Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
ИРКУТСКАЯ ОБЛАСТЬ
КУЙТУНСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЛЕРМОНТОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

01.09.2021 г. п. Лермонтовский № 38

Об утверждении инструкции

по делопроизводству в администрации

Лермонтовского сельского поселения

В соответствии с основными положениями государственной системы документального обеспечения управления, типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, администрация Лермонтовского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения (прилагается).

2. Считать утратившим силу постановление от 11.01.2018 г. № 1 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения».

3. Главному специалисту администрации Лермонтовского сельского поселения Пугачевой В.А.:

3.1. Обеспечить методическое руководство по внедрению инструкции в администрации Лермонтовскогосельского поселения.

3.2. Осуществлять контроль за соблюдением требований инструкции по делопроизводству в администрации Лермонтовского сельского поселения.

Глава администрации

Лермонтовского сельского поселения Е.А.Михалюк

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНА

Начальник архивного отдела управления Постановлением администрации

по правовым вопросам, работе с архивом Лермонтовскогосельского

и кадрами администрации муниципального поселения

образования Куйтунский район

_______________________Е.В.Хужеева № 38 от 01.09.2021 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству администрации

Лермонтовского сельского поселения

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству администрации Лермонтовского сельского поселения (далее — Инструкция) разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федеральногоархивного агентстваот 22 мая 2019 г. N 71.

1.2. Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовойоснове правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архивадминистрации Лермонтовского сельского поселения.

1.3 Инструкция устанавливает требования к документированию работы с документами в делопроизводстве администрации Лермонтовского сельского поселения (далее – администрация).

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Действие Инструкции не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утвержденными главой администрации.

1.6. Организация делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в администрации возлагается на Главу Лермонтовского сельского поселения (Далее – Глава).

1.7. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на главного специалистаадминистрации.

1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.

1.9.На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделениеадминистрации, обязательно составляется акт приема-передачи дел, который утверждается Главой.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.Взаимодействие со средствами массовой информации, передачи им какой – либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения Главы или иного уполномоченного им должностного лица.

Работники администрации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.11. При утрате документов главный специалистадминистрации,информирует Главу, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копий документа.

1.12. Инструкция по делопроизводству администрации, утверждается Главой.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в администрации издаются организационно — распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности администрации, должны быть оформлены по правилам, установленным Инструкцией.

Вносить какие – либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. В администрации создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.4. Документы администрации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и А5.

2.5. Для изготовления документов в администрации используются:

бланк приказа;

бланк письма для переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк протокола.

2.6. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.7. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2.8. Бланки документов администрации изготавливаются на компьютерной технике.

2.9. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.10. Документы администрации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.11. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.12. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.13. Для изготовления документов используетсяразмер шрифта — N 12 — 14 пт.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.

2.14. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.15. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.16. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.17. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.18. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.19. При подготовке документов администрации поселения используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

а) код формы документа;

б) наименование организации;

в) наименование структурного подразделении;

г) наименование должности лица;

д) справочные данные об организации;

е) наименование вида документа;

ё) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) место составления (издания) документа;

й) гриф ограничения доступа к документу;

к) адресат;

л) гриф утверждения документа;

м) заголовок к тексту;

н) текст документа;

о) отметка о приложении;

п) гриф согласования документа;

р) виза;

с) подпись;

т) отметка об электронной подписи;

у) печать;

ф) отметка об исполнителе;

х) отметка о заверении копии;

ц) отметка о поступлении документа;

ч) резолюция;

ш) отметка о контроле;

щ) отметка о направлении документа в дело.

2.20.Бланк приказа администрации (Приложение № 2) должен включать реквизиты:

наименование вида документа;

отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.21. Бланк письма администрации должен включать следующие реквизиты:

наименование организации;

справочные данные об организации;

отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

2.22. Внутренние документы администрации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.23. Наименование администрации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в положении.На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы (Администрация Лермонтовскогосельского поселения), над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации, под наименованием организациив скобках указывается сокращенное наименование организации.

2.24. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием администрация.

2.25. Справочные данные обадминистрации (Приложение № 1) указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес администрации; номер телефона, факса, адрес электронной почты, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

2.26. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием администрации Лермонтовского сельского поселения (структурного подразделения, должности).

2.27. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020;

словесно-цифровым способом: 5 июня 2020 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

2.28. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению администрации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

2.29. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N __от___» в бланке письма.

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.30. Место составления документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: п. ЛермонтовскийКуйтунского р-на Иркутской обл.

2.31. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в администрации грифов ограничения доступа соответствуют законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» — ДСП) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В документах администрации, содержащих сведения, ограниченного доступа, наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения.

Например:

Дата создания: 01-09-2021
Дата последнего изменения: 01-09-2021

Ханты-Мансийский автономный округ — Югра
Ханты-Мансийский район
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
СЕЛЬСКОЕ ПОСЕЛЕНИЕ СОГОМ

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 02.03.2009 № 36-р
д.Согом

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в администрации
сельского поселения

В целях упорядочения системы организации делопроизводства в администрации сельского поселения:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в администрации сельского поселения согласно приложению.

2. Ведущему специалисту администрации Сальниковой Татьяне Владимировне обеспечить организационно — методическое руководство по применению Инструкции по делопроизводству.

3. Контроль за выполнением распоряжения оставляю за собой.

Глава
сельского поселения Согом Н.М. Сургучева

Ознакомлена ______________ Сальникова Т.В.

Приложение
к постановлению
администрации сельского поселения
от 02.03.2009 № 36-р

Инструкция
по делопроизводству в администрации сельского поселения

Раздел 1. Общие положения

Раздел 2. Прием, регистрация и направление
поступающей корреспонденции

2.1. Корреспонденция, поступающая в администрацию, принимается и регистрируется специалистом (делопроизводителем) администрации, определяемого главой сельского поселения.
Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой «Вручить лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется порядковый номер и дата поступления.
При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается у должностного лица, другой приобщается к документу, третий посылается отправителю.
Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.
2.3. Документ регистрируется в день поступления, проставляется штамп установленного образца в нижней правой части листа входящего документа. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет.
Пакеты с пометкой «лично» учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.
Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция – незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.
2.4. Зарегистрированные служебные документы направляются адресатам по принадлежности.
Отправка документов производится специалистом (делопроизводителем) администрации, кроме особых случаев по усмотрению руководства.
Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.
2.5. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:
2.5.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов специалисты (делопроизводители) администрации руководствуются следующим:
запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом «Для служебного пользования», а также рукописные материалы;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче.
2.5.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в администрации, осуществляется главой сельского поселения.

Раздел 3. Порядок учета, прохождения, составления
и оформления документов в администрации

3.1. Ответственные специалисты (делопроизводители) администрации самостоятельно ведут прием и учет поступивших документов. Документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.
Незарегистрированные служебные документы, полученные специалистами (делопроизводителями) администрации, подлежат обязательной регистрации.
3.2. Зарегистрированные документы передаются главе сельского поселения и согласно резолюциям направляются на исполнение специалистам (делопроизводителям) администрации.
3.3. При составлении и оформлении документов специалисты (делопроизводители) администрации руководствуются следующими основными требованиями:
документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ;
к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.
Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в ней информации.
Отправляемому документу присваивается исходящий номер и указывается дата.
В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа (при необходимости с указателем рассылки) помещается в дело в соответствии с номенклатурой;
в документах – ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;
служебные документы подписываются главой сельского поселения или специалистами (делопроизводителями) администрации в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указываются должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;
подписание документа, на котором обозначена подпись одного специалиста (делопроизводителя) администрации, другим (путем проставления предлога «за» или косой черты перед наименованием должности) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующей комиссии с обязательной визой должностного лица;
на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 октября 2008 г. следует оформлять: 05.10.2008.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
05 октября 2008 года, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.10.05.
Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:

Департамент
государственной собственности
Ханты-Мансийского автономного
округа-Югры
Управление
государственной собственности

Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными).
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Начальнику Управления
делопроизводства
Администрации Губернатора
Ханты-Мансийского
автономного округа-Югры
А.А.Ивановой

Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:
Петровой А.А.
ул. Новая, д.3, кв.3,
д.Согом,
Ханты-Мансийский район,
628535

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
Копии, отправляемых документов, заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи «Верно», должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
распоряжением администрации
сельского поселения
от 08.03.2009 № 154-р

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

СОГЛАСОВАНО
Главный специалист ФЭБ
Администрации сельского поселения
Личная подпись И.И.Петров
Дата

Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
3.4. Служебная корреспонденция, подписанная главой сельского поселения или лицом, его замещающим, регистрируется специалистом (делопроизводителем) администрации.

Раздел 4. Основные требования к подготовке, оформлению
и рассылке правовых актов администрации

4.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений специалисты (делопроизводители) администрации руководствуются законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа-Югры и настоящей Инструкцией, а также Регламентом администрации.
4.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений и распоряжений администрации, их согласование с заинтересованными сторонами несут должностные лица, которые их вносят (приложение 3).
Проекты постановлений и распоряжений, приказов администрации по кадровым, финансовым вопросам и вопросам в области гражданской защиты, жилищных и земельных отношений подготавливаются специалистами (делопроизводителями) администрации, в соответствии с их функциями.
Специалисты (делопроизводители) администрации, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации, определяют из числа работников ответственных исполнителей за эти акты.
4.3. Проекты постановлений, распоряжений администрации и приложения к ним вместе с обосновывающими документами передаются для проверки, а затем — на подпись главе сельского поселения.
4.4. Подписанные главой сельского поселения постановления и распоряжения передаются специалистам (делопроизводителям) администрации для их оформления, регистрации и выпуска.
4.5. Проекты постановлений, распоряжений администрации печатаются специалистами (делопроизводителями) администрации в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов (далее также — акты).
4.6. Выпускаемым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений администрации по основной деятельности и по личному составу. К порядковому номеру распоряжения администрации по основной деятельности через тире добавляется буква «р», к порядковому номеру распоряжения администрации по личному составу добавляются буквы «рл».
4.7. Копии правовых актов администрации направляются в Ханты-Мансийскую межрайонную прокуратуру, Департамент по вопросам юстиции Ханты-Мансийского автономного округа –Югры .
4.8. Подлинники постановлений и распоряжений администрации хранятся в администрации до передачи их в архивный отдел администрации Ханты-Мансийского района.

Раздел 5. Оформление и учет протоколов заседаний
и совещаний при главе сельского поселения

Раздел 6. Оформление писем и телеграмм,
отправка исходящих документов

Раздел 7. Порядок работы с документами, поставленными
на контроль

Раздел 8. Рассмотрение письменных обращений граждан и
организация личного приема граждан

8.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных обращений граждан, в том числе, поступающих по факсу, осуществляются ответственным специалистом (делопроизводителем) администрации.
8.2. Поступившие письма граждан регистрируются в журнале регистрации письменных обращений граждан и в учетных карточках установленной формы.
8.3. Зарегистрированные обращения направляются с регистрационной карточкой главе сельского поселения для рассмотрения и дачи поручений по их исполнению.
Копии поручений вместе с копиями обращений передаются исполнителям.
Если поручение по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.
8.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.
8.5. Письма рассматриваются в срок до 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения может быть продлен главой сельского поселения, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения.
Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.
8.6. Личный прием граждан осуществляется в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в администрации сельского поселения, утвержденным постановлением администрации от 12.05.2009 № 12.
8.7. Личный прием граждан главы организуется ответственным специалистом (делопроизводителем) администрации. Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.
Переданное на личном приеме гражданином письменное обращение учитывается и рассматривается в установленном порядке.
Ответственный специалист (делопроизводитель) администрации ведет ежеквартальный сбор информации о личном приеме граждан главой и подводит квартальные, годовые итоги.
8.8. Ответственный специалист (делопроизводитель) администрации ежеквартально анализирует и обобщает обращения граждан и представляет главе сельского поселения сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

Раздел 9. Машинописные и копировально-множительные работы

9.1. Машинописные работы:
9.1.1. Печатание документов в администрации производятся специалистами (делопроизводителями) администрации.
Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно с соблюдением установленных правил печатания.
9.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.
Печатание на бланках распоряжений, постановлений администрации и писем за подписью главы сельского поселения осуществляется только ответственными специалистами (делопроизводителями) администрации.
Печатание под диктовку не допускается.
9.1.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок срочных работ определяется главой сельского поселения.
Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.
9.1.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов, для печатания не принимаются.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
9.1.5. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.
Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передаётся исполнителю.
Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал.
Документы, представляемые на подпись главе сельского поселения для направления их в вышестоящие органы, печатаются, как правило, через два интервала.
9.1.6. На последнем листе отпечатанного документа внизу проставляются фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его служебного телефона.
9.2. Копировально–множительные работы:
9.2.1. Выполнение копировально-множительных работ (тиражирование, ксерокопирование документов) в администрации осуществляется специалистами (делопроизводителями) администрации. На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.
Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления.
Срочное копирование выполняется вне очереди.
Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.
Учет изготовлений копий документов и материалов ведется в журнале (приложение 5).

Раздел 10. Использование печатей и штампов

10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий подлинникам в администрации используются соответственно требуемому документу печать администрации с оттиском герба РФ или штамп (копия).
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.
10.2. Печать администрации проставляется на постановлениях, распоряжениях, подписанных главой сельского поселения, удостоверениях должностных лиц, назначаемых главой сельского поселения, на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств, на доверенностях и в иных установленных случаях.
10.3. На рассылаемых копиях постановлений, распоряжений, актов, подписанных главой сельского поселения, при оформлении командировочных удостоверений проставляется печать «администрации сельского поселения» или печать «Отдел кадров».
10.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. При этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
10.5. Все печати и штампы администрации на подотчете главы сельского поселения и ответственных специалистов (делопроизводителей) администрации, в соответствии с их функциями.
10.6. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится в известность глава сельского поселения.
10.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются главе сельского поселения для уничтожения, о чем составляется акт.
10.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на главу сельского поселения, ответственных специалистов (делопроизводителей) администрации, в соответствии с их функциями.
При смене руководителя печати и штампы передаются по акту.

Раздел 11. Справочная работа

Раздел 12. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Составление номенклатуры дел — один из основных видов работы, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения, использования в качестве основы для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного (свыше 10 лет) хранения.
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение 6).
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности администрации и Совета депутатов сельского поселения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности, в том числе дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год разрабатывается в последнем квартале текущего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в администрации в области архивного дела, рассматривается экспертной комиссией, согласовывается с архивным отделом Ханты-Мансийского района, подписывается главой сельского поселения.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, положениями об организации и подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы, описями дел постоянного и временного хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. Необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности администрации и Совета депутатов сельского поселения, их виды, состав и содержание.
Номенклатура дел администрации представляется один раз в 5 лет на согласование в ЭПМК Управления по делам архивов администрации Ханты-Мансийского автономного округа-Югры (далее ЭПМК), а также после каждого изменения структуры или функций администрации и Совета депутатов сельского поселения.
После утверждения номенклатуры дел специалисты (делопроизводители) администрации, в соответствии с их функциями, получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.
Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае изменения структуры администрации в номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.
Названиями разделов номенклатуры дел являются названия направлений деятельности и структуры администрации. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляется порядковый номер, в графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения направления деятельности в администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел внутри раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение направления деятельности в администрации, 05 – порядковый номер по номенклатуре. Группа цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.
В графу 3 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме, отражать основное содержание и состав находящихся в нем документов.
Не допускается употребление в заголовке дела вводных слов и сложных синтаксических оборотов, неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), сокращенных слов и сокращенных наименований организаций, подразделений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела, указание на копийность.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с содержанием постановлений (распоряжений) и приказов главы сельского поселения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 4 номенклатуры дел указывается количество дел (томов). Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 5 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному), а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел.
При включении в номенклатуру дел заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПМК по представлению специалиста по делопроизводству в области архивного дела и экспертной комиссии администрации.
В графе 6 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив, в другую организацию для продолжения и др.
Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, в обязательном порядке сообщаются специалисту по делопроизводству в области архивного дела, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровка его подписи.

Раздел 13. Порядок формирования дел

Раздел 14. Требования к оформлению дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится ответственными специалистами (делопроизводителями) администрации в соответствии с их функциями.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа — заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат, заголовка дела).
Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 7). На обложке дела указываются реквизиты: наименование учреждения; индекс дела; номер дела (тома, части) по описи дел, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела. Обложка дела заполняется черными чернилами (пастой).
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование учреждения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;
— записывается название направления деятельности в администрации; индекс дела — проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел; заголовок дела — переносится из номенклатуры дел (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов, и др.); дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации–правопреемника, а прежнее наименование организации заключается в скобки.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа- заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Нумерация цветными карандашами и чернилами (пастой) не допускается.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов проводится их перенумерации. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (приложение 8). Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот последнего документа.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в данном деле, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие литерных листов дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечается в листе – заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи (приложение 9).
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
В каждое дело подшивается не более 250 листов. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Раздел 15. Организация оперативного хранения документов

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Глава сельского поселения, специалисты (делопроизводителями) администрации, в соответствии с их функциями, обязаны обеспечить сохранность документов и дел.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного срока хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем передаются согласно графику, в архивный отдел Ханты-Мансийского района.
Выдача дел работникам администрации для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование работникам администрации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Работники администрации несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы сельского поселения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Раздел 16. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы администрации являются муниципальной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на муниципальное хранение в архивный отдел администрации района.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу ответственного специалиста в администрации за ведение делопроизводства в области архивного дела, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
16.1. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов — отбор документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.
Для рассмотрения номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения, актов на уничтожение документов, организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их к передаче на постоянное хранение в администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).
Экспертная комиссия создается распоряжением администрации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
В состав комиссии в обязательном порядке включается лицо, ответственное за делопроизводство и архив. Председателем комиссии назначается один из руководящих работников, курирующий вопросы делопроизводства и архива.
Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются главой сельского поселения. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только на основании заголовков дел без просмотра самих документов.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Сроки хранения дел временного хранения определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел.
Подшивка вновь сформированных дел проводится только после завершения экспертизы ценности документов.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела по личному составу (приложения 10,11); на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В администрации, описи на дела постоянного хранения и по личному составу составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела администрации Ханты-Мансийского района.
Описи дел, подготовленные специалистами (делопроизводителями) администрации, служат основой для подготовки сводной описи дел администрации, которую готовит ответственный специалист за делопроизводство в области архивного дела и по которой он сдает дела на хранение в архив.
Описи дел органов администрации составляются по установленной форме.
Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел администрации подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией, архивным отделом Ханты-Мансийского района, передается на рассмотрение ЭПМК Управления по делам архивов ХМАО-Югры, затем утверждается главой сельского поселения.
Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества вносятся в годовой раздел описи под литерными номерами или в конец годового раздела.
К первому годовому разделу описи дел постоянного хранения составляется историческая справка. Историческая справка дополняется при реорганизации, изменении названия, структуры и функций организации.
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период (приложение 12). Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются главой сельского поселения только после утверждения ЭПМК описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу; после этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Архивный отдел администрации района проверяет правильность отбора дел на постоянное хранение и имеет право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения актов о выделении их к уничтожению уничтожаются путем измельчения в специальных бумагоуничтожающих машинах или путем сжигания. Сжигание осуществляется под контролем работника, ответственного за делопроизводство и архив. В акте делается запись, каким путем уничтожены документы.
16.2. Подготовка и передача документов в архив.
Передача дел в архивный отдел администрации района осуществляется ежегодно по графику, составленному архивным отделом района, согласованному с ответственным специалистом за делопроизводство в области архивного дела администрации.
В архив передаются дела с исполненными документами постоянного хранения, в упорядоченном состоянии. Их передача производится только по описям дел.
Дела передаются в архив после истечения пятилетнего срока их хранения и использования в администрации. Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи дел, который оформляется в двух экземплярах.
При первой передаче документов в архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся в администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В период подготовки дел к передаче в архив ответственным специалистом администрации в области архивного дела предварительно проверяется физическое и санитарное состояние документов, правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты (делопроизводители) администрации обязаны устранить.
Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов.
Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов.
В случае ликвидации или реорганизации администрации специалисты (делопроизводители) администрации, ответственные за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их ответственному специалисту администрации в области архивного дела, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Приложение 1
к Инструкции по делопроизводству
в администрации сельского поселения

ПЕРЕЧЕНЬ
НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Копии документов организаций и учреждений.
2. Пакеты с пометкой ‘‘Лично’’, кроме служебных и не имеющих силу документов.
3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
4. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.
5. Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.
6. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.
7. Аналитические обзоры органов администрации района, иные материалы, представленные для сведения.

