Инструкция по командировкам для сотрудников

Утверждено

Постановлением Правительства

Российской Федерации

от 13 октября 2008 г. N 749

ПОЛОЖЕНИЕ

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ

В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ

1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее — командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.

2. В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

3. В целях настоящего Положения местом постоянной работы следует считать место расположения организации (обособленного структурного подразделения организации), работа в которой обусловлена трудовым договором (далее — командирующая организация).

Работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку на основании письменного решения работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

(см. текст в предыдущей редакции)

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

4. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

5. Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации.

6. Утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

(см. текст в предыдущей редакции)

7. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается договором, кассовым чеком или документом, оформленным на бланке строгой отчетности, подтверждающим предоставление гостиничных услуг по месту командирования и содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 18 ноября 2020 г. N 1853 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2023 N 329)

(см. текст в предыдущей редакции)

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

(п. 7 в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 N 771)

(см. текст в предыдущей редакции)

8. Утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771.

(см. текст в предыдущей редакции)

9. Средний заработок за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации.

Работнику, работающему по совместительству, при командировании сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. В случае направления такого работника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

10. Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

11. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются в соответствии с положениями статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, с учетом положений, предусмотренных пунктом 18 настоящего Положения.

При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем организации остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым настоящего пункта.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его просьбе заработной платы расходы по ее пересылке несет работодатель.

12. Расходы по проезду к месту командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 14.05.2013 N 411)

(см. текст в предыдущей редакции)

13. В случае вынужденной остановки в пути работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

14. Расходы по бронированию и найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются работникам (кроме тех случаев, когда им предоставляется бесплатное жилое помещение) в порядке и размерах, предусмотренных абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

15. Утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

(см. текст в предыдущей редакции)

16. Оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом «О валютном регулировании и валютном контроле».

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, с учетом особенностей, предусмотренных пунктом 19 настоящего Положения.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

17. За время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок в пределах территории Российской Федерации;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения для командировок на территории иностранных государств.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

18. При следовании работника с территории Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории 2 или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

19. При направлении работника в командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).

(в ред. Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595)

(см. текст в предыдущей редакции)

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

20. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, определяемой в порядке, предусмотренном абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения, для командировок на территории иностранных государств.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

21. Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

22. Расходы по проезду при направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 настоящего Положения при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

23. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;

б) обязательные консульские и аэродромные сборы;

в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;

г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки;

д) иные обязательные платежи и сборы.

24. Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 11 настоящего Положения.

(п. 24 в ред. Постановления Правительства РФ от 16.10.2014 N 1060)

(см. текст в предыдущей редакции)

25. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

26. Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:

авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 N 411, от 29.12.2014 N 1595)

(см. текст в предыдущей редакции)

абзац утратил силу. — Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595.

(см. текст в предыдущей редакции)

---

Командировка — это поездка по делам компании,
в ходе которой работник должен выполнить служебное поручение.
Командировка проходит вдалеке от обычного места работы,
а её срок оговаривается работодателем. Не считается
командировкой работа проводника поезда или курьера.

Согласно ст. 167 ТК РФ, на время
командировки за работником сохраняется место (его нельзя
уволить) и средний заработок. Ст. 168 Кодекса обязывает работодателя
компенсировать траты сотрудника на жильё, проезд, а также
оплатить другие расходы, связанные со служебной поездкой.

Этапы оформления командировки

В каждой компании в дополнение к трудовому
законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий
процесс командирования сотрудников. В нём указывают:

• что может быть целью рабочей поездки;
• кого могут отправлять в командировку;
• каков размер суточных для командировочных по России
  и за границей;
• какие виды расходов покрывает фирма, в том числе
  дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер,
  такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением
о командировках в компании, чтобы точно знать, какие
расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет
свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны
для большинства организаций.

1. Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники
обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять
в служебные поездки беременных, даже если они не против
(статья 259 ТК РФ). Командировать
сотрудника с ограниченными физическими возможностями
допускается, если обеспечиваются соответствующие его потребностям
условия труда: например, колясочнику необходимы пандусы.

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников	Исключения	Ссылка на законодательство
Беременные	Исключений нет	ст. 259 ТК РФ
Несовершеннолетние	Можно, если речь идёт о спортсменах и творческих работниках	ст. 268 ТК РФ
Сотрудники, работающие по ученическому договору	Можно, только если командировка связана с ученичеством	ст. 203 ТК РФ
Сотрудники с ограниченными физическими возможностями	Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации	ст. 23 Федерального закона №181‑ФЗ

Также есть ограничения при направлении в командировку
следующих категорий сотрудников:

• женщины, имеющие детей до 3 лет;
• отцы и матери или опекуны, единолично воспитывающие детей
  до 14 лет;
• родители детей с ограниченными физическими
  возможностями;
• родитель ребёнка до 14 лет, если второй родитель работает
  вахтовым методом;
• многодетные родители (трое и более детей до 18 лет), пока
  младшему не исполнится 14 лет;
• сотрудники на больничном по уходу за членами семьи;
• кандидаты в депутаты в период выборов. 

