Инструкция по делопроизводству совета депутатов муниципального образования

Дата документа:
Тип документа:	Решение Совета депутатов сельского поселения Перегребное
Номер:	34
Наименование НПА:	Об утверждении инструкции по делопроизводству в Совете депутатов сельского поселения Перегребное
Статус документа:	Действующий
Вид документа:	Основной НПА
Текст НПА (файл):	Загрузить

Решение  Совета  депутатов  сельского  поселения  Перегребное от 12.07.2006 № 34 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Совете депутатов сельского поселения Перегребное»

Назад в раздел

22.10.2019

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя – Верхнесадовский муниципальный округ

Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ (далее – Инструкция по делопроизводству) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности органов местного самоуправления внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальной округ (далее – органов местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

1.2. Правовым основанием для разработки Инструкции по делопроизводству являются законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, а также Устав внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ (далее – Устав), Положение о местной администрации внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ (далее – местная администрация), и утвержденные Федеральным архивным агентством Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Работа в системе электронного документооборота осуществляется с соблюдением требований инструкции.

1.4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми Главой внутригородского муниципального образования города Севастополя Верхнесадовский муниципальный округ, исполняющего полномочия председателя Совета Верхнесадовского муниципального округа, главы местной администрации Верхнесадовского муниципального округа (далее – Глава ВМО Верхнесадовский МО).

1.6. Работа с персональными данными осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

1.7. Требования Инструкции по делопроизводству к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.8. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет общий отдел местной  администрации Верхнесадовского муниципального округа (далее – общий отдел).

1.9. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела регламентируются Положением об общем отделе, должностными инструкциями руководителя и специалистов в общем отделе,  соответствии с должностными обязанностями.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения Главы ВМО Верхнесадовский МО.

1.11. Работники структурных подразделений органов местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.12. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство или другому работнику по указанию руководителя, при увольнении или переводе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

2. Основные понятия делопроизводства

2.1. Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа

2.2. Внутренний документ – официальный документа, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

2.3. Дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления.

2.4. Документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке.

2.5. Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

2.6. Документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления.

2.7. Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

2.8. Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

2.9. Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы

2.10. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения.

2.11. Нормативный правовой акт – письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции, направленный  на установление, изменение или отмену правовых норм.

2.12. Персональные данные  — любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)

2.13. Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

2.14. Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

2.15. Реквизит документа – обязательный элемент оформления документа.

2.16. Система электронного документооборота (СЭД) – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных образов документов, управления ими, их хранение и доступ к ним, регистрацию документов.

2.17. Специалист по делопроизводству – главный специалист в общем отделе местной администрации, на которого возложены функции по ведению делопроизводства.

2.18. Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

2.19. Электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

2.20. Электронная копия документа – копия документа, созданная в электронной форме;

2.21. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав муниципального архива.

3. Бланки документов

Документы, создаваемые в органах
местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО, оформляются на бланках, на
стандартных листах бумаги формата А4 (210х297мм), А5 (148х210мм) либо в виде
электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их
расположение и оформление.

3.1.
Порядок разработки, изготовления и введения в действие бланков документов:

Образцы
бланков утверждаются настоящим решением Совета Верхнесадовского муниципального
округа. Бланки не являются номерными. Учет выдачи бланков не ведется.

3.2.
Виды бланков документов органов местного самоуправления:

• бланк решения (приложение 1);

• бланк распоряжения (приложение 2);

• бланк постановления(приложение 3, 4);

• бланк протокола(приложение 5);

• бланк письма(приложение 6);

• бланк структурного подразделения
  (координационного или совещательного органа) (приложение 7).

3.3.
Требования к изготовлению бланков.

Бланки документов органов местного
самоуправления разрабатываются на основе продольного варианта расположения
реквизитов — реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего
поля. Документы, создаваемые органами местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО, имеют постоянный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.3.1. Настоящей Инструкцией по
делопроизводству в органах местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО
установлен следующий состав реквизитов документов для каждого вида бланков:

а) герб ВМО Верхнесадовский МО – на бланках
документов органов местного самоуправления герб ВМО Верхнесадовский МО
изображается в одноцветном или цветном варианте, изображение герба помещается на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа;

б) наименование органа местного самоуправления
– должно соответствовать Уставу. Сокращенное наименование органа местного
самоуправления помещают в скобках под полным наименованием;

в) должность лица, подписавшего
документ;

г) подпись должностного лица –
содержит:  наименование должности, личную
подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилия). Не допускается подписывать
документы с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием
должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа,
отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право
подписывать документы за руководителя, или иное лицо, имеющее право подписи в
соответствии с распоряжением о распределении обязанностей, при этом указывается
фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия;

д) вид документа – наименование вида
издаваемого документа включается непосредственно в бланк или указывается
составителем при подготовке документа, без указания вида (разновидности)
документа;

е) место составления (издания)
документа – место составления или издания документа (например: с. Верхнесадовое)
указывается в бланке документов, кроме бланков писем;

ж) справочные данные об органе
местного самоуправления – указываются в бланках документов и включают в себя:
почтовый адрес органа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной
почты, Интернет-адрес и другие сведения;

з) адресат – документы адресуют в
органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям,
гражданам. При адресовании документа в орган власти, организацию или
структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования
пишутся в именительном падеже. При адресовании документа руководителю
организации наименование организации входит в состав наименования должности
адресата, наименование должности указывается в дательном падеже. В реквизите
«Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования
органов государственной власти, местного самоуправления, организаций. Почтовый
адрес в составе «Адресат» указывается в последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес  не указывается в документах, адресованных
государственным структурам, органам местного самоуправления и постоянным
корреспондентам. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся
перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии;

и) дата документа – датой  документа является дата его подписания,
утверждения или события, зафиксированного в документе. Дата документа
проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ,
непосредственно составителем при подготовке документа, или главным специалистом
в общем отделе местной администрации Верхнесадовского муниципального округа
(далее – главный специалист в общем отделе) при регистрации документа. Датой
документа, издаваемого одновременно двумя или более органами, является дата
более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими
цифрами: 18.01.2016. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,
например: 18 января 2016 г.;

к) регистрационный номер документа –
 проставляется в соответствии с принятой
системой регистрации в органе местного самоуправления, присваивается документу
после его подписания (утверждения). Регистрационный номер документа, изданного
совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров,
присвоенных организациями – авторами документа и расположенных в
последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в
заголовочной части документа;

л) наименование документа – краткое
содержание (заголовок к тексту) документа. Заголовок к тексту документа, в
случае его применения,  должен быть
кратким, точно передавать содержание документа, согласовываться с наименованием
вида документа. Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект
документа. Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к
тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах решений,
нормативно-правовых актов, заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над
текстом центрованным способом;

м) Гарнитура и размеры шрифтов для
реквизитов документа: Times New Roman № 14, 13, 12. При
составлении таблиц допускается использовании шрифтов меньших размеров, но не
менее № 10.

н) текст документа – составляется на
русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа
излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового
стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности. Содержание
документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. В тексте
документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных
правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее
изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида
документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или
утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа,
заключенный в кавычки. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочный
интервал, составные части документа отделяются дополнительным интервалом. Если
текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются
разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа могут включаться
фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении текста
документа на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть
пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами
посередине верхнего поля страницы;

о) ссылка на исходящий номер и дату
документа адресанта – включается в состав реквизитов бланка письма и
проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа;

п) отметка о наличии приложений –
используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к
распоряжениям, планам, инструкциям и другим документам. В сопроводительных
письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого
поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении
указывается количество листов и количество экземпляров приложения. При наличии
нескольких приложений, в отметке о приложении они нумеруются, указываются
наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если в
письме несколько адресатов – необходимо указать в какой (первый, второй,..)
адрес направляется прилагаемый документ. Если приложением к сопроводительному
письму является документ, содержащий информацию конфиденциального характера, —
делается пометка «для служебного пользования». На приложениях справочного
характера, распоряжениях, правилах, инструкциях, положениях, планах, программах,
договорах и др. документах отметка о приложении проставляется на первом листе
приложения в правом верхнем углу. Если приложение одно – оно не нумеруется,
если несколько – приложения нумеруются. В отметке о приложении указывается
наименование вида основного документа, его дата и номер. Если приложением к
документу является утверждаемый документ, в верхнем правом углу проставляется гриф
утверждения документа;

р) гриф согласования –
согласование  проекта документа с другими
государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем
затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть
согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа
или служебным письмом. Гриф согласования оформляется в левом верхнем углу, под
реквизитами документа. Если содержание документа затрагивает интересы
нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном
Листе согласования, в этом случае делается отметка «Лист согласования».
Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами
осуществляется путем визирования. Виза включает в себя личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости добавляется
наименование должности лица, визирующего документ. На проектах решений,
распоряжений, постановлений, протоколов виза ставится с обратной стороны документа,
на копии писем – с лицевой стороны в левом нижнем углу, рядом с фамилией
исполнителя и номером телефона. Допускается полистное визирование документа и
его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту
документа – они на отдельном листе прилагаются к документу и указывается при
визировании.

