При значительных объемах договорных документов точность и своевременность их обработки, оперативность и полнота принятия решения по тому, надо ли его заключать, на каких условиях, и все ли эти условия вписываются в реальности бизнеса – все это становится очень важным и нередко является критерием успешности и эффективности бизнеса на рынке.
Итак:
- договоры гарантировано есть у всех;
- оперативность и качество этой работы – важны для бизнеса;
- при определенных объемах бизнесу требуется инструмент для организации этой работы.
«1С:Документооборот» позволяет без программных доработок организовать достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал системы электронного документооборота достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса
Основные этапы в работе с договорами
Очень часто используется оборот «согласование договоров», но мы знаем, что на самом деле за этой фразой стоит намного больший набор действий сотрудников организации.
Подготовка договора
Обычно в организации используют уже выверенные юридической службой шаблоны договоров как основу. Далее бланк договора наполняется данными сторон, предметом договора и условиями.
Согласование договора
Согласование договора может быть простым, а иногда процесс согласования может разбиваться на несколько этапов:
- предварительное согласование с проработкой текста и сбором замечаний;
- согласование договора с руководителями;
- согласование как сбор виз перед подписанием договора.
В любом случае, процесс согласования – это когда сотрудники, отвечающие за определенные области, проверяют свою часть и подтверждают согласованием отсутствие замечаний.
Например, финансовый директор согласует договор на предмет наличия бюджетов, финансовой возможности исполнить данный договор. Руководитель направления согласует состав и качество услуг или номенклатуры по его направлению, которые участвуют в договоре. Руководитель службы безопасности проверяет надежность контрагента, просматривает риски по сделке в рамках своих компетенций.
Согласование часто проходит последовательно, но можно его сделать параллельным или смешанным. Перевод процесса согласования в электронный вид в системе электронного документооборота (СЭД) позволяет это сделать и, таким образом, сохранить время и ресурсы.
Комплексная автоматизация от 1С:Центра компетенции по документообороту. Оценка проекта бесплатно!
Подписание договора
После согласования договора документ должен быть подписан сторонами. Для этого документ направляется для подписания контрагенту, так подписывается директором в нашей организации.
Стоит отметить, что удобно использовать для подписания электронную цифровую подпись (ЭЦП). В некоторых случаях, это более надежный способ гарантировать юридическую значимость документа и, что самое главное, проверить ее.
Безусловно, в современных реалиях обмен документов в электронном виде становится все более актуальным. С помощью операторов ЭДО подписанные ЭЦП документы мгновенно доставляются вашему контрагенту.
Хранение договора
Скан копии с синими печатями и подписями передаются в подразделение, где они будут храниться, и подшиваются в соответствующую номенклатуру дел.
При необходимости оригинал документа может быть выдан ответственному сотруднику для работы с ним. В этих случаях делается отметка в журнале выдачи.
Исполнение договора
Договор требует его исполнения. Бывают договоры с разовой сделкой, бывают договоры, в рамках которых ведется регулярная работа по оказанию услуг или поставки продукции. В любом случае по договору будут возникать дополнительные документы, которые фиксируют его исполнение.
Расторжение договора
Как правило, договор заканчивает свой срок действия в соответствие с датой его окончания. Но бывают случаи, когда договор расторгается досрочно, через соглашение о расторжении.
Как организовать согласование договоров в 1С Документооборот
Возможности системы в части согласования договоров
Программный продукт «1С:Документооборот» (1С:ДО) позволяет без программирования, исключительно существующим функционалом программы организовать любую достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал 1С:ДО достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса.
1С:ДО создает единое для всей компании информационное пространство. Все сотрудники из разных офисов, городов, в том числе на «удаленке» — все работают в единой системе электронного документооборота с актуальными данными.
Программа обеспечивает быстрое взаимодействие сотрудников по документам, а настроенные маршруты процессов связывают между собой ответственных за обработку документа.
За счет механизмов версионирования и протоколирования информация никуда не пропадет, всегда можно понять, что и каким образом происходило. Это позволяет навести порядок в работе с документами.
Система разграничений доступа к данным позволяет обеспечить работу пользователя только с документами и задачами из его области компетенции, убирает лишний для работы контент, а также позволяет надежно закрыть отдельную информацию от несанкционированного доступа к ней.
1С:Документооборот КОРП
Подходит средним, крупным компаниям и холдингам со сложным документооборотом. Полный функционал за 187 000 Р
Что надо для настройки договоров и их согласования
Определить множество видов договорных документов
Для организации договорной работы необходимо заполнить классификатор «Виды документов».
Критерии для классификации видов договоров:
- разные по содержанию (услуги, аренда, покупка, консалтинг и т.д.);
- разные по реквизитному составу;
- разные по доступу к данным документам;
- разными, с точки зрения дальнейшего анализа договорной работы;
- разными, с точки зрения направления бизнеса;
- какие-либо другие критерии.
При определении множества видов договоров стоит руководствоваться разумными соображениями:
- Если ваша классификация состоит из 3-х (договор, дополнительное соглашение к договору и соглашение о расторжении), то возможно, вы слишком упрощаете вашу договорную работу.
- Если в классификаторе видов договоров их количество становится более чем 75, стоит оценить нужна ли такая детальная детализация, что она дает, и стоят ли эти выгоды большей стоимости обслуживания более сложной системы.
