Инструкция по делопроизводству оао ржд 120

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 26 апреля 2019 г. N 786/р

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕТОДИЧЕСКИХ УКАЗАНИЙ ПО РАЗРАБОТКЕ МЕСТНОЙ

ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ ДЕЖУРНЫХ РАБОТНИКОВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ ПЕРЕЕЗДОВ

В целях совершенствования и обеспечения безопасности движения поездов на железнодорожных переездах, единства организационно-функциональной структуры эксплуатационной документации на железных дорогах ОАО «РЖД»:

1. Утвердить и ввести в действие прилагаемые Методические указания по разработке местной инструкции для дежурных работников железнодорожных переездов (далее — Методические указания).

2. Начальникам дирекций инфраструктуры:

а) довести требования прилагаемых Методических указаний до сведения причастных работников и обеспечить их выполнение;

б) на основании Методических указаний , утвержденных настоящим распоряжением, инструкции для дежурных работников железнодорожных переездов разрабатывать с учетом местных условий.

Заместитель генерального

директора ОАО «РЖД» —

начальник Центральной

дирекции инфраструктуры

Г.В.ВЕРХОВЫХ

Утверждены

распоряжением ОАО «РЖД»

от 26 апреля 2019 г. N 786/р

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

ПО РАЗРАБОТКЕ МЕСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ ДЕЖУРНЫХ РАБОТНИКОВ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ ПЕРЕЕЗДОВ

1. Общие положения

1.1. Настоящие Методические указания по разработке местной инструкции для дежурных работников железнодорожных переездов (далее — Методические указания) устанавливают требования к содержанию и изложению местной инструкции для железнодорожного переезда.

1.2. Методические указания разработаны с целью систематизации разделов при разработке местной инструкции для дежурных работников железнодорожных переездов, обслуживаемых дежурным работником, расположенных на станциях и перегонах (далее — местная Инструкция).

1.3. Ответственным за составление местной Инструкции является балансодержатель переезда — дистанция пути (дистанция инфраструктуры).

Местную Инструкцию составляет работник технического отдела или другой работник (работники), назначенный приказом начальника дистанции пути (дистанции инфраструктуры) ответственным за составление, внесение изменений и сверку местной Инструкции [1] .

Руководители дистанций электроснабжения, региональных центров связи для составления местной Инструкции представляют описание порядка пользования техническими устройствами переезда в соответствии с утвержденными границами их технического обслуживания и ремонта и при замене или модернизации технических средств — информацию о необходимости внесения в нее изменений.

Обязательным приложением к местной Инструкции является инструкция о порядке пользования устройствами автоматики на железнодорожном переезде, состав и порядок разработки которой определяется Методическими указаниями по составлению инструкции о порядке пользования устройствами автоматики на железнодорожном переезде, утвержденными распоряжением ОАО «РЖД» от 21 февраля 2019 г. N 327/р.

1.4. Пример формы титульного листа местной инструкции для дежурных работников железнодорожного переездов приведен в приложении N 1 к Методическим указаниям.

1.5. Местная Инструкция на необслуживаемые дежурным работником переезды, расположенные на перегоне или станции, не составляется, за исключением переездов, находящихся на подъездных путях станции, где управление переездной сигнализацией осуществляется работником составительской или локомотивной бригады.

1.6. При расположении железнодорожного переезда вблизи помещений дежурных стрелочных постов, дежурных по железнодорожной станции (посту) управление переездной сигнализацией может осуществляться работниками службы движения.

1.7. Местная Инструкция дежурному по железнодорожному переезду должна содержать необходимые сведения обо всех эксплуатируемых технических устройствах на переезде, определять порядок действия и пользования этими устройствами и отражать вопросы сохранности оборудования, в том числе щитков управления, пломб на кнопках щитков управления, курбелей, приборов акустической сигнализации, устройств связи и т.д.

