Инструкция по кадровому делопроизводству 2022 по новому госту образец скачать

Электронный документооборот кадровых документов — что это

Понятие электронного кадрового документооборота (ЭКДО) введено в Трудовой кодекс федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Согласно ст. 22.1 данное понятие включает:

В ЭКДО будут участвовать:

• приказы по личному составу и уведомления работникам, т. е. те документы, которые оформляются для ознакомления с ними работников в письменном виде;
• трудовые договоры и договоры о полной материальной ответственности — документы, требующие подписания двумя сторонами — работодателем и работником;
• заявления, объяснительные записки от работников.

Однако не все документы подпадут под участие в ЭКДО. Так, обмен в электронном виде будет недоступен:

• для актов о несчастных случаях на производстве;
• приказов и распоряжений об увольнении;
• документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда.

Все перечисленные документы по-прежнему придется оформлять на бумажном носителе. Также сфера действия ЭКДО не затронет трудовые книжки.

Какие проблемы часто возникают при переходе на электронный кадровый документооборот и каковы пути их решения, узнайте из специальной статьи справочно-правовой системы «КонсультантПлюс». Для просмотра материала оформите бесплатный пробный доступ к системе.

Какую систему выбрать для электронного документооборота кадровых документов в 2022 году

Реализовать на практике электронный кадровый документооборот можно двумя способами:

1. С помощью цифровой платформы «Работа в России».
2. Посредством собственной информационной системы.

Первый способ предусматривает регистрацию работодателя и его работников непосредственно на самой платформе либо наличие аккаунтов на Портале госуслуг. Однако платформа заработает не раньше осени 2022 года.

Второй вариант предполагает использование собственных разработок для осуществления электронного документооборота либо приобретение системы у поставщиков, например операторов ЭДО. Последние кстати уже вовсю предлагают свои продукты для перехода на электронный документооборот в кадрах.

Независимо от выбранного способа участие в ЭКДО потребует наличия электронных подписей у работодателя и у работников. О том, какие виды подписей будут задействованы в проекте, мы расскажем далее.

Электронные подписи — виды и предназначение для ЭКДО

Трудовой кодекс различает следующие виды электронных подписей:

• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись;
• УНЭП1 — усиленная неквалифицированная подпись, выданная в рамках инфраструктуры электронного правительства;
• УНЭП2 — усиленная неквалифицированная подпись, порядок проверки которой определяют в трудовом договоре;
• ПЭП1 — простая электронная подпись, ключ которой человек получает при личной явке при обращении за госуслугами;
• ПЭП2 — простая электронная подпись, требования к которой установили в трудовом договоре.

Применение той или иной подписи зависит от того, какой документ подписывается и какая система используется для электронного документооборота. Возможности применения подписей описаны в ст. 22.3 ТК РФ.

При работе в системе «Работа в России» работодатель должен использовать при подписании документов со своей стороны либо усиленную квалифицированную, либо усиленную неквалифицированную подпись, выданную в рамках инфраструктуры электронного правительства. Работник кроме этих двух подписей сможет воспользоваться и простой подписью, полученной на «Госуслугах».

Работа в собственной системе потребует от работодателя подписывать со своей стороны трудовые договоры, договоры о полной материальной ответственности, договоры на обучение, любые допсоглашения к вышеперечисленным договорам, а также уведомления об изменении условий трудовых договоров исключительно усиленной квалифицированной подписью. Для подписания прочих кадровых документов можно будет также воспользоваться усиленной неквалифицированной подписью.

Работнику в информсистеме работодателя предоставлено право подписывать договоры, допсоглашения к ним, заявления на увольнение или отзыв такого заявления, согласие на перевод, приказы о дисциплинарном взыскании усиленной квалифицированной либо неквалифицированной подписью. Не указанные в перечне остальные кадровые документы разрешено подписывать также простой электронной подписью, требования к которой установили в трудовом договоре.

Что делать, если аннулирована электронная подпись? На этот вопрос ответили эксперты СПС К+. Если хотите узнать ответ, просто воспользуйтесь демодоступом к системе. Это бесплатно.

