Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»
Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.
1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— тенденции мировой моды;
— принципы организации закупок;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;
— производителей и поставщиков детских товаров;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— этику делового общения.
— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).
1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.
II. Должностные обязанности
Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.
2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.
2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.
2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.
2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:
— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;
— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;
— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.
2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.
2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.
2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.
2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
III. Права
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.
3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.
3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.
3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.
3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ
вы можете просмотреть или скачать инструкцию менеджера по закупкам
1. Общие положения
1.1. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.
1.2. Менеджер по закупкам назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании по представлению Директора по закупкам.
1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно Директору по закупкам.
1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее или среднее профессиональное образование и стаж аналогичной работы не менее года.
1.6. Менеджер по закупкам должен знать:
— основы гражданского и коммерческого права;
— типовые формы договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению соответствующей документации;
— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;
— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;
— принципы организации закупок;
— действующие формы учета и отчетности.
1.7. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Обеспечивает наличие товара по своим товарным группам в оптимальном количестве и ассортименте.
2.2. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп.
2.3. Ведет поиск поставщиков, изучает новые предложения от поставщиков, готовит для руководства обоснованные предложения о привлечении новых поставщиков.
2.4. Проводит переговоры с поставщиками и согласовывает условия поставки с непосредственным руководителем.
2.5. Составляет заказы поставщикам.
2.6. Отслеживает выполнение заказа.
2.7. Контролирует исполнение обязательств перед поставщиками.
2.8. Обеспечивает документальное оформление сделок.
2.9. Отслеживает продажи по каждому товару и, в случае ухудшения продаж, совместно с отделом маркетинга вырабатывает и принимает меры к снижению товарного остатка.
2.10. Определяет виды товара, которые необходимо внести в ассортимент или вывести из ассортимента ввиду бесперспективности.
2.11. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.
2.12. Обеспечивает постоянное наличие товаров повышенного спроса, регулярно производит мониторинг наличия и продаж по товарам повышенного спроса с целью недопущения появления их дефицита.
2.13. Обеспечивает отделы и службы компании всей необходимой информацией о товарах.
2.14. Консультирует продавцов, а при необходимости – покупателей по своей товарной группе.2.15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам имеет право:
3.1. Действовать в пределах своей компетенции от имени компании и представлять ее в других учреждениях и организациях.
3.2. Получать необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей информацию о деятельности компании от всех подразделений напрямую или через начальника отдела закупок.
3.3. Распоряжение выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.
3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.5. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
4. Ответственность менеджера по закупкам
Менеджер по закупкам несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
1. Заработная плата менеджера по закупкам состоит из двух частей:
1.1. 80% — постоянная часть
1.2. 20% — выполнение KPI, состоящих из:
1.2.1. Обеспечение наличия ТМЦ на складе в объеме, регламентированном политикой компании
1.2.2. При работе с поставщиками-производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 3 рабочих дней.
1.2.3. При работе с поставщиками-не производителями – получение подтверждения заказа и его согласование в течение 1 рабочего дня.
2. Формула расчета KPI:
2.1. % от обеспечения на складе от общего объема.
2.2. [(количество полученных в срок подтверждений заказов)/(общее количество заказов)]*100%
Усилия закупщика шоколадной фабрики направлены на получение целевого уровня реализованной экономии.
Размер реализованной экономии, достигнутый закупщиков, подтверждается как линейным менеджером, так и топ-менеджером, после чего закупщику выплачивается премия, в качестве % к фиксированной части. Как правило, она составляет 30-40% годового оклада.
Полезные материалы по закупкам
Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.
Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция
Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.
У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.
ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.
Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.
Структура документа
Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:
- общие положения инструкции;
- должностные обязанности специалиста по закупкам;
- права специалиста по закупкам;
- ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.
Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.
Основные формулировки
Здесь имеет смысл зафиксировать:
- что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
- порядок назначения на данную должность;
- порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
- квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
- какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.
В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:
- задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
- задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
- задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
- порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
- обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.
В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:
- на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
- получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
- представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.
В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:
- его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
- перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.
Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.
Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.
Кто должен утверждать и подписывать инструкцию
Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.
В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.
Итоги
Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.
Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:
- «Должностная инструкция кассира — образец-2023»;
- «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».
