Инструкция по учету и хранению музейных ценностей 2021

Хранение и учет музейных предметов: новые правила

Опубликованно 10.03.2021

В 2021 году вступили в силу новые правила учёта, хранения и использования музейных предметов и коллекций. Они утверждены Министерством культуры РФ и с 1 января вступили в силу. Единые правила отменили Инструкцию 1985 года, в которой содержалась информация по учету и хранению музейных ценностей.

Правила одинаково распространяются на все музеи, имеют силу для всех физических и юридических лиц, и охватывают различные сферы деятельности музеев, определяя состав фондов, правила взятия музейных экспонатов на хранение, требования к условиям хранения предметов и т.д.

Особое внимание отводится разделу о хранении ключей от фондохранилища музея и других помещений. Мы выделим ключевые моменты данного раздела:

1. Все ключи от хранилищ и экспозиционных залов формируются в музейную базу данных ключевого хозяйства и заносятся в специальный журнал регистраций выдачи и возврата ключей этих помещений.
2. Ключи от сейфов, витрин и шкафов должны находиться в помещении хранилища в специальном сейфе или металлическом шкафу. Все операции с ключами – замена сломанных, устранение и введение новых – заносятся в журнал учета поступлений/изъятий ключей.
3. Дубликаты всех ключей должны быть надежно защищены от третьих лиц, а потому должны храниться либо у главного хранителя, либо у руководителя, либо в особом помещении для хранения ключей с системой охранной сигнализации.

В журнал регистраций выдачи и возврата ключей от помещений музея вносятся следующие данные:

1. Номер ключа и место его хранения;
2. ФИО сотрудника, наделенного полномочиями взятия или сдачи конкретного ключа, его должность, подпись и расшифровка подписи, а также время и дата выдачи/возвращения ключа;

При этом к каждому ключу крепится бирка, на которой указываются данные о том, к какому залу/хранилищу/шкафу он относится.

Первые экземпляры ключей выдаются в распоряжение ответственным хранителям – ключи находятся в пеналах, которые опечатываются личной печатью хранителей. Все действия с пеналами записываются в специальный журнал, хранящийся в том же помещении, что и все ключи.

Выносить пеналы с ключами и пломбиры за территорию музея категорически запрещено.

Все эти правила значительно усложняют процесс хранения и выдачи ключей. На сегодняшний день существует более современный способ хранения и администрирования ключей от фондохранилищ и иных музейных помещений – электронные ключницы Ecos.

Автоматические ключницы Ecos хранят базу сотрудников музея, разделяют доступы к помещениям и ведут учет всех действий персонала в системе. Для большей надежности возможна установка конкретного времени взятия и сдачи каждого ключа. Идентификация сотрудников музея в системе производится одним из четырех способов (пин-код, магнитная карта, отпечаток пальца или сканер лица).