Как сделать сводную таблицу из нескольких листов excel пошаговая инструкция

Создание сводной таблицы бывает очень полезно, когда вам нужно сравнить данные из разных листов в Excel. Вместо того, чтобы рассматривать данные по отдельности, можно объединить их в одну таблицу для лучшего представления информации.

Если вы никогда не создавали сводную таблицу из нескольких листов в Excel, может показаться, что это сложный процесс. Но на самом деле это не так! В этой статье мы расскажем вам, как создать сводную таблицу в Excel, объединив данные из нескольких листов шаг за шагом.

Мы продемонстрируем вам, как использовать функцию сводной таблицы «Сводная таблица» вместе с функцией сводной таблицы по нескольким листам для соединения данных из нескольких источников.

Следуя нашей пошаговой инструкции, вы легко сможете создать сводную таблицу, объединив данные из нескольких листов, и максимально эффективно использовать возможности Excel.

Как создать сводную таблицу из нескольких листов в экселе

В экселе существует возможность создания сводной таблицы для удобной работы с данными из нескольких листов. Для этого нужно выбрать необходимые листы и данные, после чего следовать несложной пошаговой инструкции.

На первом шаге необходимо выбрать все листы, которые будут использоваться для создания сводной таблицы. Для этого нужно зайти в «Сводную таблицу» и в поле «ИЗ каких данных сформировать сводную таблицу» выбрать нужные листы.

Далее необходимо выбрать данные, которые будут использованы в сводной таблице. Для этого нужно выбрать значок «Мои таблицы» и затем найти необходимые данные в списке. После выбора предпочтительных данных нужно перейти к следующему шагу.

После выбора данных необходимо настроить саму сводную таблицу. На этом шаге можно задать различные настройки: выбрать, какие столбцы и строки будут использоваться, какие функции должны быть выполнены и т.д.

После завершения всех настроек нужно нажать на кнопку «Готово», и сводная таблица будет создана на основе выбранных данных из нескольких листов.

Создание сводной таблицы в экселе может значительно упростить работу с большими объемами данных и ускорить процесс анализа информации. Необходимо только следовать пошаговой инструкции и правильно выбирать нужные данные и настройки.

Как создать сводную таблицу из нескольких листов: пошаговая инструкция

Шаг 1: Подготовка данных

Перед созданием сводной таблицы необходимо подготовить данные. Это включает в себя:

• Сбор данных на нескольких листах;
• Убедитесь, что данные на разных листах имеют общие столбцы, которые будут использоваться для объединения данных;
• Проверьте правильность данных и исправьте ошибки;
• Удалите пустые ячейки и строки, чтобы уменьшить количество ошибок при создании сводной таблицы.

Если все данные настраиваются корректно, то вы в последующем используете их для создания сводной таблицы.
Важно помнить, что правильно подготовленные данные облегчают работу как самих пользователей, так и программных алгоритмов.

Шаг 2: Выбор режима сводной таблицы

После того, как вы выбрали необходимые листы Excel для создания сводной таблицы, настало время выбрать режим сводной таблицы. Режим сводной таблицы определяет, как данные будут сгруппированы и проанализированы в сводной таблице.

В Excel существует несколько режимов сводной таблицы: простой, многоуровневый, многомерный и несколько других. Каждый режим предназначен для определенных целей и может использоваться в зависимости от требований тех или иных задач.

Простой режим подходит для создания сводной таблицы на основе одного источника данных, без использования дополнительных полей. Многоуровневый режим позволяет сгруппировать данные по нескольким полям, создавая более подробную таблицу. Многомерный режим используется, когда необходимо сгруппировать данные по нескольким уровням и добавить дополнительные параметры для анализа данных.

Выбор режима сводной таблицы зависит от сложности задачи и необходимого уровня детализации. Рекомендуется попробовать разные режимы и экспериментировать с настройками, чтобы найти оптимальный вариант для своей задачи.

Шаг 3: Выбор источника данных

После создания сводной таблицы в Excel необходимо выбрать источник данных, откуда будут браться данные для сводной таблицы. Это может быть один лист или несколько листов в рамках одной книги Excel.

Для выбора источника данных в Excel необходимо кликнуть на кнопку «Область данных» во вкладке «Анализ данных». В открывшемся окне нужно указать диапазон данных, которые будут использоваться для сводной таблицы. Если данные находятся на разных листах, то необходимо выбрать опцию «Многолистовая сводная таблица» и указать нужные листы, используя кнопку «Добавить».

При выборе источника данных важно убедиться в правильности указания диапазона данных, чтобы не исключить нужные данные или не включить лишние. Также необходимо учитывать, что изменения в источнике данных могут повлиять на сводную таблицу, поэтому следует быть внимательным при работе с исходным материалом.

