Инструкция по делопроизводству в администрации алтайского края

106.8 Кб
скачать

21 от 02.05.2023

АДМИНИСТРАЦИЯ НОВОЧЕМРОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА

ЗОНАЛЬНОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_______________                                                                                      №_____

с. Новая Чемровка

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края

В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края постановляю:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края (прилагается);
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края (Т.Е. Александрову).

Глава Новочемровского сельсовета                                                  Н.П. Биткова

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Администрации

Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края

от «___» _______ 2023 года №____

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ НОВОЧЕМРОВСКОГО СЕЛЬСОВЕТА ЗОНАЛЬНОГО РАЙОНА АЛТАЙСКОГО КРАЯ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края (далее — Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края (далее – Администрация сельсовета), обязательные для всех муниципальных служащих, занимающих должности муниципальной службы в Администрации сельсовета, а также лиц, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы в Администрации сельсовета.

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, хранение и использование с применением информационных технологий.

1.3. Делопроизводство в Администрации сельсовета осуществляется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (далее — САДД «Дело») в соответствии с Регламентом работы в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края (далее — ЕСЭД), утвержденным распоряжением Администрации края.

1.4. Организацию работы с документами, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации сельсовета осуществляет секретарь.

1.5. Контроль за соблюдением установленных Инструкцией правил документирования и документооборота, а также за обеспечением сохранности служебных документов в органах Администрации сельсовета возлагается на главу сельсовета.

Служащие Администрации сельсовета несут ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила и порядок работы с такими документами, с персональными данными, с обращениями граждан, с запросами о предоставлении информации о деятельности главы района, подготовки документов к заседаниям сельского Собрания депутатов, подготовки программ всех видов устанавливаются специальными правовыми актами.

1.7. Требования Инструкции, касающиеся бухгалтерской и другой специальной документации, регулируют лишь часть общих принципов работы с документами и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.8. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

1.9. Передача документов Администрации сельсовета, их копий или проектов юридическим, или физическим лицам не допускается, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Алтайского края.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе на другую работу или в случае увольнения служащие Администрации района обязаны передать все находящиеся у них документы служащему по указанию руководителя органа Администрации района.

При увольнении служащих Администрации сельсовета или их переводе в другое подразделение передача документов и дел осуществляется по акту, утвержденному главой района.

1.11. Служащие Администрации сельсовета несут ответственность за сохранность документа в соответствии с законодательством Российской Федерации и об утрате или неисправимом повреждении документа незамедлительно письменно докладывают непосредственному руководителю.

1. Документация Администрации сельсовета

2.1. Деятельность Администраций сельсовета обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией учреждения, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между учреждением и органами представительной и исполнительной власти, подчиненными и сторонними организациями, физическими лицами.

2.2. Администрацией сельсовета в процессе деятельности издаются следующие документы: постановления, распоряжения, договоры, соглашения, протоколы, служебные письма и другие.

2.3. Совместные распорядительные документы с другими учреждениями издаются в соответствующей форме.

2.4. Изменения и дополнения в постановления, распоряжения, вносятся только постановлениями, распоряжениями.

2.5. Документы (доклады, отчеты, справки, заключения, предложения, письма и другие), направляемые в вышестоящие органы, составляются в соответствии с поручениями этих органов, а также по инициативе учреждения по вопросам, находящимся в его компетенции.

2.6. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на советах, заседаниях, совещаниях и собраниях, фиксируются в протоколах.

1. Правила оформления документов

3.1. Требования к бланкам документов

• При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность, оперативное исполнение и использование.

3.1.2. Документы должны, как правило, оформляться на бланках.

3.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги с реквизитами обеих организаций.

3.1.4. Каждый лист документа, оформляемый как на бланке, так и без него должен иметь поля следующих размеров:

30 мм – левое

10 мм – правое

20 мм – верхнее

20 мм – нижнее

3.1.5. Бланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) и печатаются черной краской с угловым расположением реквизитов (приложение № 1).

3.1.6. Реквизит «Наименование вида документа» включается в его бланк. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом (5 пт), например: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. Реквизит выделяется полужирным шрифтом размера 18 (приложения №№ 2, 3).

В случае отсутствия бланка документы оформляются с помощью углового штампа с наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и номера.

3.1.7. При подготовке документов необходимо применять текстовый редактор Microsoft Office Word с использованием шрифта Times New Roman размерами 12 — 14 для создания основного текста документа (постановления, письма и т.д.), через 1 – 1,5 междустрочных интервала. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

Абзацный отступ текста документа — 1,25 см. Заголовки разделов центрируются по центру, а подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

3.1.8. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При оформлении приложения к правовому акту нумерация страниц продолжается. Приложения к письму имеют самостоятельную нумерацию страниц.

3.2. Требования к оформлению основных реквизитов документов

3.2.1. Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения

3.2.2. При составлении и оформлении документов могут использоваться следующие реквизиты:

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

адресат документа;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле документа;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Важным реквизитом документа является правильное указание учреждения — автора.

Наименование учреждения, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. При подготовке постановлений и распоряжений Администрации сельсовета данный реквизит печатается прописными буквами, размер шрифта 14 (жирный) Times New Roman. При подготовке писем размер шрифта 10 (жирный) Times New Roman (угловой штамп).

Реквизит «Справочные данные об организации» (угловой штамп) включает следующие позиции: почтовый адрес, номера телефонов, факса, адрес электронной почты, ИНН, ОГРН.

Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221 (далее – «Правила оказания услуг почтовой связи»). Размер шрифта при написании данного реквизита 10.

Этот реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита «Наименование организации».

Реквизит «Наименование вида документа» включается в его бланк. Этот реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита «Наименование организации» на два межстрочных интервала и печатается прописными буквами с разреженным межзнаковым интервалом (5 пт.), например: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ. Реквизит выделяется полужирным шрифтом размера 18 (приложение № 2, 3).

Постановление – правовой акт, издаваемый главой района по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый по вопросам организации работы Администрации района, ее органов.

Реквизит «Дата документа» обязателен для всех видов документов.

Датой документа является:

дата его подписания (правовые акты, письма, телеграммы);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

дата утверждения документа (план, инструкция, положение, отчет).

Документы, изданные двумя или более органами, должны иметь одну (единую) дату — дату фактической подписи последнего из подписавших совместный документ.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Если число или порядковый номер месяца является однозначным числом, то перед цифрой ставится ноль (09.01.2023). Допускается и словесно — цифровой способ оформления даты (9 января 2023 года, 14 января 2023 г.).

Реквизит «Дата документа» выравнивается по левому краю строки, длина реквизита составляет 4 см, отделяется от реквизита «Наименование вида документа» одним межстрочным интервалом. В тексте документа не допускается разрыв даты, оформленной цифровым способом, при переносе ее части на другую строку.

Реквизит «Регистрационный номер документа» обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, и является присвоенным при этом цифровым или буквенно — цифровым обозначением документа.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения). Присвоение регистрационных номеров осуществляется по видам документов.

Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте.

Реквизит «Регистрационный номер документа» распорядительных документов (постановления и распоряжения) располагается на строке реквизита «Дата документа», выравнивается по правому краю строки, длина реквизита составляет 3 см с учетом знака «№», отделяется от реквизита «Наименование вида документа» одним межстрочным интервалом.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма — ответа. Располагается на бланке письма ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Реквизит включает регистрационный номер и дату создания документа, на который дается ответ. Сведения данного реквизита переносятся исполнителем из поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

При ответе на документ, поступивший без регистрационного номера и (или) даты, данный реквизит не используется.

Реквизит «Место составления или издания документа» (с. Новая Чемровка) указывается на всех бланках документов, за исключением бланков писем. Располагается на следующей строке после реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа», выравнивается по центру строки, размер шрифта 14 (жирный) Times New Roman.

Реквизит «Заголовок к тексту» отражает краткое содержание документа и оформляется над текстом документа. Заголовок к тексту должен быть кратким и точно раскрывать содержание документа, отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?). Составляется для всех документов, за исключением распоряжений Администрации района и телеграмм.

Заголовок к тексту письма на бланке с угловым расположением реквизитов печатается от левой границы текстового поля строчными буквами.

В постановлениях, приказах, издаваемых органами Администрации сельсовета Зонального района Алтайского края, заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки полужирным шрифтом. Наименование отделяется от даты и номера одним междустрочным интервалом.