Приложение 3
к Инструкции по делопроизводству
в администрации сельского поселения

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ
ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ

1. Глава сельского поселения издает постановления и распоряжения (далее – акты).
Постановления принимаются, как правило, по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей, выполнения основанных направлений плана экономического и социального развития, бюджета и т.д.
Распоряжения принимаются по вопросам текущей внутренней деятельности, решению оперативных мероприятий, частным вопросам.
2. Проект акта должен содержать следующие реквизиты:
титул (Ханты-Мансийский автономный округ – Югра, Ханты-Мансийский район), муниципальное образование сельское поселение Согом, администрация сельского поселения;
наименование акта (постановление, распоряжение);
дата, номер;
заголовок к тексту акта;
текст акта;
подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, которым будет подписан акт);
отметка об исполнителе;
визы согласования.
3. Каждый акт должен иметь предельно краткий заголовок, исключение составляют небольшие по объему распоряжения, которые печатаются на малом бланке (формат А5). Заголовок раскрывает содержание акта, начинается предлогами “О и об” отвечает на вопрос ‘‘О чем?’’, ответствующий его содержанию. Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится.
4. Текст постановления, распоряжения должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим законодательству Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа – Югры, решениям Думы Ханты – Мансийского района, решениям Совета депутатов сельского поселения.
4.1. Текст постановления, расположения делится на 2 части: констатирующую и постановляющую.
4.2. В констатирующей части постановления, расположения освещаются мотивы и цели их издания. Она должна быть, как правило, значительно меньше постановляющей части (в случае необходимости информационный материал может быть приложен к проекту в виде справки). Максимальное ограничение объема констатирующей части постановления (распоряжения) обеспечивается объединением ее с началом решающей части. Это достигается путем размещения констатирующей части в первом предложении, которое соединяет в себе как констатирующую часть (целиком), так и постановляющую (начало). Такое предложение начинается формулировками типа “В целях…”, “ В связи с тем, что…”, “ Во исполнение…”, “ В соответствии…”.
4.3. В расположении может употребляться комплексная констатирующая часть, мотивировочная (“В целях…”, “В связи с тем, что…”), ссылочная (“В соответствии с…”, “Во исполнение…”).
4.4. Если содержание акта не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может вообще отсутствовать. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер, и потому не требующих особых пояснений.
4.5. Переход от констатирующей части к постановляющей происходит путем постановки двоеточия:
Например: В целях…: 1. Предложить…
Или может быть использована неопределенная форма глагола, после которой не ставится двоеточие.
Например: “ В целях… предложить… ”.
5. Если постановление, распоряжение принимается на основании акта вышестоящего органа, то в констатирующей части должна быть указана дата, номер и название этого акта, а в необходимых случаях – содержание соответствующих разделов или всего акта.
6. Постановляющая часть подразделяется на составные части, которые называются пунктами (знак параграфа не используется).
6.1. Пункты номеруются только арабскими цифрами.
6.2. Пункты должны быть разделены на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами 1.1, 1.2, или абзацы подпунктов без их нумерации.
6.3. Если документ содержит один пункт, то он не нумеруется. Каждый пункт документа (если пункты нумеруются) начинается с большой буквы и заканчивается точкой.
6.4. Если же подпункты не нумеруется, а выступают в качестве абзацев, то первое слово такого подпункта начинается со строчной буквы.
Заканчивается подпункт (кроме последнего) точкой с запятой.
6.5. Постановляющая (распорядительная) часть документа должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информаций, отчетов об их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.
6.6. Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.
6.7. При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.
6.8. Распорядительная часть акта излагается в повелительной форме. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.
6.9. В качестве исполнителей указываются должностные лица или организации.
Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.
Если поручение дается какому-то ни было учреждению или блоку и указывается фамилия (Ф.И.О.) руководителя, то она пишется в скобках в именительном падеже (Иванов И.И.).
Если же поручение дается непосредственно руководителю организации или блоку, то Ф.И.О. пишутся без скобок в дательном падеже – Иванову И.И.
6.10. Содержание пунктов актов должно быть конкретным.
Должны быть указаны исполнители и сроки исполнения.
Если пункт не связан с определенным исполнителем, то начинается он с глагола в неопределенной форме ”Установить…”, “Утвердить…”.
6.11. В постановлениях, распоряжениях названия предприятий, организаций приводятся полностью – в строгом соответствии с их официальным наименованием.
6.12. Не допускается сокращение слов, кроме общепринятых.
1. 6.13. Если в пунктах акта предложения начинаются с числа, то число пишется прописью.
6.14. Если пункт акта начинается с общепринятой аббревиатуры названия организации, учреждения и т.д., то в этом случае название учреждения, организации пишется полностью.
Например: “1. Открытому акционерному обществу “Юганскнефтегаз”…”.
7. Составной частью документа (постановления, распоряжения) может быть приложение.
7.1. Приложение должно иметь заголовок, идентичный его названию в тексте акта.
7.2. В правом верхнем углу должна быть ссылка на принадлежность приложения данному документу.
7.3. Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, знак № при этом не ставится.
Например: “Приложение 2”.
7.4. Ссылка на приложение в тексте акта делается путем постановки термина “согласно приложению”, “прилагается”, если приложений несколько, то “согласно приложениям 1- 4”.
8. Акт подписывается главой сельского поселения или в его отсутствие – лицом, и.о. главы сельского поселения. При этом должна быть указана фамилия и должность именно того лица, которое подписало проект акта (черта и слово “за” не употребляются).
9. На обратной стороне акта следуют согласования заинтересованных (подпись лиц, согласовавших документ, расшифровка подписи и дата согласования) с обязательным визированием председателем межведомственного Совета по противодействию коррупции.
На листе согласования указывается, по какому вопросу производится согласование, кто и когда согласовал, замечания.
10. К проектам прикладываются:
документы, являющиеся основанием издания данного проекта;
пояснительная записка — к проекту нормативного правового акта;
указатель рассылки, который заполняется исполнителем.
Схема проектов актов прилагается.

Дата создания: 13-12-2013
Дата последнего изменения: 13-12-2013

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «БУРУКАНСКОЕ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«06» октября 2020 года №40

село Бурукан

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности администрации сельского поселения «Буруканское», установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» муниципального района «Газимуро-Заводский район» Забайкальского края, администрация сельского поселения «Буруканское» постановляет:

1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству вадминистрации сельского поселения «Буруканское».

2.Постановление от 15мая 2009года №15 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»,

считать утратившим силу.

3.Настоящее постановление обнародовать на информационных стендах сельского поселения «Буруканское»

4.Контроль исполнения постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения «Буруканское» Н.В.Козлова

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

администрации сельского поселения «Буруканское»

от «06» октября 2020г. №40

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации

сельского поселения «Буруканское»

1.Общие положения

1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Администрация сельского поселения).

1.2.Инструкция разработана в соответствии сфедеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 №76, Требования к оформлению документов»,

1.3.В целях автоматизации делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» применяется система электронного документооборота.

1.4.Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Забайкальского края.

1.5.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6.Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в администрации сельского поселения, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются ведущим специалистом по правовым, организационным, кадровым вопросам администрации (далее – специалист).

1.7.Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников администрации сельского поселения. Ответственный за делопроизводство в администрации сельского поселения обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.8.Работники администрации сельского поселения несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов приосвобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.10.Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), постановлений, распоряжений администрации сельского поселения, сообщается главе сельского поселения.

2.Состав управленческих документов администрации

2.1.Деятельность администрации сельского поселения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией администрации сельского поселения, объемом и характером взаимосвязи между администрацией и другими организациями.

Функции управления в администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2.Правовой акт сельского поселения – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий сельского поселения, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории сельского поселения, имеющий нормативный или ненормативный характер.

2.2.1.Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо оттого, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2.Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.

2.2.3.Правовыми актами являются:

Решения Совета депутатов сельского поселения;

постановления администрации сельского поселения;

распоряжения администрации сельского поселения.

2.3.Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

2.4.1. правила, инструкция.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.4.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

2.5.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных, координационных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в администрации готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы администрации;

сопроводительные письма к проектам правовых актов сельского поселения;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

2.5.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.5.5. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

3.Документация администрации.

Общие правила оформления управленческой документации

3.1.Документация администрации.

Деятельность администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК011-93, Регламентом администрации сельского поселения.

3.2.Общие правила оформления документов.

3.3.1. Текст документа составляется на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации–автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти отпервого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации сельского поселения, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («в состав объединения входят», «комиссия установила»).

3.3.Сведения о наличии приложений в постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласно приложению №2.При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№»Например:

Приложение № 3к постановлению администрации сельского поселения «_____________»

«__»_______ ___г. №_

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:
заключение постоянной комиссии по от25.04.2001

№ 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.3.1.Подписание служебных писем и другой корреспонденции
в Администрации осуществляется Главой поселения.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Глава сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Глава

сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия
Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия.
При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Все экземпляры документов, остающиеся в делах администрации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

3.3.2.Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава сельского поселения

______________

инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и т.п., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

по делам несовершеннолетних

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Ространснадзора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Росжелдора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
3.3.27.Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается постраничное визирование документа и его приложений.

3.3.28.Документы заверяются печатью Администрации в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении документа, включающая в себя:

заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.

Ведущий специалист Личная подпись инициалы, фамилия. Дата

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.

Администрация выдает копии только тех документов, которые создаются в администрации. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.

При пересылке копии документа администрации в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в администрации.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.

3.3.4.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

З.А.Анохина 8 (863)51-9-33-45

3.3.5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, в котором исполнен документ.

3.3.6.На поступившем документе в администрацию проставляется порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости– часы и минуты).

Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

4. Подготовка и оформление правовых актов.

4.1.Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами администрации сельского поселения (далее – правовой акт) определен Регламентом администрации сельского поселения.

4.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

4.2.1.Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля исполнения документа. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу».

4.2.2.Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

4.2.3.Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Забайкальского края должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114 «Об объявлении Благодарности Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края»;

сокращенное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

4.2.4.В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих упоминаниях – допускается сокращенное.

4.2.5.Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, подпись. После реквизита «подпись» указывается наименование органа, фамилия должностного лица, вносящего проект.

Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

4.2.6.Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается не более 6 строк в заголовке, длина строки не должна превышать 30знаков.

4.2.7.Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1-2 междустрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях администрации сельского поселения завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

4.2.8.Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами

Глава сельского поселения Инициалы, фамилия

4.2.9.В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются и подписываются исполнителем, внесшего проект.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1междустрочный интервал и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение №1

к постановлению Администрации сельского поселения

от ________№ ___

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках недопускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

4.2.10.Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.

Все действия по визированию и согласованию проекта выполняются на бумажном носителе.

На приложениях к проектам визы проставляются на последнем листе приложения. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.

При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись на листе согласования. Например, «сзамечаниями».

Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.

4.2.11.Тексты постановлений администрации сельского поселения, распоряжений администрации сельского поселения печатаются на бланках установленного образца.

4.2.12.Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании правовых актов большого объема – в 5-дневный срок, срочные — в течение 1 рабочего дня.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Правовые акты направляются адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде по системе «Дело» (при ее наличии), на бумажных носителях – ответственным специалистом.

Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям,

не являющимся пользователями системы «Дело», представляются копии документов. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

5. Бланки документов

5.1.Глава сельского поселения использует соответствующие бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

5.2.Документы в Администрации сельского поселения оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм).

5.3. В Администрации сельского поселения применяются следующие бланки:

бланк постановления Администрации сельского поселения (приложение №1);

бланк распоряжения Администрации сельского поселения (приложение №2);

бланк «Администрация сельского поселения» (бланк письма) (приложение №3).

5.4.Бланки документов, применяемые в Администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.5.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы сельского поселения.

6.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Протокол.

6.1.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря.

6.1.2.Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании направляются для подшивки в дело.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

6.1.3.Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

6.1.4.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

6.1.5.Копии решений при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок изпротоколов.

6.1.6.Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу.

Основная часть протокола печатается через полтора междустрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (приложение №4). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

6.2. Служебные письма.

6.2.1.Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

6.2.2.Служебные письма печатаются на стандартных бланках Администрации сельского поселения формата А4.

6.2.3.Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: «Администрация сельского поселения считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.2.4.Датой письма является дата его регистрации.

6.2.5.Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации сельского поселения, в котором должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.3.Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке.

6.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «очем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

6.6. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

6.7. Акт.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (всоответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных

в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

6.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

6.10. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

6.11.Материалы к выступлению Главы сельского поселения..

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

Тезисы выступления Главы сельского поселения должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Главы сельского поселения должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическая (справочная, статистическая, графическая) информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы сельского поселения должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

7.Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

7.1.Порядок применения печатей и штампов.

7.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

7.1.2.Применение гербовых печатей.

В администрации сельского поселения имеются следующие гербовые печати:

— «Администрация сельского поселения «Буруканское» с гербом Российской Федерации используется – ставится на договорах, соглашениях и других документах, подписанных Главой сельского поселения, также печать администрации ставится на копиях договоров, соглашений, и иных актов администрации, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

7.1.3. В случае наличия возможно использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы сельского поселения, также разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается.

7.1.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, других отметок справочного характера могут применяться соответствующие штампы.

7.2.Изготовление печатей и штампов.

7.2.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится по разрешению Главы поселения.

7.2.2.В Администрации печати и штампы хранятся в несгораемых сейфах.

7.2.3.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в администрации создается комиссия.

7.2.4. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится
в известность Глава поселения.

8.Организация документооборота и исполнения документов.

8.1.Общие правила организации документооборота.

8.1.1.Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

8.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации.

8.1.3.Документооборот может осуществляться с использованием системы «Дело» (при ее наличии). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата IPG или TIF; для текстовых документов – DOC, PDF).

8.2.Прием, регистрация, отправка документов.

8.2.1.Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся ответственным работником.

8.2.2.К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные Главе сельского поселения.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адреса и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе «Дело», но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю.

8.2.5.Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе «Дело» (при её наличии).

8.2.6.Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы «Дело» (при её наличии)

8.2.7.Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

8.2.9.Регистрация документов производится в системе «Дело» (при ее наличии). Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение №5), регистрируются специалистом. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка с указанием регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.

8.2.10.При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.

8.2.11.При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.

8.2.12. После регистрации документы доставляются Главе сельского поселения. Телеграммы и срочные документы доставляются немедленно.

8.2.13.Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации сельского поселения.

8.2.14.Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации, во всех остальных случаях не должны превышать трех рабочих дней.

8.2.15.Рассылка документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается с использованием системы «Дело», в случае отсутствия системы «Дело» -нарочно или по электронной почте.

8.2.16.Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Совета Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Совета Российской Федерации, Администрации Забайкальского края, Законодательного Совета Забайкальского края, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе сельского поселения.

8.2.17.Исходящие документы, документы переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении в папке исходящей корреспонденции.

Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело». При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Копии писем, направляемых в адрес региональных органов исполнительной власти, подписанные Главой сельского поселения, передаются исполнителем для хранения.

8.3.Законченные делопроизводством дела остаются в Администрации для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив.

8.4. Архивом осуществляются:

сохранность документов, справочная работа по переданным документам,

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

8.5.Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы «Дело» (при ее наличии) и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.

9.Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

9.1.Электронная почта и факсимильная связь – один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями, организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

9.2.Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

9.3.Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

9.4.При передаче и приеме текстов служебных документов

с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

9.5.Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи.

9.6.Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

10.Учет объема документооборота

10.1.Учет объема документооборота за определенный период времени ведется с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.

10.2.За единицу учета объема документов принимается сам документ
без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

11. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в муниципальный архив района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству администрации.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

11.1.Составление номенклатуры дел.

11.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до10лет включительно) хранения.

11.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в администрации, их виды, состав и содержание.

11.1.3.В Администрации составляется номенклатура дел (приложение №6).

11.1.5.Номенклатура дел администрации согласовывается с ответственным специалистом муниципального архива администрации района не реже одного раза в 5лет и утверждается Главой сельского поселения.

11.1.6.После утверждения номенклатура дел может вноситься

в электронном виде в систему «Дело» (при её наличии)

11.1.7. номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел.

Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в муниципальном архиве администрации района.

11.1.8. номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.9.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

11.1.10.Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

11.1.11.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.2.Формирование и оформление дел.

11.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2.Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке.

11.2.3.Контроль правильного формирования дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

11.2.4.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

11.2.5.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии правовых документов администрации и Совета депутатов сельского поселения.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления администрации сельского поселения, распоряжения администрации сельского поселения группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии
с Указом Президента Российской Федерации от30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.6.Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство работниками.

11.2.7.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение №7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение №8); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение №9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.8.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, титульный лист (приложение 10) оформляются следующим образом: «Администрация сельского поселения «Буруканское» – указывается полностью вименительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел администрации сельского поселения, согласованной со специалистом муниципального архива Администрации Газимуро-Заводского района; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела вделопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.9.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, (приложение 11) если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.10.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3.Организация оперативного хранения документов.

11.3.1.С момента заведения и до передачи в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района дела хранятся по месту их формирования.

11.3.2. работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

11.3.3.Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12. Порядок подготовки и передачи документов на хранение в

муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

Документы Администрации являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение вмуниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

12.1.Экспертиза ценности документов.

12.1.1.Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

12.1.2.Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район».

12.1.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек с обязательным включением в состав специалиста муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

12.1.4.Функции и права экспертной комиссии Администрации определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается со специалистом муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» и утверждается распоряжением Администрации поселения.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает номенклатуру дел Администрации;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.1.5.Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

12.1.6.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.1.7.Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение №8). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

12.1.8.По результатам экспертизы ценности документов в Администрации составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» (приложение 12)

12.1.9.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

12.1.10.Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах и передаются в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района для последующей передачи на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Администрации Забайкальского края. Описи дел по личному составу составляются в двухэкземплярах и представляются на согласование в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района (приложения № 10 – № 12).

12.1.11.Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

12.1.12.Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации (приложение №13).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

12.1.13.При первичном представлении описей в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» а также в связи с изменением структуры составляются историческая справка к архивному фонду Администрации и предисловия к ним.

12.1.14.В муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения. Их передача производится только по описям дел.

12.1.15.В период подготовки дел к передаче в муниципальный архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.

