Инструкция по делопроизводству в администрации губернатора астраханской области

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

Губернатора

Астраханской области

от 17.08.2015 № 77

Инструкцияпо делопроизводству в администрации

ГубернатораАстраханской области

(В редакцииПостановления Губернатора Астраханской области

от24.07.2017 № 59;

от15.12.2017 № 95)

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в администрацииГубернатора Астраханской области (далее – Инструкция) устанавливает единыетребования к подготовке, обработке, контролю заисполнением, хранению и использованию образующихся в деятельности администрацииГубернатора Астраханской области (далее – администрация) документов в целяхсовершенствования документационного обеспечения деятельности ГубернатораАстраханской области (далее – Губернатор) и Правительства Астраханской области(далее – Правительство).

Инструкция разработана в соответствии с Правиламиделопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденнымипостановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477,ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), ГОСТ Р7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскомуделу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», РегламентомГубернатора Астраханской области, утвержденным постановлением ГубернатораАстраханской области  от 15.02.2005№1-П (далее – Регламент Правительства).

1.2. Положения Инструкции распространяются на организациюработы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электроннымидокументами (включая подготовку, обработку, хранение и использование документовс помощью информационных технологий). Система электронного документооборота,применяемая в администрации (далее – СЭД), обеспечивает выполнение требованийИнструкции.

1.3. Требованияи порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией,обязательны для всех государственных гражданских служащих Астраханской области,работников, замещающих должности, не являющиеся должностями государственнойгражданской службы Астраханской области, в администрации (далее – работники).

Работники несут установленную законодательствомРоссийской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции,сохранность служебных документов и разглашение содержащейся в них информации.

1.4. Положения Инструкции не распространяются наорганизацию работы с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну.

1.5. Особенности работы сдокументами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну,персональные данные), регулируются отдельными правовыми актами администрации.

1.6. Требования Инструкции кработе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документациейраспространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а такжеподготовки документов к передаче на хранение в архив управления документационногообеспечения администрации.

1.7. Передача сведений обизданных (принятых) постановлениях и распоряжениях Губернатора и Правительствапредставителям средств массовой информации осуществляется управлениемпресс-службы и информации администрации Губернатора.

1.8. При служебной необходимостипередача копий документов государственным органам, органам местногосамоуправления муниципальных образований Астраханской области (далее – органыместного самоуправления), юридическим и физическим лицам допускается с разрешенияруководителя администрации, заместителей руководителя администрации илиначальника управления документационного обеспечения администрации.

1.9. При необходимости получениябумажной копии электронного документа он распечатывается и заверяется подписьюответственного лица администрации, обладающего таким правом в соответствии сдолжностным регламентом.

1.10. Запрещается направлятьподлинники документов в организации, не являющиеся исполнительными органамигосударственной власти Астраханской области (далее – исполнительные органыгосударственной власти) или территориальными органами федеральных органовисполнительной власти, если иное не предусмотрено законодательством РоссийскойФедерации.

1.11. При работе с документами вадминистрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, заисключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.

1.12. При прекращении служебногоконтракта (трудового договора), уходе в отпуск, убытии в командировку, в случаеболезни (при наличии возможности) работник администрации сдает все числящиесяза ним документы своему непосредственному руководителю или другому работникуструктурного подразделения администрации по указанию руководителя структурногоподразделения администрации.

При прекращении служебного контракта(трудового договора) передача документов осуществляется по актуприема-передачи, администратору СЭД сдается ключевой носитель с электронной подписью, а также администратором СЭДпроизводится блокировка учетной записи.

1.13. В случае утраты документов в администрациируководитель структурного подразделения администрации обязан проинформироватьначальника управления документационного обеспечения администрации и провестислужебное расследование. Результаты расследования и соответствующие предложенияо дисциплинарном взыскании представляются руководителю администрации.

В случае утраты документовадминистрации в исполнительном органе государственной власти в нем проводитсяслужебное расследование.

Руководитель исполнительного органа государственнойвласти информирует Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительстваили заместителя председателя Правительства, давшего поручение по служебнойкорреспонденции, об исполнении поручения и факте утраты документа, об итогахслужебного расследования и привлечении к ответственности.

Соответствующий секретариат информируетначальника управления документационного обеспечения администрации о фактеутраты документа и исполнения поручения по информации руководителяисполнительного органа государственной власти Астраханской области.

1.14. Организацию, ведение и совершенствованиеделопроизводства на основе использования современных информационных технологийв работе с документами, методическое руководство работой с документами вструктурных подразделениях администрации осуществляет управлениедокументационного обеспечения администрации.

1.15. Непосредственнаядеятельность по документационному обеспечению в структурных подразделенияхадминистрации осуществляется работником, должностной регламент (инструкция)которого предусматривает данные функции.

1.16. Контрольза соблюдением установленного порядка работы с документами в структурныхподразделениях администрации осуществляется в соответствии с Инструкцией.

2. Основныепонятия

В настоящей Инструкции используются следующие основныепонятия:

«автор документа» – организация, должностноелицо или гражданин, создавшие документ;

«бланк документа»

– лист бумаги илиэлектронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора служебногодокумента;

«вид документа»

– принадлежность документак определенной группе документов по признаку общности функциональногоназначения;

«выписка из документа» – копия части документа,заверенная в установленном порядке;

«дело»

– документ илисовокупность документов, относящихся к одному вопросу или направлениюдеятельности администрации, помещенных в отдельную обложку;

«делопроизводство»

– деятельность,обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение ииспользование документов в администрации;

«документ»

– зафиксированная наносителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать;

«документооборот»

– движение документов смомента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

«заверенная копиядокумента»

– копия документа, на которой в соответствии с настоящей Инструкциейпроставлены реквизиты, обеспечивающие её юридическую силу;

«контрольныйдокумент»

– документ, исполнение которого в соответствии с установленным порядком взятона контроль;

«копия документа»

– экземпляр документа,полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

«номенклатура дел» – систематизированныйперечень заголовков дел, создаваемых в администрации, с указанием сроков иххранения;

«обращение гражданина (объединенийграждан, в том числе юридических лиц)» – направленные в государственный орган,орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или вформе электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устноеобращение гражданина (объединений граждан, в том числе юридических лиц) в государственныйорган, орган местного самоуправления, должностному лицу, принятые изарегистрированные в установленном порядке;

«объем документооборота» – количествопоступивших и созданных за определенный период документов;

«отчетный документ» – представленныйисполнителем документ об исполнении контрольного документа (поручения), наосновании которого с учетом результатов исполнения принимается решение о снятииего с контроля или продлении работы по нему;

«подлинникдокумента»

– первый или единственный экземпляр документа;

«регистрациядокумента»

– присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе врегистрационно-учетную форму;

«реквизитдокумента»

– элемент оформления документа;

«служебный документ» – документ, созданныйгосударственным органом, органом местного самоуправления, юридическим илифизическим лицом в бумажной или электронной форме, оформленный в установленномпорядке и включенный в документооборот администрации, за исключением обращенийграждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц;

«служебное письмо» – служебный документ,созданный для обмена информацией и оперативного управления процессами служебнойдеятельности;

«формированиедела»

– группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дели их систематизация внутри дела;

«экспертизаценности документов»

– изучение документов на основании критериев их ценности вцелях определения сроков хранения документов;

«электронное дело» – электронный документ илисовокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных всоответствии с номенклатурой дел;

«электронный документ» – документ, информациякоторого представлена в электронной форме;

«электронный документооборот» – документооборот сиспользованием автоматизированной информационной системы (СЭД);

«электронная копия документа» – копия документа,созданная в электронной форме;

«электронная подпись» (ЭП)– информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу илииным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшееэлектронный документ.

3.Документация в администрации

3.1. Деятельность Губернатора и Правительстваобеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющихее документационную базу.

В пределах своих полномочийГубернатор издает постановления и распоряжения Губернатора. Правительство повопросам своей компетенции принимает постановления и распоряженияПравительства.

3.2. Постановлениями оформляются решения Губернатора,Правительства в пределах их компетенции, направленные на установление,изменение, отмену правовых норм.

Распоряжениями оформляются решенияГубернатора, Правительства, содержащие обязательное предписание для указанных внем субъектов по оперативным, организационным, кадровым вопросам.

3.3. Администрация в соответствии с возложеннымиполномочиями принимает распоряжения администрации.

Руководитель администрации издаетприказы по оперативным и другим текущим вопросам организации деятельностиадминистрации (далее – приказы), а также подписывает распоряженияадминистрации.

4. Общие требования к составлению и оформлению документов

4.1. При оформлении и составлении служебных документовдолжны соблюдаться требования, обеспечивающие их юридическую силу.

Подготовка служебных документовдолжна производиться в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003.

Подготовка, внесение, рассмотрение и издание (принятие)постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляется всоответствии с регламентами Губернатора, Правительства.

При подготовке документовприменяется текстовый редактор с использованием шрифта TimesNewRoman с размером основного кегля 14 (12 – для оформлениятабличных материалов) через одинарный интервал.

4.2. Постановления, распоряжения, приказы и служебныеписьма оформляются на соответствующих гербовых бланках (приложения№ 1-12).

4.3. Обязательными реквизитамидокументов являются: вид документа, дата документа, номер, заголовок к тексту,текст, адрес корреспондента, визы, подпись, отметка об исполнении документа инаправлении его в дело.

4.4. Вид документа.

Каждый вид документа, кромеписьма, имеет наименование. Оно обусловливает особенности изложения содержанияи построения текста, помогает определить назначение документа (например:постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция).

Наименование вида документа (например: акт, протокол,положение, договор, устав) печатается прописными буквами.

4.5. Дата документа.

Датой документа является дата егоподписания, утверждения; для протокола – дата заседания (принятия решения), дляакта – дата события; датой издания (принятия) постановления, распоряжения,приказа является дата их подписания руководителем. Документы, изданные(принятые) двумя и более органами государственной власти, должны иметь однудату.

Датой вступления в силу документа считается дата,указанная в этом документе либо в нормативном правовом акте, определяющемпорядок введения в действие документов данного вида.

Дату документа оформляютарабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например:дату 7 февраля 2015 года следует оформлять 07.02.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформлениядаты как реквизита документа, например: 07 февраля 2015 года.

Все служебные отметки на документе, связанные сего прохождением и исполнением, датируются и подписываются (визы, резолюции,отметки о регистрации).

4.6. Номер документа присваивается в соответствии сноменклатурой дел.

4.7. Заголовок к тексту документа.

Заголовок составляется к любомудокументу формата А4 (210 х 297 мм) независимо от его назначения.

Заголовок должен быть максимально кратким и емким, точнопередавать смысл текста.

Формулировать заголовок рекомендуется, отвечаяна вопрос «О чем?». Если в документе отражено несколько вопросов, заголовокможет формулироваться обобщенно.

Если заголовок к тексту превышает 5 строкпечатного текста с длиной строки в 28 печатных знаков, то он продлевается дограницы правого поля.

Заголовок не проставляется на документах, текст которыхпечатается на листе формата А5, а также ответных письмах, извещениях,телефонограммах, телеграммах.

4.8. Текст документа.

4.8.1. Текст документа должен бытькратким, четким, не допускающим различных толкований и состоящим, как правило,из двух основных частей. В первой части излагается причина (основание)составления документа, во второй части – выводы, предложения, решения илипросьбы.

В отдельных случаях текстпостановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, приказов можетсодержать одну распорядительную часть без преамбулы.

4.8.2. Доклады, справки, обзоры, отчеты и другие документы,содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы. Разделы должныиметь заголовки, выражающие суть содержания.

4.8.3. При необходимостиразделения текста на составные части (разделы, подразделы, пункты) их следуетнумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруются в пределах раздела. Номерподраздела должен состоять из номера раздела и подраздела, разделенныхточкой. Пункты нумеруются в пределах раздела, если нет подразделов. Номерпункта должен состоять из номера раздела, подраздела, пункта, разделяемыхточками, например: 1.1.3. В качестве образца может служить нумерация настоящейИнструкции. Допускается также сквозная нумерация составных частей текстаарабскими цифрами.

4.8.4. Особенностями языка служебного документа являются:

замена сложных предложенийпростыми;

использование прямого порядка слов в предложении;

употребление в правовых актах глаголов неопределеннойформы, например: «утвердить», «назначить», «обязать», «рекомендовать»,«отменить», «выделить» и т.д.

В тексте документа, подготовленного на основаниидокументов других организаций или ранее изданных (принятых) документов,указывают их реквизиты: вид документа, наименование органа, принявшего документ(автора документа), дату документа, регистрационный номер документа, заголовокк тексту (краткое содержание).

4.8.5. В постановлениях Губернатора, приказахруководителя администрации текст излагается от первого лица единственного числа(ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ).

В постановлениях Правительстватекст излагается от третьего лица единственного числа (ПравительствоАстраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ).

В совместных документах текст излагают от первого лицамножественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ, ПРИКАЗЫВАЕМ).

Текст протокола излагают от третьего лицамножественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ).

В документах, устанавливающих права иобязанности исполнительных органов государственной власти, их структурныхподразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценкуфактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьеголица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «всостав управления входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа(«просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа(«считаю необходимым», «прошу выделить»)
, если письмо оформляется на бланкедолжностного лица
; (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от17.05.2017 № 44)

— от третьего лица единственного числа(«Правительство Астраханской области не возражает», «управление считаетвозможным»).

4.9. Адресование документа.

4.9.1. В качестве адресата могут быть государственныеорганы, органы местного самоуправления, организации, их структурныеподразделения, должностные и физические лица. Адресат печатается в правомверхнем углу документа. Наименование организации и ееструктурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Министерство социального развития и трудаАстраханской области

4.9.2. Должность лица, которому адресован документ,указывают в дательном падеже. При адресовании документадолжностному лицу инициалы указывают перед фамилией, например:

Заместителю

председателяПравительства

Астраханскойобласти –

министру строительства и жилищно-коммунального хозяйстваАстраханской области

В.И. Корнильеву

4.9.3. Если документ отправляют в несколькогосударственных органов, органов местного самоуправления, однородныхорганизаций или в несколько структурных подразделений одного государственногооргана, то их следует указать обобщенно, например:

Руководителям органов местного самоуправления муниципальныхобразований Астраханской области

4.9.4. В состав реквизита «адресат» входит почтовыйадрес, за исключением документов, направляемых в федеральные органыгосударственной власти. Элементы адреса указывают в последовательности,установленной почтовыми правилами. Слово «копия» перед вторым, третьим ичетвертым адресатом не указывают. При большем количестве адресатов составляютсписок рассылки документа.

4.9.5. Если письмо адресуетсяорганизации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

 «Всероссийский

научно-исследовательский

 институт документоведения

и архивного дела»

ул. Профсоюзная, д. 12,

Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываютфамилию, инициалы, почтовый адрес получателя, например:

Петрову И.А.

ул. С. Здоровцева, д.117, кв. 15, г. Астрахань, 414040

4.10. Приложения к документам.

Приложения дополняют, разъясняют,детализируют отдельные положения основного документа.

Приложения должны иметь все необходимые длядокумента реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подписи лиц,ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании, утверждении.

Если документ имеет приложения, названные втексте, после текста делается отметка, которая включает в себя сведения о количествелистов приложения и количестве прилагаемых экземпляров, например:

Приложение:на 3 л. в 2 экз.

Если в документе приложения не названы, то ихнаименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листовкаждого приложения и количества экземпляров, например:

Приложение:1. Штатное расписание на 3 л. в 2 экз.

2. Пояснительная запискак штатному расписанию

на 4 л. в 2 экз.

При наличии приложений в правовых актах(постановлениях, распоряжениях, приказах) ссылка на приложения дается в текстедокумента. При этом в правом верхнем углу первого листа приложения делаетсяотметка с указанием наименования правового акта, принявшего органа, его даты ирегистрационного номера.

При наличии нескольких приложений к правовомуакту на них проставляется порядковый номер, например:

Приложение № 1

к постановлению

Губернатора

Астраханской области

от 05.02.2015№ 5

Приложение № 2

к постановлению

Губернатора

Астраханской области

от 05.02.2015№ 5

Если приложение направляется не во все указанныев документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение:на 3 л. в 4 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количестволистов не указывается, например:

Приложение:брошюра в 3 экз.

Если приложение направляется на электронныхносителях (дискетах, дисках CD, DVD, флеш-картах), то отметка о наличииприложений может быть оформлена следующим образом:

Приложение: проект заявки на диске в 2 экз.

4.11. Согласование документа.

Согласование является способомпредварительного рассмотрения и оценки проекта документа. Согласование проектовдокументов проводится при необходимости оценки целесообразности документа, егообоснованности и соответствия законодательству и правовым актам РоссийскойФедерации и Астраханской области. Согласование может проводиться как вадминистрации, ее структурных подразделениях, так и вне ее.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора,Правительства согласовываются в порядке, установленном соответственноРегламентом Губернатора, Регламентом Правительства.

Согласование проекта правовогоакта оформляется в виде визы.

4.11.1. Виза включает в себя личную подпись визирующего идату согласования. При необходимости могут быть указаны должность визирующего,дата и расшифровка его подписи (инициалы и фамилия), например:

Заместитель председателя Правительства Астраханской области – министр культуры и туризма Астраханской области

(личная подпись)

Г.А. Зотеева

05.02.2015

Электронный документ согласовывается ЭП.

4.11.2.Визы на бумажной версии проектов постановлений и распоряжений Губернатора,Правительства, распоряжений администрации, договоров (соглашений) проставляютсяна оборотной стороне последнего листа проекта, каждого приложения к нему и накарточке согласования (приложения № 17 — 21, 26).

Служебные письма идругие отправляемые документы, каждое приложение к ним (при наличии) визируютсяна экземплярах, остающихся в администрации, на лицевой стороне последнеголиста.

Допускается полистноевизирование

4.11.3. Внешнее согласование.

Внешнее согласование можнооформлять грифом согласования, справкой согласования или представлениемпротокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа. Грифсогласования включает в себя следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО»(печатается прописными буквами), полное наименование должности и наименованиегосударственного органа, органа местного самоуправления, организации, личнуюподпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, датусогласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Вице-губернатор –председатель

ПравительстваАстраханской области

(личная подпись) Р.Д.Султанов

05.02.2015

Если согласование производится коллегиальныморганом или посредством письма, то гриф согласования оформляется с указаниемреквизитов документа, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

коллегии министерства

культуры и туризма

Астраханской области

от 05.02.2015№ 7

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо агентства поделам

архивов Астраханскойобласти

от 05.02.2015№ 34

4.11.4. Гриф согласования располагают ниже реквизита «подпись»или на отдельном листе согласования. Если содержание документа затрагиваетинтересы нескольких государственных органов, органов местного самоуправления,организаций, то согласование может быть оформлено на отдельном листесогласования, на документе делается запись: «Лист согласования прилагается».

4.12. Подписание документа.

Подпись –обязательный реквизит документа. Подлинники постановлений и распоряженийГубернатора, постановлений и распоряжений Правительства подписывает Губернаторв соответствии с Регламентом Губернатора, Регламентом Правительства.

4.12.1. Документы, направляемые в федеральные органыгосударственной власти, подписывает Губернатор, в его отсутствие –вице-губернатор – председатель Правительства или один из его заместителей,исполняющий обязанности вице-губернатора – председателя Правительства.

Члены Правительства подписываютдокументы, направляемые в исполнительные органы государственной власти,организации в соответствии с распределением обязанностей между членамиПравительства Астраханской области, утвержденным постановлением ГубернатораАстраханской области  от10.10.2014 №93.

4.12.2. Доклады, докладные записки, справки, документысправочного или аналитического характера, письма могут подписыватьсяисполнителем (руководителем структурного подразделения администрации,исполнительного органа государственной власти), если разрешаемые при этомвопросы не выходят за пределы его полномочий.

4.12.3. Всостав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшегодокумент (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, еслидокумент оформлен на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи(инициалы, фамилия), например:

Руководитель агентства по делам архивов Астраханской области

(личная подпись)

В.А. Соловьев

или

Руководитель агентства

(личная подпись)

В.А. Соловьев

При оформлении документа на бланке должностноголица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькимидолжностными лицами их подписи располагают одну под другой впоследовательности, соответствующей занимаемой должности, например: (на бланкеуправления делами)

Управляющий делами	(личная подпись)	А.Я. Жабин
Начальник финансового отдела	(личная подпись)	Е.В. Шепелева

4.12.4. При подписании документа несколькими лицамиравных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Губернатор Астраханской области (личная подпись) А.А. Жилкин

Председатель Думы Астраханской области (личная подпись) И.А. Мартынов

В документах, составленных комиссией, указывают недолжности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	(личная подпись)	Н.П. Веселов
Члены комиссии:	(личная подпись)	К.Н. Артемьев
	(личная подпись)	С.М. Куликов
	(личная подпись)	С.Н. Матвеев

4.12.5. Документ может быть подписанисполняющим обязанности должностного лица. При этом необходимо указыватьфактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию. Недопускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту переднаименованием должности.

4.13. Утверждение документа.

Утверждение – особыйспособ удостоверения документа после его подписания, санкционирующийраспространение действия документа на определенный круг государственныхорганов, органов местного самоуправления, организаций, должностных лиц.

4.13.1. Утверждение производится двумя способами: грифомутверждения или изданием (принятием) соответствующего правового акта(постановления, распоряжения, приказа). Оба способа имеют одинаковуююридическую силу.

4.13.2. Документ, подлежащийутверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

4.13.3. Если документутверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит изследующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, личной подписи,инициалов и фамилии лица, утверждающего документ, даты утверждения. Грифутверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Слова«УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДАЮ» печатаются прописными буквами:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор

Астраханской области

(личнаяподпись) А.А. Жилкин

05.02.2015

4.13.4. Если документ утверждается правовым актом, тогриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДЕН» (УТВЕРЖДЕНЫ,УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО), наименования вида правового акта втворительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением

Губернатора

Астраханской области

от 05.02.2015№ 7

4.14. Резолюция.

4.14.1. Резолюция – это краткоеуказание по исполнению документа. Резолюция проставляется на документеГубернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителямипредседателя Правительства, руководителем администрации, руководителямиструктурных подразделений администрации и исполнительных органовгосударственной власти и включает фамилии, инициалы исполнителей, содержаниепоручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Шантимирову К.З.

Прошу подготовить проект

постановления к 10.02.2015.

(личная подпись) А.А.Жилкин

05.02.2015

4.14.2. Резолюция проставляется на лицевой сторонепервого листа документа (на бумажном носителе), на свободном месте междуадресатом и текстом документа, или на специальных карточках-поручениях, а в СЭД– в регистрационно-контрольной карточке (далее – РКК).

В отдельных документах, имеющихнесколько поручений, резолюция должна содержать поручения по исполнениюдокумента (по конкретному пункту) персонально каждому исполнителю всоответствии с его компетенцией с установлением сроков исполнения.

5.Особенности подготовки и выпуска нормативных правовых и иных правовых актовГубернатора и Правительства

5.1. Подготовка проектов постановлений и распоряженийГубернатора осуществляется внесшими их членами Правительства, исполнительнымиорганами государственной власти, структурными подразделениями администрации;проектов постановлений и распоряжений Правительства – членами Правительства,исполнительными органами государственной власти (далее соответственно –проекты, исполнители) в соответствии со статьями 12, 13 Закона Астраханскойобласти от10.04.2012 № 18/2012-ОЗ «О нормотворческой деятельности, нормативныхправовых актах и иных правовых актах органов государственной властиАстраханской области» (далее – Закон о нормотворческой деятельности)  итребованиями настоящей Инструкции.

5.2. Проекты особойсложности, в том числе утверждающие положение об исполнительном органегосударственной власти, иные положения (порядки), подготавливаютсяруководителем юридической службы (юристом) исполнительного органагосударственной власти.

5.3. Ответственность закачество подготовки проектов, их соответствие законодательству РоссийскойФедерации и Астраханской области несут исполнители.

Ответственность засоответствие проекта Регламенту Губернатора, Регламенту Правительства,настоящей Инструкции несут руководители секретариатов вице-губернатора –председателя Правительства, заместителей председателя Правительства,полномочного представителя Губернатора Астраханской области в Думе Астраханскойобласти и представительных органах муниципальных образований – министраАстраханской области, руководителя администрации, курирующих соответствующиеструктурные подразделения администрации, исполнительные органы государственнойвласти.

5.4. Исполнитель приподготовке проекта определяет:

— необходимость иприоритетность правового регулирования соответствующих общественных отношений,цель издания (принятия) проекта, сферу его действия;

— возможныепоследствия издания (принятия) проекта (финансово-экономические, социальные,правовые);

— возможностьправового регулирования общественных отношений посредством издания (принятия)правового акта;

— соответствиесодержания проекта Конституции Российской Федерации, федеральнымконституционным законам, федеральным законам, правовым актам ПрезидентаРоссийской Федерации и Правительства Российской Федерации, федеральных органовисполнительной власти, Уставу Астраханской области, законам Астраханской области,правовым актам Губернатора и Правительства (далее – правовой акт);

— предметрегулирования и его соответствие предмету ведения субъекта Российской Федерацииили совместного ведения Российской Федерации и субъекта Российской Федерации;

— законодательствои практику его применения, относящиеся к предмету регулирования проекта;

— соблюдениеосновных прав и свобод человека и гражданина;

— компетенциюоргана, издающего или принимающего правовой акт;

— достаточность для нормативного правовогорегулирования правоотношений, устанавливаемых им. При анализе конкретныхправовых норм и возникновении расхождения между нормативными правовыми актами,регулирующими одни и те же правоотношения (коллизия правовых актов), следуетучитывать, что при наличии общей и специальной нормы права применяетсяспециальная норма, при наличии двух нормативных правовых актов одинаковойюридической силы применяется акт, изданный (принятый) позднее;

— механизмреализации его положений;

— необходимость идостаточность средств бюджета Астраханской области для реализации егоположений;

— соответствиеоформления проекта юридико-техническому оформлению, приведенному в разделах 5,6 настоящей Инструкции;

— правовые акты,подлежащие изменению или признанию утратившими силу, необходимость разработкиновых правовых актов, в том числе подготовки соответствующих проектов.

При подготовке проектов,вносящих изменения в правовой акт, исполнитель осуществляет анализ основногоправового акта на соответствие законодательству Российской Федерации изаконодательству Астраханской области.

5.5. Проектыпредставляются исполнителями на согласование с приложением всех документов, всоответствии с которыми или во исполнение которых они подготовлены, в том числеправовых актов, изданных (принятых) Губернатором или Правительством, невключенных в информационно-правовые базы данных и затрагивающих положенияосновного правового акта, в который вносятся изменения или где признаютсяутратившими силу отдельные его положения.

При представлениипроектов, утверждающих или вносящих изменения в состав совещательных иликоординационных органов соответственно при Губернаторе или Правительстве,прилагаются письма государственных органов, органов местного самоуправления,юридических и физических лиц, подтверждающие возможность их участия в составеуказанных совещательных или координационных органов, полученные не позднее чемза три месяца до дня направления проекта на правовую экспертизу вгосударственно-правовое управление администрации, либо возможность их участияподтверждается согласованием на карточке согласования к проекту.

Кроме того, при внесенииизменений в составы совещательных или координационных органов исполнителемактуализируется информация обо всех членах совещательного или координационногооргана, в том числе не затронутых проектом.

5.6. Внесение,рассмотрение и издание (принятие) распоряжений и постановлений Губернатораосуществляется в соответствии с Регламентом Губернатора, постановлений ираспоряжений Правительства – с Регламентом Правительства.

5.7.Выпуск постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства.

5.7.1. Зарегистрированныепостановления и распоряжения Губернатора, Правительства, выписки из них вэлектронной форме направляются управлением документационного обеспеченияадминистрации адресатам согласно указателю рассылки, включая обязательную(приложение № 25), составленному и подписанному исполнителем, в срок непозднее трех рабочих дней со дня их подписания, а срочные – в течение одногорабочего дня со дня их подписания.

