ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Совете судей Республики Бурятия
Содержание
I. Общие положения 2
- Документация в Совете судей Республики Бурятия 3
III. Порядок организации документооборота в Совете судей Республики Бурятия 3
3.1. Обработка и регистрация входящих документов 4
3.2. Порядок работы со служебными документами 5
3.3. Прием, передача документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 7
3.4. Обработка и регистрация исходящих документов 7
IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов. Бланки служебных документов 8
- Подготовка и оформление отдельных видов документов 8
5.1. Проекты постановлений 9
5.2. Положения, правила, инструкции 9
5.3. Протоколы 9
5.4. Служебные письма 10
- Контроль за исполнением служебных документов 11
- Особенности работы с электронными документами 11
Номенклатура дел в аппарате Совета судей Республики Бурятия 12
8.1. Составление и ведение номенклатурных дел 12
8.2. Формирование и оформление дел 13
- Хранение документов 14
9.1. Организация оперативного хранения документов и дел 14
9.2. Порядок передачи документов на хранение в архив 14
9.3. Электронный архив 14
- Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») 15
Приложения 17
УТВЕРЖДЕНА
постановлением Совета судей Республики Бурятия от 18 января 2019 г.
№ 350-С
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Совете судей Республики Бурятия
I. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Совете судей Республики Бурятия (далее — инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Совета судей Республики Бурятия (далее — Совета) документов.
Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 г. № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федераций от 19 января 2005 года № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти», на основе типовой инструкцией, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 3 декабря 2018 года № 699.
1.2. Положения инструкции устанавливают единые требования к организации работы со служебными документами и обращениями в аппарате Совета, включающие в себя прием, учет и регистрацию поступивших документов и обращений, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов и отправку документов по предназначению, контроль за исполнением, текущее хранение документов у исполнителей, передачу их на хранение в архив, а также уничтожение документов.
1.3. Настоящая инструкция устанавливает единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, с использованием программных и технических средств.
1.4. Инструкция по делопроизводству утверждается постановлением Совета судей Республики Бурятия.
1.5. Общую организацию делопроизводства, руководство и контроль за соблюдением требований настоящей инструкции, использование современных информационных технологий в работе с документами осуществляет председатель Совета.
1.6. Председатели комиссий либо руководители рабочих групп, организованных в Совете для обеспечения оптимальной работы, организуют делопроизводство в соответствующих рабочих органах и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований инструкции.
1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота в Совете осуществляются секретарем Совета.
II. Документация Совета судей Республики Бурятия
2.1. Состав документации Совета определяется полномочиями Совета.
2.2. Документы, создаваемые в Совете, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).
Допускается использование бланков формата A3 (297 х 420 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
2.3. Документы в Совете создаются с использованием компьютерной техники. Отдельные документы для внутренней переписки допускается оформлять от руки.
2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор «Microsoft Word» с использованием шрифта Times New Roman, размером 12 (для оформления табличных материалов), 13 или 14 через 1–2 межстрочных интервала.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирные начертание, курсив, подчеркивание или смещения относительно границ основного текста либо шрифт размером 16.
III. Порядок организации документооборота в Совете судей Республики Бурятия
Движение документов в Совете с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
Различается три основных потока документации: документы, поступающие в Совет (входящие); документы, отправляемые из Совета (исходящие); внутренняя документация – документы, разрабатываемые в Совете, не направляемые за пределы аппарата.
Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения. При передаче документов внутри Совета они повторно не регистрируются.
3.1. Обработка и регистрация входящих документов
3.1.1. Доставка документов в Совет и отправка документов из Совета осуществляются:
службами почтовой либо фельдъегерской связи;
средствами информационно-телекоммуникационных сетей (электронные документы);
средствами электросвязи (телеграммы, факсограммы, телефонограммы);
нарочными (курьерами) отправителей и рабочих органов Совета – исполнителей.
3.1.2. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета, производятся в централизованном порядке секретарем Совета либо по распоряжению председателя Совета лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета.
3.1.3. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в адрес Совета, получает секретарь либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.
3.1.4. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.
При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.
В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению исполнителю, а второй экземпляр остается на хранении у делопроизводителя.
При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ передается для регистрации и последующего возвращения отправителю документа либо для направления в соответствующую организацию.