Шаблоны документов и шаблоны файлов
В программе для каждого вида договора можно задать один или несколько шаблонов документов, где задать предопределенные значения для реквизитов, вложить туда файл шаблона договора и настроить автоматическое заполнение файла данными из карточки документа. Например, заполнить реквизиты сторон, сумму и валюту, сроки договора.
Бесплатная консультация от специалистов WiseAdvice-IT. У нас более 30 сертификатов по 1С:ДО!
Определить роли исполнителей и маршруты обработки договоров
При работе в системе 1С:ДО рекомендуется применять ролевую адресацию задач.
Все очень просто. Когда мы хотим согласовать договор, то идем с ним в кабинет к «Марии Ивановне», но интересует нас не виза от имени конкретного лица, а именно главного бухгалтера. То же самое происходит, когда в процессе согласования договора нам нужно согласовать его с инженером по эксплуатации, с руководителем службы качества, с начальником транспортного цеха.
Люди со временем меняют свою позицию в структуре предприятия, кто-то уходит, появляются новые люди, но за счет ролевой адресации настроенные маршруты обработки, а тем более когда их достаточно много, будут продолжать и дальше прекрасно работать.
Маршрутов обработки договоров может быть много. Если их количество превышает количество видов договорных документов – это плохой показатель. Если вы уложите все случаи согласования (обработки) договоров в один маршрут за счет мощного механизма условий маршрутизации, то также стоит критически посмотреть на настроенный процесс. Сможет ли его логику понять кто-то другой кроме того специалиста, кто это настроил.
Идеальное количество процессов для обработки договоров – это количество групп договоров (финансовые, строительные, коммерческие, общехозяйственные и т.д.). То есть для каждой группы видов договорных документов настраивается один маршрут. Как было отмечено выше, за счет условий маршрутизации можно гибко определять состав исполнителей в процессе, в зависимости от содержания документа, и разных прочих условий.
Настроить права доступа пользователей к договорам
Не все пользователи должны иметь возможность иметь доступ к любым документам. Как пример, можно рассмотреть работу службы закупок. Их задача находить поставщиков, договариваться об условиях, выгодных для бизнеса. Вести свою часть договорной работы в программе «1С:Документооборот 8».
Совершенно очевидно, что договорная работа службы закупок не должна быть доступна менеджерам по продажам. В каждой организации имеются финансовые договоры (банковское обслуживание, кредитный договор, договоры внутреннего займа и т.д.), с этими документами работают финансисты и те руководители, которым предоставлены такие полномочия. Каждый в организации занимается именно своей частью договорной работы.
Система настройки прав доступа в программе «1С:Документооборот 8» обеспечивает мощную защиту данных, четкое разделение доступа.
Бесплатная
консультация
эксперта
Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
Как в итоге процесс согласования работает в 1С Документооборот 8
Обычные проекты по организации договорной работы для предприятия выполняются в течение 1-2 месяцев одним или двумя специалистами. Сроки и трудозатраты напрямую зависят от сложности проекта и требований со стороны бизнеса.
Важно, чтобы организация была готова к изменениям. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) меняет технологию работы и культуру организации. Процесс создания полезной удобной СЭД требует усилий со стороны заказчика, но те выгоды, которые будут получены, стоят того!
Когда система будет настроена, а люди обучены работе с ней, процессы взаимодействия сотрудников по договорным документам повысят эффективность работы, освободят время для других задач.
Как выглядит работа с договорными документами в СЭД
Инициатор создает новый документ по шаблону. Отметим, что программа даст ему выбирать только из тех шаблонов, с которыми ему назначено работать. Карточка договора уже частично будет заполнена информацией.
Инициатор заполняет недостающие поля: Контрагент, Сумма договора, Сроки действия.
Прикрепляет в карточку файл от контрагента, если это договор создается на основе договора Контрагента. Если формируется договор с нашим бланком договора, то он, скорее всего, уже есть в карточке документа (из шаблона подтянулся) и потом будет автоматически заполнен реквизитами сторон и прочей информацией.
Инициатор сохраняет договор и запускает нужный процесс согласования (точнее, обработки договора). Можно настроить так, чтобы процесс стартовал автоматически, без участия пользователя.
Ко всем участникам процесса обработки/согласования договора в нужный момент придет задача, которую надо будет выполнить. Таким образом, работа с договорными документами происходит четко по заданным правилам и в заданные сроки. Все знают, что и как надо делать. Вся договорная работа становится более прозрачна и контролируема.
В итоге, повышается эффективность работы сотрудников и конгруэнтность в организации.
Делать или не делать – выбор за вами
В современном мире уже давно мы являемся в какой-то степени заложниками новых технологий. Все активно развивается, любое преимущество ваше или ваших конкурентов позволяет менять вашу долю на рынке.
Создание СЭД, использование ЭДО, применение ЭЦП – это не просто фразы с непонятной аббревиатурой, это технологии, без которых вы просто начинаете терять рынок, эффективность, и это происходит каждый день, пока вы думаете «делать или не делать».
Примеры реальных проектов внедрения на базе 1С:Документооборот, победители конкурса 1С:Проект года
Ведение договорного документооборота является одной из ключевых задач в работе любой организации, а такой процесс, как заключение договора, требует повышенного внимания. Стоит отметить, что этот процесс включает в себя каждый шаг работы с договором, от создания и утверждения до внесения корректировок и контроля соблюдения обязательств сторон.
