Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти ленинградской области

постановление

ГУБЕРНАТОРА Ленинградскойобласти

(В редакции Постановлений ГубернатораЛенинградской области

от13.05.2020 г. № 42-пг;

от31.10.2020 г. № 91-пг)

1. Утвердить иввести в действие с 1 января 2018 года прилагаемую Инструкцию поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее –Инструкция).

2.Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на руководителейорганов исполнительной власти Ленинградской области.

3. Руководителяморганов исполнительной власти Ленинградской области ознакомить (под роспись)работников подразделений с Инструкцией.

4. Управлениюделами Правительства Ленинградской области изготовить по заявкам аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области необходимое количествоэкземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции.

5. Признатьутратившими силу:

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29декабря 2005 года № 253-пг «Об утверждении Инструкции поделопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 7августа 2012 года № 87-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29августа 2013 года № 84-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 25сентября 2013 года № 90-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 22октября 2013 года № 100-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановление ГубернатораЛенинградской области от 10 июня2014 года № 40-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 7 июля2014 года № 51-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 1сентября 2014 года № 65-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 31октября 2014 года № 84-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 24февраля 2015 года № 6-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 5 марта2015 года № 10-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 18марта 2015 года № 14-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 25марта 2015 года № 17-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

пункт 2 постановленияГубернатора Ленинградской области от 31марта 2015 года № 18-пг «Об утверждении Порядка взаимодействияорганов исполнительной власти Ленинградской области, должностных лиц Ленинградскойобласти при рассмотрении обращений граждан»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 3 июня2015 года № 33-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области»;

постановлениеГубернатора Ленинградской области от 8 июня2015 года № 35-пг «О внесении изменения в постановлениеГубернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 года № 253-пг»Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительнойвласти Ленинградской области».

6. Контроль заисполнением постановления возложить на вице-губернатора Ленинградской области –руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Губернатор Ленинградской области

А.Дрозденко

УТВЕРЖДЕНА

постановлениемГубернатора

Ленинградскойобласти

от 13 февраля2018 года № 4-пг

(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ

поделопроизводству в органах исполнительной власти

Ленинградскойобласти

(В редакции Постановлений Губернатора Ленинградской области

от13.05.2020 г. № 42-пг;

от31.10.2020 г. № 91-пг)

Раздел 1. Общиеположения

1.1. НастоящаяИнструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документамив органах исполнительной власти Ленинградской области (далее также –Администрация Ленинградской области), в том числе определяет:

основные правилаподготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения в органахисполнительной власти Ленинградской области служебных документов и приложенныхк ним материалов несекретного характера (далее – документы, материалы);

порядокрассмотрения в органах исполнительной власти Ленинградской области обращенийгосударственных органов, органов местного самоуправления и организаций, а такжедолжностных лиц соответствующих органов и организаций;

основные правилаподготовки, оформления, порядок согласования проектов правовых актовГубернатора Ленинградской области и проектов правовых актов ПравительстваЛенинградской области (далее – проекты правовых актов), проектов областныхзаконов и проектов федеральных законов, подписания, регистрации и опубликованияпринятых областных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области иправовых актов Правительства Ленинградской области.

1.2. Положениянастоящей Инструкции не распространяются на порядок оформления, согласованиядокументов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. В целяхавтоматизации делопроизводства в Администрации Ленинградской областиприменяется система электронного документооборота Ленинградской области (далее– СЭД ЛО).

Документооборотмежду органами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется вэлектронном виде по СЭД ЛО. Передача документов по иным каналам связи и (или)на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральнымиили областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативнымиправовыми актами, настоящей Инструкцией установлено требование о необходимостисоставления документа исключительно на бумажном носителе.

При передачеэлектронных документов между органами исполнительной власти Ленинградскойобласти документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью(далее – ЭП) должностного лица – автора документа. Электронная копия документаможет быть заверена ЭП должностного лица, зарегистрировавшего документ в СЭДЛО.

Ответственностьза неправомерное подписание электронного документа ЭП несет владелец ключа ЭП.

Получение по СЭДЛО электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электроннойкопии документа, является достаточным условием, позволяющим установитьавторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

Все действия,производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, подписание(визирование), постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списаниедокумента в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются врегистрационной карточке СЭД ЛО. При этом к регистрационной карточке в обязательномпорядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графическихдокументов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls,Xlsx).

1.4. Правила ипорядок работы с документами и материалами, установленные настоящей Инструкцией,обязательны для всех лиц, замещающих государственные должности Ленинградскойобласти, должности государственной гражданской службы Ленинградской области ииные должности в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее –работники).

Работники несутответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранностьнаходящихся на исполнении или хранении документов (материалов) и неразглашениесодержащихся в них сведений (служебной информации).

1.5. Организациядокументационного обеспечения деятельности Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, организационно-методическое руководствоорганизацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в СЭД ЛО на основеединой политики в Администрации Ленинградской области, а также контроль засоблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлениемделопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области(далее – управление делопроизводства).

Инструктивныематериалы управления делопроизводства по вопросам организации исовершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков инарушений в делопроизводстве, обязательны для исполнения во всех органахисполнительной власти Ленинградской области.

По вопросам организациидокументационного обеспечения управление делопроизводства взаимодействует сгосударственными органами, органами местного самоуправления, государственнымиорганизациями.

1.6.Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатацию технологической инфраструктуры,информационной безопасности электронного документооборота АдминистрацииЛенинградской области возлагается на Комитет цифровогоразвития Ленинградской области. Инструктивные материалы Комитета цифрового развития Ленинградской области повопросам совершенствования эксплуатации и информационной безопасностиэлектронного документооборота обязательны для исполнения во всех органахисполнительной власти Ленинградской области. (Вредакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

1.7.Секретариаты вице-губернаторов Ленинградской области, заместителей ПредседателяПравительства Ленинградской области осуществляют учет, регистрацию,рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, поступивших изуправления делопроизводства и органов исполнительной власти Ленинградскойобласти, а также их хранение и сдачу в государственный архив.

1.8. Ответственностьза организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящейИнструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на руководителейорганов исполнительной власти Ленинградской области.

Органамиисполнительной власти Ленинградской области прием, отправка, учет, регистрация,рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдачав государственный архив осуществляются самостоятельно в соответствии стребованиями настоящей Инструкции.

1.9. Документыпостоянного срока хранения, временного хранения (свыше 10 лет), созданные в СЭДЛО, при подготовке для передачи на хранение в государственный архив переносятсяна бумажный носитель с графическим отображением сертификатов электронныхподписей должностных лиц, подписавших документы, и заверяются печатью органаисполнительной власти Ленинградской области и личной подписью должностноголица, ответственного за делопроизводство.

1.10. Ведениеделопроизводства в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляетсяструктурными подразделениями соответствующих органов, осуществляющими функциипо обеспечению делопроизводства, или отдельными работниками, на которыхдолжностными регламентами возложены обязанности ответственных заделопроизводство в соответствующих органах (далее – ответственные заделопроизводство).

Положения оструктурных подразделениях органов исполнительной власти Ленинградской области,осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства, а также должностныерегламенты ответственных за делопроизводство разрабатываются с учетом настоящейИнструкции и утверждаются руководителями соответствующих органов.

1.11. Вположениях о структурных подразделениях органов исполнительной властиЛенинградской области, осуществляющих функции по обеспечению делопроизводства,и должностных регламентах ответственных за делопроизводство должны содержатьсяследующие функции и основные обязанности:

ведение СЭД ЛОоргана исполнительной власти;

прием и учет(регистрация) входящих документов и материалов (корреспонденции);

учет(регистрация) документов внутреннего делопроизводства органа исполнительнойвласти;

представлениевходящих документов и материалов на рассмотрение руководителю органаисполнительной власти или иному работнику органа исполнительной власти (далее –уполномоченный работник);

направление всоответствии с указаниями (резолюцией) руководителя органа исполнительнойвласти и руководителя структурного подразделения этого органа документов иматериалов работнику, назначенному ответственным за работу с ними (далее –исполнитель);

прием отисполнителя документов и материалов, в том числе проектов документов (решений)органа исполнительной власти Ленинградской области, для представления их надоклад, рассмотрение (подписание) руководителю этого органа или уполномоченномуработнику;

учет(регистрация) исходящих документов (решений) органа исполнительной власти,обеспечение их доставки или передача для отправки адресатам;

ввод вэлектронную базу данных информации о движении документов;

контроль запрохождением и сроками исполнения документов внутри органа исполнительнойвласти Ленинградской области;

подготовка исвоевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел органа исполнительнойвласти, согласование номенклатуры дел с уполномоченным органом исполнительнойвласти Ленинградской области в области архивного дела;

ведение,формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

обеспечениехранения, комплектования, учета и использования архивных документов,составление сводных годовых разделов описей дел постоянного хранения (поличному составу) на основании описей дел структурных подразделений органаисполнительной власти (спустя два года завершения их делопроизводством),подготовка и передача архивных дел в государственный архив, составление отборочныхактов на уничтожение дел, документов с истекшим сроком хранения в установленномпорядке;

ежемесячнаяпроверка наличия документов, дел и изданий с грифом «Для служебногопользования»;

обеспечениехранения, учета и использования бланочной продукции, печатей и штампов органаисполнительной власти;

представление ваппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области сведений опрохождении и исполнении документов, а также получение такого рода информации;

консультированиеработников органа исполнительной власти по вопросам делопроизводства.

1.12. Всеподготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области проектыдокументов (решений) до их принятия (подписания) относятся к материалам,содержащим служебную информацию.

1.13. Передачалюбым третьим лицам копий документов и материалов, зарегистрированныхструктурным подразделением органа исполнительной власти Ленинградской области,осуществляющим функции по обеспечению делопроизводства, допускается только поуказанию (разрешению) руководителя этого органа.

Взаимодействие спредставителями средств массовой информации, в том числе передача им какой-либослужебной информации, копий документов или материалов, осуществляетсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области или уполномоченнымработником в порядке, установленном Губернатором Ленинградской области.

1.14. В случаеутраты зарегистрированных в управлении делопроизводства документов илиматериалов руководитель органа исполнительной власти Ленинградской областиобязан письменно проинформировать об этом управление делопроизводства суказанием причин утраты.

1.15. Правовыеакты органов исполнительной власти Ленинградской области по вопросаморганизации делопроизводства в этих органах не должны противоречить настоящейИнструкции.

1.16.Определения терминов, применяемых в делопроизводстве, содержатся в национальномстандарте Российской Федерации «ГОСТ Р. 7.0.8-2013. Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения».

Раздел 2. Составуправленческих документов

АдминистрацииЛенинградской области

2.1.Деятельность Администрации Ленинградской области обеспечивается системойвзаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяетсякомпетенцией органов исполнительной власти Ленинградской области, порядкомразрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характеромвзаимодействия между органами исполнительной власти Ленинградской области идругими государственными органами, органами местного самоуправления иорганизациями.

Функцииуправления в Администрации Ленинградской области реализуются с помощьюорганизационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовыеакты Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области,отраслевых, территориальных и иных органов исполнительной власти Ленинградскойобласти, распорядительные, организационные и информационно-справочныедокументы.

2.2.Распорядительные документы.

Распорядительныйдокумент – вид документа, в котором фиксируются решения административных иорганизационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения ирегулирования деятельности Администрации Ленинградской области, не утвержденныеправовыми актами.

Краспорядительным документам относятся:

решениясовещательных, консультативных и координационных органов;

поручениядолжностных лиц и др.

2.3.Организационные документы.

Организационныедокументы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденныеправовыми актами.

Организационныедокументы, как правило, утверждаются должностным лицом, в компетенцию которогоили в компетенцию возглавляемого (представляемого) им органа входит обязанностьрегулирования соответствующего вопроса.

Корганизационным документам относятся:

положение оструктурном подразделении органа исполнительной власти Ленинградской области;

правила;

инструкция(методические рекомендации);

регламент (в томчисле должностной регламент (должностная инструкция);

план (дорожнаякарта).

2.3.1.Положение, правила, инструкция (методические рекомендации), регламент.

Положениепринимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные междусобой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.

В правилахустанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции(методических рекомендациях) излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных правовых актов.

В регламентеустанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения, одновременно спорядком осуществления какой-либо деятельности или порядком примененияуказанных в нем норм и требований.

2.3.2. План(дорожная карта).

План (дорожнаякарта) – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ илимероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретныхисполнителей.

2.4.Информационно-справочные документы.

Информационно-справочныедокументы – документы, содержащие справочную и иную необходимую информацию,являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительныхдокументов.

Кинформационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебноеписьмо;

акт;

докладная,объяснительная или служебная записка;

стенограмма;

отчет и другиедокументы информационно-справочного характера.

2.4.1. Протокол.

Протокол –документ, констатирующий определенные факты, предназначенный для фиксации ходарассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных,совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Протоколсоставляется на основании записей, произведенных во время совещания(заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисовдокладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.4.2. Служебноеписьмо.

Служебное письмов Администрации Ленинградской области подготавливается как:

ответ овыполнении поручения Губернатора Ленинградской области;

исполнениепоручения Губернатора Ленинградской области в связи с обращениями граждан;

ответ наофициальный запрос государственного органа, органа местного самоуправления илиорганизации;

инициативноеписьмо.

2.4.3. Акт.

Акт – документ,составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты илисобытия.

2.4.4.Докладная, объяснительная или служебная записка.

Докладнаязаписка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса свыводами и предложениями составителя.

Объяснительнаязаписка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебнаязаписка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.4.5.Стенограмма.

Стенограмма –дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях,собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методомстенографии или звукозаписи.

2.4.6. Отчет.

Отчет –документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполненияпланов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Раздел 3.Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора Ленинградскойобласти и Правительства

Ленинградскойобласти

3.1.Правовой акт Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградскойобласти – официальный документ, устанавливающий правовые нормы (правилаповедения) или иные правовые решения, принятый соответствующим должностнымлицом или органом в пределах их компетенции, имеющий форму официальногодокумента с реквизитами правового акта (указание формы, субъекта издания,наименования, даты и номера).

Правовыеакты Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской областииздаются в соответствующей форме (постановление, распоряжение) и по характеруподразделяются на нормативные и имеющие ненормативный характер правовые акты.

3.2.Проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области (далее также – правовой акт, проект правового акта)проходят подготовку и согласование на бумажном или электронном носителе.

Набумажном носителе подлежит согласованию проект правового акта:

содержащегоинформацию ограниченного распространения с грифом «Для служебногопользования» (далее – гриф «ДСП»);

покадровым вопросам, предусматривающего назначение, освобождение, перемещение нагосударственные должности Ленинградской области, должности государственнойгражданской службы Ленинградской области и должности, не являющиеся должностямигосударственной гражданской службы Ленинградской области, с регистрацией в СЭДЛО;

повопросам награждения государственными и ведомственными наградами, поощренияценными подарками, денежного поощрения и материального стимулированияработников Администрации Ленинградской области, с регистрацией в СЭД ЛО;

повопросам проведения служебных и иных проверок в отношении государственныхгражданских служащих Ленинградской области, привлечения их к дисциплинарной ииной установленной федеральными законами ответственности, с регистрацией в СЭДЛО.

Иныепроекты правовых актов проходят согласование в электронном виде посредством СЭДЛО.

Вотдельных случаях по письменному согласованию начальника управленияделопроизводства возможно согласование проекта правового акта на бумажном носителе.

3.3.Подготовка проекта правового акта осуществляется на основании действующихфедеральных и областных законов и принятых в соответствии с ними подзаконныхактов, поручений Губернатора Ленинградской области либо в инициативном порядкеорганом исполнительной власти Ленинградской области, ответственным заразработку проекта правового акта (далее – ответственный орган).

3.4.Вид правового акта определяется ответственным органом при подготовке проекта иможет быть изменен комитетом правового обеспечения Ленинградской области в ходесогласования проекта.

3.5.Порядок внесения на заседание Правительства Ленинградской области проектовправовых актов Правительства Ленинградской области и их принятия определяетсяРегламентом Правительства Ленинградской области.

3.6.Организацию согласования проекта правового акта осуществляет ответственныйорган.

Ответственныйорган вправе принимать на рассмотрение проекты правовых актов, предложенныетерриториальными органами федеральных органов исполнительной власти, другимигосударственными органами, органами местного самоуправления или инымизаинтересованными лицами.

3.7.Ответственным органом по разработке проектов правовых актов по кадровымвопросам и по вопросам гражданской службы является аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области (управление государственной службы икадров).

3.8.Персональную ответственность за соответствие содержания проекта правового актадействующему федеральному законодательству и областному законодательству,правилам юридико-технического оформления документов, а также за своевременноесогласование проекта правового акта несет руководитель ответственного органа.

3.9.Разработку, обеспечение согласования и доработку проекта правового актаосуществляет назначенный руководителем ответственного органа работник (далее внастоящем разделе – исполнитель).

3.10.Проект правового акта, оформленный на бумажном носителе и состоящий более чемиз одного листа, сшивается и полистно визируется исполнителем и руководителемответственного органа.

3.11.Проект правового акта регистрируется ответственным органом в СЭД ЛО, для чегосоздается регистрационная карточка проекта документа (далее – РКПД). Присоздании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля»Исполнитель», «Содержание», «Состав».

Вполе «Файлы» прикрепляется текст проекта правового акта в формате»doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя органаисполнительной власти Ленинградской области, инициировавшего подготовку проектаправового акта. Файл с текстом проекта правового акта должен иметь название суказанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления(распоряжения)».

Вполе «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением),краткой информацией к проекту правового акта.

Вполе «Адресаты» исполнитель указывает адресатов, которым необходимообеспечить рассылку проекта правового акта для согласования (визирования)
и составляет очередность («маршрут»)согласования. По типу очередности согласование может быть либопоследовательное, либо параллельное («веерное согласование»).

«Веерноесогласование» не применяется при направлении проекта правового акта насогласование в комитет правового обеспечения Ленинградской области,руководителю аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области,начальнику управления делопроизводства. После завершения процедуры»веерного согласования» проект правового акта направляетсяпоследовательно в комитет правового обеспечения, руководителю аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области и начальнику управления делопроизводства.

3.12.Согласованный проект правового акта с прилагаемыми к нему документами,проставленной визой исполнителя направляется по СЭД ЛО в протокольный отделуправления делопроизводства (далее – протокольный отдел).

Протокольныйотдел проверяет:

наличиеприлагаемых к проекту замечаний (заключений), о которых имеется отметка в листесогласования, или которые должны прилагаться к проекту в соответствии снастоящей Инструкцией;

наличиев РКПД информации о необходимости официального опубликования принятого правовогоакта.

Приотсутствии замечаний к проекту правового акта начальник протокольного отделапринимает его в работу.

3.13.Согласование (визирование) проекта правового акта производится в целяхобеспечения соответствия его содержания действующему федеральномузаконодательству и областному законодательству, правилам юридико-техническогооформления документов, а также предотвращения возможности нанесения ущербаинтересам Российской Федерации, Ленинградской области и законным интересамтретьих лиц.

3.14.Согласование (визирование) проекта правового акта должностным лицом оформляетсясогласующей визой, которая включает его личную подпись (или ЭП), расшифровкуподписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименованиедолжности согласующего лица.

Срокдействия согласующей визы составляет не более шести месяцев (при согласованиипроектов, связанных со строительством, реконструкцией, расширением икапитальным ремонтом объектов недвижимости, предоставлением объектовнедвижимости на инвестиционных условиях, установкой памятников, – не более 12месяцев) с даты проставления согласующей визы до представления в комитетправового обеспечения Ленинградской области. Если срок действия визы истек,проект подлежит повторному согласованию (визированию) соответствующимсогласующим лицом.

3.15.Согласование (визирование) проекта правового акта может осуществлятьсяследующими согласующими лицами:

должностнымилицами Ленинградской области (далее – внутреннее согласование);

должностнымилицами федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов,органов местного самоуправления и заинтересованных организаций (далее – внешнеесогласование).

3.16.Согласование (визирование) проекта правового акта в обязательном порядке должноосуществляться следующими согласующими лицами:

1) вотношении всех проектов правовых актов:

руководителемответственного органа;

вице-губернаторомЛенинградской области, членом Правительства Ленинградской области, курирующим(возглавляющим) ответственный орган;

вице-губернаторомЛенинградской области, членом Правительства Ленинградской области,руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области, указанными впроекте, либо в компетенции которых находятся вопросы, регулируемыесоответствующим проектом;

председателемкомитета правового обеспечения Ленинградской области (путем проставления впроекте согласующей визы и приложения к проекту подписанных им заключений опроведении правовой (юридической) экспертизы проекта и антикоррупционнойэкспертизы проекта нормативного правового акта);

вице-губернаторомЛенинградской области – руководителем аппарата Губернатора и ПравительстваЛенинградской области (далее – руководитель аппарата) (в его отсутствие –лицом, исполняющим обязанности руководителя аппарата);

начальникомуправления делопроизводства;

2) вотношении проектов правовых актов, регулирующих отдельные вопросы:

председателемкомитета специальных программ Ленинградской области в случае, если проектсвязан с защитой государственной тайны и (или) содержит сведения, отнесенные кгосударственной тайне в соответствии с Перечнем сведений, отнесенных кгосударственной тайне, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от30 ноября 1995 года № 1203 (путем проставления в проекте согласующей визы иприложения к проекту подписанного им заключения о проведении экспертизысодержащейся в проекте информации, предназначенной к открытому опубликованию),а также проектов правовых актов Ленинградской области об утверждении положенийоб органах исполнительной власти Ленинградской области, к полномочиям и (или)функциям которых отнесено осуществление деятельности в сфере защитыгосударственной тайны и мобилизационной подготовки, проектов правовых актовЛенинградской области об утверждении внутренней структуры и штатного расписанияорганов исполнительной власти Ленинградской области, в которых предусмотреныштатные мобилизационные органы и (или) мобилизационные работники, проектов правовыхактов по кадровым вопросам, предусматривающих назначение на государственныедолжности Ленинградской области, должности государственной гражданской службыЛенинградской области и должности, не являющиеся должностями государственнойгражданской службы Ленинградской области; (В редакции Постановления ГубернатораЛенинградской области от31.10.2020 г. № 91-пг)

первымзаместителем Председателя Правительства Ленинградской области – председателемкомитета финансов (в его отсутствие – лицом, исполняющим обязанностипредседателя комитета) в случае, если принятие проекта влечет расходованиесредств областного бюджета Ленинградской области или в проектепредусматриваются действия по распоряжению или отчуждению государственногоимущества Ленинградской области либо приобретению имущества в собственностьЛенинградской области;

заместителемПредседателя Правительства Ленинградской области –председателем комитетаэкономического развития и инвестиционной деятельности (в его отсутствие –лицом, исполняющим обязанности председателя комитета) в случае, если проекттребует проведения в установленном порядке процедуры оценки регулирующеговоздействия (путем проставления в проекте согласующей визы и приложения кпроекту подписанного им заключения о проведении оценки регулирующеговоздействия проекта) или если в проекте предусматриваются действия пораспоряжению или отчуждению государственного имущества Ленинградской областилибо приобретению имущества в собственность Ленинградской области;

председателемЛенинградского областного комитета по управлению государственным имуществом вслучае, если в проекте предусматриваются действия по распоряжению илиотчуждению государственного имущества Ленинградской области либо приобретениюимущества в собственность Ленинградской области;

абзац;(Исключен — Постановление Губернатора Ленинградской области от17.04.2020 г. № 36-пг)

председателем
Комитета цифрового развития Ленинградской области
,если в проекте правового акта предусматриваются мероприятия по использованиюинформационно-коммуникационных технологий, созданию, развитию, модернизации,эксплуатации информационных систем и информационно-телекоммуникационнойинфраструктуры, осуществляемые органами исполнительной власти Ленинградскойобласти.
(В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

3.17.Рассмотрение проекта правового акта осуществляется председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области до его согласования руководителем аппарата иначальником управления делопроизводства при наличии согласующих подписей иныхдолжностных лиц, указанных в пункте 3.16 настоящей Инструкции.

3.18.Экспертиза содержащейся в проекте правого акта информации, предназначенной коткрытому опубликованию, осуществляется
председателем комитетаспециальных программ Ленинградской области
до рассмотрения проектаправового акта председателем комитета правового обеспечения Ленинградскойобласти.
(В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от31.10.2020 г. № 91-пг)

3.19.Проект постановления Правительства Ленинградской области, не предусмотренный крассмотрению на заседании Правительства Ленинградской области, подлежитсогласованию (визированию) не менее чем половиной членов его состава, в томчисле обязательному согласованию (визированию) первым заместителем ПредседателяПравительства Ленинградской области – председателем комитета финансов.

Вслучае если проект правового акта Правительства Ленинградской области вноситсяна заседание Правительства Ленинградской области, в РКПД делается запись»Вносится на заседание Правительства Ленинградской области».

3.20.Необходимый состав согласующих лиц, определяемый в соответствии с требованиямипунктов 3.16 и 3.19 настоящей Инструкции, при оформлении проекта правового актана бумажном носителе указывается на лицевой стороне последнего листа проекта, апри отсутствии места – на оборотной стороне этого листа.

3.21.Дата передачи проекта правового акта на рассмотрение согласующему лицу приоформлении проекта на бумажном носителе указывается в РКПД и в маршрутном листе(приложение 1 к настоящей Инструкции).

3.22.Рассмотрение проекта правового акта согласующим лицом (кроме рассмотренияпредседателем комитета правового обеспечения Ленинградской области, Комитетафинансов Ленинградской области, Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области,
Комитетацифрового развития Ленинградской области
) осуществляется в течениетрех рабочих дней со дня передачи проекта на согласование (визирование), еслииной срок не установлен Губернатором Ленинградской области, при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом.
 (В редакцииПостановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

3.23.Рассмотрение проекта правового акта в Комитете финансов Ленинградской области,Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградскойобласти
, Комитете цифрового развития Ленинградской области
осуществляется в течение пяти рабочих дней со дня его передачи на рассмотрение,если иной срок не установлен Губернатором Ленинградской области, при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом. Рассмотрение проекта правового акта вкомитете правового обеспечения Ленинградской области в целях проведенияправовой (юридической) и антикоррупционной экспертизы и согласования(визирования) председателем указанного комитета осуществляется в течение семирабочих дней со дня его передачи на рассмотрение, если иной срок не установленГубернатором Ленинградской области,
при этом деньпоступления проекта правового акта на согласование и день передачисогласованного проекта правового акта не учитываются в срок рассмотренияправового акта согласующим лицом. (В редакцииПостановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Заключениекомитета правового обеспечения Ленинградской области не требуется в случаеположительного результата правовой (юридической) экспертизы проекта правовогоакта (кроме проекта областного закона), закрепленного визой председателякомитета правового обеспечения Ленинградской области на проекте правового акта,по вопросам государственной гражданской службы, о расходовании бюджетныхсредств, награждении или присвоении почетного звания, по вопросам распоряженияконкретным объектом государственного имущества Ленинградской области, об отменеили признании утратившим силу действующего правового акта Ленинградскойобласти, о внесении изменений и (или) дополнений в действующий правовой актЛенинградской области.

3.24.Согласующее лицо несет ответственность за нарушение установленных сроков согласованияпроекта правового акта.

3.25.Согласование проекта правового акта о признании утратившим силу действующегоправового акта или о внесении изменений в действующий правовой акт в случае,если правовой акт был оспорен в суде или опротестован прокурором, другиминадзорными или контролирующими органами либо признан судом недействующимполностью или в части, должно быть полностью завершено до истечения срока,установленного комитетом правового обеспечения Ленинградской области.

3.26.Проект правового акта не должен приниматься согласующим лицом на рассмотрениепри отсутствии:

припередаче через СЭД на электронном носителе – ЭП исполнителя, ЭП руководителяответственного органа и ЭП вице-губернатора Ленинградской области или членаПравительства

 Ленинградской области,курирующего (возглавляющего) ответственный орган;

припередаче на бумажном носителе – подписи исполнителя внизу лицевой стороныкаждого листа проекта, подписей руководителя ответственного органа,вице-губернатора Ленинградской области или члена Правительства Ленинградскойобласти, курирующего (возглавляющего) ответственный орган.

Насогласование проект принимается с приложением на электронном и (или) бумажномносителе следующих документов:

1)пояснительной записки с указанием статей (пунктов, частей, подпунктов)федеральных и (или) областных законов, предоставляющих субъекту издания (взависимости от вида правового акта – Губернатору Ленинградской области илиПравительству Ленинградской области) полномочия регулировать соответствующиеправоотношения, а также конкретных целей принятия правового акта и сведений оналичии в областном бюджете Ленинградской области средств на их достижение(если принятие проекта не предполагает расходование средств областного бюджетаЛенинградской области, указывается данное обстоятельство).

Впояснительной записке к проекту нормативного правового акта, в отношениикоторого не требуется проводить процедуру оценки регулирующего воздействия,указывается об отсутствии такой необходимости;

2)технико-экономического обоснования, а для проектов правовых актов,предусматривающих выделение бюджетных средств, уменьшение доходов областногобюджета Ленинградской области, перемещение бюджетных средств, возникновение,прекращение или изменение долговых обязательств, предоставление государственногоимущества Ленинградской области или приобретение имущества в собственностьЛенинградской области, также обязательно приложение следующих документов(материалов):

сметырасходов,

проектадоговора (соглашения), действующего договора (соглашения) инвестиционногопроекта,

расчетовпотребности бюджетных ассигнований по каждому направлению расходов (собоснованием),

материалов,содержащих сведения об источниках финансового обеспечения дополнительныхрасходов в текущем финансовом году, в очередном финансовом году и плановомпериоде, а также за пределами планового периода, в случае если срок реализациирешений, предлагаемых к принятию проектом правового акта, выходит за пределыпланового периода,

расчетовувеличения (уменьшения) поступлений налогов, сборов (пошлин), иных платежей вобластной бюджет Ленинградской области,

расчетовизменений целевых показателей государственных программ Ленинградской области,обусловленных изменениями доходов или расходов областного бюджета Ленинградскойобласти (в том числе при перераспределении расходов),

финансово-экономическогои (или) статистического анализа текущей ситуации по решениям, предлагаемым кпринятию проектом правового акта;

3)заключения об оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развитияи инвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении проектанормативного правового акта, затрагивающего вопросы осуществленияпредпринимательской и инвестиционной деятельности;

4)документов и (или) материалов, которые должны быть приложены к проектуправового акта в соответствии с требованиями федерального законодательства илиобластного законодательства, либо при отсутствии которых невозможно установитьправомерность принятия соответствующего правового акта;

4.1)в отношении проекта правового акта, связанного с переводом земель или земельныхучастков из одной категории в другую, а также геологическим изучением,использованием и охраной недр – двух образцов картографических материалов,сформированных с использованием геоинформационной системы «Фондпространственных данных Ленинградской области» в масштабных диапазонах от1:75000 до 1:150000 и от 1:10000 до 1:30000, которые содержат сведения ограницах земельного участка, ближайших населенных пунктах, объектахтранспортной, инженерной инфраструктуры и иных географических объектах;(Дополнен — Постановление Губернатора Ленинградской области от13.05.2020 г. № 42-пг)

5)копии правового акта, в который вносятся изменения (в случае если данныйправовой акт не размещен в информационно-правовых системах);

6)замечаний к проекту правового акта, о которых есть отметки в листесогласования, а также ответные заключения на них ответственного органа;

7)маршрутного листа (в случае оформления и согласования проекта правового акта набумажном носителе).

3.27.Передача проекта правового акта на рассмотрение согласующему лицуосуществляется исполнителем через СЭД ЛО, а при оформлении на бумажном носителе– через приемную согласующего лица либо через канцелярию возглавляемого иморгана исполнительной власти Ленинградской области. В этом случае отметка вмаршрутном листе о времени и дате приема-передачи проекта заверяется подписямипередавшего и получившего лица.

3.28.Внешнее
согласованиев зависимости от содержания проекта правового акта осуществляется:

с федеральнымиорганами исполнительной власти, их территориальными органами, органамигосударственной власти других субъектов Российской Федерации, инымигосударственными органами в случаях, когда такое согласование предусмотренофедеральными законами или иными федеральными нормативными актами, областнымизаконами или иными нормативными актами Ленинградской области, договорами(соглашениями), в том числе соглашениями о передаче полномочий;

с органамиместного самоуправления или организациями в случаях, когда такое согласованиепредусмотрено федеральными законами, иными федеральными нормативными актами,областными законами, иными нормативными актами Ленинградской области либодоговорами (соглашениями) с этими органами или организациями;

сгосударственными унитарными предприятиями или государственными учреждениямиЛенинградской области, если в проекте правового акта содержится поручение в ихадрес;

с другими лицамии организациями в случае указания их в тексте проекта правового акта.

3.29.

Проект правовогоакта, подготовленный в соответствии с поручением (резолюцией) ГубернатораЛенинградской области, должен иметь ЭП или визы всех соисполнителей, указанныхв поручении (резолюции).

