Актуально на: 6 июля 2018 г.
0
Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей и документов – одна из основных задач, которые должны обеспечивать руководитель организации, а также уполномоченные им лица. В зависимости от специфики деятельности и масштабов организации право доступа сотрудников в те или иные помещения может устанавливаться организационно-распорядительным документом работодателя. Например, приказом о порядке выдаче ключей.
Составляем приказ о выдаче ключей от кабинетов
Одно дело, когда сотрудник является материально-ответственным лицом и с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Речь идет, например, о кассире, которому выдаются ключи от кассы.
Но по приказу ключи могут выдаваться и иным сотрудникам, не являющимися материально-ответственными, когда работодатель хочет обеспечить дополнительный контроль за доступом в помещение, одновременно установив ответственного за содержание такого помещения.
Составлять приказ о выдаче ключей от помещений работодатель может не только по своей воле, но и, скажем, по требованию организации, обеспечивающей охрану работодателя. Так, например, в конце рабочего дня все кабинеты работодателя должны быть заперты, что подтверждается службой охраны. А в начале следующего рабочего дня ключ от конкретного помещения будет выдан только тому лицу, который был одобрен работодателем. К примеру, данные такого лица указаны в приказе работодателя о выдаче ключей.
Иными словами, приказ о выдаче ключей может составляться как для внутренних целей работодателя, так и для подтверждения определенных полномочий перед третьими лицами.
Составляется такой приказ обычно в произвольной форме. В нем указывается перечень лиц, которым могут выдаваться ключи от помещений, а также характеристики таких помещений (скажем, номер кабинета). Лица, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с ним под роспись.
Приведем для приказа о выдаче ключей от помещений образец его заполнения.
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
Скачивать формы могут только подписчики журнала
Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы
Войти на сайт
Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня
Пробный доступ
Скачать
Чтобы сохранить имущество и документы компании, одна из основных задач руководства — отрегулировать порядок доступа к внутренним помещениям. Возможность доступа устанавливается распорядительным актом руководства, например, приказом о хранении ключей и назначении ответственных за их выдачу. Рассказываем, зачем он требуется и как составить.
Зачем нужен приказ о хранении и выдаче ключей
Предприятия очень разные — и по профилю, масштабу деятельности, и по количеству работников и др. На каждом, с учетом специфики, необходимо четко обозначить порядок доступа конкретных людей в разные помещения.
Особенно актуально это для объектов с повышенной опасностью, например, для электроустановок. По закону, предоставление инструментов конкретным работникам для открытия дверей в таких помещениях необходимо строго регулировать (правила по охране труда, утв. Приказом Минтруда и соцзащиты России № 903н от 15.12.2020).
Охрана в начале рабочего дня выдает их тем работникам, которые одобрены руководством компании. В конце рабочего дня их сдают обратно охране. Чтобы отрегулировать этот процесс, потребуется приказ и журнал выдачи ключей от офиса, цехов, склада, бытовых помещений. В журнале фиксируют дату и время их выдачи и возвращения.
Такое распоряжение требуется, чтобы решить несколько основных задач:
- обеспечить сохранность имущества и товарно-материальных ценностей компании;
- отрегулировать своевременную возможность входа на рабочее место для сотрудников компании;
- предотвратить несанкционированный доступ в организацию посторонних людей;
- обеспечить свободный доступ представителей аварийно-спасательных и экстренных служб в любое время.
Как правильно составить приказ
Типового образца приказа о хранении и выдаче ключей в законодательстве не существует. Обычно его составляют в произвольном виде с учетом правил, принятых в делопроизводстве. Структура стандартная:
- шапка документа — здесь обязательно прописывают основные реквизиты (название предприятия, ИНН, КПП, ОГРН, адрес);
- ниже отмечают дату и номер регистрации документа;
- в распорядительной части указывают порядок хранения, предоставления и возврата инструментов, перечисляют сотрудников, ответственных за хранение, и тех, кому разрешено их выдавать, отмечают конкретные помещения, которые необходимо закрыть (названия цехов, номера кабинетов и т. д.);
- подпись руководителя и печать предприятия (если есть).
Распорядительный акт регистрируют и дают ознакомиться всем указанным в нем сотрудникам под подпись.