12.1.16.Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника, ответственного за формирование архива. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

13. Машинописные, копировально-множительные,

типографские работы

13.1.Машинописные работы.

13.1.1.Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется специалистом.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с настоящей Инструкцией.

13.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации района, края.

Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

13.1.3.Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой.

Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.

Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленые или выполненные карандашом, нечеткие ксеро — или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

13.1.4.Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.

Срочные документы печатаются в очередности, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.

13.1.5.Прием документов для печатания прекращается за 1час до окончания рабочего дня.

13.2.Копировально-множительные работы.

13.2.1.Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации района, края ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10–15 страниц копий) осуществляется с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

13.2.2.Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы Администрации (Губернатора) края, его заместителей, Главы района, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой по согласованию с исполнителями, передавшими материал.

13.2.3.Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

13.2.4.Поступающие на размножение документы должны быть четко

и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A4. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Дата создания: 27-10-2020
Дата последнего изменения: 27-10-2020

АДМИНИСТРАЦИЯ

КАЛИНИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

01.09.2022г.                                          № 15                                          х. Калинин

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Администрации Калининского сельского поселения, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения согласно приложению.
2. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
3. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой.

И.о. главы Администрации

Калининского сельского поселения                                                   А.П. Кравченко

Приложение

к распоряжению Администрации

Калининского сельского поселения

от 01.09.2022 № 15

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к работе с документами в Администрации Калининского сельского поселения.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44; Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», Методическими рекомендациями по применению ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», ГОСТом Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

1.3. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело», включая подготовку, регистрацию, прохождение, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.4. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой «Для служебного пользования» с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации Калининского сельского поселения.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

Организация и порядок работы с обращениями граждан, объединениями граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращения) определяются федеральными и областными законами.

1.6. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию главы Администрации Калининского сельского поселения передаются другому работнику.

1.7. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, исполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача сторонним организациям какой-либо информации или документов и их копий определяется Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

1.9. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации Калининского сельского поселения. Сотрудники Администрации Калининского сельского поселения несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату, порчу и несанкционированное уничтожение служебных документов.

1.10. При утрате служебных документов сотрудник обязан незамедлительно проинформировать главу Администрации Калининского сельского поселения. По факту утраты служебных документов организуется проведение служебной проверки. Результаты служебной проверки представляются главе Администрации Калининского сельского поселения для принятия мер.

1. Основные понятия

В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

адресат (или получатель) – физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресовано почтовое отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);

бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

входящие документы – документы, поступившие от иных организаций, органов исполнительной государственной власти Ростовской области, органов местного самоуправления, обладающих статусом юридического лица, а также входящая внутренняя корреспонденция;

гербовый бланк – бумажный бланк документа с воспроизведением герба

Мясниковского района, изготавливаемый типографским способом и являющийся документом строгой отчетности;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;

дело – отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти, помещенных в отдельную обложку;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа – точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий;

информация – сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;

исходящие документы – документы, создаваемые в Администрации Калининского сельского поселения и отправляемые за его пределы, а также исходящая внутренняя корреспонденция;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

носитель информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации;

оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

подписание документа – выражение ответственности за содержание документа посредствам заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

подпись – реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица;

регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

РК – регистрационная карта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;

РКПД – регистрационная карта проекта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;

резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания);

сканирование документа – получение электронной копии документа;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронной копии документа – сканированная копия документа на бумажном носителе;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или копии электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;

электронный шаблон бланка – бланк документа, представленный в электронной форме и используемый для создания электронных документов;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронная подпись должностного лица (далее – ЭП) – усиленная квалифицированная электронная подпись;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

1. Состав управленческих

документов Администрации Калининского сельского поселения

3.1. Деятельность Администрации Калининского сельского поселения обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации Калининского сельского поселения, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия с иными органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.

Функции управления в Администрации Калининского сельского поселения реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Администрации Калининского сельского поселения, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся: решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения главы Администрации Калининского сельского поселения и другое.

3.3. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся: инструкции (методические рекомендации); планы.

3.4. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протоколы (выписки из протоколов); записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные); акты; заявления; телеграммы; телефонограммы; факсимильные сообщения (факсограммы); стенограммы (выписки из стенограмм); деловая (служебная) переписка; отчеты.

1. Документация Администрации Калининского сельского поселения.

Общие правила оформления управленческой документации

4.1. Документация Калининского сельского поселения.

Документация Администрации Калининского сельского посления – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

4.2. Общие правила оформления документов.

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10 – 12 пт.

Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через один или 1,5 межстрочного интервала и выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей). Используется автоматическая расстановка переносов. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см. Длина строки реквизита при продольном расположении реквизитов – не более 12 см.

4.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей, не менее:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

4.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

4.2.4. Для выделения заголовков правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (заголовков разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.

4.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

4.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

4.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.

4.2.8. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования) На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

4.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF; PDF/А-1.

4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Администрации Калининского сельского поселения используются следующие реквизиты:

а) Герб Мясниковского района;

б) наименование органа местного самоуправления – автора документа;

в) наименование должности лица – автора документа;

г) наименование вида документа;

д) дата документа;

ж) регистрационный номер документа; 

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) место составления или издания документа;

к) гриф ограничения доступа к документу;

л) адресат;

м) гриф утверждения документа;

н) заголовок к тексту;

о) текст документа;

п) отметка о приложении;

р) гриф согласования документа;

с) виза;

т) подпись должностного лица;

у) отметка об электронной подписи;

ф) печать;

х) отметка об исполнителе; 

ц) отметка о заверении копии;

ч) отметка о поступлении документа.

ш) резолюция;

щ) отметка о контроле;

э) отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.

Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.

4.3.3. Герб Мясниковского района помещают на бланках документов посередине верхнего поля бланка над реквизитами Администрации Калининского сельского поселения, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

4.3.4. Справочные данные указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес; номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта.

Почтовый адрес в справочных данных указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»), а именно: название улицы, номер дома, название населенного пункта, почтовый индекс.

4.3.5. Наименование вида документа (например: приказ, протокол, акт) указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: ПРИКАЗ, А К Т).

4.3.6. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Администрации Калининского сельского поселения, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).

Рекомендуется документам, изданным двумя или более органами, присваивать одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);

словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте. Например, на бланке письма:

17.03.2018 № 86.10/ххх

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля. Например:

Администрация

Калининского сельского поселения

А К Т

02.03.2020                    № 15

х.Калинин

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.

4.3.7. Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа. Состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера. В системе «Дело» регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.

Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

4.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от…» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа. В системе «Дело» в регистрационной карте (далее – РК) документа должна быть указана связка с документом, на который дается ответ.

4.3.9. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование.

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров № 11 или 10 и размещать в две строки.

4.3.10. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Если документ, содержащий информацию ограниченного доступа, оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов, гриф ограничения доступа к документу проставляется справа над реквизитами бланка.

Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования») проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по отношению к ней по центру. Например:

Для служебного пользования

Экз. № 1

4.3.11. Адресат – реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и другое).

В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части первого листа документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов). При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

Строки реквизита печатаются через один интервал. Длина строки реквизита не превышает 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или по центру относительно самой длинной строки в границах, отведенных для реквизита «адресат».

При адресовании документа в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, иные государственные органы, орган местного самоуправления или организацию (без указания должностного лица) указывается полное или сокращенное наименование соответствующего органа власти (организации) в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные являются условными):

Комитет по управлению

архивным делом

Ростовской области

или

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

Директору департамента потребительского рынка Ростовской области

Фамилия И.О.

При адресовании документа в структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Министерство финансов

Ростовской области

Управление бюджетной политики

Во всех видах написания реквизита фамилия и инициалы адресата оформляются ниже предыдущего текста на один (два) одинарных межстрочных интервала. Инициалы ставятся после фамилии.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите «адресат» можно указать соответствующее звание или ученую степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией. Например:

Ректору ФГБОУ ВО «Донской государственный технический университет» доктору технических наук, профессору

Фамилия И.О.

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения государственного органа его работниками, наименование организации не указывается. Например:

Начальнику управления документационного обеспечения

Фамилия И.О.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации), ниже в дательном падеже – наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы. Например:

Министерство финансов

Ростовской области

Начальнику управления

бюджетной политики

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Например:

г-ну Иванову И.И.

г-же Павловой П.П.

При рассылке документа группе исполнительных органов государственной власти, органов местного самоуправления Ростовской области или организаций одного типа или в структурные подразделения одного исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа (организации) адресат указывается обобщенно. Например:

Органам исполнительной власти

Ростовской области

или должностным лицам:

Руководителям органов

исполнительной власти

Ростовской области

или:

Главам администраций

муниципальных образований

Ростовской области

При рассылке документа не всем исполнительным органам государственной власти Ростовской области, иным государственным органам (организации) или их структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:

Руководителям органов

исполнительной власти

 Ростовской области

(по списку)

Список рассылки составляется исполнителем, содержит фамилию, инициалы получателей, их должности, при необходимости – адреса получателя и помещается в дело со вторым экземпляром документа.

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким исполнительным органам государственной власти Ростовской области, иным государственным органам (организациям) или должностным лицам, общее количество адресатов не должно быть более четырех, за исключением документов, подготовленных с учетом требований процессуального законодательства Российской Федерации. Основной адресат указывается первым, слово «копия» перед вторым – четвертым адресатами не печатается. При этом каждый экземпляр документа (если направляется на бумажном носителе) должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнуто.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Почтовый адрес в реквизите «адресат» оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Элементы почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи в следующей последовательности: наименование адресата (для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия и инициалы); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес. Например:

Кирееву И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Новочеркасск, Ростовская обл., 344018

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, федеральные органы исполнительной власти, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, в исполнительные органы государственной власти Ростовской области, подведомственные организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес также не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Администрация

Мясниковского района

radmin@chalt.donpac.ru

Почтовый адрес на конверте оформляется также в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес получателя располагается в правой нижней части, а адрес отправителя – в левой верхней части почтового конверта (почтового пакета, почтовой карточки):

Адрес отправителя
	Администрация Калининского сельского поселения
	1-я Советская ул., 3, х.Калинин, 346811
исх. № 86.10/ххх

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. На почтовых отправлениях не должно быть не относящихся к адресу знаков.

На международных почтовых отправлениях адрес оформляется согласно пункту 9.2.7 Инструкции.

4.3.12. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются главой Администрации Калининского сельского поселения.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации

Калининского сельского поселения

Подпись                   И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

Регламент                                                  УТВЕРЖДЕН

Правила                                                     УТВЕРЖДЕНЫ

Инструкция                                               УТВЕРЖДЕНА

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

(Положение)	УТВЕРЖДЕНО
	Комиссией по исчислению трудового стажа (протокол от 19.09.2018 № 5)

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне. Гриф утверждения может входить в состав отметки о приложении к правовому акту.

4.3.13. Заголовок к тексту – краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом. В распоряжениях и постановлениях Администрации Калининского сельского поселения заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа. Например:

распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) о выделении средств;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В системе «Дело» заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

4.3.14. Текст документа составляется на русском языке – государственном языке Российской Федерации, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.

Текст документа, помимо связного текста, может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа – в письмах и резолюциях, написанных единолично («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

от 3-го лица единственного числа («Администрация Калининского сельского поселения не считает возможным…»);

в совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»);

в протоколах заседаний – с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланке Администрации Калининского сельского поселения, – от 1-го лица множественного числа («просим», «направляем», «предлагаем») или от 3-го лица единственного числа («Администрация Калининского сельского поселения не возражает …», «Администрация Калининского сельского поселения считает возможным …»);

в докладных и служебных записках, заявлениях – от 1-го лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);

в документах, устанавливающих права и обязанности сотрудников Администрации Калининского сельского поселения (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («специалист осуществляет функции…», «в состав объединения входят…», «комиссия установила…»).

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

знак «№» от его цифрового значения;

цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и так далее;

код города и цифры телефонного номера;

отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;

заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);

начинать строку со знака «тире».

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Структура документа обусловлена его видом.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы (раздел 6 Инструкции) или анкеты.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, учреждение или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках привести сокращенный вариант: «(далее – …)», который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: «(далее также – …)», то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименование.

Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.

Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом. Например:

в феврале 2018 г.;

в первом полугодии (I полугодии) 2017 г.;

в первом квартале 2017 г.;

с 1999 по 2001 годы,

в 2015 – 2017 годах.

Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением. Например:

8-й ряд; 90-е годы; в 20-х числах апреля. Но: до 20 мая 2017 г., с 1 января 2018г.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы, I квартал.

Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента; 28,5 метра.

Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-дневный, двухнедельный.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами. Например: 50 %, но пятьдесят процентов.

Знаки «№», «%» при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30 – 40 %, № 5 – 7.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

4.3.15. Отметка о наличии приложений содержит сведения о документе (документах), прилагаемых к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других документах) или свидетельствует о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля следующим образом:

Если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте (указывают его наименование, количество листов и экземпляров) или если приложений несколько (их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются относительно начала первого предложения):

Приложения:	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
	2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если приложение (приложения) сброшюровано(ы), то количество листов не указывается:

Приложение:

отчет о проведении Форума в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

договор возмездного оказания услуг от 5 мая 2018 г. № 32-18/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

Если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только первому адресату:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях на 2 л. в 1 экз., рег. № 26-дсп, для служебного пользования.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другое):

Приложение:

DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Если необходимо направить электронную копию на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес sp25258@donpac.ru

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:

опись приложений на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение экспертной комиссии от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Если приложением к документу (например, к распоряжению) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.

Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа. Если документ издается типографским способом вместе с распоряжением, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его распоряжения, проставляется гриф утверждения. Например:

Приложение

РЕГЛАМЕНТ

УТВЕРЖДЕН

Распоряжением Администрации

Калининского сельского поселения

от 12.08.2019 № 45

4.3.16. Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения (при одновременном согласовании и утверждении документа) или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита «подпись»;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких исполнительных органов государственной власти Ростовской области, иных государственных органов и (или) организаций).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование исполнительного органа государственной власти Ростовской области, иного государственного органа, организации), его подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО
Глава Администрации Калининского сельского поселения
Подпись	И.О. Фамилия
23.06.2018

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами. Гриф согласования выравнивается по левому краю или по центру текста реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 7,5 см.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Например:

СОГЛАСОВАНО

Экспертной комиссией (протокол от ___________ № ___)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, официальное полное или сокращенное наименование органа, организации – автора документа, дата и номер письма. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива от __________ № _____

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: «Лист согласования прилагается».

4.3.17. Визой оформляется внутреннее согласование документа.

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Виза включает подпись (или электронную подпись в системе «Дело»), расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ. Например:

Ведущий специалист

Подпись                И.О. Фамилия

Дата

Допускается полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на оборотной стороне листа.

Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карте проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Ведущий специалист

Подпись               И.О. Фамилия

Дата

Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП (при наличии).

В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

Организация процедуры согласования и визирования проектов правовых актов, этапы и сроки согласования представлены в Регламенте работы Администрации Калининского сельского поселения.

4.3.18. Подпись является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование исполнительного органа государственной власти. Например:

Глава Администрации Калининского сельского поселения

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается. Например:

Глава Администрации

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. Например:

Глава Администрации Калининского сельского поселения	Подпись	И.О. Фамилия
Ведущий специалист	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Глава Администрации Мясниковского района Подпись                И.О. Фамилия

Глава Администрации Калининского сельского поселения Подпись                И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	Личная подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Личная подпись	И.О. Фамилия
	Личная подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

И.о. главы Администрации Калининского сельского поселения

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности Главы Администрации Калининского сельского поселения

Подпись

И.О. Фамилия

4.3.19. Отметка об электронной подписи (ЭП) используется для визуализации ЭП получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной ЭП.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Глава Администрации Калининского сельского поселения

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020

И.И. Иванов

Место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.

4.3.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной  подписи лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»). 

4.3.21. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом). Например:

Иван Иванович Иванов

+7 (86349) 2-17-35

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт. Например:

Петров Виктор Александрович

+7 (86349) 2-17-35, sp25258@donpac.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (№ 11 пт).

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя. Например:

4.3.22. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

Верно.
Ведущий специалист	Подпись	И.О. Фамилия
01.01.2022

Если копия документа выдается для представления в другой орган местного самоуправления, государственный орган, организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью Администрации Калининского сельского поселения. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа. Например:

Подлинник документа находится в Администрации Калининского сельского поселения в деле № 86.10/02 за 2019 год.

Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

Администрация Калининского сельского поселения выдает копии только тех документов, которые создаются в Администрации Калининского сельского поселения.

Копии документов рассылаются специалистам Администрации Калининского сельского поселения по системе «Дело», в соответствии с Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Администрации Калининского сельского поселения.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП главы Администрации Калининского сельского поселения или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

4.3.23. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Администрацию Калининского сельского поселения и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.

4.3.24. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота «Дело».

Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции. Например:

Иванову И.И.

Прошу подготовить проект

договора к 01.12.2022

Подпись

01.11.2022

Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»). В системе «Дело» ответственный исполнитель отмечается знаком «!» красного цвета.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.  Резолюция, оформленная в системе «Дело» для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.

4.3.25. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле первой страницы документа. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК документа обозначается буквой «К».

4.3.26. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Электронные документы подлежат списанию в дело в системе «Дело»  согласно утвержденной номенклатуре дел.

1. Особенности работы с электронными

документами, прием и передача служебной

информации по официальным каналам электронной почты

5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота «Дело».

Электронные документы являются официальными документами Администрации Калининского сельского поселения. Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Документооборот в Администрации Калининского сельского поселения осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

5.1.2. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие органы и организации, в Администрации Калининского сельского поселения используется электронная подпись должностного лица, подписавшего документ.

5.2. Документы, поступающие в Администрацию Калининского сельского поселения на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронной копии подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру. При включении документа в систему «Дело» формируется регистрационная карта, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.

5.3. Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Электронная почта – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Отправляемый посредством электронной почты электронный документ (электронная копия документа) должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Разрешение на передачу документа по электронной почте дает глава Администрации Калининского сельского поселения.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за компьютер, имеющий выход к электронной почте.

Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

Электронные сообщения, поступившие в Администрацию Калининского сельского поселения, адресованные главе Администрации Калининского сельского поселения и имеющие соответствующие реквизиты письма, регистрируются в системе «Дело».

Дальнейшая работа с электронным сообщением организуется в соответствии с правилами работы с входящими документами.

5.4. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.

5.5. Единицей учета электронного документа является документ, зарегистрированный в системе «Дело». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

5.6. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

5.7. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе «Дело».

1. Подготовка и оформление правовых актов

6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Администрации Калининского сельского поселения (далее – правовой акт) определен Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения. При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа;

заголовок документа;

текст документа;

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

оттиск печати;

отметка об исполнителе (должностное лицо, внесшее проект).

При установке грифа ограничения доступа к документу он проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием, и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и тому подобное.

6.2.2. Документы (программы, положения, планы, нормы), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

6.2.3. Проект правового акта во исполнение федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта. Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2019 №23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2019 №23.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

6.2.4. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.

При употреблении в тексте документа фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

6.2.5. При подготовке проектов правовых актов используется шрифт, с начертанием – обычный, размером 14 пт. (при оформлении таблиц допускается 12 пт.); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см, интервал между словами – один пробел. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правового полей документа).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

параметров для книжной страницы:

левое – 30 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Параметров для альбомной страницы:

левое – 20 мм;

правое – 20 мм;

верхнее – 30 мм;

нижнее – 10 мм.

