Инструкция по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел рф

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Делопроизводство в системе МВД

Делопроизводство в системе МВД

Подборка наиболее важных документов по запросу Делопроизводство в системе МВД (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Библиографическое описание:

Спирина, Н. А. Правовая регламентация делопроизводства органов внутренних дел РФ / Н. А. Спирина. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2022. — № 1 (396). — С. 199-201. — URL: https://moluch.ru/archive/396/87554/ (дата обращения: 20.09.2023).

В статье автор пытается определить правовую базу делопроизводства органов внутренних дел РФ.

Ключевые слова: делопроизводство, документы

,

министерство внутренних дел.

Деятельность службы документационного обеспечения управления, ее функции, структура, техническое обеспечение и многие другие аспекты, связанные с документооборотом организации регламентируются совокупностью законов, нормативных правовых актов и методических документов, также они определяют процесс создания документов, их обработку, движение в организации, а так же их хранение и использования в текущей деятельности.

Нормативно-правовая база делопроизводства, включает в себя ряд законов, нормативных правовых актов и методических документов. Данная документация содержит общие принципы организации документационного обеспечения управления, регламентирующих процессы и технологии создания, хранения, обработки и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Помимо этого, нормативно-правовая база регулирует работу службы документационного обеспечения, включая ее структуру, функции, штаты и другие аспекты деятельности.

Документационную базу органов внутренних дел составляет система взаимосвязанной управленческой документации, которая обеспечивает деятельность аппарата.

Состав документационной базы определяется исходя из компетенции организации, функций ее управления, способов разрешения вопросов, характера и объема взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.

Таблица 1

Документы, регламентирующие делопроизводство

Инструкция по организации архивной работы в системе МВД России разработана в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», договором Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федерального архивного агентства от 30 ноября 2007 г. «О сроках и условиях депозитарного хранения документов» в целях совершенствования работы с архивными документами в системе МВД России. Данная Инструкция регламентирует отдельные вопросы передачи законченных производством дел на архивное хранение, классификацию, учет, обеспечение сохранности, создание научно справочного аппарата, порядок использования архивных документов, изменения, снятия грифа секретности, продления сроков засекречивания архивных документов и экспертизы ценности архивных документов.

Также, в органах внутренних дел документооборот организуется в соответствии с требованиями приказа МВД России № 615. В каждом подразделении органа внутренних дел разрабатываются документы, которые имеют большое значение в ведении делопроизводства. А именно Инструкции по делопроизводству, Табель документов и Номенклатура дел.

Табель документов входит перечень форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач ОВД. В организации деятельности ОВД запрещается создавать документы, не утвержденные Табелем, кроме того, Табель утверждает отдельные этапы прохождения документов в ОВД.

Порядок систематизации документов закрепляется в номенклатуре дел. Номенклатура систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОВД, с указанием сроков их хранения. В ОВД номенклатура дел необходима при построении информационно-справочной системы для документов, так как содержит перечень наименований дел, в которых должен найти место любой документ ОВД.

Важнейшим документом, регулирующим делопроизводство в органах внутренних дел, является инструкция по делопроизводству. Инструкция является основным нормативно-методическим документ отдела по делопроизводству, она устанавливает общие требования работы с документами, документирования управленческой деятельности, и функционирования службы ДОУ.

Инструкция так же определяет порядок применения нормативно — правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам делопроизводства (ДОУ), изданных федеральными, территориальными, отраслевыми (ведомственными) и местными органами управления, в процессе осуществления деятельности структурными подразделениями и должностными лицами организации.

Инструкция содержит единые нормы по подготовке, обработке, хранению, использованию создаваемых в деятельности органов внутренних дел документов и по порядку организации делопроизводства. Разработку инструкции по делопроизводству следует производить на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с учетом специфики деятельности организации.

Инструкция устанавливает требования, обязательные для выполнения сотрудникам МВД, государственными гражданскими служащими и работников центрального аппарата МВД России.

Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые, в свою очередь, были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. Государственные стандарты Российской Федерации, нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу так же являются базой для разработки инструкции. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, включая их подготовку, обработку, использование и хранение, что относится и к документам в электронной форме.

