Рассмотрим, как разработать и утвердить данный локальный нормативный акт, а также приведем образцы необходимых для этого документов, которые можно скачать.
При направлении работников в служебную командировку работодатель обязан сохранить за ними место работы, должность и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК). Поэтому если работников часто отправляют в командировки, положение о таких поездках необходимо (ст. 168 ТК).
При разработке собственного локального нормативного акта о командировках фирма должна руководствоваться положением, утвержденным Постановлением Кабмина от 13.10.2008 № 749. Поскольку этим актом урегулированы далеко не все вопросы, касающиеся командирования сотрудников, многие моменты могут быть определены работодателем самостоятельно.
Теперь поэтапно рассмотрим порядок разработки положения о служебных командировках:
1. В первую очередь компании нужно отразить категории сотрудников, которые будут направляться в командировки. Обычно на практике в фирмах есть работники, которые бывают в командировках регулярно. А есть такие сотрудники, которые командируются крайне редко.
2. Нужно установить суточные, то есть суммы командировочных расходов. Они могут устанавливаться как в повышенном, так и в стандартном размере.
Налоговым кодексом (абз. 12 п. 1 ст. 217) предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются налогом на доходы физлиц. Если выплачиваются повышенные суточные: более 700 рублей по нашей стране и 2 500 рублей при командировании в зарубежные государства, то такие суммы сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих, могут быть установлены и более низкие нормы, например 100 рублей.
3. Нелишним будет прописать особенности оплаты командировки в выходной или праздничный день. В общем порядке за время пребывания в служебной командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, а также дни в пути, за сотрудником сохраняется средняя зарплата. Но если работник находится в пути в свой выходной день, он считается привлеченным к работе в выходные дни. При этом рабочее время должно быть оплачено фирмой работнику в повышенном размере (ст. 153, 167 ТК, пп. 5, 9 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749).
Вместо повышенной оплаты выходного дня по заявлению сотрудника компания может предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК).
4. Работодатель вправе установить, в каком порядке будет происходить оформление работника в служебную командировку. Главным документом, свидетельствующим о таком направлении, служит приказ о командировании сотрудника. В этом документе необходимо указать цель, с которой работодатель отправляет сотрудника в командировку. Причины для рабочей поездки могут быть любые, необходимые организации, в рамках выполнения сотрудником своих должностных обязанностей в месте командировки. Но требовать от человека выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещается, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 60 ТК).
Сейчас отменена обязанность работодателей выписывать командировочные удостоверения. Хотя некоторые компании продолжают использовать эти документы для внутреннего документооборота, чтобы прописать основания для командировки и цели направления своего сотрудника.
5. В положении о командировании целесообразно отразить документы, которые будут подтверждать пребывание работника в командировке и понесенные им расходы. Особенно актуально это в случае, если сотрудник отправляется в служебную командировку на личном автомобиле. В этой ситуации подтверждающими документам могут быть, к примеру, путевой лист, квитанции, кассовые чеки и счета.
6. Прописать особые случаи командирования. На практике возникают различные ситуации, когда сотрудник вернулся из командировки раньше или, наоборот, задержался посмотреть достопримечательности, заболел во время командирования и взял больничный. Порядок действия в таких случаях работодатель может определить заранее.
7. Спорным вопросом, который фирма может решить в положении о командировании на свое усмотрение, являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы. С другой — может возвратиться в тот же день домой.
В общем порядке при командировках в местность, откуда сотрудник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства суточные не выплачиваются. Стоит отметить, что поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, не может считаться командировкой согласно письму Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1. В то же время в пункте 24 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749, говорится о том, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Положение о служебных командировках, как и любой другой локальный нормативный акт предприятия, должно быть утверждено приказом руководителя. Этот приказ составляется в свободной форме. Специальные требования к его оформлению могут быть установлены инструкцией по делопроизводству или другим локальным нормативным актом компании. В приказе могут быть указаны:
При составлении приказа можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, которым регламентируется оформление организационно-распорядительных документов, в том числе и приказов. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны методические рекомендации к нему.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Приказ об утверждении положения может быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху указывают полное или краткое наименование компании, а также ее эмблему и товарный знак, при его наличии. Ниже прописывают наименование вида данного документа — приказ, регистрационный номер и дату приказа, город места составления, наименование приказа (к примеру, «Об утверждении положения о служебных командировках»).
