Инструкция по делопроизводству рб с изменениями и дополнениями на 2022 год

Постановлением Минюста от 30.08.2022 N 113 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. N 4» скорректирована Инструкция по делопроизводству в госорганах, иных организациях. Изменения вступают в силу с 27.10.2022.

Скорректированы нормы, касающиеся составления номенклатуры дел. Так, устанавливается, что номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел (ч. 1 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Обратите внимание!
Типовая и примерная номенклатуры дел — это систематизированные перечни унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организаций с однородным характером деятельности и составом документов. При этом типовая номенклатура устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации и унифицированными заголовками для однородных по характеру деятельности организаций и носит обязательный характер. В свою очередь, примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерные состав и индексы дел для организаций, однородных по характеру деятельности.
Номенклатура дел организации — это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ч. 1 — 4 п. 150 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции).

При этом, если используется типовая или примерная номенклатура дел, в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ею заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации (ч. 2 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Однако следует учитывать следующее (ч. 3, 4, 5 п. 151-1 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— при использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью. Указанный заголовок может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации;

— при использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок;

— сроки хранения дел, которые предусмотрены типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства.

Как и ранее, структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. При этом закрепляется, что названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции либо направления деятельности организации (п. 163 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 162 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Более подробно расписан порядок составления сводной номенклатуры дел. Кроме того, он дополнен примерами (п. 162 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 163 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Сводная номенклатура дел, как правило, составляется по одному из следующих принципов:

— по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации);

— структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Однако в бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Таким образом, названия разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел формируются в зависимости от применяемого принципа ее построения.

Как и ранее, независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ. А наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (ч. 2, 3 п. 163 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 8, 9 п. 163 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Обратите внимание!
В перечень N 140, который устанавливает сроки хранения типовых документов, были внесены изменения. В частности, срок хранения приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, предоставлении социальных отпусков, установлении доплат и т.д.) был уменьшен с 75 до 55 лет. В связи с произведенными корректировками в сроках и нумерации пунктов перечня N 140 нанимателям нужно пересмотреть содержание номенклатур дел, ЛПА и при необходимости внести в них соответствующие изменения.

Изменения коснулись и порядка формирования дел. В частности, Инструкция по делопроизводству дополнена нормой, касающейся формирования дел в бесструктурных организациях. В них формирование дел осуществляют (ч. 2 п. 168 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 п. 168 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации;

— работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Также закрепляется, что контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляет не только служба ДОУ, но и архив организации (ч. 3 п. 168 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Кроме того, устанавливается, что организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и другое), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. При этом организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с данными документами как приложения к ним (ч. 6 п. 172 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Касаемо оформления дел установлено, что дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации. Как и ранее, оформление дел проводится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. При этом Инструкция по делопроизводству дополнена нормой о том, что оформление дел в бесструктурных организациях осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации (п. 180 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 1, 2 п. 180 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Кроме того, уточнен порядок оформления обложки дела. Как и ранее, она оформляется согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству с соблюдением определенных правил (п. 188 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 188 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). Однако теперь данные правила более четко сформулированы, конкретизированы и содержат примеры оформления. В частности, устанавливается, что (ч. 3, 4 подп. 188.4, ч. 6 подп. 188.5 п. 188 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— в заголовках дел с личными карточками или лицевыми счетами, которые состоят из двух и более томов, указываются первые буквы фамилий первого и последнего работников, чьи личные карточки или лицевые счета включены в том.

Например: Дело N 3 — 31. Том N 1

Лицевые счета по начислению заработной платы работникам предприятия за 2020 год. А — М;

— датой дела, в котором содержится только один документ, является дата этого документа, которая указывается в заголовке дела.

Например: Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений Республики Беларусь за 2020 год;

— если дата документа или отдельные ее элементы определены приблизительно, в том числе на основании анализа содержания документов дела, то при оформлении на обложке они заключаются в квадратные скобки.

Например: Не ранее 21.08.2018 и др.