3.30.Определять полноту согласования проекта правового акта и при необходимостипринимать решение о дополнительном согласовании вправе:

руководительаппарата;

председателькомитета правового обеспечения Ленинградской области;

начальникуправления делопроизводства.

3.31.Согласование (визирование) проекта правового акта осуществляется в СЭД ЛО вРКПД с применением ЭП.

Согласование(визирование) проекта правового акта на бумажном носителе оформляетсяпроставлением подписи согласующего лица с указанием даты подписания. Приналичии замечаний и (или) предложений по проекту правового акта делаютсяотметки «с заключением» или «с замечаниями». Замечанияприкрепляются к РКПД документа и подписываются согласующим лицом с применениемЭП. В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе ониизлагаются на отдельном листе, подписываются согласующим лицом, прилагаются кдокументу и передаются исполнителю. Отказ согласующего лица от согласования(визирования) не допускается.

3.32.В случае если отрицательное заключение к проекту правового акта отозвано,замечания устранены либо сняты, делается отметка «заключениеотозвано», «замечания сняты» или «замечания учтены»,которая заверяется ЭП должностного лица.

3.33.После устранения замечаний и внесения изменений в проект правового актасоздается новая версия проекта правового акта, которую исполнитель направляетповторно на согласование (визирование) согласующему лицу, внесшему замечания.Повторное рассмотрение проекта не должно превышать трех рабочих дней.

Новаяверсия проекта правового акта с учтенными замечаниями, размещенная исполнителемв СЭД ЛО, согласовывается (визируется):

руководителемответственного органа;

согласующимлицом, внесшим замечание;

инымисогласующими лицами в порядке «веерного согласования».

3.34.В случае если замечания ответственным органом не принимаются, к проектуправового акта прилагается заключение на имеющиеся замечания, заверенное ЭПруководителя ответственного органа.

3.35.
Руководительаппарата или начальник управления делопроизводства вправе возвратитьисполнителю проект правового акта, если проект подготовлен с нарушениемтребований настоящей Инструкции.

3.36.Внесение изменений нередакционного характера в текст проекта правового актапосле согласования (визирования) проекта председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области не допускается.

3.37.При наличии всех согласующих виз проект правового акта, согласованный в СЭД ЛО,направляется в протокольный отдел для подготовки проекта к выпуску и
последующего представления Губернатору Ленинградскойобласти для подписания.

Одновременнос передачей проекта правового акта в протокольный отдел исполнитель заполняетуказатель рассылки по форме, разработанной протокольным отделом.

3.38.Проект правового акта представляется на подпись Губернатору Ленинградскойобласти после проведения лингвистической экспертизы текста проекта и егоредактирования в протокольном отделе.

3.39.Текст проекта правового акта после редактирования печатается на бланках установленнойформы.

3.40.Текст проекта правового акта, напечатанный на бланке установленной формы, сприлагаемыми документами представляется начальником управления делопроизводствадля доклада Губернатору Ленинградской области.

3.41.Проект правового акта, отклоненный Губернатором Ленинградской области илиимеющий замечания Губернатора Ленинградской области, возвращается протокольнымотделом исполнителю.

3.42.Губернатором Ленинградской области может быть изменена процедура подготовки,согласования, оформления и выпуска подписываемого правового акта, о чемруководителем аппарата делается запись на проекте.

3.43.Подписанный Губернатором Ленинградской области правовой акт возвращается вуправление делопроизводства для окончательного оформления, рассылки, официальногоопубликования, а также для передачи текста правового акта с целью размещения винформационно-правовых системах «Гарант», «КонсультантПлюс», «Кодекс» и иных информационно-правовых системах всоответствии с заключенными договорами (соглашениями).

3.44.Подписанному правовому акту присваивается порядковый номер по единой нумерации,которая ведется с начала и до конца календарного года раздельно для каждоговида правового акта.

3.45.Электронная копия принятого правового акта рассылается управлением делопроизводстваадресатам в соответствии с указателем рассылки в электронном виде сиспользованием СЭД ЛО. В случае поступления проекта правового акта на бумажномносителе копия правового акта заверяется печатью управления делопроизводства инаправляется адресатам согласно указателю рассылки.

Копиипринятых правовых актов в обязательном порядке направляются вице-губернаторамЛенинградской области и заместителям Председателя Правительства Ленинградскойобласти.

Есликопия правового акта направляется организации, не предусмотренной в указателерассылки, исполнитель дополняет указатель рассылки сведениями о наименованииданной организации и ее почтовом адресе.

3.46.Копия правового акта, отменяющего (признающего утратившим силу) или изменяющегоранее принятый правовой акт, направляется адресатам, которым ранее рассылаласькопия ныне отмененного (признанного утратившим силу) или измененного правовогоакта, или их правопреемникам.

3.47.Рассылка копии правового акта взамен разосланной производится по указанию начальникауправления делопроизводства.

3.48.Подписанный Губернатором Ленинградской области правовой акт с прилагаемыми кнему документами, комплект которых сформировался на стадии согласования(визирования) проекта, а также указателем рассылки хранится в протокольномотделе до сдачи в установленном порядке в архив.

3.49.

Официальноеопубликование правовых актов Губернатора Ленинградской области и правовых актовПравительства Ленинградской области осуществляется в порядке, установленномнормативными правовыми актами Ленинградской области.

3.50.Положения настоящего раздела применяются также для согласования проектовдоговоров, соглашений, писем и иных документов, подписываемых ГубернаторомЛенинградской области, если иное не установлено другими разделами настоящейИнструкции или иными нормативными правовыми актами.

Раздел 4.Подготовка и оформление законопроектов для внесения Губернатором Ленинградскойобласти в Законодательное собрание Ленинградской области. Работа с областнымизаконами, направленными Губернатору Ленинградской области для подписания иопубликования

4.1. Подготовкапроекта областного закона для внесения Губернатором Ленинградской области вЗаконодательное собрание Ленинградской области (далее – законопроект)осуществляется на основании правового акта Губернатора Ленинградской области,Правительства Ленинградской области, поручения Губернатора Ленинградскойобласти, плана законопроектной деятельности ответственным органомисполнительной власти Ленинградской области либо иным органом исполнительнойвласти Ленинградской области в инициативном порядке.

4.2. Координацияработы по подготовке законопроектов и контроль за выполнением плановзаконопроектных работ осуществляются аппаратом Губернатора и ПравительстваЛенинградской области.

4.3. Для организацииразработки законопроектов по решению Губернатора Ленинградской области могутсоздаваться межведомственные комиссии, в состав которых включаются работникисоответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области, а также посогласованию представители территориальных органов федеральных органовисполнительной власти, других государственных органов, органов местногосамоуправления и заинтересованных организаций, депутаты Законодательногособрания Ленинградской области, депутаты Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации и независимые эксперты.

4.4. Текстзаконопроекта разрабатывается с учетом Методических рекомендаций поюридико-техническому оформлению законопроектов, направленных письмом АппаратаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября2003 года № вн2-18/490.

4.5. Всезаконопроекты в обязательном порядке проходят процедуру регистрации,согласования в СЭД ЛО в соответствии с требованиями раздела 3 настоящейИнструкции.

4.6. Для докладаГубернатору Ленинградской области перед внесением законопроекта вЗаконодательное собрание Ленинградской области с текстом законопроектапредставляются следующие документы:

1) обоснованиенеобходимости принятия областного закона, включающее развернутую характеристикузаконопроекта, его целей и основных положений, места в системе действующегозаконодательства, а также прогноз социально-экономических, социальных и иныхпоследствий принятия данного областного закона;

2) справка осостоянии законодательства в данной сфере правового регулирования собязательным указанием пунктов, частей, статей Конституции РоссийскойФедерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, УставаЛенинградской области и действующих областных законов, в целях реализации и всоответствии с которыми будет принят областной закон;

3) переченьобластных законов и иных действующих нормативных правовых актов Ленинградскойобласти, отмены, изменения или дополнения которых потребует принятие данногозакона;

4) предложения оразработке нормативных правовых актов Ленинградской области, принятие которыхнеобходимо для реализации данного закона;

5)финансово-экономическое обоснование принятия областного закона с прогнозомвеличины расходов областного бюджета и (или) местных бюджетов, которыенеобходимы для его реализации, а также величины доходов либо величинывыпадающих расходов областного бюджета и (или) местных бюджетов, которые могутвозникнуть в результате его реализации;

6) заключение обоценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области в отношении законопроектов,затрагивающих вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционнойдеятельности;

7) заключениекомитета правового обеспечения Ленинградской области о результатах правовой(юридической) экспертизы законопроекта;

заключение Комитета цифрового развития Ленинградской области опроведении в отношении законопроекта оценки по критериям, утвержденнымпостановлением Правительства Ленинградской области от 30 декабря 2014 года№ 641 «О координации мероприятий по использованиюинформационно-коммуникационных технологий в деятельности органов исполнительнойвласти Ленинградской области» (в случае если в законопроектепредусматриваются мероприятия по использованию информационно-коммуникационныхтехнологий, созданию, развитию, модернизации, эксплуатации информационныхсистем и информационно-телекоммуникационной инфраструктуры, осуществляемыеорганами исполнительной власти Ленинградской области);(В редакции Постановления Губернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

9) заключениегосударственного учреждения «Государственный экспертный институтрегионального законодательства» (далее – экспертный институт) орезультатах правовой (юридической) экспертизы законопроекта;

10) проектписьма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательного собранияЛенинградской области;

11) распоряжениеПравительства Ленинградской области об одобрении законопроекта в случаерассмотрения законопроекта Правительством Ленинградской области;

12) текстзакона, который отменяется либо в который вносятся изменения.

4.7.Законопроекты, имеющие отрицательное заключение вице-губернатора Ленинградскойобласти или заместителя Председателя Правительства Ленинградской области,комитета правового обеспечения Ленинградской области и (или) экспертногоинститута, возвращаются ответственному органу для доработки либо подготовкиотзыва на отрицательное заключение.

Законопроекты,подлежащие процедуре оценки регулирующего воздействия и не имеющие заключенияоб оценке регулирующего воздействия Комитета экономического развития иинвестиционной деятельности Ленинградской области, возвращаются ответственномуоргану для доработки.

4.8.Вице-губернатор Ленинградской области или заместитель ПредседателяПравительства Ленинградской области, отвечающий за разработку законопроекта,вправе принять решение о формировании, персональном составе и сроках работысогласительной комиссии.

Если вустановленный вице-губернатором Ленинградской области или заместителемПредседателя Правительства Ленинградской области срок согласительной комиссиейзаконопроект не доработан или не устранены все замечания по нему, разработчикзаконопроекта докладывает об имеющихся разногласиях Губернатору Ленинградскойобласти, который принимает решение в отношении законопроекта.

4.9.Законопроект и документы, указанные в пункте 4.6 настоящей Инструкции,представляются для доклада Губернатору Ленинградской области через протокольныйотдел при наличии всех необходимых согласований и положительных заключений.

4.10. Послеподписания письма Губернатора Ленинградской области в адрес Законодательногособрания Ленинградской области копии законопроекта и приложенных к немудокументов направляются вице-губернатору Ленинградской области по внутреннейполитике.

4.11.Поступивший от Законодательного собрания Ленинградской области или субъектовзаконодательной инициативы проект областного закона, на который в соответствиисо статьей 31 Устава Ленинградской области должно быть получено заключениеГубернатора Ленинградской области, направляется управлением делопроизводства вдень регистрации Губернатору Ленинградской области, копия проекта направляетсяв комитет правового обеспечения Ленинградской области для подготовки проектазаключения Губернатора Ленинградской области.

Для подготовкитакого заключения комитет правового обеспечения Ленинградской области вправезапрашивать информацию от любых органов исполнительной власти Ленинградскойобласти и устанавливать сроки представления информации.

Проектзаключения на проект областного закона должен быть представлен комитетомправового обеспечения Ленинградской области для доклада ГубернаторуЛенинградской области не позднее чем за три дня до окончания срока,установленного в пункте 3 статьи 31 Устава Ленинградской области.

4.12. Меры подоработке (внесению изменений) проекта областного закона, который уже внесен вЗаконодательное собрание Ленинградской области, и приложенных к нему материаловосуществляются органами исполнительной власти Ленинградской области только посогласованию с комитетом правового обеспечения Ленинградской области ивице-губернатором Ленинградской области по внутренней политике.

Органамисполнительной власти Ленинградской области запрещается по собственнойинициативе направлять в Законодательное собрание Ленинградской областидокументы и материалы к проектам областных законов, которые уже внесены вЗаконодательное собрание Ленинградской области.

4.13. ПринятыйЗаконодательным собранием Ленинградской области областной закон подлежитрегистрации в отделе служебной корреспонденции, постраничному визированию внижней части оборотной стороны каждого листа председателем комитета правовогообеспечения Ленинградской области, вице-губернатором Ленинградской области повнутренней политике и руководителем профильного органа исполнительной властиЛенинградской области.

Завизированныйобластной закон представляется аппаратом Губернатора и ПравительстваЛенинградской области на подписание Губернатору Ленинградской области непозднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1 статьи 33Устава Ленинградской области.

4.14. Попоручению Губернатора Ленинградской области или по собственной инициативекомитет правового обеспечения Ленинградской области проводит правовую(юридическую) экспертизу принятого Законодательным собранием Ленинградскойобласти областного закона до его подписания Губернатором Ленинградской области.

В случаеотрицательного результата такой экспертизы комитет правового обеспеченияЛенинградской области готовит служебную записку и проект письма ГубернатораЛенинградской области в Законодательное собрание Ленинградской области оботклонении областного закона и представляет их Губернатору Ленинградскойобласти не позднее чем за три дня до окончания срока, установленного в пункте 1статьи 33 Устава Ленинградской области.

4.15.Официальное опубликование подписанных Губернатором Ленинградской областиобластных законов осуществляется в порядке, установленном нормативнымиправовыми актами Ленинградской области.

4.16. Копииподписанных Губернатором Ленинградской области областных законов направляютсяадресатам согласно указателю рассылки.

4.17. Подлинникиподписанных Губернатором Ленинградской области областных законов с другимидокументами, связанными с рассмотрением и принятием областных законов, а такжеуказатели рассылки хранятся в протокольном отделе до их сдачи в архив вустановленном порядке.

Раздел 5. Подготовкаи оформление проектов федеральных законов

для внесенияГубернатором Ленинградской области

вЗаконодательное собрание Ленинградской области

5.1. Подготовкапроекта федерального закона (далее – проект федерального закона) для внесенияГубернатором Ленинградской области в Законодательное собрание Ленинградскойобласти осуществляется на основании поручения Губернатора Ленинградской областиответственным органом исполнительной власти Ленинградской области либо иныморганом исполнительной власти Ленинградской области в инициативном порядке(далее – разработчик проекта федерального закона).

5.2. Дляорганизации разработки проектов федеральных законов по решению ГубернатораЛенинградской области могут создаваться рабочие группы, в состав которыхвключаются работники соответствующих органов исполнительной властиЛенинградской области, работники государственных учреждений Ленинградскойобласти, а также по согласованию представители территориальных органовфедеральных органов исполнительной власти, других государственных органов,органов местного самоуправления и заинтересованных организаций, депутатыЗаконодательного собрания Ленинградской области, депутаты Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации и независимые эксперты.

5.3. Текст проектафедерального закона разрабатывается с учетом Методических рекомендаций поюридико-техническому оформлению законопроектов, направленных письмом АппаратаГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 18 ноября 2003 года № вн2-18/490.

5.4. Все проектыфедеральных законов в обязательном порядке подлежат согласованию с экспертныминститутом и комитетом правового обеспечения Ленинградской области. Порядоксогласования определяется в соответствии с требованиями раздела 3 настоящейИнструкции с учетом особенностей, предусмотренных разделом 5 настоящейИнструкции.

5.5. Для докладаГубернатору Ленинградской области перед внесением проекта федерального закона вЗаконодательное собрание Ленинградской области с текстом проекта федеральногозакона представляются следующие документы и материалы:

1) пояснительнаязаписка к проекту федерального закона, содержащая предмет законодательногорегулирования и изложение концепции предлагаемого проекта федерального закона,а также мотивированное обоснование необходимости принятия или одобрения проектафедерального закона;

2) переченьзаконов Российской Федерации и законов РСФСР, федеральных законов и иныхнормативных правовых актов РСФСР и Российской Федерации, подлежащих признаниюутратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятиемданного федерального закона;

3)финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта федеральногозакона, реализация которого потребует материальных затрат);

4) заключениекомитета правового обеспечения о результатах правовой (юридической) экспертизыпроекта федерального закона;

5) экспертноезаключение экспертного института о результатах научно-правовой экспертизыпроекта федерального закона;

6) проектсопроводительного письма Губернатора Ленинградской области в адресЗаконодательного собрания Ленинградской области.

5.6. Проектыфедеральных законов, имеющие отрицательное заключение экспертного института,комитета правового обеспечения Ленинградской области, возвращаютсяразработчикам проектов федеральных законов для доработки либо подготовки отзывана отрицательное заключение.

5.7. Разработчикпроекта федерального закона вправе принять решение о формированиисогласительной комиссии, ее персональном составе и сроках ее работы.

Если вустановленный срок согласительной комиссии не удалось доработать проектфедерального закона или устранить замечания по проекту федерального закона,разработчик проекта федерального закона докладывает об имеющихся разногласияхГубернатору Ленинградской области для принятия решения.

5.8. Проектфедерального закона, прилагаемые документы и материалы представляются длядоклада Губернатору Ленинградской области через протокольный отдел при наличиивсех необходимых согласований и положительных заключений либо отзывов на отрицательныезаключения.

5.9. Послеподписания сопроводительного письма Губернатора Ленинградской области в адресЗаконодательного собрания Ленинградской области копии проекта федеральногозакона и приложенных к нему документов, материалов направляются разработчикупроекта федерального закона, председателю комитета правового обеспеченияЛенинградской области.

5.10. Порядоквнесения и рассмотрения проектов федеральных законов в Законодательном собранииЛенинградской области определяется Регламентом Законодательного собранияЛенинградской области.

Раздел 6.Порядок работы с судебными актами, актами

прокурорскогореагирования, иными официальными обращениями контрольно-надзорных органов

6.1. В настоящемразделе определены особенности работы с судебными актами (определения,постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявлениями илижалобами в суд, представлениями и протестами прокурора, документами иныхконтрольно-надзорных органов, которые направлены непосредственно в адресГубернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области.

Положениянастоящего раздела не распространяются на судебные акты (определения,постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы всуд, представления и протесты прокурора, документы иных контрольно-надзорныхорганов, адресованные конкретному органу исполнительной власти Ленинградскойобласти, должностному лицу Ленинградской области, руководителю государственногоунитарного предприятия или государственного учреждения Ленинградской области.

6.2.Любой из указанных в пункте 6.1 настоящей Инструкции документов регистрируетсяуправлением делопроизводства в день поступления и незамедлительно направляетсяГубернатору Ленинградской области, а его копия – в комитет правовогообеспечения Ленинградской области.

Приотсутствии поручения Губернатора Ленинградской области комитет правовогообеспечения Ленинградской области в течение трех дней должен определитьответственный за исполнение орган исполнительной власти Ленинградской области(далее в настоящем разделе – исполняющий орган) и направить посредством СЭД ЛОв его адрес письмо с указанием сроков и порядка реагирования на поступившийдокумент, а также копию документа.

6.3.Исполняющий орган в установленные комитетом правового обеспечения Ленинградскойобласти сроки направляет посредством СЭД ЛО в комитет правового обеспеченияслужебную записку и при необходимости – согласованный в установленном порядке(кроме согласования комитета правового обеспечения Ленинградской области)проект документа (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.).

Вслучае положительного результата правовой (юридической) экспертизы проектадокумента комитет правового обеспечения Ленинградской области представляет егоГубернатору Ленинградской области для подписания.

6.4.Комитет правового обеспечения Ленинградской области самостоятельно и в срочномпорядке подготавливает проект ответа на указанные в пункте 6.1 настоящейИнструкции документы и при необходимости проекты правовых актов в следующихслучаях:

пропускисполняющим органом срока, установленного комитетом правового обеспеченияЛенинградской области;

представлениеисполняющим органом несогласованного или не полностью согласованного проектадокумента (ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.);

отрицательныйрезультат правовой (юридической) экспертизы проекта документа (ответа,договора, правового акта, отзыва и т.д.), который был представлен исполняющиморганом.

Подготовленныйкомитетом правового обеспечения Ленинградской области проект правового актаможет быть представлен на подпись Губернатору Ленинградской области безсогласования.

6.5.В случае если руководитель органа исполнительной власти Ленинградской областине согласен с содержанием судебного акта, заявления или жалобы в суд,представления или протеста прокурора, официальных документов надзирающих иликонтролирующих органов, он обязан:

письменноуведомить об этом комитет правового обеспечения Ленинградской области;

организоватьучастие подчиненных ему работников в судебном разбирательстве и (или) иныхпроцессуальных действиях;

обеспечитьработников органа исполнительной власти доверенностями, материалами идокументами, необходимыми для участия в судебном разбирательстве и (или) иныхпроцессуальных действиях.

6.6.Руководитель исполняющего органа, допустивший пропуск срока, установленногокомитетом правового обеспечения Ленинградской области, либо представившийкомитету правового обеспечения Ленинградской области несогласованный или неполностью согласованный проект документа (ответа, договора, правового акта,отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность.

Раздел7. Подготовка и согласование проектов писем и телеграмм ГубернатораЛенинградской области и Правительства

Ленинградскойобласти

7.1.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области подготавливаются и визируются исполнителями, проходятпроцедуру согласования в СЭД ЛО с применением ЭП руководителями соответствующихорганов исполнительной власти Ленинградской области и вице-губернаторами Ленинградскойобласти, членами Правительства Ленинградской области, курирующимисоответствующие органы.

Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона располагаются на оборотной сторонепоследнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу.

7.2.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или ПравительстваЛенинградской области в адрес Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации, его заместителей, руководителей федеральныхорганов исполнительной власти передаются в протокольный отдел длясоответствующей подготовки, в том числе редактирования и оформления на бланкеустановленной формы, к подписанию Губернатором Ленинградской области.

7.3.Проекты писем и телеграмм Губернатора Ленинградской области или ПравительстваЛенинградской области в федеральные органы государственной власти по бюджетнымвопросам проходят согласование в Комитете финансов Ленинградской области, повопросам участия в федеральных целевых программах и вопросам налогообложения –в Комитете экономического развития и инвестиционной деятельности Ленинградскойобласти.

7.4.Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области, подготовившегопроект письма Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградскойобласти, представляет перечень документов (копий), которые следует направить вПредставительство Правительства Ленинградской области при ПравительствеРоссийской Федерации с копией письма, и передает их в отдел по работе сослужебной корреспонденцией управления делопроизводства (далее – отдел по работесо служебной корреспонденцией).

7.5. Письма,телеграммы или факсимильные сообщения, адресованные одновременно всемруководителям органов исполнительной власти Ленинградской области либо органовместного самоуправления муниципальных образований Ленинградской области (кромеподписанных Губернатором Ленинградской области или руководителем аппарата),рассылаются только по согласованию с руководителем аппарата.

7.6. Оформление,регистрация и отправка служебных документов осуществляются в соответствии сразделом 11 настоящей Инструкции.

Раздел 8.Контроль исполнения правовых актов, поручений

и другихдокументов Губернатора Ленинградской области

и ПравительстваЛенинградской области

8.1. Контролюподлежат все поступившие в Администрацию Ленинградской области документы,требующие исполнения.

8.2. Правовыеакты Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области,поручения Губернатора Ленинградской области, поступившие в АдминистрациюЛенинградской области документы, имеющие особую значимость, ставятся наконтроль Губернатора Ленинградской области (далее – контрольные документы).

 Контрольныедокументы регистрируются в СЭД ЛО сектором контроля исполнения распорядительныхдокументов управления координации и оперативного анализа аппарата Губернатора иПравительства Ленинградской области. При постановке документа на контроль врегистрационной карточке документа делается отметка о контроле буквой»К» или словом «Контроль» и после регистрации документнаправляется по СЭД ЛО на исполнение назначенному Губернатором Ленинградскойобласти исполнителю из числа вице-губернаторов Ленинградской области, членовПравительства Ленинградской области, руководителей органов исполнительнойвласти Ленинградской области (далее в настоящем разделе – ответственныйисполнитель).

Если поручениеГубернатора дано нескольким должностным лицам, ответственным исполнителемявляется должностное лицо, указанное в поручении первым или против фамилиикоторого стоит пометка «Отв.», «Свод», «Созыв».

8.3. Контрольисполнения контрольных документов осуществляют аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области, а также отраслевые, территориальные и иныеорганы исполнительной власти Ленинградской области в соответствии с их полномочиями.

8.4. Учет иконтроль по срокам и существу исполнения, анализ и обобщение поступающей на имяГубернатора Ленинградской области информации о ходе и результатах исполненияконтрольных документов, подготовку соответствующих предложений для доклада ГубернаторуЛенинградской области осуществляет аппарат Губернатора и ПравительстваЛенинградской области.

8.5. Контрольисполнения поручений вице-губернаторов Ленинградской области, членовПравительства Ленинградской области осуществляют их секретариаты (приемные).

8.6. Срокисполнения документа указывается непосредственно в документе или в поручении.

Порученияподлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретнойдатой исполнения – в указанный срок;

имеющие пометку»Срочно» – в 3-дневный срок;

имеющие пометку «Оперативно»– в 10-дневный срок;

остальные – всрок не более 30 дней;

по поручениямПрезидента Российской Федерации – в порядке и сроки, установленные ГубернаторомЛенинградской области;

по поручениямПравительства Российской Федерации – в срок, указанный в поручении.

Если последнийдень срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручениеподлежит исполнению не позднее ближайшего рабочего дня, следующего занерабочим.

8.7. Еслиинформация представлена позже указанного срока исполнения поручения, такоепоручение считается просроченным, что является основанием для применения кответственному исполнителю мер дисциплинарной ответственности.

8.8. Исполнениепо документам, указанным в пункте 6.1 настоящей Инструкции, осуществляется всроки, установленные в разделе 6 настоящей Инструкции, и в сроки, установленныекомитетом правового обеспечения Ленинградской области.

8.9. В случаеесли в ходе исполнения поручения возникли обстоятельства, препятствующиенадлежащему исполнению поручения в установленный срок, ответственныйисполнитель незамедлительно представляет на имя Губернатора Ленинградскойобласти доклад об исполнении поручения с указанием причин, препятствующихсвоевременному исполнению поручения, конкретных мер, принимаемых дляобеспечения исполнения поручения и предложений о продлении срока исполненияпоручения.

8.10. При уходев отпуск, убытии в командировку, в случае перемещения или увольнения сдолжности, а также, при наличии возможности, в случае болезни работник,ответственный за исполнение документа или поручения, обязан уведомить своегонепосредственного руководителя или руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области обо всех имеющихся у него документах и поручениях,передать их ответственному за делопроизводство или по согласованию снепосредственным руководителем – другому работнику.

8.11.Ответственный исполнитель несет ответственность за точное и своевременноеисполнение данного поручения, организует и координирует работу по егоисполнению, а также определяет порядок подготовки и согласования материалов,представляемых Губернатору Ленинградской области в связи с исполнением этогопоручения.

8.12.Соисполнитель поручения представляет ответственному исполнителю информацию оходе исполнения поручения в части, его касающейся, не позднее чем за пять днейдо даты истечения срока исполнения поручения, при наличии пометки»Срочно» – не позднее чем за один рабочий день до даты истечения3-дневного срока исполнения либо в иной срок, установленный в запросе ответственногоисполнителя.

8.13. В целяхисполнения поручения ответственный исполнитель вправе сформировать рабочуюгруппу из представителей соисполнителей поручения, представителей другихзаинтересованных органов исполнительной власти Ленинградской области иорганизаций (по согласованию) и (или) назначить рабочее совещание с указаннымипредставителями.

При наличииразногласий между соисполнителями по поводу исполнения поручения ответственныйисполнитель в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участиемруководителей органов исполнительной власти Ленинградской области –соисполнителей поручения или их заместителей.

Организацию ипроведение рабочих и (или) согласительных совещаний обеспечивают работники,ответственные за исполнение поручения.

8.14.Ответственный исполнитель представляет на имя Губернатора Ленинградской областидоклад об исполнении поручения, а также через СЭД ЛО направляет в адресзаинтересованных лиц копию доклада и приложенные к нему документы и материалы.

Если исполнениепоручения завершилось изданием правового акта, Губернатору Ленинградскойобласти направляется копия правового акта.

8.15. Доклады обисполнении поручения, в том числе содержащие ходатайства о продлении сроковисполнения поручения и (или) снятии поручения с контроля, до их представленияГубернатору Ленинградской области анализируются и обобщаются в аппаратеГубернатора и Правительства Ленинградской области, который вырабатываетсоответствующие рекомендации для Губернатора Ленинградской области.

Руководительаппарата вправе ходатайствовать о продлении сроков исполнения поручения илиснятии поручения с контроля.

Если в докладеоб исполнении поручения нет достаточных оснований для продления сроковисполнения поручения или снятия поручения с контроля, а также сведений онадлежащем исполнении поручения, руководитель аппарата вправе вернуть такойдокумент ответственному исполнителю на доработку.

8.16. Поручениеснимается с контроля на основании резолюции Губернатора Ленинградской области.Информация о снятии поручения с контроля доводится аппаратом Губернатора иПравительства Ленинградской области до ответственного исполнителя.

8.17. Обобщеннаяинформация о выполнении поручений доводится до Губернатора Ленинградскойобласти руководителем аппарата.

Раздел 9. Прием,учет, регистрация и распределение

документов иматериалов, поступивших на имя Губернатора

Ленинградскойобласти и Правительства Ленинградской области

9.1. Особенностиработы с электронными документами.

9.1.1.Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД ЛО участникамиСЭД ЛО.

Документооборотв Администрации Ленинградской области осуществляется в электронном виде по СЭДЛО. Передача документов по иным каналам связи или на бумажном носителе недопускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законамилибо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, либонастоящей Инструкцией установлено требование о необходимости составлениядокумента исключительно на бумажном носителе.

Обменэлектронными документами, отправляемыми и поступающими по системемежведомственного электронного документооборота, осуществляется в соответствиис нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а такжеметодическими рекомендациями Министерства цифровогоразвития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации службыохраны Российской Федерации. (В редакции ПостановленияГубернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Обменэлектронными документами с организациями, не являющимися участниками СЭД ЛО, игражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

Документы,поступающие от граждан и организаций в Администрацию Ленинградской области набумажном носителе, регистрируются управлением делопроизводства в СЭД ЛО и послесканирования и создания электронных образов документов направляются по СЭД ЛОна рассмотрение адресату. Включение электронного образа документа в СЭД ЛОвозможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образадокумента его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образаподлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника,выполняющего данную процедуру.

9.1.2. Подтверждениесоответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом,который содержит сведения о сертификате ЭП, в том числе номер сертификата,фамилию владельца ЭП, срок действия сертификата, а также название СЭД ЛО,которая является местом хранения документа.

9.1.3.Составление, оформление и согласование проектов электронных документовосуществляются по общим правилам, установленным в настоящей Инструкции вотношении аналогичных документов на бумажном носителе.

9.1.4. Дляподтверждения подлинности электронных документов в Администрации Ленинградскойобласти используется ЭП.

9.2. Документы(электронные документы), поступившие на имя Губернатора Ленинградской области,принимаются в отдел по работе со служебной корреспонденцией, в том числе оторганов исполнительной власти Ленинградской области, при наличии согласующейподписи курирующего вице-губернатора, члена Правительства Ленинградскойобласти.

9.3. Документы,адресованные руководителям органов исполнительной власти Ленинградской области,отделом по работе со служебной корреспонденцией не регистрируются и передаютсяпо назначению для дальнейшей регистрации в СЭД ЛО в соответствующих органахисполнительной власти Ленинградской области.

9.4.Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, вице-губернаторовЛенинградской области, членов Правительства Ленинградской области принимаютсяработниками их секретариатов (приемных).

9.5.Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для переводав комитет по внешним связям Ленинградской области и с текстом переводанаправляется адресату.

9.6. Не подлежатрегистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты снаучно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки,пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управленияделопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих вАдминистрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящейИнструкции.

9.7. Привскрытии поступивших конвертов с документами на бумажных носителях работникомотдела служебной корреспонденции проверяется правильность адресования иоформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяютсяномера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углувходящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Неправильноадресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаютсяпо назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов(отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт по форме согласноприложению 3 к настоящей Инструкции в трех экземплярах, один из которыхостается в отделе по работе со служебной корреспонденцией, второй приобщается кпоступившему документу и направляется адресату, третий направляетсяотправителю.

На оборотнойстороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставитсяштамп «Документ получен в поврежденном виде».

Конверты, вкоторые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только поконвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получениядокументов.