6.2.6. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм. На первой странице документа номер страницы не проставляется.

6.2.7. Заголовок к тексту в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок к тексту печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом и центрируется относительно самой длинной строки. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту формируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?».

Заголовок к тексту может занимать до пяти строк.

6.2.8. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Администрации Калининского сельского поселения завершается словами «Администрация Калининского сельского поселения постановляет:», последнее слово печатается на одну строчку ниже и располагается по центру.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.

6.2.9. Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Слова «Глава Администрации Калининского сельского поселения» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

Глава Администрации

Калининского сельского поселения                                                И.О. Фамилия

6.2.10. В приложениях к правовым актам размещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и прочее.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№». Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки. Например:

Приложение № 1

к постановлению Администрации

Калининского сельского поселения

от __________ № _____

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово или словосочетание выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и так далее).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более четырех чисел через точку, не рекомендуется. Наименования разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.

6.2.11. Оформление табличных приложений к правовым актам.

Таблицы оформляются с использованием шрифта размером 14 пт (размер 12 пт допускается только в случае, если количество граф в таблице больше 10 либо количество знаков в цифрах более 8).

Таблицы оформляются на листе формата А4. В случае, если количество граф превышает 10, таблица оформляется на листе формата А3.

В таблицах не допускается наличие «скрытых» формул.

В «Свойствах таблицы» в окне «Параметры» таблицы нужно убрать отметку об автоподборе размеров по содержимому. В «Свойствах таблицы» размер таблицы должен составлять по ширине 100 процентов, выравнивание – слева, отступ слева – 0 см, обтекание – нет. Во вкладке «Ячейка» вертикальное выравнивание должно быть сверху.

Если таблица размещается более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.

В таблицах не должно быть пустых граф, нолей.

Знак «%» не ставится в тексте, а пишется словом. Исключение составляют формулы.

Цифры в графе размещаются в одну строку, несмотря на количество знаков.

При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–».

При повторе текста или цифр в графе таблицы нельзя ставить знак «–//–». Необходимо повторить текст или цифры.

Текст в таблицах выравнивается по левому краю, исключая цифровые показатели.

Оформление заголовка таблицы и заголовка граф.

Например: тематический заголовок

ПЕРЕЧЕНЬ

имущества, передаваемого из государственной

собственности в муниципальную собственность

Заголовки граф

Головк а

№ п/п

Наименование организации

Наименование имущества

Адрес места нахождения имущества

Индивидуализи­рующие характеристики имущества

	1	2	3	4	5
		Боковик	Прографка

В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: «наименование имущества», «единица измерения», «срок поставки», «форма документа».

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено («перечисляется на счет»; «в том числе»), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы. Например:

Таблица № 1

№ п/п

Наименование продукции

Единица измерения

2019 год, всего

В том числе первое полугодие

1

2

3

4

5

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Например:

Таблица № 2

№ п/п	Наименование предприятия	Объем капитальных вложений (млн рублей)	Наименование генерального подрядчика
2018 год, всего	в том числе объем работ	2019 год, всего	в том числе объем работ

1

2

3

4

5

6

7

Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы. Например:

Таблица № 3

№ п/п	Наименование оборудования	Исполнитель и срок выполнения работ
Разработка технической документации	Производство первой промышленной серии

Оформление боковика таблицы и элементов граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках. Например:

Таблица № 4

№ п/п

Наименование имущества

Количество (штук)

Изготовитель

1	2	3	4
1.	Комплект школьной мебели, всего	4	открытое акционерное общество (наименование в кавычках)
	в том числе с интерактивной доской	2
2.	Комплект учебников для начальных классов	12
	Итого	16

Оформление сносок и примечания

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой. Сноски могут быть даны как на каждой странице, где есть ссылки на сноску, так и в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается в конце приложения. Если есть сноски, то примечание дается перед сносками. Например:

Таблица № 5

№ п/п

Наименование тракторов

2018 год

2019 год

1	2	3	4
1.	Тракторы, всего	60	65*
	из них:
	гусеничные тракторы Т-74	42	35
	тракторы Т-150, всего	18	30
	в том числе колесные тракторы:
	Т-150К	17	20
	Т-150	1	2

Примечание.

1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.
2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.

___________________________________

* Включая производство по кооперации.

Оформление элементов таблицы

Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковика. Например:

Таблица № 6

(штук)

№ п/п

Наименование оборудования

2018 год

2019 год

Изготовитель

1	2	3	4	5
1.	Агрегатные станки	5	5	открытое акционерное общество (наименование в кавычках)
2.	Линии для обработки редукторов рулевого управления	2	2

При употреблении в тексте фамилий с инициалами, населенных пунктов и их наименований и прочего следует использовать неразрывный пробел.

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности.

Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2019 г. – июнь 2020 г.

Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2019 г.

При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2019 году.

При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2019 г.

6.2.12. При создании регистрационной карты проекта документа (далее – РКПД) в поле «Файлы» размещен архив с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов и шаблоном листа согласования.

Данный архив для использования в работе исполнителем сохраняется на локальном диске компьютера и удаляется из РКПД.

При создании регистрационной карты проекта правового акта исполнитель:

заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав»;

в поле «Файлы» размещается текст проекта правового акта, заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения)»;

в поле «Файлы» размещается лист согласования, взятый из архива с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов;

в поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту;

в поле «Адресаты» исполнитель указывает адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.

6.2.13. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.

Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.

Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.

6.2.14. Лист согласования (приложение № 23) и порядок его заполнения.

Ответственность за оформление листа согласования возлагается на исполнителей.

Заполнение листа согласования осуществляется после получения каждой визы.

Формат листа согласования, размер шрифта исполнителем не изменяются.

В листе согласования наименование должности указывается в соответствии со штатным расписанием.

В заголовке листа согласования подчеркиванием выделен вид правового акта.

В строке «Вопрос» необходимо  напечатать наименование проекта правового акта (первая буква – прописная, остальные – строчные) без кавычек. Размер шрифта – 14 пт.

В строке «Внесен» – напечатать Ф.И.О. должностного лица, внесших проект правового акта. Размер шрифта – 14 пт.

В разделе «Проект визируют» исполнителем вносятся визы должностных лиц и даты визирования в соответствии с Регламентом Администрации Калининского сельского поселения. Размер шрифта – 10 пт.

В лист согласования вносится только виза «Согласен» с датой ее получения. Визы «С замечаниями», «Направлено на доработку», «Ознакомлен» не являются согласованием проекта и в лист согласования не заносятся.

При внесении в лист согласования визы в графе «Виза» напротив завизировавшего должностного лица необходимо напечатать слова «завизировано ЭП».

Дата получения визы вносится в формате: «18.01.», «20.01.» и тому подобное.

При отсутствии должностных лиц, указанных на первой странице листа согласования, в графе «Виза» печатаются слова «отпуск», «командировка», «болен».

Данные должностных лиц, указанных на первой странице листа согласования, не визировавших проект документа, из листа согласования не исключаются.

При подготовке проектов правовых актов о координационных и совещательных органах или о внесении изменений в их составы на второй странице листа согласования оформляется запись «С членами рабочей группы (комиссии и тому подобное) согласовано».

При создании новой версии РКПД лист согласования копируется в поле «Файлы» для дальнейшего заполнения.

6.2.15. Тексты постановлений и распоряжений Администрации Калининского сельского поселения, распоряжений Администрации Калининского сельского поселения (по личному составу), печатаются на бланках установленного образца (электронная копия).

Дата, номер и место издания (х.Калинин) правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт., оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт. И размещаются на одной линии, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

6.2.16. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях, так и в электронном виде с использованием системы «Дело».

6.2.17. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается ведущий специалист Администрации Калининского сельского поселения, ответственный за правовую работу.

6.2.18. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с главой Администрации Калининского сельского поселения, – в 5-дневный срок.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяет исполнитель.

Рассылка правовых актов о выделении средств из местного бюджета, включая резервный фонд Администрации Калининского сельского поселения на финансирование непредвиденных расходов местного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – сектору экономики и финансов Администрации Калининского сельского поселения, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым эти акты рассылались первоначально.

Электронные копии правовых актов рассылаются адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – через приемную главы Администрации Калининского сельского поселения.

1. Подготовка и оформление

Решений Собрания депутатов Калининского сельского поселения,

вносимых в Собрание депутатов Калининского сельского поселения по инициативе главы Администрации Калининского сельского поселения

7.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения Решений Собрания депутатов Калининского сельского поселения, вносимых в Собрание депутатов Калининского сельского поселения по инициативе главы Администрации Калининского сельского поселения определен Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

1. Бланки документов

8.1. В Администрации Калининского сельского поселения создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением системы «Дело». Для этого используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе типографским способом, и (или) электронные шаблоны бланков документов.

В Администрации Калининского сельского поселения используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

8.2. На бланках Администрации Калининского сельского поселения применяются реквизиты в соответствии с пунктом 4.3 раздела 4 Инструкции.

8.3. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A6 (105 x 148 мм) и A7 (74 x 105 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе и защищены от несанкционированных изменений.

8.4. В целях обеспечения деятельности Администрации Калининского сельского поселения применяются следующие бланки:

бланк постановления Администрации Калининского сельского поселения (приложение № 8);

бланк распоряжения Администрации Калининского сельского поселения (приложение № 9);

бланк распоряжения Администрации Калининского сельского поселения (по личному составу с грифом «л») (приложение № 10);

бланк Администрации Калининского сельского поселения (бланк письма) (приложение № 14).

8.5. В переписке между сотрудниками Администрации Калининского сельского поселения бланк не используется.

8.6. Бланки документов, применяемые в Администрации Калининского сельского поселения, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

8.7. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы Администрации Калининского сельского поселения.

1. Особенности подготовки

и оформления отдельных видов документов

9.1. Протокол.

9.1.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и тому подобное. Материалы к обсуждению представляются сотрудниками Администрации Калининского сельского поселения и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на сотрудников Администрации Калининского сельского поселения, готовивших вопросы к обсуждению.

Протокол оформляется в течение одного – трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

9.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело исполнителю вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

9.1.3. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;

заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется,  отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

основная часть (текст) протокола;

подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

9.1.4. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 25 человек (список прилагается).

Лица, которых пригласили в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других органов власти и организаций. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании, если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения, печатаются от границы левого поля и формулируются с предлогом «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру.

Основная часть протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол);

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» последовательно указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Инициалы и фамилия выступающих печатаются с красной строки в именительном падеже. Содержание выступлений записывается в форме от третьего лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают». При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику и его ответы.

В части ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:) отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками: 

1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания,

1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и так далее.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: «доработать…», «поручить…», «проинформировать…».

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: «за – …, против –…, воздержалось –…», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись «Особое мнение Петрова А.А. прилагается».

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

9.1.4. Порядковые номера присваиваются протоколам в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

9.1.5. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель, готовивший рассмотрение вопроса.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 7). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

9.1.6. Короткие протоколы, как правило, ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Короткий протокол включает инициалы, фамилии председателя (председательствующего) и секретаря, тему выступления, фамилии и инициалы выступающих (может быть краткая запись выступления), принятие решения.

9.2. Служебная переписка.

9.2.1. Служебные письма изготавливаются на стандартных бумажных бланках и/или в форме электронных документов и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении.

9.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Администрации Калининского сельского поселения формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 6.

9.2.3. Проект служебного письма в системе «Дело» создается исполнителем в электронном виде, подготовленном на основе электронного шаблона. Подготовленный электронный документ направляется на согласование. Согласованный проект документа в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресату подписывается либо электронной подписью, либо собственноручной подписью соответствующего подписанта.

Служебные письма на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если они адресованы в организации, не являющиеся участниками межведомственного электронного документооборота.

Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в системе «Дело» при наличии заполненной регистрационной карты, прикрепленного(ых) файла(ов) документа и указанных в тексте приложений.

Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа в зависимости от принадлежности адресата документа.

Неотъемлемой частью электронного служебного письма является регистрационная карта, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткое содержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.

При необходимости применяются пометки «Срочный», «ДСП».

В поле регистрационной карты «Краткое содержание» необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузку документа.

Если подготовленное в системе «Дело» служебное письмо является ответом на поступивший через систему «Дело» электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе «Дело» связывается с регистрационной картой письма-запроса.

При наличии нескольких исполнителей по документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и других документов) в установленные сроки.

Исполнитель обязан контролировать в системе «Дело» ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

Для рассылки документа на бумажном носителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит список рассылки с почтовыми адресами.

Отправка подготовленных исполнителем служебных писем на бумажном носителе производится отделом делопроизводства при наличии необходимого количества копий и списка рассылки (при необходимости), подготовленных исполнителем.

Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».

9.2.4. Проект служебного письма визируется исполнителем.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в секторе экономики и финансов Администрации Калининского сельского поселения.

9.2.5. Если служебное письмо содержит приложение, отметка о приложении оформляется согласно пункту 4.3.17 Инструкции.

9.2.6. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке. Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

9.3. Телеграмма.

9.3.1. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные; срочные; обыкновенные.

9.3.2. Телеграммы на отправку принимаются машинисткой первой категории Администрации Калининского сельского поселения заблаговременно, правильно оформленные, с отметкой об их категории, с адресом, текстом и подписью главы Администрации Калининского сельского поселения.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области, округа и района, на территории которого находится населенный пункт, указывается в родительном падеже. Наименование организации указывается в именительном падеже, фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже.

Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут быть написаны полными словами или сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч» и «скб», соответственно), или соответствующими символьными знаками. «Вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс» и «дробная черта» могут быть написаны либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками. Знаки «номер», «двоеточие» и «восклицательный знак» могут быть написаны либо полными словами, либо сокращенно («нр», «двтч» и «вскл», соответственно). Другие знаки могут быть написаны только полными словами.

9.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается для отправки, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов.

При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.

9.4. Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается посредством телефонной связи и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.

Телефонограммы регистрации не подлежат.

9.5. Факсимильное сообщение (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

Разрешение на передачу документа дает глава Администрации Калининского сельского поселения. Прием и передача документов осуществляется только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи.

9.5.1. Факсограмма подлежит первичной обработке и регистрации в случае наличия в ней следующих реквизитов:

адресант,

почтовый и электронный адрес адресанта,

регистрационный номер и дата,

текст,

должность и фамилия лица, подписавшего документ,

подпись.

9.5.2. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с грифом «Для служебного пользования» и рукописные материалы;

документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;

ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и на должностное лицо, его подписавшее.

9.6. Положения, правила, инструкции, регламенты, порядки, классификаторы и другие виды документов (далее – локальные акты) могут быть: постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

9.6.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции главы Администрации Калининского сельского поселения, Администрации Калининского сельского поселения.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

В регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок работы органов, учреждений, организаций, например, Регламент работы Администрации Калининского сельского поселения.

Порядок подготовки и оформления проекта локального акта соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Положения, правила, инструкции и регламенты могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.

9.6.2. Заголовок к тексту положения (инструкции) отвечает на вопрос «о чем?» (Положение об экспертной комиссии …). Заголовок к должностной инструкции (регламенту) отвечает на вопрос «чей? (чья?)» (должностной регламент главного специалиста …). Заголовок к тексту правил (порядка) отвечает на вопрос «чего?» (Правила внутреннего распорядка …, Порядок выдачи задания на осуществление мероприятия по контролю за состоянием …).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Констатирующей частью локального акта является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. В составе текста также выделяются разделы, раскрывающие основное содержание локального акта, заключительные положения.

Основной текст локального акта может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов осуществляется арабскими цифрами, разделенными точками.

9.6.3. Локальные акты могут иметь приложения. На приложениях к локальным актам оформляется реквизит «отметка о приложении» в порядке, установленном для правовых актов пунктом 4.1.10 Инструкции.

9.6.4. Локальные акты вступают в силу со дня издания (подписания) правового акта, которым они утверждаются, или в иной срок, указанный в правовом акте, или со дня утверждения положения (правил, инструкции, регламента) подписью (или ЭП) руководителя или иного уполномоченного им лица.

9.7. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами плана являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Администрация Калининского сельского поселения в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Администрации Калининского сельского поселения на год, а также планами мероприятий Администрации Калининского сельского поселения на квартал, месяц и неделю (приложение № 10).

9.8. Акт.

Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема-передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

9.8.1. При составлении акта используются реквизиты:

наименование организации – автора документа (если необходимо);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа;

гриф утверждения (если необходимо);

заголовок к тексту;

подпись.

Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

Заголовок к тексту акта формулируется с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопросы «о чем?» (акт технической комиссии о приеме работ …) или «чего?» (акт приема-передачи материальных ценностей). Заголовок к тексту печатается обычным шрифтом, располагается ниже реквизита «место составления (издания) документа» слева, от границы левого поля.

9.8.2. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (правовой или локальный акт; факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований исполнительных органов государственной власти Ростовской области, если составители являются представителями другого органа власти, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила …», «проверка показала …»).

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и при необходимости присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием на наличие особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

При необходимости акты подлежат утверждению.

9.8.3. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, дата ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

9.9.  Докладная, объяснительная, пояснительная, аналитическая и служебная записки.

9.9.1. Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, используемый для оперативного информационного обмена между сотрудниками Администрации Калининского сельского поселения, не находящимися в прямом подчинении.

Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию руководителя. Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю или вышестоящему органу документов.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст аналитической, докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

9.10. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение. Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («Прошу рассмотреть…», «Прошу перевести…»). Форма заявления свободная. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом. Заявление подписывается собственноручно.

9.11. Стенограмма (аудиозапись).

Стенограмма – дословная запись устной речи во время докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи.

9.11.1. Стенограмма (аудиозапись) конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и тому подобное).

9.11.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

9.11.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

9.11.4. Звукозапись мероприятий обеспечивает сотрудник, ответственный за проведение мероприятия. Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с главой Администрации Калининского сельского поселения.

9.12. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

1. Применение, изготовление

и хранение печатей, штампов и ключей электронных подписей

10.1. Порядок применения печатей и штампов.

10.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

10.1.2. Применение гербовых печатей.

В Администрации Калининского сельского поселения применяется следующая гербовая печать:

«Администрация Калининского сельского поселения» (размер 40 мм) – ставится на нормативных правовых актах, издаваемых Администрацией Калининского сельского поселения, банковских документах, договорах, соглашениях, доверенностях и других документах, подписанных главой Администрации Калининского сельского поселения, должностными лицами, которым глава Администрации Калининского сельского поселения делегировал право подписи, хранится у машинистки первой категории Администрации Калининского сельского поселения. Печать также ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Администрации Калининского сельского поселения, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы;

Гербовая печать применяются также в случаях, предусмотренных правовыми актами Администрации Калининского сельского поселения.

10.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы Администрации Калининского сельского поселения разрешается использовать на подписанных в установленном порядке копиях документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.

Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.

10.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

10.2. Изготовление печатей и штампов.

10.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации Калининского сельского поселения, производится по разрешению главы Администрации Калининского сельского поселения.

10.2.2. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в специальном журнале (приложение № 9), и выдаются под роспись работникам, отвечающим за их использование и сохранность.

10.2.3. Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

10.2.4. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов создается комиссия.

10.2.5. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность главу Администрации Калининского сельского поселения.

10.3. При передаче электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами по системе «Дело» в Администрации Калининского сельского поселения могут использоваться различного вида ЭП на основании Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

10.3.1. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определенных правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.

10.3.2. Ключ ЭП является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1. Организация

документооборота и исполнения документов

11.1. Общие правила организации документооборота.

