/
Документы /
Постановления /
Постановление №14-п от 01.02.2021 г. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
ИРКУТСКИЙ РАЙОН
АДМИНИСТРАЦИЯ СОСНОВОБОРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от «01» февраля 2021 года № 14 -п
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в администрации
Сосновоборского муниципального образования
В целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности, установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации Сосновоборского муниципального образования
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования, согласно приложению №1.
2. Начальникам отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования обеспечить соблюдение настоящего постановления.
3. Постановление Администрации Сосновоборского муниципального образования от 13.11.2013 г. № 113 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования» признать утратившим силу.
4. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на главного специалиста Администрации Сосновоборского муниципального образования Наумову Нину Вячеславовну.
Глава администрации Сосновоборского муниципального образования
Е.Н. Фокина
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Администрации
Сосновоборского муниципального
образования
от 01.02.2021 г. № 14-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Сосновоборского
муниципального образования Иркутского района
Иркутской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству Администрации Сосновоборского муниципального образования (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71, ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.5 Методическое руководство работой по организации, ведению и совершенствованию делопроизводства в Администрации Сосновоборского муниципального образования осуществляет главный специалист Администрации Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет главный специалист Администрации Сосновоборского МО.
1.6. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота администрации Сосновоборского муниципального образования возлагается на главного специалиста Администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации поселения возлагается на начальников отделов администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.8. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации Сосновоборского муниципального образования. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены начальников отдела Администрации Сосновоборского муниципального образования с настоящей Инструкцией.
1.9. Работники Администрации Сосновоборского муниципального образования несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
1.10. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.11. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Администрации Сосновоборского муниципального образования, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается главному специалисту, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются главе администрации Сосновоборского муниципального образования.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;
электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;
сканирование документа – получение электронного образа документа.
служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.
3. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Деятельность Администрации Сосновоборского муниципального образования обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации Сосновоборского муниципального образования, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Администрацией поселения, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Администрации Сосновоборского муниципального образования реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя муниципальные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Муниципальный правовой акт Администрации Сосновоборского муниципального образования – решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Сосновоборского муниципального образования федеральными и областными законами, принятое населением Сосновоборского муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления Сосновоборского муниципального образования, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории Сосновоборского муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.
К муниципальным правовым актам, издаваемым Администрацией поселения, относятся:
– постановления Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение №2);
– распоряжения Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение №3).
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Сосновоборского муниципального образования, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
– решения совещательных, консультативных и координационных советов, комиссий;
– поручения должностных лиц и другие.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
– положения;
– правила;
– инструкции (методические рекомендации);
– планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и другие.
4. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
СОСНОВОБОРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.
ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.1. Документация Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Документация Администрации Сосновоборского муниципального образования – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования, а также положениями об отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.
4.2. Общие правила оформления документов.
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10 – 12 пт.
Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».
Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через один или 1,5 межстрочного интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей). Используется автоматическая расстановка переносов. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.
4.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей, не менее:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.».
4.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
4.2.4. Для выделения заголовков правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (заголовков разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.
4.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
4.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
4.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.
4.2.8. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования) На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
4.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF; PDF/А-1.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования используются следующие реквизиты:
а) Герб Сосновоборского муниципального образования (при наличии);
б) наименование органа местного самоуправления – автор документа;
в) наименование структурного подразделения – автор документа;
г) наименование должности лица – автора документа;
д) справочные данные об органе местного самоуправления;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
к) место составления или издания документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) заголовок к тексту;
п) текст документа;
р) отметка о приложении;
с) гриф согласования документа;
т) виза;
у) подпись должностного лица;
ф) отметка об электронной подписи;
х) печать;
ц) отметка об исполнителе;
ч) отметка о завершении копии;
ш) отметка о поступлении документа;
щ) резолюция;
э) отметка о контроле;
ю) отметка о направлении документа в дело;
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
4.3.3. Герб (при наличии) Сосновоборского муниципального образования помещают на бланках документов посередине верхнего поля бланка над реквизитами Администрации Сосновоборского муниципального образования, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
4.3.4. Наименование органа местного самоуправления – автора документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования органа местного самоуправления его помещают в скобках ниже полного.
4.3.5. Наименование должности лица – автора документа используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием органа местного самоуправления. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ.
Например:
Глава Администрации
Сосновоборского муниципального образования Личная подпись Ф.И.О.
Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
| Главный специалист Администрации
Сосновоборского муниципального образования Личная подпись Ф.И.О. |
Специалист первой категории Администрации
Сосновоборского муниципального образования по жилищно-коммунальному хозяйству Личная подпись Ф.И.О. |
При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | Н.И. Свистунов |
| Члены комиссии: | Личная подпись | К.П. Федорин |
| Личная подпись | И.Г. Василенко | |
| Личная подпись | Г.И. Фролов |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
4.3.6. Справочные данные об органе местного самоуправления включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).
4.3.7. Наименование вида документа (например: приказ, протокол, акт) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных)писем.
Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: ПРИКАЗ, А К Т).
4.3.8. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Администрации Сосновоборского муниципального образования, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);
словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).
При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.
4.3.9. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера.
Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
4.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от …» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.
4.3.11. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров № 11 или 10 и размещать в две строки.
4.3.12. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если документ, содержащий информацию ограниченного доступа, оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, гриф ограничения доступа к документу проставляется справа над реквизитами бланка.
Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования») проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по отношению к ней по центру. Например:
Для служебного пользования
Экз. № 1
4.3.13. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и другое).
В качестве адресата могут быть органы государственной власти области, органы местного самоуправления области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
Президенту
ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Например:
Председателю
садового товарищества «Аэро»
И.А. Исаеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Главам администраций
муниципальных образований
Иркутского района Иркутской области
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. Список рассылки определяется исполнителем документа.
Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.
Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.
Например:
Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274
При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, поселения, области, почтовый индекс.
Например:
Кирееву И.П.
ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018
4.3.14. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются главой Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации Сосновоборского муниципального образования
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
Регламент УТВЕРЖДЕН
Правила УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция УТВЕРЖДЕНА
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:
| УТВЕРЖДЕНО | |
| Общественным советом при
Правительстве Зимовниковского района Ростовской области (протокол от 19.09.2018 № 5) |
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. Гриф утверждения может входить в состав отметки о приложении к правовому акту.
4.3.15. Заголовок к тексту – краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:
распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о выделении средств;
акт (чего?) приема-передачи дел;
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
4.3.16. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);
3-го лица единственного числа («юридический комитет Правительства области не считает возможным…»).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности органа местного самоуправления, структурных подразделений Администрации Сосновоборского муниципального образования (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Иркутской области».
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы
с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.
В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
4.3.17. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
| Приложения: | 1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. |
| 2. Список школ на 3 л. в 2 экз. |
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».
Например:
Приложение № 2
к постановлению
Администрации
Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области
от 20.05.2020 № 57
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
| Приложение: | заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
4.3.18. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
Личная подпись И.С. Новикова
Дата
При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо министерства информационных технологий
и связи Иркутского района Иркутской области
от 17.08.2011 № 18.04/426
Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций,
о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.И. Самойлов
Дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации
| СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя Ространснадзора Личная подпись К.А. Коротков Дата |
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя Росжелдора Личная подпись И.С. Белова Дата |
4.3.19. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»
_____________ И.В. Сергеев
(личная подпись)
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и двоеточия), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Иркутского района Иркутской области
от 23.09.2011 № 12
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
4.3.20. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает подпись (или электронную подпись в системе «Дело»), расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:
Начальник правового управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Допускается полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на оборотной стороне листа.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.
Организация процедуры согласования и визирования проектов правовых актов, этапы и сроки согласования представлены в Регламенте Администрации Сосновоборского муниципального образования.
4.3.21. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование органа местного самоуправления. Например:
| Заместитель главы
Администрации Сосновоборского муниципального образования |
Подпись | И.О. Фамилия |
Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается. Например:
| Заместитель главы | Подпись | И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например:
| Первый заместитель
главы Администрации Сосновоборского муниципального образования |
Подпись | И.О. Фамилия |
| Заместитель
главы Администрации Сосновоборского муниципального образования |
Подпись | И.О. Фамилия |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | И.О. Фамилия |
| Секретарь комиссии | Личная подпись | И.О. Фамилия |
| Члены комиссии: | Личная подпись | И.О. Фамилия |
| Личная подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
| И.о. директора департамента | Подпись | И.О. Фамилия |
или
| Исполняющий обязанности
директора департамента |
Подпись | И.О. Фамилия |
4.3.22. Отметка об электронной подписи (ЭП) используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.
В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:
| Заместитель главы
Администрации Сосновоборского муниципального образования |
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020 |
И.И. Иванов |
Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.
4.3.23. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
4.3.24. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом). Например:
Петров Виктор Александрович
+7 (863) 262-41-46
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт. Например:
Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения
+7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@ donland.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (№ 11 пт).
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя. Например:
Экз. № 1 – в адрес.
Экз. № 2 – в дело.
Исп. и отп. Иванов Р.А.
12.06.2018
+7 (863) 268-93-26
4.3.25. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:
| Верно. | ||
| Специалист эксперт отдела | Подпись | И.О. Фамилия |
| 25.03.2019 |
Если копия документа выдается для представления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью органа местного самоуправления. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Например:
Подлинник документа находится в Администрации Сосновоборского муниципального образования в деле № 26.09-02 за 2018 год.
Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.
Администрация Сосновоборского муниципального образования выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Копии документов рассылаются в отделы Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
4.3.26. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган местного самоуправления и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.
4.3.27. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции.
Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции. Например:
Морозову Н.В.
Прошу подготовить проект
договора к 01.12.2019
Подпись
05.10.2019
Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»).
Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в системе «Дело» для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.
Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.
4.3.28. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле первой страницы документа. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК документа обозначается буквой «К».
4.3.29. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Документооборот в Администрации Сосновоборского муниципального образования осуществляется как на бумажном, так и в электронном виде.
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться на бумажном носителе или с использованием электронной почты.
5.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
5.3. Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования используются ЭП.
6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ
6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Администрации Сосновоборского муниципального образования (далее – правовой акт) определен Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
При оформлении проектов правовых актов используются следующие реквизиты:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.
6.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей главы Администрации Сосновоборского муниципального образования, управляющего делами, начальников отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.
Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
6.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.
Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
6.2.3. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Иркутского района Иркутской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.
Например:
полное наименование – распоряжение Администрации Сосновоборского муниципального образования от 29.01.2018 № 60 «О награждении почетной грамотой главы Администрации Сосновоборского муниципального образования»;
сокращенное наименование – распоряжение Администрации Сосновоборского муниципального образования от 29.01.2018 № 60.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
6.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.
6.2.5. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.
Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.
Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.
6.2.6. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок может занимать до 5 строк.
6.2.7. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.
6.2.8. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:
Глава Администрации
Сосновоборского муниципального образования Инициалы, фамилия
6.2.9. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».
Например:
Приложение № 3
к постановлению Администрации
Сосновоборского муниципального образования
от 20.05.2020 № 57
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.
Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».
При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году.
При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.
Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.
6.2.10. Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.
Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
На приложениях к проектам на бумажных носителях визы проставляются в соответствии с подпунктом 4.3.19 Инструкции. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.
6.2.11. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается отделом по организационно-правовой работе, контролю и противодействия коррупции.
6.2.12. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания.
Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт определяет исполнитель, который подписывает лист рассылки в нижней его части.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.
7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Протокол.
7.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря комиссии или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
7.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
7.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- повестка дня;
- перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
7.1.4. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
7.1.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;
дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.
В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 1, № 5). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
7.1.6. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня и содержание вопроса.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»). Указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
7.2. Служебные письма.
7.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
7.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении № 4.
7.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области считает…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
7.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.
7.2.5. Датой письма является дата его регистрации.
7.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Сосновоборского муниципального образования.
7.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования.
7.3. Телеграмма.
7.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
-правительственные;
-срочные;
-обыкновенные.
7.3.2. Телеграммы на отправку принимаются специалистом 1 категории по работе с обращениями граждан правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложение № 6).
Текст телеграммы должен быть сжатым (не более 50 знаков), без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
7.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов.
7.4. Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.
7.5. Положение, правила, инструкция.
Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.
Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос
«о чем?».
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
7.6. План.
Составляющими пунктами планов являются:
– наименование (содержание) работы или мероприятия;
– исполнитель;
– срок исполнения;
– отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
7.7. Акт.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных
в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
7.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
7.9. Стенограмма (звукозапись).
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
7.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
7.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
7.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
7.10. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Общие правила организации документооборота.
8.1.1. Движение документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации Сосновоборского муниципального образования, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
8.1.3. В документообороте органа местного самоуправления выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
8.1.4. В органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются с использованием электронной почты, а также средствами почтовой связи и электросвязи.
8.1.5. Документы, поступающие в орган местного самоуправления, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
8.1.6. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
8.2. Прием, регистрация, отправка документов.
8.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающей корреспонденции производятся главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Отметка о поступлении документа в Администрацию поселения оформляется с использованием штампа, содержит порядковый номер и дату поступления документа.
8.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные главе Администрации Сосновоборского муниципального образования, главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.
8.2.3. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в журнале.
8.2.4. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале.
8.2.5. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
8.2.6. Документы, поступившие из внешних организаций, регистрируются главным специалистом администрации.
8.2.7. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваиваются первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.
8.2.8. При регистрации входящих документов одинакового содержания,
но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер.
8.2.9. Контроль исполнения документов организуется в соответствии
с Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
8.2.10. Рассылка документов с резолюцией осуществляется главным специалистом Администрации.
8.2.11 Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в соответствии с номенклатурой дел.
Письма, адресованные органам исполнительной власти области и администрациям муниципальных образований области, отправляются по электронной почте.
8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив.
8.4. Архивом осуществляются:
– сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования;
– выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в регистрационных журналах и доступна работникам Администрации Сосновоборского муниципального образования.
9. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
9.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Администрации Сосновоборского муниципального образования, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
9.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения.
9.3. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.
Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
9.4. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает главный специалист по электронно-информационному взаимодействию и связи.
10. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в муниципальный архив в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.
10.1. Составление номенклатуры дел.
10.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации Сосновоборского муниципального образования, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел органа местного самоуправления:
а) составляется службой делопроизводства;
б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями об отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации Сосновоборского муниципального образования, их виды, состав и содержание.
10.1.3. В Администрации Сосновоборского муниципального образования составляются типовая номенклатура дел Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение № 7).
10.1.4. Номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, архива Администрации Сосновоборского муниципального образования, подписывается главой поселения.
10.1.5. Номенклатура дел администрации Сосновоборского муниципального образования согласовывается с Архивным отделом Иркутского района и утверждается главой администрации Сосновоборского муниципального образования.
10.1.6. После утверждения отделы администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архивном секторе администрации Иркутского района.
10.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие.
10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации Сосновоборского муниципального образования.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Сосновоборского муниципального образования цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений,
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации поселения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с руководителями промышленных
предприятий области по выполнению госзаказа
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с министерством образования
по вопросам учебно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций муниципальных
образований по вопросам социальной защиты населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Областным музеем краеведения
(г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню,
а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела,
о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).
10.1.11. Если в течение года в Администрации Сосновоборского муниципального образования возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
10.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
10.2. Формирование и оформление дел.
10.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
10.2.2. Дела формируются в Администрации Сосновоборского муниципального образования, в отделах администрации.
10.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства, для формирования их в дела.
10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
10.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Иркутской области и Законодательного Собрания Иркутского района Иркутской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
10.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению
в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство при методической помощи ведущего специалиста архивного отдела Администрации Иркутского района.
10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 8); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 9); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 10); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Администрация Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области» – указывается полностью в именительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации Сосновоборского муниципального образования; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Администрации Сосновоборского муниципального образования, согласованной с экспертной комиссией Администрации Сосновоборского муниципального образования; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
10.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3. Организация оперативного хранения документов.
10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
10.3.2. Начальники отделов и специалисты и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
10.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
11. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Администрации Сосновоборского муниципального образования являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на хранение в Муниципальный архив.
11.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
11.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
11.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на хранение в Администрации поселения создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников.
11.1.3. Функции и права экспертной комиссии (ЭК) Администрации Сосновоборского муниципального образования, а также организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии, утвержденным главой поселения, которое согласовывается с Муниципальным архивом района. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Администрации Сосновоборского муниципального образования (по аппарату).
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
- рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации Сосновоборского муниципального образования;
- рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Муниципальный архив;
- рассматривает описи дел по личному составу;
- определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
- выносит решение о представлении их на утверждение экспертной-проверочной комиссии архивного дела Иркутского района Иркутской области;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
11.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
11.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
11.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 11).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.
11.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Сосновоборского муниципального образования.
11.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
- в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
- порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом Администрации Иркутского района;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел дополняются словами «том 1» и т.д..
11.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии Архивного отдела Иркутского района (приложения № 12 – № 14).
11.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
11.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение № 15).
После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.
Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится главным специалистом по электронно-информационному взаимодействию и связи.
11.1.12. При первичном представлении описей в Архивный отдел Иркутского района , составляются историческая справка к архивному фонду Администрации Сосновоборского муниципального образования и предисловия к ним.
11.2. Подготовка и передача документов в архив Администрации производится ответственными за делопроизводство в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.2.1. В архив Администрации Сосновоборского муниципального образования передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.2.2. В период подготовки дел отделами администрации в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.
11.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив Администрации, передавшего дела, с согласованием специалиста Архивного отдела Иркутского района.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
11.3. Архив Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.3.1. В Администрации Сосновоборского муниципального образования для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет ответственный за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования, определенный экспертной комиссией Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.3.2. В своей практической деятельности ответственный за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования в работе
с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, архивного агентства Иркутской области и Муниципального архива Иркутского района, Положением об архиве Администрации Сосновоборского муниципального образования, Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования, номенклатурой дел, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.
11.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Администрации сельского поселения после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела текущего делопроизводства находятся в рабочих комнатах. Упорядоченные архивные документы хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от повреждений, вредных воздействий окружающей среды, в специально отведенных для этой цели помещениях административного здания органа местного самоуправления.
11.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Администрации сельского поселения не подлежат.
11.3.5. Передача дел в архив Администрации сельского поселения осуществляется ежегодно отделами администрации по графику, утвержденному главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.3.6. В случае ликвидации или реорганизации отдела лицо, ответственное за архив и ведение делопроизводства Администрации Сосновоборского муниципального образования, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Иркутского района независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
11.3.7. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование работникам отделов с разрешения ответственной за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования под расписку в журнале. В нем указываются наименование отдела администрации, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ответственного за архив Администрации сельского поселения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ведущего специалиста Муниципального архива района с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления протокола
ПРОТОКОЛ
заседания администрации Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области
________________________ № _____ х.Хуторской
(дата заседания)
| Председательствующий | – | __________________________________________(указываются фамилия с инициалами, должность) |
| Присутствовали: | ||
| члены
администрации Сосновоборского муниципального образования |
– | __________________________________________(указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую) |
| Приглашенные: | руководители органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации Сосновоборского муниципального образования |
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об итогах социально-экономического развития Сосновоборского муниципального образования
за 2017 год (фамилия, инициалы выступавших).
2. О внесении изменений в постановление администрации Сосновоборского муниципального образования от ______________ № ________ (фамилия, инициалы выступавших).
3. О…
1. СЛУШАЛИ:
Об итогах социально-экономического развития Сосновоборского муниципального образования
за 2017 год.
| Докладчики: | |
| (фамилия, инициалы) |
ГОЛОСОВАЛИ:
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Перечень поручений администрации Сосновоборского муниципального образования согласно приложению.
2. СЛУШАЛИ:
О проектах правовых актов Администрации Сосновоборского муниципального образования
(вопросы 2 – 17 повестки дня).
ГОЛОСОВАЛИ:
РЕШИЛИ:
2.1. Принять проекты правовых актов администрации Сосновоборского муниципального образования (вопросы 2 – 17 повестки дня).
3. СЛУШАЛИ:
Разное.
РЕШИЛИ:
4. Контроль за исполнением протокола возложить на контрольное управление Администрации Сосновоборского муниципального образования.
| Протокол вел | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
ИРКУТСКИЙ РАЙОН
СОСНОВОБОРСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
От «___» ______2020 года № ___-п
(заголовок (о чем?)
__________________________
__________________________
(преамбула)
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ПОСТАНОВЛЯЮ:
(постановляющая часть)
1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Глава Администрации
Сосновоборского
муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
ИРКУТСКИЙ РАЙОН
СОСНОВОБОРСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
АДМИНИСТРАЦИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
От «___»_____2020 года №___-р
(заголовок (о чем?)
__________________________
__________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Глава Администрации
Сосновоборского
муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления письма на бланке
| РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ ИРКУТСКИЙ РАЙОН Администрация Сосновоборского муниципального образования 664541 д. Сосновый Бор ул. Урожайная, 14 тел.: 8(3952)692-559; (факс): 692-556 adm_sosnovoborskoe_mo@mail.ru ______2021 г. № ____ |
Первому заместителю Мэра АИРМО И.В. Жуку |
Уважаемый _______________________________!
(имя, отчество)
(текст письма)
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз.
Глава Администрации
Сосновоборского
муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления протокола
ПРОТОКОЛ
заседания комиссии по…__________________________________
________________________ № _____
(дата заседания)
___________________________________
(место издания)
| Председатель | – | Смирнов С.С. |
| Секретарь | – | Антонова М.И. |
| Присутствовали: | 30 человек (список прилагается)
(если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую). |
ПОВЕСТКА ДНЯ:
| 1. | О порядке подготовки к конференции. |
| Доклад начальника отдела… | |
| 2. | О… |
| Доклад заместителя руководителя… |
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. – текст доклада прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1. Одобрить…
1.2. …
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Председательствующий Личная подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления телеграммы
Место
печати
ТЕЛЕГРАММА
Кому (должность, инициалы, фамилия)
Адрес (с указанием почтового индекса)
(текст телеграммы)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Глава Сосновоборского муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
——————————————————————————————————-
ул. Мира, 17, х.Хуторской, Ростовская область, Россия, 347474
«______» _______________ 20__ г.
