Инструкция по консервации оборудования образец

Акт консервации оборудования – это официальная бумага, подтверждающая временный вывод устройства из эксплуатации по тем или иным причинам с возможностью его последующего возвращения в работу. Процедура всегда оформляется соответствующими документами.

Файлы для скачивания:

Консервация

Под консервацией принято понимать временным отказ от использования того или иного объекта. Связано это, как правило, с экономическими причинами. Дело в том, что за объект основных средств, стоящий на балансе фирмы, предприятие уплачивает налог, на оборудование начисляется амортизация. Если компания в настоящий момент не использует устройство и не планирует его использовать в ближайшем будущем, но списывать полностью его не хочет, консервация видится хорошим выходом из ситуации.

Причины

Как уже было сказано выше, причиной является сложившаяся экономическая ситуация, например:

• отсутствие работы;
• отсутствие специалиста, способного эксплуатировать оборудование;
• использование объекта носит сезонный характер;
• нет финансовой возможности покрывать расходы на использование оборудования.

Сроки

Предприятия вправе законсервировать оборудование на временной период от трёх месяцев до трёх лет. До достижения минимального порога возвратить объект не представится возможным. Это связано с особенностями налогового законодательства. Указанный срок можно продлить путём подписания аналогичного акта как минимум за месяц до истечения трёхлетнего периода времени. Если оборудование уже было расконсервировано, повторно произвести процедуру можно лишь после 5 месяцев его эксплуатации.

Процедура

Любые мероприятия, связанные с действиями в отношении объектов основных средств, всегда осуществляются коллективно. Директор должен своим распоряжением инициировать процедуру, сформировать специальную резервационную комиссию. Кадровый состав подбирает лично руководитель, ориентируясь на опыт и квалификацию своих подчинённых. Вообще должность члена комиссии на предприятии в настоящем случае не имеет никакого практического значения. Актировать процесс может фактически любой сотрудник. Тем не менее работник в любом случае должен уметь работать с официальными бумагами.

Кто актирует процесс

Бремя по составлению акта ложится, как правило, на председателя сформированной руководителем комиссии. На практике это наиболее опытный среди коллег сотрудник, занимающий более высокопоставленную должность в фирме. Председатель также должен будет отчитаться перед директором о проделанной работе. Следует учесть, что все члены комиссии в равной степени несут ответственность за вынесенное ими решение.

Если выяснится, что предприятие продолжает использовать законсервированное оборудование, санкций со стороны государственных органов избежать не выйдет.

Что отражается в официальной бумаге

На сегодняшний день не существует конкретного перечня положений, который должен быть отражен в акте консервации оборудования, тем не менее сложившаяся практика выработала примерный список моментов, подлежащих обозначению. Вот некоторые из них:

• отметка о том, что используемая форма утверждена в учётной политике;
• ссылка на распоряжение руководителя;
• перечисление кадрового состава комиссии;
• обозначение сведений об оборудовании (наименование, инвентаризационный и заводской номера, стоимость, амортизация, дата ввода в эксплуатацию);
• причины консервации.

Форма документа

В настоящий момент практически любая официальная бумага, составляемая в рамках бухгалтерского учёта предприятий, может быть написана в свободной форме. Акт консервации оборудования не является исключением.

Отметим, что свободная форма документа также подразумевает соответствие определённым требованиям, а именно:

• обозначение реквизитов (дата, место составления, уникальный номер);
• деловой стиль речи;
• чёткая структура акта (шапка, основная часть и подписи);
• наличие расшифровок автографов ответственных лиц.

Исполнить текст акта допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки (но не карандаша) и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Это решение принимают члены комиссии коллегиально. По общему правилу способ изложения содержания не может отразиться на юридической силе официальной бумаги. На практике ответственный сотрудник заранее распечатывает бланк для заполнения и вносит в него сведения вручную.

Инструкция по составлению акта

Настоящий акт можно условно разделить на 4 части: реквизиты, сведения о членах комиссии, предмет и подписи ответственных лиц. Следует уделить должное внимание каждой из них.

Начинаем именно с реквизитов. Первым делом отметим, что используемая форма утверждена в бухгалтерской учётной политике, оставив ссылку на дату утверждения. Далее оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) составления официальной бумаги. Затем присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота в фирме и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел.

Ниже по документу ссылаемся на приказ директора, в соответствии с которым и была сформирована комиссия, перечисляем её кадровый состав. Для каждого члена комиссия указываем его ФИО и должность в штатном расписании.

Следующая часть – обозначение сведений об оборудовании. Этот блок принято выполнять в виде таблицы, состоящей из следующих столбиков:

• порядковый номер;
• наименование объекта;
• инвентаризационный и заводской номера;
• изначальная стоимость, начисленная амортизация и остаточная стоимость;
• дата принятия к учёту и дата ввода в эксплуатацию.

