и дата ознакомления.
4.3. Служебные письма
4.3.1. По своему содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами — ответами и др.
4.3.2. Письма оформляются на бланках установленных форм.
Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
|
Пример: |
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. |
|
|
Пример: |
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. |
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Примеры: 1) Федеральное архивное агентство
2) Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
|
Пример: |
Федеральное архивное агентство |
|
|
Отдел государственной службы, кадров и наград |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
|
Пример: |
Акционерное общество «Профиль» |
|
|
Руководителю правого отдела Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Примеры:
1) г-ну Фамилия И.О.
2) г-же Фамилия И.О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Пример:
1) Руководителям управлений
Росархива
2) Руководителям структурных
подразделений Администрации
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример:
Руководителям дочерних
обществ АО «Профиль»
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234.
|
Пример: |
Всероссийский научно – исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
|
Пример: |
Фамилия И.О. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 |
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
|
Пример: |
Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru |
4.3.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами.
Тексты писем — ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя Администрации (структурного подразделения Администрации).
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Администрации (структурного подразделения Администрации).
В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1 см от его края арабскими цифрами.
4.3.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресате.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться наиболее часто употребляемые формы обращения:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
Если письмо оформлено на бланке Администрации (структурного подразделения Администрации), то текст письма излагается от третьего лица единственного числа.
Пример:
«Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области рассмотрела….»
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа.
Пример: «прошу…», «направляю…», «считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…».
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.3.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
4.3.6. Датой письма является дата его подписания.
4.3.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля.
Пример:
На № А18-571 от 20.03.2018
В текстовой части письма — ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
5.3.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2-3 межстрочными интервалами.
4.4. Акт
4.4.1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
4.4.2. При составлении акта используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту (например: «Акт сдачи — приема дел», «Акт списания материально-технических средств»); подпись.
4.4.3. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).
Текст акта, как правило, состоит из двух частей.
4.4.4. В вводной части акта в именительном падеже указываются:
— основание составления акта (распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
— составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.
4.4.5. Во второй части акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.
При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении.
4.4.6. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Экземпляры акта подписываются всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указывается.
Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем исполнительно-распорядительного органа муниципального образования (приложение № 7).
4.5. План
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, конкретных исполнителей.
План оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:
— гриф утверждения (при необходимости);
— наименование органа местного самоуправления (при формировании плана деятельности Администрации муниципального образования);
— вид документа – ПЛАН – печатается прописными буквами полужирным шрифтом центрированным способом;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— подпись должностного лица.
Текст плана, как правило, излагается в форме таблицы, например:
|
№ п/п |
Наименование |
Срок |
Исполнитель |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
- РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
5.1. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим в сопроводительном письме может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;
«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;
«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…» и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом:
Пример:
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
5.2. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:
«Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др.
Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем Администрации (структурного подразделения Администрации) и главным бухгалтером и удостоверяются печатью Администрации.
5.3. Письмо — запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Письма-запросы, как правило, подписываются Главой муниципального образования.
Письмо-запрос требует письма — ответа.
5.4. Письмо — просьба – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
В целом письма-просьбы составляются так же, как письма — запросы. Письмо — просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:
— «Просим Вас сообщить…»;
— «Просим Вас предоставить…»;
— «Просим Вас предоставить данные о…»;
— «Обращаемся к Вам с просьбой о…» и т. д.
Просьба может формулироваться и без глагола «просить»,
Пример:
— «Надеемся на положительное решение вопроса…»;
— «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
— «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)»;
— «Одновременно просим Вас…».
Просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
5.5. Письмо — предложение — деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т. п.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора или иные действия партнера, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
— «Предлагаем Вам…»;
— «В связи с… предлагаем Вам…»;
— «В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…» и др.
5.6. Письмо — заявка — деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами, заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводится предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т. п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки — это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка — это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т. п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
— «Просим Вас включить в состав группы для участия в…»;
— «Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…»;
— «Просим Вас зарегистрировать в качестве участников…» и т. п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.
Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т. п.), указываются следующие сведения:
— название мероприятия;
— дата его проведения;
— форма участия (докладчик, слушатель, участник и т. п.);
— фамилия, имя и отчество участника (участников);
— место работы, должность;
— почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
— потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – «Гарантийная заявка». Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо — это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
5.7. Письмо — ответ — деловое письмо, составляемое как ответ на письмо — просьбу, письмо — запрос, заявку или предложение.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо — отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______ №__ …»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ может начинаться словами:
— «Сообщаем Вам…»;
— «Извещаем Вас…»;
— «Ставим Вас в известность, что…».
Ответ в форме отказа должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…» или «По причине…».
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
5.8. Письмо — сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо — просьбу или письмо — запрос (см. также письмо — ответ). Как правило, письма — сообщения — письма небольшого объема, нередко состоящие из 1-2 предложений.
Письмо — сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
— «Сообщаем Вам, что…»;
— «Доводим до Вашего сведения, что…»;
— «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»;
— «Извещаем Вас о…».
5.9. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются Главой муниципального образования.
5.10. Письмо — напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей:
— ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия;
— просьба выполнить определенные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
— «Напоминаем Вам…»;
— «Вторично напоминаем Вам…»;
— «Обращаем Ваше внимание на то, что…»;
— «Ставим Вас в известность, что…»;
— «Несмотря на неоднократные напоминания…» и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть — указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация — автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия.
Пример:
«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т. п.
5.11. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, — письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
— «Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;
— «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;
— «Требуем незамедлительно выполнить…» и т. д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
— «В противном случае дело будет передано в арбитражный суд»;
— «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»;
«В противном случае мы не несем ответственность за последствия…» и т. п.
5.12. Письмо — приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату: Уважаемый… ! (Уважаемые…!), например:
— «Уважаемый Сергей Иванович!»;
— «Уважаемые господа!»;
— «Уважаемые господа банкиры!» и т. п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
— «Приглашаем Вас принять участие в…»;
— «Просим Вас принять участие в…»;
— «Имеем честь пригласить Вас…»;
— «Примите наше приглашение…».
В муниципальных правовых актах, приказах, письмах и других документах могут использоваться сокращения (приложение № к настоящей Инструкции.
- ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Организация документооборота основывается на принципах:
— централизации операций по приему и отправке документов;
— организации предварительного рассмотрения входящих документов;
— исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
— однократности регистрации документов;
— устранения необоснованных согласований проектов документов.
В документообороте Администрации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
В составе входящих и исходящих документов выделяются:
— документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;
— документы филиалов и территориально обособленных подразделений;
— документы из государственных и негосударственных организаций;
— запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
— обращения граждан;
— документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
6.1. Входящие документы
6.1.1. Доставка документов в Администрации осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи.
6.1.2. Вся корреспонденция, адресованная Администрации, принимается в организационном отделе, вскрывается, регистрируется специалистами (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируется и в тот же день, в зависимости от содержания и адресата, направляется на рассмотрение Главе муниципального образования, его заместителю.
Специалистами вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично».
Конверты с пометкой «Лично» регистрируются в отдельной учетно-регистрационной форме и передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы регистрируются и передаются на рассмотрение.
Исключением также являются заявления (о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, выплате единовременного денежного поощрения, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие), которые должны передаваться лично сотрудником в отдел муниципальной службы (специалистам по кадровым вопросам) Администрации.
Почта, адресованная или доставленная в Администрацию ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.
6.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в организационный отдел, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3-х экземплярах, первый экземпляр которого остается в организационном отделе, второй приобщается к поступившему материалу и третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
6.1.4. Регистрации подлежат все документы, создаваемые в Администрации и поступающие от иных органов власти, юридических и физических лиц, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрация документов в Администрации ведется в соответствии с документопотоками в пределах группы в зависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируются распоряжения Администрации по личному составу, по кадрам, служебная переписка.
При первичной обработке документы сортируются по адресатам на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации.
Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по назначению, остальные — направляются на предварительное рассмотрение и регистрацию.
На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.
Поступившие документы, содержащие конкретный срок
исполнения, ставятся на контроль во время регистрации. Если в документе срок исполнения не указан, то сроки устанавливаются в соответствии с
действующим законодательством.
6.1.5. Не подлежат регистрации книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.
6.1.6. Документы, поступившие в Администрацию, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.
Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.
6.1.7. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте — сообщения.
6.1.8. Специалисты организационного отдела обеспечивают своевременное рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление исполнителям, согласно резолюции; контроль за исполнением документов.
6.1.9. Глава муниципального образования при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
6.1.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главе муниципального образования, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
6.1.11. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах.
6.1.12. Организация контроля за исполнением правовых актов и иных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации.
6.1.13. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов — с даты их подписания (утверждения), а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
В случае необходимости дополнительного времени на решение вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено в течение 7 дней с начала истечения срока и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.
6.2. Исходящие документы
6.2.1. Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.
Документы для отправки передаются исполнителем в организационный отдел полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки).
Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов, принимаются специалистами отдела ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию Главы муниципального образования.
Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые реквизиты и приложения, хранится в Администрации.
При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передача в организационный отдел оригинала письма и необходимого для рассылки числа копий.
Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.
Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке специалистом организационного отдела и возвращаются исполнителям для доработки.
В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте.
Письмо, направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах, один из которых — на бланке. Первый экземпляр (на бланке) направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в деле Администрации в соответствии с номенклатурой дел, третий — у исполнителя. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.
Необходимость использования фельдсвязи для отправки корреспонденции определяется заместителем Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области, курирующим данное направление работы.
6.3. Порядок прохождения внутренних документов
6.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.
6.3.2. Оформленные документы передаются на подпись Главе муниципального образования, его заместителю в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
6.3.3. Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется специалистом по делопроизводству. Внутренние документы подлежат регистрации в отдельной учетно-регистрационной форме.
6.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи
Электронная почта
6.4.1. Электронная почта (далее – ЭП) в Администрации предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
6.4.2. Электронное письмо – это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
Электронное письмо (электронное сообщение) имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
С помощью электронной почты могут передаваться любые по форме предоставления данные (текстовые сообщения, графические изображения и др.), за исключением документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», содержащих персональные данные.
Электронное письмо (электронное сообщение) имеет следующие реквизиты:
— адресат (в поле «Кому» указывается электронный адрес получателя);
— заголовок к тексту (указывается в поле «Тема»);
— текст документа.
Образец электронного сообщения:
Дата: 18.01.17 12:30
От кого: <kanc@niac.ru>
Кому: <egubernskaya@mcfr.ru>
Тема: НА: Re: из «Приглашение на семинар …»
Уважаемая…!
Спасибо за приглашение на семинар…
Фамилия Имя,
Должность
Электронное письмо (электронное сообщение) может иметь вложения, которые содержат электронную версию передаваемого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования
документа, оформленного на бумажном носителе. Работа с поступившими электронными письмами (электронными сообщениями) осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному настоящей Инструкцией по делопроизводству.
6.4.3. Администратор ЭП – ответственное лицо из числа сотрудников Администрации осуществляющее прием — передачу ЭП, распечатку, учет, контроль и передачу электронных писем в организационный отдел.
6.4.4. Глава муниципального образования назначает администратора ЭП, который обеспечивает прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 8.00 до 17.00 часов.
6.4.5. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны Главой муниципального образования или его заместителем.
6.4.6. Не подлежат пересылке ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
6.4.7. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Хранение оригинала документа обеспечивает специалист организационного отдела.
Факсограмма
6.4.8. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в учетно-регистрационной форме, как и все исходящие документы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
6.4.9. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, как и все входящие документы, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
6.4.10. Не подлежат передаче по телефаксу любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
Телефонограмма
6.4.11. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
6.4.12. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
— исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;
— входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
6.4.13. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
6.4.15. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
6.4.16. В тексте телефонограммы не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
6.4.17. Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационной форме следующим образом:
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
6.4.18. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
6.4.19. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.
Телеграмма
6.4.20. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
7.4.21. Телеграммы, составляемые в Администрации, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
6.4.22. В телеграммах должны содержаться:
— заголовок;
— указание на категорию телеграммы;
— отметка о виде телеграммы;
— телеграфный адрес получателя, полный или условный;
— текст телеграммы;
— регистрационный номер, дата;
— подпись;
— адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.
Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.
Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.
- ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Печатание и обработка документов
7.1.1. Документы и материалы, связанные с подготовкой совещаний, представляемые на рассмотрение и подпись Главе муниципального образования, разрабатываются и печатаются с соблюдением установленных правил также небольшие по объему (1-2 страницы) служебные письма, документы внутреннего характера и первоначальные варианты других документов и материалов.
7.2. Копировально — множительные работы
7.2.1. Копирование и размножение документов Администрации осуществляется ответственными за делопроизводство.
7.2.2. Копирование правовых актов Администрации муниципального образования, Главы муниципального образования производится согласно адресу рассылки.
7.2.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
7.2.4. Учет копируемых документов ведется в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное копирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.
7.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На копирование сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.
- ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и настоящей Инструкцией.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
8.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Ответственность за составление номенклатуры дел Администрации, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации несет архивный отдел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Администрации с указанием сроков их хранения.
8.1.2. Номенклатура дел Администрации подписывается заместителем Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области, курирующим данное направление работы и после согласования с экспертной комиссией Администрации (далее — ЭК) утверждается Главой муниципального образования не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.3. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией органа управления архивным делом Смоленской области (далее — ЭПМК).
В случае изменения структуры и функций Администрации архивный отдел разрабатывает новую номенклатуру дел Администрации и представляет ее на согласование ЭПМК.
8.1.4. Номенклатура дел Администрации готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело архивного отдела, второй — используется в организационном отделе как рабочий экземпляр, третий — применяется в архиве Администрации, четвертый – в государственном архиве, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Администрации документы Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.5. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, в том числе личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение № 9).
8.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 — обозначение структурного подразделения, 02 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее — типовой перечень). При включении в номенклатуру дел заголовков дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем, срок их хранения устанавливается по согласованию с ЭПМК.
Сроки хранения ЭД соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажном носителе и определяются по типовому перечню.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2010 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в Администрации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.7. Номенклатура дел Администрации формируется специалистом, визируется в архивном отделе, согласовывается с ЭПК, утверждается Главой муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
8.1.8. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел подразделение Администрации получает выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
8.1.9. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.
8.2. Оформление документов, законченных делопроизводством
8.2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем , ответственному за ведение делопроизводства в Администрации который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственных архивов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов в деле;
— составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение № 10);
— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение № 11).
8.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
— в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
— все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
— в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;
— распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.
8.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3. Экспертиза ценности документов
8.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующими экспертными комиссиями (далее — ЭК), созданными в Администрации. Организация работы ЭК определяется Положением об ЭК.
8.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняется качество и полнота номенклатуры дел Администрации, правильность определения сроков хранения дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности ЭК руководствуются Правилами работы архивов организаций, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Положением об ЭК Администрации.
8.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение № 12).
8.3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.
8.4. Формирование и оформление дел
8.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
8.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
8.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
8.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
— краткое содержание документов дела;
— даты (период), к которым относятся документы дела;
— указание на запрет снятия копий с документов дела.
Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
8.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
8.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
8.4.7. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы, который заполняется лицом, ответственным за ведение архива.
8.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывается наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
— наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования указывается полностью, в именительном падеже;
— индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации согласованной с ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов;
— дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения пишется надпись «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела Администрации (подразделения Администрации).
8.5. Составление и оформление описей дел
8.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно ответственные за ведомственные архивы Администрации, составляют описи дел.
9.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Администрации (подразделения Администрации). Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах подписывается «то же», другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.
8.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются соответственно в 4 экземплярах и 3 экземплярах, которые представляются в архивный отдел Администрации.
После утверждения и согласования их на ЭПК архивного органа 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 2 экземпляра описи дел по личному составу передаются в ведомственный архив Администрации. Остальные экземпляры остаются в архивном отделе Администрации.
8.6. Организация оперативного хранения документов
8.6.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации дела хранятся по месту их формирования.
8.6.2. Специалист по делопроизводству, специалист по работе с обращениями граждан обеспечивают хранение дел и оперативное использование документальной информации.
