Инструкция по перерегистрации ккт в связи с заменой фн

Перерегистрация онлайн-кассы при замене ФН

Фискальный накопитель — это оборудование, установленное внутри онлайн-кассы. Внешне ФН похож на небольшую серую коробку. Фискальный накопитель должен присутствовать в кассе, чтобы ФНС могла получать фискальную информацию о торговых операциях. Функции ФН: запись операций, проверка их подлинности, зашифровка и передача оператору фискальных данных. ОФД отправляет фискальные данные в ФНС.

Именно за счет фискального накопителя обычная касса превращается в электронную. ФН при регистрации оказывается привязанным к кассе, в которую он установлен. Кассовый аппарат и фискальный накопитель регистрируются в ФНС. Аппараты связаны с личным кабинетом бизнесмена, чтобы налоговая знала, откуда поступают данные. Именно поэтому при переустановке фискального накопителя в чужую кассу, она оказывается нерабочей. Размер фискального накопителя составляет 9 кубических сантиметров. Чаще всего срок действия ФН – ограниченный, 13 месяцев. Чтобы касса продолжала работать, нужно заменить фискальный накопитель. Для этого необходимо обратиться в центр техобслуживания или поменять ФН вручную, но тогда ответственность за работоспособность накопителя останется на мастере.

Конечно, чаще всего фискальный накопитель требует замены из-за истечения срока действия. Но иногда выйти из строя ФН может по другим поводам.

Если срок действия устройства истек, нужно посмотреть срок действия фискального накопителя в личном кабинете на портале ФНС или запросить информацию у оператора фискальных данных. Иногда данные о сроке указываются в интерфейсе ККТ.

Срок окончания действия фискального накопителя можно посмотреть в личном кабинете в ФНС

Технические специалисты скорее всего посоветуют скорее поменять фискальный накопитель, а не ждать пока касса откажется работать.

Если срок действия фискального накопителя истек неожиданно, смена, открытая на кассе, оказывается незакрытой. Закрыть ее обычным способом не получится, потому что ФН вышел из строя. Если ФН приобретен на 13 месяцев, то лучше менять на новый в первых числах последнего месяца.

Фискальный накопитель может перестать работать, потому что у него закончилась память, потому что это ограниченный ресурс. Объем памяти может быстро закончиться, если совершается большое количество операций и размер данных велик. Специалисты по техобслуживанию считают, что некоторым предпринимателям ФН хватает только на шесть или восемь месяцев. Когда аппарат выдает ошибку и прекращает работать, скорее всего, ресурс памяти исчерпан. Фискальный накопитель придется менять.

Если онлайн-касса перестала отправлять фискальные данные из-за поломки ФН, нужно приобретать новый. Добросовестный производитель фискального оборудования может вернуть средства за покупку товара, если он оказался бракованным, поэтому все-таки стоит к нему обращаться в случае поломки ФН.

Если у компании изменился ИНН, то использовать существующий ФН нельзя, потому что оборудование привязано к номеру налогоплательщика.

Сейчас на рынке более пятнадцати моделей фискальных накопителей. Срок их действия колеблется с 13 до 36 месяцев. ФН надо выбирать в зависимости от деятельности компании и системы налогообложения. Существуют две версии накопителей: 1.0 и 1.1. Вторая — новая, поддерживающая современные форматы отчетности.

Накопители продаются производителями, региональными партнерами, а также в центрах техобслуживания онлайн-касс. Приобрести можно и с рук. В этом случае нужно убедиться, что это устройство не было использованным, не зарегистрировано в ФНС, иначе его нельзя использовать. Для это нужно проверить заводской номер на портале налоговой. Фискальный накопитель должен продаваться вместе с паспортом. Если ФН окажется неисправным из-за ошибки производителя, его можно заменить с помощью документов.

«Экземпляр ФН включен в реестр ФН, зарегистрирован в налоговых органах» означает, что устройство – новое.

• Для перерегистрации онлайн-кассы при замене ФН нужно отправить данные и снять отчет о закрытии накопителя.



• Нужно отправить все документы, потому интернет должен быть подключен в процессе.

Далее необходимо снять отчет о ФН, выбрав функцию «Закрыть архив фискального накопителя». Касса в этом случае выводит отчет о закрытии ФН. Этот документ нужно сохранять, он понадобится налоговой, чтобы завершить процесс перерегистрации кассы.

Фискальный накопитель после этой процедуры работать перестанет, его потребуется заменить.