Далее отмечаем срок консервации, проведённые при процедуре дополнительные мероприятия (внешний осмотр, технический осмотр).

Примерный образец

На этом процесс составления акта подходит к концу. Своими автографами его должны заверить все без исключения члены комиссии. Подписанная официальная бумага направляется в бухгалтерию, чтобы бухгалтер смог оформить процедуру официально.

В любой организации может возникнуть ситуация, когда появляется необходимость временно приостановить эксплуатацию какого-то оборудования. При этом имеется возможность в будущем снова его использовать. Однако нельзя просто прекратить работу. Факт консервации должен быть зафиксирован при помощи соответствующего акта.

Форма

Унифицированные бланки для оформления такого документа не предусмотрены. Соответственно, здесь разрешен свободный стиль составления. Хотя компаниям разрешается разрабатывать фирменные бланки, которые будут закреплены учетной политикой. При желании стандартный шаблон можно скачать в сети.

Основные причины для консервации

Существует целый ряд причин, по которым может возникнуть необходимость в проведении данного мероприятия. Наиболее популярные из них:

• организация временно прекратила свою деятельность;
• эксплуатация оборудования в определенный промежуток времени является нецелесообразной;
• аварии, из-за которых использовать оборудование нет возможности. Причем аварии могут быть как природными, так и техногенными;
• оборудование находится в ремонте более трех месяцев, соответственно, в производстве оно использоваться не может;
• эксплуатация оборудования является сезонной.

Кто решает консервировать оборудование

На этом процесс составления акта подходит к концу. Своими автографами его должны заверить все без исключения члены комиссии. Подписанная официальная бумага направляется в бухгалтерию, чтобы бухгалтер смог оформить процедуру официально.

В любой организации может возникнуть ситуация, когда появляется необходимость временно приостановить эксплуатацию какого-то оборудования. При этом имеется возможность в будущем снова его использовать. Однако нельзя просто прекратить работу. Факт консервации должен быть зафиксирован при помощи соответствующего акта.

Форма

Унифицированные бланки для оформления такого документа не предусмотрены. Соответственно, здесь разрешен свободный стиль составления. Хотя компаниям разрешается разрабатывать фирменные бланки, которые будут закреплены учетной политикой. При желании стандартный шаблон можно скачать в сети.

Основные причины для консервации

Существует целый ряд причин, по которым может возникнуть необходимость в проведении данного мероприятия. Наиболее популярные из них:

• организация временно прекратила свою деятельность;
• эксплуатация оборудования в определенный промежуток времени является нецелесообразной;
• аварии, из-за которых использовать оборудование нет возможности. Причем аварии могут быть как природными, так и техногенными;
• оборудование находится в ремонте более трех месяцев, соответственно, в производстве оно использоваться не может;
• эксплуатация оборудования является сезонной.

Кто решает консервировать оборудование

Никто, кроме генерального директора, не может принимать такое важное решение. Но перед тем как «заморозить» оборудование, необходимо провести его инвентаризацию. Это необходимо для того, чтобы точно знать, какое оборудование и в каком состоянии подлежит консервации. Кроме этого, инвентаризация позволяет составить четкий список оборудований, работа которых временно приостанавливается. При этом своим распоряжением руководитель назначает сотрудников, которые будут ответственными за сохранность «замороженного» оборудования. После этого руководителем издается распоряжение для проведения процедуры консервации.

Конечно, могут возникнуть ситуации, когда необходимо консервировать оборудование в отсутствие директора. Например, если он находится в отпуске, командировке, на больничном. В этом случае решение о консервации могут принимать его заместители, если подобные полномочия прописаны в их должностных инструкциях.

Кто подписывает и для чего нужен акт консервации оборудования

С первого взгляда может показаться, что можно обойтись и без составления документа. Достаточно просто прекратить использовать оборудование. Однако это ошибочное мнение. Оформлять акт необходимо по нескольким причинам:

1. Акт консервации является документальным подтверждением того, что компания не использует данное оборудование. Соответственно, значительно уменьшается налог на прибыль.
2. Расходы, связанные с амортизацией, ремонтом и обслуживанием устройства не списываются, что также является положительным моментом для компании.
3. Значительно упрощается процедура учета финансовых активов.

Нетрудно догадаться, один человек не может проводить процедуру по консервации оборудования. Для этого создается специальная комиссия, члены которой должны поставить свои автографы в акте. После этого документ утверждается руководителем компании.

Срок консервации

Руководитель, по инициативе которого выполняется консервация оборудования, определяет срок периода его бездействия. Но здесь имеются определенные ограничения. Так, минимальный срок, на который можно «заморозить» оборудование, составляет три месяца. Максимальный срок консервации равняется трем годам. Отсчет данного срока начинается с того дня, когда акт был утвержден директором компании.

