Инструкция по заполнению файла шаблона для школ

Шаблоны файлов, инструкции по заполнению

Адреса сайтов ФИС ФРДО для

• ВПО — http://10.3.54.15
• СПО — http://10.3.49.15
• Школа — http://10.3.47.15
• ДПО — http://10.3.48.20
• ПО — http://10.3.48.30

Ссылки работают только через защищенный канал связи ViPNet №2458 (сеть ФГБУ ФЦТ) и №3608 (сеть ФГАНУ ЦИТиС)

Сеть №2458 — для образовательных организаций подключенных к ФИС ГИА и Приема.
Сеть №3608 — для ОИВ субъектов РФ, муниципалитетов и образовательных организаций.

Аттестация АРМ

Для подключения к ФИС ФРДО сначала нужно создать автоматизированное рабочее место (далее АРМ) подключенное к защищенной корпоративной сети передачи данных ViPNet, после получить сертификат электронной подписи (далее ЭЦП).

Чтобы создать АРМ нужно сделать следующее:

1. Подготовить компьютер и помещение.
2. Заключение договора с организацией имеющей лицензию на аттестацию АРМ.
   Список организаций — https://reestr.fstec.ru/reestr-litsenzij-tzki
3. Подготовка и отправка документации, получение парольно-ключевой информации (dst-файл). Какие документы, куда отправлять, что делать и т.д. смотрите на сайте ЦИТиС или ФЦТ.

ЭЦП

После нужно получить ЭЦП, в 2022 году сценарий получения ЭЦП изменился. Куда именно обращаться за новой ЭЦП, будет зависеть от того, кто получает подпись — руководитель или работник.

Руководители будут получать подписи Федерального казначейства, а работники через любой аккредитованный Удостоверяющий центр (далее УЦ).

Если в 2022 году на руках останется действующая подпись УЦ, получившего аккредитацию по новым правилам 63-ФЗ, то ей можно продолжать пользоваться до конца 2022 года. Экстренно обращаться в Федеральное казначейство или УЦ 1 января 2022 года, чтобы получить подпись, соответствующую новому законодательству, не обязательно — ни руководителю, ни сотруднику. Сделать это можно в спокойном режиме в течение 2022 года, когда текущая подпись аккредитованного УЦ будет подходить к концу.

Шаблоны и инструкции

Шаблоны для внесения сведений об документах, инструкции и руководства можете скачать с сайта Рособрнадзора — https://obrnadzor.gov.ru/gosudarstvennye-uslugi-i-funkczii/7701537808-gosfunction/formirovanie-i-vedenie-federalnogo-reestra-svedenij-o-dokumentah-ob-obrazovanii-i-ili-o-kvalifikaczii-dokumentah-ob-obuchenii/.

Работа с ФИС ФРДО

После аттестации и подключении к защищенной корпоративной сети передачи данных АРМ, а также получения ЭЦП нужно зарегистрироваться на портала ФИС ФРДО.

Инструкция по ФИС ФРДО от 01.02.2022 — ссылка.

