Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
Содержание
- Что такое должностная инструкция
- Как составить должностную инструкцию
- Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций
- Разработка и утверждение должностных инструкций
- Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, определяющий обязанности, полномочия, ответственность, права, квалификационные требования и формы поощрения работников на занимаемых в компании должностях.
Должностная инструкция составляется и согласовывается руководителем отдела или его представителем совместно с юристом (юридическим отделом). Должностная инструкция может быть также подготовлены отделом кадров. В этом случае она должна быть утверждена соответствующим отделом организации или руководителем.
Если должностная инструкция является самостоятельным документом, она должна быть утверждена приказом руководителя организации и предоставлена под роспись сотрудникам (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК РФ).
Необходимо иметь три экземпляра этой инструкции: один для отдела кадров, один для руководителя отдела и один для работника . Набор должностных инструкций должен охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между сотрудниками в зависимости от их квалификации.
Контроль за предоставлением должностных инструкций в организацию возлагается на директора по персоналу.
Примеры должностных инструкций можно найти на нашем сайте в разделе «Шаблоны документов».
Как составить должностную инструкцию
При подготовке должностной инструкции следует учитывать уставной документ, описывающий обязанности и функции компании, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, а также стандартные трудозатраты для данной должности на выполнение работ.
Необходимо соблюдать очередность выполнения задач, избегая дублирования обязанностей между сотрудниками и поручая более сложные задачи более высококвалифицированным сотрудникам.
Каждый сотрудник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения своих обязанностей.
У работника должен быть один непосредственный руководитель.
Должностная инструкция обычно состоит из пяти разделов.
- Общие положения:
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
- Основные задачи и должностные обязанности:
— задачи, выполнение которых возлагается на работника;
Оставьте заявку на консультацию юриста:
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
Чтобы составить раздел, рекомендуем использовать профстандарты, Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст) и Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). В них обозначен примерный перечень обязанностей различных должностей.
- Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
- Ответственность:
— ответственность работника за невыполнение обязанностей;
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
- Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационном справочнике или профессиональных стандартах.
Должностная инструкция кассира
Должностная инструкция программиста
Если должность, для которой работодателю необходимо составить должностную инструкцию, отсутствует в квалификационном справочнике, то организация может использовать квалификационные характеристики аналогичной (смежной) должности или создать их на основе тех прав и обязанностей, которые она намерена предоставить работнику, принятому на эту должность. Законодательных ограничений на этот счет нет.
Обязательное применение профстандартов при составлении должностных инструкций
Работодатели должны в двух случаях применять профстандарты (ст. 195.1 ТК РФ):
- закон предусматривает компенсацию, льготы или ограничения для работы на данной должности.
- обязанности по должности могут выполнять только работники с определенным образованием, знаниями или опытом.
Если работодатель обязан применять профессиональные стандарты к должности работника, он должен подготовить инструкцию, разъясняющую требования профессиональных стандартов для конкретной должности.
Разработка и утверждение должностных инструкций
Внутри организации должностная инструкция может быть утверждена как отдельный документ или как приложение к трудовому договору (Письмо Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 года).
Чтобы утвердить должностную инструкцию как отдельный локальный акт, создайте распоряжение в свободной форме об утверждении должностной инструкции.
Инструкция должна быть подписана всеми сотрудниками, которые будут занимать данную должность. Обязательно предоставьте каждому работнику копию его должностной инструкции.
Если должностная инструкция является дополнением к трудовому договору, сделайте два экземпляра должностной инструкции, а также трудового договора; один экземпляр отдайте нанимаемому работнику, а другой оставьте себе (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Положение о разработке и утверждении должностных инструкций: что должно быть в документе
Положение о разработке должностных инструкций — необязательный документ, но в нем излагаются общие требования к процедурам подготовки, согласования, утверждения и пересмотра должностных инструкций. При наличии такого документа должностные инструкции могут упорядочить работу, сделать ее четкой и единообразной. Кроме того, само создание должностной инструкции станет упорядоченным, несложным процессом. Например, сделайте обязательным включение в должностную инструкцию следующих ключевых разделов:
- Ключевые положения (цель и задачи, ради которых составляется документ).
- Требования к должностным инструкциям в компании.
- Порядок разработки, согласования и визирования инструкций.