1.8. В случае отсутствия на переезде каких-либо устройств при составлении местной Инструкции для железнодорожного переезда в разделе для данных обустройств (заградительных устройств, и т.д.) должно быть указано «ОТСУТСТВУЕТ».

1.9. В местной Инструкции должны быть отражены обязанности и действия дежурного по железнодорожному переезду.

1.10. Исходными данными для составления местной Инструкции, как правило, являются:

карточка формы ПУ-66;

местные условия (расположение);

типовые материалы для проектирования;

руководства по эксплуатации на устройства связи и радиосвязи и другие системы;

инструкция о порядке пользования устройствами автоматики на железнодорожном переезде.

1.11. Проект местной Инструкции проверяется и подписывается начальником дистанции пути (начальником дистанции инфраструктуры) на лицевой стороне последней страницы при утверждении на бумажном носителе, а также проверяется, согласовывается и утверждается посредством Единой автоматизированной системы документооборота (далее — ЕАСД).

1.12. Местная Инструкция согласовывается:

начальником дистанции сигнализации централизации и блокировки (далее — ШЧ);

начальником регионального центра связи (далее — РЦС);

начальником дистанции электроснабжения (далее — ЭЧ);

начальником железнодорожной станции, начальником центра организации работы железнодорожных станций, если переезд расположен в границах станции и на участках приближения, удаления или когда управление переездной сигнализацией железнодорожного переезда осуществляется работниками службы перевозок;

заместителем главного ревизора по безопасности движения поездов (по территориальному управлению);

заместителем начальника территориального отдела инфраструктуры < 1 > .

При управлении переездной сигнализацией железнодорожного переезда работником локомотивного депо местная Инструкция дополнительно согласовывается начальником локомотивного депо.

1.13. Если для согласования и утверждения местной Инструкции использование ЕАСД невозможно (полностью или частично), местную Инструкцию составляют на бумажном носителе, согласовывают и утверждают должностными лицами в соответствии с требованиями пункта 1.8 Методических указаний.

1.14. Местная Инструкция утверждается заместителем начальника железной дороги по территориальному управлению < 1 > .

< 1 > Полномочия по согласованию или утверждению местной Инструкции могут быть возложены на иных должностных лиц подразделений железной дороги, дирекции инфраструктуры, в соответствии с распоряжением о распределении обязанностей.

Утвержденный на бумажном носителе экземпляр местной Инструкции имеет статус контрольного экземпляра и используется как исходный для получения копий.

При утверждении местной Инструкции посредством ЕАСД статус контрольного экземпляра присваивается одной из распечатанных копий.

1.15. Место хранения контрольного экземпляра — технический отдел дистанции пути (дистанции инфраструктуры).

Работник по ведению технической документации дистанции пути (дистанции инфраструктуры) после утверждения местной Инструкции или извещения об изменении утвержденной местной Инструкции изготавливает из контрольного экземпляра бумажные копии и выдает их:

на железнодорожный переезд;

начальнику железнодорожной станции (по требованию, если управление автоматикой осуществляется работником хозяйства перевозок);

начальнику дистанции ШЧ (по требованию);

начальнику локомотивного депо, если управление переездной сигнализацией осуществляется работником локомотивного депо.

1.16. При вводе новых или актуализированных нормативных документов, регламентирующих эксплуатацию железнодорожных переездов и устройств автоматики на них, местная Инструкция должна быть переработана и утверждена в течение трех месяцев.

Извещения об изменении местной Инструкции должны быть утверждены до ввода в эксплуатацию технических средств при новом строительстве или модернизации железнодорожного переезда.

1.17. Один раз в пять лет местная Инструкция перерабатывается в соответствии с действующими документами ОАО «РЖД», согласовывается со всеми причастными руководителями подразделений и утверждается.

