Инструкция по ведению кассовых операций в 2022 году

Добавить в «Нужное»

Организации (ИП) самостоятельно определяют мероприятия по обеспечению сохранности наличности при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, а также порядок и сроки проведения внутренних проверок наличных денег (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — Указания)). Порядок ведения кассовых операций в целом в РФ устанавливается Центральным банком России. 

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит не маленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации – от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
• для ее должностных лиц и ИП – от 4 тыс. руб. до 5 тыс. руб.

Порядок ведения кассовых операций в 2023 году: лимит кассы

В организации должен быть установлен кассовый лимит.

Лимит кассы – допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.

Данный лимит организация определяет самостоятельно исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Формулы расчета лимита кассы можно найти в Типовой ситуации.

Важно отметить, что организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства (СМП), а также ИП вправе не устанавливать лимит кассы и хранить в кассе столько наличности, сколько нужно (п. 2 Указания).

Проверить, относится ли ваша фирма к СМП, можно на сайте ФНС.

Кассовые операции в 2023 году: лимит кассы обособленных подразделений

В обособленных подразделениях (ОП), сдающих наличные деньги в банк, также должен быть установлен кассовый лимит. Причем головная организация при наличии у нее ОП обязана устанавливать свой лимит с учетом лимитов этих ОП (п. 2 Указания).

Документ, которым установлен кассовый лимит конкретного ОП, головная организация должна передать в данное подразделение.

Ведение кассовых операций в 2023 г.: превышение лимита кассы

Суммы сверх установленного лимита должны сдаваться в банк.

Правда, превышение допускается в дни выплаты зарплаты/иных выплат, включая день получения наличных в банке на эти цели, а также в выходные/нерабочие праздничные дни (если фирма проводит в эти дни кассовые операции). В этом случае никакие штрафные санкции фирме и ее должностным лицам не грозят.

Кассовые операции: лимит расчетов наличными

Помимо кассового лимита, есть еще и лимит расчетов наличными деньгами между организациями/ИП. Данный лимит составляет 100 тыс. руб. в рамках одного договора (п. 1,4 Указания Банка России от 09.12.2019 N 5348-У). То есть, допустим, если организация покупает у другого юрлица в рамках одного договора товары стоимостью 150 тыс. руб. и планирует производить оплату частями, то сумма всех наличных платежей не должна превышать в общей сложности 100 тыс. руб., остальная сумма должна быть перечислена продавцу по безналу.

Кассовые правила

Безусловно, немалое значение имеет и документальное оформление каждой кассовой операции. Ведь неоформленная операция может привести к тому, что деньги «на бумаге» не будут совпадать с их фактическим количеством. А это опять-таки чревато штрафом.

Правила ведения кассовых операций: кто ведет кассовые операции

Кассовые операции должен вести кассовый работник или другой работник, назначенный руководителем организации/ИП.

Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания).

Если в организации/у ИП работает несколько кассиров, на одного из них должны быть возложены функции старшего кассира.

Кстати, ведение кассовых операций может взять на себя сам руководитель/ИП.

Еще больше полезной информации о кассовых операциях вы найдете в Путеводителе «Кассовые операции», оформив бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс.

Документальное оформление кассовых операций

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (далее – ПКО (Форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88)), расходование денег из кассы – расходным кассовым ордером (далее – РКО (Форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 N 88)).

Кассовые документы (ПКО, РКО) оформляются главным бухгалтером или иным лицом, в чьи обязанности по распоряжению руководителя/ИП входит оформление этих документов. Также кассовые документы могут быть оформлены должностным лицом компании или физлицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухучета (п. 4.2 Указания).

ИП, независимо от применяемого режима налогообложения, могут не оформлять кассовые документы, но при условии, что они ведут учет доходов и расходов, объектов налогообложения, физических показателей (п. 4.1 Указания, п. 2 Письма ФНС от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338).

Кассовые операции: кто подписывает документы

Кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель), а также кассир (п. 4.3 Указания).