- Заключительные положения.
Если вам необходима консультация опытного юриста по трудовому праву, оставьте заявку и мы с вами оперативно свяжемся!
Оставьте заявку на консультацию юриста:
Добавить в Избранное
Как оформить должностную инструкцию
Редактор: Наталья Митькина
Бывает, в компаниях обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом сотрудники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция.
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Бывает, в компаниях обязанности сотрудникам объясняют только устно. А потом сотрудники отказываются выполнять поручения, и ничего с этим не сделаешь. Не допустить такого поможет грамотная должностная инструкция.
Ольга Семенова
Эксперт по кадровому делопроизводству
Поделиться
Обычная история с должностной инструкцией в компании: скачали шаблон, а реальные обязанности объяснили на словах. А потом руководитель дает поручения, а сотрудник такой: «С чего это я буду делать? У меня в обязанностях этого нет». И сидит в потолок плюет.
И никакой управы компания найти не может, трудовая инспекция будет на стороне сотрудника. Сейчас расскажем, как не попасть в такую ситуацию.
Должностная инструкция — внутренний документ с подробным описанием, чем сотрудник занимается в компании. В документе перечислены:
- требования к квалификации сотрудника;
- опыт работы, обязанности;
- права и ответственность;
- кому он подчиняется;
- как взаимодействует с начальством и другими сотрудниками.
По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона.
Руководитель решил, что ему не нужна вся эта морока с оформлением инструкций → работники компании должны будут соблюдать только нормы закона и устные распоряжения начальника, в суде доказать их проступок будет очень сложно.
Руководитель решил, что пора навести порядок с обязанностями работников и подстраховаться на случай трудовых споров → утвердил должностные инструкции в своей компании → сотрудники должны будут соблюдать не только государственные нормы трудовых отношений, но и все пункты должностной инструкции.
Судебная практика доказывает: если есть должностная инструкция, у компании больше шансов выиграть судебный спор.
Сотрудник хотел оспорить увольнение и получить с компании деньги, но не тут-то было
Что случилось. Управляющий магазином плохо выполнял обязанности, и его решили уволить. Ущерб от плохой работы оценили в 3 млн рублей.
Сотрудник не согласился и подал иск в суд. Он требовал изменить формулировку причины увольнения, выплатить средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. В общем, требований — вагон.
Что нарушил сотрудник. Суд изучил все материалы дела, должностная инструкция там тоже была.
В обязанности управляющего входило: 70% рабочего времени находиться в торговом зале с персоналом, контролировать, как работники магазина выполняют свои обязанности, обеспечивать замены отсутствующих работников и т. д. Управляющий подписал договор о полной материальной ответственности.
В реальности оказалось, что большую часть рабочего времени управляющий сидел в офисе, за сотрудниками не следил и вообще пустил работу на самотек. А компании — ущерб.
Решение суда. Компания смогла доказать, что сотрудник нарушил должностную инструкцию, и суд встал на ее сторону. Все потому, что:
- В магазине были утверждены должностные инструкции.
- В должностной инструкции были четко прописаны должностные обязанности и ответственность.
- Сотрудники ознакомились с должностной инструкцией под роспись.
Если бы в компании не было инструкции, доказать проступок было бы сложнее.
Апелляционное определение Московского областного суда от 01.10.2014 № 33-21839/2014
Иногда все обязанности работников вносят в трудовой договор. Это не всегда удобно — договор выходит огромный, да и менять его будет сложно. В трудовом договоре лучше указать общие обязанности работника, а дополнительные расширить в должностной инструкции.
Чтобы более четко прописать обязанности каждого работника, компания может разработать разные виды должностных инструкций. В законе нет единых требований к форме и содержанию, но исходя из практики должностные инструкции можно разделить на индивидуальные и типовые.
Индивидуальные — составляются, если у сотрудников должности называются одинаково, но есть различия в обязанностях.
В магазине два продавца-консультанта. Один обслуживает посетителей и следит за товарным видом продукции, другой — обслуживает посетителей и пробивает товары на кассе.
Типовые — если на одинаковой должности работники занимаются одним и тем же.
В японском кафе два сушиста. Обязанности обоих — делать роллы и суши.
