Содержание
- Необходимое оборудование для прошивки
- Подготовка документов к прошивке
- Процесс прошивки документов в 3 и 4 дырки: пошаговая инструкция
- После прошивки: проверка и исправление ошибок
- Безопасность прошитых документов: рекомендации и советы
Прошивка документов в 3 и 4 дырки – это один из самых распространенных способов их обработки и оформления. Этот процесс заключается в прокалывании отверстий в бумажных документах с последующим их сшиванием. Такая техника позволяет превратить несколько отдельных страниц в связанную пачку.
Схемы прошивки документов в 3 и 4 дырки имеют несколько вариаций, каждая из которых подходит для определенного типа документации и требований. Например, для прошивки документов в папках используется специальный способ, который обеспечивает надежное и аккуратное соединение листов. Кроме того, такая прошивка позволяет легко снять и вернуть документы без повреждения их структуры.
Схемы прошивки в 3 и 4 дырки могут включать различные элементы, такие как скобки, канцелярские кнопки, пружины и другие приспособления. Каждый из этих элементов имеет свои особенности и может быть выбран в зависимости от индивидуальных потребностей и целей. Важно учесть, что правильное выбор и применение схемы прошивки обеспечивает долговечность и сохранность документов.
Необходимое оборудование для прошивки
Для прошивки документов в 3 и 4 дырки необходимо иметь следующее оборудование:
- Прошивочная машинка. Основным инструментом для прошивки документов является специальная прошивочная машинка. Ручная прошивочная машинка представляет собой маленькое устройство с крючком, которое позволяет прошивать документы в 3 и 4 дырки.
- Прошивочные канцелярские скобы. Для прошивки документов в 3 и 4 дырки необходимы специальные скобы длиной 25-27 мм. Эти скобы имеют форму буквы «П» и предназначены для надежного и прочного соединения листов документов после прошивки.
- Канцелярский нож или ножницы. Перед прошивкой необходимо правильно подготовить документы, поэтому вам потребуется канцелярский нож или ножницы для обрезки краев и выравнивания листов.
- Линейка или шаблон для отверстий. Чтобы сохранить точность и симметрию отверстий, рекомендуется использовать линейку или специальный шаблон для отверстий. Это поможет избежать ошибок при прошивке и сделает документы более аккуратными.
- Бумага или картон. Для защиты документов и придания им дополнительной прочности можно использовать картон или плотную бумагу. Это особенно важно при прошивке большого объема документов.
- Маркер или ручка. Чтобы отметить места для отверстий и указать порядок прошивки, рекомендуется использовать маркер или ручку с ярким цветом чернил.
Использование указанного оборудования позволит вам прошить документы в 3 и 4 дырки аккуратно и надежно.
Подготовка документов к прошивке
Вы уже решили прошить свои документы в 3 и 4 дырки, и теперь необходимо правильно подготовить их к процессу прошивки. В этом абзаце мы рассмотрим основные шаги и рекомендации для этого процесса.
1. Проверьте документы на целостность
Перед началом прошивки убедитесь, что все документы, которые вы собираетесь прошить, находятся в хорошем состоянии и не имеют повреждений. Проверьте, что все страницы на месте, не оторваны или испорчены.
2. Отсортируйте документы
Чтобы процесс прошивки был легче и более удобным, отсортируйте документы в правильном порядке. Нумерация документов должна быть последовательной, чтобы каждый документ имел свой уникальный номер.
3. Создайте резервные копии
Прежде чем начать прошивку, рекомендуется создать резервные копии всех документов на случай, если что-то пойдет не так в ходе процесса. Это поможет избежать потери информации и обеспечит возможность восстановления исходного состояния документов.
4. Приготовьте инструменты
Убедитесь, что у вас под рукой все необходимые инструменты для прошивки. Это могут быть перфоратор, специальные плоские скобы или нитки. Также убедитесь, что вы знаете, как правильно пользоваться этими инструментами.
5. Подготовьте рабочую поверхность
Перед приступлением к прошивке убедитесь, что у вас есть подходящая рабочая поверхность. Это может быть стол или другая горизонтальная поверхность, на которую вы сможете разложить документы и выполнять процесс прошивки.
6. Следуйте инструкциям
Не забывайте, что каждый процесс прошивки может иметь свои особенности и требования. Внимательно прочитайте и убедитесь, что вы понимаете инструкции и следуете им. Это поможет избежать ошибок и получить желаемый результат.