5.7.2. Бумажныеверсии зарегистрированных распоряжений Губернатора, Правительства по кадровымвопросам (за исключением награждения, назначения и освобождения от замещаемойдолжности, присвоения классных чинов) направляются управлениемдокументационного обеспечения администрации адресатам согласно указателюрассылки, исключая обязательную, составленному и подписанному исполнителем, всроки, указанные в подпункте 5.7.1 настоящего пункта.

Бумажные версии изданных(принятых) постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства удостоверяютсяпечатью управления документационного обеспечения администрации и рассылаютсяадресатам только при наличии соответствующей отметки в карточке согласования.

5.8. ПостановленияГубернатора, Правительства, а также распоряжения Губернатора, Правительства, затрагивающиеправа, свободы и обязанности человека и гражданина,
устанавливающие правовойстатус организаций или
имеющие межведомственный характер, а также если их официальное опубликованиепредусмотрено законодательством Российской Федерации, законодательствомАстраханской области, содержащие пункт об официальном опубликовании,направляются управлением документационного обеспечения администрации в срок непозднее трех рабочих дней со дня их подписания в агентство связи и массовыхкоммуникаций Астраханской области для обнародования путем официальногоопубликования. (В редакции Постановления ГубернатораАстраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

ПостановленияГубернатора, Правительства направляются управлением документационногообеспечения администрации:

— не позднеесемидневного срока после
дняих первого официального опубликования в Управление
Министерства юстицииРоссийской Федерации по Астраханской области для включения их в федеральныйрегистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации и проведенияправовой и антикоррупционной экспертиз; (В редакцииПостановления Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

— не позднее семирабочих дней со дня подписания постановлений Губернатора, Правительства,изданных (принятых) по вопросам, указанным в части 2 статьи 3 Федеральногозакона от 17.07.2009 № 172-ФЗ «Об антикоррупционной экспертизе нормативныхправовых актов и проектов нормативных правовых актов», в прокуратуруАстраханской области для проведения антикоррупционной экспертизы.

Управлениедокументационного обеспечения администрации обеспечивает размещение(опубликование) постановлений Губернатора, Правительства на Официальноминтернет-портале правовой информации (www.pravo.gov.ru) в установленныезаконодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской областисроки.

Постановления ираспоряжения Губернатора, Правительства, изменяющие ранее изданные (принятые)постановления и распоряжения Губернатора, Правительства, направляются темисполнительным органам государственной власти и организациям, которым рассылалисьранее изданные (принятые) документы согласно указателю рассылки (включаяобязательную), составленному и подписанному исполнителем.

Дополнительнаярассылка постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства осуществляетсяпо заявке исполнителя, по поручению руководителя администрации, начальникауправления документационного обеспечения администрации, о чем делается отметкав соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных постановлений ираспоряжений Губернатора, Правительства производится по поручению руководителяадминистрации, начальника управления документационного обеспеченияадминистрации.

5.9. Подлинникипостановлений и распоряжений Губернатора, Правительства остаются в отделераспорядительных документов управления документационного обеспеченияадминистрации для формирования в дела, хранятся один год и сдаются в архивуправления документационного обеспечения администрации.

5.10. Данные озарегистрированных постановлениях, распоряжениях Губернатора, Правительства, втом числе их текст, вносятся в СЭД.

6.Юридико-техническое оформление проектов

6.1. Проекты оформляютсяв виде правового акта, вводящего новое правовое регулирование, правового акта овнесении изменений в правовой акт (правовые акты), о признании утратившим(-ми)силу (отмене) правового акта (правовых актов), а также о приостановлениидействия правового акта или об официальном его толковании.

6.2. Проекты печатаютсяна бланках установленной формы (приложения № 7-10), в них употребляютсяофициальные наименования исполнительных органов государственной власти и иныхорганизаций.

6.3. Наименованиепроекта оформляется в соответствии с пунктом 4.7, раздела 4 настоящейИнструкции.  (В редакции Постановления ГубернатораАстраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

6.4. Текст проекта можетразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (враспоряжениях – распорядительную).

Преамбула определяетоснование издания (принятия) проекта, его цели и задачи, не должна содержатьнормы, структурные единицы, предмет регулирования. Употребление в преамбулесокращений, формулировки «с действующим законодательством» не допускается.

Преамбула постановленийГубернатора завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ:», постановлений Правительства –словами «Правительство Астраханской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:», которые печатаютсяс новой строки от левой границы текстового поля. Слова «ПОСТАНОВЛЯЮ»,«ПОСТАНОВЛЯЕТ» печатаются прописными буквами.

Преамбула можетотсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

При наличии в текстепроекта поручений (рекомендаций) государственному органу, органу местногосамоуправления, иным органам и организациям, должностным лицам указание нафамилию и инициалы руководителя, должностного лица не требуется. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

Включение примечаний впостановляющей (распорядительной) части проекта или к его структурным единицамне допускается
(заисключением табличных материалов)
.  (В редакцииПостановления Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

6.5. При изложенииправовых норм в тексте проекта следует избегать чрезмерно обобщенных илидетализированных формулировок, множественности правовых норм по одному и томуже вопросу.

Не допускается включениев текст проекта правовых норм нормативных правовых или иных правовых актов.Исключения составляют случаи, когда правовые акты, либо включаемые в текстпроекта правовые нормы, признаются утратившими силу данным проектом.

В проекты временногодействия не включаются предписания, действие которых не ограничено срокомдействия проекта.

6.6. Текст проектаподлежит обязательному структурированию. Структурные единицы проекта излагаютсябез преамбулы.

Текст постановления,распоряжения делится на пункты, если содержит два и более обязательныхпредписания по определенным вопросам. Каждый пункт печатается с абзацногоотступа.

Пункт являетсяструктурной единицей проекта, имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрамис точкой, не имеет наименования.

Пункты могутподразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами, содержащими номерпункта и подпункта, и абзацы, которые могут при необходимости обозначатьсядефисом. Обозначение абзацев буквами не допускается.

Подпункты пункта могутделиться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами, содержащими номерпункта, подпункта и подпункта, и абзацы.

Употребление вобозначении пунктов и подпунктов скобок не допускается.

6.7. Ссылки в текстепроекта на статьи нормативных правовых или иных правовых актов применяются воизбежание повторений и для взаимосвязи правовых норм.

6.7.1. Ссылки делаютсяна основные нормативные правовые или иные правовые акты высшей или равнойюридической силы. Не допускается указание в ссылках на редакции нормативныхправовых и иных правовых актов, а также на:

— нормативныеправовые или иные правовые акты, утратившие силу;

— нормативныеправовые или иные правовые акты, внесшие изменения в основной нормативныйправовой или иной правовой акт;

— нормативныеправовые или правовые акты низшей юридической силы или их структурные единицы.

При необходимости ссылкина другой нормативный правовой или иной правовой акт в проекте указываются егореквизиты в следующей последовательности: вид нормативного правового или иногоправового акта, наименование органа, принявшего акт, дата, номер, заголовок(при его наличии). Дата оформляется в соответствии с пунктом 4.5 раздела 4настоящей Инструкции.

Указание на заголовок нетребуется, если ссылка делается на приложение (положение, порядок и т.п.),наименование которого совпадает с заголовком нормативного правового или иногоправового акта, к которому оно прилагается (утверждается), например:

В соответствии сгосударственной программой Российской Федерации «Развитие рыбохозяйственногокомплекса», утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от15.04.2014 № 314.

(Абзацышестой, седьмой подпункта 6.7.1 пункта 6.7 дополнены — ПостановлениеГубернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

При необходимости ссылкина Конституцию Российской Федерации, кодексы Российской Федерации или УставАстраханской области указывается исключительно их наименование.

6.7.2. При неоднократныхссылках на один и тот же нормативный правовой или иной правовой акт применяетсясокращение, например:

В соответствии спостановлением Правительства Российской Федерации от … № … «…» (далее –постановление Правительства)

Употребление идентичныхсокращений к разным нормативным правовым или иным правовым актам в текстенедопустимо. В данной ситуации возможно использование следующей формы:

В соответствии спостановлением Правительства Российской Федерации от … № … «…» (далее –постановление Правительства от … № …)

6.7.3. При необходимостиссылки на структурную единицу нормативного правового или иного правового актауказывается данная структурная единица, начиная с наименьшей. Ссылки на статьи,части, пункты, подпункты обозначаются цифрами, абзацы – словами, например:

В соответствии с абзацемвторым пункта 1 постановления Правительства Астраханской области от _№ ___ «…»

При необходимости ссылкина абзац первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единицатекста, содержащая данный абзац.

6.8. Проект может утверждать порядки, положения,инструкции, правила, программы (разработка государственных программАстраханской области осуществляется в соответствии с постановлениемПравительства Астраханской области  от24.03.2014 №80-П «О Порядке разработки, реализации и оценки эффективностигосударственных программ на территории Астраханской области»), концепции,стратегии и т.п. (далее – порядок). При этом в тексте проекта указывается, чтопорядок является прилагаемым, например:

1. Утвердить прилагаемыйПорядок предоставления социальных услуг в Астраханской области.

6.8.1. Наименованиепорядка в случае его принятия в связи с требованиями законодательстваРоссийской Федерации и Астраханской области должно соответствоватьнаименованию, определенному данным законодательством.

Наименование порядкарасполагается по центру страницы и должно быть указано в полном соответствии снаименованием, указанным в постановляющей (распорядительной) части проекта, безприменения его сокращений, содержащихся по тексту проекта (при наличии).

6.8.2. Порядок содержитразделы, за исключением порядков, состоящих из нескольких пунктов.

Раздел имеет порядковыйномер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой, и наименование, котороепечатается по центру страницы, начиная с заглавной буквы.

Разделы подразделяютсяна пункты, включающие в себя номер раздела и номер пункта. В целяхструктурирования разделов они могут подразделяться на подразделы, которые имеютнаименование и номер, включающий в себя номер раздела и подраздела; подразделыделятся на пункты, номер которых состоит из номера раздела, подраздела ипункта. Пункты могут делиться на подпункты и (или) абзацы. Подпункты могутделиться на абзацы. Подразделы также могут делиться на подразделы. Подразделподраздела также имеет наименование. Примером может служить настоящаяИнструкция.

6.8.3. В первом пунктетекста порядка указывается полное наименование порядка и его сокращение «(далее– Порядок)», размещаются правовые нормы общего характера, устанавливающиепринципы правового регулирования и содержащие правила, которые должныучитываться при формулировании последующих правовых норм, указывается предметрегулирования. Правовые нормы располагаются согласно последовательностиосуществления действий.

6.8.4. Терминологияпроекта должна быть единообразной.

В случае использованиятерминов даются их определения, которые указываются в начале текста порядка.

6.8.5. Ссылки в текстепорядков оформляются в соответствии с пунктом 6.7 настоящего раздела.

Примерыобозначения ссылок на структурные единицы самого порядка:

в пункте 2 настоящегоПорядка;

или

в абзаце второмнастоящего пункта (при ссылке на структурную единицу в пределах пункта);

или

в пункте 1 настоящегораздела (при ссылке на структурную единицу в пределах раздела).

При необходимости ссылкив тексте порядка на другой порядок, утвержденный тем же правовым актом,используется формулировка:

в соответствии с пунктом2 Порядка (полное наименование), утвержденного настоящим постановлением.

6.9. Проект можетутверждать состав координационного (совещательного) органа (рабочей группы,комиссии, штаба, совета) (далее – коллегиальный орган). Состав состоит изфамилий, инициалов и должностей, входящих в него членов коллегиального органа.

В составе определяются,как правило, председатель, заместители председателя и секретарь, затемуказываются в алфавитном порядке остальные его члены.

В случае если в составколлегиального органа входят лица, не являющиеся членами Правительства,работниками исполнительных органов государственной власти Астраханской области,подведомственных им организаций Астраханской области, иных организаций,созданных Правительством, Общественной палаты Астраханской области, то посленаименования их должности указываются слова «(по согласованию)», например:

Проектом могутсоздаваться коллегиальные органы для выполнения определенных поручений. Приэтом проектом определяется срок исполнения поручений, по истечении которогоколлегиальный орган считается недействующим. Правовой акт, который создавалколлегиальный орган для выполнения срочных поручений, утрачивает силу в связи систечением срока его действия и не требует признания утратившим силу.

6.10. Проект может иметьприложения, содержащие таблицы, формы документов, схемы, положения, порядки,инструкции и т.п.

Приложения к проектампечатаются на отдельных листах бумаги и оформляются в соответствии с пунктом4.10 раздела 4 настоящей Инструкции. (В редакцииПостановления Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

Порядки, утверждаемыепроектом или прилагаемые к нему, могут иметь свои приложения, которыеоформляются аналогично и имеют нумерацию в продолжение нумерации порядка.Приложения к проекту имеют свою сквозную нумерацию.

Нумерация приложенийосуществляется по мере указания на них в тексте проекта.

Наименование приложениядолжно соответствовать его наименованию в тексте проекта, при этом наименованиеприложения в тексте проекта указывается без сокращений, принятых по текступроекта.

Сокращения,употребляемые в порядке, применяются в приложениях к нему, за исключениемприложений, устанавливающих формы документов, а в государственных программахАстраханской области также за исключением прилагаемых к ней порядков.

6.11. В проекте,подлежащем официальному опубликованию, обязательно указание о необходимостиофициального опубликования. Пункт об официальном опубликовании являетсяпредпоследним пунктом (за исключением распоряжений, в которых не указываетсяпорядок вступления в силу), например:

4. Агентству связи имассовых коммуникаций Астраханской области опубликовать настоящее постановлениев средствах массовой информации.

6.12. Правовой актвступает в силу в порядке, установленном Законом о нормотворческойдеятельности.

Пункт о вступлении всилу является последним пунктом проекта и оформляется следующим образом:

5. Постановлениевступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования.

или

5. Постановлениевступает в силу со дня его официального опубликования.

Если к проектуприменяется порядок 10-дневного вступления в силу после дня его официальногоопубликования, то при указании конкретной даты вступления в силу проекта данный10-дневный срок должен быть соблюден.

В случаях еслизаконодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской областине установлен иной порядок вступления в силу правового акта, то могут бытьиспользованы следующие выражения:

5. Постановлениевступает в силу со дня его подписания.

или

5. Постановлениевступает в силу со дня вступления в силу Закона Астраханской области(наименование Закона Астраханской области).

или

5.Постановление вступает в силу с 01.01.2016, за исключением пункта 2постановления, вступающего в силу со дня его официального опубликования.

или

5. Постановлениевступает в силу со дня его официального опубликования, за исключением абзацевшестого, седьмого подпункта 1.3 пункта 1 постановления, вступающих в силу с01.01.2016. Положения подпунктов 1.1, 1.2, абзацев второго – пятого, восьмого,девятого подпункта 1.3, подпункта 1.4 пункта 1 постановления применяются кправоотношениям, связанным с…, например, формированием государственного заданияна оказание государственных услуг (выполнение работ) государственнымиучреждениями Астраханской области, начиная с государственных заданий наоказание государственных услуг (выполнение работ) государственными учреждениямиАстраханской области на 2016 год (на 2016 год и на плановый период 2017 и 2018годов).

В исключительных случаяхв связи с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательстваАстраханской области или возникновением правоотношений, предлагаемых крегулированию проектом раньше вступления правового акта в силу, проектом можетбыть предусмотрено распространение действия правового акта на правоотношения,возникшие ранее.

При необходимостиустановления особого порядка вступления в силу отдельных положений изменяющегоакта, заключенных в кавычки с иными положениями и являющихся вместе с нимиединым абзацем в соответствии с пунктом 7.19 раздела 7 настоящей Инструкции,используется следующая формулировка:

5. Постановлениевступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования,за исключением абзаца четвертого пункта 2 постановления в части установлениятребований к сроку замещения государственных должностей Астраханской области,вступающих в силу с 01.06.2016.

6.13. Постановляющая (враспоряжениях – распорядительная) часть текста проекта содержит реквизит«подпись».

Подпись отделяется оттекста тремя межстрочными интервалами и состоит из слов «ГубернаторАстраханской области», инициалов и фамилии Губернатора. Слова «ГубернаторАстраханской области» печатаются в одну строку от левой границы текстового поляс тремя интервалами между словами, инициалы и фамилия Губернатора – от правойграницы текстового поля.

7.Особенности юридико-технического оформления проектов о внесении изменений ипризнании утратившими силу правовых актов

7.1. В целях приведенияправовых актов в соответствие с законодательством Российской Федерации,Астраханской области, улучшения правового регулирования правоотношенийразрабатываются проекты, вносящие изменения или признающие утратившими силуправовые акты.

7.2. Изменения впостановления Главы администрации Астраханской области, Губернатора вносятсяпостановлениями Губернатора, в распоряжения Главы администрации Астраханскойобласти, Губернатора – распоряжениями или постановлениями (в случае, если привнесении изменений в постановление требуется внести изменение в распоряжение,связанное с ним одним предметом или регулирующее аналогичные правоотношения)Губернатора. Изменения в постановления Администрации Астраханской области,Правительства вносятся постановлениями Правительства, в распоряжения АдминистрацииАстраханской области, Правительства – распоряжениями или постановлениями (вслучае, если при внесении изменений в постановление требуется внести изменениев распоряжение, связанное с ним одним предметом или регулирующее аналогичныеправоотношения) Правительства.

Внесение изменений внормативные правовые акты облисполкома не допускается. В этом случае длярешения вопросов разрабатываются соответствующие проекты постановлений ираспоряжений Губернатора или Правительства, а решения облисполкома признаютсяутратившими силу.

Аналогичный порядокприменяется для правовых актов о признании утратившими силу
, приостановлениидействия
правовых актов. (В редакции Постановления ГубернатораАстраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

7.3. Внесением измененийв правовой акт является:

— дополнение егословами (цифрами), структурными единицами, приложениями;

— замена слов(цифр);

— исключение изнего слов (цифр);

— изложениеструктурных единиц, приложений к нему в новой редакции;

— признаниеутратившими силу структурных единиц.

7.4. Изменения вносятсятолько в основной правовой акт. Внесение изменений в правовые акты о внесенииизменений в целях изменения основного правового акта не допускается.

Допускается внесениеизменений в правовые акты о внесении изменений при необходимости измененияпорядка вступления в силу правового акта о внесении изменений, изменения срокаисполнения поручения либо устранения нарушений, касающихся юридико-техническогооформления правового акта о внесении изменений. (Абзацдополнен — Постановление Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

7.5. При изменениитекста правового акта необходимо соблюдать стилистическую особенность основногоправового акта, падежность, а также пунктуацию.

7.6. В одном проектедопускается внесение изменений в один и более правовых актов, если они связаныодним предметом.

7.7. В случае еслиизменения вносятся в один или два правовых акта или признаются утратившими силуодин или два правовых акта, наименование такого проекта должно содержать видизменяемого или признаваемого утратившим силу правового акта, наименованиеоргана, издавшего акт, его дату и номер, например:

О внесении изменений в постановленияПравительства Астраханской области от 07.09.2006 № 315-П и от 09.04.2007№ 111-П

В случае если изменяютсяили признаются утратившими силу более двух правовых актов, проект будет иметьследующее наименование:

О внесении изменений впостановления Правительства Астраханской области

или

О признании утратившимисилу постановлений Правительства Астраханской области

Аналогичный порядок применяетсядля проектов о приостановлении действия правовых актов, например:

О приостановлениидействия постановления Правительства Астраханской области от … № …

или

О приостановлениидействия отдельных положений постановления Правительства Астраханской областиот … № …

или

О приостановлениидействия постановлений Правительства Астраханской области от… № …, от … № … ираспоряжения Правительства Астраханской области от … № …»

или

О внесении изменений впостановление Правительства Астраханской области от … № …. и приостановлениидействия его отдельного положения.

В наименовании проектане указывается правовой акт, который признается утратившим силу, в случае еслипроектом правового акта предлагается ввести новое правовое регулирование ипризнать утратившим силу ранее действующий правовой акт, имеющий аналогичныйпредмет правового регулирования.

7.8. Вносимые в правовойакт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретнойструктурной единицы, в которую вносятся изменения, от меньшей структурной единицык большей.

Исключением являетсяизменение по всему тексту основного правового акта и приложений к немуодинаковых слов (цифр).

7.9. Изменения восновной правовой акт оформляются следующим образом:

1. Внести впостановление Правительства Астраханской области от …№….. «………..» следующиеизменения:

1.1. ….

В случае внесения одногоизменения в основной правовой акт, оно оформляется следующим образом:

1. Внести впостановление Правительства Астраханской области от…№… «…..» изменение, изложивпункт 2 постановления в новой редакции:

«2. ………».

Применение сокращений«(далее – постановление), (далее – распоряжение)» не допускается.

Внесение изменений вутверждаемое правовым актом приложение оформляется следующим образом:

1. Внести впостановление Правительства Астраханской области от …№….. «………..» следующиеизменения:

в Порядке предоставлениясоциальных услуг в Астраханской области, утвержденном постановлением:

….

или

1. Внести впостановление Правительства Астраханской области от …№….. «………..» следующие изменения:

1.1. Пункт 3 Порядкапредоставления социальных услуг в Астраханской области, утвержденногопостановлением (далее – Порядок), изложить в новой редакции:

«3. ….»

или

1. Внести впостановление Правительства Астраханской области от …№….. «………..» следующиеизменения:

1.1. В приложении кПорядку предоставления социальных услуг в Астраханской области, утвержденномупостановлением:

— пункт 1 изложитьв новой редакции:

«1. …».

7.10. В случае еслипроект вносит изменения в структурную единицу правового акта, в которую ранеевносились аналогичные изменения другим правовым актом, редакция структурнойединицы правового акта, внесшего изменения ранее, не подлежит признаниюутратившей силу. Редакции правовых актов, вносивших изменения ранее, будутдействовать до аналогичных внесений изменений в правовой акт.

7.11. В случае если вправовой акт, признаваемый утратившим силу, вносились изменения другимиправовыми актами или их структурными единицами, они также подлежат признаниюутратившими силу одновременно с основным правовым актом.

7.12. При внесенииизменений в правовой акт в проекте сначала указывается изменяемая структурнаяединица (начиная с наименьшей), потом содержание изменений.

При необходимостивнесения нескольких изменений в одну структурную единицу используются следующиеформулировки:

1.1. В пункте 5 Порядка:

— в подпункте 5.1:

абзац второй изложить вновой редакции:

«
…
»;

абзац третий дополнитьсловами «
…
»;

— подпункт 5.3 изложитьв новой редакции:

«5.3.…..».

1.2. Пункт 6 Порядкаизложить в новой редакции:

«6.…..».

или

— в приложении № 4:

пункт 2 признатьутратившим силу;

пункт 3 изложить в новойредакции:

«3.…..»;

— приложение № 5признать утратившим силу.

или

— в паспортегосударственной программы:

строку «…..» изложить вновой редакции:

«…..»;

в строке «…..» цифры«…..» заменить цифрами «…..».

Допускается оформление ввиде отдельных приложений к изменяющему проекту изменений большого объема вразделы государственной программы Астраханской области, например:

— раздел 3 «…»государственной программы изложить в новой редакции согласно приложению № 2 кнастоящему постановлению.

7.12.1. При дополненииправового акта новыми структурными единицами (пунктами, подпунктами) в конецправового акта в проекте необходимо продолжать имеющуюся нумерацию.

При дополнении проектановой структурной единицей (пунктом, подпунктом) следует убедиться в том, что врезультате такого дополнения не образуются двойные (по номеру, которым ониобозначены) структурные единицы.

Если изменения в частидополнения новыми структурными единицами (пунктами, подпунктами) вносятся вначало, середину правового акта, необходимо продолжить нумерацию, при этомнумерация основного правового акта после дополненной структурной единицы(пункта, подпункта) пересчитывается с учетом внесенных дополнений.

7.12.2. Не допускаетсяизменение нумерации основного правового акта при признании его структурнойединицы, утратившей силу. Утратившая силу структурная единица правового актаучаствует в подсчете структурных единиц правового акта при последующем внесенииизменений.

Недопустимо осуществлятьпересчет абзацев, например:

Абзацы первый, второйсчитать соответственно абзацами третьим, четвертым – осуществлять данныйпересчет не допускается.

Утративший силу абзацучаствует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в даннуюструктурную единицу.

7.12.3. Исключеннаяструктурная единица не участвует в подсчете при последующем внесении изменений.В случае исключения пунктов (подпунктов) и наличия в тексте правового актапосле исключенного пункта (подпункта) других пунктов (подпунктов) они подлежатпересчету.

В случае дополненияпроекта правового акта структурными единицами в разных местах его текстаструктурные единицы считаются с учетом ранее дополненных данным проектомструктурных единиц
,пересчет нумерации пунктов (подпунктов) правового акта осуществляется каждыйраз после дополнения правового акта (пункта) новой структурной единицей,например:

— дополнить пунктом 4следующего содержания:

«4.…..»;

— пункты 4 — 41 считатьсоответственно пунктами 5 — 42;

— дополнить пунктом 24следующего содержания:

«24.…..»;

— пункты 24 — 42 считатьсоответственно пунктами 25 – 43.

7.12.4. При изменениинумерации раздела, (пункта) содержащего пункты (подпункты), нумерация указанныхпунктов (подпунктов) изменяется автоматически и указывать ее изменение нетребуется. (В редакции Постановления ГубернатораАстраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

7.12.5. При изменениинумерации структурных единиц правового акта необходимо внесение изменений вструктурные единицы правового акта, содержащие ссылку на структурные единицыправового акта, нумерация которых изменена.

7.12.6. При дополненииправового акта, содержащего приложения, новым приложением нумерация имеющихсяприложений пересчитывается с учетом внесенного дополнения, при этом необходимовнесение изменений в структурные единицы правового акта, содержащие ссылку наприложения, нумерация которых изменена (за исключением случаев дополненияприложением после всех имеющихся приложений).

При дополнении правовогоакта новым приложением необходимо внесение изменения в текст правового акта длявключения в него ссылки на новое приложение.

При признании утратившимсилу приложения к правовому акту изменение нумерации оставшихся приложений нетребуется.

7.12.7. Таблицы, схемы,заголовки и примечания к ним, содержащиеся в тексте правового акта, в подсчетеабзацев не учитываются.

7.13. При измененииотдельных пунктов, абзацев, слов (цифр) правового акта необходимо использоватьследующие формулировки:

Абзац тридцать седьмойпункта 1 признать утратившим силу.

или

Пункт 1 признатьутратившим силу.

или

Подпункт 1.1 пункта 1признать утратившим силу.

или

Раздел 2 признатьутратившим силу.

или

Пункт 1 изложить в новойредакции:

«1. …»

или

Пункт 1 дополнитьсловами «…» (при дополнении словами в конец пункта)

или

Слово «…» исключить.

или

После слов «…» дополнитьсловами «…» (не применяется при дополнении словами в конец пункта)

или

Слова «…» заменитьсловами «…».

или

Пункт 1 дополнитьабзацами следующего содержания: (при дополнении последними абзацами)

или

Пункт 1 дополнитьабзацами вторым, третьим следующего содержания: (не применяется при дополнениипоследними абзацами пункта)

или

Порядок дополнитьпунктами следующего содержания:

или

Дополнить Порядокприложением согласно приложению, к настоящему постановлению.

или

Приложение считатьприложением № 1 (в случае, если правовой акт содержал одно приложение идополняется новым приложением)

или

Дополнить Порядокпунктами 1-3.

Пункты 1-3 Порядкасчитать соответственно пунктами 4-6 Порядка.

Исключение структурныхединиц не допускается, кроме случаев, когда структурная единица правового актане вступила в юридическую силу.

В случае если изменяемоесловосочетание содержит как цифры, так и слова, то применяется термин «слова».Например: слова «8 номинаций» заменить словами «5 номинаций». В случае еслиизменяемое сочетание содержит только цифры либо цифры и знаки препинания, топрименяется термин «цифры»
«, если изменяемое сочетание содержит одно слово (цифру) изнаки препинания, то применяется термин «слово» («цифра»). При необходимостиизменения формулировки «организационно-контрольное» используется термин«слово», при необходимости изменения формулировки «Иванов И.И.» используетсятермин «слова»
.

Допускается внесение водну структурную единицу правового акта одновременно нескольких изменений, нетребующих изложения ее в новой редакции, например:

в пункте 5 слово «…..»исключить, после слова «…..» дополнить словами «…..».