1.18. Ежегодную проверку на соответствие учтенной копии местной Инструкции, находящейся на переезде (обслуживаемом дежурным работником) или у работников, осуществляющих управление переездной автоматикой действующих устройств, по состоянию на 1 января каждого года производят комиссией в следующем составе:

от дистанции пути (дистанции инфраструктуры) — дорожный мастер, в ведении которого находится переезд;

от дистанции ШЧ — старший электромеханик, в ведении которого находятся устройства автоматики на железнодорожном переезде;

от службы перевозок — начальник станции (при нахождении переезда в границах станции или на участках приближения или удаления, управление переездной сигнализацией осуществляет работник хозяйства перевозок);

от локомотивной службы — машинист-инструктор (при управлении переездной сигнализацией локомотивной бригадой);

от дистанции электроснабжения — электромеханик соответствующего участка;

от регионального центра связи — старший электромеханик.

Результаты проверки оформляются записью на последнем листе местной Инструкции экземпляра, находящегося на переезде, и заверяются личными подписями членов комиссии.

2. Требования к построению, содержанию и изложению

местной Инструкции

Местная Инструкция состоит из следующих разделов и пунктов.

2.1. Данные переезда — карточка железнодорожного переезда (формы ПУ-66).

2.2. Общие сведения об устройствах на железнодорожном переезде:

переездная сигнализация;

тип и устройства шлагбаумов (автоматические полуавтоматические и электрические), приводов;

наличие и условия закрытия противотаранных и других устройств заграждения < 2 > ;

заградительная сигнализация, предназначенная для подачи поезду сигнала остановки в случае аварийной ситуации;

устройства заграждения железнодорожного переезда, преграждающие движение транспортным средствам (далее — УЗП);

комплексы фотовидеофиксации;

пломбируемые устройства [3] ;

звуковая сигнализация, предупреждающая пешеходов о приближении поездов.

< 2 > Длина переезда — считается между шлагбаумами или между точками расположенными на расстоянии 10 метров от крайнего рельса в каждую сторону переезда;

расчетная длина железнодорожного переезда равна расстоянию от переездного светофора (шлагбаума), наиболее удаленного от крайнего рельса, до противоположного крайнего рельса плюс 2,5 м — расстояние, которое необходимое для безопасной остановки автомобиля после проследования железнодорожного переезда (используется для расчета параметров переездной сигнализации).

2.3. Порядок использования шлагбаумов и противотаранных устройств — на основании инструкции о порядке пользования устройствами автоматики на железнодорожном переезде, составленной согласно методике [3] .

2.4. Порядок пользования горизонтально-поворотными (запасными) шлагбаумами:

в каких случаях для ограждения переезда должны использоваться горизонтально-поворотные (запасные) шлагбаумы;

действия дежурного по железнодорожному переезду при использовании горизонтально-поворотных (запасных) шлагбаумов;

сведения о закрытии проезжей части автомобильной дороги горизонтально-поворотными (запасным) шлагбаумами.

2.5. Порядок действия дежурного по переезду при пользовании переездной сигнализацией — на основании инструкции о порядке пользования устройствами автоматики на железнодорожном переезде, составленной согласно методике [3] .

2.6. Порядок действия дежурного по переезду при пользовании заградительной сигнализацией — на основании инструкции о порядке пользования устройствами автоматики на железнодорожном переезде, составленной согласно методике [3] .

2.7. Порядок пользования средствами связи, радиосвязи:

прямая телефонная связь с ДСП прилегающих станций;

местная телефонная связь;

радиосвязь;

перечень должностей имеющих право пользоваться средствами связи имеющихся на железнодорожном переезде;

регламент служебных переговоров;

регламент переговоров по радиосвязи с машинистами поездных локомотивов, с ДСП ближайшей станции или поста, а на участках с диспетчерской централизацией с поездным диспетчером;

действия дежурного по железнодорожному переезду при отсутствии всех видов связи;

действия дежурного по железнодорожному переезду при неисправности телефонной связи с ДСП;

действия дежурного по железнодорожному переезду при проведении технического обслуживания средств связи, радиосвязи.