Реквизит «Текст документа» составляется на русском языке — государственном языке Российской Федерации.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, соответствовать правилам и требованиям русского языка, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. В тексте документа не допускается использование сокращений без их разъяснения в тексте, за исключением официальных или общепринятых.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части (констатирующей) указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, постановления — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органов или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок документа.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то их оформляют в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию. Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Тексты документов излагаются:

от первого лица — только за подписью главы района (постановляю);

от третьего лица единственного числа (Администрация сельсовета считает…, комиссия рассмотрела…).

В тексте инициалы пишутся после фамилии (Фамилия И. О.).

Текст отделяется от заголовка 1 междустрочным одинарным интервалом.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине страницы. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы должен быть напечатан через междустрочный интервал «точно» или одинарный интервал.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» печатается от края левого поля без абзацного отступа, отделяется от текста одним межстрочным интервалом. При наличии одного приложения слово «Приложение» пишется в единственном числе, а при наличии нескольких — во множественном.

Если в тексте письма есть ссылка на одно приложение, то в отметке о наличии приложений указывается только количество листов и количество экземпляров прилагаемых документов. Например:

Приложение:

на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложения:

1. Протокол комиссии… на 3 л. в 2 экз. 2. Справка о доработке… на 2 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют по следующей форме:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз., только в первый адрес.

Приложение к документу, представленное в электронном виде, должно содержаться на цифровом носителе. В таком случае в отметке о наличии приложений указывается наименование носителя информации и количество штук. Например:

Приложение:

диск CD-R — 1 шт.

На наличие приложений к правовым актам указывается только в тексте. В этом случае приложение содержит в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера. Реквизит печатается на расстоянии 90 мм от правой границы текстового поля. Приложение к правовым актам не подписывается. Если приложений несколько, то между собой они нумеруются без значка №.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края от «___» ________ 2023 года № ____

Реквизит «Адресат документа» рассматривается как совокупность достоверной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату и располагается в верхнем правом углу документа.

Документы адресуют органам или конкретным лицам.

При адресовании документа органу, его структурному подразделению без указания должностного лица их наименование пишется в именительном падеже.

Если приводится полное название Министерства, то оно дополняется словами «Российской Федерации», если сокращенное – «России».

Например:

	Министерство здравоохранения Российской Федерации
	Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном, при этом инициалы ставятся перед фамилией и отделяются от нее пробелом.

Например:

	Правительство Алтайского края
	Заместителю Губернатора Алтайского края
	И. О. Фамилия

Например:

	Правительство Алтайского края
	Управление делами
	И. О. Фамилия

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

	Директору АКГУП «Алтайгазпром»
	И. О. Фамилия

При адресовании документа должностному лицу почтовый адрес не указывается, фамилия отделяется от наименования организации одним межстрочным интервалом (пропускается одна строка).

При адресовании документа должностному или частному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при этом они отделяются от фамилии пробелом.

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

И. О. Фамилия ул. Льва Толстого, д. 67, кв. 5, г. Барнаул, Алтайский край, 656049

Адрес печатается в правом верхнем углу первого листа документа и выравнивается по левому краю.

Документ не должен содержать более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки или на каждом документе указывается только один адрес.

Реквизит «Гриф утверждения документа» проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Например:

УТВЕРЖДАЮ глава Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края (подпись) ________ И. О. Фамилия (дата) ____________

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края от 05.04.2023 № 214

или

УТВЕРЖДЕН протоколом заседания комиссии от 25.04.2023 № 12

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже располагается наименование должности руководителя, утверждающего документ (с прописной буквы), или ссылка на наименование документа.

Реквизит «Подпись» — обязательный реквизит документа. Подписываются первые экземпляры документов, при необходимости и их копии.

В состав подписи входит: наименование должностного лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы имени, отчества и фамилия), например:

Глава Новочемровского сельсовета

                                                               подпись                              И. О. Фамилия

Постановления Администрации сельсовета подписываются только главой сельсовета, при его отсутствии – секретарем Администрации Новочемровского сельсовета, назначенным главой сельсовета распоряжением.

Распоряжения подписываются главой сельсовета или секретарем Администрации Новочемровского сельсовета.

При подписании документа несколькими должностными лицами (финансовые документы, договоры, акты комиссий), их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии           личная подпись                     И. О. Фамилия

Секретарь комиссии                 личная подпись                     И. О. Фамилия

Подпись располагается ниже текста на 2 интервала, длина строки с указанием наименования должностного лица не должна превышать 8 см и печатается через 1 интервал. Расшифровка подписи — на уровне последней строки наименования должностного лица строчными буквами. Между инициалами имени и фамилией ставится пробел.

Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале на бумажном носителе и/или в электронном виде. Для каждого вида документа ведется отдельная регистрация. Порядковый номер при этом устанавливается в пределах календарного года.

Реквизит «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на предусмотренных специальными нормативными актами документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми вопросами.

Количество печатей, их виды, место хранения, ответственных за сохранность печатей Администрации сельсовета определяет глава Новочемровского сельсовета.

Примерный перечень документов, на которые ставится круглая печать приведен в приложении № 5.

Оттиск печати на документе должен быть синего или фиолетового цвета. Оттиск печати проставляется,  не захватывая собственноручной подписи должностного лица, подписавшего документ или в месте, обозначенном «мп» (место печати).

На финансовых документах печать должна располагаться строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать другие реквизиты.

Ксерокопии документов с черной печатью являются недействительными.

Реквизит «Резолюция» на документе включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), сроки исполнения, подпись и дату.

Например:

Иванову И. И.

Петрову И. И.

Прошу подготовить проект

договора

05.04.2023

личная подпись

Резолюция, как правило, пишется руководителем от руки в правом верхнем углу на лицевой стороне первого листа подлинника документа, допускается размещать резолюцию на любой свободной площади лицевой стороны листа документа, кроме полей.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе, где указывается  также номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Когда поручение дается двум или нескольким лицам, основной исполнитель указывается в резолюции первым.

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.

Реквизит «Отметка о контроле» за исполнением документа обозначается словом «Контроль», проставляется в верхнем правом углу документа.

Реквизит «Гриф согласования» свидетельствует о согласии органа с содержанием документа.

Документ может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава Новочемровского сельсовета

 Зонального района

Алтайского края

(подпись) __________ И. О. Фамилия

(дата)______________

Или слова СОГЛАСОВАНО и реквизитов документа, которым оформлено решение о согласовании.

Например:

СОГЛАСОВАНО

письмо Минрегиона России

от 29.11.2023 № 1276

Гриф согласования оформляется на лицевой стороне документа под реквизитом «Подпись» в левом нижнем углу документа.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне; при большом количестве они размещаются, как правило, двумя вертикальными рядами или могут располагаться на отдельном листе согласования. На документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

Внутреннее согласование документа оформляется визированием.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются на последнем листе подлинника документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу (приложение № 4).

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

Проекты постановлений, распоряжений Администрации сельсовета визируются главой сельсовета.

При визировании постановлений и распоряжений главы Новочемровского сельсовета первым указывается секретарь сельсовета.

Очередность визирования — от меньшей должности к большей.

Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется на копии документа, полностью воспроизводящей информацию подлинного документа и все его внешние признаки. Реквизит включает в себя заверительную надпись: «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения.

Например:

Верно Секретарь Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края
дата	подпись	И. О. Фамилия
	Оттиск печати

Допускается заверять копию документа печатью, которая находится в пользовании должностного лица, заверяющего данную копию.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Например:

Пронумеровано, прошнуровано

и скреплено печатью

(___) листов

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № __ за ___ год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Размноженные экземпляры (ксерокопии) распорядительных документов (постановлений, распоряжений) заверяются печатью «Для постановлений и распоряжений».

Постановления, распоряжения, материалы к различным заседаниям и совещаниям тиражируются в Администрации сельсовета в соответствии с установленным регламентом работы.

Постановление, распоряжение, подлежащее рассылке согласно списку, выдается в копии и должно содержать необходимые реквизиты: дату подписания, регистрационный номер и заверено печатью «Для постановлений и распоряжений».

Копии снимаются только с документов, изданных учреждением.

Исключение составляют служебные документы, касающиеся оформления трудовых отношений и оформления личных дел работников (копии трудовых книжек, дипломов, свидетельств и т.д.). Данные документы могут копироваться и заверяться организацией, независимо от того, кем они выданы. Копия документа воспроизводится на бланке данной организации, заверяется подписью должностного лица, полномочного заверять документы.