Можно столкнуться с ситуацией, когда возникает необходимость продлить срок консервации. Для этого руководитель должен издать соответствующее распоряжение. Но сделать он это должен за месяц до окончания основного срока. Также бывает, что после расконсервирования, когда оборудование снова начинает эксплуатироваться, появляется необходимость в повторной «заморозке». Но сделать это можно только после того, как пройдет пять месяцев. Именно этот период должен быть между двумя консервациями.

Как составить акт консервации оборудования в 2023году?

Каких-то определенных требований к оформлению такого документа не существует. Здесь рекомендуется пользоваться стандартными правилами. Так, если принято решение составить акт на листе бумаги, следует использовать формат А4. Многие компании используют печатный вариант заполнения, но и рукописный документ обладает такой же юридической силой. Если компания использует фирменный бланк, он обязательно должен быть утвержден внутренними правилами.

Ошибок в документе быть не должно. При их обнаружении акт рекомендуется оформить заново. Ведь если обнаружится, что здесь искажена какая-то информация, документ может быть признан недействительным. Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку», основную часть и завершение. Оформление может быть произвольным. Но в том случае, если консервации подлежит сразу несколько оборудований, сведения о каждом из них нужно указывать отдельным пунктом. Также здесь уместным будет использование таблицы со всеми необходимыми графами.

Независимо от того, какой вариант внесения информации был выбран, все ответственные лица должны проставить «живые» подписи. При отсутствии хотя бы одного автографа документ нельзя будет считать действительным.

Содержание акта

Как и любой деловой документ, этот акт должен иметь «шапку». Здесь указывается наименование компании, дата составления, полное название документа. Также можно отметить, по чьей инициативе была проведена данная процедура. Соответственно, этим руководителем документ должен быть утвержден. Ниже идет основная часть, которая должна содержать такие сведения:

1. Указывается оборудование, которое подлежит консервации. Здесь рекомендуется использовать таблицу, в которой будет отмечаться не только название основных средств, но и другие сведения. Так, здесь должны быть графы для проставления инвентарного номера, указания количества, единиц измерения, места, в котором находится устройство, причина проведения данной процедуры.
2. Процесс консервации подразумевает осмотр оборудования, его подготовку и оформление акта. Нужно отметить, что все необходимые процедуры были выполнены.
3. Отмечается период, в течение которого оборудование будет находиться на консервации.
4. Стоит указать документ, который стал основанием для составления этого акта.

Как правило, таких сведений вполне достаточно для оформления основной части. Хотя при желании ответственные лица могут внести и дополнительные сведения. Например, можно указать первоначальную стоимость устройства, сумму расходов, которые может понести предприятие. Если были какие-то затраты на выполнение действий по проверке оборудования, их также необходимо указать в акте. Завершающим этапом является проставление подписей. Так, здесь указываются члены комиссии. Отмечаются их должности, проставляются подписи с расшифровками. Свой автограф должен поставить и председатель комиссии.

Образец

Скачать бланк и образец

• Бланк
• Образец

Типичные ошибки при заполнении документа

Конечно, ошибки могут быть разными. Но практика показывает, к наиболее популярным из них относятся:

• указание сведений при помощи простого карандаша;
• дописывание информации другим шрифтом или почерком;
• числа, указанные прописью, не соответствуют цифрам;
• используются разные чернила;
• не указывается дата оформления акта;
• название организации указано неправильно;
• документ подписывается сотрудником, у которого нет на это полномочий;
• разные листы отличаются качеством бумаги;
• ярко выраженные механические повреждения, которые приводят к умышленному состариванию акта;
• элементарные орфографические ошибки.

Нельзя однозначно сказать, что документ с такими ошибками всегда будет недействительным. Но нужно понимать, обычно проверяющие инспекторы уделяют этим ошибкам особое внимание. Например, не исключено, что в акт внесены изменения, о которых ответственные лица не знают. А при помощи искусственного состаривания можно «замаскировать» какие-то важные сведения. Если инспектор придет к выводу, что акт заполнен неправильно, налоговая служба откажется уменьшить налоги.

Если в документе все-таки была допущена какая-то ошибка, можно приступить к заполнению нового документа. Также разрешено воспользоваться стандартной процедурой внесения исправлений. Однако этот факт должен быть подтвержден подписями всех членов комиссии.

В каких случаях можно провести консервацию?

Консервация нужна, когда основное средство временно не эксплуатируется по различным причинам. Приведем примеры.

Завершились сезонные работы, а потому оборудование перестает эксплуатироваться до следующего сезона. Например, организация использует зимой снегоуборочное оборудование. Так как летом оно не используется, актуальной становится консервация.