с) гриф утверждения – проставляется  в правом верхнем углу документа. При
утверждении документа,  гриф утверждения
состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с первым словом
утверждаемого документа (положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА,
мероприятия  – УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
вида документа в творительном падеже, его даты и номера.

т) виза;

у) оттиск печати – является способом
подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать
ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными
нормативными правовыми актами, на свободном от текста месте, не захватывая
личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования
должности лица, подписавшего документ;

ф) отметка о заверении копии – для
свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа,
на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом
оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание о месте
нахождения подлинника документа, слово «Верно», наименование должности лица,
заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать
(при предоставлении копии или выписки за пределы организации). Листы
многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении
копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):
«Всего в копии ___ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной
копии документа;

х) отметка об исполнителе –
проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего
листа документа и включает в себя: инициалы, фамилию исполнителя и номер его
телефона. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности
исполнителя с указанием структурного подразделения. В документах, имеющих
отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте
последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание
количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника,
изготовившего документ, и дату печатания документа;

ц) указания по исполнению документа
– оформляются  непосредственно на
документе (в заголовочной части документа) или на бланке указания по исполнению
документа, и включают в себя: фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату;

ч) отметка о контроле документа –
проставляется  на документах,
поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль», либо гелевой (шариковой)
 ручки  на верхнем поле документа справа.

ш) отметка об исполнении документа и
направлении его в дело состоит из слов «В дело», указания индекса дела, в
которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного
подразделения и даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об
особенностях документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем
структурного подразделения, в котором исполнен документ.

щ) отметка о конфиденциальности –
проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне
или к иному виду конфиденциальной информации, и проставляется штампом «Для
служебного пользования» на документах, содержащих  информацию, относимую к служебной тайне.  Отметка проставляется в правом верхнем углу
первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра
документа.

Кроме перечисленных реквизитов, при
подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться
другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в федеральный орган
исполнительной власти; отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и
др. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату
поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается
проставлять отметку о поступлении документа с помощью штампа.

3.3.2. Правила оформления реквизитов.

Состав реквизитов конкретного
документа определяется его видом и назначением.

Для
бланка решения (распоряжения, постановления):

• герб ВМО Верхнесадовский МО;

• наименование органа местного
  самоуправления;

• справочные данные о
  местонахождении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес
  электронной почты и др. сведения);

• вид документа;

• отметки для проставления даты,
  регистрационного номера документа, места принятия.

Для
бланка протокола:

• вид документа;

• наименование заседания;

• отметки для проставления даты,
  времени и места проведения заседания (регистрационного номера документа).

Для
бланка письма:

• герб ВМО Верхнесадовский МО;

• наименование органа местного самоуправления;

• справочные данные об органе
  местного самоуправления (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес
  электронной почты и др. сведения);

• отметки для проставления даты и
  регистрационного номера;

• отметки для ссылки на исходящий номер
  и дату документа адресанта.

3.3.3.   Размеры служебных полей на документе: 30 мм – левое; 20 мм – верхнее (включая Герб
ВМО Верхнесадовский МО); 20 мм
– нижнее (включая подпись должностного лица); 15 мм – правое. Образцы бланков
документов органов местного самоуправления приведены в приложениях 1–7.

3.4. Подготовка проектов
законодательных и иных нормативных правовых актов.

Органы местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО обладают законодательной инициативой, готовят и направляют в адрес Законодательного
Собрания города Севастополя законопроекты в пределах своей компетенции и в
соответствии с порядком подготовки законопроектов, утвержденным Законодательным
Собранием города Севастополя.

3.5. Подготовка нормативных правовых
актов органов местного самоуправления.

Нормативные правовые акты органов
местного самоуправления издаются на основе и во исполнение федеральных законов,
указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и
распоряжений Правительства Российской Федерации, законов города Севастополя,
постановлений и распоряжений Губернатора, а также по инициативе органов
местного самоуправления  в пределах их
компетенции. Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ,
принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его
компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.
В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное
государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное
на многократное применение. Нормативные правовые акты издаются органами местного
самоуправления в виде решений, постановлений, распоряжений, правил, инструкций,
положений, регламентов. Нормативные правовые акты подлежат обязательной государственной
регистрации в Регистре муниципальных нормативно-правовых актов.

Проекты нормативных правовых актов органов
местного самоуправления подлежат антикоррупционной экспертизе. Порядок
проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов органов
местного самоуправления устанавливается решением Совета Верхнесадовского
муниципального округа. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно
двумя или более органами местного самоуправления и регулировать работу двух и
более органов местного самоуправления. Нормативный правовой акт считается
изданным совместно, если он подписан (утвержден) руководителями (лицами,
исполняющими обязанности руководителей) нескольких органов местного
самоуправления и иных органов (организаций).

Нормативный правовой акт органов
местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО имеет тот же состав реквизитов и
порядок их оформления, что и правовой акт. Порядок и сроки подготовки проекта
нормативного правового акта устанавливаются действующим законодательством.

Порядок согласования проекта
нормативного правового акта утверждается (в случае необходимости) постановлением
Главы ВМО Верхнесадовский МО в каждом конкретном случае, одновременно с порядком
принятия (подписания, утверждения) нормативного правового акта, порядком
доведения нормативного правового акта до исполнителей, составом документов,
сопровождающих проект, и приложений к нему. Порядок представления нормативного
правового акта в органы юстиции и орган регистрации нормативных правовых актов
утверждается действующими законодательными нормами. Наряду с нормативными
правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, органы местного
самоуправления издают правовые акты, не подлежащие представлению на
государственную регистрацию:

а) индивидуальные правовые акты:

персонального характера (о
назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и
т.п.), действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов,
срок действия которых истек, оперативно-распорядительного характера (разовые
поручения);

б) акты, которыми решения
государственных органов доводятся до сведения органов и должностных лиц;

в) акты, направленные на организацию
исполнения решений и других актов,  не
содержащих новых правовых норм;

г) технические акты (ГОСТы, СНиПы,
тарифно-квалификационные справочники, формы статистического наблюдения и т.п.),
если они не содержат нормативных предписаний;

д) акты рекомендательного характера.

3.6. Оформление отдельных видов
документов органов местного самоуправления
ВМО  Верхнесадовский МО.

3.6.1.Состав документов органов
местного самоуправления.

В деятельности органов местного
самоуправления создается комплекс организационно-распорядительных документов:
положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения,
протоколы заседаний (сессий, постоянных комиссий, совещательных,
координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки,
докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая
(служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и
принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний (сессии,
совещаний, коллегий, постоянных комиссий). Взаимные обязательства органов
местного самоуправления ВМО Верхнесадовский МО с контрагентами и их регулирование
оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др.
документов.

В зависимости от конкретных задач самоуправления
в деятельности органов создаются другие виды документов: планы, прогнозы,
программы, отчеты и др. В установленных законодательством случаях в органах
местного самоуправления могут издаваться акты совместно с другими органами
власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию
обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ,
протокол, положение и др.). Настоящей Инструкцией по делопроизводству установлены
требования к подготовке отдельных видов документов.

3.6.2. Распоряжения
(постановления).

Распоряжения, являющиеся
индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера
(кадровые), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы
органа местного самоуправления, рассчитанные на разовое выполнение.

Постановление – правовой акт органа
местного самоуправления, издается в пределах полномочий органа местного
самоуправления, в рамках вопросов местного значения, имеет преимущественно
нормативный характер.