На конвертах спометкой «Лично» проставляется дата поступления и учетный номер,конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке пореквизитам, указанным на конвертах.

9.8. В отделе поработе со служебной корреспонденцией документы (электронные документы), кромесрочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления,поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.

9.9. Отдел поработе со служебной корреспонденцией направляет поступившие документы(электронные документы) адресатам по назначению.

Документы(электронные документы), адресованные Губернатору Ленинградской области, ПравительствуЛенинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовкиинформации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальникауправления делопроизводства вице-губернаторам или членам ПравительстваЛенинградской области в соответствии с распределением обязанностей или в органыисполнительной власти Ленинградской области.

Документы(электронные документы), адресованные вице-губернаторам Ленинградской области ичленам Правительства Ленинградской области, направляются в их приемные(секретариаты).

9.10. Документы(электронные документы) передаются адресатам в день их регистрации (учета), аимеющие пометки «Срочно» или «Вручить немедленно» (далее –срочные документы), передаются немедленно.

Электронныедокументы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской областии используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов ирегистрируются (учитываются) структурным подразделением, ответственным заделопроизводство в этом органе, в СЭД ЛО.

9.11. Зарегистрированныев отделе по работе со служебной корреспонденцией электронные документыпередаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области вдругой только через отдел по работе со служебной корреспонденцией спереадресацией в СЭД ЛО.

Передачаэлектронных документов внутри органа исполнительной власти Ленинградскойобласти осуществляется через структурное подразделение, ответственное заделопроизводство в этом органе.

9.12. При работес документами (электронными документами), поступившими в орган исполнительнойвласти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, неразрешается вносить

в них какие-либо правки и пометки, кромепредусмотренных настоящей Инструкцией.

9.13. В целяхсвоевременного исполнения электронных документов при освобождении работника отдолжности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае еговременного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него наисполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителяпередаются другому работнику.

9.14.Поступившие документы (электронные документы) представляются в установленномпорядке руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области исогласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилиюисполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись, ЭПруководителя и дату.

9.15. Состояниеработы с документами (электронными документами) в органе исполнительной властиЛенинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено,доложено, списано в дело) фиксируется работником структурного подразделения,ответственного за делопроизводство в этом органе.

Структурноеподразделение, ответственное за делопроизводство в органах исполнительнойвласти Ленинградской области, ежемесячно сверяет наличие документов,находящихся на исполнении, с данными, занесенными в СЭД ЛО, представляетруководителю этого органа справку о прохождении и исполнении документов.

Раздел 10.Порядок работы с федеральными правовыми актами

10.1. Копиифедеральных законов, Указов Президента Российской Федерации и распоряженийПрезидента Российской Федерации, постановлений Правительства РоссийскойФедерации и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актовФедерального Собрания Российской Федерации (далее – федеральные правовые акты)поступают в Правительство Ленинградской области на бумажных носителях порассылке. Тексты федеральных правовых актов отбираются на «Официальноминтернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru).

10.2. Прием,регистрацию и хранение копий федеральных правовых актов, а также отбор,регистрацию и хранение текстов федеральных правовых актов осуществляет комитетправового обеспечения Ленинградской области.

10.3. Послеосуществления регистрации в СЭД ЛО копии, текста федерального правового акта (ав случае, предусмотренном пунктом 10.4 настоящей Инструкции, – до осуществлениятакой регистрации) комитет правового обеспечения Ленинградской областиподготавливает резолюцию председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области по вопросу организации работы с федеральными правовымиактами в Администрации Ленинградской области. Если резолюция адресовананескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностноелицо, указанное первым, или против фамилии которого стоит пометка»Отв.».

10.4. В случаеесли в федеральном правовом акте содержатся поручения (указания, рекомендации)органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, копия, текстфедерального правового акта считаются имеющими особую значимость и всоответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области по указанию начальника управления делопроизводстваставятся на контроль согласно разделу 8 настоящей Инструкции.

В целяхпостановки документа на контроль комитет правового обеспечения Ленинградскойобласти передает копию, текст федерального правового акта с резолюциейпредседателя комитета в управление делопроизводства. Управлениеделопроизводства осуществляет в установленном порядке регистрацию копии, текстафедерального правового акта, постановку на контроль текста федеральногоправового акта с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области.

10.5. Всоответствии с резолюцией председателя комитета правового обеспеченияЛенинградской области тексты и копии федеральных правовых актов направляютсявице-губернаторам Ленинградской области, членам Правительства Ленинградскойобласти в соответствии с их компетенцией, или руководителям органовисполнительной власти Ленинградской области для организации работы с ними.

Раздел 11.Подготовка и оформление документов

в органахисполнительной власти Ленинградской области.

Отправкадокументов

Основныетребования к подготовке и оформлению документов

11.1. Приподготовке и оформлении документов работники должны руководствоватьсяследующими основными требованиями:

документыпечатаются на бланках установленной формы, если иное не установлено настоящейИнструкцией. При подготовке документов необходимо руководствоватьсяНациональным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.09.97-2016 «Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлениюдокументов» с датой введения в действие с 1 июля 2018 года;

письма,адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю ПравительстваРоссийской Федерации, руководителям федеральных органов государственной властипо вопросам, входящим в компетенцию Губернатора Ленинградской области илиПравительства Ленинградской области, оформляются соответственно на бланкахГубернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области заподписью Губернатора Ленинградской области либо лица, исполняющего егообязанности;

письма за подписьювице-губернаторов Ленинградской области, членов Правительства Ленинградскойобласти по вопросам, входящим в их компетенцию, направляемые в органыгосударственной власти, органы местного самоуправления, гражданам иорганизациям, не подключенным к СЭД ЛО, оформляются на бланках соответственновице-губернаторов Ленинградской области, члена Правительства Ленинградскойобласти;

письмаруководителей органов исполнительной власти Ленинградской области и ихзаместителей по вопросам, входящим в компетенцию органов исполнительной властиЛенинградской области, направляемые в органы государственной власти, органыместного самоуправления, гражданам и организациям, не подключенным к СЭД ЛО,оформляются на бланках этих органов;

переписка междуорганами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется вэлектронном виде посредством СЭД ЛО;

содержаниедокумента должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное иоднозначное восприятие содержащейся в нем информации;

фамилияисполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой илиоборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

исходящие письмаотправляются с подписью должностного лица, копия исходящего документа,завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки),помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

вписьмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;дата и номер письма выносятся в заголовок первого листа;

документыподписываются должностными лицами личной подписью или ЭП в соответствии с ихполномочиями, при этом указывается должность (полное наименование, еслидокумент оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен набланке) и приводится расшифровка подписи с указанием инициалов и фамилии лица,подписывающего документ;

подписаниедокумента, на котором указана фамилия одного должностного лица, другимдолжностным лицом (с предлогом «за» или косой чертой переднаименованием должности подписывающего) не допускается;

проектыдокументов должны быть завизированы исполнителями и другими должностнымилицами, ответственными за его подготовку, виза проставляется на лицевой сторонепоследнего листа проекта документа на его нижнем поле: на первом экземпляре(подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения кдокументу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);

датой документаявляется дата его подписания, утверждения или составления, проставляемаясловесно-цифровым способом (например: «12 мая 2017 года») либоцифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, впоследовательности: число, месяц, год (например: «15.04.17»).Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датированииправовых актов, финансовых и других служебных документов, цифровой способдатирования используется при написании резолюций, согласовании (визировании),проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;

при направлениидокумента руководителю организации ее наименование (в родительном падеже) включаетсяв состав наименования должности адресата (в дательном падеже); при направлениидокумента в организацию ее наименование указывается в именительном падеже, адолжность и фамилия руководителя – в дательном падеже; при направлениидокумента в адрес нескольких однородных организаций их наименования указываютсяобобщенно, например: «Руководителям органов исполнительной властиЛенинградской области», «Главам муниципальных образований»;

адресатуказывается в правом верхнем поле документа;

полный почтовыйадрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;

почтовый адресрасполагается после фамилии адресата;

в ответах написьма граждан сначала указывается почтовый адрес, затем инициалы имени,отчества и фамилия адресата;

в адресной частиписьма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этомкаждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которомунаправляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документаболее чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, которыйподписывается исполнителем; на каждом экземпляре документа указывается толькоодин адресат;

если документимеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста доподписи по форме: «Приложение: по тексту на ___ л. в ____ экз.».Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования,количества листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, количестволистов в них можно не указывать;

на документах,подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углупервого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, грифутверждения состоит из следующих элементов: слова «УТВЕРЖДАЮ»,наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества, фамилии лица,утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается правовымактом, гриф утверждения включает слово «УТВЕРЖДЕН» в соответствующемроде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;

отправляемомудокументу присваивается регистрационный номер, который состоит из индексаоргана исполнительной власти Ленинградской области и порядкового номерадокумента органа исполнительной власти Ленинградской области, при этомисходящий номер может быть дополнен индексом дела в соответствии сноменклатурой дел;

письмам ителеграммам, подписанным Губернатором Ленинградской области, вице-губернаторамиЛенинградской области, членами Правительства Ленинградской области,регистрационные номера присваиваются только в отделе по работе со служебнойкорреспонденцией;

письмам ителеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) органовисполнительной власти Ленинградской области, регистрационные номераприсваиваются ответственными за делопроизводство, после чего копия документа сэкземпляром регистрационной карточки помещается в соответствующее дело согласнономенклатуре дел и хранится в органе исполнительной власти Ленинградскойобласти.

11.2. Служебныеписьма зарубежным адресатам (в том числе в посольства и представительстваиностранных государств) оформляются на бланках.

На бланке вправом верхнем углу первого листа письма указывается адрес зарубежногокорреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя ифамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата,название города и страны.

Проект письмазарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом по внешним связямЛенинградской области.

11.3. Телеграммыза подписью должностных лиц Ленинградской области оформляются следующим образом:

текст телеграммыизлагается кратко, печатается без исправлений, не должен превышать одноймашинописной страницы;

подпись втелеграмме оформляется отдельной строкой; в подписи указываются наименованиедолжности и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени иотчества);

для отправкипередаются три экземпляра текста телеграммы.

Отправкадокументов

11.4. Исходящиедокументы за подписью Губернатора Ленинградской области, вице-губернаторовЛенинградской области, членов Правительства Ленинградской области передаютсядля обработки и отправки адресатам в отдел по работе со служебнойкорреспонденцией. Документы, подписанные руководителями органов исполнительнойвласти Ленинградской области, отправляются через ответственного заделопроизводство.

На отправкупередаются подлинник документа и подписанный исполнителем указатель рассылки(при направлении документа более чем четырем адресатам). При этомответственному за делопроизводство дополнительно передается необходимоеколичество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии суказателем рассылки. Для отправки телеграммы передаются оформленный подлинник,две копии и два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.

Экземплярдокумента (письма, телеграммы) с проставленным на нем исходящим номером и датойотправки возвращается в соответствующий орган исполнительной властиЛенинградской области.

Документыотправляются адресатам в зависимости от степени срочности их доставки. Степеньсрочности доставки документа определяется руководителем органа исполнительнойвласти Ленинградской области.

Документы,направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.

Неправильнооформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку.

Документынеслужебного характера к отправке не принимаются.

Служебныедокументы структурных подразделений аппарата Губернатора и ПравительстваЛенинградской области, направляемые по всем видам связи, отправляются толькочерез отдел по работе со служебной корреспонденцией за номерами, присвоеннымиим отделом по работе со служебной корреспонденцией.

Раздел 12.Рассмотрение обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания

РоссийскойФедерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области

12.1. Внастоящем разделе определены особенности работы с депутатскими запросами членовСовета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального СобранияРоссийской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградскойобласти (далее – обращения депутатов) к Губернатору Ленинградской области,Правительству Ленинградской области, руководителям органов исполнительнойвласти Ленинградской области.

12.2. В качестведепутатского запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке члена СоветаФедерации, депутата, фракции, депутатской группы Государственной Думы, ссоответствующей подписью (подписями).

В качествеобращения депутата Законодательного собрания Ленинградской областирассматривается письмо Председателя Законодательного собрания Ленинградскойобласти или его заместителя, к которому прилагается правовой актЗаконодательного собрания Ленинградской области и депутатское обращение,рассмотренное на заседании Законодательного собрания Ленинградской области.

12.3. Депутатскиезапросы и обращения депутатов на имя Губернатора Ленинградской области,вице-губернаторов Ленинградской области, Правительства Ленинградской области (втом числе адресованные членам Правительства Ленинградской области)регистрируются в отделе по работе со служебной корреспонденцией в установленномпорядке в СЭД ЛО.

12.4.Поступившие в управление делопроизводства депутатские запросы и обращениядепутатов направляются:

адресованныеГубернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области –Губернатору Ленинградской области;

адресованныевице-губернаторам Ленинградской области – соответствующему вице-губернаторуЛенинградской области;

адресованныечленам Правительства Ленинградской области – соответствующему членуПравительства Ленинградской области;

адресованныеорганам исполнительной власти Ленинградской области – руководителямсоответствующих органов исполнительной власти Ленинградской области.

12.5. Органисполнительной власти Ленинградской области или должностное лицо, которомунепосредственно адресован депутатский запрос или обращение, должен дать ответна него в письменной форме не позднее 10 дней со дня получения обращения или виной установленный в депутатском запросе или обращении срок.

В случаенеобходимости проведения в связи с обращением или запросом депутатадополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросовследует сообщить об этом депутату в 10-дневный срок со дня получения обращения.

12.6. Органисполнительной власти Ленинградской области, которому поручено рассмотретьобращение депутата, адресованное Губернатору Ленинградской области илиПравительству Ленинградской области, в 10-дневный срок с момента регистрациидокумента в отделе по работе со служебной корреспонденцией представляетГубернатору Ленинградской области проект ответа.

12.7.Направление исполнителям поручений, данных по обращениям депутатов, и контрольисполнения этих поручений осуществляются в соответствии с настоящейИнструкцией.

12.8. Обращенияи запросы депутатов, адресованные непосредственно в органы исполнительнойвласти Ленинградской области, документы по их рассмотрению, в том числе ответы,исполняются в соответствии с настоящей Инструкцией и формируются в этих органахв дела согласно номенклатуре дел соответствующего органа.

Раздел 13.Изготовление и использование бланков документов,

печатей иштампов

Изготовление ииспользование бланков документов

13.1. Бланкидокументов, применяемые в органах исполнительной власти Ленинградской области,должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения немогут передаваться другим организациям или лицам.

13.2. БланкиГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области являютсябланками строгой отчетности и подлежат учету в протокольном отделе и отделе поработе со служебной корреспонденцией.

13.3. БланкиГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской областииспользуются при подготовке проектов документов в аппарате Губернатора иПравительства Ленинградской области.

13.4. БланкиГубернатора Ленинградской области могут выдаваться органам исполнительнойвласти Ленинградской области для оперативной подготовки проектов документовтолько по указанию (разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителяаппарата или начальника управления делопроизводства.

В журнале учетавыдачи бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградскойобласти указываются номер выданного бланка, фамилия должностного лица, давшегоразрешение на выдачу бланка, наименование органа исполнительной властиЛенинградской области и фамилия получившего бланк.

Органисполнительной власти Ленинградской области представляет отчет об использованииполученных бланков по установленной управлением делопроизводства форме.

13.5. Введение вобращение новых бланков для органов исполнительной власти Ленинградской областиосуществляется по согласованию с управлением делопроизводства на основанииобращения органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес Управленияделами Правительства Ленинградской области с приложенным образцом (макетом)нового бланка.

13.6. Управлениеделами Правительства Ленинградской области:

получает оторганов исполнительной власти Ленинградской области заявки на изготовлениебланков, а также образцы (макеты) бланков;

размещает заказына изготовление печатно-бланочной продукции.

13.7. Управлениеделами Правительства Ленинградской области обеспечивает изготовление бланков идругой печатно-бланочной продукции по заказам органов исполнительной властиЛенинградской области.

13.8. Руководителиорганов исполнительной власти Ленинградской области несут ответственность заобеспечение сохранности неиспользованных бланков и правильность ихиспользования.

Изготовление ииспользование печатей и штампов

13.9. Дляудостоверения подлинности документов или соответствия копий документовподлинникам в органах исполнительной власти Ленинградской области используютсягербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об органахисполнительной власти Ленинградской области.

13.10. Гербовыепечати Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской областихранятся у работников, перечень которых определяет руководитель аппарата.

13.11. Печати сизображением Государственного герба Российской Федерации и (или) гербаЛенинградской области (далее – гербовая печать) могут иметь органыисполнительной власти Ленинградской области, если это предусмотрено положениямио них.

13.12. Гербовыепечати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях,других финансовых документах в установленных законодательством случаях.

13.13. Гербовыепечати на удостоверениях работников проставляются управлением государственнойслужбы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

13.14. Дляпроставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнениидокументов, других отметок справочного характера применяются соответствующиемастичные (резиновые) штампы.

13.15. На копияхобластных законов, правовых актов Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, подготовленных к тиражированию,проставляется круглая (негербовая) печать управления делопроизводства.

13.16. Печатьуправления делами Правительства Ленинградской области применяется приоформлении гарантийных писем и финансовых документов.

13.17. Оттискпечати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттискдолжен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

13.18.Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов для органов исполнительнойвласти Ленинградской области производится по их письменным заявкам Управлениемделами Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета) оттискапечати или штампа.

13.19. Штампы ипечати органов исполнительной власти Ленинградской области должны учитыватьсяответственными за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникампод роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.

13.20. Контрольправильности хранения и использования печатей и штампов в органахисполнительной власти Ленинградской области осуществляет управлениеделопроизводства.

13.21. Пришедшиев негодность и аннулированные печати и штампы направляются в управлениеделопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляютсясоответствующие отметки.

13.22. Порядокхранения и использования печатей и штампов, ответственность за хранение иконтроль использования печатей и штампов в органах исполнительной властиЛенинградской области определяется самостоятельно, приказом руководителей этихорганов.

При сменеруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области печати и штампыпередаются по акту с отметками в журналах учета.

Раздел 14.Техническое обеспечение работы с документами

Печатаниедокументов

14.1. Печатаниедокументов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляетсяс использованием программно-технических средств и компьютерной техники присоблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов,которые утверждаются руководителем аппарата.

14.2. Впротокольном отделе печатаются только служебные документы ГубернатораЛенинградской области, Правительства Ленинградской области, аппаратаГубернатора и Правительства Ленинградской области, а также проекты правовыхактов Ленинградской области (за исключением проектов правовых актов отраслевых,территориальных и иных органов исполнительной власти Ленинградской области).

В первоочередномпорядке печатаются проекты правовых актов Губернатора Ленинградской области иПравительства Ленинградской области, законопроекты, проекты служебных писем иобращений Губернатора Ленинградской области, другие служебные документы,связанные с обеспечением деятельности Губернатора Ленинградской области.

Срочныедокументы печатаются в очередности, определяемой начальником протокольногоотдела по согласованию с исполнителями.

Передаваемые дляпечатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаныразборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной сторонелиста, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатаниячерновики, написанные небрежно, неразборчиво, с использованием другихкрасителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовкематериалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивоенаписание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций,иностранных слов и географических названий, применять только общепринятыесокращения слов.

Изготовлениепроектов правовых актов Губернатора Ленинградской области и ПравительстваЛенинградской области на бланках производится только в протокольном отделе.

Заказ напечатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 кнастоящей Инструкции) и подписывается исполнителем.

14.3.Изготовление проектов документов производится на бланках установленной формыили на бумаге стандартных размеров.

Корректорскиеработы специалистами, печатающими документы, не производятся.

Вторая ипоследующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляетсяпосередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница»или сокращения «стр.» и знаков препинания.

Фамилияисполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой илиоборотной стороне последнего листа документа внизу слева.

14.4. Использованныепри изготовлении документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальномжурнале, с указанием номера бланка, фамилии исполнителя, даты печатания.

14.5. В случаенеобходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнительзаблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) даетписьменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Копирование(тиражирование) документов

14.6.Копировально-множительные работы осуществляются в секторе копировально-множительныхработ управления делопроизводства (далее – сектор копировально-множительныхработ) и в органах исполнительной власти Ленинградской области, имеющихмножительную технику.

14.7. В секторкопировально-множительных работ для копирования сдаются только служебныедокументы. Заказ на выполнение копировально-множительных работ оформляется набланке установленной формы (приложение 5 к настоящей Инструкции) иподписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской областилибо ответственным за делопроизводство в этом органе.

Тиражированиематериалов объемом свыше 50 страниц или 20 экземпляров, а также изготовлениецветных копий и брошюрование производится по согласованию заказа с начальникомуправления делопроизводства.

К тиражированиюне принимаются книги, брошюры, журналы и т.п.

Документыпередаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными, какправило, первые экземпляры (подлинники). Заказы выполняются в порядкеочередности их поступления.

В приоритетномпорядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства Ленинградскойобласти, рассылочные экземпляры законов, правовых актов, поручений ГубернатораЛенинградской области.

Тиражизготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю сподлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая запись набланке заказа.

14.8. Учетвыполненных работ в секторе копировально-множительных работ ведется в журналахустановленной формы на основании заказов.

14.9. Порядокиспользования множительной техники в органах исполнительной властиЛенинградской области устанавливается их руководителями с учетом требованийнастоящей Инструкции.

14.10. В случаенеобходимости копирования документов во внерабочее время исполнительзаблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) подаетписьменную заявку на имя начальника управления делопроизводства.

Стенографирование

14.11.Стенографическая запись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградскойобласти, осуществляется по письменным заявкам руководителей органовисполнительной власти Ленинградской области в управлении организационной работыаппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

Звукозаписьмероприятий

14.12.Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве Ленинградской области,учет, техническую обработку и хранение фонограмм обеспечивает Комитет цифрового развития Ленинградской области.Звукозапись осуществляется по заявкам руководителей органов исполнительнойвласти Ленинградской области. (В редакции ПостановленияГубернатора Ленинградской области от25.08.2020 г. № 77-пг)

Прием иоперативная передача текстов служебных документов по официальным каналамфаксимильной связи

14.13.Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера ПравительстваЛенинградской области, установлены в отделе по работе со служебнойкорреспонденцией.

Документ,принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

14.14. Припередаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связинеобходимо руководствоваться следующими требованиями:

передачадокумента осуществляется на основании заявки установленной формы (приложение 6к настоящей Инструкции), подписанной руководителем. Заявки хранятся в течениеодного года;

объемпередаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненногона писчей бумаге формата A4 (210 x 297) черным цветом, не должен превышать пятьлистов;

ответственностьза содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя,подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего органаисполнительной власти Ленинградской области;

факсограммы наиностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом,подготовившим факсограмму;

запрещаетсяпередавать тексты документов с грифом «ДСП»;

принятые кпередаче по каналам факсимильной связи документы учитываются в журналеустановленной формы (приложение 7 к настоящей Инструкции) без проставлениярегистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаютсяисполнителям с указанием времени отправки;

поступившие поканалам факсимильной связи документы учитываются в журнале установленной формы(приложение 8 к настоящей Инструкции) без проставления регистрационного штампаи передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные – немедленно;

факсограммы наиностранных языках передаются адресату без перевода.

14.15. Контрольза использованием факсимильной техники, установленной в органах исполнительнойвласти Ленинградской области, осуществляется их руководителями.

Раздел 15.Составление номенклатуры дел, формирование дел, передача их в архив,использование архивных документов

Порядоксоставления и утверждения номенклатуры дел

15.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовковдел, заводимых в органах исполнительной власти Ленинградской области, суказанием сроков хранения дел, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура делпредназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации иучета дел, определения сроков их хранения и является основой для составленияописей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу.

В номенклатурудел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работыоргана исполнительной власти Ленинградской области, в том числе справочные иконтрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов, в том числедокументы постоянных, временных рабочих ведомственных и межведомственныхкомиссий. При этом документы комиссий включаются в соответствующий

раздел номенклатуры дел органаисполнительной власти Ленинградской области, ответственного за организационнуюподготовку их проведения.

В номенклатурудел в обязательном порядке включаются заголовки дел, документов, которыеобразуются в органе исполнительной власти Ленинградской области в электронномвиде, а также автоматизированные информационные системы (далее – АИС): базы,банки данных (отраслевые, учетные, тематические и т.д.). В графе номенклатурыдел «Примечание» делается отметка о месте хранения электронныхдокументов, о месте размещения АИС, баз данных (№ кабинета и фамилияответственного за ведение).

Органисполнительной власти Ленинградской области обязан ежегодно проводить анализэлектронного документооборота и документооборота на бумажных носителях иобеспечивать внесение изменений в номенклатуру дел в части отражения в нейэлектронных документов.

15.2. Присоставлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органахисполнительной власти Ленинградской области, их штатными расписаниями,положениями о структурных подразделениях, планами и отчетами.

15.3. Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области (приложение9 к Инструкции) разрабатывается структурным подразделением органаисполнительной власти, осуществляющим функции по обеспечению делопроизводстваили работником, ответственным за делопроизводство, на основе предложений(проектов разделов номенклатуры дел) структурных подразделений. Предложения(проекты разделов номенклатуры дел) структурного подразделения органаисполнительной власти готовит ответственный работник подразделения на основепредложений специалистов.

Методическуюпомощь при составлении номенклатуры дел органа исполнительной властиЛенинградской области оказывает уполномоченный орган исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела и государственный архивЛенинградской области.

Своднаяноменклатура дел органа исполнительной власти Ленинградской области наследующий календарный год разрабатывается вновь или по результатам уточнениядействующей номенклатуры дел до 1 ноября текущего года, утверждаетсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области и вводится вдействие с 1 января нового делопроизводственного года. Копия утвержденнойноменклатуры дел направляется в управление делопроизводства и в уполномоченныйорган исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела до 1февраля нового делопроизводственного года.

Послеутверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выпискисоответствующих разделов для использования в работе.

Органисполнительной власти Ленинградской области в обязательном порядкесогласовывает номенклатуру дел с центральной экспертно-проверочной методическойкомиссией (далее – ЦЭПМК) уполномоченного органа исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела раз в три года, а также в случаеизменения структуры, штатного расписания, изменения функций – в течение первогогода деятельности вновь образованного органа исполнительной власти.

15.4. Названиямиразделов сводной номенклатуры дел являются наименования подразделений органаисполнительной власти Ленинградской области, которые заполняются в соответствиис утвержденной структурой и штатным расписанием. Допускается по согласованию суполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела структуру номенклатуры делать на основе функционального принципа,то есть по направлениям деятельности.

В утвержденнуюноменклатуру дел в течение года вносятся изменения (дополнения) в случаепоявления новых дел, для чего используются резервные номера.

15.5. Графыноменклатуры дел (сводной номенклатуры дел) заполняются следующим образом:

В графе 1″Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индексаподразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуредел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределахразных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура делподразделения построена по структурному принципу.

В графу 2″Заголовок дела» включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядокрасположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры делопределяется степенью важности документов, составляющих дела, и ихвзаимосвязью. Используется следующая последовательность наименований дел:

организационно-распорядительнаядокументация;

плановаядокументация;

отчетнаядокументация;

документация,относящаяся к выполнению вопросов основной деятельности;

документация,относящаяся к проверкам (ревизиям) осуществления основной деятельности;

документация,относящаяся к учетно-справочной работе с документами;

номенклатура делструктурного подразделения;

резервныеномера.

Внутри каждоговыделенного комплекса документов следует систематизировать наименования дел последующим уровням: документация вышестоящих органов; документация органовисполнительной власти Ленинградской области.

Так, вноменклатуре дел сначала указываются дела, в которых сгруппированыраспорядительные документы вышестоящих органов, затем дела с распорядительнымидокументами органа исполнительной власти Ленинградской области.

Заголовок деладолжен в четкой и обобщенной форме отражать основное содержание и составдокументов дела, исключать различные толкования. Не допускается употребление взаголовке дела неконкретных формулировок типа «Разные материалы»,»Общая переписка» и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксическихоборотов.

В номенклатурудел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом»ДСП», журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Заголовок делаформируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

названиедокумента (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела(переписка, документы);

автор документа(название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственногоучреждения, структурного подразделения);

корреспондент(название органа исполнительной власти Ленинградской области, государственногоучреждения, которому адресуют и от которого получают документ);

вопрос и краткоесодержание документов дела;

названиеместности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), ккоторым относятся документы дела;

указание на то,что документ представлен копией.

Состав элементовзаголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

Названиедокумента в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе(при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журналучета выдачи удостоверений», «Протоколы заседаний ПравительстваЛенинградской области».

При наличии вделе нескольких категорий документов категории перечисляются в заголовке,например:

«Протоколыи стенограммы заседаний Правительства Ленинградской области».

Если документы,имеющие разные названия, относятся к одному вопросу и не связаныпоследовательностью делопроизводства, при формировании заголовка делаиспользуется термин «Документы».

В этом случае вконце заголовка в скобках перечисляются названия документов, из которых будетсформировано дело, например:

«Документы,представляемые в судебные органы и милицию по уголовным и гражданским делам(акты, докладные записки, справки и др.)».

Термин»Документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащихприложения к какому-либо документу.

Термин»Переписка» используется в заголовках дел, формирующихкорреспонденцию, поступающую от одного или нескольких органов исполнительнойвласти Ленинградской области, государственного учреждения, например:

«Перепискас гражданами о выдаче архивных справок».

Для внутреннихдокументов используется краткое название органа исполнительной властиЛенинградской области, государственного учреждения (структурного подразделения)или приводится общее видовое название, например:

«Протоколызаседаний коллегии комитета».

При указании взаголовке корреспондента используется конкретное наименование органаисполнительной власти Ленинградской области, государственного учреждения илиобобщенное видовое название без конкретного перечисления, например:

«Перепискас Росархивом о…»;

«Перепискас международными организациями о научном сотрудничестве».

Если документыотносятся к корреспонденции, поступающей из одного населенного пункта, взаголовке дела указывается его название, например:

«Перепискас организациями Ленинградской области о выполнении договоров».

Если содержаниедела касается нескольких однородных корреспондентов, их конкретные названия взаголовке дела не указываются, а дается общее название, например:

«Перепискас исполнительными органами государственной власти Ленинградской области опроведении совещания по вопросам делопроизводства».

В заголовке деламожет указываться временной период, к которому относится содержание документа,например:

«РаспоряженияГубернатора Ленинградской области по вопросам основной деятельности за 2015год».

В заголовкахдел, содержащих плановую, отчетную документацию, указывается не только год, нои месяц, квартал, например:

«Годовыепланы работы управления»;

«Месячныепланы работы комитета»;

«Предложениякомитета в календарный план работы органов исполнительной власти намесяц»;

«Годовойбизнес-план работы»;

«Квартальныйбаланс доходов и расходов за второй квартал 2015 года».

Если в делегруппируются статистические формы, заполняемые в органе исполнительной властиЛенинградской области, государственном учреждении, в заголовке указываетсяномер формы, например:

«Личныекарточки (форма Т-2)».

В заголовкахдела при необходимости указывается, что документ представлен копией, например:

«РаспоряженияГубернатора Ленинградской области. Копии».

Если делосостоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела и взаголовки томов при необходимости могут вноситься уточнения.

Не включаются вноменклатуру дел заголовки печатных изданий.

Графа 3″Количество единиц хранения» заполняется в конце календарного года.

В графе 4″Срок хранения и номера статей по перечню» указывается срок хранениядела в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов,образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местногосамоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденнымприказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558, действующимиотраслевыми перечнями, а также номер статьи соответствующего перечня, например,»5 лет, ст. 235 т.п.» или «Пост. Ст. 12 в.п.» Полноенаименование используемого(ых) перечня(ей) указывается в предисловии кноменклатуре дел.

На делахвременного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющиеисторическую и практическую ценность, в соответствии с действующими перечнямипроставляется срок хранения и отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).Данная отметка означает, что дело подлежит обязательному полистному просмотрупри проведении экспертизы ценности.

В случае есливключенные в номенклатуру дела документы отсутствуют в действующих перечнях,срок хранения устанавливается экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительнойвласти Ленинградской области по согласованию с уполномоченным органомисполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. В такомслучае в графе «Срок хранения» указывается срок хранения, которыйустанавливает экспертная комиссия и отметка ЭК, например «5 лет, ЭК».В данном случае ссылка на перечень не делается.

Графа 5″Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. Вграфе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительныесведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов,используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел куничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения,месте хранения и др.

В течение года вутвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, включенииновых дел и т.п. По окончании года в номенклатуру дел вносятся итоговыесведения о количестве заведенных дел. Итоговая запись о категориях и количестведел составляется согласно приложению 10 к настоящей Инструкции.

Формирование дел

15.6.Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформленыв дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденнойноменклатурой дел.

