Инструкция по подключению онлайн кассы

В 2023 году использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны почти все организации и индивидуальные предприниматели, которые работают на территории России. Закон № 54-ФЗ обязывает продавцов применять онлайн-кассу для того, чтобы передавать покупателям бумажные и электронные чеки и отправлять данные о расчётах в ФНС и систему маркировки «Честный ЗНАК».

Подключить и настроить кассу можно удалённо, не покидая своего офиса. В этом вам поможет компания «Калуга Астрал» — сертифицированный оператор фискальных данных и продавец контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, как подключить онлайн-кассу дистанционно.

Шаг 1. Приобретите онлайн-кассу и фискальный накопитель

Сегодня на рынке представлено несколько типов онлайн-касс, каждый из которых обладает своими преимуществами:

• кнопочные автономные кассы позволяют выполнить только необходимый минимум операций: принять оплату от клиента, распечатать для него чек и передать фискальные данные в налоговую. Несомненный плюс ККТ этого вида — их низкая цена;
• встроенные в планшет смарт-терминалы обладают расширенным функционалом: с помощью правильно подобранного ПО пользователь сможет создавать карточки товаров, формировать отчёты о выручке, вести клиентскую базу;
• у фискальных регистраторов нет дисплея, и поэтому они работают только при подключении к компьютеру с товароучётной и кассовой программами. Этот тип ККТ подойдёт тем предпринимателям, которые хотят сэкономить на автоматизации своего бизнеса;
• облачная касса позволяет принимать оплату онлайн. Этот сервис пригодится интернет-магазинам и службам доставки.

Для хранения и передачи данных о расчётах в онлайн-кассу необходимо установить фискальный накопитель. Пользователи облачной кассы также обязаны оплатить его. Срок действия фискальных накопителей ограничен. Вы можете приобрести накопитель со сроком работы 15 или 36 месяцев.

Приобретайте онлайн-кассы и фискальные накопители из реестра контрольно-кассовой техники ФНС. Если устройства не включены в госреестр, сотрудники налоговой откажутся их регистрировать и использовать кассу будет невозможно.

Шаг 2. Подключите кассу к ПК и интернету

Онлайн-кассу потребуется подключить к компьютеру с помощью USB-кабеля. На ПК нужно установить драйвер для работы с ККТ. Как правило, необходимые драйверы записаны на загрузочный диск, который идёт в комплекте с кассой. Также нужное программное обеспечение можно скачать с сайта производителя.

Настроить для кассы интернет-соединение необходимо для того, чтобы продавец мог передавать сведения о расчётах через оператора фискальных данных в ФНС. Способ подключения кассы к интернету зависит от выбранной модели ККТ. Устройство можно подключить к модему или Wi-Fi-роутеру через USB или установить в кассу SIM-карту и использовать мобильный интернет.

Шаг 3. Выберите оператора фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) — это посредник между предпринимателем и Федеральной налоговой службой, без которого невозможна работа с онлайн-кассой. ОФД передаёт в налоговую всю информацию о расчётах на кассе. Заключение договора с ОФД — одно из требований закона № 54-ФЗ.

Обратите внимание на то, что оператор фискальных данных должен пройти аккредитацию в ФНС. Перечень сертифицированных операторов представлен на официальном сайте налоговой.

Многие ОФД предлагают пользователям различные инструменты для анализа фискальных данных. В Личном кабинете Астрал.ОФД представлена информация о выручке компании за разные отчётные периоды, а также сведения о сумме возвратов и размере среднего чека. У пользователя есть возможность выгрузить всю аналитику в формате XLS и продолжать работать с ней в Excel.

Шаг 4. Зарегистрируйте кассу в налоговой

Регистрация онлайн-кассы в ФНС также необходима, чтобы начать работу с устройством. Во время регистрации сотрудники налоговой фиксируют сведения о конкретной кассе, установленном в ней фискальном накопителе и пользователе, которому она принадлежит.

Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой можно при личном визите или удалённо. Во втором случае предпринимателю потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Выпустить УКЭП необходимо в удостоверяющем центре ФНС.
Подать заявление на удалённую регистрацию кассы можно на сайте налоговой, через портал «Госуслуги» или в Личном кабинете вашего оператора фискальных данных. Чтобы зарегистрировать ККТ дистанционно на сайте ФНС, необходимо:

1. Завести Личный кабинет юрлица или ИП на официальном портале налоговой. Для входа в Личный кабинет нужна УКЭП.
2. Заполнить заявление на регистрацию ККТ. В документе потребуется указать:
   • адрес установки кассы;
   • тип помещения, в котором будет использована касса (например, офис, квартира или склад);
   • модель и заводской номер кассы;
   • модель и заводской номер фискального накопителя;
   • название компании-оператора фискальных данных, с которой вы заключили договор;
   • особенности деятельности вашей компании: будет ли касса использована при продаже лотерейных билетов или приёме ставок, станете ли вы использовать её только в автономном режиме.
3. Подписать заявление с помощью УКЭП руководителя организации или индивидуального предпринимателя и отправить документ.
4. Дождаться проверки заявления в ФНС. Если все поля документа заполнены правильно, кассе присвоят регистрационный номер, который отобразится в Личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Этот номер потребуется на следующем этапе подключения кассы онлайн.