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только
с письменного согласия. Об этом говорится в статьях
259 и 264 ТК РФ, а также статье 41 №67-ФЗ. 

Есть нюансы и при направлении в
командировку иностранных работников. Кроме того, сотрудника
не могут послать в командировку, пока он находится
в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника
с отдыха, понадобится заручиться его согласием
в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся
от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание
вплоть до увольнения.

2. Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку
и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку
начальству — обычно это делает руководитель командированного.
В документе прописывают сроки и цель поездки, ФИО
и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно.
Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощён
и автоматизирован — сотрудник создает заявку
в корпоративной системе, после чего задача на оформление
документов переходит на ответственных сотрудников:
в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

3. Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление
на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить
билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя
из примерной стоимости аренды жилья и транспортных
расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные.
Не забудьте свериться с положением
о командировках — не стоит бронировать люкс
в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу
составляет 2000 рублей в сутки.

4. Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник
должен подписать. Документ составляется в свободной форме,
принятой в компании, или по унифицированной официальной
форме Т-9 или Т-9а (для нескольких командированных). Раньше
требовалось оформлять служебное задание и командировочное
удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014
№ 1595 сделало применение этих документов необязательным.
Хотя некоторые компании используют их и по сей день,
это не запрещено.

В приказе пишут:

• кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность,
  подразделение);
• куда;
• в какие даты и на сколько календарных дней;
• зачем (цель поездки).
• кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария.
Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

5. Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным
схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами
командированные из перечисленного аванса, а где-то —
уполномоченные сотрудники компании, например, сотрудники отдела
кадров. Многим организациям удобнее заключить договор
с определённым сервисом и покупать билеты
с корпоративного счёта.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным
транспортом, а на собственном или служебном автомобиле.
В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой
лист. Каждая компания  разрабатывает форму путевого листа
самостоятельно.

6. Выплата суточных

Суточные
перечисляют заранее, за несколько дней до командировки.
Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов,
связанных с командировкой, например питания. Отчитываться
за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных
организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении
о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты
в командировках по России и за границей
различается. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ
и страховые взносы удерживаются с суточных в том
случае, если их размер составляет 700 рублей в день при
командировках по России и 2500 рублей —
в поездках за рубежом. Большинство работодателей
используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть
и те, кто выплачивает больше денег, всё зависит
от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства
работника и он каждый день возвращается домой,
то суточные не выплачиваются.

7. Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты
куплены, жильё забронировано, суточные перечислены, можно
отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило,
начинается с дороги в день командировки,
но в каждой компании этот вопрос решают на своё
усмотрение. В некоторых организациях в день командировки
на работе можно не появляться, хоть и самолёт
в 9 вечера. В иных прийти в офис необходимо, пусть
даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные
талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время
командировки: на жильё, транспорт и другие служебные
цели.

8. Отчёт о командировочных расходах

После поездки командированного остаётся только отчитаться
о потраченных средствах. Для этого нужно:

• собрать все отчётные документы (договоры, чеки, посадочные
  талоны);
• заполнить авансовый
  отчёт;
• если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон
  на самолет, то ему нужно составить служебную записку
  на возмещение потраченных средств.

В отчёте нужно указать, сколько денег получено
на командировку, сколько израсходовано, есть ли остаток
или перерасход. Когда бухгалтеры получат все документы
и сверят траты с выданным авансом, будет произведён
перерасчёт. Если командированный получил больше, чем потратил,
придётся вернуть лишние средства. Если наоборот, трат было больше,
чем выдано денег (и это не противоречит положению
о командировках), оставшиеся средства перечислят на счёт
командированного.

Авансовый отчёт вместе с чеками надо принести
в бухгалтерию в течение 3 дней после
возвращения.

* Статья носит информационный характер и может
не совпадать с мнением государственных органов
и мнением читателей статьи. ООО «НТТ» не несет
ответственность за решения, принятые на основе
информации, представленной в статье.

Еще можно почитать

Суточные в командировке: нормы 

Командировочное
удостоверение

Каршеринг
в командировке

Командировка
во время коронавируса

Компенсация
транспортных расходов в командировке

Как
оформить отмену командировки в связи
с коронавирусом

Для чего оформлять положение о направлении работников в служебные командировки

Положение о командировках относится к внутренним локальным актам работодателя, применяемым наряду с иными аналогичными документами (положением об оплате труда, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о премировании, об индексации заработной платы и др.).

С внутрифирменными локальными актами ознакомьтесь на нашем сайте:

• «Правила внутреннего трудового распорядка — образец»;
• «Положение об охране труда работников — образец».

Законодательно форма данного документа не утверждена и его содержание не регламентировано. Каждый работодатель оформляет такое положение с учетом своих «командировочных» тонкостей и особенностей.

Положение о командировках призвано установить и закрепить множество различных факторов: виды командировок (по России или за ее пределы), характер и величину возмещаемых командировочных расходов (только на проезд и проживание или иной перечень), используемый для поездок транспорт и другие особенности.

Разработка такого внутреннего документа в целях налогового учета позволяет безбоязненно признавать разнообразные расходы в качестве командировочных и обосновывать их величину в расходах при расчете налога на прибыль или УСН-налога.