Номер дела, вкоторое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер сработником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляетсяотметка «В дело № …», дата передачи документа в дело, подписьисполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), при необходимости – отметка орешении вопроса, изложенного в документе.

Неисполненные и(или) неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

15.7. Приформировании дел соблюдаются следующие основные правила:

1) документыпостоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в деловключается один экземпляр каждого документа;

3) каждыйдокумент, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиямигосударственных стандартов и других нормативных актов;

4) в делапомещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующиезаголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в делогруппируются документы одного календарного года (исключение составляютпереходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течениевсего периода работы конкретного лица в органе исполнительной властиЛенинградской области, государственном учреждении, документы выборных органов,их постоянных комиссий и др.);

6) дело недолжно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем делапревышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в дваили несколько томов (частей), индекс и заголовок дела проставляются на каждомтоме с добавлением обозначений «том 1», «том 2» и т.д.;

7) внутри деладокументы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательноосвещали определенные вопросы. При этом документы располагаются вхронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датамотправления или в алфавитном порядке (по авторам и корреспондентам);

приложения кдокументам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются кдокументам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листовсоставляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в делапомещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то естьдокументы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок обисполнении, подписей, заверяющих копии и т.п.;

10) перепискагруппируется, как правило, за период календарного года и систематизируется вхронологической последовательности: документ-ответ помещается задокументом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу,начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года. Не допускается формировать в отдельныедела «входящую» и «исходящую» переписку;

11) утвержденныепланы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

12) принеобходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, котораяподшивается в дело, на ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы;

13) недопускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы поличному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностноголица.

Экспертизаценности документов

15.8. Экспертизаценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности вцелях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в составАрхивного фонда Российской Федерации.

Экспертизаценности документов в органе исполнительной власти Ленинградской областипроводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел ипроверки правильности отнесения документов к делам при подготовке дел кпередаче на хранение в архив. Экспертиза ценности документов проводитсяпостоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) органа исполнительной властиЛенинградской области.

Экспертизеценности подлежат все документы, независимо от способа их создания, в том числеэлектронные документы и электронные копии документов, которые хранятся в СЭДЛО. До проведения экспертизы ценности в установленном порядке уничтожениедокументов не допускается.

15.9. Припроведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документовпостоянного срока хранения для передачи в архив; отбор документов с временнымисроками хранения и «До минования надобности», подлежащих дальнейшемухранению в органе исполнительной власти Ленинградской области; выделение куничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

При этомодновременно уточняются качество и полнота действующей номенклатуры дел,правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел; проверяется соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел.

15.10. Отбордокументов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел.Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземплярыдокументов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы,документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.

Черновики,копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствияподлинника документа. Это относится, прежде всего, к документам, подписаннымили правленным Губернатором Ленинградской области.

Дела с отметкой»ЭПК» также подвергаются полистному просмотру с целью определениядокументов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК»,содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются коднородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

15.11. Порезультатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного,временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу, а также акто выделении к уничтожению документов (дел), не подлежащих хранению (приложение11 к Инструкции). При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела вграфе «Примечание» делается соответствующая отметка, например:

«Уничтожено02.04.2017» или «Передано на хранение в _________ по описи04.02.2017» и т.п.

Дела включаютсяв акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, еслипредусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в которомсоставлен акт.

Уничтожениедокументов до утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, поличному составу уполномоченным органом исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела не допускается.

15.12. В случаеобнаружения отсутствия дел постоянного хранения, числящихся в номенклатуре дел,принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Еслипринятые меры по розыску дел не дали результатов, то на необнаруженные деласоставляется акт об утрате документов (приложение 12 к Инструкции), которыйутверждается руководителем после рассмотрения ЦЭПМК уполномоченного органаисполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела. Нарассмотрение ЦЭПМК представляется акт об утрате документов с информацией(справкой) о причинах утраты документов, а также мерах, принятых для ихрозыска.

Систематизациядокументов внутри дела.

15.13. В ходепроведения экспертизы ценности осуществляется проверка правильностиформирования дел и систематизация документов в делах. В необходимых случаяхпроводится переформирование и пересистематизация документов внутри дела.

15.14. В делоподшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями,указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в текстедокумента, исполнитель обязан сделать запись на документе о их местонахождении.

15.15. Документывнутри дела должны располагаться в хронологическом порядке.

Нормативные иорганизационно-распорядительные документы, приложения и примечания к нимгруппируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения иинструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями кним и группируются вместе с указанными документами. Если положения и инструкцииутверждены как самостоятельные документы, они группируются в самостоятельныедела.

Если приложениемк документу является утверждаемый документ, в верхнем правом углу приложениядолжна быть проставлена отметка о приложении, ниже гриф утверждения документа.При этом на приложении должны быть подписи составителя и руководителяподразделения, подготовившего документ, а также проставлена дата.

Протоколы в делерасполагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам,сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

15.16.Необходимо иметь в виду, что в делах, находящихся в делопроизводстве, документытекущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мерепоступления. При подготовке документов к сдаче в архив дела с документамипостоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет) переформировываются вобратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, долженбыть последним в деле, а первый документ календарного года – первым.

15.17. Если впереписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решенияГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, имеетсясекретная информация, все документы по данному вопросу передаются в особуючасть.

Оформление дел

15.18. Взависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полномуоформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет)срока хранения и дела по личному составу. Полное оформление делапредусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составлениелиста-заверителя дела (приложение 13 к Инструкции), составление внутреннейописи документов дела (приложение 14 к Инструкции), оформление реквизитовобложки.

Дела временногосрока хранения (до 10 лет) не подшиваются, документы в них хранятся вскоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

15.19. Приоформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей,подклеивать документы следует только клеем ПВА.

15.20. Обложкадела оформляется по установленной форме (приложение 15 к Инструкции). Наобложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование органа исполнительнойвласти, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов,количество листов в деле, срок хранения документов.

По окончаниигода в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения,проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитыхдокументов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительныесведения.

На корешке делауказываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

15.21. Принаписании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуредел, которая уточняется и конкретизируется (см. раздел «Составление описидел»).

15.22. Даты наобложке должны соответствовать году начала и окончания дела. Крайними датамидела являются начальная дата дела (дата самого раннего документа в деле) иконечная дата (дата самого позднего документа в деле). При этом учитываютсядаты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия – даты регистрациидокументов), справок органа исполнительной власти Ленинградской области.

При выведениикрайних дат не учитываются дата списания документов в дело и дата списания делав архив, даты резолюций, даты отметок исполнителя и даты, проставленные датером(за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кромеперечисленных).

При написаниикрайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и годпроставляются арабскими цифрами, название месяца пишется прописью безсокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел,состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома(части).

15.23. Надписьна обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

15.24. Листы вделе нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правомверхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большогоформата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу;лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы ссобственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общемпорядке.

Подшитые в делоконверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, затем очередным номеромкаждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалынумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение кделу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

15.25. К каждомуделу составляется лист-заверитель установленной формы (приложение 13 кИнструкции).

Влисте-заверителе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываетсяфактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описии графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки ит.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой),сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительнаянадпись составляется вновь.

Остальные реквизитылиста-заверителя заполняются работниками архива.

Влистах-заверителях дел временного (свыше 10 лет) срока хранения указываютсяколичество листов в деле, должность, фамилия работника, сформировавшего дело,дата.

15.26. Приизменении наименования органа исполнительной власти Ленинградской области впериод, объединяющий документы дела, или при передаче дела в другой органисполнительной власти Ленинградской области на обложке указывается новоенаименование органа исполнительной власти Ленинградской области, а прежнеенаименование заключается в скобки.

Подшивка(переплет) дел постоянного хранения, дел временного (свыше 10 лет) хранения,дел по личному составу проводится после утверждения (согласования) описей делуполномоченным органом исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела и утверждения их руководителем органа исполнительной властиЛенинградской области.

15.27. В случаевыявления ошибок после подшивки дел и необходимости переподшивки документов изодного дела в другое на обложке дела, из которого документ изымается,указывается в какое дело документ переподшит.

Передача ивременное хранение документов в архиве

органаисполнительной власти Ленинградской области до передачи

на хранение вгосударственный архив Ленинградской области

15.28. Документыпостоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу втечение 10 лет до передачи в государственный архив Ленинградской областихранятся в архиве органа исполнительной власти Ленинградской области.

Органисполнительной власти Ленинградской области обязан обеспечить в установленномпорядке в соответствии с действующим законодательством условия для обеспечениясохранности документов.

15.29.Руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области несетперсональную ответственность за обеспечение сохранности документов до передачиих на постоянное (вечное) хранение в государственный архив Ленинградскойобласти.

15.30. Делапостоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются из структурных подразделенийв архив органа исполнительной власти Ленинградской области не ранее чем черезгод и не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

Дела временногохранения (до 10 лет) передаче в архив органа исполнительной власти Ленинградскойобласти, как правило, не подлежат (хранятся в структурных подразделениях и поистечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

15.31. Передачадокументов в архив органа исполнительной власти Ленинградской областипроизводится по сдаточным описям дел. Сдаточная опись составляетсяответственным работником структурного подразделения, передающего дела, иподписывается его руководителем (начальником департамента, отдела, сектора).

Прием дел вархив производится работником, ответственным за архив или работником архиваоргана исполнительной власти Ленинградской области в присутствии работникаструктурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметоко наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количествофактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписиответственного за архив или работника архива органа исполнительной властиЛенинградской области и лица, передавшего дела).

В подготовленномк сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутреннейописи делается надпись «В архив», которая заверяется подписьюруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области. В делахвременного срока хранения, подлежащих передаче в архив, надпись «Вархив» делается на последнем листе сдаточной описи.

Дела,оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил,возвращаются для переоформления.

По указаниюруководителя органа исполнительной власти Ленинградской области к сданному вархив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующейзаписью в листе-заверителе дела.

15.32. Изъятиедокументов из дела осуществляется только в случаях, предусмотренныхзаконодательством, по резолюции руководителя органа исполнительной власти Ленинградскойобласти. При изъятии в дело в обязательном порядке вкладывается завереннаякопия документа. В дело фонда помещается акт изъятия документа.

15.33. В случаеликвидации структурного подразделения органа исполнительной властиЛенинградской области руководитель структурного подразделения обязанорганизовать передачу неупорядоченных документов из структурного подразделенияв архив органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.34. В случаереорганизации органа исполнительной власти Ленинградской области руководительили лицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области, обязано в течение одного месяца с момента принятиятакого решения организовать формирование всех имеющихся документов постоянногохранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, оформлениедел и передачу их в орган исполнительной власти Ленинградской области, которыйявляется правопреемником.

15.35. Приликвидации органа исполнительной власти Ленинградской области руководитель илилицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной властиЛенинградской области, обязано обеспечить в установленном порядке передачудокументов постоянного хранения, временного хранения и по личному составу вгосударственный архив Ленинградской области. Передача документов вгосударственный архив Ленинградской области осуществляется органомисполнительной власти Ленинградской области за счет средств областного бюджетаЛенинградской области в установленном порядке.

Составление описейдел

15.36. Назавершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личномусоставу ежегодно составляются описи дел. Опись дел – архивный справочник,содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда органаисполнительной власти Ленинградской области, предназначенный для их учета ираскрытия содержания в архиве органа исполнительной власти, в государственномархиве Ленинградской области и в составе Архивного фонда Российской Федерации.

Основойсоставления описи дел является номенклатура дел. Методическую помощь вподготовке описей оказывает уполномоченный орган исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела.

Сводная описьдел органа исполнительной власти Ленинградской области составляется работником,ответственным за архив, или структурным подразделением, отвечающим за работуархива, на основе сдаточных описей структурных подразделений органаисполнительной власти Ленинградской области.

15.37. Взависимости от сроков хранения отдельные описи составляются на дела постоянногохранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Также отдельныеописи составляются на различные виды документации постоянного хранения:управленческую, научно-техническую, землеустроительную, лесоустроительную,документацию по приватизации имущества и иную.

15.38. Описьпостоянного хранения составляется ежегодно или за несколько лет (за два года иболее). Опись, составленная за год, носит название «годовой разделописи».

Сводная описьдел органа исполнительной власти Ленинградской области – это опись за год(годовой раздел) или опись за несколько лет, составленная на основе описей делструктурных подразделений (сдаточных описей).

15.39. Дела всводной описи дел органа исполнительной власти Ленинградской областисистематизируются на основе хронологически-структурного принципа (по годам,внутри годовых разделов – по структурным подразделениям). Допускается такжеформировать опись на основе хронологически-номинального (по годам, внутригодовых разделов – по значимости документов) или хронологически-функциональногопринципа (по годам, внутри годовых разделов – по функциональным направлениямдеятельности). При составлении описей научно-технической, иной специфическойдокументации схема систематизации согласовывается с уполномоченным органомЛенинградской области в области архивного дела.

15.40. Описьдела состоит из описательных статей единиц хранения, итоговой записи,листа-заверителя и справочного аппарата к описи (приложения 17 – 19 кИнструкции).

Описательнаястатья описи включает:

порядковый номерединицы хранения;

индекс единицыхранения (по номенклатуре дел);

заголовокединицы хранения;

крайние датыединицы хранения;

срок хранения(для описей дел, документов временного хранения);

количество листовв единице хранения;

примечание.

15.41. Опись делсоставляется в соответствии со следующими основными требованиями:

Каждое деловносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит изнескольких томов или частей, то каждый том или часть также вносятся в опись подсамостоятельным номером.

Порядокнумерации дел в описи – валовый (то есть по порядку) за весь период составленияописи. Если годовой раздел описи № 1 дел постоянного хранения за 2015 годзаканчивается делом № 230, то годовой раздел описи № 1 делпостоянного хранения за 2016 год начинается с дела № 231. Опись дел непродолжается при достижении номера дела 9999.

Заголовок дела вопись всегда вносится полностью. При внесении в опись подряд дел с одинаковымизаголовками слова «то же» для замены повторяющегося заголовка неиспользуются. Заголовок дела не разбивается (не переносится) с одного листаописи на другой. Не допускается использование в описи сокращений слов взаголовке дела. Например: «дог.», «бух. баланс» и т.д. Еслив заголовках используются аббревиатуры, сокращения, к описи в обязательномпорядке составляется список сокращений.

Заголовок вописи должен соответствовать заголовку на обложке дела.

Заголовок дела вописи всегда составляется на основе заголовка дела в номенклатуре дел, но послеего уточнения, конкретизации.

Так, например,если в номенклатуру включен заголовок «Годовой отчет по основнойдеятельности», после уточнения он формулируется следующим образом:»Отчет по основной деятельности комитета за 2015 год». Если вноменклатуру включено дело с общим заголовком «Годовой статистическийотчет», то при включении данного отчета в опись следует привести названиестатистического отчета и указание формы отчета:

«Статистическийотчет «Показатели основных направлений и результатов деятельностимуниципальных архивов Ленинградской области» (ф. № 1) за 2016 год идокументы к нему».

При обобщенномуказании видов статистических отчетов в заголовке перечисляются номера форм, аполные наименования отчетов раскрываются в предисловии к описи, например:

«Статистическиеотчеты комитета по основным направлениям деятельности (ф. № № 1-т, 8,9, 9-ср, 1-к) за 1999 год».

При наличии вделе нескольких видов документов по одному вопросу (не менее трех), несвязанных последовательностью делопроизводства,

при составлении заголовка употребляетсятермин «документы». После слова «документы» в скобкахуказываются названия основных видов документов, включенных в дело, например:

«Документы(справки, таблицы, графики и др.) о проведении мониторинга изменения цен насельскохозяйственную продукцию».

Если деловключает основной документ (например, протокол) вместе с дополняющими егодокументами разного вида (справки, отчеты, доклады и др.), то в заголовкеуказывается вид основного документа, его содержание, авторство, а в концезаголовка указывается «и документы к нему» с раскрытием в скобкахсостава прилагаемых документов, например:

«Протоколзаседания комиссии по повышению качества и доступности предоставлениягосударственных и муниципальных услуг в Ленинградской области и документы кнему»;

«ПорученияГубернатора Ленинградской области и документы (доклады, служебные записки,обоснования, переписка) по их исполнению».

При составлениизаголовков к таким документам как штатное расписание, сметы доходов и расходов,которые формируются в одно дело со всеми изменениями и дополнениями к ним,указывается название основного документа в единственном числе и в концезаголовка отмечается «и изменения к нему», например:

«Сметадоходов и расходов Управления делами Правительства Ленинградской области на2017 год и изменения к ней».

В заголовках делс распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями),протоколами после наименования вида документа указываются их крайние(регистрационные) номера, название организации – фондообразователя (автора)указывается в обобщенной форме, например:

«Приказы№ № 1 – 100 председателя комитета по основной деятельности»;

«Протоколы№ № 1 – 10 заседаний ЦЭПМК управления и документы (доклады, сведения,отчеты) к ним».

Для дел,содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первоговходящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – датасамого позднего входящего или исходящего документа.

В заголовкахдел, содержащих переписку, помимо общего наименования вида документов»переписка» требуется указывать наименование корреспондента (названиеучреждения, должность и (или) фамилия и инициалы лица, от которого полученыдокументы или кому они адресованы), а также тему переписки, например:

«Перепискауправления с Росархивом по вопросам формирования перечней государственных услуги функций в области архивного дела».

Если перепискавелась с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовоеназвание корреспондентов, например:

«Перепискауправления с органами прокуратуры Ленинградской области по вопросамосуществления контроля за соблюдением на территории Ленинградской областизаконодательства об архивном деле в Российской Федерации».

В заголовкахдел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние неуказываются, например:

«Перепискауправления с органами местного самоуправления по вопросам организации иразвития архивного дела в муниципальных образованиях Ленинградскойобласти».

«Перепискауправления с органами местного самоуправления об осуществлении отдельныхгосударственных полномочий в области архивного дела».

Не допускаетсяупотребление в заголовке неконкретных формулировок, не раскрывающих содержаниедокументов, таких, например, как «разная переписка», «общаяпереписка».

Не допускаетсяупотребление формулировки «исходящая переписка», «входящаяпереписка», так как выделенная к постоянному хранению переписка по одномувопросу группируется в деле в хронологической последовательности за одинкалендарный год, документ-ответ помещается за документом-запросом.

15.42. Крайняядата (число, месяц, год), как правило, указывается при описаниираспорядительной документации, протоколов заседаний, творческой документации,дел по одному вопросу, переписки, а также документов, для которых это имеетважное значение (доклады, листовки, стенограммы и т.д.).

Датыраспорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов и др.),положений, инструкций, правил, регламентов указываются по времени ихутверждения, а если документы не датированы, то по времени опубликования иливведения в действие.

Датамипротоколов являются даты проведения заседаний.

Даты актовуказываются по дате их составления (подписания).

Крайними датамижурнала (книги) регистрации являются даты первой и последней записей в журнале(книге).

15.43.Оформление переходящих дел в описи: переходящее дело первый раз вносится вопись по дате заведения. В последующих годовых разделах описи заголовок делаповторяется, но уже без присвоения номера по описи (последний раз вносится вгодовой раздел по дате последнего документа). Количество листов и крайние датыпереходящего дела указываются в описи только при первом внесении дела в опись.

15.44. Графаописи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностяхих физического состояния, о передаче дел другим организациям, уничтожении соссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

15.45. В составсправочного аппарата к описи входят: титульный лист, предисловие, списоксокращений; историческая справка, при необходимости оглавление и указатели.

На титульномлисте описи указываются: последнее полное наименование органа исполнительнойвласти Ленинградской области, оставляется отметка о номере фонда, номер иназвание описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения (приложение 20 кИнструкции). По согласованию с уполномоченным органом исполнительной властиЛенинградской области в области архивного дела, государственным архивомЛенинградской области в органе исполнительной власти Ленинградской области наобложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.

Еслинаименование органа исполнительной власти Ленинградской области изменялось, натитульном листе (в случае необходимости на дополнительном листе) указываютсявсе переименования в хронологической последовательности за период,соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

15.46. Впредисловии к описи кратко излагаются сведения о функциях органа исполнительнойвласти Ленинградской области, переименования органа исполнительной властиЛенинградской области в хронологической последовательности за период,соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись, а такжеуказываются особенности составления описи (наличие переходящих дел, отражениеполноты состава документов постоянного хранения в описи, особенностиформирования дел и схема систематизации дел в описи).

15.47. Описи(годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем вчетырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (вкачестве рабочего экземпляра).

Описи (годовыеразделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения составляются не менеечем в двух экземплярах.

Описи (годовыеразделы описей) дел по личному составу составляются не менее чем в четырехэкземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестверабочего экземпляра).

Описи (годовыеразделы описей) структурных подразделений органа исполнительной властисоставляются в двух экземплярах, один из которых передается в архив, другойостается в структурном подразделении.

15.48. Нарассмотрение ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела представляются не менее чем через три годапосле завершения делопроизводством дел:

описи (годовыеразделы описей) дел постоянного хранения – для утверждения;

описи (годовыеразделы описей) дел по личному составу – для согласования.

Послеутверждения (согласования) описей ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительнойвласти Ленинградской области в области архивного дела описи утверждаютсяруководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

15.49. Внесениеизменений в опись (годовой раздел описи) дел, документов после их утверждения(согласования) допускается только на основании соответствующего решения ЦЭПМКуполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в областиархивного дела.

15.50. Вгосударственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения,три экземпляра описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных)ЦЭПМК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (вкачестве рабочего экземпляра).

15.51. Вместе сописью постоянного хранения на утверждение ЦЭПМК уполномоченного органаисполнительной власти Ленинградской области в области архивного делапредставляется историческая справка (дополнение к исторической справке).Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: историяфондообразователя, отражающая историю органа исполнительной властиЛенинградской области со ссылками на соответствующие нормативные акты (датыобразования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственнуюпринадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации –предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень ихсохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристикадокументов фонда (разновидности документов, особенности формирования единицхранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологическиеграницы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду,место хранения документов по личному составу). Историческая справкаподписывается руководителем органа исполнительной власти Ленинградской области.

Историческаясправка к фонду составляется в двух экземплярах, один экземпляр хранится в делефонда, второй – передается в государственный архив Ленинградской области.

Использованиедокументов архива

15.52. Документыи дела, находящиеся на хранении в архиве органа исполнительной властиЛенинградской области, предоставляются для работы в помещении соответствующегоархива или во временное (не более недели) пользование вне такого помещения подроспись в карте-заместителе дела (приложение 21 к Инструкции).

В архиве ведетсякнига выдачи дел во временное пользование.

15.53. К каждомуделу, которое хранится в архиве органа исполнительной власти Ленинградскойобласти, в случае если оно выдается для использования, оформляется листиспользования документов (приложение 16 к Инструкции), который заполняется прикаждой выдаче дела для ознакомления пользователю. В листе использования приэтом делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилииознакомившегося, а также перечень номеров документов дела, с которыми онознакомлен.

15.54. Изъятиедокументов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается, заисключением установленных законодательством.

15.55. Приработе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делатьпометки, изымать или заменять отдельные листы.

15.56.Ознакомление с подлинниками областных законов, правовых актов ГубернатораЛенинградской области и правовых актов Правительства Ленинградской областиосуществляется только в помещении архива.

15.57. Документыиз архивов органов исполнительной власти Ленинградской области предоставляютсядля ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменнымзапросам в установленном порядке, о чем делается запись в учетных документахархива (карте-заместителе дела, листе использования документов, книге выдачидел во временное пользование) и оформляется акт о выдаче дел во временноепользование (приложение 22 к Инструкции).

Приложение 1

к Инструкции поделопроизводству в органах

исполнительной властиЛенинградской области

(Форма)

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

_____________________________________________________________________________

(полное наименование проектадокумента)

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Количестволистов ____, в том числе прилагаемых материалов ________________.

Подготовил__________________________________________________________________

 (наименование органа исполнительной властиЛенинградской области,

_____________________________________________________________________________

 должность,фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя)

№ п/п	Дата и время передачи проекта	Кому передан проект на визирование (фамилия, инициалы)	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство	Дата и время возврата проекта	Подписи исполнителя и ответственного за делопроизводство

Отметкив маршрутном листе о передаче проекта на согласование и возврате проектазаверяются двумя подписями: ответственного за делопроизводство и исполнителя.

Проект передан в протокольныйотдел «___» ___________20__года в ___час.___мин.

Сдал________________                                  Принял ________________

                       (подпись)                                                                                  (подпись)

Приложение 2

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

ПЕРЕЧЕНЬ

нерегистрируемыхдокументов,

поступающих вПравительство Ленинградской области

1. Копии нормативныхдокументов Законодательного собрания Ленинградской области.

2. Копии нормативных актовмуниципальных образований Ленинградской области.

3. Копии документоворганизаций и учреждений.

4. Ведомственныестатистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

5. Пригласительные билеты,поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Дайджест прессы(информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы идругие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственнаятехническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламныематериалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозыпогоды и т.п.

7. Извещения о проведенииконференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

8. Аналитические обзорыорганов исполнительной власти Ленинградской области, иные материалы,представляемые для сведения.

9. Планы основныхмероприятий, проводимых Законодательным собранием Ленинградской области,муниципальными образованиями, органами исполнительной власти Ленинградскойобласти.

10. Проекты правовых актовГубернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области.

11. Документы без подписи.

Приложение 3

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

АКТ

«___»________ 20__года                                                                                       Санкт-Петербург

Мы,нижеподписавшиеся работники отдела служебной корреспонденции управленияделопроизводства_______________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________,

составили настоящий акт о том, что»___» ________________ 20___ года при вскрытиипакета_________________________________________________________________________

в нем неоказалось______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________.

Настоящий акт составлен втрех экземплярах.

Подписи____________________________

              ____________________________

              ____________________________

Приложение 4

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

ЗАКАЗ № ______

на выполнение машинописных работ

Подразделение_____________________________________________________________

Фамилия_____________________________Телефон______________________________

Наименованиематериала____________________________________________________

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

Вид бланка________________________________________________________________

Дата, время сдачи материала _________________________________________________

Руководительподразделения_________________________________________________

__________________________________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Количество листов _________________________________________________________

Дата, время исполнения заказа_______________________________________________

Исполнительзаказа_________________________________________________________

(фамилия,инициалы, подпись)

Приложение 5

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 (Форма)

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

ЗАКАЗ № ______

на выполнениекопировально-множительных работ

Подразделение__________________________________________________________________

Фамилия ______________________________Телефон ________________________________

Наименованиематериала_________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Количество листов______________________________________________________________

Формат_______________________________________________________________________

(А3, А4, А5)

Тираж________________________________________________________________________

Руководительподразделения_______________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Дата, время исполнения заказа____________________________________________________

Исполнитель заказа______________________________________________________________

(фамилия, инициалы, подпись)

Приложение 6

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Аппарат Губернатора иПравительства Ленинградской области

ЗАЯВКА № ________

на передачу служебной информациипо каналам факсимильной связи

Подразделение__________________________________________________________________

Фамилия ________________________ Телефон_______________________________________

Название передаваемой информации(полностью) _____________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Прошу передать служебнуюинформацию

Страна, код страны_____________________________________________________________

Город, код города______________________________________________________________

Телефон______________________________________________________________________

Кому__________________________________________________________________________

Объем передаваемого сообщения ________________________листов

__________________________            ________________          __________________________

        (наименованиедолжности                                 (подпись)                                  (фамилия, инициалы)

      руководителя подразделения)

«___» ______________ 20 __года

Приложение 7

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

ЖУРНАЛ

учетадокументов, отправляемых по каналам факсимильной связи

№  п/п	Наименование подразделения, фамилия, инициалы, телефон исполнителя	Адрес получателя, код, телефон, страна, город	Количество листов	Дата и время поступления, характер материала	Отправил (фамилия, инициалы, дата, время)	Отметка о возврате материала

Приложение 8

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

ЖУРНАЛ

учета принятыхдокументов по каналам факсимильной связи

№  п/п	Адрес корреспондента, фамилия, телефон	Принято	Направлено
дата и время	количество листов	фамилия, инициалы	наименование подразделения, фамилия, инициалы получателя	дата и время отправки

Приложение 9

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

 (Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области

Гриф утверждения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

	№
(место составления)
на		год

ндекс дела	Заголовок дела	Количество единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства                                      Подпись                                    Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

или лица, ответственного

за хранение архивных документов

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области от______________№ ___________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела от ______________№ ___________

Приложение 10

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой “ЭПК”
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Наименование должности лица, ответственного за делопроизводство в органе исполнительной власти Ленинградской области	Подпись                       Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в_______________________________________________

                                                                                    (наименованиеструктурного подразделения,

                                                                                  отвечающего за хранение архивных документов)

Наименование должности лица,

передавшего сведения Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение 11

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения
АКТ № _______ _____________________          (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Наосновании______________________________________________________________

                         (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожениюкак не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значениедокументы фонда № ____ _________________________________

                                                                                                                  (названиефонда)

№  п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре или № дела по описи	Количество единиц хранения	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого_________________________ ед.хр. за __________________ годы

                       (цифрами и прописью)

Описи делпостоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составусогласованы с ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградскойобласти в области архивного дела (протокол № __________ от ____________).

Наименованиедолжности лица,

проводившегоэкспертизу ценности

документовПодпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭКоргана исполнительной власти Ленинградской области от ______№ ___

Документы вколичестве _____________________________ ед.хр., весом _________ кг

(цифрами и прописью)

сданы в__________________________________________________________________

(наименование организации)

на переработку поприемо-сдаточной накладной от _________________№ _________.

Наименованиедолжности лица,

сдавшегодокументы                                           Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Изменения вучетные документы внесены.

Наименованиедолжности лица,

внесшегоизменения в учетные документы      Подпись              Расшифровка подписи

Дата

Приложение 12

к Инструкции по делопроизводству в органах

исполнительной власти Ленинградской области

(Форма)

Наименование органа исполнительной власти Ленинградской области	Гриф утверждения
АКТ № ______ _______________________             (место составления) о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны	Фонд № _________________ (название фонда)

В результате________________________________________ установлено отсутствие в фондеперечисленных ниже дел. Принятые органом исполнительной власти Ленинградскойобласти всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, всвязи с чем считаем возможным снять с учета.

Опись №	Ед.хр.№	Заголовок ед.хр.	Количество листов (время звучания, метраж)	Крайние даты	Предполагаемые причины отсутствия
1	2	3	4	5	6

Итого________________________________________________ ед.хр.

(цифрами и прописью)

Содержаниеутраченных материалов может быть частично восполнено следующими ед.хр.______________________________________________________________________

 (номера ед.хр. и их групповыезаголовки)

Наименование должности лица,

ответственного за хранение

архивныхдокументов                                             Подпись                      Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭПМК уполномоченного органа исполнительной власти Ленинградской области в области архивного дела от______________№ ___________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК органа исполнительной власти Ленинградской области от ___________№ ___________

Изменения в учетные документы внесены.

Лицо, ответственное за учет

и хранение архивных документов  

Регламент Правительства Ленинградской области. : Инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области; Правила оформления документов в подразделениях аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области

Вы находитесь на новой версии портала Национальной Электронной Библиотеки. Если вы хотите воспользоваться старой версией,
перейдите по ссылке .

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 20 июня 2012 г. N 615

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в органах внутренних дел Российской Федерации

(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296,

от 28.12.2016 N 915, от 25.05.2017 N 314)

В целях совершенствования делопроизводства в органах внутренних дел Российской Федерации —

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации<1>.

———————————

<1> Далее — «Инструкция».

2. Руководителям подразделений центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел:

Абзац первый пункта 2 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

2.1. Организовать в системе служебно-боевой подготовки изучение личным составом положений Инструкции.

2.2. Привести в срок до 1 сентября 2012 года в соответствие с Инструкцией ранее изданные приказы и распоряжения, методические рекомендации.

2.3. Обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с требованиями Инструкции.

3. Утратил силу приказом МВД России от 28.12.2016 N 915.

4. Департаменту делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России (В.А. Майданову) совместно с заинтересованными подразделениями МВД России оказать практическую помощь органам внутренних дел по вопросам организации делопроизводственных процессов.

5. Департаменту по материально-техническому и медицинскому обеспечению МВД России (С.А. Сергееву) обеспечить по заявкам подразделений МВД России изготовление учетных форм и печатно-бланочной продукции, предусмотренных Инструкцией, утвержденной настоящим приказом.

6. Считать утратившими силу приказ МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987, а также пункт 9 приказа МВД России от 9 декабря 2008 г. N 1075, пункт 2 приказа МВД России от 26 августа 2009 г. N 655, пункт 3 приказа МВД России от 31 мая 2011 г. N 455, пункт 2 приказа МВД России от 12 октября 2011 г. N 1065.

7. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

генерал-лейтенант полиции

В. КОЛОКОЛЬЦЕВ

Приложение

к приказу МВД России

от 20.06.2012 N 615

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в органах внутренних дел

Российской Федерации

(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296,

от 28.12.2016 N 915, от 25.05.2017 N 314)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает требования, обязательные для сотрудников, федеральных государственных гражданских служащих и работников<1> центрального аппарата МВД России, территориальных органов МВД России, образовательных, научных, медико-санитарных и санаторно-курортных организаций системы МВД России, окружных управлений материально-технического снабжения системы МВД России, а также иных организаций и подразделений, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий, возложенных на органы внутренних дел<2>, и содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию образующихся в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства.

———————————

<1> Далее — «сотрудники».

<2> Далее — «органы внутренних дел».

Пункт 1 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

2. Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477<1>, государственными стандартами Российской Федерации, а также нормативно-методическими документами по делопроизводству и архивному делу.

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641.

Пункт 2 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, в том числе с документами в электронной форме, включая их подготовку, обработку, использование и хранение.

Особенности делопроизводства по документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, а также организация делопроизводства по шифртелеграммам, обращениям граждан и организаций устанавливаются иными нормативными правовыми актами Министерства внутренних дел Российской Федерации<1>.

———————————

<1> Далее — «Министерство» или «МВД России».

Пункт 3 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

4. Организация и ведение делопроизводства, в том числе с использованием современных информационных технологий в работе с документами в органах внутренних дел, обеспечиваются управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства и режима<1> органов внутренних дел.

———————————

<1> Далее — «подразделения делопроизводства и режима».

В структурных подразделениях органов внутренних дел, в которых подразделения делопроизводства и режима не предусмотрены штатным расписанием, ведение делопроизводства может возлагаться на отдельных сотрудников приказом руководителя (начальника) органа внутренних дел.

5. Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел и подчиняется непосредственно его руководителю (начальнику).

6. Положение о подразделении делопроизводства и режима органа внутренних дел, должностные инструкции его сотрудников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.

7. На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение следующих основных задач:

7.1. Прием, регистрация и распределение входящих (поступающих) документов.

7.2. Передача документов на рассмотрение руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему) и после получения соответствующих указаний — непосредственно исполнителю.

7.3. Контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов.

7.4. Регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.

7.5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел (или лицу, его замещающему).

7.6. Организация справочно-информационной работы по вопросам делопроизводства.

7.7. Копирование и оперативное размножение документов.

7.8. Разработка проектов бланков документов.

7.9. Разработка и ведение номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, представление в установленном порядке проекта номенклатуры особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел на согласование в Центр реабилитации жертв политических репрессий и архивной информации ФКУ «Главный информационно-аналитический центр МВД России»<1> или структурные подразделения информационных центров органов внутренних дел<2>.

———————————

<1> Далее — «ЦА МВД России».

<2> Далее — «подразделения спецфондов», применяются к ЦА МВД России и структурным подразделениям.

7.10. Формирование дел в соответствии с номенклатурой особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, обеспечение их сохранности.

7.11. Подготовка проектов описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения<1>, представление их на согласование в соответствующее подразделение спецфондов для последующего утверждения их Центральной экспертно-проверочной комиссией МВД России<2> либо экспертными комиссиями<3> органов внутренних дел. Передача дел на архивное хранение осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком приема дел подразделением спецфондов.

———————————

<1> Форма описей дел общего производства постоянного (временного) хранения, установленная приказом МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».

<2> Далее — «ЦЭПК МВД России».

<3> Далее — «ЭК».

7.12. Выдача сотрудникам нормативных правовых актов, документов и дел, контроль за их возвратом.

7.13. Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.

7.14. Проведение в установленном порядке экспертизы научной и практической ценности документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий, представление проектов актов об уничтожении документов на рассмотрение соответствующим экспертным комиссиям.

7.15. Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности<1>, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.

———————————

<1> Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению производятся только после составления описей дел постоянного и долговременного срока хранения и их утверждения.

7.16. Информирование руководителя (начальника) органа внутренних дел об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.

7.17. Определение порядка прохождения и обработки документов, использование новых технологических приемов работы с документами, оптимизирующих документооборот.

7.18. Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций.

7.19. Организация изучения сотрудниками органа внутренних дел в системе служебной подготовки нормативных правовых актов, организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

7.20. Консультирование сотрудников органа внутренних дел по вопросам работы с документами.

7.21. Участие в проведении служебных проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну.

7.22. Организация работы по рассмотрению обращений граждан и организаций в установленном порядке<1>.

———————————

<1> Инструкция об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденная приказом МВД России от 12 сентября 2013 г. N 707 (зарегистрирован в Минюсте России 31 декабря 2013 года, регистрационный N 30957).

Подпункт 7.22 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

7.23. Подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции.

7.24. Учет печатей, штампов, факсимиле и бланков документов, используемых в органе внутренних дел, а также хранилищ документов и ключей от них.

7.25. Анализ состояния документооборота, на его основании представление руководителю (начальнику) органа внутренних дел предложений по упорядочению ведения служебной переписки.

8. Организация мероприятий по совершенствованию делопроизводства, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами возлагаются на подразделение МВД России, осуществляющее функции в области документационного обеспечения управления, и подразделения делопроизводства и режима территориальных органов МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях, которые дополнительно выполняют следующие задачи:

8.1. Координацию деятельности структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных ему подразделений по вопросам делопроизводства и организации документооборота.

8.2. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в органах внутренних дел.

8.3. Подготовку предложений по организации специального первоначального обучения и повышения квалификации сотрудников подразделений делопроизводства и режима структурных подразделений органа внутренних дел и подчиненных органов внутренних дел.

8.4. Разработку организационно-распорядительных и информационно-методических документов по вопросам делопроизводства.

9. Ответственность за состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременного и качественного их исполнения возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для ведения делопроизводства в соответствии с настоящей Инструкцией.

10. Сотрудники органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

10.1. Знать и точно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией.

10.2. Не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законом тайну, или утрате документов.

10.3. Требовать от подчиненных сотрудников своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).

10.4. Передавать документы другим сотрудникам подразделения только с разрешения непосредственного руководителя (начальника).

10.5. Передавать документы из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое только через подразделение делопроизводства и режима с отметкой в учетных формах.

10.6. Немедленно сообщать непосредственному руководителю (начальнику) и в подразделение делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

10.7. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время отстранения от работы, в случае перемещения по службе и увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него на исполнении документы в подразделение делопроизводства и режима или по указанию руководителя (начальника) структурного подразделения другому сотруднику по акту с внесением сведений об их движении в учетные формы.

11. Сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.

12. Сотрудники несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и соблюдение порядка доступа к содержащейся в них информации.

13. Ознакомление заинтересованных лиц с документами либо сведениями, содержащимися в документах, осуществляется только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел. Передача документов и (или) их копий работникам других организаций допускается только с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителей по письменному запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

14. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник незамедлительно сообщает руководителю (начальнику) структурного подразделения и руководителю (начальнику) подразделения делопроизводства и режима, которые обязаны принять меры к поиску утраченных или восстановлению поврежденных документов.

15. Передача документов и (или) их копий представителям средств массовой информации осуществляется в соответствии с требованиями пункта 13 настоящей Инструкции через соответствующее подразделение (сотрудника) органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

16. При выявлении случаев нарушения правил работы с документами, установленных настоящей Инструкцией, руководитель (начальник) может назначить проведение служебной проверки.

II. Основные понятия

17. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:

дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа внутренних дел;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел;

документ — совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;

документальный фонд органа внутренних дел — совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;

документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

контроль исполнения документов — представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения;

опись дел — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

подразделение делопроизводства и режима — структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его других структурных подразделениях;

регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем;

реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

СЭД — Сервис электронного документооборота Единой системы информационно-аналитического обеспечения деятельности МВД России;

субъект контроля — подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);

телеграмма — текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;

телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;

учетные формы — регистрационно-контрольные карточки, журналы, автоматизированные информационные системы электронного делопроизводства и документооборота;

факсограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле);

экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов;

электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

электронная копия документа (электронный образ документа) — копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документооборот — документооборот с применением информационной системы;

МЭДО — система межведомственного электронного документооборота.

Пункт 17 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

III. Документирование. Правила оформления и подготовки документов

Основные виды документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел

18. В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России; индивидуальные правовые акты (персонального характера; действие которых исчерпывается однократным применением); межведомственные соглашения, протоколы; распоряжения; директивы; указания; акты; заключения; докладные записки; справки; обзоры; доклады; пояснительные записки; планы; телеграммы; телефонограммы; факсограммы; письма.

Нормативный правовой акт<1> — письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

———————————

<1> Правила подготовки и образцы оформления нормативных правовых актов устанавливаются приказом МВД России от 27 июня 2003 г. N 484 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России».

Приказ — правовой акт, устанавливающий управленческие решения по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Распоряжение — документ, издаваемый по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел, который имеет организационно-распорядительный характер. Исходя из особенностей целей и предмета правового регулирования может содержать нормативные предписания<1>.

———————————

<1> Пункт 2 Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 33, ст. 3895; N 50, ст. 5689; 1998, N 47, ст. 5771; 1999, N 8, ст. 1026; 2002, N 40, ст. 3929; 2006, N 29, ст. 3251; 2009, N 2, ст. 240; N 12, ст. 1443; 2010, N 9, ст. 964; N 21, ст. 2602; 2011, N 9, ст. 1251; N 29, ст. 4472; 2012, N 1, ст. 148; N 19, ст. 2419).

Директива — документ, определяющий перспективы развития органов внутренних дел, основные направления их деятельности на конкретный период времени.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю (начальнику) органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Доклад — документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

План — документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, сроки выполнения, подразделения, руководителей (начальников) либо конкретных исполнителей.

Письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, факсимильной связью, по телефону и записывается получателем).

Пункт 18 в ред. приказа МВД России от 25.05.2017 N 314.

Требования к оформлению документов

19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

обеспечение юридической силы документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

создание как исторического источника информации.

20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание — управленческое действие, решение.

21. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

22.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

22.2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

22.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

22.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

22.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

22.6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

22.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

22.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

23. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств<1>, в том числе средств вычислительной техники.

———————————

<1> Изготовление рукописных документов допускается при отсутствии возможности использования технических средств или в случаях, предусмотренных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами МВД России.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 13 — 15 через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

25. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:

30 — левое;

10 — правое;

20 — верхнее;

20 — нижнее.

26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам — установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

03 — геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации<1>;

———————————

<1> НЦБ Интерпола МВД России использует эмблему, утвержденную Министром внутренних дел Российской Федерации 31 декабря 2011 г., внесенную на основании решения Геральдического совета при Президенте Российской Федерации в Государственный геральдический регистр Российской Федерации с присвоением регистрационного номера 7386.

Сноска в ред. приказа МВД России от 28.05.2013 N 296.

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование органа внутренних дел;

09 — справочные данные об органе внутренних дел;

10 — вид документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

14 — место составления (издания) документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — указания по исполнению документа;

18 — наименование либо аннотация документа;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

22.1 — отметка об электронной подписи;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30 — идентификатор электронной копии документа;

31 — гриф ограничения доступа к документу.

Пункт 28 в ред. приказов МВД России от 28.12.2016 N 915, от 25.05.2017 N 314.

28.1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов Министерства, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации<1> или его заместителями<2>. Размер герба составляет 19 x 21 мм.

———————————

<1> Далее — «Министр».

<2> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417).

28.2. Геральдический знак — эмблема органов внутренних дел Российской Федерации<1> помещается на штампах или бланках органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 x 17 мм.

———————————

<1> Далее — «эмблема МВД России».

Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

При оформлении документов за подписью заместителя Министра — начальника Следственного департамента МВД России, начальника ГУ МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующегося правами заместителя Министра<1>, используются:

———————————

<1> Приказ МВД России от 6 мая 2010 г. N 342 «Об отдельных полномочиях начальника Главного управления МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу».

бланк с Государственным гербом Российской Федерации — при реализации ими полномочий заместителя Министра;

бланк с эмблемой МВД России — при реализации ими полномочий руководителей соответствующих подразделений Министерства.

Подпункт 28.2 в ред. приказа МВД России от 25.05.2017 N 314.

28.3. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

28.4. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

28.7. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.

Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование — «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное — «МВД России».

Над полным наименованием органа внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии — полное наименование.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него.

Наименование территориального органа указывается в соответствии:

с Указом Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 г. N 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации»<1>;

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 10, ст. 1335.

с приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. N 222 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне»<1>.

———————————

<1> Зарегистрирован в Минюсте России 20 июня 2011 года, регистрационный N 21062.

Например: Министерство внутренних дел по Республике Дагестан (МВД по Республике Дагестан), Главное управление МВД России по г. Москве (ГУ МВД России по г. Москве) или Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по городскому округу Домодедово Московской области (УМВД России по г.о. Домодедово).

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.

28.8. Справочные данные об органе внутренних дел

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером N 10 — 12 через один межстрочный интервал.

28.9. Вид документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом) и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

В письме наименование вида документа не указывается.

28.10. Дата документа

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата составления.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами<1>. Например: дату «5 февраля 2012 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2012». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, — обязательно.

———————————

<1> Указанный в настоящем пункте порядок оформления документов не распространяется на оформление нормативных правовых актов МВД России.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: «5 февраля 2012 г.».

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

28.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (органе внутренних дел), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и другими необходимыми сведениями.

Регистрационный номер документа, подготовленного совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров каждого подразделения. При этом регистрационные номера распределяются в порядке указания (перечисления) подразделений, подготовивших данный документ.

28.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступившие запросы (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

28.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Министерства и органов внутренних дел, за исключением бланков писем. Например: Москва, Саратов.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

28.14. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита 15 «Адресат» на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08).

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

 Правительство                    или               Министерство юстиции

 Российской Федерации                               Российской Федерации

                                                  Департамент организации

                                                         и контроля

При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:

 МВД России                            или               МВД России

 Федеральное государственное                         Главное управление

 казенное         учреждение                         уголовного розыска

 «Всероссийский      научно-

 исследовательский  институт

 Министерства внутренних дел

 Российской Федерации»

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

 Начальнику УМВД России            или       Начальнику Главного управления

 по Смоленской области                       уголовного розыска МВД России

 специальное звание                                специальное звание

 И.О. Фамилия                                         И.О. Фамилия

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

 Министрам внутренних дел            или        Начальникам управлений, отделов

 по республикам,  начальникам  ГУ,               МВД России по районам, городам

 УМВД    России    по    субъектам             и иным муниципальным образованиям

 Российской Федерации                                Ивановской области

                                                        (по списку)

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указываются ее наименование, а затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи<1>: наименование адресата (для граждан — фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:

———————————

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1556).

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

ул.Садовая, д.5, кв.12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Подпункт 28.14 в ред. приказа МВД России от 25.05.2017 N 314.

28.15. Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

 УТВЕРЖДАЮ                           или                УТВЕРЖДАЮ

 Начальник ГУУР МВД России                        Начальник УМВД России

 специальное звание                                по Липецкой области

                                                   специальное звание

 личная подпись<1>    И.О. Фамилия

 » 07 » марта 2012 г.                        личная подпись     И.О. Фамилия

                                            » 15 » июня 2012 г.

———————————

<1> Здесь и далее курсивом обозначен рукописный текст.

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания

экспертной комиссии

от 15.06.2012 N 14

28.16. Указания по исполнению документа пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например:

                                       инициалы и фамилия

                                       инициалы и фамилия

                                       __________________________________

                                       Прошу подготовить проект ответа

                                       в УМВД России по Рязанской области

                                       к 17.07.2011.

                                       Личная подпись И.О. Фамилия

                                       05.07.2011

Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся.

28.17. Наименование либо аннотация документа — краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 — 30 знаков в строке шрифтом размера N 10 — 12 и через 1 межстрочный интервал.

Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации

письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа

правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов

Аннотация может отвечать на вопросы:

о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.

28.18. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа.

28.19. Текст документа

В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2 — 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

Ваше письмо от … N… получено;

МВД России Ваше письмо от… N … получено;

В подтверждение … направляем в Ваш адрес …;

обоснование действия:

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…;

В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)…;

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)…;

В порядке оказания (содействия, помощи)…»;

В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)…;

благодарность:

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников…;

Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…;

просьба:

Обращаемся к Вам с просьбой…;

Просим (направить, исключить, оказать содействие)…;

Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие…)…;

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)…;

сопровождение:

Направляем копию служебного контракта…;

Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)…;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…;

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;

предложение:

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 — 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; докладные записки — оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»).

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем указываются вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением, … ;

С глубоким уважением, … ;

С благодарностью и уважением, … .

28.20. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 — 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

 Приложение:     по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 Приложения:     1. Сведения (форма 3Е), на 5 л. в 1 экз.

                 2. Справочные  материалы  по  работе   подразделений   тыла,

                    на 3 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

 Приложение:     Методические рекомендации в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

 Приложение:     письмо  Росархива  от  05.06.2012  N  02-6/172  и  приложение

                 к нему, н/вх. N 1345 от 10.06.2012, всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

 Приложение:     на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение N__» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение N__» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ N__»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 ПРИЛОЖЕНИЕ N 2                      или             Приложение N 3

 к распоряжению начальника                      к распоряжению МВД России

 ГУОООП МВД России                                 от 25.02.2012 N 15

 от 15.01.2012 N 319

28.21. Подпись

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита  1 — 2 дополнительными межстрочными интервалами.

В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:

 Начальник Договорно-правового

 департамента МВД России              личная подпись              И.О. Фамилия

или:

 Заместитель начальника

 ГУ МВД по Ставропольскому  краю  —

 начальник полиции

 специальное звание                 личная подпись                И.О. Фамилия

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

   Начальник Договорно-правового

      департамента МВД России         личная подпись              И.О. Фамилия

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:

 Начальник Договорно-правового

 департамента МВД России

 специальное звание                   личная подпись              И.О. Фамилия

или на бланке

       Начальник

   специальное звание                 личная подпись              И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:

 Начальник ОАД МВД России

 специальное звание                   личная подпись              И.О. Фамилия

 Помощник начальника по кадрам

 специальное звание                   личная подпись              И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

 Заместитель Министра                      Заместитель Министра финансов

 внутренних дел                            Российской Федерации

 Российской Федерации

                                           личная подпись       И.О. Фамилия

 личная подпись   И.О. Фамилия

При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), специальные (воинские) звания, инициалы, фамилии в алфавитном порядке, например:

 Председатель комиссии  специальное звание        личная

                                                  подпись         И.О. Фамилия

 Члены комиссии:                                  личная

                        специальное звание        подпись         И.О. Фамилия

                                                  личная

                        специальное звание        подпись         И.О. Фамилия

                                                  личная

                        специальное звание        подпись         И.О. Фамилия

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:

 И.о. начальника ГУ МВД России

 по Ставропольскому краю

 специальное звание                     личная подпись            И.О. Фамилия

или:

 Врио начальника

 специальное звание                    личная подпись             И.О. Фамилия

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

28.21.1. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи подтверждает подписание электронного документа электронной подписью и содержит информацию о сертификате электронной подписи, его владельце и сроке действия, а также может включать изображение эмблемы МВД России либо, в установленных случаях, изображение Государственного герба Российской Федерации. Отметка об электронной подписи формируется автоматически с использованием СЭД.

Подпункт 28.21.1 в ред. приказов МВД России от 28.12.2016 N 915, от 25.05.2017 N 314.

28.22. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями органа внутренних дел, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник ФЭД МВД России

специальное (воинское) звание

личная подпись   И.О. Фамилия

23.03.2012

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Российской Федерации

от 30.01.2012 N 345/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ФСТЭК России

от 12.01.2012 N 3

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи — ниже текста документа) либо на отдельном листе согласования с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:

с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);

со структурными подразделениями органа внутренних дел;

с подведомственными организациями;

с общественными организациями (при необходимости).

28.23. Виза согласования документа<1> включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

———————————

<1> Далее — «виза».

 Начальник отдела правового             или   личная подпись  И.О. Фамилия

 обеспечения                                  04.02.2012

 специальное (воинское) звание

 личная подпись        И.О. Фамилия

 04.02.2012

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник Правового управления

специальное (воинское) звание

личная подпись      И.О. Фамилия

11.02.2012

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

28.24. Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личную подпись.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

28.25. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

     Начальник

     специальное звание               личная подпись             И.О. Фамилия

Верно

Референт отдела

делопроизводства и режима         личная подпись             И.О. Фамилия

02.03.2012

Допускается копию документа заверять печатью.

При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.

28.26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например:

 отп. 2 экз.                           или    отп. 3 экз.

 1 — в адрес                                  1 — в адрес

 2 — в дело (подразделения-исполнителя)       2 — в ДДО МВД России

 исп. И.О. Фамилия                            3  —   в   дело

                                              (подразделения-исполнителя)

 667 03 26                                    исп. И.О. Фамилия

 07.02.2012                                   667 03 26

                                              07.02.2012

На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.

При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.

При подготовке на бумажном носителе письма, предназначенного для рассылки по СЭД в электронном виде, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа проставляются инициалы, фамилия исполнителя и служебный телефон. Кроме того, на оборотной стороне его последнего листа проставляется отметка об исполнителе в следующем примерном виде:

 отп. в ед. экз. в дело            или    отп. в ед. экз. в дело ДДО МВД России

 (подразделения-исполнителя)              эл. копии: 1 — 82 в адрес

 эл. копия — в адрес                                 83 — в ДПД МВД России

 исп. И.О. Фамилия                                   84 — в дело

 (000) 000-00-00                          (подразделения-исполнителя)

 07.02.2012                               исп. И.О. Фамилия

                                          (000) 000-00-00

                                          07.02.2012

При подготовке ведомственного нормативного правового акта на бумажном носителе отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу на оборотной стороне последнего листа подлинника (листа с подписью руководителя). Отметка об исполнителе ведомственного нормативного правового акта включает в себя сокращенное наименование подразделения — исполнителя, инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

ДПД МВД России

исп. И.О. Фамилия

(000) 000-00-00.

Подпункт 28.26 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

28.27. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, — начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.

28.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости — часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.

28.29. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.

28.30. Гриф ограничения доступа к документу

Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)<1>.

———————————

<1> Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925).

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например — «Лично», «Литер «М» и другие).

29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.

30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм).

31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

Бланки управленческих документов

32. При разработке и изготовлении, а также при использовании, хранении и уничтожении бланков управленческих документов подразделения делопроизводства и режима структурных подразделений органов внутренних дел руководствуются Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»<1>, государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»<2>.

———————————

<1> Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001, N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587.

<2> Издательство стандартов, 2003.

33. В Министерстве предусматриваются изготовление и использование следующих видов бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

общий бланк;

бланк письма структурного подразделения Министерства;

бланк письма органа внутренних дел.

При необходимости приказом МВД России могут утверждаться бланки других видов документов.

34. На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:

вид документа;

дата документа;

подпись;

регистрационный номер документа;

отметка об исполнителе документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, если того требует назначение документа.

35. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой (приложение N 1) и продольный (приложение N 2).

Сплошными линиями обозначены фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром — переменные. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

36. Реквизит 01 или 03 располагается над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

37. Реквизиты бланков Министерства, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте: на бланке письма руководства Министерства — золотым цветом, на бланке приказа руководства Министерства — зеленым цветом, на бланках иных видов — черным цветом.

38. Для бланков Министерства устанавливается следующий состав реквизитов:

для бланка приказа (распоряжения, протокола):

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти: «Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)»;

вид документа;

место составления (издания) документа;

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

для бланка письма МВД России:

Государственный герб Российской Федерации;

наименование федерального органа исполнительной власти «Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России)»;

справочные данные о федеральном органе исполнительной власти (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

ограничительные отметки для аннотации документа.

39. Для бланка письма структурных подразделений органов внутренних дел устанавливается следующий состав реквизитов:

эмблема МВД России;

наименование вышестоящего органа внутренних дел;

наименование подразделения;

справочные данные о подразделении (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты);

ограничительные отметки для проставления даты и регистрационного номера;

ограничительные отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта;

ограничительные отметки для аннотации документа.

40. Для органа внутренних дел, его структурного подразделения устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

40.1. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения изготавливаются в том случае, если руководитель (начальник) структурного подразделения имеет исключительное право подписи.

Общий бланк включает в себя реквизиты 01 или 03, 08, 11, 12, 14.

40.2. Бланк письма включает в себя реквизиты 01 или 03, 08, 09 и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 15, 18, 19 (при необходимости могут проставляться ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 17, 20).

40.3. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, включает в себя реквизиты 01 или 03, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

41. Бланки документов проектируются в соответствии с приложениями N 3 — 30 к настоящей Инструкции.

42. При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

Оформление отдельных видов документов в МВД России

43. В деятельности органов внутренних дел создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, директивы, распоряжения, положения, правила, инструкции, решения коллегии МВД России, протоколы заседаний (совещательных, консультативных органов), акты, аналитические справки, записки (служебные, объяснительные, докладные, аналитические), договоры (контракты, соглашения), служебная переписка и другие.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах консультативных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства органов внутренних дел и их контрагентов, а также их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач в деятельности органа внутренних дел создаются иные виды документов: планы, программы, отчеты и другие.

В установленных законодательством случаях Министерством могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и другие).

44. Утверждаться без издания приказа могут следующие документы:

планы, графики работы, повестки заседаний коллегии, комиссий, рабочих групп, совещаний, семинаров, советов, методические рекомендации по направлениям деятельности — утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел или его заместителем, несущим ответственность за соответствующее направление деятельности;

должностные инструкции (должностные регламенты) сотрудников — утверждаются руководителями (начальниками) соответствующих подразделений, должностные регламенты федеральных государственных гражданских служащих, работников — утверждаются представителем нанимателя, лицом, исполняющим его обязанности;

финансово-хозяйственные документы: сметы, ведомости, балансы, отчеты, альбомы учетной документации, акты передачи денежных средств, зданий, помещений, транспортных средств, оргтехники и иного имущества, акты списания имущества, акты ревизий, проверок, инвентаризации — утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел, его заместителем, курирующим финансово-хозяйственную деятельность;

архивные документы: описи дел постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу, акты передачи архивных дел на постоянное хранение, приема-передачи дел, акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения и другие — утверждаются должностным лицом, возглавляющим экспертную комиссию;

планы работы структурных подразделений — утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения;

положения об управлениях (отделах) в составе структурного подразделения органа внутренних дел — утверждаются руководителем (начальником) этого подразделения.

45. Финансовые, кадровые и архивные документы оформляются по формам, установленным соответствующими нормативными правовыми актами.

Служебная переписка

46. Служебную переписку составляют различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых органом внутренних дел для обмена информацией о деятельности с другими органами власти, организациями и гражданами.

47. В документообороте органа внутренних дел в зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой, специальной, фельдъегерской связи или электросвязи, с использованием СЭД или системы МЭДО) присутствуют следующие виды документов переписки: служебное письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма.

Пункт 47 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

48. Служебными письмами оформляются:

доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации об исполнении их актов и поручений;

информация в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в Министерство;

ответы на парламентские запросы, запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

проекты официальных отзывов, поправок и экспертных заключений на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на обращения граждан и организаций;

ответы на запросы организаций, предприятий;

инициативные документы по вопросам компетенции органов внутренних дел, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для их структурных подразделений;

другие документы.

Пункт 48 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

49. Телеграмма:

49.1. Телеграммы в органах внутренних дел используются для передачи только срочной текстовой информации.

49.2. Отправителями телеграфной корреспонденции являются должностные лица, которым предоставлено право переписки по служебным вопросам.

49.3. Телеграмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в 2 экземплярах (оригинал и визовый экземпляр) в следующем порядке (приложение N 31):

категория телеграммы указывается в правом верхнем углу первого листа, например: «Срочная». В случае направления простой телеграммы категория не указывается;

перед текстом по центру печатается полужирным шрифтом реквизит «Наименование документа» — «ТЕЛЕГРАММА».

49.4. После наименования через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля помещается реквизит «адресат» с обязательным указанием наименования организации (фамилии и инициалов физического лица), улицы, номера дома (и квартиры), названия населенного пункта (село, поселок, город), района, области (края, республики, государства), почтового индекса. Адрес и наименование адресата должны содержать все необходимые сведения, обеспечивающие безусловную доставку телеграммы адресату. Ответственность за полноту и точность написания адреса возлагается на отправителя телеграммы (наименования номерных улиц указывать прописью, слова «проспект», «проезд», «переулок» в адресной части должны быть написаны полностью).

49.5. Если телеграмма передается нескольким адресатам с одним и тем же текстом:

не более 10 — к ней должен быть приложен список, содержащий наименования органов внутренних дел, которым ее направляют, с указанием населенных пунктов — мест их дислокации;

свыше 10 — прилагается оформленный указатель рассылки, в котором отмечены необходимые города, номер телеграммы, инициалы и фамилия исполнителя, его контактный телефон.

49.6. Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита тремя межстрочными интервалами, излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), без переноса слов, абзацев, исправлений, печатается через 1,5 межстрочных интервала прописными буквами. В текст телеграммы, направляемой в ответ на поступивший документ, включается ссылка на его регистрационный номер и дату. Вставки в тексте делать нельзя.

49.7. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов, при этом за отдельное слово считается:

каждое слово, написанное в соответствии с правилами грамматики;

каждое отдельно стоящее слово в адресе, в том числе  в наименовании пункта назначения;

каждая группа, состоящая из цифр, букв, или смешанная группа, состоящая из знаков, цифр, независимо от их числа;

каждый знак, буква или цифра, написанные отдельно;

каждая из составных частей слова, а также каждая из частей в составных наименованиях городов, фамилиях, именах и других названиях, соединенных чертой или без нее;

каждый знак препинания, написанный полным или сокращенным словом.

49.8. Телеграммы в виде форм, таблиц, ведомостей, графиков, при наличии римских цифр, латинских букв, условных обозначений не принимаются для передачи.

49.9. Подпись отделяется от текста телеграммы 3 межстрочными интервалами и оформляется с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Телеграммы подписывают руководитель (начальник) органа внутренних дел или его заместитель.

Телеграммы категории «правительственная» подписывают Министр или его заместители<1>.

———————————

<1> Постановление Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «Высшая правительственная» и «Правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785, N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413, N 23, ст. 2715, N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233, N 12 ст. 1355, N 26, ст. 3363; 2011, N 51,  ст. 7526).

49.10. Дата и регистрационный номер телеграммы оформляются после ее подписания должностным лицом и располагаются  на 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется словесно-цифровым способом от левой границы текстового поля. Регистрационный номер телеграммы проставляется под датой без дополнительных межстрочных интервалов также от левой границы текстового поля.

49.11. Через один дополнительный межстрочный интервал ниже номера телеграммы проводится сплошная черта от левой границы текстового поля до правой. Под чертой указываются полный адрес органа внутренних дел, инициалы и фамилия руководителя (начальника), подписавшего телеграмму, инициалы и фамилия исполнителя и его контактный телефон. В нижней части телеграфного бланка проставляется печать о разрешении передачи телеграфом.

49.12. Визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается телеграмма, помещаются на лицевой части последнего листа ее второго экземпляра.

49.13. Оба экземпляра оформленной телеграммы передаются исполнителем для отправки в отделение телеграфной связи, второй экземпляр телеграммы с отметкой отделения телеграфной связи об отправке возвращается исполнителю для помещения в номенклатурное дело.

50. Факсограмма:

50.1. Факсимильная связь предназначается для оперативного обмена текстами документов и служебных материалов с последующим направлением документов на бумажных носителях.

50.2. Запрещается передача по факсимильной связи документов, имеющих грифы секретности или пометку «Для служебного пользования».

50.3. Требования к составлению и оформлению сообщений, направляемых по факсимильной связи, определяются видом документа-подлинника (письмо, договор, протокол).

50.4. Информация, подлежащая передаче по факсимильной связи (текст, фотография, чертеж), должна располагаться только в пределах ограничительной рамки факсимильной аппаратуры. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя (начальника) соответствующего структурного подразделения.

50.5. Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом либо написаны шариковой ручкой, тушью, контрастными черными или темно-синими чернилами.

Чертежи и штриховые изображения оформляются четко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок. Фотографии должны быть четкими, с контрастным изображением.

Необходимо, чтобы в отправляемых документах со смешанным содержанием (фотография и текст) текстовая часть была не бледнее фотографии.

50.6. Запрещается отправка по каналам факсимильной связи документов, написанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов, отпечатанных или написанных на красной, серой бумаге, а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью.

50.7. Передача по факсимильной связи исходящих документов и принятые факсограммы учитываются в журнале учета факсограмм (приложение N 32).

50.8. На копии исходящего документа, переданного по каналам факсимильной связи, или принятой факсограммы проставляются дата и время передачи (приема) факсограммы, наименование корреспондента (куда направлена или откуда получена факсограмма) и номер телефона, по которому установлен факсимильный аппарат. Эти записи заверяются подписью сотрудника, ответственного за передачу (прием) факсограмм.

