Инструкция по делопроизводству в организации это определение

Продолжаем цикл статей, посвященный разработке инструкций по делопроизводству. В первой статье[1] этого цикла мы рассказали, что из себя представляет этот документ, привели источники информации, которые служат основой для создания любой инструкции по делопроизводству, привели ее типовую структуру и объяснили, как ее составить, согласовать и утвердить. В этой статье подробно объясним, как подготовить текст первых разделов инструкции: «Общие положения» и «Термины и определения, сокращения», а также приведем соответствующие текстовые фрагменты.

Что именно фиксировать в инструкции по делопроизводству?

Какую конкретно информацию должен содержать каждый раздел инструкции, подробно рассказано в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – Методические рекомендации). В качестве образца удобно использовать Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция).

Напомним, что «использовать в качестве образца» совсем не означает «скопировать и вставить весь текст в свой проект документа». К созданию текста локального нормативного акта нужно подходить со всей серьезностью. Если заимствовать его кусками из других документов, то, например, в уже утвержденном документе коммерческой организации могут встретиться такие формулировки, как «в государственном органе…» и тому подобные ляпы.

Общие положения

Этот раздел – первый в любом локальном нормативном акте (далее – ЛНА), он является обязательным. В самом первом пункте указывают наименование организации – автора инструкции, а также сокращение для него, которое будет использовано далее в тексте документа: «Общество», «Компания», «Организация» и т.д.

Основное содержание «Общих положений» приведено в Методических рекомендациях.

Таким образом, в раздел «Общие положения» рекомендуется поместить  четыре информационных блока:

• назначение инструкции;
• область применения;
• правовые основания разработки;
• порядок применения.

Локальными правилами разработки корпоративных регламентов может быть дополнительно предусмотрено помещение в разделы «Общие положения» правил утверждения, внесения изменений, ответственности за неисполнение внутренних нормативных актов.

Назначение инструкции

В этом блоке раздела «Общие положения» разработчику предстоит сформулировать главную цель инструкции. Для чего она создается? Какие проблемы решит введение в действие этого ЛНА? Для создания этого блока можно использовать следующую формулировку.

Также предлагаем изучить, как именно сформулированы цели локальной инструкции по делопроизводству в Примерной инструкции.

Внимательно изучив текст приведенных извлечений, легко составить собственную цель разработки и введения в действие инструкции по делопроизводству. Если в компании принято разбивать основную цель на более мелкие задачи, то сформулировать их намного легче, чем одну общую фразу о назначении документа. В качестве задач могут выступать:

• создание единой системы делопроизводства в организации;
• установление порядка работы с документами в организации;
• регламентирование основных правил делопроизводства и документооборота, а именно правил учета, подготовки, оформления, согласования, контроля исполнения, хранения документов;
• систематизация требований к составлению и оформлению управленческих документов;
• унификация форм основных управленческих документов;
• сокращение трудозатрат и материально-технических средств в процессе создания и обработки документов.

Назначение инструкции, ее главная цель и задачи располагаются в самом начале раздела «Общие положения».

0

Делопроизводство в организации подразумевает деятельность по созданию официальных документов и организации работы с ними. Для унификации процессов работы с документами, повышения их оперативности и эффективности в организации может разрабатываться инструкция по делопроизводству. Кроме того, в организации может вводиться и должность делопроизводителя, чей круг должностных обязанностей мы рассматривали в отдельном материале. В этой консультации приведем типовую инструкцию по делопроизводству 2017 и 2018.

Делопроизводство как процесс

Инструкция по делопроизводству в организации может охватывать все этапы движения документов в организации и предусматривать, в частности, порядок:

• приема, учета, регистрации, прохождения и отправки корреспонденции;
• составления и оформления служебных документов;
• подготовки и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний);
• составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве;
• подготовки документов к последующему хранению и использованию;
• учета, хранения и использования бланков.

К примеру, процесс подготовки документов к последующему хранению и использованию может предполагать:

• экспертизу ценности документов, т. е. определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения;
• оформление дел, т. е. комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи;
• передачу дел в архив и обеспечение сохранности документов.

Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.

Образец инструкции по делопроизводству

Приведем пример

в организации.

1. Инструкция
   по делопроизводству

Инструкция
по делопроизводству (документационному
обеспечению управления) — основной
локальный нормативный акт, регламентирующий
технологию работы с документами в
пределах организации (учреждения,
предприятия, фирмы).