8.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.
8.6.4. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы муниципального образования или первого заместителя Главы муниципального образования с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.
8.7. Подготовка и передача документов
в ведомственный архив Администрации
8.7.1. В ведомственный архив Администрации (далее – архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в Администрации.
8.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Администрации и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.7.4. В период подготовки дел к передаче в архив ответственным за архивное хранение предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
8.7.5. Прием каждого дела архивным отделом Администрации производится ответственным за архивное хранение в присутствии сотрудника Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи ответственного за архивное хранение и сотрудника Администрации, передавшего дела.
8.7.6. Передача дел в архивный отдел Администрации осуществляется по истечении ведомственного срока хранения.
8.8. Использование документов архива Администрации
8.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве Администрации, предоставляются заместителем Главы муниципального образования для работы в помещении Администрации или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне отдела.
8.8.2. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в Администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному сотруднику.
- ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Лексика деловых бумаг и документов
Лексика деловых бумаг и документов достаточно обширна. Ее отличительные свойства — насыщенность терминами и тенденция к унификации сочетаний слов в соответствии с типовыми ситуациями.
Употребление как однозначных, так и многозначных слов, соблюдение норм сочетаемости, умелое использование речевых клише — часть языковой культуры делового человека.
Смысловая точность речи — одно из условий, обеспечивающих как практическую, так и правовую ценность документа. Любые ошибки затрудняют восприятие содержания документа, искажают его смысл и снижают значимость.
Наиболее распространенные ошибки, связанные с неразличением паронимов, с невнимательным выбором синонимов, тавтологические сочетания.
Паронимы — близкие по звучание, но различающиеся по значению слова.
Сравните глаголы «представить» и «предоставить» (значение и употребление).
|
Представить |
Предоставить |
|
1) предъявить, сообщить: представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового сотрудника; 3) ходатайствовать (о наградах): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представляет значительную ценность; 5) мысленно вообразить: представьте себе; 6) изобразить, показать: представить в виде… Пример. Заявки на участие в конференции должны быть представлены не позднее 1 июля. |
1) в распоряжение, в пользование: предоставить квартиру; 2) дать право, возможность делать: предоставить отпуск; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе Пример: Ряду предприятий были предоставлены дополнительные средства из местного бюджета. |
Паронимы могут различаться не только значением, но и лексической сочетаемостью (поместить — разместить), способами грамматической связи с другими словами (заплатить за что-либо — оплатить что-либо), стилистической окраской (океанский — океанический).
Плеоназм (от греч. Pleonasmos — переизбыток) — частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание. Это речевая ошибка, свидетельствующая о неумении точно и лаконично выражать мысли
Например, нужно ли писать «в апреле месяце», «информационные сообщения», «памятный сувенир»? Нет, так как апрель — это название месяца, любое сообщение содержит некую информацию, сувенир — это подарок на память.
В ряде случаев типичные плеоназмы могут видоизменяться. Тогда изменится и критерий правильности-неправильности.
|
Неверно |
Допустимо |
|
Прейскурант цен («прейскурант» означает «перечень цен») |
Прейскурант розничных цен (понятие цены конкретизировано и имеет форму развернутого словосочетания) |
|
Своя автобиография («автобиография» означает «описание собственной жизни») |
Опубликовать свою автобиографию (обусловлено контекстом: именно свою, а не другого человека) |
Тавтология — смысловые повторы при употреблении однокоренных слов. Тавтологические сочетания делают фразу неблагозвучной, затрудняют восприятие и понимание текста.
Например:
— Следует учитывать следующие факторы…
— Судя по находкам, которые были найдены…
— Подобные явления проявляют.
Иногда речевые ошибки могут быть связаны с употреблением омонимов (слов, совпадающих па звучанию, но различных по значению), в т. ч. омоформ глагола.
Например:
После обследования больные направляются на лечение по месту жительства.
Значение глагола не вполне ясно: кто-то их направляет или они сами идут?
Первое значение более вероятно, следовательно, фраза должна быть построена так:
После обследования больных направляют…
Лексическими единицами сложного состава являются фразеологизмы. Фразеологизмы различны по стилевой окраске: от книжных (ахиллесова пята) до разговорных (наломать дров) и просторечных (в чем мать родила). Фразеологизмы могут быть однозначными и многозначными, могут употребляться в качестве синонимов отдельных слов (обмануть – ввести в заблуждение).
Многие стандартные обороты, постепенно воспроизводимые в деловых бумагах, приобретают устойчивый характер и сближаются с фразеологизмами.
Например, обороты с производными предлогами:
— в соответствии с распоряжением Администрации…
— в связи с тяжелым положением, сложившимся…
— в порядке оказания технической помощи…
Среди устойчивых сочетаний наибольшую трудность представляют обороты играть роль /иметь значение/ занимать место. Используются эти словосочетания при оценке фактов и явлений.
Правильны следующие варианты:
|
1) играть (какую?) роль (в чем сыграть) |
Инициатива ряда финансовых групп сыграла заметную роль в стабилизации рынка драгоценных металлов |
|
2) (какая?) роль принадлежит (кому? чему?) |
Важная роль в организации системы делопроизводства в России принадлежала в Петровскую эпоху коллегиям |
|
3) занимать – занять (какое?) Место (где? в чем?) |
Договор о таможенных тарифах и льготах занимает особое место в ряду межгосударственных соглашений |
|
4) отводить — отвести (какое?) Место (кому? чему?) |
Важное место в подготовке специалистов делопроизводства отводится производственной практике |
|
5) иметь (какое?) значение (для кого? чего?) |
Новый закон будет иметь огромное значение для развития финансово-кредитной сферы |
|
6) придать (какое?) значение (кому? чему?) придавать |
При формировании штата сотрудников придается значение не только профессиональным качествам претендентов, но и данным психологических тестов |
|
7) уделять внимание (кому? чему?) уделить |
Все средства массовой информации уделяют внимание таким важным политическим событиям, как выборы в Государственную Думу |
Собственно фразеологизмы (например, считать ворон, выводить на чистую воду, выпускать вожжи) в официально-деловой речи употребляются редко или не употребляются вообще в силу высокой экспрессивности, иногда чрезмерной эмоциональной окраски. Попытки приспособить их к деловой речи приводят к некорректности, смешиванию частей разных фразеологизмов, неоправданной замене компонентов, расширению или сокращению фразеологизмов, грамматически неверным последующим сочетаниям и т. д.
9.2. Орфография
При оформлении документов мы руководствуемся «Правилами русской орфографии и пунктуации», изданными впервые в 1956 году. В настоящее время наблюдаются значительные изменения в употреблении прописных букв.
Прописная буква в именах собственных употребляется во всех частях как сложных, так и составных имен, кроме артиклей (в европейских именах) и компонентов, обозначающих степени родства или иерархию чинов (в арабских и азиатских именах).
Пример: аэропорт имени Шарля де Голля, Фарух аль-Фейсал, Нараяма-сан, Ким Чен Ир, Чарлз Спенсер Чаплин, Жан-Поль Бельмондо.
Русская транскрипция имен может не соответствовать языку оригинала, поэтому употребление имен обязательно корректируется по справочникам или определяется рекомендациями контрагентов.
Дефис в именах собственных употребляется:
— в сложных именах (Жан-Жак Руссо);
— с частицами Сан-, Сент-, Сен-, Лос-, Лас- (в европейских именах);
— в географических названиях и именах (возможно двойное дефисирование в географических названиях): Лос-Анджелес, Сент-Экзюпери, Франкфурт-на-Майне.
При склонении имен сложных изменяется только вторая часть имени: у Жан-Поля Бельмондо.
При склонении составных имен изменяются все слова: для Уильяма Джефферсона Клинтона.
9.2.1. Прописная буква в географических названиях
— родовые понятия пишутся со строчной буквы:
— мост Александра III;
— муниципальный округ «Коптево».
С прописной буквы, если входят в собственное название:
— округ «Марьина Роща»;
— город Белая Церковь.
В полных официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы (и в усеченных наименованиях)
— Содружество Независимых Государств — страны Содружества;
— США — правительство Соединенных Штатов — живет в Штатах.
В образных названиях — только первое слово и имена собственные:
— Страна кленового листа = Канада;
— Страна Суоми = Финляндия.
Образные названия не употребляются в документах и деловых бумагах.
9.2.2. Прописная буква в наименованиях должностей и званий
С прописной буквы пишутся названия высших государственных должностей, а их эквиваленты — со строчной:
— Президент РФ — глава государства, российский президент.
Все остальные названия должностей пишутся со строчной буквы. Отступления возможны при оформлении подписи под документом. Названия иностранные, в т. ч. международные, пишутся в соответствии со статусом документа или пожеланиями контрагентов.
9.2.3. Прописная буква в названиях организаций, учреждений и предприятий
При оформлении клишированных форм документов может быть использован единый шрифт без различения прописных и строчных букв. Слова, которые пишутся с прописной буквы6
— важнейшие международные организации (Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности ООН);
— высшие государственные учреждения и организации (Совет Федерации, Государственная Дума, Федеральное Собрание, Конституционный Суд);
— высшие военные объединения России (Вооруженные Силы России, Объединенные Вооруженные Силы СНГ).
Первое слово с прописной:
— центральные учреждения РФ (Министерство путей сообщения);
— центральные международные и зарубежные учреждения и организации (Международный олимпийский комитет. Комиссия ООН по…);
— учреждения местного значения (Префектура Центрального округа г. Москвы, Департамент образования, Арбитражный суд Москвы);
Научные и учебные заведения, учреждения культуры, предприятия (Российская академия наук = Академия наук России, Музей декоративно-прикладного искусства, завод «Красный богатырь». Первый московский часовой завод = 1-й Московский часовой завод, агентство недвижимости «Белый город», банк «Славянский кредит»).
Слова, которые пишутся со строчной буквы:
1) эквивалентная замена (российский парламент, верхняя/нижняя палата парламента);
2) зарубежные учреждения и организации (военно-морской флот Франции, вооруженные силы ООН).
Написание высших органов законодательной власти иностранных государств является спорным вопросом. В неофициальных бумагах возможна строчная буква (бундестаг, конгресс США), в официальных документах необходимо руководствоваться дипломатическим протоколом или пожеланиями контрагентов.
9.2.4. Названия СМИ:
Названия органов печати заключаются в кавычки (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Новое время», «Независимая газета» сообщает).
9.2.5. Прописная буква при правописании имен, отчеств, фамилий
Общее правило написания личных имен
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова: Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо, Екатерина Великая, но: Дюма-отец, Федоров — старший и т. п., где слова «отец», «старший» и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
— индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
— индивидуальные мифологические и религиозные имена: Атлант, Христос, Магомет;
— имена действующих лиц в художественных произведениях: Красная Шапочка, Дед Мороз.
Имена и образованные от них названия, начинающиеся со строчной буквы
Со строчной буквы пишутся:
— имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы, ловелас;
— собственные имена во множественном числе в презрительном, уничижительном значении: гитлеры, квислинги;
— названия единиц величин, образованные от фамилий лиц: ом, ампер, паскаль.
— названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы без кавычек: браунинг, наган, кольт, максим, ремингтон, толстовка, френч, галифе;
— родовые названия мифологических существ: валькирия, домовой.
Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена
Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Овчина-Оболенский-Телепнев.
В западноевропейских фамилиях и именах артикли, предлоги, частицы ван, да, дас, дель, дер, дю, ла, ле, фон и т. п. пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Лопе де Вега.
Артикли, предлоги, частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых фамилии не употребляются, пишутся с прописной буквы: Вандервельде, Декарт, Дюбуа, Ламарк, Лафонтен, Фонвизин, Ван-Гог, Дю-Белле. Исключение составляют фамилии Ламот-ле-Вайе, Риего-и-Нуньес.
Усеченная частица «де» присоединяется к другой части фамилии или имени через апостроф: Валери Жискард’Эстен, Луи де Бюсси д’Амбуаз, Де Норман д’ Этноль.
С прописной буквы пишутся стоящие перед фамилией частицы «О» (присоединяется через апостроф), «Мак-», «Сеп-», «Сент-» (присоединяются через дефис): Фрэнк O’ Коннер, О’ Нил, Мак-Грегор, Сен-Жюст, Антуан де Сснт-Экзюпери.
Начальная часть «Ибн» арабских, тюркских и других построчных имен пишется с прописной буквы, присоединяется к последующей части, как правило, дефисом: Ибн-Ясир.
Частицы в нерусских фамилиях (и, сан) пишутся со строчной буквы и присоединяются дефисом: Риего-и-Нунь-ес, Комияма-сан.
Слова «дон», «донья» (господин, госпожа) в сочетаниях с испанскими именами пишутся со строчной буквы, раздельно и в косвенных падежах склоняются: дон Фернандо, доном Фернандо, донья Клемента, доньей Клемснтой.
Составные части арабских, тюркских и других восточных личных имен, обозначающие социальное положение, родственные отношения и т. д., а также служебные слова (лга, ал, аль, ар, ас, бей, бек, бен, заде, зуль, кызы, оглы, оль, паша, уль, хан, шах, эд, эль и др.) пишутся, как правило, со строчной буквы и присоединяются к имени через дефис: аль-Би-руни, Ибрагим-бей, Турсун-заде.
Склонение фамилий
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются: Майорец — Майорца, Коломиец — Коломийца, Озолинг — Озолинга, Хмель — Хмеля.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг — Марии Озолинг, Елена Коломиец — Елены Коломиец, Надежда Хмель — Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на неударные гласные -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда — Неруды, Петрарка — Петрарки (но: Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, склоняются: Головня — Головни, Лобода — Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.
Прилагательные и наречия, образованные от имен лиц
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц, мифологических существ и т. п. при помощи суффиксов -ов-, -ев- (-сп-) или -ни-, пишутся с прописной буквы: Ван-Дейкова мадонна, Далев словарь.
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен при помощи суффикса -ск- (-овск-, -свск-, -инск-), пишутся со строчной буквы: пушкинская квартира, шекспировские трагедии.
Имена прилагательные с суффиксом -ск- в значении «памяти такого-то», «имени такого-то», а также в роли имени собственного пишутся с прописной буквы: Сахаровские чтения, Строгановское училище.
Прилагательные, входящие в застывшие фразеологические выражения, пишутся со строчной буквы: гордиев узел, сизифов труд.
Наречия, образованные от имен собственных, пишутся со строчной буквы: по-суворовски.
9.2.6. Правописание знаков отличия, премий
В названиях орденов, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило, пишутся все слова, кроме слов «орден» и «степень»: орден Суворова I степени, орден Отечественной войны I степени, орден Дружбы народов.
В названиях орденов и медалей, выделяемых кавычками, с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: орден «Материнская слава» I степени, медаль «Защитнику свободной России», медаль «За спасение утопающих», медаль «За отвагу на пожаре», медаль «За личное мужество».
В названиях наград зарубежных стран и международных организаций с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: Железный крест, орден Почетного легиона, Золотая медаль Мира им. Жолио-Кюри.
В названиях премий с прописной буквы пишется первое слово, кроме слова «премия»: Государственная премия Российской Федерации, Гонкуровская премия, Ломоносовская премия, Нобелевская премия, Гран-при.
9.3. Грамматика
Наиболее частыми являются ошибки в определении рода, числа, типа склонения заимствованных слов. Например, неверно:
— мониторинги предприятий отрасли — слово «мониторинг» не имеет формы множественного числа, только: мониторинг;
— предложить инновацию — слово «инновация» не имеет единственного числа, только: инновации;
— без карт-бланша — калька (копия) с французского в русском языке не склоняется, только: карт-бланш.
Запомним:
|
Только множественное число |
Только единственное число |
Не склоняются |
|
авуары дебаты инновации кулуары |
альтернатива авантюризм аудит бартер дебет девальвация демпинг дисконт импичмент импорт кворум конъюнктура номенклатура нотификация патронаж |
авеню авизо брейн-дреин буржуа вето визави де-факто де-юре евро карт-бланш коммюнике массмедиа ноу-хау паблисити протеже |
|
патронат рэкет секвестр форс-мажор экспорт эмиссия |
рантье резюме реноме статус-кво факсимиле эмбарго |
Актуальной проблемой является образование форм именительного и родительного падежей множественного числа.
