Инструкция по ведению электронного документооборота

ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.

Что такое ЭДО, и как это работает

Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.

По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.

Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.

Состав СЭД:

• комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
• компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.

Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.

Как внедрить ЭДО

Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.

Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.

Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.

Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.

Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.

Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:

1. Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
2. Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.

С оператором СЭД необходимо заключить договор.

Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.

Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.

Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.

Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.

Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.

Какие документы переводят в цифровой формат

Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (48-ФЗ от 11.03.1997).

Требования к ЭД

Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (149-ФЗ от 27.07.2006).

В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (77-ФЗ от 29.12.1994, 149-ФЗ от 27.07.2006). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.

При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:

• № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
• № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
• № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.

Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.

Как исправлять ошибки в электронных документах

Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в 402-ФЗ от 06.12.2011 и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).

Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).

А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.

Как хранить электронные документы

Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.

Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.

Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Об электронном документообороте рассказала

Юрисконсульт RTM Group в области ИТ.

При ведении любого бизнеса нужно обмениваться документами — например, договорами с поставщиками, актами выполненных работ, счетами на оплату и так далее. Можно делать это в бумажном виде и тратить время и деньги на распечатку и доставку документов, а можно перейти на электронный документооборот (ЭДО) и управлять всеми документами в цифровом формате.

В статье для Skillbox Media рассказываем главное об электронном документообороте. Материал будет полезен предпринимателям и руководителям компаний, которые планируют переходить на ЭДО, а также всем специалистам, которые будут с ним работать.

• Что такое ЭДО
• Какие есть виды ЭДО
• В чём преимущества и недостатки ЭДО
• Какие компании обязаны использовать электронный документооборот
• Как работает система ЭДО
• Как получить электронные подписи для ЭДО
• Как выбрать оператора ЭДО
• Как перейти на электронный документооборот

---

Электронный документооборот — процесс обмена электронными документами. Его ведут в специальных сервисах — системах ЭДО, доступ к которым дают операторы ЭДО. Поясним эти термины.

Электронные документы — цифровые версии документов, которые создаются, обрабатываются, отправляются и хранятся с помощью компьютеров или других электронных устройств. Ими обмениваются не только сотрудники внутри компании, но также компания с контрагентами и госорганами.

Для подтверждения подлинности электронные документы подписывают электронной подписью. Это цифровой код, который прикрепляют к документу. О том, какие есть виды электронных подписей и как их получить, будем говорить ниже.

Системы ЭДО — сервисы, в которых ведут электронный документооборот. Их устанавливают на компьютер или используют в облачной версии через интернет.

Системы ЭДО позволяют автоматизировать работу с документами. В них можно, например, создавать документы, обрабатывать их, согласовывать с руководством, обмениваться ими с контрагентами, архивировать их и устанавливать защиту. Это гораздо удобнее и быстрее, чем делать то же самое в бумажном виде и вручную.

Доступ к системам ЭДО дают операторы ЭДО — компании, которые организовывают систему электронного документооборота. Они создают платформы для ЭДО и поддерживают их работу. Некоторые операторы предлагают дополнительные услуги — например, получение электронных подписей или автоматизацию бизнес-процессов.

Больше о том, какие бывают операторы и как между ними выбирать, рассказываем ниже.

В общих чертах электронный документооборот работает так же, как и обычный: документ составляют → подписывают с одной стороны → направляют другой стороне → подписывают с другой стороны → передают один экземпляр обратно. Но в ЭДО вместо подписи от руки — электронная подпись, вместо почты или курьерской службы для доставки — сервисы в интернете.

Таким образом, электронный документооборот упрощает работу с документами, делает обмен информацией быстрее и безопаснее, а также помогает снизить затраты — например, на бумагу и доставку.

Курсы Skillbox для тех, кто хочет научиться организовывать работу бизнеса

• «Эффективный руководитель» — научиться распределять ресурсы и сокращать издержки компании, разобраться в микроменеджменте и грамотно организовать бизнес-процессы.
• «Основы предпринимательства: начни свой бизнес» — погрузиться в детали организации бизнеса и разобраться, как юридически грамотно вести бизнес без штрафов и санкций.

