С 1 марта 2023 года в путевые листы внесен ряд изменений. Расскажем, как выглядят новые путевые листы по Приказу Минтранса N 390 и приводим примеры.
Содержание
- Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023
- Форма нового путевого листа
- Пример путевого листа легкового автомобиля после 01.03.2023
- Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023
- Запомните
Что изменилось в путевых листах с 01.03.2023
С 1 марта 2023 года начал свое действие Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390 (далее — Приказ N 390). Прежний аналогичный Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368 утратил силу несмотря на то, что изначально его срок действия устанавливался до 01.01.2027.
Приказ N 390:
- Обновил состав обязательной информации и правила заполнения путевых листов (далее будем пользоваться сокращением «ПЛ»). Так, из списка обязательных сведений исключили наименование и номер ПЛ. Их можно продолжать указывать, но это уже на выбор того, кто составляет документ. Вместо информации о собственнике (владельце) транспортного средства (далее — ТС) теперь в путевой лист надо вносить данные о юрлице или ИП, которые его выписали.
Обязанность оформлять ПЛ в 2023 году по-прежнему лежит на собственнике транспорта. Поэтому информация о владельце все равно попадает в ПЛ, только теперь как о составителе путевого листа. А если авто передано в аренду, ПЛ должен сделать арендодатель.
- Закрепил состав информации и типовые формулировки, которые нужно указывать в сведениях о виде перевозки и виде сообщения.
- Зафиксировал правила подписания ПЛ, в том числе медработниками и лицами, отвечающими за техсостояние ТС. А также закрепил порядок такого подписания для электронных ПЛ.
Формат электронного путевого листа под нормы Приказа N 390 утвержден Приказом ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. Оформить ПЛ по этому формату можно в том числе в Государственной информационной системе перевозочных документов — ГИС ЭПД.
Если электронный ПЛ применяется при приеме груза для перевозки, водителю или представителю перевозчика нужно предъявить ПЛ грузоотправителю для сверки. Предъявлять можно в электронной или в бумажной форме. Для предъявления в бумажном варианте электронный ПЛ распечатывается (создается бумажная копия ПЛ).
Порядок предъявления ПЛ грузоотправителю в 2023 году в электронном виде прописан в п. 1 ст. 10 Устава автомобильного транспорта, утв. Законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ. Последовательность действий такая:
- Водитель или перевозчик предъявляет отправителю груза подтверждение формирования электронного ПЛ. Для этого отправителю направляется файл обмена ПЛ через оператора информсистем электронных перевозочных документов.
- Водитель (или представитель перевозчика), указанный в электронном ПЛ, предъявляет грузоотправителю документ, удостоверяющий личность. С 01.03.2023 водитель также может предъявить в качестве документа, удостоверяющего личность, свои водительские права.
Из правил формирования и ведения путевых листов исключили указание на необходимость ведения журнала их регистрации. Таким образом, с 01.03.2023 журнал учета ПЛ стал необязательным регистром. Хотя, если есть такое желание или необходимость, составители путевых листов могут продолжать его вести.
Сравнение старого и нового порядка формирования путевых листов в 2023 году мы сделали в материале Изменения в путевых листах с 2023 года
А в этой статье рассмотрим практические примеры заполнения путевых листов по новым правилам с 1 марта 2023 года.
Форма нового путевого листа
Обязательных к применению бланков путевых листов, оформляемых на бумаге, в 2023 году нет. Каждый составитель вправе разработать свой бланк, включив в него обязательный набор и перечень информации. С 01.03.2023 это нужно делать в соответствии с Приказом N 390н.
Разрабатывать свою форму (бланк) путевого листа можно только для его бумажной версии. Если пользоваться документом в электронной форме, необходимо соблюдать формат, установленный ФНС.
Поскольку документ достаточно сложный, на практике для разработки своих бланков компании и ИП чаще всего берут за основу типовые межотраслевые формы путевого листа, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78. Так же поступили и мы при подготовке этого материала.
Пример путевого листа легкового автомобиля после 01.03.2023
Пример заполнения путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиля
Excel
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для легкового автомобиля
В качестве примера возьмем ситуацию, когда ПЛ оформляется для легкового авто, используемого в служебных целях частной компанией.
У транспортного средства один водитель, и ПЛ выписан в одном экземпляре. Возможные вариации и указания на изменения в путевых листах с 01.03.2023 приведены в примечаниях к путевому листу:
Формулировки для указания вида перевозки и вида сообщения особо представлены в п. 7 и п. 8 Приказа Минтранса N 390.