Инструкция
по делопроизводству устанавливает
правила, приемы, процессы создания
документов, порядок работы с ними.
Практически инструкция закрепляет
систему делопроизводства, установленную
в конкретной организации.

Инструкции
составляются с учетом специфики работы
организации. Основой для их составления
являются Примерные и Типовые инструкции,
а также действующие нормативно-методические
документы межотраслевого действия по
делопроизводству.

1. Разработка
   инструкции по делопроизводству

В
соответствии с нормативными правовыми
актами РФ инструкция по делопроизводству
является обязательным документом,
регламентирующим делопроизводство. В
федеральных органах исполнительной
власти в соответствии с Типовым
регламентом взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти и Правилами
делопроизводства разрабатываются
инструкции по делопроизводству, которые
согласовываются федеральным органом
исполнительной власти в области архивного
дела. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 установил,
что любая организация должна определить
и документально зафиксировать принципы
политики в области управления документами.
Целью этой политики должны быть создание
и поддержание системы управления
документами аутентичными, достоверными
и пригодными для использования
документами, способной поддерживать
деловую деятельность в течение
необходимого периода времени. Реализовать
эту задачу любая организация может с
помощью инструкции по делопроизводству.

1. Содержание
   инструкции по делопроизводству

2. Структура
   текста инструкции по делопроизводству
   не регламентирована нормативно-методическими
   документами межотраслевого действия.
   Обычно инструкция включает общие
   положения, тематические разделы и
   приложения.

В
разделе «Общие положения» устанавливают:

• сферу
  распространения инструкции (например,
  «инструкция распространяется на все
  документы организации», «инструкция
  распространяется на все документы,
  кроме конфиденциальных» и др.);

• ответственность
  за ее несоблюдение;

• подразделение,
  которое отвечает за единый порядок
  документирования и организацию работы
  с документами в организации (фирме) и
  в структурных подразделениях;

• нормативно-методическую
  базу.

Тематические
разделы, как правило, начинаются с
раздела «Правила составления и оформления
документов», где определяются:

• виды
  и разновидности документов, используемые
  для документирования распорядительной,
  организационной, информационной
  деятельности;

• общие
  правила подготовки и оформления
  документов;

• правила
  подготовки отдельных видов распорядительных
  документов, включая порядок визирования,
  согласования, утверждения и подписания;

• порядок
  изготовления и размножения документов;

• правила
  оформления и заверения копий и приложений;

• порядок
  использования и хранения бланков,
  печатей, штампов;

• порядок
  работы исполнителей с документами.

Содержание
этого раздела может быть значительно
расширено за счет включения правил
подготовки документов коллегиального
органа, а также документов заместителей
руководителя.

Раздел
«Документооборот»
включает:

• порядок
  приема, обработки, распределения
  входящих документов;

• правила
  их транспортировки и передачи из одного
  структурного подразделения в другое;

• основные
  инстанции движения документов;

• порядок
  подготовки и отправки исходящих
  документов;

• порядок
  учета объема документооборота.

В
разделе «Регистрация
документов»
устанавливается:

• порядок
  регистрации входящих, исходящих и
  внутренних документов;

• сроки,
  формы и методы регистрации;

• правила
  индексации документов.

Раздел
«Организация справочной работы» (ИПС)
закрепляет:

• принципы
  построения информационно-справочной
  работы в организации (фирме);

• включает
  описание справочных массивов (справочных
  картотек, электронной базы данных и
  др.);

• порядок
  систематизации и классификации
  справочной информации;

• технологию
  информационно-поисковой работы.

В
разделе инструкции по делопроизводству
«Контроль за исполнением документов»
устанавливаются:

• категории
  документов, подлежащих обязательному
  контролю;

• порядок
  их постановки на контроль;

• технология
  контроля (формы контрольных карточек,
  применение отметок на документах и
  др.);

• обязанности
  исполнителей;

• типовые
  сроки исполнения;

• порядок
  обобщения данных по контролю за
  исполнением документов;

• порядок
  информирования руководителей об
  исполнительской дисциплине.

Раздел
«Оперативное хранение
документов»
содержит:

• правила
  хранения документов в службе
  делопроизводства и в структурных
  подразделениях организации (фирмы);

• устанавливает
  ответственность определенных должностных
  лиц за сохранность документов;

• правила
  формирования в дела отдельных категорий
  документов;

• порядок
  разработки и использования номенклатуры
  дел;

• порядок
  систематизации и индексации дел.