Как выглядит распоряжение
Вот наглядный пример распоряжения о порядке хранения и предоставления работникам инструментов для открытия замков при эксплуатации электроустановок.
А это бланк, который вы вправе использовать как шаблон для составления распорядительного акта об установлении ответственных за хранение инструментов для доступа к замкам в помещениях на любом предприятии:
Приказ №__________
«___» ___________ 20__ года
г. _____________
О порядке хранения и предоставления ключей
На основании норм охраны труда __________________________,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Основной комплект ключей от кабинетов (цеха №__, склада № ___) хранить на пункте охраны, а второй комплект — у ответственного за __________ (производственный процесс, складские помещения, электрохозяйство и т. д.).
2. Ключи пронумеровать и хранить в ящике под замком.
3. Выдавать их под подпись:
________________ (перечислить сотрудников).
4. Возвращать их на пункт охраны ежедневно по окончанию рабочей смены под подпись.
5. При предоставлении и возврате делать запись в специальном журнале учета.
6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным сотрудника ____________.
Генеральный директор Подпись/Расшифровка подписи
С приказом ознакомлен (а):
____________________________
Порядок и хранение ключей от кабинетов в организации
Опубликованно
Большие производственные предприятия и организации, компании, ВУЗы и другие учреждения образования имеют немалое количество помещений. Подавляющее большинство из них должно закрываться, а доступ в некоторые и вовсе строжайше регламентируется.
Ключи сдаются каждый день и охраняются по следующим причинам:
- защита при возникновении чрезвычайных ситуаций;
- беспрепятственный доступ в помещение сотрудников;
- регламентированный порядок хранения и выдачи ключей сотрудникам;
- все ключи хранятся всегда в одном месте
Порядок и хранение ключей от кабинетов определяется администрацией учреждения. Стойки и устройства для их содержания могут быть разными. Это специально отведённая комната или шкаф, ключница или стенд на стойке охраны.
В каждой организации существует регламент, в соответствии с которым осуществляется хранение и администрирование ключевого хозяйства. Комплекты ключей выдаются:
- уполномоченным лицам, информация о которых внесена в специальный журнал;
- в установленный период;
- под роспись с обязательным указанием даты и времени, когда был взят ключ.
А это бланк, который вы вправе использовать как шаблон для составления распорядительного акта об установлении ответственных за хранение инструментов для доступа к замкам в помещениях на любом предприятии:
Приказ №__________
«___» ___________ 20__ года
г. _____________
О порядке хранения и предоставления ключей
На основании норм охраны труда __________________________,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Основной комплект ключей от кабинетов (цеха №__, склада № ___) хранить на пункте охраны, а второй комплект — у ответственного за __________ (производственный процесс, складские помещения, электрохозяйство и т. д.).
2. Ключи пронумеровать и хранить в ящике под замком.
3. Выдавать их под подпись:
________________ (перечислить сотрудников).
4. Возвращать их на пункт охраны ежедневно по окончанию рабочей смены под подпись.
5. При предоставлении и возврате делать запись в специальном журнале учета.
6. За контроль над исполнением распоряжения назначить ответственным сотрудника ____________.
Генеральный директор Подпись/Расшифровка подписи
С приказом ознакомлен (а):
____________________________
Порядок и хранение ключей от кабинетов в организации
Опубликованно
Большие производственные предприятия и организации, компании, ВУЗы и другие учреждения образования имеют немалое количество помещений. Подавляющее большинство из них должно закрываться, а доступ в некоторые и вовсе строжайше регламентируется.
Ключи сдаются каждый день и охраняются по следующим причинам:
- защита при возникновении чрезвычайных ситуаций;
- беспрепятственный доступ в помещение сотрудников;
- регламентированный порядок хранения и выдачи ключей сотрудникам;
- все ключи хранятся всегда в одном месте
Порядок и хранение ключей от кабинетов определяется администрацией учреждения. Стойки и устройства для их содержания могут быть разными. Это специально отведённая комната или шкаф, ключница или стенд на стойке охраны.
В каждой организации существует регламент, в соответствии с которым осуществляется хранение и администрирование ключевого хозяйства. Комплекты ключей выдаются:
- уполномоченным лицам, информация о которых внесена в специальный журнал;
- в установленный период;
- под роспись с обязательным указанием даты и времени, когда был взят ключ.