Шаг 1: Подготовка документов
Перед тем, как приступить к прошивке документов в 3 и 4 дырки, необходимо внимательно проверить их целостность и правильность оформления. Убедитесь, что документы не имеют повреждений или недочетов, такие как отсутствие печатей, размытость текста или неправильно указанные данные.
Шаг 2: Подбор специальной пряди
Для прошивки документов в 3 и 4 дырки необходимо подобрать специальную прядь. Это может быть нитка или тонкая проволока, которая должна быть прочной и негнущейся. Размер пряди выбирается в зависимости от диаметра дырки в документе. Не забудьте также о совместимости цвета пряди с цветом бумаги документа.
Шаг 3: Выбор метода прошивки
Существует несколько методов прошивки документов в 3 и 4 дырки. Один из наиболее популярных методов – это использование горизонтальной двойной петли. Для этого прядь продевается через одну дырку, затем проходит через вторую дырку снизу вверх и снова через первую дырку сверху вниз. Последним шагом оба конца пряди затягиваются в узел.
Шаг 4: Монтаж документов
Когда прошивка документов в 3 и 4 дырки завершена, следующим шагом будет их монтаж. Для этого необходимо аккуратно расставить документы в необходимом порядке и правильно установить их на специальном держателе. Убедитесь, что дырки документов выровнены соответственно с дырками на держателе, чтобы избежать их перекосов или неправильного расположения.
Шаг 5: Завершение прошивки
Последним шагом при прошивке документов в 3 и 4 дырки является завершение процесса. Убедитесь, что документы тщательно закреплены на держателе и что прядь надежно затянута, чтобы избежать возможности разъединения документов. Проверьте, что документы не повреждены и что прошивка выглядит аккуратно и профессионально.
После прошивки: проверка и исправление ошибок
После прошивки документов в 3 и 4 дырки необходимо провести их проверку на наличие ошибок и в случае нужды, внести исправления. Это важный этап процесса, который поможет избежать проблем при использовании документов.
Первым шагом при проверке документов является визуальный осмотр. Необходимо убедиться, что все страницы прошиты правильно, без пропущенных или повторяющихся страниц. Также следует обратить внимание на качество прошивки — все дырки должны быть ровными и без повреждений.
После визуальной проверки необходимо проверить заголовки и номера страниц. Они должны быть правильно расположены и соответствовать содержанию документа. Если в процессе прошивки произошла ошибка, и номера страниц или заголовки стали неправильными, то необходимо внести исправления.
Также следует проверить, что все необходимые документы присутствуют и упорядочены правильно. Они должны быть прошиты в нужном порядке и быть легко доступными для использования. Если обнаружены пропущенные документы или документы размещены в неправильном порядке, следует провести дополнительную проверку и внести корректировки.
После проведения всех проверок и исправлений необходимо повторно прошить все документы для гарантии их правильной организации. При этом рекомендуется использовать специализированное оборудование и инструменты для обеспечения качественной прошивки.
В результате выполнения всех этих шагов, документы в 3 и 4 дырки будут готовы к использованию. Правильная прошивка и проверка ошибок позволят избежать проблем при работе с документами и обеспечить удобство и надежность их использования.
Безопасность прошитых документов: рекомендации и советы
1. Используйте надежные материалы и инструменты
При прошивке документов важно выбирать надежные и качественные материалы, такие как прочная нить и качественные иглы. Также следует использовать специализированные инструменты, предназначенные для работы с прошивкой документов в 3 и 4 дырки.
2. Защитите документы от подделок
Для повышения безопасности прошитых документов рекомендуется использовать специальные элементы защиты, такие как перфорация, печать водяным знаком или использование специальных пигментов, которые при попытке подделки изменяют свой цвет.
3. Храните прошитые документы в безопасном месте
Для защиты прошитых документов от несанкционированного доступа важно хранить их в специальных сейфах или хранилищах с ограниченным доступом. Также следует установить контроль над доступом к прошитым документам и вести учет их перемещения.
4. Отслеживайте подлинность прошитых документов
Для подтверждения подлинности прошитых документов следует использовать специальные технологии, такие как дополненная реальность или сканирование QR-кода. Это позволит убедиться в том, что документ не был подделан и имеет официальное подтверждение.
5. Обучите персонал правилам безопасности
Важно обучить персонал правилам безопасности при прошивке документов. Это включает в себя обучение сотрудников правильной технике прошивки, а также ознакомление их с возможными способами подделки и защиты документов.