При этом при оформлении кассовых документов на бумажном носителе кассир снабжается печатью или штампом (например, печать с наименованием фирмы, ее ИНН и словом «Получено»). Ставя оттиск печати/штампа на кассовых документах, кассир подтверждает проведение кассовой операции.

Если же ведением кассовых операций и оформлением кассовых документов занимается сам руководитель, то, соответственно, подписывать кассовые документы должен только он.

Прием наличных

Как мы отметили выше, прием наличных в кассу проводится по ПКО.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет (п. 5.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии – подписи руководителя) и сверяет эту подпись с имеющимся образцом;
• соответствие наличной суммы, указанной цифрами, сумме, указанной прописью;
• наличие подтверждающих документов, поименованных в ПКО.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. При этом лицо, вносящее наличность в кассу, должен иметь возможность наблюдать за действиями кассира.

Пересчитав деньги, кассир сверяет сумму в ПКО с фактически полученной суммой и, если суммы совпадают, то кассир подписывает ПКО, ставит печать/штамп на квитанции к ПКО и отдает эту квитанцию лицу, вносившему наличность.

Кроме того, кассир должен проконтролировать платежеспособность принимаемых денег. Иными словами, оценить, не фальшивые ли банкноты перед ним, и обращать внимание на поврежденные купюры: загрязненные, изношенные, надорванные, имеющие потертости и т.д. Так, если банкнота, например, утрачена на 60% или более, ее принимать в кассу не нужно. Поскольку ее невозможно будет обменять по номиналу (п.1,2 Указания Банка России от 26.12.2006 N 1778-У). 

При расчетах с применением ККТ или БСО приходный кассовый ордер может быть оформлен на общую сумму принятых наличных по окончании проведения кассовых операции. Такой ПКО заполняется на основании контрольной ленты ККТ, корешков бланков строгой отчетности (БСО), приравненных к кассовому чеку, и т.д.

Дальнейшее перемещение ПКО внутри организации и его хранение зависит от правил, установленных руководителем фирмы. Храниться ПКО должны в течение 5 лет (п.277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Выдача наличных

При выдаче наличных из кассы нужно оформить РКО. Получив его, кассир проверяет (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера/бухгалтера (при его отсутствии – подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
• соответствие сумм, указанных цифрами, суммам, указанным прописью.

При выдаче наличности кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО.

Перед выдачей денег кассир должен идентифицировать получателя по паспорту (иному документу, удостоверяющему личность). Выдача наличных денег лицу, не указанному в РКО, запрещена.

Подготовив необходимую сумму, кассир передает получателю РКО для подписи. Затем кассир должен пересчитать подготовленную сумму таким образом, чтобы получатель мог наблюдать данный процесс. Выдача наличности производится полистным, поштучным пересчетом в сумме, обозначенной в РКО. После выдачи денег кассир подписывает РКО.

Так же как и ПКО, РКО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Выдача наличных для выплаты зарплаты

Выплата зарплаты наличными проводится по расчетно-платежным ведомостям (Форма № Т-49, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1)/ платежным ведомостям (Форма № Т-53, утв. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1) с составлением единого РКО (на фактически выплаченную сумму) в последний день выплаты зарплаты или же раньше, если все работники получили зарплату до наступления крайнего срока. Причем в таком РКО не нужно указывать ни Ф.И.О. получателя, ни реквизитов документа, удостоверяющего личность.

Срок выдачи зарплатной наличности определяется руководителем и должен быть указан в ведомости. Но учтите, что данный срок не может превышать 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания).

Работник обязательно должен расписаться в ведомости.

Кроме того, ранее действовал такой порядок. Если в последний день выдачи зарплаты кто-то из работников ее не получил, то кассир напротив его фамилии и инициалов в расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости  должен был проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «депонировано». Затем кассир:

• подсчитывал фактически выданную работникам сумму и сумму, подлежащую депонированию;
• записывал эти суммы в соответствующие строки ведомости;
• сверял эти суммы с итоговой суммой, обозначенной в ведомости;
• ставил свою подпись и отдавал ведомость на подпись главному бухгалтеру/бухгалтеру (при его отсутствии – руководителю).

