Об утверждении «Инструкции по делопроизводству администрации Марковского муниципального образования – администрации городского поселения»
В соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации, система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительная документация, требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 года № 2004-ст), приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 года № 71, руководствуясь Уставом Марковского муниципального образования, Администрация Марковского муниципального образования
П О С Т А Н О В Л Я Е Т:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству администрации Марковского муниципального образования, согласно приложению.
2. Настоящее постановление подлежит опубликованию в официальном печатном издании «Жизнь Маркова» и размещению на официальном сайте Марковского муниципального образования по адресу: http://markovskoe-mo.ru/ в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
3. Настоящее постановление вступает в силу на следующий день после даты официального образования.
4. Контроль исполнения настоящего постановления оставляю за собой.
Глава Марковского муниципального образования Т. С. Макаревич
/
Документы /
Постановления /
Постановление №14-п от 01.02.2021 г. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
ИРКУТСКИЙ РАЙОН
АДМИНИСТРАЦИЯ СОСНОВОБОРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от «01» февраля 2021 года № 14 -п
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в администрации
Сосновоборского муниципального образования
В целях совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности, установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации Сосновоборского муниципального образования
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования, согласно приложению №1.
2. Начальникам отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования обеспечить соблюдение настоящего постановления.
3. Постановление Администрации Сосновоборского муниципального образования от 13.11.2013 г. № 113 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования» признать утратившим силу.
4. Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
5. Контроль за исполнением постановления возложить на главного специалиста Администрации Сосновоборского муниципального образования Наумову Нину Вячеславовну.
Глава администрации Сосновоборского муниципального образования
Е.Н. Фокина
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением Администрации
Сосновоборского муниципального
образования
от 01.02.2021 г. № 14-п
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Сосновоборского
муниципального образования Иркутского района
Иркутской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству Администрации Сосновоборского муниципального образования (далее – Инструкция) регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71, ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.
1.4. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.5 Методическое руководство работой по организации, ведению и совершенствованию делопроизводства в Администрации Сосновоборского муниципального образования осуществляет главный специалист Администрации Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляет главный специалист Администрации Сосновоборского МО.
1.6. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота администрации Сосновоборского муниципального образования возлагается на главного специалиста Администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации поселения возлагается на начальников отделов администрации Сосновоборского муниципального образования.
1.8. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации Сосновоборского муниципального образования. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены начальников отдела Администрации Сосновоборского муниципального образования с настоящей Инструкцией.
1.9. Работники Администрации Сосновоборского муниципального образования несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.
1.10. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.11. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов постановлений, распоряжений Администрации Сосновоборского муниципального образования, корреспонденции, находящейся на контроле, сообщается главному специалисту, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются главе администрации Сосновоборского муниципального образования.
2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы;
электронная подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;
сканирование документа – получение электронного образа документа.
служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
система электронного документооборота – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов.
3. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Деятельность Администрации Сосновоборского муниципального образования обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации Сосновоборского муниципального образования, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Администрацией поселения, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Администрации Сосновоборского муниципального образования реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя муниципальные правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Муниципальный правовой акт Администрации Сосновоборского муниципального образования – решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления Сосновоборского муниципального образования федеральными и областными законами, принятое населением Сосновоборского муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления Сосновоборского муниципального образования, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории Сосновоборского муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер.
К муниципальным правовым актам, издаваемым Администрацией поселения, относятся:
– постановления Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение №2);
– распоряжения Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение №3).
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Сосновоборского муниципального образования, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
– решения совещательных, консультативных и координационных советов, комиссий;
– поручения должностных лиц и другие.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
– положения;
– правила;
– инструкции (методические рекомендации);
– планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и другие.
4. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ
СОСНОВОБОРСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ.
ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
4.1. Документация Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Документация Администрации Сосновоборского муниципального образования – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования, а также положениями об отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.
4.2. Общие правила оформления документов.
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10 – 12 пт.
Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».
Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Текст документа печатается через один или 1,5 межстрочного интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей). Используется автоматическая расстановка переносов. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.
4.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей, не менее:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.».
4.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
4.2.4. Для выделения заголовков правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (заголовков разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.
4.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
4.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.
4.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.
4.2.8. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования) На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.
4.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF; PDF/А-1.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования используются следующие реквизиты:
а) Герб Сосновоборского муниципального образования (при наличии);
б) наименование органа местного самоуправления – автор документа;
в) наименование структурного подразделения – автор документа;
г) наименование должности лица – автора документа;
д) справочные данные об органе местного самоуправления;
е) наименование вида документа;
ж) дата документа;
з) регистрационный номер документа;
и) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
к) место составления или издания документа;
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) адресат;
н) гриф утверждения документа;
о) заголовок к тексту;
п) текст документа;
р) отметка о приложении;
с) гриф согласования документа;
т) виза;
у) подпись должностного лица;
ф) отметка об электронной подписи;
х) печать;
ц) отметка об исполнителе;
ч) отметка о завершении копии;
ш) отметка о поступлении документа;
щ) резолюция;
э) отметка о контроле;
ю) отметка о направлении документа в дело;
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
4.3.3. Герб (при наличии) Сосновоборского муниципального образования помещают на бланках документов посередине верхнего поля бланка над реквизитами Администрации Сосновоборского муниципального образования, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
4.3.4. Наименование органа местного самоуправления – автора документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования органа местного самоуправления его помещают в скобках ниже полного.
4.3.5. Наименование должности лица – автора документа используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием органа местного самоуправления. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ.
Например:
Глава Администрации
Сосновоборского муниципального образования Личная подпись Ф.И.О.
Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
| Главный специалист Администрации
Сосновоборского муниципального образования Личная подпись Ф.И.О. |
Специалист первой категории Администрации
Сосновоборского муниципального образования по жилищно-коммунальному хозяйству Личная подпись Ф.И.О. |
При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | Н.И. Свистунов |
| Члены комиссии: | Личная подпись | К.П. Федорин |
| Личная подпись | И.Г. Василенко | |
| Личная подпись | Г.И. Фролов |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
4.3.6. Справочные данные об органе местного самоуправления включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).
4.3.7. Наименование вида документа (например: приказ, протокол, акт) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных)писем.
Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: ПРИКАЗ, А К Т).
4.3.8. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Администрации Сосновоборского муниципального образования, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);
словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).
При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.
4.3.9. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера.
Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
4.3.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от …» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.
4.3.11. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров № 11 или 10 и размещать в две строки.
4.3.12. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Если документ, содержащий информацию ограниченного доступа, оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, гриф ограничения доступа к документу проставляется справа над реквизитами бланка.
Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования») проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по отношению к ней по центру. Например:
Для служебного пользования
Экз. № 1
4.3.13. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и другое).
В качестве адресата могут быть органы государственной власти области, органы местного самоуправления области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
Президенту
ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.
Например:
Председателю
садового товарищества «Аэро»
И.А. Исаеву
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или
в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Главам администраций
муниципальных образований
Иркутского района Иркутской области
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список рассылки документа. Список рассылки определяется исполнителем документа.
Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.
Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной почтовыми правилами.
Например:
Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Ведущему специалисту
А.И. Петрову
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274
При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, поселения, области, почтовый индекс.
Например:
Кирееву И.П.
ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск,
Ростовская область,
344018
4.3.14. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются главой Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (приказом, постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации Сосновоборского муниципального образования
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
Регламент УТВЕРЖДЕН
Правила УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция УТВЕРЖДЕНА
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:
| УТВЕРЖДЕНО | |
| Общественным советом при
Правительстве Зимовниковского района Ростовской области (протокол от 19.09.2018 № 5) |
При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. Гриф утверждения может входить в состав отметки о приложении к правовому акту.
4.3.15. Заголовок к тексту – краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:
распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
письмо (о чем?) о выделении средств;
акт (чего?) приема-передачи дел;
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.
4.3.16. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);
3-го лица единственного числа («юридический комитет Правительства области не считает возможным…»).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности органа местного самоуправления, структурных подразделений Администрации Сосновоборского муниципального образования (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Иркутской области».
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы
с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.
В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
4.3.17. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
| Приложения: | 1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. |
| 2. Список школ на 3 л. в 2 экз. |
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».
Например:
Приложение № 2
к постановлению
Администрации
Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области
от 20.05.2020 № 57
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
| Приложение: | заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз. |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
4.3.18. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
Личная подпись И.С. Новикова
Дата
При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо министерства информационных технологий
и связи Иркутского района Иркутской области
от 17.08.2011 № 18.04/426
Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций,
о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.И. Самойлов
Дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации
| СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя Ространснадзора Личная подпись К.А. Коротков Дата |
СОГЛАСОВАНО
Заместитель председателя Росжелдора Личная подпись И.С. Белова Дата |
4.3.19. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»
_____________ И.В. Сергеев
(личная подпись)
Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек и двоеточия), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Иркутского района Иркутской области
от 23.09.2011 № 12
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
4.3.20. Визой оформляется внутреннее согласование документа.
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает подпись (или электронную подпись в системе «Дело»), расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:
Начальник правового управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Допускается полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на оборотной стороне листа.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник правового управления
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.
Организация процедуры согласования и визирования проектов правовых актов, этапы и сроки согласования представлены в Регламенте Администрации Сосновоборского муниципального образования.
4.3.21. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.
Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).
Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование органа местного самоуправления. Например:
| Заместитель главы
Администрации Сосновоборского муниципального образования |
Подпись | И.О. Фамилия |
Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается. Например:
| Заместитель главы | Подпись | И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:
Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например:
| Первый заместитель
главы Администрации Сосновоборского муниципального образования |
Подпись | И.О. Фамилия |
| Заместитель
главы Администрации Сосновоборского муниципального образования |
Подпись | И.О. Фамилия |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:
| Председатель комиссии | Личная подпись | И.О. Фамилия |
| Секретарь комиссии | Личная подпись | И.О. Фамилия |
| Члены комиссии: | Личная подпись | И.О. Фамилия |
| Личная подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
| И.о. директора департамента | Подпись | И.О. Фамилия |
или
| Исполняющий обязанности
директора департамента |
Подпись | И.О. Фамилия |
4.3.22. Отметка об электронной подписи (ЭП) используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.
В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:
| Заместитель главы
Администрации Сосновоборского муниципального образования |
ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020 |
И.И. Иванов |
Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.
4.3.23. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
4.3.24. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом). Например:
Петров Виктор Александрович
+7 (863) 262-41-46
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт. Например:
Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения
+7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@ donland.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (№ 11 пт).
В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя. Например:
Экз. № 1 – в адрес.
Экз. № 2 – в дело.
Исп. и отп. Иванов Р.А.
12.06.2018
+7 (863) 268-93-26
4.3.25. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.
Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:
| Верно. | ||
| Специалист эксперт отдела | Подпись | И.О. Фамилия |
| 25.03.2019 |
Если копия документа выдается для представления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью органа местного самоуправления. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Например:
Подлинник документа находится в Администрации Сосновоборского муниципального образования в деле № 26.09-02 за 2018 год.
Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.
Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.
Администрация Сосновоборского муниципального образования выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Копии документов рассылаются в отделы Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
4.3.26. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в орган местного самоуправления и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.
4.3.27. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции.
Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции. Например:
Морозову Н.В.
Прошу подготовить проект
договора к 01.12.2019
Подпись
05.10.2019
Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»).
Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в системе «Дело» для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.
Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.
4.3.28. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле первой страницы документа. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК документа обозначается буквой «К».
4.3.29. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
5. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
5.1. Документооборот в Администрации Сосновоборского муниципального образования осуществляется как на бумажном, так и в электронном виде.
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться на бумажном носителе или с использованием электронной почты.
5.2. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
5.3. Для подтверждения подлинности электронных документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования используются ЭП.
6. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ
6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Администрации Сосновоборского муниципального образования (далее – правовой акт) определен Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
При оформлении проектов правовых актов используются следующие реквизиты:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.
6.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей главы Администрации Сосновоборского муниципального образования, управляющего делами, начальников отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.
Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
6.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.
Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
6.2.3. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Иркутского района Иркутской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.
Например:
полное наименование – распоряжение Администрации Сосновоборского муниципального образования от 29.01.2018 № 60 «О награждении почетной грамотой главы Администрации Сосновоборского муниципального образования»;
сокращенное наименование – распоряжение Администрации Сосновоборского муниципального образования от 29.01.2018 № 60.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
6.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.
6.2.5. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.
Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.
Место издания отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.
6.2.6. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок может занимать до 5 строк.
6.2.7. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.
6.2.8. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:
Глава Администрации
Сосновоборского муниципального образования Инициалы, фамилия
6.2.9. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».
