Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем. Она формирует документы, которые называют фискальными: кассовые чеки, отчеты об открытии и закрытии смены и другие. Онлайн-касса шифрует информацию о чеке или другом документе, записывает на фискальный носитель и передает ее в налоговую. Подробно о том, какие бывают онлайн-кассы, какую лучше выбрать и как ее подключить, мы написали отдельную статью.
Недостаточно просто установить и зарегистрировать онлайн-кассу, нужно еще правильно с ней работать. К компаниям много требований по ведению кассовой дисциплины, к предпринимателям — меньше. Но даже из-за одной ошибки можно получить штраф от 1500 ₽.
В статье рассказываем, как предпринимателю пользоваться онлайн-кассой, чтобы не было проблем с законом и штрафов.
Подключение и установка кассового аппарата выглядят так:
1. До покупки онлайн-кассы нужно проверить модель в реестре на сайте налоговой службы. Закон разрешает использовать только модель из реестра.
2. Проверить фискальный накопитель в реестре накопителей на сайте налоговой службы. Изначально онлайн-касса выпускается без накопителя. Если поставщик не продал его в комплекте с кассой, нужно купить фискальный накопитель отдельно.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных — ОФД. Это посредник между бизнесом и налоговой. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации. Пока нет договора с ОФД, налоговая инспекция не зарегистрирует кассу, поэтому с ней не получится работать.
4. Зарегистрировать кассу в личном кабинете пользователя ККТ на сайте налоговой службы. Еще кассу можно зарегистрировать через личный кабинет ОФД.
После регистрации на онлайн-кассе можно формировать фискальные документы.
Фискальные документы — это чеки и отчеты, которые касса формирует по определенным форматам. Сейчас есть три версии форматов фискальных документов: 1.05, 1.1 и 1.2. Отличаются форматы друг от друга обязательными реквизитами.
К фискальным документам относят:
- отчет о регистрации онлайн-кассы — формируется один раз, когда онлайн-касса ставится на учет. Сформировать отчет нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем получения регистрационного номера кассы;
- отчет об изменении параметров регистрации — его делают, когда меняют системные параметры кассы, например адрес установки;
- отчет об открытии смены — формируется в начале каждой новой смены;
- кассовый чек — к ним относятся чеки продажи и возврата, которые подтверждают расчеты, например на полную оплату, на аванс или его зачет, на возврат денег за товар, на выдачу денег при скупке товаров у населения;
- кассовый чек коррекции — его формируют, когда надо скорректировать расчет;
- отчет о закрытии смены — формируют, когда закрывают смену;
- отчет о закрытии фискального накопителя — с его помощью в налоговую передают все сведения из памяти устройства. Так налоговая может сверить данные с теми, что получала онлайн;
- отчет о текущем состоянии расчетов — в нем содержатся данные по не переданным в ОФД фискальным документам.
Кассир регулярно выбивает отчеты об открытии и закрытии смены, кассовые чеки и чеки коррекции. Дальше в статье мы разберем, как их формировать.
С кассой может работать как сам ИП, так и нанятый сотрудник. Должность человека, который работает с кассой, обычно называется «кассир» или «кассир-операционист».
Должность кассира и его фамилию нужно обязательно указывать в бумажном или электронном чеках. Эти данные можно вбить в товароучетную программу или запрограммировать в кассе.
Кассир — материально ответственное лицо, он обязан следить за сохранностью кассового оборудования и денег в самой кассе. В случае их пропажи или порчи он возмещает ущерб своими деньгами. Но для этого с кассиром работодатель должен подписать договор о полной материальной ответственности. Это нужно сделать до момента вступления в должность, иначе у сотрудника будут все основания, чтобы его не подписывать.
Есть шаги, которые нужно выполнить один раз перед тем, как начать работать с онлайн-кассой, и то, что нужно делать каждый день.
Один раз за весь период работы. Вот что делает кассир при устройстве на работу:
- Знакомится со всеми внутренними документами по эксплуатации кассовой техники и ставит подпись на листе ознакомления.
- Изучает инструкцию к онлайн-кассе. Все кассы работают примерно одинаково, но особенности есть у каждой и прописаны в инструкции к кассе.
Ежедневно. Работа с онлайн-кассой у кассира каждый рабочий день будет выглядеть так:
- Формирует отчет о начале новой смены.
- Принимает деньги, пробивает чеки продажи, возврата.
- К концу смены перепроверяет, есть ли все необходимые документы по кассовой смене, например заявления на возврат, пояснительные записки к чекам коррекции.
- Формирует отчет о закрытии смены.
Разберем, как выполнять ежедневные задачи кассира.
Кассир должен подготовиться к началу рабочего дня: посмотреть, что в кассовом принтере есть чековая лента и она не заканчивается, и проверить, что дополнительное оборудование подключено к онлайн-кассе и исправно работает. Например, сканер штрихкодов, терминал эквайринга, весы.
Прежде чем принимать оплату от покупателей, кассир формирует отчет об открытии смены. На разных моделях касс отчет формируется:
- в ручном режиме — кассир нажимает специальную кнопку на кассовом аппарате, сенсорном дисплее или в программе на компьютере;
- автоматически — касса сама формирует отчет при формировании кассового чека или другой операции.
Касса автоматически отправит этот отчет оператору фискальных данных. При положительной проверке онлайн-касса получит подтверждение, что оператор принял документ, и распечатает отчет. После этого можно начинать расчеты с покупателями.
О том, как оформлять чек и какие в нем должны быть реквизиты, мы написали подробную статью.
Чаще всего на онлайн-кассе выбивают чеки прихода — их оформляют при получении денег от покупателя. Чек пробивают в момент расчета и сразу передают его покупателю:
- если покупатель расплачивается наличными либо очно картой, чек формируют в момент расчета;
- если покупатель переводит деньги заочно по реквизитам счета продавца, чек выбивают в ближайший рабочий день, следующий за днем поступления денег на счет;
- если покупатель оплачивает заказ через форму на сайте продавца, чек должна формировать автоматическая онлайн-касса, кассир в этом не участвует.
Для интернет-торговли есть особые правила, как выбивать чеки в зависимости от размера предоплаты и того, в какой момент клиент оплачивает покупку — при заказе или получении товара. Все их собрали в отдельной статье.
Кроме чеков прихода, которые выбивают при получении денег от покупателя, на онлайн-кассе выбивают еще чеки коррекции, чеки на возврат денег, предоплату, ее зачет, выплату денег при скупке товаров и другие.