Полный цикл работы с договором — это сложный процесс, в который обычно вовлечены сразу несколько подразделений компании, что влечет за собой большие риски возникновения ошибок и весьма размытые сроки введения документа в силу.
Зачастую работа строится по принципу — кто свободен, тот и ответственный. Но это в корне не верно.
Правильно организованная и регламентированная работа с договорами заметно снижает эти риски, в то время как автоматизация согласования договоров полностью исключает их и делает этот процесс абсолютно прозрачным.
Зачем создавать регламент?
СЭД — система электронного документооборота, которая переводит в автоматический режим процессы согласования договоров и любой другой документации организации, например, приказов или документов отдела кадров.
Но, прежде чем внедрять электронный документооборот, необходимо разработать регламент о договорной деятельности компании с такими разделами как: порядок согласования договора и сроки исполнения, ответственные лица, учет договоров, контроль соблюдения сроков. После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Регламент структурирует и четко расписывает все этапы работы с договорами, определяет ответственных лиц, регламентирует процесс согласования.
Если все сделано правильно, то в организации:
- Оптимизируются сроки каждой процедуры;
- Юридически договоры будут более грамотно составленными;
- Снизятся риски;
- Повыситься качество претензионной работы;
- Легко выявлять, кто и за какое решение отвечает..
При этом можно поручить подготовку договоров специальному отделу, группе специалистов или по каждой сделке ответственными будут разные лица, например, менеджеры по продажам будут работать каждый со своим кругом клиентов.
Второй вариант более гибкий, т.к. можно дать менеджерам определенные права менять условия доставки, размер скидки и другие параметры, чтобы привлечь клиента.
Какой бы подход вы не выбрали, но в итоге все равно все контракты будут собираться в одном месте, к примеру, в бухгалтерии, или у руководителя подразделения. Их хранение — это тоже часть бизнес-процесса.
Независимо от организационных особенностей, необходимы единые для всех сотрудников правила и инструкции по работе с договорами. Ограничение прав и обязанностей отдельных работников — юрист будет рассматривать договор с точки зрения права, главбух — с финансовой точки зрения и налогообложения и т.д.
Стоит также определить, кто принимает окончательное решение и подписывает договор. Причем можно разделить разные виды сделок — с поставщиками, покупателями, на услуги связи, по командировкам и т.д.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
С чего начать?
В Положении предусмотрите несколько разделов:
- Формирование проектов, образцов договоров для различных видов сделок;
- Проверка контрагента, с которым будет заключаться сделка и предоставление собственных подтверждающих документов (что можно и нельзя передавать);
- Согласование;
- Порядок подписи;
- Контроль за сделкой;
- Хранение и архивирование.
По каждому этапу должен быть назначен ответственный, который будет вести учет, координировать работу и следить за исполнением.
Когда вы подготовили регламент, можно переходить к составлению стандартных форм, которые будут универсальны и могут использоваться без специального согласования.
В таком договоре можно сразу установить обычные условия для клиентов, например — срок поставки товара 10 рабочих дней, транспортные расходы за счет покупателя, 100% предоплата. Если какие-то условия будут меняться, их необходимо согласовать по регламенту.
Не забудьте о деталях
Определите формат проекта договора. Изначально ведь не обязательно иметь бумажный оригинал или электронный договор, достаточно обычного файла, составленного в Word или pdf.
Рассчитайте ориентировочные сроки согласований, но не давайте на каждый этап слишком много времени, если сотрудники будут загружены, то станут тянуть до дедлайна — период согласования будет сильно затягиваться.
Уточните информацию, относящуюся к коммерческой тайне, которую нельзя раскрывать.
Обговорить алгоритм действий на случай, если не получается прийти к единому мнению по тексту договора.
Если у вас есть юридический отдел или юрист, то, скорее всего он и сам знает, что делать. Если нет — постарайтесь обратить внимание на некоторые важные особенности:
- Текст контракта должен соответствовать действующему законодательству. Если принципиально в нем вы ничего корректировать в будущем не планируете — лучше попросите составить несколько стандартных проектов профессионального юриста. Проверьте ссылки на законы или статьи НК, если они присутствуют в тексте;
- Изучите судебную практику, связанную с вашим видом деятельности — какие камни преткновения чаще всего мешают спокойно вести бизнес, какие ошибки в договоре могут повлиять на исход дела и т.п.;
- В первую очередь делайте упор на собственные интересы. Если контрагента не устоят какие-то условия, он это отметит и вы сможете найти «золотую середину», но далеко не всегда договоры пристально изучают, поэтому ваша задача — сделать так, чтобы обеспечить собственную финансовую и правовую безопасность;
- Обговорить четко сроки выполнения договора, сроки передачи документов, условия и размер оплаты. Если договор заключается на длительный срок, а конкретные условия сделки оговариваются, например, в спецификациях, то необходимо отслеживать подписание таких документов также жестко, как и сам контракт;
- На случай претензий опишите порядок действий — кому они передаются, в каком виде и в какие сроки. Это касается претензий с обеих сторон. Здесь тоже важно изучить судебную практику и самые частые причины разбирательств.
Чем вы рискуете, заключая договор: ТОП рисков и способы, как их избежать
Самый распространенный риск — выбор проблемного контрагента. Проверять бизнес-партнеров необходимо тщательно, т.к. здесь речь не только о прямых возможных потерях — отсутствие оплаты, задержка поставок, отказ возврата аванса и т.п., но и налоговый ущерб — снятие НДС и расходов. ФНС сейчас активно использует электронные сервисы, межотчетную сверку, встречные проверки.