6. Следите за последними технологическими разработками
Для повышения безопасности прошитых документов важно быть в курсе последних технологических разработок в области прошивки и защиты документов. Это позволит внедрять новые методы и средства защиты, а также обновлять существующие системы.
Содержание
- Как прошить документы нитками в 2, 3, 4, 5 дырок?
- Необходимые инструменты для прошивки документов
- Регламент процесса прошивки документов
- Требования к прошивке документов нитками
- Прочность и надежность прошивки документов
- Возможные проблемы и их решения при прошивке документов
- Важные моменты и рекомендации при прошивке документов
Прошивка документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок является одним из способов крепления нескольких листов бумаги вместе без использования степлера или скобы. Такой способ крепления обеспечивает долговечность и надежность соединения, а также позволяет легко открыть и просмотреть содержимое документа.
Для прошивки документов нитками потребуются следующие инструменты: игла с острым концом, специальные прошивальные нитки, перфоратор для отверстий и деревянная подставка для удобного размещения документов. Игла должна быть достаточно прочной, чтобы прошивка была надежной, и иметь острый кончик для легкого прокола бумаги.
Процесс прошивки начинается с перфоратором, которым делаются отверстия на левой стороне документа. Отверстия должны быть равномерно расположены и иметь одинаковый диаметр. После перфорации документ крепится к деревянной подставке с помощью зажимов, чтобы облегчить процесс прошивки.
После этого берется игла с прошивальной нитью и ветвь нити вставляется в одно из отверстий. Затем игла протаскивается через остальные отверстия, создавая рядом ниток, которые образуют прошивку. Нитки должны быть достаточно туго затянутыми, чтобы документы не разъезжались, но при этом не слишком туго, чтобы не повредить бумагу.
Правильное прошивание документов нитками является важным требованием в некоторых организациях и учебных заведениях. Оно помогает сохранить четкость и порядок в документах, а также предотвращает их случайное разрывание или потерю.
Прошивка документов нитками в две, три, четыре или пять дырок является одним из наиболее распространенных способов их скрепления. Для прошивки вам потребуется набор необходимых инструментов.
Основным инструментом для прошивки является игла. Она должна быть тонкой и острым концом, чтобы легко проходить через дырки в документах. Также понадобится нитка или шнур достаточной длины, чтобы прочно скрепить все страницы документа.
Процесс прошивки начинается с выравнивания страниц документа. Расставьте дырки на страницах таким образом, чтобы они совпали между собой. Затем проколите дырки иглой, прокладывая ее через все страницы документа.
Выберите конец нитки и протяните его через первую дырку снизу вверх. Затем протяните нитку через следующую дырку снизу вверх и затем обратно через предыдущую дырку. Продолжайте этот процесс, пока не пройдете через все дырки.
После прошивки нитку нужно завязать в узел. Проделайте это несколько раз, чтобы узел был надежным и надежно закрепил нитку. Проверьте, чтобы все страницы документа были тщательно скреплены и не соскальзывали.
Теперь ваш документ прошит и готов к использованию. Такой способ скрепления документов нитками обеспечивает надежность и удобство при работе с ними.
Необходимые инструменты для прошивки документов
Для прошивки документов нитками в 2, 3, 4 или 5 дырок требуется набор необходимых инструментов. Независимо от количества дырок, оснастка для прошивки включает в себя:
- Штамповку: это механизм, позволяющий делать отверстия в документе. Штамповка может быть ручной или электрической и выбирается в зависимости от интенсивности прошивки.
- Перфоратор: это небольшой инструмент с острыми зубцами, который используется для снятия небольшого квадратного отрезка из документа для создания дырок.
- Ножницы: необходимы для обрезки документов до необходимого размера перед прошивкой. Ножницы должны быть острыми, чтобы легко справляться с различными типами бумаги.
- Нитки для прошивки: основной материал, который используется для прошивки документов в дырки. Нитки должны быть прочными и выдерживать требуемую нагрузку.
- Иголки: используются для продевания ниток через различные дырки в документах. Иголки должны быть тонкими, но прочными, чтобы не повредить бумагу.
Помимо основных инструментов, также могут понадобиться дополнительные материалы, такие как клей или скотч для фиксации концов ниток, и маркеры или этикетки для обозначения прошитых документов.
Регламент процесса прошивки документов
Прошивка документов является важным и неотъемлемым шагом в их оформлении. Этот процесс позволяет гарантировать сохранность и целостность документов. Для выполнения прошивки необходимы определенные инструменты и соблюдение регламента.