Таблица 2

Структура инструкции по делопроизводству

Перечисленные нормативно-методические документы помогают организовать документооборот. Повышение роли правоохранительной деятельности и усложнение задач ОВД на современном этапе вызывает естественный рост объема документооборота. Поэтому наиболее важной задачей служб ДОУ является сокращение объемов документооборота и строгой его организации.

Ответственность за организацию делопроизводства, своевременность и качество исполнения документов, соблюдение установленных правил и порядка работы с ними, а также обеспечение необходимых условий работы для сотрудников, выполняющих делопроизводственные функции, возлагается на начальников главных управлений и иных структурных подразделений МВД РФ.

Литература:

1. Инструкция по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации: приказ МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 // СПС КонсультантПлюс.
2. Быкова, Т. А. Российские и международные стандарты о технологии управления документами / Т. А. Быкова // Делопроизводство. — 2017. — № 3. — С. 18–25
3. Кондратьева Т. Н. Документационное обеспечение управления: учебное пособие. Тюмень: Изд-во Тюменского государственного университета, 2015. 296 с.

19. Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

обеспечение юридической силы документов;

оперативное и качественное их исполнение и поиск;

возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;

создание как исторического источника информации.

20. Текст документа отражает его основное смысловое содержание – управленческое действие, решение.

21. Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.

22. При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

22.1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.

22.2. Документ должен быть написан официально-деловым стилем.

22.3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.

22.4. Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.

22.5. Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.

22.6. Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.

22.7. Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

22.8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

23. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств*(15), в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

24. При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 13 – 15 через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру, за исключением особенностей, предусмотренных пунктом 28 настоящей Инструкции.

Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

25. Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением. Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:

30 – левое;

10 – правое;

20 – верхнее;

20 – нижнее.

26. Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

27. В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам – установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.

28. При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

03 – геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(16);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование органа внутренних дел;

09 – справочные данные об органе внутренних дел;

10 – вид документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта;

14 – место составления (издания) документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – указания по исполнению документа;

18 – наименование либо аннотация документа;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в орган внутренних дел;

30 – идентификатор электронной копии документа;

31 – гриф ограничения доступа к документу.

28.1. Государственный герб Российской Федерации воспроизводится в одноцветном варианте и помещается только на бланках документов Министерства, подписываемых Министром внутренних дел Российской Федерации*(17) или его заместителями*(18). Размер герба составляет 19 x 21 мм.

28.2. Геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации*(19) помещается на штампах или бланках органов внутренних дел. Иные случаи использования эмблемы МВД России на штампах и бланках документов устанавливаются Министром внутренних дел Российской Федерации. Размер эмблемы МВД России составляет 35 х 17 мм.

Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации.

При оформлении документов за подписью заместителя Министра – главнокомандующего внутренними войсками МВД России, заместителя Министра – начальника Следственного департамента МВД России, начальника ГУ МВД России по Северо-Кавказскому федеральному округу, пользующегося правами заместителя Министра*(20), используются:

бланк с Государственным гербом Российской Федерации – при реализации ими полномочий заместителя Министра;

бланк с эмблемой МВД России – при реализации ими полномочий руководителей соответствующих подразделений Министерства.

28.3. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

28.4. Основной государственный регистрационный номер ОГНР юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.5. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

28.6. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

28.7. Наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах.

Над наименованием структурного подразделения Министерства указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России».

Над полным наименованием органов внутренних дел указывается сокращенное наименование вышестоящего органа внутренних дел, а при его отсутствии – полное наименование.

Сокращенное наименование органа внутренних дел приводится в тех случаях, когда оно закреплено в его статусных документах и помещается в скобках ниже полного или после него.

Наименование территориального органа указывается в соответствии:

с Указом Президента Российской Федерации от 1 марта 2011 г. № 249 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации по субъекту Российской Федерации»*(21);

с Приказом МВД России от 21 апреля 2011 г. № 222 «Об утверждении Типового положения о территориальном органе Министерства внутренних дел Российской Федерации на районном уровне»*(22).

Например: Министерство внутренних дел по Республике Дагестан (МВД по Республике Дагестан), Главное управление МВД России по г. Москве (ГУ МВД России по г. Москве) или Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по городскому округу Домодедово Московской области (УМВД России по г.о. Домодедово).

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 12 полужирным начертанием через один межстрочный интервал.