Например:
Приложение № 3
к постановлению Администрации
Сосновоборского муниципального образования
от 20.05.2020 № 57
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.
Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».
При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году.
При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.
Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.
6.2.10. Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.
Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
На приложениях к проектам на бумажных носителях визы проставляются в соответствии с подпунктом 4.3.19 Инструкции. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.
6.2.11. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается отделом по организационно-правовой работе, контролю и противодействия коррупции.
6.2.12. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания.
Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт определяет исполнитель, который подписывает лист рассылки в нижней его части.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.
7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Протокол.
7.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря комиссии или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
7.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
7.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
- председатель или председательствующий;
- секретарь;
- присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
- повестка дня;
- перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
7.1.4. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
7.1.5. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;
дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.
В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 1, № 5). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
7.1.6. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня и содержание вопроса.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»). Указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
7.2. Служебные письма.
7.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
7.2.2. Образец оформления письма приведен в приложении № 4.
7.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области считает…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
7.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.
7.2.5. Датой письма является дата его регистрации.
7.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации Сосновоборского муниципального образования.
7.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования.
7.3. Телеграмма.
7.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
-правительственные;
-срочные;
-обыкновенные.
7.3.2. Телеграммы на отправку принимаются специалистом 1 категории по работе с обращениями граждан правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложение № 6).
Текст телеграммы должен быть сжатым (не более 50 знаков), без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
7.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов.
7.4. Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.
7.5. Положение, правила, инструкция.
Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.
Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос
«о чем?».
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
7.6. План.
Составляющими пунктами планов являются:
– наименование (содержание) работы или мероприятия;
– исполнитель;
– срок исполнения;
– отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
7.7. Акт.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных
в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
7.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
7.9. Стенограмма (звукозапись).
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
7.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
7.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
7.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
7.10. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
8. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Общие правила организации документооборота.
8.1.1. Движение документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации Сосновоборского муниципального образования, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
8.1.3. В документообороте органа местного самоуправления выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
8.1.4. В органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются с использованием электронной почты, а также средствами почтовой связи и электросвязи.
8.1.5. Документы, поступающие в орган местного самоуправления, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
8.1.6. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
8.2. Прием, регистрация, отправка документов.
8.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация поступающей корреспонденции производятся главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Отметка о поступлении документа в Администрацию поселения оформляется с использованием штампа, содержит порядковый номер и дату поступления документа.
8.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные главе Администрации Сосновоборского муниципального образования, главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.
8.2.3. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в журнале.
8.2.4. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале.
8.2.5. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
8.2.6. Документы, поступившие из внешних организаций, регистрируются главным специалистом администрации.
8.2.7. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваиваются первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.
8.2.8. При регистрации входящих документов одинакового содержания,
но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер.
8.2.9. Контроль исполнения документов организуется в соответствии
с Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
8.2.10. Рассылка документов с резолюцией осуществляется главным специалистом Администрации.
8.2.11 Исходящие документы, документы внутренней переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении (приемной) в соответствии с номенклатурой дел.
Письма, адресованные органам исполнительной власти области и администрациям муниципальных образований области, отправляются по электронной почте.
8.3. Законченные делопроизводством дела остаются в отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив.
8.4. Архивом осуществляются:
– сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование сотрудникам отделов Администрации Сосновоборского муниципального образования;
– выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
8.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в регистрационных журналах и доступна работникам Администрации Сосновоборского муниципального образования.
9. ПРИЕМ И ПЕРЕДАЧА СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ ПО ОФИЦИАЛЬНЫМ КАНАЛАМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
9.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Администрации Сосновоборского муниципального образования, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
9.2. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения.
9.3. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.
Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
9.4. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает главный специалист по электронно-информационному взаимодействию и связи.
10. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в муниципальный архив в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Формирование документального фонда органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа исполнительной власти.
10.1. Составление номенклатуры дел.
10.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Администрации Сосновоборского муниципального образования, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел органа местного самоуправления:
а) составляется службой делопроизводства;
б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией органа исполнительной власти руководителем органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.
10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями об отделах Администрации Сосновоборского муниципального образования, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации Сосновоборского муниципального образования, их виды, состав и содержание.
10.1.3. В Администрации Сосновоборского муниципального образования составляются типовая номенклатура дел Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение № 7).
10.1.4. Номенклатура дел составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, архива Администрации Сосновоборского муниципального образования, подписывается главой поселения.
10.1.5. Номенклатура дел администрации Сосновоборского муниципального образования согласовывается с Архивным отделом Иркутского района и утверждается главой администрации Сосновоборского муниципального образования.
10.1.6. После утверждения отделы администрации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.7. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архивном секторе администрации Иркутского района.
10.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие.
10.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации Сосновоборского муниципального образования.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Сосновоборского муниципального образования цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Например:
12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений,
для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации поселения или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с руководителями промышленных
предприятий области по выполнению госзаказа
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с министерством образования
по вопросам учебно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций муниципальных
образований по вопросам социальной защиты населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Областным музеем краеведения
(г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню,
а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела,
о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).
10.1.11. Если в течение года в Администрации Сосновоборского муниципального образования возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
10.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
10.2. Формирование и оформление дел.
10.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
10.2.2. Дела формируются в Администрации Сосновоборского муниципального образования, в отделах администрации.
10.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства, для формирования их в дела.
10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
10.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Иркутской области и Законодательного Собрания Иркутского района Иркутской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
10.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению
в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство при методической помощи ведущего специалиста архивного отдела Администрации Иркутского района.
10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 8); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 9); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 10); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Администрация Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области» – указывается полностью в именительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации Сосновоборского муниципального образования; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Администрации Сосновоборского муниципального образования, согласованной с экспертной комиссией Администрации Сосновоборского муниципального образования; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
10.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3. Организация оперативного хранения документов.
10.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
10.3.2. Начальники отделов и специалисты и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
10.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
11. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Документы Администрации Сосновоборского муниципального образования являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на хранение в Муниципальный архив.
11.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
11.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
11.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на хранение в Администрации поселения создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников.
11.1.3. Функции и права экспертной комиссии (ЭК) Администрации Сосновоборского муниципального образования, а также организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии, утвержденным главой поселения, которое согласовывается с Муниципальным архивом района. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Администрации Сосновоборского муниципального образования (по аппарату).
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
- рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации Сосновоборского муниципального образования;
- рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Муниципальный архив;
- рассматривает описи дел по личному составу;
- определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
- выносит решение о представлении их на утверждение экспертной-проверочной комиссии архивного дела Иркутского района Иркутской области;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
11.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
11.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
11.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 11).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.
11.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в Администрации Сосновоборского муниципального образования составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Сосновоборского муниципального образования.
11.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
- в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
- порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом Администрации Иркутского района;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел дополняются словами «том 1» и т.д..
11.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии Архивного отдела Иркутского района (приложения № 12 – № 14).
11.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
11.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации Сосновоборского муниципального образования (приложение № 15).
После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.
Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится главным специалистом по электронно-информационному взаимодействию и связи.
11.1.12. При первичном представлении описей в Архивный отдел Иркутского района , составляются историческая справка к архивному фонду Администрации Сосновоборского муниципального образования и предисловия к ним.
11.2. Подготовка и передача документов в архив Администрации производится ответственными за делопроизводство в Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.2.1. В архив Администрации Сосновоборского муниципального образования передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.2.2. В период подготовки дел отделами администрации в архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Сосновоборского муниципального образования.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.
11.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив Администрации, передавшего дела, с согласованием специалиста Архивного отдела Иркутского района.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
11.3. Архив Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.3.1. В Администрации Сосновоборского муниципального образования для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет ответственный за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования, определенный экспертной комиссией Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.3.2. В своей практической деятельности ответственный за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования в работе
с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, архивного агентства Иркутской области и Муниципального архива Иркутского района, Положением об архиве Администрации Сосновоборского муниципального образования, Регламентом Администрации Сосновоборского муниципального образования, номенклатурой дел, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.
11.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Администрации сельского поселения после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
Дела текущего делопроизводства находятся в рабочих комнатах. Упорядоченные архивные документы хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от повреждений, вредных воздействий окружающей среды, в специально отведенных для этой цели помещениях административного здания органа местного самоуправления.
11.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Администрации сельского поселения не подлежат.
11.3.5. Передача дел в архив Администрации сельского поселения осуществляется ежегодно отделами администрации по графику, утвержденному главным специалистом Администрации Сосновоборского муниципального образования.
11.3.6. В случае ликвидации или реорганизации отдела лицо, ответственное за архив и ведение делопроизводства Администрации Сосновоборского муниципального образования, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Иркутского района независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
11.3.7. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование работникам отделов с разрешения ответственной за архив Администрации Сосновоборского муниципального образования под расписку в журнале. В нем указываются наименование отдела администрации, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ответственного за архив Администрации сельского поселения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения ведущего специалиста Муниципального архива района с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение № 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления протокола
ПРОТОКОЛ
заседания администрации Сосновоборского муниципального образования Иркутского района Иркутской области
________________________ № _____ х.Хуторской
(дата заседания)
| Председательствующий | – | __________________________________________(указываются фамилия с инициалами, должность) |
| Присутствовали: | ||
| члены
администрации Сосновоборского муниципального образования |
– | __________________________________________(указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую) |
| Приглашенные: | руководители органов местного самоуправления, структурных подразделений администрации Сосновоборского муниципального образования |
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. Об итогах социально-экономического развития Сосновоборского муниципального образования
за 2017 год (фамилия, инициалы выступавших).
2. О внесении изменений в постановление администрации Сосновоборского муниципального образования от ______________ № ________ (фамилия, инициалы выступавших).
3. О…
1. СЛУШАЛИ:
Об итогах социально-экономического развития Сосновоборского муниципального образования
за 2017 год.
| Докладчики: | |
| (фамилия, инициалы) |
ГОЛОСОВАЛИ:
РЕШИЛИ:
1.1. Утвердить Перечень поручений администрации Сосновоборского муниципального образования согласно приложению.
2. СЛУШАЛИ:
О проектах правовых актов Администрации Сосновоборского муниципального образования
(вопросы 2 – 17 повестки дня).
ГОЛОСОВАЛИ:
РЕШИЛИ:
2.1. Принять проекты правовых актов администрации Сосновоборского муниципального образования (вопросы 2 – 17 повестки дня).
3. СЛУШАЛИ:
Разное.
РЕШИЛИ:
4. Контроль за исполнением протокола возложить на контрольное управление Администрации Сосновоборского муниципального образования.
| Протокол вел | Личная подпись | Инициалы, фамилия |
Приложение № 2
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
ИРКУТСКИЙ РАЙОН
СОСНОВОБОРСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
АДМИНИСТРАЦИЯ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
От «___» ______2020 года № ___-п
(заголовок (о чем?)
__________________________
__________________________
(преамбула)
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ПОСТАНОВЛЯЮ:
(постановляющая часть)
1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Глава Администрации
Сосновоборского
муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 3
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
ИРКУТСКИЙ РАЙОН
СОСНОВОБОРСКОЕ МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
АДМИНИСТРАЦИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
От «___»_____2020 года №___-р
(заголовок (о чем?)
__________________________
__________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
2. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Глава Администрации
Сосновоборского
муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 4
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления письма на бланке
| РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ ИРКУТСКИЙ РАЙОН Администрация Сосновоборского муниципального образования 664541 д. Сосновый Бор ул. Урожайная, 14 тел.: 8(3952)692-559; (факс): 692-556 adm_sosnovoborskoe_mo@mail.ru ______2021 г. № ____ |
Первому заместителю Мэра АИРМО И.В. Жуку |
Уважаемый _______________________________!
(имя, отчество)
(текст письма)
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Приложение: расчет затрат на 2 л. в 3 экз.
Глава Администрации
Сосновоборского
муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 5
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления протокола
ПРОТОКОЛ
заседания комиссии по…__________________________________
________________________ № _____
(дата заседания)
___________________________________
(место издания)
| Председатель | – | Смирнов С.С. |
| Секретарь | – | Антонова М.И. |
| Присутствовали: | 30 человек (список прилагается)
(если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую). |
ПОВЕСТКА ДНЯ:
| 1. | О порядке подготовки к конференции. |
| Доклад начальника отдела… | |
| 2. | О… |
| Доклад заместителя руководителя… |
1. СЛУШАЛИ:
Соколову А.И. – текст доклада прилагается.
