Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд.
С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось?
На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ.
Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника.
Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением ТК, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов.
Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 – скачать или разработать самостоятельно
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии.
Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля.
В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля.
Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии – директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
Создание нормативной и информационной базы
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика.
Безусловно, это:
-
ТК – в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей.
-
Постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 – здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты.
-
Постановление Правительства от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж.
С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются.
-
Методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС 11.07.2017, – данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях.
-
ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 – эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы.
Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
Ознакомление с уставной документацией компании
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) – исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя.
Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
Оформление на работу руководителя
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, – это, конечно же, руководитель.
Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
Издание приказа о приеме на работу не является обязательным.
Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
-
правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
-
кадровая структура организации;
-
штатное расписание;
-
график отпусков;
-
документы, связанные с защитой персональных данных работников.
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
-
трудовые контракты;
-
книга по учету движения трудовых книжек;
-
табель по учету времени работы;
-
персональные карточки сотрудников;
-
кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
-
должностные инструкции и другие документы;
-
журнал учета проверок контролирующими органами.
Также могут издаваться следующие документы:
-
коллективный договор;
-
положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.
Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново.
,Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Прием сотрудников на работу
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля.
Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
Итоги
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы.
Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.
Подготовили пошаговую инструкцию для ИП: как принять на работу сотрудника. Читайте и не допускайте ошибок.
Обновлено 12.04.2023
Зачем нужно кадровое делопроизводство.
Соколов Д. В.,
Директор компании
Кадровое делопроизводство – важная часть документооборота на предприятии. Чётко и правильно поставленный учёт кадров и всего, что связано с использованием наёмного труда не только облегчает работу руководству, но и стимулирует работу в коллективе и позволяет поддерживать высокую организованность и дисциплину.
Без реальной статистики кадрового состояния предприятия сложно планировать дальнейшее развитие, закрепление и поощрение ценных работников и избавление от нерадивых.
Подбор персонала, оформление на работу, перевод и отправка в командировку, учёт рабочего времени, больничных дней, отпуск – все эти вопросы и связанные с ними документы находятся в ведении кадровой службы предприятия. Основа кадрового дела – разработка и ведение документов, определённых законодательством. К оформлению кадровых документов предъявляются серьёзные требования, так как они охватывают практически всю жизнь любой организации и касаются любого сотрудника.
Список обязательных кадровых документов.
- Трудовые договоры с сотрудниками (ст. 67 ТК РФ).
- Личные карточки работников (Госкомстат России от 05.01.2004 № 1).
- Трудовые книжки (ст. 65, 66 и 84.1 ТК РФ).
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей (Пост. Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69).
- Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки (пост. Прав. от 19.06.2020 № 887).
- Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).
- Должностные инструкции. (необязательно, но желательно).
- Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ).
- График отпусков (статьи 123 ТК РФ).
- Положение о персональных данных (ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ).
- Согласия на обработку персональных данных (в письменном виде).
- Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ).
- Табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ).
- Расчетный листок и документ об утверждении его формы. (разрабатывается самостоятельно).
- Приказы.
Изменения в кадровой документации с 1 января 2021 г.
-
Новые правила об удаленной работе (08.12.2020 № 407-ФЗ).
- Дополнительное соглашение и приказ.
- Порядок взаимодействия с сотрудником.
- Новые документы при приёме (справку по форме СТД-Р и бумажную трудовую).
- Новые требования и ограничения второй волны.
- Новые обязанности компании по гражданской обороне.
-
Изменения в кадровой отчетности и документах.
- Особый отчет СЗВ-ТД за январь 2021 года.
- Не нужно сдавать отчет о численности сотрудников.
- Новая номенклатура дел.
-
Изменения в оплате труда и пособиях.
- Новый МРОТ (12 792 руб.).
-
Изменения в работе с отдельными сотрудниками.
- Новые путевые листы.
- Новые правила работы на вахте.
- Новые формы уведомлений для МВД.
- Новые квоты по иностранным сотрудникам.
- Новые правила миграционного учета.
- Новые электронные визы.
-
Изменения в проверках работодателей.
- Мораторий на проверки.
- Новый регламент проверок.
Скачать «Инструкцию по кадровому делопроизводству» на 2021 год.
Вести кадровый учет может как один специалист по кадрам, так и целая кадровая служба. Все зависит от масштаба компании и сложности ее структуры. Чем больше штат, тем солиднее поток документов, с которым приходится иметь дело кадровику, тем сложнее ему справляться в одиночку. Кадровую службу приходится расширять. А в небольших организациях, где работает в общей сложности 10–20 человек, все вопросы, связанные с персоналом, может единолично решать руководитель. В идеале для этого нужна соответствующая квалификация, но при малом объеме работы даже освоенное с нуля кадровое делопроизводство позволяет нормально с ней справляться, если есть дополнительное время.
Доверьте разработку и заполнение кадровой документации профессионалам и будете всегда уверены, что все ваши документы в полном порядке.