Если ваш контрагент ненадежен, то вам грозит в лучшем случае запрос на целую кучу документов, в худшем — серьезные финансовые потери и доплата налогов.
Второй риск в нашем ТОПе — отсутствие у лиц, подписывающих договор, соответствующих полномочий. По умолчанию только директор имеет право бесспорно подписывать документы от имени компании. Другие сотрудники получают такое право путем выдачи соответствующей доверенности или на основании приказа. В договоре необходимо указать основание, по которому то или иное лицо его пописывает.
Пример преамбулы договора: ООО «Спутник», в дальнейшем именуемое Поставщик, в лице коммерческого директора Иванова И.И., действующего на основании доверенности № 456 от 01 февраля 2021 года, и ООО «Петров и Ко», именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице менеджера Сидорова С.С., действующего на основании Приказа № 6 от 31 декабря 2020 года…
У предоставленных полномочий есть границы и сроки. Допустим менеджер может подписывать договор, но не имеет право вносить в него изменения, а его доверенность действует только 1 месяц.
Доверенность должна содержать данные о доверителе и доверенном лице, иметь номер и дату, срок действия.
Очень часто документы, связанные со сделкой — соглашения, протоколы разногласий, переписка и другие, теряются или дублируются. Чтобы этого избежать необходимо создать удобный архив документации.
Снизить риски работы с договорам позволяет СЭД.
В чем же плюсы СЭД?
Первый этап автоматизации — подготовка договора. Сперва создается проект или типовой бланк, на основе которого будут формироваться все последующие договоры. На этом этапе вам нужно будет указать тип договора, стадию работы, сроки и суммы платежей, а также всех ответственных лиц для его согласования и подписания.
Согласование договора является ключевым этапом при автоматизации электронного документооборота. В первую очередь, этот процесс должен быть основан на положении о договорной деятельности, включающем в себя список уполномоченных лиц, последовательность в движении договора и сроки его согласования.
На этом этапе система автоматически рассчитывает маршрут движения договора. Для этой работы СЭД использует матрицу согласования и визирования, с помощью которой система определяет документ по таким признакам как вид договора, ответственные лица, тип контрагента и т.д.
При ручном ведении договора время на его конечное утверждение равняется тому времени, которое требуется для утверждения каждым из ответственных лиц или отделов. Согласование договоров при помощи СЭД автоматизирует этот процесс и рассылает требующий утверждения договор по всем согласующим сотрудникам одновременно или в той последовательности, которая необходима. Это значительно упрощает процесс согласования.
После учета и внесения всех предложенных исправлений, договор снова выходит на тот же цикл согласования. Как только документ согласован, он отправляется на утверждение руководителю организации.
Поддержка работы с электронной подписью и интеграция с Диадок позволяет максимально ускорить подписание договора вашим контрагентом.
Подводя итоги, можно сказать, что автоматизация договорного документооборота делает работу с договорами максимально удобной и эффективной, значительно сокращает время работы с каждым из них и повышает уровень безопасности работы с документами.
Кроме того, система электронного документооборота предполагает и создание электронного архива, модуль которого входит в СЭД. Управлять документами и согласованиями становится просто, удобно и прозрачно.
Для этого подойдет СЭД EnDocs Cloud. Вот только несколько ее преимуществ:
- Информация удобно систематизирована — на каждый договор существует своя карточка со всеми основными данными;
- Сроки согласований контролируются, а о дедлайне вам напомнить оповещение на e-mail;
- Перемещение документа фиксируется — ответственное лицо всегда в курсе, у кого находится договор;
- Можно настроить маршруты согласования, по которым должен пройти договор;
- Вы сможете формировать аналитические отчеты о проведенных согласованиях;
- Вы можете подписывать договоры электронной подписью, в т.ч. через Диадок;
- Благодаря интеграции с 1С, все согласованные договоры передаются в вашу программу 1С.
EnDocs Cloud — это не только сервис для работы с договорами, но и электронный архив. В нем все документы хранятся в виде сканов или в электронном формате. Их можно удобно группировать, собирать в подборки, распечатывать, пересылать, скачивать и т.д.
С документами могут работать сразу несколько сотрудников, даже если они находятся на удаленке.
Попробовать EnDocs Cloud бесплатно на тарифе Старт
Подключите бесплатный тариф СТАРТ
Не ограничен по времени. Электронный архив, согласование документов, интеграция с 1С.
Договор — письменное соглашение лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее взаимные права и обязанности. Он содержит условия, особые для каждого вида договорных обязательств и указанные в ГК РФ. В некоторых случаях для возникновения договорных отношений достаточно только счета, оформленного в виде оферты.
Договорная работа в организации — цикл мероприятий, состоящий из заключения договоров и их исполнения. Деятельность регулируется законами и внутренними нормативными актами, которые отвечают за правильную подготовку и оформление документации, а также согласование условий с контрагентами.
За создание договора обычно отвечает отдел сбыта. Иногда ради выполнения функций создается подразделение со специалистами договорного отдела.
Как правильно составить договор
Перед встречей внесите в проект договора:
- краткую характеристику и вид договорного обязательства;
- наименования сторон;
- предмет договора;
- цену и условия оплаты;
- ответственность за нарушение условий договора;
- сроки выполнения и дополнительные сведения;
- список ответственных лиц.