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1. Одобрить…
1.2. …
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Председательствующий Личная подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Личная подпись Инициалы, фамилия
Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ОБРАЗЕЦ
оформления телеграммы
Место
печати
ТЕЛЕГРАММА
Кому (должность, инициалы, фамилия)
Адрес (с указанием почтового индекса)
(текст телеграммы)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Глава Сосновоборского муниципального образования Личная подпись Инициалы, фамилия
——————————————————————————————————-
ул. Мира, 17, х.Хуторской, Ростовская область, Россия, 347474
«______» _______________ 20__ г.
Исп.: ___________________
Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству
администрации Сосновоборского
муниципального образования
ФОРМА
номенклатуры дел
| Сосновоборское муниципальное
образование АДМИНИСРАЦИЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ _________ № __________ ______________________ (место составления) На ________________ год |
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации Сосновоборского Муниципального образования ФИО Подпись Дата |
| Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Название раздела | ||||
Наименование должности
составителя номенклатуры Подпись Расшифровка подписи
| СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК от ______________ № ___________ |
СОГЛАСОВАНО
__________________________________ __________________________________ Наименование должности руководителя архивной службы города, поселения |
Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу
____________________________________________________________________
| Фонд №____________ Опись №____________ Дело №____________ |
____________________________________________________________________
(наименование государственного архива)
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
(наименование учреждения и структурного подразделения)
ДЕЛО № _________ Том № ________
____________________________________________________________________
(заголовок дела)
____________________________________________________________________
(дата)
| Фонд №____________ Опись №____________ Дело №____________ |
_________на _______ листах _______ хранить _________________________________ |
Приложение № 19
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
листа-заверителя дела
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано ______________________________ листов
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов _________________________________________
пропущенные номера листов _________________________________________
пронумерованы чистые ли _________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
Наименование
должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 10
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
внутренней описи документов дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
№________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа |
Заголовок документа | Номер листов дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
ИТОГО ______________________________________________ документов.
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи_________________________ листов.
(цифрами и прописью)
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись Личная подпись Инициалы, фамилия
Дата
Приложение № 11
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ПЕРЕЧЕНЬ
нормативно-методических документов
для определения сроков хранения документов
1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2006
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12. 2019 № 236.
Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
титульного листа описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
Архивный отдел администрации Иркутского районного
муниципального образования
Администрация Сосновоборского муниципального
образования – Администрация сельского поселения
д. Сосновый Бор Иркутского района Иркутской области
Январь 2012 года – декабрь 2012 года
Ф О Н Д № ____
Опись № ___
дел по личному составу
(личные дела муниципальных служащих)
За 2012 – годы
Хранить – лет
На листах
Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
_________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
дата
Фонд №_______________
Опись №_______________
дел постоянного храненияза___________год________
| № п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с №__________ по № __________________________________________________,
литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.
Опись составил _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Наименование должности
составителя описи
(лицо, ответственное
за архив)
Дата
| СОГЛАСОВАНО | СОГЛАСОВАНО | |
| Протокол ЭК организации | Протокол ЭПК комитета | |
| от «_______» ___________ № ______ | от «_______» ___________ № ______ |
Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА
описи дел по личному составу
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
_________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
Дата
Фонд №_______________
Опись №_______________
дел по личному составуза _______________год
| № п/п | Индекс дела |
Заголовок дела | Крайние даты | Количество листов в деле | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
В данный раздел описи внесено________________________ дел ________
(цифрами и прописью)
с №__________ по № __________________________________________________,
литерные номера: __________________пропущенные номера:_______________.
Опись составил _________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)
Наименование должности
составителя описи (лицо, ответственное
за архив) подпись Расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО | ||
| Протокол ЭК организации | Протокол ЭПК комитета | |
| от «_______» ___________ № ______ | от «_______» ___________ № ______ |
Приложение № 15
к Инструкции по делопроизводству в администрации Сосновоборского муниципального образования
ФОРМА АКТА
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
руководителя организации
_________ __________________
(подпись) (расшифровка подписи)
дата
________ №____________
______________________
(место составления)
о выделении документов, не подлежащих хранению,
на основании ________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов)
____________________________________________________________________
(с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ________________
(название фонда)
| № п/п | Заголовок дела или группы дел | Дата дела или крайние даты дел | Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
Итого _______________________________ дел за ____________________.
Описи дел постоянного хранения за ___________________годы утверждены, а по _______________________________________________________________
личному составу согласованы с ЭПК комитета, по личному составу согласованы с муниципальным архивом (протокол от «_____» __________ 20__ г. № ___) __________________.
Наименование должности лица,
Проводившего экспертизу ценности
Документов подпись расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО | ||
| Протокол ЭК | ||
| от «_______» ___________ № ______ |
Документы в количестве _________________________________________
(цифрами и прописью)
весом ________ кг сданы в _____________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________ № _____
Изменения в учетные данные внесены.
Наименование должности работника
Ответственного за архив подпись Расшифровка подписи
|
УТВЕРЖДЕНА постановлением Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от 22.03.2022г. № 148 |
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации муниципального образования
«Шумячский район» Смоленской области
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.
1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области (далее также – Администрация) и её структурных подразделениях.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учёт и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
1.4. Требования к работе с документами, предусмотренные в настоящей Инструкции, обязательны для всех работников Администрации и её структурных подразделений.
1.5. Ответственность за ведение делопроизводства в Администрации и её структурных подразделениях возлагается на работников, выполняющих функции по документационному обеспечению управления (далее – работник ДОУ).
1.6. Руководство организацией делопроизводства в Администрации осуществляет управляющий делами Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области.
1.7. Ответственность за соблюдение установленных настоящей Инструкцией требований к работе с документами в структурных подразделениях несут их руководители.
1.8. Требования по организации работы с обращениями граждан в Администрации (структурных подразделениях) устанавливаются Федеральным законом от 02.05.2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации», иными нормативными правовыми актами.
1.9. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, определяется отдельными инструкциями.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Документы, создаваемые в Администрации и её структурных подразделениях, должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 7.0.97-2016г. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация требования к оформлению документов». Документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows размером шрифта № 14 Times New Roman через 1 межстрочный интервал.
Для выделения заголовка могут использоваться прописные буквы, полужирный шрифт.
Для оформления табличных материалов допускается использование размеров шрифта № 10, 11, 12.
Документы и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А 4 (210 х 297 мм). Письма допускается печатать на листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).
Каждый лист документа имеет следующие размеры полей:
левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — не менее 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами без точки на расстоянии 10 мм от верхнего края листа в центре верхнего поля документа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть раны.
2.1. Правила оформления и расположения
основных реквизитов документов
2.1.1. Обязательные элементы оформления документа называются реквизитами. При подготовке, оформлении и обработке документов, а также при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты:
01- «Герб муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области»;
02- «Наименование Администрации»;
03- «Справочные данные об Администрации /структурном подразделении/»;
04- «Наименование вида документа»;
05- «Дата документа»;
06- «Регистрационный номер документа»;
07- «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»;
08- «Место составления или издания документа»;
09- «Гриф ограничения доступа к документу»;
10- «Адресат»;
11- «Гриф утверждения документа»;
12- «Резолюция»;
13- «Заголовок к тексту»;
14- «Отметка о контроле»;
15- «Текст документа»;
16- «Отметка о наличии приложения»;
17- «Подпись»;
18- «Отметка об электронной подписи»;
19- «Гриф согласования документа»;
20- «Визы согласования документа»;
21- «Печать»;
22- «Отметка об исполнителе»;
23- «Отметка о заверении копии»;
24- «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
25- «Отметка о поступлении документа».
Состав реквизитов документа определяется в зависимости от его вида и содержания. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения (Приложение 1. Рис.А,Б).
2.1.2. Реквизит «Герб муниципального образования Шумячский район Смоленской области» (далее герб Шумячского района) размещается на бланках документов в соответствии с положением «О гербе муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области». Герб располагается над серединой наименования Администрации (структурного подразделения) или наименования должности лица Администрации (структурного подразделения).
2.1.3. Реквизит «Наименование Администрации» располагается на бланках писем и правовых актов. Реквизит располагается и центрируется ниже герба Шумячского района на расстоянии 1,5 межстрочного интервала.
2.1.4. Реквизит «Справочные данные об Администрации» содержит почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB- страницы (при наличии), номера телефона, факса.
Составные части почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Номера телефонов, факсов указываются следующим образом:
8 (48133)-4-11-44
или (48133) 4-11-33.
2.1.5. Реквизит «Наименование вида документа» воспроизводится на всех видах документов, кроме письма. Особенности оформления реквизита излагаются в разделах 3 и 4 настоящей Инструкции.
2.1.6. Реквизит «Дата документа» указывает на время подписания, утверждения, согласования, принятия документа и проставляется после (в день) его подписания.
Если авторами документа являются два и более органов или организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата его подписания.
Дата оформляется словесно-цифровым или цифровым способом (т.е. арабскими цифрами, разделенными точками) в следующей последовательности: число, месяц, год.
Пример:
15 мая 2021 года (15 мая 2021 г.),
или 03.01.2016,
или 05.06.56 (если указываются годы до 2000-го)
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, на расстоянии 2 межстрочных интервалов.
2.1.7. Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из порядкового номера по учетно-регистрационной форме.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, регистрационный номер печатается под датой от левой границы текстового поля с тем же интервалом, с каким печатался документ.
Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более структурными подразделениями или организациями, состоит из регистрационных номеров каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
2.1.8. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
2.1.9. Реквизит «Место составления или издания документа» указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, включает в себя только общепринятые сокращения.
2.1.10. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об ограничении круга лиц, имеющих доступ к документу.
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально, для служебного пользования) с указанием номера экземпляра проставляется на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, содержащим служебную информацию ограниченного доступа.
Гриф ограничения доступа к документу печатается без кавычек в правом верхнем углу. Номер экземпляра центрируется по отношению к наименованию указанного грифа.
Пример: Секретно
экз.№2
2.1.11. Реквизит «Адресат» содержит информацию, на основании которой документ доставляется адресату.
Документы адресуются органам государственной власти, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.
Порядок оформления данного реквизита изложен в подразделе 4.3 раздела 4 настоящей Инструкции.
2.1.12. Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется на документе, требующем утверждения должностным лицом (должностными лицами) или правовым актом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (пишется без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты утверждения, в отдельных случаях — регистрационного номера.
Пример:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Отдела по образованию Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области
______________Инициалы, фамилия
(личная подпись)
«___»___________2021г. №_________
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа, центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю.
Дата утверждения и регистрационный номер документа проставляются в день его утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения документа располагаются горизонтально на одном уровне. Порядок оформления данного реквизита в правовых актах изложен в разделе 3 настоящей Инструкции.
2.1.13. Реквизит «Резолюция» оформляется руководителем или иным должностным лицом и содержит указание по исполнению документа.
Резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, дату исполнения, подпись автора резолюции и дату.
Пример:
И.И. Иванову
С.С. Сидоровой
Прошу подготовить проект
соглашения к 15.02.2021г.
Личная подпись
05.01.2021г.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, резолюция включает в себя инициалы и фамилию исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции и дату.
Резолюция оформляется на свободном от текста месте первого листа документа.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе — «Листе резолюций» — формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.1.14. Реквизит «Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа. Заголовок отделяется от текста, как правило, 2-3 межстрочными интервалами.
Заголовок может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже («Об отмене…», «Об организации…», «О состоянии…»).
Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, точка в конце него не ставится.
2.1.15. Реквизит «Отметка о контроле» обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль».
2.1.16. Реквизит «Текст документа» отражает основное смысловое содержание документа.
Текст документа должен быть кратким и обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа может состоять из вводной части, содержащей обоснования, причины и цели составления документа, и основной, излагающей выводы, предложения, рекомендации, просьбы и решения.
Смысловые части текста документа разделяются абзацами.
Первая строка абзаца (красная строка) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст документа печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах текстового поля через 1(1,5) межстрочный интервал (в зависимости от размера текста документа).
Тексты документов большого объема могут делиться на части, разделы, подразделы, главы, статьи, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Абзацы внутри пунктов не нумеруются. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами с точками (1.1.; 1.2.) или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой (а)…; б)…;).
Текст документа может быть изложен в виде таблицы, анкеты или комбинированным способом.
2.1.17. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается под текстом документа на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов.
Слово «Приложение» печатается с красной строки без кавычек. Если приложение названо в тексте, то ставится двоеточие, проставляется количество листов и количество экземпляров.
Пример:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если документ имеет приложение, которое не названо в тексте, приводится его наименование с указанием количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.
Пример:
Приложения: 1. Письмо Федеральной налоговой службы от 12.09.2020г.
№ 1135/12-04 на 6 л. в 1 экз.