Допускается внесениеодной структурной единицей изменяющего акта аналогичных изменений в несколькоструктурных единиц правового акта одновременно, при этом в изменяющем акте недолжна нарушаться последовательность внесения изменений в структурные единицыправового акта, например:

в пункте 5, в абзацечетвертом пункта 7 слова «…..» исключить.

В данном примере недопускается последующее внесение тем же изменяющим актом иных изменений впункты 5 — 7.

или

в наименовании,  пункте 1  постановления,  наименовании  и пункте 2  Порядка  (полное наименование),утвержденного постановлением, слова «…..» исключить.

В данном примере недопускается последующее внесение иных изменений тем же изменяющим актом внаименование, пункты постановления, наименование и пункты 1, 2 Порядка.

7.14. В случае еслипроектом одновременно излагаются в новой редакции несколько абзацев подряд, токоличество изменяемых абзацев должно соответствовать количеству абзацев,изложенных в новой редакции.

7.15. В случаенеобходимости замены по всему тексту правового акта одного и того же слова вразных падежах и (или) числах используется следующее выражение: по всему текступостановления слово «…» заменить словом «…» в соответствующем падеже (числе,числе и падеже). При этом указанное изменение распространяется только на текстпостановляющей (распорядительной) части правового акта. При необходимостизамены одного и того же слова, встречающегося как в тексте постановляющей(распорядительной) части правового акта, так и в приложениях к нему, вприведенном выше выражении указываются соответствующие приложения правовогоакта, в которые необходимо внести изменения.

В случае изменения повсему тексту порядка, содержащего приложения, одного и того же слова, указанноеизменение распространяется и на текст приложений к нему. Указание в структурнойединице проекта, вносящей соответствующие изменения в правовой акт, наприложения к порядку не требуется.

7.16. При внесенииизменений в таблицы необходимо учитывать, что строки таблицы располагаются горизонтально,графы – вертикально.

При внесении изменений встроку таблицы, имеющую порядковый номер или наименование, в тексте проекта,вносящего изменения, указывается данный номер или наименование строки.

В случае если текстосновного правового акта имеет форму таблицы, но при этом ее строки названыпунктами, проект вносит изменения в пункт, а не в строку.

В случае внесенияизменений в перечень мероприятий государственной программы Астраханской областипри наличии в нем указаний на цели, пронумерованные мероприятия и необходимостиизменения одного из мероприятий в проекте указывается:

1.1. В мероприятии 1.1цели 1 приложения к государственной программе…

Аналогичный порядокприменяется при необходимости внесения изменений в строки «Всего», «Итого».

При отсутствиипорядкового номера и наименования у строки и графы таблицы подсчет номерастроки (графы) ведется, начиная с первой строки (графы) либо указаннаяструктурная единица таблицы излагается полностью, затем излагается измененнаяредакция данной структурной единицы.

Допускается внесениеизменений большого объема в таблицы (отдельные строки), схемы, формы документовв виде приложения к проекту, например:

1.3. В приложении к Программе:

— мероприятие 1.2.3 задачи 1.2 изложить вновой редакции согласно приложению № 1 к настоящему постановлению;

— строку «Итого» изложить в новой редакциисогласно приложению № 2 к настоящему постановлению.

7.17. Изменения в составколлегиального органа вносятся путем изложения его в новой редакции (приизменении состава коллегиального органа более чем на 50 процентов), введенияили выведения его членов.

При выведении членов изсостава коллегиального органа в проекте указываются только их фамилии иинициалы.

При введении членов всостав коллегиального органа в проекте указываются их фамилии, инициалы,занимаемые должности, а также в случае введения председателя, заместителяпредседателя или секретаря коллегиального органа – занимаемая в коллегиальноморгане должность в творительном падеже. Введение членов коллегиального органаосуществляется в алфавитном порядке.

При изменении должностичлена коллегиального органа применяется следующее выражение: «должность(фамилия и инициалы члена коллегиального органа) изложить в новой редакции:»,например:

В составе комиссиидолжности Зотеевой Г.А., Харисова Р.Л. изложить в новой редакции:

7.18. Новая редакцияправового акта в целом (констатирующей, постановляющей (распорядительной) частии приложений) не допускается.

7.18.1. Структурнаяединица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если вносятсясущественные изменения в данную структурную единицу (более 50 процентовсодержания структурной единицы) или ранее неоднократно вносились изменения втекст структурной единицы правового акта.

7.18.2. При изложенииприложения в новой редакции в тексте правового акта применяется следующеевыражение:

Изложить приложение кпостановлению (распоряжению) в новой редакции согласно приложению, к настоящемупостановлению (распоряжению).

или

Состав комиссии …,утвержденный постановлением, изложить в новой редакции согласно приложению, кнастоящему постановлению.

Излагаемое в новойредакции приложение является приложением к проекту, вносящему соответствующиеизменения.

7.19. Абзацы в правовыхактах о внесении изменений считаются с начала структурной единицы, содержащейданные абзацы. При этом абзацы, заключенные в кавычки, считаются одним абзацем,излагаемые в новой редакции таблица и пояснения к ней считаются одним абзацем сабзацем, вносящим изменения, например:

— таблицу раздела 9 «Методика оценкиэффективности Программы» государственной программы «Комплексная модернизациясистемы образования Астраханской области на 2011 – 2015 годы», утвержденнойпостановлением (далее – Программа), дополнить строкой следующего содержания:

Доля выпускников государственных (муниципальных) общеобразовательных организаций, не получивших аттестат о среднем (полном) общем образовании

Статистический показатель

В данном примере одинабзац.

или

— пункт 20 приложения № 2 к Программеизложить в новой редакции:

(первый абзац)

«20. Перераспределение средств субсидии междумуниципальными образованиями утверждается нормативным правовым актомПравительства Астраханской области.

Остаток не использованной в текущем финансовомгоду субсидии подлежит возврату в доход бюджета Астраханской области всоответствии с законодательством Российской Федерации.».

(второй абзац). 

В данном примере два абзаца.

Изменение, признаниеутратившими силу отдельных положений правового акта о внесении изменений,заключенных в кавычки, не допускается.

7.20. При признанииутратившим силу правового акта, наименование которого было изменено, данныйправовой акт указывается с измененным наименованием. Правовой акт (егоструктурная единица), изменивший наименование основного правового акта, такжепризнается утратившим силу одновременно с основным правовым актом.

7.21. Правовые акты,подлежащие признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке.При наличии в проектах правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу,одной и той же даты издания (принятия) правовые акты располагаются всоответствии с их регистрационными номерами (от меньшего к большему). Каждыйправовой акт, подлежащий признанию утратившим силу, включается в проектотдельной позицией с абзацного отступа.

При признании утратившимисилу, как постановлений, так и распоряжений сначала указываются постановления(структурные единицы постановлений), затем распоряжения (структурные единицыраспоряжений).

Перечень правовых актов,подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным иисчерпывающе полным.

Аналогичный порядокприменяется для проектов о приостановлении действия правовых актов. (Абзац дополнен — Постановление Губернатора Астраханскойобласти

от 17.05.2017 № 44

)

7.22. Признаниеутратившими силу правовых актов без признания утратившими силу правовых актов,которыми в них вносились изменения, не допускается.

При приостановлениидействия основного правового акта приостановление действия правовых актов,вносящих изменения в него, не требуется. (Абзацдополнен — Постановление Губернатора Астраханской области

от 17.05.2017 № 44

)

7.23. В случае еслипосле признания проектом утратившими силу отдельных структурных единицосновного правового акта в нем останутся исключительно пункты, содержащиепорядок вступления в силу, официального опубликования, признающие утратившимисилу другие правовые акты, то основной правовой акт подлежит признаниюутратившим силу в целом.

Признание утратившимсилу правового акта (структурных единиц), который содержит в том числеструктурные единицы, признающие утратившими силу другие правовые акты(структурные единицы), не влечет признания действующими указанных правовыхактов (структурных единиц).

7.24. Правовые актывременного характера, срок действия которых истек, не подлежат признаниюутратившими силу.

Не подлежат изменениюили признанию утратившими силу структурные единицы правового акта, содержащиевременные (с определенным сроком действия), однократные поручения.

7.25. Если в структурнойединице правового акта, подлежащей признанию утратившей силу, содержится ссылкана приложение, подлежащее признанию утратившим силу, то признается утратившейсилу только данная структурная единица правового акта, при этом приложениебудет считаться признанным утратившим силу.

При признании утратившейсилу структурной единицы правового акта, утверждавшей порядок, он утрачиваетсилу, признания утратившим силу порядка не требуется.

Если структурная единицане подлежит признанию утратившей силу, при этом необходимо признать утратившимсилу приложение, указанное в данной структурной единице, то признаетсяутратившим силу указанное приложение, а структурная единица правового акта,содержащая ссылку на признаваемое утратившим силу приложение, подлежитизменению.

7.26. При признанииутратившим силу правового акта, создававшего коллегиальный орган, и отсутствиинеобходимости в нем проектом необходимо упразднить данный коллегиальный орган(за исключением рабочих групп) и признать утратившим силу правовой акт.

7.27. В случае если впроекте, вносящем изменения в правовой акт, необходимо поручить (рекомендовать)государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим илифизическим лицам выполнение определенных действий, данное поручение(рекомендация) должно соответствовать предмету проекта.

7.28. При одновременномвнесении изменений в правовой акт и приостановлении действия его положенийположение о приостановлении действия включается в текст проекта отдельнымпунктом после пунктов о внесении изменений вне зависимости от нумерацииприостанавливаемой структурной единицы, например:

1. Внести впостановление Правительства Астраханской области от __. № __. «…..» следующиеизменения:

в Положении __.,утвержденном постановлением (далее — Положение):

— пункт 1 изложить вновой редакции:

«1……»;

— пункт 10 изложить вновой редакции:

«10……».

2. Приостановитьдействие подпунктов 8.2 — 8.10 пункта 8 Положения до 01.01.2019.

7.29. На проект,вносящий изменения
,признающий утратившим силу или приостанавливающий действие
, распространяютсяправила официального опубликования и вступления в силу, применяемые к основномуправовому акту, за исключением случаев, если порядок вступления в силу,указанный в основном правовом акте, противоречит законодательству РоссийскойФедерации или законодательству Астраханской области.

8. Подготовка и оформление распоряжений администрации,приказов руководителя администрации

8.1. Администрация в соответствии с возложеннымифункциями принимает распоряжения администрации.

8.2. Приказами руководителяадминистрации (далее – приказы) оформляются решения по оперативным,организационным, кадровым и другим вопросам работы администрации.

Проектыраспоряжений администрации и приказов готовят и вносят структурныеподразделения администрации на основании указания руководителя администрации.Проекты приказов по кадровым вопросам, по вопросам поощрения готовит управлениегосударственной гражданской службы и кадров администрации на основаниисоответствующих представлений и поручений.

Распоряжения администрации, приказы подписываютсяруководителем администрации или заместителем руководителя администрации,исполняющим его обязанности.

8.3. Ответственность за подготовку проектов распоряженийадминистрации, приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несутруководители структурных подразделений, которые готовят и вносят проектыраспоряжений администрации, приказов.

8.4. Проекты распоряженийадминистрации подлежат обязательному согласованию с заинтересованнымиструктурными подразделениями администрации, а при необходимости – стерриториальными органами федеральных органов исполнительной власти,государственными органами Астраханской области, органами местногосамоуправления, организациями, а также правовой экспертизе вгосударственно-правовом управлении администрации.

При наличии разногласий по проектураспоряжения администрации руководитель структурного подразделенияадминистрации, вносящий проект, должен обеспечить обсуждение его сзаинтересованными структурными подразделениями администрации, территориальнымиорганами федеральных органов исполнительной власти, государственными органамиАстраханской области, органами местного самоуправления, организациями, с цельюпоиска взаимоприемлемого решения. Если такое решение не найдено, к проектураспоряжения администрации прилагается протокол согласительного совещания и замечанияпо проекту.

Срок рассмотрения государственно-правовымуправлением администрации проектов распоряжений администрации составляет пятьрабочих дней, не считая дня передачи, при необходимости проведениямногостороннего правового анализа, представленного на правовую экспертизупроекта распоряжения администрации – десять рабочих дней.

Проекты приказов по кадровым вопросам подлежат правовойэкспертизе в управлении государственной гражданской службы и кадровадминистрации, а при необходимости согласовываются с заинтересованнымиструктурными подразделениями администрации.

8.5. Проекты распоряжений администрации, приказовпечатаются на бланках установленной формы (приложение № 6).

Заголовок, текст, подпись,приложения к ним оформляются аналогично оформлению реквизитов правовых актовГубернатора.

Согласование проектов распоряжений, приказов оформляетсявизой.

Визы проставляются на карточке к проекту распоряженияадминистрации (приложение № 21), оборотнойстороне последнего листа проекта распоряжения, приказа, а также приложений кним в нижней его части.

Проекты распоряжений администрации представляются набумажном носителе и в электронной форме на редакторскую правку в управлениедокументационного обеспечения администрации и визируются редактором.

Срок редактирования проектараспоряжения администрации составляет три рабочих дня, не считая дня передачи,при рассмотрении проекта распоряжения администрации особой сложности – пятьрабочих дней. В случае несоответствия электронной формы проекта распоряженияадминистрации бумажному носителю проект распоряжения администрации возвращаетсяисполнителю для его доработки.

После визирования редактором проект распоряженияадминистрации передается в секретариат руководителя администрации на подписаниеруководителю администрации.

Проект приказа передается в секретариат руководителяадминистрации на подписание руководителю администрации без редакторской правки.

8.6. После подписания распоряжения администрациипередаются секретариатом руководителя администрации в управление документационногообеспечения администрации, а приказы – в отдел кадров управлениягосударственной гражданской службы и кадров администрации для регистрации ивыпуска.

Выпускаемым распоряжениямадминистрации присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределахкалендарного года с литером РА, например: № 15-РА.

Выпускаемым приказам присваиваются порядковые номера поединой нумерации в пределах календарного года: с литером К-ОД – по деятельностиадминистрации, с литером К-л – по личному составу, с литером К-о – об отпусках,например: № К-17/ОД, № К-15/л, № К-18/о.

Копии распоряжений администрации заверяютсяпечатью управления документационного обеспечения администрации и направляютсяадресатам согласно указателю рассылки, включая обязательную, составленному и подписанномуисполнителями.

Копии приказов заверяются печатью отдела кадровуправления государственной гражданской службы и кадров администрации инаправляются адресатам согласно указателям рассылки, составленным и подписаннымисполнителями.

8.7. Распоряжения администрации, затрагивающие права,свободы и обязанности человека и гражданина устанавливающие правовой статусорганизации или, имеющие межведомственный характер, а такжеесли их официальное опубликование предусмотрено законодательством РоссийскойФедерации, законодательством Астраханской области, содержащие пункт обофициальном опубликовании, подлежат обнародованию путем официальногоопубликования.

Зарегистрированные распоряжения администрации, подлежащиеофициальному опубликованию, направляются управлением документационногообеспечения администрации в срок не позднее трех рабочих дней со дня подписанияв агентство связи и массовых коммуникаций Астраханской области дляобнародования путем официального опубликования.

8.8. Подлинники распоряжений администрации в течениеодного года хранятся в отделе распорядительных документов управлениядокументационного обеспечения администрации, а затем передаются в архивуправления документационного обеспечения администрации.

8.9. Подлинники приказовхранятся в течение одного года в отделе кадров управления государственнойгражданской службы и кадров администрации, а затем передаются в архивуправления документационного обеспечения администрации.

9. Особенности работы с законопроектами в администрации

9.1. Разработка проектов законов Астраханскойобласти, постановлений Думы Астраханской области нормативного характера,предполагаемых к внесению Губернатором в Думу Астраханской области в порядкезаконодательной инициативы.

9.1.1. Разработкапроектов законов Астраханской области и постановлений Думы Астраханской областинормативного характера, предполагаемых к внесению Губернатором в ДумуАстраханской области в порядке законодательной инициативы (далее –законопроекты, предполагаемые к внесению), осуществляется руководителемюридической службы (юристом) исполнительного органа государственной власти илиструктурного подразделения администрации, в компетенции которых находитсярассматриваемый вопрос, в соответствии с планом законодательных инициативГубернатора Астраханской области, утверждаемым распоряжением Губернатора.

9.1.2. Координациюдеятельности, связанной с подготовкой законопроектов, предполагаемых квнесению, осуществляет полномочный представитель Губернатора Астраханскойобласти в Думе Астраханской области и представительных органах муниципальныхобразований – министр Астраханской области совместно с государственно-правовымуправлением администрации.

9.1.3. Порядок разработки и согласованиязаконопроектов, предполагаемых к внесению, в исполнительных органах государственнойвласти и структурных подразделениях администрации осуществляется в соответствиис подпунктами 9.1.4 – 9.1.7 настоящего пункта.

9.1.4. Разработчик законопроекта, предполагаемого квнесению, в соответствии со статьей 59 Регламента Думы Астраханской области,утвержденного постановлением Государственной Думы Астраханской области  от10.03.2006 №44/2 (далее – Регламент Думы), представляет вгосударственно-правовое управление администрации следующие документы:

— текстзаконопроекта, предполагаемого к внесению, в двух экземплярах;

— пояснительную записку к законопроекту,предполагаемому к внесению, с обоснованием необходимости его принятия,включающую характеристику целей и задач законопроекта, предполагаемого квнесению, основные его положения, а также прогноз социально-экономических ииных последствий вступления законопроекта, предполагаемого к внесению, в силу;

— финансово-экономическое обоснование;

— переченьзаконов и иных нормативных правовых актов, подлежащих признанию утратившимисилу, изменению или принятию в связи с принятием законопроекта,предполагаемого к внесению (далее – перечень);

— заключение соответствующей экспертизы (вслучаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации изаконодательством Астраханской области);

— иные документы в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и законодательством Астраханскойобласти.

Объем дополнительнойинформации, представляемой с законопроектом, предполагаемым к внесению,необходимой для проведения правовой экспертизы, определяетсягосударственно-правовым управлением администрации.

Оформление законопроекта, предполагаемого квнесению, осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями поюридико-техническому оформлению законопроектов и проектов постановлений ДумыАстраханской области, утвержденными распоряжением Председателя ДумыАстраханской области от 31.10.2013 № 684-р.

Законопроект, предполагаемый к внесению, иматериалы к нему также должны быть представлены в электронном виде.

9.1.5. Законопроект, предполагаемый к внесению,представляется с сопроводительным письмом в двух экземплярах, один из которыхоформляется на гербовом бланке Губернатора, с четким наименованием вопроса,вносимого на рассмотрение Думы Астраханской области. Второй экземпляр письмавизируется руководителем исполнительного органа государственной власти илиструктурного подразделения администрации, разработавшего законопроект,предполагаемый к внесению.

В соответствии с пунктом 3 статьи 59Регламента Думы в сопроводительном письмеуказывается представитель Губернатора по законопроекту, предполагаемому квнесению.

К законопроекту, предполагаемому к внесению,прилагается карточка согласования установленного образца с визамизаинтересованных лиц (приложение № 22).

9.1.6. В исполнительных органах государственнойвласти и структурных подразделениях администрации законопроект, предполагаемыйк внесению, находится на согласовании не более 7 календарных дней.

9.1.7. Руководитель исполнительного органа государственнойвласти или структурного подразделения администрации, в его отсутствие – лицо,исполняющее его обязанности, а также руководитель юридической службы (юрист)ставят визу на карточке согласования, на лицевой стороне последней страницызаконопроекта, предполагаемого к внесению, пояснительной записки,финансово-экономического обоснования и перечня.

Все замечания и предложенияпо законопроекту, предполагаемому к внесению, оформляются в письменном виде заподписью руководителя исполнительного органа государственной власти илиструктурного подразделения администрации и прилагаются к законопроекту,предполагаемому к внесению.

9.1.8. После согласования с заместителемпредседателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) и совсеми заинтересованными лицами законопроект, предполагаемый к внесению,поступает в государственно-правовое управление администрации для проведенияправовой и лингвистической экспертизы.

Правовая и лингвистическая экспертиза (далее –экспертиза) проводится в течение 21 календарного дня.

9.1.9. Замечания и предложения по результатамэкспертизы оформляются в письменном виде за подписью заместителя руководителяадминистрации – начальника государственно-правового управления администрации, вего отсутствие – лица, исполняющего его обязанности, после чего вместе сзаконопроектом, предполагаемым к внесению, возвращаются разработчику для ихустранения.

9.1.10. Законопроект, предполагаемый к внесению,прошедший экспертизу, направляется государственно-правовым управлением администрацииполномочному представителю Губернатора в Думе Астраханской области ипредставительных органах муниципальных образований – министру Астраханскойобласти на согласование.

9.1.11. Подготовленный законопроект,предполагаемый к внесению, передается полномочным представителем ГубернатораАстраханской области в Думе Астраханской области и представительных органахмуниципальных образований – министром Астраханской области на рассмотрениеГубернатору для внесения его в порядке законодательной инициативы в ДумуАстраханской области.

Полномочным представителем ГубернатораАстраханской области в Думе Астраханской области и представительных органахмуниципальных образований – министром Астраханской области определяется объемдополнительной информации, представляемой с законопроектом, предполагаемым квнесению, необходимой для внесения его в порядке законодательной инициативы вДуму Астраханской области.

9.1.12. После рассмотрения законопроекта,предполагаемого к внесению, Губернатором, подписания сопроводительного письма ирегистрации письма в отделе служебной корреспонденции управлениядокументационного обеспечения администрации (далее – отдел служебнойкорреспонденции) сопроводительное письмо с законопроектом, предполагаемым квнесению, направляется государственно-правовым управлением администрации в ДумуАстраханской области.

Второй экземпляр сопроводительного письма икопия законопроекта, предполагаемого к внесению, формируются в дело вгосударственно-правовом управлении администрации.

9.2. Рассмотрение проектовзаконов Астраханской области, постановлений Думы Астраханской областинормативного характера, внесенных субъектами права законодательной инициативы,за исключением Губернатора, в Думу Астраханской области и направленныхГубернатору для подготовки заключения (официального отзыва).

9.2.1. Отдел служебнойкорреспонденции регистрирует проект закона Астраханской области, постановленияДумы Астраханской области нормативного характера, внесенный субъектами правазаконодательной инициативы, за исключением Губернатора, в Думу Астраханскойобласти и направленный Губернатору для подготовки заключения (официальногоотзыва) (далее – законопроект, подготовленный Думой), и в этот же деньнаправляет его в секретариат Губернатора.

9.2.2. Губернатор направляет законопроект,подготовленный Думой, полномочному представителю Губернатора в ДумеАстраханской области и представительных органах муниципальных образований –министру Астраханской области, заместителюруководителя администрации – начальнику государственно-правового управленияадминистрации, соответствующим исполнительным органам государственной власти и(или) структурным подразделениям администрации для подготовки проектазаключения (официального отзыва) на законопроект, подготовленный Думой.

Для дополнительного рассмотрения полномочныйпредставитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области ипредставительных органах муниципальных образований – министр Астраханскойобласти направляет законопроект, подготовленный Думой, соответствующимисполнительным органам государственной власти и (или) структурнымподразделениям администрации.

9.2.3. В течение 10 календарных дней со дняпоступления законопроекта, подготовленного Думой, исполнительный органгосударственной власти или структурное подразделение администрацииподготавливает свои предложения за подписью руководителя или исполняющего егообязанности должностного лица и направляет их полномочному представителюГубернатора Астраханской области в Думе Астраханской области и представительныхорганах муниципальных образований – министру Астраханской области дляподготовки проекта заключения (официального отзыва) на законопроект,подготовленный Думой.

9.2.4. Полномочный представитель ГубернатораАстраханской области в Думе Астраханской области и представительных органахмуниципальных образований – министр Астраханской области совместно сгосударственно-правовым управлением администрации готовит проект заключения(официального отзыва) на законопроект, подготовленный Думой, и передает его всекретариат руководителя администрации для визирования руководителемадминистрации и направления на подпись Губернатору.

9.2.5. ПодписанноеГубернатором заключение (официальный отзыв) на законопроект, подготовленныйДумой, регистрируется в отделе служебной корреспонденции и в этот же деньнаправляется государственно-правовым управлением администрации в ДумуАстраханской области. Второй экземпляр заключения (официального отзыва) изаконопроект, подготовленный Думой, формируются в дело вгосударственно-правовом управлении администрации.

9.3. Подписание и опубликование законовАстраханской области.

9.3.1. Принятый закон Астраханской области(далее – закон Астраханской области), направляемый Думой Астраханской областина подпись Губернатору, передается полномочному представителю ГубернатораАстраханской области в Думе Астраханской области и представительных органахмуниципальных образований – министру Астраханской области.

9.3.2. Полномочныйпредставитель Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области ипредставительных органах муниципальных образований – министр Астраханскойобласти готовит мотивированное заключение о соответствии принятого законаАстраханской области Конституции Российской Федерации, законодательствуРоссийской Федерации и законодательству Астраханской области с рекомендацией оего подписании либо отклонении.

9.3.3. Подписанный Губернатором законАстраханской области возвращается полномочным представителем ГубернатораАстраханской области в Думе Астраханской области и представительных органахмуниципальных образований – министром Астраханской области в Думу Астраханскойобласти для регистрации и оформления.

9.3.4. Оформленный законАстраханской области представляется Думой Астраханской области полномочномупредставителю Губернатора Астраханской области в Думе Астраханской области ипредставительных органах муниципальных образований – министру Астраханскойобласти в одном экземпляре и в государственно-правовое управление администрациив трех экземплярах.

9.3.5. В целях обеспечения опубликованиязакона Астраханской области в установленные законодательством РоссийскойФедерации, законодательством Астраханской области сроки государственно-правовоеуправление администрации:

— направляет одинэкземпляр представленного в соответствии с пунктом 9.3.4 настоящего пунктазакона Астраханской области с сопроводительным письмом в агентство связи имассовых коммуникаций Астраханской области для опубликования в Сборнике законови нормативных правовых актов Астраханской области и размещения (опубликования)в сетевом издании, определенном в соответствии со статьей 15 Закона онормотворческой деятельности;

— обеспечивает размещение (опубликование)закона Астраханской области на Официальном интернет-портале правовой информации(www.pravo.gov.ru).

9.3.6. Один экземпляр представленного всоответствии с пунктом 9.3.4 настоящей Инструкции закона Астраханской областихранится в государственно-правовом управлении администрации.

9.4. Подготовка отзывов Правительства на проектыфедеральных законов по предметам совместного ведения.

9.4.1. Подготовка отзывов Правительства напроекты федеральных законов по предметам совместного ведения (далее – отзыв)осуществляется государственно-правовым управлением администрации совместно сисполнительными органами государственной власти и (или) структурнымиподразделениями администрации, в компетенции которых находится рассматриваемыйвопрос.

9.4.2. Порядок подготовки отзывов осуществляетсяв соответствии с подпунктами 9.4.4 – 9.4.7 настоящего пункта.

9.4.3. Отдел служебной корреспонденциирегистрирует проекты федеральных законов по предметам совместного ведения(далее – проект федерального закона) в соответствии с пунктом 13.1 настоящейИнструкции и направляет их руководителю администрации.

9.4.4. Руководитель администрации направляетпроект федерального закона заместителю руководителя администрации – начальникугосударственно-правового управления администрации. Государственно-правовоеуправление администрации направляет запросы по проекту федерального законасоответствующим исполнительным органам государственной власти и (или) структурным подразделениям администрации.

9.4.5. Исполнительный органгосударственной власти, структурное подразделение администрации подготавливают ответ на запрос по проекту федеральногозакона с выражением мнения о целесообразности принятия проекта федеральногозакона, а также с замечаниями и предложениями по нему за подписьюруководителя или исполняющего его обязанности должностного лица и направляют ихв сроки, указанные в запросе, в государственно-правовое управлениеадминистрации для подготовки проекта отзыва.

9.4.6. Государственно-правовое управлениеадминистрации передает проект федерального закона с проектом отзыва всекретариат руководителя администрации для визирования руководителемадминистрации и направления на подпись Губернатору.