Также изменения коснулись порядка составления описи дел. В частности, скорректированы правила, которые необходимо соблюдать при составлении описи дел структурного подразделения (п. 196 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 196 Инструкции по делопроизводству в новой редакции). В том числе определен порядок включения в опись дел заголовков дел в различных ситуациях (ч. 3, 4, 5 п. 196 Инструкции по делопроизводству в новой редакции):

— заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;

— заголовки дел с планами, отчетами, сметами включаются в опись дел структурного подразделения того года, на который или за который указанные документы были составлены независимо от даты их составления;

— заголовки дел с планами, программами, рассчитанными на несколько лет, включаются в опись дел структурного подразделения по начальному году действия указанных документов и др.

Также были скорректированы нормы, касающиеся места хранения электронных и гибридных дел. Как и ранее, место хранения указанных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно. Однако теперь при необходимости дополнительно указывается название информационной системы организации, в которой данные дела хранятся. Кроме того, в Инструкции по делопроизводству конкретизируется, что место хранения электронных и гибридных дел теперь закрепляется в номенклатуре дел и (или) ином ЛПА, утверждаемом руководителем организации (п. 238 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 238 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Изменены и нормы, касающиеся оформления отдельных видов документов. Так, из перечня распорядительных документов, которые могут издаваться в организациях, исключены указания (п. 95 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). В связи с этим соответствующие корректировки об исключении указанного документа внесены и в другие нормы Инструкции по делопроизводству (п. 10, ч. 3 п. 23, ч. 2 п. 46, ч. 3 п. 90 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции). Кроме того, из Инструкции по делопроизводству исключена норма, касающаяся обязательности согласования распорядительных документов с юридической службой организации (п. 100 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 100 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Также внесены корректировки в порядок документирования управленческой деятельности. В частности, устанавливается, что при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа (ч. 2 п. 16 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 п. 16 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

При этом, как и ранее, для придания документу юридической значимости необходимо наличие обязательных реквизитов, например даты документа, регистрационного индекса, подписи (п. 18 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, п. 18 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Также закрепляется, что в подписанные (утвержденные) документы внесение каких-либо исправлений или дополнений не допускается (ч. 3 п. 16 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Коснулись изменения и оформления некоторых реквизитов. В частности, при оформлении реквизита «Отметка о наличии приложений», в том случае если приложение содержится в одном экземпляре, количество экземпляров можно не указывать (ч. 11 п. 56 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Некоторые корректировки внесены и в порядок приема и регистрации входящих и исходящих документов. Так, в случае если документы поступили в организацию в нерабочий день (нерабочее время), то их следует зарегистрировать не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день (подп. 140.7 п. 140 Инструкции по делопроизводству в действующей редакции, ч. 2 подп. 140.7 п. 140 Инструкции по делопроизводству в новой редакции).

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Изменения, внесенные в Инструкцию, в разной степени затронули положения практически всех глав Инструкции (кроме гл. 17 – оперативное хранение дел), а также содержание приложений 7, 8, 10, 11, 12, 17, 20 к Инструкции.

Напомним, Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации).

Документирование управленческой деятельности (гл. 2)

Авторы распорядительных документов

Дополнением, внесенным в п. 10 Инструкции, уточнен круг субъектов в рамках организаций, которые наделены правом издавать соответствующие распорядительные документы. Это руководители организаций, а также иные уполномоченные лица.

Виды распорядительных документов

Из числа упомянутых в п. 10 Инструкции распорядительных документов, которые организации (руководители организаций, иные уполномоченные лица) вправе принимать (издавать), исключено указание. Указание как распорядительный документ исключено также из иных норм Инструкции (ч. 3 п. 23, ч. 2 п. 46, ч. 3 п. 90, п. 92, п. 95, ч. 6 п. 99, ч. 1 п. 101 Инструкции), пп. 3 и 30 приложения 20 к Инструкции. Примечательно, что в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41) указание как распорядительный документ не упоминается.

Таким образом, с 27.10.2022 в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение (пп. 1, 92 Инструкции).

Указания (методические указания) упоминаются лишь:

• в подп. 165.2 п. 165 Инструкции – правила систематизации заголовков в разделах (подразделах) номенклатуры дел;
• в пп. 5, 6, 273 приложения 20 к Инструкции – перечень документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде.

Юридическая значимость документа

С 27.10.2022 согласно новой редакции ч. 2 п. 16 при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость, а не юридическую силу документа, как это было закреплено ранее. Соответствующие замены произведены также в чч. 1, 2 п. 18, чч. 2, 3 п. 52 Инструкции, а из ч. 2 п. 59 и ч. 2 п. 64 Инструкции упоминания о придании юридической силы документам и копии документа исключены.