2. Письмо Управления Федеральной налоговой службы по
Смоленской области от 29.09.2020г. № 423-4-11 на 3 л. в 1 экз.
Порядок оформления данного реквизита в проектах правовых актов Администрации, заместителей Главы муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области (далее Главы муниципального образования) изложен в пункте 3.1.2.раздела 3 настоящей Инструкции.
2.1.18. Реквизит «Подпись» включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если документ оформлен на бланке должностного лица, то наименование должности не указывается.
Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал, при этом длина строки не должна превышать 8 см.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
При подписании документа несколькими должностными лицами, замещающими разное
Положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархией занимаемых должностей.
Пример:
Заместитель Главы муниципального образования подпись Инициалы, фамилия
Управляющий делами Администрации подпись Инициалы, фамилия
Начальник Отдела по образованию подпись Инициалы, фамилия
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с их распределением.
Пример:
Председатель комиссии Личная подпись Инициалы, фамилия
Члены комиссии: Личная подпись Инициалы, фамилия
Личная подпись Инициалы, фамилия
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с правовым актом.
Пример:
И.о. Главы муниципального образования Подпись Инициалы, фамилия
И.о. начальника Отдела Подпись Инициалы, фамилия
Не допускается подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом с предлогом «за», надписью от руки «Зам.» или косой чертой перед наименованием должности подписывающего.
2.1.19. Реквизит «Отметка об электронной подписи» используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи включает фразу «Пописано ЭЦП», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
Пример:
|
Пописано ЭЦП Дата Сертификат 101ССС0000000000000001230 Владелец Новиков Иван Петрович Действителен с 01.12.2020 по 01.12.2021 |
Наименование должности И.П. Новиков
2.1.20. Реквизит «Гриф согласования документа» выражает согласие органа управления или организации, интересы которых затрагивает документ, с содержанием документа – внешнее согласование. Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (пишется без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования. Располагается гриф согласования документа в нижнем углу документа под реквизитом «Подпись», центрируется по самой длинной строке, допускается выравнивание по левому краю. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник Смоленской таможни
____________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
«___»_________2021г.
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или иным документом, то гриф согласования документа оформляется по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Управления
Федеральной налоговой службы
по Смоленской области
от «____»_______2021г.№___
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются горизонтально на одном уровне, при большем количестве размещаются двумя вертикальными столбцами.
Гриф согласования документа может располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
2.1.21. Реквизит «Визы согласования документа» указывает на согласие или несогласие должностного лица Администрации или ее структурного подразделения с содержанием документа – внутреннее согласование.
2.1.22. Реквизит «Печать» проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он оставлял свободной подпись должностного лица, подписавшего документ.
На финансовом документе печать проставляется на специально отведенном месте (символ «МП»).
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
2.1.23. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона.
Отметка об исполнителе печатается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 10.
Пример:
И.И. Иванов
8(48133) 4-33-11
Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью.
2.1.24. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Отметка о заверении копии включает в себя заверительную надпись: «Верно» (пишется без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения.
Пример:
Верно
Управляющий делами
Администрации муниципального
образования «Шумячский район»
Смоленской области Личная подпись Инициалы, фамилия
07.06.2021г.
Отметка о заверении копии документа располагается ниже реквизита «Подпись» и удостоверяется оттиском печати.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
2.1.25. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает в себя слова «В дело», ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении, личную подпись исполнителя, расшифровку подписи, дату.
Пример:
В дело
Исполнено письмом
от «___» _______2021г. №_____
_______________ Инициалы, фамилия
(личная подпись)
«___»_________2021г.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте.
При необходимости отметка об исполнении документа может быть оформлена на оборотной стороне первого листа документа.
2.1.26. Реквизит «Отметка о поступлении документа» содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
2.2. Требования к использованию бланков
2.2.1. Документы в Администрации (структурных подразделения) оформляются, как правило, на бланках установленной формы, имеющих обязательный состав реквизитов и стабильный порядок их расположения.
2.2.2. Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Бланки документов должны иметь следующие размеры полей:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – не менее 20 мм.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный (Приложение №1, Рис. А,Б).
2.2.3. В Администрации (структурных подразделениях) применяются следующие бланки:
— бланки писем Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области,
— бланки правовых актов Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области.
2.2.4. Бланк письма включает в себя следующие реквизиты:
«Герб Шумячского района»;
«Наименование Администрации»;
«Справочные данные об Администрации» (почтовый адрес, адрес электронной почты, WEB-страницы (при наличии), номера телефона и факса);
«Дата документа»;
«Регистрационный номер документа»;
«Ссылка на регистрационный номер и дату документа».
2.2.5. Бланк правового акта включает в себя следующие реквизиты:
«Герб Шумячского района»;
«Наименование Администрации»;
«Наименование вида документа»;
«Дата документа»;
«Регистрационный номер документа».
2.2.6. Формы бланков писем и правовых актов Администрации МО утверждаются правовым актом Администрации.
Формы бланков писем и правовых актов структурных подразделений Администрации утверждаются правовыми актами руководителей этих структурных подразделений.
2.3. Использование печатей и штампов
2.3.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам используются гербовые и другие печати.
2.3.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.
2.3.3. Администрация имеет печать, содержащую изображение Государственного герба Российской Федерации (далее – гербовая печать), а также свое полное наименование.
2.3.4. Гербовая печать Администрации проставляется, не захватывая собственноручную подпись Главы муниципального образования «Шумячский район» (далее- Глава муниципального образования) и других должностных лиц, уполномоченных Главой муниципального образования на подписание соответствующих документов, или в месте обозначенном «МП» («Место печати»).
2.3.5. Гербовая печать Администрации хранится у управляющего делами Администрации муниципального образования «Шумячскиий район» Смоленской области (далее — управляющий делами Администрации).
2.3.6. На копиях правовых актов Администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая печать Администрации для документов.
2.3.7. Изготовление печатей и штампов для структурных подразделений Администрации производится структурными подразделениями на основании заявки руководителя структурного подразделения по согласованию с управляющим делами Администрации.
2.3.8. Изготовленные печати и штампы учитываются управляющим делами Администрации в журнале учета печатей и штампов Администрации и выдаются под расписку.
2.3.9. Печати и штампы должны храниться в несгораемых металлических шкафах или сейфах.
2.3.10. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются управляющему делами Администрации и уничтожаются в установленном порядке, о чем в журнале учета печатей и штампов делаются соответствующие отметки.
2.3.11. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в Администрации возлагается на управляющего делами Администрации, в структурных подразделениях — на их руководителей. При смене соответствующего руководителя печати и штампы передаются по акту с отметками в журнале учета печатей и штампов.
3. ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ПРАВОВЫХ АКТОВ АДМИНИСТРАЦИИ
3.1. Оформление проектов правовых актов Администрации
3.1.1. Порядок подготовки, принятия и регистрации проектов правовых актов Администрации определяется Регламентом Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области (далее также – Регламент Администрации).
3.1.2. Проекты правовых актов печатаются на стандартных листах бумаги формата А-4.
На первой странице проекта правового акта размещается герб Шумячского района, в правом верхнем углу печатается слово «Проект» (без кавычек) и указывается субъект правовой инициативы, внёсший данный проект. Кроме этого, проекты правовых актов имеют следующие реквизиты:
«Наименование Администрации»;
«Наименование вида документа»;
«Дата документа»;
«Регистрационный номер документа»;
«Заголовок к тексту»;
«Текст документа»; «Должность»» и «Подпись» (приложения №№ 2, 3 к настоящей Инструкции).
Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» проставляются при регистрации правового акта в соответствии с их расположением на бланках.
К порядковому номеру распоряжений Администрации по личному составу добавляются строчные буквы «л/с», по кадровому составу через дефис добавляется строчная буква «к», к рабочим распоряжениям через дефис добавляется строчная буква «р».
Заголовок печатается на расстоянии 9 см от верхнего края листа от левой границы текстового поля, отвечает на вопрос «О ком?» («О чем?»), начинается с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8,5 см.
Текстовая часть отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.
Первая строка абзаца, пункта, подпункта печатается с красной строки, равной 1,25 см.
Текстовая часть может подразделяться на преамбулу и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Администрации завершается словами Администрация муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области «П О С Т А Н О В Л Я Е Т:», которые печатаются с красной строки, слово «постановляет» прописными жирными буквами вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Пункты в распорядительной и постановляющей частях нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются арабскими цифрами с точками или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Если в правовом акте дается поручение структурному подразделению или организации, то его (ее) наименование указывается в дательном падеже, а инициалы и фамилия руководителя пишутся в именительном падеже в скобках. Например:
1. Финансовому управлению Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области (И.И. Иванов) подготовить информацию…
Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности инициалы и фамилии в проектах правовых актов по вопросам награждения Почетной грамотой Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области, благодарственным письмом Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области (в других случаях не рекомендуется).
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и состоит в проектах правовых актов Администрации, из слов «Глава муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области и инициалов и фамилии».
Проект правового акта подлежит согласованию в последовательности, определенной Регламентом Администрации.
Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника правового акта и включают в себя инициалы, фамилию визирующего, его подпись и дату (приложение № 4 к настоящей Инструкции).
При наличии у должностного лица замечаний по проекту документа виза оформляется следующим образом:
Инициалы, фамилия (личная подпись) С замечаниями «__»_______2021г.
При наличии приложений к правовому акту в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифта и количество межстрочных интервалов при печатании приложений идентичны применяемым при печатании правовых актов.
В приложениях печатаются положения, инструкции, регламенты, акты, перечни, сметы расходов, списки, графики, таблицы, карты, схемы, образцы документов, бланков и т.п.
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «согласно приложению» или «прилагается» на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово «Приложение», ниже, через 1 межстрочный интервал, указывается вид правового акта, его дата и номер. Все составные части указанного реквизита центрируются по самой длинной строке (допускается выравнивание по левому краю) и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правой границей текстового поля документа.
Пример:
|
Приложение № 1 к постановлению Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от _________ № _____ |
При наличии в текстовой части правового акта формулировки «Утвердить прилагаемое (-ый, -ые)…» (положение, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается гриф «УТВЕРЖДЕНО» («УТВЕРЖДЕН») со ссылкой на правовой акт, его дату и номер. Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением (распоряжением) Администрации муниципального образования «Шумяччский район» Смоленской области от _____________ № ____
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЁН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое (-ые) слово (-а) заголовка приложения пишется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, С П И С О К, П Е Р Е Ч Е Н Ь, ПЛАН МЕРОПРИЯТИЙ и т.д.), остальные слова заголовка пишутся строчными буквами. Интервал между первой строкой заголовка приложения и последующими строками может быть увеличен на 0,5 межстрочного интервала.
Заголовок приложения отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, от текста приложения — 2-3 межстрочными интервалами.
При наличии в текстовой части приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Приложение может быть оформлено в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственного числа. В многоярусных таблицах заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и третьего яруса — со строчной буквы, если они грамматически связаны с заголовком верхнего яруса, и с прописной буквы, если грамматически не связаны с заголовком верхнего яруса. В боковике таблицы текстовая часть каждой позиции должна начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только в середине предложения и не ставятся в конце. Двоеточие после слов «итого», «всего» не ставится. Текстовая часть в остальных графах пишется со строчной буквы. Например:
Заголовки граф
_________________________________________________________________
|
Головка |
№ п/п |
Наименование мероприятий |
Срок испол-нения |
Исполнитель |
Объем финансирования (тыс. рублей) |
|
|
первое полугодие |
второе полугодие |
|||||
|
Боковик |
Прографки |
|||||
|
1. |
Создание единого перечня услуг |
2017 год |
областное государственное учреждение «Центр социального обслуживания» |
20 |
10 |
Если таблицу размещают более чем на одной странице, то графы её нумеруются и нумерация граф повторяется на каждой странице приложения.
В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются арабскими цифрами. Подразделы тоже нумеруются в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из двух чисел, разделенных точкой, при этом первое число обозначает номер раздела. Номер пункта должен состоять из трех чисел, разделенных точками, при этом первое число обозначает номер раздела, второе – номер подраздела. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются в пределах каждого пункта аналогичным образом. Например:
Раздел 3. Организация работы Комиссии
Подраздел 3.1. Проведение заседаний
Пункт 3.1.1.
3.1.2.
3.1.3.
Подпункт 3.1.3.1.
3.1.3.2.
3.1.3.3.
Подпункты могут обозначаться также строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.
3.1.3. При регистрации правового акта управляющий делами Администрации вносит его номер и дату в соответствующий журнал регистрации правовых актов.
3.1.4. Копия правового акта заверяется печатью и направляется адресатам в соответствии с указателем рассылки.