28.8. Справочные данные об органе внутренних дел

Справочные данные об органе внутренних дел содержат сведения, необходимые при информационных контактах, и могут включать: почтовый или юридический адрес; место нахождения; номера телефонов; код по ОКПО; код по ОКУД; номера телефаксов, счетов в банке; ОГРН; идентификационный номер ИНН/КПП; адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению органа внутренних дел.

Оформляется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером № 10 – 12 через один межстрочный интервал.

28.9. Вид документа, составленного или изданного органом внутренних дел, регламентируется его положением (уставом) и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

В письме наименование вида документа не указывается.

28.10. Дата документа

Датой документа является дата его регистрации (приказы, распоряжения, письма, докладные и служебные записки) или утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, методические рекомендации), для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата составления.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами*(23). Например: дату «5 февраля 2012 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2012». Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например «5 февраля 2012 г.».

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны содержать дату и подпись должностного лица, ознакомившегося с документом. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями органов внутренних дел, должны иметь единую дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания документа.

28.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в Министерстве (органе внутренних дел), и проставляется в документе на предусмотренном для данного реквизита месте.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который может быть дополнен по усмотрению органа внутренних дел индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и других необходимых сведениях.

Регистрационный номер документа, подготовленный совместно двумя и более подразделениями органа внутренних дел, состоит из регистрационных номеров каждого подразделения. При этом регистрационные номера распределяются в порядке указания (перечисления) подразделений, подготовивших данный документ.

28.12. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа обязательна при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и другие). Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют его регистрационному номеру и дате.

28.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Министерства и органов внутренних дел, за исключением бланков писем. Например: Москва, Саратов.

Место составления (издания) документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование органа внутренних дел» и «Справочные данные об органе внутренних дел». Место составления или издания указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

28.14. Адресат

Документы адресуют в органы власти, организации, структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

В качестве адресата могут быть указаны органы внутренних дел, органы управления, соединения и части внутренних войск МВД России, организации, не входящие в систему МВД России, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Текст реквизита «Адресат» размещается в правом верхнем углу первого листа документа, в пределах от центра текстового поля до его правой границы.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правой границей текстового поля, или выравниваются по левому краю.

Первая строка реквизита 15 «Адресат» на угловом бланке печатается на одном уровне с полным наименованием подразделения (реквизит 08).

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

При адресовании документа в орган внутренних дел указываются сокращенное наименование органа внутренних дел и через 2 интервала наименование подразделения в именительном падеже, например:

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии.

При адресовании документа конкретному должностному лицу указываются в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание, через 1 интервал инициалы, фамилия. Допускается центрировать каждую строку реквизита по отношению к самой длинной строке, например:

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

Если документ направляется в несколько органов внутренних дел или в несколько структурных подразделений одного и того же органа внутренних дел, то наименования должностей лиц, которым адресован документ, могут указываться обобщенно, например:

Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес.

Почтовый адрес в составе реквизита «Адресат» указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи*(24): наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество); название улицы, номер дома, номер корпуса, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и другие); название района; название республики, края, области, автономной области, автономного округа; почтовый индекс, например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фамилия И. О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

28.15. Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан.

При утверждении документа решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

УТВЕРЖДЕН

протоколом заседания

экспертной комиссии

от 15.06.2012 № 14

28.16. Указания по исполнению документа пишутся на свободном от текста месте документа соответствующим руководителем (начальником) и включают в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его исполнения (при необходимости), подпись, ее расшифровку и дату, например:

Допускается оформление указаний по исполнению документов на отдельном листе либо на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся.

28.17. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание документа, которое составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Аннотация оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28 – 30 знаков в строке шрифтом размера № 10 – 12 и через 1 межстрочный интервал.

Аннотация составляется исполнителем, готовящим проект документа, и должна точно передавать содержание документа, быть краткой и согласованной с наименованием вида документа. Точку в конце аннотации не ставят.

Например:

приказ (о чем?): Об утверждении Положения о территориальном органе внутренних дел Российской Федерации

письмо (о чем?): О согласовании проекта приказа

правила (чего?): Правила подготовки нормативных правовых актов

Аннотация может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), например:

О создании аттестационной комиссии

чего? (кого?), например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, аннотация не указывается.

