Инструкция по электронной приемке в еис для заказчика

В этой статье покажем пошаговой алгоритм электронной приемки товаров, работ, услуг. Вместо громоздкой и запутанной процедуры в ЕИС увидите простую и наглядную интерактивную схему.

Электронная приемка в ЕИС

Для заказчиков — главных распорядителей бюджетных средств и подведомственных им учреждений из специального перечня условия об электронном актировании нужно включать в проекты контрактов, закупки по которым размещены в ЕИС начиная с 1 мая 2021 года. Перечень заказчиков определило Правительство распоряжением от 18.06.2021 № 1659-р (постановление от 28.04.2021 № 667).

С 1 января 2022 года для всех заказчиков электронная приемка продукции (товаров, работ, услуг) становится обязательной. Электронное актирование представляет собой формирование поставщиком и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг в электронном виде. Это норма установлена ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ, введенной Федеральным законом от 02.07.2021 № 360-ФЗ.

В ч. 13 ст. 94 Закона № 44-ФЗ указано, что электронная приемка проводится при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, закрытых электронных процедур (за исключением закрытых электронных процедур, проводимых в случае, предусмотренном п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона). Это правило не распространяется на закупки у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), за исключением закупки у единственного поставщика в электронной форме по ч. 12 ст. 93 Закона до 3 млн. руб., так как эти контракты заключаются в электронной форме в Единой информационной системе (ЕИС). 

Чтобы провести электронную приемку в ЕИС, заказчику нужно пройти восемь шагов, которые видите на схеме. Мы подробно расписали действия, которые нужно выполнить на каждом этапе. Нажмите на «шаг» — и перейдете в нужный раздел. Рисунки с подсказками помогут верно заполнить данные в ЕИС.

Как провести электронную приемку в ЕИС: восемь шагов

Шаг 1. Настройте в ЕИС право заказчика подписывать электронный документ

Дайте сотруднику, который занимается приемкой в ЕИС, право работать с электронным документом. Зайдите в личный кабинет системы. Авторизуйтесь как Администратор организации с полномочием «Заказчик». В горизонтальном меню в разделе «Администрирование» выберите пункт «Пользователи организации».

Где искать пользователей организации?

Система откроет список пользователей. В контекстном меню нужного пользователя выберите пункт «Права доступа пользователя». Смотрите подсказки на рисунке.

Как настроить права доступа пользователя?

Система откроет страницу с несколькими блоками информации. Вам нужен блок «Работа с документами о приемке». Заполнить данные помогут подсказки на рисунке ниже.

Как настроить данные на вкладке «Работа с документами о приемке»?

Шаг 2. Откройте контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС

Чтобы открыть доступ к электронной приемке, зайдите в реестр контрактов. Найдите нужный контракт на этапе «Исполнение». В контекстном меню контракта выберите «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». Пример — на рисунке ниже.

Как открыть контрагенту доступ к электронной приемке в ЕИС?

В личном кабинете ЕИС поставщик увидит, что по контракту возможно создать электронный акт и счет-фактуру.

Доступ открывайте отдельно по каждому контракту и только в переходный период. Когда электронное актирование станет обязанностью, открывать доступ не потребуется. Для всех контрактов будет доступна только электронная приемка. Исключение — контракты, которые заключили до изменений.

Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта

Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.

Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть — поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:

1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.

2. Универсальный первичный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями — счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.

3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.

Электронное актирование проходит на базе универсального передаточного документа (УПД) по приказу ФНС № ММВ-7-15/820, а также на бизнес-процессе, который регламентирован приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Порядок устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур, в том числе исправленных, корректировочных в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, которые могут содержать регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости, в случаях, предусмотренных пунктом 5 статьи 169 НК.

Поставщик не должен распечатывать электронный документ и привозить вместе с товаром, работами или услугами. Электронный документ заменяет бумажный. Составление счетов-фактур в электронной форме осуществляется по взаимному согласию сторон сделки, за исключением случаев, когда выставление счета-фактуры в электронной форме является обязательным в соответствии с требованиями статьи 169 НК.