Должностная инструкция менеджера по закупкам необходима для закрепления должностных обязанностей специалиста, его прав и других ключевых аспектов рабочей деятельности. Хотя в законодательстве нет прямого указания на необходимость написания данной инструкции, однако де-факто она входит в типовой комплект рабочих документов у большинства работодателей. Важность должностной инструкции требует тщательного подхода к формированию её основных разделов.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции менеджера по закупкам .doc
Образец должностной инструкции менеджера по закупкам
1. Общие положения
- Менеджер по закупкам отвечает за своевременное поступление необходимых для фирмы товаров.
- Менеджер по закупкам принимается на свою должность и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Менеджер по закупкам находится в подчинении начальника соответствующего отдела.
- На время отсутствия специалиста его замещает другой сотрудник отдела закупок, направленный начальником данного отдела.
Кандидат на данную позицию обязан отвечать следующим стандартам:
- законченное высшее образование;
- высокий уровень владения деловой лексикой английского языка, достаточном для общения с иностранными контрагентами и переписки с ними;
- опыт работы по профилю от 1,5 лет.
Менеджер по закупкам должен разбираться в следующем:
- профильное законодательство и нормативные акты;
- особенности внешнеторговых операций;
- деловые обычаи страны, с которой ведет бизнес его работодатель;
- ведение документооборота по закупкам;
- ведение процесса деловой переписки;
- специфика формирования цен на закупаемые товары;
- основные марки закупаемых товаров, их особенности и различия;
- мониторинг основных рыночных трендов по закупаемым товарам;
- заключение договоров с иностранными контрагентами;
- контроль качества и других параметров закупаемой продукции;
- отслеживание ситуации по поставщикам и их условиям;
- поиск альтернатив по поставщикам и товарам;
- использование соответствующего программного обеспечения и оргтехники;
- взаимодействие с аналитиками, менеджерами по продажам и другими сотрудниками по всем
- требуемым аспектам процессов закупок.
Менеджер по закупкам руководствуется:
- действующим законодательством;
- документами фирмы;
- содержанием этой инструкции.
2. Обязанности
- Организация закупки соответствующих товаров.
- Организация долгосрочного сотрудничества с поставщиками.
- Отслеживание возможных альтернативных поставщиков.
- Мониторинг ситуации по скидкам и акциям от поставщиков.
- Отслеживание рыночных трендов по закупаемым товарам.
- Мониторинг неэкономических факторов, могущих повлиять на ситуацию с закупками.
- Выполнение заявок менеджеров по продажам по срокам, количеству и другим параметрам закупаемых товаров.
- Разработка, совместно с сотрудниками фирмы, долгосрочных планов по закупкам товаров.
- Разрешение спорных ситуаций с поставщиками, в том числе по возвращению им товаров несоответствующего качества.
- Отслеживание ситуации с оплатой за покупаемую продукцию.
- Ведение документооборота в своей зоне ответственности.
- Мониторинг ситуации по своевременному прибытию товаров, их нахождению в пути, прохождению таможни и другим рабочим моментам.
- Взаимодействие с надзорными органами по получению соответствующих документов на импортируемые товары.
- Контроль за корректностью проведения внешнеторговых операций.
- Перевод иностранной документации для сотрудников фирмы в случаях, оговоренных в соответствующих правилах фирмы.
- Взаимодействие с аналитиками по составлению отчетов и обзоров по закупаемым позициям.
3. Ответственность
Менеджер по закупкам может быть привлечён к ответственности в следующих случаях:
- Причинения ущерба фирме в силу своей некомпетентности и невыполнения обязанностей, — в соответствии с принципами, изложенными в трудовом законодательстве.
- Совершение правонарушений на рабочем месте — в соответствии с разделами соответствующего законодательства.
- Разглашение конфиденциальных данных третьим лицам, — в соответствии с правилами фирмы, и в границах, определенных соответствующим законодательством.
4. Права
Менеджер по закупкам имеет права:
- Получать от сотрудников фирмы данные, необходимые для выполнения своих рабочих обязанностей.
- Требовать от начальника своего отдела поддержания условий, нужных для выполнения служебных функций.
- Информировать руководителей по мерам, могущим улучшить ситуацию в зоне своей ответственности.
- Подписывать документы в зоне своей ответственности.
- Участвовать в совещаниях, посвященных закупочной деятельности.
- Получать новые документы фирмы, относящиеся к своей зоне ответственности.
- Представлять фирму в ходе взаимодействия с представителями поставщиков.
- Получать премии в соответствии с правилами, изложенными в документах фирмы.
- Отправляться в оплачиваемые фирмой поездки в другие города и за рубеж, возникающие вследствие рабочей необходимости.
