Инструкция по работе с документами дсп

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 09.06.2016 № 221

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении
Инструкции о порядке обращения
со служебной информацией ограниченного
распространения в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области согласно приложению.

2. Заместителям Губернатора Ростовской области (в том числе первым), членам Правительства Ростовской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области, руководителям органов исполнительной власти Ростовской области довести настоящее распоряжение до сведения работников, обеспечить его исполнение и контроль за соблюдением.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Губернатор

Ростовской области                               В.Ю. Голубев

Распоряжение вносит

управление документационного

обеспечения Правительства

Ростовской области

Приложение

к распоряжению
Правительства

Ростовской области

от 09.06.2016 № 221

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудио пленки, машинные носители информации и др.) (далее – документ), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Правительства Ростовской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также документы иных организаций, имеющие ограничительные пометки в соответствии с федеральными законами.

Перечень служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Перечень) приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

Перечень не ограничивает право отнесения не вошедших в него сведений к служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, если это не противоречит требованиям действующего законодательства и не нарушает права граждан на доступ к информации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

информация о состоянии окружающей среды;

информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.

1.4. На документах и выписках из них (в необходимых случаях и на их проектах), а также материальных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» или «ДСП».

1.5. Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить информацию к разряду ограниченного распространения, являются:

лица, замещающие государственные должности Ростовской области в Правительстве Ростовской области;

руководители органов исполнительной власти Ростовской области и их заместители;

государственные гражданские служащие Ростовской области, замещающие в Правительстве Ростовской области должности категории «руководители» высшей и главной групп;

руководители структурных подразделений по защите государственной тайны Правительства Ростовской области.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения с учетом требований, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

Право отменить решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящее должностное лицо.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения, либо вышестоящего должностного лица.

1.8. Руководители органов исполнительной власти Ростовской области, руководители структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области (далее – структурное подразделение) несут персональную ответственность за организацию делопроизводства со служебной информацией ограниченного распространения, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сохранность этих документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, правомочность использования средств автоматизации при подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

1.9. Работники Правительства Ростовской области, отвечающие за учет (регистрацию), исполнение и хранение документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или ознакомившиеся с такими документами и (или) получившими их во временное пользование несут персональную ответственность за их сохранность, неразглашение информации ограниченного распространения и за соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, ее распространение без санкции должностного лица, имеющего данные полномочия, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник, имеющий доступ к этой информации, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

По фактам нарушения порядка обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, проводится служебная проверка в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Если действиями (бездействиями) работника, нарушившего правила обращения с информацией ограниченного распространения, причинен материальный ущерб, возмещение ущерба производится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

1.11. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Правительстве Ростовской области осуществляют управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения) и отдел безопасности Правительства Ростовской области (далее – отдел безопасности).

2. Обязанности должностных лиц

по защите информации ограниченного распространения

2.1. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работники Правительства Ростовской области обязаны:

соблюдать правила обращения с документами с пометкой «ДСП», порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;

не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя структурного подразделения, управление документационного обеспечения и отдел безопасности о фактах нарушения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;

знакомиться только с теми документами «ДСП», к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей.

2.2. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работникам Правительства Ростовской области запрещается:

разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на персональных компьютерах, не аттестованных для обработки служебной информации ограниченного распространения;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по городской телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта и т.п.) в порядке, определенном Правительством Российской Федерации;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с работниками Правительства Ростовской области и иных органов исполнительной власти, не имеющими отношения к этим сведениям;

снимать копии с документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения;

выполнять работы, связанные со служебной информацией ограниченного распространения, выносить документы и другие материальные носители информации, содержащие такие сведения, из здания Правительства Ростовской области без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения.

2.3. Лица, командированные в Правительство Ростовской области, допускаются к служебной информации ограниченного распространения руководителем структурного подразделения с разрешения Губернатора Ростовской области и (или) заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Порядок обращения с документами и другими
материальными носителями информации, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Прием, учет (регистрация) документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших в адрес Правительства Ростовской области,  Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), а также руководителей структурных подразделений, осуществляется отделом делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел делопроизводства).