• Если образовательная организация выдает документы, например, дипломы СПО, аттестаты Школы и удостоверения ДПО, то нужно обязательно регистрироваться на ФИС ФРДО для СПО, Школы и ДПО по отдельности. Соответственно данные дипломов СПО нужно вводит на портале http://10.3.49.15, аттестаты Школы — на http://10.3.47.15, удостоверения ДПО — на http://10.3.48.20
• Если сменился ответственный или руководитель организации, тогда на сайтах ФИС ФРДО нужно заново регистрироваться (при регистрации нужно указать новый адрес электронной почты), после нужно создать связь ПД и ОО. При создании связи нужно прикрепить приказ о назначении ответственного по ФИС ФРДО подписанное ЭЦП руководителя организации, после подтверждения связи ранее введенные пакеты будут видны в новом аккаунте.
• Иногда не сохраняется или теряется пароль от сайта, в этом случае есть возможность восстановления пароля на сайте ФИС ФРДО. Но если срок действия ЭЦП истек и был выпущен новый ЭЦП, то к сожалению невозможно будет воспользоваться функцией восстановления пароля. В этом случае нужно обратиться в тех.поддержку ФИС ФРДО по тел.: 8 (800) 100-03-71, email: frdo@inevm.ru
• Если при загрузке пакетов возникает следующая ошибка Ошибка! У организации отсутствует организационно-правовая форма, добавление пакета не возможно. Заполните поле организационно-правой формы!, нужно зайти в раздел «Список организаций» и в столбце Действия нужно нажать красную кнопку «Обновить реквизиты». В появившемся окне нужно заполнить пустые поля и в конце нужно прикрепить приказ о назначении ответственного лица за ФИС ФРДО в формате PDF подписанный ЭЦП для ФИС ФРДО. После обновления реквизитов внесение пакетов будет возможна.
• Если при попытке обновить реквизиты организации выводит ошибку «Организация с таким ОГРН и КПП уже  существует!» нужно написать письмо в тех.поддержку ФИС ФРДО frdo@inevm.ru. В письме нужно указать полное наименование организации, ОГРН, КПП, ФИО ответственного и описать ошибку, а также к письме прикрепить скрин ошибки.
• Если у вашей организации в ФИС ФРДО есть вторая запись с неверным ОГРН, то чтобы удалить его нужно написать официальное письмо с подписью директора. В письме нужно указать неверный ОГРН, наименование организации и причину почему нужно заблокировать. Письмо отправляете на почту frdo@inevm.ru.
  Но перед тем как отправить это письмо нужно скачать пакеты загруженные под неверным ОГРН и удаляете эти пакеты.

Если у образовательной организации выдаются только документы ДПО, то организация может войти в ФИС ФРДО через Госулуги и подавать данные без подключения к защищенной сети ViPNet https://open-dpo.obrnadzor.gov.ru/

Чтобы подписать файл ЭЦП, на рабочем компьютере должно быть установлено средство электронной подписи КриптоАРМ (в случае использования КриптоПро CSP), ViPNet PKI Client (в случае использования ViPNet CSP) или аналогичное решение в соответствии с использующимися криптопровайдерами.

• учётная запись пользователя ЕСИА, которая также отмечена как учетная запись сотрудника той организации, чьи данные будут вноситься в ФИС ФРДО (если организации нет на портале, надо ее зарегистрировать по ссылке https://www.gosuslugi.ru/help/faq/yuridicheskim_licam);
• сертификат безопасности для шифрования заполненного и подписанного файла (сертификат скачивается непосредственно в системе ФИС ФРДО). См. инструкцию.

Скачать инструкцию по выгрузке документов в ФИС ФРДО через open-dpo.obrnadzor.gov.ru [pdf, 2,55 MB]

сведений, насколько корректно они работают.

1.  Вопрос: Почему  не  открывается  адрес ФРДО http://10.3.*.* для  подачи  данных  о документах?

Ответ: Это значит, что не установлена связь с каналом VipNet или недоступна сеть. Проверить  соединение  можно  открыв,  на  рабочем  столе  компьютера,  VipNet Монитор, вкладку «Защищенные сети», найти сеть со значком (пример названия сети:  CM-OBRNADZOR-HW-1,  2458,  ФРДО  и  т.п.),  выделить  ее  курсором  и  на клавиатуре нажать кнопку F5, выйдет окно с проверкой соединения, где отобразится статус  соединения  («доступен»,  значит  портал ФРДО должен открыться  в браузере; «недоступен» — нужно обратиться в техподдержке сети ViPNet).

2. Вопрос: Как получить логин и пароль для портала ФИС ФРДО http://10.3.*.*?

Ответ: Об этом подробно написано в Руководстве оператора, которое находится во вкладке «Инструкции» на главной странице портала ФИС ФРДО по соответствующему адресу http://10.3.*.*.

3. Вопрос:  Как  можно  подключиться к  защищенной  сети  передачи  данных  для внесения данных в систему ФИС «ФРДО»?

Ответ: Для подключения к защищенной сети передачи данных №3608 необходимо подать заявку в ЦИТиС

4. Вопрос: Как можно подключиться к защищенной сети передачи данных №3608 для работы с системой ФИС «ФРДО» для Органа исполнительной власти (ОИВ)?

Ответ: Для подключения к защищенной сети передачи данных No3608 необходимо подать заявку в ЦИТиС

5. Вопрос: Как подписать файл электронной подписью?