Проекты распоряжений готовят и
вносят специалисты по поручению Главы ВМО Верхнесадовский МО или заместителя главы
местной администрации, либо по личной инициативе. Ответственность за качество,
сроки, согласование проекта распоряжения – несет лицо, назначенное
исполнителем. Проекты распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем,
главным специалистом в общем отделе, в должностные обязанности которого входит
проведение правовой экспертизы документов, заместителем главы местной
администрации, руководителем структурного подразделения, которому дается
поручение в тексте распоряжения. Возражения по проекту распоряжения,
возникающие при согласовании, излагаются в приложении к проекту. Если в
процессе согласования проекта распоряжения, в его текст вносятся изменения
принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному
согласованию. Проекты распоряжений печатаются на бланках установленного
образца. Датой распоряжения является дата его подписания. Распоряжение
регистрируется по порядку номеров в пределах календарного года; в разных
журналах в зависимости от вида распоряжения в электронном виде, которые
распечатываются по окончании года и заверяются уполномоченным лицом и печатью
организации. Заверенные копии распоряжений на бумажном носителе направляются
адресатам.

Распоряжение имеет следующие реквизиты:
герб ВМО Верхнесадовский МО, наименование органа местного самоуправления, вид
документа, дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа,
наименование документа (заголовок к тексту), подпись должностного лица, визы. Заголовок
к тексту распоряжения должен кратко и точно отражать содержание текста. Точка в
конце заголовка не ставится. Заголовок выравнивается слева от границы левого
поля, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Текст
отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом
размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и
выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца
начинается на расстоянии 1,25
см от левой границы текстового поля. Текст распоряжения
может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В
констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие
основанием для издания распоряжения. Она может начинаться словами «в
целях»,  «во исполнение» и др. Если
распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего этот
документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Распорядительная часть должна
содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков
исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты,
которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть
перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются отделы или
отдельные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может
содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за
исполнением распоряжения.

Если распоряжение изменяет, отменяет
или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов
распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый
(изменяемый) документ (пункт документа), с указанием его даты, номера и
заголовка. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку
подписей и дату, проставляются на обороте последнего листа проекта или на
отдельном листе согласования.

Подпись состоит из наименования
должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки (инициалы,
фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля,
инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля. Распоряжение
подписывается Главой ВМО Верхнесадовский МО.

3.6.3. Положения, правила, инструкции.

Положения, правила и инструкции
готовятся по требованию действующего законодательства РФ, законодательства
города Севастополя или поручения Главы ВМО Верхнесадовский МО. Документы
готовятся назначенным ответственным исполнителем, проходят этап согласования
(визирования) заинтересованными должностными лицами, другими органами
государственной власти и местного самоуправления, и утверждаются постановлением
или распоряжением Главы ВМО Верхнесадовский МО. Положения, правила и инструкции
готовятся, согласовываются и доводятся до сведения  в порядке, утвержденном для постановлений,
распоряжений. В Положения, правила и инструкции вносятся изменения в порядке,
утвержденном для постановлений и распоряжений.

3.6.4. Протокол заседания
(совещания).

Протокол составляется на основании
записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов
докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход
обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного
протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указываются
инициалы, фамилии председателя (лучше написать председательствующего),
секретаря, присутствующих на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных
на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек,
в вводной части протокола делается ссылка на прилагаемый список приглашенных,
являющийся неотъемлемой частью протокола. Многострочные наименования должностей
приглашенных пишутся через один межстрочный интервал. Вводная часть протокола
заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов,
перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому
вопросу. Вопросы формулируются с предлогом «О» («Об») и печатаются от границы
левого поля и нумеруются арабскими цифрами. Основная часть протокола состоит из
разделов, соответствующих пунктам повестки дня, по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ –
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений включается в
текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем
случае в тексте протокола делается пометка «Текст выступления прилагается».
Постановление/решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке,
которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги
голосования: За — , против — , воздержалось — …

Содержание особого мнения,
высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после
соответствующего постановления/решения.

Текст краткого протокола также
состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии
председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от
границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже
печатаются наименования должностей присутствующих (допускается обобщенно), а
справа – их инициалы и фамилии. Список отделяется сплошной чертой от основной
части протокола, в которой указывается номер вопроса (римскими цифрами, шрифт №
15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1
интервала) в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые
решения. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при
обсуждении данного вопроса, фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое решение.

Протокол подписывается председателем
(председательствующим) на заседании и секретарем. Датой протокола является дата
проведения заседания (совещания).Протоколам присваиваются порядковые номера в
пределах календарного года относительно по каждой группе протоколов, совместные
протоколы имеют составные номера. Номера постановлений (решений), принятые на
заседаниях (сессиях, совещаниях) состоят из  порядкового номера решения, начиная с 1 вопроса
1 сессии каждого созыва. Копии протоколов, заверенные печатью, при
необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в
соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается
ответственным исполнителем проекта решения (постановления). Принятые решения
доводятся до исполнителей в виде заверенных копий решений или выписок из
протоколов. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А-4; и
имеют следующие реквизиты:

• наименование органа местного
  самоуправления;

• вид документа П Р О Т О К О Л
  печатается прописными буквами в разрядку полужирным шрифтом размером № 17 и
  выравнивается по центру;

• вид заседания, совещания –
  отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается
  полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

• место проведения заседания,
  совещания – указывается(при необходимости) у кого проводится совещание или в
  каком месте, печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид
  заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

• дата и номер протокола – дата
  оформляется словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала
  ниже предыдущего реквизита, номер протокола обозначается арабскими цифрами,
  может включать буквенные коды.

Основная часть протокола печатается
через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя
межстрочными интервалами и включает наименование должности лица,
председательствующего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки
подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы
текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой
длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки
наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква
в расшифровке ограничивается правым полем.

3.6.5. Служебная переписка.

В органах местного самоуправления
готовятся служебные письма:

• письма-запросы, письма-ответы,
  информационные письма;

• письменный доклад о выполнении
  поручения государственных органов власти города Севастополя или руководства
  органа местного самоуправления;

• сопроводительное письмо к другому
  письму, проекту решения, постановления, распоряжения, др.;

• инициативные письма.

Состав реквизитов, используемых при
оформлении служебных писем:

• герб ВМО Верхнесадовский МО;

• наименование органа местного
  самоуправления;

• справочные данные об органе
  местного самоуправления;

• дата документа и регистрационный
  номер документа;

• ссылка на исходящий номер и дату
  документа адресанта;

• адресат;

• наименование документа (заголовок
  к тексту) – при необходимости;

• текст документа;

• отметка о наличии приложений;

• подпись должностного лица;

• ФИО, телефон и виза исполнителя.

Служебные письма  (Приложение оформляются на стандартных
листах формата А4, шрифт –№ 14. Реквизит «Адресат» располагается в правом
верхнем углу и включает в себя должность, инициалы и фамилию руководителя
органа местного самоуправления. Наименование документа: «Служебное письмо»,
«Доклад», «Сопроводительное письмо» располагается по центру, ниже. Под
наименованием от левого поля указывается предмет служебного письма (его
наименование) полужирным шрифтом № 14 в 1-4 строки, не доходящие до середины
листа. Текст служебного письма должен быть кратким, аргументированным, при
необходимости включать ссылки на законы, нормативные правовые акты, с
обязательным указанием даты, номера и названия документа. К тексту служебного
письма могут прилагаться документы (копии). В случае если служебное письмо
готовится по поручению руководства, оно должно быть согласовано руководителем  отдела, при необходимости – заместителем
руководителя органа местного самоуправления. Служебные письма проходят
процедуру визирования (согласования) заинтересованными должностными лицами. Согласование
проставляется на оборотной стороне оставляемого в деле документа, с
обязательным указанием должности, ФИО, подписи согласовывающего лица
(Приложение 9).

Сроки подготовки ответных писем
устанавливаются законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми
актами или указаниями по исполнению документов руководителя органа местного самоуправления.
Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных
подразделений.

Тексты ответных писем должны точно
соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по
исполнению документов, содержать ответ на все поставленные вопросы.

К служебным письмам составляется
реквизит «наименование документа» (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос «О
чем?» и формулирующий в краткой форме тему письма.

В служебных письмах используются
фразы этикетного характера: «Уважаемый…!» – в начале письма над текстом или «С
уважением, « в заключительной части письма над подпись, этикетные фразы
печатаются исполнителем при подготовке проекта письма. Служебные письма излагаются:
от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию…»,
«Направляем на заключение проект …» и др.), от 3-го лица единственного числа («Местная
администрация не считает возможным …», «Совет предлагает рассмотреть
возможность…»), на должностных бланках — от 1-го лица единственного числа
(«Прошу Вас представить данные о…», «Считаю возможным принять участие в…»). Служебные
письма подписываются главой ВМО Верхнесадовский МО, заместителем главы местной
администрации. Письма финансового характера, а также письма, содержащие
обязательства, заверяются печатью соответствующего органа местного
самоуправления, а в письмах, содержащих информацию ограниченного
распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности».