Специалист договорного отдела поможет не наломать дров. Если его нет, не допускайте следующие ошибки:
- не копируйте договор бездумно, проверяйте, не противоречат ли условия документа текущим обстоятельствам;
- проверяйте срок действия договора — он не всегда равен сроку действия обязательств;
- не обменивайтесь документами по электронной почте — так вы не соблюдаете письменную форму;
- отсутствие доверенности у вас или другого ответственного лица может привести к лишним спорам.
Этапы договорной работы в организации
Заключение договора проходит через шесть стадий.
- От одной из сторон исходит инициатива заключения договора. Она обосновывает необходимость оформления сделки и ее цели.
- Устанавливаются условия сотрудничества, цена и порядок оплаты, достигается компромисс между сторонами.
- Проверяется, насколько добросовестный бизнес-партнер. Ошибка приведет к проблемам с ФНС, срыву договоренностей или обману.
- Договор дорабатывается: уточняются условия, составляются списки дополнительных документов, уточняется процесс визирования.
- Изучение договора финансовой службой, юристом и руководителем.
- Подписание договора, присвоение номера и занесение сведений в реестр договоров.
Дополнительный пункт — преобразование подписанного электронного договора в бумажный договор, простановка печатей.
Типовые формы договоров
Типовая форма договора — шаблон, основанный на образце из справочно-правовой системы. Он ускоряет работу менеджеров и специалистов договорного отдела, дает правовую и финансовую безопасность, упрощает работу с клиентами и партнерами. Предприниматели не создают каждый раз документ заново, а лишь немного его корректируют.
Уменьшаются издержки, появляется полное понимание условий сотрудничества, повышается прибыль в результате роста общих показателей эффективности. При возникновении спора типовой договор дает больше доказательств сторонам, не «размываются» их права и обязанности.
Какие нормативные документы регламентируют договорную работу
Договорная работа в организации основывается на действующем законодательстве и локальных нормативных актах — регламентах. Эти акты описывают:
- подготовку проекта договора;
- проверку контрагентов;
- порядок подписи договоров;
- организуют их исполнение;
- контролируют выполнение;
- учитывают возможные претензии и иски;
- устанавливают специфику хранения.
Если условие не определено сторонами в договоре, отношения сторон определяются обычаями делового оборота.
Локальные акты носят как комплексный характер, так и отражают часть стадий. Чрезмерная детализация стадий рождает правила, которые не используются. Корпоративные акты утверждает руководитель.
Смотрите также:
- Как работать в «Электронном бюджете»: пошаговая инструкция
- Почему Performance Management так популярен: всё, что нужно знать о новой системе управления эффективностью
- Календарь сдачи отчётности при ОСНО: что и когда сдавать в апреле 2023
Подпишитесь, чтобы не пропустить интересные мероприятия и получите подарок на почту!
Вы сможете выбрать только актуальные для вас темы.
-
Главная
- Правовой журнал
- Бизнес
- Договоры
- Организация договорной работы в компании
Организация договорной работы в компании
- 19 сентября 2023
- 16 минут
- 3357
- 76
Автор статьи
Супряга Жанна Викторовна
- Исполнительный директор
- Стаж: 13 лет
Публикуем только проверенную информацию
Процедура согласования договора между контрагентами обычно включает в себя следующие этапы:
- Рассмотрение проекта договора и подготовка протокола наличии разногласий
- Направление подписанного договора с протоколом разногласий контрагенту
- Если у контрагента нет разногласий по протоколу, он подписывает договор с протоколом разногласий. Если контрагент не согласен с разногласиями или формулировками, то он может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий и направить его другой стороне.
- Если другую сторону устроят внесенные изменения, она подписывает протокол согласования разногласий
Если заключение договора не является обязательным для сторон, то процедура согласования разногласий может тянуться долго, пока стороны не найдут компромисс по всем условиям договора или не потеряют интерес к сделке. Если же заключение договора является обязательным для сторон, то вопрос урегулирования разногласий может быть передан на рассмотрение суда, о чем мы расскажем далее.
Политика в отношении внесения изменений в договор в каждой компании разная: одни компании не готовы вносить даже малейшие изменения в свою типовую форму, другие — относятся гибко к данному процессу и готовы вносить правки в рамках разумного и исполнимого. При заключении договора юридического обслуживания, включающего сопровождение договорной работы, с нашей компанией, до начала работы мы в первую очередь выясняем подход организации к вопросу внесения правок в договор, а также иные важные вопросы. Без понимания бизнес-процессов в компании невозможно проведение качественной правовой экспертизы договоров и их согласования. Мы считаем, что юрист должен способствовать развитию компанию и заключению взаимовыгодных сделок, а не создавать препоны в деятельности организации (например, некоторые юристы отказываются вносить несущественные правки, тем самым блокируют согласование сделки вопреки экономической цели или вносят незначительные правки, замедляя процесс согласования сделки).
При согласовании договора в организации, как правило, в процесс согласования вовлекаются юрист, руководитель организации, по некоторым вопросам — бухгалтер или финансовый директор, а также лица, ответственные за исполнение договора (например, если контрагент желает сократить сроки исполнения относительно регламентных в компании). Количество вовлеченных в процесс согласования договора в компании зависит от цены сделки, распределения обязанностей внутри фирмы и других факторов.