Формально с конца 2020 года данная обязанность кассира отменена (п.1.3 Указания Банка России от 05.10.2020 N 5587-У). Однако в указаниях по заполнению расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53), как и прежде, сказано, что напротив фамилий работников, не получивших зарплату, отметку «депонировано» проставить нужно. А также указано, что в конце ведомости должны быть проставлены суммы выплаченной и депонированной зарплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1). Кроме того, очевидно, что все это должно быть отражено в учете. Поэтому ведомость в любом случае нужно передать бухгалтеру, а тот уже зафиксирует невыплаченную зарплату в реестре депонированных сумм. Так что по большей части кассиру придется действовать по прежней схеме.

Если же речь идет о какой-то разовой выплате (к примеру, выплата зарплаты увольняющемуся сотруднику), то нет смысла оформлять ведомость – можно выдать деньги сразу по РКО в обычном порядке.

Выдача наличных подотчетнику

В этом случае РКО оформляется на основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной форме, или распорядительного документа организации/ИП (п. 6.3 Указания). Данный распорядительный документ должен содержать информацию о сумме наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя/ИП и дату. Причем в документе могут быть указаны несколько лиц (их ФИО), каждому из которых должны быть выданы определенные суммы (п. 6.3 Указания). Заявление подотчетника может быть составлено схожим образом – с указанием суммы и предполагаемого срока. 

Кстати, ранее подотчетное лицо должно было представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней после истечения срока, на который были выданы деньги. Теперь же руководитель организации/ИП вправе сам установить срок для сдачи авансового отчета (п. 6.3 Указания). Исключение – авансовые отчеты по итогам командировок. Их, как и прежде, нужно представлять в течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки (п.26 Положения к Постановлению Правительства от 13.10.2008 N 749)

Наличие у подотчетника задолженности по ранее полученным под отчет суммам не является препятствием для очередной выдачи ему средств.

Получение наличных от ОП и выдача наличных обособленному подразделению

При приеме головной организацией денег от своего ОП также оформляется приходный кассовый ордер, а при выдаче – расходный кассовый ордер (п. 6.4 Указания).

Ведение кассовых операций: выдача наличных по доверенности

Наличные деньги, предназначенные одному получателю, могут быть выданы другому лицу — представителю — по доверенности (например, получение зарплаты за заболевшего родственника). В этом случае кассир должен (п. 6.1 Указания):

• убедиться, что в РКО указано именно ФИО представителя (доверенного лица);
• проверить соответствие ФИО доверенного лица, указанного в РКО и доверенности, данным предъявленного документа, удостоверяющего личность.

Доверенность прикладывается к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости.

Если же выдача наличных производится по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение денег у разных юрлиц/ИП, делается копия такой доверенности. Данная копия заверяется в порядке, установленном организацией/ИП и прикладывается к РКО.

В ситуации, когда получателю полагается несколько выплат у одного юрлица/ИП, оригинал доверенности хранится у кассира, при каждой выплате к РКО/расчетно-платежной ведомости/платежной ведомости прикладывается копия доверенности, а при последней выплате – оригинал.

Обратите внимание, что описанные требования были исключены из Указания ЦБ РФ в 2020 году. Однако это не означает, что выдавать деньги на основании доверенности с тех пор больше нельзя. Можно, только РКО в этом случае должен быть оформлен именно на того, на кого составлена доверенность (Письма Банка России от 11.01.2021 N 29-1-1-ОЭ/6, от 11.01.2021 N 29-1-1-ОЭ/41). И лучше соблюдать ранее установленные правила. В том числе прикладывать к кассовому документу доверенность либо ее копию. Поскольку это будет доказывать тот факт, что наличные были выданы надлежащему лицу. 

Книга учета принятых и выданных наличных денег

Если в фирме или у ИП есть несколько касс, то операции по передаче наличности в течение рабочего дня между старшим кассиром и кассирами фиксируются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма № КО-5, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88).

Кассовая книга

Эту книгу (Форма № КО-4, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88) обязательно должны вести организации (п. 4.6 Указания). Предприниматели, если они ведут учет доходов и расходов (физических показателей), могут кассовую книгу не заполнять.