Шаг 4. Получите электронный акт от контрагента в ЕИС

Чтобы подтвердить, что получили электронный документ от участника в ЕИС, сформируйте извещение о получении электронного акта. Зайдите в ЕИС в личный кабинет заказчика. Выберите вкладку «Реестры» и кликните на «Реестр документов об исполнении контракта».

Где в ЕИС искать электронные документы о приемке?

Система откроет список контрактов в виде таблицы. Найдите контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». С помощью контекстного меню подпишите и направьте поставщику извещение о получении электронного акта.

Как направить контрагенту извещение, что получили электронный документ?

Шаг 5. Проверьте документ о приемке в ЕИС

Зайдите в «Реестре документов об исполнении контрактов» по инструкции из Шага 4. На вкладке «Контракты» найдите нужный контракт. Выберите документ о приемке и нажмите кнопку «Рассмотреть». В документе о приемке проверьте поля, которые заполнил контрагент, а затем заполните свои. Соблюдайте сроки, которые прописали в контракте. Когда электронная приемка станет обязанностью, придется укладываться в предел — 20 дней.

Как в ЕИС проверить электронный документ от поставщика?

На вкладках, которые заполнил контрагент, увидите слово «просмотр». Это означает, что данные можно только посмотреть и нельзя отредактировать. Проверяйте вкладки из списка:

• общая информация;
• контрагенты;
• товары, работы, услуги;
• факт передачи товаров, работ, услуг;
• дополнительные документы поставщика (если поставщик прикрепил документы);
• подписанты поставщика.

Дальше действуйте в зависимости от того, нашли ли ошибки.

Что делать по результатам проверки УПД?

Чтобы отправить поставщику уведомление об уточнении, в контекстном меню документа о приемке нажмите «Сформировать уведомление об уточнении». Заполните окно, которое откроет система. Смотрите подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить уведомление об уточнении?

Контрагент внесет изменения в документ о приемке и направит заказчику новую версию в ЕИС. Рассмотрите новый акт. Если все верно, переходите к шагу 6.

Шаг 6. Заполните электронный документ в ЕИС

Результаты приемки оформляйте в электронном документе, который открыли по инструкции из Шага 5. Переходите на вкладку «Приемка товаров, работ, услуг». Действуйте в зависимости от того, какое решение приняли. У вас три варианта.

Заказчик полностью принял продукцию

Например, весь товар отвечает условиям контракта и претензий нет.

В поле «Итог приемки» выберите «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». Заполнить строки вкладки помогут подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить электронный акт при полной приемке?

К электронной форме можно прикрепить сканы бумажных документов. Например, документ о приемке, заключение экспертизы, товарную накладную.

Заказчик частично принял продукцию

Например, часть товара не того цвета. Заказчик принял подходящий товар, остальной — хочет обменять.

В поле «Итог приемки» из рисунка выше выберите «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». Система отобразит блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». Заполнить блок помогут подсказки на рисунке ниже.

Как заполнить электронный акт при частичной приемке?

К электронному документу прикрепите сканы бумажных документов, например акт о частичной приемке и мотивированный отказ от приемки.

После того как подпишете электронный документ, поставщик сформирует в ЕИС и направит заказчику корректировочный документ. В документ включат только товары, работы или услуги, которые принял заказчик. Проверьте и подпишите корректировочный документ, если не найдете ошибок.

Заказчик отказался принимать продукцию

Например, поставщик привез компьютеры с объемом оперативной памяти 16 ГБ вместо 32 ГБ.

В поле «Итог приемки», которое показали в первом варианте, выберите «Товары (работы, услуги) не приняты». Система отобразит блок «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта». Заполнить блок поможет рисунок с подсказками.

Как заполнить электронный акт об отказе в приемке?

Приложите к электронному документу скан бумажного варианта отказа, например заявление. Если поставщик решит, что отказ обоснованный, получите новый передаточный документ в ЕИС. Если отказ обжалуют, в Реестре документов об исполнении контракта увидите документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».

Счет-фактуру просто проверьте и примите к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры нажмите «Сформировать извещение о принятии к учету». Затем подпишите извещение.

Шаг 7. Подпишите электронный документ и направьте поставщику

Заполните вкладку «Подписанты заказчика».