50.9. Принятая факсограмма докладывается руководителю (начальнику), которому адресован исходящий документ, переданный по каналам факсимильной связи, и в соответствии с его указаниями передается исполнителю, о чем делается пометка в журнале учета факсограмм (приложение N 32).

50.10. После получения оригинала документа, переданного по каналам факсимильной связи, сотрудником подразделения делопроизводства и режима с принятой факсограммы на оригинал документа переносятся указания руководителя (начальника) и справки об исполнении документа.

50.11. Исполненные факсограммы сдаются для подшивки в дело принятых факсограмм, имеющих срок хранения один год. При необходимости факсограммы допускается подшивать в другие инвентарные дела.

51. Телефонограмма:

51.1. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами, обеспечивающими идентификацию подписи отправляемой телефонограммы: исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством лица, отправившего телефонограмму; подписью лица, принявшего телефонограмму; входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

51.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и другие).

51.3. Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты, в них не должно быть более 50 слов. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

51.4. Отправляемая телефонограмма оформляется на стандартных листах бумаги белого цвета формата A4 в единственном экземпляре и подписывается руководителем (начальником) органа внутренних дел или уполномоченным на то сотрудником (приложение N 33).

51.5. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Регистрационный номер телефонограмме присваивается в порядке следования номеров после подписи автором.

51.6. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата A4 и после приема могут быть отпечатаны. Сотруднику, передающему телефонограмму, следует проверять правильность записи телефонограммы в конце передачи путем ее прочтения принимающей стороной.

51.7. Входящая телефонограмма имеет те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи автора.

51.8. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен прилагаться список подразделений, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

51.9. Рекомендуется применять специальные бланки телефонограмм (приложение N 33). Если бланки отсутствуют, то телефонограмма записывается в журнал учета телефонограмм (приложение N 34).

52. Записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение:

52.1. Для реализации отношений субординации структурных подразделений органа внутренних дел с руководством органа внутренних дел, координации деятельности между структурными подразделениями служит внутренний документ — записка (служебная, докладная, аналитическая), объяснение, где в произвольной форме печатным или рукописным способом излагаются сведения, отчеты, пояснения, замечания, предложения, заключения (мнения) и иная справочная или управленческая информация по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел.

52.1.1. В объяснении сотрудники в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения служебной (трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснительную записку ее составитель.

52.1.2. В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству органа внутренних дел либо руководителю (начальнику) структурного подразделения — головного исполнителя поручения.

52.1.3. В докладных записках в произвольной форме дается обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства органа внутренних дел, его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

52.1.4. В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации дается обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины ее возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по ее разрешению.

52.2. Служебная, докладная и аналитическая записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу.

52.3. Реквизитами записок являются: адресат, вид документа, аннотация, текст, должность и звание руководителя (начальника) структурного подразделения, подготовившего записку, подпись, которые оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией.

Дата и регистрационный номер указываются через один дополнительный межстрочный интервал ниже реквизита «Подпись». Датой записки является дата ее подписания.

52.4. Отметка об исполнителе и визы должностных лиц, с которыми в случае необходимости согласовывается записка, оформляются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

53. Доверенность — документ, подтверждающий наличие у представителя прав действовать от имени органа внутренних дел, а также определяющий условия реализации и границы этих прав.

Доверенность оформляется в соответствии с действующим нормативным правовым актом<1>.

———————————

<1> Приказ МВД России от 1 января 2007 г. N 3 «Об утверждении Инструкции о порядке оформления, выдачи, регистрации, учета и отмены доверенностей, выдаваемых для представления интересов Министерства внутренних дел Российской Федерации».

IV. Организация документооборота, учета и исполнения документов

Основные положения и требования к организации документооборота

54. При организации документооборота в структурных подразделениях органов внутренних дел реализуется принцип централизации операций по приему и отправке документов.

55. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются настоящей Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации<1>, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями (должностными регламентами) их сотрудников.

———————————

<1> Приказ МВД России от 30 декабря 2005 г. N 1167 «Об утверждении Регламента внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации».

56. Документооборот организуется на основании следующих положений:

56.1. Движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.

56.2. Маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.

57. В целях оптимизации движения корреспонденции (документов) в документообороте выделяются следующие основные документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

документация, используемая в управленческом процессе в органах внутренних дел (внутренняя).

58. С учетом технологических особенностей обработки в составе основных документопотоков выделяются:

58.1. В составе входящей и исходящей документации:

поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации (в том числе в издаваемых ими актах), поручения, содержащиеся в письмах Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации;

парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

документы за подписью руководителей федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Конституционного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, Следственного комитета Российской Федерации;

документы из федеральных органов исполнительной власти, органов власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций;

документы из органов внутренних дел;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран;

заявления и сообщения о преступлениях, административных правонарушениях, происшествиях;

обращения членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного по правам ребенка в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека;

обращения граждан и организаций;

жалобы на постановления, действия (бездействие) должностных лиц органов внутренних дел;

другие группы документов.

Подпункт 58.1 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

58.2. В составе внутренних документов:

организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) и планы;

документы коллегиальных, совещательных и консультативных органов Министерства (протоколы, решения, материалы к вопросам повестки дня коллегии, совещания и тому подобное);

другие документы, используемые в процессе организации управления и принятия управленческих решений (служебные (докладные, аналитические) записки, объяснения и другие).

58.3. Согласование проектов документов, создаваемых в подразделениях Министерства (органе внутренних дел), оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 28.22 Инструкции.

59. Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

60. Перед началом ведения журналы или картотеки регистрируются в журнале учета журналов и картотек.

Листы журналов учета должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью подразделения делопроизводства и режима. На последнем листе журнала делается отметка о количестве прошитых и пронумерованных в нем листов, которая заверяется подписью сотрудника, ответственного за регистрацию и хранение журнала после его закрытия.

Количество карточек в законченной производством картотеке указывается в журнале учета журналов и картотек по окончании года. Итоговая запись с указанием общего количества карточек и проставлением даты делается на отдельном листе, помещаемом в начале или в конце картотеки.

61. В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.

В журналах (карточках) учета запрещается делать подчистки, а также исправления с применением корректирующей жидкости. Внесенные сотрудником подразделения делопроизводства и режима исправления оговариваются и заверяются его подписью с проставлением даты.

По окончании года в журналах учета входящих и подготовленных документов делается отметка о количестве учтенных документов.

62. В органах внутренних дел доставка и отправка документов осуществляются посредством почтовой, специальной, фельдъегерской связи, электросвязи, с использованием СЭД или системы МЭДО, в исключительных случаях — курьером<1>.

———————————

<1> В целях обеспечения безопасности корреспонденция от курьера принимается только по личному указанию руководства соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.

Пункт 62 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

Порядок приема, обработки, распределения и исполнения поступающих документов

63. Прием корреспонденции, поступающей в орган внутренних дел в рабочее время, осуществляется соответствующими подразделениями делопроизводства и режима.

Прием документов включает: проверку правильности его доставки; проверку сохранности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

64. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима с выполнением следующих операций:

64.1. Количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в реестре (разносной книге, расписке).

64.2. Наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров.

64.3. Факт приема корреспонденции оформляется в реестре (разносной книге, расписке) записью о приеме, которая заверяется подписью уполномоченного должностного лица подразделения делопроизводства и режима и печатью (штампом) с наименованием структурного подразделения органа внутренних дел. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.

65. Корреспонденция, доставленная фельдъегерем Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации<1>, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения делопроизводства и режима по описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, под подпись в ней, при доставке единичных пакетов — под подпись в отрывном талоне к пакету с проставлением печати (штампа) с наименованием подразделения.

———————————

<1> Далее — «ГФС России».

66. Корреспонденция, поступившая в орган внутренних дел в вечернее время (после 18 час. 00 мин. с понедельника по четверг, после 17 час. 00 мин. — в пятницу и в предпраздничные дни), утреннее время  (до 09 час. 00 мин.) рабочих дней, в выходные и праздничные нерабочие дни принимается дежурным по органу внутренних дел, который регистрирует поступившие пакеты в журнале учета пакетов и, не вскрывая, передает их под подпись в этом журнале в подразделение делопроизводства и режима. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает руководителю (начальнику) органа внутренних дел либо ответственному от руководства органа внутренних дел.

Руководитель (начальник) органа внутренних дел или ответственный от руководства органа внутренних дел вскрывает пакет и после рассмотрения с указаниями по исполнению возвращает дежурному. В случае необходимости незамедлительного размножения либо доведения содержания несекретного документа, находящегося в пакете, до других лиц это может быть поручено дежурному с отметкой об этом на документе. Дежурный составляет справку о количестве изготовленных копий, когда и кому они вручены, а также когда и кому устно доведено содержание документа; подписывает справку с указанием даты и времени, приобщает ее к документу. Лица, получающие копии, обязаны расписаться в справке с указанием даты и времени. Дежурный передает документ вместе со справкой и пакетом в подразделение делопроизводства и режима не позднее начала следующего рабочего дня.

67. Корреспонденция, поступающая в орган внутренних дел, проходит первичную обработку и передается на регистрацию.

68. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяются наличие на них грифа ограничения доступа к документу («Совершенно секретно», «Секретно», «Для служебного пользования»), а также специальных пометок: «Конверт не вскрывать до… (…час…мин.)», «Лично», «Срочно», «Оперативно» и другие, а также отсутствие повреждений.

68.1. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия регистрируются и передаются под подпись адресату или уполномоченному на то сотруднику.

68.2. Конверты, поступившие из органов государственной власти с пометкой «Срочно» («Оперативно»), вскрываются немедленно. Документы, вложенные в них, направляются на регистрацию вне очереди и в течение часа после регистрации передаются для доклада руководителю (начальнику) органа внутренних дел.

69. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) за регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет подразделением делопроизводства и режима) с приложением копии пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

70. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производятся сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (Примерный перечень нерегистрируемых документов — приложение N 35), выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел.

Каждый орган внутренних дел может дополнительно разрабатывать собственный перечень нерегистрируемых документов с учетом требований действующего законодательства.

71. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка «Документ получен в поврежденном виде».

72. В случае обнаружения недостачи документов (отдельных их листов) или приложений к ним, несоответствия регистрационных номеров, а также при отсутствии и неисправимом повреждении документов составляется акт (приложение N 36).

Первый экземпляр акта с копией конверта приобщается к реестру на поступившие документы и помещается в соответствующее номенклатурное дело подразделения делопроизводства и режима, получившего документ, второй экземпляр акта вместе с поступившими документами направляется отправителю.

В акте обязательно указываются должность, инициалы и фамилия лица, вскрывшего конверт, дата, час и минуты вскрытия, известные реквизиты (регистрационный исходящий номер, дата и аннотация) отсутствующего или неисправимо поврежденного документа. Акт подписывает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел либо его заместитель, руководитель (начальник) соответствующего подразделения делопроизводства и режима и сотрудник, вскрывший конверт.

73. Конверты входящих документов уничтожаются по истечении трехдневного срока, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя и когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.

74. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на потоки: требующие обязательного рассмотрения руководителем (начальником) органа внутренних дел; направляемые непосредственно в структурные подразделения органа внутренних дел, ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в органе внутренних дел распределения служебных обязанностей.

Документы, адресованные руководителю (начальнику) органа внутренних дел, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в подразделении делопроизводства и режима, а затем направляются непосредственно руководству или в структурное подразделение.

75. Поступившие в орган внутренних дел документы (за исключением документов, по содержанию не относящихся к компетенции органа внутренних дел, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации с учетом требований пункта 70 настоящей Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки передаются на регистрацию.

76. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям органа внутренних дел или их должностным лицам, передаются по назначению с отметкой в соответствующих учетных формах.

Регистрация поступивших документов

77. Документы регистрируются в журнале или в карточке учета входящих несекретных документов (приложения N 37, 38) либо в других предусмотренных настоящей Инструкцией учетных документах. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

При регистрации входящего документа на обороте его первого листа ставится штамп с указанием наименования органа внутренних дел, в который поступил документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему. На обороте первых листов приложений ставится штамп  «К вх. N _____» с указанием года регистрации. На сброшюрованных приложениях (книгах, отчетах, тетрадях и других) входящие номера проставляются на титульном листе. Также, в случае наличия автоматизированной системы документооборота, допускается дополнительно проставлять на документе соответствующий штрих-код, позволяющий идентифицировать документ в данной системе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

78. Регистрация поступивших документов с использованием современных информационных технологий производится с учетом положений настоящей Инструкции.

79. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:

документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);

иных документов, поступивших в рабочее время, — в день поступления, поступивших в нерабочее время, — на следующий рабочий день.

Пункт 79 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

80. После регистрации корреспонденция докладывается в день поступления соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел или передается сотруднику, которому она адресована.

81. При рассмотрении документов руководитель (начальник) органа внутренних дел определяет исполнителя (структурное подразделение или должностное лицо) и сроки исполнения. После доклада корреспонденции руководству органа внутренних дел указания по исполнению документа переносятся в соответствующую графу журнала (карточки) учета входящих несекретных документов (приложения N 37, 38).

82. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается головному исполнителю, названному в указаниях по исполнению первым, либо обозначенному словом «созыв» («ответственный»), или отмеченному символом «*». Необходимость размножения документов (за исключением секретных), по которым даны поручения, а также количество копий определяются руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима. Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие подписи подлинника, могут удостоверяться печатью.

В том случае, когда копии документов не готовились и соисполнителям не направлялись, ознакомление с документом организует головной исполнитель.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководителем (начальником) органа внутренних дел.

83. Срочные и оперативные документы незамедлительно докладываются соответствующему руководителю (начальнику) органа внутренних дел и направляются исполнителю.

84. Служебные документы передаются исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов (приложения N 37, 38) с проставлением даты получения<1>. Передача служебных документов из одного структурного подразделения органа внутренних дел в другое осуществляется через подразделение делопроизводства и режима.

———————————

<1> При передаче документов с пометками «Весьма срочно» или «Срочно» исполнитель проставляет также время получения.

85. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю (начальнику) органа внутренних дел или его структурного подразделения.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

86. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

87. При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.

Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов

88. За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, предусмотренными разделом III настоящей Инструкции, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель (начальник) подразделения-исполнителя документа.

89. Проекты исходящих документов органа внутренних дел готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Проект исходящего документа визируется исполнителем, руководителем (начальником) подразделения-исполнителя документа (лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными заинтересованными руководителями (начальниками) и (или) сотрудниками органа внутренних дел.

Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

90. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем (начальником) органа внутренних дел (иным уполномоченным сотрудником) осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов (приложение N 39) или в карточке учета подготовленных несекретных документов (приложение N 40).

Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

91. Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.

92. Каждый исходящий служебный документ на бумажном носителе должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения N 39, 40).

Документы, которые перед их рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.

Пункт 92 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

93. При печатании пяти и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима, а также утверждается руководителем (начальником) подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки, подготовленный на отдельном листе (листах), подшивается в дело вместе с копией исходящего документа.

94. В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен.

95. При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие органы внутренних дел они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указывается, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.

96. Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. При этом ответ печатается на свободном месте и не должен захватывать текст документа, его реквизиты и затруднять его прочтение. В этих случаях в журнале учета входящих несекретных документов (приложение N 37) или карточке учета входящих несекретных документов (приложение N 38) производится отметка об отправке: «Возвращен отправителю» и указываются порядковый номер реестра и дата возвращения. Краткое содержание ответов и поручений, данных на возвращаемом служебном документе, записывается в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов.

97. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима.

98. Если документ переводится на другие языки, каждый перевод учитывается за новым регистрационным номером.

99. Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской, специальной связью, международная почта).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, фельдъегерской связью — на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ГФС России, специальной связью — на основании договора, заключенного органом внутренних дел с ФГУП «Главный центр специальной связи.

Пункт 99 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

100. Документы, отправляемые фельдъегерской, специальной или почтовой связью, проходят упаковку, проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку фельдъегерю или в отделение почтовой связи.

Пункт 100 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

101. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. При адресовании на конвертах указываются адресат, его почтовый адрес и индекс.

Пункт 101 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

102. Простые почтовые отправления передаются в почтовое отделение по накладным, фиксирующим количество отправленных конвертов. Регистрируемые почтовые отправления с уведомлением о вручении адресату и без него передаются в почтовое отделение по реестрам, в которых отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки.

103. Документы, отправляемые фельдъегерской или специальной связью, передаются фельдъегерю по реестру установленного образца, в котором также отражаются сведения об адресате, регистрационные номера отправляемых документов, дата отправки. Регистрационные номера отправляемых документов также указываются на конвертах, в которые они вложены.

Накладные и реестры на отправку корреспонденции оформляются в двух экземплярах, один из которых после отправки корреспонденции возвращается в подразделение делопроизводства и режима с отметкой фельдъегеря или иного лица, обеспечивающего отправку корреспонденции, и хранится в номенклатурном деле соответствующего структурного подразделения органа внутренних дел.

Пункт 103 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

104. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера экспедицией к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

105. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.

Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих гриф ограничения доступа.

Копирование (тиражирование) документов

106. Копировально-множительные работы осуществляются централизованно на множительных участках или в типографиях по наряду (приложение N 41).

Наряды на снятие копий и множительные работы подписывает руководитель (начальник) подразделения делопроизводства и режима или его заместитель, которые проверяют правильность оформления документов, указателей рассылок, наличие соответствующего разрешения на размножение.

Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в структурных подразделениях органа внутренних дел, имеющих копировально-множительную технику.

107. На множительные участки сдаются первые экземпляры (подлинники) документов, отвечающие необходимым техническим требованиям. Материалы должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво черным цветом на стандартных листах бумаги формата А3, А4 или А5.

108. Тираж изготовленных копий соответствует заказу и выдается исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы на бланке заказа делается соответствующая отметка. Учет выполнения работ ведется на основании заказов.

Если при копировании документа уменьшается его формат, с размещением нескольких листов оригинала на одном листе копии без последующего их разрезания, то в регистрационных формах учитываются: для оригинала — число листов оригинала, для копии — число листов копии. Листом считается бумажный носитель информации, изготовленный (разрезанный) по размеру, установленному соответствующему стандарту.

109. Дополнительно размноженные экземпляры документа регистрируются за тем же номером, за которым этот документ отпечатан, о произведенном размножении делается отметка на экземпляре документа, остающегося в деле. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются дата и количество дополнительно размноженных экземпляров документов, место их нахождения. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров документа продолжается от последнего номера ранее учтенных экземпляров документа.

Особенности работы с электронными документами

110. Электронные документы создаются, регистрируются, обрабатываются и хранятся в СЭД.

Получение и отправка электронных документов осуществляются подразделениями делопроизводства и режима.

Пункт 110 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

111. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

В органах внутренних дел используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

Пункт 111 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

112. Для подтверждения подлинности электронных документов используется электронная подпись.

113. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется приказом МВД России от 31 мая 2011 г. N 600 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов», согласованным с Федеральным архивным агентством.

114. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

115. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем (начальником) органа внутренних дел.

Пункт 115 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

116. Иные особенности работы с электронными документами при необходимости устанавливаются специальным ведомственным правовым актом.

Пункт 116 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

Особенности работы с правовыми актами

117. Подлинники правовых актов, издаваемых в органе внутренних дел, регистрируются в отдельном журнале учета несекретных правовых актов или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Регистрация приказов по личному составу осуществляется в отдельном журнале за общей порядковой нумерацией, после номера слитно с ним проставляется «л/с». Подшивка данной категории правовых актов производится в отдельные номенклатурные дела в зависимости от сроков их хранения.

118. Подлинники правовых актов, изданных в органе внутренних дел, хранятся в самостоятельных делах по видам документов и сдаются в подразделение спецфондов в порядке, установленном Инструкцией по организации архивной работы в системе МВД России<1>. Рассылать подлинники запрещается.

———————————

<1> Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».

119. Полученные и тиражированные экземпляры (копии) документов, содержащих правовые предписания (федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и иные правовые акты) учитываются в журнале учета несекретных правовых актов (приложение N 42) по разделам в зависимости от органа, издавшего правовой акт, или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).

Приказы по личному составу, в том числе по командировкам и о предоставлении отпусков, учитываются в отдельных разделах.

Регистрация должна ежегодно начинаться с номера один.

120. На каждом экземпляре поступившего правового акта и не сброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер документа по журналу учета несекретных правовых актов (приложение N 42) и дата поступления. Не сброшюрованное с основным документом приложение регистрируется в этом журнале отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ.

121. Журнал учета несекретных правовых актов (приложение N 42), в котором зарегистрированы полученные (тиражированные) правовые акты, может быть закончен только после проставления отметок о направлении или уничтожении всех зарегистрированных в нем документов (со ссылкой на порядковый номер реестра (разносной книги) и дату или на номер акта об уничтожении и дату).

122. Тиражированные правовые акты (копии правовых актов) рассылаются без сопроводительных писем за присвоенными им номерами, которые проставляются на пакетах.

Правовые акты тиражируются и рассылаются с учетом служебной необходимости. В обязательном порядке копии правовых актов направляются в подразделение, осуществляющее их систематизированный учет, а также в соответствующее правовое подразделение органа внутренних дел. В аналогичном порядке тиражируются и рассылаются межведомственные соглашения (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) и протоколы.

На рассылку правовых актов составляется указатель рассылки, который заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима и утверждается руководителем (начальником) структурного подразделения-разработчика правового акта. Указатель рассылки подшивается в дело вместе с подлинниками правовых актов и хранится постоянно.

Дополнительное изготовление, рассылка и выдача копий правовых актов с грифом ограниченного доступа, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», осуществляются подразделением делопроизводства и режима с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел.

Замена разосланных экземпляров правовых актов при обнаружении редакционных и технических ошибок производится с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел — разработчика правового акта.

123. Ознакомление с правовыми актами производится под подпись на листе ознакомления по письменному указанию руководителя (начальника) органа внутренних дел или лица, которому они были адресованы. На этом же листе делаются отметки об исполнении. Листы хранятся вместе с правовыми актами.

Указания по исполнению правовых актов, подлежащих возврату, пишутся на листах ознакомления, которые остаются в подразделении делопроизводства и режима.

Контроль за своевременным ознакомлением с правовыми актами личного состава возлагается на подразделение делопроизводства и режима.

124. На всех отмененных (утративших практическое значение) правовых актах, а также в журналах (карточках), где они зарегистрированы, делаются об этом отметки, после чего такие документы до уничтожения хранятся отдельно от действующих правовых актов.

Данные требования не распространяются на порядок хранения и обращения с правовыми актами, поставленными на систематизированный учет.

125. Поступившие тиражированные правовые акты после регистрации в журнале учета несекретных правовых актов (приложение N 42) для удобства пользования хранятся по годам их издания в папках, папках-файлах или скоросшивателях с составлением внутренних описей документов, находящихся в деле (приложение N 43), которые в номенклатуру особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел не включаются и сотрудникам на рабочие места не выдаются. Подшивать правовые акты в дела с текущей перепиской запрещается.

126. Тиражированные экземпляры утративших практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности правовых актов ежегодно отбираются экспертными комиссиями и уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с обязательными отметками об этом в учетах.

Библиотеки документов

127. Учет, выдача, хранение и рассылка учебников, учебных пособий, лекций, сборников, бюллетеней, брошюр, справочников, научно-технической документации, микрокарт и других подобных материалов, как поступивших в орган внутренних дел, так и подготовленных в органе внутренних дел<1>, ведутся централизованно и возлагаются на библиотеки документов<2>.

———————————

<1> Далее — «издания», если их наименования не будут оговорены особо.

<2> Далее — «библиотека».

При небольшом массиве изданий их учет, выдача и хранение могут быть возложены на одного из сотрудников, что отражается в его должностной инструкции.

128. Издания в библиотеках регистрируются в журналах учета несекретных изданий (приложение N 44) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45).

129. Сопроводительные письма к изданиям регистрируются в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов  (приложения N 37, 38). На сопроводительном письме, а также в журнале (карточке) учета входящих несекретных документов указываются порядковые учетные (инвентарные) номера, которые присваиваются поступившим изданиям в журналах учета несекретных изданий (приложение N 44) или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45). На самом издании проставляется штамп, в оттиске которого указываются присвоенный изданию номер в журналах учета несекретных изданий или журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов, наименование органа внутренних дел и дата регистрации.

130. Рассылка и возврат изданий отражаются в журналах учета несекретных изданий (приложение N 44) и журналах инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45) со ссылкой на номера и даты документов, при которых издания направлены (возвращены).

131. Дополнительно поступившие экземпляры изданий одного и того же наименования учитываются за номером ранее полученных изданий.

132. На каждого сотрудника, пользующегося услугами библиотеки, заводится карточка учета выдачи документа, в которой указываются дата выдачи, наименование и учетный номер документа по журналу учета несекретных изданий (приложение N 44) и журналу инвентарного учета несекретных сброшюрованных материалов (приложение N 45), проставляются подписи о получении и обратном приеме издания.

133. В библиотеках издания могут выдаваться под подпись в читательском абонементе (читательском билете) или других формах учета выдачи изданий, куда заносятся их учетные номера.

134. Издания, утратившие практическое значение и не представляющие исторической или иной ценности, а также лишние экземпляры уничтожаются в установленном настоящей Инструкцией порядке с последующей отметкой об уничтожении в журналах учета изданий.

Учет и анализ объемов документооборота

135. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота и содержания документов, поступающих в подразделение и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

136. Учет количества документов проводится по регистрационным данным. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

137. Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда и определения численности сотрудников.

V. Организация контроля и исполнения документов и поручений

138. Контроль представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах<1>. Контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и о выполнении (проведении) других конкретных мероприятий.

———————————

<1> Далее — «поручение».

139. Контроль исполнения поручений включает следующие мероприятия:

139.1. Систематизацию и подготовку сведений о содержании и сроках выполнения поручений, подготовку и направление исполнителям контрольных и учетных карточек (приложения N 46, 47).

139.2. Периодический сбор, обобщение и анализ информации о ходе и состоянии выполнения поручений.

139.3. Осуществление по указанию соответствующих руководителей (начальников) проверки фактического выполнения поручений, а также подготовку по ее результатам материалов (рапорт, справка, докладная записка) для доклада руководству.

139.4. Подготовку предложений по обеспечению своевременного выполнения поручений, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации и осуществлению контроля.

140. Контроль в пределах своей компетенции осуществляют следующие субъекты контроля:

140.1. Организационно-аналитический департамент МВД России<1>, Департамент делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России<2>, Договорно-правовой департамент МВД России<3> — в Министерстве.

———————————

<1> Далее — «ОАД МВД России».

<2> Далее — «ДДО МВД России».

<3> Далее — «ДПД МВД России».

140.2. Штабные подразделения (или иные подразделения, осуществляющие функции анализа, планирования и контроля), правовые подразделения, подразделения делопроизводства и режима — в структурных подразделениях органов внутренних дел.

141. ОАД МВД России осуществляет контроль за исполнением<1>:

———————————

<1> ОАД МВД России осуществляет контроль и проверки фактического выполнения поручений и мероприятий на основании поручения руководства Министерства внутренних дел Российской Федерации (приказ МВД России от 27 июня 2011 г. N 727).

141.1. Федеральных конституционных законов и федеральных законов, указов и распоряжений, поручений и указаний Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.

141.2. Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации и его комиссий, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции МВД России.

141.3. Решений коллегии МВД России, объединенных коллегий МВД России, протоколов коллегий МВД России, протоколов оперативных совещаний при Министре внутренних дел Российской Федерации.

141.4. Приказов и распоряжений МВД России по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера.

142. ДДО МВД России осуществляет контроль за исполнением:

142.1. Поручений, данных Министром и заместителями Министра, по рассмотренной ими корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции ОАД МВД России, обращений граждан и организаций, парламентских запросов, запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и запросов депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.

Подпункт 142.1 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

142.2. Документов, поступивших из высших органов государственной власти Российской Федерации с пометкой «Срочно» и «Оперативно».

143. ДПД МВД России осуществляет контроль:

143.1. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых в установленном порядке на подпись Министру нормативных правовых актов, а также проектов отзывов и заключений Правительства Российской Федерации по законопроектам, проектов международных договоров, договоров и контрактов, предусматривающих поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг МВД России, и иных актов управления.

143.2. За исполнением Перечня нормативных правовых актов, подлежащих разработке и (или) сопровождению (приложение к Плану основных организационных мероприятий МВД России), иных планов и программ МВД России в части осуществления нормотворческой деятельности.

143.3. За исполнением плана командирований специалистов МВД России за границу и приемов иностранных делегаций.

143.4. За исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к МВД России и направленным в соответствующие подразделения Министерства (органы внутренних дел) для исполнения.

144. Штабные подразделения органов внутренних дел осуществляют контроль за выполнением:

144.1. Поручений, поступивших из ОАД МВД России в порядке осуществления им контрольных функций.

144.2. Решений и протокольных поручений Правительства Российской Федерации, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, межведомственных комиссий и совещаний по вопросам, отнесенным к компетенции органов внутренних дел.

144.3. Решений коллегии органа внутренних дел, объединенных коллегий органа внутренних дел; протоколов коллегий, протоколов совещаний при руководителе (начальнике) органа внутренних дел.

144.4. Приказов и распоряжений руководителя (начальника) органа внутренних дел по конкретным вопросам, а также планирующих и иных документов межотраслевого характера.

145. Правовые подразделения органов внутренних дел осуществляют контроль:

145.1. За соответствием законодательству Российской Федерации представляемых на подпись руководителю (начальнику) органа внутренних дел проектов правовых актов, соглашений и договоров, планов и программ соответствующего органа внутренних дел в части осуществления нормотворческой деятельности.

145.2. За выполнением поручений, поступивших из ДПД МВД России, касающихся разработки и (или) сопровождения нормативных правовых актов, выполнения правоподготовительных работ; поручений, данных руководством органа внутренних дел в части правовой работы.

145.3. За исполнением судебных решений и иных судебных документов по искам, предъявляемым к органу внутренних дел.

146. Подразделения делопроизводства и режима органов внутренних дел осуществляют контроль за выполнением поручений, данных руководителем (начальником) органа внутренних дел:

146.1. По рассмотренной им корреспонденции, за исключением документов, отнесенных настоящей Инструкцией к компетенции штабных и правовых подразделений.

146.2. По обращениям граждан и организаций, парламентским запросам, обращениям и запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов всех уровней.

Подпункт 146.2 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

147. На документах, подлежащих контролю, подразделением делопроизводства и режима проставляется штамп «Контроль» или «Особый контроль», заполняется контрольная карточка в двух экземплярах (приложение N 46). Затем подлежащие контролю документы вместе со вторым экземпляром контрольной карточки направляются в соответствующие структурные подразделения в день регистрации, а срочные — немедленно.

148. На документах, подлежащих контролю, субъектом контроля проставляется штамп «Контроль» или «Особый контроль» и осуществляются:

148.1. Введение их в контрольную картотеку или базу данных.

148.2. Заполнение на них контрольных карточек хода выполнения поручения (приложение N 47), которые направляются ответственному исполнителю за 10 дней до выполнения поручения, а также карточек-уведомлений (приложение N 48) для напоминания и упреждающего контроля. При заполнении контрольной карточки хода выполнения и карточки уведомления на документ, имеющий гриф секретности, его содержание излагается без указания секретных данных.

149. Выставление контрольной карточки — исключительная прерогатива субъекта контроля. Субъекты контроля в подразделениях-исполнителях поручения осуществляют контроль в процессе непосредственного контакта с исполнителями по действующим в системе МВД России каналам прямой и обратной связи, позволяющим решать данные вопросы бездокументационным путем.

Подразделение-исполнитель, которому поручено исполнение мероприятия, обязано самостоятельно установить контакт с сотрудником, осуществляющим контроль за выполнением данного поручения.

150. Осуществляются следующие виды контроля за выполнением поручений:

150.1. Промежуточный — за выполнением особо значимых мероприятий, имеющих промежуточные этапы выполнения.

150.2. Заключительный — по окончании выполнения поручения в целом (в части касающейся) посредством сбора сведений о выполнении мероприятий, содержащихся в нем, и проверки результатов.

151. В целях повышения эффективности контроля по отдельным поручениям, имеющим особое значение, длительный срок исполнения или значительное количество исполнителей и соисполнителей, по указанию руководства органа внутренних дел может подготавливаться план контроля, который должен содержать сведения о промежуточных сроках представления проектов документов в заинтересованные инстанции. План разрабатывается соответствующим субъектом контроля и после согласования с ответственными исполнителями утверждается руководителем (начальником), давшим поручение о его разработке. Контроль за выполнением плана осуществляет соответствующий субъект контроля. Копии плана контроля или выписки из него в части касающейся направляются руководителям (начальникам) структурных подразделений органа внутренних дел, являющихся ответственными исполнителями и соисполнителями.