Новыми правилами уточнен порядок внесения показаний одометра для случаев, когда на авто работает не один водитель. В нашем примере он один, а что делать в ситуации с несколькими —представлено в примечании на схеме:
Путевой лист грузового автомобиля — пример заполнения после 01.03.2023
Образец заполнения путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиля
Шпаргалка с пояснениями по заполнению путевого листа с 01.03.2023 для грузового автомобиля
ПЛ для грузового транспорта представим на примере мебельного фургона, принадлежащего фирме, выполняющей грузоперевозки по заказам.
Наш путевой лист выписан на один день и на одного водителя. Как следовало бы поступить, если бы ПЛ оформлялся на срок более одного дня — смотрите в примечании:
А если бы в течение этого дня по правилам внутреннего распорядка компании автомобиль мог использовать не один водитель, но при этом оформлялся один ПЛ, то в бланк нужно было бы добавить дополнительные графы для указания всех необходимых сведений о еще одном водителе. В том числе графы для указания задания и отметках о медосмотре для каждого водителя. Заполнять такие графы путевого листа с 01.03.2023 нужно по порядку, предусмотренному Приказом N 390.
По другим частям ПЛ для грузового авто существенных изменений c 01.03.2023 не произошло. Они формируются под индивидуальные задачи исполнителя и заказчика грузоперевозок и, при необходимости, по согласованию между ними.
Например, так в нашем примере выглядит отрывной талон путевого листа грузового автомобиля после изменений 2023 года:
Запомните
- Приказ Минтранса от 11.09.2020 N 368, по которому формировали путевые листы в 2022 году и в начале 2023 года, утратил силу раньше срока. Вместе него с 01.03.2023 действует приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390.
- Новый приказ изменил обязательное содержание путевого листа и порядок его заполнения. Порядок сделали более подробным и конкретным, например, расписали формулировки, применимые при внесении данных о виде перевозки и виде сообщения.
- Обязательных бланков для путевых листов в 2023 году не появилось. Их можно разработать и использовать свой вариант. Главное — чтобы были указаны все обязательные сведения.
- В 2023 году путевой лист может быть электронным. В таком случае следует использовать формат по Приказу ФНС от 17.02.2023 N ЕД-7-26/116@. При этом самостоятельные нововведения в нем уже не допускаются. Для простого и быстрого заполнения можно использовать систему ГИС ЭПД.
См. также:
- Путевые листы в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
- ГСМ, поступление и списание по Путевому листу в 1С
- С 1 марта 2023 — новые правила оформления путевого листа
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
III. Порядок заполнения путевого листа
9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
10. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)
(см. текст в предыдущей редакции)
11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.
12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.
(в ред. Приказа Минтранса России от 18.01.2017 N 17)
(см. текст в предыдущей редакции)
13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)
(см. текст в предыдущей редакции)
14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.
(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)
(см. текст в предыдущей редакции)
15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя транспортного средства дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на парковку — в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.
(п. 15 в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)
(см. текст в предыдущей редакции)
16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
(в ред. Приказа Минтранса России от 21.12.2018 N 467)
(см. текст в предыдущей редакции)
16.1. Дата и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
(п. 16.1 введен Приказом Минтранса России от 18.01.2017 N 17; в ред. Приказов Минтранса России от 07.11.2017 N 476, от 21.12.2018 N 467)
(см. текст в предыдущей редакции)
17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.
18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.
Путевой лист — важнейший для владельца автотранспорта документ с точки зрения принятия в расходы затрат на ГСМ. Существует ряд критериев, необходимых для корректного заполнения путевых листов, которые определены в законодательстве РФ. Рассмотрим, как правильно заполнить путевой лист, какие ошибки в документе повлекут доначисление налогов, а также приведем правила и образец заполнения документа.
В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов
Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов, — приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Он применяется с 01.03.2023 до 01.03.2029. А с 01.09.2023 дейстует в новой редакции — приказа Минтранса от 05.05.2023 № 159. О нововведениях с 1 сентября читайте здесь.
С 01.03.2023 возможно оформление путевых листов в электронном виде.
Кроме того, правила заполнения первички регулируются законом о бухучете и ФСБУ 27/2021.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.
Выделим ключевые положения:
- путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства; при посменном использовании машины разными водителями формируется отдельный лист на каждого из них;
- путевой лист оформляют на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Можно ли составлять путевые листы на месяц, см. здесь.
- в наименовании документа фиксируется тип машины, в заголовке — номер путевого листа и дата составления (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
- в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;
Образец заполнения можно скачать здесь.
- в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично.