Рекомендуем формализовать процедуру согласования договора в виде документа — регламента договорной работы в организации. Данный документ должен четко описывать этапы проверки договора, важные аспекты и факторы риска, а также четко определять ответственность и полномочия сотрудников, участвующих в процессе согласования сделки.
Содержание:
- Анализ договора и составление протокола разногласий
- Составление протокола согласования (урегулирования) разногласий
Анализ договора и составление протокола разногласий
В качестве первого этапа согласования договора в организации рекомендуем включить проверку контрагента с точки зрения надежности и возможных рисков.
При правовой экспертизе договора необходимо обратить внимание на условия договора, противоречащие закону, расплывчатые формулировки, которые допускают различное толкование, а также на невыгодные и неисполнимые условия. При анализе договора важно понять последствия включения/невключения того или иного условия.
Если вы не согласны с условиями договора, представленного контрагентом, вам необходимо составить протокол разногласий и направить контрагенту (в некоторых случаях политика компании предполагает внесение правок в текст договора без составления протокола разногласий). Какой-либо установленной формы для протокола разногласий нет. Вы можете указать в нем все сведения, которые считаете нужными. Ниже вы сможете скачать форму протокола разногласий.
Включите в протокол разногласий:
- преамбулу с указанием сторон и реквизитов договора и заголовок «протокол разногласий»
- дату составления
- таблицу разногласий. Первый столбец — условия в редакции контрагента, второй — ваш вариант (удалить, добавить или переформулировать условие), по желанию можно включить третий — обоснование вашего предложения (например, условие контрагента непонятно или противоречит закону)
- существенные для вас условия, без согласования которых вы не хотите заключать договор
Учтите, что к отдельным видам протоколов разногласий (например, протоколу к госконтракту) могут предъявляться специальные требования.
Чтобы подписать договор с протоколом разногласий, поставьте на договоре соответствующую отметку. Рекомендуем написать от руки на последней странице перед подписью: «Договор подписан с протоколом разногласий». Без этой отметки будет трудно доказать, что вы не согласны с некоторыми условиями договора.
Договор с проставленной отметкой и сам протокол разногласий вручите под подпись вашему контрагенту или же направьте почтой. Рекомендуем сделать это письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае вы сможете доказать, какие документы вы направили и когда контрагент их получил.
Если вы заключаете договор по результату торгов и госзаказчик изменил проект контракта по сравнению с первоначальным или неверно заполнил данные из вашей заявки, то вы можете направить ему протокол разногласий. Направляйте протокол разногласий в этом случае только после электронной процедуры определения поставщика. Для этого создайте файл в текстовом редакторе, укажите на пункты контракта, которые не соответствуют вашей заявке или документации процедуры. Загрузите файл на электронную площадку и подпишите электронной подписью, так вы отправите его заказчику. Помните, протокол можно отправить только 1 раз и не позже 5 дней с момента получения контракта от заказчика.
Составление протокола согласования (урегулирования) разногласий
Если другая сторона не согласна с вашими предложениями, она может составить протокол согласования (урегулирования) разногласий. В такой документ обычно включают первоначальный вариант спорного условия, ваш вариант и новую формулировку, которую предлагает контрагент.
Если вы подпишете поступивший от контрагента протокол согласования разногласий, то будете должны исполнить договор в редакции данного протокола.
Вы также можете отказаться от заключения договора (если только вы не обязаны заключить договор) или продолжить переговоры по спорным условиям.
Пока вы не согласуете разногласия, договор не будет считаться заключенным.
В некоторых случаях вы можете передать разногласия на рассмотрение суда в течение 6 месяцев с момента их возникновения:
- контрагент был обязан заключить договор, но отклонил протокол разногласий или не ответил вам в течение 30 дней
- имеется соглашение, по которому спорные условия определяются в соответствии с решением суда
Если вы начали исполнять договор, не согласовав спорные условия, договор будет считаться заключенным без этих условий.
Исключить множество рисков еще на стадии заключения договора помогут юристы “Двитекс”. Мы специализируемся на комплексной юридической поддержке бизнеса: согласование договоров, включение особых условий для будущей защиты, проверка контрагентов при подписании контрактов, документальное оформление разногласий и другие юридические услуги, которые необходимы компаниям в соответствующей сфере бизнеса.
Услуги юристов в сфере бизнеса
Мы предлагаем комплексные услуги юристов для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Помогаем зарегистрировать бизнес, готовим и анализируем договоры, готовим различные документы и отвечаем на претензии, защищаем интересы компании в суде и взыскиваем задолженность, защищаем интеллектуальную собственность и недвижимость, сопровождаем сделки, консультируем предпринимателей по правовым вопросам и решаем другие юридические задачи компании.
- Юридическое сопровождение бизнеса
- Регистрация ООО
- Регистрация АО
- Регистрация ИП
- Регистрация НКО
- Регистрация представительства иностранной НКО
- Аккредитация филиала иностранной компании
- Представительство интересов в судах и взыскание задолженности
- Внесение изменений в устав, ЕГРЮЛ и реестр филиалов
- Сопровождение сделок с долями в уставном капитале
- Ликвидация юридических лиц
- Таможенные юристы
- Регистрация товарного знака
- Регистрация программ для ЭВМ
- Защита интеллектуальной собственности
- Сопровождение сделок с недвижимостью
- Юридическое сопровождение аренды недвижимости
- Оспаривание кадастровой стоимости недвижимости
- Защита собственников при изъятии недвижимости
- Защита в спорах с ДГИ г. Москвы
Требуется помощь юриста в сфере бизнеса?