3.2. Оформление проектов правовых актов
в структурных подразделениях Администрации
3.2.1. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения по кадровым и другим оперативным и текущим вопросам внутренней работы, не имеющий нормативного характера, а в случаях, предусмотренных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними областными законами, — имеющий нормативный характер.
Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителя структурного подразделения либо в инициативном порядке.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами является обязанностью исполнителя.
Обеспечение правильности оформления приказов является обязанностью руководителя структурного подразделения.
3.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, внесшим указанный проект, руководителями подведомственных учреждений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения. Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются на отдельном листе, который прилагается к проекту. Виза включает в себя наименование должности, личную подпись, инициалы, фамилию визирующего и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на правовых актах Администрации, заместителей Главы муниципального образования.
3.2.3. Приказы печатаются на бланках установленной формы. Датой приказа является дата его подписания.
Приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.
3.2.4. Копии приказов заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа обязательно направляется также исполнителю.
3.2.5. Приказ имеет следующие реквизиты (приложение №5 к настоящей Инструкции):
— «Герб Шумячского района»
— «Наименование Администрации »;
— «Наименование вида документа»;
— «Дата документа»;
— «Регистрационный номер документа»;
— «Заголовок к тексту»;
— «Текст документа»;
— «Подпись».
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, отвечать на вопрос «О ком?» («О чем?»). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается от левой границы текстового поля полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Пример:
О командировании
И.И. Иванова
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из преамбулы (вступительной части) и распорядительной части.
В преамбуле кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в преамбуле (вступительной части) указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов обязательно завершается словом «П Р И К А З Ы В А Ю:», которое печатается вразрядку с красной строки.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может подразделяться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подведомственные учреждения или конкретные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, его инициалов и фамилии.
Приказы подписывает руководитель структурного подразделения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.
Лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в рассылке, которую исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
3.3 Внесение изменений в правовые акты Администрации,
3.3.1 Внесением изменений считается:
— замена слов, цифр;
— исключение слов, цифр, предложений, позиций;
— признание утратившими силу структурных единиц правового акта;
— новая редакция структурной единицы правового акта;
— дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями;
— дополнение правового акта структурными единицами.
3.3.2. Изменения, вносимые в правовой акт, оформляются правовым актом того же вида, в каком издан основной документ.
3.3.3. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо.
3.3.4. При внесении изменений в правовой акт обязательно указываются вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта.
Если в подлежащий изменению правовой акт ранее вносились изменения, то указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид правового акта, дата подписания правового акта, его регистрационный номер, наименование, а в круглых скобках — вид правового акта, вносившего в него изменения, дата его подписания и регистрационный номер.
Пример:
Внести в распоряжение Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от… №… «О…» (в редакции распоряжений Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от… №…, от… №…, от… №…) следующие изменения:
3.3.5. Независимо от того, имеются ли в тексте правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта словами, цифрами или предложениями, признание утратившими силу отдельных структурных единиц либо дополнение структурных единиц в правовой акт, наименование правового акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе.
Пример:
О внесении изменения в постановление Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от… №… «О…»
или
О внесении изменений в распоряжение Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от… №… «О….»
3.3.6. При внесении изменений в правовые акты соответствующий текст заключается в кавычки.
3.3.7. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.
3.3.8. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») допускается. Если заменяемые по тексту слово или слова везде употреблены в одном и том же числе и падеже, то такое изменение оформляется следующим образом:
… по тексту указанного постановления слово «…» заменить словом «…».
Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, то такое изменение оформляется следующим образом:
… по тексту указанного постановления слова «… (слова указываются в именительном падеже единственного числа)…» в соответствующих числе и падеже заменить словами «… (слова указываются в именительном падеже единственного числа)…» в соответствующих числе и падеже
или
… по тексту указанного постановления слова «… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)…» в соответствующем падеже заменить словами «… (слова указываются в именительном падеже единственного или множественного числа)…» в соответствующем падеже.
3.3.9. При внесении изменений в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
При внесении дополнений в пункт, подпункт, абзац указываются слова, после которых это дополнение должно находиться.
Пример:
… пункт 1 после слов «….» дополнить словами «….».
3.3.10. В случае если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение находится в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
… пункт 1 дополнить словами «….».
При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесенного дополнения.
3.3.11. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляется следующим образом:
Внести в постановление Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от… №…. «О…» следующие изменения:
1) в пункте 2:
в подпункте 2.1 слова «…» заменить словами «….»;
подпункт 2.2 после слов «…» дополнить словами «….»;
2) второе предложение пункта 3 исключить;
3) пункт 4 изложить в следующей редакции:
«4…..»;
4) пункт 5 признать утратившим силу;
5) пункт 6 дополнить словами «….» .
3.3.12. При дополнении правового акта подразделами, пунктами, подпунктами или абзацами, которые необходимо расположить соответственно в конце раздела, пункта или подпункта, в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых разделов, пунктов или подпунктов. При этом необходимо продолжать имеющуюся нумерацию подразделов, пунктов, подпунктов.
Пример:
… раздел 2 дополнить подразделом 2.6 следующего содержания:
«2.6…..»;
… пункт 4 дополнить подпунктом 4.5 следующего содержания:
«4.5…..»;
… подпункт 5.1 дополнить абзацем следующего содержания:
«….».
Необходимая в таких случаях замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте проекта правового акта).
3.3.13. В целях сохранения структуры правового акта недопустимо изменять нумерацию разделов, подразделов, пунктов и подпунктов правового акта при признании утратившими силу структурных единиц правового акта.
3.3.14. При дополнении правового акта новыми структурными единицами необходимо обозначать их дополнительно цифрами, помещаемыми над основными цифрами и буквенными обозначениями (например, раздел 1.1, подраздел 3.1.1, пункт 3.2, подпункт «б1)»).
3.3.15. Дополнение абзацами может производиться в конце соответствующей структурной единицы.
При необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац используется следующая формулировка:
… пункт 2 после абзаца третьего дополнить абзацем следующего содержания:
«…;».
В этом случае пересчет последующих абзацев не производится.
3.3.16. При включении нового абзаца между уже имеющимися включенный абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
3.3.17. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
3.5.18. Новая редакция правового акта в целом, как правило, не допускается.
Новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего правового акта издается в случаях, если:
— необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки правового акта по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;
— необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;
— сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично.
3.3.19. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:
— необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;
— неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.
3.3.20. Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.
3.3.21. При необходимости изложения одной структурной единицы правового акта в новой редакции применяется следующая формулировка:
Внести в распоряжение Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от 01.01.2016 № 3 «О…» следующее изменение:
пункт 1 изложить в следующей редакции:
«1…..».
В данном случае заголовок правового акта должен быть следующим:
«О внесении изменения в распоряжение Администрации Смоленской области от 01.01.2021г. № 3».
3.3.22. При необходимости внесения изменения в приложение к правовому акту путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения либо включается в текст изменяющего правового акта, либо оформляется приложением к нему.
3.3.23. При необходимости замены цифровых обозначений в тексте правового акта употребляется термин «цифры», а не «числа».
Пример:
цифры «12» заменить цифрой «3», цифры «13,5» заменить цифрами «10».
3.3.24. При необходимости замены слов и цифр употребляется термин «слова».
Пример:
слова «в 50 раз» заменить словами «в 100 раз», слова «50 тыс. рублей» заменить словами «100 тыс. рублей».»;
4. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Оформление протоколов заседаний, совещаний
и других мероприятий
4.1.1. Решения, принятые на заседаниях, совещаниях и других мероприятиях, проводимых в Администрации и в структурных подразделениях, оформляются протоколом.
4.1.2. Протокол имеет следующие реквизиты:
«Наименование вида документа»;
«Заголовок к тексту»;
«Дата документа»;
«Подпись».
Наименование вида документа — слово «ПРОТОКОЛ» — печатается на расстоянии 4,5 см от границы верхнего поля прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру.
В заголовке, как правило, указывается наименование мероприятия. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами.
Дата протокола обозначается словесно-цифровым способом, располагается от правой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита и отделяется от него линией. Датой протокола является дата проводимого мероприятия.
4.1.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), секретаря и количество (список) присутствующих, повестка дня. Каждый пункт нумеруется арабской цифрой и отвечает на вопрос «О ком?» («О чем?»).
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по следующей схеме:
СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ:
(печатаются прописными буквами от левой границы текстового поля).
Решение в текстовой части протокола печатается полностью, при необходимости приводятся данные об итогах голосования.
4.1.4. Протоколы подписываются председателем (председательствующим) и секретарем.
Реквизит «Подпись» отделяется от текстовой части 3 межстрочными интервалами и включает в себя слово «Председатель» («Председательствующий»), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
На протоколе, содержащем служебную информацию ограниченного доступа, в правом верхнем углу первого листа проставляется отметка: «Для служебного пользования» (пишется без кавычек).
Протокол и выписка из него печатаются на бланках установленного образца (приложения № 6 и 7 к настоящей Инструкции).
4.1.5. Копии протоколов, выписки из них заверяются печатью Администрации (структурного подразделения) для документов.
На копиях протоколов, выписках из них указываются инициалы и фамилии лиц, которым они направляются.
После отправки копий протоколов, выписок из них адресатам подлинники протоколов с отметками о дате отправки их копий и выписок из них подшиваются в дела в соответствии с утверждённой номенклатурой.
4.2. Оформление стенограмм совещаний,
заседаний и иных мероприятий
4.2.1.Стенограммы совещаний, заседаний и иных мероприятий оформляются по указанию Главы муниципального образования.
4.2.2. Стенограмма оформляется следующим образом (приложение № 8 к настоящей Инструкции):
— реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (если это необходимо) располагается на первом листе документа в правом верхнем углу;
— слово «С Т Е Н О Г Р А М М А» печатается прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
— наименование мероприятия печатается полужирным шрифтом ниже слова «С Т Е Н О Г Р А М М А» и выравнивается по центру;
— реквизит «Дата документа» печатается полужирным шрифтом ниже наименования мероприятия и ограничивается правой границей текстового поля;
— обозначение места проведения (название города или наименование организации, где проводилось мероприятие) печатается от левой границы текстового поля на одной строке с реквизитом «Дата документа» полужирным шрифтом;
— текстовая часть отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.
4.2.3. Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно работником, производившим расшифровку стенографической записи. Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа.
4.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей мероприятий хранятся в течение года у работника ДОУ, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Электронные записи хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту.
4.2.5. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении закрытого обсуждения вопросов, то стенографирование осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
4.3. Служебные письма
4.3.1. По своему содержанию и назначению служебные письма (далее – письма) могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, коммерческими, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-ответами и др.
4.3.2. Письма оформляются на бланках установленных форм.
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Как правило, он состоит из нескольких строк, печатается через 1 межстрочный интервал, длина строки не должна превышать 8 см. Допускается выравнивание строк реквизита по левой границе текстового поля или центрирование по самой длинной строке.
Допускается печатание данного реквизита полужирным шрифтом.
От следующего реквизита отделяется 2-3 межстрочными интервалами.
Письма адресуются органам государственной власти, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.
Наименование органов государственной власти, организаций, их структурных подразделений указывается в именительном падеже. Должность, инициалы и фамилия лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже. Например:
Департамент Смоленской области по внутренней полтике
Начальнику отдела
Инициалы, фамилия
При адресовании документа руководителю органа государственной власти, организации, их структурным подразделениям его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже. Например:
Начальнику Департамента
Смоленской области по внутренней политике
Инициалы, фамилия
Если документ отправляется нескольким однородным органам, организациям, их структурным подразделениям, то следует указывать их обобщенное название.
Пример: «Руководителям органов исполнительной власти Смоленской области», «Руководителям органов местного самоуправления муниципальных образований Смоленской области».
При количестве адресатов более четырех составляется список рассылки и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Слово «Копия» перед адресатами не ставится.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Смоленской области и другим постоянным корреспондентам.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными приказом Министрерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014г. № 234, реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:
— для юридического лица — полное или сокращённое наименование(при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
— название улицы, номер дома, номер квартиры;
— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
— название района;
— название республики, края, области, автономного округа (области);
— название страны (для международных почтовых отправлений);
— почтовый индекс.
Пример: Финансовое управление
Администрации муниципального
образования «Шумячский район»
Смоленской области
ул. Школьная, д.1,
п.Шумячи, Шумячский район
Смоленская область, Россия 216410
Иванову Ивану Ивановичу
ул.Садовая, д.5, кв.12
п.Шумячи, Шумячский район
Смоленская область, Россия
216410
4.3.3. При необходимости письма могут иметь заголовок, который отделяется от текстовой части 2-3 межстрочными интервалами.