11.1.1. Движение документов в Администрации Калининского сельского поселения с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

11.1.2. Порядок прохождения документов на бумажных носителях и электронных документов и операции, производимые с ними в Администрации Калининского сельского поселения, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

11.1.3. В Администрации Калининского сельского поселения используются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карте системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа:

для электронных документов: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);

для электронных копий документа на бумажном носителе: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);

Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов: централизация операций по приему и отправке документов; распределения документов на документопотоки; организация предварительного рассмотрения входящих документов; однократность регистрации документов; регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

11.2. Прием, регистрация, отправка документов.

11.2.1. Доставка документов в Администрацию Калининского сельского поселения осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи, посредством различных видов электронной связи (факсимильная, телеграфная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), а также нарочными, курьерами, гражданами.

По средствам почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий. Специалисты отдела делопроизводства управления документационного обеспечения принимают документы под подпись.

При приеме корреспонденции от нарочных и курьеров в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставится штамп Администрации Калининского сельского поселения с указанием даты приема документа, при необходимости – подпись работника, принявшего документ.

Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступивших документов на бумажном носителе или в форме электронного документа осуществляется машинисткой первой категории.

11.2.2. Корреспонденция, адресованная непосредственно должностным лицам, принимается и регистрируется ими самостоятельно.

11.2.3. Все поступившие на бумажном носителе документы подлежат первичной обработке, включающей: проверку правильности адресования и доставки документов; проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов); вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично»); проверку целостности входящих документов, включая приложения, а также правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати); проставление отметки о поступлении документа.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается отправителю. При этом на конверте проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная».

Почтовые отправления, имеющие странный запах или цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю отдела делопроизводства и в отдел безопасности.

При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в трех экземплярах на бумажном носителе, подписываемый тремя сотрудниками Администрации Калининского сельского поселения.

Один экземпляр акта высылается отправителю, второй вместе с входящим документом передается на регистрацию (если регистрация возможна), а третий остается у машинистки первой категории.

При получении поврежденного документа в РК документа в системе «Дело» в поле «Примечание» делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

11.2.4. Конверты (пакеты, упаковка) являются неотъемлемой частью входящих документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.

Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), не вскрываются, на конверте (пакете) проставляется штамп «Администрация Калининского сельского поселения», на котором указывается дата поступления, и он передается непосредственно адресату. Если при вскрытии конверта обнаруживается отметка «Лично» на самом документе, такой документ регистрируется в рабочем порядке.

11.2.5. Электронные документы, поступившие от других органов или организаций по электронной почте и (или) посредством МЭДО, принимаются и включаются в работу как входящие документы.

11.2.6. Первичная обработка поступивших в Администрацию Калининского сельского поселения документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые, не подлежащие регистрации, а также учитываемые.

Примерный перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении № 8 к Инструкции.

Учитываются без регистрации:

конверты с отметкой «Лично»;

приглашения на различные мероприятия (спектакль, концерт, спортивные матчи и тому подобное);

первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и другое).

11.2.7. Регистрация входящих документов, независимо от способа их доставки, осуществляется один раз в пределах выделенных документопотоков.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему «Дело». Регистрационный номер очередному документу присваивается системой «Дело» автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.

На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов (и электронных копий документов), в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. Штамп не должен наноситься на текстовую часть документа.

Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день. На документах, поступивших до 15.00 текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, поступивших после 15.00 – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.

Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

11.2.8. При регистрации входящего документа в системе «Дело» в РК документа вносятся следующие сведения:

регистрационный номер (входящий) поступления (проставляется автоматически);

дата поступления документа (проставляется автоматически);

корреспондент (организация – автор документа);

регистрационный номер поступившего документа;

дата поступившего документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений);

файл документа (электронная копия документа);

вид доставки;

адресат;

содержание (заголовок к тексту).

Если входящий документ поступил в бумажной форме, то для получения электронной копии документа он должен быть отсканирован. Документ сканируется после присвоения ему регистрационного номера, затем к РК прикрепляется электронная копия документа с приложениями (при их наличии).

Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным картам следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа: с отметкой «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна»;

содержащие персональные данные о работниках и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;

приложения к сопроводительным письмам, содержащие сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных служащих, лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);

документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;

документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;

несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема;

документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м² или более 200 г/м²).

При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК документа делается соответствующая ссылка (связка).

При получении повторных документов по одному и тому же вопросу заполняются новые РК документа со ссылкой (связкой) на входящий номер и дату предыдущего документа.

11.2.9. Входящий документ, независимо от того, в какой форме он поступил (бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.

На качество документа влияют следующие факторы:

контрастность (соотношение яркости текста/фона документа);

четкость текста;

дефекты изображения («наползание» строк; темные или светлые пятна и тому подобное);

«обрезание» текста по одному или нескольким краям.

Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества, то работник, регистрирующий документы (далее – регистратор), имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа.

Если документ содержит пометки «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то регистратор должен зарегистрировать документ, невзирая на его неудовлетворительное качество, и сделать соответствующее направление.

При сканировании бумажного документа удовлетворительного качества регистратор должен добиться получения электронной копии этого документа также удовлетворительного качества.

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

сканировать страницы документа в правильной последовательности;

не сканировать повторяющиеся страницы;

не сканировать пустые (чистые) страницы;

не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней части которой указаны Ф.И.О. и телефон исполнителя документа;

при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы скан-копии документа для удобства чтения.

Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карты документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронной копии документа), не рассматриваются до устранения нарушений.

11.2.10. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронный кабинет главы Администрации Калининского сельского поселения.

Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» машинисткой первой категории.

11.2.11. Зарегистрированные документы, корреспонденция с отметкой «Лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы – незамедлительно.

Документы на бумажном носителе, зарегистрированные в системе «Дело», передаются по назначению под подпись.

11.2.12. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения.

11.2.13. Машинисткой первой категории осуществляется отправка документов, подписанных главой Администрации Калининского сельского поселения, а также документов по обращениям граждан. Уведомление гражданам о рассмотрении обращений, поступивших по электронной почте, направляются адресату в электронном виде.

Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, с помощью средств электронной связи, по системе МЭДО. Фельдъегерской связью или по системе МЭДО осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Решение о способе доставки документа, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель по согласованию с главой Администрации Калининского сельского поселения.

На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».

Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации Калининского сельского поселения, к отправке не принимаются.

11.2.14. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

11.2.15. Корреспонденция, поступившая для отправки после 14.00, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.

11.2.16. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется с разрешения главы Администрации Калининского сельского поселения.

11.3. Законченные делопроизводством дела остаются у сотрудников Администрации Калининского сельского поселения для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные копии документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».

11.4. Архивом Администрации Калининского сельского поселения осуществляются:

сохранность документов, выдача документов во временное пользование сотрудникам Администрации Калининского сельского поселения;

организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

В своей работе архив Администрации Калининского сельского поселения руководствуется положением об архиве, согласованным с Архивным сектором Администрации Мясниковского района и утвержденным распоряжением Администрации Калининского сельского поселения.

11.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна сотрудникам Администрации Калининского сельского поселения в соответствии с заданными правами доступа.

1. Учет объема документооборота

12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.

При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным системы «Дело».

12.2. За единицу учета объема документооборота принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа, например, второй экземпляр исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печатании и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.

Объем документов по срокам хранения в конце года можно подсчитать в итоговой записи к сводной номенклатуре дел.

1. Организация документооборота в делопроизводстве

Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в муниципальный архив Мясниковского района в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Администрации Калининского сельского поселения.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

13.1. Составление номенклатуры дел.

13.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Администрации Калининского сельского поселения, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни).

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность Администрации Калининского сельского поселения и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов (если копия – единственный экземпляр документа или если она необходима для организации деятельности подразделения).

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе «Примечания» делается отметка «ЭД»).

13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Администрации Калининского сельского поселения, их виды, состав и содержание.

13.1.3. В Администрации Калининского сельского поселения составляется сводная номенклатура дел Администрации Калининского сельского поселения (приложение № 13).

13.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации Калининского сельского поселения (далее – сводная номенклатура дел) составляется на основе номенклатур дел Собрания депутатов Калининского сельского поселения, структурных подразделений, специалистов Администрации Калининского сельского поселения.

13.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается ведущим специалистов, ответственным за ведение архива Администрации Калининского сельского поселения, согласовывается с Архивным сектором Администрации Мясниковского района и утверждается главой Администрации Калининского сельского поселения.

Сводная номенклатура дел согласовывается с Архивным сектором Администрации Мясниковского района не реже одного раза в 5 лет, если в Администрации Калининского сельского поселения не было структурных изменений.

13.1.6. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения и специалисты Администрации Калининского сельского поселения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

13.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Администрации Калининского сельского поселения. Четвертый – в Архивном секторе Администрации Мясниковского района.

13.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

13.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Калининского сельского поселения.

13.1.10. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Калининского сельского поселения.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

13.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Калининского сельского поселения цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 86.10.2, где 86.10 – обозначение Администрацию Калининского сельского поселения, 2 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); наименование органа местного самоуправления (Администрация Калининского сельского поселения) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее). Например:

Проекты решений Собрания депутатов Калининского сельского поселения и документы к ним (справки, доклады, заключения, предложения и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например:

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например:

Переписка с органами исполнительной власти Ростовской области, органами местного самоуправления по организационным вопросам и основным направлениям деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например:

Переписка с РВК

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Планы (бюджеты) по прибыли

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно – аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, а в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по действующему перечню.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2000 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие органы.

Если дело формируется в системе «Дело» и включает электронные документы (ЭД), в графе «Примечание» проставляется отметка «ЭД». Для дел постоянного хранения, формирующихся в системе «Дело» в графе «Примечание» делается отметка: ЭД и на бумажном носителе.

13.1.12. Если в течение года в Администрации Калининского сельского поселения возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

13.1.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о категории и количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

13.2. Формирование и оформление дел.

13.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13.2.2. Дела формируются в Администрации Калининского сельского поселения, как правило, в структурных подразделениях (у специалистов).

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Администрации Калининского сельского поселения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся в форме электронных документов и на бумажном носителе с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления документов.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

13.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

13.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

13.2.5 Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Ростовской области, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дела. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Резолюции главы Администрации Калининского сельского поселения, визы, составленные на отдельных листах, размещают перед документом, к которому они относятся.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления, распоряжения и распоряжения с литером «л» Администрации Калининского сельского поселения группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Администрации Калининского сельского поселения.

13.2.6. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера листов дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела производится ответственными за делопроизводство работниками.

13.2.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

13.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Администрация Калининского сельского поселения» – указывается полностью в именительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации Калининского сельского поселения; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Администрации Калининского сельского поселения, согласованной с Архивным сектором Администрации Мясниковского района; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

13.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

13.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.3. Организация оперативного хранения документов.

13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Администрации Калининского сельского поселения дела хранятся по месту их формирования.

13.3.2. Сотрудники Администрации Калининского сельского поселения обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре и заголовки дел.

1. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Администрации Калининского сельского поселения являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», после 10 лет ведомственного хранения, подлежат обязательной передаче на хранение в Архивный сектор Администрации Калининского сельского поселения.

14.1. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив Администрации Калининского сельского поселения.

14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации Калининского сельского поселения создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Состав экспертной комиссии утверждается распоряжением Администрации Калининского сельского поселения.

14.1.3. Задачи, функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основании примерного положения, согласовывается с Архивным сектором Администрации Мясниковского района.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает сводную номенклатуру дел Администрации Калининского сельского поселения;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Архивный сектор Администрации Мясниковского района;

рассматривает описи дел по личному составу;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Ростовской области;

рассматривает акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе представленные сотрудниками Администрации Калининского сельского поселения (приложение № 21).

14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению архивных документов и дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 17). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному сроку хранению.

14.1.7. Описи дел составляются в Администрации Калининского сельского поселения.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

По этим описям документы передаются в архив Администрации Калининского сельского поселения.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

При составлении описи электронных дел в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела в Мб; примечания.

В составе описи электронных дел в системе «Дело» формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

Описи дел представляются в архив Администрации Калининского сельского поселения не ранее чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Сводная опись дел Администрации Калининского сельского поселения постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, опись дел по личному составу составляется в двух экземплярах и представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 18-20).

14.1.8. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного срока хранения.

14.1.9. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Администрации Калининского сельского поселения с истекшими сроками хранения (приложение № 22).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г.).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению (приложение № 21).

14.1.10. При первичном представлении описей в Комитет по управлению архивным делом Ростовской области, а также в связи с изменением структуры и наименования составляются историческая справка к архивному фонду Администрации Калининского сельского поселения и предисловия к ним.

14.2. Подготовка и передача документов в архив Администрации Калининского сельского поселения.

14.2.1. В архив Администрации Калининского сельского поселения передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, с пометкой ЭПК, ЭК и по личному составу.

14.2.2. В период подготовки дел к передаче в архив предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Калининского сельского поселения.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные сотрудники Администрации Калининского сельского поселения обязаны устранить.

14.2.3. Прием каждого дела производится в присутствии ответственного сотрудника Администрации Калининского сельского поселения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника принявшего и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карты на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

14.3. Архив Администрации Калининского сельского поселения.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на муниципальное хранение образован архив Администрации Калининского сельского поселения.

14.3.1. Функциональную деятельность ответственного за архив Администрации Калининского сельского поселения осуществляет ведущий специалист. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.

14.3.2. В своей практической деятельности работник архива Администрации Калининского сельского поселения в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Администрации Калининского сельского поселения, Регламентом работы Администрации Калининского сельского поселения, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Администрации Калининского сельского поселения после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

14.3.4. Дела временного срока хранения (до 5 лет) передаче в архив Администрации Калининского сельского поселения не подлежат.

14.3.5. В исключительных случаях в архив Администрации Калининского сельского поселения передаются на временное хранение документы сектора экономики и финансов Администрации Калининского сельского поселения.

14.3.6. Передача дел в архив Администрации Калининского сельского поселения осуществляется ежегодно.

14.3.7. Документы, хранящиеся в архиве Администрации Калининского сельского поселения, выдаются во временное пользование сотрудникам Администрации Калининского сельского поселения с разрешения главы Администрации Калининского сельского поселения под расписку в журнале. В нем указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы Администрации Калининского сельского поселения.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Администрации Калининского сельского поселения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение № 1

к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЦЫ

бланков резолюций

Формат А6

Приложение № 2

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ

для применения в делопроизводстве Администрации Калининского сельского поселения

Администрация Калининского сельского поселения Вх. № ____________________________ « _____ »_________________ 20 _____ г.		Регистрационный штамп Размер в пределах 70 х 20 мм
Копия электронного документа		Штамп Для подтверждения соответствия распечатанного документа его электронной копии Размер в пределах 30 х 30 мм
ВЕРНО ______________________________________ (должность) ____________                          ____________    (подпись)                                     (Ф.И.О.) _________________       (дата)		Штамп для заверения копий документов Размер в пределах 60 х 40 мм
Администрация Калининского сельского поселения Мясниковского района Ростовской области (ВК Неклиновского и Мясниковского районов) «____» ________ 20       г.  Подпись ______________________		Штамп ВУС для постановки и снятия с воинского учета Размер в пределах 30 х 30 мм
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010г. № 210-ФЗ подтверждается соответствие данного документа содержанию эл.документа, полученного Администрацией Калининского сельского поселения		Штамп для подтверждения соответствия распечатанного электронного документа его электронной копии Размер в пределах 60 х 40 мм

Приложение № 3

к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЕЦ

постановления Администрации Калининского сельского поселения

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МЯСНИКОВСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ

КАЛИНИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от ______________                          № _____                                          х.Калинин

(заголовок (о чем?)

__________________________

__________________________

(преамбула)

____________________________________________________________________________________________________ Администрация Калининского сельского поселения

постановляет:

(постановляющая часть)

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________

Глава Администрации

Калининского сельского поселения     Подпись                           И.О. Фамилия

Постановление вносит

_____________________

Приложение № 4

к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЕЦ

распоряжения Администрации Калининского сельского поселения

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МЯСНИКОВСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ

КАЛИНИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от ______________                          № _____                                          х.Калинин

(заголовок (о чем?)

__________________________

__________________________

(преамбула)

____________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________

(распорядительная часть)

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________

Глава Администрации

Калининского сельского поселения     Подпись                           И.О. Фамилия

Распоряжение вносит

_____________________

_____________________

Приложение № 5

к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЕЦ

распоряжения Администрации Калининского сельского поселения

(по личному составу)

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

РОСТОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

МЯСНИКОВСКИЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ

КАЛИНИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от ______________                          № _____-Л                                      х.Калинин

(заголовок (о чем?)

__________________________

__________________________

(преамбула)

____________________________________________________________________________________________________________________________

(распорядительная часть)

1. ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
2. ________________________________________________________________________

Глава Администрации

Калининского сельского поселения     Подпись                           И.О. Фамилия

Распоряжение вносит

_____________________

_____________________

Приложение № 6
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЕЦ
оформления письма на бланке

Изображение Герба Мясниковского района
Администрация Калининского сельского поселения Мясниковского района Ростовской области 346811, Ростовская область, Мясниковский район, х.Калинин, ул. 1-я Советская, 3 E-mail: sp25258@donpac.ru www.kalin.amrro.ru		Руководителю территориального органа федеральной службы Государственной статистики по Ростовской области (Ростовстат)
Тел/факс (863349) 2-17-35
(фамилия, инициалы)
________________ № ________

(заголовок (о чем?) ____________________________ ____________________________

Уважаемый _______________________________!

(имя, отчество)

(текст письма)

_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Приложение: расчет затрат  на 2 л. в 3 экз.

          С уважением,

Глава Администрации Калининского сельского поселения

Подпись                  И.О. Фамилия

Иван Иванович Иванов

(86349) 2-17-35

 Приложение № 7
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЕЦ
оформления протокола заседания комиссии

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по…__________________________________

________________                             № _____                                         х.Калинин

(дата заседания)

Председатель	–	Фамилия И.О.
Секретарь	–	Фамилия И.О.
Присутствовали:		30 человек (список прилагается) (если до 15 человек, то в протоколе указываются фамилии с инициалами в алфавитном порядке через запятую).

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.	О порядке подготовки к конференции.
	Доклад начальника отдела…
2.	О…
	Доклад заместителя руководителя…

1. СЛУШАЛИ: 

Фамилия И.О. – текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ: 

Фамилия И.О. – краткая запись выступления (от третьего лица).

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ): 

1.1. Одобрить…

1.2. …

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председательствующий                    Подпись                              И.О. Фамилия

Секретарь                                          Подпись                            И.О. Фамилия

Приложение № 8
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные и другие).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Конкурсная документация.
5. Научно-техническая и проектная документация.
6. Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».
7. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
8. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты, приглашения (в виде открыток).
9. Прейскуранты.
10. Программы конференций, совещаний.
11. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
12. Учебные планы, программы.
13. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры, прогнозы погоды и тому подобное.

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном Инструкцией.

Приложение № 9
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
журнала учета выдачи печатей и штампов

ЖУРНАЛ
учета выдачи печатей и штампов

№ п/п	Оттиски печатей и штампов	Кому выдано	Дата возврата и расписка в приемке	Примечание (отметка об уничто­жении)
ФИО специалиста, у которого, хранятся печати и штампы	фамилия, инициалы ответственного лица	дата и расписка в получении

1	2	3	4	5	6	7

Приложение № 10

к Инструкции

по делопроизводству

в Администрации Калининского сельского поселения

ОБРАЗЦЫ

документов по планированию

деятельности Администрации Калининского сельского поселения

ПЛАН

мероприятий Администрации Калининского сельского поселения на               20      г.