Вот основные различия типовой и индивидуальной должностной инструкции:
Чтобы должностная инструкция носила официальный характер и работники были обязаны ее выполнять, надо выполнить два условия:
- Утвердить должностную инструкцию — это значит правильно оформить документ, поставить подпись работодателя.
- Сотрудник должен с ней ознакомиться и подписать.
Если просто написать список обязанностей и назвать это должностной инструкцией, она не будет иметь юридическую силу.
Без должностной инструкции сотрудник не всегда знает и понимает свои задачи: за что его могут наказать или, наоборот, поощрить. Работодатель не может эффективно управлять персоналом, быстро решать конфликты в компании и трудовые споры в суде. Вот основные преимущества должностной инструкции для работодателя и работника.
Для работодателя:
1. Равномерное распределение задач. В инструкции описаны задачи каждого сотрудника. Нет такого, что один сотрудник горит и зашивается, а другой спокойно пьет кофе каждые 10 минут и смотрит фотки в соцсетях.
2. Возможно наказать сотрудника за нарушение сроков и качества работы. Например, вынести дисциплинарное взыскание, если сотрудник не отправил важный документ и компания потеряла клиента.
3. Понятная иерархия. Каждый сотрудник знает, кому подчиняется. Нет такого, что все сразу бегут со своими проблемами к генеральному директору, — сотрудники решают вопросы через своего руководителя;
Если сотрудники не понимают свои обязанности, они могут ссориться, кто возьмет наиболее сложные задачи. С должностной инструкцией так не получится. Они не могут сказать: «Я не успеваю, пусть лучше Иван Петрович возьмется — он более опытный».
4. Работодателю легче решить вопросы в суде. Допустим, сотрудник плохо работал, его уволили и он подал в суд. Без должностной инструкции его, скорее всего, восстановят на работе, а компания должна будет выплатить компенсацию за время, пока он не работал.
Другое дело — с должностной инструкцией: компания предъявит ее в суде и докажет нарушение. Тогда суд будет на стороне компании.
5. Возможность провести аттестации сотрудников. Если предусмотреть в должностной инструкции аттестации, компания может тестировать сотрудников, проверять их знания и квалификацию.
Например, бухгалтерия в компании перешла на 1С. Все бухгалтеры должны изучить программу и сдать экзамен. Если кто-то откажется и продолжит сводить баланс в «Экселе», можно его уволить за несоответствие занимаемой должности.
В должностной инструкции много плюсов и для сотрудников:
1. Фиксированный список обязанностей. Работник знает, что неожиданно не добавят обязанностей, не будут спрашивать свыше того, что прописано в инструкции. Например, продавец точно знает, что работает в магазине и ему не придется развозить товары, которые заказали через интернет.
2. Понятные KPI. Сотрудник понимает, что надо делать и что будет, если не выполнить требование. Например, в должностной инструкции прописано количество продаж в месяц.
3. Защита в суде. Сотрудник может отстоять свои права в суде. Должностную инструкцию можно использовать как доказательство того, что человека наказали без оснований.
Должностная инструкция не нужна для работника, который трудится по договору гражданско-правового характера (ГПХ). Если он подпишет инструкцию, договор ГПХ переквалифицируют в трудовые отношения. Тогда трудовая инспекция может оштрафовать компанию. Штраф от 50 — 100 тысяч ₽.
В законе ничего не сказано о том, как составить должностную инструкцию, поэтому оформление, разделы, их названия, содержание и количество пунктов компания может составить под себя.
Вот структура, которую чаще всего используют при разработке должностной инструкции:
- Заголовок.
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимодействие.
Заголовок. В заголовке указывают название организации, гриф утверждения документа и должность того, кто утверждает инструкцию.
Утверждать может как руководитель, так и любой работник по его приказу — например, начальник отдела, кадровый работник. Дальше надо написать название структурного подразделения компании, если оно есть: управление, отделение, отдел, служба, бюро, цех, лаборатория, сектор.
После этого идут данные о профессии или специальности, для которой составлена инструкция, и ФИО работника, если инструкция индивидуальная.
Общие положения. В этом разделе содержатся пункты, обязательные для всех сотрудников:
- Кто назначает и увольняет работника. Например, помощника юриста назначает и освобождает от должности руководитель юридической службы.