Чек коррекции нужен, чтобы исправить ошибку в чеке или если забыли выбить в момент продажи или возврата.
Чек возврата — если покупатель принес товар обратно в магазин и нужно принять его и вернуть деньги.
После окончания работы нужно закрыть смену на онлайн-кассе. До 2017 года для этого формировали Z-отчет. Сейчас его заменил отчет о закрытии смены. Но некоторые бухгалтеры по-прежнему продолжают называть отчет о закрытии смены Z-отчетом.
Отчет о закрытии смены содержит сведения по всем операциям за смену:
- о количестве пробитых чеков за смену;
- о количестве непереданных фискальных документов;
- суммы по чекам отдельно для каждого признака расчета: прихода, возврата прихода, расхода, возврата расхода и по чекам коррекции.
Если ОФД не были переданы какие-то фискальные документы или пора менять фискальный накопитель, эта информация тоже будет в отчете о закрытии смены. Чтобы исправить ситуацию, у владельца кассы есть 30 дней. Если по истечении этого срока на кассе останутся непереданные чеки, касса перестанет работать.
Сведения из отчета о закрытии смены поступают в налоговую через ОФД в онлайн-режиме.
Смена длится максимум 24 часа. Можно открыть смену в один день, а закрыть на следующий, но общая продолжительность смены не должна превысить сутки. Это объясняется возможностями фискального накопителя: если смена больше 24 часов, на чеке не формируется фискальный признак документа и онлайн-касса перестает выдавать кассовые чеки.
Если касса работает в круглосуточном магазине, то через сутки после начала смены ее нужно закрыть и сразу же открыть следующую смену.
Если не сформировать отчет в пределах 24 часов после начала смены, можно получить штраф от 1500 до 3000 ₽.
У предпринимателя есть преимущество перед компаниями в плане ведения кассовой дисциплины: требований закона к ним гораздо меньше.
ИП не нужно:
- оформлять кассовые документы — приходные и расходные кассовые ордеры;
- вести кассовую книгу;
- устанавливать лимит остатка наличных.
Для удобства ИП может вести кассовую книгу и оформлять кассовые документы, но при проверке его не смогут наказать за их отсутствие или неправильное оформление.
Так как ИП не должен соблюдать лимит наличных денег в кассе и сдавать излишки в банк, он может заработанное за день забрать из кассы, положить в сейфе магазина, отвезти в офис или потратить на личные нужды и не отчитываться об этом.
Хранить бумажные документы и чеки не нужно, в том числе чеки открытия и закрытия смены. ИП хранят только фискальные накопители — в течение пяти лет с момента, когда накопитель перестали использовать.
Еще ИП обязаны соблюдать лимит расчетов наличными с компаниями и другими ИП: по одному договору можно принять наличными до 100 000 ₽, если сумма больше — подойдет только безналичная оплата. При расчетах с физлицами без статуса ИП ограничений нет.
Главное требование закона к ИП по поводу работы с онлайн-кассой: выбивать чек на каждый расчет с покупателем. Если нарушать правила оформления чеков или не вовремя их выбивать, можно получить штраф.
Разобрали, что делать в самых частых случаях:
- сломалась касса или отключили электричество;
- отключили интернет;
- сломался фискальный накопитель.
Поломка кассы, отключение электричества. Если онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества, торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать взамен кассового товарный чек или другой документ нельзя. За это можно получить штраф — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.
Если касса сломалась в момент расчетов и кассир не пробил чек, после починки кассы действовать нужно так же, как в случае, когда не пробили чек по ошибке кассира, — сформировать чек коррекции. Это можно сделать в любой момент. Главное, сформировать чек коррекции до того, как ошибку обнаружила налоговая.
На случай поломки кассы налоговая служба рекомендует купить запасную. Если такой нет, торговлю необходимо остановить, пока не восстановят работу кассы.
Если есть резервная онлайн-касса, нужно зарегистрировать или перерегистрировать ее на тот адрес, где торгуете.
Отключение интернета. Если отключили интернет, онлайн-касса не сможет отправить пробитые чеки ОФД. Эти чеки не пропадут — они сохраняются в фискальном накопителе, а после восстановления связи отправятся ОФД. Можно продолжать торговлю, главное — убедиться, что фискальный накопитель не вышел из строя.
Если кассир пробивал чеки при отключенном интернете, после устранения проблем нужно проверить, ушли ли чеки ОФД. Узнать о непереданных чеках можно:
- из уведомления о том, что есть не переданные ОФД документы, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
- в личном кабинете ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если пробитых без интернета чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
- из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
- из отчета о текущем состоянии расчетов.
Если обнаружены непереданные чеки, лучше обратиться в компанию, которая занимается обслуживанием вашей кассы. Она должна проверить, почему касса не передает чеки, и отрегулировать систему.
Поломка фискального накопителя. Если сломался фискальный накопитель, его нужно передать на экспертизу в сервисный центр изготовителя. После экспертизы кассу можно будет перерегистрировать с новым накопителем.
Как начать работать с онлайн-кассой?
Максим Демеш
18 августа 2023
597
Работа с кассовым оборудованием является непростым занятием, особенно для тех, кто еще не пользовался онлайн-кассами и не знает всех тонкостей. Кассир должен иметь определенные знания и умения в этой области, ведь из-за ошибок, допущенных при расчете покупателей, хозяин торговой точки, да и сам сотрудник, могут получить немалые штрафы от Налоговой инспекции. Именно по этой причине эффективное обучение будет выгодно не только работникам розничных точек, но и предпринимателям, нанимающим первых на работу. В связи с принятием Федерального закона №54, ответственные лица озадачились серьезными вопросами, касательно организации деятельности персонала, работающего с кассами. В настоящей статье мы постараемся подробно разобраться, как начать работать с онлайн-кассой новым сотрудникам и как не заработать штрафы себе и своему начальству.
Обучение работе на онлайн-кассе
Обучим работе на кассе вас и ваших сотрудников. Полный инструктаж для уверенной работы на вашем кассовом оборудовании — от 2000 руб.
узнать подробности
Что необходимо сотруднику для работы с кассовым оборудованием?
С первого взгляда может показаться, что для начала работы с кассовой техникой работнику необходимо не так уж и много. Однако, если не придерживаться определенных правил, обучение может оказаться неэффективным и привести к неприятным последствиям. Итак, что нужно знать при работе с онлайн-кассой новоиспеченному кассиру?
