Инструкция по делопроизводству в управляющей компании жкх

Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя в любой организации. Если у Вас есть уже утвержденная инструкция по делопроизводству, то утверждать и менять ее каждый год не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. Если в Вашей организации отсутствует инструкция по делопроизводству, то ее нужно обязательно подготовить и утвердить на общем собрании.

Образец инструкции по делопроизводству вы можете скачать по ссылке.

А вот номенклатуру дел нужно заново утверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре-декабре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ. 

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме. Номенклатура дел является плановым документом, т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организаций, работающих в сфере ЖКХ в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет). 

Номенклатура дел отражает все направления деятельности организации (финансовые, хозяйственные, кадровые и другие). Это многофункциональный документ, который необходим, чтобы:

• учесть все дела, которые заводят в организации (это поможет обеспечить их быстрый поиск и сохранность);

• сгруппировать определенные виды документов (например, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу и т.д.);

• обеспечить порядок формирования дел (хронологическую, логическую последовательность документов в делах и т.д.);

• установить необходимые сроки хранения документов.

Кроме того, ее используют в качестве основного документа при отборе дел для сдачи их в архив или, наоборот, для уничтожения дел с истекшими сроками хранения. 

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» – для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) – также следует включать в номенклатуру дел.

 В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:

• 1 этап: выбор типа номенклатуры дел организации, разработка классификационной схемы (главной таблицы);
• 2 этап: формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков хранения дел;
• 3 этап: систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
• 4 этап: оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2018 года, начинается с 1 января 2019 года. При установлении сроков обратите внимание, что некоторые статьи перечней разбиты на пункты, имеющие разные сроки хранения. К примеру, личные дела руководителей должны храниться постоянно, а личные дела работников – в течение 75 лет.

Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3–4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2018 – 30.06.2018». Как правило, в одно дело помещают документы, имеющие одинаковый срок хранения. Например, не допускается помещать в одно дело приказы об отпуске без сохранения заработной платы и об очередном отпуске, ведь первые хранятся 75 лет, а вторые лишь 5 лет. Если дело сформировано из документов с разным сроком хранения или по одной теме, но разных видов, то время хранения дела устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения. 

Например, создано дело «Документы по установлению квалификации работников (графики, протоколы, заявления, ведомости)». 

В него входят:

• графики проведения аттестации – срок хранения 1 год;
• протоколы заседаний и постановления аттестационной комиссии – срок хранения 15 лет;
• заявления о несогласии с постановлениями аттестационной комиссии – срок хранения 5 лет;
• ведомости проведения аттестации – срок хранения 5 лет.

Срок хранения этого дела определяем по более длительному сроку, в данном случае дело должно храниться 15 лет. Сроки хранения документов в электронном виде такие же, как и для документов на бумажном носителе, нужно поставить отметку «в электронном виде».

В течение года все исполненные документы группируются в дела в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Если в течение года возникает необходимость в создании или хранении не предусмотренных ранее документов, то в номенклатуру вносят новую запись – заголовок дела. Дело считается заведенным, если в него включен хотя бы один документ. Для таких ситуаций полезно оставить в резерве несколько свободных строк в каждом разделе.

При смене работников дела, включенные в номенклатуру дел, передаются по акту. Уничтожать документы и дела, включенные в текущую номенклатуру, нельзя. Например, нельзя порвать заявление работника на увольнение даже в том случае, если он это заявление отозвал.

В конце каждого года номенклатура уточняется: добавляются вновь заведенные дела, удаляются ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.п. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом (в графе «примечание» ставится отметка «переходящее»). Затем номенклатура в виде нового документа снова утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Примерный образец номенклатуры дел для ТСЖ, УК и ЖСК вы можете скачать здесь.

Наладить документооборот в управляющей организации является сложным делом. Разберемся, что включает в себя документооборот, кто его ведёт и какие есть сроки ответов на обращения и сроки хранения документов.  

Ценность чёткой системы документооборота и её задачи 

Документооборот – это часть делопроизводства в любой компании. Делопроизводство включает в себя весь процесс от создания документов в организации до их утилизации или сдачи в архив, согласно пункту 73 ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

Документооборот – это движение документов после их создания. Он помогает: 

• организовать эффективный бухгалтерский и налоговый учёт; 
• обеспечить своевременный ответ на входящие обращения жителей многоквартирных домов, контролирующих органов, контрагентов, ресурсоснабжающих организаций и иных лиц;
• наладить взаимодействие внутри управляющей организации между подразделениями и сотрудниками: кадровой службы с бухгалтерией, отдела по работе с клиентами с отделом расчётов и т.д.; 
• ускорить внутренние процессы и помогает вести учёт показателей работы; 
• повысить степень контроля над поставленными задачами, сроками и результатами их исполнения.