- Образование и опыт. Например, помощник юриста должен иметь юридическое образование (можно неоконченное высшее), а опыт работы по профилю не требуется.
- Кто заменяет сотрудника при болезни или отпуске. Например, бухгалтера временно замещает другой сотрудник, которого назначает главный бухгалтер.
- Чем руководствуется в работе. Например, администратор руководствуется правилами внутреннего трудового распорядка: должен работать с 09:00 до 18:00 с понедельника по пятницу.
- Что должен знать, квалификация. Здесь можно указать все, что должен знать сотрудник на этой должности: теорию, законы, правила, инструкции, СанПиНы, ГОСТы, приказы, программы.
Функции, должностные обязанности. Здесь подробно описывается, какую работу должен выполнять сотрудник: все обязанности, из чего складывается его работа, какие сроки он должен соблюдать.
Старший продавец розничного магазина: консультирует покупателей, рассказывает о скидках и акциях, решает конфликты с покупателями, контролирует подготовку торгового помещения к началу рабочего дня.
Должностная инструкция должна соответствовать тому, чем на самом деле сотрудник занимается в компании. Например, в должностной инструкции повара нельзя прописать, что он должен чинить электроприборы на кухне.
Часто в типовых инструкциях пишут непонятным языком, канцеляритом, общими фразами. Пишите простым языком, иначе работнику тяжело понять, что конкретно он должен делать.
Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
Менеджер по продажам имеет право: получать от коллег техническую информацию, получать компенсацию от фирмы за мобильную связь и транспорт, проходить обучение раз в год за счет компании.
Ответственность. Здесь перечисляют случаи, за которые сотрудника можно наказать. Например, когда выполнил работу некачественно и не в срок, не соблюдал трудовую дисциплину, не соблюдал нормы труда, не выполнял поручения руководства.
Программист 1С не помог бухгалтеру обновить программу. За это ему могут вынести замечание.
Взаимодействие. В разделе указывают, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Бухгалтер получает от директора и замдиректора приказы, распоряжения, указания и письма для бухгалтерии. Выдает другим сотрудникам: справки, ведомости, сведения о состоянии расчетов, о наличии основных средств.
Дополнительные пункты. Компании могут дополнять список основных разделов должностной инструкции под свои задачи. Например, отдельно выделить блок с результатами работы (KPI) и прописать там критерии, по которым оценивается эффективность: объем продаж, количество заявок, скорость доставки заказа.
Можно указать конкретные показатели — 50 продаж в месяц. Но если эти цифры часто меняются, удобнее прописать, что сотрудник обязан выполнять согласованный план, и каждый месяц обновлять этот план, чтобы не менять должностную инструкцию.
Чтобы разработать должностную инструкцию, нужно пройти несколько этапов. Давайте разберем процедуру по шагам.
Шаг 1. Изучить профстандарты и нормативную базу. Сначала надо изучить нормативную базу, которая относится к деятельности компании: кодексы, федеральные законы, постановления, приказы, СНиПы, СанПиНы, ГОСТы, своды правил, акты о требованиях к охране труда на предприятиях, а также различные отраслевые и межотраслевые соглашения.
Если вы не хотите сами читать гору документов, проконсультируйтесь с экспертом по трудовому праву.
Для некоторых профессий при разработке должностной инструкции обязательно соблюдать профстандарты — например, для всех госслужащих, работников производств с вредными условиями труда или главных бухгалтеров АО. Но единого списка для всех отраслей нет.
Для малого бизнеса чаще всего профстандарты не обязательны: достаточно, чтобы требования должностной инструкции не нарушали базовые законы РФ.
Профстандартами можно воспользоваться справочно: взять основные требования к квалификации, опыту работы, обязанности и адаптировать под конкретную должность в компании.
Не всегда то, что указано в профстандартах, подходит конкретной компании. Трудовые обязанности и требования к уровню квалификации по одной и той же должности могут существенно различаться.
В несколько магазинов требуются менеджеры по продажам. В один магазин нужен сотрудник с опытом работы три года и высшим образованием. В другой возьмут без опыта и со средним специальным образованием.
Шаг 2. Разработать должностную инструкцию. Стандартной формы нет, за основу можно взять пункты, которые мы предложили выше.