В то же время содержание понятия «юридическая значимость документа» не определено ни в Инструкции, ни в других нормативных правовых актах (в том числе технических нормативных правовых актах), регулирующих отношения в сферах делопроизводства и деятельности архивов.

В Инструкции упоминается также об исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов, которая определяется с целью установления сроков хранения и отбора на хранение соответствующих документов (экспертиза ценности документов) (п. 173 Инструкции). Однако это не дает возможности по аналогии установить содержания понятия «юридическое значение документа» и установить его отличие от содержания понятия «юридическая сила документа». К примеру, в том же Законе Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» сохраняется понятие юридической силы электронного документа (ст. 22 Закона) и даже установлено, что документы, созданные на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 ст. 19 Закона).

Исходя из обозначенных обстоятельств заслуживают внимания определения указанных терминов, приведенные в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст):

• юридическая сила документа – свойство официального документа вызывать правовые последствия;
• юридическая значимость документа – свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Если исходить из того, что Инструкция устанавливает общие требования именно к документированию управленческой деятельности (п. 1 Инструкции), то с учетом опыта российских коллег, исключение из Инструкции понятия «юридическая сила документа» и введение понятия «юридическая значимость документа» как свойства документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности, можно признать обоснованным.

Обязательные реквизиты, наличие которых в документе необходимо для придания ему юридической значимости, те же, что требовались ранее для придания ему юридической силы (чч. 1, 2 п. 18, чч. 2, 3 п. 52 Инструкции).

Корректировки в документе

Пункт 16 Инструкции был также дополнен частью, норма которой установила явный запрет вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные (утвержденные) документы. Корректировки могут быть оформлены другим документом того же вида.

Оформление реквизитов документов (гл. 4)

Внесенные в Инструкцию изменения затронули также оформление таких реквизитов как «Государственный герб Республики Беларусь» и «Отметка о наличии приложения».

Согласно дополнению в ч. 2 п. 36 Инструкции изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах не только государственных органов и иных государственных организаций, но и их структурных подразделений.

Дополнением в ч. 11 п. 56 Инструкции разрешено не указывать в документе количество экземпляров приложения, если оно содержится в одном экземпляре.

Требования к текстам документов (гл. 5)

Основные изменения в нормах данной главы связаны с регламентацией оформления структурных элементов текста сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.).

Дополнениями в ч. 1 п. 73 Инструкции закреплена возможность пункты подразделять на части либо абзацы (а не на подпункты), подпункты подразделять на части (а не на абзацы).

Согласно изменению в ч. 8 ст. 73 Инструкции части, как и абзацы, выделяются абзацным отступом и не нумеруются.

Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств (гл. 6)

Основное изменение в нормах данной главы состоит в том, что в новой редакции первого предложения ч. 1 п. 78 Инструкции исключено требование применять гарнитуру шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании при наборе текста с использованием технических средств при сохранении требования к размеру шрифта – 13 пт.

В связи с данным изменением следует обратить внимание на то, что использование указанной гарнитуры шрифта все еще предусмотрено при нумерации листов в многостраничных документах, а также при оформлении в документе реквизита «Отметка об исполнителе» (ч. 1 п. 91, ч. 9 п. 63 Инструкции).

Кроме того, государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016) предусмотрено использование компьютерного шрифта Times New Roman или Arial при печатании бланков (п. 4.11), а при наборе текста с использованием компьютера – использование шрифта Times New Roman (ч. 2 раздела 8). В последнем случае формулировка соответствует формулировке первого предложения ч. 1 п. 78 Инструкции в предыдущей редакции, из чего можно сделать вывод о том, что с 27.10.2022 это требование СТБ 6.38-2016 может не соблюдаться. Однако ввиду того, что неизвестно, имеется ли намерение исключить данное требование из СТБ 6.38-2016 либо, исключив его из Инструкции, сохранить на уровне СТБ 6.38-2016 как технического нормативного правового акта, отказ от использования гарнитуры шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) при наборе текста на компьютере пока мыслится преждевременным.