Зачем нужна инструкция
Построение эффективных деловых отношений с работником требует от нанимателя документарного закрепления сферы ответственности специалиста, требований к нему и других аспектов его деятельности. Для этого и используется должностная инструкция, в которой прописываются ключевые рабочие моменты, что снижает вероятность возникновения конфликтов между сторонами. Опираясь на пункты инструкции, работодатель вправе ждать от специалиста выполнения обозначенных в ней функций. В свою очередь, работник знает, каким объемом прав он располагает и каких именно действий ждет от него наниматель.
Дополнительно следует отметить, что инструкция — юридически значимый документ, который может использоваться в судебных и трудовых разбирательствах.
Основы написания должностной инструкции
В действующем законодательстве не прописаны ключевые моменты составления должностной инструкции. В результате наниматели могут составлять её в соответствии со своими нуждами, при условии, что её положения не противоречат трудовому законодательству.
Есть определенные стандарты написания должностной инструкции. По этим стандартам инструкция состоит из 4 основных разделов, описывающих базовые аспекты деятельности работника:
- Общий раздел.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
Дополнительно работодатель может добавить ещё несколько разделов, в которых более подробно опишет условия труда или критерии оценки сотрудника. Чаще всего дополнительные пункты используются в ДИ крупными компаниями.
Общий раздел
Начальный раздел, в котором дается описание общих принципов взаимодействия работодателя с работником (увольнение, временная замена, требования к квалификации и пр.). Наиболее важным в разделе является перечисление навыков, требуемых от специалиста. Они должны соответствовать функциям, которые перечисляются далее.
Для разных менеджеров по закупкам их функции могут сильно различаться: работа с импортом, государственными закупками или с отечественными поставщиками требует разных знаний. Поэтому такие требования, как лингвистическое образование или знакомство с ФЗ №44, нужно прописывать в индивидуальном порядке.
Функции
Ключевой раздел для определения сферы ответственности специалиста. Хотя для менеджера по закупкам ключевой является функция организации поставок необходимых для фирмы товаров, но многие работодатели прописывают здесь дополнительные обязанности для специалиста (аналитика, получение документов для импорта и.т.д.). Важно, чтобы эти функции не отвлекали менеджера от его основных обязанностей.
Как правило, менеджеров по закупкам несколько. Целесообразно составить должностную инструкцию с учетом специфики их деятельности, во избежание конфликтов и путаницы между ними.
Ответственность
Типовой раздел, в котором прописываются основные моменты по наказанию менеджера за различные нарушения. Важно не описывать конкретные меры ответственности, которые могут быть определены лишь в случае детальных разбирательств. Поэтому в разделе ограничиваются изложением общих принципов ответственности.
Права
Заключительный стандартный раздел, в котором перечисляются основные права менеджера. В случае необходимости, можно дополнить типовой перечень прав — получение информации, участие в совещаниях и т.п. — дополнительными правами, такими как поездки за рубеж.
Составленная и согласованная инструкция распечатывается на фирменном бланке. Заключительным этапом является её заверение подписями нанимаемого сотрудника, директора компании и руководителей, с которыми согласовывалось данное назначение. Ставить печать компании в инструкции не обязательно.
Должностные обязанности менеджера по закупкам
Что входит в обязанности менеджера по закупкам? Это сбор информации о выгодных торговых предложениях, проведение переговоров с поставщиками, контроль процесса приобретения, разрешение конфликтов с контрагентами и ведение отчетности. А также близкое к идеальному оформление документов.
Что это за специалист
Организация любых закупочных процессов лежит на специалисте, который занимается приобретением товаров и услуг, необходимых компании. Кто такой менеджер по закупкам — это сотрудник организации, полностью отвечающий за снабжение организации в соответствии с ее потребностями.
В закупочной деятельности имеются два основных направления:
- приобретение товаров для обеспечения деятельности самой организации, например, канцелярией, спецодеждой для сотрудников, оргтехникой, офисной мебелью;
- приобретение товаров для дальнейшей реализации или производства. Розничные магазины покупают товары у оптовых поставщиков для последующей реализации и извлечения прибыли, а производственные организации закупают сырье для переработки.
Чем конкретно занимается менеджер по закупкам в организации, круг его обязанностей и прав устанавливают должностные инструкции, разрабатываемые и утверждаемые руководством компании.
