К какой группе документов относятся инструкции в овд - Все инструкции и руководства по применению

К содержанию

Деятельность сотрудников ОВД по составлению, оформлению, изготовлению служебных документов называется документирование.

Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности ОВД, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа для подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта и справки о проверке, отчёта о выполненной работе и т. д. Между тем, рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях реализация каждой функции должна сопровождаться составлением документов. Документ это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом документов.

Документы, составляемые в ОВД, являясь одним из средств связи ОВД между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники ОВД запрашивают из других органов и организаций, необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям и т. д.

Юридическое значение документов, составляемых в ОВД, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Например, составленный работником полиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя. Выданное гражданину разрешение на приобретение оружия является официальным удостоверением наличия у данного лица соответствующего права. Справка о результатах проверки работы ОВД, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния работы.

Классификация служебных документов

В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности ОВД, создаются документы, которые подразделяются на следующие виды:

управленческие (организационно-распорядительные);
оперативно-розыскные;
уголовно-процессуальные;
административно-процессуальные.

Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности ОВД. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются: на распорядительные, отчётные и документы общего характера.

Распорядительные документы – письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и другие).

Отчётные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчёт о работе, рапорт или докладная записка, справка и другие).
Группа документов общего характера включает разнообразные документы по различным вопросам деятельности органа, подразделения (акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и другие).

Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность ОВД. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД РФ.

Уголовно-процессуальные отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и т. д.). Требования к их содержанию и оформлению определены уголовно-процессуальным законодательством.

Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об АПН, акты обследования объектов разрешительной системы и т. д.) отражают административную деятельность ОВД по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством, а также ведомственными нормативными актами МВД РФ.

В зависимости от места возникновения и направления движения все документы подразделяются на: исходящие, входящие и внутренние.

Исходящие – это документы, отправляемые ОВД, в адрес других органов, организаций и граждан.

Входящие – это документы, поступающие в ОВД из других органов (организаций, учреждений) или от граждан.

Внутренние – документы, созданные в ОВД и не подлежащие отправке.

По количеству отражаемых вопросов выделяют документы простые и сложные.

Простой – документ, составленный по одному вопросу.

Сложный – документ, в котором содержится информация по двум или большему числу вопросов.

По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают: односторонние и двусторонние (многосторонние).

Односторонние документы составляются по имени одного лица (одной стороны органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, о наложении административного взыскания, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.

В зависимости от степени секретности содержащейся в документе информации они подразделяются на: документы особой важности, совершенно секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые документы). Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (особой важности, совершенно секретными, секретными) и не подлежащими открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами.

Помимо названных, существуют и другие подходы к классификации документов: по срокам хранения, по технике нанесения информации (рукописные и машинописные, фотодокументы) и другие.

1) официальный документ – это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

2) подлинник официального документа – это первый или единственный экземпляр официального документа;

3) подлинный документ – это документ, сведения о времени и месте создания которого, а также о его авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные каким-либо путём, соответствуют действительности;

4) копия документа – это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или части их.

Различают следующие виды копий:

факсимильная – это копия документа, отражающая все без исключения особенности подлинника (фотокопия, ксерокопия);
свободная – содержит всю информацию документа-подлинника, но без графического соответствия последнему. Свободная копия воспроизводит лишь содержание подлинника, но не его форму;
выписка – это копия, содержащая полное воспроизведение части документа и заверенная в установленном порядке (например, выписка из протокола оперативного совещания);
дубликат – это копия, создаваемая взамен утраченного или повреждённого подлинника и имеющая юридическую силу подлинника. По содержанию и по форме дубликат не отличается от документа подлинника. На таких копиях делается пометка – «дубликат»;
отпуск – устаревший, хотя ещё и употребляемый термин для обозначения копий исходящего документа, который получается одновременно с изготовлением подлинника (под копировальную бумагу). Отпуск содержит все реквизиты подлинника, за исключением входящих в состав бланка, на котором выполняется документ – подлинник.