Вы можете заказать комплексные услуги опытных юристов в Юридической фирме «Двитекс».
Для заказа услуг позвоните нам по телефону 8 (495) 223-48-91
или оставьте заявку на сайте
Заказать звонок
- Поделиться:
Публикуем только проверенную информацию
Комментарии (0)
Оставить комментарий
Вам ответит автор статьи
Задайте вопрос, а я постараюсь на него ответить
-
Банкротство гражданина -
Бизнес -
Долевое строительство -
Защита прав потребителей -
Налоги физических лиц -
Наследство -
Недвижимость -
Спорт -
Судебные споры -
Юридические калькуляторы
1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Политика конфиденциальности в отношении обработки персональных данных пользователей сайта https://www.dvitex.ru/ (далее – Политика конфиденциальности) разработана и применяется в ООО Юридическая фирма «Двитекс», ОГРН 1107746800490, г. Москва, пер. Голутвинский 1-й, дом 3-5, оф 4-1 (далее – Оператор) в соответствии с пп. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее по тексту – Закон о персональных данных).
1.2. Настоящая Политика конфиденциальности определяет политику Оператора в отношении обработки персональных данных, принятых на обработку, порядок и условия осуществления обработки персональных данных физических лиц, передавших свои персональные данные для обработки Оператору (далее – субъекты персональных данных) с использованием и без использования средств автоматизации, устанавливает процедуры, направленные на предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений, связанных с обработкой персональных данных.
1.3. Политика конфиденциальности разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод субъектов персональных данных при обработке их персональных данных, а также с целью установления ответственности должностных лиц Оператора, имеющих доступ к персональным данным субъектов персональных данных, за невыполнение требований и норм, регулирующих обработку персональных данных.
1.4. Персональные данные Субъекта персональных данных – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу.
1.5. Оператор осуществляет обработку следующих персональных данных Пользователей:
- Фамилия, Имя, Отчество;
- Адрес электронной почты;
- Номер телефона;
- иные данные, необходимые Оператору при оказании услуг Пользователям, для обеспечения функционирования Сайта.
1.6. Оператор осуществляет обработку персональных данных Субъектов персональных данных в следующих целях:
- обеспечение возможности обратной связи от Специалистов Оператора по запросам Пользователей;
- обеспечение возможности онлайн оплаты заказанных на Сайте услуг;
- обеспечения исполнения обязательств Оператора перед Пользователями;
- в целях исследования рынка;
- информирования Субъекта персональных данных об акциях, конкурсах, специальных предложениях, о новых услугах, скидок, рекламных материалов и других сервисов, а также получения коммерческой или рекламной информации и бесплатной продукции, участия в выставках или мероприятиях, выполнения маркетинговых исследований и уведомления обо всех специальных инициативах для клиентов;
- статистических целях;
- в иных целях, если соответствующие действия Оператора не противоречат действующему законодательству, деятельности Оператора, и на проведение указанной обработки получено согласие Субъекта персональных данных.
1.7. Оператор осуществляет обработку персональных данных субъектов персональных данных посредством совершения любого действия (операции) или совокупности действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, включая следующие:
- сбор;
- запись;
- систематизацию;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передачу (распространение, предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение.
2. ПРИНЦИПЫ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. При обработке персональных данных Оператор руководствуется следующими принципами:
- законности и справедливости;
- конфиденциальности;
- своевременности и достоверности получения согласия субъекта персональных данных на обработку персональных данных;
- обработки только персональных данных, которые отвечают целям их обработки;
- соответствия содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
- недопустимости объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
- хранения персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных;
- уничтожения либо обезличивания персональных данных по достижению целей, их обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей.
2.2. Обработка персональных данных Оператором осуществляется с соблюдением принципов и правил, предусмотренных:
- Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»;
- Настоящей Политикой конфиденциальности;
- Всеобщей Декларацией прав человека 1948 года;
- Международного пакта о гражданских и политических правах 1966 года;
- Европейской конвенции о защите прав человека и основных свобод 1950 года;
- Положениями Конвенции Содружества Независимых Государств о правах и основных свободах человека (Минск, 1995 год), ратифицированной РФ 11.08.1998 года;
- Положениями Окинавской Хартии глобального информационного общества, принятой 22.07.2000 года;
- Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 года № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Приказом ФСТЭК России от 18.02.2013 года № 21 «Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
- Иными нормативными и ненормативными правовыми актами, регулирующими вопросы обработки персональных данных.
3. ПОЛУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ.
3.1. Персональные данные субъектов персональных данных получаются Оператором:
- путем предоставления субъектом персональных данных при регистрации на Сайте, при подаче заявок, заявлений, анкет, бланков, заполнении регистрационных форм на сайте Оператора или направления по электронной почте, сообщения по телефону службы поддержки Оператора;
- иными способами, не противоречащими законодательству РФ и требованиям международного законодательства о защите персональных данных.
3.2. Оператор получает и начинает обработку персональных данных Субъекта с момента получения его согласия.
3.3. Согласие на обработку персональных данных дается субъектом персональных данных с момента начала использования сайта, в том числе, путем проставления отметок в графах «Я согласен на обработку персональных данных, с условиями и содержанием политики конфиденциальности», посредством совершения субъектом персональных данных конклюдентных действий.