152. Субъект контроля в порядке промежуточного контроля за выполнением особо значимых поручений или поручений, имеющих несколько этапов выполнения:

152.1. Осуществляет периодический сбор сведений о ходе исполнения поручений.

152.2. Анализирует полученную информацию, при необходимости готовит предложения руководству по обеспечению своевременного исполнения поручений.

152.3. По указанию руководства проводит проверки фактического выполнения поручений с привлечением в случае необходимости сотрудников других структурных подразделений.

153. Документы (поручения) подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то — до последнего дня месяца);

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «оперативно»;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка «срочно»;

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения.

Срок исчисляется в календарных днях с даты поступления (регистрации) документа.

По отдельным видам документов (поручений) могут устанавливаться иные сроки их исполнения, определенные соответствующими нормативными правовыми актами<1>.

———————————

<1> Приказ МВД России от 27 июня 2003 г. N 484 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов в центральном аппарате МВД России», приказ МВД России от 12 сентября 2013 г. N 707 «Об утверждении Инструкции об организации рассмотрения обращений граждан в системе Министерства внутренних дел Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 31 декабря 2013 года, регистрационный N 30957), приказ МВД России от 17 октября 2013 г. N 850 «Об утверждении Регламента Министерства внутренних дел Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте России 12 ноября 2013 года, регистрационный N 30359).

Пункт 153 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

154. Если последний день срока исполнения документа или поручения приходится на нерабочий день, то они подлежат исполнению в предшествующий рабочий день.

155. В случае невозможности выполнения поручения в установленный срок решение о продлении (переносе) срока может быть принято только руководителем (начальником), давшим это поручение.

При необходимости изменения срока выполнения поручения представляется рапорт на имя руководителя (начальника), давшего поручение, не позднее трех дней до истечения установленного срока, с изложением мотивированной просьбы о его продлении и указанием конкретных мер, которые необходимо осуществить для выполнения поручения, а также реальном сроке выполнения.

156. Исполнение срочных поручений не продлевается.

Пункт 156 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

157. Обо всех случаях изменения сроков исполнения контрольных документов исполнитель обязан оперативно информировать субъект контроля.

158. Персональную ответственность за своевременное выполнение поручения несет руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел, определенный в указаниях по исполнению документа. Если поручение дано нескольким структурным подразделениям, то работу по его выполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или отмеченное символом «*» или словом «созыв», которое готовит и согласовывает с соисполнителями итоговый документ. При необходимости исполнения поручения в сокращенные сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.

159. В случаях когда орган внутренних дел (его структурное подразделение) определен соисполнителем поручения, он представляет ответственному исполнителю предложения, подписанные соответствующим руководителем (начальником), в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

160. При необходимости расширения числа соисполнителей или переназначения ответственного исполнителя поручения представляется рапорт на имя руководителя (начальника), давшего поручение, с указанием мотивированной причины внесенного предложения. Указанные изменения фиксируются в контрольной карточке. При переназначении исполнителя подлинник документа с отметкой о рассылке копий направляется вновь назначенному ответственному исполнителю.

161. С поручения, требующего срочного исполнения, копии для одновременной рассылки могут быть сняты по указанию руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима. Подлинник документа с отметкой о рассылке копий в таких случаях направляется ответственному исполнителю.

162. Контроль за своевременным получением ответов на запросы, направленные в другие органы внутренних дел и (или) ведомства, осуществляется непосредственно исполнителем.

163. Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в них задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю (начальнику), давшему поручение. Указанные сведения заносятся в контрольную карточку документа исполнителем с приложением при необходимости материалов (копий документов), свидетельствующих об исполнении мероприятия.

Если о выполнении поручения доложено руководителю (начальнику) органа внутренних дел в устной форме, в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя (начальника) подразделения, ответственного за выполнение данного поручения.

164. Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течение трех лет, либо подшиваются с контрольным документом в номенклатурное дело.

VI. Формирование документального фонда

165. Документальный фонд органа внутренних дел составляют документы, созданные в нем и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

166. Основой формирования документального фонда органа внутренних дел является номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел<1>, которая используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

———————————

<1> Форма 37, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160). Далее — «номенклатура дел».

Разработка и ведение номенклатуры дел

167. Номенклатура дел составляется в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска.

168. Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года. Кроме того, номенклатура дел — это классификационный справочник, который используется при построении информационно-поисковой системы.

169. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел, его структурного подразделения.

170. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

171. В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

172. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями (начальниками) других структурных подразделений, подписывается руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима, согласовывается подразделением спецфондов, после чего утверждается руководителем (начальником) органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

173. Номенклатура дел учитывается по журналу (карточке) учета подготовленных несекретных документов (приложения N 39, 40) и хранится в течение года у руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение.

174. Заверенная копия утвержденной номенклатуры дел передается в подразделение спецфондов для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.

В структурные подразделения органа внутренних дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

175. Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) подразделения органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

176. Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:

предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

177. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела или разновидности документов;

наименование органа внутренних дел или его структурного подразделения (автора документа);

наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.

178. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

179. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

180. В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

Наименование органа внутренних дел (организации) в качестве автора документов указывается кратко.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

181. В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период на (за) который составлены планы (отчеты).

182. В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов (комиссий, советов и других), не законченные производством дела прошлых лет (переходящие дела) и дела с документами, поступившие из других органов внутренних дел, организаций для продолжения их ведения. Помимо дел в номенклатуру дел вносится журнал учета журналов и картотек.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел следующего года за порядковым номером в номенклатуре дел текущего года.

После введения в действие новой номенклатуры дел делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: «Переходящее, ведется с____года».

183. Дополнительные тома дел и новый журнал учета журналов и картотек вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения с указанием фамилии сотрудника, ответственного за их ведение. По законченным делам (томам дел) в номенклатуре дел производятся записи о дате окончания ведения дела (тома дела), количестве листов в нем и других необходимых данных. Если в течение календарного года возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры дел при ее формировании предусматриваются резервные номера.

184. Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по представлению руководителей (начальников) структурных подразделений органа внутренних дел.

185. Сроки хранения дел определяются в соответствии с перечнями документов, в которых установлены сроки их хранения<1>.

———————————

<1> Перечень документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом МВД России от 12 мая 2006 г. N 340.

186. Не подлежат включению в номенклатуру дел какие-либо отдельные документы длительного срока исполнения, дела оперативного учета и дела наблюдательного характера.

187. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение спецфондов.

188. По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе «Примечание» номенклатуры дел делается запись «Дело не заводилось».

189. После годовой проверки наличия документов номенклатура дел приобщается в номенклатурное дело.

190. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке.

Формирование и оформление дел

191. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатурные дела формируются:

при централизованном ведении делопроизводства — подразделением делопроизводства и режима;

при децентрализованном ведении делопроизводства — как структурными подразделениями органа внутренних дел (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением делопроизводства и режима.

192. Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по согласованию с руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима.

193. Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением документов, переходящих сроком исполнения на следующий год;

запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

по объему дело не должно превышать 250 листов и 4 см по толщине;

при наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки «т. 1», «т. 2» и далее;

документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании, документ-ответ помещается за документом-запросом (за исключением личных дел, где документы располагаются по мере их поступления);

в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле;

приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

в отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума;

протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела, протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления;

перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении — в дела последнего года;

письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению;

при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

194. При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен быть более 10 дней.

Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

195. Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела.

Документы, имеющие приложения, при подшивке в дело вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, как одна позиция, отметки о наличии приложений, в том числе и несекретных, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и заверительном листе не делаются.

196. Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под подпись в номенклатуре дел с указанием даты.

197. Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

198. По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.

Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре подписью лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.

199. Контроль за правильным формированием дел осуществляется подразделением делопроизводства и режима.

200. Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года и включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; проставление нумерации листов в деле; составление заверительного листа и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

Оформление дел производится сотрудниками, ответственными за ведение дел.

201. На обложке дела указываются: гриф секретности, соответствующий наивысшей степени секретности документов, находящихся в нем, полное и сокращенное наименование органа внутренних дел и структурного подразделения; номер дела и тома, заголовок дела, дата заведения и окончания дела, срок хранения, инвентарный номер. На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно».

Наименование органа внутренних дел указывается полностью в именительном падеже, в скобках — официально принятое сокращенное наименование. Наименование структурного подразделения приводится в соответствии с утвержденным штатным расписанием органа внутренних дел. Заголовок и срок хранения дела переносятся из номенклатуры дел.

В заголовках дел с распорядительными документами указываются вид документов и их характеристика (подлинники или копии).

202. Дата заведения дела, проставляемая в номенклатуре дел и на обложке дела, соответствует дате списания в дело первого документа, поступившего на подшивку, а дата окончания — дате списания последнего документа.

На делах с протоколами заседаний коллегий, совещаний проставляются даты проведения первого и последнего заседаний.

На делах с нормативными правовыми актами проставляются даты их утверждения (подписания), а на делах с отчетами — даты утверждения.

Если в деле имеются документы за более ранние годы, на его обложке под крайними датами документов делается оговорка: «Имеются документы за___годы», а при необходимости после заголовка указываются также наименования этих документов.

203. Одновременно с делом заводится карточка учета выдачи дел<1>, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая приобщается к заполненной карточке, и они хранятся вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись документов, находящихся в деле, ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается. При сдаче в подразделение специальных фондов карточка остается в подразделении делопроизводства и режима.

———————————

<1> Карточка учета выдачи дел имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи носителей сведений, составляющих государственную тайну (форма 23, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160).

204. На обороте обложки дела (тома дела) или на отдельном листе, хранящемся в деле (томе дела), указывается список сотрудников органа внутренних дел, которым разрешено ознакомление с делом (томом дела). Указанный список подписывается руководителем (начальником) того структурного подразделения, документы которого подшиваются в дело, и заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима. Изменения в список вносятся с разрешения руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима по представлению руководителя (начальника) структурного подразделения.

205. Все подшитые в дело (том дела) документы нумеруются полистно арабскими цифрами. Номера листов проставляются простым карандашом в правом верхнем углу каждого листа вне текста документа. Названия документов и соответствующие этим документам номера листов дела вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

Листы внутренней описи документов, находящихся в деле, нумеруются отдельно и помещаются в начале дела.

Исправления во внутренних описях документов, находящихся в деле, оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников подразделения делопроизводства и режима.

206. По окончании ведения дела (тома дела) в конце внутренней описи документов, находящихся в деле, производится итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество внесенных в нее документов (например: «Всего во внутреннюю опись внесено_____документов на_____листах»).

Данная запись заверяется подписью сотрудника, оформившего опись, с указанием его должности, инициалов и фамилии.

207. Законченное производством дело (том дела) прошивается (сброшюровывается) и опечатывается. На заверительном листе, подшиваемом в конце дела (тома дела), производится запись о количестве листов, подшитых в дело (том дела), которая заверяется подписью сотрудника, оформляющего дело (том дела) (например: «Всего в дело подшито листов, кроме того, внутренняя опись на____листах»). Заверительный лист не нумеруется.

Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения возможности свободного чтения текста всех листов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В начале дела, подлежащего передаче в подразделение спецфондов, перед внутренней описью документов подшивается лист использования документов, который не заполняется.

208. Дела со дня их заведения до передачи в подразделения специальных фондов или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

209. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

210. Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года — подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле, и оформляется обложка дела.

При необходимости сотрудникам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в карточке учета выдачи носителей сведений проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

211. Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в карточке учета выдачи дел и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением дел.

Отдельные документы из дела могут выдаваться на более длительный срок.

212. Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя (начальника) структурного подразделения органа внутренних дел. На выданное дело заводится карта-заместитель<1>, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для отметок о получении и приеме дела.

———————————

<1> Карта-заместитель имеет реквизиты, аналогичные карточке учета выдачи дел.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителя по актам приема-передачи.

213. Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель<1>. В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.

———————————

<1> Форма 54, установленная Инструкцией по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160).

При изъятии из дел документов, зарегистрированных по журналам (карточкам) учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале (карточке) учета текущего года с отметкой об этом в справке-заместителе.

Справка-заместитель подписывается сотрудником подразделения делопроизводства и режима и руководителем (начальником) структурного подразделения органа внутренних дел, с согласия которого изымаются документы. Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и на заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

214. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

215. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

216. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа (сейфа).

217. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении (возврате) дел, при смене руководителя (начальника) структурного подразделения органа внутренних дел, руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима, при реорганизации и ликвидации органа внутренних дел или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

218. Законченные производством дела, журналы и картотеки, а также номенклатура дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с Инструкцией по архивной работе в системе МВД России<1> и настоящей Инструкцией. Номенклатура дел, журналы учета журналов и картотек, законченных производством дел, хранятся постоянно.

———————————

<50> Утверждена приказом МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».

219. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Экспертиза ценности и отбор документов для хранения или уничтожения

220. При подготовке номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в спецфонд в структурном подразделении органа внутренних дел проводится экспертиза ценности документов.

221. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве (органе внутренних дел) создается ЦЭПК МВД России (ЭК).

Правовой статус ЦЭПК МВД России, а также порядок ее деятельности определяются положением о ней, утвержденным приказом МВД России<1>. Решения ЦЭПК МВД России вступают в силу после их утверждения Министром, а в необходимых случаях — после согласования с Федеральным архивным агентством.

———————————

<1> Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».

222. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел: постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в подразделения спецфондов; с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

223. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

224. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В спецфонды дела сдаются по описям установленной формы не позднее чем через пять лет после завершения дел в делопроизводстве.

225. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобное.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

226. Опись дел структурного подразделения (в двух экземплярах) подписывает ее составитель с указанием его должности, инициалов и фамилии, согласовывает руководитель (начальник) подразделения делопроизводства и режима и утверждает руководитель (начальник) структурного подразделения органа внутренних дел. Один экземпляр описи передается в подразделение спецфонда вместе с делами, второй — остается в структурном подразделении органа внутренних дел.

227. Отбор документов для уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании экспертной комиссии.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

228. В органах внутренних дел должен быть установлен порядок уничтожения документальных материалов, исключающий ознакомление с ними посторонних лиц, неполное или случайное их уничтожение.

229. Уничтожению подлежат утратившие практическое значение и не имеющие исторической или иной ценности<1> документы, дела, издания, технические документы, пленки и ленты с магнитными записями и тому подобное<2>.

———————————

<1> Порядок проведения экспертизы ценности устанавливается приказом МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».

<2> Далее — «документальные материалы».

230. Несекретные документальные материалы и материалы, содержащие служебные сведения ограниченного распространения, могут включаться в акты на уничтожение аналогичных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

231. Документальные материалы уничтожаются на основании решения экспертной комиссии, утвержденного в установленном порядке.

232. На документальные материалы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты об уничтожении документов, дел, правовых актов и изданий (приложения N 49 — 51), которые подписываются членами комиссии и утверждаются руководителем (начальником) органа внутренних дел.

233. В случае если из отобранных для уничтожения дел изымаются отдельные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указываются их регистрационные номера и наименования, номера дел, из которых они изъяты, и номера листов, а также дела, в которые они подшиты, номера листов и регистрационные номера по журналам (карточкам) учета текущего года. В журналах (карточках) учета производятся отметки о новом местонахождении документов. В акте об уничтожении таких дел указывается фактическое количество листов, оставшихся в деле после изъятия документов.

234. Дела уничтожаются вместе с внутренними описями документов, находящихся в деле, после полистной сверки подшитых в них документов с записями актов об уничтожении дел (приложение N 50) и внутренними описями документов, находящихся в деле (приложение N 43).

235. Наименования документов, правовых актов и изданий, их регистрационные номера, номера экземпляров, количество экземпляров и листов сверяются перед включением в соответствующие акты  (приложения N 49, 51) с журналами (карточками) учета.

236. Отобранные и включенные в акт об уничтожении документальные материалы после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других материалов.

237. Внесение каких-либо исправлений (зачеркиваний, дописок) в акты об уничтожении не допускается. В исключительных случаях такие исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

238. Уничтожение документальных материалов до утверждения соответствующим руководителем (начальником) акта об уничтожении запрещается.

239. Уничтожение должно производиться в возможно короткий срок после утверждения акта об уничтожении. Если подлежащие уничтожению документальные материалы вывозятся для уничтожения за пределы органа внутренних дел, они должны быть уничтожены в тот же день.

240. Уничтожение документальных материалов производится в присутствии всех членов комиссии, принимавших участие в сверке документальных материалов, отобранных для уничтожения.

241. По окончании уничтожения документальных материалов члены комиссии производят запись об этом в акте об уничтожении и заверяют ее своими подписями. Сотрудники подразделения делопроизводства и режима, ответственные за те документальные материалы, которые уничтожены, проставляют отметки об их уничтожении в соответствующих журналах (карточках) учета с указанием номера и даты регистрации акта.

Переписывать акт об уничтожении после его сверки членами комиссии, проставлять отметки в журналах (карточках) учета до уничтожения документальных материалов, а также выносить к месту уничтожения акты, описи, журналы и карточки учета, документальные материалы, не включенные в акт об уничтожении документов и дел, запрещается.

242. Акты об уничтожении дел, правовых актов и изданий хранятся постоянно, а акты об уничтожении других документальных материалов — в течение 10 лет в делах подразделения делопроизводства и режима.

Порядок передачи документов в архив

243. Документы, образующиеся в деятельности органа внутренних дел, являются федеральной собственностью, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и после проведения экспертизы ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в подразделение спецфондов.

244. Долговременное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на архивное хранение осуществляют подразделения делопроизводства и режима органа внутренних дел, которые обеспечивают формирование и использование архивного фонда.

245. Передача документов в спецфонд осуществляется в порядке, установленном отдельным нормативным правовым актом МВД России<1>.

———————————

<1> Приказ МВД России от 15 августа 2011 г. N 935 «Об организации архивной работы в системе МВД России».

VII. Печати и бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, иные печати и штампы

Учет, хранение и использование печатей и штампов

246. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах внутренних дел используются печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

247. Печати органов внутренних дел с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и эмблемы МВД России ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности (приложение N 52). Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Пункт 247 в ред. приказа МВД России от 25.05.2017 N 314.

248. Порядок изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов устанавливается отдельным нормативным правовым актом МВД России<1>.

———————————

<1> Приказ МВД России от 6 февраля 2007 г. N 130 «Об утверждении Инструкции о порядке изготовления, учета, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле, а также их выдачи и использования в системе МВД России».

249. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей (начальников) органов внутренних дел. При их смене печати и штампы передаются по акту.

Изготовление, использование и хранение гербовых бланков

250. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации<1> являются полиграфической продукцией.

———————————

<1> Далее — «гербовые бланки».

В Министерстве заявка на изготовление бланков на полиграфических предприятиях оформляется Управлением документационного обеспечения руководства Министерства<1> ДДО МВД России.

———————————

<1> Далее — «УДО».

251. Гербовые бланки выдаются УДО ДДО МВД России уполномоченным сотрудникам подразделений делопроизводства и режима.

252. Гербовые бланки подлежат учету и выдаются сотрудникам под подпись в журнале учета гербовых бланков документов (приложение N 53).

253. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых металлических шкафах (сейфах).

254. На гербовых бланках печатаются документы за подписью Министра и его заместителей.

255. Испорченные гербовые бланки или неподписанные проекты документов на гербовых бланках сдаются сотруднику подразделения делопроизводства и режима, ответственному за учет гербовых бланков.

256. Уничтожение испорченных гербовых бланков или неподписанных проектов документов на гербовых бланках производится сотрудником подразделения делопроизводства и режима, ответственным за учет гербовых бланков. Указанным сотрудником и исполнителем документа в журнале учета гербовых бланков документов делается отметка (их подписи и дата).

257. Контроль за хранением и использованием гербовых бланков в подразделениях Министерства (органа внутренних дел) осуществляется соответствующим подразделением делопроизводства и режима.

258. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется один раз в год комиссией, создаваемой руководителем (начальником) подразделения Министерства (органа внутренних дел), по итогам которой составляется акт, который утверждается руководителем (начальником), создавшим комиссию.

VIII. Особенности делопроизводства в центральном аппарате Министерства внутренних дел Российской Федерации

Порядок получения и рассмотрения документов

259. Поступившая корреспонденция, адресованная Министру внутренних дел Российской Федерации, заместителям Министра<1>, а также МВД России без указания конкретного подразделения Министерства, регистрируется в ДДО МВД России.

———————————

<1> Далее — «руководство Министерства».

Корреспонденция, адресованная в конкретные подразделения Министерства, регистрируется в подразделениях делопроизводства и режима этих подразделений.

260. Срочная корреспонденция, поступающая руководству Министерства после окончания рабочего дня, сдается экспедицией фельдсвязи в Приемную Министра, где регистрируется в пакетно-контрольном журнале.

О содержании документов дежурный по Приемной Министра докладывает руководству ДДО МВД России и при необходимости срочного исполнения информирует заинтересованных руководителей (начальников) структурных подразделений Министерства, о чем делает соответствующую отметку на документе.

261. Документы, полученные непосредственно сотрудниками структурных подразделений Министерства из органов внутренних дел или других учреждений и организаций, адресованные МВД России или конкретному руководителю (начальнику), должны быть переданы для регистрации в ДДО МВД России или подразделение делопроизводства и режима соответствующего структурного подразделения Министерства.

262. Пакеты, имеющие специальный «Литер «М» или «МВ», вскрываются и докладываются руководству Министерства. После подготовки указаний по исполнению и ознакомления руководства Министерства такие документы направляются адресату или в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России.

263. Поступившая в ДДО МВД России и структурные подразделения Министерства корреспонденция на иностранных языках, в том числе письменные обращения иностранных граждан, направляется в Управление организации международного протокола ДДО МВД России для перевода или аннотации. Если в них затрагиваются вопросы, относящиеся только к компетенции Управления организации международного протокола ДДО МВД России, то такие документы рассматриваются в установленном порядке. При необходимости доклада руководству Министерства указанные документы регистрируются и рассматриваются в установленном порядке.

Пункт 263 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

264. Руководство ДДО МВД России в день поступления документов докладывает их Министру или передает в аппараты заместителей Министра для рассмотрения и подготовки поручений соответствующим руководителям (начальникам).

265. В случае если документ исходя из его содержания и значимости поставленных в нем вопросов нецелесообразно докладывать руководству Министерства, он направляется руководством ДДО МВД России, УДО ДДО МВД России, Управления по работе с обращениями граждан и организаций ДДО МВД России<1> или руководителями аппаратов заместителей Министра в соответствующее подразделение Министерства с кратким указанием по исполнению на бланке установленного образца.

———————————

<1> Далее — «УРОГ ДДО МВД России».

266. Проекты указаний Министра по исполнению документов готовятся УДО и УРОГ ДДО МВД России, а заместителей Министра — сотрудниками их аппаратов.

На бланке указания по исполнению документа проставляется его регистрационный номер. При необходимости указания Министра могут быть подготовлены в виде отдельного поручения, которому присваивается очередной номер исходящего документа («1/__»; «3/__»), а текст переносится в информационное поле (краткое содержание) электронной формы учета.

267. Документы, требующие срочного решения в соответствии с указаниями Министра, руководства ДДО МВД России, направляются головному исполнителю, а соисполнителям — копии, необходимое количество которых готовится ДДО МВД России. Копии документов, направляемых исполнителям в соответствии с указаниями заместителей Министра, готовятся в аппаратах соответствующих заместителей Министра.

Ознакомление с документами, не подлежащими копированию, организует головной исполнитель.

268. Если поручение поступило в МВД России с задержкой и сроки его выполнения истекли или объективно недостаточны для своевременного выполнения, то руководство ДДО МВД России обеспечивает уточнение сроков выполнения поручения с контрольными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации или Аппарата Правительства Российской Федерации. По иным поручениям согласование сроков их выполнения проводится ответственным исполнителем с последующим письменным уведомлением субъекта контроля.

269. Передача документов, зарегистрированных в ДДО МВД России, из одного структурного подразделения Министерства в другое осуществляется через УДО либо УРОГ ДДО МВД России, в исключительных случаях — через их подразделения делопроизводства и режима с обязательным уведомлением ДДО МВД России.

270. При возвращении документа из структурного подразделения Министерства в ДДО МВД России (после ознакомления или исполнения) повторная регистрация его не производится, а делается отметка в соответствующих учетах.

271. Документы, на которых проставлен штамп «Подлежит возврату в УДО ДДО МВД России», возвращаются в течение месяца, если не оговорен иной срок.

Порядок подготовки исходящих документов и документов внутреннего обращения

272. Подготовка проекта исходящего документа, представляемого на подпись руководству Министерства, осуществляется на чистом листе бумаги. После окончательного согласования текста документа со всеми заинтересованными структурными подразделениями Министерства он печатается на гербовом бланке с указанием номера бланка на оборотной стороне 2-го и 3-го экземпляров.

В тексте проекта запроса о предоставлении каких-либо сведений из органов внутренних дел указывается контактная информация о структурном подразделении Министерства, ответственном за сбор и обобщение этих сведений.

273. Документы, подписанные руководством Министерства, руководителями (начальниками) структурных подразделений Министерства и направленные в другие организации и учреждения, а также органы внутренних дел, являются исходящими, и им присваивается учетный номер, который указывается через дробь после соответствующего индекса (например: 1/1234, 12/3-456).

274. Передача документов на подпись Министру осуществляется через ДДО МВД России. На подпись заместителям Министра документы передаются через аппараты заместителей Министра. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю.

275. Факт приема документов, имеющих гриф ограничения доступа, сотрудниками ДДО МВД России или аппарата заместителя Министра фиксируется их подписью с проставлением даты в одной из следующих форм, представляемых исполнителем: описи документов, находящихся у исполнителя, реестре, разносной книге или в расписке.

Учет принятых на рассмотрение и подпись документов в ДДО МВД России или аппарате заместителя Министра осуществляется в журналах учета документов, полученных на подпись и для рассылки адресатам (приложение N 54).

276. При наличии замечаний и предложений по письменному поручению руководства Министерства, руководителя (начальника) структурного подразделения Министерства ответственный исполнитель устраняет имеющиеся в документе недостатки и повторно представляет его на подпись или согласование.

277. Документы, подписанные руководством Министерства, направляются адресатам только за регистрационными номерами ДДО МВД России, если не установлен иной порядок.

278. Исходящие документы структурных подразделений Министерства подписываются только руководителями (начальниками) этих подразделений или их заместителями.

279. Документы за подписью руководства Министерства готовятся в следующем количестве экземпляров:

279.1. При направлении документа в один адрес он готовится в трех экземплярах: первый на бланке установленного образца — для отправки; второй и третий — на простых листах. Второй экземпляр с необходимыми визами хранится в ДДО МВД России; третий — в подразделении, подготовившем документ.

279.2. При направлении нормативного правового акта, разработанного в МВД России, иного документа, содержащего позицию МВД России по проекту нормативного правового акта, поступившего на рассмотрение или согласование в Министерство, или по проекту заключения, официального отзыва Правительства Российской Федерации на проект федерального закона или поправок к нему, а также межведомственного соглашения (протокола) (соглашения с другими органами государственной власти и организациями) исполнитель готовит дополнительный (четвертый) экземпляр документа (на простом листе), который вместе с копиями прилагаемых в адрес документов и материалов направляется в ДПД МВД России.

В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:

отп. 4 экз.

1 — в адрес

2 — в дело ДДО МВД России

3 — в дело ДГСК МВД России

4 — в дело ДПД МВД России

исп. инициалы и фамилия

667 03 26

07.02.2012

N бланка

279.3. При направлении документов с идентичным содержанием нескольким адресатам (в подлинниках) документ готовится по количеству адресатов на бланках установленного образца — для отправки; два дополнительных экземпляра: один — на простом листе с необходимыми визами и указателем рассылки — для хранения в УДО ДДО МВД России; второй (с указателем рассылки) — для хранения в подразделении, подготовившем документ.

В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий вид, например:

отп. 8 экз.

1 — 6 — в адрес

7 — в дело ДДО МВД России

8 — в дело ДГСК МВД России

исп. инициалы и фамилия

667 03 26

07.02.2012

N бланка

279.4. При направлении адресатам копий документа документ готовится в двух экземплярах: первый с необходимыми визами (визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника), указателем рассылки установленного образца — для хранения в ДДО МВД России; второй экземпляр — для хранения в подразделении, подготовившем документ.

В этом случае отметка об исполнителе на обоих экземплярах имеет следующий вид, например:

отп. 2 экз.

1 — в дело ДДО МВД России

2 — в дело ДГСК МВД России

исп. инициалы и фамилия

667 03 26

07.02.2012

N бланка

Подпункт 279.4 в ред. приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

279.5. При направлении адресатам электронных копий документа на бумажном носителе с использованием СЭД: документ готовится на бумажном носителе в единственном экземпляре (необходимые визы проставляются на оборотной стороне его последнего листа) с указателем рассылки установленного образца — для хранения в ДДО МВД России. В этом случае отметка об исполнителе имеет следующий примерный вид:

    отп. в ед. экз. — в дело ДДО МВД России

    эл. копии: 1 — 82 в адрес

                   83 — в дело

    (подразделения-исполнителя)

     исп. И.О. Фамилия

    (000) 000-00-00

    07.02.2012

    N бланка «.

Подпункт 279.5 дополнен приказа МВД России от 28.12.2016 N 915.

280. Изготовление необходимого для отправки количества копий документа осуществляется структурным подразделением Министерства, подготовившим этот документ.

281. Экземпляр документа, подлежащий хранению в архиве подразделения, его подготовившего, с сопутствующими материалами (при их наличии) возвращаются в данное подразделение после завершения процедуры регистрации в ДДО МВД России (на следующий рабочий день).

282. Подписываемые руководством Министерства (в том числе и при личном докладе) документы (или их копии) визируются курирующим заместителем Министра и руководителем (начальником) структурного подразделения Министерства, подготовившего документ, руководителями (начальниками) подразделений-соисполнителей, а также руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима на предмет его соответствия требованиям настоящей Инструкции.

283. Непосредственная рассылка исходящего документа более чем в пять адресов осуществляется структурным подразделением Министерства, подготовившим данный документ.

284. Подготовленные структурным подразделением Министерства документы внутреннего обращения (планы, справки и другие), а также предложения в проекты нормативных правовых актов, материалы к совещанию передаются в другие структурные подразделения Министерства под подпись в реестре (разносной книге): с грифом «секретно» — по учетным номерам отпечатанных документов, несекретные и с пометкой «Для служебного пользования» — без регистрации.

285. Докладные записки (рапорты) на имя руководства Министерства, подготовленные в подразделениях, регистрируются как исходящие документы и передаются в ДДО МВД России или аппараты заместителей Министра. Докладной записке присваивается входящий регистрационный номер ДДО МВД России.

Подлинник докладной записки после рассмотрения руководством Министерства возвращается в соответствующее структурное подразделение Министерства для доведения полученных поручений до всех заинтересованных подразделений.

286. Прием документов для отправки в УДО ДДО МВД России осуществляется по согласованию с руководителем (начальником) отдела обработки и прохождения документов или его заместителями. Выявленные в документах ошибки устраняются исполнителем до отправки. Неправильно оформленные или недооформленные экземпляры документов, направляемых в архив ДДО МВД России, возвращаются в подразделение, подготовившее документ, на доработку. Доработанный документ представляется в УДО ДДО МВД России в течение суток.

287. В выходные и праздничные дни на отправку через УДО ДДО МВД России принимаются только документы, сроки исполнения которых истекают до начала следующего рабочего дня.

В нерабочее время регистрационные номера на такие документы присваиваются в Приемной Министра (при наличии завизированного установленным порядком экземпляра документа с отметкой об исполнителе).

288. Копии документов из архива ДДО МВД России предоставляются инициатору запроса по распоряжению руководства ДДО МВД России.

Порядок работы с нормативными правовыми актами

289. Нормативные правовые акты, подписанные руководством Министерства, учитываются в УДО ДДО МВД России в журналах установленной формы.

290. Рассылка ведомственных нормативных правовых актов МВД России по органам внутренних дел, другим федеральным органам исполнительной власти производится УДО ДДО МВД России через экспедицию фельдъегерской связи согласно указателю рассылки, составленному исполнителем и утвержденному руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения Министерства.

291. С целью обеспечения органов внутренних дел нормативными правовыми актами МВД России и создания необходимого их резерва УДО ДДО МВД России по согласованию с исполнителем может вносить в указатель рассылки изменения и дополнения.

292. Учет федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, нормативных правовых актов МВД России осуществляется отдельно от другой служебной корреспонденции.

293. Документы после регистрации и подготовки по ним проектов решений, обеспечивающих их исполнение, первоначально докладываются руководству Министерства и с его указаниями направляются соответствующему руководителю (начальнику) для исполнения.

294. Законодательные и иные нормативные правовые акты, направленные для ознакомления руководству Министерства, руководителям (начальникам) структурных подразделений Министерства, подлежат возврату в УДО ДДО МВД России не позднее трех суток с даты получения.