В
раздел «Подготовка документов к сдаче
в архив» включают:

• порядок
  проведения экспертизы (отбора документов
  для хранения и уничтожения);

• правила
  подготовки дел к хранению;

• требования
  к описанию и оформлению дел;

• порядок
  передачи дел в архив.

Состав
тематических разделов может изменяться
и дополняться в зависимости от условий
работы и принятой технологии. В инструкции
по делопроизводству могут быть разделы
по работе с обращениями граждан, с
документами с ограниченной сферой
распространения (ДСП), по техническому
обеспечению подготовки документов
(печатание, звукозапись, стенография,
факсимильная связь и т.д.).

К
инструкции по делопроизводству обычно
составляют приложения, которые должны
содержать максимум справочно-иллюстративного
материала, систематизированного в
порядке расположения разделов. В
приложения помещают схемы документопотоков,
оттиски печатей и штампов, образцы
бланков, образцы заполнения форм
документов, примеры оформления отдельных
видов документов, перечни контролируемых
документов, формы их учета, формы
номенклатуры дел и др.

Инструкция
по делопроизводству должна отражать
весь процесс работы с документами, все
технологические операции в их логической
последовательности. Инструкция является
регламентирующим документом не только
для службы делопроизводства, но и для
всех специалистов аппарата управления.

Подготовку
инструкции осуществляет служба
делопроизводства при участии архива,
юридической службы. Инструкция
утверждается руководителем организации
и вводится в действие его приказом. В
структурных подразделениях она
используется как нормативный документ,
на основе которого специалисты
управленческого аппарата должны
составлять и оформлять документы.

В
целях регламентации правил работы с
документами, установления единых
требований к документам в организациях
разрабатываются инструкции по
делопроизводству. В нормативной базе
документационного обеспечения управления
в настоящее время имеется только один
нормативный документ, обязывающий
федеральные органы исполнительной
власти разрабатывать инструкции по
делопроизводству. Это постановление
Правительства Российской Федерации от
19.01.2005 № 30, которым утвержден Типовой
регламент взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти. 
В
статье 11 Типового регламента
устанавливается, что делопроизводство
в федеральных органах исполнительной
власти организуется в соответствии с
типовой инструкцией по делопроизводству,
утверждаемой Министерством культуры
Российской Федерации. Федеральные
органы исполнительной власти издают
свои инструкции по делопроизводству,
согласованные с Федеральным архивным
агентством. И хотя это положение касается
только федеральных органов исполнительной
власти и остальные организации вправе
регулировать вопросы организации
делопроизводства так, как считают
необходимым, в нашей стране давно
сложилась устойчивая практика разработки
и применения инструкций по делопроизводству. 

Инструкция
или Регламент?

Не
только федеральные органы исполнительной
власти, но и органы власти субъектов
Российской Федерации, органы местного
самоуправления, государственные и
негосударственные организации в
большинстве своем используют именно
инструкции по делопроизводству
(документационному обеспечению
управления). Многие организации (не
только федеральные органы власти) при
разработке инструкции по делопроизводству
используют в качестве прототипаТиповую
инструкцию по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти,
утвержденную в соответствии с Типовым
регламентом взаимодействия федеральных
органов исполнительной власти, приказом
Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.

Вместе
с тем, на практике существуют и другие
подходы к регламентации делопроизводства.
Наиболее ярким примером является подход,
реализованный в правительстве Москвы.
В аппарате правительства Москвы
существует документ – Регламент
правительства Москвы (утв.
постановлением правительства от
21.02.2006 № 112-ПП), который, устанавливая
порядок деятельности правительства
Москвы, одновременно регламентирует и
делопроизводство.Утвержденный в 2006 г.
Регламент правительства Москвы исключил
из нормативной базы документационного
обеспечения инструкцию по делопроизводству.
Насколько оправдан такой подход –
покажет время.