Общие правила составления документов

Оформление документов в органах внутренних дел должно осуществляться с соблюдением следующих правил:

1. Обеспечение юридической силы документа. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России. Их соблюдение обеспечивает юридическую силу документа, то есть основанную на законе бесспорность, авторитетность, достоверность содержащихся в документе требований, а следовательно, обязательность документа для определённой категории лиц. Юридическую силу имеет документ, исходящий от полномочного субъекта и принятый в пределах его компетенции. Так, постановление о наложении административного взыскания, вынесенное с учётом обстоятельств правонарушения, с соблюдением установленной законом формы, имеет юридическую силу при условии, что оно исходит от должностного лица, имеющего соответствующие административно-юрисдикционные полномочия для издания подобного рода документов. Кроме того, юридическая сила документа обеспечивается соблюдением установленного порядка его подготовки, принятие и утверждение. Например, акт об уничтожении некоторой документации ОВД должен быть подготовлен специально назначенной экспертной комиссией, подписан её членами, руководителем ОВД и утверждён начальником вышестоящего органа.

Несоблюдение этих правил ведёт к признанию такого документа недействительным. Помимо правил, соблюдение которых обеспечивает юридическую силу документов, к рассматриваемой группе следует отнести правила, обеспечивающие их правовую культуру. Они касаются правильного, с юридической точки зрения, употребления в документах различных терминов. Не всегда правильно употребляется при составлении документов такие чисто юридические термины, как «доставление», «задержание», «арест», «обыск», «осмотр», и другие. Каждый из них означает строго определённое законом административно-процессуальное или уголовно-процессуальное действие. Употребление этих терминов должно соответствовать юридическому характеру именно тех процессуальных действий, которые фиксируются в документах.

Требования правовой культуры документов предполагает, что при их составлении в ряде случаев нужно ссылаться на нормативный акт в соответствии, с которым они составлены. Выполнение этого правила не только отражает уровень правовой культуры документа, но и обеспечивает на стадии его подготовки проверку соответствия составляемого документа закону, а на стадии исполнения – формирует у исполнителя более ответственное отношения к выполнению содержащихся в нём предложений.

2. Правила информационной культуры документов предполагает, что документ должен быть предельно кратким и информационно ёмким, то есть при минимуме текста в документе должно содержаться максимум информации.

Документ должен излагаться ясным, убедительным, понятным для адресата языком официально-делового стиля. Для него характерен прямой порядок слов в предложении. Подлежащее должно стоять ближе к началу предложения, сказуемое возможно ближе к подлежащему. Не рекомендуется построение фраз с применением большого числа сложноподчинённых предложений. Длинные и сложные предложения заменяются несколькими простыми. Для этого стиля характерна замена местоимений существительными.
Употребление в документах метафор, эпитетов, терминов и выражений, допускающих двусмысленное толкование информации, документально-деловой стиль не допускает. Так, он характеризуется весьма широким употреблением отглагольных существительных, например, разъяснение, задержание, соревнование и другие. Однако их чрезмерное употребление с другими глаголами лишь засоряет письменную речь, удлиняет предложения, делая документы громоздкими и мало информационными. Например, не следует писать: «произвести задержание», «произвести внедрение», «обращаться с просьбой», если можно написать «задержать», «внедрить», «спросить».

В процессе многолетней управленческой практики ОВД складываются устойчивые словесные обороты, используемые для описания тех или иных событий, действий. Поэтому используемые в настоящее время в ОВД некоторые словесные обороты, содержат архаизмы и канцеляризмы, которые должны быть исключены из употребления деловой речи. К ним относятся устаревшие слова и словосочетания (доверительный, безотлагательно, надлежит, оповещаю).

3. Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов. При составлении документов следует учитывать, что после изготовления они, как правило, регистрируются, отправляются, по месту их получения обрабатываются и проходят другие стадии документооборота. Время прохождения этих стадий, затраты усилий на изготовление и обработку документов во многом зависят от соблюдения определённых правил составителями документов.

Работники ОВД должны учитывать, что с составленными ими документами будут работать многие сотрудники (машинистка, секретарь и другие). Причём каждому из них требуется различная информация, содержащаяся в документе. Так, секретарю ОВД, отправляющему документ, необходима информация о том, куда адресован документ, о чём он составлен, кто является его исполнителем.
Секретарю органа, получившему документ, важно знать, какой поступил документ, его краткое содержание, чтобы правильно определить направление его дальнейшего движения. Руководителю ОВД необходимо знать наименование и характер вопросов, освещаемых в документе, от кого он поступил и лишь непосредственному исполнителю требуется вся содержащаяся в документе информация.