Электронный документооборот делят на два основных вида: внутренний ЭДО и внешний. Внутренний ЭДО — это оборот внутри организации, внешний — это когда документы отправляют кому-то вне компании. Внутренний и внешний ЭДО используют в разных целях, они по-разному организованы.

Внутренний ЭДО. Предназначен для работы с документами внутри компании. Например, для обмена отчётами, договорами и другими документами, которые не требуют подключения внешних сторон.

Внутренний оборот не регулируется законодательством, поэтому каждая компания устанавливает свои правила обмена документами. Обычно сотрудники используют сетевые папки или обмениваются всем необходимым по корпоративной электронной почте. В некоторых крупных компаниях есть специальное ПО для этого.

Внутренний ЭДО позволяет компании оптимизировать внутренние бизнес-процессы и упрощает передачу информации между разными отделами.

Внешний ЭДО. Ускоряет процессы обработки документов при взаимодействии с внешними структурами — партнёрами, клиентами или государственными органами.

Например, с помощью внешнего ЭДО обмениваются счетами-фактурами, договорами с поставщиками, налоговой и бухгалтерской отчётностью и другими документами, требующими участия внешних сторон.

При внешнем ЭДО, кроме правил компании, нужно соблюдать установленные контрагентами правила составления документов, а в некоторых случаях и обязательные требования законодательства.

Кроме того, ЭДО подразделяют по процессам. Например, есть ЭДО для работы с бухгалтерскими, корпоративными, трудовыми документами и так далее.

Все виды ЭДО улучшают эффективность управления и обмена документами. Тем не менее некоторым компаниям он может не подойти.

Преимущества ЭДО:

• Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее.
• Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись.
• Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться.
• Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей.
• Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов.
• Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и ответственные.
• Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату.
• Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется.
• Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

• Возможные технические сбои. Например, неполадки в сети или в самой системе могут нарушить работу ЭДО или даже привести к потере документов.
• Риски безопасности. В системах ЭДО данные хорошо защищены, но риски хакерских атак, вирусов и других угроз безопасности нельзя исключить полностью.
• Затраты на подключение — на покупку и настройку ПО, а также на обучение сотрудников.

Как правило, ЭДО внедряют крупные компании с несколькими подразделениями, у которых много контрагентов и большой оборот документов. Тогда затраты на подключение к ЭДО оправданы. Маленьким компаниям и ИП настраивать ЭДО в большинстве случаев слишком дорого.

Чтобы понять, выгодно ли бизнесу внедрять ЭДО, можно воспользоваться специальным калькулятором эффективности на сайте налоговой службы.

Бизнес обязан использовать электронный документооборот в некоторых случаях — например, для обмена документами с некоторыми государственными структурами. Подробнее об этом говорим в следующем разделе.

В большинстве случаев переход на ЭДО — дело добровольное. Если компания хочет оптимизировать процесс работы с документами, сделать его упорядоченным, быстрым и надёжным, переход на электронный документооборот поможет ей в этом.

Но в некоторых случаях компаниям нужно использовать ЭДО обязательно. Вот эти случаи.

Компании занимаются оборотом маркированных товаров. Маркированные товары отслеживает система маркировки «Честный знак». Раньше сведения в неё передавали через личный кабинет системы. С начала 2022 года так делать нельзя. Сейчас данные в «Честный знак» нужно передавать только через операторов ЭДО. Это требование закреплено в Постановлениях Правительства №2464 и №64.

Перечень товаров, которые подлежат обязательной маркировке, можно посмотреть в Распоряжении Правительства №792-р. Например, к ним относятся табак, молочная продукция, упакованная вода, одежда и обувь, БАДы и так далее.