Для начала кассир, сразу после выхода на работу, обязан пройти вводный инструктаж по технике безопасности и охране труда. Его проведение регламентировано не только законодательством, но и инструкциями по использованию кассового оборудования. Онлайн-кассы подключаются к электричеству и работают от сети, поэтому все, кто работают с ними, обязаны изучить правила безопасности при использовании данной техники.
Пройдя инструктаж техники безопасности, сотрудник должен сделать пометку об этом в специальном журнале записей. Кроме того, до начала работы ему необходимо ознакомиться со следующей документацией:
- Договор, согласно которому работник несет полную материальную ответственность.
- Должностная инструкция.
- Правила по работе с кассовым оборудованием (если на точке таковые имеются) или Типовые правила Минфина РФ (включая письмо Центрального банка №51 от 18.08.1993 г.).
- Паспорт и инструкция онлайн-кассы, установленной на рабочем месте.
Договор ПМО и должностная инструкция требуют подписи сотрудника, остальная документация — лишь тщательного ознакомления.
Обратите внимание!
Подписание договора о материальной ответственности является обязательным действием для всех совершеннолетних продавцов. При отсутствии подписанного документа, в случае нехватки денежных средств в кассе, работник будет обязан возместить лишь сумму, не превышающую среднемесячную заработную плату. Если не хотите попасть в такую ситуацию, упомяните обязанность подписания договора в трудовом соглашении или должностной инструкции. При таком раскладе нанимаемый на работу не сможет отказаться от подписания документов.
Должностную инструкцию обязательно должен иметь каждый кассир, так как в ней прописывается возможность пользоваться кассовой техникой и управлять материальными ценностями.
Наниматель должен предоставить работнику стажировку с обучением, по окончании которой последний сдаст экзамен по изученному материалу. Только пройдя стажировку и освоив основные операции, проводимые на кассовой технике, работника следует допускать к расчету с покупателями.
При наличии на кассовом оборудовании программ для автоматизации работы магазина, потребуется также провести обучение по данным программам для новых работников. Если кассир будет осведомлен обо всех преимуществах и инструментах онлайн-кассы, его работоспособность увеличится в несколько раз, и, следовательно, выручка предпринимателя также будет расти, а рентабельность магазина — увеличиваться.
Как работать на онлайн-кассе новичку?
Давайте разберемся в алгоритме действий работника при работе с кассовым оборудованием. С чего же стоит начинать рабочую смену? Придя на смену, сотрудник, намеревающийся работать с кассой, должен найти своего непосредственного руководителя и получить от него следующие инструменты для работы:
- Ключ, чтобы открыть денежный ящик.
- Запасной рулон чековой ленты.
- Денежные средства для размена и мелочь.
- При необходимости дополнительный инвентарь (в зависимости от специфики работы).
Онлайн-кассы от Мультикас
Приобретайте кассовое оборудование для расчета покупателей по специальным ценам!
Перейти к каталогу
Полученные денежные средства должны быть пересчитаны кассиром в присутствии сотрудника, который их выдал. После чего кассир подтверждает получение этой суммы подписью в журнале учета денежных средств.
Работа с онлайн-кассой для новичка должна начаться с выполнения нескольких простых действий, после чего можно будет начать рассчитывать покупателей:
- 1. Проверить наличие чековой ленты, если ее нет, то заправить новый рулон.
- 2.Нажать кнопку включения кассового оборудования.
- 3Произвести вход в систему под личным логином и паролем (информацию нужно получить заранее у руководителя).
- 4. Проверить подключение к сети, если его нет, то решить проблему с подключением к интернету.
- 5. Открыть смену и сформировать соответствующий отчет.
- 6. Определить работоспособность онлайн-кассы и четкость печати. Для этого кассир выбивает несколько нулевых чеков.
- 7. Провести проверку корректности данных на распечатанных квитанциях (указание всех обязательных реквизитов).
- 8. Прицепить на форму именной бейджик, на котором указаны должность, фамилия и инициалы.
- 9. При необходимости установить по своим местам инвентарь для работы.
- 10. Можно начинать рассчитывать потребителей.
Не стоит забывать также о закрытии смены после ее окончания. По истечении рабочего дня работник должен напечатать отчет о закрытии и сдать наличные денежные средства. Это нужно сделать не позднее 24 часов после открытия смены, иначе касса перестанет печатать квитанции. Отчет должен отправляться ОФД и содержать следующие данные:
- Количество выданных квитанций (а также не ушедшие ОФД)
- Сумма проведенных расчетов и способы оплаты.
- Данные о смене, работнике кассы и прочее.
Выручка должна сдаваться в конце смены руководителю или старшему кассиру, а затем передаваться в инкассацию.
Важно!
На начальном этапе руководителям лучше не оставлять новых сотрудников без присмотра. Благодаря специальным программам для розничных продаж, предприниматели могут отслеживать процесс расчета кассиром каждого покупателя в реальном времени. С помощью таких приложений можно не только следить за правильностью проведения расчетов с покупателями, но и анализировать все бизнес-процессы торговой точки или организации.
Штрафы за неправильную работу с онлайн-кассой
При проведении расчетов с покупателями «мимо кассы» или полном отсутствии оборудования на рабочем месте могут выписываться следующие штрафы:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — 25−50% от суммы проведенных расчетов, но не менее 10 000 рублей.
- Организациям — от 75−100% от суммы проведенных расчетов, но не менее 30 000 рублей.
За работу с неправильно настроенным или незарегистрированным кассовым оборудованием полагается:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — от 1 500 до 3 000 рублей.
- Организациям — от 5 000 до 10 000 рублей.
Если потребитель просит выслать квитанцию в электронном виде, а вы этого не сделали:
- Предпринимателям, руководителям и кассирам — 2 000 рублей.
- Организациям — 10 000 рублей.
При первом кассовом нарушении Налоговая инспекция может прислать уведомление, а не штраф. Но, если вы одновременно с кассовым совершили налоговое нарушение (недоплатили налоги), будьте готовы к следующим последствиям, которые одинаковы и для предпринимателей, и организаций:
- Осуществить доплату налогов.
- Оплатить штраф в размере 20−40% от суммы недоплаченных налогов.
- Оплатить пени за каждый день просрочки — 1/300 от ставки ЦБ.