Каждый документ содержит оперативную и статистическую информацию. Первая отражает содержание документа и помещается в его текстуальной части. Она адресована, прежде всего, конкретному должностному лицу исполнителю документа. Статистическая информация – это сведения о наименовании документа, адресате, месте и времени его составления и другие, адресованные, главным образом, работникам делопроизводственных подразделений. Это информация содержится в реквизитах документа. Кроме перечисленных выше требований документы, составляемые в ОВД, должны соответствовать требованиям нормативных правовых актов и не содержать помарок и исправлений.

4. Возможность обработки с помощью средств вычислительной техники. Документирование информации в органах внутренних дел Российской Федерации осуществляется с использованием технических средств, в том числе средств вычислительной техники.

Отдельные документы внутреннего обращения допускается писать от руки (рапорт, заявление, объяснение).

При оформлении документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии 2003 и выше или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером 13–15 через 1–1,5 межстрочных интервала. Шрифт в документе должен быть единым по размеру. Для выделения части текста документа, его наименования могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.

Таким образом, при подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России;
документ должен быть написан официально-деловым стилем;
изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование;
применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении;
документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания;
документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов;
документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями соответствующей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения;
в документе не должно быть помарок и исправлений.

Реквизиты официальных документов

Реквизиты документа – обобщённое название элементов оформления документа, выполненных полиграфическими способами или на знакопечатающих устройствах; рукописных записей, подписей, оттисков печатей и штампов и др., придающих документу юридическое значение.

В соответствии с приказом МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ» и ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов в органах внутренних дел используются следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003);

03 — геральдический знак – эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации (ОВД);

09 — справочные данные об организации (об ОВД);

10 — вид документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на исходящий номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 – указания по исполнению документа;

18 – наименование или аннотация к документу;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

31 – гриф ограничения доступа к документу.

Рассмотрение обращений граждан

Обращение гражданина – направленные в подразделение системы МВД России в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.

Обращения граждан в органы внутренних дел можно классифицировать следующим образом:

А) по содержанию:

предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности системы МВД России, по развитию общественных отношений.
заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц.
жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Б) по форме обращения:

письменные;
устные;
обращения в форме электронных сообщений.

В) по особенностям:

коллективное обращение – совместное обращение двух и более граждан по общему для них вопросу, в том числе обращения членов одной семьи, обращения от имени трудовых коллективов, обращения, принятые на публичном мероприятии и подписанные участниками мероприятия или уполномоченным ими лицом;
аналогичное обращение – второе (и последующие) обращение по одному и тому же вопросу при условии, что срок рассмотрения первого обращения не истёк, в том числе копия или дубликат, поступившие из другого государственного органа или органа местного самоуправления;
анонимные обращения, то есть письменные обращения или Интернет-обращения, в которых не указаны фамилия автора и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
обращения, некорректные по содержанию, по изложению и по форме – то есть в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, лишённые логики и смысла, неясного и невразумительного содержания, а также обращение, текст которого не поддается прочтению либо написан на обрывках бумаги, плакатах и других предметах;
повторное обращение – обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истёк установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не согласен с принятым по его обращению решением. Не считаются повторными обращения одного и того же гражданина по разным вопросам.
неоднократное – обращение гражданина, содержащее вопрос, на который ему не менее двух раз давались письменные аргументированные ответы на ранее направленные обращения, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган внутренних дел или одному и тому же должностному лицу;
типовое – обращение одного и того же содержания, поступившее от разных граждан.

Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать:

наименование органа внутренних дел, в который направляется обращение, или фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) должностного лица органа внутренних дел, или его должность;
фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина;
почтовый адрес для направления ответа или уведомления о переадресации обращения.
личную подпись и дату.

Интернет-обращение в обязательном порядке должно содержать:

фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина.
адрес электронной почты, если ответ или уведомление должны быть направлены в форме электронного документа, или почтовый адрес, если ответ или уведомление должны быть направлены в письменной форме.

К письменному и интернет-обращению гражданин вправе приложить необходимые документы и материалы или их копии в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

В письменном обращении и интернет-обращении следует изложить суть просьбы, причины несогласия с обжалуемым решением, обстоятельства, на основании которых гражданин считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия в их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, а также иные сведения, имеющие значение для рассмотрения обращения.