Реквизит «Отметка об исполнителе» проставляется в левом нижнем углу письма за подписью главы района на лицевой части письма. Отметка включает фамилию, имя и отчество исполнителя (полностью), номер его телефона и набирается шрифтом размера 12.

Например:

Фамилия Имя Отчество

(38530) 27595

Реквизит «Отметка о контроле» проставляется на документах с помощью штампа «Контроль».

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; подпись уполномоченного должностного лица и дату, номер дела, в котором будет храниться документ.

Документы, поставленные на контроль, направляются в дело только после снятия их с контроля.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

Элементами реквизита являются: наименование организации, порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

3.2.3. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример:

            ┌──────────────────────────────────────────┐

            │Эмбле-      ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН             │

            │  ма      ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ            │

Наименование│органа                                    │

  должности │власти                                    │    Н.Н. Николаев

            │                                          │

            │  Сертификат 1а111ааа000000000011         │

            │  Владелец Николаев Николай Николаевич    │

            │  Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │

            └──────────────────────────────────────────┘

Основанием для проставления электронной подписи является подписанный документ на бумажном носителе. В случае наличия документа подписанного только электронной подписью и отсутствия документа подписанного на бумажном носителе, ответственность по данному документу несет ответственное должностное лицо подписавшее документ электронной подписью без уведомления владельца электронной подписи.

3.3. Порядок подготовки распорядительных документов Администрации района

3.3.1. Организация подготовки проектов распорядительных документов (постановлений и распоряжений) возлагается на секретаря Администрации Новочемровского сельсовета.

Проекты распорядительных документов готовятся по поручению главы сельсовета, секретарем Администрации Новочемровского сельсовета.

Ответственность за качество подготовки проектов распорядительных документов и их согласование несет секретарь Администрации Новочемровского сельсовета.

3.3.2. При подготовке распорядительных документов необходимо руководствоваться основными принципами:

— законности;

— единства, полноты, непротиворечивости;

— планомерности и оперативности подготовки;

— наличия механизма реализации документов.

Распорядительные документы, принимаемые на основе правовых актов органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием наименования документа, его даты и номера.

При ссылке в проекте распорядительного документа на правовые акты Администрации сельсовета, их копии должны прилагаться к проекту.

Если проект постановления предусматривает обращение с ходатайством в тот или иной орган, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.

Проекты постановлений и распоряжений Администрации сельсовета, имеющих социальную значимость, либо требующих скорейшего принятия, представляются на подпись главе сельсовета после проведения необходимой экспертизы с пояснительной запиской, содержащей расчеты, обоснования и прогнозы социально — экономических и иных последствий их реализации.

Если в связи с принятием правового акта (распорядительного документа) прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу, отмененными или подлежат изменению и в какой части.

Проекты распорядительных документов печатаются на бланках формата А4, шрифтом Times New Roman размером 12-14.

Проект распорядительного документа должен иметь следующие реквизиты:

— вид правового акта;

— заголовок;

— текст;

— подпись;

— место издания правового акта, дата и регистрационный номер (данные реквизиты проставляются после его подписания).

3.3.3. Как правило, текст распорядительного документа должен состоять из 2-х взаимозависимых частей: констатирующей (преамбула) и постановляющей (в распоряжениях – распорядительной).

Основную смысловую нагрузку несет постановляющая (распорядительная) часть.

В постановлении преамбула завершается словом «постановляю:». Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении, преамбула  может отсутствовать. В этом случае текст начинается со слова «постановляю:».

В распорядительных документах используется форма изложения от первого лица единственного числа (постановляю), что является отражением принципа единоначалия. Слова «постановляю» печатаются прописными буквами с отдельной строки от нулевого положения табулятора с пробелами между печатными знаками (печатается обычным шрифтом с межбуквенным интервалом «разреженный» на 2 пт.), затем ставится двоеточие, например:

«постановляю:».

Постановляющая (распорядительная) часть проектов распорядительных документов, как правило, подразделяется на пункты, в каждом из которых содержится отдельное поручение.

В постановляющей (распорядительной) части указывается: исполнитель (организация, орган Администрации сельсовета, должностное лицо), предписываемое действие и срок его исполнения.

Последним пунктом распорядительного документа может быть информация о ходе выполнения документа с указанием конкретного срока, например: «Информировать о ходе выполнения распоряжения до 10.05.2023».

В последнем пункте текста распорядительного документа указывается лицо, на которое возлагается контроль за его выполнением.

3.3.4. Контроль возлагается на курирующего соответствующее направление деятельности Администрации сельсовета.

Глава сельсовета вправе оставить контроль исполнения принятого распорядительного документа за собой.

3.3.5. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка, печатаются они на отдельных листах.

Если в тексте документа делается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ».

Если в тексте документа имеется формулировка «утвердить» (положение, состав комиссии, перечень и т.д.), то на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО постановлением Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края от «___» _______ 2023 года № ___

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов распорядительных документов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы и другое.

Заголовок к тексту приложения печатается центровым способом. Наименование вида документа – приложения выделяется прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.

При наличии в тексте приложения нескольких  разделов их заголовки печатаются также центровым способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки. Текст таблицы может быть напечатан через один межстрочный интервал. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются  только номера этих граф.

3.3.6. Проект распорядительного документа до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования.

Проекты распорядительных документов должны визироваться должностными лицами с обязательным проставлением даты визирования.

3.3.7. Внесением изменений в нормативный правовой акта «О внесении изменений в «название нормативного правового акта Администрации сельсовета» считается:

— замена слов,

— цифр;

— исключение слов, цифр, предложений;

— исключение структурных единиц не вступившего в силу правового акта;

— новая редакция структурной единицы правового акта;

— дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами, предложениями;

— дополнение правового акта новыми структурными единицами;

— приостановление (продление) действия правового акта или его структурных единиц.

При внесении изменений в правовой акт обязательно указывается вид акта, дата его подписания, его регистрационный номер и наименование («Внести изменения в постановление Администрации сельсовета от 01.06.2023 № 286 «Название»).

Вносимые в правовой акт Администрации сельсовета изменения должны излагаться последовательно, с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы («абзац первый пункта 3 дополнить словами…»).

Если при внесении изменений в правовой акт меняется наименование утвержденного им положения (порядка, перечня и т.д.), то изменение данного наименования в обозначении приложений к указанному положению осуществляется автоматически.

Изменения, вносимые в правовые акты, оформляются следующим образом, для постановлений:

Например:

«О внесении изменений в постановление Администрации сельсовета от 01.01.2023 № 1»

В соответствии (в связи) с.. постановляю:

Внести в постановление Администрации района от 01.01.2023 № 1 «Название» следующие изменения (изменения перечисляются с абзаца, через точку с запятой, не нумеруются);

для распоряжений:

Внести в распоряжение Администрации района от 02.01.2023 № 2 (без названия) следующие изменения:

в пункте 2 слова «какие именно» заменить словами «какие именно» (если эти слова встречаются в пункте не один раз, то добавляются слова «в соответствующем падеже»);

абзац третий пункта 4 изложить в следующей редакции:

«текст, знак, который будет стоять в конце абзаца в основном документе»;

пункт 5 изложить в следующей редакции:

«5. текст (с прописной или строчной буквы — в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего пункта), знак, который будет стоять в конце пункта»;

пункт 7 изложить в редакции согласно приложению к настоящему постановлению (распоряжению);

в Положении о…, утвержденном указанным постановлением:

подпункт 2.1 изложить в следующей редакции:

«2.1. текст (с прописной или строчной буквы — в зависимости от знака, который будет стоять в конце предыдущего подпункта), знак, который будет стоять в конце подпункта»;

в подпункте 3.3 слова «Какие именно» (число, цифры, предложение) исключить;

в таблице 2 в позиции «цитируется полностью строка таблицы, ограниченная горизонтальными линиями» слова «какие именно» (или число, если меняется сумма) заменить словами «какие именно» (или числом).

При внесении изменений в несколько правовых актов нумерация в тексте осуществляется по количеству актов, в которые вносятся изменения.

В случае внесения изменения в приложение путем изложения его в новой редакции текст новой редакции приложения является приложением к тексту изменяющего правового акта.

При одновременном внесении в правовой акт изменений и признании утратившими силу структурных единиц данного правового акта положения о внесении изменений и об утрате силы должны быть изложены последовательно.