В именительном падеже множественного числа возможны окончания –а (-я) или -и (-ы):
|
-а (-я) |
-и (-ы) |
|
отпуск — отпуска сторож — сторожа вексель – векселя директор – директора инспектор – инспектора буфер – буфера ордер – ордера паспорт – паспорта штабель – штабеля’ штемпель – штемпеля’ |
инженер — инженеры выбор — выборы бухгалтер – бухгалтеры диспетчер — диспетчеры брокер — брокеры договор — договоры принтер — принтеры плейер — плейеры слесарь — слесари торт — торты |
В ряде случаев различия в формах именительного падежа множественного числа связаны со значением слов:
|
адресá (адреса сотрудников) пропускá (обменять пропуска) счетá (банковские счета) |
Áдресы (поздравительные адресы юбилярам) прóпуски (пропуски в тексте) счéты (вести счеты, сбросить со счетов) |
Большие затруднения вызывает согласование слов.
Чтобы правильно согласовать несклоняемые существительные с прилагательными и глаголами, необходимо установить род существительных в соответствии с правилами:
1) мужской род:
— одушевленные существительные, называющие мужчин (буржуа; рантье);
— названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся мужскими (атташе, крупье, рефери);
— названия животных (фламинго, пони);
2) женский род:
— обращение к женщине (леди, пани, мадам);
— названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся женскими (травести);
— самки животных (динго кормила щенков);
— соотносимые с существительными женского рода (авеню =улица);
3) средний род:
— неодушевленные существительные (коммюнике, резюме, авизо, фиаско, факсимиле).
Чтобы определить род аббревиатур, надо выделить стержневое слово в полном сочетании:
— МПС — ср. р. (Министерство путей сообщения);
— ФСБ — ж. р. (Федеральная служба безопасности);
— МВФ — м. р. (Международный валютный фонд).
Род заимствованных аббревиатур определяется по русскому переводу стержневого слова:
— АСЕАН (Association of South-East Asian Nations) -ж. р. (ассоциация);
— ОПЕК (Organization of Petroleum Export Countries) — ж. р. (организация);
— НАСА (National Aeronautic and Space Administration) — с. р. (управление).
Запомнить: ТАСС, МИД, ОМОН, УБЭП — мужского рода;
РОНО, РАО, ТОО, ЗАО — среднего рода.
9.4. Словообразование
Словообразование тесно связано с такими разделами, как лексика и грамматика, и представляет едва ли не большую сложность.
Немалую трудность представляет образование глаголов и прилагательных от иностранных слов, в т. ч. терминов деловой и общественно-политической речи.
При образовании глаголов наиболее продуктивны суффиксы:
— изова- и -изирова-. Можно выделить группы слов:
1) возможен только суффикс -изова-:
деморализовать, локализовать, парализовать, мобилизовать;
2) возможен только суффикс -изирова-:
активизировать, муниципализировать, утилизировать, госпитализировать;
3) возможны оба варианта (причем чаще встречается второй):
-вулканизовать — вулканизировать;
— пастеризовать — пастеризировать;
— популяризовать — популяризировать.
Продуктивны также суффиксы -ова-/-ева-, -рова- и др.:
— секвестровать — секвестировать, гарантировать, нокаутировать, вотировать;
-коррумпировать, патентовать, цивилизовать, патронировать.
Иногда образование глагола зависит от значения омонима:
— регент — регентствовать (исполнять обязанности монарха);
— регент — регентовать (дирижировать церковным хором).
Для прилагательных нет подобных правил, поэтому следует обращать особое внимание на лексическое значение исходных слов:
— аккредитив — аккредитивный;
-аккредитация — аккредитационный;
— Европа — европейский, европеоидный, европеизированный;
— Евразия — евразийский;
— Европа и Азия — евро-азиатский;
— мессия — мессианский;
— миссия — миссионерский;
— цена — ценовой;
— цензура — цензурный;
— ценз — цензовый;
— церемония — церемонный;
— церемониал — церемониальный.
При образовании глаголов, причастий и прилагательных следует пользоваться словарями и справочниками.
9.5. Синтаксис и пунктуация
В синтаксисе деловой речи наиболее сложными являются порядок слов, согласование подлежащего и сказуемого и употребление параллельных синтаксических конструкций (причастных и деепричастных оборотов).
Порядок слов в русском языке свободный. Но изменение порядка слов может изменить содержание высказывания:
— Фермерские хозяйства завершили сев озимых к 10 октября (важна дата);
— Фермерские хозяйства к 10 октября завершили сев озимых (важно, что сеяли);
— Фермерские хозяйства сев озимых завершили (категоричное утверждение факта совершения действия);
— К 10 октября завершили сев озимых фермерские хозяйства (срок и кто выполнил задание).
Изменение порядка слов должно быть мотивированным и не должно нарушать стилистическую нейтральность. Нарушенный порядок слов иногда затрудняет понимание текста.
Наиболее часто разрывают даты, означающие границы времени.
Неверно: Прошу с 01.07.2003 предоставить мне отпуск за свой счет до 15.07.2003.
Верно: Прошу предоставить отпуск за свой счет с 01.07.2003 по 15.07.2003.
Затруднительным является согласование подлежащего и сказуемого в тех случаях, когда подлежащее выражено словосочетанием. Согласование возможно как по грамматическим признакам, так и по смыслу.
- 1. Сказуемое в единственном числе;
а) если подлежащее имеет в составе числительное на «один»;
— 21 вагон с контрабандной продукцией был задержан за прошедший месяц;
б) при подлежащих, выраженных местоимениями кто, ничто, кое-кто, некто (в мужском роде) и что, нечто (в среднем роде):
— в газете критиковали тех, кто систематически допускает брак в работе;
— в инструкции указано на то, что могло вызвать поломку;
в) при наличии противительных союзов между однородными подлежащими:
— начальником отдела по решению согласительной комиссии назначен не Иванов, а Петров;
г) при наличии повторяющихся определений перед однородными членами:
— каждый цех, каждый станок должен быть взят на учет;
д) при обратном порядке слов:
— на выставке-ярмарке представлена молочная продукция, дары леса, продукты переработки плодоовощных культур;
е) при перечислении:
— в продаже имеется;
— ткани шелковые;
— готовые платья;
— обувь детская.
- Сказуемое во множественном числе:
а) подлежащее имеет в составе числительное на «два», «три», «четыре»:
— на межрегиональной конференции были представлены 34 вуза;
б) при однородных подлежащих без союзов и повторяющихся слов, без нарушения порядка слов:
— в президиум конференции были избраны представители профсоюзов, руководители фракций и независимые деятели.
- Возможно двоякое согласование.
Подлежащие со словами и сочетаниями большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, мало, несколько:
— большинство голосовало против;
— большинство выступавших поддержали докладчика.
- Согласование идет по грамматическим принципам:
а) со словами ряд, часть, количество и другими, имеющими при себе определение:
— большое количество зерна и другой сельхозпродукции сдано первым сортом;
— ряд юридических и лингвистических ошибок повлияли на оценку законопроекта;
б) подлежащее выражено условным наименованием без родового понятия:
— «Известия» опубликовали…
— «Стальпроект» сорвал план поставки комплектующих;
— «Ярмарка тщеславия» впервые экранизирована…
в) При согласовании с сочетаниями терминологического характера (автомобиль — амфибия) или при наличии приложения газета «Время») принято ориентироваться на более общее (родовое) понятие:
— газета «Известия» опубликовала;
— музей-квартира открылся;
— озеро Селигер было объявлено…
9.6. Употребление заимствованных слов
Точность словоупотребления — одно из важнейших качеств речи. Всем известен афоризм: «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». Чтобы речь (как устная, так и письменная) была абсолютно понятна собеседнику (читателю), необходимо точно и правильно выбирать слова. Неправильно употребленное слово может исказить смысл сообщения, создать возможность двоякого толкования и даже придать фразе нежелательную стилистическую окраску, чаще всего сниженную.
Современная деловая речь, а также речь политиков, общественных деятелей — явление сложное. Наибольшую трудность представляют заимствованные слова, значения которых не всегда точно известны как говорящим, так и пишущим, как авторам, так и адресатам речи. Практически все слова общественно-политического и делового лексикона — это заимствования из греческого, латинского, английского, немецкого, французского и некоторых других языков. Некоторые слова мы образуем в речи по моделям этих языков:
|
демократия технология стенограмма |
из греческого |
мониторинг консалтинг |
из английского |
|
эргономика |
по греческим моделям |
Авуары Визави коммивояжер |
из французского |
|
плебисцит де-юре субсидия |
из латинского |
Верификация Ратификация Деквалификация |
имеют немецкий суффикс |
Не стоит пытаться определить значение неизвестных слов по аналогии с нашими словами — ошибок не миновать:
|
апробация апробировать |
≠ опробовать |
апробация = утверждение, одобрение.
Сравните: Необходимо опробовать новую схему формирования архива фирмы.
Апробация материалов доклада проведена на заседании консультационного совета.
Следует учесть, что общественно-политическая и деловая лексика имеет ярко выраженный характер: большинство слов не имеют в русском языке общеупотребительных синонимов.
Часто употребляемые в деловой речи заимствованные слова могут отличаться от русских синонимов оттенками значения и сочетаемости:
— район — регион;
— авария — катастрофа;
— восстановление — реставрация.
Также заимствованные слова образуют тематические ряды, элементы которых различны по значению:
— гранд — дотация — пенсия — субсидия — субвенция — стипендия;
— аннотация — дайджест — резюме — конспект — реферат — тезисы.
Возможны затруднения при выборе слов, составляющих паронимические пары:
патронат — патронаж —
(покровительство) (социально-медицинский уход)
Знание значений слов поможет правильно построить фразу, избежать ошибочного сочетания с другими заимствованными словами, а также избыточного толкования терминов.
Приведем в качестве примера ряд часто употребляемых в настоящее время слов:
|
альянс |
— союз между государствами, союз вообще, объединение; |
|
бартер |
— прямой товарообмен; |
|
верификация |
— проверка документов, расчетов; |
|
деквалификация |
— потеря, изменение квалификации, опыта; |
|
импичмент |
— процедура привлечения к парламентскому суду высших должностных лиц государства; |
|
примат |
— первенство, преобладающее значение, главенство нововведения; |
|
инновации |
— нововведения; |
|
инцидент |
— случай, происшествие, чаще всего неприятного характера; |
|
инжиниринг |
— инженерно-консультативные услуги; |
|
коммивояжер |
— разъездной агент торговой фирмы; |
|
мониторинг |
— специально организованное систематическое наблюдение за какими-либо процессами; |
|
новация |
— прекращение действия обязательств и замена их на новые по соглашению сторон; |
|
плебисцит |
— всенародное голосование, референдум; |
|
приоритет |
— первенство в открытии, в изобретении, преобладающее значение чего-либо, в чем-либо; |
|
брэнд |
— популярная торговая марка в какой-либо период времени; |
|
дефолт |
— невыполнение обязательств, отказ от уплаты долга; |
|
эволюция |
— равномерное, поступательное развитие; |
|
эксцесс |
— нарушение общественного порядка, острое столкновение; |
|
электорат |
— круг избирателей, голосующих за какую-либо партию на выборах. |
В целом выбор слов должен характеризоваться не только точностью, но и уместностью. Это значит: не употребляйте, по возможности, иностранные слова, если есть аналогичное русское слово или словосочетание. Речь должна отличаться грамматической правильностью, стилистически соответствовать всему высказыванию (тексту), также слова должны подбираться с учетом норм сочетаемости.
|
Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Образец
расположения реквизитов на бланке письма
Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
|
1. |
||||||||||||||||||||||||||
2. |
|
Текст документа («минимум» 18) |
|
Наименование должности И.О. Фамилия 5 мм |
|
Отметка об исполнении документа |
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Семлевского
сельского поселения Вяземского
района Смоленской области
Герб
администрация СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от_____________ №______
(Заголовок (о чем?))
_______________________
_______________________
(не более 7,5 см)
(преамбула)
_______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области постановляет:
(постановляющая часть)
- _____________________________________________________________
____________________________________________________________________
1.1. (или а)) ____________________________________________________
____________________________________________________________________
2.
Глава муниципального образования
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области Инициалы, фамилия
|
Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Герб
администрация СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от_____________ №______
(Заголовок (о чем?))
_______________________
_______________________
(не более 7,5 см)
(преамбула)
_______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(распорядительная часть)
_______________________________________________________________
____________________________________________________________________
Глава муниципального образования
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области Инициалы, фамилия
|
Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Визирование проекта
муниципального правового акта
ВИЗЫ:
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Исп. Должность подпись Инициалы, фамилия дата
|
тел. разр. Инициалы, фамилия подпись дата |
тел.
Разослать: прокуратуре, комитету образования……… .(рассылку определяет исполнитель)
Экз._____ (указывается количество экземпляров)
Версия на бумажном носителе идентична версии электронной.
Дата (указывается дата сдачи проекта муниципального правового акта в отдел муниципальной службы).
Подпись (подпись сдающего проект МПА).
|
Приложение № 4 (продолжение) к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Визирование проекта
муниципального нормативного правового акта
ВИЗЫ:
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Исп. Должность подпись Инициалы, фамилия дата
|
тел. разр. Инициалы, фамилия подпись дата |
тел.
Разослать: прокуратуре, комитету образования……… .(рассылку определяет исполнитель)
Экз._____ (указывается количество экземпляров)
Версия проекта на бумажном (электронном) носителе направленна в прокуратуру. Дата. Подпись.
Версия на бумажном носителе идентична версии электронной.
Дата (указывается дата сдачи проекта муниципального правового акта в отдел муниципальной службы).
Подпись (подпись сдающего проект МПА).
|
Приложение № 5 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского Вяземского района Смоленской области |
П Р О Т О К О Л
от ____________ № ______
Председатель (председательствующий) – (г.Вязьма)
Секретарь –
Присутствовали:
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Или:
Присутствовали ______человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О мерах по реализации … .
Доклад (должность, фамилия, инициалы)…..
1.СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – предложил изменить план обеспечения стройматериалами… … .
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)::
Председатель
(Председательствующий) Подпись Инициалы фамилия
Секретарь Подпись Инициалы, фамилия
|
Приложение № 6 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
с о в е щ а н и я
_______________ № ____________
(дата)
с. Туманово
Председатель – наименование должности И.О. Фамилия
Секретарь – наименование должности И.О. Фамилия
Присутствовали:
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О … .
Доклад … (наименование должности Фамилия И.О.).
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – … .
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – … .
Фамилия И.О. – краткая запись выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1. … .
3.2. … .
Верно
(дата)
Секретарь _____________ И.О. Фамилия
(подпись)
________
(дата)
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
|
Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
|
Отдел информационной политики и информационных технологий |
Глава Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
||||
|
АКТ |
______________И.О. Фамилия |
||||
|
«___» _________20 __ года |
|||||
|
05.06.2017 |
№ |
№ 5 |
|||
|
г.Вязьма |
|||||
|
О проверке технического состояния оргтехники |
|||||
Основание: распоряжение Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области от _____________№ ____ «О создании комиссии по …»
Акт составлен комиссией:
|
Председатель: |
наименование должности |
Фамилия И.О. |
|
|
Члены комиссии: |
наименование должности |
Фамилия И.О. |
|
|
наименование должности |
Фамилия И.О. |
||
|
наименование должности |
Фамилия И.О. |
С 25 по 27 февраля 2017 года комиссия провела проверку технического состояния оргтехники, в ходе которой установлено………………….…
Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:
Акт составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. – в дело № 12-08 за 2017 год;
2-й экз. – в отдел информационной политики и информационных технологий.
|
Председатель: |
подпись |
И.О. Фамилия |
||
|
Члены комиссии: |
подпись |
И.О. Фамилия |
||
|
подпись |
И.О. Фамилия |
|||
|
Приложение № 8 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
||||
Написание некоторых сокращений слов, дат и чисел
Написание наиболее употребляемых сокращений слов и наименований
В проектах постановлений и распоряжений Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области рекомендуется употреблять полные наименования исполнительно-распорядительного органа муниципального образования.
В документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: Департамент экономического развития Смоленской области (далее – Департамент).
Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД – МИДа, ГОСТ – ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз – вуза).
Используемые в документах сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. Например:
век, века – в., вв. (при цифрах) область — обл.
год, годы – г., гг. (при цифрах) переулок — пер.
текущего года – т.г. площадь – пл.
гектар – га подъезд – под.
глава, главы – гл. (в книгах) поселок – пос.
город – г. проезд — пр.
господин, госпожа, господа – г-н, проспект — просп.
г-жа, гг. пункт, пункты – п., пп.
гражданин – гр-н район – р-н (при названии)
дом – д. рисунок – рис.
железная дорога – ж.д. рубль – руб.
железнодорожный – ж.-д. село – с. (при названии)
исполняющий обязанности – и.о. смотри – см.
исполняющий полномочия – и.п. статья – ст. (при цифрах)
и прочие – и пр. страница – с. (при цифрах)
и другие – и др. таблица – табл.
и так далее – и т.д. и тому подобное – и т.п.
кабинет – каб. то есть – т.е.
килограмм – кг (при цифрах) том, тома – т., тт. (при цифрах)
комната – к. тонна – т
корпус – корп. тысяча, тысячи – тыс. (при цифрах)
лист, листы – л. улица – ул.
метр – м (при цифрах) центнер – ц.
миллиард, миллиарды – млрд. секунда – с.
(при цифрах)
миллион, миллионы – млн. экземпляр – экз.
(при цифрах)
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия. Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переносить ее на другую строку или страницу.
Написание дат
Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц и год, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 1999 г., 02.07.99, 02.07.2000.
При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово год пишется полностью: план работы на 1999 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 1999 г., в июле – августе 1999 г.; в I квартале 1999 г., в III — IV кварталах 1999 г.; в первом полугодии 1999 г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом.
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в июле 1999 г., но: за 8 месяцев 1999 года, в 1999 году, с 1995 по 1999 год, в 1996 – 1999 годах.
Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указывается следующим образом: годах в период 1970-1980-е годы (год и десятилетие).
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, Рождество Христово, но: День Победы, День защитников Отечества.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения, например: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседание Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы.
Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды.
Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего, например: 50, 70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 50 – 60-е годы, в 20 – 30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XIX-XX века, XX столетие; I квартал, IV квартал; Х Международный астрономический съезд; XII Олимпийские игры.
При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Написание чисел
Для написания чисел используются следующие формы: буквенная (четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ. 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный).
Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс.рублей, 12 млн.рублей, 20 млрд.рублей.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах,
например: в библиотеку поступило 15 ПЭВМ, а в архив – 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве – двух.
Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуется писать: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 20 млн.тонн; в приложениях – сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; пять программистов, а не пять человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: …при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза… (но не «в полтора раза»).
В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по две цифры,
например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д.9/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки №, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз,
например: № 1-5; § 1 и 2; 25-30%.
Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующие цифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях при работе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
Математические обозначения =, <, >, +, – и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами «равно», «меньше», «больше», «плюс», «минус».
|
Приложение № 9 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
||
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ_______________ №______ (место составления) на _______год |
УТВЕРЖДАЮГлава Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия «___» ______________ 20_____ |
|
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование структурного подразделения |
||||
Наименование должности
составителя номенклатуры дел
Дата Подпись Инициалы, фамилия
Подпись зав. ведомственного архива
|
согласовано Протокол экспертной комиссии Администрации Тумановского сельского поселения Вяземского района Смоленской области от _______________ № _____ _________________ Инициалы, фамилия |
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной проверочной комиссии Департамента Смоленской области по делам архивов от_____________ №____ ___________ Инициалы, фамилия |
Итоговая запись о категориях
По срокам хранения Всего В том числе переходящих С отметкой
ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
|
Приложение № 10 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____
В деле подшито и пронумеровано ______________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы __________________________,
пропущенные номера ______________________________,
+ листы внутренней описи ____________________________
____________________________________.
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
(должность лица, составившего заверительную надпись,
подпись, расшифровка подписи, дата)
|
Приложение № 11 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевскогоь сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
________________________________________________________________
(наименование исполнительно-распорядительного органа
муниципального образования)
———————————————————————————————-
Д Е Л О № ______
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Начато_______________20___
Окончено_____________20___
На ________________ листах
__________________________
(срок хранения)
Фонд № ________
Опись №________
Дело № ________
|
Приложение № 12 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
А К Т
о выделении к уничтожению документов и дел,
не подлежащих дальнейшему хранению
На основании ___________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов)
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
Экспертная комиссия в составе: ___________________________________
____________________________________________________________________
отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие значение следующие документы (дела):
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Количество дел |
Сроки хранения дел и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого за ________год в акт № ______ внесено ________документов и дел
(прописью)
_____ _____________________ __________________________ (подписи лиц, составивших акт)
Документы сданы на переработку_________________________________
(подпись лица, уничтожившего документ)
Дата создания: 07-07-2021
СОВЕТ ДЕПУТАТОВ
ПРИГОРСКОГО СЕЛЬСКОГОПОСЕЛЕНИЯ
СМОЛЕНСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от «09» июля 2009 г. № 24
|
Об утверждении инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления Пригорского сельского поселения Смоленского района Смоленской области |
Совет депутатов Пригорского сельского поселения Смоленского района Смоленской области
РЕШИЛ:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Пригорского сельского поселения Смоленского района Смоленской области.
Глава муниципального образования
Пригорского сельского поселения
Смоленского района Смоленской области Л.М. Ковалева
Главная » Документы » Постановления » 2021 » Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
545 Кб
скачать
73 от 06.07.2021
АДМИНИСТРАЦИЯ СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 06.07.2021 №73
с. Семлево
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
В целях совершенствования системы делопроизводства и повышения эффективности работы с документами, в соответствии с требованиями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года № 2004 – ст, приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», Указом Губернатора Смоленской области от 17 марта 2021 года №28 «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области»
Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области постановляет:
- Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
- Признать утратившим силу постановление Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области от 27.12.2007 № 28 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области».
- Разместить на официальном сайте Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области www.semlevskoe.ru.
- Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
|
Глава муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
С.Н. Перцев |
||
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Администрации
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской
области от 06.07.2021 №73
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству
в Администрации Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее – Инструкция) разработана в соответствии с требованиями Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 – 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года № 2004 – ст, приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», Указом Губернатора Смоленской области от 17 марта 2021 года №28 «О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области».
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее – Администрация).
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех сотрудников Администрации.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства в Администрации возлагается на главного специалиста Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением порядка работы с документами в Администрации осуществляется главным специалистом ответственным за делопроизводство в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
1.7. Требования по организации работы с обращениями граждан в Администрации устанавливаются Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ.
1.8. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
1.9. Сотрудники Администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.
- ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Правовые и организационные акты, письма и другие документы (далее – документы), создаваемые в Администрации, должны соответствовать требованиям Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 — 2016, утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 года № 2004 — ст, ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р ИСО 15489 -1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 12,13,14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал, абзацный отступ текста документов -1,25 см.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами — один пробел.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использовать шрифты меньших размеров.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее — не менее 20 мм.
Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 10 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля.
Допускается создание документов (кроме правовых актов) на лицевой и оборотной сторонах листа. При двухстороннем создании документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.1. Правила оформления и расположения основных реквизитов документов
2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
«Герб Смоленской области»;
«Наименование Администрации или должности лица Администрации»;
«Справочные данные об Администрации»;
«Наименование вида документа»;
«Дата документа»;
«Регистрационный номер документа»;
«Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа»;
«Место составления (издания) документа»;
«Гриф ограничения доступа к документу»;
«Адресат»;
«Гриф утверждения документа»;
«Заголовок к тексту»;
«Текст документа»;
«Отметка о наличии приложения»;
«Подпись»;
«Гриф согласования документа»;
«Визы согласования документа»;
«Отметка об электронной подписи»;
«Печать»;
«Отметка об исполнителе»;
«Отметка о заверении копии»;
«Отметка о поступлении документа»;
«Резолюция»;
«Отметка о контроле»;
«Отметка о направлении документа в дело».
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
2.1.2. Реквизит «Герб Смоленской области» размещается на бланках документов в соответствии с областным законом «О гербе и флаге Смоленской области». Герб располагается над серединой наименования Администрации.
2.1.3. Реквизит «Наименование Администрации или должности лица Администрации располагается на бланках писем и правовых актов и указывает на автора документа.
2.1.4. Реквизит «Справочные данные» содержит почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:
(48131) 3-26-47
или (4812) 66-84-63
2.1.5. Реквизит «Наименование вида документа» указывается на всех видах документов, за исключение деловых (служебных) писем. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.
2.1.6. Реквизит «Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Если авторами документа являются два или более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
цифровым – арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно – цифровым способом, например: 5 июня 2016 года (5 июня 2016 г.).
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
2.1.7. Реквизит «Регистрационный номер документа» — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
2.1.8. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа» включает в себя регистрационный номер и дату входящего документа, на который должен быть дан ответ.
2.1.9. Реквизит «Место составления (издания) документа» указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место её нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
2.1.10. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу состоит из ограничительной надписи («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с федеральным законодательством, проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральным законодательством.
Например:
«Для служебного пользования.»
Экз. №2
2.1.11. Реквизит «Адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно – справочных документов (докладных служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 5.3.2 раздела 5 настоящей Инструкции.
2.1.12. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа, выравнивается по левому краю или центрируется по самой длинной строке.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях регистрационного номера.
|
Пример: |
УТВЕРЖДАЮ Глава Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области ___________________И.О. Фамилия (личная подпись) «___»__________________20___ №___ |
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
2.1.13. Реквизит «Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2 — 3 межстрочными интервалами.
Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля.
Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце его не ставится.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.
2.1.14. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);
— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «общество считает возможным…»);
— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
— вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
2.1.15. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.
Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.
Пример:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Пример:
|
Приложение: |
1. Письмо Федеральной налоговой службы на 6 л. в 1 экз.; 2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы по Смоленской области на 3 л. в 1 экз. |
Если приложение (приложения) сброшюрованы:
Пример:
Приложение:
отчет о НИР в 2 экз.
Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Пример:
Приложение: договор возмездного оказания услуг и приложения к нему, всего на 7 л.
Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Пример:
Приложение:
CD в 1 экз.
2.1.16. Реквизит «Гриф согласования документа» выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа – внешнее согласование. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования.
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Пример:
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.
Пример:
1 СОГЛАСОВАНО
Советом директоров
АО «Профиль»
(протокол от _________ № _________)
2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от _________ № _______
2.1.17. Реквизит «Визы согласования документа» свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица органа местного самоуправления с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример:
Начальник юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример:
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
2.1.18. Реквизит «Подпись»: включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.
Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 7,5 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Пример:
Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример:
Генеральный директор
АО «Профиль» Подпись И.О. Фамилия
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
Пример:
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.
Пример:
Директор института Подпись И.О. Фамилия
Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Пример:
Заместитель директора по финансовым вопросам Подпись И.О. Фамилия
Заместитель директора по административным вопросам Подпись И.О. Фамилия
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.
Пример:
Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия
Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
И.о. генерального директора Подпись И.О. Фамилия
или:
Исполняющий обязанности
генерального директора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
2.1.19. Реквизит «Отметка об электронной подписи» используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), в соответствии с действующим законодательством.
Пример:
┌──────────────────────────────────────────┐
│Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │
│ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │
Наименование│органа │
должности │власти │ Н.Н. Николаев
│ │
│ Сертификат 1а111ааа000000000011 │
│ Владелец Николаев Николай Николаевич │
│ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │
└──────────────────────────────────────────┘
2.1.20. Реквизит «Печать» проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной личную подпись должностного лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.21. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя слово «Исп.» (пишется без кавычек), фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева размер шрифта №11.
Пример:
Исп. Забелин Иван Алексеевич
+7(495) 924-45-67
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
Пример:
Исп. Ефремова Ольга Владимировна
тел. (48131) 4-11-13
2.1.22. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись: «Верно» (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения.
Пример:
Верно
Главный специалист Администрации
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
Личная подпись Инициалы, фамилия
07.06.2021 печать
Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита «Подпись» и удостоверяется оттиском печати.
Допускается копию документа заверять печатью исполнительно-распорядительного органа.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №____ за ______год») и заверяется печатью организации.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
2.1.23. Реквизит «Отметка о поступлении документа» служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.1.24. Реквизит «Резолюция» оформляется руководителем органа исполнительной власти или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 20.05.2019.
Подпись
Дата
2.1.25. Реквизит «Отметка о контроле» свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.1.26. Реквизит «Отметка о направлении документа в дело» определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример:
В дело № 01-18 за 2016 г.
Начальник архивного отдела
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
2.2. Требования к использованию бланков
2.2.1. Документы в Администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.2.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
2.2.3. В Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области применяются следующие бланки:
— бланки писем Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее — Администрация), Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области;
— бланки муниципальных правовых актов: постановлений и распоряжений Администрации, Главы Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (далее — Глава муниципального образования).
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
2.2.4. Бланк письма включает следующие реквизиты: «Герб Смоленской области», «Наименование Администрации или должности лица Администрации, «Справочные данные об исполнительно-распорядительном органе муниципального образования», включающие почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB – страницы (при наличии), номера телефона и факса, «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (Приложение №1).
2.2.5. Бланк правового акта имеет следующие реквизиты: «Герб», «Наименование вида акта», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Заголовок», «Текстовая часть» и «Подпись».
2.3. Использование печатей и штампов
2.3.1. Для удостоверения подлинности или соответствия копий документов подлинникам используется гербовая печать.
2.3.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.3.3. Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области имеет одну печать, содержащую изображения герба Смоленской области, с указанием полного наименования Администрации (гербовые печати).
2.3.4. Гербовая печать Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области проставляется на подпись Главы муниципального образования и других должностных лиц, уполномоченных Главой муниципального образования на подписание соответствующих документов.
2.3.5. Гербовая печать используется для оформления финансовых документов Администрации, доверенностей.
2.3.6. Гербовые печати хранятся в сейфе.
2.3.7. Изготовленные печати и штампы учитываются и выдаются под роспись.
2.3.8. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются в установленном порядке, о чем в журнале учета «Выдачи печатей и штампов» проставляются соответствующие отметки.
- Оформление проектов муниципальных правовых актов администрации СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО
ПОСЕЛЕНИЯ ВяземскОГО районА Смоленской области
3.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов муниципальных правовых актов (далее – правовых актов) Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области определен в Регламенте Администрации.
3.2. Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: «Герб Смоленской области», «Наименование вида акта», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Заголовок», «Текстовая часть» и «Подпись» (приложения № 2, 3).
Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» проставляются в соответствии с их расположением на бланках при регистрации правового акта.
К порядковому номеру распоряжения Администрации муниципального образования через дефис добавляется строчная буква «р», «о».
Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос «О ком? О чем?», начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 7,5 см.
Текстовая часть отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами «Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области постановляет:», которые печатаются с красной строки, строчными буквами.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте дается поручение подразделению Администрации или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а фамилия, инициалы руководителя пишутся в именительном падеже в скобках.
Пример:
- Старшему менеджеру Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области (ф.и.о.) подготовить информацию…
Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросам награждения Почетной грамотой Администрации, Благодарственным письмом Главы муниципального образования (в других случаях не рекомендуется).
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Администрации муниципального образования из инициалов и фамилии.
Проект правового акта подлежит согласованию в порядке, определенном Регламентом Администрации.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение № 4 к настоящей Инструкции).
При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа оформляется соответствующая виза.
Пример:
Инициалы, фамилия (личная подпись) с замечаниями «__»_________20__
При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов.
В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п.
При наличии в текстовой части правового акта ссылки «согласно приложению» или «прилагается» на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово «Приложение», ниже, через 1 межстрочный интервал, указывается правовой акт, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю, и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа. При наличии нескольких приложений рекомендуется использовать формулировку: «Утвердить Положение об экономическом совете при Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области согласно приложению № 1 (№ 2, № 3)».
Пример: Приложение № 1
к постановлению (распоряжению)
Администрации Семлевского
сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
от ________________ № ___________
При утверждении состава комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) рекомендуется использовать формулировку «Утвердить состав комиссии (рабочей группы, совета и т.д.) согласно приложению».