2.8. Порядок действия дежурного по переезду при возникновении препятствий для движения поездов и транспортных средств на железнодорожном переезде в случаях < 3 > :

заградительная сигнализация исправна;

заградительная сигнализация неисправна;

УЗП неисправно;

движения поездов по правильному пути и неправильному пути;

движения моторельсового транспорта съемного типа;

ремонт устройств пути, сигнализации централизации и блокировки, электроснабжения в условиях, когда на участках приближения к переезду в «окно» работают дрезины, путевые машины и другие рельсовые единицы;

движения хозяйственных поездов;

неисправность полуавтоматических, автоматических шлагбаумов и радиосвязи, оповестительной сигнализации, телефонной связи и отсутствия электроэнергии;

дорожно-транспортное происшествие, возникшее на переезде или вблизи него;

аварийная и нестандартная ситуация (неисправность автотранспорта, развал груза на переезде и т.п.).

< 3 > При возникновении препятствия на железнодорожном переезде дежурный по переезду обязан незамедлительно включить заградительную сигнализацию (вне зависимости от информации о наличии поезда на участках приближения, получаемой по индикации на щитке управления переездом).

2.9. Оповещение дежурным по переезду машинистов проходящих поездов о возникших неисправностях в составе поезда или на железнодорожном переезде и их порядок действий в случаях:

выявление в проходящем поезде неисправностей, угрожающих безопасности движения поездов колес, идущих юзом или издающих сильные удары из-за ползунов, пожара, горения букс, угрозы падения с поезда человека или груза, обрыва или волочения деталей вагона, нарушения крепления крышек люков и дверей, отсутствие смотровой крышки роликовой буксы и т.п.;

отсутствие в голове поезда, следующего по неправильному пути, соответствующих сигналов;

обнаружение следования поездов по одному пути навстречу друг другу или когда один поезд настигает другой, дрезину или иной подвижной состав;

отсутствие в хвосте проходящего поезда соответствующих сигналов;

пожар в полосе отвода, угрожающий безопасности движения поездов;

угроза безопасности движения поездов и жизни людей.

2.10. Порядок действия дежурного по переезду при ограждении, внезапно возникшего препятствия для движения поездов через переезд:

включение заградительной сигнализации;

аварийное открытие (закрытие) шлагбаумов;

опускание крышек устройств заградительных УЗП;

аварийное открытие противотаранного устройства;

ограждение места препятствия ручными и переносными сигналами;

оповещение ДСП и (или) поездного диспетчера, а по радиосвязи — машинистов поездов.

2.11. Порядок действий дежурного по переезду при обнаружении повреждения планки нижнего негабарита подвижного состава:

установка и периодический контроль планки нижнего негабарита;

проверка целостности планки нижнего негабарита после прохода поезда;

в случае повреждения планки нижнего негабарита после прохода поезда, оповещение машиниста.

2.12. Порядок действий дежурного по переезду при применении специальных средств сигнализации (маячка и сирены автомобильного типа и т.д.):

обслуживание специальных средств сигнализации;

использование специальных средств сигнализации;

установка и использование петард.

2.13. Порядок установки, обслуживания и применения прожекторных установок для осмотра проходящих поездов:

определение количества прожекторов и места их установки для осмотра проходящих поездов;

включение и отключение прожекторов дежурным по переезду при осмотре проходящих поездов;

действие дежурного по переезду при неисправности прожекторных установок;

список ответственных за обслуживание прожекторных установок.

2.14. Схема оповещения должностных лиц, при нарушении нормальной работы железнодорожного переезда ( пример схемы приведен в приложении N 4 к Методическим указаниям).

2.15. Порядок приема, передачи дежурств между дежурными по железнодорожному переезду:

проверка наличия инвентаря;

проверка работы технических средств на железнодорожном переезде (шлагбаумов, УЗП, телефонную связь, радиосвязь и т.д.).

2.16. Обязанности дежурного по железнодорожному переезду [2] .

2.17. Порядок пропуска негабаритного, тихоходного автотранспорта через железнодорожный переезд [2] .