Квалификационные требования
Закупочная деятельность в разных организациях различна: одни фирмы регулярно покупают сложные технические приспособления, сотрудничают с иностранными поставщиками и заключают международные договоры, а другим нужна только канцелярия и изредка новые компьютеры. Соответственно, и требования к специалисту, который обеспечивает процесс приобретения, будут различными у разных компаний: с приобретением бумаги для офиса справится и секретарь, а для томографа потребуется узкий специалист.
Общие требования, которые часто предъявляются, следующие:
- высшее образование экономическое или в сфере менеджмента или маркетинга;
- знание основ договорного права и документооборота;
- знание делового этикета, как письменного, так и устного, умение вести переговоры, добиваться выгодных предложений и разрешать конфликты;
- знание основ ценообразования;
- базовые знания бухгалтерского учета;
- аккуратность, пунктуальность, аналитический склад ума, внимательность, стрессоустойчивость, настойчивость.
Некоторые работодатели предъявляют и специальные требования:
- знания определенного иностранного языка, если компания приобретает товары у зарубежных поставщиков;
- специфическое профильное образование, например, компании — поставщику медоборудования необходим менеджер с медицинским образованием;
- опыт работы в сфере приобретения определенных товаров, знание специфики определенного рынка.
Права
Менеджер по закупкам вправе:
- требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
- иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
- иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
- принимать решения в рамках своей компетенции;
- участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
- подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
- участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.
Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.
Обязанности
Перечень того, какие обязанности у менеджера по закупкам будут в определенной организации, зависит от ее профиля и позиции этого менеджера. Как уже было сказано, обязанности закупщика устанавливаются его должностной инструкцией:
- своевременно отслеживать возникновение потребности в том или ином товаре у фирмы, собирать заявки на приобретение необходимого с других служб, формировать перечень потребностей;
- анализировать рынок, находить наиболее выгодные предложения;
- проводить переговоры с поставщиками;
- готовить необходимые документы для поставок: договоры, заказы контрагентам, документы по приемке товаров;
- организовывать и участвовать в приемке товаров;
- готовить претензии поставщикам по несоответствию товара условиям поставки и отвечать на претензии поставщиков;
- содействовать другим отделам при решении вопросов, связанных с поставками, например, во взаимодействии с юридическим отделом менеджер по работе с поставщиками ведет переговоры и деловую переписку, решает спорные ситуации;
- мониторить товарооборот в организации;
- анализировать деятельности организации, составлять отчеты и информировать руководство о состоянии закупочной деятельности в компании.
Допускается установление и более узкого перечня полномочий, например, обязанности менеджера по работе с поставщиками ограничиваются переговорами, подготовкой писем, договоров и сопутствующих документов, он не занимается анализом рынка и внутренним товарооборотом компании.
Если менеджер является профильным специалистом по приобретаемому товару, на него возлагается обязанность составления технических заданий для поставщиков. Иногда обязанности менеджера по закупкам касаются всех аспектов закупочной деятельности: он взаимодействует с государственными и таможенными органами, организует логистику, контролирует хранение товаров.
Ответственность
Ответственность менеджера по закупкам наступает в соответствии с Трудовым кодексом РФ:
- дисциплинарная за ненадлежащее исполнение своих обязанностей;
- материальная при причинении ущерба имуществу работодателя. Иногда работодатели заключают с менеджерами договор о материальной ответственности и о конфиденциальности, что обязывает менеджеров отвечать за сохранность вверенного имущества и хранить коммерческую тайну работодателя.
Должностная инструкция
Подробнее о том, что входит в обязанности менеджера по закупкам, его статусе, правах и ответственности говорится в его должностной инструкции:
Должностная инструкция менеджера по закупкам
УТВЕРЖДАЮ:
Директор ООО «ПИОН»
Воронов А.В.
____________________
«10» декабря 2020 года
І. Общие положения.
1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора организации по представлению начальника отдела закупок.
2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее двух лет.
3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела снабжения.
4. Менеджер по закупкам обязан знать:
- основы гражданского и хозяйственного законодательства, в том числе Гражданский кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, законодательство о бухгалтерском учете и аудите, международное торговое право;
- порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации, работы с первичной документацией;
- ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
- правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
- методы планирования снабжения организации;
- нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- принципы ценообразования, организацию закупок;
- формы учета и отчетности, принятые в организации.
5. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- уставом организации;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
- данной должностной инструкцией.
ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам.
Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:
- Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.
- Осуществляет поиск поставщиков, изучает коммерческие предложения от них, обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.
- Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.
- Осуществляет документальное сопровождение сделок.
- Контролирует исполнение обязательств сторон.