28.18. Отметка о контроле за исполнением документа обозначает, что документ поставлен на контроль.

Отметка о контроле документа проставляется посредством штампа «КОНТРОЛЬ» справа на свободном месте верхнего поля первого листа документа.

28.19. Текст документа

В органах внутренних дел документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа излагается с соблюдением правил русского языка, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа, его назначения в управленческой деятельности и оформляется в виде связного текста, анкеты, таблицы или их соединения.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например:

Уважаемый Матвей Сергеевич!

При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение:

Уважаемые коллеги!;

Уважаемые граждане!

Обращение к адресату располагается на 2 – 3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование либо аннотация документа».

Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например:

подтверждение:

Ваше письмо от … № … получено;

МВД России Ваше письмо от… № … получено;

В подтверждение … направляем в Ваш адрес …;

обоснование действия:

В соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации…;

В связи с… (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий)…;

На основании (подписанного договора, утвержденного протокола)…;

В порядке оказания (содействия, помощи)…»;

В целях (совершенствования контроля, использования полномочий)…;

благодарность:

Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников …;

Мы были бы Вам признательны за поддержку нашей инициативы…;

просьба:

Обращаемся к Вам с просьбой …;

Просим (направить, исключить, оказать содействие)…;

Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие…)…;

Просим (оформить, организовать исполнение, сообщить сведения)…; сопровождение:

Направляем копию служебного контракта…;

Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)…;

напоминание:

Напоминаем, что в соответствии с предварительной договоренностью Вам необходимо представить следующие сведения…;

Напоминаем Вам, что срок исполнения контрольного документа истекает 21.02.2012;

предложение:

Рекомендуем исключить данный абзац из текста проекта;

Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы.

Текст печатается в установленных границах полей и отделяется от обращения одним дополнительным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 – 1,5 см от левой границы текстового поля.

Текст состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; докладные записки – оценку фактов, выводы).

Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, замечаний, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В организационно-распорядительных документах текст излагается от первого лица единственного числа («предлагаю», «прошу», «требую»),

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решила», «решило»),

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («требуем», «решили»),

В документах, устанавливающих права и обязанности должностных лиц, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»),

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «управление считает возможным»),

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти, исполнителем, указывается вид документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также аннотация, заключенная в кавычки, например:

«В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…».

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, то в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Текст документа может содержать фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты (например, в текстах приложений).

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и другое). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Заключительная формула вежливости (словосочетание, подчеркивающее особо уважительное отношение к адресату) используется по усмотрению подписывающего служебное письмо руководителя (начальника) органа внутренних дел, предшествует подписи, располагается на один межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом, например:

С уважением,… ;

С глубоким уважением, … ;

С благодарностью и уважением, ….

28.20. Отметка о наличии приложения

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1 – 2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывается, например:

Приложение: Методические рекомендации в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишется «Приложение № ___» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается выражение «Приложение № ___» печатать прописными буквами («ПРИЛОЖЕНИЕ № ___»), а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

28.21. Подпись

Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 1-2 дополнительными межстрочными интервалами.

В состав реквизита «Подпись» в общем случае входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки реквизита, например:

или:

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

При направлении документа в системе МВД России, а также должностным лицам других организаций, имеющим специальные (воинские) звания, в состав реквизита «Подпись» включается специальное (воинское) звание лица, подписавшего документ, например:

или на бланке

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности, например:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне в алфавитном порядке следования фамилий, например:

При подписании документов, составленных комиссией, указываются должности лиц в составе комиссии (а не их должности по основному месту службы, работы), специальное (воинское) звание, инициалы, фамилия в алфавитном порядке, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица, например:

или:

Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Факсимильная подпись руководителя (начальника) органа внутренних дел может проставляться на рассылаемых приглашениях, поздравлениях, бланках почетных грамот, благодарностей и других подобных документах.

28.22. Гриф согласования

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями органа внутренних дел, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования.

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа пишется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и подобным документом, гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства финансов

Российской Федерации

от 30.01.2012 № 345/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ФСТЭК России

от 12.01.2012 № 3

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций либо структурных подразделений органов внутренних дел, грифы согласования могут располагаться под реквизитом «Подпись» (при отсутствии подписи – ниже текста документа), либо на отдельном листе согласования, с проставлением под реквизитом «Подпись» отметки «Лист согласования прилагается».

