Как сделать трудовую книжку в электронном виде через госуслуги пошаговая инструкция

На всех лиц, работающих по трудовым договорам, в СФР подаются «Сведения о трудовой деятельности» (форма ЕФС-1). Работодатели обязаны отчитываться по каждому работнику, в отношении которого производились какие-либо кадровые мероприятия – прием, увольнение, перевод на другую работу и т.д. Именно из этих данных, передаваемых работодателем, в СФР формируются электронные трудовые книжки (ЭТК) на каждое лицо, зарегистрированное в системе пенсионного страхования. При этом не имеет значения, отказался ли работник от бумажной трудовой, или продолжает ее использование. Ознакомиться с данными своей ЭТК работник может разными способами, в том числе, получив выписку из трудовой книжки через «Госуслуги». Расскажем, как это сделать.

Выписка из электронной трудовой книжки: «Госуслуги»

Данные о трудовой деятельности хранятся в СФР в цифровом виде. Тем, кто устроился на свою самую первую работу в 2021 году и позднее, трудовые книжки на бумажных бланках уже не оформляют, поэтому сведения обо всех периодах работы таких лиц включаются в ЭТК.

Сотрудники, сохранившие бумажную трудовую, или отказавшиеся от ее дальнейшего ведения, в электронной книжке найдут детальные сведения о работе, поданные работодателем, начиная с января 2020 года. Информация о местах и периодах работы до 31.12.2019 г. (включительно) будет представлена без детализации – эти сведения приведены в бумажной трудовой, поэтому в электронную ТК не включаются. Чтобы сведения за прошлые годы внесли в ЭТК, придется посетить отделение СФР с бумажной трудовой и обратиться к его сотрудникам.

Получение сведений из ЭТК на портале «Госуслуг» занимает не более нескольких минут. Документ подписывается УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью) СФР РФ и имеет такую же силу, что и бумажный документ.

Как получить электронную трудовую книжку через «Госуслуги» — инструкция

Для получения выписки из ЭТК необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале. При наличии такой записи достаточно просто авторизоваться на «Госуслугах». Если же подтвержденной учетной записи у физлица нет, ее следует получить, обратившись лично с паспортом и СНИЛС в любой центр обслуживания (адреса указаны на портале) либо в отделение Почты России, или онлайн – через банк, клиентом которого является гражданин (список банков размещен на сайте). Также получить подтвержденную учетную запись можно при помощи КЭП, если таковая имеется у физлица.

После авторизации и входа на портал можно приступать к запросу выписки.

Как посмотреть трудовую книжку в «Госуслугах»:

• перейти на страницу «Услуги», далее использовать один из двух способов;
  • первый способ — выбрать вкладку «Категории услуг» — «Работа и занятость» — в пункте «Все услуги» открыть «Трудовое право» — «Выписка из ЭТК»;
  • второй способ – открыть вкладку «Органы власти» — выбрать «СФР» — «Выписка из ЭТК»;
• на следующей странице откроется окно для получения выписки, здесь же можно найти информацию о том, что находится в электронной трудовой книжке, какой юридический статус она имеет и т.д. Нажимаем «Получить выписку»;
• система сообщит, что запрос отправлен и в течение дня услуга будет оказана. Фактически документ формируется в течение нескольких минут.

Готовая выписка из ЭТК направляется в «Личный кабинет» на «Госуслугах». Чтобы ее увидеть, нужно войти в пункт «Заявления» и в списке документов найти «Предоставление сведений о трудовой деятельности…».

Выписка трудовой книжки в «Госуслугах» формируется в двух форматах – PDF и XML. Файлы можно открыть для просмотра или скачать, сохранить, распечатать, либо переслать на электронную почту.

Если каких-либо сведений о последних кадровых изменениях в выписке не обнаружено, нужно обратиться к своему работодателю – возможно, он просто еще не передал данные в СФР.

Читайте также: Как узнать баллы Пенсионного фонда на «Госуслугах»

Специализация: Гражданское, земельное, трудовое, уголовное право

Имеет более 15 лет юридического стажа в крупных холдингах Юга России.
Обладает опытом в области договорной и претензионной работы, мирного разрешения споров, судебного взыскания долгов и оспаривания прав на имущество.