Как зарегистрировать онлайн-кассу для ООО и ИП

Применять онлайн-кассу на территории России обязаны почти все ИП и ООО. Послабления предоставляются лишь некоторым компаниям и предпринимателям на основании их местоположения, рода их деятельности и используемой ими системы налогообложения. Все исключения описаны в статье 2 закона № 54-ФЗ.

Регистрация онлайн-кассы для ООО и ИП происходит одинаково. В заявлении на регистрацию необходимо заполнить одни и те же графы: адрес установки ККТ, модели кассы и фискального накопителя, сведения об ОФД. Единственное различие состоит в том, что при регистрации ККТ для ИП на сайте ФНС необходимо использовать Личный кабинет индивидуального предпринимателя, а при регистрации кассы для ООО — ЛК для юридического лица.

Шаг 5. Проведите фискализацию кассы

Фискализация кассы необходима для того, чтобы завершить регистрацию устройства в ФНС. Провести фискализацию нужно в течение суток после получения регистрационного номера ККТ на сайте налоговой.

С помощью установленного на компьютере программного обеспечения или через интерфейс самой ККТ внесите в онлайн-кассу следующую информацию:

• регистрационный номер кассы;
• адрес, название и ИНН организации;
• данные пользователя кассы (сотрудника, от имени которого подали заявление на регистрацию);
• название ОФД и параметры подключения к нему.

Обратите внимание на то, что каждый аппарат имеет свои особенности настройки. Для успешного завершения регистрации рекомендуем обратиться за помощью к специалистам.

После ввода данных касса распечатает отчёт о проведённой регистрации. Войдите в Личный кабинет на сайте ФНС, откройте ваше заявление на регистрацию кассы и нажмите на кнопку «Завершить регистрацию». Вам потребуется внести ряд данных из распечатанного отчёта:

• номер отчёта;
• фискальный признак документа;
• время и дату подготовки отчёта.

После ввода этих сведений подпишите заявление с помощью УКЭП и отправьте его на проверку. В течение пяти дней после фискализации ККТ в вашем Личном кабинете на сайте ФНС появится карточка регистрации кассы.

Шаг 6. Зарегистрируйте кассу в ОФД

Информацию о регистрации кассы нужно внести в Личный кабинет сервиса ОФД. Как правило, потребуется ввести:

• регистрационный номер ККТ;
• код отделения ФНС;
• заводской номер кассы и её модель;
• заводской номер фискального накопителя и его модель;
• срок действия фискального накопителя;
• адрес установки ККТ.

После заполнения форму необходимо подписать с помощью УКЭП.

Шаг 7. Подберите дополнительное оборудование и расходные материалы

Расходные материалы потребуются для корректной работы любой онлайн-кассы: все типы касс (за исключением облачной) используют чековую ленту для печати фискальных документов. При покупке ленты обязательно обратите внимание на её ширину, чтобы расходники были совместимы с вашей ККТ.

Для считывания штрихкодов продукции при продаже товара на кассе или во время инвентаризации продавцу потребуется сканер кодов или терминал сбора данных. Печатать ценники лучше на специальном принтере для этикеток. Благодаря технологиям термической и термотрансферной печати, подготовленные этикетки останутся пригодными для использования в течение долгого времени.

За помощью в настройке оборудования вы можете обратиться к специалистам компании «Калуга Астрал». Наши сотрудники подключат и настроят принтер этикеток, платёжный терминал и любое другое дополнительное оборудование для успешной работы вашей торговой точки.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Большинство компаний и ИП должны использовать в своей работе онлайн-кассы. С помощью онлайн-касс регистрируют расчёты с покупателями, формируют чеки и передают данные в налоговую.

В статье даём инструкцию по подключению онлайн-касс. Она будет полезна всем компаниям и предпринимателям, которые делают это впервые.

• Что такое онлайн-кассы и кому нужно их устанавливать
• Что нужно для подключения онлайн-кассы
• Как подключить онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой

---

Онлайн-касса (или ККТ) — аппарат для расчёта с клиентами и учёта продаж. В ней есть специальный чип — фискальный накопитель, который сохраняет данные о расчётах, формирует чеки, шифрует и передаёт эти данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Подробнее об онлайн-кассах — как они работают, какие есть виды онлайн-касс и по каким критериям их выбирать — мы рассказали в этой статье Skillbox Media.