Кассовая книга нужна для учета поступлений и выдач наличности в кассе.

Кассир фиксирует в книге каждое поступление денег (по ПКО) и каждое расходование (по РКО). В конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и ставит свою подпись.

Затем такую же сверку проводит главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии – руководитель). После проведения сверки лицо, проводившее сверку, ставит свою подпись.

Контролирует ведение кассовой книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Кассовая книга обособленного подразделения

Если у организации есть ОП, совершающее операции с наличными деньгами, то по общему правилу такое подразделение должно вести кассовую книгу (п. 4.6 Указания). При этом копию листа кассовой книги ОП направляет в головную организацию. Порядок такого направления устанавливает сама организации с учетом срока составления бухгалтерской/финансовой отчетности.

Вместе с тем, для ОП, которые не хранят у себя наличные деньги, а по окончании проведения кассовых операций сдают их в кассу организации, предусмотрено исключение. Такие ОП вправе кассовую книгу не вести (п. 4.6 Ука­за­ния).

Способ оформления кассовых документов и книг

Они могут быть оформлены на бумаге или в электронном виде (п. 4.7 Указания).

Бумажные документы оформляются от руки или с применением технических средств, например, компьютера и подписываются собственноручными подписями.

В документы, оформленные на бумаге (кроме ПКО и РКО), можно вносить исправления. Лица, внесшие исправления, должны поставить дату такого исправления, а также указать свои фамилию и инициалы и расписаться.

Документам, оформляемым в электронном виде, должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, искажений и потери информации.

Электронные документы подписываются электронными подписями.

Вносить исправления в документы, оформленные в электронном виде, после их подписания запрещено.

Кассовая дисциплина обязательна для всех предпринимателей и организаций, у которых в обороте есть наличные деньги. Исключение — продавцы со 100% расчетами по безналу. Но таких на практике мало: почти каждый ИП и компания хотя бы отчасти принимают наличку.

Как вести приходно-расходные операции по требованиям законодательства, как работать с наличными средствами и какие документы оформлять — в этой статье.

Вести кассу удобно в МоемСкладе: продажи и возвраты, отслеживание остатков, автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формирование Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Что такое кассовая дисциплина

Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.

Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.

Правила кассовой дисциплины определяют:

• какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
• как получать и выдавать наличные из кассы;
• на какие цели можно тратить наличные;
• на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
• сколько денег можно хранить на остатке в кассе.

Зачем нужна кассовая дисциплина

Без контроля оборота наличных не обойтись, особенно если он большой. Предпринимателю и организации он позволяет в любой момент времени знать, сколько денежных средств есть в наличии и отслеживать их движение по документам.

Соблюдение требований и в частности кассовые документы проверяет ФНС. При их отсутствии или неправильном оформлении — штраф.

Кто отвечает за кассовую дисциплину

Сами расчеты ведет кассир, кассовые документы формирует бухгалтер. Иногда эти должности совмещаются, и в компании работает продавец-кассир, бухгалтер-кассир. В небольших фирмах все функции может выполнять один сотрудник — руководитель.

Общая ответственность за кассовые операции лежит на руководителе в компании или на индивидуальном предпринимателе.

Законодательное регулирование

Нормы ведения приходно-расходных операций разрабатывает Центробанк. Все подробности и условия проведения наличных расчетов прописаны в Указаниях ЦБ РФ: от 11.03.2014 № 3210-У и от 09.12.2019 № 5348-У. Порядок заполнения и формы кассовых документов приведены в постановлении Госкомстата № 88.

Далее — кратко основные требования кассовой дисциплины.

Документы для работы с наличными

Каждое поступление и выдачу наличных обязательно подтверждать кассовыми документами. Всего их 5 видов:

• Приходный кассовый ордер — ПКО;
• Расходный кассовый ордер — РКО;
• Кассовая книга;
• Платежная ведомость;
• Книга учета кассиром принятых денежных средств.

ИП на упрощенном учете операций оформляют ордеры и кассовую книгу только при выдаче зарплаты персоналу наличными. Для подтверждения поступления выручки достаточно чеков, отчетов о закрытии смены и бланков строгой отчетности.