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «Утвердить прилагаемое (-ый, -ые)…» (положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на правовой акт, его дату и номер.
Пример: УТВЕРЖДЕНО
постановлением (распоряжением)
Администрации Семлевского
Сельского поселения
Вяземского района Смоленской области
от______________ №________________
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое (-ые) слово (-а) заголовка приложения пишется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, ПЕРЕЧЕНЬ, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.
Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, от текста приложения — 2-3 межстрочными интервалами.
При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса — со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если заголовки грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов «итого», «всего» не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы.
Пример:
Заголовки граф
|
Головка |
№ п/п |
Наименование мероприятий |
Срок исполнения |
Исполнитель |
Объем финансирования (тыс. рублей) |
|
|
первое полугодие |
второе полугодие |
|||||
|
Боковик |
Прографки |
|||||
|
1. |
Создание единого перечня услуг |
2018 год |
ОГУ «Центр социального обслуживания» |
20 |
10 |
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы ее нумеруются, и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе – номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом.
Пример:
Раздел 3. Организация работы Комиссии
Подраздел 3.1. Проведение заседаний
Пункт 3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
Подпункт 3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.
Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой. Например: а).
- ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний и других мероприятий
4.1.1. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых Администрацией, оформляются протоколом.
4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
— «Наименование вида документа»;
— «Заголовок»;
— «Дата документа»;
— «Подпись».
Наименование вида документа — слово «П Р О Т О К О Л» печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия, отделяется от предыдущего реквизита дополнительным интервалом 6 пт, печатается межстрочным интервалом «точно» 12 пт, выравнивается по центру.
Дата протокола печатается словесно-цифровым способом от правой границы текстового поля на расстоянии 1 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита, отделяется от него линией. Датой протокола является дата заседания.
Номер печатается на этой же строке у правой границы текстового поля арабскими цифрами, состоит из знака «№» и порядкового номера.
Место проведения заседания (совещания) – печатается под предыдущим реквизитом, выравнивается по центру, указывается при необходимости.
Текст протокола.
Подпись председателя – отделяется от текста тремя одинарными
межстрочными интервалами.
Подпись секретаря — отделяется от предыдущего реквизита одинарным межстрочным интервалом.
4.1.3. Текст полного протокола (приложение № 6) состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя
(председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании (совещании), и при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание) в качестве экспертов или заинтересованных в рассмотрении вопроса.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, справа от наименования должностей – их инициалы, фамилии в алфавитном порядке. Наименования должностей могут указываться обобщенно, пример:
Присутствовали:
Председатели комитетов Администрации
муниципального образования И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Начальник архивного отдела И.О. Фамилия
Если в заседании (совещании) принимают участие представители
разных органов и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются межстрочным интервалом «точно» 12 пт и отделяются дополнительным интервалом 6 пт.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой
частью протокола, пример:
Присутствовали: 25 человек (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, которая
отделяется от списка сплошной чертой. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатаются прописными буквами, выравниваются по центру, после них ставится двоеточие. В повестку дня включается перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому
рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня печатаются от границы левого поля (без абзаца) межстрочным интервалом «точно» 12 пт, нумеруются арабскими цифрами. Под формулировкой вопроса указываются наименование должности, фамилия, инициалы докладчика, которые отделяются от вопроса дополнительным интервалом 6 пт. Не рекомендуется вопрос или группу
вопросов обозначать словом «Разное».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
В подразделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия, инициалы докладчика (наименование должности указывается в повестке дня), полное или краткое изложение доклада или текст доклада прилагается.
В подразделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии, инициалы
выступавших, при необходимости их должности, содержание выступлений в
последовательности, в которой они прозвучали на заседании. Изложение
записи выступления отделяется от фамилии дефисом, излагается от третьего лица единственного числа.
Вопросы к докладчику, выступающим и ответы на них записываются в той же последовательности, слова «Вопрос», «Ответ» не пишутся, указываются фамилия, инициалы лица, от которого поступил вопрос или ответ.
Пример:
Фамилия И.О. – какие приняты меры по ликвидации аварии?
Фамилия И.О. – к 6 часам утра восстановлено энергоснабжение.
В подразделе «ПОСТАНОВИЛИ» записываются принятые решения с
использованием глаголов в неопределенной форме («установить», «рекомендовать»). Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами.
Если решение принималось голосованием, то после записи решения приводятся результаты голосования с указанием числа голосов «за — ……..», «против — ……», «воздержалось — ……», список лиц, не участвовавших в голосовании.
Решения по процедурным вопросам (об утверждении повестки дня, о прекращении обсуждения, о принятии к сведению справок, сообщений и т.п.) также отражаются в тексте протокола.
В случае, когда в протоколе фиксируется решение об утверждении
какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Участник заседания (совещания) может высказать особое мнение по принятому решению. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и передается лицу, ответственному за ведение протокола. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.
4.1.4. Протоколы совещаний подписываются председателем (председательствующим) и секретарем заседания.
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает слово «Председатель» («Председательствующий»), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа протокола проставляется отметка «Для служебного пользования» (пишется без кавычек).
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения № 5, 6 к настоящей Инструкции).
4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью «Для документов».
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела.
4.2. Должностная инструкция
4.2.1. Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность сотрудника Администрации.
Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность.
Должностные инструкции сотрудников Администрации утверждаются Главой муниципального образования.
4.2.2. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата).
4.2.3. Каждый сотрудник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка «С должностной инструкцией ознакомлен», его подпись, инициалы, фамилия и дата ознакомления.
4.3. Служебные письма
4.3.1. По своему содержанию и назначению письма, как вид документов, могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами — ответами и др.
4.3.2. Письма оформляются на бланках установленных форм.
Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
|
Пример: |
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. |
|
|
Пример: |
Руководителю Федерального архивного агентства Фамилия И.О. |
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Примеры: 1) Федеральное архивное агентство
2) Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.
|
Пример: |
Федеральное архивное агентство |
|
|
Отдел государственной службы, кадров и наград |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
|
Пример: |
Акционерное общество «Профиль» |
|
|
Руководителю правого отдела Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Примеры:
1) г-ну Фамилия И.О.
2) г-же Фамилия И.О.
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.
Пример:
1) Руководителям управлений
Росархива
2) Руководителям структурных
подразделений Администрации
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример:
Руководителям дочерних
обществ АО «Профиль»
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234.
|
Пример: |
Всероссийский научно – исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 |
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.
|
Пример: |
Фамилия И.О. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Люберцы, Московская обл., 301264 |
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
|
Пример: |
Всероссийский научно–исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru |
4.3.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами.
Тексты писем — ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя Администрации (структурного подразделения Администрации).
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем Администрации (структурного подразделения Администрации).
В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1 см от его края арабскими цифрами.
4.3.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресате.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться наиболее часто употребляемые формы обращения:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый господин Прохоров!
Уважаемая госпожа Захарова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
Если письмо оформлено на бланке Администрации (структурного подразделения Администрации), то текст письма излагается от третьего лица единственного числа.
Пример:
«Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области рассмотрела….»
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа.
Пример: «прошу…», «направляю…», «считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…».
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
— заключительная этикетная фраза:
С уважением, …
Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.3.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
4.3.6. Датой письма является дата его подписания.
4.3.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля.
Пример:
На № А18-571 от 20.03.2018
В текстовой части письма — ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
5.3.8. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2-3 межстрочными интервалами.
4.4. Акт
4.4.1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
4.4.2. При составлении акта используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту (например: «Акт сдачи — приема дел», «Акт списания материально-технических средств»); подпись.
4.4.3. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).
Текст акта, как правило, состоит из двух частей.
4.4.4. В вводной части акта в именительном падеже указываются:
— основание составления акта (распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
— составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.
4.4.5. Во второй части акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.
При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении.
4.4.6. При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Экземпляры акта подписываются всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указывается.
Отдельные виды актов могут утверждаться руководителем исполнительно-распорядительного органа муниципального образования (приложение № 7).
4.5. План
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки, конкретных исполнителей.
План оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит следующие реквизиты:
— гриф утверждения (при необходимости);
— наименование органа местного самоуправления (при формировании плана деятельности Администрации муниципального образования);
— вид документа – ПЛАН – печатается прописными буквами полужирным шрифтом центрированным способом;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— подпись должностного лица.
Текст плана, как правило, излагается в форме таблицы, например:
|
№ п/п |
Наименование |
Срок |
Исполнитель |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
- РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
5.1. Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, планов, программ, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию), «Направляем Вам…» (в подведомственную организацию), «Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию). Одновременно с этим в сопроводительном письме может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»;
«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»;
«В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам…» и др.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которая располагается непосредственно под текстом:
Пример:
Приложение: на 8 л. в 1 экз.
5.2. Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.
В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула:
«Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем» и др.
Фраза о гарантии является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем Администрации (структурного подразделения Администрации) и главным бухгалтером и удостоверяются печатью Администрации.
5.3. Письмо — запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.
Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы. Письма-запросы, как правило, подписываются Главой муниципального образования.
Письмо-запрос требует письма — ответа.
5.4. Письмо — просьба – деловое письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.
В целом письма-просьбы составляются так же, как письма — запросы. Письмо — просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:
— «Просим Вас сообщить…»;
— «Просим Вас предоставить…»;
— «Просим Вас предоставить данные о…»;
— «Обращаемся к Вам с просьбой о…» и т. д.
Просьба может формулироваться и без глагола «просить»,
Пример:
— «Надеемся на положительное решение вопроса…»;
— «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение» и т.п.
В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:
— «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)»;
— «Одновременно просим Вас…».
Просьба может содержаться и в других письмах, например, в сопроводительном письме, гарантийном и др.
Письмо-просьба требует письма-ответа.
5.5. Письмо — предложение — деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т. п.
Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.
Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора или иные действия партнера, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.
Ключевой фразой письма-предложения может быть:
— «Предлагаем Вам…»;
— «В связи с… предлагаем Вам…»;
— «В подтверждение нашей договоренности предлагаем Вам…» и др.
5.6. Письмо — заявка — деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.
В коммерческой деятельности, связанной с торговлей товарами или услугами, заявка может использоваться и как первичный документ, на основании которого проводится предварительное рассмотрение вопроса, оформление заказа или составление договора. Особую разновидность заявок составляют документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т. п.
Заявка может составляться по унифицированной форме или с учетом требований, сформулированных организацией, предлагающей услуги. Составление такой заявки — это заполнение трафаретной или анкетной формы, предложенной заинтересованной стороной.
Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна для автора письма. Поскольку письмо-заявка — это фактически просьба выполнить какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т. п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:
— «Просим Вас включить в состав группы для участия в…»;
— «Просим Вас предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…»;
— «Просим Вас зарегистрировать в качестве участников…» и т. п.
В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.
Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке и т. п.), указываются следующие сведения:
— название мероприятия;
— дата его проведения;
— форма участия (докладчик, слушатель, участник и т. п.);
— фамилия, имя и отчество участника (участников);
— место работы, должность;
— почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;
— потребность в гостинице на время проведения мероприятия.
Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявки помимо тех, что содержатся в бланке письма.
Заявка может содержать и гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – «Гарантийная заявка». Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо — это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации.
5.7. Письмо — ответ — деловое письмо, составляемое как ответ на письмо — просьбу, письмо — запрос, заявку или предложение.
Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо — отказ).
При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы ошибки.
Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______ №__ …»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме. Письмо-ответ может начинаться словами:
— «Сообщаем Вам…»;
— «Извещаем Вас…»;
— «Ставим Вас в известность, что…».
Ответ в форме отказа должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…» или «По причине…».
В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.
5.8. Письмо — сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.
Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо — просьбу или письмо — запрос (см. также письмо — ответ). Как правило, письма — сообщения — письма небольшого объема, нередко состоящие из 1-2 предложений.
Письмо — сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:
— «Сообщаем Вам, что…»;
— «Доводим до Вашего сведения, что…»;
— «Считаем необходимым поставить Вас в известность о…»;
— «Извещаем Вас о…».
5.9. Информационное письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.
Информационные письма, как правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. В информационных письмах может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях.
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.
Как правило, информационные письма подписываются Главой муниципального образования.
5.10. Письмо — напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.
Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей:
— ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия;
— просьба выполнить определенные действия.
Ключевой фразой письма-напоминания является:
— «Напоминаем Вам…»;
— «Вторично напоминаем Вам…»;
— «Обращаем Ваше внимание на то, что…»;
— «Ставим Вас в известность, что…»;
— «Несмотря на неоднократные напоминания…» и др.
Письмо-напоминание может содержать еще одну часть — указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация — автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия.
Пример:
«В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т. п.
5.11. Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.
Письма-требования, как правило, — письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.
Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:
— «Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»;
— «Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»;
— «Требуем незамедлительно выполнить…» и т. д.
Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:
— «В противном случае дело будет передано в арбитражный суд»;
— «В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»;
«В противном случае мы не несем ответственность за последствия…» и т. п.
5.12. Письмо — приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.
При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату: Уважаемый… ! (Уважаемые…!), например:
— «Уважаемый Сергей Иванович!»;
— «Уважаемые господа!»;
— «Уважаемые господа банкиры!» и т. п.
Письма-приглашения могут рассылаться по факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие выражения:
— «Приглашаем Вас принять участие в…»;
— «Просим Вас принять участие в…»;
— «Имеем честь пригласить Вас…»;
— «Примите наше приглашение…».
В муниципальных правовых актах, приказах, письмах и других документах могут использоваться сокращения (приложение № 
к настоящей Инструкции.
- ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Организация документооборота основывается на принципах:
— централизации операций по приему и отправке документов;
— организации предварительного рассмотрения входящих документов;
— исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
— однократности регистрации документов;
— устранения необоснованных согласований проектов документов.
В документообороте Администрации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.
В составе входящих и исходящих документов выделяются:
— документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;
— документы филиалов и территориально обособленных подразделений;
— документы из государственных и негосударственных организаций;
— запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
— обращения граждан;
— документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
6.1. Входящие документы
6.1.1. Доставка документов в Администрации осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи.
6.1.2. Вся корреспонденция, адресованная Администрации, принимается в организационном отделе, вскрывается, регистрируется специалистами (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме), классифицируется и в тот же день, в зависимости от содержания и адресата, направляется на рассмотрение Главе муниципального образования, его заместителю.
Специалистами вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично».
Конверты с пометкой «Лично» регистрируются в отдельной учетно-регистрационной форме и передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы регистрируются и передаются на рассмотрение.
Исключением также являются заявления (о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, выплате единовременного денежного поощрения, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие), которые должны передаваться лично сотрудником в отдел муниципальной службы (специалистам по кадровым вопросам) Администрации.
Почта, адресованная или доставленная в Администрацию ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.
6.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей в организационный отдел, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3-х экземплярах, первый экземпляр которого остается в организационном отделе, второй приобщается к поступившему материалу и третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
6.1.4. Регистрации подлежат все документы, создаваемые в Администрации и поступающие от иных органов власти, юридических и физических лиц, независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрация документов в Администрации ведется в соответствии с документопотоками в пределах группы в зависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируются распоряжения Администрации по личному составу, по кадрам, служебная переписка.
При первичной обработке документы сортируются по адресатам на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации.
Нерегистрируемые документы передаются непосредственно по назначению, остальные — направляются на предварительное рассмотрение и регистрацию.
На зарегистрированных документах справа в нижней части первого листа основного документа проставляется штамп с отметкой даты и входящего регистрационного номера.
Поступившие документы, содержащие конкретный срок
исполнения, ставятся на контроль во время регистрации. Если в документе срок исполнения не указан, то сроки устанавливаются в соответствии с
действующим законодательством.
6.1.5. Не подлежат регистрации книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.
6.1.6. Документы, поступившие в Администрацию, передаются на рассмотрение руководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются для исполнения или ознакомления под роспись в учетно-регистрационной форме.
Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.
6.1.7. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте — сообщения.