Вывод
Итак, в данной статье мы поговорили о том, как пользоваться онлайн-кассой новому сотруднику, и разобрали алгоритм действий кассового работника в начале и конце рабочей смены. Напоминаем, что при оформлении нового сотрудника, лучше предоставить ему стажировку с обучающей программой. Если новоиспечённый кассир будет соблюдать правильный алгоритм проведения кассовых расчетов, это поможет ему избежать допущения ошибок. Кроме того, за неправильную работу с кассовым оборудованием можно получить немалый штраф как работнику, так и предпринимателю. Поэтому рациональнее уделить больше внимания на обучение сотрудников работе с ККТ.
Нужна помощь с обучением сотрудников работе на онлайн-кассе?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем пройти полное обучение.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Вам также Будет интересно:
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Лучшая онлайн касса — как выбрать?
Лучшая онлайн касса — это недорогое и функциональное решение. Вопросы о том, какая онлайн-касса лучше и как правильно ее выбрать, волнует многих предпринимателей: от новичков до уверенных знатоков своего дела….
996
Узнать больше
Регистрация онлайн кассы в ФНС — пошаговая инструкция
Согласно 54 Федеральному закону применение онлайн-касс при расчетах на территории РФ обязательно. Перед использованием вся техника должна пройти регистрацию в Федеральной Налоговой службе. Как зарегистрировать онлайн-кассу в 2022 году? Есть…
306
Узнать больше
Как правильно оформить и подключить онлайн-кассу
Перед тем как оформить и подключить онлайн-кассу, важно удостовериться, чтобы ее модель была включена в реестр ККТ, а фискальный накопитель — в перечень ФН, одобренный ФНС. Предварительно нужно приобрести квалифицированную…
750
Узнать больше
Как работать на онлайн кассе — инструкция по использованию
Как работать на кассе, чтобы действовать в соответствии с законодательством и не попасть под штрафные санкции. Многие предприниматели только начинают осваивать новый вид техники, обучать этому своих сотрудников и в…
878
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
Товар добавлен в корзину
Сумма
Онлайн-касса — это электронное устройство, с помощью которого клиент оплачивает товары или услуги, а государство — получает информацию о размерах выручки бизнеса. Внутри кассы находится фискальный накопитель — это чип, на котором в зашифрованном виде хранится информация обо всех кассовых операциях. После оплаты касса посылает информацию оператору фискальных данных (ОФД), а оператор передает данные в налоговую. Все это происходит буквально за секунды. После чего кассир формирует и печатает чек.
В 2017 году российские предприниматели стали постепенно переходить на онлайн-кассы, так как летом 2016 года были внесены соответствующие поправки в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники…». Онлайн-кассы, в отличии от касс-предшественников, передают фискальные данные через интернет. Кассы предыдущего поколения записывали данные на электронную контрольную защитную ленту (ЭКЗЛ) и не могли передавать информацию дистанционно. Предприниматели были обязаны привозить кассовую технику в налоговую для передачи данных или обращаться в центры технического обслуживания, которые делали это за них.
Работа онлайн-кассы устроена иначе, хотя ни для покупателя, ни для кассира не произошло никаких существенных изменений — вот пошаговая инструкция.
Шаг № 1. Кассир принимает оплату и вносит данные — наименование, стоимость товара или услуги — в кассовый аппарат.
Шаг № 2. Информация об оплате поступает на фискальный накопитель, который формирует информацию для чека.
Шаг № 3. Дальше информация поступает к оператору фискальных данных (ОФД). Оператор проверяет чек, регистрирует его и отправляет ответ на кассу. Реестр ОФД можно изучить на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Шаг № 4. Кассир распечатывает чек и отдает покупателю. Если у предпринимателя есть телефон или email клиента, то чек можно не распечатывать (об этом говорится в письме ФНС России от 28.04.2022 «О чековой ленте»). Достаточно отправить покупателю электронную версию документа — с юридической точки зрения бумажный и электронный чек равноценны.
Шаг № 5. ОФД передает данные в ФНС, где они хранятся несколько лет.
Почти всем индивидуальным предпринимателям.
Но есть исключения. В 2022 году без онлайн-кассы могут работать:
1. Самозанятые — они формируют чеки за услуги в приложении «Мой налог».
2. Некоторые розничные торговцы — например, без онлайн-кассы разрешено продавать газеты и журналы в киоске, мороженое, овощи и фрукты на сезонных ярмарках, квас из бочки. А также предприниматели, оказывающие услуги населению — ремонт обуви, изготовление ключей, услуги по уходу за детьми или пожилыми людьми. Полный перечень услуг и товаров, которые можно продавать без применения кассовой техники, отражен в п. 2 статьи 2 закона № 54-ФЗ о ККТ.
3. Предприниматели на патентной системе. Но не все. Без онлайн-кассы могут работать фотографы, репетиторы, ювелиры. Единственное, предприниматели на патенте должны представить другой платежный документ, подтверждающий сделку с клиентом. Подробнее о перечне услуг и платежном документе можно прочитать в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ.
4. Предприниматели из труднодоступных районов России. Какие районы считаются таковыми, указано на сайте администрации интересующего региона.
Если проигнорировать закон и работать без кассы, есть вероятность получить штраф. ИП и руководители компаний могут заплатить от 1/4 до 1/2 величины расчета, который провели мимо кассы. Но в любом случае штраф будет не меньше 10 тысяч рублей.
Изучите характеристики и решите, какая модель больше подходит для вашего бизнеса.
1. Время работы аккумулятора
Во время торговли на улице или доставки заказов нет возможности подключиться к электрической сети, в таких случаях необходимо выбирать кассу с максимальным временем работы без подзарядки.
2. Скорость печати чеков
Чем выше поток покупателей, тем выше должна быть скорость печати чеков, иначе вы рискуете наблюдать постоянные очереди на кассе. Для бизнеса со средней проходимостью — до 100 чеков в день — подойдет касса со скоростью печати до 100 мм/сек.
3. Соединение с интернетом
Онлайн-кассы подключаются к интернету несколькими способами: через кабель, Wi-Fi, модем или сим-карту. Для помещений с плохим Wi-Fi выбирайте кассу с модемом или сим-картой, также касса с сим-картой подойдет для выездной торговли. Некоторые кассы работают в офлайн-режиме: касса выбивает чек без связи с интернетом, а при появлении сети передает данные в ОФД.
4. Возможность подключения дополнительного оборудования
Для работы часто необходимо дополнительное оборудование: весы, сканер штрих-кодов, терминал для оплаты картой, программное обеспечение для оплаты через смартфон (это удобно, если покупка оплачивается через курьера). Некоторые модели касс идут в комплекте с этим оборудованием, если нет — изучите возможность подключения того, что вам нужно.