Если решили создать приемочную комиссию, все члены должны подписать документ о приемке. Если комиссии нет, документ подписывает только заказчик. В ЕИС реализовали две возможности — в зависимости от того, есть ли электронные подписи у людей из комиссии.

1. Документ о приемке подписывает только заказчик. Комиссия есть, но у членов нет электронных подписей. Тогда можно приложить отсканированное и подписанное бумажное решение комиссии. Электронный документ в этом случае подписывает только заказчик. Какие действия выполнить, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.
2. Документ о приемке подписывают все члены комиссии и заказчик. Комиссия есть, и у всех членов есть электронные подписи. Тогда все члены комиссии подписывают электронный документ о приемке. Прикладывать в этом случае скан бумажного решения необязательно.

Сначала документ подписывают все члены комиссии. Руководитель организации всегда подписывает документ последним. Если председатель приемочной комиссии и руководитель — один и тот же человек, он подписывает документ последним. Как работать в этой ситуации в ЕИС, смотрите на видеоинструкции с сайта ЕИС.

Шаг 8. Внесите сведения в реестр контрактов

Проект сведений об исполнении контракта для реестра контрактов система сформирует автоматически. Данные подтянутся из электронного приемочного документа. Это произойдет, когда все члены комиссии и заказчик подпишут документ о приемке. Если комиссию не создавали, достаточно только подписи заказчика.

Проект сведений об исполнении контракта нужно подписать. Для этого перейдите по гиперссылке, которую увидите в окне подписания документа о приемке. Ссылка ведет в реестр контрактов. Подпишите информацию и разместите в ЕИС. Поможет рисунок с подсказками ниже.

Как система направляет сведения в реестр контрактов?

Как вам статья?

  Официальный сайт единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – Официальный сайт ЕИС) предназначен для обеспечения свободного и безвозмездного доступа к полной и достоверной информации о контрактной системе в сфере закупок и закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, а также для формирования, обработки и хранения такой информации.   Порядок размещения информации на Официальном сайте ЕИС и ее содержание регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», а также соответствующими подзаконными актами.

С 2022 года участникам электронных закупок необходимо закрывать контракты через единую информационную систему (ЕИС). У поставщиков возникает много вопросов. Рассмотрим порядок электронного актирования и разберём нюансы цифровизации закупок.

Понятие электронного актирования

Электронное актирование (ЭА) – обмен на этапе исполнения контракта электронными документами между поставщиками и госзаказчиками.

Если раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) передавали бумажные документы, то с января 2022 года процесс приёмки стал электронным.

Рекомендуйте сервисы Контура и зарабатывайте, станьте Реферальным партнером крупной IT-компании!

Теперь при поставке ТРУ поставщик формирует в ЕИС первичный документ о приёмке, а заказчик проверяет товар, подтверждает приёмку и оплачивает контракт.

На практике, чтобы подтвердить приёмку, нужно оформить закрывающие документы: электронный акт и счёт-фактуру.

Сфера применения электронной приёмки

С 2022 года все участники, заключившие контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых, обязаны применять ЭА.

Исключение:

• закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливается Правительством РФ (п. 5 ч. 11 ст. 24 ФЗ от 05.04.2013 № 44-ФЗ (далее – «Закон № 44-ФЗ»)
• закупки малого объёма — подробнее об этом можно посмотреть в статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0»

Согласно п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ, заказчик обязан указать в проекте контракта, что применяется электронный порядок приёмки. Поставщик при этом не может отказаться от данного способа обмена документами.

Контур.Призма — управление рисками по 115-ФЗ, заключайте только безопасные сделки с контрагентами и соблюдайте требования закона.

Заказчики вправе применять ЭА в закупках, которые были опубликованы в ЕИС до 1 января 2022 года. Данное право распространяется и на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых включаются в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере гособороны по п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона № 44-ФЗ (распоряжение Правительства РФ от 30 октября 2021 г. № 3095).

Этапы электронного актирования

Подготовка к приёмке

Доступ к ЭА в ЕИС можно открыть только на этапе исполнения контракта — это задача заказчика. После того как доступ открыт, поставщик может формировать документы о приёмке. Как правило, на практике это происходит параллельно с доставкой.