Разрабатывать должностную инструкцию может руководитель организации, кадровая служба, юристы или вообще сам работник. Бывает, руководитель либо сам берет типовые требования для должностной инструкции, либо поручает работу юристам или кадровикам.
Проблема может возникнуть, если руководитель или кадровики не очень хорошо понимают суть работы специалиста, для которого создается инструкция.
Руководитель организации не очень хорошо понимает, чем занимается системный администратор. Он скачал типовую инструкцию из интернета и добавил туда еще необходимых, по его мнению, требований. Решил, что системный администратор должен обеспечивать функционирование сайта, а еще адаптировать бухгалтерскую программу 1С для компании. Потом отдал юристам и кадровикам на проверку. Они тоже не очень хорошо разбираются в ИT, поэтому все согласовали.
Системный администратор не разбирался в 1С, для этого нужен более узкий специалист. Сотрудник не мог выполнить такие требования, но теперь по инструкции эта работа входила в его обязанности.
Когда пришло время, он попытался обновить 1С через интернет, как смог. В результате вся отчетность компании пропала. Пришлось дорого заплатить за восстановление данных и установку нового программного обеспечения.
Чтобы не попасть в такую ситуацию, лучше, если в разработке должностной инструкции будут участвовать все заинтересованные лица: руководитель, юристы, кадровики, руководители структурных подразделений и сам сотрудник.
Шаг 3. Проверить у юристов. Юристы должны проверить, что должностная инструкция соответствует законодательству, нормам охраны труда и другим локальным нормативным актам компании.
Шаг 4. Подписать и утвердить должностную инструкцию. Инструкцию надо подписать в двух местах: на первой странице в грифе «Утверждаю» и в конце документа. Утверждает руководитель всей организации, а подписывает — руководитель структурного подразделения, к которому относится инструкция. Если компания небольшая, то обе подписи может поставить директор или ИП.
Шаг 5. Ознакомить с должностной инструкцией работника под роспись. Это надо сделать после подписания трудового договора или при переводе сотрудника на другую должность.
Если работник не подписал должностную инструкцию, он все равно должен ее исполнять. В этом случае необходимо составить акт об отказе подписывать должностную инструкцию. При трудовом споре компания может использовать этот документ как основание вины сотрудника.
Шаг 6. Хранить должностную инструкцию. Один экземпляр надо отдать работнику под роспись на руки, а второй — в отдел кадров или непосредственному руководителю.
Бывает, что в компании меняется структура, штатное расписание, название должностей, обязанности. В этом случае надо изменить и должностные инструкции.
Если компания просто меняет название, нужно:
- Изменить титульный лист.
- Утвердить должностную инструкцию у руководителя.
- Ознакомить работника с документом под роспись.
Чтобы изменить часть должностной инструкции, нужно:
- Выпустить приказ об изменении текста части инструкции и сделать ее приложением к имеющейся должностной инструкции.
- Ознакомить с приказом работника под роспись.
Или можно утвердить новую должностную инструкцию, а старую считать утратившей силу.
Если обязанности работника — трудовая функция — меняются в одностороннем порядке, его нужно предупредить не менее чем за два месяца.
Трудовая функция меняется, если водитель, например, раньше возил товары, а теперь должен еще их загружать и разгружать.
Если в работе ничего не меняется, просто работник будет работать больше, меньше или другим способом, — предупреждать не обязательно.
Официант будет обслуживать не пять столиков, а десять.
Если должностная инструкция меняется кардинально, то компании лучше утвердить новую, в другой редакции.
Содержание
- Как правильно составить должностную инструкцию
- Новые стандарты и требования в должностных инструкциях
- Обновленные требования относительно описания рабочих обязанностей
- Требования к квалификации и профессиональным навыкам
- Стандарты по процедурам и структуре документации
- Требования к языку и стилю написания должностных инструкций
- Модернизация должностной инструкции: что нового?
- Кто может составлять должностную инструкцию?
- Какие материалы нужны для составления должностной инструкции?
- Часто возникающие вопросы о новых требованиях и стандартах должностных инструкций 2023 года
- 1. Какие основные изменения вносятся в новые требования к должностным инструкциям 2023 года?
- 2. Какие документы необходимо будет представить при составлении новой должностной инструкции?