3.6.6.Записка (аналитическая,
докладная, служебная, объяснительная).

В органах местного самоуправления
утверждены следующие виды записок: аналитическая, докладная, служебная,
объяснительная. Записки оформляются на бумажном носителе, на стандартном листе
формата А4, в печатной форме (шрифт № 14) или от руки. Составление записок
может быть предусмотрено нормативными правовыми актами, осуществляться по
поручению руководства органа местного самоуправления или по личной инициативе.
К обязательным реквизитам записок относятся: адресат, адресант (исполнитель
документа), наименование документа, тема документа, текст документа, подпись
должностного лица, подпись, дата, должность исполнителя. Могут быть добавлены
другие реквизиты, такие как регистрационный номер, приложение к документу и
т.д.

3.7.
Организация документооборота.

3.7.1. Принципы организации
документооборота.

В документообороте органов местного
самоуправления в соответствии с особенностями технологической обработки
выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая
документация (исходящая), внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей
документации выделяются обращения граждан.

Принципы организации
документооборота в органах местного самоуправления:

• централизация операций по приему и
  отправке документов;

• распределение документов на
  документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

• организация предварительного
  рассмотрения поступающих документов;

• исключение возвратных движений
  документа, не обусловленных деловой необходимостью;

• однократность регистрации
  документов;

• устранение необоснованных
  согласований проектов документов;

• регламентация операций по
  обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В органах местного самоуправления доставка
и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи и электросвязи,
а также факсом и электронной почтой.

3.7.2. Прием и первичная обработка
поступающих документов.

Структурным подразделением,
осуществляющим прием и обработку поступающей в органы местного самоуправления
корреспонденции, последовательность и порядок операций, выполняемых в процессе
обработки поступающей корреспонденции, является общий отдел. Главный специалист
в общем отделе, согласно должностной инструкции, осуществляет проверку
правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и
комплектности документов, сортировку документов на подлежащие и не подлежащие
регистрации.  В случае обнаружения
некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки),
наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок
«Лично», «Срочно», «Оперативно», главный специалист в общем отделе действует,  согласно требований Федерального закона от
02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации».

Не подлежащими к регистрации
считаются документы, не требующие исполнения и не содержащие информации,
используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма,
телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др.
подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету,
материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы,
поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие
предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

3.7.3. Предварительное рассмотрение
документов.

Общий отдел  производит предварительное рассмотрение
документов, определяет проверку правильности адресования поступающих
документов, правильности доставки и комплектности документов, сортировку
документов на подлежащие и не подлежащие регистрации готовит документы к
регистрации. Передача документов на регистрацию осуществляется только после их
предварительного рассмотрения.

3.7.4. Регистрация поступающих
документов.

Регистрация поступающих документов
ведется главным специалистом в общем отделе  в журналах регистрации входящих, исходящих
документов, обращений граждан и обращений депутатов. Документы, поступившие в орган
местного самоуправления в рабочее время, проходят первичную обработку и
регистрируются в рабочий день — день поступления, в случае поступления в
нерабочее время – регистрируются в следующий рабочий день, обращения граждан —
в течение трех календарных дней. В случаях, когда только по конверту может быть
установлен адрес отправителя и дата поступления, — конверт прикрепляется к
обращению и подлежит хранению. Документы, поступившие с отметками «Срочно»,
«Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно. Все поступающие документы
регистрируются в кабинете № __ (приемная) по адресу: 299802,г. Севастополь, с.
Верхнесадовое,                                                ул.
Севастопольская, 82.

Структура регистрационного номера
входящего документа состоит из: цифрового кода – порядкового номера документа,
начиная с начала календарного года. В систему электронного документооборота органов
местного самоуправления в регистрационную электронную карточку документа вносятся
следующие сведения о документе: корреспондент, регистрационный номер документа
и дата регистрации, краткое содержание документа, исходящий номер и дата
направления документа (при наличии), вид журнала регистрации, вид доставки
документа, количество листов в документе, приложение (при наличии), адресат,
ответственный исполнитель.

Регистрация документов осуществляется
независимо от способа их доставки: курьером, почтой, электронной почтой,
факсом. На поступающих на бумажном носителе документах, подлежащих регистрации,
в нижнем правом углу первого листа документа проставляется отметка о
поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера
документа.

3.7.5. Порядок рассмотрения
документов руководством органа местного самоуправления и доведения документов
до исполнителей.

Документы передаются на рассмотрение
руководителю и иным должностным лицам органа местного самоуправления только
после регистрации. После рассмотрения руководством документы возвращаются главному
специалисту в общем отделе для перенесения указаний по исполнению документа в
регистрационный журнал.  В соответствии с
указаниями по исполнению подлинник документа направляется  ответственному исполнителю, соисполнителям
направляются копии документов. Передача документов между структурными
подразделениями осуществляется через главного специалиста в общем отделе.

3.7.6. Организация работы с
отправляемыми документами.

Ответственность за составление и
оформление документа, а также согласование проекта документа с
заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и
должностными лицами органа местного самоуправления (внутреннее согласование)
возлагается на исполнителя документа. Проекты документов органа местного
самоуправления готовятся на бланках установленной формы, для отправки
документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма. До
представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления
документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при
необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание
подготовленных документов, листа (указателя) рассылки. Проекты документов
визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при
необходимости работниками других структурных подразделений,  визы проставляются на лицевой стороне
последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии)
документа или на листе согласования.

3.7.7. Регистрация отправляемых
документов.

Документы, подписанные главой ВМО Верхнесадовский
МО (заместителем главы местной администрации)  передаются на регистрацию главному специалисту
в общем отделе,  который осуществляет
проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия
количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные
документы возвращаются исполнителю.

Регистрация отправляемых документов
осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий
день. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на
подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле
организации. Копия документа с визами и приложениями в соответствии с
номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение
в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется
отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника,
ответственного за отправку исходящей корреспонденции. Регистрация исходящих
документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками. Сведения о
регистрируемых документах вносятся в  базы данных органов местного самоуправления,
используемой для учета, поиска, хранения и использования документов. Структура
регистрационного номера исходящего документа аналогична структуре входящих
документов.

3.7.8. Отправка документов.

Отправку исходящих документов
осуществляет  главный специалист в общем
отделе, который после проверки правильности оформления исходящих документов,
производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату
(простая, заказная, международная и др.) при этом неправильно оформленные
документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и
возвращаются в подразделение (специалисту). Документы подлежат отправке в день
их регистрации или на следующий рабочий день, срочная корреспонденция
отправляется в первую очередь. Отправляемая по почте корреспонденция проходит
упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса — в
соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем
документа) и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы,
направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. Решение
о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки
адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа
по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение –
исполнитель. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в
адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного
пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с
распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица,
обеспечивающего отправку документов.

С помощью средств электросвязи
осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм,
телефонограмм. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи,
передаются главному специалисту в общем отделе  с указанием номера телефона-факса адресата. Обработка
документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением
Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. №221, предназначенных
для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг
телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской
Федерации от 15.04.2005 г. № 222.

3.7.9. Регистрация и прохождение
внутренних документов.

Распоряжения и постановления
готовятся ответственными исполнителями, проходят согласование (визирование)
должностными лицами, поступают на регистрацию, регистрируются в соответствующих
журналах с присвоением порядкового регистрационного номера, поступают на
хранение к заместителю главы местной администрации. Прохождение внутренних
документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению
отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.
Основными инстанциями согласования (визирования) документов являются
руководители структурных подразделений, главный бухгалтер. Распоряжения и
постановления обязательно доводятся до сведения всех лиц, на которых распространяется
действие этих документов, путем рассылки (вручения) копий документов под
роспись. Подлинники распоряжений и постановлений хранятся в кабинете
заместителя главы местной администрации, в сейфе.

Внутренние информационно-справочные
документы (докладные, служебные, аналитические записки, справки и др.) готовятся
ответственным исполнителем, направляются на регистрацию главному специалисту в общем
отделе, регистрируются  в журнале
регистрации внутренней корреспонденции, направляются на рассмотрение руководителю
органа местного самоуправления, для получения резолюции. Дальнейшие действия
после получения резолюции аналогичны работе с входящей корреспонденцией.