3.1.5. Входящая документация независимо от способа ее доставки подлежит обязательной регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (приложение № 1).
На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации.
3.1.6. Не подлежащие регистрации документы передаются непосредственно по назначению.
Перечень документов, не подлежащих регистрации:
1. Печатные издания (книги, журналы, сборники, бюллетени и т.д.).
2. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.
3. Нормы расходов материалов. Прейскуранты.
4. Поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты.
5. Исходящие документы, возвращенные в Совет из-за ненахождения адресата.
6. Научные труды и отчеты по темам.
3.1.7. Документы, поступившие в электронном виде и по каналам факсимильной связи, а также телеграммы, адресованные в том числе конкретному лицу, регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета и на исполнение.
3.1.8. Телефонограммы, адресованные председателю Совета, принимаются секретарем либо лицом, привлеченным для содействия работе председателя Совета, а текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад.
3.2. Порядок работы со служебными документами
3.2.1. Секретарь Совета судей либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета, обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.
3.2.2. Прошедшие первоначальную регистрацию документы распределяются непосредственно секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета, в зависимости от степени их важности и назначения: требующие обязательного рассмотрения председателем Совета, его заместителем и членами Совета.
3.2.3. Документы с пометкой «Срочно» докладываются немедленно. Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Типовой инструкцией несет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.
3.2.4. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения председателем Совета, докладывается ему секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета. На основании рассмотрения председатель Совета дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции.
Если поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.
3.2.5. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета, его заместителям и членам Совета, подготовку к пересылке адресату.
3.2.6. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.
На исходящем письме (подлиннике) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.
На копии исходящего документа текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или секретарем Совета по соответствующей форме.
3.2.7. Исполненные документы представляются на подпись: председателю Совета, его заместителям через секретаря Совета.
3.2.8. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовится список рассылки. Рассылка согласовывается с председателем Совета.
3.2.9. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета, с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.
3.2.10. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления). Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение. Лист с резолюцией прилагается к документу.
3.2.11. Контроль за исполнением инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.
3.2.12. Работники аппарата Совета несут персональную ответственность за сохранность служебных документов, обращений и содержащейся в них информации.
3.2.13. В случае утраты служебного документа секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия работе председателя Совета, немедленно докладывает об утрате документа председателю Совета.
3.3. Прием, передача документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.3.1. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта и факсимильная связь.
3.3.2. Прием и передача документов по каналам электронной почты и факсимильной связи осуществляет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.
3.3.3. Сообщения, поступившие в Совет по электронной почте, каналам факсимильной связи, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях и передаются адресатам после регистрации.
В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе.
3.3.4. Документ, передаваемый по электронной почте, факсимильной связи, должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления служебных документов.
Документ, передаваемый по электронной почте, подлежит регистрации в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 1), по факсимильной связи — в журнале учета отправленных факсограмм (приложение № 2).
3.3.5. По электронной почте и каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки.
3.4. Обработка и регистрация исходящих документов
3.4.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке в журнале исходящей корреспонденции (приложение №1) секретарем Совета либо по распоряжению председателя Совета лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.
3.4.2. Регистрация отправляемых документов в Совете ведется централизованно. На регистрацию передается отправляемый документ вместе с документом, на который подготовлен ответ, без служебных записок, представляющих собой переписку внутри Совета в процессе подготовки документа.
3.4.3. Поступившие секретарю либо лицу, привлеченному для содействия в работе председателя Совета, на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Совета.
3.4.4. Документы, направляемые в суды, государственные органы, органы местного самоуправления, учреждения и организации, отправляются:
на бумажном носителе — фельдъегерской, почтовой связью или нарочным (курьером);
в электронной форме — по системе межведомственного электронного документооборота.
3.4.5. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает председатель Совета.
3.4.6. Телеграммы, составленные в Совете, передаются на отправку завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов.
Бланки служебных документов
Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, порядок их расположения в строгом соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
4.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
4.2. Бланки должны иметь поля (не менее): левое – 20мм; правое – 10 мм; верхнее –20 мм; нижнее – 20 мм.