Для организации эффективного и удобного документооборота в управляющей организации должны быть созданы регламенты, регулирующие процессы приёма, регистрации, согласования документов. 

Потоки документов и регламенты работы с ними 

Как и в других организациях, документооборот в управляющей организации состоит из входящих, исходящих и внутренних документов. Эти документы проходят несколько стадий обработки: первичную обработку, рассмотрение и регистрацию, расписание руководством и передачу на исполнение. 

Входящие документы 

Они создаются за пределами управляющей организации и поступают в организацию на бумаге или в электронном виде, по факсимильной связи. Примерная схема работы с входящими документами выглядит следующим образом: 

• при регистрации ставятся дата и входящий номер по принятой в управляющей организации нумерации, данные заносятся в журнал; 
• руководитель рассматривает всю входящую корреспонденцию и расписывает документ в работу на отдел или на конкретного сотрудника с указанием сроков исполнения, либо входящий документ напрямую передаётся в соответсвующие подразделение; 
• ответственный сотрудник в установленные сроки проводит необходимые мероприятия по входящей документации и ставит отметку об исполнении, направлении ответа или предпринятых действиях; 
• документ направляется на хранение. 

В журнале регистрации входящих писем можно предусмотреть поля для внесения данных об исполнителе, дате и регистрационном номере исходящего письма, в котором был дан ответ. 

Исходящие документы 

Исходящие документы создаются сотрудниками управляющей организации и направляются внешним адресатам: контрагентам, жителям домов, в ресурсоснабжающие организации, в контролирующие органы, иным лицам и компаниям. Исходящие документы проходят следующие этапы: 

• создание; 
• согласование и утверждение у руководителя, при необходимости – доработка и согласование с другими подразделениями или сотрудниками; 
• регистрация и подписание; 
• отправка с соблюдением требований законодательства по электронной почте с электронной подписью, простым письмом, с уведомлением о вручении, с объявленной ценностью и т.д. 

Некоторые компании практикуют хранение копии отправленной корреспонденции, особенно если письмо имеет высокую степень важности. Для этого можно создать отдельные места для хранения в подразделениях и отделах управляющей организации. 

Внутренние документы 

К внутренним документам относятся приказы, служебные записки, распоряжения, объяснительные записки, заявления сотрудников. Документооборот внутренних документов различен на разных предприятиях и зависит от штата и количества подразделений. Схематично движение внутренних документов сочетает схемы исходящих и входящих документов: 

• создание ответственным сотрудником; 
• согласование с руководителем или директором и при необходимости смежными подразделениями; 
• регистрация внутреннего документа и его подписание; 
• документ расписывается в работу подразделению, в адрес которого он составлялся, конкретному сотруднику либо на всех работников. 

При составлении регламентов работы с каждым потоком документов – входящих, исходящих, внутренних – важно прописать точную схему их движения и сроки каждого этапа документооборота, место хранения тех или иных видов документов. Это позволит управляющей организации избежать путаницы и установить чёткую систему работы с документами. 

Ответственные за ведение документооборота 

Исходя из этапов работы с разными видами документов, можно выделить следующие основные функции, которые выполняют ответственные за ведение документооборота: 

1. Приём и регистрация входящей корреспонденции. 
2. Оформление и регистрация исходящих документов. 
3. Ведение журналов и составление основной внутренней документации: приказов, служебных записок, распоряжений и т.д. 
4. Подготовка документов к сдаче в архив. 
5. Приём и регистрация заявок граждан. 
6. Ведение деловой переписки и телефонных разговоров. 

Работа с документами в управляющих организациях может быть централизованной или децентрализованной, что обязательно нужно зафиксировать в регламентах и инструкциях по документообороту в организации, назначив ответственных за работу с документами. При централизованной системе все функции по делопроизводству выполняет один человек. Чтобы документы правильно оформлялись и регистрировались, лучше, чтобы этим занимался квалифицированный работник с соответствующим образованием и опытом работы. Это может быть офис-менеджер, секретарь, помощник директора, администратор или делопроизводитель. 

Если организация небольшая, то работа с разными потоками и даже видами документов может быть распределена между несколькими подразделениями и сотрудниками компании: секретарём, диспетчером, кадровым работником, начальником абонентского отдела – без выделения для этого отдельной штатной единицы. 

Например, в абонентском отделе создаются и регистрируются исходящие письма в адрес жителей многоквартирных домов, секретарь отвечает за приём, регистрацию и распределение входящей корреспонденции, юристы или специалисты по договорам – за переписку с РСО и подрядными организациями. 