Переход на электронный документооборот в кадровом делопроизводстве — этапы

Переход на ЭКДО — достаточно длительная процедура, проходящая в несколько этапов. Выделим основные из них:

1. Подготовка нормативной документации.
2. Уведомление работников о переходе на ЭКДО.
3. Обмен документами в электронном виде.

Рассмотрим, какие действия должен произвести работодатель на каждом из этих этапов, чтобы успешно реализовать электронный документооборот в своей компании.

Подготовка нормативной документации

Работодателю необходимо подготовить внутренний нормативно-правовой документ, регулирующий порядок перехода на ЭКДО. Это может быть приказ о переходе на кадровый электронный документооборот либо соответствующее положение.

Вы можете бесплатно скачать образец такого приказа, кликнув по картинке ниже:

Образец приказа о переходе на ЭКДО

Скачать

В документе необходимо прописать:

• дату планируемого перехода и сроки уведомления сотрудников об этом событии;
• вид используемой системы ЭКДО;
• порядок доступа к информсистеме;
• перечень работников, задействованных в ЭКДО;
• виды документов, обмен которыми будет происходить в электронном виде.

Помимо положения о переходе работодателю следует оформить и положение, регулирующее сам процесс электронного взаимодействия. Здесь необходимо затронуть следующие ключевые моменты:

• сроки подписания каждым работником полученных электронных документов или ознакомления с ними;
• порядок получения работником инструкций от работодателя по работе в системе ЭКДО;
• случаи, в которых возможно составление документа на бумажном носителе;
• порядок взаимодействия с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам.

Чтобы избежать конфликтных ситуаций, работников следует ознакомить со всей нормативной документацией, действующей в рамках ЭКДО, под подпись.

Уведомление работников о переходе на ЭКДО

Жестких требований к бланкам уведомлений закон не предъявляет, поэтому их можно составить в свободной форме. Главное, чтобы работникам было понятно, с какой даты планируется переход на ЭКДО. Раздать уведомления можно в бумажном виде, а можно направить каждому по электронной почте.

Образец такого уведомления вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Образец уведомления работника о переходе на ЭКДО

Скачать

Ответом на уведомление станет письменное согласие на обмен электронными документами или отказ от него.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Работников без стажа, принимаемых после 31 декабря 2022 года, уведомлять о присоединении к электронному взаимодействию и получать от них согласие по данному вопросу не потребуется. Со всеми остальными можно обмениваться документами посредством ЭКДО, только заручившись письменным согласием.

Увольнение работника в случае его отказа от участия в ЭКДО недопустимо. Также нельзя уволить, если у человека нет цифровой подписи. Работодатель при необходимости обязан сам обеспечить свой персонал такими подписями.

Обмен документами в электронном виде

После того как все локальные нормативные документы изданы, работники с ними ознакомлены, согласия об участии в проекте получены, можно приступать к обмену кадровыми документами с помощью ЭКДО.

Перед началом работы сотрудникам следует рассказать, как пользоваться информационной системой, как составить документ и как направить его работодателю.

Работники могут использовать ЭКДО для отправки всех документов, ради которых система была настроена, а также запрашивать копии. Предполагается, что компания получает документ/запрос на следующий рабочий день после отправки его работником. В случае запроса кадровых документов работодатель должен предоставить их в течение трех рабочих дней. Причем разрешено предоставление как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Работодатель несет ответственность за сохранность всех документов, хранящихся в системе, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.

ВАЖНО! Нормы Трудового кодекса РФ в части взаимодействия платформы «Работа в России» и информсистемы работодателя с единым порталом «Госуслуги» в полной мере заработают лишь с 1 сентября 2022 года.

Итоги

Итак, мы рассказали, как организовать электронный кадровый документооборот в организации. Процесс перехода пройдет в несколько этапов, на каждом потребуется оформлять различные документы, например: положение об электронном кадровом документообороте, приказ о переходе и уведомления работников о переходе. Причем взаимодействовать посредством ЭКДО работодатель сможет только с теми работниками, кто в письменной форме выразил согласие на такое взаимодействие.

Для реализации ЭКДО на предприятии необходимо определиться с системой, позволяющей совершать обмен документами в электронном виде, и запастись электронными подписями, как самому работодателю, так и членам рабочего коллектива.

