Как работать в битрикс24 инструкция видео

«Битрикс24» — это система для управления бизнесом. Представляет собой единое информационное пространство, где сотрудники общаются между собой, планируют задачи и проекты, взаимодействуют с клиентами, ведут сделки и получают аналитику. Мы подготовили обзор инструментов и инструкции, как работать с «Битрикс 24» — с ними легко разобраться даже новичку.

Как работает «Битрикс24»: обзор функций и видео для начинающих

После покупки и внедрения программного обеспечения «Битрикс24» вы получаете собственный корпоративный портал. Это внутренний сайт компании, который обеспечивает всем сотрудникам доступ к общему массиву информации.

Портал помогает организовать и упростить все внутренние процессы на предприятии: общение коллег, планирование и распределение задач, контроль за их выполнением, все взаимодействия с клиентами (от получения заявки до заключения договора). Платформа объединяет инструменты, которые автоматизируют и упрощают работу руководителя, отделов продаж, маркетинга и HR. Рассмотрим основные из них.

Совместная работа

«Совместная работа» — общее рабочее пространство для внутреннего взаимодействия персонала. По сути это онлайн-офис, в котором руководитель и сотрудники компании общаются друг с другом, устраивают онлайн-встречи, обсуждают проекты, делегируют задачи. В сервисе доступны следующие функции:

• онлайн-чат;
• видеозвонки;
• видеоконференции (до 48 участников);
• календарь для планирования расписания встреч;
• облачный корпоративный диск для хранения документов;
• внутренняя новостная лента;
• база знаний с инструкциями и обучающими материалами.

В «Битрикс24» можно объединять сотрудников в различные команды в зависимости от решаемых задач, распределять и настраивать права доступа к ним, приглашать для общения подрядчиков и других партнеров.

CRM

CRM — это система управления взаимоотношениями с клиентами. Полностью автоматизирует продажи и ведет покупателя от первого контакта до успешной сделки. CRM помогает быстро сформировать клиентскую базу. В единую систему поступают заявки из всех источников: соцсетей, мессенджеров, онлайн-чатов, форм обратной связи на сайте. Там сохраняются контакты и вся история общения с клиентом: звонки, беседы, встречи.

Видно, на какой стадии находится сделка, какой менеджер ее ведет и какие действия он предпринимал. В CRM есть готовые шаблоны счетов, договоров и актов. Поддерживаются разные системы оплаты: Сбербанк Онлайн, Robokassa, ЮKassa, Альфа-Клик, QIWI, Paypal и другие.

Задачи и проекты

«Битрикс24» помогает систематизировать совместную работу над проектами любой сложности. Что можно делать в системе:

• добавлять новые задачи, назначать исполнителей, ставить сроки;
• загружать чек-листы, технические задания и другие файлы;
• планировать работу с помощью встроенных инструментов: Скрам, Канбан-доска, диаграмма Ганта;
• распределять задания по важности, объединять их в проекты;
• получать аналитику;
• контролировать выполнение задач.

Роботы и триггеры помогают сотрудникам быстрее выполнять задачи и не тратить время на рутинные операции. Например, можно настроить автоматическую рассылку писем клиентам в определенное время или уведомления о просроченных задачах для персонала.

Сайт и магазины

В «Битрикс24» можно за пару минут создать собственный многостраничный сайт, лендинг и интернет-магазин. Ресурс по умолчанию интегрирован с CRM, содержит онлайн-чат, форму для заявки и обратного звонка. Каждая заявка, полученная на сайте, отправляется в CRM. Там на ее основании создается CRM-карточка сделки. Менеджеру остается провести ее по всем этапам воронки продаж до успешного заключения. Вы не упустите ни одного клиента и вам не придется постоянно проверять свою электронную почту в поиске новых обращений. Для создания сайта в системе предусмотрен встроенный конструктор. В нем можно выбрать подходящий шаблон, добавить текст и картинки, поменять фон.