Инструменты для прошивки документов:
- Полые иглы различных размеров для прокалывания дырок в документах.
- Нитки из прочного материала, совместимого с типом документов, которые необходимо прошить.
- Ножницы для подготовки ниток и отрезания излишков после прошивки.
Регламент процесса прошивки документов:
- Подготовьте документы для прошивки: выравняйте их края, уберите излишки бумаги.
- Выберите необходимое количество дырок в зависимости от объема документа и его типа.
- Определите расположение дырок на документах и отметьте их места.
- Проколите дырки с помощью полых игл, обеспечивая равномерное расположение и соблюдение отмеченных мест.
- Подготовьте нитки, согласно длине и количеству документов.
- Прошейте документы, пропуская нить через дырки и делая узлы для закрепления.
- Проверьте надежность прошивки, убедитесь, что документы не ослабнут и не выпадут.
- Отрежьте излишки ниток с помощью ножниц.
- Убедитесь, что прошитые документы легко открываются и закрываются без ограничений.
Соблюдение данного регламента позволяет прошивать документы профессионально и качественно. Регулярная проверка и обновление инструментов также важны для успешной прошивки.
Требования к прошивке документов нитками
Прошивка документов нитками является важным этапом их оформления, поэтому необходимо соблюдать определенные требования для обеспечения сохранности и надежности прошитых материалов.
1. Выбор ниток и иглы: Для прошивки документов рекомендуется использовать прочные нитки, соответствующие качеству бумаги. Игла должна быть острая и прочная, чтобы обеспечить легкое прокалывание бумаги и надежное крепление ниток.
2. Количество дырок: Количество дырок, через которые следует прошивать документы, может варьироваться от 2 до 5 в зависимости от их объема и размера. Важно учитывать, что чем больше дырок, тем более надежной будет прошивка в долгосрочной перспективе.
3. Расстояние между дырками: Расстояние между дырками должно быть равномерным и составлять примерно 2-3 сантиметра. Это обеспечит равномерное распределение нагрузки на нитки и предотвратит их растяжение или вырывание.
4. Порядок прошивки: Для обеспечения удобства использования и сохранности документов, рекомендуется прошивать их в порядке увеличения номеров страниц. Такой подход облегчит навигацию и предотвратит возможные потери страниц.
5. Надлежащее крепление: Нитки должны быть плотно затянуты и надежно зафиксированы на обратной стороне документа, чтобы избежать их самопроизвольного разрыва. Рекомендуется завязывать узлы или использовать специальные фиксаторы для ниток.
6. Документация: Важно вести документацию о прошивке, указывая дату, номер документа и другую необходимую информацию. Это облегчит поиск нужных документов в будущем и поможет поддерживать систему учета в порядке.
Соблюдение требований к прошивке документов нитками гарантирует их сохранность и облегчает их использование в долгосрочной перспективе. Учет этих факторов также позволяет сделать прошивку более надежной и удобной для пользователей.
Прочность и надежность прошивки документов
Прошивка документов нитками — это надежный и проверенный способ укрепления их структуры. Важным аспектом процесса является прочность такой прошивки, обеспечивающая сохранность документов в течение длительного времени.
Одним из ключевых факторов, влияющих на прочность прошивки, является количество дырок, через которые проходят нитки. Зависит от количества дырок и промежутка между ними прочность всей конструкции. Важно учесть, что чем больше дырок, тем более надежной будет прошивка.
Выбор правильного инструмента для прошивки также имеет значение. Это может быть специальный инструмент с ручкой и колышками, которые облегчают задачу прошивки документов. Такой инструмент обеспечивает ровные и аккуратные отверстия, что повышает прочность прошивки.
Регламент и требования к прошивке документов также влияют на ее прочность. Важно следовать рекомендациям и правилам процесса прошивки, чтобы избежать деформации и повреждения документов. Например, регламент может предусматривать равное расстояние между дырками и использование специальной нитки определенной прочности.
Для улучшения прочности и надежности прошивки документов также можно использовать дополнительные элементы. Например, плоские металлические скобы или клеевые полосы, которые дополняют ниточную прошивку и повышают уровень защиты документов.
- В итоге, прочность и надежность прошивки документов напрямую зависит от:
- Количества дырок и промежутка между ними;
- Выбора правильного инструмента для прошивки;
- Соблюдения регламента и требований;
- Использования дополнительных элементов — скоб или клеевых полос.