                                                                                                                                                           (месяц)

№ п/п	Наименование мероприятия	Время и место проведения	Ответственный	Принимает участие (Ф.И.О.)
1	2	3	4	5
___________   _____________  (дата)                    (день недели)
1.
2.

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации

Калининского сельского поселения

_____________     ________________

    (подпись)                  (И.О. Фамилия)

«___» _______________ 20 ___ г.

ПЛАН

мероприятий Администрации Калининского сельского поселения на ___ квартал 20 ___ г.

№ п/п	Наименование мероприятия	Срок исполнения (конкретная дата или период)	Ответственный	Принимает участие (Ф.И.О.)

1	2	3	4	5

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации

Калининского сельского поселения

_____________     ________________

    (подпись)                  (И.О. Фамилия)

«___» _______________ 20 ___ г.

ПЛАН

работы Правительства Администрации Калининского сельского поселения на 20 ___ год

№ п/п

Наименование мероприятия

Срок исполнения

Исполнитель

Контроль за исполнением

1	2	3	4	5

Приложение № 11

к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА АКТА

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации

Калининского сельского поселения

_________    __________________

(подпись)       (инициалы, фамилия)

« ______ » ___________ 20___ г.

       Основание: «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, зарегистрирован Минюстом России 08.09.2010 рег. № 18380. Отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ___________________________________.

№ п/п	Заголовок (группа) электронных документов	Период (крайние даты) электронных документов	Количество электронных документов	Срок хранения электронных документов и номера статей по перечню

Всего отобрано к уничтожению________________ документов за _____ год.

Описи на дела постоянного хранения и по личному составу утверждены и согласованы протоколом ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области от __.__. № ___.

Уничтожение информации произвели:

_________________             _______________                          _________________

         (должность)                     (подпись)                                  (инициалы, фамилия)

Дата

Наименование лица, ответственного за архив		__________		_______________________
	(подпись)		(инициалы, фамилия)
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации Калининского сельского поселения
от _________ № ______________

Приложение № 12
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
номенклатуры дел структурного подразделения

Администрация

Калининского сельского поселения

Наименование структурного подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

 на ________ год

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения дела и № статьи по перечню

Примечание

1	2	3	4	5

Руководитель структурного

подразделения                                                 Подпись                       И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 13
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

Администрация Калининского сельского поселения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ________ год

УТВЕРЖДАЮ Глава Администрации Калининского сельского поселения __________    ________________       (подпись)           (инициалы, фамилия) « ______ » ___________ 20___ г.

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения дела и № статьи по перечню

Примечание

1	2	3	4	5
Название раздела

Ведущий специалист

Подпись

И.О. Фамилия

Виза лица, ответственного за архив

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации Калининского сельского поселения		Протокол ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области
от « ______ » ___________ № ______		от « ______ » ___________ № ______

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в __________ году в ____________________________________________________________________

(наименование органа исполнительной власти Ростовской области)

По срокам хранения	Всего	В том числе
переходящих	с отметкой «ЭПК»

1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного(до 10 лет включительно)
Итого

Ведущий специалист

Подпись

И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 14
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

____________________________________________________________________
__________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

ДЕЛО № _________ Том № ________

____________________________________________________________________
(заголовок дела)

____________________________________________________________________
(крайние даты)

Фонд  № ____________ Опись № ____________ Дело   № ____________

на _______ листах _______      хранит___________________

Приложение № 15
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
листа-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ дела № _________

В дело подшито и пронумеровано ___________________________ листов.
                                                                            (цифрами и прописью)     

с № ________________________ по № _________________________, в том числе:

 литерные листы ____________________________________________;
           пропущенные номера _________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________.

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности
лица, составляющего
заверительную надпись                                            Подпись                   И.О. Фамилия

Приложение № 16
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
№ ________________

№ п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок документа

Номер листа дела

Примечание

1	2	3	4	5	6

ИТОГО ______________________________________________ документов.
                                               (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________ листов.
                                                                               (цифрами и прописью)

Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись                                         Подпись                       И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 17
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ПЕРЕЧЕНЬ
нормативно-методических документов
для определения сроков хранения документов

1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2009.
2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08. 2010 № 558.
3. Технический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1981.

Приложение № 18
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
титульного листа описи дел постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу

Архивный сектор Администрации

Мясниковского района Ростовской области

____________________________________________________________________
(название фонда)

ФОНД № _________________
ОПИСЬ № ________________

____________________________________________________________________
(название описи)

____________________________________________________________________
(крайние даты дел)

Приложение № 19
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации

Калининского сельского поселения

_________    __________________

(подпись)          (инициалы, фамилия)

« ______ » ___________ 20___ г.

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Приме­чание

1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ________________________ дел ________
                                                                     (цифрами и прописью)   
с № __________ по № _________________________________________________,
литерные номера: __________________ пропущенные номера: _______________.

Опись составил _________________________________________________
                                                         (должность, фамилия, инициалы)

Заведующий ведомственным                 Подпись                             И.О. Фамилия

архивом (лицо, ответственное
за архив)

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК Администрации Калининского сельского поселения		Протокол ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области
от « ______ » ___________ № ______		от « ______ » ___________ № ______

Приложение № 20
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА
описи дел по личному составу

УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации

Калининского сельского поселения

_________    __________________

(подпись)      (инициалы, фамилия)

« ______ » ___________ 20___ г.

№ п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ________________________ дел ________
                                                                  (цифрами и прописью)     
с № __________ по № _________________________________________________,
литерные номера: __________________ пропущенные номера: _______________.

Опись составил _________________________________________________
                                                         (должность, фамилия, инициалы)

Лицо, ответственное

за архив                                               Подпись                                   И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО		УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЭК Администрации Калининского сельского поселения		Протокол ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области
от « ______ » ___________ № ______		от « _______ » __________ № ______

Приложение № 21
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА АКТА

УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации

Калининского сельского поселения

_________    __________________

(подпись)       (инициалы, фамилия)

« ______ » ___________ 20___ г.

На основании_________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов)

_____________________________________________________________________

(с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № ___________________

(название фонда)

№ п/п

Заголовок дела (групповой заголовок документов)

Годы

Номер описи

Номер ед.хр. по описи

Количество ед.хр.

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1	2			3	4	5	6

Итого _____________________________ ед. хр. за ____________________.
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по _______________________________________________________________
личному составу согласованы с ЭПК комитета по управлению архивным делом Ростовской области (протокол от « _____ » __________ 20 __ г. № ___) __________________.

Лицо, ответственное

за архив                                          Подпись                           И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Администрации Калининского сельского поселения
от « ______ » ___________ № ______

Документы в количестве ____________________________________ ед. хр.:
                                                                            (цифрами и прописью)     
— на бумажном носителе весом _____________________________ кг сданы на уничтожение;

— на электронном носителе сданы на уничтожение _________________________.

                                                                                                    (способ уничтожения)

Наименование должности работника,

сдавшего документы                                     Подпись                        И.О. Фамилия

Дата

Изменения в учетные данные внесены 

Наименование должности работника

архива,  внесшего изменения

в учетные документы                                      Подпись                        И.О. Фамилия

Дата

Приложение № 22
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

ФОРМА АКТА

    УТВЕРЖДАЮ
Глава Администрации

Калининского сельского поселения

_________    __________________

(подпись)       (инициалы, фамилия)

« ______ » ___________ 20___ г

               А К Т

____ ____№_______

о выделении к уничтожению
архивных документов,
не подлежащих хранению

На основании Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения, номенклатуры дел Администрации Калининского сельского поселения отобраны к уничтожению как утратившие практическое значение документы:

№ п/п

Содержание документа или заголовок дела

Дата и № документа или крайние даты архивного дела

№ экземпляров и количество листов или количество томов

Примечание

1	2	3	4	5
1.
2.
3.

Итого ___   (_______) документа (ов).

    Ответственный работник
 за ведение делопроизводства
 в структурном подразделении                   Подпись                           И.О. Фамилия

Приложение № 23
к Инструкции по делопроизводству в Администрации Калининского сельского поселения

Лицевая сторона листа согласования:

Лист согласования

к проекту постановления, распоряжения Администрации Калининского сельского поселения

Вопрос
Внесен

Проект визируют

Наименование должности	Дата передачи на визу	Фамилия, имя, отчество	Виза	Дата возвра-щения с визи- рования	Замечания, предложения

Оборотная сторона листа согласования:

Наименование должности	Дата передачи на визу	Фамилия,  имя, отчество	Виза	Дата возвра-щения          с визи-рования	Замечания, предложения

ПРИМЕЧАНИЕ.                 Перечень должностных лиц, визирующих проект, определяется, ответственным за подготовку  документа.

1.1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.1. Настоящая инструкция устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – администрация), определяет основные правила подготовки, оформления и прохождения документов несекретного характера.

Требования Инструкции распространяются на документы, на всех видах носителей, в том числе кино, фото, фоно, видео, электронные документы.

1.1.2. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными инструкциями, положениями, правилами.

Требования Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.1.3. Инструкция разработана в соответствии с:

— «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477;

— «Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденными приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76;

— Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»;

— Федеральным законом от 2 мая 2006г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

— ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;

— уставом администрации сельсовета.

1.1.4. Глава администрации Нижнебузулинского сельсовета (далее – глава администрации) несет ответственность за организацию делопроизводства в администрации.

Ведение делопроизводства в администрации осуществляется ведущим специалистом администрации сельсовета, в соответствии с должностной инструкцией.

1.1.5. Глава администрации, в случае увольнения работника, осуществляющего делопроизводство, обеспечивает передачу всех дел, числящихся за ним по номенклатуре и описям, работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, временно исполняющему его обязанности.

1.1.6. Соблюдение требований инструкции обязательно для всех работников администрации. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией в течение 5 дней под роспись.

1.1.7. При работе с документами в администрации необходимо руководствоваться следующими общими требованиями:

— лица, работающие с документами, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и конфиденциальность содержащейся в них информации. При утрате служебных документов составляется акт, который утверждается главой администрации. При необходимости назначается служебное расследование, о результатах которого информируется руководитель архива отдела по культуре, молодежной политике, спорту и архивному делу администрации Свободненского района;

— сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

— передача документов или их копий лицам, не являющимся сотрудниками администрации (в том числе представителям средств массовой информации), производится только с разрешения главы администрации;

— документ, помещенный в дело, может быть с разрешения главы администрации временно изъят с обязательным вложением в дело копии документа и листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят (Приложение №1);

— при уходе в отпуск или выезде в длительную командировку каждый работник администрации должен отчитаться по всем находящимся у него неисполненным документам, а при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности – сдать все числящиеся за ним документы ведущему специалисту или главе администрации.

1.2. Основные понятия

— документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

— делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации сельсовета;

— документ – официальный документ, созданный сельским Советом народных депутатов, администрацией сельсовета, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации сельсовета;

— электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

— автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

— вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

— оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

— электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

— реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

— бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

— копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

— заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

— обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

— юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления;

— унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

— шаблон бланка (унифицированной формы документа) – бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

— документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

— объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

— регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

— номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации сельсовета, с указанием сроков их хранения;

— экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

— дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности администрации сельсовета;

— формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел.

1. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

1. 1. Основные требования к подготовке и оформлению документов

      2.1.1.  Служебные документы оформляются, на бланках администрации, а также на стандартных листах бумаги формата А 4 и А 5.

      2.1.2. Расположение реквизитов организационно-распорядительных документов должно соответствовать требованиям ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

     2.1.3. Документы подписываются Главой администрации, специалистами в пределах их полномочий.

     2.1.4. Документы, изданные двумя или несколькими организациями, оформляются без бланка.

     2.1.5. Внесение в подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшим документ.

2.2. Бланки документов

            2.2.1. Документы в администрации оформляются, как правило, на бланках установленной формы, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с требованиями ГОСТа Р6.30-2003 (приложения № 2,3,4).           

         2.2.2. В сельском Совете народных депутатов, администрации используются следующие бланки:

— бланк постановления сельского Совета народных депутатов (приложение № 5);

— общий бланк администрации (приложение № 6);

— бланк постановления администрации (приложение № 7);

— бланк распоряжениям администрации (приложение № 8);

— бланк решения сельского Совета народных депутатов (приложение № 9)

— бланк письма с угловым расположением реквизитов (приложение № 10);

— бланк письма с продольным расположением реквизитов (приложение № 11).

            2.2.3. В случае, когда соавторами документов являются профсоюзы, другие организации, документы оформляются без бланков.

            2.2.4. Внутренние документы: положение, должностная инструкция, протокол, акт, докладная записка, справка, объяснительная записка, заключение могут оформляются на общем бланке администрации.

            2.2.5. Заявление, объяснительная записка и т.д., авторами которых являются физические лица, могут быть написаны от руки.

2.3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

           2.3.1. Наименование администрации – указывается на всех документах строго в соответствии с уставом – администрация Нижнебузулинского сельсовета; Нижнебузулинский сельский Совет Народных депутатов.

            2.3.2. Справочные данные – включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, банковские реквизиты (для финансовых документов); указываются на бланках писем.

            2.3.3. Наименование вида документа – указывается на всех документах (протокол, постановление, акт и т.д.), кроме писем.

            2.3.4. Датой документа – является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания, для акта – дата события. Документы, изданные двумя или несколькими организациями, должны иметь одну дату.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например: 09.02.2011 г.

В нормативных (постановления, распоряжения) и финансовых документах применяется словесно-цифровой способ оформления даты,

Например: 19 февраля 2011 г.

            2.3.5. Регистрационный номер документа – состоит из порядкового номера документа в пределах регистрируемого массива, который при необходимости может дополняться индексом дела по номенклатуре, инициалами корреспондента, исполнителя и др.

            Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

            2.3.6. Место составления документа – указывается в том случае, если оно не определяется из названия и справочных данных организации – с. Нижние Бузули, Свободненского района, Амурской области.

2.3.7.Адресование документов

            Документ может адресоваться организации, структурному подразделению, должностному или частному лицу. При составлении документа в организацию или её структурное подразделение их названия указывают в именительном падеже, например:

Отдел имущественных отношений администрации Свободненского района

            Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, например:

Начальнику отдела имущественных отношений администрации Свободненского района

А.П. Афанасьеву

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруют относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

            Полный почтовый адрес указывается составителем письма в случае его направления разовому корреспонденту. Почтовый адрес указывается после названия адресата. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, устанавливаемой «Правилам оказания услуг почтовой связи», например:

Генеральному директору

предприятия «Альянс»

И.В. Рудневу

ул. Ленина, д.17, г. Свободный, Амурская область, 676450

Если документ направляется в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций

сельсоветов

            Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «Копия» перед адресатами не указывается, всем направляются экземпляры с подлинной подписью. Если адресатов более четырёх, составляется список рассылки документов, например:

Руководителям муниципальных предприятий

(по списку)

При адресовании документа гражданам сначала указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Петрову А.И.

ул. Ленина, д.29, кв.5,

с. Нижние Бузули, Свободненский район, Амурской области,

676431

Адресат печатается в правой верхней части первого листа документа.

   2.3.8. Утверждение документов

   Документы, подлежащие утверждению, приобретают юридическую силу с момента их утверждения. Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Документ может утверждаться должностным лицом или другим документом.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении № 12.

    При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:                                                 

УТВЕРЖДАЮ

Глава администрации

Нижнебузулинского сельсовета

(Подпись)               А. А. Петров

15.02.2013 г.

При утверждении документа распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов: УТВЕРЖДЕН (план), УТВЕРЖДЕНА (инструкция), УТВЕРЖДЕНЫ (правила), УТВЕРЖДЕНО (положение); названия документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением главы администрации Нижнебузулинского сельсовета

от «15».02.2013 г.  № 09

            2.3.9. Резолюция, как правило, пишется на поступившем документе и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения (если он отсутствует в тексте документа или руководитель решает его изменить); подпись и дату, например:

Ивановой А.А

Подготовить проект договора

к 15.02.2013 г.

Личная подпись    Дата

            Если документ не требует исполнения, на документе пишется «В дело», «Для сведения», «Для ознакомления», «Для руководства». Не пишется резолюция, если документ исполняет главой администрации самостоятельно.

            2.3.10. Заголовок к тексту – включает в себя краткое содержание документа и составляется ко всем документам. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос о чём (о ком)?  или кого (чего)?

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2-4 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через один интервал, возможно выделение курсивом или жирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

            Заголовок печатают без кавычек, располагают слева над текстом документа, а при оформлении документа на бланке с продольным расположением реквизитов заголовок выравнивается по центру.

Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

2.3.11. Текст документа

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю…; подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов…;

3-го лица единственного числа: …администрация сельсовета постановила

1-го лица множественного числа: просим представить данные о…; представляем на рассмотрение и утверждение…; в протоколах: слушали…; выступили…; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем…, решили….

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя организации или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти – автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их…»;

«В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

2.3.12.Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1.Контракт на 3 л. в 2 экз.

                     2.Акт приема работ на 1 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: гарантийное письмо ОАО «Луч» от 13.11.2003 № 3-2/155 на 4 л в 1 экз.

            Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3л. в 1 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановление, решение, распоряжение, приказ, правила) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к постановлению администрации Нижнебузулинского сельсовета

от «15».02.2013 г.  № 21

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и другое) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением администрации

Нижнебузулинского сельсовета

от «15».02.2013 г. № 09

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.).

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

                2.3.13. В состав реквизита подпись входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией. Если документ составлен на бланке администрации, то должность указывается сокращенно, например:

Глава администрации                                        (подпись)                                             А.А. Петров

            В документе, составленном не на бланке и более чем на двух листах, в наименование должности входит и название организации, например:

Глава администрации

Нижнебузулинского сельсовета                         (подпись)                                           А.А. Петров 

            При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации                                              (подпись)                                       А.А. Петров                   

Ведущий специалист администрации                        (подпись)                           И.А. Бабушкина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей или представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Глава администрации

Нижнебузулинского сельсовета

(подпись) А.А. Петров

Глав администрации

Черновского сельсовета

(подпись) И.И. Дедушкин

            В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

            Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. Никакие исправления в подписи не допускаются (в том числе ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности).

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал, если состоит из нескольких строк.

            Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами.

            Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» располагается на уровне последней строки наименования должности.

            Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

            Подпись должна быть не только на документах, направляемых в другие организации, но и на копиях документов, остающихся в делах администрации.

            2.3.14. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник сектора ГЗ и ПБ

администрации Свободненского района

(подпись)                   П.П. Перевозчиков

03.02.2013 г.

Если согласование документа проводится протоколом, письмом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО          

Протокол совещания при главе администрации

от «15».03.2013  № 3

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» слева.

2.3.15. Внутреннее согласование документа оформляется визой согласования.

Виза включает в себя должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Ведущий специалист администрации

                                                                  Личная подпись                                   М.В. Фёдорова

04.03.2011

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Ведущий специалист администрации

                                                                 Личная подпись                                     М.В. Фёдорова

04.03.2011

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

На постановлениях, распоряжениях администрации визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На письмах и других документах, отправляемых из администрации, визы согласования проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа экземпляра письма, остающегося в администрации.

            Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

            Грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования», если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается».

            2.3.16. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, финансовых документах, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (Приложение № 13).