Исп.: ___________________
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
администрации Сосновоборского
муниципального образования
ФОРМА
номенклатуры дел
| Сосновоборское муниципальное
образование АДМИНИСРАЦИЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ № __________ ______________________ (место составления) На ________________ год |
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Сосновоборского Муниципального образования ФИО Подпись Дата |
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности
составителя номенклатуры Подпись Расшифровка подписи
| СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ______________ № ___________ |
СОГЛАСОВАНО
__________________________________ __________________________________ Наименование должности руководителя архивной службы города, поселения |
Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу
____________________________________________________________________
| Фонд №____________ Опись №____________ Дело №____________ |
____________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)
ДЕЛО № _________ Том № ________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________
(дата)
| Фонд №____________ Опись №____________ Дело №____________ |
_________на _______ листах _______ хранить _________________________________ |
Приложение № 19
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________
пронумерованы чистые ли _________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 10
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
№________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа |
Заголовок документа | Номер листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ИТОГО ______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_________________________ листов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
Приложение № 11
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ПЕРЕЧЕНЬ
нормативно-методических документов
для определения сроков хранения документов
1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2006
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12. 2019 № 236.
Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
титульного листа описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
Архивный отдел администрации Иркутского районного
муниципального образования
Администрация Сосновоборского муниципального
образования – Администрация сельского поселения
д. Сосновый Бор Иркутского района Иркутской области
Январь 2012 года – декабрь 2012 года
Ф О Н Д № ____
Опись № ___
дел по личному составу
(личные дела муниципальных служащих)
За 2012 – годы
Хранить – лет
На листах
Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
_________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
дата
Фонд №_______________
Опись №_______________
дел постоянного храненияза___________год________
| № п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с №__________ по № __________________________________________________,
литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.
Опись составил _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Наименование должности
составителя описи
(лицо, ответственное
за архив)
Дата
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО | |
| Протокол ЭК организации | Протокол ЭПК комитета | |
| от «_______» ___________ № ______ | от «_______» ___________ № ______ |
Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
описи дел по личному составу
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
_________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Фонд №_______________
Опись №_______________
дел по личному составуза _______________год
| № п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов в деле | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с №__________ по № __________________________________________________,
литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.
Опись составил _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Наименование должности
составителя описи (лицо, ответственное
за архив) подпись Расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО | ||
| Протокол ЭК организации | Протокол ЭПК комитета | |
| от «_______» ___________ № ______ | от «_______» ___________ № ______ |
Приложение № 15
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА АКТА
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
_________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
дата
________ №____________
______________________
(место составления)
о выделении документов, не подлежащих хранению,
на основании ________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов)
____________________________________________________________________
(с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или группы дел | Дата дела или крайние даты дел | Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _______________________________ дел за ____________________.
Описи дел постоянного хранения за ___________________годы утверждены, а по _______________________________________________________________
личному составу согласованы с ЭПК комитета, по личному составу согласованы с муниципальным архивом (протокол от «_____» __________ 20__ г. № ___) __________________.
Наименование должности лица,
Проводившего экспертизу ценности
Документов подпись расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО | ||
| Протокол ЭК | ||
| от «_______» ___________ № ______ |
Документы в количестве _________________________________________
(цифрами и прописью)
весом ________ кг сданы в _____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________ № _____
Изменения в учетные данные внесены.
Наименование должности работника
Ответственного за архив подпись Расшифровка подписи
Об утверждении «Инструкции по делопроизводству администрации Марковского муниципального образования – администрации городского поселения»
В соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации, система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительная документация, требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст), приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71, руководствуясь Уставом Марковского муниципального образования, Администрация Марковского муниципального образования
П О С Т А Н О В Л Я Е Т:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству администрации Марковского муниципального образования, согласно приложению.
2. Настоящее постановление подлежит опубликованию в официальном печатном издании «Жизнь Маркова» и размещению на официальном сайте Марковского муниципального образования по адресу: http://markovskoe-mo.ru/ в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
3. Настоящее постановление вступает в силу на следующий день после даты официального образования.
4. Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Марковского муниципального образования Т. С. Макаревич
Приложение
к постановлению главы
МО сельского поселения
«Сельсовет «Впередовский»
от «__» ______ 2019 г. №__
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации муниципального образования
сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» Кизлярского района
Республики Дагестан
I. Общие положения.
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» (далее – Инструкция) подготовлена в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060), Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76, ГОСТом Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным Постановлением Государственного Комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст, Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Дагестан, утвержденной постановлением Правительства Республики Дагестан от 07 апреля 2008 года № 90 (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2009, № 7, ст. 242), Регламентом Администрации сельского поселения, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Дагестан.
1.2. Инструкция разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» (далее — Администрация), документов, определения системы контроля за исполнением документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, исполнение, контроль за исполнением, хранение, осуществляемые с применением информационных технологий.
Положение Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется соответствующей инструкцией по обеспечению режима секретности.
1.4. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. С документами могут быть ознакомлены лица, имеющие непосредственное к ним отношение. Знакомить с содержанием документов других лиц или представлять документы для опубликования в печати допускается только с письменного разрешения руководства Администрации.
1.5. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствова-нием делопроизводства в Администрации, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется заместителем главы Администрации.
1.6. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Администрации. Ответственный за организацию делопроизводства в Администрации обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.
1.7. Работники Администрации несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов. При уходе в отпуск, отъезде в длительную командировку или увольнении они обязаны передать все числящиеся за ними документы другому работнику (по указанию главы) или руководителю структурного подразделения, которые, в свою очередь, обязаны принять меры по их своевременному исполнению.
1.8. Ответственность за документационное обеспечение, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Администрации единой системы делопроизводства, методическое руководство работы с документами и организация обучения работников основам делопроизводства возлагаются на заместителя главы Администрации.
2. Основные понятия.
2.1. В Инструкции применяются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации;
электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Администрации, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Дагестан;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;
формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.
3. Правила оформления документов.
3.1.Бланки документов.
3.1.1.Документы, создаваемые в Администрации, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов (шаблонов бланков) и должны иметь установленный состав реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольные (бланки постановлений, распоряжений, писем в вышестоящие органы) и угловые (бланки писем) (Приложение №№ 1,2). На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках — в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.
Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета.
3.1.2.Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов (проектов) документов.
3.1.3. Администрация при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Законом Республики Дагестан от 19 ноября 2003 года № 25 «О Государственном гербе Республики Дагестан» (Собрание законодательства Республики Дагестан, 2003, № 11, ст. 838).
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Дагестан осуществляют по заказам Администрации только полиграфические предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Не разрешается изготовление в подразделениях Администрации на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.
3.1.4. Бланки письма Администрации содержат следующие реквизиты: государственный герб Республики Дагестан, наименование Администрации, справочные данные об Администрации, отметки для проставления даты и регистрационного номера, отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресата.
Бланки служебной записки, постановления и распоряжения содержат следующие реквизиты: государственный герб Республики Дагестан, наименование Администрации, вид документа, отметки для проставления даты и регистрацион-ного номера.
3.1.5. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без разрешения Главы Администрации не могут передаваться другим организациям и лицам.
3.1.6. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор WordforWindows с использованием шрифтов TimesNewRoman размером № 12 (для оформления табличных материалов), № 14 (для текстов) – через 1 межстрочный интервал.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10 мм – правое, 20 мм – верхнее и 20 мм – нижнее.
3.1.7. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах без бланка.
3.2. Оформление реквизитов документов.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска, обработки с помощью компьютерных программ.
Документ должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в определенном порядке.
3.2.1.Реквизит «Государственный герб Республики Дагестан».
Изображение Государственного герба Республики Дагестан помещают на бланках документов в соответствии с Законом Республики Дагестан от 19 ноября 2003 года № 25 «О Государственном гербе Республики Дагестан».
На бланках документов Администрации Государственный герб Республики Дагестан в водно-цветном или черно-белом изображении помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование организации».
3.2.2. Реквизит «Наименование организации».
Наименование Администрации, полное и сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о нем. Сокращенное наименование помещают в скобках под полным наименованием Администрации.
3.2.3.Реквизит «Наименование должности лица, подписавшего документ».
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.
Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) Администрации.
3.2.4. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке) его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности.
На бланках должностного лица его должность не указывается.
При подписании документов и при их согласовании следует использовать чернила или тушь синего или фиолетового цвета.
При подписании документа несколькими должностными лицами структурных подразделений, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Заместитель
главы администрации
муниципального образования
«сельсовет Цветковский» (подпись) (инициалы, фамилия)
или на бланке
Заместитель главы
администрации (подпись) (инициалы, фамилия)
При подписании документа лицом, исполняющим в соответствии с распоряжением обязанности временно отсутствующего главы (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:
И.о. главы Подпись Расшифровка подписи
или
Исполняющий обязанности
главы Подпись Расшифровка подписи
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:
Глава муниципального образования Председатель Собрания депутатов
(подпись) (инициалы, фамилия) (подпись) (инициалы, фамилия)
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Фамилии располагают по алфавиту.
Например:
Председатель комиссии: (подпись) А.М.Иманмирзаев
Члены комиссии: (подпись) А.М.Таждинов
(подпись) С.З.Магомаева
(подпись) С.А.Хизиров
Не допускается подписывать документ, ставя предлог «за» или косую черту перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.
Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т. п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.
Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются Главой МО или его заместителем в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверку подлинной подписи. Документы заверяют печатью.
3.2.5.Реквизит «Вид документа».
Наименование вида издаваемого документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.
В письмах наименование вида документа не указывается.
3.2.6.Реквизит «Место составления (издания) документа».
Место составления (издания) документа указывается на бланках документов Администрации, за исключением бланков писем.
3.2.7.Реквизит «Справочные данные об Администрации».
Справочные данные об Администрации указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес Администрации, номер телефона, номер факса, официальный сайт в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», официальный адрес электронной почты и банковские реквизиты ОКПО/КПП, ИНН, ОГРН.
Код Администрации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит «Справочные данные об организации» используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.
3.2.8.Реквизит «Адресат».
Документы адресуют в органы власти, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Администрация муниципального района
«Кизлярский район»
или
Отдел экономики и прогнозирования
администрации муниципального района
«Кизлярский район»
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.
Например:
Руководителю
Налоговой службы
У.А. Амирханову
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например:
Администрация МР «Кизлярский район»
Отдел экономики и прогнозирования
Начальнику
Н.А. Архиповой.
В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес в состав реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556).
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие органы исполнительной власти, территориальные органы исполнительной власти в Республике Дагестан, постоянным корреспондентам.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа на уровне наименования Администрации в бланке.
Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки.
Например:
Государственная инспекция
труда в Республике Дагестан
ул. Панфилова, д. 38, Махачкала,
367089
Например:
Магомедову М.И.
проспект Петра I, д. 60, кв. 3,
Махачкала, 367000
3.2.9.Реквизит «Дата документа».