Удобная номенклатура дел 

Для регистрации, систематизации документов и журналов, а также ведения архива в организации, наравне с регламентами по ведению документооборота, должна быть разработана номенклатура дел. Она составляется в последнем квартале года на следующий год, и в последующие годы корректируется, уточняется и заново утверждается. 

Номенклатура дел – это перечень журналов и иных дел или папок, куда подшиваются документы по разным темам и адресатам. По сути это систематизированный справочник с заголовками дел, журналов, папок и датами их хранения. А дело – это документ или совокупность документов по одной теме или в одной сфере деятельности организации, помещённых под одну обложку, в соответствии с пунктами 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

По форме номенклатура – это таблица, в которой зафиксированы присвоенные каждому делу или папке заголовки и индексы. Там же управляющие организации может найти сроки хранения каждого вида документов, которые вместе с заголовком должны указываться на обложке журнала, папки или дела.

При необходимости управляющая организация может использовать и иные заголовки, в том числе указанные в нормативно-правовых актах: журнал учёта обращений жителей многоквартирных домов, акты осмотров и проверок и т.д. 

Система формирования регистрационных номеров 

Помимо заголовков и сроков хранения в номенклатуре указывается индекс дела. Он обычно используется как основа для регистрации документов при формировании их регистрационных номеров. 

Например: «05-01 – Журнал регистрации входящей корреспонденции». В таком случае номер регистрируемых в журнале документов начинается с «05-01». Далее может следовать дата получения и порядковый номер документа: если он получен 18 сентября 2022 года и это уже десятый полученный документ, то регистрационный номер может выглядеть так: 05-01-180922-10. 

Но управляющая организация может принять и иную систему нумерации: использовать даты, аббревиатуры отделов, прочие полезные индексы, сокращения видов документов. Понятные и чёткие индексы легко позволят при необходимости найти документ, определить его вид и даже сотрудника, который с ним работал. 

Перечень нерегистрируемой корреспонденции и объём данных для регистрации 

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания, в том числе направленные по электронной почте или факсу. 

Как правило, не регистрируются информационно-справочные материалы: печатные издания, копии информационных документов и рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, прейскуранты, копии нормативных документов. 

Управляющая организация, разрабатывая правила ведения документооборота, составляет свой перечень нерегистрируемой корреспонденции. Например, можно включить в него бухгалтерские документы: счета, квитанции, договоры, накладные и сметы. 

Однако нужно иметь в виду, что в обязательном порядке регистрируются все обращения граждан, вне зависимости от их темы. Чтобы наладить эффективную работу с обращениями граждан, в журнале учёта жалоб и заявлений от жителей многоквартирных домов следует отмечать: 

• дату получения и регистрационный номер обращения; 
• предмет обращения и адрес МКД; 
• Фамилию Имя Отчество и должность ответственного за исполнение сотрудника;
• крайний срок исполнения или направления ответа; 
• дату и регистрационный номер исходящего письма, направленного заявителю. 

Сроки ответов на корреспонденцию и сроки хранения документов 

Коротко остановимся на сроках ответов на входящие запросы и заявления. Поскольку управляющие организации заняты публично значимой деятельностью, на них распространяются требования частей 1 и 2 статьи 12 № 59-ФЗ: ответ на обращение граждан или организаций отправляется не позднее 30 дней со дня его регистрации. 

Помимо общих правил № 59-ФЗ, есть требования других нормативно-правовых актов, которые регулируют процесс общения жителей многоквартирных домов с управляющими организациями. Срок зависит от адресанта и темы обращения. 

Хранить запросы жителей многоквартирного дома и копии ответов на них необходимо в течение трёх лет со дня регистрации, согласно пункту 38 Постановления Правительства РФ № 416. Сроки хранения иных документов должны быть зафиксированы в номенклатуре дел управляющей организации и на обложках папок, журналов.

Схема работы с документами 

Чтобы создать документооборот с нуля, управляющей организвции необходимо выполнить следующие действия: 

1. Разделить потоки документов: входящие, исходящие, внутренние, причём эти группы документов также для удобства можно разделить на подгруппы по темам, видам документов или адресантам. 
2. Разработать и утвердить регламенты работы с каждой группой документов, то есть схему их движения с указанием сроков на каждый этап обработки документа: создание, согласование, утверждение, регистрация, отправка, исполнение и т.д. 
3. Назначить ответственных за работу с документами сотрудников, чётко обозначив их функционал. 
4. Разработать и утвердить номенклатуру дел и систему присвоения регистрационных номеров разным группам документов. 
5. Определить список документов, которые не подлежат регистрации. 

Это общие принципы организации документооборота в управляющей организации, которые помогут систематизировать работу с документами, снизить риск их утери и наладить работу с обращениями граждан, контрольных органов, переписку с ресурсоснабжающими организациями и подрядными организациями.