Как сделать базу данных в access пошаговая инструкция

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word.

Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL.

Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.

Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.

Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.

Определения основных понятий

Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:

1. Предметная область – множество созданных таблиц в базе данных, которые связаны между собой с помощью первичных и вторичных ключей.
2. Сущность – отдельная таблица базы данных.
3. Атрибут – заголовок отдельного столбца в таблице.
4. Кортеж – это строка, принимающая значение всех атрибутов.
5. Первичный ключ – это уникальное значение (id), которое присваивается каждому кортежу.
6. Вторичный ключ таблицы «Б» – это уникальное значение таблицы «А», использующееся в таблице «Б».
7. SQL запрос – это специальное выражение, выполняющее определенное действие с базой данных: добавление, редактирование, удаление полей, создание выборок.

Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.

Создание БД

Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.

Итак, выполните следующее:

1. Запустите MS Access 2007.
2. Нажмите на кнопку «Новая база данных».
3. В появившемся окне введите название БД и выберите «Создать».
   

Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.

Создание и заполнение таблиц

После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:

1. Нажмите ПКМ по вкладке «Таблица1» и выберите «Конструктор».
   
2. Теперь начинайте заполнять названия полей и соответствующий им тип данных, который будет использоваться.
   

   Внимание! Первым полем принято устанавливать уникальное значение (первичный ключ). Для него предпочтительно числовое значение.

1. После создания необходимых атрибутов сохраните таблицу и введите ее название.
2. Снова нажмите ПКМ по вкладке с уже новым название и выберите «Режим таблицы».
   
3. Заполните таблицу необходимыми значениями.
   

Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.

Создание и редактирование схем данных

Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».

Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Работа с базами данных».
2. Нажать на кнопку «Схема данных».
3. Если схема не была создана автоматически, нужно нажать ПКМ на пустой области и выбрать «Добавить таблицы».
   
4. Выберите каждую из сущностей, поочередно нажимая кнопку «Добавить».
5. Нажмите кнопку «ОК».

Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:

1. Перетащите общее поле из одной таблицы в другую.
2. В появившемся окне выберите необходимы параметры и нажмите «ОК».
   
3. Теперь в окне должны отобразиться миниатюры двух таблиц со связью (один к одному).
   

Выполнение запросов

Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.

Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.

Виды запросов

SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete — «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.

На выборку

В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL.
   
4. В текстовое поле введите команду: SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков”; где «SELECT *» означает, что выбираются все студенты, «FROM Студенты» – из какой таблицы, «WHERE Адрес = “Харьков”» – условие, которое обязательно должно выполняться.
5. Нажмите кнопку «Выполнить».
   
6. На выходе мы получаем результирующую таблицу.
   

А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = “Харьков” AND Стипендия > 1000;

а результирующая таблица примет следующий вид:

На создание сущности

Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:

1. Перейти во вкладку «Создание».
2. Нажать кнопку «Конструктор запросов» в блоке «Другие».
3. В новом окне нажмите на кнопку SQL, после чего в текстовое поле введите команду:

CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));

где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» – типы данных для соответствующих значений.

1. Кликните по кнопке «Выполнить».
2. Откройте созданную таблицу.
   

Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.

На добавление, удаление, редактирование

Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:

Создание формы

При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:

1. Откройте интересующую таблицу.
2. Перейдите во вкладку «Создание».
3. Нажмите на необходимый формат формы из блока «Формы».
   

   Совет! Рекомендуется использовать «Разделенную форму» – кроме самого шаблона, в нижней части будет отображаться миниатюра таблицы, которая сделает процесс редактирования еще более наглядным.
4. С помощью навигационных кнопок переходите к следующей записи и вносите изменения.
   

Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.

Формирование отчета

Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.

Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:

1. Перейдите во вкладку «Создание».
2. Нажмите на кнопку «Мастер отчетов» в блоке «Отчеты».
   
3. Выберите интересующую таблицу и поля, нужные для печати.
   
4. Добавьте необходимый уровень группировки.
   
5. Выберите тип сортировки каждого из полей.
   
6. Настройте вид макета для отчета.
   
7. Выберите подходящий стиль оформления.
   

   Внимание! В официальных документах допускается только стандартный стиль оформления.

8. Просмотрите созданный отчет.
   

Если отображение вас не устраивает, его можно немного подкорректировать. Для этого:

1. Нажмите ПКМ на вкладке отчета и выберите «Конструктор».
2. Вручную расширьте интересующие столбцы.
   
3. Сохраните изменения.

Вывод

Итак, с уверенностью можно заявить, что создание базы данных в MS Access 2007 мы разобрали полностью. Теперь вам известны все основные функции СУБД: от создания и заполнения таблиц до написания запросов на выборку и создания отчетов. Этих знаний хватит для выполнения несложных лабораторных работ в рамках университетской программы или использования в небольших личных проектах.

Для проектирования более сложных БД необходимо разбираться в объектно-ориентированном программировании и изучать такие СУБД, как MS SQL и MySQL. А для тех, кому нужна практика составления запросов, рекомендую посетить сайт SQL-EX, где вы найдете множество практических занимательных задачек.