2.18. Раздел по технике безопасности и производственной санитарии:

порядок следования к месту работы и обратно;

требования техники безопасности при выполнении должностных обязанностей;

порядок производства работ на пути и переезде;

безопасность при работе дежурного по переезду на электрифицированных линиях;

оказания первой помощи пострадавшему;

безопасность при обращении с петардами.

3. Перечень необходимых документов, которые должны

находиться у дежурного работника на железнодорожном переезде

3.1. Книга регистраций нарушений правил проезда через железнодорожный переезд (форма ПУ-68).

3.2. Книга приема и сдачи дежурств, осмотра устройств и инструктажа дежурных работников на переезде (форма ПУ-67).

3.3. Выписка из расписания движения пассажирских и пригородных поездов с указанием времени отправления поездов с соседних железнодорожных станций.

3.4. Технологические карты на производство отделенных видов работ, проводимых дежурным работником железнодорожного переезда.

3.5. Список инвентаря, инструмента строгого учета, фонарей, петард, щитов, буксировочного троса, а также порядок и место их хранения.

Приложение N 1

к Методическим указаниям

по разработке местной инструкции

для дежурных работников

железнодорожных переездов

ФОРМА

ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА МЕСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ДЛЯ ДЕЖУРНЫХ РАБОТНИКОВ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫХ ПЕРЕЕЗДОВ

Приложение N 2

к Методическим указаниям

по разработке местной инструкции

для дежурных работников

железнодорожных переездов

ФОРМА

ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ

(при согласовании на бумажном носителе)

Местная инструкция для дежурных работников

железнодорожного переезда

_________________________

______________________ железной дороги

или

Извещение N 1/__ (последние цифры года)

об изменении местной инструкции для дежурных работников

железнодорожного переезда

_________________________

______________________ железной дороги

Лист согласования

Приложение N 3

к Методическим указаниям

по разработке местной инструкции

для дежурных работников

железнодорожных переездов

ФОРМА

ИЗВЕЩЕНИЯ ОБ ИЗМЕНЕНИИ МЕСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ДЛЯ ДЕЖУРНЫХ РАБОТНИКОВ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ПЕРЕЕЗДА

Приложение N 4

к Методическим указаниям

по разработке местной инструкции

для дежурных работников

железнодорожных переездов

СХЕМА

ОПОВЕЩЕНИЯ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ПРИ НАРУШЕНИИ НОРМАЛЬНЫХ УСЛОВИЙ

РАБОТЫ ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ПЕРЕЕЗДА

____ км _______ участка ________________ подразделения пути (станции)

┌──────────────────┐ ┌─────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ Дежурный по │ │ Машинист поезда │ │ Диспетчер │
│ железнодорожной │ < ─┐ └─────────────────┘ ┌── > │подразделения пути │
│ станции │ │ / │ │ (N телефона) │
└──────────────────┘ │ │ │ └───────────────────┘
┌──────────────────┐ │ │ │ ┌───────────────────┐
│Поездной диспетчер│ │ ┌───────┴────────┐ │ │ Мастер │
│ (N телефона) │ < ─┤ │ Дежурный по │ ├── > │подразделения пути │
└──────────────────┘ │ < ──┤железнодорожному├───── > │ │ (N телефона) │
│ │ переезду │ │ └───────────────────┘
┌──────────────────┐ │ └───────┬────────┘ │ ┌───────────────────┐
│ Энергодиспетчер │ │ │ │ │ Мастер │
│ (N телефона) │ < ─┤ │ ├── > │подразделения пути │
└──────────────────┘ │ / │ │ (N телефона) │
│ ┌───────────────────┐ │ └───────────────────┘
┌──────────────────┐ │ │ ГИБДД │ │ ┌───────────────────┐
│ Другие │ │ │(отделения полиции)│ │ │Другие должностные │
│ должностные лица │ < ─┘ │ (N телефона) │ └── > │ лица │
│ (N телефона) │ └───────────────────┘ │ (N телефона) │
└──────────────────┘ └───────────────────┘

Примечание: конкретная схема составляется в зависимости от местных условий и видов связи.