Сколько
может быть инструкций в организации?Оставаясь
на позиции необходимости разработки и
применения именно инструкции по
делопроизводству, попытаемся обосновать
подход, согласно которому в организации
должна быть не одна инструкция по
делопроизводству (один документ для
всех категорий работников), а набор
(комплекс) инструкций, каждая из которых
ориентирована на определенную категорию
работников и учитывает их профессиональные
потребности. При этом отмечу, что речь
идет именно об инструкции (инструкциях),
поскольку по своему назначению это
документ, который определяет
последовательность (технологию)
выполнения определенной работы
(работ).Поводом для пересмотра структуры
и содержания инструкции по делопроизводству
и формулирования нового подхода к ее
разработке послужило следующее.1.
Непосредственный опыт автора,
свидетельствующий о том, что инструкции
по делопроизводству даже в крупных
компаниях многими сотрудниками, в т. ч.
руководителями, фактически игнорируются,
нередко под тем предлогом, что у них нет
времени читать и изучать документы
большого объема, уже не говоря о том,
что довольно часто руководители разных
уровней считают, что инструкция по
делопроизводству предназначена
исключительно для работников службы
ДОУ. 
2.
Принятый в 2007 г. ГОСТ
Р 15487-1-2007 “СИБИД.
Управление документами. Общие требования”
обращает особое внимание на необходимость
четкого распределения ответственности
и полномочий по управлению документами
между всеми работниками организации:
руководителями (менеджерами); специалистами
в области управления документами,
информацией и технологиями; сотрудниками
(персоналом) организации. Для этого в
организации должны устанавливаться и
внедряться руководящие указания и
регламенты работы с документами. 
3.
Важную роль в ведении делопроизводства
в организации, особенно при смешанной
форме делопроизводства, играют работники,
ответственные за делопроизводство в
структурных подразделениях, – секретари,
делопроизводители. Как правило, эти
должности занимают лица, не имеющие
специальной подготовки в области
документационного обеспечения или, в
лучшем случае, получившие начальную
подготовку на курсах повышения
квалификации. Однако эти работники
выполняют очень важную делопроизводственную
функцию – организация делопроизводства
в структурном подразделении. 
Это
и регистрация документов в подразделении,
формирование и оформление дел, подготовка
дел к передаче на хранение в архив
организации.Между
тем, инструкции по делопроизводству в
организациях практически не содержат
норм, правил организации работы с
документами в структурных подразделениях,
а если и регламентируют этот участок
работы с документами, то, как правило,
непоследовательно, фрагментарно.Если
посмотреть на инструкцию по делопроизводству
с точки зрения потребителя, то действительно
нужно признать, что она предназначена
одновременно всем работникам организации,
от специалистов по документационному
обеспечению до руководителей, специалистов
структурных подразделений и технических
исполнителей, выполняющих различные
виды работы с документами, от аналитической
обработки, требующей специальных знаний,
до чисто технических операций. Материал
излагается в инструкции по делопроизводству
в соответствии с общей технологией
подготовки, обработки, хранения и
использования документов в организации.
Конечно, на практике существуют различные
варианты инструкций, но в большинстве
своем они различаются структурой. Анализ
показывает, что, как правило, инструкция
строится по одной из двух схем (моделей).1.
Инструкция по делопроизводству начинается
с регламентации обработки поступающих
и отправляемых документов, их регистрации,
организации документооборота, контроля
исполнения, систематизации и организации
хранения, а затем устанавливаются
порядок и процедуры подготовки документов
с выделением требований к отдельным
видам и разновидностям документов. 
2.
Материал инструкции излагается в
обратной последовательности: сначала
требования к составлению и оформлению
документов, затем технология их обработки,
хранения и использования. 
Очевидно,
что эти различия не принципиальны и не
меняют характера и назначения этого
документа.Ни одна категория работников
организации не работает с инструкцией
в целом. Работников структурных
подразделений интересуют, главным
образом, вопросы подготовки документов,
процедура их согласования, систематизация
документов, организация их хранения и
поиска.Специалист
структурного подразделения должен
знать, что подготовленный им проект
документа необходимо завизировать у
всех заинтересованных лиц, а затем
представить на подпись руководителю,
после чего документ должен быть передан
в службу документационного обеспечения
(секретарю) на регистрацию и отправку
(передачу) адресату. Но как должна
строиться система регистрации и учета
документов, из каких составных частей
должен состоять регистрационный номер,
какие сведения о документе вводятся в
базу данных или регистрационный журнал
– эти и другие “тонкости” обработки
документов специалисту структурного
подразделения знать не обязательно
либо достаточно знать в общих чертах.
В то время как именно эти вопросы очень
важны для
специалистов по документационному
обеспечению,
потому что непосредственно им приходится
выполнять работу по обработке документов,
причем в полном объеме, включая ведение
базы данных по документам, поиск
документов и др.Руководители
структурных подразделений и руководители
высшего звена также
должны владеть определенным комплексом
знаний об организации работы с документами,
но для них важны в первую очередь те
вопросы, которые непосредственно связаны
с процедурой принятия решений и их
исполнением.Таким образом, если мы хотим
повысить исполнительскую дисциплину
и персональную ответственность за
работу с документами, необходимо
разрабатывать новые методы адресной
регламентации делопроизводства,
ориентированные на конкретную категорию
работников организации как потребителей
информации нормативного характера.Адресная
регламентация делопроизводства.
Категории работников.Какие категории
работников организации целесообразно
выделить в качестве адресных групп для
разработки инструкций по работе с
документами и какие вопросы должны
найти отражение в этих инструкциях? 
На
наш взгляд, при разработке инструкций
по делопроизводству следует учитывать
интересы следующих категорий работников:

специалисты
по документационному обеспечению;

• работники,
  ответственные за организацию работы
  с документами в структурных подразделениях;

• высшее
  руководство организации (руководитель
  организации, заместители руководителя,
  главные специалисты и др., то есть те
  руководители, которые принимают
  управленческие решения, утверждают
  или подписывают документы), руководители
  структурных подразделений всех уровней;

• специалисты
  структурных подразделений;

• специалисты
  по информационным технологиям.

В
инструкции по делопроизводству для
специалистов по документационному
обеспечению целесообразно,
на наш взгляд, отразить следующие
вопросы:

• обработка
  поступающих и отправляемых документов;

• регистрация
  поступающих, внутренних и отправляемых
  документов;

• организация
  работы с документами, поступающими и
  отправляемыми по факсимильной связи
  и электронной почте;

• ведение
  базы данных (информационно-справочного
  массива) по документам организации;

• организация
  рассмотрения документов и доведения
  документов до исполнителей (организация
  документооборота);

• контроль
  исполнения документов (технология
  контроля за сроками исполнения
  документов);

• оформление
  копий документов и выписок из документов;

• номенклатура
  дел организации: порядок разработки,
  утверждения, ведения;

• формирование,
  оформление дел, подготовка дел к передаче
  в архив;

• учет
  бланков документов, печатей и штампов.

В
инструкции по делопроизводству для
работников, ответственных за организацию
работы с документами в структурных
подразделениях,
должны быть отражены следующие вопросы:

• порядок
  поступления документов в структурное
  подразделение (из службы документационного
  обеспечения и из других организаций)
  и порядок отправки документов;

• порядок
  регистрации документов, поступивших
  непосредственно в структурное
  подразделение и отправляемых из
  подразделения (при смешанной форме
  делопроизводства);

• организация
  документооборота структурного
  подразделения;

• контроль
  исполнения документов в структурном
  подразделении;

• согласование
  проектов документов, подготовленных
  в структурном подразделении;

• организация
  работы с документами, поступающими из
  других подразделений организации и
  направляемыми в другие структурные
  подразделения;

• формирование
  дел в структурном подразделении,
  оформление дел, подготовка дел к передаче
  в архив.

Инструкция
для высшего руководства
организации (руководителя
организации, заместителей руководителя,
главных специалистов, руководителей
структурных подразделений) должна
отражать следующие вопросы:

• порядок
  рассмотрения поступающих документов
  (вынесение резолюций);

• порядок
  согласования проектов документов,
  подготовленных в структурных
  подразделениях, и порядок представления
  их руководству для принятия решения;

• порядок
  принятия решений (подписание и утверждение
  документов);

• организация
  работы коллегиальных и совещательных
  органов (порядок подготовки материалов,
  принятия решений и документирования
  заседаний);

• контроль
  исполнения поручений (со стороны
  руководства);

• порядок
  приема-передачи документов и дел при
  смене руководителя.

Инструкция
по делопроизводству для специалистов
структурных подразделений должна
включать следующие вопросы:

• процедура
  подготовки проектов документов;

• правила
  составления и оформления документов;

• порядок
  согласования проектов документов;

• ведение
  аналитической работы по документам;

• организация
  поисковой работы по документам;

• сроки
  исполнения документов, порядок и условия
  изменения сроков исполнения документов;

• порядок
  приема-передачи документов и дел при
  увольнении работника.

Специалисты
по информационным технологиям,
если они действуют как сотрудники
подразделения, пользуются инструкцией
по делопроизводству, предназначенной
для специалистов. Если же они осуществляют
внедрение информационных технологий
в документационное обеспечение, они
должны знать всю технологию создания,
обработки, хранения и использования
документов в организации, все этапы
обработки документов, следовательно,
ими должен быть изучен весь комплекс
инструктивных документов, о которых
говорилось выше.