4.3. В Совете судей устанавливаются следующие виды бланков:
бланки писем (приложение № 3);
бланк нормативного характера (приложение № 4);
V. Подготовка и оформление отдельных видов документов
В Совете создаются следующие виды документов:
проекты постановлений Совета;
проекты утверждаемых документов (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятия);
служебные письма;
справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета;
материалы и проекты ответов по поступившим в адрес Совета жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета, его заместителям и членам Совета;
запросы;
иные документы.
5.1. Проекты постановлений
Проекты постановлений подготавливаются председателями комиссий Совета, к компетенции которых относится вопрос, вносимый на обсуждение, либо одним из членов Совета по поручениям председателя Совета либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.
5.2. Положения, правила, инструкции
5.2.1. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы изготавливаются членами Совета либо секретарем Совета по поручению председателя Совета, либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.
5.2.2. Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные акты, утверждаемые постановлением Совета. В названии положения, правила, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.
5.2.3. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другие сведения.
5.2.4. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от 3-го лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п. Сокращенные наименования Совета судей Республики Бурятия употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее – Совет судей).
5.3. Протоколы
5.3.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом и его комиссий.
5.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали.
Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили.
Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается: «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.
5.3.3. Постановлением Совета может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом, прилагается к протоколу.
5.3.4. Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем Совета в срок не позднее 10 дней после окончания заседания.
Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.
5.3.5. Протоколы заседаний Совета нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.
5.3.6. По поручению председателя Совета в ходе заседания Совета ведется аудиопротоколирование с использованием средств аудиозаписи и составляется протокол в письменной форме.
Об использовании технических средств для фиксирования хода заседания в протоколе заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому заседанию отдельно) приобщаются к материалам заседания (протоколу заседания).
5.4. Служебные письма
5.4.1. Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дата; ссылка на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа (приложение № 3).
5.4.2. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д.
Текст письма, оформленного на бланке Совета, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Совет судей Республики Бурятия считает…» или «Совет судей Республики Бурятия рассмотрел…».
Если письмо оформлено на бланке председателя Совета, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
VI. Контроль за исполнением служебных документов
6.1. Целью контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
6.2. Контроль за исполнением служебных документов осуществляется председателем Совета либо одним из его заместителей по поручению председателя Совета.
6.3. Контроль осуществляется за всеми зарегистрированными документами, требующими исполнения к определенным срокам.
6.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется председателем Совета.
6.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.
6.6. Секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета, в порядке предупредительного контроля напоминает о сроках исполнения поручений по служебным документам не позднее чем за 3 дня до их истечения.
VII. Особенности работы с электронными документами
7.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, развернутого в Совете.
Электронный документооборот применяется только при наличии технической возможности.
В систему электронного документооборота Совета включаются:
электронные документы, поступившие в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;
электронные документы, созданные в Совете (без предварительного документирования на бумажном носителе);
электронные копии документов, поступившие в Совет или созданные в Совете на бумажном носителе.
7.2. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
7.3. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.
7.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Совете используются электронные подписи.
7.5. Прием электронных документов, поступивших в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан, осуществляется секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия работе председателя Совета.
7.6. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета.
Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.
7.7. Электронные документы регистрируются по общим правилам аналогично документам на бумажном носителе.
7.8. При регистрации входящей, исходящей корреспонденции в базе данных информационной системы электронного документооборота дублирование на бумажном носителе не обязательно.
7.9. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде отдельного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.
7.10. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.
VIII. Номенклатура дел в аппарате Совета судей Республики Бурятия
8.1. Составление и ведение номенклатуры дел
8.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, журналов, заводимых в Совете, с указанным сроком их хранения, оформленных в установленном порядке.
8.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.
8.1.4. Номенклатура дел Совета на очередной календарный год составляется секретарем Совета и утверждается председателем Совета (приложение № 5).
8.1.5. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Совете цифрового обозначения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения.
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.
8.1.6. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения (приложение № 5).
8.2. Формирование и оформление дел
8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимается секретарь Совета.
8.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями секретарю Совета судей для формирования их в дела.
8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;
в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);
факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;
в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
по объему дело не должно превышать 250 листов при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.
IX. Хранение документов
9.1. Организация оперативного хранения документов и дел
9.1.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования – в Совете.
Секретарь Совета несет ответственность за сохранность документов и дел.
9.2. Порядок передачи документов на хранение в архив
9.2.1. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества.