Автоматизация бизнес-процессов

Роботы и триггеры в «Битрикс24» автоматизируют рутинные операции. Особенно это важно для крупных предприятий, где в день поступают сотни заявок. Роботы могут выполнять вместо менеджеров большинство задач, в том числе:

• отправлять рассылки клиентам;
• публиковать посты в новостной ленте;
• менять статусы выполнения заданий;
• формировать счета на оплату и т. д.

Роботы помогают сотрудникам соблюдать дедлайны. Система напоминает менеджеру, что срок выполнения подходит к концу, и уведомляет, если задача уже просрочена.

Чтобы лучше понять, как работает «Битрикс24», рекомендуем посмотреть видео для начинающих:

Как новичку работать с главным меню «Битрикс 24»

К любому инструменту «Битрикс24» можно перейти одним кликом из главного меню. По умолчанию оно представлено в свернутом виде.

Чтобы развернуть меню, наведите мышку на левую часть экрана.

На боковой панели представлены все инструменты, которые мы описали ранее. Нажмите на нужный раздел, чтобы посмотреть, какие функции в нем содержатся. Например, блок «Совместная работа» включает инструменты: «Новости», «Календарь», «Чат и звонки» и т. д. Чтобы открыть полный список функций, выберите пункт «Карта сайта».

Меню можно изменить под себя. Для этого нажмите на кнопку «Настроить меню» и выберите нужную команду, например, «Сменить главный инструмент».

В качестве главного инструмента выберите раздел, с которым вы работаете, например, CRM. Он отображается в начале списка в меню, а остальные доступны в разделе «Еще».

Инструкция по работе с задачами в «Битрикс 24»

Задачи в «Битрикс24» могут создавать руководители, сотрудники и даже приглашенные экстранет-пользователи, которые не числятся в штате компании. Этот инструмент помогает планировать работу, контролировать сроки и ход выполнения проекта. Предлагаем пошаговую инструкцию по работе с задачами в «Битриксе 24».

Создание задачи

Как создать новую:

1. Перейдите в раздел «Задачи и проекты».
2. Нажмите на кнопку «Добавить задачу».
   
3. Укажите название и подробно опишите суть работы по этому заданию.
   
4. Назначьте ответственного (исполнителя). Кроме этого, в задаче можно установить и другие роли: «Соисполнитель» и «Наблюдатель».
5. Определите сроки выполнения задачи и поставьте дату в графе «Крайний срок».
6. При необходимости отметьте дополнительные параметры (по вкладке «Еще»).
   

В разделе «Дополнительно» можно «привязать» задачу к конкретному проекту, подключить для нее учет времени, активировать функцию напоминания, добавить теги для удобного поиска и запросить отчет по результатам выполнения.

После всех настроек нажмите на кнопку «Поставить задачу».

Работа с задачами

После постановки задачи она появится в списке у ответственного сотрудника (в разделе «Задачи и проекты»).

На верхней панели инструментов можно отфильтровать задачи по роли: «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю».

Чтобы запустить задачу, нажмите на кнопку «Начать выполнение».

Чтобы отчитаться о проделанной работе или задать вопросы, нажмите на ссылку «Добавить комментарий». К сообщению можно прикрепить файл. Документы и комментарии доступны всем участникам задачи.

Когда задание сделано, нажмите на кнопку «Завершить». Сотрудник, который поставил задачу, получит уведомление в личном кабинете о том, что вы закончили работу.

Пошаговая инструкция по работе в CRM «Битрикс 24»: лиды, сделки и счета

«Битрикс24» содержит инструменты для учета клиентов — от первого контакта до сделки и оплаты счета. Сначала вы получаете контактные данные. Далее приступаете к работе с потенциальным покупателем, постепенно проводите его по всем стадиям воронки продаж и в случае успеха заключаете сделку.

Лиды

Лид — это потенциальный клиент, у которого еще не сформирована окончательная потребность в ваших товарах или услугах. У лида, как и любого другого элемента в CRM, есть карточка. В ней находятся поля, куда можете записать любую информацию: название компании, контактные данные, место встречи и т. д.