В зависимости от вида и содержания документа его согласование осуществляется:

с вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

с органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области деятельности (экологический, пожарный и другие);

со структурными подразделениями органа внутренних дел; с подведомственными организациями; с общественными организациями (при необходимости).

28.23. Виза согласования документа*(26) включает подпись и должность лица, визирующего документ, специальное (воинское) звание, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:.

При наличии замечаний к документу виза оформляется следующим образом:

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в органе внутренних дел, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органа внутренних дел, визы проставляются на лицевой стороне второго экземпляра отправляемого документа.

Допускается полистное визирование документа и его приложения.

28.24. Оттиск печати

Печать является средством подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать проставляется на свободном от текста месте, так чтобы была видна вся информация на оттиске печати. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и не закрывать его личной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

28.25. Отметка о заверении копии

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются: заверительная надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

Допускается копию документа заверять печатью.

При изготовлении многостраничных копий (выписок из документа) все листы нумеруются и прошиваются. На оборотной стороне последнего листа, в месте скрепления, накладывается бумажная наклейка с заверительной надписью и указанием наименования подразделения, количества пронумерованных и скрепленных листов, подписью, инициалами и фамилией должностного лица. Данная наклейка опечатывается печатью, оттиск которой должен захватывать часть этой наклейки.

28.26. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например:

На оборотной стороне первого экземпляра письма допускается проставление только инициалов и фамилии исполнителя и его номера телефона.

При тиражировании документа, предназначенного для рассылки, в левом нижнем углу лицевой стороны его последнего листа в обязательном порядке проставляются инициалы и фамилия исполнителя, служебный телефон и наименование структурного подразделения, сотрудником которого он является.

28.27. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Данные об исполнении документа подписываются и датируются исполнителем, слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ, – начальником (заместителем начальника) подразделения органа внутренних дел, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, а при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении поручения, содержать слово «Доложено» и краткие сведения об исполнении.

28.28. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган внутренних дел (подразделение органа внутренних дел) проставляется в виде штампа на оборотной стороне с указанием наименования органа внутренних дел, получившего документ, регистрационного (входящего) номера, даты регистрации (при необходимости – часов и минут), количества листов основного документа и приложений к нему.

Допускается отметку о поступлении документа наносить на документ в виде штрих-кода, а также проставлять от руки.

28.29. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на электронном носителе, дату его создания и другие поисковые данные.

28.30. Гриф ограничения доступа к документу

Отметка проставляется на документах, содержащих информацию, составляющую служебную тайну, иную конфиденциальную информацию (в том числе персональные данные)*(27).

Отметка о конфиденциальности документа является его реквизитом, свидетельствующим об особом характере информации и ограничивающим круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу («Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно», пометка «Для служебного пользования») проставляется без кавычек на первом листе документа. Состав реквизита определяется иными нормативными правовыми актами МВД России. Реквизит может дополняться данными, предусмотренными законодательством Российской Федерации об информации, информационных технологиях и защите информации, нормативными правовыми актами МВД России (например – «Лично», «Литер «М» и другие).

29. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля.

30. Печатание документов осуществляется непосредственно исполнителями в структурных подразделениях органа внутренних дел на соответствующих бланках или стандартных листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

31. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

Нормативно-правовую
базу делопроизводства в органах
внутренних дел составляют требования
законодательства Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации, государственных
стандартов Российской Федерации, а
также нормативно-методических документов
по делопроизводству и архивному делу
и устанавливает единые правила работы
со служебными документами.

Важнейшие
значение для организации делопроизводства
в ОВД имеют Правила делопроизводства
в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные Постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 июня 2009 г. N 477.

Приказом
Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 утверждены
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти.

Непосредственно
осуществление делопроизводства в
органах внутренних дел осуществляется
на основании Инструкции по документационному
обеспечению управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации,
утвержденной Приказом МВД России от 4
декабря 2006 г. N 987.

Данная
инструкция определяет порядок
документирования управления, технологий
обработки документов, организации
документооборота и формирования
документальных фондов на единой
методической основе в подразделениях
центрального аппарата МВД России,
подразделениях, непосредственно
подчиненных МВД России, органах внутренних
дел Российской Федерации, учреждениях
и других организациях, осуществляющих
задачи, возложенные на органы внутренних
дел.