Для юрлиц обязательны только первые три документа из списка.

Рассмотрим каждый подробнее.

Приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО подтверждает, что наличные поступили в кассу. Например, платеж от заказчика, возврат, внесение денег для выплаты зарплаты. Бухгалтер указывает в ордере:

• номер;
• дату;
• кто вносит деньги;
• основание;
• сумму цифрами и прописью.

Большинство организаций и индивидуальных предпринимателей согласно 54-ФЗ обязаны использовать онлайн-кассы. Поэтому если покупатель рассчитался наличными за товары и услуги, оформление ПКО не отменяет обязанность формирования кассового чека.

Вот пример, как выглядит приходный кассовый ордер:

ПКО состоит из отрывной квитанции — она после подписания и заверения печатью выдается лицу, сдавшему деньги — и основной части документа, которая остается на хранение в кассе.

Есть два варианта формирования приходного кассового ордера:

• Отдельный документ на каждый чек. Такое часто практикуют в оптовой торговле или сфере услуг с высоким средним чеком.
• Один ордер по общей выручке за смену. При этом ориентируются на отчет о закрытии смены, который формирует касса. Удобный вариант для точек с большим потоком клиентов.

Расходный кассовый ордер (РКО)

РКО подтверждает факт выдачи наличных из кассы. Бухгалтер указывает в нем:

• номер ордера;
• дату;
• паспортные данные получателя денег;
• сумму цифрами и прописью.

Пример расходного кассового ордера:

Напомним: наличную выручку можно расходовать только на строго определенные цели. Поэтому расходный ордер выдается на:

• оплату поставщикам, подрядчикам;
• оплату труда резидентам;
• социальные отчисления;
• покупку канцтоваров;
• возврат при отказе от товара, оплаченного наличными.

Кассовая книга

В этом документе ежедневно фиксируются все движения по кассе — по каждому приходному и расходному ордеру — и выводится сумма остатка на конец дня.

Допустим, 4 февраля кассир положил в кассу выручку в размере 200 000 рублей и в тот же день передал ее в банк. Значит, в книге за это число будут записи по ПКО и РКО на одинаковую сумму.

Для кассовой книги есть утвержденная форма КО-4, но можно разработать и использовать собственную. Документ нужно прошнуровать, пронумеровать и заверить печатью.

Операции за один день записываются на отдельном листе. Выглядит это так:

Расчетно-платежная ведомость

Ведомость подтверждает выдачу зарплаты наличными. В начале документа указывают общую сумму выдачи, срок, за который ее нужно выдать из кассы, и отчетный период:

Кроме того, бухгалтер заполняет следующие данные:

• дата и номер;
• период, за который выдают зарплату;
• информация о каждом сотруднике: ФИО, табельный номер, должность, оклад;
• количество отработанных дней;
• сумма начисленной зарплаты и удержаний, например, НДФЛ;
• задолженность за работником или работодателем на начало периода при наличии.

Также бухгалтер создает расходный кассовый ордер — либо один на общую сумму выплат, либо отдельный РКО на каждого работника. Номера и даты составления ордеров указываются в конце документа:

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Она нужна, если у предпринимателя или юрлица несколько кассиров. Один из них назначается старшим, а все передачи наличных между ними фиксируются в книге. Ведение расчетов допускается, даже если кассиры работают в разных местах — в офисе, магазине, на складе.

При этом заполняются следующие поля:

Правила ведения документации по наличным операциям

Перечислим основные.

Когда обязательно оформлять кассовые документы

Если за день была хоть одна наличная операция, нужно оформлять документы.

Кто подписывает кассовые документы

Как правило, нужны три подписи — кассира, главного бухгалтера и руководителя.

Если расчеты ведет кассир, ему выдаются образцы подписей главного бухгалтера и руководителя. Если лично руководитель, образцы не нужны.

Нужно ли указывать счета бухучета

В обязательных кассовых документах — ПКО, РКО и кассовой книге — нужны отсылки к счетам бухучета. Правило распространяется только на юрлиц. ИП не обязаны вести бухучет — об этом сказано в п. 2 Закона № 402-ФЗ.