Шаг 4: Настройка сводной таблицы

После того, как вы добавили все необходимые данные в сводную таблицу, необходимо провести настройку для удобного анализа результатов. Сперва вы можете выбрать, какой элемент таблицы поместить в строку, а какой — в колонку.

Если вы хотите изменить тип сводной таблицы, выберите соответствующий вариант в разделе «Расположение сводной таблицы» на панели инструментов. Вы можете создать стандартную сводную таблицу, сводную таблицу со свернутыми полями или даже сводную таблицу с динамической подсветкой данных.

Также вы можете выбрать, какие данные будут отображаться в ячейке сводной таблицы, а какие — скрыты от глаз пользователей. Для этого откройте окно «Показатели» и привлекательным образом отобразите данные, которые нужно анализировать.

• Функции. Выберите функции, которые отображаются в сводной таблице. Если вам нужны статистические данные, выберите функцию AVERAGE, MAX, MIN, COUNT или SUM, чтобы получить информацию, которую вы ищете.
• Формат. Выберите формат чисел, который хотите использовать для отображения данных, чтобы получить потребную массовую информацию. Можно выбрать проценты, доллары, строчные буквы и прочее.

Шаг 5: Как использовать сводную таблицу

После того, как вы создали сводную таблицу, вы можете начать использовать ее для анализа данных. В сводной таблице вы можете сгруппировать данные по нескольким параметрам и увидеть суммы, средние значения и другую агрегированную информацию.

Чтобы выбрать параметры группировки данных, просто перетащите их из списка полей в одно из четырех секций правой панели: строки, столбцы, значения, фильтры. Некоторые поля могут быть использованы только в определенных секциях.

Вы можете также изменить тип агрегирования данных в каждой секции. Нажмите на поле в секции «Значения», затем выберите нужный тип из списка. Он может быть, например, «сумма», «среднее значение», «минимум» или «максимум».

Если вы хотите выбрать только определенные данные для анализа, добавьте соответствующий фильтр. Перетащите поле в секцию «Фильтры» и выберите нужные значения из списка.

Как только вы определите параметры группировки и агрегации данных, сводная таблица автоматически обновится и вы увидите результаты анализа в соответствующих ячейках. Вы также можете изменять параметры группировки и агрегации в любое время, чтобы получить более детальную информацию.

Вот и все — теперь вы знаете, как использовать сводную таблицу в Excel для анализа данных из нескольких листов!

Вопрос-ответ

Как создать сводную таблицу из нескольких листов в Excel?

Откройте файл Excel и выберите на ленте меню вкладку «Вставка». Если у вас есть несколько листов, выберите «Сводная таблица». В следующем меню укажите нужные диапазоны данных на каждом листе, затем подтвердите выбор и нажмите ОК. Excel автоматически создаст сводную таблицу на новом листе.

Можно ли создать сводную таблицу из листов, имеющих разные имена?

Да, это возможно. В меню выбора диапазонов данных перейдите на нужный лист, и выберите нужный диапазон. Вы можете продолжить работу со сводной таблицей, необходимо перейти к следующему листу и выбрать иные диапазоны данных. Excel объединит все данные в сводной таблице и вы получите готовую таблицу.

Как изменить сводную таблицу, которую я уже создал?

Чтобы изменить сводную таблицу, выберите любой из ячеек в таблице, и в меню выбора «Анализ данных» выберите «Изменение источника данных». Выберите диапазоны данных на всех листах, на основе которых вы создали сводную таблицу. Если вы изменили диапазон, проверьте правильность расчетов в таблице и сохраните вашу работу.

Можно ли скрывать данные для сводной таблицы?

Да, доступно несколько способов скрыть данные, которые вы не хотите отображать на сводной таблице. Если вы хотите скрыть несколько строк данных, выделите их и нажмите правой кнопкой мыши, выберите «Скрыть». Вы также можете выбрать «Значения не отображать» в меню отображения. Это скроет все значения в строке или столбце, оставив только их наименование.

Как добавить новые листы в сводную таблицу?

Если вы хотите добавить новый лист в сводную таблицу, вам нужно просто скопировать шаблон существующего листа. Для этого выделите лист, выберите его и скопируйте его при помощи клавиш Ctrl + C. Затем вставьте скопированный лист непосредственно перед исходным листом и укажите на новые данный для сводной таблицы.

() translation by (you can also view the original English article)

Что вы будете делать, если нужно создать сводную таблицу, а ваши данные на разных листах? С установленным Excel 2013 у вас есть для этого простой способ.   Существует технология, называемая Data Model и она использует отношения данных так, как это делает база данных.

В этом уроке я покажу вам всё для создания сводной таблицы в Excel 2013 из данных на нескольких листах, используя Data Model.

Видеоролик

Если вы хотите следовать уроку, используя собственный файл Excel, можете так и сделать. Или загрузите zip-файл к этому уроку, в котором содержится образец книги Pivot Consolidate.xlsx.