Онлайн-кассы должны использовать практически все предприниматели и юридические лица. Есть некоторые исключения — они перечислены в статье 2 №54-ФЗ. Например, ККТ могут не устанавливать:

• предприниматели на НПД;
• предприниматели на патенте по некоторым видам деятельности;
• компании и ИП, которые из-за условий работы не могут проводить расчёты с помощью ККТ — например, торгуют на рынках и ярмарках, оказывают услуги по присмотру за детьми и людьми с инвалидностью, продают газеты или мороженое в ларьках;
• компании и ИП, которые работают в отдалённых и труднодоступных местах.

Важно регулярно следить за обновлениями этого закона — исключения периодически отменяют.

Перед тем как подключать и регистрировать онлайн-кассу, нужно:

• выбрать и купить ККТ;
• выбрать и купить фискальный накопитель (ФН);
• получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Выбрать и купить онлайн-кассу. Подробнее о видах онлайн-касс и критериях их выбора мы говорили в этой статье. Например, перед покупкой важно учитывать вид бизнеса, количество товаров или услуг, число клиентов, условия торговли.

Производителя онлайн-кассы каждый бизнес выбирает по своим потребностям. Купить ККТ можно у ОФД, с которым бизнес планирует работать, у операторов сотовой связи, в онлайн-банке или напрямую у завода-изготовителя.

Важно проверить, чтобы выбранная модель была включена в реестр ФНС. В нём налоговая публикует данные о всех моделях онлайн-касс, которые соответствуют требованиям закона.

Выбрать и купить фискальный накопитель. Они различаются по сроку действия: 15 или 36 месяцев. После истечения этого срока нужно покупать новый ФН и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Выбор срока ФН зависит от вида бизнеса и применяемой системы налогообложения. Например, фискальные накопители на 15 месяцев должны использовать ИП и компании, если они:

• продают товары и работают на режиме ОСНО;
• продают подакцизные товары — например, алкоголь, табак, топливо, автомобили;
• ведут сезонные работы;
• используют ККТ в автономном режиме (не передают данные в ОФД) — например, бизнес, работающий на отдалённых и труднодоступных территориях;
• платёжные агенты: работают как посредники и принимают платежи от физических лиц (например, за услуги связи, интернета, ЖКХ и так далее).

ФН на 36 месяцев могут устанавливать:

• ИП и компании, которые работают на спецрежимах — УСН, АУСН, ЕСХН, ПСН — и не продают подакцизные товары;
• ИП и компании, которые работают на режиме ОСНО и предоставляют только услуги (не указана номенклатура с признаком «товар»).

Кроме сроков использования, фискальные накопители ограничены объёмом памяти. Если память заканчивается до завершения срока — например, когда у бизнеса большой поток клиентов, — ФН нужно также менять, а кассу — перерегистрировать.

Чаще всего фискальный накопитель покупают там же, где и онлайн-кассу.

Как и в случае с ККТ, важно проверить, чтобы выбранный фискальный накопитель был включён в реестр налоговой. Также можно воспользоваться сервисом «Фискальные накопители в реестре» — он позволяет проверить и онлайн-кассы, и фискальные накопители в режиме онлайн.

Получить КЭП. Она потребуется для заключения договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой — подробнее об этом говорим ниже.

В 2023 году предприниматели и владельцы компаний могут получить КЭП в налоговой. Также для получения электронной подписи можно обратиться к доверенным лицам ФНС из актуального перечня.

Налоговая выпускает КЭП бесплатно, но для этого потребуется купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Если они уже есть, покупать новые не нужно.

Токен — это физический носитель электронной подписи. Согласно разъяснениям ФНС, налоговая поддерживает носители формата USB Type-А. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta-2 SE» и другие. Купить их можно в интернет-магазинах или напрямую у изготовителей.

После того как вы купили токен и лицензию, нужно подать заявление в ФНС. Это можно сделать двумя способами:

• В налоговой по записи. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС и токен. Сертификат КЭП запишут на токен в день подачи заявления.
• В личном кабинете налогоплательщика через вкладку «Заявление на получение КЭП». В этом случае в назначенную дату нужно прийти в налоговую с токеном для записи сертификата подписи.

Дальше нужно загрузить программу «КриптоПро CSP» на компьютер, зарегистрироваться в ней и установить сертификат электронной подписи с токена. После этого КЭП можно будет пользоваться.

Итак, бизнес купил ККТ, фискальный накопитель и получил электронную подпись. Вот что нужно сделать дальше, чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться.

Шаг 1. Заключить договор с ОФД. ФНС не зарегистрирует онлайн-кассу, если не будет договора с ОФД. Оператор будет играть роль посредника между онлайн-кассой и налоговой. Выбрать ОФД можно из реестра компаний, аккредитованных ФНС.

Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей за полгода, 3000 рублей за год, 6700 рублей за три года. Например, вот тарифы оператора «Первый ОФД» на начало 2023 года.

Обычно для заключения договора не нужно встречаться с представителями компании-оператора лично. Достаточно подать заявление через личный кабинет на сайте выбранного ОФД.

Шаг 2. Подключить онлайн-кассу к интернету. Это можно сделать двумя способами в зависимости от вида онлайн-кассы и возможностей торговой точки:

• с помощью кабеля;
• с помощью беспроводных сетей — по Wi-Fi или мобильному интернету.

Шаг 3. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Можно зарегистрировать кассу самостоятельно или воспользоваться услугой специальной организации — как правило, такие услуги предоставляют компании, которые продают ККТ и фискальные накопители.

Чтобы зарегистрировать кассу самостоятельно, нужно подать заявление в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — через кнопку «Учёт ККТ». В заявлении указать:

• Фактические адрес и место установки онлайн-кассы — например, адрес магазина и номер торговой точки. Адрес может не совпадать с юридическим адресом бизнеса.
• Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Они указаны в паспортах устройств. На этом этапе сайт ФНС проведёт автоматическую проверку того, есть ли эти ККТ и ФН в реестре налоговой.
• Особые параметры использования кассы. Их выбирают из предложенного списка. Например, «ККТ используется при продаже подакцизных товаров» или «ККТ используется для развозной или разносной торговли». Указать особые параметры можно только на этом этапе — добавить их позже не получится.
• ОФД, с которым заключили договор. Его также выбирают из предложенного списка.

ФНС проверит заявление и выдаст результат. Если всё прошло успешно, появится окно с регистрационным номером ККТ. Он необходим для завершения регистрации кассы.

Шаг 4. Ввести регистрационный номер в ККТ. Это нужно сделать в течение суток с момента его получения. Чтобы на онлайн-кассе появилось окно для ввода регистрационного номера, нужно перейти в настройки и выбрать сервисный или административный режим ККТ — в зависимости от модели кассы.

В окне для ввода нужно указать полученный регистрационный номер и свой ИНН. На этом этапе важно быть максимально внимательным. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействителен и придётся покупать новый. Если всё сделать верно, онлайн-касса распечатает чек. Он потребуется на следующем этапе.

Шаг 5. Сделать отчёт о регистрации ККТ. Для этого нужно снова войти в личный кабинет налогоплательщика, перейти на вкладку «Учёт ККТ» и напротив своей кассы нажать на «Отчёт о регистрации ККТ».

В отчёте указывают данные полученного чека:

• дату и время получения;
• порядковый номер;
• фискальный признак — 10 цифр рядом с аббревиатурами ФП или ФПД.

Шаг 6. Получить карточку регистрации ККТ. Если проверка отчёта в налоговой пройдёт успешно, в личном кабинете налогоплательщика появится карточка регистрации ККТ, подписанная КЭП налоговой. Пока такой карточки не будет, пользоваться онлайн-кассой нельзя.

Шаг 7. Ввести параметры регистрации в форму на сайте ОФД. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым заключён договор, и нажать кнопку «Добавить кассу». Затем ввести сведения о ККТ и данные с карточки регистрации. После этого онлайн-касса синхронизируется с ОФД, и оператор начнёт передавать данные о продажах в налоговую.

Если этого не сделать, ОФД не будет передавать данные в ФНС и через 30 дней кассу заблокируют.

• Онлайн-кассы должны подключать и использовать почти все предприниматели и компании. Исключения перечислены в статье 2 №54-ФЗ.
• Перед подключением нужно получить КЭП, купить онлайн-кассу и фискальный накопитель.
• Чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться, нужно заключить договор с ОФД, подключить кассу к интернету, зарегистрировать её в ФНС, пройти фискализацию, получить карточку о регистрации и синхронизировать ККТ с ОФД.

Эти материалы Skillbox Media могут быть вам полезны

• Онлайн-кассы: что это такое, кто должен их использовать, какие они бывают и как между ними выбрать
• Единый налоговый платёж и единый налоговый счёт: что это и как с ними работать
• Системы налогообложения: что это такое, какие есть системы и как между ними выбрать
• Что выбрать: ИП или ООО. Рассказываем о преимуществах и недостатках этих вариантов
• Как открыть ИП в 2022 году: пошаговая инструкция
• Бухгалтерский учёт: зачем он нужен, как он устроен и как его организовать

Научитесь: Основы пред­при­ни­ма­тельст­ва: начни свой бизнес
Узнать больше

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

Давайте подробнее о каждом.

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

Плюсы и минусы:

✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅ Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Рассказываем, что делать, если:

Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:

Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.