Оформление отдельных видов документов (гл. 7)

Изменением в определении приказа как распорядительного документа, приведенном в ч. 1 п. 93 Инструкции, применение приказа распространено на решение любых задач, стоящих перед организацией, а не только основных.

Из п. 100 Инструкции исключено требование согласовывать с юридической службой организации распорядительные документы.

Регистрация документов (гл. 

Журнал регистрации исходящих документов

Дополнением в подп. 139.9 п. 139 Инструкции разрешено указывать в графе 4 «Отметка об исполнении документа» журнала регистрации исходящих документов (приложение 9 к Инструкции) дату получения и регистрационный индекс ответного документа.

Дата регистрации поступивших документов

Подпункт 140.7 п. 140 Инструкции дополнен правилом о порядке регистрации документов, поступивших в организацию в нерабочий день (нерабочее время). Такие документы необходимо регистрировать не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем их поступления в организацию. Данное дополнение актуально в связи с тем, что согласно ч. 1 этого же подпункта входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, что невозможно исполнить, если документ поступил в нерабочий день или нерабочее время.

Ответный исходящий документ

В новой редакции подп. 141.5 п. 141 Инструкции исключены положения регистрации ответных исходящих документов на регистрационно-контрольных карточках (далее – РКК), включая оформление регистрационных индексов таких документов.

В то же время дополнением, внесенным в подп. 141.3 п. 141 Инструкции, требования к оформлению индекса ответного исходящего документа унифицированы с таковыми требованиями к индексу инициативного исходящего документа.

Контроль исполнения документов и поручений (гл. 9)

Согласно подп. 145.3 п. 145 Инструкции контроль за исполнением документов осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.

В новой редакции подп. 145.1 п. 145 Инструкции целью контроля является обеспечение своевременного и качественного рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов, а не только исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Составление номенклатуры дел (гл. 10)

Изменения и дополнения в данной главе обусловлены исключением с 27.10.2022 из Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее – Правила) раздела II, в котором были сгруппированы нормы главы 5 о составлении номенклатуры дел.

Включенные в главу 10 Инструкции нормы главы 5 Правил по сути воссоединились с нормами, которые у Инструкции и Правил были общими:

• содержание нового п. 151¹ Инструкции идентично содержанию п. 25 Правил об обязательности составления номенклатуры дел во всех организациях, а также использовании типовой и примерной номенклатуры дел;
• содержание новой редакции п. 162 Инструкции идентично содержанию п. 36 Правил о структурных элементах и названиях разделов (подразделов) номенклатуры дел;
• содержание новой редакции п. 163 Инструкции идентично содержанию п. 37 Правил о сводной номенклатуре дел, за исключением нескольких отличий в нескольких примерах;
• дополнение перечисления документов, используемых при составлении номенклатуры дел, инструкцией по делопроизводству в организации обусловлено пропуском данного документа в п. 160 Инструкции при его упоминании в п. 34 Правил;
• новая редакция подп. 165.4 п. 165 Инструкции сформулирована с оглядкой на содержание подп. 39.4 п. 39 Правил об указании в графе 4 номенклатуры дел сроков хранения дел.

Формирование дел (гл. 11)

Изменения и дополнения, внесенные в данную главу, как и в главе 10 Инструкции, обусловлены изменениями в Правилах, которые вступили в силу с 27.10.2022, в частности исключением из Правил раздела II, в котором были сгруппированы нормы главы 6 о формировании дел. Соответствие между нормами, включенными в главу 11 Инструкции и исключенными из главы 6 Правил, следующее:

• ч. 2 (без первого предложения) и ч. 3 п. 42 Правил о формировании дел в бесструктурных организациях и контроле за правильным формированием дел включены в виде новой редакции ч. 2 и дополнения (ч. 3) в п. 168 Инструкции;
• чч. 6 и 7 п. 46 Правил о порядке формирования организационных документов и протоколов включены в виде дополнения (ч. 6) и новой редакции ч. 7 в п. 172 Инструкции.

Экспертиза ценности документов (гл. 12)

Основные функции ЦЭК (ЭК)

Дополнением в абз. 6 п. 172 Инструкции основные функции ЦЭК (ЭК) дополнены согласованием актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны.

В новой редакции абз. 7 п. 172 Инструкции функция подготовки предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов реализуется ЦЭК (ЭК) в отношении сроков хранения, установленных не законодательством, а ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения.