Удачи в освоении нового материала и если есть какие-либо вопросы – милости прошу в комментарии!

Базы данных являются важным инструментом в современном мире информационных технологий. Они позволяют хранить, управлять и анализировать большие объемы данных, что делает их неотъемлемой частью многих приложений и систем. Microsoft Access — одно из самых популярных решений для создания и управления базами данных. В этой статье мы расскажем, как создать базу данных Access с нуля, следуя пошаговому руководству.

Первый шаг — установка программного обеспечения Access на ваш компьютер. Это можно сделать, загрузив установочный файл с официального сайта Microsoft или с помощью диска установки. После установки программы вам нужно будет запустить ее и создать новую базу данных.

Для создания новой базы данных в Access необходимо выбрать опцию «Пустая база данных» и указать путь для сохранения файла базы данных. После этого вам нужно будет дать имя базе данных и нажать кнопку «Создать». Теперь у вас есть пустая база данных Access, в которую вы можете добавлять таблицы, запросы, формы и отчеты.

Чтобы добавить таблицу в базу данных, вам нужно выбрать вкладку «Таблицы» и нажать кнопку «Новая таблица». Затем вы можете определить поля таблицы и их типы данных. После определения полей вы можете начать заполнять таблицу данными. Помните о важности правильного представления данных, чтобы обеспечить эффективность и точность вашей базы данных Access.

Примечание: перед заполнением таблицы убедитесь, что вы определили правильные отношения между таблицами, если они существуют.

Шаг 1: Установка программы Access

Прежде чем начать создание базы данных в Access, необходимо установить программу на свой компьютер. Вот пошаговая инструкция, как это сделать:

Шаг 1:	Проверьте, что на вашем компьютере установлена подходящая версия Microsoft Office. Access доступен только в составе пакета Office. Если у вас уже установлен Office, переходите к следующему шагу.
Шаг 2:	Откройте ваш любимый браузер и перейдите на официальный сайт Microsoft.
Шаг 3:	На сайте найдите раздел «Купить» или «Пробная версия» и выберите вариант «Microsoft Access».
Шаг 4:	Следуйте инструкциям на сайте для покупки или установки программы. Эти инструкции будут варьироваться в зависимости от вашего региона и актуальных предложений.
Шаг 5:	После завершения процесса установки, вы сможете найти Access в меню «Пуск» или на рабочем столе.

Теперь, когда вы установили программу Access, вы готовы приступить к созданию своей базы данных.

Шаг 2: Создание новой базы данных

Чтобы создать новую базу данных в Access, следуйте инструкциям ниже:

1. Откройте программу Microsoft Access.
2. На главной странице программы выберите «Создать базу данных».
3. Укажите место сохранения базы данных и введите ее название.
4. Нажмите на кнопку «Создать», чтобы создать новую базу данных.
5. После этого появится окно базы данных, в которой вы сможете хранить таблицы, запросы, формы и отчеты.

Теперь вы можете приступить к работе с базой данных и начать добавлять таблицы и другие объекты!

Не забудьте регулярно сохранять базу данных, чтобы избежать потери данных при возможных сбоях программы или компьютера.

Шаг 3: Определение структуры таблиц

• Откройте программу Microsoft Access и создайте новую базу данных.
• Нажмите на вкладку «Таблицы» в верхней части окна.
• Выберите «Таблица базы данных» в разделе «Таблицы новой базы данных» и нажмите «ОК».
• В открывшемся окне введите название таблицы и нажмите «ОК».
• Выберите поля таблицы, которые будут содержать информацию, и введите названия этих полей. Нажмите «ОК», когда закончите.
• Укажите тип данных для каждого поля. Например, текстовое поле, числовое поле или дата/время поле.
• Определите ключевое поле таблицы, которое будет уникальным для каждой записи. В большинстве случаев это будет поле с автоинкрементными значениями.
• Нажмите кнопку «Сохранить таблицу» и введите название таблицы.
• Повторите эти шаги для создания других таблиц в базе данных.

Теперь вы успешно определили структуру таблиц в базе данных Access. В следующем шаге вы будете заполнять таблицы данными.

Шаг 4: Создание отношений между таблицами

После создания таблиц в базе данных Access, необходимо установить связи между ними. Отношения позволяют связать поля двух или более таблиц, чтобы данные в них были связаны и могли быть использованы вместе.

Для создания отношений в базе данных Access выполните следующие действия:

1. Откройте базу данных Access, в которой созданы таблицы.
2. Выберите вкладку «База данных» на панели навигации.
3. Нажмите на кнопку «Отношения» в группе «Отношения» на вкладке «База данных».
4. В открывшемся окне «Отношения» выберите таблицы, между которыми нужно установить отношение, и нажмите кнопку «Добавить».
5. На экране появится окно «Отношения», в котором представлены выбранные таблицы.
6. Установите связь между полями таблиц, просто перетащив поле из одной таблицы в поле другой таблицы, соответствующее ему.
7. После установки отношений сохраните базу данных.