При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

В случае, если в правовой акт вносится большое количество изменений (оформление которых занимает более трех страниц), такие изменения оформляются приложением. При этом если в правовом акте указываются прежние редакции, то в приложении ссылка на них не делается.

Например:

Внести в постановление Администрации сельсовета от… №… «Название» (в редакции от… №…) изменения согласно приложению.

Приложение оформляется следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Администрации Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края

от «___» _______ 2023 года № ___

К проекту нормативного акта о внесении изменений необходимо в обязательном порядке прикладывать копии документов, в которые эти изменения вносятся, а в пояснительной записке к проекту документа указываются причины вносимых изменений.

3.3.8. Подписанные распорядительные документы регистрируются в общем отделе Администрации сельсовета, тиражируются и рассылаются согласно списку, представленному исполнителем.

Постановления, распоряжения регистрируются раздельно в пределах календарного года.

Распоряжения по основной деятельности, по личному составу, командировкам и отпускам формируются в отдельные дела и регистрируются отдельно в журнале (приложение № 6). Порядковый номер различных видов распоряжений устанавливается в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности через дефис добавляется буква «Р» (12-р, 45-р), по личному составу – буква «Л» (12-л, 23-л), по отпускам, командировкам, взысканиям – буква «К» (14-к, 45-к). Наличие установленных реквизитов обязательно для всех видов распоряжений.

3.3.9. В выписках из постановления, распоряжения, делается дословная запись содержания выписываемых абзацев.

Выписку подписывает компетентное лицо, затем ее заверяют печатью. Выписки заверяют проставлением заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, его личной подписи, расшифровки подписи и даты.

В постановлениях, при оформлении выписки пишется обязательно констатирующая часть: в протоколах — вводная часть (включая повестку дня), а затем — дословная запись содержания абзацев.

3.4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.4.1. Протокол — обязательный документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

При составлении протокола необходимо обеспечить его юридическую силу. Она определяется соблюдением необходимых реквизитов, правильным их оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе.

Протоколы оформляются секретарем на основании записи хода заседания, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Текст протокола должен быть набран с помощью средств электронно-вычислительной техники.

Протоколы могут быть трех видов.

краткие — записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, краткую запись о теме выступлений, принятые решения;

полные — содержат кроме вопросов и решений запись выступлений докладчиков и участников на заседании;

стенографические — весь ход заседания записывается дословно.

В полных и стенографических протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам.

Протоколы ведет секретарь, избранный на заседании, либо должностные лица.

Форма протокола должна включать в себя следующие обязательные реквизиты:

полное наименование организации (печатается от границы верхнего поля приписными буквами, и выравниваются по центру);

наименование вида документа («ПРОТОКОЛ» печатается под названием организации прописными буквами, полужирным шрифтом  и выравнивается по центру.);

дата и порядковые номера заседания (оформляется цифровыми или словесно – цифровым способами, печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита);

место состоявшегося заседания.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или председательствующий.

Секретарь.

Присутствовали – список присутствующих членов. Фамилии присутствовавших записываются в протокол в алфавитном порядке с указанием места работы и должности.

Если на заседании присутствовали более 15 приглашенных лиц, то составляется список присутствовавших, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.

Повестка дня. В повестке дня указывается порядковый номер и наименование каждого вопроса, внесенного на рассмотрение. Вопросы в повестке дня формулируются в предложном падеже с предлогами «о», «об». Не рекомендуется вопрос или группу вопросов  формулировать как «Разное».

Докладчики по каждому пункту повестки дня.

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается  от третьего лица единственного числа.

Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

Слова «слушали», «выступали», «решили» пишутся строчными буквами, каждое от левой страницы текстового поля, после них ставится двоеточие.

Перед словом «слушали» ставится номер вопроса повестки дня.

Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его наименование печатается от границы левого поля.

Под вопросом через один интервал указывается должность, фамилия и инициалы докладчика и содокладчика. Если они депутаты, то указывается номер избирательного округа, должность или род занятий. Затем полное изложение доклада, содоклада в форме прямой речи или запись «Доклад, содоклад прилагается».

В подразделе «выступили» указываются фамилия и инициалы докладчика (фамилия указывается в именительном падеже) и через тире с прописной буквы краткое содержание выступлений каждого выступающего. Если слово предоставляется приглашенному лицу, то указывается его фамилия, инициалы и должность или род занятий.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке выступления. Вместо слов «вопрос», «ответ» указывается фамилия и инициалы.

Например:

Смирнов В. К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К. П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

После слова «постановили» («решили») ставится двоеточие, а ниже с красной строки приводится принятое постановление (решение) или пишется «решение прилагается».

Например:

принять представленный проект правового акта:

принять за основу;

принять с учетом высказанных замечаний;

снять с обсуждения ввиду неготовности вопроса и т. д.

Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных «за» и «против», «воздержавшихся», а так же приводится список лиц, не участвовавших в голосовании.

При выборе должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

В случае утверждения коллегиальным органом какого — либо документа в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

В протокольной записи могут содержаться поручения по доработке проекта постановления (решения) с указанием лиц, ответственных за это, сроков исполнения.

К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании, а также переданные председателю письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывается даты начала и окончания совещания.

         Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги А4 (приложение № 7).

Если протоколы оформляются рукописно в книге протоколов, то они должны иметь все вышеназванные реквизиты.

Подлинные экземпляры протоколов заседаний хранятся в течение установленного срока в Администрации сельсовета, а затем сдаются в архив на постоянное хранение.

3.4.2. Докладная (служебная) записка — документ, адресованный руководителю учреждения или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого — либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладные записки могут быть внутренними и внешними.

Внутренняя докладная записка, адресуемая главе района, подписывается руководителем органа Администрации сельсовета, оформляется на чистом листе бумаги формата А4, имеет дату, заголовок к тексту.

Если докладная записка исходит от имени учреждения, то она подписывается руководителем и печатается на общем бланке, имеет дату, исходящий номер, заголовок к тексту.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части (вводной) излагаются факты и проводится их анализ, во второй – делаются выводы и предложения.

3.4.3. Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.

Акты составляются по результатам ревизии финансово — хозяйственной деятельности, приема-передачи дел, проверки наличия, инвентаризации и др.

Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) или специально уполномоченным должностным лицом.

Акты внутреннего характера оформляются на общем бланке. Совместные акты учреждения с другими учреждениями печатаются на бланке того учреждения, руководитель которого будет утверждать данный акт или на чистом листе бумаги формата А4.

В заголовке акта следует писать название или краткое содержание актируемого факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть акта строится по схеме:

Основание (указывается распорядительный документ).

Составлен комиссией в составе: (указывается наименование комиссии, должности, инициалы и фамилии лиц, составивших акт.

Первой указывается фамилия председателя, далее в алфавитном порядке — фамилии членов комиссии).

Присутствовали: (если при составлении акта присутствие других лиц необходимо, то указываются их должности, инициалы и фамилии).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность, характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

В конце текста с красной строки указывается количество экземпляра акта, его местонахождение или адресаты, которым они направлены, например:

Составлен в трех экземплярах:

1-й экземпляр — направлен (наименование структурного подразделения);

2-й экземпляр — (наименование структурного подразделения);

3-й экземпляр — в дело (указывается номер дела по номенклатуре).

Число экземпляров акта определяется нормативными документами или практической необходимостью.

Акт подписывают лица, участвовавшие в его составлении или присутствовавшие при составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей при составлении акта.

Дата акта должна соответствовать дню актируемого факта или события.

3.4.4. Служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой).

Письма подготавливаются по указанию главы района или по инициативе органов Администрации района (инициативные письма), а также как ответы на поступившие документы и печатаются на бланке письма с угловым расположением реквизитов. При оформлении письма  на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются  посредине верхнего поля листа  арабскими цифрами.

Письма следует составлять, как правило, по одному вопросу, так как это значительно облегчает, убыстряет их обработку.

Письмо содержит следующие реквизиты:

— адресат;

— дата;

— регистрационный номер;

— ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;      

— текст;

— ссылку на приложения (если они есть);

— подпись;

— фамилия исполнителя и номер его телефона. 

Письмо оформляется  как с обращением, так и без обращения к адресату.

Наиболее часто употребляемыми формами являются обращения:

Уважаемый Сергей Григорьевич!

Письма составляются по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении формулируется  тема письма, объясняющая причины его  написания. Вступление может содержать ссылку на документ (или его отдельные пункты), констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается  описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчетами, ссылками, документами.