9.4.7. Подписанный Губернатором отзыврегистрируется в отделе служебной корреспонденции и направляется вГосударственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

Копии документов направляются в секретариат руководителяадминистрации.

10. Подготовка и оформление договоров (соглашений)

10.1. Подготовка проектов договоров (соглашений)осуществляется в соответствии с Регламентом Губернатора, РегламентомПравительства, Порядком подготовки, согласования и подписания договоров(соглашений), заключаемых от имени Астраханской области и от имениПравительства Астраханской области, утвержденным постановлением ПравительстваАстраханской области   от24.04.2006№124-П, настоящей Инструкцией.

10.2. Проекты договоров (соглашений) оформляются начистых белых листах бумаги формата А4 в несколькихэкземплярах, по одному для каждой стороны. При оформлении используютсяреквизиты: наименование вида документа, номер, дата, заголовок, текст, подписилиц, обладающих правом заключения и подписания конкретного договора(соглашения), и гербовые печати каждой из сторон.

К проекту договора (соглашения) прилагается карточкасогласования установленного образца с визами заинтересованных лиц (приложение№ 26).

10.3. Копии договоров направляются секретариатомруководителя администрации адресатам согласно указателю рассылки, составленномуи подписанному исполнителем.

Адресатом обязательной рассылкиявляется государственно-правовое управление администрации.

Соглашения об осуществлении международных ивнешнеэкономических связей Астраханской области направляются в агентство связии массовых коммуникаций Астраханской области для опубликования в соответствиисо списком рассылки.

11. Порядок оформления решений, принятых на заседанияхПравительства, совещаниях, проводимых Губернатором, вице-губернатором –председателем Правительства, заместителями председателя Правительства ируководителем администрации

11.1. Порядок оформления решений,принятых на заседаниях Правительства, установлен Регламентом Правительства.

11.2. Решения, принятые на совещаниях, проводимыхГубернатором, вице-губернатором — председателем Правительства, заместителямипредседателя Правительства, руководителем администрации, оформляютсяпротоколами. Протокол совещания оформляется работником, ответственным засодержательную часть совещания, в течение 3 рабочих дней на бумажном носителе(подлинник) и в СЭД.

Проект протокола набумажном носителе визируется готовившими его работниками и руководителямисоответствующих исполнительных органов государственной власти, структурныхподразделений администрации (визы проставляются на оборотной стороне последнеголиста подлинника) и направляется на бумажном носителе и в электронной форме поСЭД в соответствующий секретариат на подписание председательствовавшему ирегистрацию.

Если к протоколу прилагаются какие-либоматериалы, об этом производится соответствующая запись в решении.

11.2.1. Протокол регистрируется всоответствующем секретариате.

Регистрация протокола осуществляется после егоподписания председательствовавшим. При этом ему присваивается номер, состоящийиз индекса секретариата и порядкового номера в пределах календарного года.

На протоколе, содержащем служебную информациюограниченного распространения, проставляется ограничительная пометка «Дляслужебного пользования» и номер экземпляра.

11.2.2. Подлинники протоколов совещанийпередаются в соответствующий секретариат для хранения согласно номенклатуредел.

Копии протоколов совещаний оформляются иготовятся к рассылке исполнительным органом государственной власти, структурнымподразделением администрации, ответственным за подготовку материалов ксовещанию.

Электронные копии протоколов совещанийрассылаются исполнителям и участникам совещания исполнительным органомгосударственной власти, структурным подразделением администрации, ответственнымза подготовку материалов к совещанию, по СЭД.

Копии протоколов совещаний рассылаются всекретариат заместителя председателя Правительства (в соответствии сраспределением обязанностей), структурное подразделение администрации,уполномоченное осуществлять контроль за исполнением данных служебных документовв соответствии с компетенцией, структурное подразделение администрации,исполнительный орган государственной власти, отвечающие за подготовку иорганизацию исполнения соответствующих пунктов протокола.

11.3. Протоколы совещаний, проводимыхзаместителями председателя Правительства, руководителем администрации,оформляются и выпускаются соответствующими секретариатами.

11.4. Организация подготовки и проведениязаседаний совещательных и координационных органов, создаваемых при Губернатореи Правительстве, возложена на структурные подразделения администрации,исполнительные органы государственной власти, определенные ответственными заорганизационно-техническое обеспечение проведения заседаний в соответствии сположением о совете, комиссии; оформление протоколов заседаний осуществляетсяответственным секретарем совета (комиссии).

Протокол заседания совета (комиссии) регистрируется всоответствии с подпунктом 11.2.1 пункта 11.2 настоящего раздела.

12. Подготовка и оформление служебных писем, телеграмм

12.1. Служебные письма готовятся работниками структурныхподразделений администрации, исполнительных органов государственной власти,оформляются на бланках.

Служебные письма за подписьюГубернатора оформляются на гербовых бланках Губернатора и Правительства (приложения № 4, 11).

Служебные письма за подписью вице-губернатора –председателя Правительства оформляются на гербовом должностном бланке, гербовомбланке Правительства (приложения № 3, 4). Служебные письма за подписью заместителей председателяПравительства оформляются на гербовом должностном бланке (приложение№ 12) и бланках соответствующих министерств.

Служебные письма за подписью руководителяадминистрации оформляются на гербовом должностном бланке (приложение№ 1), за подписью заместителей руководителя администрации – нагербовом бланке администрации (приложение № 2).

Служебные письма за подписью руководителейструктурных подразделений администрации по вопросам, входящим в их компетенцию,оформляются на бланках (негербовых) структурных подразделений (например, приложение № 13).

Бланки используются также для подготовки письма,предназначенного для коммуникации в СЭД.

Служебные письма, телеграммы за подписью Губернатора,вице-губернатора – председателя Правительства, отправляемые в федеральныеорганы государственной власти, обязательно редактируются в отделераспорядительных документов управления документационного обеспечения администрации,визируются редактором.

В левом нижнем углу служебногописьма (исходящего) указываются инициалы, фамилия, телефон исполнителя(руководителя структурного подразделения администрации, исполнительного органагосударственной власти области), например:

К.З. Шантимиров

8 (8512) 32-95-11

Приложениек письму (при наличии) оформляется в соответствии с пунктом 4.10 раздела 4настоящей Инструкции.

В СЭД при отправке задания в теме указывается:наименование структурного подразделения администрации, исполнительного органагосударственной власти, подготовившего документ, номер документа, датадокумента, а при подготовленном ответном документе добавляется информация окорреспонденте и номере входящего документа, например:

Минсельхоз № 01-06-097 от 24.01.2011, ответ наМинобр. № 01-41 от11.01.2011

12.2. Служебные письма за подписью Губернатора готовятсяисполнителем в двух экземплярах, визируются руководителем соответствующегоструктурного подразделения администрации, исполнительного органагосударственной власти области, вице-губернатором – председателемПравительства, заместителем председателя Правительства (в соответствии сраспределением обязанностей). Если в содержание письма включены вопросыкомпетенции других исполнительных органов государственной власти, тоисполнитель обязательно согласует письмо в соответствующих исполнительныхорганах государственной власти. Визы проставляются на лицевой сторонепоследнего листа второго экземпляра письма и приложения к нему (при наличии).

Выдача гербовых бланков (приложения№3, 4, 11) для писем за подписью Губернатора, вице-губернатора – председателяПравительства, отправляемых в федеральные органы государственной власти,осуществляется соответствующими секретариатами при наличии второго экземпляраписьма, завизированного руководителем исполнительного органа государственнойвласти, редактором.

Подготовленный проект служебного письма сдается всекретариат руководителя администрации для визирования руководителемадминистрации.

12.3. Подписанным служебным письмам присваиваетсярегистрационный номер в отделе служебной корреспонденции. Первый экземплярписьма направляется адресату, второй экземпляр – в секретариат Губернатора.Секретариат Губернатора направляет в представительство Губернатора Астраханскойобласти при Правительстве Российской Федерации копии писем, направленных вфедеральные органы государственной власти.

12.4. Ответный документ на входящийдокумент с ограничительной пометкой «Для служебного пользования» в обязательномпорядке должен иметь аналогичную ограничительную пометку.

12.5. Телеграммы составляются в техслучаях, когда необходима срочная передача информации адресату.

Текст телеграммы излагается кратко,без переноса слов, с сокращенными обозначениями знаков препинания:

точка – тчк

запятая – зпт

двоеточие – двтч

кавычки – квч

Словами в телеграмме пишутся такие знаки, как№ (номер),- (минус), + (плюс), % (процент) и др.

Печатаются телеграммы на чистых листах бумаги прописнымибуквами (шрифт TimesNewRoman сразмером кегля 14) в двух экземплярах с указанием телеграфного адреса.Телеграмма не должна содержать более 300 слов.

В телеграмме дается точный адрес:индекс, город, улица, номер дома, наименование организации, должность (приналичии), фамилия, имя, отчество получателя. Телеграмма визируетсяруководителем структурного подразделения администрации, исполнительного органагосударственной власти области, в котором была составлена телеграмма,заместителем председателя Правительства (в соответствии с распределениемобязанностей), редактором. Если телеграмма с одним и тем же текстом адресуетсяболее чем в два адреса, то редактор визирует только один экземпляр в первыйадрес. Ответственность за содержание телеграмм, направляемых другим адресатам,возлагается на исполнителя, подготовившего телеграммы, и руководителя соответствующегоструктурного подразделения.

Тексты телеграмм подписываются Губернатором,вице-губернатором – председателем Правительства, заместителями председателяПравительства, заверяются печатью «Для телеграмм» в отделе служебнойкорреспонденции. Первый экземпляр телеграммы с реестром передается в почтовоеотделение для отправки, второй экземпляр хранится в отделе служебнойкорреспонденции.

13. Организациядокументооборота

Организация документооборота в администрацииосуществляется в СЭД.

13.1. Прием, обработка и регистрация поступающейкорреспонденции.

Прием и обработка поступающейГубернатору и в Правительство служебной корреспонденции и корреспонденции,отнесенной к обращениям объединений граждан, в том числе юридических лиц,направленных в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РоссийскойФедерации» (далее – обращения объединений, Федеральный закон от 02.05.2006№ 59-ФЗ), осуществляется в отделе служебной корреспонденции.

Доставка документов осуществляетсяфельдъегерской службой, через почтовые отделения, курьерами, с использованиемфаксимильной, телеграфной связи, электронной почты и посредством системымежведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО).

Письма от структурных подразделенийадминистрации, исполнительных органов государственной власти принимаются в СЭД.

При приеме документов, доставленныхфельдъегерской службой, на реестрах проставляется дата, время, подписьпринявшего и печать «Для пакетов».

При поступлении служебной корреспонденции,обращений объединений от курьеров в разносной книге (реестре) отправителя илина копии доставленного письма ставится дата и подпись работника, принявшегодокумент, либо выдается расписка в получении (приложение № 37).

При поступлении по электронной почте документ, обращениеобъединения не удаляется из электронной почты работника, получившего документы,до окончания работы с ними и списания их в дело. В случае переадресацииобращения объединения в органы, указанные в абзацах третьем – шестом подпункта 13.6.1 пункта 13.6 настоящего раздела, в компетенцию которых входит решениепоставленных в обращении объединения вопросов, объединению граждан, в том числеюридическому лицу, по адресу электронной почты, указанному в обращенииобъединения, направляется уведомление о том, что данное обращение зарегистрировано,с указанием даты регистрации.

13.1.1. При поступлении корреспонденции, обращенийобъединений проверяется правильность их доставки: целостность конвертов идругой упаковки, соответствие содержимого указанному наконверте. Поступившие конверты, кроме конвертов с надписью «лично»,вскрываются. ЭП документа идентифицируется работником, принявшим документ.

13.1.2. В случае отсутствия в конверте документа илиприложения к нему, несоответствия номера на конверте номеру вложенногодокумента или обнаружения существенного повреждения документа составляется акт в двух экземплярах (в случае получения ошибочнодоставленной корреспонденции – в трех экземплярах), один экземпляр актаотсылается отправителю.

13.1.3. Сохраняются конверты с корреспонденцией по судебнымвопросам, обращениями объединений, а также в тех случаях, когда только поконверту можно установить адрес отправителя или дату отправки и получениядокументов. Во всех остальных случаях конверты после вскрытия уничтожаются.

13.1.4. Ошибочно доставленнаякорреспонденция, за исключением обращений объединений, работас которой осуществляется в соответствии с пунктом 13.6 настоящего раздела,пересылается по принадлежности с одним экземпляром акта, составленного всоответствии с подпунктом 13.1.2 настоящего пункта, один экземпляр актаотсылается отправителю.

13.1.5. Корреспонденция, обращения объединений,поступившие в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни,принимаются ответственными дежурными при Губернаторе и передаются в отделслужебной корреспонденции для регистрации. Документы регистрируются какпоступившие в рабочий день, следующий за соответствующим выходным илипраздничным днем.

Документы, в том числе обращенияобъединений, поступившие после 17.00 часов рабочего дня, передаются на регистрациюна следующий день. Документы, поступившие с отметками «срочно», «оперативно», атакже телеграммы передаются на регистрацию незамедлительно.

13.2. Контроль поступающей корреспонденции набезопасность.

13.2.1. При вскрытии почтовыхотправлений соблюдаются меры безопасности. При этом необходимо обращатьвнимание на следующие подозрительные детали:

— отсутствие адреса илифамилии отправителя, или неразборчивое их написание;

— смещение центра тяжести письма к одной изего сторон;

— наличие самодельного конверта;

— чрезмерную массу письма для его размеров;

— следы проколов;

— адрес и наименование организации нанесеныпри помощи наклеенных букв из газет и журналов;

— есть ощущение, что в посылке или конвертечто-то мягкое, похожее на глину или оконную замазку;

— посылка или письмокривые, или слишком тяжелые для своих размеров;

— посылка или письмо имеет грязные пятнаили выглядит так, как будто из него что-то сочится;

— от письма или посылки исходит запахмарципана или миндаля;

документа, а не адресование документа соответствующемудолжностному лицу.

13.4. Регистрация поступающейкорреспонденции.

13.4.1. Поступившие и прошедшие предварительнуюсортировку документы, обращения о

 объединений независимо от способа ихдоставки подлежат регистрации. — на посылке или письме просматриваютсяочертания механизма, состоящего из тонкой пружины и имеющего очертания монеты.

13.2.2. Если в результате предварительного исследованияустановлено, что вложения почтовых отправлений содержат предметы или вещества,которые при вскрытии могут представлять опасность для жизни и здоровья людей,запрещается трогать подозрительную посылку или конверт. Если же даннаякорреспонденция взята в руки, необходимо осторожно отнести ее в угол, положитьна пол. В обязательном порядке эвакуировать весь персонал из помещения инезамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 01 – МЧС, 02 – полиция,112 – единый номер вызова экстренных оперативных служб.

13.2.3. При получениикорреспонденции, в которой содержится угроза о взрыве, необходимо положить этописьмо в пластиковый пакет, стараясь по возможности трогать его как можноменьше, и незамедлительно сообщить по телефонам экстренных служб: 01 – МЧС, 02– полиция, 112 – единый номер вызова экстренных оперативных служб.

13.3. Предварительное рассмотрениекорреспонденции в отделе служебной корреспонденции.

Вся входящая корреспонденцияпредварительно сортируется для передачи:

— на рассмотрение Губернатору, вице-губернатору –председателю Правительства, заместителям председателя Правительства, руководителюадминистрации в соответствии с распределением обязанностей;

— в структурные подразделения администрации;

— в управление по работе с обращениями гражданадминистрации – обращения граждан, адресованные Губернатору, в Правительство(далее – управление по работе с обращениями, обращения граждан).

Обработка поступивших обращенийобъединений осуществляется в соответствии с пунктом 13.6 настоящего раздела.

Основанием для принятия решения при предварительномрассмотрении является содержание

Документы, обращения объединений, направляемые нарассмотрение Губернатору, вице-губернатору – председателю Правительства,заместителям председателя Правительства и руководителю администрации,регистрируются в отделе служебной корреспонденции, документы, поступившие на имяруководителей структурных подразделений администрации, – в соответствующихструктурных подразделениях. По отдельным вопросам документы не регистрируются (приложение № 23).

13.4.2. Документы, обращения объединений на иностранныхязыках, поступившие в администрацию, направляются для перевода текстов вминистерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области.Обращения объединений на языке Брайля, поступившие в администрацию,направляются для перевода в министерство культуры и туризма Астраханскойобласти. Датой регистрации является день поступления перевода текста в отделслужебной корреспонденции.

13.4.3. На документе, поступившемна бумажном носителе, в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп.На регистрационном штампе проставляется дата регистрации и входящий номер,состоящий из индекса секретариата и порядкового номера в пределах года.

13.4.4. Регистрацияосуществляется в СЭД. При регистрации документа создается РКК, в которуювносятся следующие сведения:

— корреспондент (с указанием почтового адреса,адреса электронной почты и номера телефона (при наличии);

— автор;

— тематика;

— вид документа;

— номер документа;

— дата документа;

— краткое содержание;

— исполнитель;

— способ доставки;

— подразделение регистрации (соответствующий номерсекретариата);

— количество листов основного документа иприложения.

При регистрацииобращений объединений в РКК дополнительно вносятся:

— тип документа (заявление, жалоба, предложение);

— тематикаобращения объединения из общероссийского классификатора.

При регистрации обращение объединения проверяется наповторность, при необходимости в поле «Примечание» указывается признакповторности. Повторным считается обращение объединения, поступившее от одного итого же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первогообращения объединения истек установленный законодательством РоссийскойФедерации, законодательством Астраханской области срок рассмотрения илиобъединение не удовлетворено полученным ответом.

Корреспонденция, поступившая повторно (корреспонденция,адресованная Губернатору, в Правительство от одного и того же автора по одномуи тому же вопросу), в период рассмотрения первоначально поступившей,регистрируется и приобщается к ранее поступившей.

Электронные копии документов, обращений объединений,поступивших на бумажных носителях, присоединяются к РКК указанных документов.

Не создаются электронные копии:документов с ограничительной пометкой «Для служебного пользования»,распоряжений Губернатора, Правительства, администрации по кадровым вопросам (заисключением награждения, назначения и освобождения от замещаемой должности,присвоения классных чинов), документов, в том числе обращений объединений,содержащих персональные данные, документов по вопросам проведения служебных проверокв отношении лиц, замещающих государственные должности и должностигосударственной гражданской службы Астраханской области, а также документов,сканирование которых технически невозможно.

13.4.5. Поступившие электронные документы, в том числеобращения объединений, регистрируются в СЭД с соблюдением требований настоящейИнструкции, установленных для документов на бумажных носителях.

13.4.6. После регистрацииэлектронная копия документа или электронный документ, в том числе обращениеобъединения, включается в СЭД и направляется по маршруту в соответствующийсекретариат на рассмотрение.

Документ на бумажном носителетакже передается в соответствующий секретариат на рассмотрение.

13.5. Порядок рассмотрениядокументов Губернатором, вице-губернатором – председателем Правительства,заместителями председателя Правительства и руководителем администрации идоведение документов до исполнителей.

13.5.1. На поступивший в электронной форме документ в течение трех рабочих дней в соответствующем секретариатеготовится проект резолюции (в РКК во вкладке «Исполнение и контроль»указываются контролер, исполнители, отметка о постановке на контроль и плановаядата исполнения), который направляется руководителю на согласование.Руководитель знакомится с содержанием электронной версии документа и проектомрезолюции, при необходимости корректирует проект резолюции, и после ееутверждения электронная версия документа направляется по СЭД исполнителям. Врезолюции определяются ответственный исполнитель и должностные лица, участвующиев работе с документами, дается указание по исполнению документа и определяютсяпромежуточный (раздельный) и плановый (конечный) сроки исполнения.

При необходимостивнесения изменений в резолюцию Губернатора, вице-губернатора – председателяПравительства, заместителей председателя Правительства, руководителяадминистрации ответственный исполнитель вправе направить письменное обращение круководителю, утвердившему резолюцию, в течение четырех рабочих дней со дняпередачи документов ответственному исполнителю.

В обращении указываютсяобоснование необходимости изменения резолюции, а также структурноеподразделение администрации или исполнительный орган государственной власти, вкомпетенцию которых входит решение поставленных в документе вопросов, в случаенеобходимости изменения ответственного исполнителя (соисполнителя).

До принятиясоответствующим руководителем решения об изменении резолюции в соответствии сабзацем пятым настоящего подпункта ответственный исполнитель организует работус поступившим документом в соответствии с подпунктом 13.5.6 настоящего пункта.

По результатамрассмотрения обращения соответствующим руководителем в течение трех рабочихдней со дня поступления обращения принимается решение об изменении резолюциилибо об отказе во внесении изменений в резолюцию.

Положения абзацеввторого — пятого настоящего подпункта не распространяются на документы срезолюцией «срочно», «оперативно».

13.5.2. В случае если документ поступил к руководителю,минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции, и на него наложенарезолюция, документ подлежит обязательной последующей регистрации, включению вСЭД с внесением резолюции в РКК.

13.5.3. Подлинник документасогласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции ответственномуисполнителю с проставлением соответствующей отметки во вкладке«Местонахождение» РКК. Соисполнители работают с электронной версией документа.Соисполнителям, не являющимся пользователями СЭД, ответственным исполнителемнаправляется копия документа на бумажном носителе.

13.5.4. Документы сограничительной пометкой «Для служебного пользования» и подлежащие контролюнаправляются в структурное подразделение администрации, исполнительного органагосударственной власти, уполномоченное осуществлять контрольза исполнением служебных документов с ограничительной пометкой «Для служебногопользования», для проведения контроля.

13.5.5. Ответственным исполнителем считается исполнитель,который указан в резолюции руководителя первым.

В случае отсутствия заместителяпредседателя Правительства документы, относящиеся к компетенции членовПравительства, рассматриваются в соответствии с распределением обязанностеймежду членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлениемГубернатора Астраханской области от 10.10.2014 № 93. Документы, относящиеся ккомпетенции исполнительного органа государственной власти, рассматриваютсялицом, исполняющим обязанности руководителя соответствующего исполнительногооргана государственной власти.

13.5.6. Ответственный исполнитель организует работу споступившим документом, контролирует качество и своевременность исполненияпоручений и обеспечивает подготовку отчетных и при необходимости ответныхдокументов.

13.5.7. Соисполнители принеобходимости готовят информацию об исполнении документа ответственномуисполнителю.

13.5.8. Ответственный исполнительобобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит проект ответаадресату, обобщенный отчетный документ.

Обобщенный отчетный документпредставляется на подпись соответствующему руководителю исполнителем документапо согласованию с соисполнителями (при необходимости).

Обобщенная справка набумажном носителе или второй экземпляр ответа прикладывается к подлинникувходящего документа для списания в дело.

13.5.9. Документ считается исполненным в том случае,когда выполнены все содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы,направлены ответы всем заинтересованным адресатам, представлен отчетныйдокумент и результаты выполнения доложены соответствующему руководителю,давшему поручение, и документ снят с контроля.

13.5.10. При работе с документами(поручениями), не требующими детальной проработки и подготовки отчетногодокумента, исполнитель указывает результат рассмотрения в краткой форме,например: «Принято к руководству», «Принято к сведению», «Дан устный ответ»,«Включено в план работы», «Принял участие» и т.п., и при списании в делоприлагает к документу распечатку отчета «Состояние исполнения документа».

13.5.11. Наисполненном документе, на нижнем поле первого листа или приложенной к немусправки (информации), руководителем, осуществляющим контроль (Губернатором,вице-губернатором – председателем Правительства, заместителем председателяПравительства, руководителем администрации, начальником управлениядокументационного обеспечения администрации), проставляется отметка «В дело»,дата и подпись. Работником соответствующего секретариата к отметке «В дело»проставляется номер дела по номенклатуре и отметка о положительном,отрицательном или ином результате решения вопроса. Отметка «В дело» свидетельствуето том, что работа над документом завершена.

13.5.12. Для списания в дело электронного документа егонеобходимо распечатать, поставить реквизиты, заверить копию электронногодокумента, приложить отчетные документы (или их заверенные копии) с отметкой оснятии с контроля, ответы адресатам (заявителям) и списать по требованиямнастоящей Инструкции, установленным в отношении аналогичных документов набумажном носителе.

13.5.13. Сведения о завершенииработы над документом вносятся отделом служебной корреспонденции в РКК приусловии корректного заполнения всеми исполнителями соответствующих отчетов вРКК во вкладке «Исполнение и контроль», проставления фактических дат исполненияс приложением электронных версий отчетных документов (справок, ответов, информаций).При несоблюдении этих условий документ возвращается в соответствующийсекретариат.

Сведения об окончании работы надслужебной корреспонденцией, не поставленной на контроль, вносятсясекретариатом, завершающим работу над документом (приложение№ 24).

13.6. Порядок рассмотрения обращений объединений.

Рассмотрение обращений объединенийосуществляется в соответствии с Федеральным законом от02.05.2006 № 59-ФЗ и настоящей Инструкцией.

13.6.1. Все зарегистрированные обращения объединенийпередаются:

— на рассмотрениеГубернатору, вице-губернатору – председателю Правительства, заместителямпредседателя Правительства, руководителю администрации в соответствии сраспределением обязанностей;

— в территориальные органы федеральных органовисполнительной власти;

— в органы местногосамоуправления;

— в государственный органы;

— иные органы.

13.6.2. На поступившее в электронной форме обращениеобъединения в секретариате готовится проект резолюции (в РКК во вкладке«Исполнение и контроль» указываются: контролер, исполнители, отметка опостановке на контроль и плановая дата исполнения) и направляется руководителюна согласование. Руководитель знакомится с содержанием обращения объединения ипроектом резолюции, при необходимости корректирует проект резолюции, и после ееутверждения электронная версия обращения объединения направляется по СЭДисполнителям. В резолюции определяются ответственный исполнитель и должностныелица, участвующие в работе с обращением объединения, дается указание поисполнению документа и определяются промежуточный(раздельный) и плановый (конечный) сроки исполнения в соответствии с абзацемтретьим подпункта 13.6.7 настоящего пункта.

13.6.3. В случае если обращение объединения поступило круководителю, минуя регистрацию в отделе служебной корреспонденции, и на негоналожена резолюция, то оно подлежит обязательной последующей регистрации,включению в СЭД с внесением резолюции в РКК.

13.6.4. Подлинник обращенияобъединения согласно резолюции передается отделом служебной корреспонденции всекретариат руководителя, назначенного ответственным исполнителем, спроставлением соответствующей отметки во вкладке «Местонахождение» РКК.Исполнители работают с электронной версией документа. Исполнителям, неявляющимся пользователями СЭД, направляется копия обращения объединения набумажном носителе.

13.6.5. Обращения объединений, невнесенные в СЭД по причине наличия персональных данных или сканирование которыхтехнически невозможно, направляются отделом служебной корреспонденции всекретариат руководителя в подлиннике.

13.6.6. Секретариат руководителя,назначенного контролером, организует работу с поступившим обращениемобъединения, контролирует качество и своевременность рассмотрения и подготовкиинформации, ответа по обращению объединения, а также обеспечивает подготовкуотчетных документов.

Весь ход рассмотрения с записьюпоручений отражается в СЭД.

13.6.7. В случае если в резолюции указано несколько лиц,ответственных за исполнение поручения (соисполнителей), ответственнымисполнителем по обращению объединения считается соисполнитель, который указан врезолюции руководителя первым.

Ответственный исполнитель припоручении о подготовке ответа обобщает информацию от соисполнителей и готовитответ. Подписанный руководителем ответ регистрируется в журнале и передается вотдел служебной корреспонденции для отправки заявителю.

При поручении оподготовке проекта ответа ответственный исполнитель готовит его на бланкеустановленной формы за подписью Губернатора, вице-губернатора – председателяПравительства, заместителя председателя Правительства, руководителяадминистрации и представляет на подпись не позднее пяти дней до истечения срокарассмотрения обращения объединения. Подписанный ответ передается в отделслужебной корреспонденции для регистрации и отправки заявителю.

13.6.8. В ответе руководителю, давшему поручение пообращению объединения, указывается форма информирования объединения орезультатах рассмотрения его обращения и прикладывается копия ответа заявителю(при наличии).