Компании работают с импортными товарами, проходящими через Национальную систему прослеживаемости (НСП). Эта система контролирует импорт и движение в стране некоторых товаров. К таким товарам относятся, например, холодильники, стиральные машины, бульдозеры. Полный их перечень приведён в Постановлении Правительства №1110.

Использовать НСП должны все компании и ИП, которые занимаются оборотом прослеживаемых товаров — например, импортируют их, перепродают, утилизируют или конфискуют.

НСП работает таким образом. Партии импортного товара присваивают регистрационный номер. Этот номер нужно указывать в документах, связанных с этим товаром, — например, в счетах-фактурах или декларациях по НДС. Все процессы в рамках НСП можно проводить только в электронном виде. Для этого нужно подключить ЭДО.

Компании участвуют в госзакупках. Все поставщики и заказчики в государственных закупках, проходящих по закону №44-ФЗ, должны использовать электронный документооборот. Это требование действует с января 2022 года.

Также наличия ЭДО требуют некоторые площадки для госзакупок или отдельные проекты.

Компании сдают отчётность в госорганы. Бухгалтерскую отчётность в электронном виде должны сдавать все компании, которые ведут бухгалтерский учёт. Также в электронном виде сдают налоговую отчётность и отчётность по взносам:

• компании с численностью работников больше 100 человек, а также предприятия с годовым оборотом свыше 10 млрд рублей — отчётность по всем налогам;
• компании с численностью работников от 10 до 100 человек — формы 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, отчётность в Социальный фонд России.

Бухгалтерскую и налоговую отчётность сдают через платформы, которые используют для ЭДО, — подробнее о них говорим ниже. Для сдачи отчётности нужна электронная подпись.

Если компания небольшая, она может подавать налоговую отчётность через сервис ФНС без участия оператора ЭДО. Так можно сдавать все формы налоговой отчётности, кроме деклараций по НДС.

Планируется, что ЭДО станет обязательным для всех компаний и ИП. Об этом говорится в Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, разработанной правительственной комиссией. Всё больше документов будут переводить в электронную форму, большее число субъектов обяжут перейти на ЭДО — как внешний, так и внутренний. Например, с 2024 года переход на электронный документооборот станет обязательным для всех бюджетных учреждений.

В классическом сценарии работы ЭДО участвуют три стороны: отправитель электронного документа, получатель и оператор ЭДО. Также есть вспомогательные стороны:

• удостоверяющий центр (УЦ) — организация, которая выдаёт электронные подписи;
• госорганы — регуляторы процессов электронного документооборота.

Они взаимодействуют друг с другом по такой схеме.

Этап 0. Госорганы выдают лицензии, устанавливают правила ведения ЭДО, проводят проверки, ведут реестры и так далее. Например, ФНС ведёт реестр доверенных операторов ЭДО.

Этап 1. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его электронной подписью, при необходимости зашифровывает и направляет получателю через оператора.

Этап 2. Оператор отправителя фиксирует дату и время поступления документа и проверяет его (если есть такая договорённость). Затем направляет документ оператору получателя — с указанием даты и времени отправления.

Этап 3. Оператор получателя делает то же самое со своей стороны и направляет документ получателю.

Этап 4. Получатель проверяет документ, подписывает его электронной подписью и направляет обратно через своего оператора.

Большая часть процесса автоматизирована: действия операторов ЭДО могут занимать несколько секунд, если не требуется дополнительных проверок.

Таким образом, чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Подробнее об этом — в следующих разделах.

Согласно закону, есть два вида электронных подписей (ЭП) — простая и усиленная. Они отличаются друг от друга порядком получения и проставления, надёжностью, а также сферами применения. Разберём подробнее.

Простая электронная подпись (ПЭП). Представляет собой набор данных, который генерируется программой по команде пользователя и затем присоединяется к электронному документу. Например, ПЭП можно создать в документах Microsoft Office, чтобы подтвердить авторство.