В заключение письма излагаются выводы, просьбы, предложения и т.д.

Текст письма должен быть кратким, ясным, излагается от 3 лица единственного числа (Администрация сельсовета представляет) или от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Форма изложения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю) возможна в случае, если письмо оформляется на должностном бланке или содержит персональное обращение к адресату.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.

Служебные письма имеют множество видов: сопроводительные, гарантийные, рекламационные, претензионные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения.

Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части.

В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.

Письмо — подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения документов или для подтверждения телефонного разговора.

Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуется учреждению или отдельному лицу.

Например:

В порядке оказания технической помощи просим… Оплату гарантируем. Наш расчетный счет…

Глава Новочемровского сельсовета             подпись              И. О. Фамилия

Главный бухгалтер                      подпись                      И. О. Фамилия

Письмо — напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения.

Например:

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны представить ответ не позднее 03.06.2023.

Начальник отдела                      подпись                    И. О. Фамилия

Письмо — извещение — документ, в котором о чем — либо извещается или что — нибудь утверждается.

Текст извещения, являющегося ответом на запрос, начинается со слов «Уважаемый… Сообщаем» («Извещаем»); «Доводим до Вашего сведения».

Например:

Сообщаем, что запрошенные Вами копии будут высланы до 20 октября 2023 г.

Начальник отдела                     подпись                        И. О. Фамилия

Текст извещения, информирующего о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) с предложением принять в нем участие, начинается с обращения, если оно адресовано конкретному лицу, или с просьбой о направлении представителя для участия в мероприятии (если оно адресовано организации).

Например:

Просим заинтересованных лиц принять участие в заседании комиссии.

Глава сельсовета                          подпись                          И. О. Фамилия

Информационное письмо — разновидность извещения. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или  иного заинтересованного лица в свершении факта.

Например:

Сообщаем…

Письмо — запрос — служебное письмо, направляемое с целью получения каких — либо специальных сведений и документов.

Текст такого письма содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материала и собственно изложение запроса.

В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

3.4.5. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания, встречи).

Основными реквизитами телефонограмм являются:

— название вида документа;

— наименование учреждения;

— дата;

— номер;

— инициалы и фамилия адресата;

— текст;

— должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму;

— должности, инициалы и фамилии лиц, передавшего и принявшего телефонограмму;

— номера телефонов, по которым передается и принимается телефонограмма;

— время приема и передачи телефонограммы.

Телефонограмма подписывается главой района, фиксируется в книге телефонограмм, а затем передается.

Телефонограммы, адресованные главе Чемровского сельсовета принимаются и незамедлительно докладываются после их приема, а затем регистрируются секретарем и передаются для исполнения в соответствии с указанием руководства учреждения.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

3.4.6. Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые по факсу, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

3.4.7. Электронное письмо (сообщение) — документ информационного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.

Электронные сообщения поступают на официальный электронный адрес Администрации сельсовета, доступ к которому имеется у секретаря Администрации Новочемровского сельсовета.

Электронные сообщения регистрируются секретарем Администрации Новочемровского сельсовета.

3.4.8. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

— адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

— автор заявления (в родительном падеже указывается должность, инициалы  имени и отчества, фамилия, перед фамилией предлог «от» не пишется);

— адрес заявителя (полный домашний адрес, телефон);

— вид документа (заявление);

— текст;

— ссылку на приложение (если оно есть);

— подпись, дата.

Например:

Главе Новочемровского сельсовета Зонального района Алтайского края

И. О. Фамилия

И. О. Фамилия

ул. Школьная,8 кв.1, с. Новая Чемровка

27-5-67

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить мне очередной отпуск с 1 марта 2023 года.

личная подпись                                                                                        дата

Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу перевести, прошу проверить). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения.

Заявление передается главе района для принятия решения. Решение выражается в форме резолюции. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию распоряжения.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

3.4.9. Доверенность — документ, удостоверяющий полномочия на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.

Сведения, необходимые для указания в доверенности:

заголовок «ДОВЕРЕННОСТЬ»;

дата выдачи и регистрационный номер;

место выдачи доверенности;

фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, действующего от имени главы района, и правовой акт, на основании которого оно действует;

перечисление предоставляемых полномочий;

срок действия доверенности;

указание на возможность передоверия (в случае необходимости), срок действия доверенности в таком случае не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана;

подпись главы района (лица, исполняющего его обязанности);

печать.

1. 4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Прохождение документов в Администрации сельсовета с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

4.1.2. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов по документопотокам;

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

однократность регистрации документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.2. Прием и первичная обработка поступивших документов

4.2.1. Доставка служебных документов в Администрацию сельсовета осуществляется:

отделением почтовой связи;

непосредственно представителями различных организаций, учреждений, предприятий и т.п. (далее – «нарочный»);

с помощью технических средств связи.

С помощью почтовой связи в Администрацию сельсовета доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

4.2.2. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, доставляемой почтовым отделением, нарочным, а также по электронным каналам связи, производятся в централизованном порядке секретарем Администрации Новочемровского сельсовета.

При приеме корреспонденции, доставляемой нарочным, проверяется правильность доставки, целостность упаковки и соответствие номеров документов (пакетов) записанным в разносных книгах. В разносных книгах ставится дата и подпись служащего, принявшего документ.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются, после чего проверяется правильность вложения документов.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа сообщается его отправителю. При необходимости составляется акт в двух экземплярах. Первый экземпляр приобщается к поступившему материалу и вместе с документами возвращается отправителю, второй остается у секретаря Администрации Новочемровского сельсовета, принявшего данный документ. Акты составляются и подписываются служащими, вскрывшими пакет Администрации сельсовета.

Ошибочно поступившие документы немедленно пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с сопроводительным письмом.

Конверты после проверки уничтожаются, кроме конвертов, содержащих обращения граждан или судебную документацию. Сохраняются конверты также в тех случаях, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа или когда дата почтового штемпеля может подтвердить время отправления и получения документа.

Поступившая срочная корреспонденция с соответствующими пометками («Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно») и телеграммы регистрируются и доставляются по назначению немедленно.

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.

4.3. Регистрация входящих документов

4.3.1. Входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

4.3.2. Не подлежат регистрации следующие входящие документы:

информационные сводки, присланные для сведения;

рекламные извещения и плакаты, программы совещаний и конференций;

поздравительные письма и поздравительные плакаты;

печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);

формы статистической отчетности;

специальная документация (кадровая, бухгалтерская и т.д.);

электронные сообщения, поступившие по электронной почте и не содержащие официальных служебных документов.

4.3.3. Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения, ответа, контроля.

4.3.4. Регистрация документа — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Регистрация документов производится в течение суток или (при поступлении корреспонденции в нерабочие дни) в первый рабочий день.

Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз.

При регистрации служебной корреспонденции проводится поиск на наличие:

— повтора регистрации одного и того же документа;

— зарегистрированных ранее документов по данной теме;

— ответа на запрос Администрации сельсовета;

— данных о документах, упомянутых в тексте регистрируемого документа.

При положительном результате поиска секретарь Администрации Новочемровского сельсовета обязан подобрать их при наличии документа в текущем архиве и передать главе сельсовета совместно с вновь поступившим документом. При этом вновь поступивший документ подлежит регистрации, и в регистрационные карточки обоих документов (вновь поступившего и ранее зарегистрированного) вносится отметка о номерах, связанных по теме документов.

4.3.5. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.

4.3.6. Входящая корреспонденция регистрируется: срочная — вне очереди, остальная — в течение дня ее поступления.

4.3.7. При регистрации входящих документов на нижнем  справа свободном от текста поле первой странице основного документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

4.3.8. Реквизиты документа вводятся в компьютер или записываются в регистрационном журнале.

4.3.9. Поступившие документы регистрируются с помощью ЕСЭД.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются в отделе ГО и ЧС Администрации сельсовета.

Регистрация входящих документов осуществляется путем создания регистрационной карточки в системе автоматизации документооборота и делопроизводства, которой автоматически присваивается номер (приложение № 8).

На каждый регистрируемый документ заполняется данная карточка. Она распечатывается на бумажном носителе и после записи резолюции на ней руководителя вместе с документом направляется для исполнения.

При этом должен соблюдаться следующий порядок заполнения регистрационно — контрольной карточки:

В графе «Корреспондент» для входящего документа указывается наименование организации, откуда поступил документ, вид документа. В отдельных случаях может быть указана также должность и фамилия лица, подписавшего входящий документ.