Перед оформлением документов необходимо проверить настройки доступа. В разделе «Администрирование» должны быть активированы права на просмотр договоров, создание документов о приёмке и доверенности на подписание актов (при необходимости).

Заполнение документа о приёмке

В роликах ЕИС можно найти подробные инструкции по ЭА.

Рассмотрим основные этапы.

1. Поиск документа

В личном кабинете ЕИС в разделе «Исполнение контрактов» найдите нужный контракт. В карточке контракта выберите документ о приёмке (электронный акт). Можно загрузить документы из внешних систем (формат xml).

1. Заполнение документа

Документ будет уже частично заполнен. Нужно добавить недостающие данные о компании, ТРУ и факте их передачи.

Документ о приёмке ТРУ содержит:

• идентификационный код закупки (ИКЗ)
• наименование и местонахождение заказчика
• наименование объекта закупки
• реквизиты поставщика
• наименование ТРУ, адрес их поставки
• страну происхождения товара
• количество поставленного товара, объём выполненных работ, оказанных услуг
• общую стоимость выполненных обязательств, цену за единицу товара
• другую информацию, не противоречащую единой форме

К электронному акту допускается приложить документы, являющиеся его неотъемлемой частью. Однако, если в таких документах информация отличается от сведений, указанных в акте, приоритет имеет электронный акт.

1. Подписание и отправление документа

Акт подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа система автоматически отправит его заказчику. Документ считается поступившим заказчику на дату размещения его в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.

Получение ответа от заказчика

Заказчик обязан проверить поставленные ТРУ и направить ответ в сроки, указанные в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днём поступления документа о приёмке.

Варианты действий заказчика:

1. Полная приёмка ТРУ и подписание акта в ЕИС. Срок оплаты по контракту отсчитывается с даты подписания акта.
2. Частичная приёмка ТРУ. Поставщику необходимо сформировать на принятую часть заказа корректировочный документ, подписать его и отправить заказчику (действия те же, что и при направлении документа о приёмке). Корректировочный документ понадобится, если стороны заключили доп. соглашение об изменении ранее установленной цены и в реестре контрактов есть информация о соглашении.
3. Направление мотивированного отказа от приёмки с указанием в документе причин. После этого поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.

Особенности ЭА

Процедура актирования появилась не так давно. Пока не всё её нюансы урегулированы. С разъяснениями неоднозначных моментов выступили различные ведомства.

Выделим основные из них.

1. Единые правила оформления документов

Письмо Минфина РФ от 11 января 2022 г. № 24-03-05/396: необходимо оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры по единым правилам. Стоимостные показатели округляются до 2-го десятичного знака после запятой.

1. Подписание нескольких актов на одном этапе

Письмо Федерального казначейства от 08 февраля 2022 г. № 14-00-05/2543: в отдельных случаях допускается формировать и подписывать несколько актов о приёмке на одном этапе исполнения контракта.

Например, при закупках по заявкам заказчика или в закупках, в которых невозможно определить количество или объём поставляемых ТРУ (ч. 24 ст. 22 Закона № 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

1. Облегчение актирования и формы актов в отдельных сферах деятельности

Зачастую в строительстве принимается большое количество разнообразных работ и конструктивных элементов — количество позиций может доходить до тысячи. Вручную заполнить такую электронную форму будет очень долго и неудобно.

Согласно письму Федерального казначейства от 13 сентября 2021 г. № 07-04-05/14-21918, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами для облегчения процесса ЭА в строительной сфере. Сервис обрабатывает сметы из других программ, после чего переводит их в ЕИС для дальнейшего подписания, а после отправляет их заказчику. В ЕИС можно найти форматы, схемы, порядок функционирования сервиса и его технические особенности.

Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ:

• по строительству автодорог (письмо Минтранса РФ № от 27 декабря 2021 г. № Д2/32814-ИС)
• объектов капитального строительства (письмо Минстроя РФ от 30 декабря 2021 г. № 58202-СМ/09).

Преимущества и недостатки электронного актирования

Только практика сможет показать, действительно ли электронная приёмка упростила взаимодействие заказчиков и поставщиков. Процедура ещё будет совершенствоваться.