Когда нужно распечатывать кассовые документы

Если у вас нет электронного документооборота, но вы ведете документацию на компьютере или в системе учета, бумаги все равно надо распечатывать и подписывать вручную.

Печатный вариант не нужен при ЭДО с использованием электронной подписи.

Делать исправления в документах нельзя. Если допустили ошибку, придется составить заново, в том числе и в электронном виде.

Срок хранения документов

От 5 лет, документы на выдачу зарплаты — от 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Если нужно, срок хранения можно увеличить. Например, в случае возникновения споров и судебных разбирательств.

Сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за тем, когда составлены документы.

Получение наличных в кассу

Основание приема денег в кассу — приходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить ПКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм цифрами и прописью.
2. Поверить дополнительные подтверждающие документы, если они указаны в ордере.
3. Пересчитать внесенные деньги и сверить полученную сумму с документом. Важно, чтобы у человека, который вносит наличность в кассу, была возможность наблюдать за действиями кассира.
4. Параллельно проверить платежеспособность банкнот. Задача кассира — проверить их подлинность и не принимать в кассу купюры, утраченные на 60% и более, так как их невозможно обменять по номиналу.
5. Если сумма внесенных средств совпадает с указанной в ПКО, поставить подпись и печать на основной части ордера и квитанции, затем — выдать квитанцию тому, кто внес денежные средства.
6. Отразить в кассовой книге информацию о принятых денежных средствах.
7. Сформировать с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены, оформить приходный кассовый ордер на выручку и другие поступления в кассу.
8. Передать кассовые документы бухгалтеру.

Работа с ККТ и кассой

Во-первых, важно понимать разницу понятий «касса» и «кассовый аппарат».

Касса, или операционная касса — это учет всех действий с наличностью. В ней хранятся физические деньги, их оборот подтверждается соответствующими документами.

Кассовый аппарат, ККТ, или онлайн-касса — это устройство, с помощью которого кассир принимает от клиентов наличные средства или проводит безналичную оплату. Его обязаны использовать все ИП и ООО, кроме тех, кто официально освобожден.

Во-вторых, при получении наличных за товары и услуги от клиентов нужно помнить про требования кассовой дисциплины к онлайн-кассам:

• Фиксация каждой кассовой операции с последующей передачей данных в ФНС;
• Выдача клиенту фискального чека вне зависимости от способа расчета — наличными или по карте;
• Обязательная постановка на учет и регистрация ККТ в налоговой;
• Своевременная замена фискального накопителя.

Как работать с ККТ по всем требованиям 54-ФЗ, подробно читайте в руководстве.

Вести кассу удобно и просто в МоемСкладе: кассовые операции, отслеживание остатков, печать расходных и приходных ордеров, регистрация розничных продаж через рабочее место кассира, а также автоматическое создание ПКО при закрытии смены и формировании Z-отчета на торговой точке. Попробуйте прямо сейчас — это бесплатно.

Выдача наличных из кассы

Правила зависят от того, кому выдаются наличные и на каком основании.

Расчеты с поставщиками, подрядчиками и работниками

Основание выдачи денег из кассы поставщикам, подрядчикам и работникам — расходный кассовый ордер.

Алгоритм действий кассира следующий:

1. Проверить РКО: наличие подписей бухгалтера и руководителя, их соответствие образцу, корректность сумм;
2. Удостовериться в том, что деньги выдаются лицу, указанному в документе, и при необходимости попросить паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
3. Получить подпись получателя денег.
4. Выдать деньги и подписать расходный кассовый ордер. Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме.
5. Отразить списание в кассовой книге.

Выплата заработной платы и других выплат работникам

Основание выдачи денег для оплаты труда — расчетно-платежная ведомость.

Срок выдачи указывается в ведомости и не должен быть более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Работники ставят свои подписи в ведомости для подтверждения, что они получили зарплату. В последний день выплат кассир составляет единый РКО на фактически выплаченную сумму.

