К какому типу документов относится инструкция

Документ, в котором закрепляют правила работы предприятия и обязанности работников

Компании разрабатывают инструкции, чтобы разъяснить сотрудникам их обязанности, установить требования к оформлению отчетов и других документов, сделать рабочий процесс понятным и предсказуемым — в общем, чтобы все понимали, что и в каком порядке надо делать.

Чаще всего бизнес создает должностные инструкции, инструкции по охране труда и бюджетному учету.

Инструкцию утверждают на законодательном уровне и применяют в бюджетных организациях и государственных органах.

Чтобы оформить инструкцию, используют общий бланк. Как правило, его утверждает руководитель компании.

На первой странице документа нужно поставить гриф утверждения — специальный штамп, где указывают должность ответственного лица и дату подписи, ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. Также здесь указывают необходимые организационные мероприятия и исполнителей.

Типовая инструкция состоит из четырех частей.

Заголовок. Заголовок должен отражать основное содержание и назначение документа. Например, «Должностная инструкция менеджера по продажам» или «Инструкция по эксплуатации электрических ранцевых опрыскивателей моделей ОЭ-12, ОЭ-15».

Общие положения. Это первый пункт документа, в нем указывают цель, область применения и порядок использования инструкции. Информацию излагают от третьего лица или в безличной форме. Например, так:

Основной текст. Его также пишут от третьего лица или в безличной форме. Например: «Исполнитель обязан сдать отчет не позднее 25-го числа текущего месяца» или «Чтобы открыть люк, нажмите на клавишу в ручке люка и потяните люк на себя».

Приложение. В этом разделе указывают законодательные акты, на основе которых разработали инструкцию, а также сертификаты качества продукции и прочие необходимые документы.

Стили и жанры

Какие виды документов существуют?

В деловых документах обычно указывается тип документа, а также заголовок, отражающий содержание документа.
 

Тип документа определяется жанром и речевой ситуации: 

• организация – организация (деловые письма, рекламации)

• внутри организации (протокол, акт, приказ)

• человек – организация (заявление, резюме)

• организация – человек (приказ, должностная инструкция, доверенность)

Документы, регламентирующие деятельность предприятия 
 

Приказ – нормативный документ, издаваемый руководителем предприятия для решения каких-либо задач. Приказ должен иметь:

• название вида документа (например: Приказ о реорганизации предприятия),

• номер,

• дату подписания руководителем,

• подпись.
   

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. Протоколы могут быть краткими и полными.

Реквизиты:

• вид документа (протокол),

• название предприятия,

• дата,

• номер документа,

• заголовок (например: Протокол заседания редакции портала ГРАМОТА.РУ),

• текст,

• подписи.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей:

• Председатель, секретарь, присутствовали (в именительном падеже), повестка дня.

• Слушали, выступили, постановили. Постановление — самая важная часть протокола.

Акт – документ, подтверждающий факты, события.

Реквизиты:

• наименование предприятия,

• вид документа,

• дата,

• номер,

• заголовок,

• текст,

• отметка о наличии приложений,

• подписи.

Акт состоит из двух частей:

• Основание, члены комиссии в алфавитном порядке, председатель.

• Цели, задачи и суть проведенной работы.

Докладная и объяснительная записки – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями или объясняющий причины невыполнения каких-либо поручений. Реквизиты:

• наименование предприятия,

• вид документа,

• заголовок (отражающий содержание),

• дата,

• текст,

• подпись. 

Цикл о работе с документами в соответствии с законодательной базой по делопроизводству и архивному делу продолжаем серией статей о локальных нормативных актах (далее – ЛНА). В этом номере рассмотрим, что такое инструкция, как ее создать, изменить и сколько хранить.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ?

Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан[1].

Среди всех видов ЛНА инструкции – самые полезные в работе организации. Это руководства к выполнению производственных и бизнес-процессов, в которых пошагово описаны действия исполнителей этих процессов. Описания самых распространенных инструкций приведены в Таблице 1.

1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[2] (далее – Примерная инструкция).

2. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

РЕКВИЗИТЫ ИНСТРУКЦИИ

Комментарии по оформлению реквизитов инструкции приведены в Таблице 2.

Виза ознакомления

Работник обязательно должен оформлять визу ознакомления (на практике чаще всего ее называют отметкой об ознакомлении) на инструкциях и других ЛНА, действие которых на него распространяется.

На должностных инструкциях отметку об ознакомлении обычно оформляют на обороте последнего листа контрольного экземпляра документа. Количество таких отметок равно числу работников, на которых распространяется инструкция. Именно для должностных инструкций отметка сопровождается текстом «Копию должностной инструкции получил»:

Для инструкций, действие которых распространяется на всю организацию (по охране труда, делопроизводству, конфиденциальному делопроизводству и т.д.), создают листы ознакомления (Пример 1), которые подшивают к контрольному экземпляру документа и хранят вместе с ним.

[1] См. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.