- Организует и участвует в сдаче-приемке поставленных товаров.
- Отслеживает оборот товара в организации совместно с другими отделами.
- Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.
- Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.
- Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.
- Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.
- Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.
- Составляет и обосновывает планы закупок товаров.
- Немедленно информирует руководителя о фактах нарушения контрагентами условий поставок, совместно с другими службами участвует в решении споров, подготовке претензий.
- Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.
ІІІ. Права.
Менеджер по закупкам имеет право:
- Принимать решения в пределах своей компетенции.
- Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.
- Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.
- Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.
- Требовать от руководства создания условий для выполнения служебных обязанностей.
- Информировать непосредственного руководителя о выявленных недостатках в деятельности компании и вносить предложения по их ликвидации.
ІV. Ответственность.
Менеджер по закупкам несет ответственность за:
- Результаты принимаемых решений и собственных действий.
- Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.
- Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.
- Умышленное предоставление недостоверной информации.
- Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
- Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.
- Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
- Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.
Специалисты и эксперты по госзакупкам
От менеджеров по закупкам в коммерческих организациях необходимо отличать специалистов и экспертов по государственным закупкам. Это лица, деятельность которых ориентирована на обеспечение государственных и муниципальных заказчиков товарами, работами или услугами в порядке, установленном Федеральным законом № 44-ФЗ.
Специалистов и экспертов по 44-ФЗ отличает от простых менеджеров следующие признаки:
- особый работодатель: орган федеральной или муниципальной власти, бюджетное, автономное, казенное учреждение или унитарное предприятие или иное юридическое лицо, у которого имеется договор о передаче полномочий госзаказчика и которое расходует бюджетные средства;
- источник финансирования закупок: федеральный, местный или региональный бюджеты;
- основная задача: соблюдение правил и порядков, установленных 44-ФЗ.
В сфере госзакупок задействованы две группы должностей: специалисты и эксперты. К ним установлены особые требования и изданы специальные профстандарты, соблюдение которых обязательно.
| Квалификационные требования | |
|---|---|
| Специалисты | Эксперты |
|
Профстандарт для специалистов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н. Выделяется четыре профессиональных уровня специалистов по закупкам: от пятого — это технические сотрудники, занимающиеся сбором и обработкой информации — до высшего, восьмого. Его обладатели занимаются мониторингом и аудитом закупок. Уровень требуемого образования зависит от уровня специалиста. Для пятого достаточно среднего специального, для восьмого необходим специалитет или магистратура. Сотрудники всех уровней должны получить профильное образование в сфере закупок. Требования к опыту различны: специалисты пятого уровня не имеют опыта вообще, восьмого — не менее пяти лет в закупках. |
Профстандарт для экспертов по закупкам установлен приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 626н. У экспертов выделяются только три профессиональных уровня: 6, 7 и 8. У всех экспертов есть высшее образование: для шестого уровня достаточно бакалавриата, для седьмого и восьмого — специалитета или магистратуры и специального образования сфере закупок. Все эксперты должны иметь опыт работы: шестой уровень — от трех лет, восьмой — не менее пяти и стаж на руководящей должности. |
| Обязанности | |
| Специалисты | Эксперты |
Конкретные обязанности сотрудника зависят от его уровня, квалификации, опыта и умений. В целом задачей специалистов по закупкам является обеспечение закупочной деятельности в организации:
|
Деятельность экспертов является более теоретической, они:
|
Помимо специфически требований, которые предъявляются к специалистам по госзаказу, и особым обязанностям, которые они выполняют, лица, работающие по 44-ФЗ, несут специфическую ответственность, предусмотренную ст. 7.29 – 7.32.6 КоАП РФ.
Гольцова Полина
В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
94
Публикаций
1528
Дней на портале
0
Комментариев
Автор месяца
Алешина Ольга
В государственных и бюджетных учреждениях должностные инструкции для работников составляются с учетом профстандартов. Разберем, что входит в обязанности завхоза в детском саду, какие требования предъявляют к этой должности.
Читать дальше
Работник, выполняющий обязанности бухгалтера по материалам, — это специалист, отвечающий за учет активов, основных средств, товаров и материалов. Чем сложнее структура и выше уровень диверсификации деятельности организации, тем сложнее перечень функций у такого работника.
Читать дальше
Караул пожарной охраны в МЧС несет постоянное дежурство по сменам и находится в боевой готовности. Рассказываем, кто входит в службу на период боевого дежурства и какие обязанности дежурному по караулу МЧС необходимо выполнять.
Читать дальше
Показать еще