            Если на документе не предусмотрено специальное «Место для печати (МП)», то оттиск печати проставляется на свободном от текста месте. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ или личной подписи.

Оттиск печати не должен закрывать иные реквизиты.

2.3.17. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, которая состоит из указания о месте нахождения документа, слова «Верно» или «Копия верна»; должности лица, заверившего копию; личной подписи; расшифровки подписи (инициалы, фамилию); даты заверения и, если необходимо, печати учреждения. Например:

Подлинник документа находится в деле №___за ____ г.

(Администрации Нижнебузулинского сельсовета)

Верно

Ведущий специалист администрации                  (подпись)                                   М.В. Фёдорова                       

21.09.2013 г.

            Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копий дополняется  указанием количества листов копии (выписки из документа): «Всего в копии ____ л.». Допускается заверять отметкой «Верно» или «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

            Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью администрации.

            2.3.18. Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа, номер его телефона и адрес электронной почты (при наличии). Отметка располагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: исп. Патренков А. И.

                                                                        т. 36-6-70

При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона междугородным кодом, например: 8 (41643) 36-6-70.

            2.3.19. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об исполнении; или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении («дан устный ответ», «учтено при составлении плана», «вопрос решён по телефону» и др.); слова «В дело», номер дела, в котором хранится исполненный документ; подпись специалиста администрации, ответственного за формирование дел, дату.

Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.

            Варианты текста отметок: «Рассмотрено на заседании комиссии»; «Ответ направлен факсом».

Пример оформления:

В дело 01-02. Запрос направлен

05.02.2011 исх. № 21 М.В. Фёдорова

2.3.20. Отметка о поступлении документа

            Отметка о поступлении документа – штамп, который содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

            Штамп проставляют на первом листе документа в правом нижнем углу, при невозможности этого – на любом свободном месте.

2.3.21. Идентификатор электронной копии документа

            Реквизит представляет собой отметку (колонтитул), который проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа, включает в себя данные, необходимые для поиска документа: имя файла на машинном носителе, дату.

1. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ

1. 1. Постановления, распоряжения и решения администрации сельсовета.

3.1.1. Подготовка проектов постановлений, распоряжений, решений администрации сельсовета осуществляется главой и специалистами администрации.

3.1.2. Изложение текста постановления, распоряжения, решения должно быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования.

В констатирующей (вводной) части постановления, решения, распоряжения дается краткий, но исчерпывающий анализ положения дел по рассматриваемому вопросу, основания и цели предписываемых действий. При этом в распоряжении констатирующая часть может отсутствовать.

Если постановление, распоряжение, решение принимается на основании документа вышестоящего органа власти, то в констатирующей части указывается его название, дата, номер, заголовок.

Вводная часть постановления администрации должна заканчиваться словом ПОСТАНОВЛЯЮ: (Приложение № 7).

 Распорядительная (постановляющая) часть решения, постановления, распоряжения должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения.

            Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материалами и финансовыми ресурсами.

            Наименования упоминаемых в тексте учреждений и организаций указываются в соответствии с их учредительными документами.

Текст документа с заголовком «О внесении изменений и дополнений…» должен содержать пункт: «Внести изменения (дополнения) в …», каждое изменение и дополнение должно быть оформлено отдельным пунктом или подпунктом.

            Решение, постановление, распоряжение должно содержать указание о признании утратившими силу решений, постановлений, распоряжений, либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых.

            В последнем пункте распорядительной части документа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения документа, если необходимость контроля следует из его содержания (Приложение № 7, 8, 9).

            3.1.3. Приложения к решению, постановлению, распоряжению являются его неотъемлемой частью. В приложении указываются конкретные меры, объемы работ, сроки, исполнители, состав комиссий, рабочих групп и т.д.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

            Приложения визируются ответственным исполнителем на обороте последнего листа внизу.

            3.1.4. Проекты решений, постановлений, распоряжений по вопросам расходования бюджетных средств, финансирования или движения имущества представляются с расчетами, сметами, пояснениями, подписанными исполнителем.

            3.1.5. Текст решения, постановления, распоряжения печатается на соответствующем бланке (Приложения №№ 5, 7, 8, 9) шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером 12-14. К тексту составляется заголовок, который печатается через один интервал и может выделяться курсивом. Текст отделяется от заголовка 1-3 интервалами. Объём решения, постановления, распоряжения, как правило, не должен превышать 2-4 страниц.

            3.1.6. Подписанные решения, постановления, распоряжения передаются ведущему специалисту, для регистрации, оформления и выпуска. Срок оформления – 2 дня.

            Выпускаемым документам присваиваются номера по единой нумерации, которая ведется в журналах регистрации в пределах одного календарного года раздельно для постановлений, решений и распоряжений администрации по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

            Датой принятия решения, постановления, распоряжения считается дата его подписания. Дата в этих документах оформляется словесно-цифровым способом – 04 апреля 2011 г.

            3.1.7. Постановления, решения и распоряжения администрации, затрагивающие права, свободы и обязанности жителей поселения, проекты правовых актов подлежат обязательному официальному опубликованию.

Документы обнародуются путем размещения их на информационных стенда, в местах, установленных администрацией сельсовета, на официальном сайте администрации в телекоммуникационной сети Интернет, в течение 3-5 дней.

            При необходимости направления решений, постановлений, распоряжений юридическим и физическим лицам им направляются копии документов, заверенные печатью.

            Решения, постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются организациям, которым ранее эти документы рассылались.

3.2. Протоколы совещаний, проводимых в администрации сельсовета.

            3.2.1. Протокол – обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия по ним решений на заседаниях, совещаниях в администрации.

            3.2.2. Протоколы совещаний и заседаний, проводимых в администрации сельсовета оформляются на общем бланке администрации сельсовета (Приложения № 14) и имеют реквизиты:

— наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается прописными буквами и выравнивается по центру;

— вид совещания (заседания) – заседания постоянной комиссии, совещания с руководителями организаций и др.;

— дата и номер – дата проведения заседания, совещания, указывается словесно-цифровым способом, например: 14 февраля 2011г.;

— место проведения – с. Нижние Бузули;

— текст;

— подписи.

3.2.3. Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются: председатель (председательствующий) и секретарь; список присутствующих или ссылка на список присутствующих в приложении; повестка дня, в которой указываются докладчики по каждому вопросу.

Текст основной части по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, название вопроса начинается с предлога «О» или «Об». Ниже названия вопроса указываются фамилии докладчика (СЛУШАЛИ), выступавших (ВЫСТУПИЛИ), краткое изложение выступлений, принятые решения (Приложение № 14).

            При наличии текстов или тезисов выступлений они прилагаются к протоколу, в этом случае после фамилии выступившего делается ссылка: «Текст выступления прилагается».

Если совещание записывалось на диктофон или магнитофон, то в протоколе указываются только фамилии выступавших и принятые решения, распечатанная фонограмма подписывается секретарём и прилагается к протоколу.

            3.2.4. Протокол подписывается председательствовавшим на совещании (заседании) и секретарем.

            Председателем совещаний в администрации, как правило, является глава администрации, секретарем – ведущий специалист или специалист администрации.

                3.2.5. Протоколы совещаний, заседаний нумеруются в нарастающем порядке в пределах одного календарного года по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, протоколы заседаний постоянной комиссии и др.

            3.2.6. При необходимости доведения до юридических и физических лиц отдельных вопросов протокола из него делается выписка, которая является точной копией части текста протокола. При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятые решения. Выписка из протокола заверяется печатью.

1. 3. Служебные письма

3.3.1. Служебные письма готовятся как ответы на запросы юридических и физических лиц, как инициативные и сопроводительные письма, оформляются на бланке письма (Приложения №№ 10,11) в двух экземплярах.

3.3.2. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 и содержит следующие реквизиты: название организации, ее справочные данные, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметку о приложениях, подпись, отметку об исполнителе.

 На бланке письма по финансовым и коммерческим вопросам после почтового адреса указываются реквизиты: ОГРН (основной государственный регистрационный номер), ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт). На бланках писем по общим вопросам эти реквизиты могут не указываться.

    3.3.3. При оформлении ответных писем обязательна ссылка на номер и дату инициативного документа.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются на основании типовых сроков исполнения или резолюции главы администрации.

            Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции главы администрации.

3.3.4. Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса, несколько вопросов могут ставиться в одном письме только когда они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата. Текст письма состоит из двух частей: в первой излагается причина, цели или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документы, послужившие основанием для его составления; во второй заключительной части формулируются выводы, предложения, просьбы, заключения.

В письмах используются следующие формы изложения:

            -от первого лица множественного числа (просим направить …; направляем на рассмотрение …);

            -от первого лица единственного лица (считаю необходимым …; прошу выделить …);

            -от третьего лица единственного лица (администрация считает …).

3.3.5. Если письмо содержит приложения, все документы приложения должны быть подписаны главой администрации или специалистом администрации.

3.3.6. Датой письма является дата его регистрации.

3.3.7. Письмо оформляют, как минимум, в двух экземплярах. Письмо составляют на бланке, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Первый экземпляр направляется адресату, второй – подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

3.4. Служебные телеграммы

    3.4.1. Служебные телеграммы в администрации сельсовета оформляются на чистом листе бумаги за подписью главы администрации, подлинность которой заверяется печатью администрации.

   3.4.2. Объем телеграмм не должен превышать 100 слов (одна машинописная страница). Текст излагается без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл) с сокращенным написанием знаков препинания (зпт – запятая, тчк – точка, квч – кавычка, двт – двоеточие). Текст печатается прописными буквами без переноса слов, абзацев и исправлений, цифры пишутся словами.

  3.4.3. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии – почтовый адрес. Телеграмма одного содержания, отправляемая в несколько адресов, передается на отправку с указателем рассылки, содержащим точные адреса и названия организаций, которым она рассылается. Указатель рассылки представляется исполнителем, готовившим телеграмму.

3.5. Акты

   3.5.1. Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

   3.5.2. Акты составляются должностными лицами или комиссией, постоянно действующей или назначенной распоряжением главы администрации.

   3.5.3. Внутренние акты оформляются на общем бланке (Приложения № 6). Акт должен иметь заголовок (акт приёма-передачи документов, акт о недостаче, акт о выделении документов к уничтожению и т.п.) (Приложения № № 15, 26).

   3.5.4. Во вводной части акта указывается основание его составления, далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилии председателя и членов комиссии (в алфавитном порядке) с указанием должностей.

   В основной части акта излагаются цели, задачи, существо и сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). При необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

   3.5.5. Акт подписывается председателем и членами комиссии. Для актов по материальным и финансовым вопросам необходимо утверждение их главой и заверение печатью администрации.

   3.5.6. С актами ревизий, проверок знакомятся все лица, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка «С актом ознакомлены: должности, подписи, расшифровки подписей и даты».

3.6. Докладные записки

3.6.1. Докладная записка – документ, адресованный главе администрации, вышестоящему руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить главу администрации, вышестоящих руководителей в известность, о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

3.6.2. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

3.6.3. Внутренние докладные записки оформляются без бланка и подписываются составителем (автором), докладные записки в вышестоящие органы оформляются на бланке письма и подписываются главой администрации.

3.6.4. Датой докладной записки считается дата ее подписания.

3.7. Договоры (контракты, соглашения)

3.7.1. Договор (контракт, соглашение) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

Договоры, контракты, соглашения являются основными правовыми документами во взаимоотношениях администрации с юридическими и физическими лицами.

3.7.2. Договоры оформляются, как правило, без бланка, юридические наименования сторон договора, их почтовые и банковские реквизиты являются частью текста договора.

3.7.3. Право подписи договоров и соглашений от имени администрации сельсовета принадлежит главе администрации, или специалисту администрации, если он обладает правом подписи только в отдельных случаях и на основании делегированных главой администрации (распоряжением или по доверенности) полномочий.

3.7.4. Оригиналы договоров и соглашений, подписанные сторонами и скрепленные печатью, регистрируются в журналах регистрации и хранятся у специалиста 1 категории администрации сельсовета.

3.7.5. Контроль исполнения договоров и соглашений осуществляет глава администрации.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

4.1 Общие положения

            4.1.1. Регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

            4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

            4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения. Документ повторно не регистрируется при передаче от исполнителя к исполнителю.

            4.1.4. Порядок регистрации конкретного вида документов описан в соответствующих разделах настоящей инструкции.

Вид документа	Где осуществляется регистрация	Форма регистрации
Федеральные законы, указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ	Ведущий специалист	Журнал
Законы Амурской области	— // —	— // —
Письма в адрес главы администрации	— // —	— // —
Поручения главы района	— // —	— // —
Постановления, распоряжения Губернатора области и Правительства области	— // —	— // —
Договоры, соглашения	Специалист 1 категории	Журнал
Постановления, распоряжения по основной деятельности	Ведущий специалист	Журнал
Приказы по личному составу	Специалист	Журналы
Трудовые договоры с работниками	Специалист	Журнал
Письменные обращения граждан и переписка по ним	Ведущий специалист	Журнал
Письменные обращения граждан (выдача справок о зарплате)	— // —	— // —
Электронная почта (на бумажном носителе)	— // —	— // —
Планы и отчеты	— // —	Без регистрации
Внутренняя переписка	— // —	Без регистрации
Командировочные удостоверения	Специалист	Журнал

4.2 Организация доставки и отправки документов

            4.2.1. Доставка документов в администрацию сельсовета осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и другими средствами связи (факсы, телеграммы), а также нарочным.

            При приеме документов от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения документа, подпись сотрудника, принявшего документ.

            4.2.2. Электронная почта, подлежащая регистрации в администрации сельсовета, поступает и отправляется через ведущего специалиста администрации. Адрес электронной почты: е-mail: nizhnebuzulinskaya_adm@mail.ru или nizhnebuzulinskiy@svobregion.ru

Поступившие по электронной почте документы распечатываются, регистрируются, исполняются и формируются в дела, согласно номенклатуры администрации сельсовета.

            4.2.3. Отправка корреспонденции осуществляется ведущим специалистом или специалистом администрации: заказной и простой почтой, факсами, телеграммами.

            Вид отправки документа определяет исполнитель.

            Отправка срочных документов производится в течение всего рабочего дня.

            4.2.4. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие адреса отправки, приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

            Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.3 Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

          4.3.1. Прием, первоначальная обработка, распределение корреспонденции (кроме обращений граждан), поступающей в адрес администрации сельсовета, производятся ведущим специалистом.

При приемке и обработке документов производится проверка правильности адресования и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Ошибочно доставленная или неправильно оформленная корреспонденция возвращается отправителю.

Если при вскрытии упаковки обнаружено отсутствие документов или отдельных их листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов и другие нарушения, ведущим специалистом составляется акт (Приложение № 15) в двух экземплярах. Один экземпляр акта приобщается к поступившему документу, второй направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения.         

         4.3.2. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

            Не регистрируются:

            — статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры;

            — документы, адресованные не администрации;

            — дайджест прессы, обзоры печати, газеты, журналы, прейскуранты и каталоги;

            — информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.;

            — поздравительные письма, телеграммы.

            4.3.3. Регистрации подлежат документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями.

На нижнем поле справа первого листа поступившего документа проставляется регистрационный штамп, который содержит: регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов; дату обработки документа.

Приложение к документу отдельно не регистрируется.

            Поступившие в администрацию документы регистрируются в едином журнале регистрации входящих документов (Приложение № 16) в пределах календарного года. 

При регистрации обязательно заполняются реквизиты: входящий номер, дата регистрации, количество листов (с учетом приложений), исходящий номер и дата поступившего документа, адрес отправителя, краткое содержание (заголовок), кому передан документ для рассмотрения, отметка о контроле. Дополнительно может указываться вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.).

            Поступившие факса-граммы регистрируются в том же журнале и перед передачей документа на рассмотрение и исполнение ксерокопируются.

            Телеграммы и факса-граммы регистрируются на общих основаниях.

  Регистрация документов производится в день поступления до 16 часов, в пятницу и предпраздничные дни – до 15 часов. Документы, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.

При поступлении документов с пометкой «срочно» на них указывается время поступления. Документ, поступивший с пометкой «срочно», «вручить немедленно», вручается немедленно.

4.3.4. Поступившая корреспонденция, адресованная конкретным должностным лицам, направляется им на рассмотрение, вся остальная – на рассмотрение главы администрации сельсовета.

4.3.5. Зарегистрированные документы, в том числе обращения граждан, передаются главе администрации сельсовета или кому адресованы, в день их поступления. В отсутствии главы администрации документы рассматриваются ведущим специалистом администрации.

Рассмотренные главой администрации документы возвращаются ведущему специалисту, который разносит из резолюции в журнал регистрации входящих документов фамилию исполнителя, срок исполнения и передает документ исполнителю.

            Если документ исполняется главой администрации, он сообщают об этом ведущему специалисту для занесения исполнителя и срока исполнения в журнал регистрации.

После завершения работы над документом исполнитель делает на документе отметку об исполнении и проставляет индекс дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться исполненный документ. Исполненный документ вместе с ответом возвращается ведущему специалисту.

В журнале регистрации входящих документов ведущий специалист проставляет отметку об исполнении документа, индекс дела.

4.3.6. В случае поступления письма, носящего информационный характер и не требующего ответа по тексту документа, ответ на него не направляется.

4.4. Обработка и регистрация исходящей корреспонденции.

            4.4.1. Регистрацию и учет исходящей корреспонденции (телеграммы, письма) администрации сельсовета осуществляет ведущим специалист в журнале регистрации.

4.4.2. Исходящими документами администрации сельсовета являются служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам и гражданам как в инициативном порядке, так и в ответ на их обращения.

Работа с исходящими служебными документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления и отправку.

4.4.3. При приеме документов от работников администрации, ведущий специалист администрации проверяет правильность их оформления, наличие подписи главы администрации, виз, других элементов оформления. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на до оформление.

4.4.4. Исходящие документы оформляются и подписываются в двух экземплярах на соответствующих бланках.

            Первый экземпляр и приложения к нему направляются адресату. Второй экземпляр и приложения к нему с визами согласования и подлинной подписью главы администрации помещаются в соответствующее дело и остаются в администрации.

            4.4.5. Все исходящие документы регистрируются ведущим специалистом администрации в едином журнале (Приложение № 17).

Исходящий регистрационный номер состоит из порядкового номера в пределах календарного года. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.

Исходящим номером ответа на письменные обращения граждан являются их входящие номера, ответы на обращения граждан отдельно в журнале регистрации исходящих документов не регистрируются. Отметка об отправке ответа заявителю проставляется в журнале регистрации письменных обращений граждан.

4.4.6. Отправка корреспонденции осуществляется факсимильной, электронной, заказной и простой почтой, телеграфом, курьерской связью и нарочно. Вид отправки документа определяет исполнитель.

            При передаче текстов служебных документов по телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

            — для качественной передачи информации передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) выполняется на бумаге формата А4 черным цветом;

                — ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на специалиста администрации, подготовившего документ к передаче.

4.5 Регистрация и рассмотрение обращений граждан.

4.5.1. Работа с обращениями граждан ведется в соответствии с Конституцией РФ, Федеральным законом от 24.04.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» (далее – Закон № 59-ФЗ), настоящей Инструкцией.

4.5.2. Регистрация и рассмотрение письменных обращений граждан

Письменные обращения граждан, адресованные в администрацию сельсовета, регистрируются ведущим специалистом администрации, на общих основаниях и направляются на рассмотрение главе администрации, а по их резолюции – депутатам и должностным лицам администрации.