Изучение данных

В этой книге есть три рабочих листа: информация о клиенте, информация о заказе и информация об оплате.

Нажмите на лист Customer Info и убедитесь, что в нём содержатся номера заказов, а также название и состояние клиентов.

Нажмите на лист Order Info и посмотрите, что в нём содержатся номера заказов, а также поля за месяц, заказанные товары и то, являются ли эти продукты органическими.

Перейдите на вкладку Payment Info и убедитесь, что в ней содержатся номера заказов, сумма в долларах каждой продажи, способ оплаты и порядок размещения заказа новым или существующим клиентом.

Соединив все эти листы в области задач сводной таблицы, мы можем выбрать данные из каждого листа. Поскольку номера заказов существуют на всех трёх листах, они станут точками подключения. Это то, что база данных вызывает primary key. Обратите внимание: не обязательно иметь primary key, но он уменьшает вероятность ошибки.

Создание именованных таблиц

Перед созданием сводной таблицы давайте создадим таблицу из каждого листа.

Нажмите обратно в Customer Table, затем щёлкните в любом месте внутри области данных. Перейдите на вкладку Insert на панели ленты и щёлкните значок Table.

Диалоговое окно Create Table правильно определяет область таблицы. Флажок внизу должен также идентифицировать, что первая строка таблицы предназначена для заголовков. (Если нет, выберите этот вариант.)

Нажмите OK, и теперь у вас есть таблица с чередующимися штрихами и кнопками фильтра. Вы можете щёлкнуть внутри, чтобы снять выделение, если хотите лучше рассмотреть её (просто не нажимайте вне таблицы). На панели ленты также отображается вкладка Design для таблицы. На левой стороне ленты в поле Table Name отображается временное имя Table1. Удалите это и назовите его Customer_Info (используйте символ подчёркивания вместо пробела). Нажмите Enter.

Повторите эти действия с листами Order Info и Payment Info. Назовите таблицы Order_Info и Payment_Info.

Теперь мы готовы вставить PivotTable.

Вставка PivotTable

Убедитесь, что на листе Payment Info курсор находится где-то в таблице. Вернитесь на вкладку Insert ленты и щёлкните значок PivotTable (это самый первый значок).

В появившемся диалоговом окне необходимо правильно определить таблицу и выбрать, чтобы PivotTable перешла на новый рабочий лист. Внизу установите флажок Add this data to the Data Model. Нажмите OK.

Теперь у вас будет PivotTable на новом листе, в правой части экрана будет панель задач, а на ленте появится вкладка Analyze.

На панели задач отображается таблица и поля только активного листа, поэтому нажмите ALL, чтобы увидеть все созданные вами таблицы. Но прежде чем мы сможем их использовать, мы должны связать их друг с другом, а это означает создание отношений. Нажмите кнопку Relationships на панели ленты.

Настройка отношений таблиц

Нажатие этой кнопки отображает диалоговое окно Manage Relationships. Нажмите кнопку New и появится диалоговое окно Create Relationship . Мы создадим два отношения, используя поле Order # в качестве соединителя.

В раскрывающихся списках выберите Payment_Info для таблицы, а рядом с ним выберите Order # в раскрывающемся списке Column. Во второй строке выберите Customer_Info из раскрывающегося списка Related Table, а рядом с ней выберите Order # из раскрывающегося списка Related Column.

Это означает, что таблицы Payment_Info и Customer_Info связаны между собой по совпадению номера заказов.

Нажмите кнопку OK и мы увидим эти отношения, перечисленные в окне Manage Relationships.

Повторите этот процесс, чтобы создать связь между Payment_Info и Order_Info, также используя поле Order #. Теперь Manage Relationships окно выглядит так:

Обратите внимание, что нет необходимости создавать отношения между таблицами Order_Info и Customer_Info, так как они автоматически соединяются через таблицу Payment_Info.

Нажмите кнопку Close в нижней части окна. Теперь мы можем, наконец, перетащить поля в PivotTable.

Вставка полей в PivotTable

В разделе ALL на панели задач щёлкните маленькие стрелки, чтобы, развернув три таблицы, увидеть их поля. Перетащите поля в области PivotTable следующим образом:

• State и Month в строки
• Product в колонки
• $ Sale в значения
• Status в фильтры

Теперь вы можете использовать и изменять её, как и любую другую PivotTable.

Заключение

Используя новую функцию Object Data Model в Excel 2013, вы можете выбрать розовые поля из нескольких листов для создания единой PivotTable. Имейте в виду, что строки каждой таблицы должны быть каким-то образом связаны друг с другом. У вас больше шансов на успех, когда таблицы имеют общее поле с уникальными значениями.

Если вы ищете хорошие способы представления своих данных, Envato Market имеет хороший выбор Excel and PowerPoint templates, а также scripts and apps для преобразования данных Excel в веб-форматы и наоборот.