Также к ПЭП относят код, который присылают в СМС, электронных письмах или пуш-уведомлениях для подтверждения действий пользователя в интернете — например, оплаты в интернет-магазине или входа на портал «Госуслуг». Человеку нужно ввести полученный код в форме сервиса — это считается подписанием и подтверждением операции.

Усиленная электронная подпись. Отличается от простой подписи тем, что состоит из зашифрованного набора символов. Она может не только зафиксировать факт подписания, дату, время и авторство, но и отслеживать изменения документа.

У усиленной подписи есть два подвида:

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП). Такие подписи создают с помощью специального ПО, которое не требует сертификации. НЭП можно использовать для внутреннего и внешнего документооборота.

  Для того чтобы использовать НЭП для внешнего ЭДО, стороны должны заключить дополнительное соглашение. Без него подпись не будет иметь юридической силы.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП). Их создают с помощью сертифицированного ПО. Выдавать КЭП могут только аккредитованные удостоверяющие центры, а средства криптографии должны быть сертифицированы ФСБ.

  КЭП имеет юридическую силу сама по себе (без дополнительных соглашений между сторонами) и универсальна в использовании.

Во внутреннем электронном документообороте можно использовать разные виды ЭП. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись. В некоторых случаях подписывать электронные документы можно только с помощью неё — например, если документы предназначены для передачи отчётности в налоговую, работы с государственными информационными системами, участия в электронных торгах и так далее.

С 2022 года компании и индивидуальные предприниматели могут получить КЭП бесплатно в налоговой. Подробнее об этом — в разъяснении ФНС. Также получить электронные подписи можно у некоторых операторов ЭДО, аккредитованных Минцифры.

Операторов ЭДО на рынке довольно много. К ним относятся, например, «Контур.Диадок», «1С-ЭДО», СБИС. Полный список аккредитованных операторов ЭДО можно посмотреть на сайте налоговой.

Бизнес может выбрать любого оператора из списка. Мы рекомендуем обращать внимание на такие параметры:

• функциональность сервиса;
• ценовую политику и пакеты услуг;
• совместимость с другими системами;
• поддерживаемые форматы документов (например, акты, накладные, договоры, счета-фактуры);
• возможность международного обмена документами;
• дополнительные расходы (например, на специальное ПО);
• какие электронные подписи нужны для работы компании;
• работает ли оператор в системе «Честный знак» — актуально для компаний, которые занимаются оборотом маркированных товаров.

Например, оператор «СБИС» подходит для внутреннего и внешнего документооборота, в том числе международного, и требует наличия КЭП. А в сервисе Legium.io допускается использование НЭП.

Вот что должен сделать бизнес, чтобы перейти на ЭДО.

Шаг 1. Провести предварительную подготовку.

• Определить цели и задачи перехода на ЭДО. После этого будет легче выбрать вид ЭП, оператора и учесть особенности работы с электронным документооборотом.
• Уточнить у контрагентов, пользуются ли они ЭДО. Так можно понять, имеет ли смысл внедрять внешний ЭДО или пока можно остановиться на внутреннем.
• Составить перечень документов, которые нужно перевести в электронный вид. Например, договоры с поставщиками, акты выполненных работ, накладные и так далее.
• Предварительно выбрать тип системы ЭДО. Например, будет ли достаточно типового решения от одного из операторов ЭДО или потребуется расширенная интеграция системы ЭДО с текущей IT-архитектурой компании. Второй вариант, как правило, подходит для больших корпораций с множеством филиалов.

Шаг 2. Подключиться к оператору ЭДО.

• Изучить условия, которые предлагают операторы ЭДО, проверить возможность интеграции с другими системами.
• Узнать, с какими операторами работают основные контрагенты компании. Не страшно, если у контрагентов будут разные операторы. Главное, чтобы они поддерживали роуминг с другими операторами.
• Выбрать оператора ЭДО, исходя из целей и запросов бизнеса.
• Выбрать подходящий тариф. Обычно он рассчитывается по количеству исходящих документов, ежемесячному лимиту, количеству аккаунтов для компании и дополнительных услуг.
• Оформить заявку на подключение и заключить лицензионное соглашение с оператором ЭДО.