БИБЛИОГРАФИЯ

[1] Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утвержденная приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. N 120.

[2] Условия эксплуатации переездов, утвержденные приказом Минтранса России от 31 июля 2015 г. N 237.

[3] Методические указания по составлению инструкции о порядке пользования устройствами автоматики на железнодорожном переезде, утвержденные распоряжением ОАО «РЖД» от 21 февраля 2019 г. N 327/р.

[4] Инструкция по охране труда для дежурного по переезду, утвержденная распоряжением ОАО «РЖД» от 16 декабря 2010 г. N 2603р.

ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»

Об улучшении документирования управленченской деятельности и повышения исполнительской дисциплины

В целях улучшения документирования управленческой деятельности на всех уровнях управления, повышения качества издаваемых документов и исполнения принимаемых решений в устанавливаемые сроки, а также в связи с внесением в устав ОАО «РЖД» существенных изменений приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 2018 г. Инструкцию по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» в прилагаемой редакции (далее — Инструкция).

6. Рекомендовать руководителям учреждений и дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД» руководствоваться положениями Инструкции при организации делопроизводства в своих организациях.

7. Признать утратившими силу с 1 января 2018 г. документы ОАО «РЖД» по перечню согласно приложению.

2.1.4. Документы, применяемые в ОАО «РЖД»

2.1.4.1. Основные положения

1. Документ <делопроизводство>

Зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

[Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённая приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. № 120]

1. Документ распорядительный

Приказ, распоряжение и другой документ, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, издаваемый для обеспечения уставной деятельности.

[Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённая приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. № 120]

1. Документ организационно-правовой

Положение, правила, инструкция, регламент и другие документы, в которых определяются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности общества и подразделений общества, а также содержащие предписания нормативного характера, рассчитанные, как правило, на многократное применение в течение длительного времени и обязательные для работников общества, а в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, — и для пользователей услуг общества.

[Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённая приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. № 120]

1. Документ информационно-справочный

Протокол, письмо, служебная и докладная записки, акт, телеграмма, телефонограмма, факсограмма и другие документы, посредством которых осуществляется информационный обмен как с органами государственной власти, организациями и физическими лицами, так и между руководителем общества (его заместителями) и подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями общества, а также подразделений общества между собой.

[Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённая приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. № 120]

1. Документооборот

Движение документов с момента их создания (получения) до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

[Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённая приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. № 120]

1. Делопроизводство

Деятельность, связанная с выполнением в обществе и его подразделениях работ по документированию, с организацией документооборота, хранением и использованием документов, а также ведением канцелярских дел.

[Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённая приказом ОАО «РЖД» от 14 декабря 2017 г. № 120]

1. Нормативный документ

Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

Примечание — Под документом следует понимать любой носитель информации, которая записана в нем или на его поверхности.

[ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Термины и определения]

1. Технический документ

Конструкторский или технологический документ, используемый при производстве, эксплуатации и ремонте технических средств и объектов: подвижного состава, объектов инфраструктуры.

[СТО РЖД 05.010-2018 Объекты железнодорожной инфраструктуры и подвижной состав. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»]

1. Конструкторский документ

Документ, который в отдельности или в совокупности с другими документами определяет конструкцию изделия и имеет содержательную и реквизитную части, в том числе установленные подписи.

[ГОСТ 2.001-2013 Единая система конструкторской документации. Общие положения]

1. Технологический документ

Документ, определяющий технологические процессы изготовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта продукции, номенклатура и комплектность которых определяется в зависимости от типа и характера производства.

[СТО РЖД 05.010-2018 Объекты железнодорожной инфраструктуры и подвижной состав. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»]

1. Техническая документация (на продукцию)

Совокупность документов, которые в зависимости от их назначения содержат данные, необходимые и достаточные для обеспечения каждой стадии жизненного цикла продукции.