Решения ЦЭК (ЭК)

В новой редакции п. 177 сохранилась норма о том, что решения ЦЭК (ЭК) как совещательного органа оформляются протоколами. Однако также дополнено, что решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации. Это согласуется с ч. 2 п. 12 Инструкции, согласно которой решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

Оформление дел (гл. 13)

Организация оформления дел

Новая редакция п. 180 Инструкции изменила и дополнила нормы предыдущей редакции:

• изменила, что дела организаций подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации, а не при заведении и по завершении делопроизводственного года;
• дополнила, что дела оформляют работники структурных подразделений, в которых эти дела не только формируются, но и были сформированы;
• дополнила, что в бесструктурных организациях дела оформляют работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации;
• дополнила, что дела оформляются под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации, а правильность оформления дел проверяется при передаче их в архив.

Оформление внутренней описи дел

Часть 2 п. 186 Инструкции дополнена правом не указывать во внутренней описи фамилии, имена, отчества работников, если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников.

В новой редакции ч. 6 п. 186 Инструкции установлено, что при необходимости составления новой внутренней описи и (или) итоговой записи ко внутренней описи старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.

Заверительная надпись

Дополнением в ч. 1 п. 187 Инструкции уточнено, что если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, то лист-заверитель подклеивается ко внутренней стороне обложки дела за верхнюю часть.

В новой редакции ч. 4 п. 187 Инструкции определено, что при перенумерации листов в конце дела старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой.

Оформление обложек дел

В новой редакции п. 188 Инструкции существенно скорректированы правила оформления обложек дел. В пункте выделено 9 подпунктов, приведены примеры.

Составление описей дел (гл. 14)

Часть 1 п. 191 Инструкции дополнена требованием включать в описи дел дела, которые:

• прошли экспертизу ценности;
• сформированы и оформлены в установленном порядке.

В новой редакции п. 196 Инструкции скорректированы и расширены правила, которые необходимо соблюдать при составлении описи дел структурного подразделения.

Передача дел в архив организации (гл. 15)

Изменением в п. 205 Инструкции дополнено, что передача дел временного (до 10 лет) хранения может осуществляться также по описям, а не только по номенклатуре дел (по согласованию с архивом организации).

Дополнением в ч. 3 п. 206 Инструкции уточнено, что в обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки также об отсутствии дел, а не только о наличии.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (гл. 16)

Дополнением в п. 209 Инструкции установлено требование об указании в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, наименования каждого структурного подразделения, если в этот акт включены дела нескольких структурных подразделений.

Особенности работы с документами в электронном виде (главы 1, 18)

В новой редакции ч. 1 п. 5 Инструкции унифицированы требования об утверждении и согласовании организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, локальных правовых актов, устанавливающих правила работы с документами на бумажных носителях, а также с электронными документами и документами в электронном виде. Это обусловлено исключением требования согласовывать инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, также с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (далее – БелНИЦЭД).

Справочно

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 117, вступившим в силу с 27.10.2022, в новой редакции изложена ч. 1 п. 4 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19), вследствие чего исключено установленное предыдущей редакцией требование согласовывать в том числе с БелНИЦЭД локальные правовые акты, определяющие порядок работы с электронными документами, до их утверждения руководителями организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Изменением, внесенным в п. 219 Инструкции, исключено требование согласовывать проекты документов в электронном виде с соблюдением установленных Инструкцией правил в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Изменением, внесенным в ч. 1 п. 236 Инструкции, требование о хранении документов в электронном виде в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, распространено не только на созданные и подписанные в организации документы в электронном виде, но и на созданные и неподписанные документы, а также входящие документы.

Изменением, внесенным в ч. 3 п. 236 Инструкции, расширены возможности включать в разрабатываемый самими организациями перечень виды документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения без их аналогов на бумажном носителе отличные от документов, приведенных в приложении 20 к Инструкции. С 27.10.2022 в такой перечень организация вправе включить также ранее ограниченные для включения в него документы с дополнительными условиями выделения к уничтожению, за исключением документов с отметкой «ЭПК».