Необходимости в составлении положения о командировках нет в том случае, если работодатель не направляет своих сотрудников в служебные поездки и не планирует это делать.

Как разработать и утвердить положение о служебных командировках, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Что считается командировкой и когда положение о командировках не применяется

Положение о служебных командировках образца 2023 года в основе своей исходит из привычного всем определения и основных условий признания поездки работника служебной командировкой.

ВАЖНО! Исходя из определения, данного в ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается поездка сотрудника для выполнения служебного поручения вне своего рабочего места на установленный работодателем срок.

Поскольку выезд человека из места его постоянной дислокации сопряжен с дополнительными расходами (на проезд, проживание и др.), требующими особого документального оформления и обоснования, а признание командировочных затрат при расчете налоговой базы по прибыли или УСН зависит от множества факторов (служебной направленности, длительности поездки и т. д.), важность положения о командировках трудно переоценить.

Этим документом обосновываются размеры разнообразных расходов, связанных с поездкой (от суточных до аэродромных сборов и оплаты багажа), а также описывается порядок действий командированных сотрудников (схема получения денежных средств для поездки, состав обязательных документов, режим работы на выезде и др.).

Использовать это положение можно не во всех случаях. Таким документом не регламентируются действия сотрудников фирмы, если их работа носит разъездной характер, а также при поездках сотрудников в их личных целях.

Особое значение при применении положения о командировках имеет правильная классификация поездки. Признать отъезд командировкой и законно использовать положение можно в следующих случаях:

• поездка выполняется в служебных целях и по решению руководства;
• сотрудник работает определенный срок в отдалении от населенного пункта, в котором располагается его основное рабочее место;
• с командировочным работником заключен трудовой договор или договор ГПХ.

Можно ли учесть в расходах в целях налога на прибыль командировочные сотруднику, с которым заключен договор ГПХ, узнайте здесь.

Важное условие положения — закрепление права работника на отказ от командировки

В положении о командировках не лишним будет перечислить все случаи, когда работник имеет право отказаться от командировки, и ситуации, когда запрет на отправку работника в служебную поездку налагается законом. Это позволит сотрудникам отстаивать свои законные права и исключит трудовые конфликты.

Так, ТК РФ запрещает направлять в служебные поездки беременных сотрудниц (ст. 259), работников в период действия ученического договора, если командировки не связаны с ученичеством (абз. 3 ст. 203), а также несовершеннолетних работников фирмы (ст. 268). В отношении последней категории работающих указанной статьей ТК РФ предусмотрены нюансы: не запрещены командировки несовершеннолетних творческих работников согласно перечню, утверждаемому Правительством РФ (постановление от 28.04.2007 № 252).

Другой группе работников позволено выразить отказ или согласиться поехать в служебную поездку. Свою волю в данном случае они могут выразить в письменной форме. Среди таких сотрудников (ст. 259 ТК РФ):

• женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет;
• матери и отцы, единолично воспитывающие детей в возрасте до 5 лет;
• работники с детьми-инвалидами;
• сотрудники, ухаживающие за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Такой же выбор предоставлен опекунам и попечителям несовершеннолетних (ст. 264 ТК РФ).

Для работников, не попавших в вышеперечисленные категории, отказ ехать в командировку означает высокую вероятность получить дисциплинарное наказание.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 192 ТК РФ работник совершит дисциплинарный поступок, если не исполнит или плохо выполнит свои трудовые обязанности.

Таким образом, отказ работника от командировки расценивается как нарушение трудовой дисциплины, влекущее дисциплинарную ответственность вплоть до увольнения (ст. 192, 193 ТК РФ). Уйти от этой ответственности поможет оговорка в трудовом договоре о том, что данный работник не может быть направлен в командировку.

Подробнее о дисциплинарных проступках и их последствиях читайте в материале «Дисциплинарный проступок по ТК РФ — понятие и признаки».

Описание в положении процесса направления в командировку

Положение о служебных командировках 2023 года базируется на актуальной редакции положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Согласно этому документу факт направления в командировку определяется оформлением приказа работодателя. Основанием для издания приказа чаще всего выступает служебная записка руководителя подразделения. Образец служебной записки о командировке может выглядеть следующим образом:

Скачать обновленный вариант служебной записки

В случае применения служебной записки о направлении сотрудника в командировку порядок ее создания и движения также должен быть отражен в положении о командировках.

Правила оформления служебной записки на командировку образца 2022 года ничем не регламентируются. Обязательным для нее является наличие резолюции работодателя.

О том, как оформить основной документ для отправки работника в командировку, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-9 — приказ на командировку».

Обязательность оформления командировочного удостоверения с 2015 года отменена. Однако наличие этого документа в определенной степени дисциплинирует командированного сотрудника, а при отсутствии документов на проезд позволяет подтвердить даты пребывания в командировке. По этой причине большинство работодателей не отказались от применения командировочного удостоверения и оставили его в числе обязательных внутренних документов.

О том, как он оформляется, читайте в материале «Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец».