Тексты писем-ответов должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителем.
В случае расположения текстовой части письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа на расстоянии 1,5 см от его края арабскими цифрами.
4.3.4. Письмо, как правило, должно касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном адресате.
Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются следующие:
Уважаемый Сергей Иванович!
Уважаемый господин Титов!
Иван Иванович!
Если письмо оформлено на бланке Администрации (структурного подразделения), то текст излагается от третьего лица единственного числа. Например: «Администрация муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области рассмотрела…», «Отдел по культуре и спорту Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области считает…»
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст излагается от первого лица единственного числа. Например: «прошу…», «направляю…».
Текстовая часть письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование необходимости составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, содержатся выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
4.3.5. При наличии приложений к письму в текстовой части на них обязательно делается ссылка.
4.3.6. Датой письма является дата его подписания.
4.3.7. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. На письмах, оформленных на бланках, реквизит проставляется в соответствии с его расположением. Сведения о регистрационном номере и дате переносятся из поступившего документа.
При оформлении документа на стандартных листах бумаги реквизит располагается над текстом документа и печатается от левой границы текстового поля.
Пример:
На № А18-571 от 20.10.2020г.
В текстовой части письма-ответа должна быть ссылка на документ, послуживший основанием для ответа.
4.3.8. В деловых (служебных) письмах может использоваться этикетная фраза:
С уважением, …
4.3.9. Подпись отделяется от текстовой части или от отметки о наличии приложений 2-3 межстрочными интервалами.
4.3.10. Письма, оформленные на бланке Администрации, подписываются Главой муниципального образования либо лицом, исполняющим его обязанности; письма, подготовленные на бланках структурных подразделений, подписываются руководителем соответствующего структурного подразделения либо лицом, исполняющим его обязанности. В письмах, направляемых на бланке Администрации, может указываться лицо, подготовившее письмо, или к сфере деятельности которого относится вопрос, затрагиваемый в письме.
4.4. Акт
4.4.1. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Акт составляется комиссией коллегиально (не менее трех составителей).
Акт должен иметь заголовок, в котором указывается название или краткое содержание документа. Например: «Акт сдачи-приема дел», «Акт списания материально-технических средств».
Текст акта, как правило, состоит из двух частей. В первой части акта перечисляются лица, участвовавшие в его составлении, указываются их должности, место работы.
Во второй части излагаются цели и задачи, существо и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты, события.
При необходимости выделяется заключительная часть акта, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
4.4.2.При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста перед подписями. Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке или установлении фактов, событий (приложение №9 к настоящей Инструкции). Отдельные виды актов могут утверждаться Главой муниципального образования (руководителем структурного подразделения).
4.4.3. Работник кадровой службы при увольнении работников и руководителей готовит проект правового акта о создании комиссии по сдаче-приёму от увольняемого документов и материальных ценностей.
4.5. Должностная инструкция
4.5.1. Должностная инструкция регламентирует функции, права, обязанности, ответственность работника.
Должностная инструкция включает следующие основные разделы: общие положения, квалификационные требования, должностные обязанности, права, ответственность, условия работы.
Должностные инструкции работников утверждаются их работодателем.
4.5.2. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержит чёткие формулировки с распорядительными словами «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.
Датой введения инструкции в действие является дата её утверждения (если в тексте не указана другая дата).
4.5.3. Каждый работник должен быть ознакомлен со своей должностной инструкцией, при этом на ней ставится отметка «Ознакомлен», его инициалы, фамилия, подпись и дата ознакомления.
4.6. План
План — документ, устанавливающий точный перечень намеченных к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей. Форма планов, как правило, табличная. Элементами таблицы являются: номер по порядку, наименование (содержание) мероприятий, исполнитель, срок исполнения, примечание или отметка об исполнении. Некоторые виды работ или мероприятий требуют составления календарных планов или графиков. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение.
4.7. Особенности работы с электронными документами
4.7.1 Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота в соответствии с порядком, утверждённым нормативным правовым актом Администрации.
4.7.2. Неотъемлемой частью электронного документооборота в системе электронного документооборота является его электронная карточка.
4.7.3. Электронные документы оформляются в системе электронного документооборота на электронных бланках установленной форм, размещенных в системе электронного документооборота и воспроизводящих все реквизиты бланков соответствующих видов документов.
4.7.4. Требования к оформлению электронных документов соответствуют требованиям, предъявляемым к оформлению соответствующих документов на бумажном носителе, за исключением оформления реквизитов «Регистрационный номер документа», «Дата документа», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Подпись», «Визы согласования документа», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», которые вносятся в электронную карточку документа в системе электронного документооборота в порядке, установленном разделом 5 настоящей Инструкции.
5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Движение документов в Администрации и ее структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Документы классифицируются на входящие, исходящие, внутренние.
5.1. Входящие документы
5.1.1. Доставка документов в Администрацию (структурные подразделения) осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
5.1.2. Вся поступающая в Администрацию (структурные подразделения) корреспонденция принимается, вскрывается, регистрируется работником ДОУ (производится запись сведений о документе в учетно-регистрационной форме).
Не регистрируются заявления о приеме на работу, отпуске, оказании материальной помощи, присвоении квалификационного разряда, переводе на другую работу, увольнении и другие, которые должны передаваться лично работником в кадровую службу или лично работодателю.
Работником ДОУ вскрываются все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку: «Лично». Конверты с указанной пометкой передаются адресатам в закрытом виде. Остальные документы проходят предварительное рассмотрение и регистрацию.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.
Почта, адресованная или доставленная ошибочно, не по назначению, возвращается или пересылается в орган или учреждение, которому она предназначена.
5.1.3. В процессе первоначальной обработки корреспонденции, поступающей работнику ДОУ, проверяется безопасность вложений, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах (приложение № 9 к настоящей Инструкции), первый экземпляр которого остается у работника ДОУ, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа. На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа ставится отметка: «Документ получен в поврежденном виде».
5.1.4. Регистрация поступивших документов производится работником ДОУ. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, регистрируются под одним номером и направляются указанным в письмах адресатам.
5.1.5. Вопрос о необходимости регистрации поступившего документа решается на предварительном рассмотрении. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений. Не подлежат регистрации работником ДОУ книги, газеты, журналы, бюллетени, рекламные издания, проспекты с научно-технической информацией, справочно-информационные материалы, присланные для сведения, поздравительные открытки, пригласительные билеты, статистические сборники, счета, квитанции, договоры, накладные, сметы, другие подобные поступления.
5.1.6. Документы, поступившие в Администрацию (структурное подразделение), в тот же день передаются на рассмотрение Главе муниципального образования (руководителю структурного подразделения). Документы рассматриваются в день поступления и направляются работнику ДОУ для передачи в соответствии с резолюцией под роспись в учетно-регистрационной форме для исполнения или ознакомления, контроля за исполнением.
Сотрудники, ознакомившиеся с документом, проставляют свою подпись и дату ознакомления на оборотной стороне последнего листа документа либо на специальном листе ознакомления.
5.1.7. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, по электронной почте — сообщения.
5.1.8. При рассмотрении выделяются документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются исполнителям немедленно.
При необходимости предварительного размножения документа исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования.
5.1.9. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главе муниципального образования (руководителям структурных подразделений), подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.
5.1.10. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает следующие отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.
Все отметки размещаются на свободных от текстовой части местах.
5.1.11. Организация контроля за исполнением правовых актов и иных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Администрации.
5.1.12. Контроль за исполнением документов строится на основе регистрационных данных в контрольных карточках (приложение № 10 к настоящей Инструкции) или иных учетно-регистрационных формах.
5.1.13. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, и внутренних документов — с даты их подписания (утверждения), а документов, поступивших из других органов исполнительной власти, организаций, и обращений граждан — с даты их поступления.
Сроки исполнения документов устанавливаются Регламентом Администрации.
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
В случае необходимости дополнительного времени для решения вопросов, изложенных в документе, продление срока исполнения должно быть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения и осуществляется должностным лицом, наложившим первичную резолюцию.
5.2. Исходящие документы
Регистрация исходящих документов предусматривает указание регистрационного номера документа, даты регистрации, краткого содержания (заголовка) документа, инициалов и фамилии лица, подписавшего документ, исполнителя, адресата, при необходимости могут быть указаны другие данные.
Документы для отправки передаются исполнителем работнику ДОУ полностью оформленными (с указанием почтового адреса или рассылки).
В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатам почтовой, фельдъегерской связью, передаются по телеграфу, факсу, электронной почте. Пересылка документов в электронном виде между органами исполнительной власти ведется в автоматизированной системе электронного документооборота.
Письмо, направляемое в один адрес, представляется в трех экземплярах, один из которых — на бланке. Первый экземпляр (на бланке) направляется адресату, второй (со всеми визами) остается в деле работника ДО Администрации в соответствии с номенклатурой дел, третий — у исполнителя. Документы регистрируются в учетно-регистрационных формах.
Письмо-ответ, направляемое в один адрес, оформляется в двух экземплярах, один из которых — на бланке. Первый экземпляр (на бланке) направляется адресату, второй вместе с инициативным письмом остается у исполнителя. Регистрационный номер документа-ответа соответствует порядковому регистрационному номеру входящего документа, на который дается ответ, а также делается соответствующая отметка об исполнении в журнале входящих документов.
При отправке по списку рассылки исходящего письма одного и того же содержания допускается передача работнику ДОУ оригинала письма и необходимого для рассылки числа копий.
Документы, подлежащие отправке, осуществляемой до 17 часов, принимаются работником ДОУ ежедневно до 15 часов. Корреспонденция, поступившая на отправку после 15 часов, отправляется на следующий рабочий день. Отправка срочной корреспонденции после 17 часов производится по указанию Главы муниципального образования или его заместителей.
Служебные документы, форма которых не предусматривает указание адресата (например, таблицы, графики, договоры и т.п.), принимаются на отправку только с сопроводительными письмами, со всеми приложениями и в необходимом количестве экземпляров. Исключением являются правовые акты Администрации, заместителей Главы муниципального образования, направляемые обязательным и постоянным адресатам, а также в адрес органов, организаций, должностных лиц и граждан, указанных исполнителем для рассылки.
Неправильно оформленные документы не принимаются к отправке работником ДОУ и возвращаются исполнителям для доработки.
Необходимость использования фельдъегерской связи для отправки корреспонденции определяется Главой муниципального образования или его заместителем.
5.3. Порядок прохождения внутренних документов
5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.
5.3.2. Оформленные документы передаются на подпись Главе муниципального образования, его заместителям, управляющему делами Администрации в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
5.3.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через работника ДОУ. Внутренние документы подлежат регистрации в отдельной учетно-регистрационной форме.
5.4. Прием и обработка документов, поступающих
по каналам электронной и электрической связи
Электронная почта
5.4.1. Электронная почта (далее – ЭП) предназначена для передачи служебной информации с помощью программно-аппаратного комплекса (компьютера, телекоммуникационных средств, при помощи специализированного программного обеспечения) через локальные и глобальные телекоммуникационные сети и через сеть Интернет, передаваемое специалистом через
5.4.2. Приём ЭП, адресованной Главе муниципального образования, его заместителям и в адрес Администрации, поступившей на адрес электронный почты Администрации в сети Интерне: shumichi@admn.smol.obl осуществляет Сектор по информационной политике Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области.
5.4.3. Документы, поступившие и отправляемые по ЭП, регистрируются в соответствии с правилами регистрации соответствующего вида документа.
5.4.4. Документы (оригиналы), направляемые по ЭП, должны быть оформлены в соответствии с установленными правилами и подписаны Главой Администрации МО или его заместителями (руководителями структурных подразделений).
5.4.5. Не подлежат пересылке по ЭП любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
5.4.6. Отправитель документа предъявляет специалисту оригинал документа и представляет его электронную копию. Оригинал документа хранится у работника ДОУ.
Факсограмма
5.4.7. Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в учетно-регистрационной форме без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.
5.4.8. Поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно.
Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
5.4.9. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.
5.4.10. Не подлежат передаче по телефаксу любые документы, отнесенные к категории ограниченного доступа.
Телефонограмма
5.4.11. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
5.4.12. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
— исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
— должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме;
— входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
5.4.13. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
5.4.14. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются Главой МО или его заместителем (руководителем структурного подразделения).
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
5.4.15. В тексте телефонограммы не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
5.4.16. Телефонограмма регистрируется в учетно-регистрационной форме следующим образом:
— должность, инициалы, фамилия, номер телефона сотрудника, передавшего телефонограмму;
— должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.
5.4.17. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.
5.4.18. Требования к изложению текста телефонограммы аналогичны требованиям к изложению телеграммы.