- 3. Какова процедура утверждения новых должностных инструкций?
- 4. Какие последствия могут возникнуть при несоблюдении новых требований к должностной инструкции?
Работа по должностной инструкции – это важный элемент организации трудовых процессов, нацеленный на повышение эффективности работы сотрудников и увеличение производительности в целом. Как и любой инструмент, должностная инструкция должна соответствовать современным требованиям и стандартам. В настоящее время активно ведутся работы по созданию новых образцов должностных инструкций на 2023 год, которые будут учитывать изменения в работе компаний и новые нормативные требования.
В новых образцах должностных инструкций внимание уделяется не только описанию должностных обязанностей, но и определению компетенций сотрудников, их квалификации и требуемых навыков. Это позволяет максимально точно определить профессиональный уровень работника и установить соответствующие требования к кандидатам при приеме на работу.
Для успешного внедрения новых образцов должностных инструкций необходимы не только знания и понимание изменений в нормативной базе, но и умение адаптировать их к конкретным условиям работы компании. Однако, правильно разработанная и внедренная должностная инструкция позволяет увеличить качество труда, ускорить процесс обучения новых сотрудников и повысить мотивацию.
Как правильно составить должностную инструкцию
Каждая должностная инструкция должна содержать информацию о целях и задачах, структуре и функциях, а также обязанностях и требованиях к каждому должностному лицу.
Для начала необходимо провести анализ и описание работы каждой должности с учетом современных требований и стандартов. Важно не упустить ни одной детали и дать максимально полное представление о наиболее критичных аспектах работы.
Важно также учитывать все изменения и особенности работы, связанные с внедрением новых технологий и использованием нового оборудования.
Для удобства чтения и понимания необходимо использовать понятный язык и структурировать информацию в логические блоки. Допускается использование таблиц, списков и других графических элементов для наглядности.
Наконец, не забудьте организовать проверку и обновление должностных инструкций регулярно, чтобы они соответствовали актуальным условиям и изменениям в работе организации.
Новые стандарты и требования в должностных инструкциях
Обновленные требования относительно описания рабочих обязанностей
Согласно новым стандартам, должностные инструкции должны включать четкое описание рабочих обязанностей, которые должен выполнять сотрудник в рамках своей должности. Это включает не только основные задачи, но и детали, такие как краткосрочные и долгосрочные цели, контрольные точки и показатели производительности.
Требования к квалификации и профессиональным навыкам
Должностные инструкции также должны включать требования по квалификации и профессиональным навыкам, необходимым для выполнения задач. Это может включать требования к образованию, опыту работы, сертификатам и лицензиям.
Стандарты по процедурам и структуре документации
Обновленные стандарты также устанавливают требования по процедуре создания и обновления должностных инструкций. В них должны быть определены ясные процедуры описания и формализации рабочих обязанностей, а также структура документации должностной инструкции.
Требования к языку и стилю написания должностных инструкций
Новые стандарты уделяют большое внимание точности, ясности и понятности должностных инструкций. Текст должен быть написан простым и понятным языком, не содержать лишних терминов и являться удобочитаемым. К нему могут быть добавлены иллюстрации, таблицы и другие дополнительные материалы, чтобы облегчить понимание сложных процессов и процедур.
Модернизация должностной инструкции: что нового?
Современный рынок требует постоянной адаптации и модернизации должностных инструкций, чтобы обеспечить эффективность и конкурентоспособность компании. Новые требования и стандарты, появляющиеся каждый год, делают процесс обновления периодическим и необходимым. Что изменилось в текущем году?
- Более детальное описание обязанностей – в новых образцах должностных инструкций акцент делается на детальном описании обязанностей и полном списке задач, которые должен выполнить сотрудник.
- Уточнение требований к квалификации – адаптированные требования к квалификации и опыту являются ключевыми при построении должностных инструкций в 2023 году. Они помогают обеспечить, что соискатель подходит для позиции.
- Увеличение количества объяснений и примеров – для более точного понимания работы и ответственности, обновленные должностные инструкции предоставляют дополнительные объяснения и примеры наиболее важных задач.
В свете этих изменений, компании должны приступить к модернизации должностных инструкций на своих предприятиях, чтобы убедиться, что они соответствуют новым стандартам и требованиям, которые помогут им держаться на рынке и привлекать лучших кандидатов на свои вакансии.