Примечание — К технической документации относится конструкторская, технологическая, эксплуатационная и ремонтная документация и т.п. В ряде отраслей технические условия рассматривают в составе технической документации, но в соответствии с федеральным законодательством технические условия одновременно являются одним из видов документов по стандартизации.

[ГОСТ Р 1.15-2017 Стандартизация в Российской Федерации. Службы стандартизации в организациях. Правила создания и функционирования]

1. Документы транспортного планирования

Документы, определяющие цели, направления, мероприятия и показатели развития транспортной системы для обеспечения объективно обусловленных потребностей в перевозке населения и грузов.

[Якимов М.Р. Транспортное планирование: терминологический словарь. – М: Агентство РАДАР, 2022. – 86 с.]

1. Внешняя нормативная и техническая документация

Нормативная документация, не утверждаемая ОАО «РЖД», конструкторская, технологическая документация на поставляемую для нужд ОАО «РЖД» продукцию, утверждаемая ее изготовителями.

[СТО РЖД 05.010-2018 Объекты железнодорожной инфраструктуры и подвижной состав. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»]

1. Жизненный цикл нормативного и технического документа

Период времени с момента инициирования разработки/приобретения документа до архивации.

[СТО РЖД 05.010-2018 Объекты железнодорожной инфраструктуры и подвижной состав. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»]

1. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»

Совокупность организационных и технических средств, целью которой является создание и поддержание в актуальном состоянии базы нормативной и технической документации в ОАО «РЖД», необходимой и достаточной для эффективного выполнения функций подразделениями ОАО «РЖД».

[СТО РЖД 05.010-2018 Объекты железнодорожной инфраструктуры и подвижной состав. Система управления нормативной и технической документацией в ОАО «РЖД»]

УТВЕРЖДЕНА

приказом ОАО «РЖД»
от «___» _______ 2013 г. № ______

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству и документированию управленческой деятельности
в ОАО «РЖД»

Пробел! Shift+ctrl+пробел!!!!!!!

1.  Общие положения

1.1.  Настоящая Инструкция устанавливает единую корпоративную систему общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности, порядок работы с документами и контроля за исполнением документов и принятых решений в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги» (далее – общество).

Настоящая Инструкция распространяется на департаменты, управления и другие подразделения аппарата управления общества (далее – подразделения аппарата управления), железные дороги, дирекции, проектно-конструкторские бюро и другие филиалы (далее – филиалы), центры и другие структурные подразделения общества (далее – структурные подразделения общества).

1.2.  Настоящая Инструкция подготовлена с учетом законодательства Российской Федерации, устава открытого акционерного общества «Российские железные дороги», ГОСТ  Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также требований фирменного стиля общества.

1.3.  В настоящей Инструкции применяются следующие термины и понятия:

документ – зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документ входящий – документ, поступивший в общество (подразделение общества) от сторонних организаций, а также учреждений, дочерних и зависимых обществ;

документ исходящий – официальный документ, отправляемый из общества (подразделения общества);

документ внутренний – официальный документ, подготовленный в обществе (подразделении общества) и не выходящий за его пределы;

организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности общества в целом, подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений общества, должностных лиц.

В соответствии с ГОСТ Р  6.30-2003 к организационно-распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, регламент, письмо, телеграмма, протокол, докладная, служебная и объяснительная записки, справка, акт и другие документы, включенные в
ОК-011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД);

нормативный документ – официальный документ, издаваемый обществом для обеспечения своей уставной деятельности и содержащий предписания нормативного характера, рассчитанные, как правило, на многократное применение в течение длительного времени и обязательные для работников общества, а в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, – и для пользователей услуг общества;

поручение – предписание или требование к должностному лицу, содержащееся в приказах и распоряжениях, протоколах совещаний либо оформленное в установленном порядке на бланке со словом «Поручение»;

указание – предписание оперативного характера или разъяснение порядка выполнения должностным лицом каких-либо действий, оформляемое, как правило, в виде резолюции к какому-либо документу;