Поскольку
правила составления и оформления
документов должны знать не только
специалисты структурных подразделений,
которым непосредственно приходится
заниматься подготовкой документов, но
и другие категории работников (специалисты
по документационному обеспечению,
руководители), хотя и в меньшем объеме,
полагаю целесообразным в качестве
отдельного документа разрабатывать
правила подготовки отдельных видов
документов.
Во-первых, это позволит освободить
инструкцию по делопроизводству от
значительной части материала, относящегося
к документированию. Во-вторых, позволит
полно и детально изложить требования
к составлению и оформлению различных
видов документов (распорядительных
документов, организационно-правовых,
договорных, информационно-справочных
и др.), дополнив эти требования справочными
материалами о правилах написания
официальных наименований, оформлении
таблиц и др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Инструкция по делопроизводству — что это и зачем нужна

Инструкция по делопроизводству — это внутренний локальный акт (положение) организации, который регламентирует единый порядок ведения документооборота. Именно такое положение обеспечивает единый стиль оформления документов на предприятии, устанавливает сроки их подготовки и передачи между отделами, регламентирует порядок списания в архив и многие другие «бумажные» вопросы, с которыми ежедневно сталкиваются ваши работники.

В государственных организациях инструкция по делопроизводству применяется обязательно, но коммерческие предприятия вправе не заводить такое положение. Однако все же заводят, потому как польза от него очевидна.

С инструкцией обязан ознакомиться каждый работник, принятый в организацию или переведенный на новую должность. Изучив положение, работник должен расписаться в листе ознакомления. С этого момента он несет ответственность за каждую бумагу, с которой будет работать. В дальнейшем, если компания пострадает по вине работника, нарушившего порядок делопроизводства, то сможет применить к нему дисциплинарное наказание (ст. 192 ТК). Большинство работников, поставив свою подпись в инструкции, все же начинают бережно относиться к бумагам — боятся испортить или потерять.

И, напротив, когда не закреплены правила документооборота, внутри компании начинается бумажный хаос — теряется корреспонденция, нарушаются сроки ее регистрации, пропадают приказы, в оформлении допускаются серьезные ошибки, которые оборачиваются неприятностями для компании. Помните, если работник не ознакомился с инструкцией, то привлечь его к ответственности будет непросто.

Рассмотрим ситуацию, когда отсутствие инструкции повлекло халатное отношение кадровика к документам и впоследствии обернулось для компании приличными затратами.

Смирнов Д. В. обратился в Трудовую инспекцию с просьбой привлечь бывшего работодателя за незаконное увольнение. По словам мужчины, его уволили «по статье» за однократное опоздание, тогда как это становится возможным после предварительного дисциплинарного взыскания (п. 5 ст. 81 ТК). Во время проверки инспекторы допросили директора фирмы — он утверждал, что ранее Смирнову уже объявили выговор за опоздание, но он не исправился и продолжал приходить на час позже. И только после этого директор решил расторгнуть с ним договор.

Чтобы убедиться в этом, инспектор запросил приказ о применении дисциплинарного наказания к Смирнову (с его подписью в знак ознакомления), но такого документа в компании не оказалось. В журнале регистрации приказов о нем запись есть, но самой бумаги фактически нет. Сделать ее «задним числом» теперь невозможно, потому как не получится повторно взять подпись Смирнова и не вызвать подозрений. Стало быть, руководителю нечем подтвердить свои слова. Выходит, он уволил Смирнова незаконно.

Инспекция инициировала судебное разбирательство, по итогам которого директора обязали восстановить Смирнова в занимаемой должности, выплатить ему компенсацию за вынужденный прогул и 30 тыс. штрафа в пользу государства за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

А ведь юридически директор все сделал грамотно, но не смог доказать свою правоту из-за кадрового отдела, потерявшего приказ. Если бы на предприятии была инструкция по делопроизводству, то кадровики бы знали свою ответственность и не теряли бы документы. Ведь в противном случае директор мог и к ним применить «дисциплинарку».

Аналогичные ситуации могут произойти с бухгалтерами, старшими продавцами, кладовщиками, шеф-поварами, главврачами и иным персоналом, имеющим дело с документами, которые могут быть затребованы надзорными органами — налоговой службой, Роспотребнадзором, прокуратурой и т. п.