Прием, учет (регистрацию), хранение, группирование исполненных документов с пометкой «Для служебного пользования» в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области и передачу их в архив Правительства Ростовской области в каждом структурном подразделении осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Уничтожение не утвержденных документов и (или) их черновиков (вариантов) с пометкой «Для служебного пользования» в каждом структурном подразделении также осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

3.2. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования». При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации – поэкземплярно.

3.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются отдельно от несекретной документации.

Формы журналов учета входящих и исходящих документов «Для служебного пользования» приведены в приложениях № 2, № 3 к настоящей Инструкции.

3.4. При регистрации входящего документа с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера Правительства Ростовской области.

На первом листе каждого приложения к документу с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу ставится штамп
«К вх. № _____» с указанием даты регистрации.

На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе.

На документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

Документы, поступившие во временное пользование, возвращаются в структурные подразделения или сторонние организации, их направившие, за своими регистрационными (исходящими) номерами. В этом случае на пакете (упаковке) кроме регистрационного номера документа указывается входящий номер, например: «23/01-142/ДСП (№ 871 ДСП) возврат».

3.5. Движение документов с пометкой «Для служебного пользования» с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учета.

3.6. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Все части пометки печатаются через 1 межстрочный интервал, формат шрифта идентичен размеру, применяемому в основном тексте документа.

Например:

Для служебного пользования Экз. № __ или ДСП Экз. № ___

3.7. Если документ с пометкой «Для служебного пользования» имеет приложение, то ниже текста документа проставляется отметка о приложении, включающая в себя наименование прилагаемого документа (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный (учетный) номер, номер экземпляра, количество листов.

Например:

Приложение:

Перечень сведений, подлежащих засекречиванию, уч. № 6дсп, экз. № 2, на 5 л, для служебного пользования.

Если приложение не прикрепляется к экземпляру отправителя, то отметка о приложении дополняется отметкой «только в адрес».

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложения:

1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, инв. № 27дсп, экз. № 311, брошюра для служебного пользования. 2. Отчет по форме № 6, CD-R, инв. № 5дсп, экз. № 1, для служебного пользования, только в адрес.

3.8. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу указывается количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилия, имя, отчество исполнителя, его служебный телефон, фамилия, имя, отчество работника, отпечатавшего документ, и дата печатания. Все части данного реквизита печатаются размером шрифта № 10 – № 12, через 1 межстрочный интервал.

Например:

Отп. 2 экз. Экз. № 1 – в адрес. Экз. № 2 – в дело. Исп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 Отп. Сидоров Андрей Андреевич 20.03.2016 или

Отп. 4 экз. Экз. № 1 – в министерство здравоохранения Ростовской области. Экз. № 2 – в министерство транспорта Ростовской области. Экз. № 3 – в Управление ФСБ России по Ростовской области. Экз. № 4 – в дело. Исп. и отп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 20.03.2016

При печатании более 5 экземпляров документа с пометкой «Для служебного пользования» указанные реквизиты проставляются на экземпляре документа, остающемся в деле, а на всех остальных экземплярах проставляется фамилия, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон. В этом случае исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Например:

Отп. 10 экз. Экз. № 1 – в дело. Экз. № 2 – 10 – согласно указателю рассылки. Исп. и отп. Иванов Иван Иванович Тел. (863) 240 50 43 20.03.2016

3.9. Отпечатанные и утвержденные (подписанные) документы вместе с черновиками передаются ответственному лицу структурного подразделения, осуществляющему учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования».

Входящие, исходящие внутренние документы структурного подразделения с пометкой «Для служебного пользования», а также дела, утвержденные номенклатурой дел Правительства Ростовской области, издания и машинные носители информации ограниченного распространения учитываются (регистрируются) и хранятся в структурном подразделении.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в соответствующих журналах учета.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.

3.10. Документы, передача, отправка и (или) рассылка которых предполагается в другие структурные подразделения или сторонние организации передаются в отдел делопроизводства для учета (регистрации) и отправки.

Документы для отправки адресатам передаются оформленными с учетом требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкции.

Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителю.

