Инструкция по проведению инвентаризации в бюджетном учреждении

С 1 января 2023 года все учреждения должны применять новые электронные первичные документы, в том числе по инвентаризации. Сейчас их обязаны использовать лишь федеральные органы и казенные учреждения, которые по решению правительства передали бюджетный учет Казначейству. Остальные могут перейти на новшества в 2022 году по желанию. Главное — не забыть отразить «желание» в учетной политике.

Подробности:

• Как заполнить решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и изменение решения по форме 0510447
• Как составить акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)
• Как сформировать решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)
• Как сделать акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)
• Как заполнить решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)
• Как составить решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета ___ (ф. 0510437)

Когда именно провести инвентаризацию, определяет учреждение. Конкретные сроки закрепляют в учетной политике. При этом годовую инвентаризацию не принято проводить раньше 1 октября.

В новом документе «Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)» есть 3 даты:

• дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация. На эту дату выводят остатки, именно их мы подтверждаем;
• дата начала и дата окончания инвентаризации, например с 1 октября по 30 декабря.

Если вы еще не пользуетесь новой формой, советуем указывать такие же даты в приказе о проведении инвентаризации.

Подробности:

• Как продлить срок инвентаризации, если запланированного срока не хватило

Основная цель инвентаризации — подтвердить наличие активов и обязательств. Нужно проводить инвентаризацию незавершенного производства, расходов и доходов будущих периодов, резервов и др. Часто об этом забывают. Например, отпускные авансом относят на расходы будущих периодов, а не текущего. Они попадают в текущие по мере того, как работник «зарабатывает» отпускные.

Формы инвентаризационной описи по расходам и доходам будущих периодов, а также резервам разработайте сами и утвердите в учетной политике.

Не забудьте подтвердить соответствие срока погашения задолженности критериям краткосрочности и долгосрочности. Напомним, долгосрочную задолженность выделяют в балансе отдельными строками.

Подробности:

• Как утвердить состав постоянно действующей инвентаризационной комиссии
• Как создать рабочую инвентаризационную комиссию
• Как провести инвентаризацию нефинансовых активов
• Как провести инвентаризацию объектов учета на забалансовых счетах
• Как провести инвентаризацию незавершенного строительства
• Как провести инвентаризацию незавершенного производства
• Как провести инвентаризацию расходов на выполнение НИОКР
• Как провести инвентаризацию кассы
• Как провести инвентаризацию обязательств и расчетов
• Как провести инвентаризацию расходов и доходов будущих периодов
• Как учреждению провести инвентаризацию резервов предстоящих расходов
• Как заполнить инвентаризационную опись (сличительную ведомость)
• Как отразить результаты инвентаризации в учете
• Как оформить проведение и результаты инвентаризации

Во время инвентаризации нужно не только проверить наличие имущества, но и выявить признаки его обесценения. Для этого проведите тест на обесценение по каждому объекту, который соответствует критериям актива.

Подробности:

• Как провести тест на обесценение актива

Для достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в бюджетных учреждениях проводится инвентаризация активов и обязательств. Инвентаризацию финансовых обязательств в бюджетных учреждениях проводят как планово, так и инициативно. Какова последовательность и суть данных процедур, читайте в статье.

• Когда и в каких случаях необходимо проводить инвентаризацию финансовых активов
• Порядок проведения инвентаризации

Когда и в каких случаях необходимо проводить инвентаризацию финансовых активов

В бюджетном учреждении инвентаризация финансовых активов может быть проведена согласно законодательным актам, то есть иметь плановый характер, а также носить инициативный, когда речь идет о распоряжении руководителя или в соответствии с локальными нормативными актами учреждения.

Согласно приказам Минфина РФ № 33 и 256н, инвентаризация финансовых и других активов должна быть проведена в следующих случаях:

• при смене материально-ответственного лица;
• при установке факта хищения или порчи;
• в случае стихийного бедствия;
• при передаче (возврате) комплекта объектов в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение;
• при реорганизации или ликвидации учреждения;
• при составлении годовой отчетности;
• согласно порядку, прописанному в учетной политике, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

Для автономных и бюджетных учреждений установлены обязательные сроки проведения инвентаризации: 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующим за отчетным. Данные требования выдвигаются на основании п. 69 Инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н, где описывается обязанность учреждений предоставлять распорядителю сведения по задолженностям, которые в свою очередь должны быть выявлены по результатам инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации финансовых активов очень схож с порядком проведения инвентаризации активов и пассивов. Процедура представляет собой комплекс следующих этапов:

1. Руководителем бюджетного учреждения издается приказ об организации и проведении инвентаризации, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии, без которой инвентаризации проведена быть не может. На данном этапе применяется утвержденная форма ИНВ-22. В приказе необходимо указать основание для проведения организации и перечислить отдельные обязательства, по которым необходимо провести инвентаризацию.