Новой редакцией п. 238 Инструкции предусмотрено указание также в номенклатуре дел, а не только в локальном правовом акте организации, определенного самостоятельно организацией места хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению. Кроме того, установлено, что при необходимости указывается название информационной системы организации, в которой такие дела хранятся.

Справочно

Законом Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З, вступившим в силу с 27.10.2022, Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» дополнен ст. 18¹, согласно части первой которой документы в электронном виде, в том числе электронные документы, образовавшиеся в информационной системе государственного органа, иной организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив государственного органа, иной организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив – до их уничтожения.

Название информационной системы указывается в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 30 октября 2022 г.

А если Вы предпочитаете иметь под рукой книгу, то НЦПИ выпустил новое печатное издание «Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях».

Приобрести Инструкцию можно в книготорговых организациях республики или в нашем интернет-магазине.

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113 (далее — постановление № 113) внесены изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее — Инструкция). Принятие постановления № 113 связано с вступлением в силу с 27 октября 2022 г. Закона Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»» (далее — Закон № 163-З), которым вносятся многочисленные изменения в Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Изменения, внесенные в Инструкцию постановлением № 113, многочисленны. Остановимся лишь на некоторых из них.

Так, откорректированная ч. 7 п. 3 Инструкции теперь устанавливает, что положения этого документа распространяются на организацию работы с документами, не относящимися к системе организационно-распорядительной документации (плановая, отчетно-статистическая, расчетно-денежная и другие системы управленческой документации), независимо от вида носителя, включая их учет, контроль исполнения, хранение, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Часть 1 п. 5 устанавливает, что инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

Согласно новой редакции ч. 2 п. 16 Инструкции при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск. Указанный пункт также дополнен нормой, согласно которой внесение каких-либо исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

В ч. 1 п. 78 Инструкции теперь будет установлено, что при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт. Напомним, ранее данная норма говорила, что при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами. При этом сохраняется требование, согласно которому выравнивание текста производится по ширине листа.

Подпункт 139.9 Инструкции дополнен предложением следующего содержания: «В графе 4 журнала регистрации исходящих документов для исходящих инициативных документов могут указываться дата получения и регистрационный индекс ответного документа.

Подпункт 140.7 Инструкции дополнен частью, согласно которой документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день.

Согласно новой редакции п. 141.5 Инструкции на исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа.

В п. 145.1 Инструкции устанавливается, что целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов.

Значительные изменения внесены в главу 10 Инструкции «Составление номенклатуры дел».

В частности, Инструкция дополняется п. 151¹ согласно которому номенклатура дел организации составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел. Здесь же говорится, что при использовании типовой или примерной номенклатуры дел в номенклатуру дел организации переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. При использовании типовой номенклатуры дел заголовок каждого дела переносится из нее полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. При использовании примерной номенклатуры дел по одному ее заголовку в номенклатуре дел организации может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в номенклатуру дел организации без изменений, если иное не установлено актами законодательства.

Новая редакция ч. 3 Инструкции говорит, что в номенклатуру дел не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, вспомогательные документы (печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и так далее), указатели и другое).

Согласно новой редакции п. 162 Инструкции структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы. Названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений организации и (или) управленческие функции или направления деятельности организации.

В новой редакции изложен и п. 163 Инструкции. Установлено, что сводная номенклатура дел составляется, как правило, по структурному принципу (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются наименования структурных подразделений организации.

Например:

1. Общий отдел

2. Отдел экономического прогнозирования

3. Производственно-технический отдел

4. Отдел капитального строительства

5. Отдел охраны труда

6. Служба главного механика и энергетика

7. Отдел технического контроля

8. Финансовый отдел

9. Бухгалтерия

10. Отдел организации труда и заработной платы

11. Отдел кадров

12. Отдел материально-технического обеспечения и сбыта продукции

13. Юридический отдел

14–20. Цеха

21–25. Лаборатории

26. Архив

27. Профессиональный союз.

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации.

Например:

1. Руководство

2. Организационно-методическая работа

3. Спортивно-массовая работа

4. Тренерский совет

5. Бухгалтерия

6. Отдел кадров

7. Архив

8. Профессиональный союз.

В бесструктурных организациях, а также в организациях с часто меняющейся структурой номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации). Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации

Например:

1. Руководство

2. Планирование

3. Производственная деятельность

4. Финансирование

5. Учет и отчетность

6. Работа с кадрами

7. Работа архива.

Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы ДОУ.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

Согласно новой редакции п. 165.4 Инструкции в графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов согласно нормативным правовым актам, локальным правовым актам, устанавливающим перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), а также перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения). Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, указанных выше, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов или государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов), ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций). В деятельности организации могут образовываться документы временного хранения, срок хранения которых после проведения экспертизы ценности может продлеваться. К сроку хранения таких документов и дел добавляется отметка «ЭПК».

Напомним, что постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 115 внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» (далее — постановление № 140), в том числе в новой редакции изложено приложение 1 к постановлению № 140 и теперь оно называется «Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения».

В главу 10 Инструкции внесено много и других изменений. Постараемся эту тему (номенклатуру дел) проанализировать в ближайшее время отдельно.

Претерпели изменения также и другие главы Инструкции, к этим изменениям мы также постараемся обратиться позже.

Постановление № 113, как и Закон № 163-З, вступает в силу с 27 октября 2022 г.

Важные детали:

1. С 27 октября 2022 г. вступают в силу изменения в Инструкцию по делопроизводству.
2. Изменения коснулись составления номенклатуры дел, особенностей работы с документами в электронном виде, порядка изменений подписанных документов и др.

Принятие постановления № 113 связано с внесением значительных изменений в Закон об архивном деле, в соответствии с которыми и скорректированы отдельные положения Инструкции по дело­производству.

Это важно! Постановление № 113 вступит в силу 27 октября 2022 г.

Рассмотрим основные изменения, внесенные в Инструкцию по делопроизводству, на которые необходимо обратить внимание.

Внесение изменений и дополнений в подписанные документы не допускается

В Инструкции по делопроизводству теперь напрямую закреплено, что внесение исправлений и дополнений в документы, относящиеся к организационно-распорядительной системе документации, недопустимо.

В случае обнаружения ошибок и неточностей в официальном организационно-распорядительном документе возможны:

– подготовка нового документа и признание в нем недействительным и утратившим силу предыдущего документа;

– подготовка распорядительного документа, который внесет исправления в другой документ.

Постановлением № 113 разведены понятия «копия документа» и «выписка из документа»

В части третьей п. 64 новой редакции Инструкции по делопроизводству теперь указано, что копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа.

В действующей редакции Инструкции по делопроизводству выпиской является копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке.

Таким образом:

– копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка;

– выписка из документа, как копия документа, также воспроизводит все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка, однако текст документа в выписке воспроизводится не полностью (что и является отличительной чертой выписки из документа).

Справочно:

внесение каких-либо исправлений не допускается даже в проект документа на этапе его визирования. Все замечания должны быть отражены либо в визе ниже даты визирования, либо на отдельном листе (п. 61 Инструкции по делопроизводству).

Исключено требование к гарнитуре шрифта при наборе текста с использованием технических средств

В новой редакции Инструкции по делопроизводству из первого предложения части первой п. 78 исключено упоминание того, что при наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr).

Постановлением № 113 теперь установлено, что при наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт.

В то же время использование гарнитуры шрифта Times New Roman установлено в СТБ 6.38-2016.

Постановлением № 113 внесены изменения в порядок регистрации документов

Помимо прочего, в новой редакции Инструкции по делопроизводству подп. 140.7 п. 140 дополнен частью о том, что документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый, следующий за ним рабочий день.

В действующей редакции Инструкции по делопроизводству указано, что входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, без каких-либо оговорок.

Внесены изменения в гл. 10 «Составление номенклатуры дел»

В подавляющем большинстве вносимые изменения носят корректирующий характер и направлены на перенос в Инструкцию по делопроизводству аналогичных норм из Правил работы архивов (в т.ч. в Инструкции по делопроизводству отсутствующих, но содержащихся в Правилах работы архивов). Это выражено, например, в новой редакции пп. 162, 163, 165.

Это важно! В Правила работы архивов внесены изменения постановлением № 118, которые также вступают в силу 27 октября 2022 г.

Инструкция по делопроизводству также дополнена п. 151-1, конкретизирующим порядок применения типовых и примерных номенклатур дел при составлении номенклатуры дел организации (которая составляется в каждой организации независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел): перенос заголовков дел из типовых и примерных номенклатур дел, определение сроков хранения.