При создании отношений необходимо учитывать типы данных полей, которые связываются. Они должны быть совместимыми, чтобы отношение корректно работало.

Создание отношений между таблицами является важным шагом в процессе создания базы данных Access. Это позволяет эффективно использовать данные, связывать их и обеспечивать целостность информации. Следуя приведенным выше инструкциям, вы сможете успешно создать отношения в своей базе данных Access.

Шаг 5: Создание форм для ввода данных

Следуйте этим шагам, чтобы создать форму:

1. Откройте базу данных Access, в которой вы хотите создать форму.
2. Выберите вкладку «Создать» на панели инструментов.
3. Щелкните на кнопке «Форма» в группе «Формы».
4. На странице появится пустая форма.
5. Используйте контролы на панели инструментов, чтобы добавить поля, кнопки и другие элементы формы.
6. Настройте свойства контролов, чтобы указать, какие поля из таблицы они будут отображать и какие данные пользователь может вводить.
7. Повторите шаги 5-6 для всех полей, которые вы хотите добавить на форму.
8. Сохраните форму, дав ей название и выбрав место для сохранения.

После создания формы вы можете открыть ее, чтобы просмотреть и редактировать данные, введенные пользователями.

Формы упрощают ввод данных в базу данных Access и улучшают ее функциональность и удобство использования. Они позволяют пользователям вводить данные в удобной форме и обрабатывать их в соответствующей таблице базы данных.

Шаг 6: Создание запросов для извлечения данных

После создания таблиц в базе данных Access, вы можете создать запросы для извлечения данных из этих таблиц. Запросы представляют собой специальные инструкции, которые позволяют выбирать, сортировать, фильтровать и объединять данные. Создание запросов в Access дает вам полный контроль над тем, какие данные вы хотите получить и в какой форме они должны быть отображены.

Чтобы создать запрос в Access, откройте базу данных и перейдите во вкладку «Создание». Затем нажмите на кнопку «Запрос», чтобы открыть окно для создания нового запроса. В этом окне вы можете выбрать таблицы и поля, которые вы хотите использовать в запросе.

Если вы хотите выбрать все поля из одной таблицы, просто перетащите ее в окно запроса. Если же вам нужны поля из нескольких таблиц, вы можете связать их между собой, чтобы получить нужные результаты. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на одной таблице и выберите «Соединить с». Затем выберите вторую таблицу и поля, по которым они будут соединены.

После выбора таблиц и полей вы можете добавить критерии, сортировку и другие параметры для вашего запроса. Чтобы добавить критерий, щелкните правой кнопкой мыши на поле и выберите «Критерии». Затем введите условие, по которому нужно отфильтровать данные.

1. Выберите таблицы и поля для запроса
2. Соедините таблицы, если необходимо
3. Добавьте критерии для фильтрации данных
4. Выберите порядок сортировки результатов
5. Установите другие параметры для вашего запроса

После того, как ваш запрос будет готов, вы можете выполнить его, нажав на кнопку «Выполнить» или «Просмотреть результаты». Access выполнит запрос и покажет вам результаты в виде таблицы или другой формы в зависимости от выбранных параметров.

Создание запросов для извлечения данных является важной частью работы с базой данных Access. Это позволяет получить нужные данные для анализа, отчетности или других целей. Попробуйте создать свои собственные запросы и экспериментируйте с различными параметрами, чтобы получить наилучшие результаты.

Шаг 7: Создание отчетов для вывода данных

Когда база данных Access создана и таблицы заполнены данными, можно перейти к созданию отчетов. Отчеты представляют собой удобный способ вывода данных из таблиц на печать или экран. Они позволяют организовать информацию таким образом, чтобы было легко просматривать и анализировать данные.

Для создания отчета в базе данных Access, следуйте следующим шагам:

1. Выберите вкладку «Создание» в верхнем меню Access.
2. Нажмите на кнопку «Отчет» в разделе «Отчеты» на панели инструментов.
3. Выберите таблицу или запрос, из которого нужно сделать отчет, и нажмите кнопку «OK».
4. Выберите желаемые поля, которые должны быть включены в отчет. Можно выбрать все поля или только некоторые.
5. Укажите параметры сортировки и группировки данных, если это необходимо. Например, можно отсортировать данные по определенному полю или сгруппировать их по категориям.
6. Настройте внешний вид отчета с помощью доступных инструментов форматирования. Можно изменить шрифты, цвета, размеры и другие атрибуты текста и объектов.
7. Проверьте отчет на предмет правильности вывода данных и внешнего вида. При необходимости можно внести изменения.
8. Сохраните отчет в базе данных Access для дальнейшего использования или нажмите кнопку «Печать», чтобы вывести его на печать.

Созданный отчет может быть использован для вывода данных из базы данных Access. Отчеты удобны для представления информации в удобном формате, что делает их полезными для ежедневного использования и принятия решений.

Is this article up to date?