Инструкция по делопроизводству функции структура

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

ПРИКАЗ
от 27 декабря 2006 г. N 179

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЕ
СУДЕБНЫХ ПРИСТАВОВ

В связи с вступлением в законную силу Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов в новой редакции и ввести ее в действие с 1 марта 2007 г.

2. Начальникам управлений, работникам центрального аппарата Федеральной службы судебных приставов в работе с документами руководствоваться требованиями Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов с момента введения ее в действие.

3. Руководителям территориальных органов Федеральной службы судебных приставов использовать Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов в качестве примерной и на основании нее внести необходимые изменения в инструкции по делопроизводству в территориальных органах Федеральной службы судебных приставов до 1 июня 2007 г.

4. Признать утратившими силу с 1 марта 2007 г.:

— Приказ Федеральной службы судебных приставов от 30 декабря 2005 г. N 146 «О внесении дополнений во временную инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утвержденную Приказом ФССП России от 13.07.2005 N 96»;

— Приказ Федеральной службы судебных приставов от 7 марта 2006 г. N 24 «О внесении изменений в Приказ Федеральной службы судебных приставов от 28 октября 2005 г. N 124 «О внесении изменений в Приказ Федеральной службы судебных приставов от 7 апреля 2005 г. N 44 «О дополнительных мерах по оптимизации документооборота и контроля за его обеспечением»;

— пункты 1, 2, 3 Приказа Федеральной службы судебных приставов от 30 мая 2006 г. N 58 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов»;

— распоряжение Федеральной службы судебных приставов от 18 сентября 2006 г. N 69 «О порядке рассмотрения обращений граждан, поступающих заместителям директора ФССП России на личном приеме».

5. Контроль за исполнением требований Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов возложить на Управление делопроизводства (Иванов В.А.).

6. Контроль за исполнением Приказа возложить на первого заместителя директора Федеральной службы судебных приставов — первого заместителя главного судебного пристава Российской Федерации Сазанова С.В.

Директор
Н.А.ВИННИЧЕНКО

Как и в любой организации, в Федеральной службе судебных приставов есть свои правила документооборота. Для их официального закрепления Приказом от 10.12.2010 г. № 682 была утверждена Инструкция по делопроизводству ФССП.

Цель документа

Инструкция по делопроизводству 682-ФССП была принята в следующих целях:

• осуществления эффективной работы с поступающей и отправляемой корреспонденцией, заявлениями и жалобами граждан, а также документации, касающейся внутренней деятельности отделения службы;
• обеспечения правильной подготовки, обработки, использования и хранения электронной документации;
• внедрения современных цифровых технологий в работу управления делопроизводства;
• осуществления правильной подготовки документов к передаче в архивы в соответствии с приказом ФССП №682;
• обеспечения единообразного редактирования проектов распоряжений, служебных писем и других документов.

Также создание документа преследовало цель облегчения контроля хода и результатов исполнения документации.

Что входит в инструкцию

Инструкция по делопроизводству ФССП 2019 года (последняя редакция) включает в себя:

• требования по созданию документов, включая оформление их реквизитов;
• правила разработки цифровых шаблонов различных бланков, используемых в деятельности службы;
• правила подготовки документации, включая разработку проектов нормативно-правовых актов РФ, локальных правовых актов службы (распоряжений, указаний и т.п.), договоров и соглашений;
• особенности подготовки цифровых документов;
• правила организации оборота документации, включая его принципы, прием и первоначальную обработку поступивших документов, их предварительную регистрацию, рассмотрение, доведение исполнителям, отправку;
• требования относительно контроля надлежащего исполнения документов;
• особенности рассмотрения обращений и жалоб граждан РФ.

В инструкции содержатся и правила передачи документации для архивного хранения.

Читайте также: Как выстроена структура Федеральной службы судебных приставов России: центральный аппарат и межрайонные отделы

Основные положения

Требования Инструкции по делопроизводству №682 ФССП России обязательны для всех работников Федеральной службы судебных исполнителей как центрального, так и территориальных подразделений. Подготовкой, обработкой и хранением занимается Служба документов. В ней создается специальное отдел – Управление делопроизводства.

Приказ ФССП России от 10.12.2010 №682 не распространяется на документацию, содержащую секретные данные. Для работы с ней есть особые положения.

Пункты приказа ФССП от 10.12.2010 №682 распространяются и на Системы электронного документооборота.

Запрещена передача конфиденциальной информации другим лицам без письменного согласования с уполномоченными лицами.

Оформление документации

Документы подготавливаются с использованием шрифта размером 12-15 Times New Roman с одинарным или полуторным интервалом. Размер и начертания могут изменяться только в исключительных случаях. Подчеркивание, курсив, полужирное начертание используются для привлечения внимания к определенной части текста. Страницы обязательно нумеруются.

Для печати используются два формата листа – А4 и А5. Документация печатается только на лицевой стороне листа. Двусторонняя печать разрешена крайне редко в ходе исполнительного производства.

Для цифровых документов применяются специальные электронные шаблоны. При внутренней переписке в рамках одного отдела разрешено не использовать бланки.

В инструкции к приказу ФССП №682 подробно регламентируются требования по каждому из реквизитов документа.

Читайте также: Кто контролирует судебных приставов: иерархия в управлении и роль генеральной прокуратуры

Бланки

Все бланки должны иметь установленный ГОСТом набор реквизитов. Те же требования распространяются и на электронные шаблоны документов. На всех бланках службы размещается одноцветный Герб РФ. На бланках писем реквизиты имеют угловое расположение. В протоколах, приказах и распоряжениях реквизиты указываются продольно.

Образцы бланков даны в приложениях к приказу ФССП России от 10 декабря 2010 года № 682.

Для цифровых документов на базе утвержденных бланков разрабатываются постоянные шаблоны.

Содержание приказа

Сам приказ, утверждающий инструкцию по делопроизводству в Службе судебных исполнителей, был принят в 2010 г. Начиная с 2012 года, изменения в него вносятся ежегодно. Так, приказ ФССП России от 10.12.2010 № 682 ред. от 02.06.2016 был существенно расширен за счет добавления правил электронного документооборота.

Помимо инструкции, приказ ФССП от 10.12.2010 №682 утверждает формы бланков, журналов, описей, актов, книг, доверенностей и иных документов. Отдельными пунктами утверждаются периоды хранения и уничтожения отдельных разновидностей документации, заполняемой в ходе исполнительного производства.

Руководство территориальных подразделений должно организовать ознакомление с утвержденной этим приказом ФССП от 10.12.2010 №682 инструкцией и проконтролировать приведение в соответствии всей документации. Текст в действующей редакции с приложениями размещен на сайте ФССП, а также в справочных правовых системах «Гарант» и «Консультант Плюс».