13.6.9. Ответ на обращениеобъединения с приложением обращения объединения, материалами (в случае наличия)передается должностному лицу, давшему поручение, для снятия с контроля.

13.6.10. Снять документы сконтроля может руководитель, давший поручение по обращению объединения.

13.6.11. Обращения объединенийсчитаются исполненными, если объективно, всесторонне рассмотрены всепоставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны исчерпывающиеответы.

13.6.12. Припринятии руководителем решения о необходимости переадресования обращения объединенияв органы, указанные в абзацах третьем – шестом подпункта 13.6.1 настоящегопункта, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращенииобъединения вопросов в соответствии с частями 3, 3.1 статьи 8 Федеральногозакона от 02.05.2006 № 59-ФЗ, секретариат возвращает подлинник обращенияобъединения в отдел служебной корреспонденции.

13.6.13. Передача обращений объединений на рассмотрение.

В случае если обращениеобъединения содержит вопросы, которые в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации, законодательством Астраханской области не относятся ккомпетенции Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства,заместителей председателя Правительства, руководителя администрации, ононаправляется в течение срока, установленного частями 3, 3.1 статьи 8Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ, в органы, указанные в абзацах третьем – шестом подпункта 13.6.1 настоящего пункта,в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении объединениявопросов.

Отдел служебной корреспонденцииотправляет подлинник обращения объединения в органы, указанные в третьем – шестом абзацах подпункта 13.6.1 настоящего пункта,с информационным письмом о переадресовании, подписанным начальником управлениядокументационного обеспечения, в объединение. Копия обращения объединенияостается в деле согласно номенклатуре дел.

В случае еслиобъединение ранее обращалось в исполнительные органы государственной власти ине удовлетворено принятым решением или обжалует действия этих органов, а такжеесли вопрос находится в компетенции членов Правительства в соответствии с распределением обязанностей между членами ПравительстваАстраханской области, утвержденным постановлениемГубернатора Астраханской области  от10.10.2014 №93, обращение объединения передается на рассмотрениевице-губернатору – председателю Правительства, заместителям председателяПравительства, руководителю администрации, в секретариаты вице-губернатора –председателя Правительства, заместителей председателя Правительства,руководителя администрации.

13.7. Организация работы с исходящими документами.

13.7.1. Организация работы сисходящими документами включает: составление и оформление проекта документа,согласование, подписание, регистрацию, отправку.

13.7.2.Ответственность за составление и оформление проекта документа в соответствии стребованиями, установленными настоящей Инструкцией, а также согласованиепроекта документа с заинтересованными государственными органами и должностнымилицами возлагается на исполнителя документа.

13.7.3. Регистрация осуществляется:

— исходящих документов Губернатора, вице-губернатора– председателя Правительства, заместителей председателя Правительства,руководителя администрации – в отделе служебной корреспонденции;

— документов структурных подразделений администрации– специалистами, отвечающими за делопроизводство в указанных подразделениях.

13.7.4. Регистрацияосуществляется в СЭД путем создания РКК, в которой указываются: адресат,краткое содержание документа, фамилия лица, подписавшего документ, иисполнителя, дата регистрации, регистрационный номер (устанавливаетсяавтоматически), номер дела, в которое будет помещен второй экземпляр, и другиенеобходимые данные. Первый экземпляр документа сканируется и прикрепляется кРКК для включения в СЭД.

13.7.5. Регистрационный номер исходящего документасостоит из индекса секретариата, номера дела по номенклатуре и порядковогономера в пределах года. Регистрационный номер документа и дата проставляются наподлиннике документа в реквизитах бланка и на втором экземпляре.

13.7.6. При регистрации ответного документа РККисходящего документа связывается с РКК входящего документа-запроса.

13.7.7. Переписка между исполнительными органамигосударственной власти, структурными подразделениями администрации, включеннымив СЭД, осуществляется в электронной форме с использованием ЭП.

13.7.8. Документу, направляемому в несколько адресов,присваивается один регистрационный номер.

13.7.9. Исходящие письма на бумажном носителеотправляются с подлинной подписью. Второй экземпляр зарегистрированного ипереданного на отправку документа, имеющий все необходимые визы и приложения,хранится в деле согласно номенклатуре дел. При отправке по списку рассылкиисходящего письма одного и того же содержания передается на рассылкунеобходимое количество его копий.

13.7.10. Служебные документы, в формуляр которых невходят адресат, другие элементы, необходимые для рассылки, принимаются наотправку только с сопроводительными письмами. Документы, предназначенные дляотправки за пределы Российской Федерации (кроме государств СНГ), должны бытьпереданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса насоответствующем языке.

13.7.11. Отдел служебной корреспонденции осуществляетпроверку правильности оформления документа, его комплектности и соответствияколичества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленныедокументы возвращаются исполнителю.

13.7.12. Отделслужебной корреспонденции производит сортировку документов по способу отправкиадресату (фельдъегерской службой, через почтовое отделение простой или заказнойкорреспонденцией, электронной почтой).

13.7.13. Структурные подразделения администрацииобрабатывают служебную корреспонденцию, предназначенную для отправки по почте.Оформление адреса на корреспонденции, направляемой юридическим и физическимлицам, должно соответствовать пункту 4.9 раздела 4 настоящей Инструкции.Указанная корреспонденция сдается на конвертирование и отправку в отделслужебной корреспонденции под подпись в учетном журнале.

13.7.14. Документы подлежат отправке не позднее трех днейс момента их передачи в отдел служебнойкорреспонденции на конвертирование и отправку.

13.7.15. Исходящиедокументы, подписанные Губернатором, вице-губернатором – председателемПравительства, адресованные в государственные органы Российской Федерации,отправляются в электронном виде посредством системы МЭДО, если не требуетсяиное. При отсутствии технической возможности формирования указанных документовв электронном виде их отправка осуществляется на бумажном носителефельдъегерской службой.

Необходимость использования фельдъегерской службы вдругих случаях определяется начальником управления документационногообеспечения администрации, начальником отдела служебной корреспонденции.

13.7.16. Передача корреспонденции на бумажных носителяхисполнительным органам государственной власти и структурным подразделениямадминистрации производится через адресные ячейки, находящиеся в отделеслужебной корреспонденции, под подпись в журналах учета. Выемка указаннойкорреспонденции работниками исполнительных органов государственной власти иструктурных подразделений администрации должна производиться ежедневно. Оналичии срочных документов сообщается в соответствующий исполнительный органгосударственной власти и структурное подразделение администрации.

13.7.17. Обработка документов для отправки почтовойсвязью осуществляется отделом служебной корреспонденции в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, предназначенныхдля отправки телеграфной связью, – в соответствии с правиламиоказания услуг телеграфной связи.

13.7.18. Реестры на отправляемую корреспонденциюсоставляются в СЭД. Наименования организаций, адреса берутся из справочников.

13.7.19. Работа со служебной корреспонденциейпри необходимости осуществляется только с использованием официального адресаэлектронной почты работника администрации, структурного подразделенияадминистрации.

14. Порядокработы с обращениями граждан

14.1. Рассмотрение обращений гражданосуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ,Законом Астраханской области от10.04.2012 №14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращениев Астраханской области».

Рассмотрение обращений объединенийосуществляется в соответствии с разделом 13 настоящейИнструкции и Федеральным законом от 02.05.2006 №59-ФЗ.

Рассмотрение обращений граждан осуществляется всроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ, со днярегистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

Сроки рассмотрения обращений граждан исчисляютсяв календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения гражданинаприходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считаетсяпредшествующий ему рабочий день.

14.2. В структурном подразделении администрации,исполнительном органе государственной власти правовым актом назначаютсядолжностные лица, ответственные за соблюдение требований Федерального законаот 02.05.2006 № 59-ФЗ.

14.3. Прием и регистрация поступающейкорреспонденции.

14.3.1. Обращения граждан поступают в отделпрохождения корреспонденции, аналитического и информационного обеспеченияуправления по работе с обращениями (далее – отдел управления по работе собращениями).

Обращения граждан, поступившие в почтовые ящикидля обращений, установленные на фасадездания управления по работе с обращениями по адресу: г. Астрахань, ул.Свердлова, д. 73; в здании резиденции Губернатора по адресу: г. Астрахань, ул.Советская, д. 15, изымаются ежедневно работником отдела управления по работе собращениями в рабочие дни управления по работе с обращениями (понедельник –пятница с 8.30 до 17.30, перерыв с 12.00 до 13.00, выходные дни – суббота ивоскресенье, нерабочие праздничные дни).

14.3.2. Обращения граждан в форме электронногодокумента, поступившие:

— в интернет-приемную исполнительныхорганов государственной власти Астраханской области http://letters.astrobl.ru;

— на официальный сайт Губернатораhttp://jilkin.ru;

—  (Утратил силу -Постановление Губернатора Астраханской области от15.12.2017 № 95);

— на официальный адрес электронной почтыуправления по работе с обращениями
http
://obrascheniya@astrobl.ru;

— иным способом, позволяющим передать вэлектронной форме обращение гражданина,

принимаются работником отдела управления поработе с обращениями, ответственным за прием документов, переносятся набумажный носитель.

При этом гражданину по почтовому адресу или поадресу электронной почты, указанному им в обращении, направляется уведомление сиспользованием факсимильного воспроизведения подписи о том, что данноеобращение зарегистрировано, с указанием даты регистрации (приложение№ 34).

14.3.3. При регистрации письменного обращениягражданина, обращения гражданина в форме электронного документа, поступившегона официальный сайт Губернатора http://jilkin.ru, на официальный адрес электроннойпочты управления по работе с обращениями
http
://obrascheniya@astrobl.ru,иным способом, позволяющим передать в электронной форме обращение гражданина, вправом нижнем углу первой страницы обращения проставляется регистрационныйштамп «Администрация Губернатора Астраханской области управление по работе собращениями граждан» с указанием присвоенного обращению гражданинарегистрационного номера и даты регистрации письменного обращения гражданина(при регистрации письменного обращения, принятого в ходе личного приема гражданГубернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителямипредседателя Правительства, руководителем администрации (далее – личный приемграждан), указывается «Принято на личном приеме граждан, дата личного приемаграждан»). В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом,штамп проставляется в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

14.3.4. Регистрация обращений гражданпроизводится в течение одного дня со дня поступления обращения в управление поработе с обращениями, в случае поступления обращения в день, предшествующийнерабочему праздничному дню, регистрация производится в рабочий день, следующийза праздничными или выходными днями, в модуле «Обращения граждан» СЭД суказанием:

— фамилии, имени и отчества (последнее –при наличии) заявителя (в именительном падеже, в случае их отсутствияпроставляется отметка «без автора»);

— почтового адреса, адреса электроннойпочты и номера телефона при его наличии (в случае указания в обращениигражданина просьбы о выдаче ответа на обращение гражданина на рукипроставляется отметка «ответ на руки»);

— количества листов в обращении, данных оналичии приложений;

— типа доставки обращения (письмом,телеграммой, доставлено лично и т.п.);

— отправителя обращения (АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации,Думы Астраханской области и т.д.), проставляется дата и исходящий номерсопроводительного письма;

— тематики обращения;

— типа обращения;

— краткой аннотации поставленных вобращении вопросов, которая обосновывает адресность направления обращения нарассмотрение, с последующей распечаткой РКК.

14.3.5. При приеме письменного обращениягражданина непосредственно от гражданина, написавшего данное обращение,выдается расписка в получении письменного обращения гражданина (приложение№ 35) либо по требованию гражданина на втором экземпляре обращениягражданина либо на копии обращения гражданина, предоставленной гражданином,которые остаются у гражданина, работником отдела управления по работе собращениями, ответственным за прием документов, ставится отметка о принятииобращения гражданина с указанием даты, фамилии, имени, отчества (последнее –при наличии) работника отдела управления по работе с обращениями, ответственногоза прием документов, а также сообщается номер контактного телефона.

14.3.6. Обращения граждан, поставленные наконтроль в Управлении Президента Российской Федерации по работе с обращениямиграждан и организаций Администрации Президента Российской Федерации, АппаратеПравительства Российской Федерации, Государственной Думе Федерального СобранияРоссийской Федерации, федеральных органах государственной власти, ДумеАстраханской области, обращения граждан, поступившие в интернет-приемнуюисполнительных органов государственной власти Астраханской области, на сайтГубернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, а также обращенияграждан, содержащие просьбу об информировании гражданина о результатахрассмотрения, оформляются РКК с пометкой «Контроль», «Особый контроль».

14.3.7. Обращения на иностранных языках, языкеБрайля, поступившие в администрацию, направляются для перевода соответственно вминистерство международных и внешнеэкономических связей Астраханской области,министерство культуры и туризма Астраханской области. Датой регистрацииявляется день поступления перевода текста обращения в отдел управления поработе с обращениями.

14.3.8. При регистрации обращение гражданинапроверяется на повторность, при необходимости сверяется с находящейся в архивеотдела управления по работе с обращениями предыдущей перепиской, в РККуказывается признак повторности. Повторным считается обращение гражданина,поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если современи подачи первого обращения гражданина истек установленныйзаконодательством Российской Федерации, законодательством Астраханской областисрок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом.

14.3.9. Корреспонденция, оформленная на бланкеорганизации или имеющая штамп организации и подписанная одним из егоруководителей, подлежит регистрации в отделе управления по работе собращениями, в случае если содержит приложение – обращение гражданина,направленное в формах и видах, определенных статьей 4 Федерального закона от02.05.2006 № 59-ФЗ, с указанием его фамилии, имени, отчества (последнее–при наличии), почтового адреса (адреса электронной почты).В данном случае вРКК указываются две фамилии – руководителя и гражданина, по поводу которогообращаются.

14.3.10. При регистрации коллективных обращенийграждан в РКК вносится фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты)гражданина, указанного в обращении граждан в качестве получателя ответа илипредставителя всех авторов коллективного обращения граждан. Если такое лицо вколлективном обращении граждан не указано, в РКК вносится фамилия, почтовыйадрес (адрес электронной почты) одного из списка граждан, подписавших обращениеграждан, для доведения содержания ответа до сведения остальных авторовколлективного обращения граждан.

14.3.11. Обращения граждан, содержащиеходатайства о переводе земель из одной категории в другую или ходатайства опереводе земельных участков из состава земель одной категории в другую, жалобына нарушения прав граждан и организаций при предоставлении государственных имуниципальных услуг, а также обращения граждан, обращения объединений,подлежащие рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционнымизаконами и иными федеральными законами, кроме Федерального закона от 02.05.2006№ 59-ФЗ, регистрируются отделом служебной корреспонденции в соответствии сразделом 13 настоящей Инструкции.

14.3.12. Передача обращений граждан нарассмотрение.

В случае если обращение гражданина содержитвопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерации,законодательством Астраханской области относятся к компетенции исполнительныхорганов государственной власти, обращение гражданина (в том числе поставленноена контроль) направляется на рассмотрение в соответствующие исполнительные органыгосударственной власти в течение 5 дней со дня регистрации обращения гражданинав управлении по работе с обращениями. Срок рассмотрения обращения гражданина висполнительном органе государственной власти не должен превышать 30 дней, аобращения гражданина, содержащего информацию о фактах возможных нарушенийзаконодательства Российской Федерации в сфере миграции, – 20 дней (с пометкой«Особый контроль» не должен превышать 15 дней) со дня регистрации обращениягражданина в управлении по работе с обращениями. В случаях, установленныхчастью 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ, срок рассмотренияобращения гражданина продлевается не более чем на 30 дней с уведомлением опродлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение, за исключениемобращений с пометкой «Особый контроль», поставленных на контроль в УправленииПрезидента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организацийАдминистрации Президента Российской Федерации, Аппарате ПравительстваРоссийской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания РоссийскойФедерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханскойобласти.

Не допускается перенаправление исполнительнымиорганами государственной власти обращений граждан с пометкой «Особый контроль»,«Контроль», поставленных на контроль в Управлении Президента РоссийскойФедерации по работе с обращениями граждан и организаций АдминистрацииПрезидента Российской Федерации, Аппарате Правительства Российской Федерации,Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, федеральныхорганах государственной власти, Думе Астраханской области, поступивших нарассмотрение из управления по работе с обращениями.

В случае если обращение гражданина содержитвопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерацииотносятся к вопросам местного значения, обращение гражданина направляется нарассмотрение в органы местного самоуправления.

В случае если обращение гражданина содержитвопросы, которые в соответствии с законодательством Российской Федерациинаходятся в ведении территориальных органов федеральных органов исполнительнойвласти, обращение гражданина направляется на рассмотрение в соответствующийтерриториальный орган федерального органа исполнительной власти.

В случае если гражданин ранее обращался висполнительные органы государственной власти и не удовлетворен принятымрешением или обжалует действия этих органов, а также если вопрос находится вкомпетенции членов Правительства в соответствии с распределением обязанностеймежду членами Правительства Астраханской области, утвержденным постановлениемГубернатора Астраханской области от10.10.2014 № 93, обращение передается на рассмотрение вице-губернатору – председателюПравительства, заместителям председателя Правительства, руководителюадминистрации, в секретариаты вице-губернатора – председателя Правительства,заместителей председателя Правительства, руководителя администрации в СЭД.

14.3.13. В случае если по обращению гражданинанаправляется запрос в соответствии с частью 2 статьи 10 Федерального закона от02.05.2006 № 59-ФЗ заместителям председателя Правительства, висполнительные органы государственной власти, структурные подразделенияадминистрации, перенаправление указанного запроса в соответствующиеисполнительные органы государственной власти, органы местного самоуправления,территориальные органы федеральных органов исполнительной власти недопускается. Срок предоставления по запросу информации, документов иматериалов, необходимых для рассмотрения обращения гражданина, за исключениемдокументов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющиегосударственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которыхустановлен особый порядок предоставления, не должен превышать 15 дней (длярассмотрения обращения гражданина с пометкой «Особый контроль» не долженпревышать 3 дней) со дня регистрации запроса в управлении по работе собращениями.

14.3.14. Указание об исполнении обращенийграждан дается в форме резолюции. Обязательными элементами резолюции являются:фамилия исполнителя (исполнителей), указание об исполнении, содержащееконкретное поручение, подпись дающего поручение (в том числе ЭП), датаподписания и в необходимых случаях сроки исполнения.

14.3.15. В случае доклада Губернатору,вице-губернатору – председателю Правительства, руководителю администрациипроект резолюции готовится начальником управления по работе с обращениями илиего заместителем. Заместителям председателя Правительства проект резолюцииготовят руководители их секретариатов.

14.3.16. В случае если в резолюции указанонесколько лиц, ответственных за исполнение поручения (соисполнителей),ответственным исполнителем по обращению гражданина считается соисполнитель,который указан в резолюции руководителя первым.

Ответственный исполнитель по обращениюгражданина организует работу с поступившим документом, контролирует качество исроки рассмотрения обращения гражданина и подготовки информации по обращениюгражданина, а также обеспечивает подготовку обобщенных отчетных документов.

Ответственный исполнитель по обращениюгражданина обобщает информацию, поступившую от соисполнителей, готовит ответ(проект ответа), обобщенный отчетный документ или поручает сделать это одномуиз соисполнителей.

Соисполнители готовят и направляютответственному исполнителю информацию по обращению гражданина не позднее 15дней со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе собращениями (по обращениям с отметкой «Особый контроль» – не позднее 7 дней содня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями).

14.3.17. Весь ход рассмотрения обращениягражданина с записью поручений заносится в СЭД.

14.3.18. Передача обращений граждан из одногоструктурного подразделения администрации в другое, а также из одногоисполнительного органа государственной власти в другой без уведомления об этомуправления по работе с обращениями и гражданина не допускается.

14.3.19. При направлении обращения гражданина всоответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенциюкоторых входит решение поставленных в обращении гражданина вопросов, всоответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ копияобращения гражданина остается в деле.

14.4. Требования к оформлению ответов наобращения граждан.

14.4.1. Проект ответа на обращение гражданина набланке установленной формы за подписью соответственно Губернатора,вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателяПравительства, руководителя администрации с прилагаемыми к нему материаламипредставляется на подпись соответственно Губернатору, вице-губернатору –председателю Правительства, заместителю председателя Правительства,руководителю администрации ответственным исполнителем по обращению гражданинане позднее одного дня до истечения срока рассмотрения обращения гражданина.

В ответе на обращение гражданина с пометкой«Особый контроль», «Контроль», поставленных на контроль в Управлении ПрезидентаРоссийской Федерации по работе с обращениями граждан и организацийАдминистрации Президента Российской Федерации, Аппарате ПравительстваРоссийской Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания РоссийскойФедерации, федеральных органах государственной власти, Думе Астраханскойобласти указываются дата и исходящий номер сопроводительного письма УправленияПрезидента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организацийАдминистрации Президента Российской Федерации, Аппарата ПравительстваРоссийской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания РоссийскойФедерации, федеральных органов государственной власти, Думы Астраханскойобласти.

14.4.2.Ответ на обращение гражданина с отметкой«Ответ на руки» выдается исполнителем по обращению гражданина, готовившим ответна обращение гражданина, в сроки, установленные Федеральным законом от02.05.2006 № 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлениипо работе с обращениями.

При указании гражданином почтового адреса,адреса электронной почты ответ на обращение гражданина с отметкой «Ответ наруки» направляется на указанный в обращении гражданина почтовый адрес, адресэлектронной почты в сроки, установленные Федеральным законом от 02.05.2006№ 59-ФЗ, со дня регистрации обращения гражданина в управлении по работе с обращениями.

14.4.3. Ответ на обращение гражданина,поступившее в форме электронного документа, направляется в письменной форме попочтовому адресу, указанному в обращении гражданина, или по указанному вобращении адресу электронной почты в форме электронного документа илиэлектронной копии документа с подписью уполномоченного должностного лица, датойрегистрации, регистрационным номером.

14.4.4. Ответы по исполнению обращений граждан(за исключением писем структурных подразделений администрации, исполнительныхорганов государственной власти, органов местного самоуправления, проходящих вСЭД) поступают в отдел управления по работе с обращениями. В левом нижнем углуобратной стороны ответа делается пометка о дате поступления ответа.

14.4.5. Ответ на обращение гражданина сприложением обращения гражданина, РКК, материалов (в случае наличия) передаетсяотделом управления по работе с обращениями должностному лицу, давшему поручениедля снятия с контроля.

14.4.6. Обращение гражданина считаетсяисполненным, если объективно, всесторонне рассмотрены все поставленные в немвопросы, приняты необходимые меры и гражданину направлен исчерпывающий ответ.

В обобщенном отчетном документе должностномулицу, давшему поручение по обращению гражданина, сообщается, что гражданинпроинформирован о результатах рассмотрения своего обращения и прилагается копияответа гражданину с подтверждением его отправки по адресу электронной почты.

В ответах на коллективные обращения граждануказывается фамилия, почтовый адрес (адрес электронной почты) гражданина,указанного в коллективном обращении в качестве получателя ответа илипредставителя всех авторов коллективного обращения граждан. Если такое лицо вколлективном обращении граждан не указано, то указывается фамилия, почтовыйадрес (адрес электронной почты) одного из списка граждан, подписавшихколлективное обращение, с просьбой довести информацию до сведения остальныхавторов коллективного обращения граждан.

14.4.7. Снять документы с контроля можетдолжностное лицо, давшее поручение по обращению гражданина, а также начальникуправления по работе с обращениями, давший поручение по обращению гражданина,заместитель начальника управления по работе с обращениями, руководителисекретариатов Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

14.4.8. Ответы на обращения граждан, несоответствующие установленным требованиям, возвращаются должностным лицом,давшим поручение по обращению, начальником управления по работе с обращениями,заместителем начальника управления по работе с обращениями исполнителю длядоработки.

14.4.9. При нарушениях Федерального закона от02.05.2006 № 59-ФЗ, Закона Астраханской области  от10.04.2012 №14/2012-ОЗ «О дополнительных гарантиях права граждан на обращениев Астраханской области» в исполнительных органах государственной власти,администрации проводится служебная проверка, результаты которой не позднее 3дней со дня ее окончания направляются исполнительным органом государственнойвласти, структурным подразделением администрации, проводившим служебнуюпроверку, в управление по работе с обращениями.

14.4.10. Данные о списанииобращения гражданина в дело заносятся в СЭД с указанием даты закрытия,результата рассмотрения обращения гражданина, после чего все документыпомещаются в папку «Дело» с проставлением номера обращения, фамилии, инициаловавтора, дат поступления и закрытия.

14.4.11. Хранениерассмотренных обращений граждан и документов к ним осуществляется управлениемпо работе с обращениями в архиве в течение 5 лет.

По истечении сроков храненияв архиве обращения граждан и документы к ним представляются на заключениеэкспертной комиссии администрации, после чего составляется соответствующий актна уничтожение, утверждаемый начальником управления по работе с обращениями.

14.5. Рассмотрениеобращений, поступивших на личном приеме граждан.

14.5.1. Проект графикаличного приема граждан Губернатором, вице-губернатором – председателемПравительства, заместителями председателя Правительства, руководителем администрации,ежеквартально утверждаемого Губернатором (далее – график личного приемаграждан), составляется управлением по работе с обращениями. Число личныхприемов граждан для каждого должностного лица устанавливается исходя из анализаколичества обращений граждан, поступивших по вопросам, относящимся ккомпетенции этого должностного лица.

График личного приемаграждан публикуется в средствах массовой информации, размещается винформационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на портале исполнительныхорганов государственной власти Астраханской области, на официальном сайте иинформационном стенде управления по работе с обращениями. (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от17.05.2017 № 44)

14.5.2. Губернатор,вице-губернатор – председатель Правительства, руководитель администрации ведутличный прием граждан по вопросам, относящимся к их компетенции, один раз вквартал по адресу: г. Астрахань, ул. Свердлова, д. 73.

14.5.3. На каждый личныйприем граждан записывается не более 15 человек.

14.5.4. Работники управленияпо работе с обращениями разъясняют гражданам порядок личного приема граждан.

14.5.5. На личном приемеграждан Губернатором, вице-губернатором–председателем Правительства,руководителем администрации присутствует начальник управления по работе собращениями либо его заместитель.

Организация и проведениеличного приема граждан, информирование гражданина о дате (с проставлением вСЭД) и времени личного приема граждан заместителями председателя Правительстваосуществляется их секретариатами.

На личном приеме гражданзаместителями председателя Правительства присутствуют руководители ихсекретариатов.

14.5.6. В случае если изложенныегражданином на личном приеме факты и обстоятельства являются очевидными и нетребующими дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина с согласиягражданина может быть дан устно в ходе личного приема граждан, о чем делаетсязапись в РКК личного приема гражданина (приложение № 36). В остальныхслучаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов втечение 30 дней со дня проведения личного приема гражданина либо в срок,указанный в резолюции Губернатора, вице-губернатора–председателя Правительства,заместителя председателя Правительства, руководителя администрации в РККличного приема гражданина.

В случае принятияГубернатором, вице-губернатором – председателем Правительства, заместителямипредседателя Правительства, руководителем администрации в ходе личного приемаграждан письменного обращения гражданина в РКК личного приема гражданинаделается запись о принятии письменного обращения гражданина.

Письменное обращениегражданина, принятое Губернатором, вице-губернатором – председателемПравительства, руководителем администрации в ходе личного приема граждан,передается начальником управления по работе с обращениями либо егозаместителем, присутствующим на личном приеме граждан, на регистрацию в отделуправления по работе с обращениями не позднее одного дня, следующего за днемличного приема граждан.

Обращение гражданина,зарегистрированное отделом управления по работе с обращениями, с отметкой«Принято на личном приеме граждан, дата личного приема граждан» передается на исполнениев порядке, установленном настоящим разделом.

14.5.7. По итогам личного приема граждан Губернатором,вице-губернатором – председателем Правительства, руководителем администрацииРКК личного приема граждан, подписанные Губернатором, вице-губернатором –председателем Правительства, руководителем администрации соответственно, срезолюциями направляются управлением по работе с обращениями на исполнениедолжностным лицам.

15. Организация контроляза исполнением служебных документов

(поручений)

15.1. Контроль за исполнениемслужебных документов (поручений) (далее – контрольные документы) представляетсобой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного иполного выполнения документов и поручений, качественного решения содержащихся вних вопросов, выявления и устранения причин, препятствующих их выполнению.