В случае с разовой выплатой, например, зарплаты увольняющемуся сотруднику, ведомость не оформляется, деньги выдаются по РКО в общем порядке.

Выдача наличных подотчетнику

Кассир оформляет РКО и выдает деньги на основании одного из документов:

• заявления подотчетного лица в произвольной форме;
• распорядительного документа организации или ИП с информацией о сумме наличных, сроке, на который выдаются деньги, подписью руководителя / ИП и датой. Причем в документе могут быть указаны несколько лиц и сумм для выдачи.

Подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет по итогу командировки в течение 3 рабочих дней после возвращения. Если деньги выданы для других целей, руководитель или предприниматель сам устанавливает срок сдачи авансового отчета.

Расчеты с клиентами

В случае, если клиент возвращает товар, за который заплатил наличными, кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек на возврат с указанием признака расчета — «полный расчет», суммы — стоимости товара и формы оплаты — наличная.

Куда можно тратить наличные из кассы

Как правило, юрлица и предприниматели рассчитываются между собой безналом, но бывают исключения.

За что Центробанк разрешает рассчитываться наличностью

• Выплата работникам зарплаты, премий, доплат за сверхурочную работу, отпускных.
• Пособия по соцстрахованию, материальная помощь и другие социальные платежи.
• Закупка товаров, работ, услуг, кроме ценных бумаг.
• Выдача под отчет, например, на командировочные расходы.
• Возврат покупателю за товары и услуги, которые он оплачивал наличными.

Исключение для ИП

Индивидуальный предприниматель в отличие от юрлица может в любой момент снять наличные для собственных нужд из кассы или с расчетного счета. Сумма не ограничена, если нет задолженностей по налогам и страховым взносам.

Если предприниматель использует упрощенный порядок кассовой дисциплины, то есть не формирует кассовые документы, получение наличных также оформлять не должен.

Если ведет кассу в общем порядке, в РКО указывает основание выплаты денег — «Выдача денежных средств предпринимателю на собственные нужды» или «Передача предпринимателю доходов от текущей деятельности».

Правила для валютных нерезидентов

Иностранные физлица могут получать наличные:

• при возврате товаров, приобретенных ранее за наличный расчет;
• за неоказанные услуги, которые были оплачены ранее;
• при компенсации сумм НДС при вывозе товаров, купленных в России (tax free);
• под отчет.

Закон не позволяет выдавать нерезидентам наличные для оплаты труда, а также оплаты товаров, работ и услуг для организации.

Как рассчитываться наличными по договору

Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.

Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.

Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.

Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.

Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.

Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.

Лимит остатка кассы: формулы расчета, правила и исключения

Лимит остатка — это максимальная сумма наличных средств, которую можно оставлять в кассе на конец рабочего дня. Если получается больше, излишек сдают в банк для соблюдения требования. Лимит нужен, чтобы не хранить в кассе слишком много наличности и для контроля финансовых потоков.

Какую сумму можно оставлять в кассе? Рассчитать ее можно по формулам из приложения к Указанию № 3210-У. Варианта два — по объему поступлений или по объему выдачи.

Расчет лимита по поступлению денег

Формула: Лимит по поступлению = ОП / PП × П

ОП — выручка от продаж за выбранный расчетный период.

РП — расчетный период. Это количество дней, за которые мы считаем данные по выручке. Можно взять любое число не более 92 дней — например, 7, 14, 60 дней.

П — период сдачи наличных в банк. Он не должен превышать 7 дней, если банка в населенном пункте нет — максимум 14 дней.

Пример расчета. За расчетный период компания берет 31 день. Сдать деньги в банк нужно за 7 дней. За 31 день выручка в сумме равна 600 000 рублей.

Значит, лимит составит:

600 000 / 31 × 7 = 135 483,87.

Расчет лимита по объему выдачи денег

Формула: Лимит по выдаче = ОВ / PП × П

ОВ — объем выданных денег, кроме зарплаты.

РП — расчетный период, аналогично — до 92 дней.

П — период получения наличных в банке, аналогично — до 7 или 14 дней.

Пример расчета. За расчетный период компания берет 60 дней. За это время из кассы выдали без учета заработной платы всего 150 000 руб. Период между днями получения наличных в банке — 7 дней.