2. Далее необходимо отразить сведения о приказе в специальном журнале. Форма журнала унифицирована — ИНВ-23.

3. Следующее, что требуется сделать — это оформить расписки для лиц, на которых возложена материальная ответственность. Обычно данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей.

4. На основании документов бухгалтерского учета проводится заполнение стандартных описей по инвентаризации, которые отображают финансовые обязательства. Например, сличительных ведомостей по итогам изучения документов бухучета, таких как опись по форме 0504083 (задолженность по займам) и опись по форме 0504089 (расчеты с покупателями, поставщиками).

Форма 0504083 отражает информацию о том, какая имеется задолженность у учреждения перед контрагентом, а именно:

• размер просроченной задолженности;
• размер процентов, пеней и штрафов, которые не были оплачены;
• размер долга учреждения в целом;
• суммы неподтвержденных и подтвержденных долгов учреждения.

Форма 0504089 отражает информацию о взаиморасчетах организации с контрагентами, а именно:

• данные о контрагентах организации;
• размеры долгов, подтвержденных или неподтвержденных документами;
• размеры задолженностей, расписанных по статьям оснований;
• данные о суммах долгов учреждения;
• денежные обязательства;
• срок исковой давности.

Если учреждение бюджетное или автономное, то как мы отмечали в начале, еще должна быть заполнена форма 0503769 по приказу № 33н. Данную форму используют для того, чтобы убедиться в обоснованности освоения средств бюджета.

Форма 0503769 это документ, в котором отражаются данные о задолженности, а именно:

• просроченная задолженность организации;
• информация о кредиторской и дебиторской задолженности учреждения;
• движение дебиторской и кредиторской задолженности в форме аналитических данных.

Также, помимо вышеуказанных могут быть составлены такие унифицированные формы как: Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами по форме ИНВ-17, сведения о проведении инвентаризации в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.

Форма ИНВ-17 заполняется всеми учреждениями и представляет акт сверки расчетов с контрагентами, который составляется на основании данных, отраженных в описях унифицированных форм, основной целью которого является получение согласия с текущим состоянием задолженности бюджетного учреждения. Также, акт позволяет:

• получить согласие в отношении наличия и размера задолженности от контрагента;
• выявить допущенные ошибки в учете обязательств.

Акт формы ИНВ-17 составляется в двух экземплярах и предусматривает двухсторонние подписи (руководителя бюджетного учреждения и руководителя контрагента).

Таблица № 6 включает в себя данные об итогах инвентаризации за отчетный период. Первые четыре графы предусмотрены для того, чтобы в них отразить информацию об сновании инвентаризации, сроков ее проведения, реквизиты приказа, который подтверждает ее правомерность. Следующие две графы 5 и 6 содержат информацию о несоответствиях, которые были выявлены в ходе инвентаризации. 7 графа содержит перечень мероприятий, которые предприняты бюджетной организацией для приведения в соответствие данных службы бухгалтерского учета и результатов работы инвентаризационной комиссии.

Какова периодичность инвентаризации финансовых обязательств в бюджетном учреждении

Финансовые и иные обязательства учреждения должны быть проверены в рамках инвентаризации (п. 9 Инструкции по отчетности, утвержденной приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, пп. 80—81 федерального стандарта бухучета для организаций госсектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н):

• по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики;
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
• в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других ЧС, в том числе вызванных экстремальными условиями;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
• при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
• в других случаях, предусмотренных законодательством и НПА;
• при составлении годовой отчетности;
• при реорганизации или ликвидации учреждения.

Учреждение вправе определять в локальных правовых актах, в которых устанавливается порядок инвентаризации, в соответствии с п. 6 Инструкции, утвержденной приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, дополнительные основания для проведения соответствующей процедуры.