Контроль включает:

— постановку на контроль и учет документов,содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам,отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти;

— периодический сбор и обобщение информации о ходе исостоянии выполнения контрольных документов;

— учет и анализ срокови результатов выполнения контрольных документов;

— проверку соответствиявыполнения и отражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий итребующих решения вопросов, содержащихся в контрольных документах и врезолюциях руководителей;

— проверку по указаниюсоответствующих руководителей фактического выполнения контрольных документов;

— рассмотрение отчетныхдокументов и заслушивание отчетов исполнителей о ходе исполнения контрольныхдокументов;

— принятие мер повыполнению контрольных документов и устранение причин, препятствующих ихвыполнению;

— снятие контрольных документов с контроля и учета.

15.2. Служебные документы, подлежащие обязательномуисполнению и контролю:

15.2.1. Федеральныеконституционные и федеральные законы, правовые акты палат Федерального СобранияРоссийской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации,постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации (далее –правовые акты Российской Федерации), содержащие поручения высшему должностномулицу субъекта, исполнительным органам государственной власти субъекта в частиполномочий исполнительных органов государственной власти Астраханской области.

15.2.2. Поручения ПрезидентаРоссийской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, егозаместителей.

15.2.3. Поручения Губернатора,вице-губернатора – председателя Правительства по исполнению правовых актовРоссийской Федерации, протоколов заседаний совещательных и координационныхорганов, созданных при Президенте и Правительстве Российской Федерации,правовых актов Думы Астраханской области.

15.2.4. Постановления ираспоряжения Губернатора, Правительства.

15.2.5. Соглашения (договоры),заключенные от имени субъекта Российской Федерации (Астраханской области) и отимени Правительства.

15.2.6. Протоколы заседанийПравительства.

15.2.7. Протоколы заседанийсовещательных и координационных органов, созданных при Губернаторе иПравительстве, межведомственных и координационных совещаний, проводимых сучастием Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.8. Протоколы межрегиональныхи областных мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернатора –председателя Правительства.

15.2.9. Протоколы выездныхмероприятий на территории Астраханской области, проводимых с участиемГубернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.10. Протоколы совещанийГубернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, проводимые поинициативе исполнительных органов государственной власти.

15.2.11. Протоколы еженедельныхсовещаний Губернатора.

15.2.12. Протоколы рабочихвстреч Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства.

15.2.13. Письма и телеграммыфедеральных органов государственной власти.

15.2.14. Парламентские идепутатские запросы, обращения органов прокуратуры.

15.2.15. Письма исполнительныхорганов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций,кроме ходатайств о награждении и обращений, содержащих приглашения намероприятия, не требующие обязательного присутствия.

15.3. Контрольза исполнением служебных документов в пределах своих полномочий и компетенцииосуществляют:

15.3.1. Губернатор, вице-губернатор – председательПравительства, заместители председателя Правительства, руководителиисполнительных органов государственной власти – за исполнением контрольныхдокументов в соответствии с компетенцией.

При осуществлении функцийконтроля:

— принимают решение об установлении, изменении срокаисполнения и снятии документов с контроля в соответствии с компетенцией;

— рассматривают отчетные документы исполнителейдокументов, структурных подразделений администрации, исполнительных органовгосударственной власти, уполномоченных осуществлять контроль за исполнениемслужебных документов, о состоянии и недостатках исполнения контрольныхдокументов;

— принимают меры по выполнению контрольныхдокументов, а также устранению причин, препятствующих их выполнению;

— заслушивают отчеты исполнителей документов о ходеисполнения контрольных документов, в том числе на совещаниях, заседанияхколлегиальных органов.

15.3.2. Структурные подразделения администрации,исполнительных органов государственной власти, а также их работники,уполномоченные осуществлять контроль за исполнениемслужебных документов, – за исполнением контрольных документов в соответствии скомпетенцией.

При осуществлении функций контроля обеспечивают:

— постановку на контроль и учет документов,содержащих конкретные поручения, а также самих поручений по вопросам,отнесенным к компетенции исполнительных органов государственной власти;

— периодический сбор и обобщение информациио ходе и состоянии выполнения контрольных документов;

— рассмотрение и анализ отчетных документовоб исполнении контрольных документов;

— проверку соответствия выполнения иотражения в отчетных документах тематики выполняемых заданий и требующихрешения вопросов, содержащихся в контрольных документах и в резолюцияхруководителей;

— проверку по указанию соответствующихруководителей фактического выполнения контрольных документов (поручений);

— снятие контрольных документов с контроля и учета.

15.4. Контроль за исполнениемконтрольных документов осуществляется:

15.4.1. Секретариатами Губернатора, вице-губернатора –председателя Правительства, заместителей председателя Правительства,руководителя администрации, управлением документационного обеспеченияадминистрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.13– 15.2.15 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.4.2. Отделом контроляорганизационно-контрольного управления администрации, секретариатамиГубернатора, вице-губернатора – председателя Правительства и заместителейпредседателя Правительства, руководителя администрации – за исполнениемконтрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.1-15.2.6, 15.2.8, 15.2.9,15.2.11 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией  (В редакции Постановления Губернатора Астраханской области от20.03.2018 г. № 21)

15.4.3.  (Утратилсилу — Постановление Губернатора Астраханской области от20.03.2018 г. № 21)

 15.4.4. Отделом протокола организационно-контрольного управленияадминистрации – за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах15.2.11, 15.2.12 пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.4.5. Иными структурнымиподразделениями администрации, исполнительными органами государственной власти– за исполнением контрольных документов, указанных в подпунктах 15.2.7, 15.2.9,15.2.10пункта 15.2 настоящего раздела, в соответствии с компетенцией.

15.5. Решение о постановке наконтроль документов принимают Губернатор, вице-губернатор – председательПравительства, руководитель администрации, руководители структурныхподразделений администрации, уполномоченные осуществлять контрольза исполнением служебных документов.

15.6. Контрольные документы подлежат учету всоответствующих базах данных документов в структурных подразделенияхадминистрации, исполнительных органов государственной власти, уполномоченныхосуществлять контроль за исполнением служебных документов, всоответствии с компетенцией.

15.7. Служебные документы, содержащие поручения повопросам, отнесенным к компетенции исполнительных органов государственнойвласти, подлежат обязательному исполнению и контролю в соответствии сустановленными сроками.

Служебные документы, не содержащиеконкретных поручений, подлежат исполнению в соответствии с требованияминастоящей Инструкции и снимаются с контроля после ознакомления с нимируководителей, в адрес которых они направлены.

15.8. Сроки исполнения контрольных документов.

15.8.1. Контрольные документыдолжны исполняться в сроки, указанные в них или в резолюциях руководителей.

Контрольные документы подлежатисполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

— содержащие втексте или в резолюции пометку «срочно» – в 3-дневный срок, а требующиедополнительного изучения поставленных вопросов – не более 10 дней со днярегистрации;

— содержащие втексте или резолюции пометки «оперативно», «в короткие сроки», «в сжатые сроки»– не более 10 дней со дня регистрации;

— протесты и требования прокурора – не более 10 днейсо дня поступления, представления – не более 30 дней;

— депутатские запросы – втечение 14 календарных дней со дня регистрации;

— без указания конкретнойдаты выполнения – не более 30 дней со дня регистрации (если в резолюции неуказан иной срок исполнения);

— законы РоссийскойФедерации и Астраханской области и указы Президента Российской Федерации – с даты вступления в силу, иные правовые акты – с даты ихподписания, если не установлен иной срок;

— связанные с нормотворческой деятельностью – неболее 60 дней со дня регистрации;

— связанные с переводом земель или земельныхучастков из одной категории в другую – не более двух месяцев со днярегистрации;

— о согласовании проектов генеральных плановпоселений, городских округов – не более трех месяцев со дня направленияпроекта;

— в иной срок, если он предусмотрензаконодательством Российской Федерации и законодательством Астраханскойобласти.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях со дня их поступления в исполнительный орган государственной власти имесяцах (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации изаконодательством Астраханской области). Срок, исчисляемый месяцами, истекает всоответствующее число последнего месяца срока. Если окончание срока,исчисляемого месяцами, приходится на такой месяц, в котором нетсоответствующего числа, то срок истекает в последний день этого месяца. Вслучае если окончание срока приходится на выходной день, то окончанием срокаисполнения контрольного документа является следующий за ним рабочий день.

15.8.2. Отчетные документы с информацией об исполненииконтрольных документов, содержащихся в правовых актах Российской Федерации ипоручениях Президента Российской Федерации и Председателя ПравительстваРоссийской Федерации, отправляются не позднее чем за 5 днейдо истечения срока исполнения.

15.8.3. Если в документе имеется несколько сроков либо по контрольному документу предусмотренопредставление отчетных документов в течение нескольких лет, сроком ихисполнения является срок наиболее позднего поручения или представленияпоследнего отчетного документа по данному документу. При этом контролируютсявсе сроки по контрольному документу.

15.8.4. За документами, имеющимидлительный срок и промежуточные этапы выполнения, устанавливается при необходимостипромежуточный контроль, за особо значимыми – особый контроль.

При постановке на промежуточный и особый контрольструктурными подразделениями администрации, исполнительных органовгосударственной власти, а также их работниками, уполномоченными осуществлятьконтроль за исполнением контрольных документов, составляется план контроля,который утверждается руководителем, принявшим решение о постановке на данныйвид контроля, предусматривающий различные формы контроля, в том числепроведение проверки результатов исполнения.

15.9. Изменение (продление) срока исполнения.

15.9.1. При невозможностивыполнения контрольного документа в установленный срок решение о продлении(переносе) этого срока может быть принято только руководителем, егоустановившим.

При необходимости изменения срокавыполнения контрольного документа исполнитель контрольного документапредставляет на имя руководителя, установившего этот срок, не позднее 3 дней доего истечения докладная записку с обоснованием изменения срока.

15.9.2. Не допускается представление служебного письма наимя Губернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, руководителяадминистрации с ходатайством о продлении срока исполнения контрольногодокумента, содержащего конкретный срок представления отчетных документов вгосударственные органы Российской Федерации. Продление срока исполненияконтрольного документа в данном случае возможно на основании решенияфедерального органа государственной власти, уполномоченного осуществлять сборинформации об исполнении документа по письменному ходатайству Губернатора,вице-губернатора – председателя Правительства, заместителя председателяПравительства, руководителя администрации.

15.9.3. Сроки исполнения контрольных документов,содержащихся в правовых актах Губернатора, поручений по протоколам совещаний сучастием Губернатора, поручений Губернатора по исполнению иных документовпродлевает Губернатор или руководитель администрации.

Сроки исполнения контрольныхдокументов, содержащихся в правовых актах Правительства, поручений попротоколам заседаний Правительства, совещаний с участием вице-губернатора –председателя Правительства, поручений вице-губернатора – председателяПравительства по исполнению иных документов продлевает вице-губернатор –председатель Правительства.

15.9.4. Обо всех случаях изменения сроков исполненияконтрольных документов исполнитель документа своевременно информируетструктурное подразделение администрации, уполномоченное осуществлять контроль за исполнением соответствующих контрольных документов(направляет копию докладной записки с соответствующей резолюцией руководителя).

При изменении плановой даты исполнения правового актаРоссийской Федерации, поручений Президента Российской Федерации и ПравительстваРоссийской Федерации секретариат ответственного исполнителя представляет вотдел служебной корреспонденции распечатку отчета «Поручения на контроле» сотметкой организационно-контрольного управления администрации о снятииисполненного пункта документа с контроля.

15.10. В ходе предварительногоконтроля структурные подразделения администрации, исполнительных органовгосударственной власти, а также их работники, уполномоченные осуществлятьконтроль за исполнением служебных документов, при необходимости производятпериодический сбор и обобщение информации о ходе и состоянии выполненияконтрольных документов, направляют исполнителям документа (поручения)контрольные карточки, напоминания, сводки о ходе исполнения служебнойкорреспонденции и запросы.

15.11. В целях повышения эффективности контроляструктурными подразделениями администрации, исполнительных органовгосударственной власти, а также их работниками, уполномоченными осуществлять контроль за исполнением служебных документов, производитсясистематизация и подготовка сведений о состоянии исполнения контрольныхдокументов.

Информация о состоянии исполнения контрольных документовдокладывается исполнителем руководителям, осуществляющим контроль всоответствии с подпунктом 15.3.1 пункта 15.3 настоящего раздела:

— еженедельно – по документам и поручениям, срокикоторых истекают в течение текущей недели;

— ежемесячно – по документам, не исполненным вустановленный срок.

Руководители, на исполнении которых находятся контрольныедокументы, рассматривают информацию о состоянии исполнения контрольныхдокументов, дают по ним необходимые поручения, принимают меры по их выполнениюи устранению причин, препятствующих их выполнению.

15.12. Ответственность за исполнение контрольныхдокументов.

15.12.1. Ответственность зарезультаты выполнения заданий и решения вопросов, принятие мер по выполнениюконтрольных документов и устранение причин, препятствующих их выполнению,соблюдение сроков представления, качество и достоверность информации,содержащейся в отчетных документах об исполнении контрольных документов, несутруководители, на которых возложено их исполнение, и должностные лица,подготовившие отчетный документ.

15.12.2. Если исполнениеконтрольного документа возложено на несколько исполнителей, то ответственностьнесет исполнитель контрольного документа, указанный в тексте поручения илирезолюции руководителя первым, а соисполнители документа несут ответственностьв части, их касающейся.

15.12.3. Принарушении установленного срока исполнения контрольного документа по решениюруководителя структурного подразделения администрации, уполномоченногоосуществлять контроль за исполнением служебных документов, данным структурнымподразделением направляется запрос руководителю исполнительного органагосударственной власти, являющемуся исполнителем контрольного документа, о предоставленииинформации о ходе исполнения, причинах неисполнения в установленный срокконтрольного документа и (или) докладная записка на имя Губернатора,вице-губернатора – председателя Правительства или руководителя администрациидля проведения служебной проверки, привлечения к ответственности виновных,принятия мер по организации выполнения контрольного документа и устраненияпричин, препятствующих его выполнению.

При нарушении установленного срока исполненияконтрольного документа более чем на 30 дней заслушивается отчет руководителяструктурного подразделения администрации, исполнительного органагосударственной власти, являющегося исполнителем контрольного документа, оборганизации исполнения на совещании или заседании коллегиального органа (насовещании при Губернаторе, на заседании Правительства или ином).

15.12.4. По фактам неисполнения контрольных документовлибо несвоевременного их исполнения, а также в случаях, если результатыфактического исполнения не подтверждаются, по указанию уполномоченных руководителейпроводятся служебные проверки.

15.13. Все исполненныеконтрольные документы подлежат снятию с контроля в установленном порядке.

15.14. Снятие контрольныхдокументов с контроля осуществляется на основании отчетных документов(отчетного документа):

— правового акта;

— плана мероприятий;

— протокола совещания;

— соглашения;

— ответного письма;

— справки (информации) об исполнении контрольногодокумента;

— иных документов, подтверждающих исполнениеконтрольного документа.

15.15. Отчетные документы об исполнении контрольныхдокументов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Отчетный документ в формеответного письма, справки (информации) об исполнении контрольного документадолжен содержать:

— преамбулу, в которой повторяется содержаниепоручения и указываются наименование и реквизиты контрольного документа;

— основную часть, в которой указываются результатыисполнения контрольного документа, наименование и реквизиты принятого илиотправленного адресату документа или причины неисполнения;

— заключительную часть, в которой указываютсяпредложения о его снятии с контроля, продлении исполнения или иные предложения.

Отчетные документы, оформленные с нарушением требованийнастоящей Инструкции или содержащие неполную информацию о выполненииконтрольного документа, возвращаются исполнителю на доработку. Срок доработкиотчетного документа не должен превышать 3 рабочих дней и установленного срокаисполнения.

15.16. Решение о снятии с контроля контрольных документовпринимают Губернатор, вице-губернатор – председатель Правительства,руководитель администрации, руководители структурных подразделенийадминистрации, уполномоченные осуществлять контроль заисполнением служебных документов.

15.17. Контрольные документы снимаются с контроля:

— Губернатором – по правовымактам Российской Федерации, документам федеральных органов государственнойвласти, протоколам совещательных и коллегиальных органов, созданных приПрезиденте Российской Федерации и Правительстве Российской Федерации,поручениям, по которым дано указание доложить об исполнении ему лично, и инымдокументам, находящимся на контроле в секретариате Губернатора;

— вице-губернатором – председателем Правительства –по правовым актам и протоколам заседаний Правительства, протоколам заседанийсовещательных и коллегиальных органов, им возглавляемых, поручениям, по которымдано указание доложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимсяна контроле в секретариате вице-губернатора – председателя Правительства;

— руководителем администрации – по документамфедеральных органов государственной власти, протоколам совещательных иколлегиальных органов, созданных при Президенте Российской Федерации иПравительстве Российской Федерации, по постановлениям и распоряжениямГубернатора, протоколам совещательных и коллегиальных органов, возглавляемыхГубернатором, протоколам еженедельных совещаний Губернатора, по соглашениям(договорам), заключенным от имени субъекта Российской Федерации (Астраханскойобласти) и от имени Правительства, поручениям, по которым дано указаниедоложить об исполнении ему лично, и иным документам, находящимся на контроле всекретариате руководителя администрации;

— заместителями председателя Правительства – попоручениям, содержащимся в документах федеральных органов государственнойвласти, и иным документам, находящимся на контроле в секретариатах заместителейпредседателя Правительства;

— заместителями руководителя администрации – поотдельным поручениям, содержащимся в постановлениях и распоряжениях Губернатораи Правительства, протоколах заседаний Правительства, совещательных иколлегиальных органов, созданных при Губернаторе и Правительстве.

15.18. Порядок снятия с контроля контрольных документов.

15.18.1. Снятие контрольныхдокументов с контроля осуществляется по инициативе исполнителя контрольногодокумента.

Отчетные документы об исполненииконтрольных документов представляются исполнителем контрольного документа вустановленные сроки соответствующему руководителю, уполномоченному снимать сконтроля данные документы, вместе с контрольными документами, находящимися наисполнении.

15.18.2. Руководитель с учетом результатов исполненияконтрольного документа принимает решение о снятии с контроля (или продленииработы) и накладывает соответствующую резолюцию.

В отдельных случаях снятиеконтрольных документов с контроля может быть согласовано должностным лицом,ответственным за исполнение, с поручившим его исполнение руководителем потелефону или при личной встрече. При получении согласия о снятии с контроля наконтрольном документе ставятся: отметка «Доложено устно. Снято с контроля посогласованию с …», дата и подпись исполнителя.

15.18.3. Отчетные документы об исполнении контрольныхдокументов после доклада соответствующему руководителю, уполномоченному сниматьих с контроля, и принятии решения о снятии с контроля направляются исполнителемконтрольного документа в структурное подразделение администрации,уполномоченное осуществлять контроль за исполнениемслужебных документов, в соответствии с компетенцией.

15.18.4. В случае выявления несоответствия в отчетныхдокументах результатов выполнения заданий решаемым вопросам, содержащимся вконтрольных документах, структурным подразделением администрации,уполномоченным осуществлять контроль за исполнениемслужебных документов, данный контрольный документ возвращается на доработку всоответствующий секретариат.

15.18.5. После снятия контрольного документа с контроля вструктурном подразделении администрации, уполномоченном осуществлять контроль за исполнением служебных документов, исполнительконтрольного документа направляет его с отчетными документами в управлениедокументационного обеспечения администрации для снятия с учета.

15.19. Снятие с контроля правовых актов РоссийскойФедерации, Астраханской области не прекращает их действия.

16. Изготовление и использование бланков документов ипечатей

16.1. Для обеспечения деятельности Губернатора,Правительства и должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков:

— гербовые (приложения № 1-12):

«Губернатор Астраханской области»

«Вице-губернатор – председатель ПравительстваАстраханской области»

«Правительство Астраханской области» (угловой,продольный)

«Заместитель председателя Правительства Астраханскойобласти»

«Постановление Губернатора Астраханской области»

«Распоряжение Губернатора Астраханской области»

«Постановление Правительства Астраханской области»

«Распоряжение Правительства Астраханской области»

«Администрация Губернатора Астраханской области»(угловой, продольный)

«Руководитель администрации Губернатора Астраханской области»;

— негербовые бланки структурных подразделенийадминистрации.

16.2. Бланки документов, применяемые в администрации,должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения немогут передаваться другим лицам.

16.3. Гербовые бланки вадминистрации являются полиграфической продукцией, бланками строгой отчетности.

16.4. При коммуникациях в СЭДобязательно использование бланков.

16.5. Изготовление бланковосуществляется по инициативе структурных подразделений администрации,исполнительных органов государственной власти по согласованию с начальникомуправления документационного обеспечения администрации.

16.6. Изготовление гербовыхбланков осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 позаказам управления документационного обеспечения администрации.

16.7. Бланки документов изготавливаются на белой бумагеформата А4 (210 х 297 мм) на основе продольного и углового расположения реквизитов. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, таки без него, должен иметь поля не менее (мм):

левое – 20 (35)

правое – 10

верхнее – 20

нижнее – 20

16.8. Гербовые бланки в администрации подлежат учету.Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков врегистрационно-учетной форме (журнале) в управлении документационногообеспечения администрации, секретариатах Губернатора, вице-губернатора –председателя Правительства, секретариатах заместителей председателяПравительства, руководителя администрации.

16.9. Гербовые бланки хранятся всейфах.

16.10. Контрольза изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается науправление документационного обеспечения администрации. Лица, персональноответственные за учет, использование и хранение бланков, определяются приказомруководителя администрации.

16.11. Уничтожение испорченных, недействующих гербовыхбланков осуществляется по акту с отметкой в журнале.

16.12. Бланки (негербовые)структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководительструктурного подразделения имеет право подписи.

16.13. Изготовление бланков структурныхподразделений администрации осуществляется по согласованию с начальникомуправления документационного обеспечения администрации.

16.14. Руководители структурныхподразделений администрации несут ответственность за обеспечение сохранностибланков и правильность их использования.

16.15. Для удостоверенияподлинности документов или соответствия копий документов подлинникам вадминистрации используются гербовые и другие печати.

Гербовая печать «ГубернаторАстраханской области» ставится на наиболее важных документах Губернатора,требующих удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение№ 14).

Гербовая печать «Правительство Астраханской области»ставится на наиболее важных документах, требующих удостоверения их подлинности(юридической силы). Гербовой печатью Правительства заверяются подписиГубернатора, вице-губернатора – председателя Правительства, заместителейпредседателя Правительства в соответствии с приложением№ 15.

Гербовая печать «Администрация Губернатора Астраханскойобласти» ставится на наиболее важных документах, касающихся деятельностиадминистрации, для удостоверения их подлинности (юридической силы) (приложение № 16).

16.16. Для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характераприменяются соответствующие штампы.

16.17. На копиях постановлений ираспоряжений Губернатора, Правительства, распоряжений администрациипроставляется круглая (негербовая) печать «Управление документационногообеспечения администрации Губернатора Астраханской области».

Удостоверение соответствия копийпостановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, иных документов,включенных в документооборот администрации (кроме документов отдела кадровуправления государственной гражданской службы и кадров администрации, указанныхв абзаце пятом настоящего пункта), подлинникам осуществляется путемпроставления круглой (негербовой) печати «Управление документационногообеспечения администрации Губернатора Астраханской области» на подписи начальникауправления документационного обеспечения администрации.

При служебной необходимости удостоверение соответствиякопий постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, иных документов,включенных в документооборот администрации, подлинникам осуществляется путемпроставления гербовой печати «Администрация Губернатора Астраханской области»на подписи руководителя администрации либо заместителей руководителяадминистрации, либо начальника управления документационного обеспеченияадминистрации (кроме документов отдела кадров управления государственнойгражданской службы и кадров администрации, указанных в абзаце пятом настоящегопункта).

На копиях постановлений, распоряжений Губернатора,Правительства, других документов, выданных архивом управления документационногообеспечения администрации, проставляется круглая (негербовая) печать «Архивуправления документационного обеспечения администрации Губернатора Астраханскойобласти».

На документах, справках по личному составу проставляетсякруглая (негербовая) печать отдела кадров управления государственнойгражданской службы и кадров администрации.

При отправке документов на пакетах проставляетсяспециальная печать «Для пакетов», на телеграммах – печать (негербовая) «Длятелеграмм».

16.18. Оттиск печати проставляется надокументах в строго определенном, на свободном от текста месте, при этом незахватывается личная подпись должностного лица. Печать может захватывать частьнаименования должности лица, подписавшего документ.

16.19. Изготовление гербовых и других печатей, штамповпроизводится управлением делами Губернатора Астраханской области на основаниизаказа после согласования образцов печатей с руководителем администрации.

16.20. Изготовленные печати иштампы должны учитываться в специальном журнале в управлении документационногообеспечения администрации, выдаваться работникам под расписку, храниться внесгораемых металлических шкафах или сейфах.

16.21. Контрольза правильностью хранения и использования гербовых печатей осуществляетруководитель администрации, негербовых печатей и штампов – начальник управлениядокументационного обеспечения администрации.

17.Копировально-множительные работы

17.1. Копировально-множительные работы осуществляются всекторе копировально-множительных работ управления документационногообеспечения администрации.

17.2. На копирование сдаютсятолько служебные документы с заказом на бланке установленной формы (приложение№ 33), заполненном заказчиком. Право подписи на заказе имеют руководителиструктурных подразделений, в том числе их заместители, включая руководителейотделов в составе управлений администрации. Разрешение на исполнение заказадает начальник управления документационного обеспечения администрации или егозаместитель.

17.3. Тиражирование гербовыхбланков не разрешается.

17.4. Копирование федеральныхзаконов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений ираспоряжений Правительства Российской Федерации, постановлений и распоряженийГубернатора и Правительства производится только по заказам, подписаннымруководителем администрации или начальником управления документационногообеспечения администрации.

17.5. Документы передаются накопирование в несброшюрованном виде, четко напечатанные (как правило, первыеэкземпляры).

17.6. Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления.

17.7. В секторекопировально-множительных работ управления документационного обеспеченияадминистрации ведется учет выполненных работ на основании заказов, которыехранятся в течение одного года.

18. Составление номенклатуры дел, формирование дел, последующее хранение ииспользование документов

18.1. Номенклатура дел в администрации ежегодносоставляется управлением документационного обеспечения администрации на основеноменклатур дел структурных подразделений администрации.

18.2. Номенклатура делутверждается руководителем администрации не позднее 15 декабря текущего годапосле ее согласования управлением документационного обеспечения администрации сагентством по делам архивов Астраханской области.

18.3. Экспертиза ценностидокументов, отбор дел для хранения и уничтожения в администрации осуществляютсяпостоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой приказом руководителяадминистрации.

18.4. Номенклатура дел включает всебя виды документов, образующихся в деятельности секретариатов и структурныхподразделений администрации.

Наименование дел, включаемых вноменклатуру, составляется по вопросам и темам, определяющим содержаниедокументов, с указанием их разновидности. После перечисления дел оставляетсянесколько свободных номеров для внесения в номенклатуру дополнений.

18.5. Номенклатура дел состоит из разделов, одноименных снаименованиями структурных подразделений администрации. Каждому разделуноменклатуры дел присваивается индекс соответствующего структурного подразделенияадминистрации.

18.6. Заголовки дел в номенклатурерасполагаются в порядке важности включенных в них документов.

18.7. Все дела имеют свой индекс,который состоит из условного обозначения структурных подразделенийадминистрации и порядкового номера дел по номенклатуре.

Дела по вопросам, которые решаютсяв течение двух и более лет (переходящие), вносятся в номенклатуру каждого годас одним и тем же индексом, и номером в течение всего срока.

18.8. Номенклатура дел предусматривает формированиедокументов постоянного хранения отдельно от документов временного хранения.