Отсутствие указанных сведений, за исключением отсутствия в письменном обращении, а также в интернет-обращении фамилии гражданина или почтового либо электронного адреса для направления ответа, не является основанием для оставления обращения без ответа. В случае отсутствия в обращении фамилии гражданина, почтового или электронного адреса оно признаётся анонимным.

Алгоритм организации работы по рассмотрению обращений в системе МВД России включает в себя следующие этапы:

приём и первичную обработку обращений;
регистрацию и учёт обращений;
принятие организационных решений о порядке рассмотрения обращений;
рассмотрение обращений по существу и принятие по ним решений;
подготовку и направление ответов на обращения;
хранение обращений и материалов по их рассмотрению;
личный приём граждан;
анализ рассмотрения обращений;
контроль за рассмотрением обращений.

Отдельные организационно распорядительные документы ОВД

Приказ – наиболее распространённый правовой акт, издаваемый руководителем органа внутренних дел, действующего на принципе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед органом.

Приказы издаются по административным, хозяйственным и иным управленческим вопросам.

Оформляются, как правило, на бланке.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на:

приказы по основной деятельности;
приказы по личному составу.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух частей:

констатирующая, в которой излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, объяснение необходимости издания приказа или данные о документе (автор, номер, дата и название), исполнение которого организовано изданием приказа.
распорядительная. Начинается со слова: «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки). Эта часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, в них обязательно указываются исполнители. Отдельным пунктом оговаривается контроль за исполнением приказа.

Распоряжения – распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиальном органа для единоличного решения оперативных вопросов. Порядок составления аналогичнен приказам.

Решение – распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на оперативных совещаниях, коллегиях, проводимых в ОВД. Протокол занимает особое место в системе организационно-распорядительных документов. С одной стороны, это документ информационного характера, так как содержит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов, а с другой, – распорядительный, так как содержит постановляющую часть и может рассматриваться как распорядительный документ.

Объяснительная записка или объяснение – документ, в котором сотрудники в произвольной форме печатным или рукописным способом объясняют причины какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения служебной (трудовой) дисциплины, невыполнения поручений и тому подобные. Подписывает объяснительную записку её составитель.

В служебных записках в произвольной форме излагается оперативная справочная и управленческая информация, связанная с исполнением полномочий конкретных структурных подразделений и должностных лиц, адресованная руководству органа внутренних дел либо руководителю (начальнику) структурного подразделения – головного исполнителя поручения.

В докладных записках в произвольной форме даётся обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства органа внутренних дел, его структурного подразделения о вопросах, требующих принятия управленческих решений.

В аналитических записках на основе официальной статистики и иной информационно-справочной документации даётся обстоятельное изложение результатов анализа существующей проблемы и тенденций её развития, излагаются выводы, вытекающие из анализа и раскрывающие причины её возникновения, а также предложения о принятии целесообразных мер по её разрешению.

Служебная, докладная и аналитическая записки оформляются на стандартных листах бумаги формата A4 и адресуются конкретному должностному лицу.

Справка – результат аналитической деятельности ОВД о результатах осуществления оперативно-служебной деятельности, кроме того, справки по запросам граждан.

Справка может иметь заголовок к тексту, например, «О состоянии работы ОВД по рассмотрению заявлений, жалоб и предложений граждан», реквизит «текст», реквизит «подпись». В необходимых случаях могут быть внесены реквизиты «адреса» и «печать». Справка может подписываться как руководителем, так и составителем, если она составлена по указанию вышестоящего органа.

Кроме вышеуказанных документов, сотрудниками ОВД составляются и используются отчёты, приказы, распоряжения, телеграммы, телетайпограммы и другие документы, которые по форме и содержанию должны отвечать требованиям, установленным ГОСТ и другими нормативно-правовыми актами РФ.

Следующая статья

Сведения, составляющие государственную тайну и порядок обращения с ними

К содержанию

Источник

В статье приводится классификация и анализ состава системы документационного обеспечения управления органов внутренних дел. Описывается необходимость совершенствования системы документационного обеспечения управления органов внутренних дел.

К

лючевые слова

: документирование, система управления, документационное обеспечение, подразделения делопроизводства.

В любой организации документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании по установленным формам информации, необходимой для управления, то есть в создании документов. Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот.

Под документооборотом принято понимать движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов. В органах внутренних дел документооборот комбинированный, что позволяет соединить достоинства электронного и традиционного документооборота, при этом сводя к минимуму их недостатки. Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с традиционными — бумажными.

Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиям прохождения документов. В первую очередь это оперативность и целенаправленность.

В органах внутренних дел практически каждый сотрудник в той или иной степени связан с процессами документирования управления, так как он является одновременно и создателем и исполнителем документов.

В правоохранительных органах практически нет сотрудников, которые в какой-либо степени не были связаны с делопроизводством. В структуре любого ОВД выделяют подразделения, которые обеспечивают делопроизводство. Но специфика документационного обеспечения управления в системе органов внутренних дел проявляется в деятельности большинства структурных подразделений. Например, дежурная часть является самостоятельным органом оперативного управления органов внутренних дел и одновременно обязана документировать целый ряд вопросов управленческой деятельности.

Те же элементы работы служб ДОУ можно выделить в деятельности служб и прочих подразделений.

Таблица 1

Документы, образующиеся в

деятельности служб

Вид службы	Вид документов
Криминальные службы	Документирование оперативной работы
Профилактические службы	Документирование профилактической работы
Службы обеспечения общественного порядка	Документирование правонарушений
Службы лицензионно разрешительной работы	Документирование обеспечения общественной безопасности

Приказами МВД регулируются различные стороны оперативно-розыскной и служебной деятельности органов внутренних дел. Так, например, приказами и ведомственными инструкциями устанавливается порядок регистрации, оформления, учета, хранения служебных документов.

Нормативные акты, регулируют обеспечение режима секретности в органах внутренних дел и устанавливают правила работы с секретными документами. Некоторые приказы МВД регламентируют определенные направления деятельности органов внутренних дел, их служб, подразделений. Содержат образцы бланков различных видов служебной документации, и определяют порядок их заполнения.

Виды документов, образующиеся в деятельности ОВД

Рис. 1. Виды документов, образующиеся в деятельности ОВД

Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются внутри организации ОВД. В зависимости от назначения они подразделяются: на распорядительные, отчетные и документы общего характера.

К распорядительным документам относятся письменные правовые акты управления (должностные инструкции, инструкции по делопроизводству приказы, указания, планы).

Информация о выполненных заданиях, поручениях, запланированных мероприятиях содержится в отчетной документации (отчет о работе, рапорт или докладная записка, справка и другие).

Группа документов общего характера содержит в себе документы по различным вопросам деятельности органа, подразделения (акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и другие).

Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность ОВД. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД РФ.

К уголовно-процессуальным документам относятся протоколы следственных действий, постановления, в которых содержатся сведения по расследованию уголовных дел. Требования к их содержанию и оформлению определены уголовно-процессуальным законодательством.

Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административно правовых нарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т. д.) отражают административную деятельность ОВД по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности.

В органах внутренних дел существует два вида делопроизводства: общее и специальное.

К общей управленческой деятельности министерства относится общее делопроизводство. Подобного рода деятельность характерна для любого органа управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе исполнения этой деятельности. Общее делопроизводство осуществляет обеспечивающие функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу) аппарата управления.

К специальному делопроизводству относятся документы ограниченного доступа. Документы ограниченного доступа характерны только для отдельных видов организаций, в данном случае деятельности ОВД. Данный вид делопроизводства включает в себя составление и оформление уголовных, административных, оперативных документов, отражающих деятельность органов внутренних дел по охране общественного порядка и борьбе с преступностью.

Документирование информации, составляющую государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, осуществляются в ОВД по специальным правилам. Они направлены на предотвращение случайной утраты документов и утечке содержащихся в них секретных сведений.

Задачи делопроизводства

Рис. 1. Виды документов, образующиеся в деятельности ОВД

В органах внутренних дел существует два вида делопроизводства: общее и специальное.

Задачи делопроизводства

Рис. 2. Задачи делопроизводства

Специфика деятельности органов внутренних дел позволяет выделить особую роль документационного обеспечения управления для всех категорий сотрудников. Так как деятельность непосредственно связана с документами и документированием, изучение нормативно-методических основ документационного обеспечения управления должно стоять на одном уровне с овладением других норм права.

Многие документы, отражающие кадровую работу, а также некоторые документы, создаваемые в процессе финансово-хозяйственной деятельности органов внутренних дел, оформляются, хранятся и пересылаются по правилам ведения секретного делопроизводства. В то же время документирование уголовно-процессуальной, административно юрисдикционной деятельности не требует применения таких правил.