Графа «Дата поступления и входящий №» заполняется только для входящих документов. В ней проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу.

В графе «Дата отправления и вид документа» указывается дата документа (число, месяц, год) и номер, присвоенный ему организацией — автором, вид данного документа.

В графе «Краткое содержание» излагается краткое содержании документа.

При регистрации документа, содержащего несколько поручений, исполняемых в разные сроки, заполняется дополнительный экземпляр карточки (приложение), на котором в графе «Краткое содержание» указывается содержание пунктов, взятых на контроль, и сроки их исполнения.

В графе «Исполнитель» указывается должностное лицо, которому поручено исполнение документа.

В графу «Резолюция» с документа переносится резолюция с указанием должности лица, подписавшего ее, и дата.

В графе «Дата исполнения» отражается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа, результаты исполнения и направление его «В дело», № дела и дата.

В зависимости от характера документа и задач использования информации этот минимум может быть дополнен другими реквизитами.

4.3.10. При объеме документооборота до 500-600 документов в год, а также в зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих документов, которые заполняются строго по форме (приложение № 9).

4.3.11. На документах, не подлежащих регистрации (приложение № 10), указываются дата их поступления и номер дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.

Под расписку передаются исполнителям контролируемые документы.

4.3.12. На документах, по которым поставленные вопросы решены (проведено совещание либо приняты постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой страницы документа с левой стороны делает отметку «В дело», № дела, в котором будет храниться документ, и заверяет ее своей подписью.

4.4. Контроль исполнения служебных документов

4.4.1. Контроль исполнения документов состоит из осуществляемых процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности органов Администрации района.

4.4.2. Контроль включает в себя: постановку на контроль, предупредительный контроль, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документа, проставление отметки о предоставлении отчета — информации, снятии с контроля, направлении исполненного документа в дело, а также мониторинг состояния исполнительской дисциплины.

4.4.3. Постановка документа на контроль осуществляется, исходя из содержания текста документа, поручения и резолюции к нему.

Контролю подлежат документы, в которых установлен конкретный срок исполнения, а также те документы, об исполнении которых необходимо предоставлять информацию.

4.4.4. Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления.

4.4.5. Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания об его исполнении отражаются в резолюции.

На документе не должно быть более одной резолюции. Ответственными за исполнение документа являются должностные лица, указанные в резолюции.

4.4.6. Текст резолюции переносится в регистрационную карточку или журнал регистрации входящей корреспонденции, а затем документ передается исполнителю под роспись.

Если документ в соответствии с резолюцией главы района направляется для исполнения нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос или то лицо, которое в резолюции указано первым. Подлинник документа получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

Документ, отписанный «Для сведения», передается поочередно. При этом напротив своей фамилии в резолюции исполнитель должен поставить свою роспись и дату в подтверждение того, что ознакомлен с документом.

4.4.7. Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в учреждении, не должны пересылаться в другие организации.

В случае направления документа или письма на рассмотрение и для принятия мер в другие учреждения автор должен быть поставлен об этом в известность.

4.4.8. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание руководителю и подготовку к пересылке адресату.

4.4.9. Контроль за сроками исполнения документов в Администрации сельсовета осуществляется секретарем Администрации Новочемровского сельсовета. Контроль за исполнением обращений граждан осуществляется секретарем Администрации Новочемровского сельсовета.

4.4.10. При постановке документа на контроль на правом поле первого листа документа делается отметка о контроле — знак контроля «К» или штамп «Контроль» на уровне с реквизитом «Утверждение».

4.4.11. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

— входящих – со следующего дня после даты регистрации;

— исходящих – со дня их отправки;

— внутренних – со дня их подписания (утверждения).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и документы подлежат исполнению в течение 30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено действующим законодательством, и пунктом 4.4.12:

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
• с пометкой «срочно» – в течение трех рабочих дней;
• с пометкой «оперативно» – в течение 10 дней;
• с резолюцией «для предложений» – в течение 15 рабочих дней со дня регистрации;
• по запросам сенаторов Российской Федерации и депутатов (по депутатскому запросу) – не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок;
• по запросам Уполномоченных по правам человека, ребенка, по защите прав предпринимателей – не позднее 15 дней со дня получения;
• требования прокурора об изменении нормативного правового акта, протесты прокурора – не позднее чем в десятидневный срок со дня поступления;
• запросы редакций СМИ – в течение семи дней со дня получения.

По указанию главы района на контроль могут быть поставлены и другие документы.

Срок исполнения документа начинается со следующего дня после даты его регистрации.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях. Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

4.4.12. Если в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного срока, он может быть продлен только лицом, которое его установило.

Продление срока должно быть оформлено соответствующим письмом с указанием причин и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения документа. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

При передаче контрольного документа одним исполнителем другому в регистрационно — контрольной карточке делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя, которому передан документ.

4.4.13. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ, по существу. Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.

4.4.14. После исполнения документ снимается с контроля.

Снять документ с контроля может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

4.4.15. Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически обобщаются секретарем Администрации Новочемровского сельсовета докладываются главе сельсовета. Итоги рассматриваются на планерных совещаниях.

4.4.16. Служебная переписка хранится в Администрации сельсовета согласно срокам хранения, определенным номенклатурой дел Администрации сельсовета.

4.5. Оформление и отправка исходящей корреспонденции

4.5.1. Исходящими документами являются официальные документы, отправляемые из Администрации района, они делятся на:

— инициативные;

— ответы.

4.5.2. Отправку исходящей корреспонденции ведет секретарь Администрации Новочемровского сельсовета.

4.5.3. Исходящие письма за подписью главы сельсовета печатаются на бланке Администрации сельсовета и регистрируются в приемной. Исходящие документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, регистрируются секретарем Администрации Новочемровского сельсовета.

Такие письма обязательно должны содержать следующие реквизиты:

— регистрационный номер и дату,

— адресат,

— заголовок,

— текст письма,

— список приложений, если они есть,

— должность и личную подпись,

— фамилию исполнителя, его телефон.

4.5.4. При подготовке исходящего документа в один адрес на подпись главе района или его заместителям готовится три экземпляра: первый отправляется адресату, второй с визой автора, остается в приемной, третий после подписания и регистрации отправляется автору исходящего документа. Если письмо направляется в два адреса, то готовится четыре экземпляра и т.д. При подготовке письма более чем в пять адресатов каждому готовится отдельный именной экземпляр. Автор исходящего документа представляет в общий отдел копии текстов с приложением списка на рассылку.

4.5.5. Регистрация документа, т.е. присвоение ему номера и даты, производится только после подписания его главой района.

Перед регистрацией необходимо проверить правильность реквизита «Адресат», подготовки письма, наличие указанных приложений и подписи руководителя на всех экземплярах. В случае обнаружения недостатков в оформлении документов их возвращают исполнителю.

При регистрации документов применяется порядковая нумерация в течение одного календарного года.

4.5.6. Регистрация исходящих документов осуществляется в течение суток со дня их подписания (утверждения) или в первый рабочий день — при рассмотрении документов в нерабочие дни. Регистрационный номер и дата документа присваиваются ЕСЭД автоматически и с регистрационной карточки переносятся на документ зарегистрировавшим его служащим.

Вторые (визовые) экземпляры документов формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Сведения заносятся в журнал регистрации исходящей корреспонденции установленной формы (приложение № 11).

4.5.7. При отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой страницы документа ставится штамп или отметка «подлежит возврату».

4.5.8. При отправке исходящей корреспонденции сотрудник приемной Администрации района обязан проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса, а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения. Подготовленные к отправке служебные документы конвертируются и в зависимости от степени срочности отправляются сотрудником приемной Администрации сельсовета почтой, факсимильной, электронной связью.

Исходящая корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и срочная корреспонденция – немедленно.

4.5.9.  Выдача документов на руки адресату производится под роспись получателя в журнале исходящей корреспонденции.

4.5.10. Копии служебных документов выдаются только с разрешения управляющего делами Администрации сельсовета.

4.5.11. При неправильном оформлении служебных документов начальник общего отдела имеет право не принимать письма и не снимать с контроля.

4.6. Работа с письменными и устными обращениями граждан

4.6.1. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в Администрации района ведется отдельно от других видов делопроизводства.

Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется отделами, комитетами, управлениями Администрации сельсовета в соответствии с настоящей Инструкцией.

4.6.2. Делопроизводство по обращениям граждан возлагается на секретаря Администрации Новочемровского сельсовета.