295. Возвращенные в УДО ДДО МВД России нормативные правовые акты (после ознакомления и исполнения) передаются по реестру в ДПД МВД России, за исключением нормативных правовых актов с пометками «Литер «М» или «МВ», которые направляются в Управление организации мобилизационной подготовки Департамента государственной службы и кадров МВД России.

635.5 Кб
скачать

21 от 06.02.2018

↓ Приложения

Администрация

муниципального образования

«Нежновское сельское поселение»

муниципального образования

«Кингисеппский муниципальный район»

Ленинградской области

ПОСТАНОВЛЕНИЕ.

06.02.2018 №21.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в администрации МО «Нежновское сельское

поселение» МО «Кингисеппский муниципальный

район» Ленинградской области

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в администрации МО «Нежновское сельское поселение» администрация

п о с т а н о в л я е т :

1. Утвердить и ввести в действие с 01.01.2018 года Инструкцию по делопроизводству в администрации МО «Нежновское сельское поселение» (далее – Инструкция) (приложение).

2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции возложить на специалиста 1 категории администрации МО «Нежновское сельское поселение» Синицыну Е.В. .

3. Контроль за исполнением требований Инструкции оставляю за собой.

Глава администрации А.С. Жадан

Утверждена

постановлением администрации

МО «Нежновское сельское поселение»»

от 06.02.2018 года № 21

(приложение)

И Н С Т Р У К Ц И Я

по делопроизводству в администрации муниципального

образования «Нежновское сельское поселение»

1. Общие положения

Инструкция по делопроизводству в администрации МО «Нежновское сельское поселение» (далее – администрация) (далее – Инструкция) определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, хранения и использования образующихся в результате деятельности служебных документов.

Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в соответствии с Правилами делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 года № 477, с приказом Росархива от 23.12.2009 года № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», «Инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области», утвержденной постановлением губернатора Ленинградской области от 29.12.2005 года № 253-пг (с изменениями) и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех должностных лиц и работников администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Работники администрации несут ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов, конфиденциальность изложенной в них информации.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных

технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет глава администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в администрации МО «Нежновское сельское поселение» возлагается на главу администрации МО «Нежновское сельское поселение».

На работников, ответственных за делопроизводство, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

— прием и учет (регистрация), распределение (направление) входящих (поступающих) документов;

— учет (регистрация) внутренних документов;

— передача документов на рассмотрение руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) – передача их непосредственно работнику – ответственному исполнителю (далее – исполнитель);

— учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку по адресам (отправка адресатам);

— контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

— организация работы с письменными и устными обращениями;

— подготовка и своевременное уточнение (корректировка) номенклатуры дел администрации;

— ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив;

— выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их прохождением и сроками исполнения документов;

— ведение, формирование и хранение дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;

— анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

— обеспечение сохранности находящихся в пользовании ПК и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;

— ознакомление работников с правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству).

Вновь принятые работники, деятельность которых связана со служебными документами, в обязательном порядке должны быть ознакомлены руководителем соответствующего структурного подразделения администрации с настоящей Инструкцией.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа — принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
документирование — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ — официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации МО «Кингисеппский муниципальный район»,

с указанием сроков их хранения;

обращение гражданина — направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оформление документа — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

СЭД – автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

унифицированная форма документа — совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела — группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) — бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора;

электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;

электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;

юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. Общие требования к оформлению документов

Документы, издаваемые в администрации глава администрации МО «Нежновское сельское поселение», должны оформляться, как правило, на бланках и иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки писем администрации допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств оргтехники непосредственно при изготовлении конкретного документа.

При разработке бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.

Бланки документов изготавливаются на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Каждая напечатанная страница документа, оформленного как на бланке, так и без него, должна иметь следующие поля:

левое — 30 мм,

правое — 10 мм,

верхнее — 20 мм,

нижнее — 20 мм.

Документы, печатаются с использованием текстового редактора Microsoft Word шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12-14 через 1 — 2 межстрочных интервала.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

3.1. Реквизиты документа

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: герб (при необходимости), наименование организации (должностного лица) — автора документа, наименование вида документа, заголовок к тексту документа, дата документа, адресат, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, печать (при необходимости), фамилия исполнителя и номер его телефона). В процессе подготовки и оформления документа состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа.

3.1.1.Герб

Использование герба Нежновского сельского поселения, регулируется Положением о гербе Нежновского сельского поселения Кингисеппского

муниципального района Ленинградской области, утвержденным решением Совета депутатов глава администрации МО «Нежновское сельское поселение».

3.1.2. Наименование организации

Наименование организации, являющихся авторами документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в их учредительных документах (положении).

3.1.3. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах (постановление, распоряжение, приказ, справка, и другие), кроме служебных писем, печатается прописными буквами.

3.1.4. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту:

— размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа;

— излагается в краткой форме, включает в себя краткое содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос «О чем?» («О ком?», «Об…»);

— пишется с заглавной буквы через одинарный межстрочный интервал;

— не должно содержать более четырех строк, не более 28 знаков в строку;

— печатается шрифтом Times New Roman Cyr размером № 12;

— не содержит точки в конце;

— оформляется без кавычек.

3.1.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) — дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата его подписания последней организацией.

Дату документа оформляют 2 способами:

· цифровым: арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Например, дату 23 августа 2012 года следует оформлять — 23.08.2012 года (точка, буква «г.» после даты не указываются).

· словесно-цифровым, например: 04 марта 2007 года.

Все даты в тексте документа должны быть оформлены одинаковым способом.

3.1.6. Адресат

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство Ленинградской области
Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Например:

ОАО «Аэропорт Пулково»
Генеральному директору
В.П. Климентьеву

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору
ОАО «Аэропорт Пулково»
В.П. Климентьеву

Если документ адресуют в несколько организаций или структурных

подразделений одной организации, то их указывают обобщенно, например:

Реквизиты адресата располагают в правом верхнем углу первого листа письма. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Допускается центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке данного реквизита.

3.1.7. Текст документа

Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма — просьбу без пояснения, справки, докладные записки — оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты.

В документах (постановление, распоряжение, приказ) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («постановляю», «приказываю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (распоряжений по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

3.1.8. Отметка о наличии приложений

Оформление приложений к документу.

Приложения к документу могут быть трех видов:

— приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими правовыми и распорядительными документами (постановлениями, распоряжениями, приказами);

— приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

— приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов… на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 17.02.2012 года № 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ________ л.

В приложении к нормативному правовому и распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к постановлению администрации

МО «Нежновского сельского поселения»

от 06.02.2018 № 21

Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер, относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

к постановлению администрации

МО «Нежновское сельское поселение»

от 06.02.2018 № 21

Если приложение к правовому акту одно, то его номер не указывается. При наличии нескольких приложений к правовому акту они нумеруются арабскими цифрами.

Если в приложение к ранее принятому правовому акту или утвержденному документу вносятся изменения с изложением его в новой редакции, то в изложенном в новой редакции приложении в правом верхнем углу делается надпись с указанием реквизитов ранее принятого правового акта или наименование ранее утвержденного документа и реквизитов, заключенных в скобки, правового акта, которым вносятся изменения и дополнения, по следующим формам:

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению администрации

Подпись является обязательным реквизитом документа.

Документы подписываются должностными лицами в соответствии с представленными им полномочиями.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное — если на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Между текстом и подписью оставляется 3-4 строки.

Наименование должности лица, подписавшего документ, печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и отделяется от основного текста тремя межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква расшифровки подписи ограничивается правым полем.

Инициалы указываются перед фамилией (без пробелов между инициалами и фамилией).

Если должностное лицо, для подписи которого подготовлен документ, отсутствует, документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести чернилами или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается замена аббревиатуры «и.о.», «зам.» предлогом «за» или проставлением косой чертой.

При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Глава администрации личная подпись И.О.Фамилия

Главный бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Начальник комитета по образованию Начальник комитета по труду и
социальной защите населения
личная подпись личная подпись И.О.Фамилия И.О.Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
личная подпись И.О.Фамилия
дата

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕНЫ»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Гриф согласования документа включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росархива

от 30.09.2012 № 01-15/155-К

Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания, например

Руководитель юридического комитета

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.1.13. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа и включает в себя фамилию исполнителя, номер его телефона, допускается код (города), например:

Александрова, (81375)45833

Раздел 4. Подготовка, оформление и издание

муниципальных правовых актов

Муниципальный правовой акт может быть издан в форме:

— постановления администрации МО «Нежновское сельское поселение».

— распоряжения администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Форма правового акта определяется администрацией при подготовке проекта правового акта и может быть изменена юридическим комитетом в ходе согласования проекта.

Подготовка проектов правовых актов и организация работы с ними осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Правовые акты должны отвечать следующим требованиям:

а) соответствовать федеральному и областному законодательству;

б) иметь краткое, ясное и четкое изложение вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

в) содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением.

Для предварительного рассмотрения, оценки целесообразности издания документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству правовой акт подлежит согласованию (визированию) должностными лицами администрации и заинтересованных организаций, имеющих непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте, круг которых определяется разработчиком проекта.

Согласование проекта правового акта на всех этапах согласования обеспечивается разработчиком проекта.

Визирование проекта правового акта осуществляется в форме согласования, располагающейся на оборотной стороне последнего листа (приложение №1).

В форме согласования указываются фамилия, имя, отчество и должность разработчика документа, визы согласующих должностных лиц, отметка, является ли правой акт нормативным правовым актом, перечень рассылки правового акта. Список организаций и должностных лиц для рассылки определяется разработчиком документа. В необходимых случаях разработчик правового акта представляет полные почтовые адреса получателей.

Согласование может проводиться как внутри администрации (подразделениями и должностными лицами), так и вне нее (внешнее согласование) – с подчиненными и неподчиненными организациями.

Круг должностных лиц, визирующих проект документа, определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

Срок согласования проекта правового акта каждым из указанных в нем должностных лиц не должен превышать одного дня. Для проведения правовой экспертизы проектов правовых актов и составления заключения допускается согласование документа в юридическом комитете в течение пяти рабочих дней.

Ответственность за нарушение сроков согласования проекта документа несет руководитель структурного подразделения, в котором проходит согласование.

Проект правового акта согласовывается в следующей последовательности:

— разработчиком и руководителем подразделения, ответственным за подготовку проекта;

— заместителями главы администрации, направления основной деятельности которых затрагиваются в данном проекте;

— должностными лицами, заинтересованными организациями, имеющими непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте;

Согласование оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.

Отказ от визирования не допускается.

Особое мнение визирующего должностного лица по проекту документа и дополнения к проекту оформляется в виде отдельной записки, которая прилагается к проекту.

Изменения, внесенные в текст проекта правового акта, сделанные от руки, должны быть заверены подписями разработчика проекта и лица, предложившего изменения.

Полученные в процессе согласования проекта документа замечания (дополнения) учитываются разработчиком при его доработке.

При отклонении разработчиком замечаний (дополнений), окончательное решение принимает глава администрации.

В случае выявления юридическим комитетом в проекте документа противоречий действующему законодательству, документ не визируется, а возвращается исполнителю с соответствующим отрицательным заключением.

Проекты правовых актов могут быть признаны не подготовленными и отправлены на доработку в случаях:

— несоответствия требованиям настоящей Инструкции;

— отсутствия необходимых согласований должностных лиц;

— неотредактированности.

В отношении проекта правового акта, обладающего признаками муниципального нормативного правового акта (далее – проект НПА), проводится антикоррупционная экспертиза специалистом администрации после размещения проекта НПА на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Срок размещения на официальном сайте администрации в сети «Интернет» проектов административных регламентов составляет не менее одного месяца, проектов иных НПА – не менее пяти дней.

Для обеспечения проведения независимой антикоррупционной экспертизы проекта НПА разработчик проекта организует его размещение на официальном сайте администрации.

Срок проведения антикоррупционной экспертизы проектов НПА составляет пять рабочих дней со дня поступления проектов уполномоченному специалисту администрации.

Проект административного регламента предоставления муниципальной услуги (по исполнению муниципальной функции) проходит процедуру согласования после проведения независимой экспертизы (размещение на официальном сайте администрации в сети «Интернет» проекта

административного регламента на срок не менее одного месяца) и экспертизы, проводимой уполномоченным лицом в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», а также Порядком, утвержденным решением Совета депутатов МО «Нежновское сельское поселение» №6 от 01.09.2011

Срок проведения экспертизы административных регламентов предоставления муниципальных услуг составляет 15 рабочих дней со дня поступления проектов в уполномоченному лицу.

Проекты административных регламентов, не прошедшие в установленном порядке независимую экспертизу, а также муниципальные нормативные правовые акты, не получившие положительного заключения об оценке регулирующего воздействия проекта муниципального акта, возвращаются уполномоченным лицом специалисту , ответственному за подготовку проекта НПА для устранения выявленных нарушений.

После получения заключения антикоррупционной экспертизы проектов НПА руководитель структурного подразделения, ответственный за подготовку проекта, обеспечивает направление проекта НПА и заключения антикоррупционной экспертизы уполномоченного органа с сопроводительным письмом в Кингисеппскую городскую прокуратуру для проведения правового анализа с указанием разработчика документа и его контактных данных.

Проект нормативного правового акта, согласованный в установленном порядке, с обязательным приложением заключения антикоррупционной экспертизы и письма с отметкой прокуратуры о получении проекта НПА передаются главе администрации.

Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых постановлениях, распоряжениях, не подлежит разглашению (распространению).

Оформляются правовые акты на бланках установленного образца формата А4 (210мм x 297 мм) с изображением полного герба Нежновского сельского поселения района в центре верхней части бланка (приложение №2, 3).

Текст документа набирается в текстовом редакторе Word с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером № 14 через одинарный межстрочный интервал.

Использование шрифтов, отличных от Times New Roman Cyr, а также

шрифтов «полужирный», «курсив, «подчеркнутый» запрещается по всему тексту правового акта.

Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом в следующей последовательности — число, месяц, год.

Например: 25.03.2007

Датой регистрации правового акта является дата его подписания главой администрации.

Наименование (заголовок) проекта правового акта:

— размещается ниже реквизитов «дата документа» и «регистрационный номер документа» сразу от левого поля на расстоянии одного, двух пробелов от вышеуказанных реквизитов;

— излагается в краткой форме, четко отражает содержание документа, формулируется в виде ответа на вопрос «О чем?» («О ком?»);

— пишется с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал;

— не должно содержать более пяти строк при ширине 40 знаков;

— не содержит точки в конце;

— оформляется без кавычек.

При оформлении проектов правовых актов необходимо соблюдать следующие требования, предъявляемые к тексту правовых актов:

1) текст правового акта излагается простым, доступным языком в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле;

2) поручения, содержащиеся в правовых актах, должны быть точными, лаконичными, исключающими двусмысленное толкование;

3) не допускается использование сокращенных, неофициальных наименований;

4) не употребляются сокращенные варианты слов и обозначение слов символами.

Так, например, полностью в соответствующих числах и падежах пишутся слова: процент, рубль, год, глава, раздел, статья, пункт, подпункт, абзац, часть, параграф, квартал, месяц и иные слова;

5) не допускается использование сокращенного наименования органа местного самоуправления, организации, если это специально не оговорено в тексте правового акта;

При отсутствии такой оговорки используется полное наименование организации, органа государственной власти;

6) не употребляются сокращенные наименования должностей.

Полностью пишутся слова: заместитель, председатель, генеральный директор, начальник, заведующий и иные слова (неправильно писать: зам., пред., ген. дир., нач., зав.);

7) если в содержательной части правового акта содержатся предписания иным организациям, их наименования пишутся полностью, а в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя;

если в содержательной части правового акта содержится предписание иной организации, оно оформляется следующим образом:

«1. Заведующей Нежновским сельским клубом Ивановой Е.П. (текст предписания)».

В этом случае фамилия руководителя указывается в дательном падеже без круглых скобок;

9) не допускается при написании фамилии и инициалов отрывать инициалы от фамилии, размещая их на разных строках;

10) не допускается при написании регистрационного номера отрывать знак «№» от цифры, размещая их на разных строках.

Если в тексте правового акта имеются приложения, то делается ссылка «согласно приложению» или «приложение». При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Если принимаемые правовые акты исключают действие ранее принятых правовых актов, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу.

Постановления, распоряжения администрации принимаемые во исполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и Ленинградской области, решений Совета депутатов, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих актов.

Подготовка и передача проектов решений в Совет депутатов

МО «Нежновское сельское поселение»

Подготовка, разработка и оформление проектов решений осуществляется специалистом администрации МО «Кингисеппский муниципальный район» в соответствии с Порядками внесения проектов муниципальных правовых актов на рассмотрение Совета депутатов МО «Нежновское сельское поселение» .

Проект решения, носящий нормативный правовой характер, с обязательным перечнем документов к проекту решения:

— сопроводительное письмо;

— справка согласования;

— пояснительная записка

представляется местного в Кингисеппскую городскую прокуратуру в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания Совета депутатов и размещается на официальном сайте администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Муниципальные правовые акты, не носящие нормативный правовой характер, подготовленные в соответствии с установленными требованиями, проект решения и приложения к нему представляются в аппарат Совета депутатов на бумажном носителе и в электронном виде, в срок не позднее, чем за 5 рабочих дней до назначенной даты заседания Совета депутатов.

Раздел 5. Подготовка, оформление служебных документов

5.1. Служебные письма

Для оформления писем в администрации используются:

— бланк письма установленного образца с нанесением герба Нежновского сельского поселения;

— бланк письма установленного образца, воспроизведенный с помощью средств оргтехники, без герба Нежновского сельского поселения (приложение № 4);

— угловой штамп (мастичный, резиновый).

Служебное письмо, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели, вызвавшие составление письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подготовки, во второй – выводы, решения, просьбы, предложения, рекомендации.

В служебных письмах используют форму изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («администрация не возражает», «комитет считает возможным»).

В письмах-ответах в установленном месте бланка необходимо ссылаться на дату и номер документа, на который дается ответ.

Письма большого объема или затрагивающие несколько вопросов делятся на разделы, пункты и подпункты, которые могут иметь подзаголовки и нумеруются арабскими цифрами.

Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается после текста до подписи по форме:

«Приложение: по тексту на ______ л. в ________ экз.». Приложения, не указанные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров;

— если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:

«Приложение на 5 л. в 2 экз. только в первый адрес»;

— если приложения сброшюрованы, количество листов в них можно не указывать.

При составлении и оформлении исходящих документов необходимо соблюдать требования и правила согласно ГОСТ Р.630-2003.

Письма составляются в двух экземплярах, один из которых при регистрации исходящего документа подшивается в папку с исходящими документами.

5.2. Служебная записка

В виде служебной записки оформляются документы, содержащие сведения о выполнении каких-либо поручений информационного характера и направляются должностным лицом другому должностному лицу.

5.3. Протоколы совещаний

Протокол является документом коллегиального органа, создается группой лиц по вопросам, требующим обсуждения.

Протокол подлежит регистрации по месту создания, имеет формат А 4.

Протокол совещания оформляется, как правило, в течение трех рабочих дней после совещания на основании записей, произведенных во время совещания, выступлений.

В протоколе указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, повестка дня, фамилии выступавших, тема и принятые решения.

По каждому рассмотренному вопросу излагается содержание принятого решения, определяется ответственный за исполнение решения и срок исполнения.

Общие требования к оформлению протокола совещания:

В заголовок текста протокола следует включить наименование органа, которым проводится совещание.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» или «решили») и состоит он из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста располагается под реквизитом заголовка, состоит из разделов: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные», «Повестка дня».

Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме:

слушали – выступили – постановили (решили)

Раздел «Выступили» может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В разделах «Председатель» и «Секретарь» вводной части текста протоколов указываются инициалы и фамилии председателя и секретаря совещания.

В разделе «Присутствовали» при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. В этом случае к протоколу прилагается список участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе в разделе «Присутствовали» перечисляются фамилии всех участников совещания в алфавитном порядке с разбивкой по вопросам повестки дня. Ниже указываются наименования должностей присутствовавших.

В разделе «Приглашенные» перечисляются приглашенные на заседание лица с указанием инициалов, фамилий и должностей присутствовавших.

В разделе «Повестка дня» перечисляются вопросы, рассмотренные на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности и установленного времени рассмотрения с указанием докладчика (каждый вопрос нумеруется арабской цифрой).

В разделе «Слушали» указываются только фамилии докладчиков, а в разделе «Выступили» – фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений.

В разделе «Решили» излагается текст принятых на совещании конкретных решений, требующих обязательного исполнения, с указанием конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые заверяются печатью.

5.4. Договоры (соглашения, контракты)

Договоры (соглашения, контракты) заключаемые от имени администрации МО «Нежновское сельское поселение», оформляются путем составления документа, подписываемого сторонами.

Представляемый для подписания договор (соглашение, контракт) согласовывается (визируется) главным бухгалтером и контрактным управляющим (в рамках реализации Федерального закона от 05.04.2013 года № 44-ФЗ).

Соглашения о предоставлении субсидий и иных межбюджетных трансфертов из других бюджетов бюджетной системы в обязательном порядке согласовываются с главным бухгалтером.

Согласование договора (соглашения, контракта) производится на последнем листе экземпляра под подписью лица, заключающего договор.

Договор (соглашение, контракт) подписывается уполномоченным лицом только после согласования (визирования) его всеми должностными лицами.

Все заключённые муниципальные контракты и договоры на поставку товаров, работ и услуг для нужд администрации подлежат передаче в трёхдневный срок бухгалтеру..

Соглашения о предоставлении субсидий и иных межбюджетных трансфертов из других бюджетов бюджетной системы подлежат передаче в трёхдневный срок бухгатеру.

5.5. Отправка документов

Документация, подлежащая регистрации и дальнейшей отправке адресату, называется исходящей корреспонденцией и аккумулируется у специалиста администрации для передачи на подпись главе администрации. Исходящий документ подлежит регистрации путем прикрепления ко входящему документу с присвоением номера входящего документа в системе электронного документооборота и передается осуществляющему регистрацию специалисту в бумажном виде.

Исходящие документы после подписания их руководителем передаются специалисту для регистрации.

В бумажном виде письма предоставляются в двух экземплярах. Подлинник, с проставленным исходящим номером и датой отправки, направляется адресату, другая копия помещается в папку исходящей документации.

Отправка документов производится исполнителем. Отправке подлежит подлинник отправляемого документа. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Неправильно оформленный для отправки документ возвращается исполнителю на доработку.

5.6. Заверение копий документов

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилия) и дату заверения, например:

Верно:

Главный бухгалтер личная подпись А.И.Иванова

05.05.2003

На копии документа заверительную отметку удостоверяют печатью.

Если заверенные копии содержат более двух листов, то они должны быть прошиты и пронумерованы.

Выдача заверенных копий правовых актов администрации осуществляется физическим и юридическим лицам при наличии письменного запроса на имя главы администрации.

6. Прием, обработка и распределение поступающей

корреспонденции

6.1. Прием и обработка документов

Корреспонденция, поступающая на имя главы администрации «Нежновское сельское поселение», принимается, регистрируется и хранится в администрации.

Специалисты регистрируют адресованные им документы самостоятельно.

Поступившие документы проходят несколько этапов:

§ прием документов;

§ первичная обработка документов (распаковка, рассортировка);

§ предварительное рассмотрение и распределение

§ регистрация;

§ передача документов руководителю;

§ рассмотрение документов руководителем, оформление резолюции;

§ регистрация резолюции, постановка документов на контроль исполнения;

§ передача документов исполнителям;

§ исполнение и контроль исполнения документов;

§ прием исполненного документа, снятие с контроля;

§ помещение исполненного документа в дело (работа с документом, текущее и архивное хранение, списание и уничтожение).

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем и целостности их вложений.

При вскрытии конвертов с корреспонденцией специалистом отдела по общим и организационным вопросам проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним. При отсутствии какого-либо документа или приложения на сопроводительном письме делается отметка.

Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или пересылают по назначению, уведомив об этом отправителя.

Конверты от входящей корреспонденции не уничтожаются, а прикладываются к корреспонденции. Конверты с пометкой «лично» не вскрываются, их передают по назначению без обработки.

Вся входящая корреспонденция рассортировывается на регистрируемую и нерегистрируемую (приложение № 5).

Корреспонденция регистрируется в течение трех дней с момента поступления в системе электронного документооборота, за исключением документов с пометкой «Срочно».

На первую страницу входящего документа наносится входящий номер и дата поступления.

После регистрации поступившая корреспонденция передается на рассмотрение руководителю.

Рассмотрение документов руководителем производится, как правило, в день их поступления, а срочных – немедленно.

После рассмотрения документа руководитель наносит резолюцию.

Определенные документы, как правило, носящие характер периодических статистических запросов и ряд других, передаются на исполнение без резолюции руководителя (приложение № 6).

6.2. Регистрация документов

Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный номер документа является обязательным реквизитом, обеспечивающим в совокупности с другими реквизитами уникальность документа.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, контроля и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, а также может дополняться буквами «ф» (факс) или «э» (электронная почта) в зависимости от того, каким способом получен документ.

Для создания поисковых систем регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа;

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

6.3. Прием и передача документов по каналам

факсимильной связи

Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи информации и приема документов в виде копий.

Служебный документы, передаваемые и принимаемые по каналам факсимильной связи (далее именуются – факсограммы), юридической силы не имеют.

Документы, поступающие по каналам факсимильной связи на имя главы администрации, регистрируются в отделе по общим и организационным вопросам. Регистрация входящих факсограмм осуществляется в то же порядке, что и вся служебная корреспонденция.

Запрещается передавать по каналам факсимильной связи тексты документов с пометкой «Для служебного пользования».

Персональная ответственность за правильность приема (передачи) документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников структурных подразделений, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

6.4. Порядок приема документов в электронном виде

Документы в электронном виде, поступающие в орган местного самоуправления на имя главы администрации, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководителем и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес администрации, осуществляется отделом в том же порядке, что и входящая корреспонденция.

Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются возможностью технических и программных средств.

6.5. Порядок приема и передачи телефонограмм

Телефонограмма – документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях, мероприятиях.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

наименование предприятия, дата и время передачи, адресат, подпись, указание должности и ФИО, принявшего и передавшего телефонограмму.

В администрации МО «Нежновское сельское поселение», входящие телефонограммы записываются в специальном журнале, который ведет специалист администрации.

Если телефонограмма передается нескольким предприятиям или организациям, то к ней прикладывается список этих предприятий и организаций и номера их телефонов.

Раздел 7. Контроль исполнения документов и поручений

главы администрации

Контроль исполнения постановлений, распоряжений и поручений главы администрации МО «Нежновское сельское поселение», осуществляют специалисты администрации в соответствии с их функциями.

Специалисты несут личную ответственность за своевременное и качественное выполнение поручений главы администрации.

Специалисты администрации обеспечивают:

— организацию системы контроля исполнения документов Правительства Ленинградской области, письменных поручений главы администрации, обращений граждан, служебных документов с пометкой «Контроль» («К») и с указанием сроков исполнения;

— анализ и обобщение информации данных о ходе и результатах исполнения документов и подготовку соответствующей информации.

Исполнителей документов и поручений главы администрации определяют глава администрации.

Исполнители обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов. Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срок исполнения не определен в документе, он устанавливается равным тридцати календарным дням. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с момента регистрации документа.

Документы, имеющие в тексте пометку «Срочно», исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов – в течение 10 (десяти) дней.

При необходимости продления срока выполнения документа должностное лицо, которому дано поручение, должно своевременно до истечения срока представить на имя главы администрации мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

О ходе и результатах выполнения каждого поручения главы администрации представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие – лица, его замещающего. К информации об исполнении поручения главы администрации прилагаются подлинник этого поручения и ответ.

Документы главы администрации снимаются с контроля после полного решения всех поставленных в них вопросов и на основании резолюции главы администрации «снять с контроля».

8. Печати, штампы, их хранение

В администрации МО «Нежновское сельское поселение», используются следующие виды печатей и штампов:

· гербовая печать с изображением герба Российской Федерации;

· печать с надписью в центральной части « Администрация»

Гербовая печать проставляется на нотариальных документах.

· В документах , требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с надписью в центральной части « Администрация»

— на договорах (контрактах), соглашениях;

— на актах (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания);

— на доверенностях (на получение материальных ценностей, ведение дел в судах и другое);

— на финансовых документах;

— на гарантийных письмах (на выполнение работ, услуг);

— на удостоверениях работников;

— на трудовых книжках;

— на командировочных удостоверениях работников;

— на документах, необходимых для оформления виз и приглашений.

— на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.

Письма, выполняемые на бланках, как правило, не требуют удостоверения печатью. Печать обязательна только на гарантийных письмах.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место, обозначенное отметкой «М.П.».

Оттиск всех элементов изображения печати должен быть четкий. Насыщенность и цветовой фон всех участков печати должны быть равномерными. Не допускаются визуально различимые: непропечатки, искажения деталей изображения на оттиске, а также смазывание и стирание.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

Печати и штампы изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Все изготовленные печати и штампы администрации в журнале учета печатей и штампов в администрации МО «Нежновское сельское поселение».

Печати и штампы должны храниться в металлических шкафах или сейфах у ответственного должностного лица.

В случае утраты печати, штампа о данном факте незамедлительно в письменном виде информируется глава администрации..

Ответственность и контроль за порядком использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагается на ллаву администрации.

Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати (штампы)уничтожаются с составлением акта с соответствующей отметкой в журнале учета.

При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту.

9. Составление номенклатуры дел, формирование дел,

передача их в архив

9.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации и ее структурных подразделений.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, их штатными расписаниями, планами и отчетами, номенклатурами дел за предыдущие годы.

Номенклатура дел структурных подразделений администрации на следующий календарный год разрабатывается не позднее 01 ноября текущего года ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел по общим и организационным вопросам.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее с архивным отделом и представляет в отдел по общим и организационным вопросам.

Сводная номенклатура дел администрации составляется на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается с архивным отделом, утверждается главой администрации (приложение № 7).

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года по согласованию с архивным отделом в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.

Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел подразделения заполняются следующим образом.

В графе «Индекс структурного подразделения» проставляется утвержденный индекс структурного подразделения, состоящий из цифрового обозначения подразделения.

В графе «Индекс дела» проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

Например: 01-05, где 01 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре

В графе «Заголовок дела (тома, части)» включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин «документы», то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и так далее.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Графа «количество дел (томов, частей)» заполняется в конце календарного года.

В графе «Срок хранения дела и номера статей по перечню» указывается срок хранения дела в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок и пометка «ЭК» (экспертная комиссия).

Графа «Примечание» заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел,

переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения и другое.

Если в течение года возникают новые, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.2. Формирование и оформление дел, законченных делопроизводством, передача их в архив

Законченные делопроизводством документы должны быть оформлены в дела в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и утвержденной номенклатурой дел.

Дела формируются в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел администрации осуществляется архивным отделом.

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:
1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в дело включается один экземпляр каждого документа;
3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела);

6) дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. Если объем дела превышает установленные нормы, относящиеся к делу документы формируются в два или несколько томов (частей);

7) внутри дела документы располагаются так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления);

в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей и т.п.;

9) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы следует только клеем «ПВА»;
10) не допускается вносить в документы постоянного срока хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда администрации.

Экспертиза ценности документов и дел осуществляется по номенклатуре дел и включает в себя:

— отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения дел подготовки к передаче в архивный отдел;

— отбор документов временного хранения (до пяти лет и с пометкой «До минования надобности»), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой «До минования надобности»).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения и дела по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает подшивку или переплет, нумерацию листов, составление листа-заверителя дела, оформление реквизитов обложки.

На обложке дела (папки) должны указываться следующие реквизиты: наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения), индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов.

Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Каждое дело заканчивается листом-заверителем установленной формы.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и на дела по личному составу составляются отдельные описи.

Описи дел составляются в трех экземплярах, подписываются руководителем подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство.

Два экземпляра описи вместе с документами передается в архивный отдел, третий экземпляр с отметкой о приеме дел в архивный отдел остается в подразделении. К описям составляются предисловие и историческая справка.

До передачи документов и дел в архивный отдел их хранение осуществляется в структурных подразделениях администрации. Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях несут руководители соответствующих подразделений и лица, ответственные за делопроизводство.

Подготовка документов к сдаче на хранение в архив включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов (приложение №8).

Завершенные дела хранятся по месту их формирования в течение пяти лет. По истечении срока хранения дел в структурных подразделениях, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в архивный отдел.

Изъятие документов из архивных дел, передача работником администрации архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

Методическую помощь по вопросам архивного дела оказывает архивный отдел администрации МО «Кингисеппский муниципальный район».

Приложения

Дата создания: 23-03-2018
Дата последнего изменения: 23-03-2018