Регистрация письменных обращений граждан осуществляется в отдельном журнале.

4.5.3. Регистрация обращений осуществляется в течение рабочего дня с момента поступления в журнале регистрации письменных обращений граждан (Приложение № 18).

Регистрации подлежат все обращения, поступившие по средствам почтовой, факсимильной связи, и информационным системам общего пользования, а также доставленные гражданами лично.

4.5.4. Регистрационный номер и дата регистрации обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы письма или на любом свободном от текста месте. Регистрационный номер обращения состоит из порядкового номера в пределах календарного года.

Если обращение повторное – в правом верхнем углу обложки ставится отметка «повторное» и к нему прилагаются все материалы прежних обращений.

Повторным считается обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого письма истек установленный законодательством срок исполнения или когда заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

4.5.5. Поступившие письменные обращения граждан передаются главе администрации сельсовета.

Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции администрации, в двухдневный срок направляются по принадлежности в соответствующие органы государственной власти и органы местного самоуправления, организации и учреждения с уведомлением об этом заявителя в письменной форме. Запрещается направлять обращения граждан, содержащие жалобы, на разрешение должностным лицам или органам, действия которых обжалуются.

На каждую письменную жалобу заполняется дело в тонкой обложке, на которой указываются: фамилия, инициалы заявителя, домашний адрес, вопрос, по которому обращается заявитель, дата поступления и регистрационный номер обращения, кому передано на рассмотрение.

            Специалисты администрации, которым переданы обращения, обязаны обеспечить своевременное и объективное их рассмотрение в установленные сроки, подготовить проект ответа заявителю.

Сопроводительные письма к обращениям граждан, направляемым руководителям соответствующих органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также руководителям организаций и учреждений, подписываются главой администрации. Сопроводительные письма и письма-уведомления заявителям о направлении их обращений на рассмотрение могут подписываться ведущим специалистом.

Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы и по ним приняты меры в соответствии с действующим законодательством.

4.5.6. Рассмотрение отдельных обращений:

а) ответ на письменное обращение не дается, если в нем не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ. Такое обращение направляется в архив с пометкой «оставить без рассмотрения» и обоснованием принятого решения;

— исключения составляют анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, которые незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы;

б) если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, в течение семи дней заявителю направляется сообщение о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

в) в соответствии со статьей 11 Закона № 59-ФЗ не подлежит рассмотрению по существу поставленных в нем вопросов обращение:

* выдержанное в некорректной форме, содержащее нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы в адрес должностного лица. Гражданину в семидневный срок направляется письменное уведомление о недопустимости злоупотребления правом на обращение;

* текст которого не поддается прочтению либо неясен смысл изложенного. Такое обращение не подлежит направлению на рассмотрение по компетенции, о чем в семидневный срок направляется гражданину письменное уведомление (если фамилия и почтовый адрес заявителя поддаются прочтению). В других случаях такое обращение направляется в архив с пометкой «оставить без рассмотрения» и обоснованием принятого решения;

* в котором гражданином обжалуется судебное решение; в семидневный срок обращение возвращается по почтовому адресу заявителю с разъяснением порядка обжалования судебного решения;

* если гражданин поднимает вопрос, на которое ему многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства. Должностное лицо, многократно направлявшее письменный ответ, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. Гражданину в семидневный срок направляется разъяснение о данном решении.

4.6. Организация личного приема граждан.

4.6.1. Личный приём граждан ведётся главой администрации сельсовета, в дни и часы согласно утверждённому графику приёма граждан, в порядке живой очереди. 

Специалисты администрации ведут приём населения в течение рабочего дня.

4.6.2. Личные обращения граждан регистрируются в журнале регистрации (Приложение № 19), в котором фиксируются сведения обратившегося и краткое содержание устного обращения, поручения, данные администрации по исполнению обращений граждан, и результаты их выполнения.

Должностные лица, которым поручено исполнение личных обращений граждан, готовят в зависимости от содержания поручения информацию или ответ посетителю.

Ведущий специалист администрации ведет анализ жалоб и обращений граждан и ежеквартально представляет главе администрации материалы о поступивших и рассмотренных письменных и устных обращениях.

1. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ.

5.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, информирование главы администрации в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

            5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы:

— требующие ответа в соответствии с действующим законодательством;

— требующие ответа по тексту документа;

— определенные резолюцией руководителя;

— обращения граждан.

При постановке документа на контроль на верхнем правом поле документа проставляется штамп «Контроль».

            5.3. Сроки исполнения документов устанавливаются типовые и индивидуальные. После рассмотрения документа главой администрации срок исполнения конкретного документа указывается в соответствующей графе журнала регистрации входящих документов.

            Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях:

— для нормативно-правовых актов вышестоящих органов власти – с даты подписания;

— для других входящих документов – со дня регистрации документа;

— для внутренних – со дня подписания или утверждения документа.

            Документы подлежат исполнению в следующие сроки:          

            — с конкретной датой исполнения – в указанный в документе срок;

            — с пометкой в тексте или в резолюции руководителя «Срочно» – в 3-дневный срок;

— имеющие пометку «Оперативно» – в 10-дневный срок;

— телеграммы, требующие срочного решения – в 2-дневный срок, прочие – в 10-дневный срок;

            — представления прокуратуры – до 30 дней;

            — протесты прокуратуры – до 10 дней;

— остальные письма – до 30 дней;

— обращения граждан: до 7 дней – для принятия неотложного решения и направления обращения по подведомственности;

  — до 30 дней – при необходимости дополнительной проверки.

  — до 15 дней – по запросу органа власти, рассматривающего обращение гражданина.

            Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, последующего за нерабочим днем.

            Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются главой администрации в тексте документа или в резолюции.

            Сроки исполнения могут быть продлены при наличии объективных обстоятельств. В случае невозможности исполнения документа в срок исполнитель готовит справку, в которой излагает просьбу о продлении его с указанием мотивов и конкретного срока. Продление сроков исполнения осуществляется главой администрации, поставившим документ на контроль, новый срок исполнения заносится в журнал регистрации входящих документов.

            Если в течение месяца не может быть решен вопрос, поставленный в обращении граждан, то заявителю дается промежуточный ответ с указанием причины задержки и срока окончательного ответа, о чём делается отметка в журнале регистрации входящих документов.

            5.4. Контроль исполнения документов по срокам и по существу осуществляет ведущий специалист администрации сельсовета, по журналу регистрации входящих документов, он же ежемесячно готовит для главы администрации аналитические сведения об исполнении документов.

            На контрольные документы длительных сроков исполнения заводятся контрольные дела, в которых находятся контролируемый документ, справки, информации и другие материалы, относящиеся к выполнению этого документа. Допускается объединение нескольких аналогичных документов в единое контрольное дело. Если срок исполнения документов более года, информация о ходе выполнения представляется ежеквартально.

            Информация о выполнении нормативно-правовых актов, распорядительных документов главы администрации и вышестоящих органов власти представляется в указанные сроки ведущим специалистом администрации, главе администрации для снятия документа с контроля. Документ считается исполненным и снимается с контроля после сообщения результатов исполнения заинтересованным организациям и лицам. Отметка об исполнении проставляется на самом документе и в журнале регистрации входящей корреспонденции.

            При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения, ведущий специалист, обязан передать все контролируемые документы другому работнику по согласованию с главой администрации.

1. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1. Печатание документов

6.1.1. Печатание документов администрации сельсовета осуществляется специалистами администрации с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

Передаваемые для печатания рукописи должны быть написаны разборчиво с использованием чернил, пасты синего, фиолетового или черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, правленые карандашом, с вклейками из газет, книг и журналов, нечеткие ксерокопии или факсимильные копии для печатания не принимаются.

Специалист, отпечатавший документ, несет ответственность за правильную орфографию и пунктуацию.

6.1.2. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

30 мм – левое;

20 мм – верхнее;

10 мм – правое;

20 мм – нижнее.

6.1.3. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12-14 через 1-1,5 межстрочных интервала.

Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное печатание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

            6.1.4. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 – для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»; наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования документа», «Отметка о приложении», за верительной надписи «Верно», а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

от 5 – для начала абзаца в тексте;

32 – для реквизита «Адресат» на продольном бланке;

40 – для реквизита «Гриф утверждения документа» и «Гриф ограничения доступа к документу».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля.

            — последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

            6.1.5. При изготовлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов, начиная со второй страницы, проставляются посередине или справа, верхнего или нижнего поля арабскими цифрами без каких-либо знаков.

            6.1.6. Допускается печатание документов временного срока хранения с использованием оборотной стороны листа, установив «зеркальные» поля.

6.2 Копирование (тиражирование) документов.

Выполнение копировально-множительных работ производится на копировальных аппаратах.

Разрешается копирование документов и материалов только служебного характера.

Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на бумаге форматов А3, А4, А5. Как правило, это должны быть первые экземпляры документов и рукописные тексты, отвечающие необходимым техническим требованиям.

1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

            Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел и организацию их оперативного хранения. Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1. Номенклатура дел.

7.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации сельсовета, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Приложение № 20).

7.1.2. Номенклатура дел администрации сельсовета составляется в целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, определения сроков их хранения, обеспечения поиска документов.

7.1.3. В номенклатуру дел включается наименования дел, отражающих все документированные участки деятельности администрации сельсовета, в том числе временно действующих органов, комиссий администрации сельсовета. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания.

7.1.4. Номенклатура дел на предстоящий год составляется ведущим специалистом, в последнем квартале текущего года, утверждается главой администрации сельсовета и вводится с 1 января следующего года.

Копия утвержденной номенклатуры представляется в архивный отдел администрации района.

7.1.5. Один раз в 5 лет номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) отдела по культуре, молодежной политике, спорту и архивному делу администрации Свободненского района, она подлежит досрочному пере согласованию в случае реорганизации администрации.

7.1.6. Заголовок дела должен чётко в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке неконкретных формулировок – «разные материалы», «общая переписка» и т.п. Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

            — название вида дела (переписка, журнал, личные дела и т.д.) или разновидности документов (протоколы, постановления, распоряжения и т.д.);

— название организации – автора документов;

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, состоящих из разных видов документов по одному вопросу, употребляется термин «Документы», указывается вопрос и в скобках перечисляются основные разновидности вошедших в дело документов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчётную документацию, указывается не дата их составления, а период, на (за) который они составлены.

7.1.7. Требования к заполнению формы номенклатуры дел

В графе 1 проставляется индекс дела по номенклатуре, который состоит из цифрового обозначения раздела номенклатуры и порядкового номера внутри раздела, например 01-09

В графе 2 указываются заголовки дел.

В графе 3 по окончании календарного года ведущий специалист, проставляет сведения о количестве фактически заведенных за год дел, если дело не заведено, в графе проставляется прочерк, а в графе 5 указывается причина отсутствия дела (документы могут не составляться, не поступать, быть переходящими с прошлого года и т.д.).

В графе 4 указываются сроки хранения дела и номер статьи по перечню документов.

В графе 5 делаются примечания о переходящих делах, о причинах отсутствия дел.

После окончания календарного года ведущим специалистом администрации сельсовета составляется итоговая запись о категориях и количестве фактически заведенных за год дел.

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Формирование исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным формированием дел в администрации осуществляется ведущим специалистом администрации сельсовета.

При формировании дел соблюдаются следующие правила:

— в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре;

— раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

— подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий и черновиков;

— приложения помещаются вместе с основными документами;

— в дела формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

— объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объеме документов формируется несколько томов дела.

Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела).

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

Документы в личных делах формируются в порядке поступления.

Лицевые счета группируются по алфавиту фамилий.

Толщина дел со сроками хранения до 10 лет может достигать 10 см.

7.2.2. Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершению года.

При заведении дела оформляется его обложка (Приложение № 21), на которой указываются все сведения, кроме количества листов и номера дела по описи – частичное оформление дел. Индекс дела указывается и на корешке обложки.

По завершении года проводится полное оформление дел постоянного и длительных (свыше 10 лет) сроков хранения.

7.2.3. Полное оформление дел предусматривает: подшивку или переплёт дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; до оформление обложки дела.

7.2.4. Дела переплетаются или подшиваются в твёрдую картонную обложку нитками нулевого размера на 4-5 проколов с учётом возможности прочтения текста всех документов. Все металлические скрепки удаляются.

При подшивке (переплете) документов следует учитывать, что текст документа не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а это возможно только в том случае, если левое поле составляет не менее 3 см.

Если текст расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

В конце дела подшивается лист-заверитель, в начале дела – чистый лист и внутренняя опись.

 7.2.5. Все листы дела, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Сложенные листы нумеруются в развёрнутом виде. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, потом – очередным номером каждое вложение. Фотографии, чертежи, другие иллюстративные документы нумеруются на оборотной стороне в левом углу.

7.2.6. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов.

Во внутренней описи и за верительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка («На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа»).

7.2.7. После нумерации листов составляется лист-заверитель (Приложение № 25), в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела. Лист-заверитель подписывается специалистом, пронумеровавшим листы.

7.2.8. Внутренняя опись (Приложение № 23) составляется к личным делам.

7.2.9. На обложке законченного делопроизводством дела уточняются крайние даты и крайние номера (первого и последнего документа) распорядительных документов; номера и заголовки томов, если дело оказалось из нескольких томов; количество листов в деле; после составления описи дел на обложке указывается номер описи и номер дела по описи.

Все надписи на обложке делаются светостойкими чёрными чернилами или могут печататься с помощью компьютера и принтера и наклеиваться на обложку наглухо клеем ПВА. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела.

Даты дела могут не указываться на установленном для даты месте на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел (План работы администрации на 2011 год).

Наименование организации, год, номер дела могут проставляться на обложке штампом.

7.3. Организация оперативного хранения дел.

7.3.1. С момента заведения и до передачи в муниципальный архив и архив администрации сельсовета, дела хранятся в администрации сельсовета.

7.3.2. Дела хранятся у специалистов в закрывающихся на ключ металлических шкафах в вертикальном положении, текущие – по порядку индексов дел по номенклатуре, включенные в описи – по порядку номеров дел по описи.

7.3.3. Включенные в описи дела выдаются для работы ведущим специалистом, под роспись в журнале учёта выдачи дел.

7.3.4. При смене лиц, ответственных за хранение документов, составляется акт приёма-передачи архивных и текущих дел.

7.3.5. Архивные дела передаются в муниципальный архив:

— управленческие документы постоянного хранения – через 5 года после завершения их делопроизводством;

— похозяйственные книги, документы о приватизации – в случае ликвидации;

— документы по личному составу – в случае ликвидации.

1. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ДАЛЬНЕЙШЕМУ ХРАНЕНИЮ

И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

8.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в администрации сельсовета распоряжением администрации создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), функции и права которой определяются положением. 

8.1.3. Экспертиза ценности (ЭЦ) документов проводится ежегодно. Комиссия работает при составлении номенклатуры дел, при проведении ЭЦ, составлении описей и при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.

8.1.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов:

— постоянного хранения, подлежащих передаче в архивный отдел администрации района;

— временных сроков хранения, подлежащих дальнейшему хранению в администрации сельсовета, в том числе документов по личному составу и документов со сроком хранения «До минования надобности»;

— подлежащих уничтожению в связи с истечением предельных сроков хранения.

8.1.5. В процессе экспертизы из дел постоянного срока хранения изымаются дублетные экземпляры и варианты документов, документы с временным сроком хранения, а также проверяются качество и полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.

8.1.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.

8.2. Составление описей дел.

8.2.1. На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного хранения и дела со сроками хранения свыше 10 лет ведущий специалист составляет описи (Приложения № 24, 25).

 В опись включаются заголовки всех дел постоянного хранения администрации сельсовета, сформированных в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, а также возникших дополнительно в процессе деятельности. При отсутствии включённых в номенклатуру дел постоянного хранения и по личному составу составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается главой администрации.

8.2.2. При составлении описи соблюдаются следующие правила: каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи – валовый; графы заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», указывается номер тома дела и уточняется содержание каждого тома; на каждом новом листе заголовок воспроизводится полностью.

8.2.3. При внесении в опись многотомных дел в заголовке первого тома указывается количество томов, а в заголовке последнего тома после номера тома добавляется слово «последний», например:

Распоряжения администрации Нижнебузулинского сельсовета по основной деятельности, документы к ним

(в 2 томах).

Том 1. Распоряжения №№ 1-75.

То же. Том 2 (последний). Распоряжения №№ 76-134.

8.2.4. В описи между наименованиями (заголовками) дел должен быть интервал не менее 1 см.

Планы и отчёты вносятся в опись дел за тот год, на (за) который они составлены, независимо от даты их составления. Перспективные планы вносятся в опись по первому году планируемого периода.

8.2.5. Описи дел составляются в четырех экземплярах отдельно на управленческие дела постоянного хранения, на похозяйственные книги и на дела по личному составу.

Описи представляются в архивный отдел администрации района для утверждения и согласовании, после чего они утверждаются главой администрации сельсовета.

8.3. Составление акта о выделении документов к уничтожению

На документы, сроки хранения которых истекли, составляется акт о выделении их к уничтожению (Приложение № 26).

Отбор документов и дел временного хранения за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится ежегодно одновременно с составлением описей на документы постоянного и длительного хранения за этот же период.

Акт подписываются составителем и ЭК администрации сельсовета.

Глава администрации утверждает акты только после возвращения в администрацию описей дел постоянного хранения, похозяйственных книг и по личному составу, утвержденных экспертно-проверочной комиссией министерства культуры и архивного дела Амурской области.

Акты представляются для согласования в архивный отдел администрации района.

После этого администрация имеет право уничтожить включенные в акт дела и документы, о чём в акте делается соответствующая запись.

8.4. Передача документов в архив.

            8.4.1. По истечении пяти лет обработанные и включенные в описи дела:

            — постоянного хранения – передаются в муниципальный архив;

            — по личному составу и долговременного хранения – передаются в архив администрации сельсовета.

Передача производится только по утвержденным описям.

В период подготовки дел к передаче в архив, ведущим специалистом предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты обязаны устранить.

            Прием каждого дела производится ведущим специалистом. При этом на экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ведущего специалиста и лица, передавшего дела.

            Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

            8.4.2. Документы по личному составу и долговременного хранения хранятся в архиве администрации сельсовета.

1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ.

9.1. Для удостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копий документов подлинникам используются печати сельского Совета народных депутатов, администрации сельсовета и штампы.

 9.2. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы: «Входящих документов», «Контроль».

            9.3. Печать администрации сельсовета изготавливается в одном экземпляре, хранится у главы администрации сельсовета в сейфе, проставляется на документах:

— с подлинной подписью главы администрации сельсовета;

— на копиях постановлений, распоряжений администрации сельсовета;

— на командировочных удостоверениях;

— на справках, характеристиках, документах личного состава администрации и др. (Приложение № 13).

9.4. Печати и штампы изготавливаются в штемпельно-граверных мастерских, имеющих государственную лицензию, учитываются ведущим специалистом администрации в специальном журнале (Приложение № 27), выдаются под расписку работникам, которые обеспечивают их сохранность.

            Печати и штампы хранятся в надежно закрываемых сейфах и шкафах. Пришедшие в негодность печати и штампы уничтожаются по акту, с проставлением отметок в соответствующих журналах.

            При смене лиц, ответственных за хранение печатей и штампов, печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.

            9.5. Лица, ответственные за учет, хранение и использование печатей, назначаются распоряжением главы администрации сельсовета.

Документ в электронном виде, просмотреть, скачать.doc