Шаг 3. Подготовиться к запуску ЭДО.

• Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Лучше выбрать КЭП — она подходит для работы в большинстве систем ЭДО, а также необходима для взаимодействия с госорганами.
• Настроить доступ к системе оператора ЭДО для пользователей.
• Продумать процессы обмена документами — внутри компании и между контрагентами, в зависимости от вида внедряемого ЭДО.

Шаг 4. Протестировать систему и подготовить сотрудников к её использованию.

• Провести тестовый обмен документами.
• Разработать порядок работы по ЭДО — назначить ответственных лиц, обучить сотрудников, подготовить внутренний и (при необходимости) внешний регламент по работе с ЭДО.

Шаг 5. Внедрить систему ЭДО.

• Внести изменения в учётную политику — написать, что теперь бизнес работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.
• Предупредить контрагентов о переходе на ЭДО и заключить с ними соглашение об использовании электронного документооборота.
• Оформить заявку на настройку роуминга, если контрагенты работают с другими операторами ЭДО.
• Отправить контрагентам приглашения в системе ЭДО, чтобы начать обмен документами.

Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить документально в договорах с контрагентами. Если компания или ИП планируют использовать ПЭП или НЭП, это нужно зафиксировать в дополнительных соглашениях, чтобы у таких подписей появилась юридическая сила.

• Электронный документооборот (ЭДО) — процесс обмена электронными документами.
• ЭДО бывает внутренний и внешний. Внутренний ЭДО используют для работы с документами внутри компании, когда не нужно подключать внешние структуры. Внешний ЭДО — для работы с партнёрами, клиентами или государственными органами.
• В большинстве случаев на ЭДО переходят добровольно, но в некоторых случаях работа с электронным документооборотом обязательна. Например, если компания занимается оборотом маркированных товаров, работает с прослеживаемыми импортными товарами или участвует в госзакупках.
• Для того чтобы вести электронный документооборот, нужно получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. Для внешнего ЭДО оптимально сразу получить усиленную квалификационную подпись — это можно сделать в налоговой.
• Работу электронного документооборота важно регламентировать и закрепить в договорах и дополнительных соглашениях с контрагентами. Иначе обмен документами могут признать несогласованным, а документы недействительными.

Другие материалы Skillbox Media для руководителей

• Как управлять бизнес-процессами, чтобы всё работало по плану и бизнес не терял деньги
• В чём разница между цифровизацией и цифровой трансформацией бизнеса и как они могут двигать компанию вперёд
• Когда компании нужна система ERP, сколько это стоит и зачем учиться работать с ней
• Для чего нужны программы «1С», как они работают и как их внедрить в компании
• Как управленческий учёт помогает принимать верные решения и как его организуют в компаниях

Идите в бухгалтерию!
Вы с нуля научитесь вести бухучёт по российским стандартам и работать в 1С, готовить налоговую отчётность и рассчитывать зарплату. Трудоустройство гарантировано договором.
Узнать больше

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на ЭДО подготовили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Форму документа. Это бесплатно. 

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Образец положения об электронном документообороте составили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Образец.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить:

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Как перейти на электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Электронные трудовые книжки уже действуют повсеместно.

Как с 2023 года заполнять форму ЕФС-1, мы писали здесь. 

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данный стандарт прописывает в том числе и порядок работы с электронными документами.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).

Переход на электронный документооборот

При переходе на электронный документооборот компании проходят ряд этапов. Так, необходимо провести анализ текущих процессов на предприятии — оценить, как работают сотрудники, в какой последовательности они выполняют те или иные действия, исключить ненужные и неэффективные шаги. В электронный формат стоит переносить уже улучшенные процессы, которые позволят персоналу работать быстрее и с лучшим результатом.