Что такое электронная трудовая книжка

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

1. Фамилия, имя и отчество.
2. Место его работы.
3. Должность, профессия, специальность или квалификация.
4. Структурное подразделение.
5. Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
6. Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
7. Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
8. Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

1. О приёме на работу с указанием должности.
2. О переводе на другую должность.
3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

• о сохранении бумажной трудовой книжки;
• о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки. Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут. Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе. Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме СТД-Р. В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Продолжая использовать этот сайт, Вы принимаете условия пользовательского соглашения
и даёте согласие на обработку пользовательских данных (файлов cookie), в том числе с использованием системы
аналитики «Яндекс. Метрика», (IP-адрес; версия ОС; версия веб-браузера; сведения об устройстве (тип, производитель,
модель); разрешение экрана и количество цветов экрана; наличие программного обеспечения для блокирования рекламы; наличие Cookies;
наличие JavaScript; язык ОС и Браузера; время, проведенное на сайте; глубина просмотра; действия пользователя на сайте; географические
данные) в целях определения посещаемости сайта. Отказаться от обработки пользовательских данных и использования «cookie» можно, выбрав
соответствующие настройки в браузере. Однако это может повлиять на работу некоторых функций сайта.

ПОДРОБНЕЕ / СВЕРНУТЬ

ПОДТВЕРЖДАЮ

Молодежь, впервые поступающая на работу, не всегда понимает, что же это за цифровой документ такой «электронная трудовая книжка», как она выглядит, где её получить, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно, да и зачем она нужна. Об этом и поговорим.

Способы оформления ЭТК

Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас. То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка». В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход. То есть никакой книжки в электронном виде не существует. Есть только гига-,тера- или петабайты информации, из которых в отношении каждого из нас легко вычленить, когда, где и кем человек работал.

Для сведения: что такое электронная трудовая книжка, как с ней работать

Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.

Итак, оформляет этот документ работодатель. Он формирует в электронном виде информацию о стаже каждого работника и представляет ее по форме ЕФС-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и порядка ее заполнения») в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Подробнее: как правильно заполнить и подать отчетность по форме ЕФС-1

Как оформить электронную трудовую

Итак, в организацию пришел молодой человек, не имеющий стажа. И перед кадровиком встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку впервые поступившему на работу сотруднику.

С 1 января 2023 года работодатели предоставляют в СФР сведения по форме ЕФС-1.

Для этого работодатель заполняет:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Собственно, всё. Теперь у работника есть электронная книжка, и он впоследствии сможет получить выписку из нее.

Что касается того, как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, то здесь процедура та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Важно, что цифровые сведения о работе решили одну серьезную проблему кадровиков, которая была с бумажными документами о стаже.

Например, устраивается в организацию человек и говорит: нет у меня трудовой, заводите. А лет этому человеку далеко за 30. И сомнения у кадровика вполне обоснованны: трудовая где-то есть, а работник её просто не показывает. А потом выясняется, что работника уже несколько раз с разных мест увольняли по какой-то неприятной статье. Теперь довольно легко проверить слова работника. Если он работал официально, то работодатель не мог не передавать на него сведения в СФР (ПФР) о его стаже.

Если есть сомнения по поводу наличия/отсутствия предыдущего опыта работы, то работодатель вправе предложить работнику оформить электронную трудовую книжку на Госуслугах (вернее, запросить выписку из нее). Выписка делается в режиме реального времени 1 минуту. Всё придёт в личный кабинет. Если в ответе указано, что сведения отсутствуют, значит, работодатель рассматривает этого человека как впервые поступившего на работу, если сведения есть, то кадровик руководствуется ими. Если нет регистрации у соискателя на Госуслугах, то можно отправить его в МФЦ. Пусть он закажет выписку там.

Подробнее: как получить выписку из электронной трудовой книжки

В целом любой работник вправе получить все имеющиеся в распоряжении Соцфонда сведения о своей деятельности, Например, это потребуется, чтобы устроиться на работу, получить какие-либо социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, подать документы на визу и во многих других ситуациях. Соответственно, и встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку самому себе, то есть как получить сведения о своем стаже для предъявления по месту требования.