Ответ: Чтобы  подписать  файл  электронной  подписью,  на  рабочем  компьютере должна  быть  установлена программа  VipNet CryptoFile  или  аналог. Выбираете нужный файл, нажимаете правой кнопкой мыши и из выпадающего меню выбираете «Подписать».

6. Вопрос: Кто  должен  вносить  данные  о  документах  об  образовании,  выданных упраздненными образовательными организациями?

Ответ: Данные  о  документах  об  образовании  вносит  в  систему ФИС ФРДО правопреемник (архив).

7. Вопрос: Как  подавать  сведения  за образовательные организации,  которые присоединены путем реорганизации?

Ответ: Чтобы подавать сведения о документах об образовании за реорганизованные организации, необходимо создать организацию и связь с ней (по реквизитам ОГРН и КПП действующих до реорганизации) в личном кабинете правопреемника во вкладке «Организации».

8. Вопрос: Какой прикреплять документ при создании связи с организацией?

Ответ: Для  создания  новых  связей  с  образовательными  организациями, в  личных кабинетах  поставщиков  данных необходимо прикреплять  скан-копию  (pdf,  .jpeg) приказа  или  распоряжения о  лице  уполномоченном  вносить  в  ФРДО  сведения  по выданным документам об образовании подписанное ЭЦП руководителем организации. Лицо, указанное в приказе или распоряжении должно совпадать с лицом, на которое зарегистрирован личный кабинет.

9. Вопрос: Можно  ли  заполнить  данные  о  документах  по  всем  годам  в  одном шаблоне?

Ответ: Можно,  но  для  удобства  дальнейшей  работы  с  внесенными  сведениями  о документах об образовании, рекомендуем заполнять в один шаблон, только один год.

10. Вопрос: Какое имя дать заполненному шаблону?

Ответ: Имя  файла  с  заполненными  данными  о  документах  об  образовании  может быть любым.

11. Вопрос: Что  делать,  если  у  выпускника  нет  отчества,  а  поле  является обязательным полем?

Ответ: Поле «Отчество» можно заполнить словом «Нет».

12. Вопрос: Если у выпускника отсутствует дата рождения в личном деле, что писать в соответствующем поле, т.к. оно является обязательным для заполнения?

Ответ: Отсутствующие данные необходимо найти, но, если такой возможности не оказалось, Вы можете написать официальное обращение/письмо на бланке организации в Рособрнадзор.

13. Вопрос: Как заполнять файл шаблона?

Ответ: В шаблоне имеются обязательные поля для заполнения, они выделены розовым цветом; оранжевые поля заполняются в том случае, если в розовых полях вносятся данные о выданном дубликате; белые поля не обязательны для заполнения; зеленое поле оставляете пустым.

14. Вопрос: Что делать, если в документе об образовании указан только один номер?

Ответ: Последние годы в аттестатах указывается один большой номер, в котором 1-3 символа – код субъекта РФ; 4-5 символы – номер лицензии предприятия-изготовителя аттестата; 6-14 символы – порядковый номер аттестата, который присвоен изготовителем бланка аттестата. То есть первые пять цифр – серия, остальные номер.

15. Вопрос: Как быть, если журналом регистрации выдачи аттестатов не предусмотрена графа «Дата выдачи», а данное поле в шаблоне для ФРДО обязательна для заполнения?

Ответ: Обязательные поля в шаблоне определены Постановлением правительства от 31 мая 2021 г. № 825, изменить это нельзя. Дату выдачи можно найти в организационно- распорядительных документах о выдаче документов об образовании (например, приказ о выдаче документов об образовании).

16. Вопрос: У нас выдавались аттестаты с номером, который состоит из 6 цифр (пример, 123456), как в таком случае указывать серию в шаблоне?

Ответ: У аттестата государственного образца такого номера быть не может. Аттестаты по негосударственным программам не вносятся в систему.

17. Вопрос: Как вносить дубликаты документов об образовании в шаблон?

Ответ: Данные об утерянном оригинале вносятся в год выпуска документа. Данные о дубликате и оригинале в год выпуска дубликата. Дубликаты в систему вносятся в том случае, если оригинал был выдан после 1992 года.

18. Вопрос: При создании связи с образовательной организацией в списке отсутствует наша организация, что делать?