Телеграмма
5.4.19. Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.
5.4.20. Телеграммы визируются, подписываются и датируются в соответствии с общими требованиями, которые предъявляются к письмам. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи, на телеграф.
Телеграмма должна быть написана ручкой или напечатана четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге.
5.4.20. В телеграммах должны содержаться:
— заголовок;
— указание на категорию телеграммы;
— отметка о виде телеграммы;
— телеграфный адрес получателя, полный или условный;
— текст телеграммы;
— регистрационный номер, дата;
— подпись;
— адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).
Категория и вид телеграммы проставляются исполнителем и указываются перед адресом.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой. Адресом телеграммы может быть полный почтовый адрес получателя, его условный или полный телеграфный адрес. Далее может быть указана должность, инициалы и фамилия получателя или только инициалы и фамилия, если телеграмма адресована частному лицу.
Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы (примерно 90 слов). Вставки в тексте делать нельзя.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами.
После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, начинается с абзаца, состоит из фамилии автора.
Адрес и наименование отправителя проставляются в нижней части телеграммы под чертой, где указывается полный почтовый адрес отправителя, наименование организации, должность, инициалы, фамилия составителя телеграммы и, при необходимости, номер телефона.
6. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Печатание и обработка документов
6.1.1. Печатание служебных документов и материалов Администрации производится менеджером сектора организационного обеспечения деятельности Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области.
6.1.2. Для печатания принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.
Печатание под диктовку не допускается.
6.1.3. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления.
6.1.4. Документы и материалы печатаются в одном экземпляре и вместе с рукописью передаются исполнителю.
6.1.5. Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с использованием контрастных красителей (чернил, пасты) синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие копии для печатания не принимаются. Рукописи должны быть вычитаны исполнителями.
При подготовке рукописей для печатания особое внимание следует обращать на правильное, четкое и разборчивое написание названий, слов и словосочетаний — специальных терминов, фамилий, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов (приложение № 11 к настоящей Инструкции). На отпечатанном документе (материале) в левом нижнем углу оборотной стороны последнего листа указываются номер документа для электронного поиска.
6.2. Копировально-множительные работы
6.2.1. Копирование и размножение документов Администрации осуществляются старшим менеджером сектора организационного обеспечения деятельности Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области, документов структурных подразделений — работниками этих структурных подразделений.
6.2.2. Копирование правовых актов Администрации, согласно адресу рассылки.
6.2.3. На копирование сдаются только служебные документы и материалы. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.
6.2.4. Учет копируемых документов ведется в журналах установленной формы. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Изготовленные копии подлежат учету в установленном порядке.
6.2.5. Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко и контрастно напечатанные. На размножение сдаются первые экземпляры (подлинники) документов.
6.3. Ведение звукозаписи мероприятий
6.3.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Главой муниципального образования, заместителями Главы муниципального образования осуществляется работником Администрации по заявкам ответственных за их проведение лиц.
6.3.2. Учет, техническая обработка и хранение фонодокументов обеспечиваются лицом, ответственным за проведение мероприятия.
6.3.3. Звукозаписи хранятся в коробках, в закрытых шкафах.
6.3.4. Расшифровка и распечатка стенограмм заседаний, записанных на диктофонной технике, производятся после их завершения в установленные сроки, но не позднее 7 дней после проведения мероприятия.
6.3.5. Звукозапись и расшифровка записей заседаний «круглых столов», семинаров, совещаний, встреч и других мероприятий, проводимых структурными подразделениями, осуществляются ими самостоятельно.
6.3.6. Заявки на техническую запись направляются управляющему делами Администрации не позднее чем за два дня до даты заседания.
7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы и настоящей Инструкцией.
Одним из основных видов работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.
7.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Администрации, ее структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения.
7.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет; до 10 лет включительно) сроков хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации, ее структурных подразделений, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов. Заголовок дела должен в краткой обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (приложение №12 к настоящей Инструкции).
7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 – обозначение структурного подразделения, 02 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.
В графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2008 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел и др.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.
7.1.4. Номенклатура дел разрабатывается ответственным за делопроизводство в конце года на следующий календарный год, согласовывается с экспертной комиссией, не реже 1 раза в пять лет – с экспертно-проверочной комиссией Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре, утверждается руководителем.
7.1.5. В течение года по согласованию с ЭК в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел ответственный за делопроизводство предоставляет выписки соответствующих её разделов для работы исполняющим эти дела.
По окончании года в конце номенклатуры ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведённых дел.
7.1.6. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.
7.2. Оформление документов, законченных делопроизводством
7.2.1. Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок формируются исполнителем в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.
Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов в деле;
— составление заверительного листа (листа-заверителя) дела (приложение № 14 к настоящей Инструкции);
— составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
— оформление обложки дела по установленной форме (приложение №14 к настоящей Инструкции).
7.2.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
— в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;
— все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;
— в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
— документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;
— приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов «том 1», «том 2» и т.д.
7.2.3. Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
7.3. Экспертиза ценности документов
7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов в целях отбора их на хранение и установления сроков хранения.
Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей экспертной комиссией Администрации (далее также — ЭК). Функции, права и организация работы ЭК определяется положением об ЭК, которое утверждается руководителем.
7.3.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в Архивный отдел Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области (далее – Архивный отдел); выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.
При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.
Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики и документы с временными сроками хранения.
В своей деятельности ЭК руководствуется Правилами организации и хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти и органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.03.2015г. №526, перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, положением об ЭК.
По результатам экспертизы ценности документов составляются отдельно описи дел постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет хранения), дела по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение № 17 к настоящей Инструкции). На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются.
7.3.3. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.
7.4. Формирование и оформление дел
Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Дела формируются, как правило, децентрализовано, т.е. в отделах Администрации.
7.4.1. В дело подшиваются все документы вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии на документе делается запись об их местонахождении.
7.4.2. Документы внутри дела располагаются по хронологии (входящие – по дате поступления, исходящие – по дате отправления).
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
7.4.3. Дела переписки группируются по тематике за период одного календарного года и систематизируются в хронологическом порядке; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не допускается употребление в заголовке придаточных предложений, причастных и деепричастных оборотов, а также сокращенных слов. За основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.
7.4.4. Заголовок дела состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности:
— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
— краткое содержание документов дела;
— даты (период), к которым относятся документы дела;
— указание на запрет снятия копий с документов дела.
Датами дел, содержащих распорядительную документацию (доклады, письма), являются даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал приказов, распоряжений и т.д., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое дело заведено.
Документы в деле нумеруются при передаче его в архив. Документы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.
7.4.5. Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
7.4.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
7.4.7. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы.
В заверительном листе цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле; количество листов внутренней описи (если она есть); графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.); дата, должность работника, сформировавшего дело, ставится его подпись (с расшифровкой). Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.
7.4.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются наименование Администрации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.
Данные, указываемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
— наименование Администрации указывается полностью в именительном падеже;
— наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой;
— индекс дела включает в себя цифровое обозначение дела по номенклатуре дел, согласованной с ЭК;
— дата дела включает в себя год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, при этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом.
Срок хранения дел переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. Например, на делах постоянного срока хранения делается надпись: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного срока хранения проставляется чернилами только после включения этого дела в годовые разделы описей, утвержденных ЭПК Архивного управления Департамента Смоленской области по культуре (до этого проставляется карандашом).
7.5. Составление и оформление описей дел
7.5.1. На завершенные дела постоянного срока хранения ежегодно работником, ответственным за делопроизводство, составляются описи дел (приложение № 16 к настоящей Инструкции).
7.5.2. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения и дела по личному составу.
Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеют самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
При внесении в опись подряд нескольких дел или нескольких томов с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, тома, а на остальных однородных делах, томах делается надпись: «То же», другие реквизиты указываются полностью.
Графа описи дел «Примечание» используется для проставления отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и т.д.
7.5. 3. Описи дел постоянного срока хранения и по личному составу составляются в 4 экземплярах. Один экземпляр описи дел постоянного срока хранения и три экземпляра описи дел по личному составу остаются по месту составления. Остальные экземпляры остаются в Архивном отделе.
7.6. Организация оперативного хранения документов
7.6.1. С момента заведения и до передачи в Архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.
7.6.2. Руководители и работники ДОУ несут ответственность за сохранность документов и дел.
7.6.3. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих их от пыли и воздействия солнечного света.
В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре, годы и сроки хранения.
Хранить документы в неприспособленных шкафах и рабочих столах запрещается.
7.6.4. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения Главы муниципального образования. При этом в деле обязательно оставляется заверенная копия документа и акт об изъятии подлинника.
7.7. Подготовка и передача документов в Архивный отдел
7.7.1. В Архивный отдел передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.7.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в Архивный отдел не позднее, чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.
7.7.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в Архивный отдел, как правило, не подлежат. Они хранятся по месту формирования и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.7.4. Передача дел в Архивный отдел осуществляется по графику, составленному работником Архивного отдела и утвержденному Главой муниципального образования.
7.7.5. В период подготовки дел к передаче в Архивный отдел работником Архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
7.7.6. Прием каждого дела производится работником Архивного отдела в присутствии работника, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются количество фактически принятых дел (цифрами и прописью), дата приема-передачи дел, а также проставляются подписи работника Архивного отдела и работника, передавшего дела. Приём-передача дел на государственное хранение в Архивный отдел оформляется актом приёма-передачи (приложение № 16 к настоящей Инструкции).
7.7.7. В случае ликвидации или реорганизации Администрации (структурного подразделения) лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает в Архивный отдел или правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел, оформляется актом приёма-передачи.
7.8. Использование документов архива
7.8.1. Дела и копии документов, хранящиеся в архиве, предоставляются работникам для работы в помещении архива или под роспись во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.
Работники несут ответственность за сохранность и правильное использование полученных архивных документов.
При увольнении работник обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.
7.8.2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства, при увольнении или переводе на другую работу сдают по акту все имеющиеся у них дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.
Приложение №1
|
к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
Рисунок А — Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 углового бланка
Рисунок Б — Расположение реквизитов и границы зон на формате A4 продольного бланка
|
Приложение № 2 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
Проект
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ШУМЯЧСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
от______________ № _______
п. Шумячи
(заголовок (о чём?))
_________________________________
_________________________________
(преамбула)
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Администрация муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области
П О С Т А Н О В Л Я Е Т:
(постановляющая часть)
1. _________________________________________________________________
________________________________________________________________________
1.1. (или а)) ________________________________________________________
________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Глава муниципального образования
«Шумячский район» Смоленской области Инициалы, фамилия
|
Приложение № 3 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
Проект
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ШУМЯЧСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е
от______________ № _______
пгт.Шумячи
(заголовок (о чём?))
_________________________________
_________________________________
(преамбула)
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
1. _________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Глава муниципального образования
«Шумячский район» Смоленской области Инициалы, фамилия
|
Приложение № 4 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
Визирование проекта правового акта
|
Отп. 1 экз. — в дело Исп. Должность, инициалы, фамилия ___________ Тел. 4-20-39 «____»________ _____ |
Разослать: членам комиссии, прокурору, Администрации |
|
Разработчик: Должность, инициалы, фамилия ____________ Тел. 4-20-39 «____»________ _____ |
|
ВИЗЫ: |
||
|
Инициалы, фамилия Инициалы, фамилия |
Подпись Подпись |
«_____» ____________ «_____» ____________ |
|
Приложение № 5 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ШУМЯЧСКИЙ РАЙОН» СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ
ОТДЕЛ ПО КУЛЬТУРЕ И СПОРТУ
П Р И К А З
от «_____» ____ 20__ г. № _______
(заголовок (о чем?)
___________________________
___________________________
(преамбула)
___________________________________________________________________
________________________________________________________________________
П Р И К А З Ы В А Ю:
(распорядительная часть)
___________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Начальник Отдела по культуре и спорту Инициалы, фамилия
|
Приложение № 6 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
П Р О Т О К О Л
заседания
________________________________________________________________________
«_____»____________20___ г.
Председатель (председательствующий) –
Секретарь –
Присутствовали: ____ человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ….
Доклад (должность, фамилия, инициалы) …
1. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:
Председатель
(Председательствующий) Подпись Инициалы, фамилия
Секретарь Подпись Инициалы, фамилия
|
Приложение №7 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
совещания
от _________________ № ______
________________________ __________________________
(наименование должности) (инициалы, фамилия)
|
Приложение № 8 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
С Т Е Н О Г Р А М М А
(совещания, заседания или иного мероприятия)
________________________________________________________________________
_____________________ ______________
(место проведения) (дата)
(текст стенограммы)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Расшифрованные стенографические записи мероприятий визируются полистно работником, производившим расшифровку стенографической записи.