Затем необходимо выбрать подходящую систему для ЭДО. Будьте готовы к тому, что выбор может занять довольно много времени, в некоторых случаях вплоть до года, особенно, если тестируется несколько систем. Программное обеспечение для электронного документооборота должно соответствовать запросам вашей компании и по максимуму закрывать бизнес-задачи.

Например, в дополнение к документообороту многие системы предлагают инструменты для внутренних коммуникаций — мессенджеры, групповые чаты, трекеры задач. Какие-то системы позволяют автоматизировать сквозные процессы предприятия, включив в них обработку документов. При этом в low-code платформах, к примеру, в ELMA365, любой сотрудник, прошедший обучение, может настроить процессы и интерфейсы, для этого не требуется привлекать программистов. При покупке системы важен и ряд других факторов: страна разработки, наличие готовых решений, стоимость, подход к лицензированию, возможность масштабирования.

Выбрав подходящее ПО, определите основные маршруты, которые будут автоматизированы в первую очередь. Затем наступает этап внедрения системы для электронного документооборота и обучения сотрудников. И здесь важно подготовить нормативную документацию, которая будет соответствовать стандартам и выполнять функцию информирования сотрудников. В этой статье мы поговорим о тех документах, которые нужны при организации ЭДО.

При переходе на ЭДО компании, как правило, составляют два регламентирующих документа — приказ о переходе на электронный документооборот и Положение об электронном документообороте. Приказ должен содержать день, месяц и год начала действия ЭДО, перечень сотрудников, имеющих доступ к программному обеспечению, сроки проведения обучения для персонала и другие детали.

О Положении об электронном документообороте в организации поговорим подробнее.

Что такое Положение об электронном документообороте?

Важно помнить, что в любой организации электронный документооборот — это не просто использование программного обеспечения для обмена документами. Это целая система, которая может включать в себя и ряд программ, и инструкции для сотрудников, и рекомендованные форматы документов, и использование цифровой подписи. Все это должно быть где-то прописано, причем детально. Сотрудник, участвующий в ЭДО, должен иметь возможность открыть документ и найти там инструкции о том, какие шаги ему необходимо выполнить, чтобы, например, составить, согласовать, подписать и отправить клиенту договор.

Помимо внешнего документооборота, то есть обмена документами с вашими партнерами или клиентами, все вышесказанное касается и внутренних процессов, в частности, кадровых. При переходе на КЭДО, без регламентов не обойтись. Более того, в этом случае необходимо ознакомить сотрудника и получить согласие на безбумажный документооборот.

Итого, положение об электронном документообороте определяет единые правила для работы с электронными документами. Оно помогает выработать единые стандарты и помочь сотрудникам компании их придерживаться. Правильно составленное Положение — это не просто формальный документ, который будет пылиться на полке. Скорее, это список правил и инструкций, который определяет порядок работы, помогает вашему персоналу правильно выполнять свои задачи и избегать ошибок человеческого фактора.

Этот документ компания составляет, когда уже пройдены предыдущие шаги, определена система, которая будет установлена в организации и проведены подготовительные работы. Информацию о внедренном ПО необходимо будет отразить в Положении наряду с общими сведениями о системе, порядком предоставления доступа, правилами работы с документами и т.д.

Таким образом, Положение об ЭДО включает в себя вся инструкции и регламенты, которые касаются электронного документооборота в компании.

Например, в Положении сотрудник сможет узнать:

• как правильно оформить документ;
• как согласовать новый договор;
• где взять шаблон акта приемки;
• можно ли отправить документ по электронной почте или нужно использовать другой канал;
• можно ли отправить пакет документов в виде архива;
• к кому обратиться, если не получается войти в свой аккаунт в СЭД;
• до какого времени в течение рабочего дня можно отправлять документы контрагентам;
• как зарегистрировать входящее письмо;
• как получить сертификат электронной подписи.

Рассмотрим более детально, какие пункты можно включить в Положение, чтобы максимально полно отразить все детали. При этом стоит помнить, что каждая компания сама определяет, какие пункты и в каком объеме включать в этот документ.