Отсутствие электронной подписи у работника так же, как и отказ последнего от участия в ЭКДО, не может стать поводом для увольнения. Это противоречит действующему законодательству. Обмен документами будет происходить по старинке — на бумажных носителях.

В конце 2021 года Президент РФ Владимир Путин подписал Федеральный закон №377-ФЗ, который позволяет вести кадровые документы в электронном формате
и устанавливает порядок ведения электронного документооборота (ЭДО) и приёма на работу к работодателям, использующим ЭДО. Для цифрового обмена данными понадобится электронная подпись для кадровых документов.

В статье мы расскажем, какие кадровые документы можно оформлять в цифровом виде и какие электронные подписи нужно использовать для их подписания.

Какие электронные подписи необходимы для кадровых документов (КЭДО)

Электронная подпись (ЭП или ЭЦП) подтверждает авторство владельца подписи. В зависимости от вида, ЭП может выполнять различные функции: от аутентификации на различных порталах до подписания всех цифровых документов. Рассмотрим виды ЭП и какая электронная подпись подходит для кадровых документов.

Законодательством предусмотрено три вида электронных подписей:

• простая электронная подпись (ПЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

Простая ЭП представляет собой связку «логин-пароль» и используется для аутентификации владельца. Этот вид ЭП является наименее защищённым.
УНЭП имеет среднюю степень защиты и используется в основном во внутреннем, кадровом и внешнем ЭДО с контрагентами. С помощью такой ЭП можно установить личность подписанта и узнать, вносились ли изменения в документ после его подписания.

УКЭП — наиболее защищённая электронная подпись, которая является гарантом юридической силы документа. Она используется в электронных торгах, при сдаче электронной отчётности, а также при работе на государственных порталах. Получить такую подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. КЭП для руководителей организаций и ИП выпускает только УЦ ФНС, а также доверенные лица налоговой.

Электронная подпись работодателя

Юридически значимый электронный документооборот возможен только с квалифицированной электронной подписью, поэтому руководители организаций и ИП, выступающие в качестве работодателя, используют УКЭП.

Электронная подпись для сотрудника кадрового отдела

Сотрудникам, отвечающим за кадровый учёт персонала в организации (например, начальнику отдела кадров или главному бухгалтеру), для работы необходима КЭП. Только с такой электронной подписью можно заключать договоры и сдавать кадровую отчётность в ФСС, ПФР и Росстат.

Электронная подпись работника

Работники могут использовать квалифицированную и неквалифицированную электронную подпись. Чтобы подписывать кадровые документы работнику достаточно УНЭП. Если нет соглашения о порядке проверки подписи, использоваться должна только усиленная квалифицированная электронная подпись работника.

Для подписания некоторых документов применяются усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная неквалифицированная электронная подпись работника. В число таких документов входят:

• ученический договор;
• трудовой договор;
• уведомление об изменении условий трудового договора;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора;
• договор о материальной ответственности;
• внесение изменений в договоры;
• приказ о применении дисциплинарного взыскания;
• ознакомление с приказом о применении дисциплинарного взыскания;
• согласие на перевод;
• договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• заявление об увольнении и его отзыв.

Электронная подпись дистанционного работника определяется по тем же правилам: ученический договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности и соглашение о расторжении трудового договора подписываются удалённым сотрудником с помощью УКЭП или УНЭП.

Простую электронную подпись для кадровых документов можно использовать в случаях, если работа с таким видом ЭЦП закреплена в специальном локальном акте или трудовом договоре.

Какой вид подписи использовать для кадровых документов

Рассмотрим наглядно в таблице, какие виды электронных подписей используются в КЭДО.

	Работодатель	Сотрудник
Тип документа	УКЭП	УНЭП	УНЭП	УКЭП	ПЭП
Трудовой договор	✓		✓	✓
Доп.соглашения	✓		✓	✓
Договор матответственности	✓		✓	✓
Ученический договор	✓		✓	✓
Договор на получения образования	✓		✓	✓
Приказ о дисциплинарном взыскании	✓		✓	✓
Уведомления об изменениях условий ТД	✓		✓	✓
Согласие на перевод	×	×	✓	✓
Остальные кадровые документы	✓	✓	✓	✓	✓

Кадровый электронный документооборот в России

Возможность вести документы в «цифре» была предусмотрена российским законодательством и ранее. Во многих организациях применялся внутренний электронный документооборот совместно с ЭЦП для кадровых документов.