Стоимость услуг кадрового делопроизводства.
Услуги |
Краткое описание |
Стоимость (руб.) |
---|---|---|
Консультация от 1500 руб. |
||
Устная консультация | Трудовое право, оформление документов | от 1 500 в час |
Устная с выездом к заказчику | Трудовое право, оформление документов | от 3 000 в час |
Письменная | Составление заключения в течение рабочего дня | от 2 500 в час |
Комплексная письменная консультация | Заключение по сложному кадровому вопросу в течение двух рабочих дней | от 4 500 в час |
Восстановление кадровой документации от 2 000 руб. |
||
Восстановление кадровой документации | Восстановление кадровых документов, отсутствующих в личном деле работника, составление кадровых документов взамен негодных | от 2000 за 1 человека |
Комплексное восстановление кадровой документации | Восстановление утерянных документов в личных делах работников, составление документов взамен негодных (до 10 чел.) | 15 000 руб. |
Восстановление кадровых документов, составление взамен негодных (свыше 10 чел.) | от 16 000 руб. | |
Разработка кадровых документов от 1 000 руб. |
||
Составление штатного расписания | от 1 500 руб. | |
Составление трудового договора | от 1 000 руб. | |
Составление доп. соглашения к трудовому договору | от 1000 руб. | |
Составление соглашения о расторжении трудового договора | от 1 000 руб. | |
Составление должностной инструкции | от 2 000 руб. | |
Составление приказа или распоряжения, касающегося работника | от 1 000 руб. | |
Составление правил внутреннего трудового распорядка | от 2 500 руб. | |
Составление положения об оплате труда | от 2 500 руб. | |
Составление графика отпусков | от 1 500 руб. | |
Составление табеля учета рабочего времени | от 1 500 руб. | |
Составление личной карточки | от 2 000 руб. | |
Составление комплекта кадровых документов о дисциплинарном взыскании | от 3 000 руб. | |
Составление согласия на обработку персональных данных | от 1 000 руб. | |
Правовая экспертиза кадр. док. от 8 000 руб. |
||
Правовая экспертиза кадровой документации | Экспертиза кадровой организации (до 10 чел.) | 8 000 руб. |
Экспертиза кадровой организации (свыше 10 чел.) | от 9 000 руб. | |
Оформление трудовых книжек от 1 000 руб. |
||
Оформление трудовых книжек дистанционно | Составление образца записи в трудовую книжку о приеме на работу, об увольнении, о переводе, награждении, о признании записей недействительными | от 1 000 руб. |
Оформление трудовых книжек с выездом к Заказчику | Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу, об увольнении, о переводе, награждении, о признании записей недействительными с выездом к Заказчику (до 10 книжек) | от 5 000 руб. |
Внесение записи в трудовую книжку о приеме на работу, об увольнении, о переводе, награждении, о признании записей недействительными с выездом к Заказчику (свыше 10 книжек) | от 6 000 руб. | |
Составление уведомления о заключении или расторжении договора с иностранным гражданином |
||
Составление уведомления о заключении и расторжении трудового договора с иностранным гражданином | Направление уведомления в территориальный орган МВД России в субъекте РФ | 3 000 руб. |
Составление уведомления о заключении и расторжении трудового договора | 3 000 руб. |
Цены, указанные на сайте, не являются публичной офертой и могут меняться, как в большую, так и в меньшую сторону.
Учитывая то, что не каждая компания имеет возможность нанять отдельного сотрудника, рассмотрим, как производится организация кадрового делопроизводства с нуля самостоятельно. Сделать это самостоятельно без специальных знаний и опыта очень сложно. Однако перечисленные ниже пункты помогут избежать наиболее распространенных ошибок.
1. Получите необходимые знания. Для этого можно использовать законодательные акты РФ, а также специальную литературу, в которой подробно описывается процесс. Основным документом является Трудовой кодекс, однако рекомендуется изучать его с комментариями, где разъясняются отдельные положения статей. Обратите внимание, что незнание трудового законодательства не освобождает руководителя компании от ответственности.
2. Автоматизируйте работу с помощью приложений на компьютере. В продаже есть множество программ, которые упрощают рутинные процессы, облегчают составление документов и автоматизируют часто повторяющиеся операции. Например, ведение табеля рабочего времени, формирование графика отпусков, издание приказов о приеме или увольнении.
3. Изучите регистрационные документы компании. Кадровый учет должен быть организован таким образом, чтобы не противоречить требованиям устава и внутренних регламентов юридического лица. Например, уставом закрепляется прием на работу руководителей компании, порядок формирования штатного расписания и т. п.
4. Приведите внутреннюю документацию в соответствие с актуальным законодательством. Необходимо удостовериться, что изданные компанией внутренние акты соответствуют ТК. Также нужно проверить, есть ли в компании все обязательные документы. Это позволит избежать штрафов при проверке контролирующими органами.