Сохранить отчет о закрытии ФН

• Далее нужно заменить фискальный накопитель: поменять накопитель самостоятельно или заплатить техспециалисту.

Перед началом замены надо проверить на гарантии касса или нет. Как правильно заменять фискальный накопитель прописано в руководстве по эксплуатации.

Старый фискальный накопитель предприниматель обязан хранить в течение пяти лет, его выкидывать нельзя.

• Перерегистрировать кассу

Нужно зайти в настройки кассы или открыть программу, с помощью которой регистрировалась касса. Выбирать функцию «Перерегистрировать кассу с заменой ФН».

Там нужно указать ИНН и регистрационный номер. Если в этих данных допустить ошибку при вводе, фискальный накопитель заблокируется и придется покупать новый.

После ввода информации и проверки надо напечатать отчет о перерегистрации кассы, нажав кнопку «Начать отчет о перерегистрации с заменой ФН».



Отчет нужен для ФНС, чтобы завершить процесс перерегистрации кассы

• Уведомить ОФД о замене фискального накопителя, отправив в ФНС заявление о перерегистрации кассы максимум на следующий день. Чтобы подать заявление лично, нужно скачать форму заявления на сайте ФНС, заполнить и распечатать, отнести в любое отделение инспекции, приложив отчет о закрытии ФН и о перерегистрации онлайн- кассы. Если бизнесмен хочет отправить заявление онлайн, то должен прикрепить квалифицированную электронную подпись. Далее в личном кабинете выбрать причину перерегистрации: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой ФН». И заполнить форму. После этого введисти данные с отчета о закрытии ФН и заполнить информацию о новом устройстве. Далее подписать и отправить.

Спустя несколько минут ФНС вышлет ответ. Проверка пройдена, то в графе со статусом появится надпись: «Ожидается отчет о перерегистрации ФН». Сюда нужно ввести информацию с отчета о перерегистрации.

Если все заполнено верно, касса перерегистрируется.

Функция «Учет контрольно-кассовой техники»

Выбрать «Перерегистрировать»

Краткое резюме по замене ФН:

1. Поменять ФН можно вручную или в центре технического обслуживания.
2. При самостоятельной замене, вскрывая корпус кассы, важно не потерять гарантию производителя.
3. Если указан неправильный ИНН и регистрационный номер, фискальный накопитель перестанет работать навсегда.
4. Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее чем на следующий рабочий день после замены накопителя.
5. Для завершения перерегистрации, налоговой требуются данные отчетов о закрытии накопителя и перерегистрации онлайн-кассы.
6. Хранить старый фискальный накопитель нужно обязательно в течение пяти лет.

Читатель Андрей пишет: «Мой цветочный магазин переехал в другое место. Мне надо из-за этого перерегистрировать кассу, которая там была, или нет? И как это сделать?»

У каждой причины есть свой код, об этом мы расскажем в следующем разделе.

Если меняются данные, которых в регистрационной карточке ККТ нет, кассу перерегистрировать не нужно. Например, если у компании или ИП изменилась система налогообложения, ставка НДС или сменился кассир. В этих случаях достаточно изменить настройки на кассе и сформировать на ней отчет об изменении настроек.

Заявление на перерегистрацию можно подать лично в любое отделение налоговой, через личный кабинет юрлица или ИП на сайте налоговой или в личном кабинете ОФД. Подать заявление нужно не позже, чем на следующий рабочий день после изменений.

Если подписи нет, придется идти в отделение налоговой и подавать документы на бумаге.

Дальше мы дадим пошаговый план, как подать заявление на перерегистрацию ККТ в отделении налоговой и онлайн на сайте налоговой.

Разберем, как подать заявление лично в отделении налоговой.

Шаг 1. Заполните заявление о перерегистрации.

В заявлении нужно заполнить все сведения, которые у вас есть. Если каких-то сведений нет и остаются пустые графы или поля, в них проставляется прочерк.

В таблице написали причины регистрации, их описание и коды этих причин в заявлении на перерегистрацию.

Нельзя одновременно указать переход ККТ в режим передачи фискальных данных в налоговую инспекцию в электронной форме и выход из этого режима — это пункты 5 и 6 в форме заявления. Остальные причины можно указывать в одном заявлении.

Шаг 2. Подайте заявление в налоговую лично. Если все верно, налоговая примет заявление и поставит печать.

Шаг 3. Получите новую карточку регистрации ККТ. Сотрудник налоговой выдаст ее сразу после перерегистрации.