На сотрудников оперативного состава органов внутренних дел возложены следующие основные обязанности по осуществлению делопроизводства: своевременное исполнение полученных от работников канцелярии документов и правильное их оформление, а так же соблюдение установленных правил работы с секретными документами.

В некоторых случаях на этих работников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел возлагается прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции.

Оперуполномоченные уголовного розыска и подразделений обязаны лично готовить к отправке некоторые секретные материалы. На специально назначенных работников этих служб возлагаются учет и регистрация секретных документов, создаваемых в процессе осуществления оперативно-розыскной деятельности.

На руководителей возлагается ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение установленных Инструкцией правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы для сотрудников подразделений делопроизводства и режима.

В подразделении делопроизводства и режима должны быть созданы необходимые условия для работы со всеми видами документов.

Субъекты делопроизводства

Рис. 3. Субъекты делопроизводства

Подразделения делопроизводства в своей деятельности осуществляют ведение, организацию и совершенствование документационного обеспечения управления на основе применения современных технических средств работы с документами, а так же методического руководства и контроля за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел.

Задачи и функции режима, а так же порядок работы подразделений делопроизводства, регламентируются положениями утверждаемыми руководителями ОВД, а функциональные обязанности сотрудников подразделений регулируется должностными инструкциями работников.

Данные подразделения являются самостоятельными структурными подразделениями органов внутренних дел, подчиненными непосредственно руководителю органа внутренних дел.

На подразделения делопроизводства и режима возлагается выполнение основных задач. На руководителей органов внутренних дел возлагается, прежде всего, контроль над состоянием документационного обеспечения управления, соблюдение установленных правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание оптимальных условий работы для сотрудников подразделений делопроизводства

Обязанности должностных лиц при работе с документами

Рис. 3. Субъекты делопроизводства

Обязанности должностных лиц при работе с документами

Рис. 4. Обязанности должностных лиц при работе с документами

В некоторых случаях на сотрудников возлагается выполнение и других обязанностей, связанных с осуществлением делопроизводства. Так, например, на дежурного по органу внутренних дел может возлагаться прием в праздничные, выходные дни и в вечернее время поступающей корреспонденции (в иные дни эту обязанность осуществляют работники секретариата).

Содержащиеся в документах сведения, используются только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России. Сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

В органах внутренних дела передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа или его заместителей, в зависимости от запроса. О передаче документов производятся соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

Представителям средств массовой информации передача документов и их копий осуществляется аналогичным образом через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со средствами массовой информации.

Таким образов отдел делопроизводства в органах внутренних дел осуществляет основную работу с документами, которые образуются в деятельности органов внутренних дел. Сотрудники отдела осуществляют прием и регистрацию входящей и исходящей документации, а так же подготавливают дела для их дальнейшего хранения.

Литература:

Приказ МВД России от 30.06.2012 N 655 (с изм. от 23.12.2020) «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов внутренних дел Российской Федерации, с указанием сроков хранения»
Приказ МВД России от 20.06.2012 N 615 (с изм. от 23.12.2020) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»

Основные термины (генерируются автоматически): дело, документ, документационное обеспечение управления, подразделение делопроизводства, вид документов, общественный порядок, орган, осуществление делопроизводства, передача документов, подразделение.

Источник

Нормативно-правовую
базу делопроизводства в органах
внутренних дел составляют требования
законодательства Российской Федерации,
постановлений и распоряжений Правительства
Российской Федерации, государственных
стандартов Российской Федерации, а
также нормативно-методических документов
по делопроизводству и архивному делу
и устанавливает единые правила работы
со служебными документами.

Важнейшие
значение для организации делопроизводства
в ОВД имеют Правила делопроизводства
в федеральных органах исполнительной
власти, утвержденные Постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 июня 2009 г. N 477.

Приказом
Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76 утверждены
Методические рекомендации по разработке
инструкций по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти.

Непосредственно
осуществление делопроизводства в
органах внутренних дел осуществляется
на основании Инструкции по документационному
обеспечению управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации,
утвержденной Приказом МВД России от 4
декабря 2006 г. N 987.

Данная
инструкция определяет порядок
документирования управления, технологий
обработки документов, организации
документооборота и формирования
документальных фондов на единой
методической основе в подразделениях
центрального аппарата МВД России,
подразделениях, непосредственно
подчиненных МВД России, органах внутренних
дел Российской Федерации, учреждениях
и других организациях, осуществляющих
задачи, возложенные на органы внутренних
дел.