Временный простой на предприятии. К примеру, на производство поставили недостаточное количество сырья. До поставки сырья в полном объеме эксплуатация оборудования приостанавливается.

В связи с недостатком средств и экономической неэффективностью были проведены сокращения. К примеру, закрылся цех.

ОС сломалось и было переведено на ремонт.

Документальное оформление консервации

Обязательное условие для признания расходов на проведение консервации при исчислении налога на прибыль – правильное документальное оформление.

Решение о консервации оформляется приказом руководителя организации. В приказе нужно указать срок консервации и перечислить мероприятия (например, транспортировка), которые нужно провести для перевода ОС на консервацию.

Затем проводится инвентаризация основных средств.

После инвентаризации нужно составить акт о переводе ОС на консервацию. Акт о переводе основных средств на консервацию оформляется в произвольной форме, подписывается членами комиссии и утверждается руководителем организации. В акте отражается экономическая целесообразность консервации объекта основных средств.

В акте должны быть указаны:

• ОС, переведенные на консервацию;

• дата перевода ОС на консервацию;

• затраты на проведение консервации.

Этот акт является первичным документом для того, чтобы учесть затраты на консервацию в расходах и приостановить начисление амортизации по ОС, переведенным на консервацию больше, чем на три месяца.

В бухгалтерском учете переведенный на консервацию объект продолжает числиться в составе ОС.

Амортизация основного средства в период консервации

По ОС, законсервированному на три месяца или меньше, амортизация в период консервации начисляется в обычном порядке.

По ОС, законсервированному на срок более трех месяцев с первого числа месяца, следующего за месяцем перевода на консервацию, начисление амортизации прекращается.

Период, в течение которого имущество находится на консервации (даже если он превышает трехмесячный период), не повлияет на срок его полезного использования относительно бухгалтерского учета.

После расконсервации объектов начисление амортизации можно продолжать в прежнем порядке вплоть до полного погашения их стоимости.

Таким образом, с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором ОС расконсервировано, начисление амортизации возобновляется в той же сумме, что и до консервации.

НДС

Если ОС используется в деятельности, облагаемой НДС:

• «входной» НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным для консервации ОС, принимается к вычету (п. 1 ст. 172 НК РФ);

• ранее принятый к вычету «входной» НДС по ОС, переведенному на консервацию, не восстанавливается.

Налог на имущество

В период консервации стоимость ОС не исключается из базы по налогу на имущество (независимо от того, как исчисляется налог — исходя из кадастровой или балансовой стоимости) (п. 1 ст. 374, п. п. 1, 2 ст. 375 НК РФ).

Исключение может быть в том случае, если законом субъекта РФ предусмотрено освобождение от налога законсервированных ОС и организация выполняет условия предоставления этой льготы.

Налог на прибыль

Во внереализационных расходах учитываются затраты (пп. 9 п. 1 ст. 265 НК РФ):

• на консервацию — на дату утверждения руководителем организации акта о консервации;

• на содержание законсервированных ОС (включая ремонт и охрану) — на последнее число месяца, в котором эти затраты понесены;

• на расконсервацию — на дату утверждения руководителем организации акта о расконсервации ОС.

Налог на имущество со стоимости законсервированных ОС, учитывается в прочих расходах (пп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По ОС, законсервированному на три месяца или меньше, амортизация в период консервации начисляется в обычном порядке.

По ОС, законсервированному на срок более трех месяцев (п. 2 ст. 322 НК РФ):

• с первого числа месяца, следующего за месяцем перевода на консервацию, начисление амортизации прекращается;

• с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором ОС расконсервировано, начисление амортизации возобновляется в той же сумме, что и до консервации.

Сроки представления отдельными лицами консолидированной бюджетной отчетности в 2023 году установлены Приказом Казначейства России от 22.08.2022 N 24н. Также см. дополнительные критерии по раскрытию информации при составлении и представлении в 2023 году бюджетной отчетности, консолидированной бюджетной отчетности и консолидированной бухгалтерской отчетности.

Применяется:

— при ведении бюджетного учета уполномоченной организацией в рамках переданных по решению Правительства России полномочий отдельных федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений — с 1 января 2022 года;

— при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений в случаях, предусмотренных учетной политикой субъекта учета (единой учетной политикой при централизации учета), — с 1 января 2023 года либо до указанного срока

Утверждена — Приказом Минфина РФ от 15.04.2021 N 61н

Скачать форму акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств:

— в MS-Excel

Образец заполнения акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств >>>

Материалы по заполнению акта о консервации (расконсервации) объекта основных средств:

— Приказ Минфина РФ от 15.04.2021 N 61н

— Готовое решение: Как учреждению заполнить акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)

—————————————-