18.9. Исполненные документыгруппируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (приложения № 27,28). При оформлении дел необходимо:

— раздельно группировать делапостоянного и временного сроков хранения;

— проверять соответствие документов заголовку дел пономенклатуре;

— группировать в деле документы одного года;

— проверять правильность оформления документов, тоесть наличие необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении,подписей, заверяющих копии, и т.д.;

— включать в дела по одному экземпляру каждогодокумента, изымать лишние экземпляры и черновики документов, удалять скрепки ибулавки;

— располагать документы в делах в хронологическомпорядке;

— соблюдать логическую последовательность, то естьдокумент-ответ помещать после документа-запроса. Приложения присоединять кдокументам, к которым они относятся (приложения большого объема могутвыделяться в отдельные тома).

По каждому тому сдаваемых дел оформлять внутреннюю описьдокументов постоянного и временного хранения на бумажном и электронномносителях.

18.10. В каждый том (дело) рекомендуется подшивать неболее 250 листов при толщине не более 4 см. При большем количестве документов, относящихся к данному делу, формируется несколько томов пододним и тем же заголовком. В конце каждого дела оформляется заверительнаянадпись. Формы обложки дела, внутренней описи и заверительной надписи указаны вприложениях № 29-31.

18.11. К томам-сборникам с постановлениями ираспоряжениями Губернатора и Правительства составляются оглавления, в которыхуказываются номера правовых актов, включенных в данный сборник, их содержание,даты принятия и номера листов.

18.12. Неисполненные и подлежащиевозврату документы подшивать в дела запрещается.

18.13. По окончании года вноменклатуре указывается количество сформированных дел: отдельно постоянного,долговременного и кратковременного сроков хранения, а также дел, переходящих наследующий год.

18.14. Дела хранятся в шкафах ввертикальном положении. На корешках обложек (папок) дел должны быть указаны ихобозначения в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Допускается хранение делкратковременного срока хранения в СЭД администрации.

Исполненные электронные документы формируются в дела всоответствии с номенклатурой дел администрации. При составлении номенклатурыдел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

03-08. Переписка по вопросам ТЭК, недропользования иохраны окружающей среды. Электронные документы.

Сроки хранения электронных копий документов соответствуютсрокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе.

По истечении срока хранения электронные копии документовуничтожаются (стираются с электронного носителя) на основании акта (приложение № 32).

18.15. По истечении одного года хранения дел в текущемделопроизводстве (кроме переходящих дел, обращений граждан) дела постоянного ивременного хранения передаются в архив управления документационного обеспеченияадминистрации. Передача дел производится на основании описи дел, составляемыхструктурными подразделениями администрации.

18.16. Работники администрацииобязаны обеспечить полную сохранность всех поступивших и образующихся вдеятельности администрации документов. Выдача дел из архива управлениядокументационного обеспечения администрации запрещается.

18.17. В исключительных случаяхпо запросу руководителей структурных подразделений администрации и разрешению начальника управления документационного обеспеченияадминистрации дела выдаются работникам администрации для служебного пользованияпод подпись.

Отдельные документы из дел не выдаются.

В исключительных случаях документ может быть изъят издела, но вместо него в дело вкладывается карта-заместитель, в которойуказывается, какой документ, когда и кем взят. Документ выдается под расписку.Подлинные экземпляры постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства,распоряжений администрации из дел не изымаются.

Контроль за возвращением документа в дело возлагается настаршего инспектора управления документационного обеспечения администрации.

19. Формирование, использование и хранение электронныхдокументов

19.1. Электронный документ признается имеющим равнуююридическую силу с документом, составленным на бумажном носителе.

19.2. Перечень документовадминистрации, создание, хранение и использование которых осуществляетсяисключительно в форме электронных документов, утверждается руководителемадминистрации.

19.3. Участники информационноговзаимодействия в СЭД обязаны обеспечить подтверждение полномочий лиц, имеющихправо подписывать документ.

19.4. При обработке, рассмотрении,согласовании и подписании электронных документов в СЭД во внутреннем и внешнемдокументообороте администрации используется электронная подпись.Идентифицировать лицо, создавшее документ, допускается программными средствами,применяемыми в СЭД.

19.5. Участники информационноговзаимодействия в СЭД обязаны соблюдать конфиденциальность сведений,содержащихся в электронных документах, обеспечивать защиту конфиденциальныхсведений от несанкционированного доступа в соответствии с требованиямизаконодательства Российской Федерации.

19.6. Формат документа вэлектронной форме соответствует графической форме документа на бумажномносителе.

19.7. Реквизиты электронногодокумента вносятся в его РКК.

19.8. Единицей учета электронных документов являетсяэлектронный документ, зарегистрированный в СЭД.

19.9. Электронные документыформируются в дела в соответствии с утвержденной в администрации номенклатуройдел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных издокументов на бумажном носителе, при этом указывается, что дело ведется вэлектронной форме.

19.10. Электронные документыпосле их списания и закрытия в дело подлежат хранению в СЭД в течение сроков,предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока,установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению наосновании акта, утвержденного руководителем администрации.

19.11. Участники информационного взаимодействия в СЭДобеспечивают целостность информации, защиту ее от искажений инесанкционированного доступа, сохранность возможности идентификации автора напротяжении установленного срока хранения.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 08.04.2015 № 151

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении
Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора Ростовской области от 26.12.2014 № 135 «О внесении изменения в указ Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 № 11»:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.

3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.

4. Признать утратившими силу:

распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;

распоряжение Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 143 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;

распоряжение Правительства Ростовской области от 27.03.2013 № 84 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;

распоряжение Правительства Ростовской области от 16.01.2014 № 1 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;

распоряжение Правительства Ростовской области от 11.07.2014 № 305 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7».

5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Первый заместитель

Губернатора Ростовской области              И.А. Гуськов

Распоряжение вносит

управление документационного

обеспечения Правительства

Ростовской области

Приложение

к распоряжению

Правительства

Ростовской области

от 08.04.2015 № 151

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Правительства Ростовской области.

1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве Ростовской области применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).

1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.

1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения). Инструктивные материалы управления документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемных заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.

1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников структурного подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений Правительства Ростовской области, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными регламентами.

1.12. Работники аппарата Правительства Ростовской области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.

1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.14. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов указов, распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), протоколов заседаний Правительства Ростовской области, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

2. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа – получение электронного образа документа.

3. Состав управленческих документов

Правительства Ростовской области

3.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Правительством Ростовской области, другими государственными органами и организациями.

Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2. Правовой акт Ростовской области – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Ростовской области являются:

областные законы;

постановления Законодательного Собрания Ростовской области;

указы Губернатора Ростовской области;

распоряжения Губернатора Ростовской области;

постановления Правительства Ростовской области;

распоряжения Правительства Ростовской области;

распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату);

акты областных органов исполнительной власти.

3.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

3.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Правительства Ростовской области;

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

3.4.1. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

3.5.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в Правительстве Ростовской области готовятся как:

ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых);

исполнение поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых) в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

3.5.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

3.5.5. Стенограмма.

Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

3.5.6. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

4. Документация Правительства Ростовской области.

Общие правила оформления управленческой документации

4.1. Документация Правительства Ростовской области.

Документация Правительства Ростовской области – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».

Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.

4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое – не менее 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без точки.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Правительстве Ростовской области и областных органах исполнительной власти используются следующие реквизиты:

а) Герб Ростовской области;

б) наименование органа исполнительной власти;

в) должность лица – автора документа;

г) справочные данные об органе исполнительной власти;

д) подпись должностного лица;

е) вид документа;

ж) место составления или издания документа;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование либо аннотация документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования документа;

р) гриф утверждения документа;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности;

щ) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».

4.3.4. Наименование областного органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.

Над наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего органа исполнительной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган власти.

4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Правительстве Ростовской области осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.

Например:

Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев

или

Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко

Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н.И. Свистунов
Члены комиссии:	Личная подпись	К.П. Федорин
	Личная подпись	И.Г. Василенко
	Личная подпись	Г.И. Фролов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

4.3.6. Справочные данные об органе исполнительной власти включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).

4.3.7. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).

Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Правительства Ростовской области, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.

4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом исполнительной власти Ростовской области, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.

В письме наименование вида документа не указывают.

4.3.9. Место составления или издания документа (г. Ростов-на-Дону) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование органа исполнительной власти» и «справочные данные об органе исполнительной власти».

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России
Управление систематизации
законодательства

При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.

Например:

ЗАО «Торговый мир»

Бухгалтерия
Главному экономисту

А.С. Петрову

или

Президенту ЗАО «Факел»

Г.П. Ивановой

Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:

Губернатору

Ростовской области

Инициалы, фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Главам администраций

муниципальных образований
Ростовской области

Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа, который определяется исполнителем документа.

Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.

Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.

Например:

Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела

Милютинский пер., д. 7а,
г. Москва, 101000

или

Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами

Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274

При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.

Например:

Кирееву И.П.

ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018

4.3.11. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011.

Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 сентября 2011 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17.

Датой документа является день его подписания (правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.

Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.

Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

4.3.12. Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера, который автоматически формируется с использованием системы «Дело».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

4.3.13. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка».

Точка в конце заголовка не ставится.

4.3.14. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

3-го лица единственного числа («правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным…»).

В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Правительства Ростовской области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

знак «№» от его цифрового значения;

цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и т.д.;

код города и цифры телефонного номера.

Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

4.3.15. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к указам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложения:	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
	2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».

Например:

Приложение № 3
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.08.2011 № 1

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

Например:

Приложение
УТВЕРЖДЕНО

Приказом Росархива

от 12.08.2011 № 123

4.3.17. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации

Личная подпись И.С. Новикова

Дата

При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства информационных технологий

и связи Ростовской области

от 17.08.2011 № 18.04/426

Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись В.И. Самойлов

Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации

СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Ространснадзора Личная подпись К.А. Коротков Дата

СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Росжелдора Личная подпись И.С. Белова Дата

При согласовании документа Губернатором Ростовской области гриф согласования центрируется по отношению к самой длинной строке:

СОГЛАСОВАНО Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата

4.3.18. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), и иными должностными лицами Правительства Ростовской области.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»

_____________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

протоколом заседания комиссии по вопросам помилования на территории Ростовской области
от 14.01.2006 № 11

или

УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Ростовской области
от 23.09.2011 № 12

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа Губернатором Ростовской области гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке:

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата

4.3.19. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись (или ЭП), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Сурков

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карточке проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись С.А. Сурков

Дата

Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.

В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

4.3.20. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

4.3.21. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:

заверительную надпись: «Верно»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.

Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко

Дата

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «Всего в копии 5 л.» должны заходить на приклеенный лист.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Документы заверяются печатью Правительства Ростовской области в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.

Правительство Ростовской области выдает копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Ростовской области.

При пересылке копии документа Правительства Ростовской области в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело».

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Правительстве Ростовской области или его структурном подразделении.

4.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа, код города и номер телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.

Например:

Иван Викторович Петров
(863) 249 54 67

4.3.23. Указания по исполнению документа оформляются в системе «Дело».

Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, ЭП руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).

Например:

Морозову Н.В.,

Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект

договора к 01.12.2011

Подпись Дата

В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело».

4.3.24. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К».

4.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», в которое помещается документ. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

4.3.26. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

4.3.27. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

Документы, поступающие от организаций в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру.

5.2. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.

5.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

5.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Правительстве Ростовской области используются ЭП.

6. Подготовка и оформление правовых актов

6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовской области.

При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование органа исполнительной власти (должностного лица);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

наименование документа;

текст документа;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

оттиск печати;

отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).

6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.2.1. При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав».

В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения).

В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой для ознакомления с членами Правительства Ростовской области, которые не визируют основную РКПД.

В поле «Адресаты» исполнитель указывает дополнительных адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.

6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, министерств, комитетов, департаментов, управлений, инспекций, служб, глав администраций муниципальных образований, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

6.2.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

6.2.6. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

Для книжных параметров страницы:

верхнее – 1,25 см;

левое – 2,3 см;

правое – 1,5 см;

нижнее – 2 см.

Для альбомных параметров страницы:

верхнее – 2,3 см;

левое – 2 см;

правое – 1,5 см;

нижнее – 1,5 см.

6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.

6.2.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок может занимать до пяти строк.

6.2.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области п о с т а н о в л я е т:», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный» на 3 пт.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.

6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

Губернатор

Ростовской области Инициалы, фамилия

6.2.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписывается начальником управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение № 1
к постановлению
Правительства

Ростовской области
от 15.09.2011 № 2

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году. При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.

Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.

6.2.12. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.

Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.

При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.

Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.

Результаты голосования членов Правительства Ростовской области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства Ростовской области (приложение № 2).

6.2.13. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области печатаются на бланках установленного образца в отделе нормативных документов и архивной работы управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов и архивной работы). Тексты распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату) печатаются на бланках установленного образца в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях с использованием регистрационных карточек на каждый вид акта (приложение № 3), так и в электронном виде с использованием системы «Дело».

6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается управлением документационного обеспечения.

6.2.16. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения, – в 5-дневный срок, в федеральные органы – еженедельно.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяется отделом нормативных документов и архивной работы. Дополнительную рассылку определяет исполнитель.

Рассылка правовых актов по выделению средств из областного бюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – министерству финансов области, контрольному управлению при Губернаторе Ростовской области, областным органам исполнительной власти, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.

Электронные копии правовых актов рассылаются отделом нормативных документов и архивной работы адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – отделом делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства).

Отдел нормативных документов и архивной работы направляет бумажные копии правовых актов в федеральные и областные органы власти, Донскую государственную публичную библиотеку, а также на основании соглашений об информационном обмене – в информационные агентства.

Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы «Дело», отдел нормативных документов и архивной работы представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в отдел делопроизводства. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.

6.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области определен Регламентом Правительства Ростовской области.

6.3.2. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее – законопроект) в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами отдела региональной политики управления региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области должны быть представлены:

основание для подготовки законопроекта (в системе «Дело»);

текст законопроекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы в Законодательном Собрании Ростовской области: Правительство Ростовской области или Губернатор Ростовской области, например: «ПРОЕКТ внесен Губернатором Ростовской области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Правительства Ростовской области, ответственного за разработку законопроекта)»;

пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;

перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;

финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат).

6.3.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется с использованием системы «Дело» и включает:

присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации законопроектов (приложение № 4), внесение информации о названии законопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);

выдачу обложки для законопроекта;

проставление на обложке законопроекта штампа сектора (приложение № 5) с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации;

6.3.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть подготовлены с использованием программы Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

Допускается представление на бумажном носителе и в электронном виде текстов приложений к проектам областных законов об областном бюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel.

6.3.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Правительства Ростовской области), заместителем Губернатора Ростовской области, первым заместителем Губернатора Ростовской области, ответственными за подготовку законопроекта.

Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.

6.3.6. Все действия по согласованию законопроекта выполняются в системе «Дело» с применением ЭП.

7. Бланки документов

7.1. В Правительстве Ростовской области используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

7.2. На бланках Правительства Ростовской области применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.3.1 Инструкции.

7.3. Документы Правительства Ростовской области оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А5 (105 х 148 мм).

7.4. В целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области применяются следующие бланки:

бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение № 6);

бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложение № 7);

бланк постановления Правительства Ростовской области (приложение № 8);

бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложение № 9);

бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (приложение № 10);

бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскими реквизитами (приложение № 11) для иностранной переписки;

бланк должностного лица Правительства Ростовской области (приложение № 12), в том числе:

бланк Губернатора Ростовской области;

бланк первого заместителя Губернатора Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов;

бланк первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами (приложение № 14);

бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложение № 13);

бланк антитеррористической комиссии Ростовской области (приложение № 15);

бланк антинаркотической комиссии Ростовской области (приложение № 16);

бланк областной межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (приложение № 17);

бланк поручения заместителя Губернатора Ростовской области по подготовке проекта правового акта, оформляемый при необходимости назначения исполнителей, установления сроков исполнения и списка визирующих (приложение № 18);

бланк управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области (приложение № 181);

бланк комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 182);

бланк президиума комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 183).

7.5. В переписке между структурными подразделениями Правительства Ростовской области, как правило, бланк не используется.

7.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве Ростовской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

7.7. Образцы бланков разрабатываются управлением документационного обеспечения, согласовываются по принадлежности с приемной Губернатора Ростовской области и приемными его заместителей (в том числе первых). Перечень бланков, применяемых в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, утверждается настоящим распоряжением.

7.8. Структурные подразделения Правительства Ростовской области при направлении писем, как правило, используют бланк «Правительство Ростовской области».

7.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлению первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, инициировавшего предложение.

7.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.

7.10.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.1996 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».

7.10.2. Гербовые бланки Правительства Ростовской области являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам управления документационного обеспечения и подлежат учету.

7.10.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в управлении документационного обеспечения раздельно по видам бланков в журналах (приложение № 19).

7.10.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области. Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих руководителей.

7.10.5. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои гербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст «Правительство Ростовской области» печатается шрифтом размера 17 пт, наименование областного органа исполнительной власти располагается под текстом «Правительство Ростовской области» и печатается шрифтом размера 15 пт.

7.10.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.

7.10.7. Испорченные в приемных руководителей и в структурных подразделениях бланки Правительства Ростовской области передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.

7.10.8. Учетно-регистрационные формы бланков включаются в номенклатуру дел Правительства Ростовской области.

7.10.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату). О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

8. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов документов

8.1. Протокол.

8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 20). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

8.1.7. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:

заместитель министра культуры области	И.О. Фамилия
заместители министра труда и социального развития области	И.О. Фамилия И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

8.2. Служебные письма.

8.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 13.

При подготовке проектов представлений Губернатора Ростовской области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности.

8.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Пролетарского района считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

8.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.

8.2.5. Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».

8.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Правительства Ростовской области и в положениях об органах исполнительной власти Ростовской области. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

8.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования в системе «Дело» с применением ЭП.

Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма первыми заместителями Губернатора Ростовской области, или заместителями Губернатора Ростовской области к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или руководителя областного органа исполнительной власти, а в случае подписания письма Губернатором Ростовской области к вышеперечисленным визам добавляется виза первого заместителя Губернатора Ростовской области или курирующего заместителя Губернатора Ростовской области.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в министерстве финансов Ростовской области или в управлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области в соответствии с их распределением обязанностей и компетенцией.

Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правового акта Ростовской области, визируются в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области.

8.2.8. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 12 января 2011 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: «Уважаемый господин Министр»). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».

Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.

Например:

Господину ____________

Председателю Правления
фонда ________________
г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например: «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилия адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Директор!

Уважаемый господин Сенатор!

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от … числа».

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.

Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»).

8.3. Телеграмма.

8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:

правительственные;

срочные;

обыкновенные.

8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела делопроизводства заблаговременно, правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения № 21, 22).

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.

Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области.

8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение № 23).

При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.

При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам администраций муниципальных образований Ростовской области указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется «схема 63» (приложение № 24).

При необходимости отправки телеграммы после 18.00 час. отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области.

8.4. Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.

8.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

8.6. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 27).

8.7. Акт.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

8.9. Стенограмма (звукозапись).

8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).

8.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

8.9.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела.

8.10. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

8.11. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.

Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5.

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:

важность и актуальность темы;

краткую характеристику проблем (достижений);

краткий перечень задач, которые будут поставлены;

обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

9. Применение, изготовление

и хранение печатей и штампов

9.1. Порядок применения печатей и штампов.

9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

9.1.2. Применение гербовых печатей.

В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати: «Губернатор Ростовской области» – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы;

«Правительство Ростовской области» – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы;

«Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности;

гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – на служебных удостоверениях, подписываемых Губернатором Ростовской области; «Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранятся у начальника отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе;

гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области; «Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранятся у начальника отдела наград управления по кадровой работе;

гербовая печать Правительства Ростовской области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.20 Инструкции.

9.1.3. Применение негербовых печатей.

Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся:

«Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках;

«Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, а также на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения;

«Отдел по мобилизационной работе» – на документах, регламентирующих работу отдела;

«Социально-хозяйственный отдел» – на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела;

«Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской
области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области;

«Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области;

«Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;

«Сектор организации пропускного режима отдела безопасности» –
на постоянных, временных и разовых пропусках;

«Отдел безопасности» – на документах, регламентирующих работу отдела;

«Отдел безопасности. Для пакетов № 1» – на пакетах, реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции;

«Отдел безопасности. Для пакетов № 2» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области;

«Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи;

«Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи;

«Управление по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области» – на документах, подписываемых начальником управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области, заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах;

«Отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах» – на документах, подписываемых заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах и работниками отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области;

«Отдел по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции» – на документах, подписываемых начальником и работниками отдела по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области.

9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.

Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.

9.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

9.2. Изготовление печатей и штампов.

9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.

9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением документационного обеспечения.

9.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами направляются в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа.

9.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения в специальном журнале (приложение № 25).

Изготовленные печати и штампы выдаются в управлении документационного обеспечения под роспись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность.

9.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области и первых заместителей Губернатора Ростовской области.

9.2.6. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения.

9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия.

9.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.

10. Организация документооборота

и исполнения документов

10.1. Общие правила организации документооборота.

10.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.

10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx).

10.2. Прием, регистрация, отправка документов.

10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с применением МЭДО, производятся отделом делопроизводства.

10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в отдел делопроизводства принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области.

В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в отделе делопроизводства документу в РК делается связка с этим документом.

10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области, должностным лицам органов исполнительной власти области, отделом делопроизводства не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе «Дело» соответственно в этих подразделениях и органах.

10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение адресату.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.

Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.

10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Губернатору Ростовской области, регистрируется в отделе делопроизводства и в тот же день передается по системе «Дело» заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.

10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».

10.2.7. На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

10.2.8. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе «Дело» (приложение № 26).

10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.

Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются отделом делопроизводства количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области.

10.2.10. Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между заместителями (в том числе первыми) Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации.

10.2.11. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер.

На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера.

10.2.12. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской (в том числе первых).

10.2.13. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.

10.2.14. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Правительства Ростовской области, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней.

10.2.15. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.

10.2.16. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день регистрируется в системе «Дело» и направляется для рассмотрения Губернатору Ростовской области, а в его отсутствие – первому заместителю Губернатора Ростовской области.

10.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в отделе делопроизводства передаются в правовое управление при Губернаторе Ростовской области.

10.2.18. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел.
При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Исходящие документы органов власти Ростовской области отправляются ими самостоятельно.

Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), передаются исполнителем в отдел делопроизводства для передачи в Представительство Правительства Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией.

Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в отдел делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ – также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 14.00 час., кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.

Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области.

Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти Ростовской области и администрациям муниципальных образований Ростовской области, отправляются исполнителями по системе «Дело».

10.2.19. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения.

10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образы документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».

10.4. Архивом осуществляются:

сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области;

организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа.

11. Прием и передача служебной информации

по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

11.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области.

11.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.

11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.

Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.

11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи Ростовской области.

11.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.

12. Учет объема документооборота

12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.

12.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.

Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.

Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение № 28).

13. Организация документооборота в делопроизводстве

Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

13.1. Составление номенклатуры дел.

13.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.

13.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 29) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение № 30).

13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.

13.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее – сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.

13.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается начальником управления документационного обеспечения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.

Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в 5 лет, если в Правительстве Ростовской области не было структурных изменений.

13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения Правительства Ростовской области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства Ростовской области. Четвертый – в Государственном архиве Ростовской области.

13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства Ростовской области.

13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Ростовской области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ростовской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование органа власти (Правительство Ростовской области) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с руководителями промышленных
предприятий области по выполнению госзаказа

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с министерством образования

по вопросам учебно-методической работы

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами администраций муниципальных

образований по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Областным музеем краеведения
(г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

13.1.13. Если в течение года в Правительстве Ростовской области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

13.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13.2. Формирование и оформление дел.

13.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2.2. Дела формируются в Правительстве Ростовской области, как правило, в структурных подразделениях.

13.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления Правительства Ростовской области, распоряжения Правительства Ростовской области и распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Правительства Ростовской области.

13.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи управления документационного обеспечения.

13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 31); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 32); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 33); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Правительство Ростовской области» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается название структурного подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Ростовской области; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Правительства Ростовской области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт,
а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.3. Организация оперативного хранения документов.

13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

13.3.2. Руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

14. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства Ростовской области.

14.1. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.

14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.

Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами.

14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;

рассматривает описи дел по личному составу;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 34).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.

14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Правительства Ростовской области.

Описи, подготовленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области, служат основой для подготовки сводной описи.

14.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел заменяется словами «То же». На каждом последующем листе описи первый заголовок воспроизводится полностью.

14.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 35 – 37).

14.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

14.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Правительства Ростовской области (приложение № 38).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством информационных технологий и связи Ростовской области.

14.1.12. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Ростовской области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Правительства Ростовской области и предисловия к ним.

14.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства Ростовской области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

14.2.1. В архив Правительства Ростовской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

14.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.

14.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.3. Архив Правительства Ростовской области.

14.3.1. В Правительстве Ростовской области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет заведующий, являющийся специалистом управления документационного обеспечения. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

14.3.2. В своей практической деятельности работник архива Правительства Ростовской области в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Правительства Ростовской области, Регламентом Правительства Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Правительства Ростовской области после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

14.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Правительства Ростовской области не подлежат.

14.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства Ростовской области передаются на временное хранение документы управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области, управления документационного обеспечения, отдела по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, контрольного управления при Губернаторе Ростовской области.

14.3.6. Передача дел в архив Правительства Ростовской области осуществляется ежегодно структурными подразделениями Правительства Ростовской области по графику, утвержденному первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.

14.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства Ростовской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Ростовской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

14.3.8. Документы, хранящиеся в архиве Правительства Ростовской области, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области с разрешения начальника управления документационного обеспечения под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления документационного обеспечения.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

15. Копировально-множительные,

типографские работы

15.1. Копировально-множительные работы.

15.1.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в бюро копировально-множительных работ.

Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Правительства Ростовской области.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Правительства Ростовской области ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

15.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 39).

Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.

Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником отдела делопроизводства. Заказы хранятся в бюро в течение одного года.

15.1.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.

15.1.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

15.1.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

15.1.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.

15.2. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.

15.3. Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным управлением документационного обеспечения на основе заявок руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области на очередное полугодие.

Каждый заказ регистрируется в управлении документационного обеспечения, согласовывается с заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов и архивной работы. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 40). Управление документационного обеспечения передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ и передает готовую продукцию заказчику.

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области                Т.А. Родионченко

Основными задачами отдела являются:
– выполнение единой системы делопроизводства, Инструкции по дело­производству, обеспечение организа­ции работы с документами в администрации района, в том числе обеспечение электронного документооборота в системе «Директум»;
– контроль за исполнением постановлений, распоряжений администра­ции района, отдельных поручений главы района, данных по итогам планерок, совещаний, рабочих встреч, встреч с населением, активами поселений, совещаний при главе района и другие;
– взаимодействие по вопросу получения сведений из Единого государственного реестра записи актов гражданского состояния для организационно-технического обеспечения реализации Соглашения о получении и передаче сведений о государственной регистрации смерти и сведений о внесении исправлений или изменений в записи актов о смерти, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, утвержденного распоряжением министерства экономического развития Астраханской области от 08.02.2019 №91-р «О мерах по реализации постановления Правительства Астраханской области от 06.02.2019 №31-П»;
– составление единой формы сведений о зарегистрированных избирате­лях (участниках референдума), проживающих на территории муниципального образования «Красноярский район», и передача данных сведений в избирательную комиссию для формирования и ведения регистра избирателей, участников референдума;
– составление списков и запасных списков кандидатов в присяжные заседатели от муниципального образования «Красноярский район» для судов общей юрисдикции;
– содействие деятельности избирательных комиссий, оказание практиче­ской помощи органам местного самоуправления во взаимодействии с избира­тельными комиссиями;
– организационное и материальное-техническое обеспечение подготовки и проведения муниципальных выборов, местного референдума, голосования по отзыву депутата, члена выборного органа местного самоуправления, выборного должностного лица местного самоуправления, голосования по вопросам изменения границ муниципального образования, преобразования муниципального образования;
– содействие деятельности избирательных комиссий в период проведе­ния выборных кампаний;
– формирование проектов планов основных мероприятий района, главы района, ежегод­ного отчета о результатах деятельности главы района, администрации района, иных подведомственных главе района органов местного самоуправления;
– определение формата протокольных мероприятий с участием главы района, их организация и подготовка;
– подготовка и проведение заседаний Совета глав муниципальных обра­зований сельских поселений при главе района, планерок главы района, со­вещаний при главе района, селекторных совещаний Губернатора Астраханской области, встреч главы района с населением, активом муниципальных образований и других организационных и методических меро­приятий, ведение протоколов, оформление принятых решений;
– организация личного приема граждан главой района, заместите­лями главы администрации района;
– взаимодействие с Советом муниципального образования «Красноярский район», органами местного самоуправления сельских поселений в составе района;
– подготовка проектов нормативно-правовых актов администрации района и Совета муниципального образования «Красноярский район» по вопросам, отнесенным к органам местного самоуправле­ния, и вопросам делопроизводства;
– взаимодействие с органами местного самоуправления поселений рай­она по вопросам, относящимся к компетенции отдела, оказание им кон­сультативной и методической помощи;
– организация работы территориального общественного самоуправления на территории Красноярского района, оказание им методической помощи в подготовке нормативных актов, планировании работы, организации и проведении совместных мероприятий;
– взаимодействие со средствами массовой информации для своевременного информирования и распространения достоверных и объективных материалов об основных направлениях деятельности главы района;
– осуществление иных задач организационно-управленческого характера, направленных на обеспечение деятельности администрации района.