3.4. Субъект персональных данных может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных. Для отзыва согласия на обработку персональных данных, необходимо подать соответствующее заявление Оператору по доступным средствам связи. При этом Оператор должен прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей их обработки, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение в срок, не превышающий 30 (Тридцати) дней с даты поступления указанного отзыва.
3.5. В случае отзыва Субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных, Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия Субъекта персональных данных только при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
3.6. Субъект персональных данных вправе выбрать, какие именно персональные данные будут им предоставлены. Однако, в случае неполного предоставления необходимых данных Оператор не гарантирует возможность субъекта использовать все сервисы и продукты Сайта, пользоваться всеми услугами Сайта.
3.7. Субъект персональных данных в любой момент может просматривать, обновлять или удалять любые персональные данные, которые включены в его профиль. Для этого он может отредактировать свой профиль в режиме онлайн в личном кабинете или отправить электронное письмо по адресу info@dvitex.ru.
4. ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
4.1. Оператор принимает технические и организационно-правовые меры в целях обеспечения защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий.
4.2. При обработке персональных данных Оператор применяет правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных в соответствии со ст. 19 Федерального закона «О персональных данных», Постановлением Правительства РФ от 01.11.2012 №1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Методикой определения актуальных угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденной ФСТЭК РФ 14.02.2008 г., Методическими рекомендациями по обеспечению с помощью криптосредств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденных ФСБ РФ 21.02.2008 г. № 149/54-144.
4.3. Для авторизации доступа к Сайту используется Логин и Пароль. Ответственность за сохранность данной информации несет субъект персональных данных. Субъект персональных данных не вправе передавать собственный Логин и Пароль третьим лицам, а также обязан предпринимать меры по обеспечению их конфиденциальности.
4.4. При передаче персональных данных Оператор соблюдает следующие требования:
- не сообщает персональные данные субъекта персональных данных третьей стороне без выраженного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях обработки персональных данных, предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта персональных данных, а также в случаях, установленных законодательством;
- не сообщает персональные данные в коммерческих целях без выраженного согласия субъекта персональных данных;
- информирует лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требует от этих лиц принятия надлежащих мер по защите персональных данных. Лица, получающие персональные данные Пользователя, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;
- разрешает доступ к персональным данным только уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
4.5. Оператор вправе раскрыть любую собранную о Пользователе данного Сайта информацию, если раскрытие необходимо в связи с расследованием или жалобой в отношении неправомерного использования Сайта, либо для установления (идентификации) Пользователя, который может нарушать или вмешиваться в права Администрации сайта или в права других Пользователей Сайта, а также для выполнения положений действующего законодательства или судебных решений, обеспечения выполнения условий настоящего Соглашения, защиты прав или безопасности иных Пользователей и любых третьих лиц.
4.6. Третьи лица самостоятельно определяют перечень иных лиц (своих сотрудников), имеющих непосредственный доступ к таким персональным данным и (или) осуществляющих их обработку. Перечень указанных лиц, а также порядок доступа и(или) обработки ими персональных данных утверждается внутренними документами Третьего лица.
4.7. Оператор не продаёт и не предоставляет персональные данные третьим лицам для маркетинговых целей, не предусмотренных данной Политикой конфиденциальности, без прямого согласия субъектов персональных данных. Оператор может объединять обезличенные данные с иной информацией, полученной от третьих лиц, и использовать их для совершенствования и персонификации услуг, информационного наполнения и рекламы.
4.8. Обработка персональных данных производится на территории Российской Федерации, трансграничная передача персональных данных не осуществляется. Оператор оставляет за собой право выбирать любые каналы передачи информации о персональных данных, а также содержания передаваемой информации.
4.9. Личная информация, собранная онлайн, хранится у Оператора и/или поставщиков услуг в базах данных, защищенных посредством физических и электронных средств контроля, технологий системы ограничения доступа и других приемлемых мер обеспечения безопасности.
4.10. Субъект персональных данных осознаёт, подтверждает и соглашается с тем, что техническая обработка и передача информации на Сайте Оператора может включать в себя передачу данных по различным сетям, в том числе по незашифрованным каналам связи сети Интернет, которая никогда не является полностью конфиденциальной и безопасной.
4.11. Субъект персональных данных также понимает, что любое сообщения и/или информация, отправленные посредством Сервера Оператора, могут быть несанкционированно прочитаны и/или перехвачены третьими лицами.
5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
5.1. В случае возникновения любых споров или разногласий, связанных с исполнением настоящих Правил, Субъект персональных данных и Оператор приложат все усилия для их разрешения путем проведения переговоров между ними. В случае, если споры не будут разрешены путем переговоров, споры подлежат разрешению в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
5.2. Настоящие Политика конфиденциальности вступают в силу для Субъекта персональных данных с момента начала использования Сайта Оператора и действует в течение неопределенного срока.
5.3. Настоящие Политика конфиденциальности могут быть изменены и/или дополнены Оператором в любое время в течение срока действия Правил по своему усмотрению без необходимости получения на то согласия Субъекта персональных данных. Все изменения и/или дополнения размещаются Оператором в соответствующем разделе Сайта и вступают в силу в день такого размещения. Субъект персональных данных обязуется своевременно и самостоятельно знакомиться со всеми изменениями и/или дополнениями. При несогласии Субъекта персональных данных с внесенными изменениями он обязан отказаться от доступа к Сайту, прекратить использование материалов и сервисов Сайта.