6.1.8. Специалисты организационного отдела обеспечивают своевременное рассмотрение документов в день поступления, оперативное их направление исполнителям, согласно резолюции; контроль за исполнением документов.
6.1.9. Глава муниципального образования при рассмотрении выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
6.1.10. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главе муниципального образования, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
6.1.11. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах.
6.1.12. Организация контроля за исполнением правовых актов и иных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации.
6.1.13. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов — с даты их подписания (утверждения), а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
В случае необходимости дополнительного времени на решение вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено в течение 7 дней с начала истечения срока и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.
6.2. Исходящие документы
6.2.1. Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.
Документы для отправки передаются исполнителем в организационный отдел полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки).
Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов, принимаются специалистами отдела ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию Главы муниципального образования.
Исходящая корреспонденция отправляется с подлинной подписью. Копия зарегистрированного и переданного на отправку документа, имеющая все необходимые реквизиты и приложения, хранится в Администрации.
При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передача в организационный отдел оригинала письма и необходимого для рассылки числа копий.
Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.
Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке специалистом организационного отдела и возвращаются исполнителям для доработки.
В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте.
Письмо, направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах, один из которых — на бланке. Первый экземпляр (на бланке) направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в деле Администрации в соответствии с номенклатурой дел, третий — у исполнителя. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах и системе электронного документооборота.
Необходимость использования фельдсвязи для отправки корреспонденции определяется заместителем Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области, курирующим данное направление работы.
6.3. Порядок прохождения внутренних документов
6.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.
6.3.2. Оформленные документы передаются на подпись Главе муниципального образования, его заместителю в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
6.3.3. Передача документов между структурными подразделениями Администрации осуществляется специалистом по делопроизводству. Внутренние документы подлежат регистрации в отдельной учетно-регистрационной форме.
6.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной и электрической связи
Электронная почта
6.4.1. Электронная почта (далее – ЭП) в Администрации предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети.
6.4.2. Электронное письмо – это электронное сообщение, передаваемое через телекоммуникационные сети и узлы от отправителя к получателю.
Электронное письмо (электронное сообщение) имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
С помощью электронной почты могут передаваться любые по форме предоставления данные (текстовые сообщения, графические изображения и др.), за исключением документов, содержащих информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», содержащих персональные данные.
Электронное письмо (электронное сообщение) имеет следующие реквизиты:
— адресат (в поле «Кому» указывается электронный адрес получателя);
— заголовок к тексту (указывается в поле «Тема»);
— текст документа.
Образец электронного сообщения:
Дата: 18.01.17 12:30
От кого: <kanc@niac.ru>
Кому: <egubernskaya@mcfr.ru>
Тема: НА: Re: из «Приглашение на семинар …»
Уважаемая…!
Спасибо за приглашение на семинар…
Фамилия Имя,
Должность
Электронное письмо (электронное сообщение) может иметь вложения, которые содержат электронную версию передаваемого документа либо его электронную копию, полученную в результате сканирования
документа, оформленного на бумажном носителе. Работа с поступившими электронными письмами (электронными сообщениями) осуществляется в порядке, аналогичном порядку работы с поступающей документацией на бумажном носителе, установленному настоящей Инструкцией по делопроизводству.
6.4.3. Администратор ЭП – ответственное лицо из числа сотрудников Администрации осуществляющее прием — передачу ЭП, распечатку, учет, контроль и передачу электронных писем в организационный отдел.
6.4.4. Глава муниципального образования назначает администратора ЭП, который обеспечивает прием и передачу ЭП ежедневно в рабочие дни с 8.00 до 17.00 часов.
6.4.5. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны Главой муниципального образования или его заместителем.
6.4.6. Не подлежат пересылке ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
6.4.7. Отправитель документа предъявляет администратору ЭП оригинал документа и представляет его электронную копию. Хранение оригинала документа обеспечивает специалист организационного отдела.
Факсограмма
6.4.8. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в учетно-регистрационной форме, как и все исходящие документы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
6.4.9. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, как и все входящие документы, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
6.4.10. Не подлежат передаче по телефаксу любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
Телефонограмма
6.4.11. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
6.4.12. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
— исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;
— входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
6.4.13. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
6.4.15. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
6.4.16. В тексте телефонограммы не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
6.4.17. Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационной форме следующим образом:
должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
6.4.18. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
6.4.19. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм.
Телеграмма
6.4.20. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
7.4.21. Телеграммы, составляемые в Администрации, визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
6.4.22. В телеграммах должны содержаться:
— заголовок;
— указание на категорию телеграммы;
— отметка о виде телеграммы;
— телеграфный адрес получателя, полный или условный;
— текст телеграммы;
— регистрационный номер, дата;
— подпись;
— адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.
Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.
Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.
- ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Печатание и обработка документов
7.1.1. Документы и материалы, связанные с подготовкой совещаний, представляемые на рассмотрение и подпись Главе муниципального образования, разрабатываются и печатаются с соблюдением установленных правил также небольшие по объему (1-2 страницы) служебные письма, документы внутреннего характера и первоначальные варианты других документов и материалов.
7.2. Копировально — множительные работы
7.2.1. Копирование и размножение документов Администрации осуществляется ответственными за делопроизводство.
7.2.2. Копирование правовых актов Администрации муниципального образования, Главы муниципального образования производится согласно адресу рассылки.
7.2.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
7.2.4. Учет копируемых документов ведется в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное копирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.
7.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На копирование сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.
- ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в ведомственные архивы в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, и настоящей Инструкцией.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
8.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, поиска документов.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.
Ответственность за составление номенклатуры дел Администрации, порядок формирования и оформления дел, обеспечение их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации несет архивный отдел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Администрации с указанием сроков их хранения.
8.1.2. Номенклатура дел Администрации подписывается заместителем Главы муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области, курирующим данное направление работы и после согласования с экспертной комиссией Администрации (далее — ЭК) утверждается Главой муниципального образования не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.
8.1.3. Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации согласовывается с экспертно-проверочной методической комиссией органа управления архивным делом Смоленской области (далее — ЭПМК).
В случае изменения структуры и функций Администрации архивный отдел разрабатывает новую номенклатуру дел Администрации и представляет ее на согласование ЭПМК.
8.1.4. Номенклатура дел Администрации готовится в четырех экземплярах: первый экземпляр как документ постоянного хранения помещается в дело архивного отдела, второй — используется в организационном отделе как рабочий экземпляр, третий — применяется в архиве Администрации, четвертый – в государственном архиве, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Администрации документы Архивного фонда Российской Федерации.
8.1.5. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного срока хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, в том числе личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение № 9).
8.1.6. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 — обозначение структурного подразделения, 02 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 (далее — типовой перечень). При включении в номенклатуру дел заголовков дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым перечнем, срок их хранения устанавливается по согласованию с ЭПМК.
Сроки хранения ЭД соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на бумажном носителе и определяются по типовому перечню.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2010 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в Администрации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
8.1.7. Номенклатура дел Администрации формируется специалистом, визируется в архивном отделе, согласовывается с ЭПК, утверждается Главой муниципального образования Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области.
8.1.8. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Администрации. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел подразделение Администрации получает выписку соответствующих ее разделов для использования в работе.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.
8.1.9. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.
8.2. Оформление документов, законченных делопроизводством
8.2.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем , ответственному за ведение делопроизводства в Администрации который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов ведомственных архивов.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов в деле;
— составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение № 10);
— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, даты дела и др.) (приложение № 11).
8.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
— в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
— все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
— в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;
— распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и т.д.
8.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
8.3. Экспертиза ценности документов
8.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующими экспертными комиссиями (далее — ЭК), созданными в Администрации. Организация работы ЭК определяется Положением об ЭК.
8.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения для передачи в архив; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняется качество и полнота номенклатуры дел Администрации, правильность определения сроков хранения дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности ЭК руководствуются Правилами работы архивов организаций, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, Положением об ЭК Администрации.
8.3.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение № 12).
8.3.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.
8.4. Формирование и оформление дел
8.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
8.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
8.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ – ответ помещается за документом – запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
8.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
— краткое содержание документов дела;
— даты (период), к которым относятся документы дела;
— указание на запрет снятия копий с документов дела.
Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
8.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
8.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
8.4.7. Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы, который заполняется лицом, ответственным за ведение архива.
8.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указывается наименование органа местного самоуправления, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
— наименование исполнительно-распорядительного органа муниципального образования указывается полностью, в именительном падеже;
— индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации согласованной с ЭПК Департамента Смоленской области по делам архивов;
— дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения пишется надпись «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этого дела в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного срока хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела Администрации (подразделения Администрации).
8.5. Составление и оформление описей дел
8.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно ответственные за ведомственные архивы Администрации, составляют описи дел.
9.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел Администрации (подразделения Администрации). Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах подписывается «то же», другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.
8.5.3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются соответственно в 4 экземплярах и 3 экземплярах, которые представляются в архивный отдел Администрации.
После утверждения и согласования их на ЭПК архивного органа 1 экземпляр описи дел постоянного срока хранения и 2 экземпляра описи дел по личному составу передаются в ведомственный архив Администрации. Остальные экземпляры остаются в архивном отделе Администрации.
8.6. Организация оперативного хранения документов
8.6.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации дела хранятся по месту их формирования.
8.6.2. Специалист по делопроизводству, специалист по работе с обращениями граждан обеспечивают хранение дел и оперативное использование документальной информации.
8.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.
8.6.4. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы муниципального образования или первого заместителя Главы муниципального образования с обязательно оставленной в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.
8.7. Подготовка и передача документов
в ведомственный архив Администрации
8.7.1. В ведомственный архив Администрации (далее – архив) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
8.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования в Администрации.
8.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Администрации и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
8.7.4. В период подготовки дел к передаче в архив ответственным за архивное хранение предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
8.7.5. Прием каждого дела архивным отделом Администрации производится ответственным за архивное хранение в присутствии сотрудника Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи ответственного за архивное хранение и сотрудника Администрации, передавшего дела.
8.7.6. Передача дел в архивный отдел Администрации осуществляется по истечении ведомственного срока хранения.
8.8. Использование документов архива Администрации
8.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве Администрации, предоставляются заместителем Главы муниципального образования для работы в помещении Администрации или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне отдела.
8.8.2. Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в Администрации, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному сотруднику.
- ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
9.1. Лексика деловых бумаг и документов
Лексика деловых бумаг и документов достаточно обширна. Ее отличительные свойства — насыщенность терминами и тенденция к унификации сочетаний слов в соответствии с типовыми ситуациями.
Употребление как однозначных, так и многозначных слов, соблюдение норм сочетаемости, умелое использование речевых клише — часть языковой культуры делового человека.
Смысловая точность речи — одно из условий, обеспечивающих как практическую, так и правовую ценность документа. Любые ошибки затрудняют восприятие содержания документа, искажают его смысл и снижают значимость.
Наиболее распространенные ошибки, связанные с неразличением паронимов, с невнимательным выбором синонимов, тавтологические сочетания.
Паронимы — близкие по звучание, но различающиеся по значению слова.
Сравните глаголы «представить» и «предоставить» (значение и употребление).
|
Представить |
Предоставить |
|
1) предъявить, сообщить: представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового сотрудника; 3) ходатайствовать (о наградах): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представляет значительную ценность; 5) мысленно вообразить: представьте себе; 6) изобразить, показать: представить в виде… Пример. Заявки на участие в конференции должны быть представлены не позднее 1 июля. |
1) в распоряжение, в пользование: предоставить квартиру; 2) дать право, возможность делать: предоставить отпуск; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе Пример: Ряду предприятий были предоставлены дополнительные средства из местного бюджета. |
Паронимы могут различаться не только значением, но и лексической сочетаемостью (поместить — разместить), способами грамматической связи с другими словами (заплатить за что-либо — оплатить что-либо), стилистической окраской (океанский — океанический).
Плеоназм (от греч. Pleonasmos — переизбыток) — частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание. Это речевая ошибка, свидетельствующая о неумении точно и лаконично выражать мысли
Например, нужно ли писать «в апреле месяце», «информационные сообщения», «памятный сувенир»? Нет, так как апрель — это название месяца, любое сообщение содержит некую информацию, сувенир — это подарок на память.
В ряде случаев типичные плеоназмы могут видоизменяться. Тогда изменится и критерий правильности-неправильности.
|
Неверно |
Допустимо |
|
Прейскурант цен («прейскурант» означает «перечень цен») |
Прейскурант розничных цен (понятие цены конкретизировано и имеет форму развернутого словосочетания) |
|
Своя автобиография («автобиография» означает «описание собственной жизни») |
Опубликовать свою автобиографию (обусловлено контекстом: именно свою, а не другого человека) |
Тавтология — смысловые повторы при употреблении однокоренных слов. Тавтологические сочетания делают фразу неблагозвучной, затрудняют восприятие и понимание текста.
Например:
— Следует учитывать следующие факторы…
— Судя по находкам, которые были найдены…
— Подобные явления проявляют.
Иногда речевые ошибки могут быть связаны с употреблением омонимов (слов, совпадающих па звучанию, но различных по значению), в т. ч. омоформ глагола.
Например:
После обследования больные направляются на лечение по месту жительства.
Значение глагола не вполне ясно: кто-то их направляет или они сами идут?
Первое значение более вероятно, следовательно, фраза должна быть построена так:
После обследования больных направляют…
Лексическими единицами сложного состава являются фразеологизмы. Фразеологизмы различны по стилевой окраске: от книжных (ахиллесова пята) до разговорных (наломать дров) и просторечных (в чем мать родила). Фразеологизмы могут быть однозначными и многозначными, могут употребляться в качестве синонимов отдельных слов (обмануть – ввести в заблуждение).
Многие стандартные обороты, постепенно воспроизводимые в деловых бумагах, приобретают устойчивый характер и сближаются с фразеологизмами.
Например, обороты с производными предлогами:
— в соответствии с распоряжением Администрации…
— в связи с тяжелым положением, сложившимся…
— в порядке оказания технической помощи…
Среди устойчивых сочетаний наибольшую трудность представляют обороты играть роль /иметь значение/ занимать место. Используются эти словосочетания при оценке фактов и явлений.
Правильны следующие варианты:
|
1) играть (какую?) роль (в чем сыграть) |
Инициатива ряда финансовых групп сыграла заметную роль в стабилизации рынка драгоценных металлов |
|
2) (какая?) роль принадлежит (кому? чему?) |
Важная роль в организации системы делопроизводства в России принадлежала в Петровскую эпоху коллегиям |
|
3) занимать – занять (какое?) Место (где? в чем?) |
Договор о таможенных тарифах и льготах занимает особое место в ряду межгосударственных соглашений |
|
4) отводить — отвести (какое?) Место (кому? чему?) |
Важное место в подготовке специалистов делопроизводства отводится производственной практике |
|
5) иметь (какое?) значение (для кого? чего?) |
Новый закон будет иметь огромное значение для развития финансово-кредитной сферы |
|
6) придать (какое?) значение (кому? чему?) придавать |
При формировании штата сотрудников придается значение не только профессиональным качествам претендентов, но и данным психологических тестов |
|
7) уделять внимание (кому? чему?) уделить |
Все средства массовой информации уделяют внимание таким важным политическим событиям, как выборы в Государственную Думу |
Собственно фразеологизмы (например, считать ворон, выводить на чистую воду, выпускать вожжи) в официально-деловой речи употребляются редко или не употребляются вообще в силу высокой экспрессивности, иногда чрезмерной эмоциональной окраски. Попытки приспособить их к деловой речи приводят к некорректности, смешиванию частей разных фразеологизмов, неоправданной замене компонентов, расширению или сокращению фразеологизмов, грамматически неверным последующим сочетаниям и т. д.
9.2. Орфография
При оформлении документов мы руководствуемся «Правилами русской орфографии и пунктуации», изданными впервые в 1956 году. В настоящее время наблюдаются значительные изменения в употреблении прописных букв.
Прописная буква в именах собственных употребляется во всех частях как сложных, так и составных имен, кроме артиклей (в европейских именах) и компонентов, обозначающих степени родства или иерархию чинов (в арабских и азиатских именах).