9.2.2. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится по сдаточным описям (приложение № 5).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в Совете и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
9.3. Электронный архив
9.3.1. Электронный архив применяется только при наличии технической возможности.
9.3.2. Документы временного хранения (менее 10 лет) оцифровываются и хранятся в электронном виде (в том числе электронные образы документов, скрепленные электронной подписью).
9.3.3. Документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по распоряжению председателя Совета либо с его согласия — по распоряжению одного из заместителей председателя Совета оцифровываются и хранятся в электронном виде наряду с оригиналами документов на бумажном носителе.
9.3.4. Документы сканируются в формате PDF в масштабе 1:1 с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Сканирование производится в черно-белых цветах либо в градациях серого. Сканирование должно обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности документа.
9.3.5. Электронный архив располагается на IP-сервере управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.
9.3.6. По распоряжению председателя Совета может быть осуществлено дублирование документов, хранящихся в электронном архиве, с размещением на иных серверах либо информационных носителях.
X. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»)
10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.
К документам ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») относятся поступившие в Совет, а также созданные в Совете документы, содержащие данную информацию.
10.2. Председатель Совета определяет должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.
10.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции (приложение № 1). При этом к номеру документа добавляется пометка «ДСП».
10.4. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.
10.5. Печатание проектов и копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляются только с письменного разрешения председателя Совета. При этом на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, дату печатания документа.
10.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка «Для служебного пользования».
10.7. Документы, наряды с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях.
Выносить документы с пометкой «Для служебного пользования» из зданий Совета запрещается.
Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» членам Совета и работникам аппарата Совета осуществляется под расписку с письменного разрешения председателя Совета.
10.8. Отбор на уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости.
По результатам отбора составляется акт и осуществляется уничтожение указанных документов. В журналах и книгах учета этих документов делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
10.9. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения указанной информации ставится в известность председатель Совета и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются председателю Совета письменно.
На утраченные документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
10.10. При исключении из категории документов ограниченного распространения (снятии пометки «Для служебного пользования») на документах, нарядах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. Решение о снятии пометки «Для служебного пользования» принимается председателем Совета при утверждении соответствующего акта, представляемого комиссией Совета.
10.11. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, члены Совета, работники аппарата Совета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
Приложение 1
к инструкции по делопроизводству
в Совете судей Республики Бурятия
Журнал
учета входящей корреспонденции
|
Входящий |
Дата |
От кого |
Краткое |
Передан |
Номер |
||
|
номер |
поступления |
поступил |
содержание |
наряда |
|||
|
документ |
документа |
||||||
|
кому |
дата |
подпись |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
Журнал
учета исходящей корреспонденции
|
Исходящий номер |
Дата направления |
Кому направлен |
Номер наряда |
|
|
получатель |
для сведения |
|||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Приложение 2
к инструкции по делопроизводству
в Совете судей Республики Бурятия
Журнал
учета принятых факсограмм
|
№ п/п |
Дата и время поступления |
От кого поступила |
Кол-во листов |
Краткое содержание |
Ф.И.О. принявшего факсограмму |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Журнал
учета отправленных факсограмм
|
№ п/п |
Дата и время отправки |
Кому направлена |
Кол-во листов |
Краткое содержание |
Ф.И.О. отправившего факсограмму |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
Приложение 3
к инструкции по делопроизводству
в Совете судей Республики Бурятия
(ЧЕРНО-БЕЛОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)
|
Совет судей Республики Буряти адрес: телефон: факс: e—mail: |
||
|
________________№___________________ На №____________от__________________ |
||
Текст письма
Приложение (если есть):
Председатель Совета судей
Республики Бурятия И.О. Фамилия
И.О. Фамилия
Тел.
Приложение 4
к инструкции по делопроизводству
в Совете судей Республики Бурятия
ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА СУДЕЙ РЕСПУБЛИКИ БУРЯТИЯ
(О чем?)