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, докладные и служебные записки, акт), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или заместителем главы при регистрации документа или непосредственно составителем при его подготовке (докладная, служебная записка, заявление и др.).
Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами исполнительной власти, иными органами (организациями), является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например:
«26.04.2018 г.».
Если какое-либо из чисел является однозначным, перед ним ставится «0» (ноль).
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.
Например:«26 апреля 2018 года». Однако в тексте конкретного документа используется один из указанных способов.
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
3.2.10.Реквизит «Регистрационный номер документа».
Регистрационный номер присваивается создаваемому в Администрации документу после его подписания (утверждения), а также входящему документу при его регистрации.
Регистрационный номер документа состоит из номенклатурного индекса и порядкового номера.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
3.2.11.Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма Администрации. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке электронного письма-ответа либо сотрудником канцелярии при регистрации исходящего документа на бумажном носителе.
Наличие данного реквизита позволяет получателю быстро найти копию документа, на который прислан ответ. Дата и номер, на который идет ссылка, переписывается составителем ответа из инициативного документа цифровым способом.
Например: «на №06-24/117 от 25.03.2018 г.».
3.2.12.Реквизит «Наименование документа».
Наименование документа, краткое содержание (заголовок к тексту) документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»). Например:
«Распоряжение о выделении средств на приобретение оргтехники»;
«Письмо о подписании трехстороннего Соглашения»;
«Правила внутреннего трудового распорядка».
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Наименование документа оформляется под реквизитами бланка и занимает 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы центрованным способом.
3.2.13.Реквизит «Текст документа».
Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа: «Прошу подготовить и представить на рассмотрение…», «Прошу рассмотреть вопрос об …»;
3-го лица единственного числа: «Коллегия постановила…», «Администрация считает возможным…»;
1-го лица множественного числа: «Просим представить данные о …», «Представляем на рассмотрение и утверждение…»;
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа: «Постановляем …», «Решили…».
В текстах законодательных и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер. Например: «Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, указывается наименование вида, документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки. Например: «В соответствии с постановлением Правительства Республики Дагестан от 2 октября 2008 года № 333 «О Типовом регламенте внутренней организации органов исполнительной власти Республики Дагестан» …».
Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Текст документа оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.
Сплошной связный текст документа применяется при подготовке уставов, положений, правил, инструкций, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, цели, основания создания документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документа, подготовленного на основании или в развитие документов органов исполнительной власти, иных органов (организаций) указываются их реквизиты: наименование вида документа, наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа.
Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть. Например: приказы – распорядительную часть без констатирующей (как правило, приказы по личному составу), письма – просьбу без пояснения.
Текст документа, регулирующего деятельность Администрации, его структурных подразделений, права и обязанности должностных лиц (положение, должностной регламент и т.д.), состоит из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь номер и заголовок.
Связный текст допускается разделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками.
Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
При подготовке документов по однотипным ситуациям (приказов по личному составу, актов и т.д.) следует использовать унифицированные тексты.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице,
графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.
3.2.14.Реквизит «Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта».
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.2.15. Реквизит «Отметка о наличии приложения» может быть оформлен несколькими способами.
Если в тексте документа упоминается название приложения, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и экземпляров.
Например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если наименование приложения не упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №).
Например:
Приложение: 1. Протокол собрания учредителей ОАО «Дагэнерго»
на 5 л. в 1 экз.
2.Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: договор от 31.03.2018 № 17 и приложение к нему, всего на 25 л.
Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:
Приложение: в 3 экз.
Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Отметка о наличии приложения располагается под текстом документа от левой границы текстового поля, через один межстрочный интервал.
Копии приложений должны готовить исполнители документов в количестве, необходимом для отправки адресатам и подшивки в дело.
3.2.16. Реквизит «Гриф согласования документа» состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Академии маркетинга
Личная подпись А.Г. Грымова
Дата
Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» от левого поля документа. Гриф согласования размещается на обороте последнего листа документа либо оформляется на отдельном листе, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на основном документе, на месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».
Лист согласования может оформляться следующим образом:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
должность, инициалы, должность, инициалы,
фамилия, дата фамилия, дата
Согласование некоторых видов многостраничных документов (отчеты, инструкции и др.) оформляется на титульном листе.
Заполненный лист согласования подписывается, датируется и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.
3.2.17. Реквизит «Гриф утверждения документа».
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа.
Документ утверждается руководителем организации, иным должностным лицом, специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава МО «сельсовет Цветковский»
Личная подпись А.М.Иманмирзаев
Дата
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава
МО «сельсовет Цветковский» Личная подпись А.М.Иманмирзаев
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, Слово «УТВЕРЖДЕНО» согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа, например:
УТВЕРЖДЕН
решением Собрания депутатов
МО «сельсовет Цветковский»
от 10.10.2018 № 9
или
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением главы МО
«сельсовет Цветковский»
от 05.04.2018 № 5
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:
АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
ИНСТРУКЦИИ (ПРАВИЛА) (должностные, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);
ОТЧЕТЫ (о деятельности и т.д.);
ПЕРЕЧНИ (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности подразделений и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
ПЛАНЫ (организационные, строительно-монтажные, проектно-изыскательные, работы коллегии, комиссий и т.д.);
ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.);
ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий, командировок и т.д.);
СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; на капитальное строительство и т.д.);
УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ;
ФОРМЫ унифицированных документов;
ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.
3.2.18. Реквизит «Виза согласования документа» — реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием (далее — виза).
Согласование документа оформляют визой, включающей в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
Дата
Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых и иных служб, заместителем главы администрации.
Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.
На документе, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
На документе, подлинник которого отправляют из администрации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.
Допускается, по усмотрению полистное визирование правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.
3.2.19.Реквизит «Печать».
Администрация имеет печать с изображением Государственного герба Республики Дагестан и иные печати, указанные в Положении об Администрации.
Печать с изображением Государственного герба Республики Дагестан ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Простые круглые печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.
3.2.20.Реквизит «Отметка о заверении копии».
Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий
слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения.
Например:
Верно
Главный специалист
Наименование подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Отметка о заверении копии удостоверяется простой печатью Администрации, а электронных документов — электронной подписью.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа: «Всего в копии_____л.»).
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
3.2.21.Реквизит «Отметка об исполнителе».
Отметка об исполнителе документа проставляется на лицевой стороне первого листа или оборотной стороне последнего листа подлинника в левом нижнем углу.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя (полностью) и номер его телефона (размер шрифта № 8).
Например:
Магомедов Магомед Магомедович
(8-722) 69-00-00
На документе, подготовленном по поручению главы группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения.
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, печатавшего документ, дату печатания документа.
3.2.22. Реквизит «Резолюция» является кратким указанием должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и обязательно включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.
Например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект постановления к 10.02.2018
(подпись) Смирнов В.А.
01.02.2018
Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль. Резолюция ставится на специальном бланке (А-6) или на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части между адресатом и текстом документа, а при необходимости — на любой свободной от текста площади (кроме полей) первого листа документа. Как правило, на документе не должно быть более одной резолюции, последующие могут только детализировать порядок исполнения документа.
Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ответственному исполнителю предоставлено право созыва исполнителей.
Соисполнители предоставляют все необходимые материалы (справки, информации, акты и т.п.) ответственному исполнителю, а не автору резолюции.
Ответственные исполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя. Итоговый документ составляется и подписывается ответственным исполнителем, который передает его автору резолюции с приложением материалов каждого соисполнителя.
3.2.23. Реквизит «Отметка о контроле» обозначает, что документ поставлен на контроль.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией руководителя организации.
Срок проставляется в форме даты завершения исполнения.
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах.
3.2.24.Реквизит «Отметка об исполнении документа».
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
3.2.25. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» содержит ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего об его исполнении или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении.
Данный реквизит обязателен для документов, исполненных согласно поручениям, он располагается в нижней левой части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля.
3.2.26. Реквизит «Отметка о поступлении документа в администрацию» содержит очередной регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Отметку о поступлении документа допускается проставлять в виде штампа.
Данный реквизит обязателен для поступающих (входящих) документов.
Например:
Вх. 01-01/125,
где 125- порядковый номер поступающей и отправляемой корреспонденции;
01-01 — порядковый номер дел в номенклатуре.
3.2.27. Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа используется, если в организации установлена автоматическая поисковая система.
3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов.
Состав документов Администрации МО:
В деятельности Администрации МО создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, экспертных и др. органов (комиссий)), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и др.
Подготовка проектов актов (постановлений и распоряжений) Администрации.
Глава муниципального образования издает постановления и распоряжения, являющиеся правовыми актами Администрации (далее — правовые акты).
Проекты правовых актов подлежат обязательному оформлению в соответствии с настоящей Инструкцией.
Постановления издаются по вопросам местного значения, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Республики Дагестан, Уставом муниципального образования «сельсовет Яснополянский».
Распоряжения издаются по вопросам организации работы Администрации.
3.3.1. Порядок подготовки проектов правовых актов:
Проекты правовых актов могут быть внесены следующими руководителями:
заместителем главы администрации;
руководителями подразделений администрации;
руководителями подведомственных учреждений администрации.
Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового правового акта, изменений в действующие правовые акты, признания утратившими силу действующих правовых актов.
При подготовке проектов правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:
— законности отражения в правовых актах интересов населения;
— единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;
— планомерности и оперативности подготовки правовых актов.
На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:
— ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта, со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов;
— изучить предложения специалистов, определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;
— определить возможные последствия применения правового акта (экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.);
— определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.) необходимые для реализации будущего правового акта;
— при подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения;
— если в связи с принятием нового правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу и подлежат изменению и в какой части.
3.3.2. Подготовка проекта правового акта Администрации включает:
— поручение Главы, заместителя главы администрации, данное в виде устного или письменного распоряжения одному или нескольким должностным лицам о подготовке проекта правового акта;
— определение содержания правового акта Администрации и написание текста правового акта;
— организацию сбора необходимых письменных заключений по проекту, их анализ и последующую доработку проекта;
— согласование доработанного проекта с соответствующими подразделениями Администрации.
3.3.3. Особенности оформления правовых актов:
в проектах правовых актов должны быть указаны:
— точное наименование подразделений администрации, организаций, а также должности и фамилии лиц, на которых возлагается выполнение поручения;
— сроки исполнения поручений;
— требования обязательности опубликования в установленных законодательством случаях;
— контролирующее лицо (Глава, заместитель главы администрации);
— указание о признании утратившими силу или отмене ранее принятых правовых актов либо их отдельных положений, если вновь принимаемый правовой акт исключает их действие.
3.3.4. Правовые акты оформляются на специальных бланках установленного образца (Приложение №№ 3, 4).
3.3.5. Текст проекта правового акта печатается шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4 на лазерном принтере. Верхняя и нижняя границы текстового поля проекта акта должны составлять 20 мм, левая граница- 25 мм, правая — 10 мм.
Проект правового акта должен быть подготовлен на бумажном и электронном носителях для обеспечения оперативного внесения изменений в его текст.