Пункт 167 Инструкции по делопроизводству, регулирующий вопрос составления в конце сводной номенклатуры дел итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел, дополнен частью о том, что сведения, содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел, передаются в архив организации. При этом отметка «Итоговые сведения переданы в архив организации» подписывается и датируется лицом, передавшим сведения.

Это указывает, что итоговая запись сводной номенклатуры необходима не только для учета заведенных документов в текущем делопроизводстве, находящихся на оперативном хранении, но и должна служить для информирования архива организации, в которую заведенные дела (постоянного или временного (свыше 10 лет) срока хранения) должны быть переданы на хранение.

Уточнены функции ЦЭК (ЭК)

Абзац 7 п. 176 Инструкции по делопроизводству (раскрывает основные функции центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК), экспертной комиссии (далее – ЭК)) приведен в соответствие с нормами ст. 4 новой редакции Закона об архивном деле. В частности, указано, что ЦЭК (ЭК) осуществляет подготовку предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных орга­низаций с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов.

Ныне действующая редакция данного абзаца: «подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных законодательством, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений», – может трактоваться более широко, охватывает большой перечень нормативных правовых актов, устанавливающих сроки хранения документов, и поэтому является сложной для реализации на практике.

Также в новой редакции п. 177 Инструкции по делопроизводству указано, что ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации.

Данные корректировки внесены в связи с тем, что согласно части второй п. 12 Инструкции по делопроизводству решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции (которым является ЦЭК (ЭК)), как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.

Передача дел в архив

В п. 205 новой редакции Инструкции по делопроизводству установлено, что передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации осуществляется по согласованию с архивом организации не только по номенклатуре дел, но и по описям дел структурных подразделений, что отражает имеющуюся в организациях практику.

Оформление акта о выделении к уничтожению документов и дел

Поскольку на практике имеют место случаи, когда к уничтожению выделяются дела не всей организации, а нескольких структурных подразделений, внесены корректировки в вопросы оформления акта о выделении к уничтожению документов и дел, а именно п. 209 Инструкции по делопроизводству дополнен частью следующего содержания:

«Если в акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, включены дела нескольких структурных подразделений, то наименование каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подраз­деления».

Это в указанных условиях также упростит учет уничтожаемых дел.

Внесены изменения, касающиеся особенностей работы с документами в электронном виде

В частности, из части первой п. 236 Инструкции по делопроизводству исключены слова «после их подписания»:

«Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе».

Таким образом, нормы указанного пункта будут распространяться на все (созданные и полученные) документы в электронном виде, а не только созданные и подписанные в организации.

Исправлена логика и в предложении втором части второй п. 236, в котором слова «При невозможности получения» заменены словами «При отсутствии»:

«При отсутствии бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе».

Использование слов «при невозможности получения» указывает на необходимость наличия какого-либо запроса бумажных оригиналов документа у сторонней организации, что является излишним на практике.

В части третьей п. 236 слова «без дополнительных условий выделения к уничтожению (в том числе отметок «ЭПК», «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства», «После замены новыми»)» заменены словами «, за исключением документов с отметкой «ЭПК», что расширяет возможность создания и хранения в организациях документов в электронном виде без бумажных аналогов.

Справочно:

изменения в гл. 11 «Формирование дел», гл. 12 «Оформление дел и гл. 14 «Составление описей дел» Инструкции по делопроизводству носят корректирующий характер и направлены на перенос в Инструкцию аналогичных норм из Правил работы архивов.

Пункт 238 Инструкции по делопроизводству приведен в соответствие с требованиями ст. 18-1 новой редакции Закона об архивном деле. Это позволяет теперь определять и закреплять место хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению не только в локальном правовом акте организации, но и в номенклатуре дел.

Документы:

Постановление Минюста Республики Бела­русь от 30.08.2022 № 113 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (постановление № 113).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Бела­русь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).

Закон Республики Бела­русь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон об архивном деле).

Государственный стандарт Республики Бела­русь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный и введенный в действие постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 (СТБ 6.38-2016).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).

Постановление Минюста Республики Бела­русь от 31.08.2022 № 118 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143» (постановление № 118).