Порядок проведения инвентаризации обычно входит в состав учетной политики учреждения. Образец учетной политики вы можете посмотреть в «КонсультантПлюс». Если вы еще не зарегистрированы в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

В случае если учреждение автономное или бюджетное, инвентаризация в нем должна проводиться по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным, поскольку в соответствии с п. 69 Инструкции, утвержденной приказом Минфина № 33н, данным организациям необходимо предоставлять распорядителю сведения по задолженностям (форма 0503769), которые, в свою очередь, выявляются в ходе инвентаризации.

Каков алгоритм инвентаризации финансовых обязательств в бюджетных структурах?

Алгоритм инвентаризации финансовых обязательств учреждения в целом будет схожим с тем, что характеризует инвентаризацию любых других пассивов, а также активов хозяйствующего субъекта. Он предполагает реализацию рассматриваемой процедуры в рамках следующих этапов:

1. Издание приказа руководством учреждения о проведении инвентаризации.

Для этого используется унифицированная форма ИНВ-22, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Проверь себя: как провести инвентаризацию

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

Посредством рассматриваемого приказа утверждается также комиссия по инвентаризации — внутренняя структура бюджетного учреждения, без которой инвентаризация не может быть проведена.

В случае если учреждение бюджетное или автономное, имеет смысл сформировать постоянно действующую комиссию, имеющую соответствующие полномочия, поскольку данными учреждениями предполагается регулярное, как мы отметили выше, раз в квартал, предоставление отчетности распорядителю на основе данных, получаемых в том числе в ходе инвентаризации.

1. Отражение сведений о приказе в журнале.

Данный журнал также составляется с применением унифицированного источника — ИНВ-23.

1. Оформление расписок материально ответственными лицами (далее — МОЛ).

Как правило, данные расписки включены в структуру унифицированных инвентаризационных описей, задействование которых предполагается на следующем этапе. Но если это не так — данные расписки могут составляться в свободной форме.

1. Заполнение унифицированных инвентаризационных описей, иных документов — например, сличительных ведомостей по итогам изучения документов бухучета, отражающих наличие у учреждения финансовых обязательств.

В данном случае речь идет о заполнении как минимум:

• описи по форме 0504083 (опись задолженностей по займам), утвержденной в приложении № 1 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н;

• описи по форме 0504089, также утвержденной приказом № 52н (опись расчетов с покупателями, поставщиками).

Можно отметить, что в структуре обеих форм присутствуют формулировки, с юридической точки зрения аналогичные тем, что могут приводиться в расписках МОЛ.

Если учреждение бюджетное или автономное, то оно должно, как мы отметили в начале статьи, также заполнять форму 0503769 по приказу № 33н по состоянию на 1 июля, 1 октября, 1 января года, следующего за отчетным.

Кроме того, могут составляться иные описи, предусмотренные локальным нормативом учреждения, который регламентирует инвентаризацию.

1. Заполнение отчетных документов:

• всеми учреждениями — акта сверки взаиморасчетов с контрагентами, перед которыми у учреждения есть финансовые обязательства (по унифицированной форме ИНВ-17);
• бюджетными и автономными учреждениями — сведений о проведении инвентаризаций в виде Таблицы № 6 по приказу № 33н.

Рассмотрим более подробно работу с указанными формами.

Инвентаризация финансовых обязательств: заполнение форм ИНВ-22 и ИНВ-23

Итак, первый этап инвентаризации финансовых обязательств учреждения — составление приказа о проведении соответствующей инвентаризации по унифицированной форме ИНВ-22. В данном случае в документе принципиально важно отразить:

• перечни конкретных обязательств, которые подлежат инвентаризации;
• причину проведения инвентаризации (она может отражать специфику хозяйственных операций с пассивами — например, если кредитор направил учреждению исковое требование с завышенными цифрами, и это стало причиной инициирования инвентаризации обязательств).

В остальном документ заполняется так же, как и в случае с инвентаризацией любого другого пассива или же актива. Нужно корректно отразить данные о составе комиссии, обеспечить заверку документа руководителем.

Ознакомиться подробнее со спецификой заполнения формы ИНВ-22 вы можете в статье:

«Унифицированная форма № ИНВ-22 — скачать бланк и образец».

Сведения о приказе о проведении инвентаризации должны быть отражены в журнале, который составляется на основе другой унифицированной формы — ИНВ-23. В данном источнике также важно отразить перечень конкретных обязательств, которые проверяются в рамках инвентаризации. В остальном заполнение соответствующей формы осуществляется по общим правилам.