Пример: аэропорт имени Шарля де Голля, Фарух аль-Фейсал, Нараяма-сан, Ким Чен Ир, Чарлз Спенсер Чаплин, Жан-Поль Бельмондо.
Русская транскрипция имен может не соответствовать языку оригинала, поэтому употребление имен обязательно корректируется по справочникам или определяется рекомендациями контрагентов.
Дефис в именах собственных употребляется:
— в сложных именах (Жан-Жак Руссо);
— с частицами Сан-, Сент-, Сен-, Лос-, Лас- (в европейских именах);
— в географических названиях и именах (возможно двойное дефисирование в географических названиях): Лос-Анджелес, Сент-Экзюпери, Франкфурт-на-Майне.
При склонении имен сложных изменяется только вторая часть имени: у Жан-Поля Бельмондо.
При склонении составных имен изменяются все слова: для Уильяма Джефферсона Клинтона.
9.2.1. Прописная буква в географических названиях
— родовые понятия пишутся со строчной буквы:
— мост Александра III;
— муниципальный округ «Коптево».
С прописной буквы, если входят в собственное название:
— округ «Марьина Роща»;
— город Белая Церковь.
В полных официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы (и в усеченных наименованиях)
— Содружество Независимых Государств — страны Содружества;
— США — правительство Соединенных Штатов — живет в Штатах.
В образных названиях — только первое слово и имена собственные:
— Страна кленового листа = Канада;
— Страна Суоми = Финляндия.
Образные названия не употребляются в документах и деловых бумагах.
9.2.2. Прописная буква в наименованиях должностей и званий
С прописной буквы пишутся названия высших государственных должностей, а их эквиваленты — со строчной:
— Президент РФ — глава государства, российский президент.
Все остальные названия должностей пишутся со строчной буквы. Отступления возможны при оформлении подписи под документом. Названия иностранные, в т. ч. международные, пишутся в соответствии со статусом документа или пожеланиями контрагентов.
9.2.3. Прописная буква в названиях организаций, учреждений и предприятий
При оформлении клишированных форм документов может быть использован единый шрифт без различения прописных и строчных букв. Слова, которые пишутся с прописной буквы6
— важнейшие международные организации (Организация Объединенных Наций, Совет Безопасности ООН);
— высшие государственные учреждения и организации (Совет Федерации, Государственная Дума, Федеральное Собрание, Конституционный Суд);
— высшие военные объединения России (Вооруженные Силы России, Объединенные Вооруженные Силы СНГ).
Первое слово с прописной:
— центральные учреждения РФ (Министерство путей сообщения);
— центральные международные и зарубежные учреждения и организации (Международный олимпийский комитет. Комиссия ООН по…);
— учреждения местного значения (Префектура Центрального округа г. Москвы, Департамент образования, Арбитражный суд Москвы);
Научные и учебные заведения, учреждения культуры, предприятия (Российская академия наук = Академия наук России, Музей декоративно-прикладного искусства, завод «Красный богатырь». Первый московский часовой завод = 1-й Московский часовой завод, агентство недвижимости «Белый город», банк «Славянский кредит»).
Слова, которые пишутся со строчной буквы:
1) эквивалентная замена (российский парламент, верхняя/нижняя палата парламента);
2) зарубежные учреждения и организации (военно-морской флот Франции, вооруженные силы ООН).
Написание высших органов законодательной власти иностранных государств является спорным вопросом. В неофициальных бумагах возможна строчная буква (бундестаг, конгресс США), в официальных документах необходимо руководствоваться дипломатическим протоколом или пожеланиями контрагентов.
9.2.4. Названия СМИ:
Названия органов печати заключаются в кавычки (журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Новое время», «Независимая газета» сообщает).
9.2.5. Прописная буква при правописании имен, отчеств, фамилий
Общее правило написания личных имен
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, прозвищах, кличках пишутся с прописной буквы все входящие в них слова: Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо, Екатерина Великая, но: Дюма-отец, Федоров — старший и т. п., где слова «отец», «старший» и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
— индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;
— индивидуальные мифологические и религиозные имена: Атлант, Христос, Магомет;
— имена действующих лиц в художественных произведениях: Красная Шапочка, Дед Мороз.
Имена и образованные от них названия, начинающиеся со строчной буквы
Со строчной буквы пишутся:
— имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы, ловелас;
— собственные имена во множественном числе в презрительном, уничижительном значении: гитлеры, квислинги;
— названия единиц величин, образованные от фамилий лиц: ом, ампер, паскаль.
— названия оружия, предметов бытового обихода, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы без кавычек: браунинг, наган, кольт, максим, ремингтон, толстовка, френч, галифе;
— родовые названия мифологических существ: валькирия, домовой.
Сложные фамилии, псевдонимы, личные имена
Каждая часть русской двойной, тройной фамилии и псевдонима начинается с прописной буквы и отделяется дефисом: Римский-Корсаков, Немирович-Данченко, Овчина-Оболенский-Телепнев.
В западноевропейских фамилиях и именах артикли, предлоги, частицы ван, да, дас, дель, дер, дю, ла, ле, фон и т. п. пишутся со строчной буквы и отдельно от других составных частей: Людвиг ван Бетховен, Леонардо да Винчи, Лопе де Вега.
Артикли, предлоги, частицы, которые слились с фамилиями или присоединяются к ним при помощи дефиса, или такие, без которых фамилии не употребляются, пишутся с прописной буквы: Вандервельде, Декарт, Дюбуа, Ламарк, Лафонтен, Фонвизин, Ван-Гог, Дю-Белле. Исключение составляют фамилии Ламот-ле-Вайе, Риего-и-Нуньес.
Усеченная частица «де» присоединяется к другой части фамилии или имени через апостроф: Валери Жискард’Эстен, Луи де Бюсси д’Амбуаз, Де Норман д’ Этноль.
С прописной буквы пишутся стоящие перед фамилией частицы «О» (присоединяется через апостроф), «Мак-», «Сеп-», «Сент-» (присоединяются через дефис): Фрэнк O’ Коннер, О’ Нил, Мак-Грегор, Сен-Жюст, Антуан де Сснт-Экзюпери.
Начальная часть «Ибн» арабских, тюркских и других построчных имен пишется с прописной буквы, присоединяется к последующей части, как правило, дефисом: Ибн-Ясир.
Частицы в нерусских фамилиях (и, сан) пишутся со строчной буквы и присоединяются дефисом: Риего-и-Нунь-ес, Комияма-сан.
Слова «дон», «донья» (господин, госпожа) в сочетаниях с испанскими именами пишутся со строчной буквы, раздельно и в косвенных падежах склоняются: дон Фернандо, доном Фернандо, донья Клемента, доньей Клемснтой.
Составные части арабских, тюркских и других восточных личных имен, обозначающие социальное положение, родственные отношения и т. д., а также служебные слова (лга, ал, аль, ар, ас, бей, бек, бен, заде, зуль, кызы, оглы, оль, паша, уль, хан, шах, эд, эль и др.) пишутся, как правило, со строчной буквы и присоединяются к имени через дефис: аль-Би-руни, Ибрагим-бей, Турсун-заде.
Склонение фамилий
Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, склоняются: Майорец — Майорца, Коломиец — Коломийца, Озолинг — Озолинга, Хмель — Хмеля.
Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг — Марии Озолинг, Елена Коломиец — Елены Коломиец, Надежда Хмель — Надежды Хмель.
Фамилии, оканчивающиеся на неударные гласные -а, -я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию -а предшествует -и: Неруда — Неруды, Петрарка — Петрарки (но: Гарсиа, Гулиа).
Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, склоняются: Головня — Головни, Лобода — Лободы.
Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемые гласные -а, -я, не склоняются: Дюма, Золя.
Прилагательные и наречия, образованные от имен лиц
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен лиц, мифологических существ и т. п. при помощи суффиксов -ов-, -ев- (-сп-) или -ни-, пишутся с прописной буквы: Ван-Дейкова мадонна, Далев словарь.
Прилагательные, образованные от индивидуальных имен при помощи суффикса -ск- (-овск-, -свск-, -инск-), пишутся со строчной буквы: пушкинская квартира, шекспировские трагедии.
Имена прилагательные с суффиксом -ск- в значении «памяти такого-то», «имени такого-то», а также в роли имени собственного пишутся с прописной буквы: Сахаровские чтения, Строгановское училище.
Прилагательные, входящие в застывшие фразеологические выражения, пишутся со строчной буквы: гордиев узел, сизифов труд.
Наречия, образованные от имен собственных, пишутся со строчной буквы: по-суворовски.
9.2.6. Правописание знаков отличия, премий
В названиях орденов, не выделяемых кавычками, с прописной буквы, как правило, пишутся все слова, кроме слов «орден» и «степень»: орден Суворова I степени, орден Отечественной войны I степени, орден Дружбы народов.
В названиях орденов и медалей, выделяемых кавычками, с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: орден «Материнская слава» I степени, медаль «Защитнику свободной России», медаль «За спасение утопающих», медаль «За отвагу на пожаре», медаль «За личное мужество».
В названиях наград зарубежных стран и международных организаций с прописной буквы пишут первое слово названия и имена собственные: Железный крест, орден Почетного легиона, Золотая медаль Мира им. Жолио-Кюри.
В названиях премий с прописной буквы пишется первое слово, кроме слова «премия»: Государственная премия Российской Федерации, Гонкуровская премия, Ломоносовская премия, Нобелевская премия, Гран-при.
9.3. Грамматика
Наиболее частыми являются ошибки в определении рода, числа, типа склонения заимствованных слов. Например, неверно:
— мониторинги предприятий отрасли — слово «мониторинг» не имеет формы множественного числа, только: мониторинг;
— предложить инновацию — слово «инновация» не имеет единственного числа, только: инновации;
— без карт-бланша — калька (копия) с французского в русском языке не склоняется, только: карт-бланш.
Запомним:
|
Только множественное число |
Только единственное число |
Не склоняются |
|
авуары дебаты инновации кулуары |
альтернатива авантюризм аудит бартер дебет девальвация демпинг дисконт импичмент импорт кворум конъюнктура номенклатура нотификация патронаж |
авеню авизо брейн-дреин буржуа вето визави де-факто де-юре евро карт-бланш коммюнике массмедиа ноу-хау паблисити протеже |
|
патронат рэкет секвестр форс-мажор экспорт эмиссия |
рантье резюме реноме статус-кво факсимиле эмбарго |
Актуальной проблемой является образование форм именительного и родительного падежей множественного числа.
В именительном падеже множественного числа возможны окончания –а (-я) или -и (-ы):
|
-а (-я) |
-и (-ы) |
|
отпуск — отпуска сторож — сторожа вексель – векселя директор – директора инспектор – инспектора буфер – буфера ордер – ордера паспорт – паспорта штабель – штабеля’ штемпель – штемпеля’ |
инженер — инженеры выбор — выборы бухгалтер – бухгалтеры диспетчер — диспетчеры брокер — брокеры договор — договоры принтер — принтеры плейер — плейеры слесарь — слесари торт — торты |
В ряде случаев различия в формах именительного падежа множественного числа связаны со значением слов:
|
адресá (адреса сотрудников) пропускá (обменять пропуска) счетá (банковские счета) |
Áдресы (поздравительные адресы юбилярам) прóпуски (пропуски в тексте) счéты (вести счеты, сбросить со счетов) |
Большие затруднения вызывает согласование слов.
Чтобы правильно согласовать несклоняемые существительные с прилагательными и глаголами, необходимо установить род существительных в соответствии с правилами:
1) мужской род:
— одушевленные существительные, называющие мужчин (буржуа; рантье);
— названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся мужскими (атташе, крупье, рефери);
— названия животных (фламинго, пони);
2) женский род:
— обращение к женщине (леди, пани, мадам);
— названия профессий, рода занятий, традиционно считающиеся женскими (травести);
— самки животных (динго кормила щенков);
— соотносимые с существительными женского рода (авеню =улица);
3) средний род:
— неодушевленные существительные (коммюнике, резюме, авизо, фиаско, факсимиле).
Чтобы определить род аббревиатур, надо выделить стержневое слово в полном сочетании:
— МПС — ср. р. (Министерство путей сообщения);
— ФСБ — ж. р. (Федеральная служба безопасности);
— МВФ — м. р. (Международный валютный фонд).
Род заимствованных аббревиатур определяется по русскому переводу стержневого слова:
— АСЕАН (Association of South-East Asian Nations) -ж. р. (ассоциация);
— ОПЕК (Organization of Petroleum Export Countries) — ж. р. (организация);
— НАСА (National Aeronautic and Space Administration) — с. р. (управление).
Запомнить: ТАСС, МИД, ОМОН, УБЭП — мужского рода;
РОНО, РАО, ТОО, ЗАО — среднего рода.
9.4. Словообразование
Словообразование тесно связано с такими разделами, как лексика и грамматика, и представляет едва ли не большую сложность.
Немалую трудность представляет образование глаголов и прилагательных от иностранных слов, в т. ч. терминов деловой и общественно-политической речи.
При образовании глаголов наиболее продуктивны суффиксы:
— изова- и -изирова-. Можно выделить группы слов:
1) возможен только суффикс -изова-:
деморализовать, локализовать, парализовать, мобилизовать;
2) возможен только суффикс -изирова-:
активизировать, муниципализировать, утилизировать, госпитализировать;
3) возможны оба варианта (причем чаще встречается второй):
-вулканизовать — вулканизировать;
— пастеризовать — пастеризировать;
— популяризовать — популяризировать.
Продуктивны также суффиксы -ова-/-ева-, -рова- и др.:
— секвестровать — секвестировать, гарантировать, нокаутировать, вотировать;
-коррумпировать, патентовать, цивилизовать, патронировать.
Иногда образование глагола зависит от значения омонима:
— регент — регентствовать (исполнять обязанности монарха);
— регент — регентовать (дирижировать церковным хором).
Для прилагательных нет подобных правил, поэтому следует обращать особое внимание на лексическое значение исходных слов:
— аккредитив — аккредитивный;
-аккредитация — аккредитационный;
— Европа — европейский, европеоидный, европеизированный;
— Евразия — евразийский;
— Европа и Азия — евро-азиатский;
— мессия — мессианский;
— миссия — миссионерский;
— цена — ценовой;
— цензура — цензурный;
— ценз — цензовый;
— церемония — церемонный;
— церемониал — церемониальный.
При образовании глаголов, причастий и прилагательных следует пользоваться словарями и справочниками.
9.5. Синтаксис и пунктуация
В синтаксисе деловой речи наиболее сложными являются порядок слов, согласование подлежащего и сказуемого и употребление параллельных синтаксических конструкций (причастных и деепричастных оборотов).
Порядок слов в русском языке свободный. Но изменение порядка слов может изменить содержание высказывания:
— Фермерские хозяйства завершили сев озимых к 10 октября (важна дата);
— Фермерские хозяйства к 10 октября завершили сев озимых (важно, что сеяли);
— Фермерские хозяйства сев озимых завершили (категоричное утверждение факта совершения действия);
— К 10 октября завершили сев озимых фермерские хозяйства (срок и кто выполнил задание).
Изменение порядка слов должно быть мотивированным и не должно нарушать стилистическую нейтральность. Нарушенный порядок слов иногда затрудняет понимание текста.
Наиболее часто разрывают даты, означающие границы времени.
Неверно: Прошу с 01.07.2003 предоставить мне отпуск за свой счет до 15.07.2003.
Верно: Прошу предоставить отпуск за свой счет с 01.07.2003 по 15.07.2003.
Затруднительным является согласование подлежащего и сказуемого в тех случаях, когда подлежащее выражено словосочетанием. Согласование возможно как по грамматическим признакам, так и по смыслу.
- 1. Сказуемое в единственном числе;
а) если подлежащее имеет в составе числительное на «один»;
— 21 вагон с контрабандной продукцией был задержан за прошедший месяц;
б) при подлежащих, выраженных местоимениями кто, ничто, кое-кто, некто (в мужском роде) и что, нечто (в среднем роде):
— в газете критиковали тех, кто систематически допускает брак в работе;
— в инструкции указано на то, что могло вызвать поломку;
в) при наличии противительных союзов между однородными подлежащими:
— начальником отдела по решению согласительной комиссии назначен не Иванов, а Петров;
г) при наличии повторяющихся определений перед однородными членами:
— каждый цех, каждый станок должен быть взят на учет;
д) при обратном порядке слов:
— на выставке-ярмарке представлена молочная продукция, дары леса, продукты переработки плодоовощных культур;
е) при перечислении:
— в продаже имеется;
— ткани шелковые;
— готовые платья;
— обувь детская.