4.6.3. Все поступающие обращения граждан, в том числе и анонимные, а также полученные в ходе приема граждан, регистрируются в день их поступления на регистрационно — контрольной карточке или в журнале регистрации (приложения №13, №12).

4.6.4. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения.

Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера обращения. Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя (например: К-17, Ю-1), на коллективных и анонимных обращениях проставляются соответственно буквы «Кл» и «Ан».

Конверты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода хранения обращений.

4.6.5. Повторным обращением граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно — контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений и на регистрационно-контрольных карточках делается отметка «Повторно» и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых:

— обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению;

— сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения;

— указывается и на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения;

— указываются на вновь открывшиеся обстоятельства по этому же вопросу.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные нескольким адресатам и пересланные ими для разрешения в один и тот же орган, в одно и тоже учреждение, повторными не являются и рассматриваются как первичные. Учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через тире (например, Д-401-1/02-13).

4.6.6. Количество экземпляров регистрационно — контрольных карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля исполнения поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в письмах.

В необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от которых поступили обращения.

4.6.7. Все поступившие обращения после регистрации докладываются главе района, который обязан определить порядок их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются.

4.6.8. Письменное обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

В тех случаях, когда для разрешения предложений, заявлений, жалоб или ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, изучение вновь возникших обстоятельств, сроки их разрешения могут быть в порядке исключения продлены не более чем на 30 дней должностным лицом, давшим поручение о его рассмотрении. О продлении срока рассмотрения необходимо сообщать заявителю. В регистрационно — контрольных карточках делается соответствующая отметка с указанием нового срока рассмотрения.

По каждому обращению не позднее чем в трехдневный срок должно быть принято одно из следующих решений:

— о принятии обращения к рассмотрению;

— о передаче обращения на рассмотрение в подчиненную организацию;

— о направлении обращения по принадлежности в другое ведомство, если вопросы, поднятые в нем, не относятся к ведению данного органа с обязательным извещением об этом автора;

— об оставлении обращения без рассмотрения (в случае, если содержание обращения лишено логики и смысла).

Запрещается направлять жалобы граждан в те организации или тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы с учетом требований делопроизводства и регистрируются за теми же номерами, что и обращения.

4.6.9. Контроль за своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в Администрации сельсовета возлагается на секретаря Администрации Чемровского сельсовета.

Письма граждан, направленные из Администрации сельсовета для рассмотрения и ответа, ставятся на особый контроль. В этом случае на всех экземплярах регистрационно — контрольных карточек и на письме в установленном месте проставляется штамп «Контроль» или знак контроля «К».

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по их разрешению. Решения о снятии их с контроля принимает глава района.

4.6.10. Ответы на обращения граждан дает  глава сельсовета. Они даются в письменной или устной форме по согласию гражданина. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационной карточке.

Все должностные лица при рассмотрении и разрешении обращений граждан обязаны:

— внимательно разобраться в их существе, в случае необходимости истребовать дополнительные материалы или направить работников на места для проверки фактов, изложенных в обращениях, принять другие меры для объективного разрешения поставленных заявителем вопросов, выявления и устранения причин и условий, порождающих обоснованные жалобы;

— принимать по ним законное, обоснованное и мотивированное решение и обеспечивать своевременное и качественное их исполнение;

— в случае отклонения обращения — разъяснить порядок обжалования принятого решения со ссылкой на законодательные акты.

Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие действующему законодательству.

4.6.11. Письма граждан должны быть возвращены после их разрешения специалисту, ведущему по этим вопросам делопроизводство, со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно — контрольной карточки для централизованного оформления дела или картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Письма граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Администрации сельсовета.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

4.6.12. Администрация сельсовета осуществляет хранение и использование в справочных и других целях материалы по обращениям граждан.

Ответственность за сохранность этих документов возлагается на управляющего делами и других должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Срок хранения дел по предложениям, заявлениям и жалобам — 5 лет после окончания их ведения делопроизводством. В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

4.6.13. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению по акту.

Письма и иные обращения граждан, содержащие сведения о правонарушениях, передаются на рассмотрение в правоохранительные органы.

4.7. Обязанности служащих, ответственных за ведение делопроизводства

4.7.1. На служащих, ответственных за ведение делопроизводства в органах Администрации района, возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по ЕСЭД и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности — немедленно;

передача документов на рассмотрение главе района и после получения соответствующих указаний — исполнителю;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно — информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в ЕСЭД информации о ходе и исполнении документов служащими органов Администрации района;

составление номенклатуры дел подразделения и ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения;

формирование, оформление дел в соответствии с их номенклатурой, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка дел и своевременная их передача на хранение в архив;

хранение печатей (штампов) и правильное их использование;

контроль за использованием бланков;

иные обязанности, связанные с документооборотом.

4.7.2. Секретарем Администрации Новочемровского сельсовета осуществляется регистрация в ЕСЭД исходящих из органов Администрации сельсовета документов, подписанных главой сельсовета, проверка прикрепления электронного образа документа к регистрационной карточке документа, правильности оформления документов и передача для отправки.

4.8. Особенности работы с документами в Единой системе электронного документооборота Администрации Алтайского края и органов исполнительной власти Алтайского края

4.8.1. ЕСЭД с использованием САДД «Дело» предоставляется органам Администрации района

4.8.2. В САДД «Дело» осуществляется регистрация, ввод резолюций, сведений об их исполнении и контроль за сроками исполнения, прикрепление электронных образов документов и приложений к ним, поиск, анализ, учет всех действий пользователей в отношении зарегистрированных в системе документов.

4.8.3. Каждый пользователь САДД «Дело» обязан осуществлять строго определенный перечень работ, утвержденный соответствующими регламентами.

4.8.4. В САДД «Дело» отражается процесс создания и прохождения документа на бумажном носителе.

1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов

5.1. Изготовление печатей и штампов в Администрации сельсовета производится главой Новочемровского сельсовета. Эскизы печатей согласовываются с главой района.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы сельсовета определяется главой района.

5.2. По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Основная печать имеет круглую форму.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Вспомогательные печати имеют различную форму: круглую, треугольную и др. Они воспроизводят наименование Администрации сельсовета.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, учетных документов и др.

Угловой штамп Администрации сельсовета содержит основные реквизиты учреждения. Все остальные штампы называются вспомогательными. Используются штампы для обеспечения процесса составления и оформления документов.

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает глава сельсовета.

5.3. Основная круглая печать Администрации сельсовета находится у главы Новочемровского сельсовета, используется в работе, хранится в сейфе.

Вспомогательные печати и штампы находятся у секретаря Администрации Новочемровского сельсовета, ответственного за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрытых столах, хранение основной и вспомогательных печатей, а также основного штампа осуществляется в опечатываемых сейфах (металлических ящиках), доступ к которым имеет секретарь Администрации Новочемровского сельсовета.

При хранении печатей и штампов, принимаются меры, обеспечивающие сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использования их по назначению, а также сохранность, исключающую возможность их хищения или использования посторонними лицами.

5.4. При утрате основной круглой печати секретарь Администрации Новочемровского сельсовета должен немедленно сообщить об этом в органы полиции и произвести публикацию в средствах массовой информации.

5.5. Для учета печатей и штампов ведется журнал (приложение № 14), который находится в общем отделе Администрации сельсовета для учета и отчетности. Журнал хранится в сейфе.

5.6. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписывается секретарем Администрации Новочемровского сельсовета.

Поступившие в Администрацию сельсовета печати и штампы должны быть зарегистрированы в день их поступления и переданы по назначению.

5.7. Замена и приобретение печатей (штампов) производится на основании распоряжения главы сельсовета по представлению ответственных лиц.

Для изготовления печатей и штампов производится заказ в штемпельную мастерскую.

Печати и штампы числятся за получившим их лицом до передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

5.8. Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей (штампов) проводится комиссией, которая создается распоряжением главы сельсовета.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение печатающей поверхности и формы, не допускающей возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается главой района. В акте должно быть указано:

— время и место уничтожения;

— состав комиссии;

— основание уничтожения печатей и штампов;

— способ уничтожения;

— заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

— подпись членов комиссии.

Акты подшиваются в дело, которое хранится вместе с журналом учета печатей и штампов. Данные акты являются основанием для  внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета (приложение № 15).