3.11. Работник отдела делопроизводства при приеме документов с пометкой «Для служебного пользования» на отправку и (или) рассылку обязан в присутствии работника структурного подразделения, подготовившего документ, проверить правильность оформления реквизитов документов, наличие в соответствии с указателем рассылки всех экземпляров документа и приложений к нему.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы с пометками о срочности доставки «Вручить немедленно» или «Срочно» подлежат направлению адресатам незамедлительно.

3.12. Документы с пометкой «Для служебного пользования» структурным подразделениям передаются через отдел делопроизводства работникам структурного подразделения под расписку, сторонним организациям пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

3.13. Размножение, ознакомление, передача и отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» производятся только с разрешения должностного лица, в чей адрес был направлен документ, должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к разряду ограниченного распространения, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего должностного лица.

Разрешение на ознакомление с документами с пометкой «Для служебного пользования» представителям сторонних организаций при наличии официального письменного мотивированного запроса организаций, которым такое право предоставлено действующим законодательством, может быть дано должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к разряду ограниченного распространения, и (или) заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми) по курируемым направлениям.

Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с пометкой «Для служебного пользования» приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

Документы и издания с пометкой «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с согласия их руководителей.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая их копирование.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем проставляется отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала проставляется отметка о количестве снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), должность, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии.

Например:

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой «Для служебного пользования» вносится в журналы учета.

3.14. Допускается изготовление и направление выписок из документов с пометкой «Для служебного пользования».

Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с пометкой «Для служебного пользования» проставляется пометка «Выписка» и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые работником, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты.

3.15. Документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования», съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах, хранилищах).

Выданные для работы документы и дела с пометкой «Для служебного пользования» находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

По окончании рабочего дня все документы с пометкой «Для служебного пользования» убираются в шкафы (сейфы), а сами шкафы (сейфы) и входные двери от этих помещений закрываются на замок.

3.16. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

3.17. Допускается помещать в дело «Документы с пометкой «Для служебного пользования» отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела.

3.18. Сброшюрованные материалы, издания, информационные материалы, планшеты и прочие материалы с пометкой «Для служебного пользования», которые невозможно подшить в дела, хранятся отдельно. Одновременно заводится карточка учета выдачи (приложение № 4 к Инструкции), которая помещается в бумажный карман (конверт), приклеенный к внутренней стороне обложки, или хранится в специальном ящике-картотеке. Все карточки хранятся до уничтожения дела, брошюры, издания.

3.19. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» с целью отбора их на государственное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них пометки «Для служебного пользования», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкцией.

3.20. Уничтожение документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.

После уничтожения материалов с пометкой «Для служебного пользования» в учетных формах проставляется отметка: «Уничтожено. Акт №____ от __________ (дата)».

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов – 10 лет.

3.21. При смене в структурном подразделении работника, отвечающего за учет и хранение документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-передачи этих документов, носителей информации, который утверждается руководителем структурного подразделения.

3.22. В случае ликвидации органа исполнительной власти Ростовской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

3.23. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой соответствующим руководителем. В состав такой комиссии обязательно включается работник структурного подразделения, ответственный за учет и хранение этих документов.

В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель структурного подразделения информирует об этом заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

В случае утраты документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования» комиссией, созданной в соответствии с данным пунктом, составляется акт, на основании которого делаются отметки в регистрационно-учетных журналах.

4. Порядок снятия пометки «Для служебного пользования»

с носителей информации ограниченного распространения

4.1. Снятие пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения осуществляется:

по решению должностного лица, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего должностного лица;

по решению экспертной комиссии по оценке важности документов Правительства Ростовской области, оформленному в виде акта о проведении экспертизы ценности документов.

4.2. Снятие с документов ограниченного распространения пометки «Для служебного пользования» осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с указанием даты и номера акта о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

4.3. О снятии пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных журналах делаются соответствующие записи, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

5. Требования, предъявляемые к автоматизированной

обработке служебной информации ограниченного распространения

5.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области допускается только на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.

5.2. Все работы, связанные с автоматизированной обработкой служебной информации ограниченного распространения, производятся с использованием учтенных машинных носителей информации.

К машинным носителям информации относятся:

несъемные жесткие магнитные диски;

съемные жесткие магнитные диски;

гибкие магнитные диски;

оптические и магнитооптические диски;

флэш-накопители.