В
Инструкции указано, что организация,
ведение и совершенствование
документационного обеспечения управления
на основе единой технической политики
и применения современных технических
средств в работе с документами,
методическое руководство и контроль
за соблюдением установленного порядка
работы с документами в системе органов
внутренних дел осуществляется
Административным департаментом МВД
России, управлениями (отделами,
отделениями, группами) делопроизводства;
делопроизводства и режима; документационного
обеспечения и режима; режима,
делопроизводства и кадров; режима и
делопроизводства; обеспечения
делопроизводства; документального
обеспечения; документационного
обеспечения; общими отделами, секретариатами
и канцеляриями органов внутренних дел.

В
МВД с 2007 г. ведется работа по созданию
единой автоматизированной системы
электронного документооборота и
делопроизводства на платформе программного
продукта EMC Documentum.

Управление
организационно-методического обеспечения
департамента тыла (УОМО ДТ) МВД России
автоматизирует документооборот на базе
системы EOS for SharePoint, разработанной
компанией «Электронные Офисные Системы»
(ЭОС).

В
ходе проекта EOS for SharePoint будет интегрирован
с системой АСИП-МЕИТКС (единой
информационной системой МВД России) в
части касающейся обеспечения создания,
хранения, согласования и утверждения
документов возникающих в процессе
работы пользователей с данными системы.

В
Инструкции по документационному
обеспечению управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации,
утвержденной Приказом МВД России от 4
декабря 2006 г. N 987 указано: «Документооборот
— это движение документов в органе
внутренних дел с момента их подготовки
или получения документа до завершения
его исполнения, отправки или сдачи в
подразделение специальных фондов.

Электронные
документы участвуют в документообороте
органов внутренних дел наравне с
бумажными документами».

Порядок
прохождения документов и операции,
производимые с ними в органах внутренних
дел, регламентируются указанной
Инструкцией, Регламентом внутренней
организации Министерства внутренних
дел Российской Федерации, статусными
документами органов внутренних дел,
положениями о структурных подразделениях
органов внутренних дел и должностными
инструкциями их сотрудников.

Документационное
обеспечение управления
— вид служебной деятельности органов
внутренних дел, обеспечивающий
документирование управленческой
деятельности и организацию работы с
документами.

Документирование
управленческой деятельности включает
в себя все процессы, относящиеся к записи
и оформлению необходимой для осуществления
управленческих действий информации на
различных носителях по установленным
правилам.

Документы
— это средство закрепления различным
способом на специальном материале
информации о фактах, событиях, явлениях
объективной действительности

Управленческие
документы должны составляться в
соответствии с правилами, установленными
ГОСТ. Фиксируется управленческая
деятельность в основном
организационно-распорядительными
документами (ОРД).

Основные
группы ОРД:

организационные
документы
(уставы, инструкции, положения, и т.д.);

распорядительные
документы
(приказы, указания, распоряжения и др.);

справочно-информационные
(письма, акты, справки и др.) .

К
подготовке документов предъявляются
следующие требования:

юридические
(подзаконность, полномочность и др.);

информационно-технические
(соблюдение требований ЕГСД);

организационные
(реквизиты и гриф).

В
соответствии с Приказом МВД РФ от 4
декабря 2006 г. N 987 «О документационном
обеспечении управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации»
в деятельности органов внутренних дел
образуются следующие основные
виды документов:

нормативные
правовые акты МВД России
(Федеральные законы, указы Президента
Российской Федерации, постановления
Правительства Российской Федерации,
акты субъектов Российской Федерации,
международные договоры и соглашения,
гражданско-правовые договоры и
соглашения),

правовые
акты ненормативного характера:
(приказы по личному составу, распоряжения,
письма, указания, межведомственные
соглашения, протоколы), акты, заключения,
докладные записки, справки, обзоры,
доклады, пояснительные записки, планы,
телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Нормативный
правовой акт
(федеральный закон, указ Президента
Российской Федерации, постановление
Правительства Российской Федерации,
акт субъекта Российской Федерации,
приказ, директива, положение, устав,
инструкция, правила, наставление) —
письменный официальный документ,
принятый (изданный) в определенной форме
должностным лицом в пределах его
компетенции и направленный на установление,
изменение или отмену правовых норм,
рассчитанных на многократное применение
и относительно неопределенный круг
лиц.