Ответ: В данной ситуации необходимо убедиться в правильности введенного ОГРН и КПП. Если система так и не отображает Вашу организацию, необходимо проверить ее наличие в реестре лицензий на сайте Рособрнадздора. В случае, если организация отображается при поиске в реестре лицензий, необходимо сообщить об этом в техническую поддержку ФРДО по почте frdo@inevm.ru. При поиске организация не отобразилась в реестре лицензий, для устранения данной проблемы необходимо обратиться в лицензирующий орган субъекта Российской Федерации в сфере образования, для внесения в базу данных о школе или редактирование типа организации.

19. Вопрос: Что делать, если нет информации о дате выдачи документа?

Ответ:  В каждой школе есть локальный акт (приказ или другой документ) о выпуске учащихся 9 или 11 классов, у него есть дата – можно ставить эту дату.

20. Вопрос: Свидетельства об окончании специального (коррекционного) класса, выданные до 2006 года, имеют только номер, состоящий из 6 цифр. Такой файл система не принимает, так как серия не заполнена. Можно ли поставить в графе «серия» прочерк или слово «нет». Правильно ли это?

Ответ: В документах вида свидетельства в серии можно ставить слово «нет» в случае отсутствия этой информации в книге выдачи.

21. Вопрос: В случае выдачи дубликата какой год поступления и год окончания ставить?

Ответ: В розовых полях указываются данные дубликата и дату выдачи в том числе (год окончания и год поступления фактический, когда учился выпускник), в оранжевых полях указываете данные утерянного оригинала и дату его выдачи.

22. Вопрос: Здравствуйте, есть проблема с регистрацией в ФРДО ДПО, при выборе организации не могу указать Тип организации, кроме «Организация ДПО»

Ответ: В модуле ДПО выбирается тип организации «ДПО» в любом случае, так как организация выдает данного типа документы, даже если организация высшего или среднего профессионального образования.

23. Вопрос: После заявки о связи с ОО приходит ОТКАЗ. Вот что указано в причине. «Причина отклонения: Название организации в системе должно совпадать с названием организации в приказе. Если школа является правопреемницей или подает сведения за филиалы, необходимо указать основание передачи сведений (например, реорганизация) за другую школу. Но документально Наша ОО является приемником другой ОО. Как исправить ситуацию с установкой связи?

Ответ: В приказе на создание связи с организацией в личном кабинете должна быть указана организация с которой создается связь и ФИО владельца подписи должна совпадать с ФИО ответственного в приказе. Если этого нет, то нужно переделать приказ с вышеуказанными условиями.

24. Вопрос: Реестр образовательных организаций в ФИС ФРДО Модуль «Школа» внесены организации, не являющиеся общеобразовательными организациями (например, дошкольные образовательные организации, учреждения для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, профессиональные образовательные организации и т.д.). Как удалить организации, не относящиеся к общеобразовательным, из реестра ФИС ФРДО Модуль «Школа»? По каким критерием переносятся образовательные организации из ИС АКНДПП в ФИС ФРДО Модуль «Школа»?

Ответ: Так как список организаций берется в ФРДО из реестра лицензий, удалить их нет возможности. Поэтому необходимо проверять те организации из списка, которые относятся к требуемому направлению.

25. Вопрос: Если в вузе отсутствует информация о выданных дипломах за 2000 г. (документы уничтожены при пожаре), каким образом представить данные в ФРДО?

Ответ: Неполная информация о дипломах в систему ФРДО не вносится, при проверке Рособрнадзора предоставляют справку о пожаре и протокол расследования и поиска сведений о документах указанного года.

26. Вопрос: Информацию за какие годы необходимо внести в ФИС ФРДО? С какого года нужно внести данные?

Ответ: По школам вносятся сведения с 1992 — по текущий, ДПО с 2013 — по текущий.

27. Вопрос: Если школа является правопреемником упраздненных организаций, и выдавались дубликаты аттестатов гражданам, окончившим данные организации, необходимо ли вносить сведения об этих документах? Если да, то что необходимо указывать правопреемнику в графах «год поступления» и «год окончания» при внесении данных о выданных дубликатах?

Ответ: Да вносите, указываете «год поступления» и «год окончания» в ОО, а «дата выдачи» дубликата.

