Как написать приказ о разработке должностных инструкций

Должностная инструкция – это документ, устанавливающий функции, обязанности и права человека, занимающего определенную должность. Разработкой ее занимаются представители компании. Положения инструкции зависят от конкретных нужд фирмы, сферы ее деятельности.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о разработке должностной инструкции .docСкачать образец приказа о разработке должностной инструкции .doc

Функции должностной инструкции

Должностная инструкция отличается этими функциями:

• Эффективное распределение трудовых обязанностей.
• Сокращение продолжительности работы над задачами.
• Соблюдение поставленных сроков.
• Предупреждение конфликтных ситуаций, возникающих из-за неверного распределения обязанностей.
• Установление прав сотрудника.
• Формирование личной и коллективной ответственности.
• Обеспечение равномерной загрузки сотрудников.

Должностная инструкция дает представление о том, с какой работой столкнется тот или иной сотрудник.

Разработка должностной инструкции

Деятельность по разработке инструкции подразделяется на 4 основных этапа:

1. Подготовка.
2. Формирование проекта инструкции.
3. Согласование проекта с вышестоящими сотрудниками.
4. Утверждение инструкции.

Подготовка предполагает изучение всех законов и нормативных актов, которые так или иначе могут относиться к должностной инструкции. Кроме того, руководителю нужно издать приказ о разработке инструкции.

Приказ о создании инструкции

Приказ – это бумага распорядительного характера, которая нужна для регламентирования этих положений:

• Сотрудники, ответственные за формирование инструкции.
• Постановка конкретной задачи перед работником.
• Список должностей, для которых создается инструкция.
• Срок выполнения задачи по разработке.
• Лица, которые будут отвечать за выполнение положений приказа.

В приказе рекомендуется приводить ссылки на нормативные акты, на которые нужно опираться при разработке инструкции. В частности, это могут быть методические рекомендации, Классификатор ОК 016-94, ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Цель составления приказа – это передача задачи по разработке инструкции на определенных лиц. В распорядительном документе указывается вся информация, сопровождающая разработку внутреннего акта. До 2013 года организации должны были составлять приказ по определенной форме. После 2013 года компании вправе оформлять приказ в свободном виде. Но при этом нужно соблюдать нормы делопроизводства.

Образец

ВАЖНО! Все сотрудники, упомянутые в распоряжении, должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Должностная инструкция является локальным нормативным актом организации, определяющим должностные обязанности ее сотрудников. Приказ о разработке должностной инструкции регламентирует порядок и сроки разработки определенного вида этого документа.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о разработке должностной инструкцииОбразец приказа о разработке должностной инструкции

Обязательна ли должностная инструкция

Несмотря на то, что в настоящее время организации не обязаны иметь должностные инструкции, на практике этот документ применяется часто.

Связано это с тем, что должностная инструкция — удобный способ ознакомить работника с кругом его обязанностей в организации. Помимо определения обязанностей работника в должностной инструкции:

• оговариваются требования к квалификации и стажу работника. Например, в ней может быть установлено, что на должность начальника экономического одела может приниматься только лицо с высшим экономическим образованием и стажем работы не менее пяти лет;
• определяются пределы ответственности работника;
• оговариваются права работника.

Кто должен разрабатывать должностную инструкцию

Посредством приказа о разработке ДИ руководитель может закрепить ответственных за подготовку инструкции лиц и конкретно оговорить сроки ее разработки. Инструкции на подчиненных разрабатывают их руководители. Инструкции для руководства (директоров, вице-президентов, президентов) разрабатываются либо самими этими руководителями, либо иными специалистами по их поручению.

В общем порядке к разработке инструкции привлекаются:

• Непосредственный руководитель подразделения или технический специалист. Они будут выступать в качестве лиц, ответственных за содержание документа.
• Руководитель или специалист отдела документационного обеспечения. Он будет выступать в качестве ответственного за соответствие документа требованиям делопроизводства, принятым в организации, а также за грамотность документа.
• Кураторы (директора) по направлению деятельности, вышестоящее руководство — при необходимости привлекаются к согласованию инструкции перед ее передачей на подписание.

Все эти лица должны быть указаны в приказе о разработке должностной инструкции.

Причины разработки должностной инструкции

Необходимость в разработке должностной инструкции может возникнуть в следующих случаях:

1. в штатном расписании появилась новая должность;
2. после внесения изменений в штатное расписание изменилось название уже существующей должности;
3. в законодательстве произошли изменения, и действующая должностная инструкция теперь не соответствует его требованиям/нарушает права работника и т.п.

В случае, если ДИ разрабатывается вследствие изменений в штатном расписании, потребуется указать в приказе реквизиты приказа об утверждении или приказа об изменении штатного расписания.

Структура должностной инструкции

При разработке ДИ мы рекомендуем руководствоваться типовыми инструкциями, утвержденными на ведомственном или отраслевом уровне. Структура должностной инструкции, приведенная ниже, также является типовой, но при необходимости в документ можно добавлять разделы или же наоборот, отказываться от них.

1. Общие положения. В данном разделе приводятся ссылки на нормативные документы, легшие в основу ДИ, а также оговаривается цель ее разработки. Тут же приводятся квалификационные требования для должности. Здесь же можно оговорить вопросы подчиненности работника. Например, «экономист 1 категории подчиняется непосредственно начальнику экономического отдела и заместителю начальника экономического отдела».
2. Обязанности работника. Максимально подробно излагаются должностные обязанности.
3. Права работника. Перечисляются права работника (знакомиться с документацией, необходимой для исполнения обязанностей, требовать от работодателя предоставления условий, в том числе оборудования, необходимого для работы и т.п.).
4. Ответственность работника.
5. Взаимодействие. Оговариваются порядок взаимодействия работника с другими специалистами.
6. Заключительные положения. Указываются порядок утверждения инструкции, сведения о разработчике.

Составление приказа

Составляется приказ о разработке должностной инструкции по образцу приказов по основной деятельности, принятому в организации. На нашем сайте имеются бланк и образец приказа, которые также можно использовать в работе. Документ состоит из следующих структурных элементов:

1. «Шапка». В ней указываются данные об организации (название, юридический адрес, ИНН).
2. Наименованием (Приказ) и заголовок документа.
3. Преамбула. В данном разделе определяется необходимость разработки инструкций и приводятся ссылки на ведомственные и другие нормативные акты, на основании которых будут разрабатываться инструкции.
4. Слово «приказываю», которое располагается под преамбулой.
5. Текст приказа. В нем перечисляются названия инструкций, которые необходимо разработать, срок разработки и список лиц, ответственных за разработку.
6. Указание на лицо, ответственное за доведение документа до сведения заинтересованных лиц.
7. Сведения о руководителе, на которого возложен контроль исполнения приказа.
8. Должность, подпись, расшифровка подписи руководителя, подписавшего приказ.

С приказом разработчики инструкции должны быть ознакомлены под подпись.

Утверждение инструкций

После завершения разработки должностные инструкции должны быть утверждены. С этой целью в организации издается приказ об утверждении должностных инструкций. С даты, указанной в приказе, ДИ считаются действующими, и работники подлежат обязательному ознакомлению с ними.