Кто может составлять должностную инструкцию?
Должностная инструкция является официальным документом, определяющим задачи, обязанности и ответственность сотрудника в организации. Она составляется на основании должностных обязанностей и зависит от сферы деятельности и размера компании.
Обычно должностную инструкцию составляют руководители направлений, руководители отделов и менеджеры по персоналу. Также в процессе формирования должностной инструкции могут участвовать другие сотрудники, непосредственно связанные с выполняемыми задачами.
Важно отметить, что для составления должностной инструкции необходимо хорошее понимание процессов и задач, связанных с конкретной должностью. При этом необходимо учитывать актуальные требования и стандарты, принятые в отрасли и в организации.
После составления первоначальной версии должностной инструкции, ее необходимо представить на согласование руководству и согласовать с сотрудником, на которого она будет распространяться. При этом необходимо убедиться, что инструкция понятна, не содержит противоречий и отражает все необходимые задачи и обязанности, которые будут нести сотрудники на конкретной должности.
Какие материалы нужны для составления должностной инструкции?
Для составления должностной инструкции необходимо иметь следующие материалы:
- Описание должности. Это общее описание основных задач, функций и обязанностей должности. Описание должно быть согласовано с руководителем компании или отдела, который непосредственно занимается данной должностью.
- Регламент работы. Регламент работы должен описывать процессы работы сотрудника, его обязанности и прочие требования, связанные с работой на данной должности. Регламент работы может быть достаточно подробным и содержать примеры действий, которые необходимо выполнить на данной должности.
- Квалификационные требования. Квалификационные требования должны определять минимальный уровень знаний, навыков и умений, необходимых для выполнения задач на данной должности. Квалификационные требования могут также включать информацию о необходимых сертификатах, лицензиях и образовании.
- Инструкции или руководства по работе с оборудованием и программным обеспечением. Для выполнения задач на данной должности может потребоваться использование специального оборудования или программного обеспечения. Инструкции или руководства по работе с таким оборудованием и программным обеспечением также могут входить в состав должностной инструкции.
Описание должности, регламент работы и квалификационные требования должны быть наиболее подробными и точными, чтобы сотрудник, который займет данную должность, мог понимать, что от него требуется и какие результаты работы он должен достигать. Инструкции или руководства по работе с оборудованием и программным обеспечением должны быть доступными и понятными, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять задачи на данной должности.
1. Какие основные изменения вносятся в новые требования к должностным инструкциям 2023 года?
Новые требования включают в себя более детальное описание задачи и функциональных обязанностей, а также анализ рисков и оценку эффективности работы. Также обязательным станет указание необходимых навыков и квалификации для выполнения работы, а также требований по обучению и развитию персонала.
2. Какие документы необходимо будет представить при составлении новой должностной инструкции?
При составлении новой должностной инструкции необходимо будет представить последнюю версию действующей инструкции (если таковая имеется), а также справочные материалы, касающиеся обязанностей, навыков и квалификации, на основе которых будут составлены новые требования и стандарты.
3. Какова процедура утверждения новых должностных инструкций?
Новая должностная инструкция должна быть составлена с учетом потребностей компании и утверждена руководителем подразделения, к которому привязана данная должность. После этого она может быть направлена на утверждение в головной офис компании.
4. Какие последствия могут возникнуть при несоблюдении новых требований к должностной инструкции?
Несоблюдение новых требований может привести к нарушению действующего законодательства, штрафам и даже к увольнению сотрудника. Кроме того, несоблюдение новых требований может привести к снижению производительности и качества работы персонала, а также к убыткам для компании.
Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.
Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.
Порядок оформления должностной инструкции
Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.
Между тем, в виду отсутствия регулирования в отношении оформления должностной инструкции, у работодателей возникают вопросы. Специалисты Роструда поясняют (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1), что должная инструкция может быть оформлена:
- приложением к трудовому договору;
- отдельным самостоятельным документом.
Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.
Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.
Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.
Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.
Какие условия прописать в должностной инструкции
Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.
Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.
Итак, в должностной инструкции рекомендуем отразить:
- квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
- перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
- подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
- руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
- пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).
Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).
Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.
В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.
Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»