3.3.6. Правовые акты имеют следующие реквизиты:
Герб Республики Дагестан;
наименование вида документа (постановление, распоряжение администрации);
дату принятия, номер документа;
место принятия;
заголовок;
текст;
подпись,
оттиск печати,
отметка об исполнителе (на первом экземпляре, который подшивается в дело).
3.3.7. Заголовок (наименование) правового акта отражает его содержание и в краткой форме обозначает предмет, регулируемый правовым актом. Заголовок должен быть точным, четким, максимально информационно насыщенным. Заголовок заключает в себе ответ на вопрос, о чем (о ком) издан правовой акт. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, пишется с прописной буквы, печатается по центру листа полужирным шрифтом № 14 перед текстом правового акта, заголовок не заключается в кавычки. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.
3.3.8. Текст правового акта отделяется от заголовка (наименования) двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Первая строка абзаца печатается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.
Текст правового акта излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.
Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.
3.3.9. Текст правового акта содержит, как правило, преамбулу (вступительную) и постановляющую (распорядительную) части:
Преамбула содержит обоснование принятия правового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания правового акта, а также могут содержаться ссылки на законы и другие правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный документ.
3.3.10. При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт, его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта.
Например:
В соответствии с постановлением Главы муниципального района «Кизлярский район» от 10 февраля 2007 года № 32 «Об установлении характеристик земельных участков»…
В соответствии с Законом Российской Федерации «О недрах» (в редакции Федерального закона от 3 марта 1995 года № 27-ФЗ)…
В порядке, установленном Налоговым кодексом Российской Федерации…
Руководствуясь пунктом 4 статьи 30 Земельного кодекса Российской Федерации…
В соответствии со статьями 35, 40 Устава муниципального образования «сельсовет Цветковский»…
В соответствии с абзацем 2 пункта 3 …
В соответствии с пунктом 1.2.4 приложения к постановлению…
3.3.11. Если требуется многократно упомянуть в правовом акте тот или иной объект (круг объектов), а также когда в правовом акте неоднократно употребляется то или иное понятие, разрешается при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводить его полное и в скобках — сокращенное наименование по форме: (далее именуется…) или (далее -..-), а в последующем тексте употреблять только его сокращенное название.
3.3.12. Наименования, упоминаемых в правовом акте Администрации, организаций и других объектов, приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должна быть указаны инициалы и фамилия руководителя в именительном падеже.
Например:
Администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» (А.М.Иманмирзаев)……..
Если правовой акт содержит другие предписания, обращенные к этому же подразделению, фамилия руководителя повторно не указывается.
Если предписание адресовано руководителю, то указывается полное наименование должности руководителя, а также его инициалы и фамилия в соответствующем падеже.
Например:
Главе администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» А.М.Иманмирзаеву…..
3.3.13. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании географических названий, терминов и т.д. В текстах правовых актов инициалы пишутся перед фамилией.
Например: В.В.Иванов.
Инициалы и фамилию следует писать в одной строке, перенос инициалов отдельно от фамилии или фамилии отдельно от инициалов на следующую строку не допускается.
3.3.14. Преамбула в постановлениях Администрации завершается словом
постановляю:
Это слово печатается строчными буквами вразрядку последовательно по тексту без переноса.
3.3.15. Постановляющая (распорядительная) часть правового акта излагается в повелительной форме. В ней указывается кому, какие действия предписывается выполнить и в какие сроки.
Постановляющая (распорядительная) часть правового акта подразделяется на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, которые имеют цифровую нумерацию.
3.3.16. Пункты постановляющей (распорядительной) части правового акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) и имеют единую (сквозную) нумерацию. Нумеруются пункты арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Например:
1.
2.
3.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Например:
1.1.
1.2.
1.3.
Текст после номера пункта начинается с прописной буквы.
Каждый пункт правового акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обусловливают друг друга или обращены к одному субъекту.
3.3.17. В конце текста правового акта обязательно наличие пункта о возложении контроля.
Контроль выполнения правового акта Администрации возлагается, как правило, на заместителя главы администрации. При этом указывается полное наименование должности ответственного лица и его инициалы и фамилия.
Например:
Контроль исполнения настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» Магомаеву С.З.
В случаях, когда Глава контролирует исполнение правового акта лично, пункт о возложении контроля излагается следующим образом:
Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.
При внесении изменений в ранее принятый правовой акт не следует вновь включать пункт о возложении контроля, так как в прежнем правовом акте контроль уже возложен (при условии, если не изменилось должностное лицо, на которое был возложен контроль).
3.3.18. Последним пунктом каждого правового акта должен быть пункт о вступлении правового акта в силу. Если иное не предусмотрено в тексте правового акта, то этот пункт излагается так:
Постановление вступает в силу со дня его подписания.
3.3.19. Подпись Главы отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов «Глава муниципального образования
«сельсовет Цветковский», его личной подписи, инициалов и фамилии.
Слова «Глава муниципального образования «сельсовет Цветковский»
печатаются в три строки через один одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия Главы печатаются у левой границы текстового поля на уровне последней строки наименования должности.
Образцы оформления правовых актов даны в приложениях № 3,4.
Правила оформления приложений к правовым актам:
3.3.20. Приложения к правовому акту являются его составной частью.
3.3.21. Приложение оформляется на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура, штатное расписание, план мероприятий, график, акт, смета и т.д.) или дополняют, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д.).
3.3.22. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста правового акта.
3.3.23. Если в тексте правового акта Администрации дается ссылка «согласно приложению», «прилагается» или «приложение №…», то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже через один межстрочный интервал указывается вид правового акта, к которому оформлено приложение, его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.
Например:
Приложение
к постановлению Главы
муниципального образования
«сельсовет Цветковский»
от__________________ №__
Одно приложение не нумеруется. При наличии нескольких приложений номера приложений проставляются.
3.3.24. При наличии в тексте правового акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (например, акта о выборе земельного участка, акта приемки законченного строительством объекта и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕН
постановлением Главы
муниципального образования
«сельсовет Цветковский»
от _________________ №__
3.3.25. Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова «Положение», «Структура», «Штатное расписание», «Состав», «Смета» и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами обычным шрифтом № 14 на отдельной строке без кавычек.
Например:
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ
администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский»
3.3.26. При подготовке приложений на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Нумерация листов в каждом приложении должна быть самостоятельной.
3.3.27. Если в правовом акте несколько приложений, которые необходимо утвердить, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак «№», при нескольких числах знак не удваивается и ставится только один раз до ряда чисел.
Например:
Приложение № 1
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Главы
муниципального образования
«сельсовет Цветковский »
от_________________ № ___
3.3.28. В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт и прописные буквы при печатании заголовков. Подчеркивание слов, предложений в тексте не допускается.
3.3.29. Приложения по форме изложения текста могут подразделяться на:
текстовые приложения;
приложения, оформленные в виде таблиц;
приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы).
3.3.30. В виде текстовых приложений оформляются: положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.
3.3.31. В виде таблицы оформляются план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, график (работы, приема, поставки и т.д.).
Для заполнения таблицы может быть использован шрифт № 12.
3.3.32.Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.
В первой графе указываются фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй — полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (председатель комиссии или рабочей группы, председатель организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.)
3.3.33. Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей текстового поля.
Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами.
Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся работниками Администрации и подведомственных учреждений Администрации, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности в скобках указывают (по согласованию).
3.3.34. Приложение должно быть подписано заместителем главы администрации или руководителем подразделения, внесшим проект.
Порядок согласования проектов правовых актов:
3.3.35.Согласование проектов правовых актов Администрации проводится для предварительного рассмотрения, оценки целесообразности издания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству.
При согласовании проектов правовых актов к ним должны быть приложены материалы, на основании которых они были разработаны.
Отдельные проекты правовых актов перед согласованием и визированием должны быть представлены составителем заместителю главы Администрации для предварительной проверки правильности оформления.
3.3.36. Визирование проекта правового акта на оборотной стороне первого листа документа.
3.3.37. Обеспечение качества составления и оформления проектов правовых актов, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений возлагается на руководителей подразделений представивших проект и заместителя главы администрации.
3.3.38.Срок внутреннего согласования проекта распорядительного документа определяется в зависимости от количества согласующих лиц, из расчета не более трех рабочих дней на одну подпись.
Порядок внесения изменений в правовые акты, признания правовых актов утратившими силу или их отмены:
3.3.39. Признание правовых актов утратившими силу или их отмена производится, как правило, правовым актом аналогичного вида.
3.3.40. Внесение изменений в правовые акты оформляется самостоятельным правовым актом аналогичного вида.
3.3.41. Внесением изменений считается:
замена слов, цифр; исключение слов, цифр, предложений, пунктов, подпунктов;
новая редакция структурной единицы правового акта;
дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;
дополнение правового акта новыми структурными единицами.
3.3.42. Независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями, наименование (заголовок) правового акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе и оформляется следующим образом:
О внесении изменений в постановление администрации муниципального образования сельского поселения «сельсовет Цветковский» от 25 октября 2006 года № 3527 «Об образовании рабочей группы …»
В заголовке к правовому акту о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указываются его вид, дата, регистрационный номер и наименование.
Если правовой акт признается утратившим силу (полностью или частично), то заголовок к правовому акту излагается в следующей редакции:
О признании утратившим силу…
3.3.43. В преамбуле к правовому акту о внесении изменения или признании утратившим силу правового акта указываются основания, цели, причины внесения изменения или признания утратившим силу правового акта.
3.3.44. При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид, дата, регистрационный номер, наименование правового акта.
Например:
Внести в постановление администрации муниципального образования сельского поселения «сельсовет Цветковский» от 9 сентября 2016 года № 10 «Об утверждении Положения о порядке подготовки правовых актов администрации муниципального образования» следующие изменения….
3.3.45. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.
3.3.46. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта, в которую вносятся изменения.
3.3.47. Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово, или слова употреблены в разных числах
и падежах, либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то применяется следующая формулировка:
«1.1. В приложении № 2 к постановлению администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» от 29 апреля 2008 года № 7 «О мерах по реализации Федерального закона от 21 июля 1997 года № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним на территории Республики Дагестан» слова «Учреждение юстиции по регистрации прав на территории Республики Дагестан» в соответствующих падежах заменить словами «Учреждение юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним на территории Республики Дагестан» в соответствующих падежах».
3.3.48. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица правового акта изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
Например:
в подпункте «2.3.» пункта 2 слова ………… заменить словами …………
3.3.49. При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Например:
Пункт 11 после слов «использованных на животноводство» дополнить словами «и птицеводство» и далее по тексту.
В случае если дополняется словами структурная единица и дополнение находится в конце этой единицы, то применяется следующая формулировка:
Подпункт 2 пункта 5 дополнить словом «комитетом».
3.3.50. При дополнении правового акта подпунктами, которые нужно расположить в конце пункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых подпунктов.
Например:
Пункт 3 дополнить подпунктом 3.4. следующего содержания:
«3.4. ………..
3.3.51. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему.
При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».
Например:
Цифры «2, 34, 125» заменить соответственно цифрами «4, 15, 126».
При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова».
Например:
в пункте 5 слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз».