Дата Номер
Вводная часть
Мотивировочная часть
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
Резолютивная часть
Председатель Совета судей
Республики Бурятия И.О. Фамилия
Приложение 5
к инструкции по делопроизводству
в Совете судей Республики Бурятия
Республики Бурятия И.О. Фамилия
Итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных в ____году в Совете судей Республики Бурятия
Бурятия И.О. Фамилия
Нормативные документы
ЗАКОНЫ
1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125
2. Федеральный закон «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле Российской Федерации»» от 02.03.2016 №43
3. Федеральный закон от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм. на 15.04.2019)
4. Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. на 23.04.2018)
5. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» с изменениями на 27 декабря 2018 года (редакция, действующая с 1 января 2019 года)
6. Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 №59
7. Закон Республики Бурятия «Об архивном деле в Республике Бурятия» от 23.11.2006 №1957-III
8. Закон Республики Бурятия «О внесении изменений в закон Республики Бурятия «Об архивном деле в Республике Бурятия»» от 10.12.2010 №1812-IV
9. Закон Республики Бурятия «О внесении изменений в закон Республики Бурятия «Об архивном деле в Республике Бурятия»» от 07.03.2014 №319-V
ГОСТы
1. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
2. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. Приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст)
3. «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст)
4. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
1. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утверждены приказом Федерального архивного агенства РФ от 02.03.2020 N 24
2. «Правила работы читальных залов ГАУК РБ «Государственный архив Республики Бурятия»», утверждены приказом Директора ГАУК РБ «Государственный архив РБ» от 22.12.2017 №65
3. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477
4. Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденные постановлением Правительства Республики Бурятия от 08.09.2009 № 329
5. Положение о порядке работы с документами, образовавшимися в деятельности организаций и предприятий, ликвидированных в ходе банкротства, утвержденные приказом Росархива от 12.11.2001 № 85
6. Примерное положение об архиве организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42
7. Примерное положение об экспертной комиссии организации, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 43
8. Типовое положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) федерального органа исполнительной власти, утвержденное приказом Минкультуры России от 27.01.2006
9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия, утвержденные приказом Управления по делам архивов Республики Бурятия от 29 июня 2010 г. № 32
10. Методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу», согласованные ЦЭПК при Росархиве от 23.12.2014
11.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236
12. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утвержденная приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 №44
13. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 24 декабря 2020 г. № 199
14. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 22 мая 2019 г. № 71
15. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»/ Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
16. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830)
17. Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах / Росархив, ВНИИДАД. – М.: 2020.
18. Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях / Росархив, ВНИИДАД. – М., 2021.
19. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказ Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 г. N 142
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительных органах государственной власти;
документ — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти;
электронный документ
[3] — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
электронная цифровая подпись
[4] — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;
бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
заверенная копия — копия документа, на который в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;
унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Бурятия;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа государственной власти;
формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
служба делопроизводства — структурное подразделение исполнительного органа государственной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти.
3.3. Создание документов в исполнительном органе
государственной власти Республики Бурятия
3.3.1. Бланки документов
Документы, создаваемые в исполнительном органе государственной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается:
порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов исполнительного органа государственной власти;
виды бланков;
требования к изготовлению бланков;
в необходимых случаях порядок учета бланков.
Служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти при разработке и изготовлении бланков документов руководствуется Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия» (с изм. от 25 августа 1999 г.).
Изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Бурятия осуществляется в соответствии с Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия» (с изм. от 25 августа 1999 г.).
Законом Республики Бурятия от 20 апреля 1995 г. № 119-I «О Государственном гербе Республики Бурятия» установлено, что на бланках исполнительных органов государственной власти воспроизводимое изображение Государственного герба Республики Бурятия, независимо от его размеров, должно соответствовать точному геральдическому описанию.
В соответствии с Правилами делопроизводства образцы бланков исполнительного органа государственной власти утверждаются приказом исполнительного органа государственной власти. Образцы бланков могут включаться в Инструкцию по делопроизводству в качестве приложения.
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.
В Инструкции по делопроизводству может быть предусмотрено использование следующих видов бланков документов исполнительного органа государственной власти:
бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк указания;
бланк постановления;
бланк протокола;
бланк письма исполнительного органа государственной власти;
бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя исполнительного органа государственной власти);
бланк структурного подразделения (координационного или совещательного органа).
При необходимости могут использоваться бланки других видов документов.
Бланки документов исполнительного органа государственной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – по середине листа вдоль верхнего поля.
Инструкцией по делопроизводству устанавливается состав реквизитов для каждого вида бланков:
Для бланка приказа (распоряжения, постановления, протокола):
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти
[5]
вид документа;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера приказа.