Лиды можно автоматически получать с помощью CRM-форм и виджета на сайте, электронной почты и телефонии. Если клиент вам написал или позвонил, «Битрикс24» создаст лид и подставит нужный источник в системе.

Другой способ — добавить лид вручную. Обычно используется, если вам передали контакты клиента или он сам пришел в офис. Рассмотрим, как добавлять лиды вручную:

1. Перейдите в раздел CRM.
2. Откройте вкладку «Лиды» и нажмите на кнопку «Добавить лид».
   
3.  Заполните форму: название, статус (не обработан, в работе и т. д.), сумма (товара, услуги). Привяжите лид к конкретной компании или контакту, если клиент обращается повторно.
   
4. Пролистните форму вниз, укажите данные клиента (если они есть).
5. В блоке «Дополнительно» в графе «Источник» укажите, откуда пришел лид (по рекомендации, выставка, CRM-форма и т. д.).
   
6. Нажмите на кнопку «Сохранить».

В одноименной вкладке вы увидите полный список созданных вами лидов, а также добавленных автоматически, где вы указаны в качестве ответственного.

С лидами можно работать в режиме «Канбан». Для этого нужно нажать на соответствующую кнопку на верхней панели инструментов.

Канбан-доска помогает систематизировать работу с потенциальными клиентами. Она показывает, на какой стадии сейчас находится лид: не обработан, назначен ответственный, уточнение информации и т. д. Можно задать любое количество стадий и назвать их по своему усмотрению. Когда один этап работы завершен, исполнитель сам перетаскивает лид в следующий столбец левой кнопкой мыши.

На последнем этапе нужно зайти в карточку лида и нажать на кнопку «Завершить обработку лида».

Если решили продолжить работу с этим клиентом, нажмите на кнопку «Создать на основании: сделку + контакт + компанию». Информация из карточки лида загрузится в каждый из трех справочников, автоматически будет создана новая сделка.

Сделки

Они находятся в соответствующей вкладке раздела CRM. Для сделок доступны два варианта отображения: «Список» и «Канбан». Список удобнее для поиска информации, например, сделок определенного сотрудника, а Канбан — для оценки ситуации с продажами. На Канбан-доске, как и в случае с лидами, можно добавить любое количество этапов.

Можно создать сделку напрямую из лида или добавить ее отдельно. В разделе «Сделки» нажмите на кнопку «Создать» или на плюсик под соответствующим пунктом меню.

Форма для создания сделки такая же, как и у лида. В нее добавляются те же данные.

Счета

Завершающий этап работы со сделкой — создание и отправка счета. Откройте сделку, для которой хотите создать документ на оплату. Нажмите на кнопку «Предложение» в правом верхнем углу и выберите «Счет».

В карточке счета вы увидите сделку, на основании которой он создан, и контактные данные клиента. Нажмите на кнопку «Документ» и выберите нужный шаблон.

Документ формируется за пару секунд. Его можно скачать в формате .pdf или .docx.

Как работать в «Битрикс24» со своими коллегами: инструменты для общения и встреч

«Чаты» — встроенный мессенджер в системе «Битрикс24». Кроме обычного общения сотрудников, этот сервис позволяет передавать файлы, создавать задачи и встречи прямо из диалогов.

Зайдите в раздел «Чат и звонки» и нажмите на кнопку «Создать».

Выберите формат беседы:

• чат — общение с одним собеседником;
• групповой чат — закрытая беседа нескольких человек;
• канал — открытый чат для всех желающих;
• видеоконференция HD — беседа в видеоформате, доступная всем приглашенным.

Пригласите в чат собеседника, указав его имя, фамилию или email.

Из диалога вы можете позвонить собеседнику. Нажмите на кнопку «Видеозвонок HD» и выберите, как будете общаться: видеосвязь или обычный аудиозвонок.

Мы рассмотрели самые распространенные инструменты, с которыми работает большинство пользователей платформы. Но ее возможности гораздо шире. Мы внедрим и настроим систему под ваш бизнес, интегрируем ее со сторонними сервисами и расскажем, как работать в «Битрикс24», чтобы тратить меньше времени на рутину и заключать больше сделок.