В
Инструкции указано, что организация,
ведение и совершенствование
документационного обеспечения управления
на основе единой технической политики
и применения современных технических
средств в работе с документами,
методическое руководство и контроль
за соблюдением установленного порядка
работы с документами в системе органов
внутренних дел осуществляется
Административным департаментом МВД
России, управлениями (отделами,
отделениями, группами) делопроизводства;
делопроизводства и режима; документационного
обеспечения и режима; режима,
делопроизводства и кадров; режима и
делопроизводства; обеспечения
делопроизводства; документального
обеспечения; документационного
обеспечения; общими отделами, секретариатами
и канцеляриями органов внутренних дел.

В
МВД с 2007 г. ведется работа по созданию
единой автоматизированной системы
электронного документооборота и
делопроизводства на платформе программного
продукта EMC Documentum.

Управление
организационно-методического обеспечения
департамента тыла (УОМО ДТ) МВД России
автоматизирует документооборот на базе
системы EOS for SharePoint, разработанной
компанией «Электронные Офисные Системы»
(ЭОС).

В
ходе проекта EOS for SharePoint будет интегрирован
с системой АСИП-МЕИТКС (единой
информационной системой МВД России) в
части касающейся обеспечения создания,
хранения, согласования и утверждения
документов возникающих в процессе
работы пользователей с данными системы.

В
Инструкции по документационному
обеспечению управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации,
утвержденной Приказом МВД России от 4
декабря 2006 г. N 987 указано: «Документооборот
— это движение документов в органе
внутренних дел с момента их подготовки
или получения документа до завершения
его исполнения, отправки или сдачи в
подразделение специальных фондов.

Электронные
документы участвуют в документообороте
органов внутренних дел наравне с
бумажными документами».

Порядок
прохождения документов и операции,
производимые с ними в органах внутренних
дел, регламентируются указанной
Инструкцией, Регламентом внутренней
организации Министерства внутренних
дел Российской Федерации, статусными
документами органов внутренних дел,
положениями о структурных подразделениях
органов внутренних дел и должностными
инструкциями их сотрудников.

Документационное
обеспечение управления
— вид служебной деятельности органов
внутренних дел, обеспечивающий
документирование управленческой
деятельности и организацию работы с
документами.

Документирование
управленческой деятельности включает
в себя все процессы, относящиеся к записи
и оформлению необходимой для осуществления
управленческих действий информации на
различных носителях по установленным
правилам.

Документы
— это средство закрепления различным
способом на специальном материале
информации о фактах, событиях, явлениях
объективной действительности

Управленческие
документы должны составляться в
соответствии с правилами, установленными
ГОСТ. Фиксируется управленческая
деятельность в основном
организационно-распорядительными
документами (ОРД).

Основные
группы ОРД:

организационные
документы
(уставы, инструкции, положения, и т.д.);

распорядительные
документы
(приказы, указания, распоряжения и др.);

справочно-информационные
(письма, акты, справки и др.) .

К
подготовке документов предъявляются
следующие требования:

юридические
(подзаконность, полномочность и др.);

информационно-технические
(соблюдение требований ЕГСД);

организационные
(реквизиты и гриф).

В
соответствии с Приказом МВД РФ от 4
декабря 2006 г. N 987 «О документационном
обеспечении управления в системе органов
внутренних дел Российской Федерации»
в деятельности органов внутренних дел
образуются следующие основные
виды документов:

нормативные
правовые акты МВД России
(Федеральные законы, указы Президента
Российской Федерации, постановления
Правительства Российской Федерации,
акты субъектов Российской Федерации,
международные договоры и соглашения,
гражданско-правовые договоры и
соглашения),

правовые
акты ненормативного характера:
(приказы по личному составу, распоряжения,
письма, указания, межведомственные
соглашения, протоколы), акты, заключения,
докладные записки, справки, обзоры,
доклады, пояснительные записки, планы,
телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Нормативный
правовой акт
(федеральный закон, указ Президента
Российской Федерации, постановление
Правительства Российской Федерации,
акт субъекта Российской Федерации,
приказ, директива, положение, устав,
инструкция, правила, наставление) —
письменный официальный документ,
принятый (изданный) в определенной форме
должностным лицом в пределах его
компетенции и направленный на установление,
изменение или отмену правовых норм,
рассчитанных на многократное применение
и относительно неопределенный круг
лиц.