Так, по результатам исследования консалтинговой и аудиторской компании «Делойт», в 2020 году кадровый ЭДО в своих бизнес-процессах использовали 44% российских компаний.

Тем не менее переход на ЭДО не был полноценным, так как некоторые документы требовалось дублировать на бумаге. Например, документацию, связанную с приёмом на работу и увольнением, а также с дисциплинарными взысканиями и материальной ответственностью. Сотрудникам приходилось ставить не только электронную, но и собственноручную подпись.

В период пандемии бизнесу пришлось адаптироваться к требованиям о переводе сотрудников на дистанционную работу. В последствии удалёнка стала нормой для многих компаний, поэтому организации начали охотно нанимать работников из других регионов. Это привело к росту кадрового электронного документооборота.

В конце 2020 года по инициативе Минтруда стартовал эксперимент по внедрению КЭДО, в котором приняли участие 375 крупных организаций. Результаты этого эксперимента были учтены при разработке закона, ставшего нормативной основой для кадрового ЭДО с применением электронной подписи. Также с 1 января 2021 года вступил в силу Федеральный закон № 407-ФЗ, который позволил вести документооборот с сотрудниками, работающими в дистанционном режиме, только в электронной форме.

Переход на кадровый ЭДО позволяет не только ускорить документооборот со штатными сотрудниками, но и упростить процесс трудоустройства соискателей. Организации с КЭДО могут провести собеседование удалённо и заключить электронный трудовой договор. К плюсам КЭДО также можно отнести стандартные преимущества электронного документооборота: сокращение затрат на оформление документов, упрощение доступа к документам, обеспечение безопасности документооборота и сохранности документов.

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде

В процессе эксперимента по внедрению КЭДО участникам разрешалось вести в электронном формате без дублирования на бумагу все виды кадровых документов.

В 2023 году это право сохранилось и практически все кадровые документы можно вести в электронном виде, но есть исключения. Кроме того, новые правила не распространяются на электронные трудовые книжки. Их ведение регулирует Федеральный закон №439-ФЗ.

Какие кадровые документы нельзя подписывать электронной подписью

Не все кадровые документы можно оформить в цифровом виде. Это закреплено в ст. 22.1 — 22.3 ТК РФ. Согласно законодательству, работник должен собственноручно поставить подпись на документах, созданных на бумаге. К ним относятся:

• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении сотрудника;
• документ, подтверждающий прохождение инструктажа по охране труда.

Вышеуказанную документацию нельзя вести в электронном виде. Соответственно, ЭЦП для КЭДО к ним не применима.

Обоснование таких мер, разъяснило Министерство труда РФ в своём письме от 12 января 2023 г. № 14-6/ООГ-97. Ограничения защищают интересы сотрудников, в отношении которых были нарушены трудовые права или решается спор об увольнении. В этом случае работник может обратиться в суд. Согласно ст. 392 Трудового кодекса РФ, для судебных разбирательств работнику нужно предоставить соответствующие документы в определённые сроки:

• индивидуальный трудовой спор — в течение трех месяцев со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права;
• спор об увольнении — в течение одного месяца со дня получения работником копии приказа об увольнении или со дня выдачи трудовой книжки. Также со дня предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности у работодателя по последнему месту работы, в связи с его увольнением.

Акты о несчастных случаях на производстве и журналы инструктажей по охране труда
ведутся в бумажном виде, так их используют в расследованиях.

Использование данных документов вне системы ЭДО исключают неправомерные действия недобросовестных работодателей.

Как оформить электронную подпись на сотрудников

Поскольку наибольшую часть кадровых документов работники могут подписывать с помощью УНЭП, выбор такой подписи для сотрудников может стать наиболее целесообразным. Для получения такой подписи необходимо обратиться в удостоверяющий центр. При этом средним и крупным компаниям, использующим КЭДО, потребуется не только массово оформить ЭП для своих работников, но и регулярно заказывать подписи для новых сотрудников.