ответственный исполнитель – руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, на которого возлагается исполнение документа (поручения, указания). Ответственным исполнителем может также являться по согласованию руководитель учреждения общества и руководитель дочернего общества;

соисполнитель – руководитель подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, а также учреждения общества или дочернего общества, на которого возлагается по согласованию с ним участие в исполнении документа (поручения, указания) наряду с ответственным исполнителем;

исполнитель документа – работник подразделения аппарата управления, филиала или структурного подразделения общества, учреждения общества или дочернего общества, который составляет и оформляет проект документа;

подразделения общества – подразделения аппарата управления, филиалы и структурные подразделения общества;

служба делопроизводства – работники (работник), на которых возложены функции по ведению делопроизводства в подразделениях общества.

1.4.  Делопроизводство в подразделениях общества – прием, регистрация и учет документов, их отправка, контроль за прохождением документов и исполнением поручений (указаний) и другие операции с документами – осуществляется с использованием Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) в соответствии с установленным регламентом работы в этой системе.

В случае если подразделение общества не обеспечено полной функциональностью ЕАСД, применяются другие доступные методы ведения делопроизводства с учетом требований настоящей Инструкции.

1.5.  Методическое руководство организацией делопроизводства в обществе и совершенствование системы документационного обеспечения, контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка документирования управленческих решений осуществляются Департаментом управления делами, инструктивные документы которого по этим вопросам обязательны для исполнения.

1.6.  Подразделения общества могут разрабатывать не противоречащие настоящей Инструкции документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в соответствующих подразделениях с учетом особенностей их деятельности и организационной структуры.

1.7.  Служба делопроизводства выполняет следующую работу:

принимает поступающие документы и ведет их регистрацию и учет;

осуществляет регистрацию и учет отправляемых документов, проверяет правильность их оформления и передает на отправку;

контролирует прохождение и исполнение документов;

вводит в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения документов и принятых решений;

подготавливает сводки об исполненных и находящихся на исполнении документах;

контролирует своевременное списание в дело исполненных документов;

разрабатывает номенклатуру дел;

осуществляет хранение документов, формирование, оформление, подготовку и своевременную передачу дел в архив;

знакомит работников с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства;

инструктирует вновь принятых работников по вопросам делопроизводства и работы в ЕАСД.

1.8.  За организацию делопроизводства, соблюдение порядка документирования управленческих решений, установленного настоящей Инструкцией, состояние исполнительской дисциплины в подразделениях общества отвечают руководители подразделений.

Работники подразделений общества персонально отвечают за выполнение требований настоящей Инструкции.

1.9.  Работники подразделений общества несут ответственность за сохранность находящихся у них документов. В случае утери документа работник обязан немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю. По каждому такому случаю проводится служебное расследование.

О результатах расследования утери документа, зарегистрированного Департаментом управления делами и имеющего отметку «Подлежит возврату», руководитель подразделения общества информирует начальника этого департамента.

1.10.  Перед уходом в отпуск или выездом в служебную командировку работник должен передать через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении (контроле) документы (в том числе в ЕАСД) замещающему его работнику, при переходе на другую работу или увольнении – сдать все числящиеся за ним документы (в том числе в ЕАСД) работнику службы делопроизводства по указанию непосредственного руководителя.

1.11.  При переходе на другую работу или увольнении работника, возглавляющего службу делопроизводства, составляется совместно с работником, на которого возлагается исполнение этих функций, акт приема-передачи документов, печатей, штампов и журналов для регистрации документов.

1.12.  Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только лицами, имеющими отношение к их рассмотрению и исполнению, и только в служебных целях.

1.13.  Основные требования настоящей Инструкции к оформлению документов, включая письма и телеграммы, распространяются и на документы, доступ к которым ограничен.

Порядок обращения указанных документов регламентируется законодательством Российской Федерации и соответствующими документами общества.