Изменить сведения в карточке регистрации ККТ можно онлайн и без визита в отделение — на сайте налоговой. Для работы на этом сайте вам потребуется КЭП — квалифицированная электронная подпись. Без нее подать заявление онлайн не получится.

Шаг 2. Выберите кассу, которую нужно перерегистрировать. ИП нужно нажать на строку с данными о кассе. Компании — на регистрационный номер кассы в графе «РН ККТ».

Шаг 3. Откроется окно с подробной информацией об онлайн-кассе. В этом окне нажмите кнопку «Перерегистрировать».

Шаг 4. Откроется окно «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники». Из списка выберите причину перерегистрации онлайн-кассы. Например, «Перерегистрация ККТ в связи с изменением адреса и места установки».

Нажмите «Далее» и впишите новый адрес, где будет находиться касса.

Шаг 5. После того как заполнили заявление, нажмите «Подписать и отправить».

Шаг 6. Когда налоговая обработает заявление, в разделе с кассами в вашем личном кабинете появится статус «ККТ перерегистрирована».

Шаг 7. Новая карточка о регистрации ККТ автоматически появится в вашем личном кабинете.

При замене фискального накопителя процесс другой — вы уже не просто изменяете информацию в карточке, а регистрируйте другое устройство.

Шаг 1. Закройте смену на кассе. Убедитесь, что все фискальные документы с кассы переданы в ОФД: в отчете «О закрытии смены» в поле «Количество непереданных ФД» должно быть пусто.

Шаг 2. Сформируйте на кассовом аппарате «Отчет о закрытии фискального накопителя» — как это сделать, сказано в инструкции производителя кассы.

Если отчет сформировать не получилось из-за того, что фискальный накопитель сломан, все равно переходите к следующему шагу. В конце инструкции мы расскажем, что делать со сломанным фискальным накопителем.

Шаг 3. Установите новый фискальный накопитель.

Шаг 4. Сформируйте отчет «Об изменении параметров регистрации (или фискализации)». Это тоже есть в инструкции к вашей кассе.

После этого вам надо перерегистрировать саму онлайн-кассу. Дальше процесс будет отличаться в зависимости от того, будете вы это делать в отделении налоговой лично или на сайте с помощью КЭП.

Если подаете заявление на перерегистрацию кассы онлайн, перейдите к шагу 5а.

Если подаете заявление лично в отделении налоговой, перейдите в шагу 5б.

Шаг 5а. Перерегистрируйте кассу так же, как в случае, когда меняются сведения в карточке ККТ:

1. В своем личном кабинете на сайте налоговой зайдите в раздел, где хранятся сведения о ваших кассах.

2. Выберите кассу, которую хотите перерегистрировать.

3. В окне с подробной информацией выберите «Перерегистрировать».

4. В окне «Заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники» выберите причину: «Перерегистрация ККТ в связи с заменой фискального накопителя».

5. Укажите данные из отчета «О закрытии фискального накопителя», который вы сформировали на своей кассе, когда меняли фискальный накопитель: ​дату и время, номер фискального документа, фискальный признак.

Если фискальный накопитель сломан, поставьте галочку в чекбоксе «ФН неисправен, предоставить отчет о закрытии ФН невозможно»:

6. Укажите реквизиты из отчета «Об изменении параметров регистрации», который вы тоже сформировали на кассе при смене фискального накопителя. Это дата и время, номер фискального документа, фискальный признак:

7. Нажмите «Выбрать модель ФН»:

Выберите из предложенного списка модель вашего нового фискального накопителя и укажите его заводской номер. Номер можно посмотреть в документах к накопителю.

Если представлены недостоверные сведения или фискального накопителя нет в реестре, налоговая откажет в перерегистрации.

Шаг 5б. Если вы будете менять данные в отделении, процесс другой.

Заполните заявление на перерегистрацию кассы:

1. Поставьте «1» в блоке под цифрой 4 в разделе «Код причины перерегистрации». Это значит, что вы перерегистрируете кассу из-за замены фискального накопителя.

2. В разделе 1 в строках 030 и 040 впишите наименование нового фискального накопителя и его заводской номер.

3. Заполните раздел 4 — впишите данные из отчетов о закрытии фискального накопителя и изменении параметров фискального накопителя.

Если накопитель сломан и отчет о закрытии получить не удалось, в разделе 4 в строке 180 поставьте «1». Подраздел 4.2 «Сведения из отчета о закрытии фискального накопителя» заполнять не нужно.