В вводной части документа необходимо отразить основание для его подготовки, указать пункты и статьи законодательных актов, регулирующих вопросы направления сотрудников в служебные командировки. Преамбула может звучать так:
«Руководствуясь статьей 8, ч. 1 ст. 22, ст. 166–168 Трудового кодекса, постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 „Об особенностях направления работников в служебные командировки“ и в связи с необходимостью регулирования порядка направления работников в командировки, приказываю…». В тексте приказа нужно отразить следующую информацию:
Подписывается приказ руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Порядок следующий: указывается должность, ставится подпись и ее расшифровка. Ознакомление с приказом ответственных лиц должно проходить под подпись, перечень таких лиц указывается в тексте документа.
Когда приказ утвержден, порядковый номер документа необходимо проставить в журнале регистрации распоряжений. Только после утверждения приказом положение о командировании вступает в силу и должно быть доведено до сведения работников. Скачать образец положения о служебных командировках. Скачать приказ об утверждении положения о командировках.
Организация может когда угодно и сколько угодно раз вносить изменения и дополнения в положение о служебных командировках. Для этого нужно издать приказ об изменении прежнего локального нормативного акта или утвердить новый в рассмотренном выше порядке (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
Как разработать положение о служебных командировках
Приказ об утверждении положения о командировках
При направлении работника в служебную командировку в 2022 году важно правильно оформить документы. Для этого нужно пошагово выполнить все установленные действия.
Шаг 1. Проверьте, можно ли работника отправить в командировку
Вы не можете направить в командировку:
-
беременных женщин;
-
работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).
Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):
-
женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;
-
работникам, имеющим детей-инвалидов;
-
работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;
-
матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекунам детей указанного возраста;
-
родителю, имеющему ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом;
-
работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.
Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.
Отдельно выделим работников-инвалидов. Направить их в служебные командировки допускается также только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья. Так установлено частью 2 статьи 167 Трудового кодекса (данная часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2021 года № 372-ФЗ).
Шаг 2. Оформите приказ на командировку
Чтобы направить работника в командировку, оформите приказ.
В приказе обязательно указывают:
-
фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;
-
его профессию (должность);
-
структурное подразделение, где он работает;
-
цель, время и место командировки.
Оформить приказ можно по утвержденной форме или издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке.
Шаг 3. Оплатите командировку
Размеры суточных в 2022 году:
-
для командировок по России — 700 руб. в день.
-
для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.
Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.
Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм).
Помимо суточных, командированному сотруднику оплачивают:
-
расходы по найму жилого помещения;
-
расходы по проезду к месту командировки и обратно;
-
другие расходы
(например, оплата услуг связи или почты), произведенные с разрешения или ведома работодателя.
На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.
Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени
День отъезда в командировку отметьте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06».
Количество отработанных часов указывать не нужно.
Шаг 5. Получите от работника отчет по командировке
Отчет по командировке содержит:
- авансовый отчет;
- документы, подтверждающие расходы на проживание;
- документы, подтверждающие расходы на проезд;
- документы, подтверждающие иные расходы.
Пример заполнения авансового отчета по форме № АО-1.
Шаг 6. Перерасчет командировочных на основании авансового отчета
На основании полученных от работника подтверждающих документов после его возвращения из служебной командировки работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой.
То есть если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему. Неизрасходованные суммы он обязан вернуть в кассу работодателя.
Выбор читателей
Документы для командировки в 2023 году — это не только приказ и авансовый отчет. Собрать полный пакет документов и правильно их оформить вам поможет наш материал.
Документы для командировки в 2023 году: направляем сотрудника в поездку
Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:
- Т-9, если командируете одного человека;
- Т-9а, если нескольких.
Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.
ВАЖНО! С 01.01.2013 применять унифицированные формы документов необязательно. Допустимо разработать собственный бланк и утвердить его в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в действие ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В новом стандарте прописан перечень обязательных реквизитов первичных документов и порядок работы с ними. О ФСБУ 27/2021 мы рассказывали в статье. Положение о том, что местом хранения документов может быть только РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в материале.
На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.
В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.
Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Подробнее см.: «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».
Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.
См.: «Как оплачивается командировка на один день?».
Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы
По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.
Транспорт:
- При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
- При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
- Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
- Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.
Подробнее см.: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».
- Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
- Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.
Проживание:
- По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
- При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).
Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.
См. также: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.
Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.
Итоги
Пакет документов по командировке в 2023 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.