Соблюдение всех этих факторов способствует созданию прочной и надежной прошивки, благодаря которой документы будут сохранять свою целостность на протяжении длительного времени.
Возможные проблемы и их решения при прошивке документов
При прошивке документов с использованием ниток возможны некоторые проблемы, которые могут затруднить процесс или привести к ошибкам:
- Отсутствие необходимого инструмента. Возможно, у вас не окажется подходящего инструмента для прошивки документов в нужном количестве дырок. В таком случае, стоит обратиться в офисные или хобби-магазины, где обычно продаются специальные проточки для пробивки дырок.
- Неправильная последовательность дырок. Если вы ошибочно пробили дырки в неверной последовательности, это может привести к тому, что документы будут неудобны в использовании или выглядеть неряшливо. В таком случае, лучше перепроверить и тщательно продумать порядок дырок перед тем, как начать прошивку.
- Превышение максимального количества страниц. Если вы пытаетесь прошить слишком большое количество страниц, нитки могут не справиться с нагрузкой и порваться. Чтобы избежать такой ситуации, стоит ограничиться определенным количеством листов и разделить документы на несколько частей, если это необходимо.
- Неправильная натяжка ниток. Если вы натянули нитки слишком сильно или, наоборот, слишком слабо, это может привести к тому, что документы будут выглядеть неровно или надежность прошивки будет недостаточной. Рекомендуется проверять натяжку ниток, чтобы достичь оптимального результата.
Понимая потенциальные проблемы и заранее предусмотрев их возможные решения, вы сможете прошивать документы более эффективно и качественно. Уделите достаточно времени подготовке и тщательно продумайте каждый шаг перед тем, как приступать к процессу прошивки.
Важные моменты и рекомендации при прошивке документов
При прошивке документов нитками необходимо учитывать несколько важных моментов, которые помогут обеспечить надежное крепление и удобство работы с документами.
Перед началом прошивки рекомендуется проверить состояние дырок на документах. В случае, если дырки затерты или неравномерные, рекомендуется использовать специальные перфораторы для получения ровных отверстий.
Для прошивки документов нитками можно использовать различные инструменты, включая перфораторы, специальные иглы и нитки. Иглы должны быть острыми и прочными, чтобы без проблем прокалывать бумагу, а нитки должны быть прочными и долговечными.
При прошивке рекомендуется уделять внимание правильности порядка документов. Отсортированные и выровненные документы обеспечат аккуратный и удобный вид, а также помогут предотвратить ошибки при дальнейшей работе с ними.
Для удобства организации документов можно использовать различные подходы, например, использование цветных ниток или наклеек. Это поможет быстро находить нужный документ и организовать документацию.
Важно помнить, что при прошивке документов нитками требуется аккуратность и внимательность. Неправильные или неровные отверстия, недостаточное натяжение ниток или их излишнее натяжение могут привести к повреждению документов или усложнить последующую работу с ними.
Соблюдение указанных рекомендаций и забота о правильной прошивке документов нитками помогут сохранить документацию в хорошем состоянии и обеспечить удобство при работе с ней.
Расскажем подробнее.
Как надо прошивать документы
Прошивка многостраничного документа как способ скрепления листов с целью обеспечения его целостности зависит от целей применения такого документа. В общем делопроизводстве руководствуются опытом лучших практик.
Общие правила
Если необходимо прошить один многостраничный документ или удостоверить копию многостраничного документа, то листы достаточно прошить на два прокола (это самый простой вариант).
От середины листа бумаги отмечаем вверх и вниз по 40 мм точки для проколов с учетом размеров полей (левое – 20 или 35 мм), расстояние между верхним и нижним проколом должно быть 80 мм.
Обратите внимание: нить из натуральных материалов (лен, хлопок) вводится в проколы. Концы нити связываются на обороте последнего листа, далее место узла и шире закрывается отдельным листом бумаги небольшого формата, на котором оформляется отметка об удостоверении, например, сшива копии или удостоверительная надпись с указанием номера экземпляра и количества листов документа с ограничением доступа.
В отметке используется типовая фраза «Прошито и пронумеровано…», указывается цифрами и прописью количество листов. При необходимости подпись лица, удостоверившего сшив, дополнительно удостоверяется специальной печатью организации.
Хотя для данных целей можно использовать и более сложный вариант сшива – на три прокола.
Сшив на три прокола еще применяют, когда хотят прошить несколько документов и сохранить их как первичный комплекс, досье в состоянии текущего оперативного хранения как отдельный сшив (например, так обычно делает бухгалтерия в процессе работы с бухгалтерскими документами дня).