С 01.09.2023 показания одометра (полные километры пробега) вносятся при выпуске транспортного средства на линию, по его возвращении с линии по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя, если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на одно ТС; - в сведениях о водителе с 01.09.2023 в числе прочего указываются реквизиты его водителького удостоверения и СНИЛС;
- в путевом листе должно фиксироваться заключение о медосмотрах, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О.;
- обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов;
- заполненные путевые листы могут регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (с 01.03.2023 вести журнал не обязательно, но целесообразно);
- все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.
Нужен ли путевой лист ИП? На эту тему рассуждают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Ответ эксперта.
Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.
Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Ошибки в путевом листе и налоговые последствия
Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист.
Например, обращают на себя внимание случаи, свидетельствующие об отказе ФНС в признании права на вычет по НДС по той причине, что путевые листы отсутствовали или были заполнены некорректно (например, постановления АС Волго-Вятского округа от 24.04.2023 по делу № А28-2249/2021, АС Московского округа от 21.08.2018 по делу № А40-76951/2017 и др.).
Также случаются споры из-за расходов по налогу на прибыль. Например, чиновники отказывают в учете расходов по выплате компенсации сотрудникам за использование личных автомобилей для служебных целей (письмо Минфина от 13.04.2007 № 14-05-07/6), расходов на транспортные услуги сторонних организаций (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 09.12.2009 по делу № А33-15933/2008).
Подробнее о спорных ситуациях и аргументах для защиты от них читайте в КонсультантПлюс: ЭСС по НДС, ЭСС по налогу на прибыль. Пробный доступ к системе бесплатный.
Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2023 году
На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. За основу можно брать те бланки, которые утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но в них нужно обязательно добавлять те реквизиты, которые периодически добавляет в свои НПА Минтранс.
Какая ответственность предусмотрена за отсутствие путевого листа или его составление с нарушениями, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе бесплатный.
Также эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа по форме № 3 для легкового автомобиля. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно скачайте документ с комментариями по его оформлению:
Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в наших статьях:
- «Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»;
- «Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».
Итоги
Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым последствиям для владельца транспорта.
В какой форме можно оформлять путевой лист
Форма бумажного путевого листа не утверждена, бланк можно разработать самостоятельно и закрепить в учетной политике компании. За основу можно взять унифицированную форму, которая утверждена постановлением госкомстата от 28.11.1997 № 78, и доработать ее — дополнить необходимыми сведениями.
Форма путевого листа, которую вы применяете, обязательно должна содержать реквизиты, утвержденные приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390.
Кроме сведений, указанных в этом приказе, бланк должен включать реквизиты, необходимые для бухгалтерии, чтобы учесть транспортные расходы (п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Поэтому если путевой лист используется в качестве первичного документа для подтверждения расходов, он обязательно должен содержать название, несмотря на то, что с 1 марта 2023 года название и номер путевого листа не относятся к обязательным реквизитам.
Правильно составленный путевой лист обязательно должен содержать информацию о:
Кроме того в путевом листе можно указать дополнительную информацию, которая отражают характер деятельности компании.
С 1 марта 2023 года путевой лист можно оформлять и в электронном виде. Его формат утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Электронный документ пока можно применять в добровольном порядке.
В состав электронного путевого листа (ЭПЛ) входят четыре файла обмена, которые содержат данные:
Данные из электронного путевого листа оператор ЭДО передает в ГИС ЭПД — государственную систему электронных перевозочных документов. Для подписания ЭПЛ используется УКЭП или УНЭП.
Если компания работает с электронными путевыми листами, принимать груз можно на основании ЭПЛ или его распечатанной версии на бумаге. В момент проверки на дороге водитель также может предоставить полиции путевой лист в электронном виде.
Минимизировать риски ошибок в реквизитах и обеспечить сохранность документов поможет оформление электронного путевого листа. Оформляйте электронные путевые листы в сервисе Такском-Файлер. Для создания документа понадобится лишь заполнить поля в веб-форме. Также для работы с электронными перевозочными документами необходимо получить электронную подпись и подключиться к ЭДО.
Перед выходом автомобиля на маршрут, путевой лист необходимо передать водителю в соответствии с п. 11 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Для каждого автомобиля оформляется отдельный путевой лист. В случае использования одной машины несколькими водителями по сменам, необходимо составить путевой лист для каждого из них.
Междугородние перевозки — это один из видов сообщения при котором перевозка грузов или пассажиров производится между населенными пунктами на расстояние более 50 км между их границами. Сведения в путевом листе для грузоперевозок или перевозки пассажиров различается. Разберем, как заполнить путевой лист для этих двух случаев в рамках междугороднего сообщения.
Но сначала расскажем про общий порядок заполнения путевого листа.