Узнать больше об особенностях заполнения формы ИНВ-23 вы можете в статье:

«Унифицированная форма № ИНВ-23 — бланк и образец».

Инвентаризация финансовых обязательств: описи

Рассматриваемый документ применяется в целях отражения итогов инвентаризации о долгах учреждения перед контрагентами в соответствии с учетными сведениями. Форма 0504083 позволяет отразить, в частности:

• величину долга — в целом, по основной части, процентам;
• величину неуплаченных процентов, штрафных санкций, пеней;
• подтвержденные и неподтвержденные суммы долгов;
• просроченную задолженность.

Рассматриваемый документ должен быть подписан главой комиссии по инвентаризации и всеми ее представителями.

Следующий важный документ при инвентаризации финансовых обязательств учреждения — опись расчетов с контрагентами по форме 0504089. В нем фиксируются:

• сведения о долгах учреждения (обусловленных, в частности, обязательствами по гражданско-правовым договорам);
• сведения о контрагентах;
• суммы задолженностей, классифицируемые по различным основаниям;
• подтвержденные и неподтвержденные долги;
• суммы с истекшим сроком исковой давности.

Аналогично рассматриваемый документ подписывается главой комиссии и ее членами.

Сведения о задолженности бюджетного и автономного учреждений

Бюджетные и автономные учреждения заполняют на соответствующем этапе инвентаризации сведения о задолженности учреждения по форме 0503769. В данном документе фиксируются:

• данные о дебиторской и кредиторской задолженности;
• данные о просроченных задолженностях;
• аналитические сведения о движении обоих типов задолженностей.

Можно отметить, что рассматриваемая форма задействуется в рамках инвентаризации финансовых обязательств, прежде всего в целях удостоверения корректности освоения учреждением бюджетных средств. В случае если в форме 0503769 будут отражены не предусмотренные контрактом долги или их размер превысит тот, что предусмотрен контрактом, у распорядителя бюджетных средств обязательно возникнут вопросы к руководству учреждения.

Акт сверки с контрагентами

Заполняется соответствующий акт на основе тех сведений, которые отражены в описях по задолженностям, рассмотренным выше.

Главная цель его составления — получить подтверждение текущего состояния задолженности от контрагента.

Кроме того, акт полезен с точки зрения:

• выявления ошибок в учете финансовых обязательств учреждения;
• отражения отсутствия разногласий по задолженностям со стороны контрагента;

Обязательно составление соответствующего документа в 2 экземплярах при условии подписания обоих компетентными представителями учреждения, а также представителями контрагента.

Подписанный акт может быть основанием для инициирования взыскания долга с обязанной стороны в суде.

Ознакомиться с порядком заполнения формы ИНВ-17 вы можете в статье «Унифицированная форма № ИНВ-17 — бланк и образец».

Сведения об инвентаризациях по таблице № 6

Бюджетные и автономные учреждения составляют еще один отчетный документ — таблицу № 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» по приказу № 33н. В ней отражаются сведения о результатах проведенных в рамках отчетного периода инвентаризаций обязательств учреждения.

В графах 1–4 Таблицы № 6 отражаются причины инициирования инвентаризации, дата ее проведения, а также реквизиты приказа о ее проведении.

В графах 5 и 6 фиксируются расхождения результатов инвентаризации со сведениями бухучета.

В графе 7 указывается перечень мер, которые приняты учреждениями в целях устранения обнаруженных расхождений.

Таблица № 6 предоставляется распорядителю бюджетных средств 1 раз в год.

Итоги

Финансовые обязательства бюджетного учреждения перед заемщиками и контрагентами отражаются в документах бухгалтерского учета и периодически подлежат проверке в рамках инвентаризации. Для удостоверения различных типов финансовых обязательств применяются унифицированные формы, утвержденные приказами Минфина России № 33н (в его юрисдикции — бюджетные и автономные учреждения) и № 52н (в его юрисдикции — все госучреждения, в т. ч. казенные). Конечная цель проведения инвентаризации соответствующих обязательств — предоставление распорядителю сведений, отражающих факты корректного получения и расходования средств бюджетным учреждением.

Ознакомиться с иными сведениями об инвентаризации обязательств вы можете в статьях:

• «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности»;
• «Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».