Передача документов между
структурными подразделениями органа местного самоуправления осуществляется
через главного специалиста в общем отделе.

3.8.
Документальный фонд органа местного самоуправления.

3.8.1. Разработка и ведение
номенклатуры дел

Формирование документального фонда
органа местного самоуправления осуществляется общим отделом  путем составления номенклатуры дел,
формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел
в архив.

Номенклатура дел используется для
группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является
основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой
формирования документального фонда органа местного самоуправления, состоящего
из документов, созданных в органе и полученных им в результате взаимодействия с
другими органами, организациями и гражданами.

Номенклатура дел составляется на
основе Устава ВМО Верхнесадовский МО, Положения о местной администрации Верхнесадовского
муниципального округа, Положений о структурных подразделениях и других
документов, регламентирующих деятельность органа местного самоуправления и
порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и
документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления.

В органе местного самоуправления
составляется сводная номенклатура дел, в случае принятия соответствующего
решения, составляются номенклатуры дел структурных подразделений. Сводная
номенклатура дел органа местного самоуправления составляется общим отделом
местной администрации из номенклатур дел структурных подразделений. Вновь
созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел
подразделения и представляет ее в общий отдел местной администрации для
включения ее в сводную. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел органа
местного самоуправления оказывает Архив города Севастополя. Рабочий экземпляр
номенклатуры дел может вестись в общем отделе  в электронном виде. Номенклатура дел органа местного
самоуправления, подписанная руководителем общего отдела, утверждается Главой
ВМО Верхнесадовский МО не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1
января следующего года. В случае изменения функций и структуры органа местного
самоуправления номенклатура дел подлежит переработке и новому досрочному
утверждению. Отдельным нормативно-правовым актом Совета Верхнесадовского муниципального
округа устанавливается порядок составления номенклатуры дел, в частности,
порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации
дел, составление заголовков дел и последовательности их расположения в разделах
номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел,
порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года
(уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при
составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах
единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и
др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных
в делопроизводстве органа местного самоуправления в течение года.

3.8.2. Формирование дел.

Дела формируются каждым структурным
подразделением в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением
принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному
составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

Срок передачи исполнителем
законченного делопроизводством документа в дело не может превышать 10
календарных дней.

3.8.3. Подготовка документов и дел к
передаче на архивное хранение.

Подготовка документов и дел к
передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

• экспертизу ценности документов;

• оформление дел;

• составление описей дел по
  результатам экспертизы их ценности;

• составление актов на уничтожение
  документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения
экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается
постоянно действующая экспертная комиссия, утверждаемая главой ВМО Верхнесадовский
МО. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения
осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ответственными работниками
совместно с экспертной комиссией под методическим руководством архива. При
проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного
и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в  Архив города Севастополя, отбор дел с
временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой «До минования надобности»,
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение
к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор
документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и
иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с
указанием сроков их хранения и номенклатуры дел органа местного самоуправления.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а
также акты о выделении дел к уничтожению. По завершении делопроизводственного
года и по результатам экспертизы ценности документов, дела органа местного
самоуправления подлежат оформлению, в соответствии с правилами оформления дел и
подготовки дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится главным
специалистом в  общем отделе местной
администрации совместно со структурными подразделениями органа местного
самоуправления. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного
(до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

При формировании дел необходимо
соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного
хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру
каждого документа;

группировать в дело документы одного
календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела;
личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в
организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских
групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений,
которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие
сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории
болезней и др.;

дело должно содержать не более 250
листов, при толщине не более 4 см.

Полное оформление дела
предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной законодательством
Российской Федерации форме, нумерацию листов в деле и составление
листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях, внутренней описи
документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в
реквизиты обложки дела.

3.8.4. Уничтожение документов и дел
с истекшими сроками хранения.

Дела включаются в акт, если
установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен
акт (например, законченные в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут
быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 г.). Результаты отбора
документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий
период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению. Акт о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется на
дела всего органа местного самоуправления (при этом дела каждого структурного
подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки
однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим
заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе). Отбор
документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к
уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного
хранения за этот же период. Акты утверждаются главой ВМО Верхнесадовский МО
только после утверждения экспертно-проверочной комиссией, состоящей из
руководителей структурных подразделений, описей дел постоянного хранения. После
утверждения главой ВМО Верхнесадовский МО актов о выделении документов к
уничтожению, дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной
накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес
бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа местного
самоуправления проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием
должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на
уничтожение, и даты.

3.8.5. Передача дел на архивное
хранение.

В Архив города Севастополя (далее –
архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по
личному составу. Передача документов в архив производится по утвержденным
описям дел. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив
не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором
документы были помещены в дело на хранение. Передача дел в  архив осуществляется по графику, составленному
архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений. Прием дел
производится работником архива в присутствии работника структурного
подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии
каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника
архива и лица, передавшего дела). Дела и описи на сдаваемые документы
доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным
письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив
(ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в
архив несет структурное подразделение, передающее документы).

При ликвидации или реорганизации
структурного подразделения органа местного самоуправления, ответственный
работник данного структурного подразделения в период проведения ликвидационных
мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает
их в архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по
описям дел и номенклатуре дел.

3.9. Особенности работы
с электронными документами.

Прием электронных документов из
других органов власти и организаций, физических лиц и отправка электронных
документов осуществляются главным специалистом в общем отделе. Пришедший по
электронной почте (по факсу) документ распечатывается и проходит все стадии, предусмотренные
для пришедших на бумажном носителе документов. Готовый ответ на пришедшее по
электронной почте письмо после его подписания сканируется и сканированная копия
направляется по электронной почте обратившемуся, если в обращении, поступившем по
информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с
Федеральным законом от 2 мая 2006
г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений
граждан в Российской Федерации», заявителю дается письменный ответ,
направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении, если не указан другой
способ доставки ответа. Ответ на документ, пришедший по факсимильной связи,
направляется после подписания обратившемуся по факсу, если не указан другой
способ доставки ответа. Электронный документ должен иметь реквизиты,
установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. При поступлении
в последствии оригинала документа на бумажном носителе – оригинал также
приобщается к делу.

3.10.
Работа исполнителя с документами.

Организация работы с документами в
структурных подразделениях органа местного самоуправления осуществляется на
основании указаний по исполнению документов руководителя соответствующего
органа, его заместителей, руководителя структурного подразделения, иных
должностных лиц. Исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в
день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий
день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. Документы,
поступившие в структурное подразделение с указаниями по исполнению документов
руководства органа местного самоуправления, передаются исполнителям только
после их рассмотрения руководителем подразделения. Специалисты структурных
подразделений органа местного самоуправления в процессе исполнения документа
осуществляют:

• сбор и обработку необходимой
  информации;

• подготовку проекта документа и
  всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования;

• согласование проекта с
  заинтересованными должностными лицами;

• подготовку сводки отзывов (с
  комментарием «Принято», «Отклонено» с указанием причин, «Принято частично» с
  соответствующим пояснением);

• доработку проекта документа по
  замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки
  проекта документа проводится его повторное согласование);

• в необходимых случаях – подготовку
  списка (указателя) рассылки документа;

• представление проекта документа на
  подпись (утверждение) руководству;

• определение места хранения
  документа (копии документа) проставлением отметки с указанием номера дела по
  номенклатуре дел, в которое должен быть помещен документ. В случае если
  исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственным исполнителем
  является первый указанный исполнитель (старший по должности). Ответственный
  исполнитель имеет право давать поручения по сбору информации для исполнения
  документа другим соисполнителям, созывать соисполнителей для выработки
  совместного решения, требовать визирования соисполнителями проекта
  совместно  подготовленного документа. В
  случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь), исполнение
  порученного ему документа передается лицу, которое, согласно должностной
  инструкции или распоряжения руководителя органа местного самоуправления,
  временно замещает отсутствующего работника. В деле делается пометка о смене
  исполнителя. Если отсутствуют объективные условия для выполнения поручения по
  исполнению документа, при предоставлении руководству подтверждения с датами
  промежуточного исполнения документа (телефонных и письменных запросах, выездных
  совещаниях), решением (приложение 1) главы ВМО Верхнесадовский МО, в
  соответствии с действующим законодательством, срок исполнения документа может
  быть продлен. На документе в таком случае делаются пометки о времени его
  поступления, о датах промежуточного исполнения, о дате и результате
  окончательного исполнения. Исполнитель не должен разглашать содержание
  поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с
  ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

3.11.
Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков
документов.