3.3.52. При дополнении или исключении из правового акта структурных единиц (пункта, подпункта) следует указать номера структурных единиц правового акта в новой редакции, пронумеровав их с учетом дополненных или исключенных структурных единиц.
Например:
«I. Внести в постановление администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» от 9 сентября 2016 года № 8 «Об утверждении Положения о порядке подготовки правовых актов администрации муниципального образования «сельсовет Цветковский» следующие изменения:
1.1. Пункт 5 исключить.
1.2. Пункты 6, 7 считать соответственно пунктами 5, 6.»
3.3.53. При отмене правового акта в преамбуле указывается причина отмены, в постановляющей части — с какого периода. Если отменяется одновременно несколько правовых актов, заголовок может быть изложен в следующей редакции:
Об отмене отдельных постановлений администрации
муниципального образования «сельсовет Цветковский»
Порядок издания правовых актов:
3.3.54. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений Главы муниципального образования, их согласование с заинтересованными органами несут заместитель главы администрации и руководители подразделений, которые вносят эти документы.
Проекты распоряжений Администрации по кадровым вопросам готовятся заместителем главы администрации в установленном порядке.
Порядок приема на согласование проектов правовых актов
3.3.55. При приеме на согласование проектов правовых актов заместителем главы администрации проверяются:
комплектность правового акта;
приложения к нему и другие поясняющие документы согласно перечню документов;
правильность оформления правовых актов (в соответствии с настоящей инструкцией);
наличие необходимых виз согласования, а также заключений по проекту.
Проекты актов Главы визируются:
исполнителем проекта акта (включая приложения);
руководителями структурных подразделений и других заинтересованных органов исполнительной власти, которым в указанном проекте предусматриваются поручения;
заместителем главы администрации.
Опубликование правовых актов Администрации:
3.3.56. Правовые акты, затрагивающие непосредственно права, свободы и обязанности граждан, подлежат официальному опубликованию в газете «Степные вести» и на официальном сайте в сети «Интернет» Администрации не позднее 10 дней со дня их подписания.
3.3.57. Не подлежат публикации правовые акты, содержащие сведения конфиденциального характера.
Если правовой акт не содержит поручения о публикации в средствах массовой информации, решение о его публикации принимает заместитель главы администрации.
Порядок внесения на рассмотрение Собранию депутатов муниципального образования сельского поселения «сельсовет Цветковский» (далее Собрание депутатов) проектов решений, вносимых Главой района:
3.3.58. Право внесения проекта решения в Собрание депутатов (далее — решение) осуществляется Главой МО.
3.3.59. В пакет документов, направляемых Администрацией в Собрание депутатов, включаются:
сопроводительное письмо Главы МО о внесении проекта решения на рассмотрение;
текст проекта решения (в том числе на магнитном носителе).
4. Протоколы
Протокол — документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.
Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).
Образец оформления протокола дан в приложении № 5.
Протокол включает следующие реквизиты:
наименование документа ;
место проведения заседания, совещания;
дата и номер протокола;
Допускается сокращенная форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (поручения) по соответствующим вопросам.
Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (руководителем секретариата).
Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.
Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания.
5. Акты
Акт — документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.
В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.).
Акты составляются коллегиально (не менее трех составителей). Некоторые акты требуют утверждения.
При составлении актов проверок, ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Акт содержит следующие реквизиты:
название вида документа (акт);
дату и номер;
место составления;
заголовок к тексту;
текст;
отметку о наличии приложений;
подписи;
гриф утверждения (при необходимости).
В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.
Датой акта является дата его составления (утверждения).
Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.
В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.
Акт может содержать заключительную часть, состоящую из решений, выводов или заключений комиссии, составившей его.
При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.
Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.
6. Доверенность
Доверенность — документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.
Доверенности выдаются Администрацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени Администрации.
Текст доверенности должен содержать:
наименование доверителя, представителя, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя;
содержание и объем полномочий;
срок действия доверенности;
иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.
Доверенность оформляется на бланке Администрации и заверяется гербовой печатью.
В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:
фамилия, имя, отчество доверителя;
фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;
объем полномочий представителя;
дата совершения доверенности.
Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью структурного подразделения, в котором работает доверитель.
7. Служебные записки
Служебная записка — это внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки — оперативный обмен документированной служебной информацией между работниками Администрации.
В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок:
докладные записки;
информационные записки;
аналитические записки;
пояснительные записки;
объяснительные записки.
Служебная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.
Служебная записка содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);
наименование вида документа (служебная записка);
текст;
подпись;
дату.
В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа. Наименование вида документа — СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА печатается полужирным шрифтом №14 прописными буквами от левой границы текстового поля.
Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.
Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. Докладная записка содержит реквизиты:
Наименование подразделения администрации района;
наименование вида документа;
дату;
номер;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
Объяснительная записка — это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой и производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.
Объяснительная записка содержит реквизиты:
наименование подразделения администрации района;
наименование вида документа;
дату;
номер;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
подпись.
8. Заключение
Заключение — документ, содержащий мнение, выводы подразделения, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, дату подписания и номер (если оно оформлено на бланке), подпись руководителя (составителя).
Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.
При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту … замечаний нет».
Заключение оформляется стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.
9. Заявление
Заявление — документ, адресованный Главе МО и содержащий определенную просьбу или предложение.
Заявление содержит следующие реквизиты:
адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);
данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, для работников администрации МО указывается должность);
фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог «от» не пишется;
наименование вида документа (заявление);
текст;
отметка о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
дата документа.
Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.
Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести…, прошу проверить состояние …). Форма изложения заявления свободная.
Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).
Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием к изданию распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).
Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.
10. Письмо
Письмо — документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе.
По содержанию и назначению письма могут быть: инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, служебные письма и другие.
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц. Письмо содержит следующие реквизиты:
адресат; дату; регистрационный номер;
ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа применительно для писем-ответов;
текст;
отметку о наличии приложения (если оно есть);
подпись;
фамилию исполнителя и номер его телефона.
Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату. При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных конфессий возможно обращение с указанием должности без фамилии.
Письма составляются по схеме: вступление — основная часть — заключение.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:
ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием;
констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.
Заключение письма представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами.
Например:
С уважением,
Заместитель главы _______________ С.З.Магомаева
(личная подпись)
Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке, либо носит конфиденциальный характер, либо содержит персональное обращение к адресату.
В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.
Если письмо является ответным, то ниже реквизита «регистрационный номер» (исходящий номер) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.
Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается. До подписания готового письма Главой МО, первый экземпляр документа подписывается исполнителем и заместителем главы администрации.
Датой письма является дата его подписания.
Письмо-извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и т.д.) и предлагающий принять в нем участие.
Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.
Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.
Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:
направляемый документ не имеет адресующей части;
направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;
адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения).
Письма оформляются на бланке Администрации.
11. Положение, правила, инструкция
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.
Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции) должно отвечать на вопрос «о чем?»; заголовка к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) — на вопрос «кого?» (например, должностная инструкция главного специалиста).
Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, разделы, пункты и подпункты. Главы и разделы должны иметь названия.
12. Телеграмма
Телеграмма — документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации, если отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.
В телеграмме содержатся следующие реквизиты:
телеграфный адрес получателя;
текст (содержание телеграммы);
подпись;
печать;
регистрационный номер, дата регистрации.
Категория телеграммы «Срочная» указывается перед адресатом.
В телеграмме дается точный адрес без индекса, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия или должность получателя, указывается город.
В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (если при этом не искажается содержание), в частности:
отрицание «не» опускать нельзя;
с сокращенными обозначениями знаков препинания.
Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.
Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.
Текст телеграммы печатается прописными буквами без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускаются, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указываются словами. Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер и дату телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана должность лица, фамилия и телефон автора телеграммы, подписавшего телеграмму.
Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются заглавными буквами, а знаки препинания — строчными.
Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый — адресату, второй (копия с визой составителя) — в дело.
Телеграммы, направляемые от имени Администрации, подписываются Главой МО.
При направлении телеграммы одного и того же содержания нескольким адресатам после подписи и регистрации первого экземпляра изготавливается необходимое количество копий.
Для рассылки телеграммы составителем представляется список рассылки, подписанный Главой МО.
13. Факсограмма
Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, установлены в кабинете заместителя Главы администрации или в приемной Администрации.
С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в черном или темно-синем цвете с четким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм.
Объем передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.
Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с подтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.
Поступившие факсограммы, в зависимости от указанного на них адресата, регистрируются как служебные документы в установленном порядке.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по средствам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.
14. Прием, учет, регистрация и распределение поступающей
корреспонденции
14.1.Прием, первоначальная обработка, регистрация поступающей в Администрацию корреспонденции производятся в централизованном порядке сотрудником, ответственным за организацию делопроизводства в Администрации.
14.2. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
14.3. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
14.4. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются сотрудником, ответственным за организацию делопроизводства в Администрации.
14.5. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
14.6.Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы.
14.7. Не регистрируются документы следующего характера:
документы с пометками «Лично»;
пригласительные билеты, поздравительные письма (телеграммы) и открытки; обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, рекламные материалы, прогнозы погоды.
14.8. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты и регистрационного номера.
14.9. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу в регистрационно-контрольной карточке (далее — РКК) делается связка с этим документом.
14.10. Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение Главе МО.
14.11. При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и после вскрытия наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
14.12.Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.
14.13.Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое осуществляется в системе «Дело» и на бумажном носителе.
14.14.Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и
хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
14.15.Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти и администрациям муниципальных образований района, республики, отправляются по системе «Дело» и на бумажном носителе.
14.16.Регистрация поступивших документов производится в день поступления заместителем главы администрации с вводом информации о них в
систему «Дело». При регистрации документов производится их сканирование в целях создания электронных копий.
14.17.Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.
14.18. Все документы поступившие в Администрацию передаются на рассмотрение Главе МО, после чего документы передаются непосредственно исполнителям.
14.19.Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «Вручить лично», а также нерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или, при поступлении документов в нерабочее время, в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
15. Особенности работы с электронными документами
15.1. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело».
Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РКК системы «Дело». При этом к РКК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов — формата pdf или pdf/A; для текстовых документов — doc, docx, xls, xlsx).
15.2. Соответствие распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.
15.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
15.4. В Администрации создаются и используются электронные документы и электронные образы документов.
15.5. Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
Требования к регистрации электронных документов и электронных образов документов аналогичны общим требованиям к регистрации документов на бумажном носителе, предусмотренным настоящей Инструкцией.
15.6. При передаче электронные документы заверяются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации об электронной подписи.
15.7. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
15.8. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, которая должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Минкомсвязи РД.
15.9. Прием и отправка электронных документов осуществляются заместителем главы администрации.
15.10. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Главе МО, направлении электронных документов в подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
15.11. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота осуществляется после его сравнения с подлинником документа.
Ответственность за соответствие содержания электронного образа документа содержанию подлинника на бумажном носителе несет лицо, осуществляющее сканирование.
15.12. В целях учета и поиска электронных документов в системе электронного документооборота в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, используются обязательные сведения о документе, включаемые в РКК:
— адресант;
— адресат;
— должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
— вид документа;
— дата документа;
— номер документа;
— дата поступления документа;
— входящий номер документа;
— ссылка на исходящий номер и дату документа;
— наименование либо аннотация документа;
— индекс дела;
— сведения о переадресации документа;
— количество листов основного документа;
— количество приложений;
— общее количество листов приложений;
— указания по исполнению документа;
— должность, фамилия и инициалы исполнителя;
— отметка о конфиденциальности.