Общие положения

Здесь вы прописываете общие сведения о системе электронного документооборота в компании, а также термины и определения, использованные в Положении. Например, стоит указать, что такое «электронный документ», «электронная почта», «участник ЭДО», «отправитель», «получатель», прописать типы документов (контракты, служебные записки, заявления и т.д.). Также стоит указать цели ЭДО, например, «создание единой системы документооборота», «улучшение скорости обработки писем», «контроль исполнительской дисциплины».

Программное обеспечение

Прописываются общие сведения и особенности системы электронного документооборота, внедренной в компании.

Условия предоставления доступа

В этом пункте указываются условия, при которых сотрудник компании получает доступ в СЭД. Например, установка необходимого ПО на компьютер пользователя, установка антивирусных программ, особенности при работе из дома и т.д.

Порядок организации электронного документооборота

Здесь вы описываете, какие процессы включает в себя электронный документооборот, как формируются цифровые документы, какие типичные маршруты используются в организации. Можно перечислить допустимые форматы документов, прописать пункт о юридической силе соглашений и актов. Также стоит указать виды электронного документооборота, принятые в компании, например, кадровый, бухгалтерский, складской.

Кадровый электронный документооборот

С 22 ноября 2021 года компании законодательно имеют возможность организовать кадровый электронный документооборот. Работники отдела кадров теперь могут вести все документы в цифровом виде. Все эти процедуры должны быть прописаны в Положении.

Юридически значимый документооборот

Отдельным пунктом можно прописать, как происходит подписание и обмен документами с контрагентами, партнерами и заказчиками через операторов электронного документооборота. Обычно доступ к этому виду документооборота имеет ограниченный круг сотрудников с правом подписи — их следует перечислить в Положении. 

Порядок работы с входящей корреспонденцией

Укажите каналы, через которые вы принимаете документы (электронная почта, операторы ЮЗДО, формы обратной связи на сайте), сроки обработки, порядок регистрации и принятия решений.

Порядок отправки электронных документов

Здесь можно прописать все нюансы вплоть до требований к оформлению исходящих документов. Укажите, какие из них отправляются по электронной почте, а какие — строго через оператора, если у вас настроен юридически значимый документооборот с контрагентами. Пропишите время, в которое документы могут быть отправлены, должны ли они быть архивированы в формате .RAR или .7z, как стоит оформлять электронные письма, какую подпись использовать.

Порядок получения электронной подписи

Процесс получения сертификата ЭП, список людей, которые могут получить данный сертификат, описание всех видов электронной подписи, используемых на предприятии.

Хранение электронных документов

Пропишите, где, в каком виде и как долго будут храниться электронные документы в вашей компании, как организовано резервное копирование. Причем для разных типов документов требования могут отличаться, и все они должны быть перечислены. Также можно указать ответственных за хранение архива и его безопасность.

Информационная безопасность

В этом пункте компания указывает свои требования к информационной безопасности и детально приписывает, как они будут соблюдаться. Следует перечислить программно-технические средства (система паролей и идентификаторов, токены, антивирусные программы) и организационные мероприятия (процесс предоставления доступа, обучение сотрудников организации, защита серверов от пожара и т.д.)

Исключения

Перечислите документы, которые на данное время будут обрабатываться в бумажном виде. Так, это могут быть кадровые документы, в данный момент оформляемые только в бумажном виде.

Если резюмировать, то в Положение об ЭДО стоит включить:

• год и дату, с которой оно начинает действовать, а также срок действия. Положение может быть бессрочным или же продлеваться по прошествии периода, чаще всего, года;
• данные об информационной системе и ее использовании;
• регламенты обработки разных типов документов;
• методы обеспечения сохранности;
• процедура предоставление доступа.

Это примерный список пунктов, каждая организация может дополнительно включать любые нужные требования,  чтобы в полной мере отразить свою систему ЭДО. Так, где-то не используется КЭДО, а где-то сотрудники работают сразу в нескольких информационных системах, и в каждой из них предусмотрена обработка документов.