4. Заполните остальные разделы заявления так же, как и при первичной регистрации ККТ.

5. К заявлению приложите отчет о закрытии фискального накопителя, если он есть, и отчет об изменении параметров фискального накопителя.

6. Если все верно, налоговая примет заявление и перерегистрирует онлайн-кассу.

Шаг 6. После подачи заявления или перерегистрации на сайте налоговой, вам придет новая карточка регистрации ККТ.

Если фискальный накопитель сломан и отчет сформировать не удалось:

Закон 54-ФЗ в обязательном порядке требует использовать фискальный накопитель (ФН) при работе с онлайн-кассой. ФН – это память кассы. Он хранит информацию в зашифрованном виде о каждой продаже, обрабатывает ее и передает в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Фискальный накопитель имеет ограниченный срок действия и ограниченный объем памяти, поэтому периодически устройство меняют. Звучит просто, но есть нюанс – действовать надо заранее. Как только ФН перестанет работать, не будет работать и касса, и у вашего бизнеса появятся проблемы. Ведь замена ФН всегда сопровождается процессом перерегистрации ККТ.

Давайте разберемся, в каких случаях и как правильно менять ФН.

Причины замены и перерегистрации фискального накопителя

Итак, перечислим возможные причины замены ФН:

1. Истек срок службы ФН. Срок работы ФН всегда ограничен по времени – 13, 15 или 36 месяцев. Срок службы вашего ФН указан в паспорте устройства (выдается при покупке). Также его должен сообщить продавец кассы или компания, которая проводила регистрацию кассы в ФНС.

2. Переполнена память ФН. Память ФН рассчитана на определенное количество фискальных документов и зависит от срока службы. Она может закончиться раньше даты завершения работы ФН, поэтому существует вероятность замены устройства раньше срока.

3. Изменились данные владельца (ИНН). Если вы открываете новое юрлицо (новую фирму) и хотите оставить старую ККТ, придется проводить замену ФН.

4. Ошибка при регистрации ККТ. Если проводите регистрацию самостоятельно, следите внимательно за тем, какие данные вы вводите. Старайтесь не допустить ошибку в поле ИНН. Иначе вам придется заново купить новый накопитель и перерегистрировать кассу.

5. Заводской брак. В этом случае необходимо обратиться к производителю ФН, чтобы провести экспертизу и сохранить данные с нерабочего ФН.

6. Поломка ФН. ФН сломался физически и перестал работать (сгорел, залит соком, на него что-то упало и т. д.).

Как правило, главными причинами являются первые два пункта.

Если изменились данные, внесенные в карточку регистрации ККТ (например, название организации, адрес установки ККТ), произошла смена оператора фискальных данных или переход на другой режим работы (например, автономный), то ФН менять не надо. Достаточно перерегистрации ККТ вместе с ФН.

Действия перед заменой ФН

Перед тем как приступить к замене накопителя убедитесь в двух моментах:

Во-первых, что замена ФН необходима. В большинстве случаев кассовый аппарат сам напоминает владельцу о замене фискального накопителя с помощью соответствующих уведомлений. Если такого нет, то проверьте самостоятельно, когда точно заканчивается срок действия вашего ФН и сколько в нем еще свободной памяти:

• в ЛК налогоплательщика или ЛК ОФД,

• либо на самой кассе с помощью отчета о закрытии смены. В нем появятся сообщения: «Ресурс ФН менее 30 дней» или «Память ФН заполнена» (если занято 99%).

Во вторых, что касса с вашим регистрационным номером не снята с учета в ФНС. Для этого загляните в ЛК ФНС на сайте nalog.ru или сюда. Такое может произойти, если срок действия ФН давно закончился, и касса не использовалась долгое время.

Замена ФН. Пошаговая инструкция

Обозначим основные шаги процедуры замены ФН:

1. Покупка ФН.

2. Закрытие архива старого ФН.

3. Замена старого ФН на новый.

4. Активация нового ФН.

5. Перерегистрация ККТ в ФНС.

Какую бы модель кассового аппарата вы не использовали, схема будет единой.

Далее опишем каждый шаг подробно.

Покупка ФН

При покупке накопителя обращайте внимание на срок действия (13, 15 или 36 месяцев). Выбор зависит от системы налогообложения и особенностей работы.

Накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев используется при оказании услуг и плательщиками, применяющими УСН, ЕСХН и ПСН. Организации и ИП, которые торгуют подакцизными товарами, имеют сезонный (временный) характер работы, одновременно применяют УСН или ПСН и общий режим налогообложения, а также работают на автономной кассе, вправе использовать ФН с любым сроком действия.

О том, как выбрать фискальный накопитель, читайте здесь.

Поэтому покупать надо только модель ФН-1.1М. Другие модели с этой даты недействительны.

Закрытие архива старого ФН

Прежде чем физически извлечь старый накопитель из кассы, необходимо закрыть смену. Убедитесь, что все чеки с кассы переданы в ОФД. Проверить наличие неотправленных фискальных документов можно с помощью Z-отчета, который формируется при закрытии смены. При корректной синхронизации с ОФД, в строке Непереданных ФД значение должно быть равно нулю.

Далее в кассовом оборудовании надо сформировать отчет о закрытии ФН. Для этого перейдите в настройки кассы, выберите пункт меню «оборудование» и нажмите «закрыть архив ФН». Важно! Данное действие является необратимым. Подтверждением того, что все прошло благополучно, станет чек с названием «отчет о закрытии ФН». Отчет автоматически отправится в ОФД, дождитесь его появления в ЛК.

Описание процедуры вы найдете в инструкции производителя ККТ.

Замена старого ФН на новый

После закрытия архива отключите питание кассы и переходите к физическому извлечению старого ФН. Законодательство не запрещает пользователям делать это самостоятельно. Как правило, ФН расположен удобно для извлечения.

Редко, но бывает, что касса опломбирована. В этом случае вам надо иметь специальное разрешение на ее вскрытие, иначе вы потеряете гарантию на кассовый аппарат, если она у вас есть.

Процесс замены ФН прописан в руководстве по эксплуатации вашей модели кассы. При желании, обратитесь к техническому специалисту.

Важно! Ни в коем случае не выбрасывайте старый ФН. В соответствии с п.2 ст.5 ФЗ-54 пользователь обязан обеспечить сохранность накопителя в течение 5 лет с момента окончания его использования в составе ККТ. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать ФН для проверки.

Активация нового ФН

Следующий шаг – активация нового ФН. Для этого вы открываете смену и переходите в настройки кассы. Выбираете подпункт «оборудование», далее опцию «по сценарию перерегистрации с заменой», вносите по порядку изменения сведений относительно ФН и нажимаете ОК.

В результате ККТ выдаст вам чек о перерегистрации (иначе – отчет «об изменении параметров регистрации»), данные которого необходимо сообщить в налоговую.

Перерегистрация ККТ в ФНС

И, наконец, финишная прямая – формирование заявление о перерегистрации ФН в налоговой, или иначе, о перерегистрации кассы по причине замены ФН. У вас есть два варианта:

• подготовить заявление через ЛК налогоплательщика на сайте налоговой,

• либо через ЛК на сайте ОФД.

В обоих случаях для подписания документа в обязательном порядке потребуется действующая квалифицированная электронная подпись. Если у вас нет ЭЦП, то все подробности ее получения можно узнать из нашей статьи.

Перейдем к заполнению заявления. Ваши действия в личном кабинете (ЛК) ФНС:

Заходите в ЛК, выбираете пункт меню «мои кассы» (либо «учет ККТ»), выбираете нужную кассу, нажимаете кнопку «перерегистрировать» и начинаете заполнять:

1. Указываете причину перерегистрации. В данном случае – «в связи с заменой ФН».

2. Во втором пункте заявления заполняете сведения из чека о закрытии ФН: дата и время получения фискального признака, номер фискального документа, фискальный признак. В части отчета об изменении параметров перерегистрации возьмите данные из чека о перерегистрации кассы. Также здесь необходимо указать новые сведения о накопителе (модель ФН).

3. В завершении подпишите и отправьте заявление – кнопка для этого так и называется «подписать и отправить».

Если проведение перерегистрации прошло удачно, то через некоторое время вам придет ответ из налоговой – новая электронная карточка регистрации ККТ. Далее не забудьте подтвердить, что карточка ККТ получена, нажав на соответствующую строку в ЛК. И только после перерегистрация будет завершена.

При отказе карточку регистрации придется дорабатывать. Кассой можно будет пользоваться, когда налоговая примет исправления.

Пользователи кассы Лайтбокс могут перерегистрировать ККТ в ФНС через интерфейс кассы. Подробно об этом читайте здесь.