15.13.В системе электронного документооборота могут использоваться дополнительные сведения об электронных документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и другие.
15.14. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
16. Контроль исполнения документов.
16.1 . Организация контроля исполнения документов.
16.1.1.В целях обеспечения своевременного и качественного исполнения документов, повышения уровня исполнительской дисциплины устанавливается контроль за их исполнением.
16.1.2. Контроль исполнения документов осуществляют заместитель главы администрации и руководители структурных подразделений Администрации.
16.1.3. Руководители структурных подразделений Администрации и руководители организаций, подведомственных Администрации, несут персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение писем и выполнение решений и поручений вышестоящих органов и руководства Администрации.
16.2. Сроки исполнения документов.
16.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их регистрации в Администрации.
В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания (решения). Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения (решения).
16.2.2. Если поручение дано заместителю главы администрации, руководителю подразделения, то должностное лицо, указанное в поручении первым (или обозначенный словом «созыв», «обобщение»), является головным исполнителем поручения, то соисполнители представляют головному исполнителю предложения, подписанные руководителем соответствующего органа (его заместителем), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.
16.2.3. Решения по обращениям граждан принимаются в семидневный срок, если данные обращения не требуют дополнительного изучения и проверки.
В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок принятия решения устанавливается до одного месяца.
16.2.4. Промежуточный ответ с просьбой о продлении срока исполнения направляется за подписью Главы МО или лица, исполняющего его обязанности.
Такие предложения представляются в десятидневный срок с даты подписания поручения (решения). Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.
16.2.5. Направление документа на рассмотрение в другую организацию по принадлежности производится в пятидневный срок со дня поступления документа с обязательным уведомлением об этом корреспондента.
16.3. Порядок постановки документов на контроль и снятия с контроля.
На контроль ставятся (т.е. указывается дата исполнения) документы, поступившие из вышестоящих органов.
При регистрации документа сотрудник, ответственный за делопроизводство, проставляет в регистрационно-контрольной карточке или в проекте резолюции документа дату исполнения. На документ, взятый на контроль, проставляется буква «К».
Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы, проведены необходимые мероприятия, поставлены в известность заинтересованные учреждения, подразделения и должностные лица, подготовлены необходимые распорядительные и информационные документы.
Основанием для снятия с контроля документа являются:
-ответ по существу поставленных вопросов и оригинал исполненного контрольного документа;
— соответствующая резолюция Главы МО или заместителя главы администрации.
17. Личный прием граждан
Личный прием граждан ведут Глава МО, заместитель главы администрации, руководители структурных подразделений Администрации в соответствии с утвержденным графиком.
Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Герои Советского Союза, Герои Россий-ской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина должностным лицом, ведущим прием граждан. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя.
Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.
Если изложенные факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.
В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в сроки, установленные для письменных обращений.
По окончании личного приема должностное лицо доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии мер по обращению.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации в порядке, установленном законодательством.
Исполненным считается обращение гражданина, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и автору дан исчерпывающий ответ.
18. Документальный фонд Администрации.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив Администрации (далее – архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
Основными видами работ в Администрации, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел в Администрации.
18.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации и ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
18.1.1.Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.
18.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Администрации и ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами работы и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предыдущие годы.
18.1.3.Разработка номенклатуры дел в подразделениях Администрации проводится до 1 декабря текущего года.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее на согласование. Форма номенклатуры дел подразделений приведена в Приложении № 7.
18.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации составляется лицом, ответственным за архив Администрации, на основе номенклатур дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации МР «Кизлярский район», экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан и утверждается главой Администрации.
Согласовывается сводная номенклатура дел с экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных и функциональных изменений в Администрации (Приложение № 6).
18.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная номенклатура дел в конце года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Разделы в сводной номенклатуре дел Администрации соответствуют названиям подразделений и располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации.
18.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации. Не включаются в номенклатуру дел периодические издания.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой «Для служебного пользования».
18.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах. Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного хранения и включается в дело канцелярии, второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий -применяется в архиве Администрации, четвертый хранится в муниципальном архиве МР «Кизлярский район».
Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.
18.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 10-04, где 10 – индекс структурного подразделения, 04 – порядковый номер дела.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Документы в номенклатуре дел располагаются по степени значимости и по названиям. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – плановые и отчетные документы, переписка и т.д.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и другое). Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (журнал, переписка) или разновидности документов (постановления, распоряжения, акты); название Администрации или ее структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документ (адресат или корреспондент); краткое содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, например: «Документы о….(планы, акты, доклады)».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не указываются, указывается только их общее видовое название: «Переписка с органами исполнительной власти Кизлярского района по основной деятельности».
Если корреспонденты разнородные, то последние не перечисляются: «Переписка с организациями по основной деятельности».
Если корреспондент один, то он указывается в заголовке: «Переписка с администрацией муниципального района «Кизлярский район» по основной деятельности».
В заголовках дел содержащих плановую или отчетную документации, указывается период (год, квартал, месяц) на (за) который составлены планы (отчеты).
Графа 3 заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о сотрудниках, ответственных за формирование дел, указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.
18.1.9. Если в течение года в Администрации возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (приложение № 6).
18.2. Формирование дел.
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела Администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудником администрации, ответственным за делопроизводство, в ведении которого заведение и оформление дел, при методической помощи и под контролем сотрудника администрации, ответственного за архив.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела (приложение № 9);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела
(приложение № 10);
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 8). На обложке указываются реквизиты: наименование администрации района; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле.
18.3. Организация оперативного хранения документов.
8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации (или уничтожения) дела хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются в твердые обложки или папки.
Руководители структурных подразделений и сотрудники Администрации несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных помещениях, располагаются в шкафах, сейфах в соответствии с номенклатурой дел.
Работники подразделений Администрации хранят у себя на столе только документы, находящиеся на исполнении.
Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
18.3.2.Выдача дел работникам других подразделений производится только с разрешения Главы МО на срок не более одного месяца. На выданное дело заводится карта-заместитель дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дату его выдачи, кому выдано дело, дата возвращения, расписка в получении и приеме дела. После истечения указанного срока дела, документы должны быть возвращены на место их хранения.
Сторонним организациям дела выдаются с разрешения Главы МО или его заместителя по актам на основании их письменного запроса.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы МО с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
18.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив Администрации и на уничтожение предусматривает работу, которая проводится в структурных подразделениях Администрации и включает в себя следующие этапы: проведение экспертизы ценности документов; полное оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Эта работа проводится в соответствии с настоящей Инструкцией и выполняется работниками подразделений Администрации.
Контроль за выполнением вышеуказанных работ и методическую помощь подразделениям Администрации осуществляют специалисты архивного отдела администрации МР «Кизлярский район».
18.4.1. Проведение экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации.
18.4.1.1. Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности в Администрации на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке к передаче дел в архив Администрации.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее – ЭК).
Функции и задачи ЭК определяются разработанными положениями, которые утверждаются Главой МО. Положение об ЭК Администрации до его утверждения согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции Республики Дагестан.
Экспертиза ценности документов постоянного, долговременного (10 и выше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения осуществляется ежегодно работниками структурных подразделений Администрации.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Администрации осуществляется отбор дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи их в архив Администрации; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих хранению в структурных подразделениях Администрации, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
18.4.1.2. Отбор документов проводится на основании Перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатуры дел Администрации и настоящей Инструкции путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры, черновики, неоформленные копии, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертно-проверочная комиссия Администрации.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
18.4.1.3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение № 8); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение № 9); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение № 10); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
На обложке дела указываются реквизиты: наименование Администрации и его структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
На обложке заведенных дел должны быть проставлены следующие реквизиты:
наименование Администрации – указывается полностью, в именительном падеже. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Администрация была переименована (преобразована), и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым ее наименованием пишется и новое наименование, наименование структурного подразделения (записывается его название в соответствии с утвержденной структурой);
делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;
заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания -дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.
Реквизит «Срок хранения дела и номер статьи перечня» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Администрации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции РД (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования «Муниципальный архив муниципального района «Кизлярский район» Республики Дагестан», в который будут передаваться дела.
По окончании делопроизводственного (календарного) года в оформление обложки дел постоянного хранения вносятся уточнения:
— в заголовке дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), выносятся их номера. Если дело состоит из нескольких томов, в каждом томе указывается дата (число, месяц, год) начала и окончания каждого тома. Точные даты проставляются на обложках для облегчения поиска документов в последующем.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются в правом верхнем углу, не задевая текста документов. Количество листов в каждом деле не должно превышать 200 — 250 листов.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Сложенный лист большого формата (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой верхней части листа. При этом лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: «На листе 2 наклеено 4 фотографии согласно описи на обороте листа».
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например:«Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.) и нумерации (литерные, пропущенные номера).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (10 и выше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 10) и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Листы внутренней описи подшиваются к началу дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку суровыми нитками в четыре прокола с учетом свободного чтения документов, при этом все металлические скрепления удаляются.
18.4.1.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях (не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять).
18.4.2. Порядок составления описей дел.
18.4.2.1.Опись дела-архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда муниципального образования, предназначенный для учета и раскрытия содержания документов.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
Описи подразделений Администрации составляются отдельно: на дела постоянного срока хранения, на дела долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу.
На дела временного (до 10 лет) срока хранения сдаточные описи не составляются.
Описи на дела постоянного характера, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, на дела по личному составу составляются в конце каждого года. По описям подразделения Администрации сдают свои дела в архив Администрации.
Описи дел, подготовленные подразделениями Администрации, служат основой для подготовки сводных описей дел Администрации (приложение № 11), которые утверждаются Главой МО после согласования с начальником архивного отдела администрации МР «Кизлярский район» и утверждения (согласования) с экспертно-проверочной комиссией Министерства юстиции РД.
Описи дел подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив Администрации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
18.4.2.2. Описательная статья описи дел подразделения Администрации имеет следующие элементы: порядковый номер дела (части тома) по описи; индекс дела (части, тома); заголовок дела (части, тома); дату дела (части, тома); количество листов в деле (части, томе); срок хранения дела; примечание.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
— заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
— порядок нумерации дел в описи – валовой в пределах календарного года;
— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
— при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками, каждый заголовок пишется полностью. В описи между заголовками дел оставляется интервал не менее 1 см.;
— графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел постоянного, долговременного (10 и свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, составляемая подразделением Администрации, подписывается составителем описи с указанием его должности и даты, согласовывается с лицом, ответственным за архив Администрации, и утверждается руководителем подразделения Администрации.
Опись дел составляется в двух экземплярах, один их которых передается вместе с делами в архив Администрации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении Администрации.
По результатам экспертизы ценности дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел при подготовке дел к передаче на архивное хранение.
18.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период оформляются актом о выделении к уничтожению. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта (приложение № 12) производится после составления сводной описи дел Администрации за тот же период.