Когда составлять Положение об электронном документообороте?

Выше мы уже говорили о том, что при переходе на ЭДО, компания проходит через несколько этапов. Рассмотрим этот момент подробнее.

1 шаг. Анализ текущей системы электронного документооборота: с какими видами документов работает компания, какие основные процессы, кто в них участвует, какие есть проблемы. На этом этапе уже видно, как переход на электронный формат поможет решить ряд проблем, например, сократить время, которое уходит на сканирование и распечатку, поиск нужных сотрудников для согласования заявлений и нахождение нужного документа в архиве.

2 шаг. Внедрение системы электронного документооборота. Этот этап включает в себя поиск подходящей системы, разработку плана внедрения и само внедрение.

3 шаг. Разработка регламентов и Положения об электронном документообороте. Этот шаг необходимо выполнить до того, как выбранная вами СЭД будет введена в эксплуатацию, ведь сотрудников нужно проинформировать о новых процедурах до того, как им придется с ними столкнуться.

4 шаг. Запуск системы для электронного документооборота в эксплуатацию. К данному моменту сотрудники уже проинформированы. Они прошли инструктаж и обучение и готовы работать по новым стандартам.

Как составить Положение об электронном документообороте?

Единой формы Положения, которая была бы утверждена государственными органами, на данный момент не существует. Каждая организация может составить его в том виде, в котором считает нужной.

Как определить, кто в организации должен взять на себя обязанность составить Положение об электронном документообороте? Чаще всего подобные документы составляют работники канцелярии и секретариата. Однако в данном случае необходимо привлекать тех специалистов, которые в полной мере понимают, как будет применяться программное обеспечение в рамках перехода на ЭДО. Рекомендуем обратиться к сотрудникам IT-департамента или любого другого отдела, который в вашей компании занимался этим проектом. Также может потребоваться экспертное участие юристов, сотрудников, которые взаимодействуют непосредственно с контрагентами и заказчиками или занимаются производством продукции на вашем предприятии.

Мы рекомендуем использовать достаточно простой язык и понятные формулировки. Цель Положения — помочь всем работникам компании соблюдать процедуры и стандарты предприятия, а это невозможно, если текст регламентов будет непонятным и трудным для восприятия. Чтобы получить полезный документ, которым сотрудники действительно смогут пользоваться, необходимо учесть все процессы, нюансы и особенности вашей компании.

Готовое Положение нужно согласовать с руководителем предприятия. Также, если у вас на предприятии существует профсоюз, представляющий интересы работников, то необходимо включить его в согласование.

Затем ознакомьте с документом самих сотрудников — тех, кто будет принимать непосредственное участие в электронном документообороте, в том числе кадровом. С этого момента можно запускать вашу систему для ЭДО в эксплуатацию и выпускать приказ о переходе на электронный документооборот.

Заключение

Резюмируя, стоит отметить, что Положение об электронном документообороте создается не просто для того, чтобы нормативная документация была в порядке. Его основная задача — предоставить регламенты и инструкции по работе сотрудникам, вовлеченным в работу с договорами, актами, счетами, корреспонденцией, служебными записками, заявлениями, приказами и т.д.

В Положении следует описать все нюансы электронного документооборота в вашей компании и порядок работы с документами. Здесь указывается корпоративная система для ЭДО, перечисляются сотрудники, которые с ней работают, прописываются такие процедуры как получение доступа, использование цифровой подписи, согласование, создание актов по договорам, отправка электронных писем клиентам, создание резервных копий и так далее.

Каждая компания создает свое собственное Положение об электронном документообороте, так как единой формы, определенной на законодательном уровне, не существует. Главное помнить о задачах, которые Положение об ЭДО должно выполнять, а именно в понятном виде предоставлять полную информацию о нормах, регламентах, правилах работы, зонах ответственности в рамках электронного документооборота внутри вашей компании.