Для выполнения установленных задач отдел осуществляет следую­щие функции:
– осуществляет прием поступающей корреспонденции в администрацию района, ее распределение и регистрацию в системе электронного документооборота;
– осуществляет прием поступающей корреспонденции в администрацию района с пометкой «для служебного пользования» («ДСП»), ее распределение и регистрацию;
– осуществляет контроль исполнения документов, поступающих на имя главы района;
– ведет реестр поручений Губернатора Астраханской области, вице-губернатора – председателя Правительства Астраханской области, контролирует исполнение поручений Губернатора Астраханской области, Вице-губернатора – председателя Правительства Астраханской области;
– обеспечивает проверку на соответствие ГОСТу проектов распорядительных документов администра­ции района, а также решений Совета муниципального образования «Красноярский район», вносимых администрацией района;
– организует своевременную рассылку организационно-распорядитель­ных документов адресатам согласно указателю рассылки;
– контролирует исполнение служебных документов, ведет предвари­тель­ный контроль за исполнением распорядительных документов админист­ра­ции района;
– организует систематический учет и хранение поступающих в администрацию района нормативно-правовых актов, иных документов;
– обеспечивает направление муниципальных нормативных правовых актов в государственно-правовое управление администрации Губернатора Астрахан­ской области для включения в регистр нормативных правовых актов Астраханской области, информационное агентство «Консультант Плюс» для включения в электронную базу данных;
– обеспечивает направления копий актов реагирования органов контроля и надзора в администрацию Губернатора Астраханской области;
– разрабатывает проекты решений Совета муниципального образования «Красноярский район», нормативно-правовых актов администрации района по вопросам, относящимся к компетенции отдела  , в том числе Инструкцию по делопроизводству, Регламент админи­ст­рации района;
– принимает участие в разработке и реализации программ по взаимодействию с органами государственной власти;
– оформляет заказы на изготовление бланков и печатей для нужд аппарата администрации района;
– контролирует использование и хранение бланков с воспроизведением Герба района;
– составляет номенклатуру дел аппарата администрации района, обеспечивает сохранность документов в ведомственном архиве, организует экспертизу их ценности, уничтожение документов временного хранения, подготовку дел и передачу их в муниципальное казенное учреждение «Красноярский районный архив»;
– ведет учет электронной базы распорядительных документов администра­ции района;
– осуществляет анализ исполнительской дисциплины работни­ками адми­нистрации района по исполнению документов в установленный срок;
– ведет реестр нормативных правовых актов администрации района, ежемесячное его направление в прокуратуру Красноярского района;
– взаимодействует с государственными (федеральными) органами власти по представлению в установленном порядке сведений о снятых и зарегистрированных лицах по месту жительства органам местного самоуправления поселений района;
– осуществляет формирование списка на электронном портале «Почта России» с дальнейшей отправкой почтовой корреспонденции согласно реестру установленной формы;
– организует работу территориального общественного самоуправления на территории Красноярского района, конкурсной комиссии на лучший проект территориального общественного самоуправления, Координационного совета по развитию территориального общественного самоуправления;
– обеспечивает организацию протокольных мероприятий, предусмотрен­ных планами основных мероприятий администрации района, проводимых главой района либо по его поручению;
– осуществляет протокольно-организационное обеспечение проведения еженедельных планерок главы района, в том числе оформляет решения, принятые по итогам планерок, ведет учет поручений главы района, осуществляет их рассылку исполнителям, контролирует исполнение по­ручений;
– согласовывает формат протокольных мероприятий, предусмотренных планами основных мероприятий администрации района с участием главы района;
– координирует и обеспечивает организацию совместно с соответствую­щими структурными подразделениями администрации района совещаний, засе­даний и других мероприятий, проводимых с участием главы района, или по его поручению осуществляет проверку и анализ документов, взаимодействие всех заинтересованных лиц, органов и организаций;
– осуществляет сопровождение протокольных мероприятий, прием офи­циальных лиц и делегаций;
– осуществляет подготовку и проведение публичных слушаний по вопросам, относящимся к компетенции отдела, оказывает содействие структурным подразделениям администрации района в подготовке публичных слушаний;
– обеспечивает учет, хранение письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес главы района, а также ответов на них;
– осуществляет контроль за сроками рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступивших в адрес главы района;
– осуществляет ежемесячное обобщение, анализ сведений о рассмотре­нии устных и письменных обращений граждан в администрацию рай­она, доведение его в форме годового отчета до главы района;
– представляет годовой отчет по обращениям граждан для размещения на официальном сайте администрации района на основании Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
– обеспечивает своевременное представление проектов решений, инициируемых главой района, для рассмотрения на очередном заседании Совета муниципального образования «Красноярский район»;
– осуществляет контроль за подготовкой проектов нормативно-правовых актов администрации и Совета муниципального образования «Красноярский район» по вопросам местного самоуправления;
– осуществляет работу с наказами, предложениями, заявлениями и жало­бами граждан;
– организует информационное взаимодействие между структурными под­разделениями администрации района и исполнительными органами всех уровней власти;
– организует подготовку и размещение новостной информации о деятельности главы района, администрации района и ее структурных подразделений на официальном сайте администрации района в сети Интернет;
– осуществляет ведение, наполнение официальных аккаунтов администрации района в социальных сетях и работу с сообщениями из открытых источников;
– подготавливает заявки на размещение заказов (технические требования, технические задания, обоснования цены, готовит проект контрактов) к програм­мно-техническим решениям, товарам, работам и услугам в части обеспечения деятельности аппарата администрации района;
– участвует в планировании объ­емов товаров, работ, услуг для обеспечения деятельности аппарата администрации района в пределах лимитов бюджетных ассигнований;
– организует личный прием граждан главой района, заместите­лями главы администрации района;
– выполняет отправку поздравительных телеграмм, открыток, оформление и распечатку поздравительных адресов, благодарственных писем, сертификатов;
– выполняет распечатку фотографий и презентаций высокого качества;
– готовит проекты нормативно-правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
– взаимодействует с органами местного самоуправления поселений рай­она по вопросам, относящимся к компетенции отдела, оказывает им кон­сультативную и методическую помощь;
– выполняет иные функции, отвечающие задачам отдела.

Утвержден

постановлением Главы

МО «Икрянинский район»

от 16.06.2005 № 125

(в новой редакции от 31.07.2006г,
с изменениями от 19.10.2015)

РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ИКРЯНИНСКИЙ РАЙОН»

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.   Настоящий   регламент   в   соответствии   с   Уставом муниципального образования «Икрянинский район» (далее -Устав МО «Икрянинский район», Устав района), иными нормативными правовыми актами  Совета   МО  «Икрянинский район»  (далее — Совет района)и Главы муниципального образования «Икрянинский район»(далее — Глава района) устанавливает основные правила организации деятельности Главы района и Администрации муниципального образования «Икрянинский район» (далее -Администрация района) по реализации их полномочий.

2. . Глава района:

2.1.   Формирует и возглавляет Администрацию района. Представляет  на утверждение  Совету района структуру Администрации района.

2.2.   Назначает и освобождает в соответствии с действующим законодательством    заместителей    Главы    района, руководителей структурных подразделений Администрации района,   руководителей муниципальных учреждений, предприятий  учредителями которых является Администрация района.

2.3.   Представляет район в отношениях с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями, без доверенности действует от имени района.

2.4.   Подписывает и публикует нормативные правовые акты, принятые Советом района.

2.5.   Обеспечивает  взаимодействие  Администрации  района  с Советом района.

2.6.   Разрабатывает  схему  управления  отраслями  хозяйства района, социальной сферой.

2.7.   Осуществляет   функции  распорядителя   кредитов   при исполнении бюджета района, открывает и закрывает счета в банковских учреждениях.

2.8.   Организует личный прием граждан.

2.9.   Учреждает,   формирует,   возглавляет коллегиальные, совещательные, консультативные органы при Главе района.

2.10.    Осуществляет иные полномочия, возложенные на него Уставом района.

3.      Глава  района  в  пределах  своих  полномочий  издает постановления и распоряжения,  подлежащие обязательному исполнению на всей территории района.

4.      Администрация района:

4.1.         Администрация  района  осуществляет  исполнительную, распорядительную и административную деятельность в районе.

4.2.      Администрация района обладает правами юридического лица, состоит из отделов, деятельность которых  регулируется  соответствующими  Положениями,
утвержденными Главой района.

4.3.     Права,   обязанности  и  ответственность   сотрудников Администрации определяются должностными инструкциями, которые  разрабатываются  руководителями  структурных подразделений и являются составной частью положения о структурном подразделении.

При приеме на работу муниципальные служащие под роспись знакомятся с должностными обязанностями на экземпляре, хранящемся в общем отделе, обеспечивают их исполнение.

4.4.     Осуществляет меры по обеспечению законности,  прав и свобод  граждан,  охране  собственности,  общественного порядка, борьбе с преступностью.

4.5.     Разрабатывает и  реализует   прогнозы   социально-экономического развития района, программы развития по отраслям хозяйства, предоставляет отчет в Совет района о социально-экономическом развитии района за прошедший календарный год.

4.6.     Разрабатывает проект бюджета района, обеспечивает  его  выполнение,  представляет  отчет  об исполнении бюджета района.

4.7.     Управляет муниципальной собственностью.

4.8.     Разрабатывает и реализует финансовую,  инвестиционную политику в районе.

4.9.     Осуществляет меры по развитию предпринимательства.

4.10.                  Осуществляет  мероприятия  по  развитию  объектов жилищно-коммунального     хозяйства,  строительства, энергетики,  транспорта,  связи,  торговли  и  бытового
обслуживания населения.

4.11.                  Координирует  участие  предприятий,  учреждений  и организаций   в   комплексном   социально-экономическом развитии   района   в   соответствии   с   действующим законодательством.

4.12.                  Осуществляет иные полномочия, установленные Уставом района, действующим законодательством.

4.13. Осуществляет свою деятельность в соответствии с установленным регламентом рабочей недели:

Понедельник	09.00 Аппаратное совещание у Главы района, Глав муниципальных образований поселений.
Приём граждан по личным вопросам в администрациях муниципальных образований района, с 14 до 17 часов.
Вторник	Участие в заседаниях  Правительства Астраханской области.
Совещания, проводимые отраслевыми отделами Администрации района.
Заседания Администраций и Советов муниципальных образований поселений.
Среда	День местного самоуправления в Администрации Губернатора Астраханской области.
Четверг	1 неделя- заседание  коллегиальных и совещательных органов при Главе района.
2 неделя-  заседание Совета МО «Икрянинский район».
3 неделя- учеба работников органов местного самоуправления.
4 неделя- заседание Администрации МО «Икрянинский район».
Пятница	Участие руководителей отделов Администрации района в заседаниях коллегий  министерств Правительства Астраханской области.
Оказание методической помощи органам местного самоуправления поселений.

4.14.          Строит   свою  деятельность   в   соответствии  с мероприятиями на месяц, утверждаемыми Главой района. Руководители  структурных  подразделений  Администрации
района направляют свои предложения по мероприятиям в организационно-контрольный отдел не позднее 10 числа текущего месяца.

В срок до 10 числа текущего месяца организационно-контрольный отдел представляет Главе района на утверждение мероприятия на следующий месяц.

4.15.          Работа        коллегиальных,        совещательных, консультативных органов при Главе района проводится в соответствии с Положениями об этих органах.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ГЛАВЫ РАЙОНА, ЗАМЕСТИТЕЛЕЙ ГЛАВЫ

РАЙОНА, РУКОВОДИТЕЛЕЙ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА

1. Глава района определяет основные направления деятельности Администрации района и организует ее работу.
2. Глава района, его заместители, руководители структурных подразделений Администрации района обеспечивают организацию выполнения постановлений и распоряжений Главы района.
3. Глава района систематически проводит совещания с заместителями Главы района, руководителями структурных подразделений Администрации, на которых рассматривает состояние выполнения программ и планов, принимает решение по оперативным вопросам, утверждает проведение мероприятий на текущий период.
4. Заместители Главы района в соответствии с распределением обязанностей рассматривают и координируют работу структурных подразделений, которые они курируют.
5. Руководители структурныхподразделений Администрации района принимаютучастие в подготовке муниципальных правовых актов Главы района, обеспечивают их выполнение, руководят работой своих отделов.
6. Заместители Главы района, руководители структурных подразделений не могут действовать вопреки официальной позиции Администрации района.

III. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГЛАВЫ РАЙОНА

1. Глава района на основании Конституции РФ, федеральных законов, Устава Астраханской области, законов области, Устава района издает постановления и распоряжения.
   Акты, имеющие нормативный характер и регулирующие конкретные вопросы, издаются в форме постановлений, по оперативным и другим текущим вопросам -в форме распоряжений Главы района.
   Постановлениями Главы района оформляются решения Главы района  нормативного  характера,  то  есть  предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также  решения  о  назначении  или  освобождении  от занимаемой    должности    руководителей    структурных подразделений Администрации района.
   В форме распоряжений Главы  района  принимаются  решения  по  оперативным, организационным,    кадровым   вопросам   и   вопросам награждения.
2. Проекты постановлений, распоряжений Главы района вносятся и готовятся заместителями Главы района, соответствующими структурными подразделениями Администрации района.
   Проекты постановлений, распоряжений по кадровым вопросам, награждению работников Администрации готовятся общим отделом Администрации района на основании соответствующих представлений.
3. Ответственность  за  качество  проектов  постановлений и распоряжений Главы района, их визирование и согласование с   заинтересованными   лицами   и   сторонами   несут руководители  структурных  подразделений  Администрации района, которые вносят эти документы, заместители Главы района, курирующие данные структурные подразделения.
4. Проекты постановлений, распоряжений Главы района должны проходить согласование со структурными  подразделениями Администрации района,   с  другими  заинтересованными  должностными лицами, которым в проекте предусматриваются  задания.  Проекты согласовываются  (рассматриваются)  не  более чем в  3-дневный срок. Согласование проектов оформляется визой, включающей личную подпись визирующего  (с расшифровкой фамилии) и дату. Проекты постановлений, распоряжений, а также  приложения  к  ним  визируются  исполнителем, руководителем   подразделения   Администрации   района, внесшим проект,  заместителем Главы района,  курирующим данное направление. Визы руководителей проставляются на оборотной  стороне  последнего  листа  первого  экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части и в карточке    согласования    проекта    постановления, распоряжения.
   Справки к проектам распорядительных документов не должны превышать трех страниц (в отдельных случаях по наиболее крупным вопросам — 5 страниц) машинописного текста.
5. Проекты постановлений, распоряжений Главы района должны пройти   юридическую   экспертизу   в правовом отделе Администрации района и  визироваться заведующим отделом. Имеющиеся у должностных лиц  возражения или  замечания по проекту излагаются в письменном виде и приобщаются к проектам документов.
   Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального  характера,  то  он подлежит  повторному визированию.  Повторное визирование не требуется,  если при доработке в проект документа внесены уточнения, не изменившие его содержания. Приложение к постановлениям и распоряжениям визируются руководителем подразделения,готовившего проект. В  проекте  постановления,  распоряжения  должно  быть указано, на кого возлагается контроль за его исполнением и срок представления информации по исполнению данного документа.
6. После  юридической  экспертизы  проекты  постановлений, распоряжений  визируются  заместителем  Главы  района, курирующим данную отрасль.
7. Подготовленный (согласованный) документ передается в общий отдел для предоставления  на подпись Главе района.
8. Проекты   постановлений,   распоряжений   Главы   района печатаются на бланках установленной формы.
9. Документы,  подготовленные  с  нарушением установленных требований и не  прошедшие  необходимого  согласования, возвращаются должностным лицам, внесшим данные проекты.
10. Постановления, распоряжения подписываются Главой района, а  в  его  отсутствие  —  исполняющим обязанности  Главы района   (отсутствием   Главы   района   считается   его нахождение в отпуске, командировке, болезнь).
11. Доработка  проектов  постановлений,   распоряжений,   не подписанных Главой района, возлагается на подразделение, готовившее данный проект.
12. Подписанные  Главой района  постановления,  распоряжения передаются в общий отдел Администрации района для их оформления и выпуска. Постановления и распоряжения датируются днем подписания их Главой района. Регистрация ведется общим отделом отдельно с начала и до конца года.
13. Выпущенные постановления и  распоряжения,  выписки из них общим отделом направляются  адресатам согласно указателю  рассылки,   составленному  и   подписанному исполнителем документа, в срок не позднее трех дней со дня подписания, а срочные — в течение суток. Копии  принятых  постановлений  Главы района    удостоверяются    печатью    общего    отдела Администрации района.
14. При  наличии  в  проектах  распорядительных  документов обращений в вышестоящие организации к ним должна быть приложена исчерпывающая служебная записка или проекты писем,  адресованные  этим организациям,  завизированные руководителем   подразделения,    готовившего   вопрос. Контроль за оформлением и направлением  этих материалов возлагается на заместителя Главы района.
15. Формирование  распорядительных  документов, их учет ведется общим отделом. Контроль за формированием дел осуществляется управляющим делами.
16. Все  делопроизводство  ведется  в  соответствии     с инструкцией по делопроизводству,  утвержденной   Главой района.
17. Ответственность за своевременность и подготовку распоряжений Администрации района по кадровому составу об объявлении благодарности, о награждении Почетными грамотами Администрации района, ценными подарками, премиями, а также текстов поздравлений, благодарственных писем и памятных адресов несет общий отдел. Указанные вопросы подготавливаются в срок не позднее, чем за 7 дней до наступления памятной даты.

IV. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ  АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА С СОВЕТОМ РАЙОНА

1. Администрация района в соответствии с Уставом  района вносит в Совет района проекты муниципальных правовых    актов, программ  и  планов    социально-экономического развития.
2. Координацию  работ,  связанных  с  подготовкой  проектов решений     Совета района, осуществляет организационно-контрольный  отдел Администрации района.
3. Подготовка проектов документов, вносимых Администрацией района на рассмотрение Совета района, осуществляется структурными подразделениями Администрации района,  в компетенции которых находится рассматриваемый вопрос, в соответствии с Регламентом Совета.
4. Порядок подготовки проектов решений Совета района  аналогичен порядку подготовки проектов распоряжений  и постановлений Главы района, изложенному в  Разделе 3 настоящего Регламента.
5. Подготовленные проекты решений Совета района, проект сопроводительного письма направляются в организационно-контрольный отдел, визируются заведующим организационно-контрольным отделом.
6. Письмо с приложенным проектом  решения Совета района направляется  на подпись Главе района, а затем на регистрацию в общий отдел Администрации района.
7. Руководитель общего отдела направляет его в Аппарат Совета района.
8. Принятые решения Совета района и подписанные Главой района нормативные  правовые акты направляются  аппаратом Совета в общий отдел Администрации для регистрации и  (оригиналы решений и подписанного нормативно-правового акта) возвращаются (общим отделом) в аппарат Совета района.
9. Заместители Главы  района, руководители структурных подразделений Администрации района могут присутствовать и выступать на заседаниях Совета района,  его постоянных и временных  комиссий в соответствии с  Регламентом Совета.
   Приглашенные на заседание Совета  района заместители Главы района, руководители структурных подразделений Администрации обязаны присутствовать на заседаниях Совета, его постоянных и временных  комиссий и отвечать на вопросы депутатов в порядке, определенном Регламентом Совета района.
   В случае невозможности личного присутствия приглашенный заведомо уведомляет о причине своего отсутствия с указанием должностного лица, которое может прибыть на заседание и ответить на поставленные вопросы.
10. Подготовка   проекта ответа на   депутатский запрос   к Главе района осуществляется по поручению Главы района заместителем    Главы, руководителем    структурного подразделения Администрации района в устной   (на заседании Совета, постоянной комиссии) или в письменной форме не позднее чем  через 15 дней после  получения запроса или в иной, установленный Советом срок.

V. ПОРЯДОК ВЗАИМООТНОШЕНИИ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА С ОРГАНАМИ СУДЕБНОЙ ВЛАСТИ

1. В случае обращения Администрации района в суд для разрешения возникшего спора, а также в случае предъявления в суд исковых или иных требований к Администрации района, распоряжением Главы района, либо его указанием руководителям соответствующих структурных подразделений Администрации района поручается представительство интересов Администрации в суде, при этом представительство интересов Администрации района в суде, заинтересованными структурными подразделениями предоставляется вся исчерпывающая  информация, документы необходимые для разрешения возникшего спора.
2. Полномочия представителя Администрации района  в  суде  должны быть зафиксированы в доверенности,  подписанной Главой района,  и  оформлены  в  соответствии  с  действующим законодательством.
3. Представитель  Администрации  района  в  суде  обязан доложить Главе района о результатах рассмотрения дела в суде.

VI. СОВЕЩАТЕЛЬНЫЕ, КООРДИНАЦИОННЫЕ И КОНСУЛЬТАТИВНЫЕ ОРГАНЫ, ОБРАЗУЕМЫЕ ГЛАВОЙ РАЙОНА

1. Глава района образует постоянно действующий  совещательный орган «Заседание Администрации МО «Икрянинский район» (далее- Заседание), которое  проводит свою работу в соответствии с планом работы на полугодие,  и на основании Положения о Заседании , утверждаемым Главой района.
   Не позднее, чем за месяц до окончания текущего года, заместители Главы района, руководители структурных подразделений Администрации района представляют в организационно-контрольный отдел Администрации района свои предложения по плану работы заседания.
2. Координационные органы, образуемые Главой района для согласованных действий заинтересованных органов исполнительной власти в решении определенного круга
   задач, именуются комиссиями. Консультативные органы, образуемые Главой района для предварительного рассмотрения вопросов и подготовки соответствующих предложений, носящих рекомендательный характер, именуются Советами. Образование, реорганизация и ликвидация комиссий и Советов, утверждение их руководителей, состава и определение задач осуществляется постановлением Главы района. Сфера деятельности и полномочия комиссий и Советов определяются решениями об их образовании, положениями о них.
3. Решения комиссий и Советов оформляются протоколами, а при необходимости реализуются в виде проектов постановлений и распоряжений Главы района, которые вносятся в установленном порядке.

VII. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ГРАЖДАН, РАБОТА С ПИСЬМАМИ, ЗАЯВЛЕНИЯМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ НАСЕЛЕНИЯ РАЙОНА

1. Прием граждан в Администрации района ведут: Глава района, заместители Главы района каждый понедельник с14.00 до 17.00 часов.
2. Секретарь приемной осуществляет запись на прием к Главе района посредством оформления регистрационно-контрольной карточки в день приема.
3. Контроль за прохождением личного приема возлагается на секретаря приемной.
4. После приема регистрационно-контрольная  карточка с резолюцией Главы района передается секретарем приемной исполнителю. Обязательными элементами резолюции являются: фамилия исполнителя, указание об исполнении, содержащее конкретное поручение, подпись дающего поручение, дата подписания и сроки исполнения.
5. Письма граждан, поступившие в Администрацию района, передаются в общий отдел для регистрации и направляются Главе района для рассмотрения.
6. Указание  об  исполнении  письменных обращений также  дается  в  форме резолюции.
7. Обращения граждан должны направляться Исполнителю не позднее чем в 2-дневный срок со дня регистрации.
8. Срок рассмотрения писем граждан не должен превышать 30 дней (если в резолюции не указан другой срок исполнения) со дня регистрации письма, а не требующие дополнительной проверки и изучения рассматриваются в срок 15 дней.
9. Ответы из  организаций и структурных подразделений Администрации района по исполнению поручений поступают в общий отдел и передаются Главе района, заместителям Главы района.
10. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные  в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.
11. Снять  документы  с  контроля  может  Глава района, заместители Главы района.

VIII. ПОРЯДОК ОФИЦИАЛЬНОГО ОПУБЛИКОВАНИЯ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ И ИНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ  МО «ИКРЯНИНСКИЙ РАЙОН»,

1. Целью официального опубликования  нормативных правовых и иных правовых актов органов местного самоуправления МО «Икрянинский район» (далее -правовые акты) является доведение их содержания до всеобщего сведения.
2. Правовые акты  вступают в силу одновременно на всей территории Икрянинского района со дня их  официального опубликования.
   Правовые акты, не подлежащие обязательному официальному опубликованию, вступают в силу, как правило, со дня их подписания. Датой принятия правового акта считается день его подписания Главой района и председателем Совета района
3. Официальным опубликованием правовых актов признается публикация их текста в официальном издании для опубликования  нормативных правовых актов органов местного самоуправления МО «Икрянинский район» — газете «Северо-Каспийская правда».
4. Публикация правовых актов в газете «Северо-Каспийская правда» осуществляется не позднее 30 дней со дня их подписания, если иное не установлено правовыми актами.
   Публикация правовых актов, вступающих в силу со дня официального опубликования, в газете «Северо-Каспийская правда» осуществляется не позднее 10 дней со дня их подписания.
5. Направление на официальную публикацию правовых актов  осуществляет общий отдел Администрации МО «Икрянинский район» на бумажных и магнитных носителях.
6. Контроль за правильностью и своевременностью опубликования правовых актов осуществляет организационно-контрольный отдел Администрации МО «Икрянинский район», который ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным, представляет Главе района перечень официально опубликованных правовых актов.
7. При публикации правового акта указываются вид правового акта, его заголовок, дата принятия правового акта, его регистрационный номер, должностное лицо, его подписавшее.
   Текст опубликованного правового акта должен соответствовать тексту оригинала.
   Исправление ошибок, опечаток, иных неточностей в оригиналах правовых актов осуществляется исключительно путем внесения соответствующих изменений в правовой акт, в котором имеются неточности.
8. О допущенных при официальном опубликовании правового акта ошибках, опечатках и иных неточностях производится официальное извещение в одном из последующих номеров того же издания об исправлении неточности и подлинная редакция соответствующих положений.
9. Правовой акт, в который были внесены многочисленные изменения или дополнения, может быть вновь официально опубликован в полном объеме с изменениями и дополнениями.
   Решение об официальном опубликовании такого правового акта принимает Глава района.
   Об официальном опубликовании правового акта со всеми изменениями и дополнениями указывается в правовом акте, вносящем изменения и дополнения в первоначальный правовой акт.
10. Полный текст правового акта Главы района с изменениями и дополнениями готовит структурное подразделение Администрации МО «Икрянинский район», ответственное за подготовку правового акта.
    Полный текст правового акта Совета района с изменениями и дополнениями готовит Аппарат Совета района.
    Правовой акт с изменениями и дополнениями должен соответствовать его письменным оригиналам.
11. Если значительный по объему правовой акт по техническим причинам не может быть опубликован в одном номере газеты «Северо-Каспийская правда», то такой акт публикуется в нескольких номерах газеты подряд. В этом случае днем официального опубликования правового акта является день выхода последнего номера газеты «Северо-Каспийская правда», в котором закончена публикация его полного текста.