Сводные описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению дел рассматриваются ЭК Администрации одновременно. Согласованные с ЭК Администрации акты о выделении к уничтожению дел утверждаются Главой МО. После утверждения Главой МО актов о выделении к уничтожению дела передаются на переработку по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел проставляется отметка: «Уничтожено (акт от ________№___)», с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
Только после согласования и утверждения описей дел постоянного хранения дела, включенные в акт о выделении к уничтожению дел, могут уничтожаться.
Акты о выделении к уничтожению дел составляются лицом, ответственным за архив совместно с работниками подразделений Администрации. Если в акте перечислены дела нескольких подразделений Администрации, то название каждого подразделения Администрации указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Руководители подразделений Администрации несут персональную ответственность за незаконное уничтожение дел и документов Администрации.
18.6. Подготовка и передача дел в архив.
18.6.1. Документы принимаются на хранение в архив Администрации в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются копии.
В архив Администрации передаются полностью оформленные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу. Передача дел в архив Администрации осуществляется только по утвержденным описям дел.
Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив Администрации не подлежат, они хранятся в подразделениях Администрации.
Оформленные дела передаются в архив Администрации в установленном порядке не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством.
18.6.2.Передача дел в архив осуществляется по графику передачи дел, утверждаемому Главой.
Не подшитые, не переплетенные и неправильно оформленные дела на хранение в архив Администрации не принимаются.
18.6.3. В период подготовки дел к передаче в архив Администрации работниками подразделений предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел, соответствия количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работник подразделения Администрации, ответственный за делопроизводство, обязан устранить. При не обнаружении дел обязательно составляется акт.
18.6.4. Прием дел производится работником, ответственным за архив Администрации в присутствии работника подразделения, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за архив Администрации, принявшего дела, и работника подразделения Администрации, передавшего дела на хранение в архив.
18.6.5. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации руководитель данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Дела сдаются в архив Администрации увязанными в связки.
Дела постоянного хранения, находящиеся в архиве Администрации, по истечении 5 лет передаются в муниципальный архив МР «Кизлярский район» в установленном порядке.
19. Хранение и применение печатей.
Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
Печати хранятся и применяются в соответствии со следующими правилами:
— гербовая печать Администрации хранится у заместителя главы администрации, применяется на документах, подписанных и утвержденных руководством Администрации;
— печать «Для документов» хранится у заместителя главы администрации, применяется на документах, заверенных подписью ответственного лица на командировочных удостоверениях и других документах.
Печати должны храниться в сейфах или металлических шкафах у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их из здания Администрации не допускается.
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
МО СП «Сельсовет «Впередовский»
от «___» ________ 2019 года № 1
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК
Министерства юстиции РД
от «___» _______ 2019 года № ___
Приложение № 1
Образец бланка Администрации
Герб Республики Дагестан
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»
с. Вперед, Кизлярский район, Республика Дагестан, 368803 тел. 8-928-507-29-44
«___»______________ №______________
На №_______от ______________ Главе муниципального района
«Кизлярский район»
А.М. Погорелову
ул. Советская, 13, г. Кизляр,
РД, 368830
Уважаемый Александр Максимович!
Администрация муниципального образования «Сельсовет «Впередовский» просит Вас при разработке программы социально-экономического развития Кизлярского района в первоочередном порядке включить в план строительства по Кизлярскому району следующие объекты:
1. Детсад – с. Вперед
2. Артезианская скважина – с. Вперед.
Глава
муниципального образования Подпись Ш.М. Курамагомедов
А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)
8-928-507-29-44 (№ телефона)
Приложение № 2
Образец углового бланка Администрации
Герб Республики Дагестан
АДМИНИСТРАЦИЯ
муниципального образования
сельского поселения
«Сельсовет «Впередовский»
с. Вперед, Кизлярский район, Республика Дагестан 368803
тел. 8-928-507-29-44
ksvpered@mail.ru, ОКПО 30543991,
ОГРН 1120547000210, ИНН/КПП
0517003784/051701001
«___»______________20___
№______________
На №_____________ от «__»_____20___
Начальнику отдела экономики
и прогнозирования муниципального района
«Кизлярский район»
Н.А. Архиповой
Ул. Советская, 13, г. Кизляр,
Республика Дагестан, 368830
Направляем информацию согласно прилагаемой форме.
Приложение: на 1 л.
Глава
муниципального образования Подпись Ш.М. Курамагомедов
А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)
8-928-507-29-44 (№ телефона)
Приложение № 3
образец оформления постановления Администрации
Герб Республики Дагестан
РЕСПУБЛИКА ДАГЕСТАН
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
«____» ___________ 20___года №_________
с. Вперед
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации
муниципального образования сельского поселения «Сельсовет
«Впередовский» Кизлярского района Республики Дагестан
В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» п о с т а н о в л я ю:
1.Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский».
2. Разместить настоящее постановление на официальном сайте администрации муниципального образования сельского поселения «Сельсовет «Впередовский» в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Магомедова Абдурахмана Г .
Глава
муниципального образования
СП «Сельсовет «Впередовский» Подпись Ш.М. Курамагомедов
А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)
8-928-507-29-44 (№ телефона)
Приложение № 4
Образец оформления распоряжения Администрации
Герб Республики Дагестан
РЕСПУБЛИКА ДАГЕСТАН
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»
РАСПОРЯЖЕНИЕ
«____» ___________ 20___года №_________
с. Вперед
О назначении ответственного за делопроизводство в администрации
В целях улучшения и совершенствования организации делопроизводства в администрации МО «Сельсовет «Впередовский» и в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в администрации МО сельского поселения, утвержденной постановлением администрации от 00.00.2019 № __ (исправить после утверждения Минюстом РД),
1. Назначить ответственным за делопроизводство администрации сельского поселения Магомедова Абдурахмана Г , заместителя главы администрации.
2. Распоряжение главы МО сельского поселения от 01.06.2010 года № 9 «О назначении ответственного за делопроизводство в администрации» признать утратившим силу (этот пункт пишется, если ранее было такое распоряжение).
3. Распоряжение вступает в силу с момента его подписания.
Глава
муниципального образования
СП «Сельсовет «Впередовский» Подпись Ш.М. Курамагомедов
А.Г.Магомедов (исполнитель, только на первом экземпляре, в конце документа)
8-928-507-29-44 (№ телефона)
Приложение № 5
Образец оформления протокола Администрации
Герб Республики Дагестан
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «СЕЛЬСОВЕТ «ВПЕРЕДОВСКИЙ»
П Р О Т О К О Л
заседания земельной комиссии
10 октября 2018 г.
№______
с. Вперед
Председатель – И.О. Фамилия
Секретарь – И.О. Фамилия
Присутствовали: 10 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О выделении земельных участков гражданам для строительства индивидуальных жилых домов.
1. СЛУШАЛИ:
И.О. Фамилия – текст доклада прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – краткая запись выступления
И.О. Фамилия – краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ (или РЕШИЛИ):
1.1.
1.2.
Председатель Подпись И.О. Фамилия
Секретарь Подпись И.О. Фамилия
Приложение № 6
Форма номенклатуры дел муниципального образования
Собрание депутатов и администрация
муниципального образования
сельского поселения «Сельсовет «Впередовский»
Кизлярского района Республики Дагестан
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
________№__________
____________________
(место составления)
На ____________ год
УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального образования
СП «Сельсовет «Впередовский»
Подпись Расшифровка
Дата
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Кол-во
дел (томов,
частей)
Срок хранения
дела (тома, части)
и номера статей
по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза лица,
ответственного за архив
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол (ЭК) Протокол ЭПК Министерства юстиции РД
от ___________________ № ___ от _____________________ № ___
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в учреждении
По срокам хранения
Всего
В том числе:
переходящих
с отметкой «ЭПК»
1
2
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица, передавшего
сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 7
Форма номенклатуры дел структурного подразделения
муниципального образования
Муниципальное образование
сельского поселения
«Сельсовет «Впередовский»
Кизлярского района Республики Дагестан
Наименование структурного
подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
___________ № ______
____________________
(место составления)
На _____________ год
Индекс
дела
Заголовок дела
(тома, частей)
Кол-во
дел (томов,
частей)
Срок хранения
дела (тома, части)
и номера статей
по перечню
Примечание
1
2
3
4
5
Название раздела
Наименование должности руководителя
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Наименование должности
ответственного за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности
лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в структурном подразделении
По срокам хранения
Всего
В том числе:
переходящих
с отметкой «ЭПК»
1
2
3
4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в канцелярию
Наименование должности лица, передавшего
сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 8
Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
Код архива _______
Код учреждения _______
Муниципальный архив муниципального района
«Кизлярский район» Республики Дагестан
_____________________________________
__________________________________________________________________________
_____________________________________
Ф. № _____________________
Оп. № ____________________
Д. №____________________
Администрация муниципального образования «Сельсовет «Впередовский»
Бухгалтерия
(наименование структурного подразделения)
Дело № ______ Том № ___
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________________
(дата)
На __________ лист
Хранить _______________
Ф. № ____________________
Оп. № ___________________
Д. № ____________________
Приложение № 9
Форма листа-заверителя дела
#G0ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ________
В деле подшито и пронумеровано ____________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы ________________ пропущенные номера _______________________
+ листов внутренней описи _____________________________________________________________
ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА
№№ листов
1
2
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 10
Форма внутренней описи документов дела
#G0ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА №_______________
№
п/п
Индекс документа
Дата документа
Заголовок документа
Номера листов дела
Примечание
1
2
3
4
5
6
Итого ________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ____________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Приложение № 11
Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
Наименование учреждения
УТВЕРЖДАЮ
Глава муниципального образования
СП «Сельсовет «Впередовский»
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Фонд № ________________
Опись № _______________
дел постоянного хранения
за ________ год
№ п/п
Индекс дела (тома, части)
Заголовок дела
(тома, части)
Дата дела (тома, части)
Кол-во листов
в деле (томе, части)
Примечание
1
2
3
4
5
6
Название раздела
В данную опись внесено _________________________________ дел с № _______________
(цифрами и прописью)
по № ____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК Минюста РД
от _____________ № _______
Приложение № 12
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Наименование учреждения
АКТ
___________ № ____________
_________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя учреждения
Подпись Расшифровка подписи
Дата
На основании ____________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ____________________________________
(название фонда)
№
п/п
Заголовок
дела или
групповой заголовок дел
Дата дела или край-
ние даты дел
Номера описей (номенклатур) за годы
Индекс дела (тома, части) по номен-
клатуре или № дела по описи
Кол-во дел (томов, частей)
Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню
Приме-
чание
1
2
3
4
5
6
7
8
Итого ______________________ дел за __________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ______ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК Министерства юстиции РД
(протокол от __________ № ____________)
Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК от ___________ № ____________
Документы в количестве ____________________________ дел, весом __________________ кг
(цифрами и прописью)
сданы в _____________________________ на переработку по приемо-сдаточной накладной
(наименование организации)
от ______________ № _______________
Наименование должности работника сдавшего документы
Подпись
Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива (службы делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы
Дата
Подпись
Расшифровка подписи
Нет комментариев. Ваш будет первым!