5. Отчеты и аналитика
Онлайн-кассы способны формировать аналитическую информацию: складской учет, объем продаж, сумму среднего чека и другие данные. Определитесь, что из этого вам необходимо для систематизации бизнеса, и какие модели поддерживают эти функции.
Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция
Нужна помощь с обучением сотрудников работе на онлайн-кассе?
Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем пройти полное обучение.
Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции
В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования
Вам также Будет интересно:
Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.
Также читают:
Лучшая онлайн касса — как выбрать?
Лучшая онлайн касса — это недорогое и функциональное решение. Вопросы о том, какая онлайн-касса лучше и как правильно ее выбрать, волнует многих предпринимателей: от новичков до уверенных знатоков своего дела….
996
Узнать больше
Регистрация онлайн кассы в ФНС — пошаговая инструкция
Согласно 54 Федеральному закону применение онлайн-касс при расчетах на территории РФ обязательно. Перед использованием вся техника должна пройти регистрацию в Федеральной Налоговой службе. Как зарегистрировать онлайн-кассу в 2022 году? Есть…
306
Узнать больше
Как правильно оформить и подключить онлайн-кассу
Перед тем как оформить и подключить онлайн-кассу, важно удостовериться, чтобы ее модель была включена в реестр ККТ, а фискальный накопитель — в перечень ФН, одобренный ФНС. Предварительно нужно приобрести квалифицированную…
750
Узнать больше
Как работать на онлайн кассе — инструкция по использованию
Как работать на кассе, чтобы действовать в соответствии с законодательством и не попасть под штрафные санкции. Многие предприниматели только начинают осваивать новый вид техники, обучать этому своих сотрудников и в…
878
Узнать больше
Подпишитесь на рассылку
Законодательство часто меняется, появляется новое оборудование, мы готовим для Вас интересные акции и предложения. Подпишитесь, чтобы быть в курсе последних событий.
Остались вопросы?
Мы поможем разобраться! Меня зовут Антон, задайте свой вопрос и мы ответим на него в кратчайшие сроки!
Товар добавлен в корзину
Сумма
Онлайн-касса — это электронное устройство, с помощью которого клиент оплачивает товары или услуги, а государство — получает информацию о размерах выручки бизнеса. Внутри кассы находится фискальный накопитель — это чип, на котором в зашифрованном виде хранится информация обо всех кассовых операциях. После оплаты касса посылает информацию оператору фискальных данных (ОФД), а оператор передает данные в налоговую. Все это происходит буквально за секунды. После чего кассир формирует и печатает чек.
В 2017 году российские предприниматели стали постепенно переходить на онлайн-кассы, так как летом 2016 года были внесены соответствующие поправки в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники…». Онлайн-кассы, в отличии от касс-предшественников, передают фискальные данные через интернет. Кассы предыдущего поколения записывали данные на электронную контрольную защитную ленту (ЭКЗЛ) и не могли передавать информацию дистанционно. Предприниматели были обязаны привозить кассовую технику в налоговую для передачи данных или обращаться в центры технического обслуживания, которые делали это за них.
Работа онлайн-кассы устроена иначе, хотя ни для покупателя, ни для кассира не произошло никаких существенных изменений — вот пошаговая инструкция.
Шаг № 1. Кассир принимает оплату и вносит данные — наименование, стоимость товара или услуги — в кассовый аппарат.
Шаг № 2. Информация об оплате поступает на фискальный накопитель, который формирует информацию для чека.
Шаг № 3. Дальше информация поступает к оператору фискальных данных (ОФД). Оператор проверяет чек, регистрирует его и отправляет ответ на кассу. Реестр ОФД можно изучить на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Шаг № 4. Кассир распечатывает чек и отдает покупателю. Если у предпринимателя есть телефон или email клиента, то чек можно не распечатывать (об этом говорится в письме ФНС России от 28.04.2022 «О чековой ленте»). Достаточно отправить покупателю электронную версию документа — с юридической точки зрения бумажный и электронный чек равноценны.
Шаг № 5. ОФД передает данные в ФНС, где они хранятся несколько лет.
Почти всем индивидуальным предпринимателям.
Но есть исключения. В 2022 году без онлайн-кассы могут работать:
1. Самозанятые — они формируют чеки за услуги в приложении «Мой налог».
2. Некоторые розничные торговцы — например, без онлайн-кассы разрешено продавать газеты и журналы в киоске, мороженое, овощи и фрукты на сезонных ярмарках, квас из бочки. А также предприниматели, оказывающие услуги населению — ремонт обуви, изготовление ключей, услуги по уходу за детьми или пожилыми людьми. Полный перечень услуг и товаров, которые можно продавать без применения кассовой техники, отражен в п. 2 статьи 2 закона № 54-ФЗ о ККТ.
3. Предприниматели на патентной системе. Но не все. Без онлайн-кассы могут работать фотографы, репетиторы, ювелиры. Единственное, предприниматели на патенте должны представить другой платежный документ, подтверждающий сделку с клиентом. Подробнее о перечне услуг и платежном документе можно прочитать в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ.
4. Предприниматели из труднодоступных районов России. Какие районы считаются таковыми, указано на сайте администрации интересующего региона.
Если проигнорировать закон и работать без кассы, есть вероятность получить штраф. ИП и руководители компаний могут заплатить от 1/4 до 1/2 величины расчета, который провели мимо кассы. Но в любом случае штраф будет не меньше 10 тысяч рублей.
Изучите характеристики и решите, какая модель больше подходит для вашего бизнеса.
1. Время работы аккумулятора
Во время торговли на улице или доставки заказов нет возможности подключиться к электрической сети, в таких случаях необходимо выбирать кассу с максимальным временем работы без подзарядки.
2. Скорость печати чеков
Чем выше поток покупателей, тем выше должна быть скорость печати чеков, иначе вы рискуете наблюдать постоянные очереди на кассе. Для бизнеса со средней проходимостью — до 100 чеков в день — подойдет касса со скоростью печати до 100 мм/сек.
3. Соединение с интернетом
Онлайн-кассы подключаются к интернету несколькими способами: через кабель, Wi-Fi, модем или сим-карту. Для помещений с плохим Wi-Fi выбирайте кассу с модемом или сим-картой, также касса с сим-картой подойдет для выездной торговли. Некоторые кассы работают в офлайн-режиме: касса выбивает чек без связи с интернетом, а при появлении сети передает данные в ОФД.