Как заполнить путевой лист: общие правила
При заполнении путевого листа руководствуйтесь правилами, установленными приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приведем пошаговую инструкцию:
1. Сведения о сроке действия путевого листа.
В шапке документа укажите период времени, в течение которого будет действовать путевой лист. Если поездка оформляется на один день, то проставьте дату, в течение которой путевой лист будет использоваться, например, 10.08.2023. Если планируется перевозка на более длительный срок, то укажите день начала и окончания поездки.
2. Сведения о лице, которое оформило путевой лист.
Для юридического лица укажите полное наименование, адрес в пределах местонахождения, телефонный номер, ОГРН.
Для ИП укажите ФИО предпринимателя, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.
3. Сведения по транспорту.
В путевом листе необходимо указать данные о транспортном средстве, такие как марка, модель, государственный номер и другие характеристики. Если у ТС есть прицеп, его характеристики также надо зафиксировать в путевом листе.
Укажите в этом разделе дату, точное время и результат предрейсового контроля.
Кроме того заполните дату и время выпуска автомобиля на маршрут и его возвращения.
Здесь же укажите показания одометра — полные километры пробега:
Важно: С 1 сентября 2023 года вносите показания одометра при выпуске автомобиля на маршрут, по его возвращении с маршрута по завершении последнего рейса, а также при приеме-сдаче автомобиля следующему водителю по окончании рабочего дня предыдущего водителя (если оформляется несколько путевых листов в бумажном виде на один автомобиль).
4. Информация о водителе.
В этом разделе укажите данные о водителе, а именно, ФИО, дату, время и результат предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотра водителя.
Важно: С 1 сентября 2023 года помимо перечисленных сведений надо указывать серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения, а также СНИЛС водителя.
Кроме того с 1 сентября 2023 года стартует автоматическая система передачи данных о состоянии здоровья водителей: они смогут проходить медосмотр дистанционно.
5. Информация о виде перевозки и виде сообщения.
Укажите один из трех видов перевозки:
А также укажите тип сообщения:
-
городское — перевозка в пределах одного населенного пункта;
-
пригородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между их границами;
-
междугородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние более 50 км между их границами;
-
международное — перевозка за территорию РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы (в том числе транзитом).
6. Подпись путевого листа.
Оформленный документ должны подписать водитель, врач — ставит отметку о пройденном медосмотре водителя, технический специалист ставит отметку о предрейсовом и послерейсовом контроле автомобиля. На бумажном путевом листе сотрудники расписываются собственноручно. Электронный путевой лист подписывается с помощью электронной подписи (УКЭП и УНЭП).
Важно: С 1 сентября 2023 года в случае формирования электронного путевого листа медработник сможет заверить факт проведения медосмотра только с помощью УКЭП. При этом не нужно будет указывать данные о лицензии медорганизации на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Используйте только актуальную форму путевого листа для включения затрат на ГСМ в расходы при расчете налога на прибыль, и у контролирующих органов не возникнет претензий. Сервис Такском-Файлер позволяет легко заполнить ЭПЛ с учетом действующих сегодня правил. Экономьте свое время и исключите риски доначислений из-за неверного первичного документа в бухгалтерском учете.
Как заполнить путевой лист при междугородних грузоперевозках
За основу формы путевого листа для перевозки грузов можно взять форму № 4-С или форму № 4-П и дополнить ее всеми недостающими реквизитами. При сдельной оплате труда водителя подойдет форма № 4-С, а если оплата рассчитывается по временному тарифу, то — форма № 4-П.
Путевой лист грузового автомобиля заполняйте с учетом общих правил оформления. Укажите вид и тип перевозки:
“перевозка грузов в междугородном сообщении”
Учтите некоторые особенности:
-
Если вы перевозите материальные ценности, внесите в путевой лист реквизиты товарно-транспортных документов, в которых указаны характеристики груза. Храните путевые листы и товарно-транспортные документы вместе.
-
Если вы перевозите опасные грузы, то помимо предрейсового медосмотра водитель должен пройти послерейсовый медосмотр.
-
Часто при междугородних перевозках рейс длится несколько дней. В этом случае отметки о медосмотре ставят в день выезда и в день возвращения.
Как заполнить путевой лист при междугородних перевозках пассажиров
Разберем нюансы заполнения путевого листа на примере пассажирских перевозок междугородним рейсовым автобусом.
Как правило, за основу путевого листа рейсового автобуса, который совершает междугородние пассажирские перевозки, берут форму № 6.
При заполнении путевого листа придерживайтесь общих правил.
В путевом листе автобуса в сведениях о перевозке можно, например, указать:
«регулярная перевозка в междугородном сообщении» .