Значит, лимит составит:

150 000 / 60 × 7 = 17 500.

Организация выбирает любой из двух методов расчета, а руководитель подписывает приказ с утвержденным лимитом. Согласование с банком не нужно.

Форму и образец заполнения приказа можно скачать здесь.

Правила при установке лимита остатка

• Лимит обязаны устанавливать только средние и крупные компании.
• Если они этого не сделали, лимит считается равным нулю. Это значит, что всю выручку за день нужно сдавать в банк. Иначе это будет нарушением кассовой дисциплины.
• Для малого бизнеса и ИП установка лимита добровольна. Главное — закрепить это условие внутренним документом, например, приказом руководителя.
• Если небольшая фирма (годовая выручка до 800 миллионов рублей, сотрудников меньше 100 человек) или предприниматель все-таки установили лимит, они обязаны его соблюдать, чтобы не попасть на штрафы.
• Срок действия лимита можно выбрать любой — это не определено в законодательстве. Проще вообще не указывать срок и работать с текущим лимитом до издания нового приказа.
• Если бизнес только начинает свою работу и у него нет данных по поступлению и выдаче денег за нужный срок, для расчетов он берет прогнозируемые суммы.
• Лимит для обособленных подразделений устанавливает головной офис. Если у подразделения свой расчетный счет — самостоятельно.

Когда можно превышать лимит остатка

• В дни выдачи зарплаты. При этом срок выдачи не должен превышать 5 рабочих дней с учетом дня получения наличных средств из банка.
• В выходные и праздничные дни, если тогда проводятся кассовые операции.

Хранение наличных в кассе и обеспечение их сохранности

Где и как безопаснее хранить деньги, каждый руководитель решает по своему усмотрению и утверждает приказ, в котором можно прописать:

• как работать с ключами от кассы;
• частоту ревизий и внеплановых инвентаризаций;
• регламент действий в случае хищения.

Строгих требований со стороны государства нет. Чаще всего используют сейфы или ящики контрольно-кассовой техники, которые закрываются на ключ.

За обеспечение сохранности денег должно отвечать материально ответственное лицо. Как правило, это кассир или сотрудник, исполняющий его обязанности. С ним заключается договор о полной материальной ответственности, по которому работник обязан возместить ущерб в полном размере при потерях и недостачах согласно ст. 242 и 244 Трудового Кодекса.

Кто и как проверяет ведение кассовой дисциплины

ИФНС проверяет соблюдение кассовой дисциплины в ходе проверки ККТ. Помимо выдачи чеков и отчетов из фискальной памяти онлайн-касс налоговые органы обращают внимание на следующие нарушения:

• превышение лимитов расчетов наличными и остатка кассы;
• несоответствие фактических денежных остатков в кассе суммам, указанным в документах;
• неполнота и несвоевременность оприходования выручки;
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Формат проверок — только внеплановые, поэтому важно, чтобы всегда наготове были документы по кассовым операциям в виде оригиналов или заверенных копий.

Срок проверки кассовых операций — не дольше 20 рабочих дней с даты поручения на проведение. Документарные и выездные проверки не могут длиться дольше 10 рабочих дней.

Налоговая инспекция может штрафовать только за нарушения в течение 2 последних месяцев, так как согласно ст. 4.5 КоАП РФ, давность привлечения к административной ответственности равна 2 месяцам. То есть если компания превысила лимит остатка в декабре, в марте следующего года за это санкций уже не будет.

Штрафы за нарушения кассовой дисциплины

Все возможные нарушения и санкции по ним есть в Кодексе РФ об административным правонарушениях, ст. 14.5 и 15.1. Среди них следующие.

Неприменение ККТ

За это могут оштрафовать как работника, так и компанию. Размер штрафа в первом случае от 3 000 до 4 000 рублей, во втором — от 30 000 до 40 000 рублей.

Превышение лимита остатка

Штраф от 40 000 до 50 000 рублей.

Неоприходование наличной выручки

Штраф до 50 000 рублей.

Превышение лимита расчетов наличными

Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.