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2023

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2023 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Где скачать образец служебной записки по командировке в 2023 году

Как отмечалось выше, в некоторых случаях подтверждением срока пребывания в командировке является служебная записка, составленная работником.

Образец служебной записки по командировке в 2023 году можно скачать здесь, по ссылке ниже:

Скачать образец служебной записки, подтверждающий срок командировки

Обратите внимание, что даже служебной запиской в некоторых случаях (при отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования) подтвердить срок командировки невозможно (абз. 3 п. 7 постановления № 749). Дополнительно нужно проставить на служебной записке или ином документе подтверждение принимающей стороны о фактическом сроке пребывания работника в командировке. В связи с этим приобретает значимость оформление командировочного удостоверения и в положении о командировках оформление такого документа все же целесообразно предусмотреть.

Перечисляем в положении документы, подтверждающие расходы

Транспортные расходы

Проезд сотрудника по территории нашей страны или за ее пределы, связанный с выполнением служебных поручений, всегда сопряжен с дополнительными расходами. Если планируется командировка по России, первоначальными затратами работодателя при отправке сотрудника в командировку будут расходы на проезд к месту назначения (при загранкомандировках расходы начинаются с оформления виз, загранпаспортов и т. д. — об этом поговорим отдельно).

Современные способы перемещения в пространстве достаточно разнообразны: поездами, самолетами, автобусами, такси. Кроме того, в качестве командировочного транспорта может выступать личный автомобиль сотрудника или арендованное ТС.

С привычными всем проездными документами все предельно просто: их оригиналы прикладываются к авансовому отчету, а стоимость проезда без труда включается в налоговые расходы. Однако современные реалии вносят корректировки и в этот всем понятный и привычный порядок учета транспортных командировочных расходов.

Стремительное внедрение в нашу жизнь электронных документов порождает разногласия между налогоплательщиками и налоговыми контролерами относительно признания на их основе расходов на перемещение сотрудников в служебных поездках.

Помочь при этом могут разъяснения чиновников. К примеру, в письме Минфина от 04.12.2019 № 03-03-07/94225  сказано, что для документального подтверждения расходов на проезд при приобретении авиабилета в бездокументарной форме (электронного билета) достаточно посадочного талона и распечатанной багажной квитанции (маршрут-квитанции). Талон подтвердит перелет командированного сотрудника по указанному в электронном билете маршруту, а стоимость перелета обоснует маршрут-квитанция. А вот банковская выписка по карте, которой оплачен билет не требуется (см. письмо Минфина от 17.08.2018 № 03-03-07/58432).

В письмах от 24.09.2019 № 03-03-07/73187, от 23.09.2019 № 03-03-06/1/72906 Минфин отмечает, что при отсутствии посадочного талона со штампом о досмотре расходы может подтвердить справка перевозчика, либо иные документы, в т. ч. косвенно подтверждающие факт использования приобретенных авиабилетов.

См. также: «Можно ли учесть штраф за возврат билета?».

Расходы на проживание

Алгоритм возмещения расходов на проживание также должен найти отражение в положении о командировках (ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 13, 14, 21 положения № 749). Это имеет немаловажное значение для признания налоговых расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль или УСН-налога: такая возможность возникает только при наличии подтверждающих документов (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 03.03.2015 № 03-03-07/11015).

Для самого работника вопрос о компенсации расходов на проживание в служебной поездке тоже не безразличен: полученная им компенсация неподтвержденных расходов в суммах, превышающих установленные нормы, облагается НДФЛ (абз. 10 п. 3 ст. 217, ст. 210 НК РФ).

Варианты проживания работника в месте выполнения служебного поручения не менее разнообразны, чем виды используемого для служебных поездок транспорта. Самым простым в плане документального подтверждения расходов считается проживание в гостинице.

В этом случае достаточно представить в бухгалтерию работодателя бланк строгой отчетности из гостиницы (он должен соответствовать требованиям законодательства о ККТ) или кассовый чек.

Облагается ли «несчастными» взносами компенсация за оплату гостинице услуг по стирке и глажке личных вещей сотрудника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный бесплатный доступ к системе.

Если работодатель арендует жилье для командированного сотрудника и несет расходы на оплату аренды, признать такие расходы можно только за дни фактического проживания в нем сотрудника (письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, УФНС России по г. Москве от 16.04.2010 № 16-15/040653@).

Об учете арендных командировочных расходов читайте в статье «Как признать в налоговом учете расходы на аренду квартиры для командированных работников?».

Положение о командировках про оплату суточных

Размер суточных законодательно не регламентирован, поэтому в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли или УСН-налогу, они принимаются в любом самостоятельно установленном работодателем размере. Этот размер закрепляется в положении о командировках.

Однако для целей обложения суточных НДФЛ и страховыми взносами, регулируемыми НК РФ, действует ограничение, обязывающее удерживать налог на доходы и начислять страховые взносы с сумм, превышающих:

• 700 руб. — для командировок по территории России;
• 2 500 руб. — для зарубежных поездок.

В связи с этим чаще всего размер суточных устанавливают именно в этих пределах.

Подробнее о начислении страховых взносов на суточные читайте в этом материале.