4. Возможность подключения дополнительного оборудования
Для работы часто необходимо дополнительное оборудование: весы, сканер штрих-кодов, терминал для оплаты картой, программное обеспечение для оплаты через смартфон (это удобно, если покупка оплачивается через курьера). Некоторые модели касс идут в комплекте с этим оборудованием, если нет — изучите возможность подключения того, что вам нужно.
5. Отчеты и аналитика
Онлайн-кассы способны формировать аналитическую информацию: складской учет, объем продаж, сумму среднего чека и другие данные. Определитесь, что из этого вам необходимо для систематизации бизнеса, и какие модели поддерживают эти функции.
Как пользоваться онлайн-кассой: пошаговая инструкция
Содержание
Онлайн-касса — это аппарат с фискальным накопителем, который сначала записывает, а затем передает данные о доходах бизнеса напрямую в ФНС. Согласно Федеральному закону 54-ФЗ, через онлайн-кассу обязан работать фактически любой бизнес.
Если касса будет работать с ошибками, для налоговой это будет значить, что вы умышленно искажаете информацию о доходах. Есть риск получить предупреждение или штраф. Какие требования нужно учесть и как избежать ошибок, разбираемся в статье вместе с налоговым консультантом Анной Кожевниковой.
Коротко об эксперте:
- Анна более 15 лет является юристом, предпринимателем и налоговым консультантом. Оборот клиентов — от 5 до 700 млн рублей в год.
- Ведет телеграм-канал более чем с 2 000 подписчиков, где доступным языком рассказывает о налогах, изменениях в праве, минимизации рисков для бизнеса.
- Автор и ведущая курсов и онлайн-тренингов для предпринимателей.
Какие есть требования к онлайн-кассам
Требования к кассам указаны в Федеральном законе № 54-ФЗ (Ст. 4):
- у кассы должен быть обозначен заводской номер на корпусе;
- необходимо устройство для печати чеков и точные электронные часы;
- касса должна поддерживать работу с фискальным накопителем, формировать электронные чеки.
Если бизнес продает в интернете, печать бумажных чеков не требуется — их отправляют в электронном формате.
Чтобы предпринимателю было проще купить кассу, которая соответствует всем требованиям, ФНС разработала Реестр контрольно-кассовой техники. В нем есть сведения о каждой модели.
Что такое фискальные документы: какие формирует онлайн-касса
Это чеки и отчеты, которые после формирования хранятся в фискальном накопителе. А также у ОФД — посредника, через которого документы попадают в налоговую.
| Отчеты | |
| О регистрации онлайн-кассы | Формируют во время регистрации онлайн-кассы: на следующий день, как получили ее регистрационный номер, — не позднее. |
| Об изменении параметров регистрации | Формируют, если параметры кассы изменились. Например, кассу перенесли из одной торговой точки в другую. Тогда меняют параметр «адрес» и создают отчет. |
| Об открытии | Вручную создает продавец в начале каждой смены. |
| О закрытии смены | Налоговая получает данные: сколько чеков пробили, на какую сумму, сколько других фискальных документов сформировала касса. Еще в этом отчете отображаются сведения о том, пора ли менять фискальный накопитель. В нем появится соответствующая отметка. |
| О закрытии фискального накопителя | Если у онлайн-кассы меняется владелец, она снимается с учета. А еще, когда пришло время менять фискальный накопитель. |
| О текущем состоянии расчетов | Отчет показывает, какие фискальные документы и в каком количестве онлайн-касса не направила ОФД. Запускает продавец в конце смены. |
| Чеки | |
| Кассовые | Это чеки по продажам, возвратам, авансам, выдаче денег. Отображают любой денежный расчет. Такие чеки продавцы выдают покупателям. |
| Коррекции | Нужны, если продавец неверно рассчитал покупателя — пробил не ту цену, количество или артикул. |
Как пользоваться онлайн-кассой
Открыть смену
Прежде чем начать торговлю в магазине, продавец запускает формирование отчета об открытии смены. Для этого выбирает нужный раздел в меню кассы.
После касса сформирует отчет об открытии смены и направит оператору фискальных данных. Если с отчетом все в порядке, на кассу придет уведомление, и она автоматически распечатает отчет на чековой ленте. Сразу после этого кассир может начать торговлю и выдавать покупателям чеки.
Пример отчета об открытии смены
Выдать чек покупателю
Обычно кассир берет за товар деньги, пробивает чек прихода и отдает клиенту. Но покупатели могут платить по-разному. От этого зависит, как и кто формирует чеки.
Распространенные ситуации:
- При расчете наличными или картой чек формирует продавец, причем сразу после оплаты.
- При переводе денег по реквизитам продавец формирует чек на следующий рабочий день после того, как деньги пришли на банковский счет компании.
- Если оплата происходит через сайт, продавец чек не формирует, — это делает касса в фоновом режиме.
Кассир может выбивать разные чеки. Например, покупатель возвращает товар — кассир выбьет чек на возврат. А если продавец неверно указал количество товара или пробил не тот артикул, то он обязан выдать чек коррекции.
Закрыть рабочую смену
Кассир обязан сформировать отчет о закрытии смены в конце рабочего дня. В отчет попадают все кассовые операции за смену, а конкретно — количество:
- пробитых чеков;
- фискальных документов, которые не передали ОФД;
- суммы по разным чекам.
Важно помнить, что по закону рабочая смена не привязана к суткам и длится 24 часа. Это значит, если кассир начал работать во вторник вечером, а закончил вечером в среду, смену надо закрывать.
Пример отчета о закрытии смены
Плохо, если кассир не успел или забыл закрыть смену. О нарушении обязательно узнает налоговая служба и назначит штраф. Но есть нюансы:
- Если смену не закрыли вовремя, но при этом не успели пробить чеки, как можно скорее формируйте отчет о закрытии. Тогда претензий от налоговой не будет.
- Если смену не закрыли, но при этом пробили чеки, скорее сообщайте в ИФНС. Не тяните, вам надо опередить ОФД. Приводите аргументы, например, что произошла авария или ЧП. Если доводы покажутся убедительными, штраф все равно назначат, но минимальный.
Провести инкассацию
Деньги из кассы продавец сдает после того, как сформирован отчет о закрытии смены. Без отчета инкассацию провести нельзя.
Ошибки в работе с онлайн-кассами: как их не допустить и исправить
Большое количество ошибок связано с неверными настройками кассы. Помимо стандартных реквизитов, в кассовом чеке должны быть место, признак расчета, информация о товаре, ставка НДС (ст. 4.7 закона 54-ФЗ).