5.3. Учетные реквизиты (учетный номер, пометка «ДСП», номер экземпляра, дата регистрации, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель), проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте любым доступным способом.

5.4. Учет машинных носителей информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области осуществляет отдел защиты информации министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

5.5. Машинные носители информации ограниченного распространения, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются комиссионно по акту путем их физического разрушения (разрушение рабочей поверхности носителя любым возможным способом) с отражением факта уничтожения в журнале учета машинных носителей информации (приложение № 5 к Инструкции). Перед уничтожением с машинных носителей информации ограниченного распространения должна быть стерта (уничтожена) информация, если это позволяют физические принципы работы носителя.

6. Требования к служебным помещениям,

в которых ведется работа и хранятся документы

и другие материальные носители, содержащие
служебную информацию ограниченного распространения

6.1. Содержание помещений, в которых ведется работа и хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность документов.

6.2. Входные двери служебных помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время.

6.3. Для хранения документов с пометкой «ДСП» помещения снабжаются необходимым количеством сейфов, металлических и иных запирающихся шкафов.

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области                          Т.А. Родионченко

Приложение № 1

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ПЕРЕЧЕНЬ

служебной информации ограниченного

распространения в Правительстве Ростовской области

№ п/п	Наименование сведений	Примечание
1	2	3
1.	Информация, включающая правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, а также иные документы и копии документов, поступившие в Правительство Ростовской области, имеющие пометку «Для служебного пользования», правовые акты Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области, имеющие пометку «Для служебного пользования»
2.	Информация о мобилизационной подготовке и мобилизации Правительства Ростовской области. Сведения по воинскому учету и бронированию граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил	кроме сведений, составляющих государственную тайну
3.	Выписки из документов, имеющих гриф секретности	кроме сведений, составляющих государственную тайну
4.	Сведения, раскрывающие систему и средства защиты информации в автоматизированных системах Правительства Ростовской области. Сведения об организации системы разграничения доступа к защищаемым информационным ресурсам, о действующих паролях, закрытых ключах электронно-цифровой подписи. Сведения об объектах информатизации, в которых обрабатывается информация ограниченного распространения	кроме сведений, составляющих государственную тайну
5.	Персональные данные, направляемые третьей стороне (письма, приложения к ним, ответы на запросы)
6.	Технические требования по обеспечению сохранности служебной тайны при выполнении работ в Правительстве Ростовской области
7.	Информация из документов, имеющих пометку «Коммерческая тайна», с указанием ее обладателя	предоставленная обладателем информации, составляющей коммерческую тайну
8.	Технические, коммерческие и другие сведения, оформленные в виде технической документации, полученные у источника информации на условиях конфиденциальности

Приложение № 2

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета входящих документов

1 страница

Порядковый номер	Входящий номер документа и дата регистрации	Исходящий номер документа	Откуда поступил	Вид и краткое содержание	Количество листов и номера экземпляров
основного документа	прило— жения
1	2	3	4	5	6	7

2 страница

Кому направлен документ	Резолюция	Отметка о получении	Дата возврата документа	Примечание
Ф.И.О.	дата
8	9	10	11	12	13

Приложение № 3

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета исходящих документов

1 страница

№ п/п	№ исходящего документа, дата регистрации, кем подписан (исполнитель)	Куда направлен документ	Краткое содержание	№ экземпляра документа	Количество листов	№ экземпляра приложения	Примечание
документа	приложения
1	2	3	4	5	6	7	8	9

2 страница

Отметка о получении документа	Отметка о возврате документа	Примечание
расписка в получении документа (подпись, расшифровка)	дата	дата возврата	резолюция	расписка в получении документа (подпись, расшифровка)	дата	отметка об уничтожении
10	11	12	13	14	15	16	17

Приложение № 4

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

КАРТОЧКА

учета выдачи носителей
информации ограниченного распространения

_____________________________________________________________________

(вид носителя сведений, его краткое содержание, реквизиты – регистрационный номер

_____________________________________________________________________

и дата, наличие пометки «ДСП», номер экземпляра (тома), количество листов, метров и т.д.)