Особенности заграничных служебных поездок в положении о командировках

Нюансы заграничных командировок находят свое отражение в положении о командировках в том случае, если работодатель посылает своих работников в загранпоездки для выполнения служебных заданий.

Несмотря на то, что учет расходов и процесс организации иностранных и отечественных командировок основаны на общих алгоритмах, организация отбытия работника за пределы страны связана с некоторыми особенностями.

К примеру, возмещение расходов на проезд и проживание командируемым за границу происходит так же, как и при поездках по нашей стране, но перечень возмещаемых расходов расширен. К ним может быть отнесена оплата оформления загранпаспорта, виз и иных выездных документов, обязательные консульские и аэродромные сборы, иные обязательные платежи и сборы.

При этом и работодателю, и работнику придется учитывать требования закона «О валютном регулировании» от 10.12.2003 № 173-ФЗ, так как без инвалюты пребывание за границей невозможно.

ВАЖНО! Право использовать инвалюту для расчетов с направленными в загранкомандировку работниками предусмотрено подп. 9 п. 1 ст. 9 закона № 173-ФЗ.

Валютные затраты, связанные с загранкомандировками, требуют особого внимания при их отражении в составе налоговых расходов. К примеру, при отсутствии справки о покупке валюты пересчитать командировочные в рубли можно по курсу ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836).

Если работодатель не посылает своих работников в служебных целях за пределы страны, у него отпадает необходимость отражать особенности иностранных командировок в своих внутренних локальных актах.

Образец положения о служебных командировках вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

Скачать образец Положения о командировках

Хотите увидеть альтернативный вариант Положения о служебных командировках? Эксперты КонсультантПлюс разработали его специально для Путеводителя «Служебные командировки». Получите бесплатный пробный доступ к К+ и скачайте образец Положения.

Как подтвердить командировочные, оплаченные картой, узнайте по ссылке.

Итоги

Положение о служебных командировках является внутренним локальным актом работодателя. Этот документ не имеет строгой обязательной формы и может не оформляться, если работодатель не посылает сотрудников в служебные поездки.

Положение позволяет обосновать включение командировочных затрат в состав налоговых расходов и исключает споры о величине возмещения командировочным работникам понесенных ими расходов.

Подготовить сотрудника к служебной командировке

Проверить, нет ли запрета на командировку работника. Перечисленные категории работников нельзя отправлять в командировку:

Получить согласие на командировку работника. Также Трудовой кодекс выделяет группы работников, которых можно отправить в командировку только с их письменного согласия.

Перечисленных работников нужно ознакомить с правом отказа от командировки. Работник его прочитывает и подписывает. После этого работник должен подписать согласие на поездку. Документ составляют в свободной форме.

Нужно соблюдать условия, если в командировку отправляется иностранец, временно проживающий или временно пребывающий в РФ, высококвалифицированный специалист. Например, иностранца-каменщика можно отправить в зарубежную командировку до 12 дней, а иностранца-дальнобойщика — до 90 дней.

Подготовить документы

Составить приказ. Работодатель пишет распоряжение или приказ о направлении работника в командировку. Можно использовать унифицированную форму Т-9 или корпоративную форму. Если в поездку отправляют нескольких сотрудников, заполняют приказ Т-9а. Приказ о командировке подписывают директор и работник.

В документе указывают:

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Это необязательные документы. Их оформляют, если того требуют локальные акты. В некоторых компаниях составляют служебную записку руководителя, в которой указывают задачи работника по командировке.

Внести информацию в журнал учета командировок. Запись о служебной поездке делают, если компания ведет журнал. Заполнять необязательно, но многие организации ведут журнал в соответствии с корпоративными требованиями.

Отметить отсутствие работника в табеле учета рабочего времени. Командировочное время отражают в табеле учета. Табель заполняют на основании приказа о направлении в командировку. Дни командировки отмечают буквенным кодом К или цифровым кодом 06, продолжительность рабочего времени не указывают. 

Выдать работнику аванс

Работодатель обязан выдать аванс, чтобы работник оплатил проезд, проживание и получил суточные за все дни командировки. Сумму аванса бухгалтер рассчитывает на основании сметы. Форма сметы нигде не утверждена, ее можно разработать самостоятельно. 

Подотчетная сумма складывается из суточных, расходов на проезд и оплату жилья. Размер суточных для командировок в России и за ее пределами устанавливает компания.

Смету аванса подписывают главный бухгалтер и директор компании. После этого командированному работнику выдают аванс.  

Оплатить рабочие дни во время командировки

Порядок стандартной оплаты. Работнику оплачивают рабочие дни в командировке, а также дни в дороге туда и обратно. Оплату рассчитывают по среднему заработку:

Средний заработок = Средний дневной заработок х Количество рабочих дней в командировке

Средний дневной заработок = Зарплата за расчетный период / Количество отработанных дней в этом периоде

Оплата за выходные дни. Если командированный в выходные работал или был в пути, их оплачивают по двойному тарифу. По желанию работника выплату можно заменить на дополнительный день отдыха.

Оплата однодневных командировок. Оплачивают по среднему заработку. Или двойному тарифу, если командировочный день пришелся на выходной. 