Приказ
— правовой акт, устанавливающий
управленческие решения, как правило,
нормативного характера по вопросам
оперативно-служебной деятельности
органов внутренних дел.

Положение,
устав
— нормативные правовые акты, устанавливающие
основные системно связанные между собой
правила деятельности органа внутренних
дел и его структурных и подчиненных
подразделений.

Инструкция,
наставление
— правовой акт, детализирующий и
обеспечивающий выполнение нормативных
правовых актов, используемых органами
внутренних дел в соответствии с их
компетенцией.

Правила
— нормативный правовой акт, в котором
формулируются основополагающие
требования к той или иной деятельности
или поведению.

Распоряжение
— документ ненормативного характера по
вопросам оперативно-служебной деятельности
органов внутренних дел.

Протокол
— документ, фиксирующий ход обсуждения
вопросов и принятия решений на собраниях,
совещаниях и заседаниях коллегиальных
органов.

Акт
— документ, составленный несколькими
лицами и подтверждающий факты и события.

Докладная
записка
— документ, адресованный руководителю
органа внутренних дел или вышестоящего
органа внутренних дел, содержащий
обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями.

Справка
— документ, содержащий описание или
подтверждение тех или иных фактов и
событий.

Доклад
— документ, содержащий изложение
определенных вопросов, выводов,
предложений.

План
— документ, устанавливающий точный
перечень намечаемых к выполнению работ
или мероприятий, их последовательность,
объем, временные координаты, руководителей
и конкретных исполнителей.

Письмо,
телеграмма, телефонограмма, факсограмма
— обобщенное название различных по
содержанию документов, выделяемых в
связи с особым способом передачи текста
(пересылается почтой, передается
телеграфом, передается по телефону и
записывается получателем, передается
факсимильной связью).

В
управленческой деятельности ОВД
циркулирует различного рода информация.
В общем случае ее можно классифицировать
на следующие виды:

о
состоянии охраны общественного порядка
и борьбы с преступностью,

о
результатах деятельности подразделений
и служб (служебная),

о
состоянии сил и средств,

об
условиях функционирования внешней
среды,

информация
об оперативной обстановке в соседних
регионах.

Ответственность
в сфере делопроизводства

Реквизиты
обязательны и для документов на машинных
носителях. Придание юридической силы
документам на машинном носителе
регламентировано таким документом как
ГОСТ 6.10.4-2003, который предусматривает и
некоторые дополнительные реквизиты,
например, код лица, отвечающего за
правильность документа, электронная
подпись и т. п.

Надлежащее
оформление, хранение, обоснованная,
законная выдача, подлинность юридических
документов есть непременное условие
законности и правопорядка в обществе,
стабильности и защиты общественных
интересов, прав граждан, нормальной
деятельности государства. Поэтому
государство небезразлично относится
к нарушениям в сфере документооборота.
В Уголовном кодексе РФ есть немало
статей, устанавливающих ответственность
за преступления, связанные с указанными
нарушениями. Например, предусмотрена
ответственность за подделку удостоверений
и иных официальных документов,
предоставляющих права (ст. 327), за подделку
и сбыт денег и ценных бумаг, кредитных
карт (ст. 186, 187), служебный подлог (ст.
292), злоупотребления нотариуса (ст. 202),
фальсификацию доказательств (ст. 303),
приобретение или сбыт официальных
документов (ст. 324) и целый ряд других
преступлений, совершение которых связано
с подделкой, фальсификацией, представлением
документов в официальные органы
(контрабанда, уклонение от уплаты
налогов, от воинской обязанности и др.).

Заключение

Проблемы
документирования деятельности организаций
и управления документацией являются
столь же древними, как сами документы
и управление. В настоящее время данная
проблема актуализируется стремительным
развитием новых информационных
технологий, ускоренной информатизацией
общества.

Непрерывный рост
объемов документации во всем мире, все
более широкое применение
электронно-вычислительной техники при
обработке информации, использование
небумажных носителей и другие объективные
факторы приводят специалистов к выводу
о необходимости поиска новых возможностей
овладения и управления документированной
информацией.

Создание и внедрение
автоматизированных систем электронного
документооборота – это один из путей
повышения эффективности работы с
электронными документами.

Источник