Еще в документе должны быть особые сведения: сайт для проверки подлинности, номер мобильного телефона или email, если покупатель хочет получить документы в электронном виде, QR-код.
Какие еще бывают ошибки:
- неверная сумма чека;
- неправильный способ расчета: наличный или безналичный;
- чек не учтен в ФНС из-за сбоев;
- не совпадают даты формирования чека и фактического поступления денег.
Важно: если компания или ИП самостоятельно обнаружит ошибку в чеке, исправит ее, а затем предоставит данные о нарушении в ФНС, штрафа по ст. 14.5 КоАП не будет.
Как исправить ошибку в чеке
В фискальных документах есть отдельные операции, чтобы внести корректировки. Ошибку можно исправить с помощью чека коррекции или чека возврата — это зависит от формата фискальных документов (ФФД), который вы используете.
Версию ФФД можно посмотреть в отчете об открытии смены. В поле ФФД прописаны цифры 2, 3 или 4. Они обозначают форматы фискальных документов 1.05, 1.1 или 1.2 соответственно. Другой вариант — в личном кабинете ОФД, если оператор дает такую возможность. Например, на Платформе ОФД.
Проблемы с онлайн-кассой: что делать
В магазине могут произойти различные ЧП. Например, сломается фискальный накопитель или коммунальные службы отключат электричество. Вот инструкции, что делать, чтобы все было по закону.
Отключилось электричество. Если выбило пробки и в магазине нет электричества, задача кассира — остановить торговлю и не выдавать товарные чеки, так как это нарушает закон.
Может случиться, что электричество отключилось, когда продавец рассчитывался с покупателем. Тогда в кассовой операции могут быть ошибки. Надо дождаться, когда электричество дадут, и провести чек коррекции.
Отключился интернет. Это не так страшно. Чеки попадут ОФД, когда интернет снова появится. Рекомендуем проверить, что чеки ушли. Это можно сделать в личном кабинете оператора, через отчет о текущем состоянии расчетов или закрытии смены.
Фискальный накопитель не работает. Отнесите его в сервисный центр. Если в сервисном центре сообщат, что накопитель сломан, его надо заменить, а старую кассу перерегистрировать. После необходимо проверить, как работает онлайн-касса. Если все в порядке, можете снова на ней работать.
Что будет, если не использовать онлайн-кассу
Есть некоторые исключения, кому все-таки разрешили торговать без онлайн-кассы. Например, если бизнес продает печатные издания в киосках, ценные бумаги, торгует на рынках и ярмарках. Полный список есть в законе № 54-ФЗ (ч. 2). Всем остальным торговать без онлайн-кассы нельзя.
«Если ФНС обнаружит нарушение, передаст дело налоговому инспектору, а тот пойдет разбираться в суд. В итоге суд может назначить штраф, размер которого зависит от того, кто нарушитель:
- индивидуальный предприниматель или должностное лицо заплатит от ¼ до ½ величины расчета, который осуществили без кассы. При этом меньше 10 тысяч рублей штраф быть не может.
- юридическое лицо заплатит от ¾ до одного размера суммы расчета без использования кассы, но никак не меньше 30 тысяч рублей.
Если бизнес нарушит закон еще раз, сумма произведенных без кассы расчетов достигнет 1 миллиона рублей или больше, наказание уже будет по ч. 3 ст. 14.5 КоАП РФ:
- должностных лиц дисквалифицируют на год или два;
- деятельность индивидуального предпринимателя и юрлица приостановят на срок до 90 дней.
Если бизнес использует кассу, которая не соответствует стандартам, компания может получить предупреждение от надзорных органов либо сразу административный штраф: от 5 до 10 тысяч рублей».
Анна Кожевникова
Самое главное: как работать с онлайн-кассами
- Онлайн-касса — это специальный девайс для торговли. Он формирует чеки и отчеты и передает их в ФНС. Предпринимателю не надо ходить в отделение и заносить бумажные копии.
- По законам РФ без кассы торговать нельзя, иначе — штраф. Если бизнес нарушает закон все время, суд может приостановить деятельность компании.
- В законодательстве прописаны требования к онлайн-кассам, но проще не вникать в них, а выбрать кассу из реестра ФНС — они соответствуют всем необходимым стандартам.
- Кассир должен не забывать открывать смену — иначе касса не будет выдавать чеки. Не менее важно вовремя закрывать смену, чтобы бизнесу не назначили административный штраф.
Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Отправьте статью себе на почту
Из нашей статьи вы узнаете:
Начиная с февраля 2017 года предпринимателей обязали установить кассы, функционирующие онлайн. Поэтому у тех, кто только начинает привыкать к нововведению, возникает масса вопросов. Из чего состоит касса онлайн и в чём её отличия от привычной ККТ?
Что представляет собой новое оборудование
Онлайн-касса — небольшой по размеру аппарат, оборудованный фискальным накопителем, который посредством интернета передаёт в налоговую данные о расчётных операциях. Также новое оборудование включает устройство для печати чеков и сетевую карту для подключения к интернету. На корпусе аппарата имеются кнопки управления и разъёмы для подключения к кабельному интернету или беспроводному.
Основным пользователем такого аппарата на любой торговой точке является кассир. Он и принимает все решения касательно применения техники при проведении расчётов с покупателями. К приему платежей допускаются только сотрудники, изучившие правила эксплуатации онлайн-кассы. Они же отвечают за сохранность и исправность техники.
Онлайн-касса — принципы работы
Работу с такой кассой продавец начинает с получения чековой ленты и других необходимых аксессуаров для работы кассы. Утром кассир открывает смену, выгоняя соответствующий отчёт. Этот отчёт, как и прочие документы, в электронном формате передаётся оператору фискальных данных. В нём отражены данные о самом устройстве и о работнике, открывшем смену.
Рассчитывая покупателя, кассир вводит на клавиатуре сумму и нажимает кнопку для выхода чека. Берет от покупателя деньги и готовит сдачу. Затем отдаёт сдачу покупателю вместе с распечатанным чеком. Указанная в нём сумма также отправляется ОФД. Оператор проверяет поступившие данные и подтверждает их получение. Он же посылает сведения в налоговую службу, где они хранятся в течение нескольких лет. Весь этот процесс занимает по времени всего 3—5 секунд, поскольку система передачи данных и схема работы кассы онлайн — процедуры автоматизированные.