Оплата за работу ночью. Каждый час работы в ночное время оплачивают в повышенном размере — от 20% оклада, рассчитанного за час работы или часовой тарифной ставки. Конкретный размер доплаты работодатель устанавливает в локальных нормативах. 

Но ночная работа оплачивается, только по распоряжению работодателя. Если сотрудник работает ночью по своей инициативе, работодатель можно платить по стандартной ставке. 

Оплата больничного. Если сотрудник в командировке заболел, выплачивают пособие по нетрудоспособности, а средний заработок не начисляют. Расходы на проживание возмещаются, если работник лечился амбулаторно.

Рассчитать НДФЛ. Средний заработок за командировочные дни облагается НДФЛ и страховыми взносами. Поясним, как начислить НДФЛ:

Если заграничная командировка длится от 183 дней, работник перестает быть нлоговым резидентом. Для него НДФЛ рассчитывают по ставке 30%. 

Что делать, если нужно продлить командировку

Отправить запрос на согласие работника о продлении командировки. Его отправляют командированным с ограничениями. Если работодатель не получит их письменного согласия, его привлекут к административной ответственности.

Издать приказ о продлении командировки. Унифицированной формы нет, распоряжение составляют в свободной форме. В документе указывают причины продления и срок завершения. Новый срок командировки работодатель определяет по служебному заданию.

Уведомить работника о продлении командировки. Работнику направляют приказ о продлении, например, по факсу, электронной почте или в мессенджере. По возращению ему нужно подписать оригинал.

Как отозвать из командировки 

Издать приказ об отзыве из командировки. Распоряжение составляют в свободной форме. В документе указывают причину отзыва и срок возвращения работника.

Уведомить работника об отзыве из командировки. Действуют по аналогии с продлением.

Возместить командировочные расходы

Проверьте авансовый отчет по командировке. Работник сдает авансовый отчет по израсходованным суммам. На его основании производят расчет в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Если в локальных документах прописан другой срок, нужно придерживаться его. 

Какие документы подтверждают затраты 

Запросить у работника служебную записку. Она нужна, если работник использовал служебный или личный транспорт. В служебной записке работник указывает срок командировки и прикладывает документы, подтверждающие маршрут:

Возместить расходы. Если в командировке сотрудник потратил больше выданного аванса, работодатель возмещает расходы. Если меньше — работник возвращает неизрасходованную сумму.

После письменного согласия работника на возврат работодатель издает приказ об удержании неизрасходованной суммы. Унифицированного бланка нет. В месяц можно удержать не больше 20% зарплаты.

---

Коротко, увлекательно и с пользой о деньгах — в нашем телеграм-канале @life_profit. Присоединяйтесь!

Что такое служебная командировка

Командировкам посвящена глава 24 ТК РФ. В ней описаны основные правила организации служебных командировок, гарантии работникам и требование о возмещении расходов.

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Поездка работника будет считаться командировкой, если выполняются четыре условия:

1. поездка осуществляется по распоряжению работодателя;
2. работник работает вне места нахождения работодателя;
3. работник выполняет служебное поручение работодателя;
4. определен срок поездки.

Отправить в командировку можно только работникам, с которым заключен трудовой договор. На время командировки за ним сохраняется рабочее место (должность) и средний заработок, ему возмещаются расходы, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Перечень расходов, которые работодатель должен взять на себя содержит статья 168 ТК РФ.

Считается ли командировкой поездка на обучение?

Когда поездка по делам фирмы не считается командировкой?

Когда нужно согласие работника на поездку в командировку

Руководитель компании вправе направить в командировку почти любого работника.

В большинстве случаев письменное согласие на командировку получать не нужно. Ограничения введены только для:

• беременных работниц (ст. 259 ТК РФ);
• несовершеннолетних работников, которым нет еще 18 лет (ст. 268 ТК РФ);
• работающих по ученическому договору;
• сотрудников с ограниченными физическими возможностями (они могут ехать в командировку, если это не противоречит индивидуальной программе реабилитации).

Вышеназванных работников нельзя направить в командировку, даже если они сами согласны на поездку.

Согласовывать командировку придется только с определенными категориями работников (ст. 259, 264 ТК РФ):

• женщинами, у которых есть маленькие дети в возрасте до 3 лет;
• одинокими родителями, которые воспитывают детей до 14 лет;
• родителями, которые растят детей с ограниченными возможностями;
• многодетными родителями, у которых трое и более детей до 18 лет, пока младшему не исполнится 14 лет;
• работниками — кандидами в депутаты в период выборов;
• сотрудниками на больничном по уходу за членами семьи.

Есть еще один особый случай, когда поездку в командировку нужно согласовать письменно. Это – командировка в выходные дни. Если поездка по служебным делам совпадает с выходными днями, работник должен подписать Согласие. Его можно оформить в виде уведомления, подписанного работником или как-то по-другому. Важно, чтобы в документе была указана дата командировки, включая выходной и виза работника «согласен» с его подпись.