С учетом размеров полей первый прокол делается в середине стопки листов, а два других – на расстоянии 40 мм от центрального прокола. Концы натуральной нити потом выводятся через срединный прокол, охватывают нить, стягиваются и связываются в узел.
Не каждый сшив удостоверяется – зависит от того, с какой целью он делается.
Прошивка для архива
В процессе подготовки документов к архивному хранению прошивка включается в технологию обязательной архивно-технической обработки дел. Обратите внимание Дела прошиваются на четыре прокола, таким образом изготавливается «архивный сшив».
Только при полном оформлении дела (дела постоянного хранения, по личному составу и со сроком хранения свыше 10 лет) оно сначала прошивается, а потом переплетается по типографской технологии с корешком, на котором потом будут нанесены поисковые данные дела.
А при частичном оформлении дела (дела временного до 10 лет срока хранения) дело прошивается вместе с картонными обложками, которые накладываются сверху на будущее дело-сшив.
Верхний и нижний проколы (с учетом размеров полей) делаются на расстоянии 30 мм от границ верхнего и нижнего полей пачки, два средних прокола делаются на расстоянии 80 мм от верхнего и нижнего проколов, расстояние между ними также составляет примерно 80 мм.
Технический сшив делается двумя способами: только одной иглой и одной ниткой или одной ниткой, но двумя иглами. Нить используется натуральная, ее концы затягиваются и связываются на тыльной стороне сшива (пачки-дела).
Этим же способом на четыре прокола (с картонной обложкой или без неё) рекомендуют также прошивать бухгалтерские документы дня или дела с иными первичными учетными документами, имеющими в основном пятилетний срок хранения.
А для обработки дел постоянного хранения и по личному составу советуем все-таки заключить договор с архивной компанией, которая может выполнить такую трудоёмкую и действительно пыльную работу, требующую применения дрели, струбцины и т .п.
Обратите внимание: прошивка документов регламентируется, но только в отдельных сферах деятельности, т. е. в специальном делопроизводстве.
Например, есть Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. постановлением Пленума ВАС от 25.12.2013 № 100. В ней есть такое правило про сшив копии судебного акта (п. 10.2):
«Все листы копии прошиваются на два прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии, заклеиваются бумажной наклейкой (в виде круга, квадрата, прямоугольника, размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм) и опечатываются печатью суда. Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, наименование должности лица, удостоверившего подлинность документа, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату».
П п. 6.10 Инструкции о порядке обеспечения бланками исполнительных листов и их приема, учета, хранения, использования и уничтожения в федеральных судах общей юрисдикции и федеральных арбитражных судах (утв. приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28.12.2015 № 399) про сшив исполнительных листов сказано следующее:
«Все листы документа прошиваются на два прокола в верхнем левом углу через левый и верхний край листа прочной нитью (не менее двух оборотов в каждую сторону), концы которой связываются и выводятся на оборотную сторону последнего листа. Прошивка также может быть осуществлена методом вальцовки с пропуском в образовавшееся металлическое кольцо прочной нити не менее двух оборотов на каждую сторону листа. Место прошивки заклеивается бумажной наклейкой (прямоугольной или квадратной формы, примерным размером от 45 до 55 мм на 35 до 45 мм), содержащей следующую удостоверительную надпись…».
Есть разъяснения в письме Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336:
«При формировании сшивов документов (копий документов) на бумажном носителе, представляемых в налоговые органы, рекомендуется учитывать следующее:
-
сшив формируется объемом не более 150 листов с указанием арабскими цифрами сплошной нумерации листов, начиная с единицы;
-
все листы в сшиве прошиваются на 2–4 прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40–60 мм на 40–50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2–2,5 см».
Если говорить про архивный сшив дела на четыре прокола, то данное правило давно выработала практика, однако оно не включено в действующие документы, регламентирующие архивное дело.
Раньше прошивали на три прокола, но заметили, что документы меньшего формата, чем А4, часто оказывались захвачены только одним проколом. Большинство документов, которые меньше стандартного формата А4, оказываются вдвое меньше него. На практике заметили, что при прошивке дела на четыре прокола документ этого А5 формата прошивается минимум в двух местах, и этого оказывается достаточно, чтобы документ «не танцевал» внутри сшива.
Есть специфические дела, например, в бухгалтерии, где много документов еще меньшего размера, чем формат А5. Такие дела могут прошить и на большее число проколов.