Если вы решили подать заявление через ЛК ОФД, то:

1. Зайдите в ЛК, выберите вкладку «кассы», выберите нужную кассу, нажмите кнопку «перерегистрировать в ФНС».

2. Далее вы указываете код налоговой (ИФНС), причину перерегистрации (замена ФН), вносите сведения о новом ФН (модель и заводской номер), нажимаете кнопку «отправить заявление в ФНС».

3. Через некоторое время после отправки данных вам придет уведомление из налоговой. Чтобы завершить перерегистрацию, в нем вас попросят внести данные из чека о закрытии ФН, а также данные из чека о перерегистрации.

Заявление о перерегистрации кассы нужно отправить не позднее, чем на следующий рабочий день после замены ФН.

Чем грозит работа на кассе с просроченным ФН?

Если вовремя не заменить ФН, налоговая может оштрафовать предпринимателя по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ – за неприменение онлайн-кассы. Штраф составит:

• для ИП – от четверти до половины суммы расчета, но не менее 10 тысяч рублей,

• для юридических лиц – не менее 30 тысяч рублей.

При повторном нарушении и сумме расчетов более 1 млн рублей: для ИП и юрлиц – приостановление деятельности до 90 суток.

Также, если использовать ККТ без ее перерегистрации, можно нарваться на штраф за нарушение выполнения требований к онлайн- кассе (п. 4 ст. 14.5 КоАП РФ):

• для ИП – от 1,5 до 3 тысяч рублей,

• для юридических лиц – от 5 до 10 тысяч.

Почему предприниматели выбирают для работы кассу Лайтбокс?

Многие предприниматели выбирают кассу Лайтбокс как доступную и современную кассовую технику, которая не требует в дальнейшем каких-либо вложений.

• Здесь есть предложения по рассрочке и аренде. Услуги по регистрации кассы в ФНС и подключение к ОФД.

• Кассы Лайтбокс бесплатно и автоматически обновляются под любые изменения закона и могут работать в офлайн-режиме.

• Есть функция экономия чековой ленты. Вы можете отменить печать бумажного чека, если покупателю он не нужен, или включить функцию экономию чековой ленты, чтобы на бумажном чеке реквизиты были размещены компактно и он стал короче.

• В кассы встроен функционал по приему безналичных переводов через Систему быстрых платежей (СБП). Комиссия здесь ниже, чем по эквайрингу – всего 0,4%-0,7%. Не нужно покупать терминал эквайринга, а платежи поступают на ваш расчетный счет за 15 секунд.

• Товарный учет в кассу Лайтбокс уже встроен, поэтому вам не придется подключать отдельный сервис для этого.

• Функционал в кассах Лайтбокс гораздо шире, чем требует 54-ФЗ. Он доступен даже в базовом тарифе.

• Круглосуточная техподдержка.

Хотите узнать подробнее про кассы Лайтбокс? Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами в ближайшее рабочее время.

Оставить заявку

Дата публикации: 10.09.2021

Замена фискального накопителя и перерегистрация кассы

29 января 2019

Осуществите замену фискального накопителя (ФН), если срок его действия или объем памяти подошел к завершению.
При этом необходимо учитывать, что замена ФН сопровождается процессом перерегистрации кассы (ККТ).

Осуществить перерегистрацию ККТ возможно одним из способов:

• Через личный кабинет Федеральной налоговой службы (ФНС);
• Через личный кабинет «Первый ОФД».

Для осуществления перерегистрации ККТ вам понадобится КЭП (ЭЦП)

Основные шаги процесса замены ФН на ККТ:

1. Убедитесь в необходимости замены ФН, узнав срок окончания действия ФН на кассе;
2. Убедитесь, что касса с вашим регистрационным номером (РНМ) состоит на учете в ФНС (во избежание потери ФН в случае снятия в ФНС ККТ с учета в одностороннем порядке);
3. Убедитесь, что отчёт о закрытии архива ФН отправлен в ОФД (присутствует в личном кабинете ОФД)
4. Приобретите новый ФН;
5. Сформируйте «Отчет о закрытии фискального накопителя», используя инструкцию, соответствующую Вашей модели кассы;
6. Замените старый ФН на новый;
7. Сформируйте «Отчет об изменении параметров регистрации» на ККТ.