28. Вопрос: Совпали серия и номер аттестата с другой школой мы думаем, что это наш номер аттестата правильный, они соответственно, что у них правильно. Что в таких случаях нужно делать?

Ответ: В одном регионе не могут быть выданные аттестаты с одинаковыми номерами в один год выпуска. Вам необходимо обращаться в данную школу.

29. Какой порядок действий в случае смены руководителя организации? Необходима только замена ЭЦП? Или нужны какие-то дополнительные мероприятия?

Ответ: Меняете ЭЦП и данные в профиле пользователя.

30. Вопрос: Как получить документ, подтверждающий внесение сведений в ФИС ФРДО. Выписку? Справку? Или что?

Ответ: Подтверждение — это статус в Вашем личном кабинете. «подписан» или «опубликован».

31. ОГРН школы в системе с ошибкой. Каким образом можно это исправить?

Ответ: Присылайте ОГРН который на данный момент в системе и правильный по адресу 3608vipnet@citis.ru.

32. Вопрос: Изменилось полное наименование нашей школы. Какие наши дальнейшие действия по работе в программе ФИС ФРДО, чтобы новое наименование юридического лица соответствовало наименованию в программе.

Ответ: Пройдите по ссылке и проверьте там наличие Вашей организации, если организация не будет найдена необходимо обращаться в лицензирующий орган (министерство/департамент/управление субъектов РФ) субъекта Российской Федерации в сфере образования: http://www.obrnadzor.gov.ru/ru/activity/public_services/licensing/search_lic/

33. Вопрос: В названии реорганизованной в форме присоединения школы, имеющейся в системе ФИС ФРДО, содержатся орфографические ошибки. Как их можно исправить?

Ответ: Присылайте исправления по адресу 3608vipnet@citis.ru.

34. Вопрос: В техникуме есть книги выдачи дипломов и только с 1998 года? Мы сможем внести сведения о выданных дипломах только с 1998 года. Нужно ли предпринять какие-то действия?

Ответ: Вносите те данные которые есть.

35. Что делать если на бланках удостоверений о повышении квалификации есть только регистрационный номер, но нет серии и номера документа, а эти поля обязательны для заполнения

Ответ: Такие документы вносить нет необходимости.

36. Вопрос: Если в систему, по каким-либо причинам внесен номер аттестата, не соответствующий действительному номеру, каковы последствия для обладателя аттестата?

Ответ: Необходимо удалить пакет с ошибкой и загрузить новый исправленный.

37. У нас открыт недавно Частное образовательное учреждение дополнительного профессионального образования «Учебный центр …», он занимается проведением курсов повышения квалификации (выдаются удостоверения о повышении квалификации). Вопрос: попадаем ли мы под требования закона о внесении данных в ФРДО?

Ответ: ДА нужно вносить в систему. Подключаетесь через организацию ЦИТИС.

38. Вопрос: С какого периода нужно вносить сведения о выданных документах в организации ДПО? И в какой срок? так же — в течение 60 дней после даты выдачи? Спасибо.

Ответ: Вносите в реестр с 2013- по текущий год.

39. Вопрос: При заполнении шаблона модуля ДПО в столбце R-«Номер документа о ВО/СПО» если номер диплома начинается с нулей, шаблон автоматически убирает эти нули. Правильно ли это?

Ответ: Ставите перед нулем апостроф ‘

40. Вопрос: Где можно скачать шаблон Excel для заполнения ФРДО ДПО?

Ответ: https://obrnadzor.gov.ru/gosudarstvennye-uslugi-i-funkczii/7701537808-gosfunction/formirovanie-i-vedenie-federalnogo-reestra-svedenij-o-dokumentah-ob-obrazovanii-i-ili-o-kvalifikaczii-dokumentah-ob-obuchenii/

41. Вопрос: В систему ФИС ФРДО нами забиваются только дипломы государственного образца или дипломы установленного образца тоже надо вносить?

Ответ: Для организаций ДПО вносятся все документы об образовании, для Школ необходимо вносить только документы государственного образца.

42. Вопрос: Что нужно писать в сведениях о серии и номере свидетельства, если их нет в книге учета до 2004г. (включительно)? До 2014 года свидетельства не государственного образца. Что нам делать?

Ответ: Если нет серии и номера вы не вносите вообще, если нет только серии указываете слово «НЕТ».