3.11.1. Учет печатей и штампов.

Органы местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО применяют печати круглой формы с наименованием органа местного
самоуправления ВМО Верхнесадовский МО, расположенном горизонтально по центру
печати. Кроме печатей в органах местного самоуправления могут использоваться
печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов
(«Для пакетов», «Для договоров», «Для копий» и др.), штампы («Входящий»,
«Исходящий», «Согласовано», «Архивная копия», «Копия верна» и др.), металлические
выжимные печати для опечатывания помещений. Отдельным решением Совета Верхнесадовского
МО при необходимости утверждается положение о печати, определяются виды и
количество печатей, применяемых в органах местного самоуправления ВМО Верхнесадовский
МО, порядок учета, хранения и уничтожения печатей.

Печати изготавливаются в строго
ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о
необходимости изготовления печатей и их количестве принимает глава ВМО Верхнесадовский
МО, оформляет заявку и эскиз, направляет на предприятие, изготавливающее
печати. В случае служебной необходимости по решению главы ВМО Верхнесадовский
МО допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей. Печатью
заверяются подписи главы ВМО Верхнесадовский МО, заместителя главы местной
администрации, начальника финансово-экономического отдела, главного бухгалтера,
а также других должностных лиц, которым в соответствии с должностными
обязанностями, или распоряжением органа местного самоуправления или
доверенностью предоставлены соответствующие полномочия. Учет печатей и штампов
ведется заместителем главы местной администрации  Верхнесадовского муниципального округа в
журнале учета печатей и штампов с проставлением их оттисков (листы журнала
учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются). Выдача
печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и
хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов, печати
и штампы хранятся в надежно запирающихся шкафах (сейфах), передача печатей
посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых органами местного
самоуправления, не допускается,  ответственность за надежность хранения,
законность использования печатей и штампов возлагается на главу ВМО Верхнесадовский
МО и работников, персонально ответственным за их использование и хранение.
Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат
возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей
отметкой в журнале учета.

3.11.2. Учет бланков документов

Бланки документов органа
местного самоуправления не являются номерными и учету не подлежат.

Глава ВМО Верхнесадовский МО,
исполняющий полномочия председателя Совета,
Глава местной администрации                                                                            Кравцова Е.С.

Страница

2 — 2 из 2

Начало
|
Пред.
|

1

2
|

След. | Конец

Файл: 
Загрузить

134.7 Кб
скачать

8 от 30.03.2022

↓ Приложения

СЕЛЬСКАЯ ДУМА

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

«ДЕРЕВНЯ МИХЕЕВО»

МАЛОЯРОСЛАВЕЦКОГО РАЙОНА

КАЛУЖСКОЙ ОБЛАСТИ

Р Е Ш Е Н И Е

от 30 марта 2022г. № 8

Об утверждении инструкции по делопроизводству Сельской Думы сельского поселения «Деревня Михеево»

В соответствии с Федеральным законом от 16 сентября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. №43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», руководствуясь Уставом сельского поселения «Деревня Михеево»

Сельская Дума сельского поселения «Деревня Михеево»

РЕШИЛА:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству Сельской Думы сельского поселения «Деревня Михеево» Малоярославецкого района Калужской области.

2. Настоящее решение вступает в силу с момента его подписания и подлежит опубликованию на официальном сайте администрации сельского поселения «Деревня Михеево».

Глава МО СП

«Деревня Михеево» И.Н. Ляшенко

Приложение к

Решению Сельской Думы

СП «Деревня Михеево»

№ 8 от 30.03.2022г

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ СЕЛЬСКОЙ ДУМЫ

СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «ДЕРЕВНЯ МИХЕЕВО»

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом и разработана в целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм документов, установления единообразных требований, предъявляемых к организации документооборота и оформлению документовв Сельской Думе сельского поселения «Деревня Михеево». Работа с секретными документами регламентируется специальной инструкцией.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с государственными стандартами Российской Федерации: ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

1.3. Инструкция распространяется на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.4. Ответственность за организацию работы с документами в администрации возлагается на Главу администрации. Непосредственное ведение делопроизводства в администрации осуществляется работником на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

1.5. На работника, осуществляющих ведение делопроизводства, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет и распределение входящих документов;

учет внутренних документов;

передача документов на рассмотрение руководителю администрации и после получения указаний (резолюций) — непосредственно исполнителю;

учет исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

контроль над прохождением и сроками рассмотрения документов, обращений граждан;

подготовка проекта номенклатуры дел;

выдача работникам документов и дел, контроль их возврата;

анализ и информирование руководителя об исполнении документов и поручений;

подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатной продукции;

учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в администрации;

получение средств организационной техники и канцелярских товаров.

1.6. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений и других документах, является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях.

1.7. При работе с документами, поступившими в администрацию, не разрешается вносить в них исправления.

1.8. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работники администрации обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому работнику по указанию руководителя, а при увольнении или при переходе на работу в другие подразделения — сдать все числящиеся за ними документы руководителю.

1.9. Передача документов или их копий другим организациям допускается только с разрешения Главы администрации.

1.10. Работники администрации несут ответственность за соблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

2. Документация администрации

2.1. В соответствии с Уставом муниципального образования, Положением об администрации производится подготовка и оформление проектов:

постановлений администрации (форма № 1);

распоряжений администрации (форма № 2).

3.Подготовка и оформление проектов постановлений

и распоряжений

3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений и распоряжений администрации (далее — решения) производятся в соответствии с настоящей Инструкцией.

Проекты решений подготавливаются и вносятся работниками администрации на основании поручений Главы администрации, либо в инициативном порядке с пояснительной запиской к проекту решения.

3.2. Ответственность за качество подготовки проектов решений, их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

3.3. Проекты решений печатаются на бланках установленной формы.

3.4. Дата документа отделяется от наименования вида документа (постановления, распоряжения) 1 межстрочным интервалом

Текст проекта решения, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей (распоряжение, как правило, преамбулы не имеет).

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В констатирующей части (преамбуле) даются разъяснения целей и мотивов принятия решения, а также ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми оно принимается.

В констатирующую часть (преамбулу) не включаются положения нормативного характера.

Постановляющая часть проектов решений, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему проекты решений могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в проекте решения приводятся таблицы, графики, карты, схемы, то они, как правило, должны оформляться в виде приложений, а соответствующие пункты решения должны иметь ссылки на эти приложения.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом «РЕШИЛА», которое печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

3.5. Одновременно с разработкой проекта решения должны быть подготовлены предложения об изменении и дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных решений или их частей.

Положения об изменении, дополнении или признании утратившими силу ранее изданных решений или их частей включаются в текст проекта решения.

3.6. В проектах решений употребляются только официальные наименования органов и организаций.

3.7. Проекты решений должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

3.8. Подготовленные и оформленные на бланках установленной формы проекты решений подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего, расшифровку подписи. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта решения.

3.9. Проекты решений в обязательном порядке визируются:

исполнителем;

заместителем Главы администрации;

3.10. К проектам решений, предусматривающим поощрение работников, прилагаются соответствующие ходатайства, а предусматривающим дисциплинарное взыскание, — объяснительные записки работников, допустивших нарушения.

Проекты решений согласовываются (рассматриваются) не более чем в двухдневный срок в каждой инстанции.

Приложения и пояснительные записки к проектам решений визируются исполнителем на лицевой стороне последнего листа приложения и пояснительной записки.

3.11. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения, меняющие его первоначальный смысл, то он подлежит повторному визированию.

При наличии у лица, визирующего проект решения, особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечание) визирующего по проекту решения, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту решения.

При наличии неустраненных разногласий должностных лиц, визирующих документ, окончательное решение принимает Глава администрации, подписывающий этот документ.

3.12. Проекты решений, подготовленные с нарушением требований, предъявляемых к их составлению и оформлению, возвращаются на доработку должностным лицам, вносившим проекты решений.

3.13. Подготовленные для подписания постановления и распоряжения администрации передаются секретарю администрации для предоставления на подпись.

3.14. Постановления и распоряжения, подписанные Главой администрации, передаются секретарю администрации для оформления и выпуска. Выпускаемым постановлениям и распоряжениям присваиваются порядковые номера в пределах календарного года.