Примечания:

1. Проверить, не снята ли ККТ с учета в ФНС в одностороннем порядке, можно в ЛК ФНС. Если срок действия ключей фискального признака в ФН давно истёк, и касса длительное время не использовалась, ФНС могла снять ККТ с налогового учёта в одностороннем порядке. В случае если касса оказалась снята с учёта, необходимо произвести процедуру регистрации с получением нового РНМ;
2. На данный момент перерегистрация кассы через ОФД возможна только по причине замены ФН;
3. Замена ФН производится до окончания его срока действия или объема памяти, потому что после этого события ФН блокируется и не дает сформировать на кассе «Отчет о закрытии фискального накопителя»;
4. Перерегистрируемая касса обязательно должна быть зарегистрирована, активирована и находиться в режиме онлайн передачи данных в личном кабинете «Первый ОФД» (ЛК ОФД);
5. Перерегистрировать кассу, работающую в автономном режиме, а также со сломанным или утраченным ФН возможно только самостоятельно  через официальный сайт ФНС (www.nalog.ru).

Предварительные действия:

1. Выяснить срок действия ФН.

Информация об окончании срока действия ФН в ЛК ОФД можно просмотреть:

• В разделе  «События» в шапке сайта или на странице «Все события»;

• Во вкладке «Статусы ФН» красным цветом выделены ФН, у которых срок действия менее 3 дней или его наполненность более 90%.  Также в этой вкладке можно просмотреть все ФН, подлежащие замене в ближайшее время, при выставлении соответствующих фильтров: «Ресурс ФН менее 3 дней», «ФН заполнен более 90 %» или указав дату окончания срока действия ФН в фильтре «Дата окончания действия ФН».

Если в ЛК ОФД отсутствуют данные по ФН, то для их указания выставите значок в чек-боксе напротив нужной кассы. Затем справа от чек-бокса «Выбрать все» укажите дату регистрации и срок действия ФН (количество месяцев работы ФН), далее нажмите «Применить»;

1. Приобрести новый ФН.

В зависимости от типа Вашего бизнеса и количества пробиваемых чеков в день выберите в магазине «Первый ОФД» на странице «Фискальные накопители» (https://shop.1-ofd.ru/collection/fiskalnye-nakopiteli) накопитель с определенным сроком действия, объемом памяти, а также совместно с тарифом ОФД или без него.

Ознакомьтесь с описанием, характеристиками и отзывами, а также сравните интересующие ФН. Ознакомьтесь со статьей «Какой фискальный накопитель выбрать» (https://www.1-ofd.ru/kakoy-fiskalnyy-nakopitel-vybrat), чтобы не ошибиться с правильностью выбора накопителя. Разобраться в особенностях товара и посчитать его доставку  помогут специалисты «Первый ОФД». Обратиться к ним за помощью можно посредством чата, электронной почты, заказав обратный звонок. Данные средства связи со службой поддержки  доступны на странице «Фискальные накопители».

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ через личный кабинет ФНС:

1. Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД;
2. Произведите физическую замену на кассе старого ФН на новый;
3. Отправьте отчёт об изменении параметров регистрации в ОФД. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится на «Ожидает подтверждение регистрации в налоговой службе», а статус успешной передачи отчёта в ФНС при этом будет отрицательным «красный круг». Это связано это с тем, что отчёт об изменении параметров регистрации получен ОФД и передан в ФНС быстрее, чем осуществляется подтверждение перерегистрации ФН из следующего пункта инструкции. На работу кассы это не влияет и нарушением не является;
4. На сайте nalog.ru в личном кабинете ФНС (ЛК ФНС) запустите процедуру перерегистрации в связи с заменой ФН. Внесите необходимую информацию из отчёта о закрытии ФН, и отчёта об изменении параметров регистрации. При использовании «облачной кассы», которая физически установлена в центре обработке данных (например, Атол Онлайн или Kit Online), данные о закрытии ФН и отчёт об изменении параметров возьмите из вкладки «Мониторинг касс» в ЛК ОФД;
5. После завершения процедуры перерегистрации в ЛК ФНС (перерегистрация подтверждена фискальным признаком из отчёта об изменении параметров регистрации, полученным от кассы) скачайте новую карточку регистрации с новым номером ФН;
6. При этом состояние кассы в ЛК ОФД изменится с «Ожидает подтверждение регистрации в налоговой службе» на «Зарегистрирована». При условии стабильной работы службы на стороне ФНС это происходит автоматически, даже если у пользователя отсутствует КЭП (ЭЦП) и он осуществляет перерегистрацию ККТ посредством личного обращения в налоговую инспекцию.