1. Организация документов в делопроизводстве

6.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1. Для обеспечения порядка формирования и учета документов, образующихся в процессе деятельности Администрации сельсовета, главы сельсовета, сельского Собрания депутатов, составляется номенклатура дел Администрации сельсовета (приложение 16).

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда Администрации сельсовета.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел Администрации сельсовета составляется по установленной форме на основании типовых, ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, а также примерных номенклатур дел.

Номенклатура дел Администрации сельсовета подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией Администрации сельсовета и архивным отделом Администрации района один раз в 5 лет (при отсутствии в ней изменений), утверждается главой сельсовета. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации сельсовета.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации сельсовета. В номенклатуру дел не включаются техническая документация (чертежи, схемы, технологический регламент) и печатные (периодические) издания.

Если в течение года в Администрации формируются новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом раздела номенклатуры предусматриваются резервные номера.

6.1.2. Согласованная с архивным отделом номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается главой района и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (на последнем листе указывается дата согласования с архивным отделом).

6.1.3. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Администрации района получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Структурные подразделения Администрации сельсовета, являющиеся источниками комплектования архивного отдела (комитет по финансам, налоговой и кредитной политике) разрабатывают собственные номенклатуры дел.

6.1.4. Номенклатура дел Администрации сельсовета состоит из 2-х разделов: первый раздел 01 – Новочемровское сельское Собрание депутатов, второй — 02 – Администрация Новочемровского сельсовета Зонального района. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из дроби (кроме раздела 01), где в числителе номер раздела, в знаменателе — установленное в Администрации сельсовета цифровое обозначение структурного подразделения Администрации сельсовета и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

02/4-01, где 02 – Администрация сельсовета,

4 — обозначение структурного подразделения,

1 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от объема включаются в одно электронное дело.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню и сокращенное наименование перечня (например – ТП – Типовой перечень), либо решение ЭПМК Министерства культуры Алтайского края.

В графе «Примечание» указывается уточняющие особенности и условия хранения документов, оговоренные в типовом перечне, а также проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2020 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

6.1.5. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) постоянного и временного сроков хранения.

6.2. Формирование и оформление дел

6.2.1. Законченные делопроизводством документы формируются в дела.

Формирование дел — это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Формирование и оформление дел производится специалистами структурных подразделений Администрации сельсовета при методической помощи архивного отдела Администрации района.

При формировании дел соблюдаются следующие общие правила:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела;

на общих основаниях помещаются в дела ксерокопии факсограмм и телефонограммы;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры документов;

дело, предназначенное для архивного хранения, должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см, при превышении данного объема заводится второй и последующие тома с соответствующим отражением в заголовке дела («Том 1» и т.д.)

6.2.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления), вопросно- логической последовательности или их сочетании.

6.2.3. Распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу.

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относились.  Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том (тома), о чем в документе делается отметка.

Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по отдельному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.4. В конце делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с установленными правилами оформления дел и подготовки дел к передаче в архив. В зависимости от сроков хранения проводится частичное или полное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение 17);

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела (Приложение 18);

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 19);

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.2.4.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

наименование архивного органа, в который впоследствии передаются документы;

наименование организации (фонда) – источника комплектования архивного органа указывается полностью в именительном падеже;

наименование структурного подразделения Администрации сельсовета указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой;

индекс дела указывается в соответствии с номенклатурой дел;

заголовок дела переносится из номенклатуры с уточнением видов и названий документов, включенных в дело;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

6.2.4.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа — заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносится уточнение: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

6.2.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители не составлять.

6.2.6. Документы в личных делах располагаются в следующей последовательности:

— личный листок по учету кадров или анкета;

— автобиография;

— копия документа об образовании;

— характеристика или рекомендательное письмо;

— заявление о приеме на работу и трудовой договор;

— копия распоряжения о назначении на должность.

В дальнейшем в личное дело включаются документы в хронологическом порядке по мере их поступления, подтверждающие изменения анкетных и биографических данных работников (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (например, аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, биографические справки, содержащие основные анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности и т.д.).

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения (до 10 лет включительно).

Например: справки с места жительства, о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья, дублетные экземпляры и черновики документов.

6.2.7. В личных делах ведутся внутренние описи документов дела (приложение № 18).

6.2.8. Лицевые счета по заработной плате группируются в дела в алфавитном порядке фамилий.

6.3. Порядок хранения и использования документов

6.3.1. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архивный отдел Администрации района хранятся в рабочих кабинетах или специальных помещениях, обеспечивающих сохранность документов.

Дела помещаются вертикально, корешками наружу в запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается на внутренней стороне дверцы шкафа. На корешках обложек дел указывается индекс дела по номенклатуре.

6.3.2. Работники Администрации сельсовета хранят у себя только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут в соответствии с номенклатурой дел.

После подписания запрещается делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или заменять их редакцию.

После завершения делопроизводственного года дела не расшиваются и отдельные документы из них сотрудникам не выдаются.

В случае необходимости дела выдаются работникам Администрации сельсовета во временное пользование на срок не более 1 месяца. На каждое выданное дело заполняется карточка — заместитель. В ней указывается номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

В другие организации дела выдаются по разрешению главы сельсовета.

Изъятие из дел документов правоохранительными органами производится на основании решения суда, копия которого вместе с копией изъятого документа помещаются в дело.

6.3.3. Документы, отражающие основную деятельность Администрации сельсовета, отнесены к постоянному сроку хранения, так как являются документальными памятниками истории и культуры и частью архивного фонда Российской Федерации.

6.3.4. Администрация сельсовета обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока хранения до передачи их в архивный отдел Администрации района.

1. Порядок передачи документов на хранение в архив

7.1. Экспертиза ценности документов

7.1.1. Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях отбора документов на постоянное хранение и выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

7.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации сельсовета создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

7.1.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Документы постоянного хранения передаются на хранение в архивный отдел Администрации района, документы с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежат дальнейшему хранению Администрации сельсовета. 

7.1.4. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации сельсовета путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Администрации сельсовета.

Одновременно с отбором документов постоянного и долговременного хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения к уничтожению.

7.1.5. По результатам проведенной экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (приложение 21).

1. 2. Составление описей дел

7.2.1. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно для дел постоянного хранения (приложение 20); дел по личному составу (приложение 21). Для дел временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.2.2. Описи дел Администрации сельсовета составляются по установленной форме и представляются в архивный отдел Администрации района через три года после завершения дел в делопроизводстве.

7.2.3. Описательная статья описи дел органов Администрации сельсовета имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

7.2.4. При составлении описей дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

порядок нумерации дел в описи — валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; если в опись вносятся дела с одинаковыми заголовками, в этом случае проставляются названия томов (Том 1 и т.д.); при внесении в опись последнего тома в заголовке после указания номера тома добавляется слово «последний»;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дела другим органом Администрации сельсовета со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

7.2.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

7.2.6. Опись дел Администрации сельсовета подписывается составителем с указанием его должности и утверждается главой сельсовета.

7.2.7. Описи дел постоянного хранения и по личному составу Администрации сельсовета составляется в четырех экземплярах.

В случае отсутствия в описях дел постоянного хранения и по личному составу документов постоянного хранения и по личному составу в соответствии с номенклатурой дел за соответствующий период,  к описи прилагается справка об отсутствии документов с указанием причин их отсутствия (приложение 22).

После утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу дела, внесенные в них, подлежат шифровке.

7.2.8. Отбор документов к уничтожению за соответствующий период и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 23) производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

7.3. Подготовка и передача документов на государственное хранение

7.3.1. В архивный отдел Администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного хранения. Их передача производится только по утвержденным описям дел после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в Администрации сельсовета.

7.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в отдел по делам архивов Администрации района, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

7.3.3. В случае реорганизации структурного подразделения Администрации сельсовета лицо, ответственное за ведение делопроизводства и архива, в период проведения реорганизационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их вновь созданному структурному подразделению Администрации сельсовета.

7.3.4. Передача дел осуществляется в установленном порядке по акту приема – передачи документов.

Дата создания: 03-07-2023
Дата последнего изменения: 03-07-2023

• Главная
• Распоряжения
• 2014
• Апрель
• 5
• Распоряжение от 05.04.2014 г № 105-Р

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Алтайского края

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Алтайского края.
Губернатор
Алтайского края
А.Б.КАРЛИН

• Главная
• Распоряжения
• 2014
• Апрель
• 5
• Распоряжение от 05.04.2014 г № 105-Р