Дата выдачи	Кому выдан (подразделение, фамилия исполнителя)	Номера листов документа (дела), с которыми ознакомился исполнитель	Расписка в получении или ознаком—лении, дата	Расписка в обратном приеме, дата
1	2	3	4	5

Приложение № 5

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета машинных носителей информации

1 страница

Дата, регистра­ционный номер, ограничительная пометка	Шифр заказа, задачи, учетный номер, откуда поступил	Тип машинного носителя инфор—мации, машинного документа	Количество экземпляров	Номер экземпляра	Количество в экземпляре (штук, лент, листов)
1	2	3	4	5	6

2 страница

Расписка в получении (Ф.И.О., подпись, дата), отметка об отправке	Расписка в обратном приеме (Ф.И.О., подпись, дата)	Место хранения машинного носителя информации, машинного документа	Отметка об уничтожении (складировании в урну) бракованных машинных носителей информации, машинных документов (подпись, дата)	Отметка об уничтожении машинных носителей информации, машинных документов, стирании информации (номер и дата акта)
7	8	9	10	11

В КАКИХ НОРМАТИВНЫХ АКТАХ УСТАНОВЛЕН ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С ДОКУМЕНТАМИ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?

Порядок обращения с документами и фото-, кино-, видео- и аудиопленками, машинными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, содержится в Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности[1] (далее – Положение № 1233).

В п. 1.1 Положения № 1233 указано, что его действие распространяется на федеральные органы исполнительной власти, уполномоченный орган управления использованием атомной энергии и уполномоченный орган по космической деятельности, а также на подведомственные им предприятия, учреждения и организации. Во многих субъектах Российской Федерации и отдельных ведомствах приняты свои нормативные акты, которые регулируют работу со служебной информацией ограниченного доступа[2].

В организации должен быть утвержден Перечень должностных лиц, которые имеют доступ к информации ограниченного использования. Помимо этого, обязанность работника работать с документами с пометкой «ДСП» должна быть закреплена в его должностной инструкции.

НА КАКИХ ДОКУМЕНТАХ СТАВИТЬ ПОМЕТКУ «ДСП»?

Согласно п. 1.4 Положения № 1233 пометку «Для служебного пользования» (далее – «ДСП») проставляют на документах, содержащих информацию ограниченного распространения. Согласно п. 1.2 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения относится:

1. Информация о деятельности организации, если ограничения на ее распространение обусловлены служебной необходимостью. К такой информации следует относить служебную информацию, запрет на распространение которой установлен решением уполномоченного должностного лица.

В соответствии с п 1.5 Положения № 1233 руководители федеральных органов исполнительной власти вправе определять:

• категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
• порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
• порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
• организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Такие документы утверждены многими федеральными органами исполнительной власти. Например, они размещены в соответствующих приложениях к приказам Минфина России[3], Росгвардии[4], Минюста России[5].

2. Информация, которая поступила в организацию и доступ к которой ограничен законодательством. Как правило, эти сведения государственные органы получают от граждан и организаций, не связанных с государственной службой, и запрет на их распространение устанавливается в интересах лиц, предоставивших сведения.

Согласно п. 1.3 Положения № 1233 к информации ограниченного распространения не относятся:

• правовые акты, устанавливающие статус госорганов, организаций, общественных объединений;
• правовые акты, устанавливающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
• сведения о чрезвычайных ситуациях и других опасных явлениях и процессах, которые необходимы для обеспечения безопасности населения и производственных объектов;
• описание структуры госоргана и его функций, а также его адрес;
• порядок рассмотрения обращений граждан и юридических лиц, а также вынесенные по таким обращениям решения;
• сведения об исполнении бюджета, состоянии экономики и потребностей населения;
• документы, которые хранятся в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций и которые необходимы для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

КАК СВЯЗАНЫ ГОСУДАРСТВЕННАЯ, КОММЕРЧЕСКАЯ И СЛУЖЕБНАЯ ТАЙНЫ С ПОМЕТКОЙ «ДСП»?

С 01.01.2008 из Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) исключена ст. 139 «Служебная и коммерческая тайна», в которой информация, составляющая служебную тайну, относилась к объектам гражданских прав.