Именно поэтому многие руководители коммерческих предприятий предпочитают разработать инструкцию по делопроизводству и довести ее до персонала, так они смогут не только избежать серьезных неприятностей в компании, но и обезопасить себя.

О правилах ведения делопроизводства подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демодоступ к системе КонсультантПлюс и бесплатно переходите в готовое решение.

Как составить инструкцию по делопроизводству?

Инструкция по ведению делопроизводства в организации должна содержать весь процесс обработки документов  — от разработки типовых бланков до порядка передачи в архив. Если компания крупная, то можно делопроизводство по личному составу оформить отдельной инструкцией. Однако в небольших фирмах все оформляется в одной.

Шаг 1. Издайте приказ о разработке инструкции

Директор компании — первое лицо, которому важна такая инструкция. Обычно он и приходит к мысли о необходимости разработать положение и внедрить его на предприятии. Однако простой его просьбы к секретарю мало. Свое решение он должен оформить соответствующим приказом, в котором определит сроки разработки документа и ответственных лиц, которые будут воплощать инструкцию в жизнь.

Выбирая ответственных лиц, важно понимать их уровень юридической и делопроизводственной грамотности. Работники должны хорошо ориентироваться в нормативных актах, уметь отбрасывать лишнее. Обычно такую работу поручают юристам, кадровикам, делопроизводителям-секретарям. Если юриста в компании нет, то лучше нанять его со стороны или хотя бы получить консультацию в государственном архивном учреждении. 

 Скачать образец приказа о разработке инструкции по делопроизводству

Шаг 2. Изучите отобранные материалы 

Работнику, которому поручили разработку положения, сначала нужно проанализировать деятельность предприятия, его структуру, специфику работы отделов и перечень контролирующих органов, которым может потребоваться документация. Далее придется подыскать нормативные акты, которые станут основой при разработке инструкции по делопроизводству в коммерческой организации.

Для понимания основ оформления документов вам нужно ознакомиться с правилами делопроизводства:

• примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44;
• национальные стандарты — ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.

Однако это далеко не все. Чтобы грамотно составить инструкцию, по которой будет работать все предприятие, нужно найти нормативку для каждого включаемого раздела. Текст положения не должен противоречить законодательству.

Например, в разделе о бухгалтерских документах нужно учитывать, что там есть не только свободные бланки типа внутренних справок для руководства, но и первичная документация, содержащая обязательные реквизиты, определенные ст. 9 НК. В разделе о передаче в архив нужно учитывать сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов, которые четко определены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Проще говоря, вы не вправе придумывать свои правила, если они уже закреплены законодательством.

Вся отобранная нормативка показывается вышестоящим и более компетентным лицам, например, ответственному за разработку инструкции, начальникам отделов и директору. Каждый из них оценит актуальность нормы по своему профилю, поможет внести ясность и исключить ненужные документы.

После согласования нормативки переходите к разработке проекта положения. Обращаем внимание, что типовой инструкции по делопроизводству в организации не существует. Она разрабатывается под каждое предприятие индивидуально, с учетом его особенностей. Бессмысленно скачивать из интернета первый попавшийся вариант, но если скачали — готовьтесь внимательно перечитывать и дорабатывать.

Шаг 3. Подготовьте проект инструкции по делопроизводству

Чтобы облегчить себе задачу, поищите в сети самую свежую примерную инструкцию по делопроизводству, уже принятую в государственных организациях или органах местного самоуправления (администрациях, департаментах и т. п.). Уж они-то точно учитывали актуальное законодательство и грамотно оформили свои положения. На их основе вы легко построите свой документ, подберете подходящие пункты, заголовки и т. п.

Далее рассмотрим несколько разделов, которые встречаются практически в каждой инструкции. 

 Общие положения

С этого раздела начинается любой локальный акт предприятия. Здесь указывают, зачем создана данная инструкция, что она регулирует и на какие документы распространяется. Напишите, кто отвечает за делопроизводство в отделах, в какие сроки нужно ознакомить поступивших работников, кому сдаются бумаги при увольнении.

Нелишним будет сразу напомнить работникам об их ответственности за нарушение принятых правил, утерю документов, совершение ошибок. Даже если работник в момент ознакомления прочитает всего один раздел, он явно обратит внимание на меры наказания.