Требования к онлайн-кассам
При выборе техники надо помнить о том, что налоговой службой разработан реестр касс, разрешенных к применению. Их полный перечень можно увидеть на официальном сайте ФНС. В него вошла только техника, соответствующая принятым государственным стандартам. С требованиями можно ознакомиться в статье № 4 Федерального закона № 54-ФЗ. Перечислим основные из них:
- на корпусе аппарата должен присутствовать заводской номер;
- внутри обязано быть устройство печати чеков;
- прибор должен быть оснащён часами, отражающими точное время;
- техника должна поддерживать работу с фискальным накопителем, а также процесс формирования электронных чеков.
Печать бумажных чеков не требуется только для интернет-торговли, поскольку она подразумевает отправку чеков в электронном формате.
Отличия онлайн ККМ от привычных кассовых аппаратов
Основное отличие в том, что они передают данные через интернет. За эту функцию отвечает фискальный накопитель, хранящий информацию обо всех денежных операциях, имеющий свой номер и определенный срок годности. В каком-то смысле он является заменой контрольной кассовой ленты — ЭКЛЗ. Регистрация устаревших касс проводилась при личном визите в налоговую службу, а онлайн-касса регистрируется удалённо, посредством сайта ФНС или фискального оператора. Раньше данные снимались с контрольной ленты работниками центра техобслуживания во время личного визита, сегодня их передача осуществляется в режиме реального времени. На старых кассовых аппаратах должна была присутствовать голограмма, говорящая о том, что касса зарегистрирована. На современных аппаратах эту же функцию выполняет заводской номер.
Чек, выпускаемый обычной кассой, включал всего 7 реквизитов, а на чеке онлайн-кассы их 24. И последнее отличие новой техники — это возможность не только выгонять бумажные чеки, но и пересылать покупателю электронные. То есть техника стала намного более функциональной и удобной в использовании. Она избавляет предпринимателей от необходимости регулярного личного посещения налоговых органов. Также сократились выездные проверки инспекторами налоговой, а чеки содержат всю нужную информацию, обеспечивающую защиту прав потребителей.
Подключение и модернизация
Как работает касса онлайн, мы рассмотрели. Теперь уделим внимание вопросу о том, как подключить новое оборудование. Чтобы не нарушать закон, первым делом нужно зарегистрировать кассу в реестре ФНС и обеспечить её бесперебойное соединение с сетью интернет. Также потребуется подключение к оператору фискальных данных.
Предприниматели имеют возможность не покупать новое устройство, а модернизировать уже имеющуюся кассовую технику, за исключением совсем «древних» аппаратов. Многие современные модели позволяют подключить их к сети интернет и имеют вход для фискального накопителя. Модернизация обходится дешевле по сравнению с приобретением новых устройств.
Принцип работы онлайн-кассы (пошагово)
Чтобы начать работу, нужно купить (или модернизировать) аппарат. Рассмотрим всю процедуру по порядку:
- Приобретается ККМ — из списка, включенного в реестр кассовых аппаратов.
- Подписывается договор с ОФД.
- Модель регистрируется онлайн в ФНС.
- Аппарат подготавливается к работе, настраивается, подключается к интернету.
- Сотрудник торговой точки, который будет вести расчёты, проходит обучение работе на новой технике.
- При осуществлении продажи кассир подсчитывает сумму покупок, выводит итог и получает деньги от потребителя.
- Сумма вводится на клавиатуре кассы.
- Выгоняется чек, который выдается покупателю (по его просьбе может быть выдан и электронный чек).
- Фискальный оператор получает данные о проведенной процедуре и сохраняет их на сервере. Периодически он отправляет их в налоговую.
Чтобы получить от кассира электронный чек, покупатель должен предоставить информацию: номер своего личного телефона или e-mail. Данные в отправленной покупателю ссылке можно расшифровать, просканировав QR-штрихкод, содержащийся в чеке. Чтобы это сделать, в смартфоне нужно установить специальное мобильное приложение.
При взаимодействии с онлайн-кассой нужно быть очень внимательным. Деятельность индивидуальных предпринимателей и торговых организаций строго контролируется налоговой службой, поэтому нельзя допускать ошибки. Это может вызвать нежелательные вопросы со стороны инспекторов или спровоцировать выездную проверку. Если чек сформирован с ошибками, данные уйдут в контролирующие органы и изменить их будет нельзя. В этом случае поможет процедура оформления возврата товара, которая также будет передана в ФНС. Ошибочные чеки рекомендуется некоторое время сохранять, поскольку их может потребовать налоговая служба при проверке.
В начале рабочего дня, когда кассир открывает смену, в отчёте указываются дата, время и Ф. И. О. сотрудника. По окончании рабочего дня также необходимо провести процедуру закрытия смены. В этот момент в ОФД поступает информация о количестве чеков, сумме проведённых за день операций и их видах (безналично осуществлялся расчёт или наличными деньгами). Если у нового сотрудника возникли вопросы касательно онлайн-кассы, он может найти большинство ответов на них в прилагаемой к аппарату инструкции. Чтобы процесс использования стал ещё более понятным, можно посмотреть в интернете видео по работе с такой кассой или обратиться за помощью к специалистам. Например, в компанию «ККТ Астрал», реализующую доступную по цене контрольно-кассовую технику и предлагающую грамотное техническое обслуживание.
Памятка для кассира
При приеме на работу в ИП или торговую организацию кассиры должны специально обучаться работе с новой кассой и получать на руки должностную инструкцию. Чтобы избежать проверок и штрафов, необходимы правильный расчет покупателей, обязательная выдача чеков и внимательная работа с деньгами. Кроме того, нужно знать, как грамотно урегулировать споры с покупателями и уметь оформлять возврат товара и денег. Нельзя допускать присутствия у кассового аппарата посторонних лиц, не имеющих допуска к работе с ним, и оставлять своё рабочее место без присмотра. Следует своевременно заменять чековую ленту. Открытие и закрытие смены должно проводиться только соответствующими лицами, указанными в реквизитах чеков.
Кассир несёт ответственность не только за денежные средства, их излишки или недостачу, но и за поддержание работоспособности техники. В случае поломки или нестабильности в работе устройства он обязан немедленно сообщить об этом руководству. При допущении ошибок в работе с онлайн-кассой руководство может налагать штрафы на сотрудника в соответствии с внутренним регламентом компании.
Нет повода для беспокойства: научиться работать с новым оборудованием достаточно легко и просто. Для продавцов и покупателей при применении онлайн-касс процесс торговли не сильно изменится. Процесс обмена информацией с контролирующими органами проходит незаметно, поэтому внешне продажа товаров выглядит как обычно.