Приказ
— правовой акт, устанавливающий
управленческие решения, как правило,
нормативного характера по вопросам
оперативно-служебной деятельности
органов внутренних дел.

Положение,
устав
— нормативные правовые акты, устанавливающие
основные системно связанные между собой
правила деятельности органа внутренних
дел и его структурных и подчиненных
подразделений.

Инструкция,
наставление
— правовой акт, детализирующий и
обеспечивающий выполнение нормативных
правовых актов, используемых органами
внутренних дел в соответствии с их
компетенцией.

Правила
— нормативный правовой акт, в котором
формулируются основополагающие
требования к той или иной деятельности
или поведению.

Распоряжение
— документ ненормативного характера по
вопросам оперативно-служебной деятельности
органов внутренних дел.

Протокол
— документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях и заседаниях коллегиальных
органов.

Акт
— документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная
записка
— документ, адресованный руководителю
органа внутренних дел или вышестоящего
органа внутренних дел, содержащий
обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями.

Справка
— документ, содержащий описание или
подтверждение тех или иных фактов и
событий.

Доклад
— документ, содержащий изложение
определенных вопросов, выводов,
предложений.

План
— документ, устанавливающий точный
перечень намечаемых к выполнению работ
или мероприятий, их последовательность,
объем, временные координаты, руководителей
и конкретных исполнителей.

Письмо,
телеграмма, телефонограмма, факсограмма
— обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в
связи с особым способом передачи текста
(пересылается почтой, передается
телеграфом, передается по телефону и
записывается получателем, передается
факсимильной связью).

В
управленческой деятельности ОВД
циркулирует различного рода информация.
В общем случае ее можно классифицировать
на следующие виды:

о
состоянии охраны общественного порядка
и борьбы с преступностью,

о
результатах деятельности подразделений
и служб (служебная),

о
состоянии сил и средств,

об
условиях функционирования внешней
среды,

информация
об оперативной обстановке в соседних
регионах.

Ответственность
в сфере делопроизводства

Реквизиты
обязательны и для документов на машинных
носителях. Придание юридической силы
документам на машинном носителе
регламентировано таким документом как
ГОСТ 6.10.4-2003, который предусматривает и
некоторые дополнительные реквизиты,
например, код лица, отвечающего за
правильность документа, электронная
подпись и т. п.

Надлежащее
оформление, хранение, обоснованная,
законная выдача, подлинность юридических
документов есть непременное условие
законности и правопорядка в обществе,
стабильности и защиты общественных
интересов, прав граждан, нормальной
деятельности государства. Поэтому
государство небезразлично относится
к нарушениям в сфере документооборота.
В Уголовном кодексе РФ есть немало
статей, устанавливающих ответственность
за преступления, связанные с указанными
нарушениями. Например, предусмотрена
ответственность за подделку удостоверений
и иных официальных документов,
предоставляющих права (ст. 327), за подделку
и сбыт денег и ценных бумаг, кредитных
карт (ст. 186, 187), служебный подлог (ст.
292), злоупотребления нотариуса (ст. 202),
фальсификацию доказательств (ст. 303),
приобретение или сбыт официальных
документов (ст. 324) и целый ряд других
преступлений, совершение которых связано
с подделкой, фальсификацией, представлением
документов в официальные органы
(контрабанда, уклонение от уплаты
налогов, от воинской обязанности и др.).

Заключение

Проблемы
документирования деятельности организаций
и управления документацией являются
столь же древними, как сами документы
и управление. В настоящее время данная
проблема актуализируется стремительным
развитием новых информационных
технологий, ускоренной информатизацией
общества.

Непрерывный рост
объемов документации во всем мире, все
более широкое применение
электронно-вычислительной техники при
обработке информации, использование
небумажных носителей и другие объективные
факторы приводят специалистов к выводу
о необходимости поиска новых возможностей
овладения и управления документированной
информацией.

Создание и внедрение
автоматизированных систем электронного
документооборота – это один из путей
повышения эффективности работы с
электронными документами.