Для бланка письма исполнительного органа государственной власти:
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя исполнительного органа государственной власти):
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
Для бланка письма структурного подразделения (координационного или совещательного органа):
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
наименование структурного подразделения (координационного или совещательного органа);
справочные данные о структурном подразделении (координационном или совещательном органе) исполнительного органа государственной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);
отметки для проставления даты и регистрационного номера;
отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.
При использовании общего бланка на нем указываются следующие реквизиты:
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
место составления (издания) документа;
отметки для проставления даты и регистрационного номера.
Образцы бланков документов исполнительного органа государственной власти приведены в приложениях № 1–10.
В целях обеспечения порядка использования бланков документов Службе делопроизводства исполнительного органа государственной власти рекомендуется ведение учета бланков. В этом случае в Инструкции по делопроизводству устанавливается:
подразделение (работник), отвечающий за ведение учета бланков;
форма журнала учета бланков;
порядок выдачи бланков в структурные подразделения исполнительного органа государственной власти, возврата и уничтожения испорченных бланков (см. раздел 3.8.).
Инструкцией по делопроизводству устанавливаются размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое; 20 мм — верхнее; 20 мм – нижнее; 10 мм – правое.
3.3.2. Оформление реквизитов документов
Документы, создаваемые исполнительным органом государственной власти, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление.
Правилами делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия установлен следующий состав реквизитов документов исполнительных органов государственной власти:
а) государственный герб Республики Бурятия;
б) наименование исполнительного органа государственной власти;
в) должность лица, подписавшего документ;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об исполнительном органе государственной власти;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.
Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в исполнительный орган государственной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
При подготовке раздела Инструкции по делопроизводству, устанавливающего порядок оформления реквизитов документов, рекомендуется основываться на Правилах оформления реквизитов (приложение № 11).
3.3.3. Подготовка проектов законодательных и иных
нормативных правовых актов
Исполнительные органы государственной власти представляют в Правительство Республики Бурятия проекты:
законодательных актов Республики Бурятия;
указов и распоряжений Президента Республики Бурятия;
постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия.
Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия осуществляется исполнительными органами государственной власти в порядке, установленном актами Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия.
При составлении данного раздела Инструкции по делопроизводству учитываются положения Закона Республики Бурятия от 26 октября 1994 г. № 47-I «О порядке опубликования и вступления в силу законов Республики Бурятия, актов Президента Республики Бурятия, Народного Хурала Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия» (с изм. от 03 июля 2009 г.)
В Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок разработки и представления в Правительство Республики Бурятия:
законопроектов;
проектов указов и распоряжений Президента Республики Бурятия;
проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия.
В разделе Инструкции по делопроизводству должно быть отражено:
порядок оформления проекта акта;
состав документов, сопровождающих проект и приложения к нему;
порядок подготовки и оформления сопроводительных документов;
процедура согласования проекта;
порядок представления проекта в Правительство Республики Бурятия.
Правила подготовки и представления в Правительство Республики Бурятия законопроектов, проектов актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия представлены в приложениях № 12-14.
3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов исполнительного
органа государственной власти Республики Бурятия
Нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти издаются на основе и во исполнение республиканских законов, указов и распоряжений Президента Республики Бурятия, постановлений и распоряжений Правительства Республики Бурятия, а также по инициативе исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия в пределах их компетенции.
«Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение»
[6].
В соответствии с Регламентом Правительства Республики Бурятия (утв. постановлением Правительства Республики Бурятия от 30 июля 2009 г. № 297), нормативные правовые акты издаются исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.
На практике нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти издаются в виде правил, инструкций, положений, регламентов, административных регламентов, утверждаемых приказами исполнительного органа государственной власти.
Нормативные правовые акты исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия подлежат государственной регистрации, если они
[8]:
а) содержат правовые нормы, затрагивающие:
гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Республики Бурятия, иностранных граждан и лиц без гражданства;
гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Республики Бурятия и иных законодательных актах Республики Бурятия;
механизм реализации прав, свобод и обязанностей;
б) устанавливают правовой статус организаций — типовые, примерные положения (уставы) об организациях, подведомственных соответствующим исполнительным органам государственной власти Республики Бурятия, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Республики Бурятия отдельные наиболее важные государственные функции;
в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других исполнительных органов государственной власти и (или) организаций, не входящих в систему исполнительного органа государственной власти, издавшего (двух или более исполнительных органов государственной власти, совместно издавших) нормативный правовой акт.