Пошаговая инструкция замены ФН и перерегистрации ККТ в ФНС через ОФД:

1. Произведите закрытие старого ФН на кассе. Для этого отправьте отчёт о закрытии ФН в ОФД. Затем найдите его в ЛК ОФД;
2. Далее в ЛК ОФД во вкладке «Управление кассами» установите флажок напротив нужной кассы и нажмите на кнопку «Регистрация в ФНС». В появившемся выпадающем меню выберите «Перерегистрировать».

Рисунок 80. Перерегистрация в ФНС зарегистрированной и активированной ККТ

1. Введите сведения в обязательные для заполнения поля, отмеченные звездочкой (*) на открывшейся странице «Перерегистрация ККТ в ФНС». Установите в поле «Причины перерегистрации ККТ» флажок «Замена фискального накопителя».

   Примечание: На данный момент в поле «Должность лица, подписавшего заявление» можно выбрать только «Генеральный директор» (для ЮЛ)/«Индивидуальный предприниматель» (для ИП). В поле «Методы перерегистрации в ФНС» можно выбрать только «Первый ОФД». Остальной функционал находится в разработке.

   Далее нажмите на кнопку «Создать». Для успешной подписи заявления для перерегистрации ККТ в ФНС установите плагин для работы с КЭП (ЭЦП). После чего подпишите и отправьте данное заявление. При этом перерегистрируемая касса будет иметь состояние в ФНС «Ожидается отправка». Если вы не зарегистрированы в Информационном реестре участников документооборота (ИРУД), то после подписания вами заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя будет происходить автоматическая регистрация в ИРУД. После завершения регистрации в ИРУД состояние ККТ сменится на «Заявление и отчет о закрытии ФН отправлены в ФНС».

   

2. После принятия ФНС на рассмотрение заявления на перерегистрацию ККТ совместно с отчетом о закрытии фискального накопителя состояние ККТ изменится на «Заявление принято на рассмотрение в ФНС»;
3. В случае отрицательного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь следующие состояния:
   • «Предоставьте отчет о закрытии ФН» — в случае отправки некорректно заполненного отчета о закрытии фискального накопителя. При получении данного ответа исправьте ошибки в отчете о закрытии ФН, подпишите его и отправьте его повторно;
   • «Отказ в приеме заявления о перерегистрации» — в случае неверно поданных данных в заявлении на перерегистрацию ККТ. При получении данного ответа начните процедуру перерегистрации ККТ вновь, исправив присланные ФНС замечания, указанные на странице настроек данной кассы или во вкладке «Документы»;
4. В случае положительного ответа от ФНС после рассмотрения заявления перерегистрируемая ККТ будет иметь состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации».
5. Замените на кассе старый ФН на новый;
6. Сформируйте отчет об изменении параметров регистрации на ККТ. Если касса подключена к интернету, то ОФД получит данный отчёт автоматически.
7. Далее в ЛК ОФД перейдите одним из способов к форме заполнения отчета об изменении параметров регистрации:
   • Со страницы настроек перерегистрируемой кассы, нажав в ней на кнопку «Предоставить отчет об изменении параметров регистрации»;

     

   • Перейдя в колонке «Состояние в ФНС» по ссылке «Отчет об изменении параметров регистрации» перерегистрируемой кассы во вкладке «Управление кассами».

     

   После этого откроется форма ввода данных в отчет об изменении параметров регистрации.

   

   Введите сведения во все обязательные для заполнения поля, отмеченные (*). Нажмите «Подписать». Далее осуществите подпись и отправку отчета;

8. После получения ФНС данного отчета ККТ примет состояние «Отчет об изменении параметров регистрации получен ФНС». После принятия данного отчета на рассмотрение в ФНС состояние ККТ изменится на «Отчет об изменении параметров регистрации принят на рассмотрение в ФНС».
9. После проверки отчета об изменении параметров регистрации на стороне ФНС и получении положительного ответа, ККТ перейдет в состояние «Зарегистрирована». При этом касса продолжит работать по ранее установленному тарифному плану. Сразу после перехода ККТ в данное состояние ОФД начнет передавать  сведения по данной кассе в ФНС.
10. При получении отрицательного ответа после рассмотрения отчета об изменении параметров регистрации в ФНС касса перейдет в состояние «Предоставьте отчет об изменении параметров регистрации». Исправьте недочеты в отчете, подпишите его и повторно отправьте в ФНС.

Что делать со старым ФН:

Старый ФН необходимо хранить в течение 5 лет и предъявить для проверки по требованию ФНС.