Виза ставится на оборотной стороне в левом нижнем углу на расстоянии 2 см от нижнего края листа.
|
Приложение № 9 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
АКТ
сдачи-приёма дел
Мы, нижеподписавшиеся работники службы ДОУ Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области _______________________________________________________________________ ,
составили акт о том, что «____» _______ 20___г. при вскрытии пакета ____________
________________________________________________________________________
в нем не оказалось _______________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Настоящий акт составлен в трех экземплярах.
Подписи: ___________________
___________________
___________________
1 экз. — служба ДОУ;
2 экз. — приобщается к поступившему документу;
3 экз. — пересылается отправителю.
|
Приложение № 10 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА № ___________
Вид документа _____________________________________№ ______дата ________
(постановление, указ, распоряжение)
Наименование документа _________________________________________________
________________________________________________________________________
На кого возложено исполнение документа ___________________________________
______________________________________________________________________________________________________
Срок исполнения _________________________________________________________
|
Дата постановки на контроль __________________________________ По чьему распоряжению взято на контроль ____________________________ _________________________________ |
Дата снятия с контроля ____________________________________ По чьему распоряжению снято с контроля_________________________________ ___________________________________ |
|
Содержание контролируемых пунктов |
Отметка об исполнении (что сделано?) |
|
__________________________________ __________________________________ __________________________________ |
____________________________________ ____________________________________ ____________________________________ |
(оборотная сторона)
|
Содержание контролируемых пунктов |
Результаты исполнения |
|
Приложение № 11 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
Написание некоторых сокращений слов, дат и чисел
Написание наиболее употребляемых сокращений слов и наименований
В проектах нормативных правовых актов Администрации, рекомендуется употреблять полные наименования органов исполнительной власти.
В документах не допускается употребление сокращения «РФ» вместо слов «Российская Федерация».
При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, учреждения, организации в рамках одного документа при первом упоминании приводится его полное, а в скобках — сокращенное наименование. Например: Администрация муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области (далее — Администрация).
Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами. Например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, ООН.
Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД – МИДа, ГОСТ – ГОСТом), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз – вуза).
Используемые в документах сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание – унифицировано. Например:
|
век, века – в., вв. (при цифрах) год, годы – г., гг. (при цифрах) гектар – га глава, главы – гл. (в книгах) город – г. господин, госпожа, господа – г-н, г-жа, гг. гражданин – гр-н дом – д. железная дорога – ж.д. железнодорожный – ж.-д. исполняющий обязанности – и.о. и другие – и др. и прочие – и пр. и так далее – и т.д. и тому подобное – и т.п. кабинет – каб. килограмм – кг (при цифрах) комната – к. корпус – корп. лист, листы – л. метр – м (при цифрах) миллиард, миллиарды – млрд. (при цифрах) миллион, миллионы – млн. (при цифрах) |
область — обл. переулок — пер. текущего годы – т.г. площадь – пл. подъезд – под. поселок –п. пос. проезд — пр. проспект — просп. пункт, пункты – п., пп. район – р-н (при названии) рисунок – рис. рубль – руб. село – с. (при названии) секунда – с смотри – см. статья – ст. (при цифрах) страница – с. (при цифрах) таблица – табл. то есть – т.е. том, тома – т., тт. (при цифрах) тонна – т тысяча, тысячи – тыс. (при цифрах) улица – ул. центнер – ц экземпляр – экз. |
В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения. Например, при сокращении после цифр слов «год», «годы» необходимо сокращать и слова «век», «века» после цифр, обозначающих столетия.
Не рекомендуется отрывать инициалы от фамилии и переносить ее на другую строку или страницу.
Написание дат
Для написания даты, в которую входят день месяца (число), месяц и год, используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования. Указанные элементы могут иметь следующее написание: 2 июля 2020г., 02.07.20г., 02.07.2020г.
При обозначении в тексте даты, состоящей только из года, слово «год» пишется полностью: план работы на 2020 год.
Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в июле 2020г., в июле – августе 2020г.; в I квартале 2020г., в III — IV кварталах 2020г.; в первом полугодии 2020г. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом.
Календарные сроки в тексте обозначаются следующим образом: в июле 2016 г., но: за 8 месяцев 2020 года, в 2016 году, с 2020 по 2022 год, в 2020 – 2022 годах.
Период, ограниченный пределами года и десятилетия, указывается следующим образом: годах в период 1970-1980-е годы (год и десятилетие).
В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишется первое слово и имена собственные: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, Рождество Христово, но: День Победы, День защитников Отечества.
Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения. Например: 8 Марта.
Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетаниях типа: прибыли на восемьдесят пятое заседание Генеральной Ассамблеи ООН.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением. Например: 8-й ряд, 80-е годы.
Если подряд идут два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого. Например: 5-й, 6-й ряд; 9-е и 10-е разряды.
Если несколько (более двух) порядковых числительных идут подряд, то падежное окончание наращивается только у последнего. Например: 50, 70, 80-е годы. Если два порядковых числительных написаны через тире, то падежное окончание наращивается только у второго. Например: 50 – 60-е годы, в 20 – 30-х годах.
Не требуют наращения падежных окончаний такие порядковые числительные, как номера томов, разделов, глав, страниц, иллюстраций, приложений и т.п., если родовое слово предшествует числительным. Например: в томе 6, в главе 5, на странице 85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения № 6.
Знак номера ставится перед порядковыми номерами приложений, но не ставится перед порядковыми номерами таблиц, иллюстраций, глав, страниц. Например: приложение № 2, таблица 1, глава 4, страница 5.
Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по традиции обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний. Например: XX век, XIX-XX века, XX столетие; I квартал, IV квартал; Х Международный астрономический съезд, XII Олимпийские игры.
При оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Написание чисел
Для написания чисел используются следующие формы: буквенная (четыре компьютера, пять ПЭВМ), цифровая (25 ПЭВМ, 20 печатных листов) и буквенно-цифровая (130-тысячный).
Буквенно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд. Например: 5 тыс.рублей, 12 млн.рублей, 20 млрд.рублей.
Если в предложении, наряду с однозначными, часто встречаются и многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и однозначные количественные числительные писать цифрами, за исключением числительных в косвенных падежах. Например: в библиотеку поступило 15 ПЭВМ, а в архив – 3 или: в библиотеке не хватает трех машин, в архиве – двух.
Названия единиц измерения в тексте документов рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс.метров, 16 тонн, 120 кв.метров, 20 млн.тонн; в приложениях – сокращенно: 5 тыс.м, 16 т, 120 кв.м, 20 млн.т.
Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа. Например: 28,5 метра, 46,2 кв.метра, но 28,5 тыс.метров.
При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек». Например: 10 автомобилей, а не 10 штук автомобилей; пять программистов, а не пять человек программистов; 10 листов бумаги.
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 1150-летие, 3-месячный срок, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
Если в документе встречаются выражения с числительными типа 1,95 раза, то в том же документе подобные числительные, которые обычно рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами. Например: …при увеличении скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в 1,5 раза… (но не «в полтора раза»).
В номерах телефонов принято отделять дефисом справа налево по две цифры. Например: 45-12, 3-45-12, 123-45-12.
Между частями двойного номера дома ставится косая черта. Например: ул.Ильинка, д.9/2. Литера пишется слитно с номером дома. Например: пер. Пушкинский, д. 7а.
Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и т.п. также пишутся словами.
Знаки №, §, % и т.д. при нескольких числах (т.е. когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз. Например: № 1-5; § 1 и 2; 25-30%.
Знаки номера, параграфа, процента, градуса и соответствующие цифры не допускается располагать на разных строках. В этих целях при работе на ПЭВМ между цифровыми и словесными выражениями проставляется жесткий пробел.
Математические обозначения =, <, >, +, – и др. допускается применять только в формулах; в тексте документов их необходимо передавать словами «равно», «меньше», «больше», «плюс», «минус».
|
Приложение № 12 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
|
Администрация муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
УТВЕРЖДАЮГлава муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области _________________Инициалы, фамилия Подпись Инициалы, фамилия «___» ______________г. |
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, частей) |
Количество ед. хр. |
Срок хранения дела и номер статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Наименование структурного подразделения |
||||
Наименование должности _________________ ___________________
составителя номенклатуры дел подпись Инициалы, фамилия
«_____» _____________ 20__г.
|
СОГЛАСОВАНО: Протокол экспертной комиссии Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от _______________ № _____ |
СОГЛАСОВАНО: Протокол экспертной проверочной комиссии Департамента Смоленской области по культуре от_____________ №____ |
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 20____году в организации
|
По срокам хранения |
Всего |
в том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой «ЭПК» |
||
|
постоянного |
|||
|
временного (свыше 10 лет) |
|||
|
временного (до 10 лет включительно) |
|||
|
ИТОГО |
____________________________ _______________ ______________________
Должность подпись Инициалы, фамилия
«_____» __________ 20___ г.
Итоговые сведения переданы в архив.
Ответственный за архив _______________ ___________________
подпись расшифровка подписи
«______» _________ 20___ г.
|
Приложение № 13 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _____
В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листа(ов), (цифрами и прописью)
в том числе: литерные листы __________________________,
пропущенные номера ______________________________,
плюс листы внутренней описи __________________________________________.
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
1 |
2 |
должность лица, составившего
заверительную надпись подпись расшифровка подписи
дата
|
Приложение № 14 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения Администрации муниципального образования
«Шумячский район» Смоленской области)
Администрации муниципального образования «Шумячский район»
Смоленской области
Д Е Л О № ______
_______________________________________________________________________
(название дела согласно номенклатуры дел)
________________________________________________________________________________________________________________________________________________
|
Фонд № ________ |
Начато_______________20__ |
|
|
Опись №________ |
Окончено_____________20__ |
|
|
Связка № _______ |
На ________________ листах |
|
|
Дело № ________ |
____________________________ (срок хранения) |
|
Приложение № 15 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
|
______________________________ Структурное подразделение Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
||
|
Фонд №____________ Опись №____________ дел постоянного хранения за________ год |
УТВЕРЖДАЮ Руководитель структурного подразделения Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области _____________ Инициалы, фамилия «_____» _____________ 20___ г. |
|
№ пп |
Индексы дел |
Заголовки дел |
Даты дел |
Количество листов |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
В данный раздел описи внесено ________________ дел с №_____ по №_________,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Наименование должности составителя описи Инициалы, фамилия
Ответственный за архив Инициалы, фамилия
________________20___
|
СОГЛАСОВАНО Протокол экспертной комиссии Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области от «_____» _________ № ______ |
УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Департамента Смоленской области по культуре от «____» __________ № ______ |
|||
|
Приложение № 16 к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
||||
|
_____________________________________(Наименование должности руководителя организации- сдатчика) _______ __________________ подпись расшифровка подписи «______» _____________ 20__ года |
УТВЕРЖДАЮ: Руководитель структурного подразделения Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области __________ _______________________ подпись расшифровка подписи «____ » ____________ 20____года |
АКТ
от ______________ № ______
приёма-передачи документов
на хранение
__________________________________________________________________
(основание передачи)
__________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
___________________________________________________________________ сдал,
(название организации сдатчика)
а Архивный отдел Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области принял документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
|
№п/п |
Название, номер описи |
Кол-во экземпляров описи |
Кол-во ед. хр. |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Итого принято ______________________________________________ед.хр.
(цифрами и прописью)
|
Передачу произвели: Должность ___________________ _____________________________ подпись, расшифровка подписи «_____» ___________ 20___ г. |
Прием произвели: Начальник Архивного отдела Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области ____________ _________________ подпись, расшифровка подписи «______» ______________ 20___ г. |
|
|
Фонду присвоен №___ |
Изменения в учетные документы внесены
_________________________ _________________ ________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
«_____» ________________ 20___ г.
Приложение № 17
к Инструкции по делопроизводству в Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области
|
Отдел экономики и комплексного развития Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области |
||
|
А К Т от «____» _______ 20___ г. №____ о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению |
УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами Администрации муниципального образования «Шумячский район» Смоленской области _____________ Инициалы, фамилия «_____» _____________ 20___ г. |
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
Экспертная комиссия в составе: ________________________________________ _______________________________________________________________________,
отобрала к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие значение следующие документы (дела):
|
№ п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Количество дел |
Сроки хра- нения дел и номера статей по перечню |
Примеча- ние |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Итого за ________год в акт № ______ внесено _________________документов и дел
(прописью)
_____ _____________________ __________________________ (подписи лиц, составивших акт)
Документы сданы на переработку_________________________________________
(подпись лица, уничтожившего документ)