Пример уведомления о планируемой командировке

УВЕДОМЛЕНИЕ

о направлении в командировку 

Уважаемый(-ая) Фамилия Имя Отчество

Уведомляем вас о направлении в служебную командировку сроком на  Х дней, просим дать согласие на поездку в служебную командировку с «__» ________по «___» _____________2023 года.

Разъясняем, что согласно ст. 259 ТК/264 РФ/153 ТК РФ Вы имеете право отказаться от направления в служебную командировку.

«___» ________________ 2023 года/_________________________________

Остальные работники не могут отказаться от командировки. Отказ расценивается как уклонение от своих служебных обязанностей.

Когда для командировки от работника нужно получить письменное согласие

Дистанционщика – в командировку

Дистанционных сотрудников, которые работают по трудовому договору, можно отправлять в командировки.

Когда в командировку можно направить сотрудника-иностранца

Только для граждан ЕАЭС, постоянно проживающих и работающих  РФ, и иностранный работников — высококвалифицированных специалистов с видом на жительство применяются те же правила по командировкам, что и для россиян.

Если высококвалифицированный иностранный специалист работает на основании разрешения на работу или на временное проживание, не может находиться в командировке более 30 календарных дней в году.

Возможность направить в командировку других иностранных работников зависит статуса иностранного работника и от профессии, должности. В командировку могут поехать только те, чьи должности или профессия указаны в перечне (п. 1 Приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н).

Что касается иностранцев, пребывающих в безвизовом порядке, она работают либо по патентам, либо на основании разрешения на работу. В обоих случаях свобода их передвижения ограничена субъектом РФ, выдавшим разрешение или патент.

Если иностранец с патентом едет в командировку, ему нужно иметь патенты на работу в двух этих субъектах РФ: по месту работы и по месту командировки.

Иностранец с разрешением на работу может поехать в командировку на срок не более 10 календарных дней за весь период действия разрешения или на 60 дней, если его работа имеет разъездной характер по трудовому договору.

Срок командировки

Сроком командировки исчисляется со дня выезда сотрудника по день его возвращения, включительно. Этот срок устанавливается в приказе о направлении в командировку и подтверждается проездными документами.

Днем выезда считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. 

День приезда из командировки – это дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Выхода на работу в день отправления в командировку и в день прибытия решается по договоренности между работником и работодателем.

Документы, которые подтвердят фактический срок командировки

Когда для подтверждения командировочных расходов нужна справка от перевозчика

Приказ о командировке

Приказ можно составить в произвольной форме либо воспользоваться готовыми шаблонами, которые есть во всех бухгалтерских программах, либо взять унифицированные формы Т-9 (в командировку едет один сотрудник) или Т-9а ( в командировку едет группа), они есть в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера.

В Приказе нужно указать:

• должность и ФИО сотрудника, который едет в командировку;
• место командировки;
• даты начала, окончания командировки и общее количество дней поездки;
• цель командировки.

Служебное задание и командировочное удостоверение теперь оформлять не нужно.

Выплата аванса на командировку

До начала поездки бухгалтерия выплачивает командированному аванс на оплату расходов по проживанию, питание и дорогу. Сделать это можно либо на основании служебной записки от работника с визой директора, либо на основании приказа, где могут быть указаны утвержденные суммы. Все это расчетные суммы, нормативов нет.

В общей сумме аванса можно выплатить суточные. Большинство бухгалтеров выплачивает аванс на расходы и суточные отдельными платежками. Так легче контролировать: поскольку за суточные работнику отчитываться не нужно, а за аванс – нужно.

Размер суточных не ограничен. Но, учесть в налоговой базе по прибыли можно суточные в пределах установленных лимитов: 700 рублей по России и 2 500 рублей за границей.

Командировка от двух работодателей: как оплачивать расходы?

Оплата проезда

Расходы на проезд работника в командировку «ложатся» на работодателя. Добираться к месту командировки и обратно он может на общественном транспорте (на автобусе, самолете, поезде), на автомобиле (личном, арендованном или служебном).

Расходы на проезд к месту командировки и обратно, учитываются на дату утверждения авансового отчета, который составляет сотрудник по возвращении из командировки (ст. 168 ТК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Если работник отправился в командировку на общественном транспорте, в подтверждение расходов на проезд он должен сдать в бухгалтерию билеты. Сейчас большинство билетов выдается в электронном формате. В бухгалтерию нужно сдать их распечатку.

К авиабилету должен быть прикреплен бумажный посадочный талон, так как именно он подтверждает, факт того, что работник «сел в самолет». Если работник воспользуется электронным посадочным талоном, его также нужно распечатать и приложить к билету.

Если билеты работник покупал сам, нужно передать в бухгалтерию документ об оплате: кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО), квитанция.

• Покупка авиабилета подтверждается маршрутной квитанцией, которая утверждена приказом Минтранса № 134.
• При покупке билетов на поезд выдается купон, оформленный по приказу Минтранса № 322. 

К расходам на проезд относят и стоимость постельного белья в поездах. На эти траты тоже должны быть подтверждающие документы. Сейчас оформить постельное белье можно сразу при покупке билета на поезда. Тогда все расходы будут сразу указаны в одном билете.

Если работник едет в командировку на служебном автомобиле, должен быть оформлен путевой лист.