Подготовка нормативных правовых актов в исполнительном органе государственной власти Республики Бурятия осуществляется в соответствии с Правилами подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Республики Бурятия» (далее — Правила подготовки и государственной регистрации нормативных правовых актов).
Нормативные правовые акты могут издаваться совместно двумя или более исполнительными органами государственной власти Республики Бурятия. Нормативный правовой акт считается изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами, исполняющими обязанности руководителей) нескольких исполнительных органов государственной власти и иных органов (организаций).
[9]
Инструкция по делопроизводству устанавливает:
состав реквизитов нормативного правого акта и порядок их оформления;
порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;
порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами исполнительного органа государственной власти Республики Бурятия, согласование проекта акта с другими исполнительными органами государственной власти РБ, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других исполнительных органов государственной власти РБ, иных органов и организаций; порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного республиканской службой или республиканским агентством с республиканским министерством, в ведении которых они находятся);
состав документов, сопровождающих проект и приложений к нему, правила их оформления;
порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Государственно-правовой комитет Администрации Президента и Правительства Республики Бурятия;
порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;
порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.
Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, исполнительные органы государственной власти издают правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:
[10]
а) индивидуальные правовые акты;
персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);
действие которых исчерпывается однократным применением;
об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;
оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);
б) акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных исполнительному органу государственной власти;
в) акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений исполнительных органов государственной власти и не содержащие новых правовых норм;
г) акты рекомендательного характера.
Правовые акты, соответствующие пунктам «а» (за исключением актов, срок действия которых истек), «б», «в», издаются исполнительным органом государственной власти в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы издаются руководителем исполнительного органа государственной власти или лицом, исполняющим обязанности руководителя, распоряжения – заместителями руководителя исполнительного органа государственной власти по вопросам их компетенции (раздел 3.3.5.2).
3.3.5. Оформление отдельных видов документов в
исполнительных органах государственной власти Республики Бурятия
3.3.5.1. Состав документов исполнительного органа государственной власти
В деятельности исполнительного органа государственной власти создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления (коллегии исполнительного органа государственной власти), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии исполнительного органа государственной власти, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства исполнительного органа государственной власти с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности исполнительного органа государственной власти создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
В установленных законодательством случаях в исполнительном органе государственной власти могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).
Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.
3.3.5.2. Приказ, распоряжение
Приказы и распоряжения, являющиеся индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы исполнительного органа государственной власти, рассчитанные на разовое выполнение.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются следующие положения:
виды приказов, назначение приказов (распоряжений) в управленческой деятельности;
порядок подготовки приказов (распоряжений) исполнительного органа государственной власти (функции структурного подразделения-исполнителя в подготовке проекта приказа, порядок взаимодействия структурных подразделений в процессе подготовки проекта приказа (распоряжения), если исполнителей несколько, ответственность подразделения-исполнителя за подготовку проекта приказа (распоряжения);
порядок оформления проекта приказа (распоряжения): состав реквизитов приказа (распоряжения), оформление заголовка к тексту приказа (распоряжения), требования к структуре и изложению текста приказа (распоряжения), оформление приложений к проекту приказа (распоряжения) и др.;
процедура согласования проекта приказа (распоряжения) с указанием обязательных инстанций согласования и установления сроков согласования проекта приказа должностными лицами исполнительного органа государственной власти;
порядок представления проекта приказа (распоряжения) на подпись, подписание приказа (распоряжения);
доведение приказа (распоряжения) до исполнителей;
порядок внесения изменений в ранее изданный приказ (распоряжение).
Порядок подготовки и оформления приказа (распоряжения) приведен в приложении № 15.
3.3.5.3. Положение, правила, инструкция
Инструкция по делопроизводству содержит положения, определяющие:
назначение правил, положений, инструкций;
порядок подготовки правил, положений, инструкций и порядок их оформления;
согласование правил, положений, инструкций с заинтересованными должностными лицами исполнительного органа государственной власти, иными государственными органами и организациями;
порядок утверждения правил, положений, инструкций (приказом исполнительного органа государственной власти или непосредственно руководителем исполнительного органа государственной власти);
доведение правил, положений, инструкций до исполнителей;
внесение изменений в утвержденные правила, положения, инструкции.