- Сказуемое во множественном числе:
а) подлежащее имеет в составе числительное на «два», «три», «четыре»:
— на межрегиональной конференции были представлены 34 вуза;
б) при однородных подлежащих без союзов и повторяющихся слов, без нарушения порядка слов:
— в президиум конференции были избраны представители профсоюзов, руководители фракций и независимые деятели.
- Возможно двоякое согласование.
Подлежащие со словами и сочетаниями большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, мало, несколько:
— большинство голосовало против;
— большинство выступавших поддержали докладчика.
- Согласование идет по грамматическим принципам:
а) со словами ряд, часть, количество и другими, имеющими при себе определение:
— большое количество зерна и другой сельхозпродукции сдано первым сортом;
— ряд юридических и лингвистических ошибок повлияли на оценку законопроекта;
б) подлежащее выражено условным наименованием без родового понятия:
— «Известия» опубликовали…
— «Стальпроект» сорвал план поставки комплектующих;
— «Ярмарка тщеславия» впервые экранизирована…
в) При согласовании с сочетаниями терминологического характера (автомобиль — амфибия) или при наличии приложения газета «Время») принято ориентироваться на более общее (родовое) понятие:
— газета «Известия» опубликовала;
— музей-квартира открылся;
— озеро Селигер было объявлено…
9.6. Употребление заимствованных слов
Точность словоупотребления — одно из важнейших качеств речи. Всем известен афоризм: «Кто ясно мыслит, тот ясно излагает». Чтобы речь (как устная, так и письменная) была абсолютно понятна собеседнику (читателю), необходимо точно и правильно выбирать слова. Неправильно употребленное слово может исказить смысл сообщения, создать возможность двоякого толкования и даже придать фразе нежелательную стилистическую окраску, чаще всего сниженную.
Современная деловая речь, а также речь политиков, общественных деятелей — явление сложное. Наибольшую трудность представляют заимствованные слова, значения которых не всегда точно известны как говорящим, так и пишущим, как авторам, так и адресатам речи. Практически все слова общественно-политического и делового лексикона — это заимствования из греческого, латинского, английского, немецкого, французского и некоторых других языков. Некоторые слова мы образуем в речи по моделям этих языков:
|
демократия технология стенограмма |
из греческого |
мониторинг консалтинг |
из английского |
|
эргономика |
по греческим моделям |
Авуары Визави коммивояжер |
из французского |
|
плебисцит де-юре субсидия |
из латинского |
Верификация Ратификация Деквалификация |
имеют немецкий суффикс |
Не стоит пытаться определить значение неизвестных слов по аналогии с нашими словами — ошибок не миновать:
|
апробация апробировать |
≠ опробовать |
апробация = утверждение, одобрение.
Сравните: Необходимо опробовать новую схему формирования архива фирмы.
Апробация материалов доклада проведена на заседании консультационного совета.
Следует учесть, что общественно-политическая и деловая лексика имеет ярко выраженный характер: большинство слов не имеют в русском языке общеупотребительных синонимов.
Часто употребляемые в деловой речи заимствованные слова могут отличаться от русских синонимов оттенками значения и сочетаемости:
— район — регион;
— авария — катастрофа;
— восстановление — реставрация.
Также заимствованные слова образуют тематические ряды, элементы которых различны по значению:
— гранд — дотация — пенсия — субсидия — субвенция — стипендия;
— аннотация — дайджест — резюме — конспект — реферат — тезисы.
Возможны затруднения при выборе слов, составляющих паронимические пары:
патронат — патронаж —
(покровительство) (социально-медицинский уход)
Знание значений слов поможет правильно построить фразу, избежать ошибочного сочетания с другими заимствованными словами, а также избыточного толкования терминов.
Приведем в качестве примера ряд часто употребляемых в настоящее время слов:
|
альянс |
— союз между государствами, союз вообще, объединение; |
|
бартер |
— прямой товарообмен; |
|
верификация |
— проверка документов, расчетов; |
|
деквалификация |
— потеря, изменение квалификации, опыта; |
|
импичмент |
— процедура привлечения к парламентскому суду высших должностных лиц государства; |
|
примат |
— первенство, преобладающее значение, главенство нововведения; |
|
инновации |
— нововведения; |
|
инцидент |
— случай, происшествие, чаще всего неприятного характера; |
|
инжиниринг |
— инженерно-консультативные услуги; |
|
коммивояжер |
— разъездной агент торговой фирмы; |
|
мониторинг |
— специально организованное систематическое наблюдение за какими-либо процессами; |
|
новация |
— прекращение действия обязательств и замена их на новые по соглашению сторон; |
|
плебисцит |
— всенародное голосование, референдум; |
|
приоритет |
— первенство в открытии, в изобретении, преобладающее значение чего-либо, в чем-либо; |
|
брэнд |
— популярная торговая марка в какой-либо период времени; |
|
дефолт |
— невыполнение обязательств, отказ от уплаты долга; |
|
эволюция |
— равномерное, поступательное развитие; |
|
эксцесс |
— нарушение общественного порядка, острое столкновение; |
|
электорат |
— круг избирателей, голосующих за какую-либо партию на выборах. |
В целом выбор слов должен характеризоваться не только точностью, но и уместностью. Это значит: не употребляйте, по возможности, иностранные слова, если есть аналогичное русское слово или словосочетание. Речь должна отличаться грамматической правильностью, стилистически соответствовать всему высказыванию (тексту), также слова должны подбираться с учетом норм сочетаемости.
|
Приложение № 1 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Образец
расположения реквизитов на бланке письма
Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
|
1. |
||||||||||||||||||||||||||
2. |
|
Текст документа («минимум» 18) |
|
Наименование должности И.О. Фамилия 5 мм |
|
Отметка об исполнении документа |
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации Семлевского
сельского поселения Вяземского
района Смоленской области
Герб
администрация СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от_____________ №______
(Заголовок (о чем?))
_______________________
_______________________
(не более 7,5 см)
(преамбула)
_______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области постановляет:
(постановляющая часть)
- _____________________________________________________________
____________________________________________________________________
1.1. (или а)) ____________________________________________________
____________________________________________________________________
2.
Глава муниципального образования
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области Инициалы, фамилия
|
Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Герб
администрация СЕМЛЕВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ
ВЯЗЕМСКОГО РАЙОНА СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от_____________ №______
(Заголовок (о чем?))
_______________________
_______________________
(не более 7,5 см)
(преамбула)
_______________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(распорядительная часть)
_______________________________________________________________
____________________________________________________________________
Глава муниципального образования
Семлевского сельского поселения
Вяземского района Смоленской области Инициалы, фамилия
|
Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Визирование проекта
муниципального правового акта
ВИЗЫ:
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Исп. Должность подпись Инициалы, фамилия дата
|
тел. разр. Инициалы, фамилия подпись дата |
тел.
Разослать: прокуратуре, комитету образования……… .(рассылку определяет исполнитель)
Экз._____ (указывается количество экземпляров)
Версия на бумажном носителе идентична версии электронной.
Дата (указывается дата сдачи проекта муниципального правового акта в отдел муниципальной службы).
Подпись (подпись сдающего проект МПА).
|
Приложение № 4 (продолжение) к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
Визирование проекта
муниципального нормативного правового акта
ВИЗЫ:
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Должность подпись Инициалы, фамилия дата
Исп. Должность подпись Инициалы, фамилия дата
|
тел. разр. Инициалы, фамилия подпись дата |
тел.
Разослать: прокуратуре, комитету образования……… .(рассылку определяет исполнитель)
Экз._____ (указывается количество экземпляров)
Версия проекта на бумажном (электронном) носителе направленна в прокуратуру. Дата. Подпись.
Версия на бумажном носителе идентична версии электронной.
Дата (указывается дата сдачи проекта муниципального правового акта в отдел муниципальной службы).
Подпись (подпись сдающего проект МПА).
|
Приложение № 5 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского Вяземского района Смоленской области |
П Р О Т О К О Л
от ____________ № ______
Председатель (председательствующий) – (г.Вязьма)
Секретарь –
Присутствовали:
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Или:
Присутствовали ______человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1.О мерах по реализации … .
Доклад (должность, фамилия, инициалы)…..
1.СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – предложил изменить план обеспечения стройматериалами… … .
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)::
Председатель
(Председательствующий) Подпись Инициалы фамилия
Секретарь Подпись Инициалы, фамилия
|
Приложение № 6 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
с о в е щ а н и я
_______________ № ____________
(дата)
с. Туманово
Председатель – наименование должности И.О. Фамилия
Секретарь – наименование должности И.О. Фамилия
Присутствовали:
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
ПОВЕСТКА ДНЯ:
О … .
Доклад … (наименование должности Фамилия И.О.).
СЛУШАЛИ:
Фамилия И.О. – … .
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. – … .
Фамилия И.О. – краткая запись выступления.
ПОСТАНОВИЛИ:
3.1. … .
3.2. … .
Верно
(дата)
Секретарь _____________ И.О. Фамилия
(подпись)
________
(дата)
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области
|
Администрация Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
УТВЕРЖДАЮ |
||||
|
Отдел информационной политики и информационных технологий |
Глава Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
||||
|
АКТ |
______________И.О. Фамилия |
||||
|
«___» _________20 __ года |
|||||
|
05.06.2017 |
№ |
№ 5 |
|||
|
г.Вязьма |
|||||
|
О проверке технического состояния оргтехники |
|||||
Основание: распоряжение Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области от _____________№ ____ «О создании комиссии по …»
Акт составлен комиссией:
|
Председатель: |
наименование должности |
Фамилия И.О. |
|
|
Члены комиссии: |
наименование должности |
Фамилия И.О. |
|
|
наименование должности |
Фамилия И.О. |
||
|
наименование должности |
Фамилия И.О. |
С 25 по 27 февраля 2017 года комиссия провела проверку технического состояния оргтехники, в ходе которой установлено………………….…
Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:
Акт составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. – в дело № 12-08 за 2017 год;
2-й экз. – в отдел информационной политики и информационных технологий.
|
Председатель: |
подпись |
И.О. Фамилия |
||
|
Члены комиссии: |
подпись |
И.О. Фамилия |
||
|
подпись |
И.О. Фамилия |
|||
|
Приложение № 8 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
||||
Написание некоторых сокращений слов, дат и чисел
Написание наиболее употребляемых сокращений слов и наименований
В проектах постановлений и распоряжений Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области рекомендуется употреблять полные наименования исполнительно-распорядительного органа муниципального образования.
В документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках сокращенное наименование, например: Департамент экономического развития Смоленской области (далее – Департамент).
Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД – МИДа, ГОСТ – ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз – вуза).
Используемые в документах сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. Например:
век, века – в., вв. (при цифрах) область — обл.
год, годы – г., гг. (при цифрах) переулок — пер.
текущего года – т.г. площадь – пл.
гектар – га подъезд – под.
глава, главы – гл. (в книгах) поселок – пос.
город – г. проезд — пр.
господин, госпожа, господа – г-н, проспект — просп.
г-жа, гг. пункт, пункты – п., пп.
гражданин – гр-н район – р-н (при названии)
дом – д. рисунок – рис.
железная дорога – ж.д. рубль – руб.
железнодорожный – ж.-д. село – с. (при названии)
исполняющий обязанности – и.о. смотри – см.
исполняющий полномочия – и.п. статья – ст. (при цифрах)
и прочие – и пр. страница – с. (при цифрах)
и другие – и др. таблица – табл.
и так далее – и т.д. и тому подобное – и т.п.
кабинет – каб. то есть – т.е.
килограмм – кг (при цифрах) том, тома – т., тт. (при цифрах)
комната – к. тонна – т
корпус – корп. тысяча, тысячи – тыс. (при цифрах)
лист, листы – л. улица – ул.
метр – м (при цифрах) центнер – ц.
миллиард, миллиарды – млрд. секунда – с.
(при цифрах)
миллион, миллионы – млн. экземпляр – экз.
(при цифрах)
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов год, годы, необходимо сокращать и слова век, века после цифр, обозначающих столетия. Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переносить ее на другую строку или страницу.
Написание дат
Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц и год, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 1999 г., 02.07.99, 02.07.2000.
При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово год пишется полностью: план работы на 1999 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 1999 г., в июле – августе 1999 г.; в I квартале 1999 г., в III — IV кварталах 1999 г.; в первом полугодии 1999 г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом.
Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в июле 1999 г., но: за 8 месяцев 1999 года, в 1999 году, с 1995 по 1999 год, в 1996 – 1999 годах.
Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указывается следующим образом: годах в период 1970-1980-е годы (год и десятилетие).
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, Рождество Христово, но: День Победы, День защитников Отечества.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения, например: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседание Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы.
Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды.
Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего, например: 50, 70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго, например: 50 – 60-е годы, в 20 – 30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц, например: приложение № 2, таблица 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний, например: XX век, XIX-XX века, XX столетие; I квартал, IV квартал; Х Международный астрономический съезд; XII Олимпийские игры.
При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Написание чисел
Для написания чисел используются следующие формы: буквенная (четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ. 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный).
Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: 5 тыс.рублей, 12 млн.рублей, 20 млрд.рублей.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах,
например: в библиотеку поступило 15 ПЭВМ, а в архив – 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве – двух.
Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуется писать: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 20 млн.тонн; в приложениях – сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; пять программистов, а не пять человек программистов. Но пишется: 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например: …при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза… (но не «в полтора раза»).
В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по две цифры,
например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта, например: ул. Ильинка, д.9/2. Литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки №, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз,
например: № 1-5; § 1 и 2; 25-30%.
Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующие цифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях при работе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
Математические обозначения =, <, >, +, – и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами «равно», «меньше», «больше», «плюс», «минус».
|
Приложение № 9 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
||
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ_______________ №______ (место составления) на _______год |
УТВЕРЖДАЮГлава Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области Подпись Инициалы, фамилия «___» ______________ 20_____ |
|
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню |
Приме-чание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование структурного подразделения |
||||
Наименование должности
составителя номенклатуры дел
Дата Подпись Инициалы, фамилия
Подпись зав. ведомственного архива
|
согласовано Протокол экспертной комиссии Администрации Тумановского сельского поселения Вяземского района Смоленской области от _______________ № _____ _________________ Инициалы, фамилия
|
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной проверочной комиссии Департамента Смоленской области по делам архивов от_____________ №____ ___________ Инициалы, фамилия
|
Итоговая запись о категориях
По срокам хранения Всего В том числе переходящих С отметкой
ЭПК
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
|
Приложение № 10 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____
В деле подшито и пронумеровано ______________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы __________________________,
пропущенные номера ______________________________,
+ листы внутренней описи ____________________________
____________________________________.
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
(должность лица, составившего заверительную надпись,
подпись, расшифровка подписи, дата)
|
Приложение № 11 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевскогоь сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
________________________________________________________________
(наименование исполнительно-распорядительного органа
муниципального образования)
———————————————————————————————-
Д Е Л О № ______
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Начато_______________20___
Окончено_____________20___
На ________________ листах
__________________________
(срок хранения)
Фонд № ________
Опись №________
Дело № ________
|
Приложение № 12 к Инструкции по делопроизводству в Администрации Семлевского сельского поселения Вяземского района Смоленской области |
А К Т
о выделении к уничтожению документов и дел,
не подлежащих дальнейшему хранению
На основании ___________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов)
____________________________________________________________________
с указанием сроков их хранения)
Экспертная комиссия в составе: ___________________________________
____________________________________________________________________
отобрали к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие значение следующие документы (дела):
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Количество дел |
Сроки хранения дел и номера статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого за ________год в акт № ______ внесено ________документов и дел
(прописью)
_____ _____________________ __________________________ (подписи лиц, составивших акт)
Документы сданы на переработку_________________________________
(подпись лица, уничтожившего документ)
Дата создания: 07-07-2021