Работник едет в командировку на своем автомобиле

Ограничений в выборе вида транспорта в командировке законодательство не устанавливает.

Если работник отправляется в командировку на личном транспорте, для оплаты расходов в бухгалтерию он должен быть подать служебную записку с просьбой выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях (ст. 188 ТК РФ), приложив оправдательные документы (счета, квитанции, кассовые чеки и др). В этой же записке указывается фактический срок пребывания в командировке.

Оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место отдельный вид расходов – компенсация за использование личного имущества в служебных целях. Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ. Значит, отдельно оплачивать расходы сотрудника на топливо во время командировки также не следует.

Выплату компенсации можно учесть в расходах на дату перечисления денег с расчетного счета или выдачи из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Сотрудник едет в командировку на личном авто: как учесть расходы

Когда работодатель не обязан компенсировать расходы на такси в командировке?

Перелет по авиабилету можно подтвердить косвенными фактами

Как подтвердить расходы, если куплен электронный билет?

Перелет по авиабилету можно подтвердить косвенными фактами

Оплата проживания в командировке

Расходы на проживание командировка полностью оплачивает организация.

Бронировать гостиницу и покупать билеты может как сам работник, так и ответственный за это направление работы в компании сотрудник.

Затраты работника на проживание бухгалтерии может учесть в расходах  на основании подтверждающих документов:

• договор и акт об оказании гостиничных услуг;
• кассовый чек или БСО

Если работник арендовал жилье у частника, бухгалтеру нужно получить от него:

• договор аренды жилого помещения;
• расписка арендодателя в получении оплаты.

Когда расходы на рабочую поездку не получится отнести к командировочным

Оплата питания в командировке

Работодатель компенсирует сотруднику расходы на питание в служебной поездке.

Оплата питания при командировках включена в суточные с учетом лимита 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для заграничных командировок. Но, этих денег может быть мало. Компания вправе выплатить командированному больше.

Если по решению директора компания выплачивает работнику компенсации расходов на питание, например, в гостинице, эти суммы облагаются НДФЛ по общим правилам.

Компенсация расходов на питание работника в командировке: что с НДФЛ?

Суточные

Суточные должны быть выплачены перед командировкой. Установленные на уровне законодательства лимиты небольшие: 700 рублей – для поездок по России% 2500 рублей – для зарубежных поездок.

Нужно ли в приказе на командировку указывать сумму суточных?

Суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания в деловой поездке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки.

Суточные не выплачивают только при однодневных командировках. Но, если работник едет в командировку за рубеж, суточные нужно выплатить в размере 50% от установленной нормы.

Размер суточных работодатель может установить самостоятельно и закрепить в Положении о командировках или Коллективном договоре. Свои лимиты могут быть выше.

Суточные сверх вышеуказанных лимитов облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Работа в командировке в выходной

Сотруднику, который работал в командировке в выходной или нерабочий праздничный день, может быть предоставлен другой день отдыха за отработанный в командировке выходной или оплата в двойном размере, как работа в выходные.

Отчет о командировочных расходах (авансовый отчет)

После возвращения из командировки, работнику нужно в течении 3 дней отчитаться о потраченных суммах:

• собрать все документы, подтверждающие расходы;
• заполнить авансовый отчет, указав остаток или перерасход;
• если сотрудник потерял какой-то документ, то ему нужно составить служебную записку на эти расходы.

Если после командировки еще остались непотраченные средства, то их придется вернуть.

Для авансового отчета предусмотрен типовой бланк №АО-1. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

К отчету работник должен приложить все документы, подтверждающие произведенные расходы (накладные, чеки ККМ, проездные билеты, счета на оплату жилья и т. д.). Перечень этих документов приводят на оборотной стороне авансового отчета. Все документы, приложенные к отчету, нумеруются в том порядке, в котором они приложены к отчету.

Налоговый кодекс (НК РФ) не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают командировочные расходы. Одновременно с этим, он не ограничивает компанию в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

Образец авансового отчета

ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку

Какие документы нужно получить у работника, вернувшегося из командировки

Командировки на территорию ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей

Работников можно направлять в командировку в новые регионы для восстановления коммуникаций и налаживания бизнес-процессов.

Для новых регионов постановлением Правительства от 28.10.2022 № 1915 утверждены свои правила. Они описывают командировки:

• работников организаций и учреждений, подведомственных федеральным органам власти;
• работников других организаций, которые участвуют в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры.

Если работника командировали в ЛНР, ДНР, Запорожскую или Херсонскую областей, им нужно выплатить:

• средний заработок в двойном размере;
• суточные в размере 8 480 рублей за каждый день пребывания в командировке;
• безотчетные суммы на возмещение дополнительных расходов в командировке.

Как вернуть НДФЛ и взносы с суточных при командировке в ДНР?

НДФЛ и взносы при командировках в новые регионы

Для профессионалов – бератор Практическая энциклопедия бухгалтера

o   Отчет о командировке

o   Срок для отчета

o   Образец авансового отчета

o   Возврат неизрасходованных сумм аванса

o   ПАМЯТКА работнику, который направлен в командировку

o   Как отразить расходы на командировку в учете