Отметим, что информация в документах с пометкой «ДСП» не секретная, а потому не является государственной тайной. Кроме этого, ее нельзя считать и коммерческой тайной, так как она имеет отношение к работе органов власти, государственных корпораций и подведомственных им юридических лиц. Согласно части четвертой ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[6] (далее – ФЗ № 149-ФЗ) условия отнесения информации к сведениям, составляющим коммерческую тайну, служебную тайну и иную тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение устанавливаются федеральными законами. В п. 3 Перечня сведений конфиденциального характера[7] указано, что служебной тайной являются служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с ГК РФ и федеральными законами. Однако ни один федеральный закон не регламентирует порядок и условия ограничения доступа к служебной информации.

Какая ответственность предусмотрена за разглашение служебной тайны?

Согласно п. 2.1 Положения № 1233 решение о проставлении пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, принимает исполнитель и должностное лицо, которое подписывает или утверждает документ. Как указано в п. 1.6 Положения № 1233, должностные лица, уполномоченные руководителем государственного органа и государственной корпорации относить служебную информацию к информации ограниченного использования, несут персональную ответственность за обоснованность принятия такого решения.

Согласно ст. 13.14 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на должностных лиц – от четырех тысяч до пяти тысяч рублей.

В отдельных случаях (например, когда информация относится к двум и более видам тайн) за разглашение служебной тайны предусмотрена уголовная ответственность в соответствии со ст. 138, 285, 310, 311 Уголовного кодекса Российской Федерации.

Однако основным видом юридической ответственности за разглашение служебной тайны является дисциплинарная ответственность. В Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ) и отраслевом законодательстве о прохождении различных видов государственной службы (подп. в п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ, подп. в п. 3 части первой ст. 37 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»[8], п. 5 части второй ст. 49, п. 6 части второй ст. 82 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»[9] и т.д.) закреплена возможность увольнения лиц, допустивших разглашение охраняемой законом тайны.

Чтобы обосновать законность увольнения за разглашение служебной тайны, работодателю следует доказать три факта:

• факт 1: сведения, которые работник разгласил, в соответствии с действующим законодательством относятся к служебной или иной охраняемой законом тайне;
• факт 2: сведения стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;
• факт 3: работник обязывался не разглашать такие сведения[10].

---

[1] Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 (в ред. от 18.03.2016).

[2] См, например, Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России (утв. Приказом Минобрнауки России от 30.12.2010 № 2233; в ред. от 10.08.2012).

[3] См. Приказ Минфина России от 19.06.2019 № 98н.

[4] См. Приказ Росгвардии от 30.05.2017 № 155.

[5] См. Приказ Минюста России от 07.10.2010 № 250.

[6] В ред. от 02.12.2019.

[7] Утв. Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 (в ред. от 13.07.2015).

[8] В ред. от 16.12.2019.

[9] В ред. от 16.12.2019.

[10] См. п. 43 Постановления Пленума Верховного суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» (в ред. от 24.11.2015).

---

На кого распространят правила

Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.

Что должен решить руководитель организации

Руководителю нужно определить:

• категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;
• категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;
• внутренний порядок обращения с документами ДСП;
• организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

Как обращаться с документами ДСП

Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов и др.

Как создавать документы ДСП

Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:

• гриф «ДСП»;
• номер экземпляра документа;
• информацию о том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).

Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:

• о количестве оригинальных экземпляров;
• порядковом номере оригинального экземпляра;
• дате создания оригинального экземпляра;
• создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).

В тиражный экземпляр документа надо включать:

• номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;
• порядковый номер оригинального экземпляра;
• дату создания тиражного экземпляра;
• фамилию, имя, отчество создавшего его лица.

Как передавать экземпляры документов

В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).

При передаче надо предусмотреть:

• защиту информации от несанкционированного доступа;
• гарантированную доставку;
• контроль целостности.

Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.

Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю.

Как принимать экземпляры документов

Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.

Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.

Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф «ДСП».

При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.

Как использовать экземпляры документов

Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.

Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.

Как хранить экземпляры документов

Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф «ДСП».

При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.

Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные — в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.

Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах — не реже 1 раза в 5 лет.

При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.

Как уничтожать экземпляры документов

Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают — в них делают отметку со ссылкой на акт.

Как снять ограничение на распространение экземпляра документа

Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа «ДСП». Его снятие отражают в учетной форме.

На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.

Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.

За что сотрудника могут наказать

Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.