3.3.5.4. Протокол заседания (совещания)
Протокол заседания (совещания) – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
Инструкция по делопроизводству определяет:
виды протоколов, используемых в деятельности исполнительного органа государственной власти;
порядок оформления протоколов (состав реквизитов, особенности построения текста, особенности записи решений, особых мнений, результатов голосования и др.);
сроки подготовки протокола;
порядок подписания протоколов;
доведение протоколов до исполнителей;
оформление выписки из протокола и др.
Порядок оформления протоколов приведен в приложении № 16.
3.3.5.5. Служебная переписка
Служебная переписка — различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) — сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.
Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.
Телеграмма – документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.
Телекс (телетайпограмма) – телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма – документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.
Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
[11]
Служебные письма исполнительных органов государственной власти готовятся:
как доклады о выполнении поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия;
как доклады республиканских агентств и республиканских служб на поручения министерств;
как исполнение поручений Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции исполнительных органов государственной власти;
как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Бурятия, проектов актов Президента Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия;
как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;
как инициативные письма.
Инструкцией по делопроизводству устанавливается:
порядок оформления служебных писем, в том числе особенности оформления служебных писем на должностных бланках;
требования к текстам служебных писем, особенности составления инициативных писем, писем-ответов, ответов на обращения граждан, поступающих в исполнительный орган государственной власти;
процедура согласования служебных писем;
особенности составления и оформления совместных писем;
особенности применения в деятельности исполнительного органа государственной власти средств электросвязи для передачи документов.
При установлении требований к деловой переписке в Инструкции по делопроизводству должны быть учтены положения следующих нормативных актов:
постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556);
постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи» (с изм. от 16 февраля, 3 июня 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557);
постановление Правительства Российской Федерации от 18 мая 2005 г. № 310 «Об утверждении Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи» (с изменениями от 30 июня, 29 декабря 2005 г., 5 февраля, 25 июля 2007 г., 16 февраля 2008 г., 10 марта 2009 г.) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 21 ст. 2030);
постановление Правительства Российской Федерации от 24 марта 2006 г. № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции, а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 14, ст. 1540).
В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:
Государственный герб Республики Бурятия;
наименование исполнительного органа государственной власти;
должность лица, подписавшего документ;
справочные данные об исполнительном органе государственной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
заголовок к тексту;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
текст документа;
отметка о наличии приложений;
виза;
подпись должностного лица;
отметка об исполнителе.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью исполнительного органа государственной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».
В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:
служебные письма печатаются на бланках установленной формы (раздел 3.3.1.); служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов государственной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти – авторов документа указываются в реквизите «Подпись должностного лица»;
сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений исполнительного органа государственной власти;
тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;
к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма;
в служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением…» в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;
служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», «Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Министерство не считает возможным …», «Управление по делам архивов РБ предлагает рассмотреть возможность…»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»);
служебные письма в установленном Инструкцией по делопроизводству порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами исполнительного органа государственной власти;
служебные письма подписываются руководителем исполнительного органа государственной власти, заместителем руководителя или руководителем самостоятельного структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом исполнительного органа государственной власти.
Образец оформления служебного письма приведен в приложении № 17.
3.3.3.6. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)
В Инструкции по делопроизводству устанавливается:
виды записок, создаваемых в исполнительном органе государственной власти и используемых для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
порядок составления записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
реквизиты записок различных видов и их оформление;
структура текста аналитической (докладной, служебной, объяснительной) записки.
Инструкция по делопроизводству устанавливает следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:
наименование структурного подразделения – автора документа;
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер (если в исполнительном органе государственной власти ведется учет внутренних информационно-справочных документов);
название документа (заголовок к тексту), если текст более 4-5 строк;
адресат (должностное лицо исполнительного органа государственной власти);
подпись.
До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.
В разделе Инструкции по делопроизводству устанавливаются правила составления текстов записок различных видов.
3.4. Организация документооборота
3.4.1. Принципы организации документооборота