Порядок обращения с ключами от электроустановок
Каждое здание имеет помещение, в котором находится специализированное оборудование – электроустановки. От качества их функционирования зависит нормальное функционирование учреждения, поэтому далеко не каждый сотрудник имеет к ним доступ. Рекомендуется кроме главного комплекта ключей электроустановок иметь запасной, который будет содержаться в отдельном месте.
Хранение ключей от электроустановок регламентируется локальным документом. Комплект выдаётся только уполномоченному и обученному лицу, с которым был проведён инструктаж. Желательно, чтобы ключу присваивался собственный номер. Пронумеровать необходимо и запасной комплект.
Общие правила хранения ключей от электроустановок, а также операций с ними:
- помещение всегда закрыто;
- замки и прочие приспособления для закрытия выдаются только при условии выполнения записи в журнале тем ответственным лицам, у которых есть на то специальное разрешение;
- комплект нужно возвращать каждый день под охрану.
Как хранить ключи
Качество порядка и хранения ключей от кабинетов зависит от устройства, в котором они будут хранится. Оно может быть как самодельным, так и специально изготовленным. К самодельным можно отнести:
- Доска и крючки для одежды. Наиболее простой вариант.
- Держатель с пазами. Конструкция представляет собой брусок из дерева, в котором сделаны пазы. В них и вставляются ключи.
- Магнитный держатель. Простой и эффективный способ хранения ключей. Нужен большой магнит, который можно закрепить на стене при помощи липкой ленты.
Если у вас нет времени на самостоятельное создание ключницы или вы хотите придать ей фирменный стиль, закажите её у специалистов. Они смогут изготовить подходящую модель из качественных материалов.
Порядок и хранение «аварийных» ключей от кабинетов
Хранение «комплектов» ключей строится на следующих принципах:
- Необходимо хранить такие ключи в охраняемом помещении или на стойке, к которой будет доступ у технического персонала.
- Операции с ключами фиксируются в документе, а лица, на которых возложена ответственность – инструктированы. Необходимо оформить реестр аварийных ключей.
Организация хранения аварийных ключей
Лучше держать такие ключи в помещении охраны или на ресепшне на первом этаже – то есть там, где находится пост службы безопасности. Крайне желательно обеспечить видеонаблюдение круглые сутки.
Для обеспечения порядка и хранения аварийный ключей от кабинетов лучше всего использовать специальный пенал. Он должен быть опломбирован номерной пломбой и иметь наклейку с информацией.
Приём и выдача ключей
Осуществляется через специальный журнал. Каждый раз, когда ответственный пользуется ключами, оно должно вносить соответствующую информацию.
Порядок проверки соответствия
Такая проверка производится не реже 1 раза в год. Она может выполняться и чаще, если необходимо (заменили замок, было хищение). Для проверки нужны:
- реестр аварийный ключей;
- бланк акта, в котором фиксируется информация о вскрытии пенала;
- номерные пломбы наклейки для замены.
Ключи с особым регламентом выдачи
В ряде компаний и производств есть кабинеты, в которых содержится документация с отчётностью. Порядок и хранение ключей от них прописывается в специальном приказе. Заходить в такие комнаты может администрация или ответственные лица, которым делегированы такие полномочия:
- руководитель;
- бухгалтер или инспектор по кадрам;
- лицо, несущее ответственность за помещение.
Чёткое выполнение порядка хранения и выдачи ключей предотвращает попытки преступного доступа злоумышленников. Компания может избежать порчи дорогостоящей техники или кражи ценных предметов.
Автоматизированное хранение ключей
Помимо привычных и широко распространенных способов хранения ключей существуют и современные интеллектуальные системы хранения, такие как электронные ключницы от Ecos. Это самый безопасный и надежный способ хранения, исключающий человеческую ошибку, так как доступ к ключам возможен только при персональной идентификации.
Итог
Порядок и хранение ключей от кабинетов подлежат чёткой регламентации, фиксирования в специальном документе. Строгость и внимание к каждому нюансу, понимание ответственности не только со стороны администрации, но и рядовых сотрудников позволяет предотвратить хищения важных документов, порчу оборудования, грамотно и быстро реагировать в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.