Оформление документа

В этот раздел можно включить все, что связано с визуальным оформлением документов и применением обязательных реквизитов — виз, подписей, печатей и т. д. Какой формат бумаги использовать, каким шрифтом печатать, какой размер установить для полей и отступов, где располагать реквизиты, как заверить копию — все это желательно описать в инструкции, если хотите единообразия в документах.

Порядок изложения текста, правила употребления сокращений, числительных, инициалов и другие важные для вас нюансы тоже полезно закрепить в инструкции. Например, в докладной записке работник не должен допускать разговорной или жаргонной речи — стиль должен быть официальным.

Регистрация входящих и исходящих документов

Корреспонденцию отправляют и получают практически все организации, потому очень важно ее вовремя регистрировать во внутренних журналах и передавать в отдел по назначению. Этот раздел требует особой внимательности, т. к. должен максимально подробно описать порядок действий лица, ответственного за прием (отправку) писем. Последствия могут быть неприятными.

Например, ваш покупатель отправил вам досудебную претензию о плохом качестве товара заказным письмом с уведомлением о вручении. В письме он просит решить вопрос мирно — просто вернуть ему деньги как можно быстрее. Секретарь получила извещение, расписалась в уведомлении, забрала письмо с почты, зарегистрировала его в журнале входящей корреспонденции, но потеряла и директору не сообщила.

Тем временем разъяренный покупатель, не дождавшись ответа, подал судебный иск на магазин с требованием уже не только вернуть деньги, но и возместить моральный ущерб. Суд он выиграл, а директору пришлось платить трижды — вернуть деньги за непригодный товар, компенсировать услуги юриста, оказанные покупателю в рамках этого дела, понести судебные издержки и возместить моральный ущерб. Получи он претензию вовремя, то, разумеется, согласился бы вернуть деньги за товар и не доводить до суда. Однако теперь, по вине секретаря, он понес лишние расходы и подпортил репутацию магазина. И оправдаться, что претензия не дошла, не получится, ведь письмо было с уведомлением.   

К инструкции по делопроизводству в организации можно приложить образец журналов регистрации входящей (исходящей) корреспонденции, а также нужно подробно описать, кем, где и каким образом регистрируется поступившая корреспонденция, в какие сроки она должна быть передана по назначению. А также следует указать, что нужно регистрировать, а что нет. Например, входящее письмо от контрагента требует регистрации, а рекламный журнал — нет.

 Порядок отправки исходящей корреспонденции тоже важно закрепить, иначе работники канцелярии и секретари могут забыть о поручении. Например, директор написал срочное письмо партнеру, отдал в канцелярию для отправки, а сотрудницы отнесли конверт на почту только через месяц.

Помимо этого, важно отметить, чтобы секретарь проверял содержимое письма, которое ему принесли на отправку. Ведь к письму на столе могли прикрепиться другие документы, денежные купюры и прочие бумаги. 

Передача документов в архив

 Документы, которые могут в дальнейшем понадобиться персоналу, надзорным органам или в судебных разбирательствах, не уничтожают, а хранят в архиве. Для каждого типа документов предусмотрен свой срок хранения, установленный законодательством. Здесь ничего придумывать не нужно, стоит просто обратиться к инструкции Росархива, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

Однако порядок подготовки документов к передаче в архив предусмотреть придется — кто будет следить за сроками, где располагается архив предприятия, каким образом документы отправятся туда и можно ли их в дальнейшем брать для работы.

 Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения тоже следует продумать. Кто принимает решение об утилизации бумаг, каким образом они будут уничтожены и кто должен контролировать процесс —  все эти нюансы следует предусмотреть и закрепить в инструкции.

Инструкция по делопроизводству в организации может содержать примеры заявлений (служебных записок, докладных), схемы, иллюстрации — образцы печатей и штампов, фирменных бланков, учетных форм и прочие вспомогательные материалы.

Шаг 4. Согласуйте проект с руководством

Готовый проект инструкции по делопроизводству нужно согласовать со всеми руководителями отделов и служб, которые так или иначе связаны с документами. Если документ получил одобрение, то можно показывать и директору предприятия. Он также знакомится с новым положением и может дополнять содержание. Однако если замечаний нет, то остается утвердить инструкцию и ввести ее в действие на предприятии отдельным приказом.

Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству.

Подводим итоги

Назначение инструкции по ведению делопроизводства в организации заключается в грамотной организации оформления и движения документов внутри предприятия. Именно эта инструкция прививает работникам чувство ответственности за документы компании, результатом которого является минимизация нарушений и слаженная работа подразделений.