Постановления и распоряжения регистрируются раздельно. При этом распоряжения при регистрации подразделяются на распоряжения по основной деятельности, личному составу.

К порядковому номеру распоряжений — по личному составу администрации через дефис добавляется — буква «к».

3.15. Копии решений, заверенные печатью управляющего делами, направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем, причем решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые решения, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые, или их правопреемникам.

3.16. Подлинники постановлений и распоряжений администрации вместе с документами, на основании которых принято решение, и листом рассылки остаются у работника ответственного за ведение делопроизводства.

4 .Подготовка и оформление отдельных видов документов

4.1. Протокол

4.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания.

4.1.2. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

председатель или председательствующий;

секретарь.

Присутствовали — список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела излагается от третьего лица множественного лица и строится по схеме:

СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ – (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

4.1.3. Допускается краткая форма составления протокола. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

4.1.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы советов и др., которые регистрируются в подразделениях администрации. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

4.1.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

4.2. Служебные письма

4.2.1. Служебные письма — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, факсу или другим способом.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким различным вопросам, рекомендуется готовить отдельные письма по каждому из них.

Письмо может содержать несколько вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

4.2.2. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.).

Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) в том случае, если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.2.3. Служебные письма печатаются на соответствующих бланках, использующихся в администрации (форма № 3). Служебные письма зарубежным адресатам оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

К проектам писем прилагаются их копии, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

4.2.4. Проекты писем визируются:

исполнителем;

Главой администрации.

4.2.5. Подписанные письма передаются исполнителем в 3-х экземплярах секретарю, для регистрации и отправки, 1 экз. возвращается исполнителю после регистрации для дальнейшего использования в работе.

Письма, оформленные в нарушение настоящей Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.3. Телеграмма

4.3.1. Телеграмма — краткое текстовое сообщение, переданное или предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму, должны быть заверены подписью отправителя.

4.3.2. Телеграмма должна содержать адрес и наименование адресата (если адресатом является гражданин — фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо — наименование организации, должность, фамилия и по желанию отправителя имя и отчество или инициалы должностного лица; если адресатом является организация — наименование организации), текст телеграммы, подпись отправителя, отметки (если имеются) о категории и виде передаваемой телеграммы.

4.3.3. Цифры в телеграмме могут указываться либо знаками цифр, либо полными словами. Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна для пользователя, должны указываться полными словами.

4.3.4. Знаки «точка», «запятая», «кавычки», а также знак «скобка» могут указываться в телеграмме полными либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться полными словами либо соответствующими символьными знаками.

Знак «номер» может указываться полным словом либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

4.3.5. Знаки препинания в виде соответствующих символьных знаков, кроме символьного знака «- «, должны писаться в телеграммах после предыдущего слова (группы цифр) без интервала и считаются с ним как одно слово.

Символьные знаки «+» (плюс) и «/» (дробная черта) между словами должны писаться с интервалами между предшествующими и последующими словами и считаются как отдельные слова, а между цифрами — без интервалов и отдельными словами не считаются.

Все знаки, написанные полным или сокращенным словом, должны писаться с интервалом между предшествующими и последующими словами, цифрами, знаками.

4.3.6. Телеграмма должна быть написана в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

отметка о виде телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата;

текст телеграммы;

подпись отправителя.

4.3.7. Телеграмма может направляться в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). При подаче многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом подается столько экземпляров телеграммы, сколько адресов указано. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

4.3.8. Подписанная телеграмма (и завизированная исполнителем копия телеграммы) передается секретарю для регистрации и отправки.

4.3.9. Телефонограммы в адрес Главы администрации принимаются, записываются в журнале и передаются Главе администрации.

4.4. Договоры и соглашения

4.4.1. При оформлении проектов договора и соглашения необходимо:

наличие визы исполнителя,

наличие подлинников, которые должны соответствовать количеству сторон, участвующих в подписании договора или соглашения;

если стороны, участвующие в подписании, являются разноязычными, то тексты договоров (соглашений) оформляются на двух или нескольких языках в зависимости от числа сторон.

4.4.2. Подписанные и удостоверенные печатями двумя (или несколькими) сторонами договоры и соглашения передаются в соответствующее структурное подразделение для контроля их исполнением.

Подлинники договоров и соглашений хранятся в заинтересованных структурных подразделениях администрации.

5. Общие требования к созданию документов

5.1. Общие требования к подготовке постановлений, распоряжений, поручений, писем

5.1.1. Постановления, распоряжения, поручения, письма администрации могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

5.1.2.При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

5.1.3. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа является TimesNewRoman № 13, 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

5.1.4. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,15 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

5.1.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

5.1.6 Реквизиты «адресат», «заголовок к тексту», «подпись», выделяются полужирным шрифтом.

5.2. Реквизиты документа

5.2.1. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.97:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

5.3. Оформление реквизитов документов

5.3.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 20 мм от верхнего поля.

5.3.2. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 20 мм от верхнего края листа.

5.3.3. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.3.4. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример — Форма по ОКУД 0211151.

5.3.5. Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.3.6. Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.3.7. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (согласно Приказу Министерства связи и массовых коммуникация Российской Федерации от 31.07.2014 года № 234, дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

5.3.8. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).

5.3.9. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: «05» июня 2016 г.

5.3.10. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

5.3.11. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.3.12. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.3.13. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример: «Для служебного пользования»

Экз. № 1

5.3.14. Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа. Строки реквизита «адресат» центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании письма руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и инициалы, фамилия должностного указываются в дательном падеже. Сначала указывается наименование должности, затем интервал, инициалы и фамилия.

Пример: Заместителю Губернатора

Калужской области

А.В.Никитенко

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример: МРСК «Центра и Приволжья»

При адресовании письма в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» в именительном падеже указывается наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример: Министерство финансов

Калужской области

Отдел государственного долга

При адресовании письма руководителю структурного подразделения в именительном падеже указывается наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, инициалы, фамилию.

Пример:

МРСК «Центра и Приволжья»

Руководителю

отдела электроснабжения

А.А.Иванову

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Примеры:

1. г-ну И.О.Фамилия

2. г-же И.О.Фамилия

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Примеры:

Руководителям структурных

подразделений администрации

Главам администраций

муниципальных образований

городских и сельских поселений

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример:

Руководителям структурных

подразделений администрации

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 № 234.

Пример:

МРСК «Центра и Приволжья»

Красноармейская ул., д.82,

г.Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: инициалы, фамилия, почтовый адрес.

Пример:

И.О.Фамилия

Садовая ул., д. 5, кв.12,

г.Люберцы, Московская обл., 301264

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример:

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

5.3.15 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) .

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

подпись И.О.Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Примеры:

1. (Регламент) УТВЕРЖДЕН

постановлением главы администрации

от 5 апреля 2020 г. № 82

2. (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ

постановлением главы администрации

от 5 апреля 2020 г. № 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Решением Думы

(протокол от 12.12.2020 № 12)

5.3.16 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

— распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

— постановление (о чем?) об утверждении штатного расписания;

— письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В постановлениях, распоряжениях, решениях, приказах, заголовок к тексту оформляется от границы левого края над текстом.

5.3.17. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В постановлениях текст излагается от первого лица единственного числа («постановляю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав комиссии входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает…», «администрация просит рассмотреть…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…», «прошу рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

5.3.18. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования

на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе Управления регионального

кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложение (приложения) сброшюрованы:

Приложение:

отчет о бюджете в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2020 № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение № 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2

к постановлению администрации

от 15.08.2020 № 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

от 18.05.2020 N 67

5.3.19. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на оборотной стороне последнего листа документа ближе к нижнему полю;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример:

СОГЛАСОВАНО

Глава администрации

(подпись) И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Примеры:

1. СОГЛАСОВАНО

Решением Районного Собрания

(протокол от _________ № __)

2. СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ № ______

5.3.20. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример:

Заместитель главы администрации

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример:

Замечания прилагаются.