Обязательно укажите сведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя.
Попробуйте работать с электронными перевозочными документами прямо сейчас. Это позволит обеспечить быстрые взаиморасчеты между заказчиками и перевозчиками. Все форматы документов строго соответствуют требованиям ФНС, а встроенная система проверки контролирует документы на корректность заполнения.
Расскажем все про электронные перевозочные документы
Оставьте заявку — проконсультируем вас.
Заполните форму и мы свяжемся с вами в течение дня
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8JuvkJ
Путевой лист — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов.
Путевой лист оформляет собственник или владелец транспортного средства, если транспорт передается во временное пользование или сдается в аренду — арендодатель. На каждое ТС нужно заполнять отдельный документ.
На этой странице — образец заполнения путевого листа, а также все актуальные требования.
Форма путевого листа в 2023 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике.
Проверьте, что форма, которую вы используете, соответствует всем требованиям. О них — далее.
Путевые листы: что учитывать
Правила оформления путевых листов утверждает Минтранс. Они действуют для юрлиц и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Обратите внимание на изменения в правилах с 1 марта 2023:
- Перевозчиков освободили от обязанности вести журнал регистрации путевых листов.
- Путевые листы можно либо оформлять в бумажном виде, либо формировать электронные согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39.
- Обновили состав обязательных реквизитов путевого листа, о них — далее.
Обязательные реквизиты путевого листа
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в Приказе от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указывать следующую информацию.
Срок действия документа
Период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
Информация о лице, оформившем документ
Юрлицо указывает полное наименование — название и организационно-правовую форму, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН.
ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.
Информация о ТС
Во-первых, сведения о транспортном средстве включают тип — легковое или грузовое, марку, модель и госномер.
Во-вторых, техническое состояние. Ответственный за техконтроль сотрудник:
- заполняет дату и время проведения контроля технического состояния транспортного средства;
- заполняет дату и время выпуска автомобиля на линию;
- проставляет отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».
Здесь же вписываются показания одометра:
- при выезде с парковки и возвращении на нее после смены;
- при приеме-сдачи транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня;
- при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце смены, если на одно ТС формируется несколько путевок.
Если один автомобиль используют несколько водителей, показания одометра в момент передачи заполняет и заверяет подписью водитель, принимающий ТС. Для электронного путевого листа это делает сотрудник организации, у которого есть усиленная электронная подпись.
Информация о водителе / водителях ТС
ФИО и сведения о предсменном / предрейсовом и послесменном / послерейсовом медосмотре.
Данные о медосмотре — дату и время проведения — заполняет медработник и заверяет своей подписью. Если это электронный документ — использует УКЭП или УНЭП, сформированную на Госуслугах.
Также медработник ставит пометку:
- по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».
Вид перевозки
Варианты: коммерческая, для собственных нужд, передвижение о работа спецтранспорта.
Примеры коммерческих перевозок:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковыми такси;
- перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования;
- организованные автобусные перевозки детских групп.
Вид сообщения
Варианты:
- городское; — в пределах населенного пункта
- пригородное — между населенными пунктами с расстоянием между ними до 50 км;
- междугороднее — между населенными пунктами с расстоянием между ними более 50 км.
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Так как обязательной формы бланка нет, за основу можно использовать форму № 3, главное — указать все обязательные реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
- Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
- Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.
Срок действия путевого листа
Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
| Продолжительность рейса | Когда оформлять | Срок действия |
|
В день делается один или несколько рейсов в течение смены |
До старта первого рейса |
В течение дня |
|
Рейс продолжается больше одной смены |
До начала рейса |
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена |
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. Нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:
| Нарушение | Кто проверяет и штрафует | Нормативный документ | Размеры штрафов |
|
Водитель работает без путевого листа |
ГИБДД |
Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП |
Водитель — 500 руб. |
|
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС |
ФНС |
НК РФ, ст. 122 |
20% от доначисленного налога |
|
Нет отметки о медосмотре |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
|
Роструд |
Ст. 5.27 КоАП |
Директор — от 15 до 25 тыс. руб. |
|
|
Росздравнадзор |
Ст. 11.32 КоАП |
Водитель — 1 000 — 1 500 руб. |
|
|
Нет отметки о техническом контроле |
ГИБДД или Минтранс |
Ст. 12.31.1 КоАП |
Водитель — 3 тыс. руб. |
Часто задаваемые вопросы
Отвечаем на распространенные вопросы.
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Да, с 1 марта 2023.
В этом случае сотрудники, которые его заверяют, обязаны использовать электронную подпись — УКЭП или УНЭП.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец можно выше в этой статье.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.