Заместитель главы администрации

Подпись И.О. Фамилия

Дата

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

5.3.21. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример:

Глава администрации Подпись И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример:

Глава администрации

сельского поселения «————————»» Подпись И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример: Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример:

Глава администрации Подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример:

Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример:

И.о. Главы администрации Подпись И.О. Фамилия

или:

заместитель Главы администрации Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.3.22. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

┌──────────────────────────────────────────┐

│Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │

│ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │

Наименование│органа │

должности │власти │ Н.Н. Николаев

│ │

│ Сертификат 1а111ааа000000000011 │

│ Владелец Николаев Николай Николаевич │

│ Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2021 │

└──────────────────────────────────────────┘

5.3.23. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.3.24. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, наименованием должности, структурного подразделения.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Пример:

Иванов Иван Иванович,

ведущий эксперт

8-48431-2-41-65,

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.3.25. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:

Верно

Заместитель Главы администрации Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.3.26. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.3.27. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример:

Фамилия И.О.

Прошу переговорить до 10.10.2020.

Подпись

Дата

5.3.28. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.3.29. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример:

В дело № 01-18 за 2020 г.

начальник общего отдела

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

5.4. Бланки документов

5.4.1. Для изготовления бланков документов, согласно ГОСТ Р 7.0.97, используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

5.4.2. Бланки документов могут быть на бумажном носителе и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

5.5. Прием, обработка и распределение поступающих документов

5.5.1. Документы, поступающие в администрацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение Главой администрации и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется секретарем администрации.

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При вскрытии проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним.

Неправильно адресованные, ошибочно присланные документы пересылаются по назначению, если известен адресат, возвращаются отправителю или в отделение связи.

При обнаружении некомплектности или повреждении документа составляется акт (приложение № 1) в 2 экземплярах: первый остается в отделе прохождения документов, второй вместе с документом направляется отправителю документа.

Если поступает новый документ (отдельные листы) взамен первого его варианта с просьбой об уничтожении ранее высланного документа (отдельных листов), то первый вариант документа (отдельных листов) уничтожается. При этом составляется акт (приложение № 2), который вместе с вновь присланным документом (отдельными листами) и просьбой об уничтожении остается в отделе прохождения документов.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствии адреса на документе) или время отправки и получения документов.

Конверты с грифом «Лично» не вскрываются, регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение и на регистрацию.

5.5.2. При регистрации поступившего документа в журнал регистрации вносятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, корреспондент, территория, а также краткое содержание документа, количество листов документа и листов приложений к нему, сведения об исполнителе, которому направляется документ.

На зарегистрированных документах в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящего регистрационного номера.

При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу ему присваивается первоначальный регистрационный номер с добавлением признака повторности.

5.5.3. Рассмотренные Главой администрации документы возвращаются секретарю для внесения резолюции в журнал регистрации.

Исполнителю передается документ (или его копия) для исполнения под роспись в журнале регистрации.

В случае, когда исполнение документа поручено нескольким исполнителям, ответственным за исполнение является исполнитель, указанный в резолюции первым.

5.5.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются Главе администрации на рассмотрение и исполнение.

5.6. Обработка и отправка исходящих документов

5.6.1. Исходящими документами являются документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам.

5.6.2. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

Каждый исходящий документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе и его служебном телефоне.

На отправку передаются подлинник отправляемого документа и его второй экземпляр, а также подписанный исполнителем лист рассылки (при направлении документа более четырем адресатам). При этом исполнителем передается секретарю необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с листом рассылки.

Для отправки телеграммы представляются оформленный ее подлинник и копия, два экземпляра листа рассылки, составленной исполнителем.

5.6.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего дня.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

5.7. Организация работы с документами в подразделениях

5.7.1. Документы, поступившие непосредственно в подразделения (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться секретарю на регистрацию .

5.7.2. Работники подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов,

при рассмотрении документов работник подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются, как правило, в день их поступления, но не более чем в 2-дневный срок.

5.7.3. Полученные ответы от исполнителей на поручения Главы администрации передаются исполнителями секретарю администрации.

5.7.4. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главе администрации, подготовку к пересылке адресату.

При работе с документами на бумажных носителях исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает оригинал документа на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит лист рассылки.

5.7.5. Ответы на поручения Главы администрации представляются исполнителями секретарю для проверки:

на соответствие представленной информации требованиям резолюции, данной руководителем;

содержит ли информация ссылку на согласование ответа с соисполнителями (приложены ли ответы всех соисполнителей, или есть ли их подписи при необходимости процедуры согласования);

наличия в тексте ссылки, что ответ заявителю дан (или копии ответа).

6. Работа с обращениями граждан

6.1. Организация и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации».

7. Контроль исполнения документов

7.1 Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

7.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;

Централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»).

7.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

7.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

7.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

7.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;

по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.

по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;

по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.

7.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

7.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.

7.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

7.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

7.11. Если документ не может быть исполнен в установленный срок, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным, и он остается на контроле.

7.12. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

7.13. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

7.14. Секретарь администрации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля направляет в работникам администрации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3-5 дней до окончания срока исполнения документа);

раз в месяц и по окончании года руководителю администрации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.

8. Порядок обращения с документами, содержащими служебную

информацию ограниченного распространения

8.1. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации и настоящими Правилами.

8.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с действующим законодательством.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

8.3. Прием, учет и регистрацию документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляет секретарем администрации.

8.4. Исполненные служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».

8.5. Уничтожение дел, служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту (приложение № 3). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8.6. Тиражирование (размножение) документов с пометкой «Для служебного пользования» («ДСП») осуществляется только с письменного разрешения управляющего делами, а в его отсутствие (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое по разделение, увольнение) — лицо, на которое в соответствии с действующим законодательством возложено исполнение обязанностей управляющего делами.

8.7. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел, содержащих служебную информацию, либо на период его юридического отсутствия (отпуск, командировка, период временной нетрудоспособности, переход на работу в другое подразделение, увольнение), передача документов и дел с пометкой («ДСП») другому работнику осуществляется с разрешения Главы администрации. Передача дел оформляется актом, согласованным с управляющим делами администрации и утвержденным Главой администрации.

8.8. Проверка наличия документов и дел с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми распоряжением Главы администрации . Результаты проверки оформляются актом, который в случаях выявления нарушений доводится до сведения Главы администрации.

9. Изготовление и использование печатей и штампов

9.1. Использование, хранение, учет и изготовление печатей и штампов в администрации определяются распоряжением администрации.

10. Составление номенклатуры дел

10.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.2 При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Положениями об администрации и ее подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

10.3. В администрации составляется номенклатура дел администрации (приложение № 4).

Номенклатура дел составляется работником ответственным за делопроизводство.

Номенклатура дел администрации подписывается работником администрации ответственным за делопроизводство , согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией администрации, с экспертной проверочной комиссией (ЭПК) управления по делам архивов области и Главой администрации.

10.4. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй — используется в администрации, третий — применяется в архиве, четвертый — в управлении по делам архивов области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

10.5. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Не реже одного раза в 5 лет согласовывается с ЭПК управления по делам архивов области.

10.6. Названиями разделов номенклатуры дел администрации являются названия подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.7. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, приказы и т.д.);

название подразделения или управления (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

10.8. В номенклатуру дел текущего года при необходимости вносятся дополнительные дела. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

10.9. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11. Формирование и оформление дел

11.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

11.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроке в хранении;

помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

11.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Документы по основной деятельности группируются отдельно от документов по личному составу.

Документы по личным делам располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.5. Дела администрации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дел включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке нумерации листов и составлению заверительной надписью. Оформление дел проводится сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства.

11.6. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 5);

нумерацию листов в деле;

составление листа — заверителя дела (приложение N 6);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 7);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.7. На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются реквизиты: наименование организации, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью в именительном падеже; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел, дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.8. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

11.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12. Организация оперативного хранения документов

12.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 5-и лет, а затем сдаются в архив.

12.2. Выдача дел или отдельных документов для работы сотрудникам администрации под расписку с разрешения Главы администрации. Дела или отдельные документы выдаются на срок, определяемый Главой администрации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

13. Экспертиза ценности документов

13.1. Экспертиза ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

13.2. Экспертиза ценности документов в администрации проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права экспертной комиссии администрации, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным Главой администрации.

13.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника архива.

При проведении экспертизы ценности документов в подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

13.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

13.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 8), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение № 9).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

13.6. Описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при непосредственной помощи архива. По этим описям документы сдаются в архив.

Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив через пять лет после завершения дел в делопроизводстве, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи администрации, которую готовит архив.

13.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи — валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «примечание» используются для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются ЭК администрации и утверждаются Главой администрации.

Уничтожение включенных в акт документов и дел производится в подразделениях после утверждения ЭПК управления по делам архивов области описей дел постоянного хранения и по личному составу.

Приложение

Дата создания: 28-04-2022