Итак, согласно статье 66.1 ТК РФ это справку получают:

• укажите работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя);
• в МФЦ;
• в Социальном фонде;
• на портале Госуслуг.

Информация о стаже формируется по форме СТД-Р. Эта форма и есть материализованное воплощение, собственно, электронной трудовой книжки. Она включает в себя следующую информацию (ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»):

• СНИЛС;
• ФИО;
• место работы: наименование организации, её регистрационный номер страхователя;
• сведения о выполняемой работе и периодах деятельности: дата приема на работу, должность или профессия, сведения о переводах на другую постоянную работу, о приостановлении и возобновлении действия договора, об увольнении (с указанием статей увольнения);
• реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений;
• информацию о подаче зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем бумажной книжки или переходе исключительно на цифровой формат ведения сведений о работе.

Подробнее: как заполнить отчет СТД-Р

Какие документы понадобятся

Но вернемся к работодателю и разберемся, как оформить электронную трудовую книжку работнику и какие документы нужны для этого.

Необходимы только те документы, которые человек и так предъявляет при устройстве в организацию. Перечень этих документов закрытый, он определен в статье 65 ТК РФ. В частности, для заполнения формы ЕФС -1 потребуется паспорт (необходимо указать ФИО, дату рождения), СНИЛС и ИНН. С паспортом обычно вопросов не возникает, ИНН указывается при наличии. А вот со СНИЛС иногда появляются проблемы.

Например, иногда встает вопрос, как оформить электронную трудовую книжку новому сотруднику, если у него ещё нет СНИЛС.

С 01.04.2019 утратила силу ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, которая полностью была посвящена порядку оформления СНИЛС. В настоящее время новые СНИЛС (зеленые пластиковые карточки) не оформляются. Регистрация в системе персонифицированного учета СФР осуществляется по формам, утверждённым постановлением Правления Пенсионного фонда России от 31.10.2022 № 243п «Об утверждении форм и форматов сведений, используемых для регистрации граждан в системе индивидуального (персонифицированного) учета, и Порядка заполнения форм указанных сведений».

То есть если у кандидата нет СНИЛС, то работодателю необходимо в рамках ч. 4 ст. 65 ТК РФ зарегистрировать этого работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Но без СНИЛС работодатель не сдаст ЕФС-1. Соответственно, для кадровика быстрее и удобнее будет отправить самого работника в МФЦ, чтобы он стал на учет самостоятельно. Таким образом, к моменту устройства кандидата на работу у него уже появится СНИЛС, так как работодателю оформить электронную трудовую без этого номера не получится.

С 1 января 2020 года, согласно Федеральному закону № 439-ФЗ, все работодатели формируют сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Закон регламентирует правила, сроки, формы предоставления отчётности. Как оформить электронную трудовую книжку, по каким правилам осуществлять ее ведение, как принять работника без стажа — эти и другие вопросы рассмотрим в статье.

Что такое электронная трудовая книжка?

Это информация о трудовой деятельности работника. Она зашифрована и размещена на электронных ресурсах Пенсионного фонда РФ.

Кто может видеть электронную трудовую книжку:

• ПФР;

• работодатель;

• работник.

Работодатель составляет отчёт по форме СЗВ-ТД, образец которой утверждён ТК РФ, и направляет сведения в ПФР. Доступ к информации имеют уполномоченные сотрудники ПФР.

Как и где посмотреть электронную книжку может работник:

• обратиться непосредственно в ПФР

• заказать справку в МФЦ или получить сведения на Госуслугах;

• запросить информацию у работодателя в любое время в период работы или при увольнении.

В первых двух вариантах работник получает справку по форме СТД-ПФР, где содержится полная информация о трудовой деятельности с начала 2020 года. Справку подписывает уполномоченный сотрудник ПФР с помощью ЭЦП. Работодатель же заполняет, заверяет и выдаёт справку по форме СТД-Р в день увольнения или в срок до 3 дней по запросу работника.

Особенности перехода на электронные трудовые книжки

Вопрос, кому нужна электронная трудовая книжка, уже не рассматривается: переход на эту систему осуществили все работодатели с 1 января 2020 года. При этом сохранилась обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки, вносить в них все изменения, если работник отказался полностью перейти на электронный формат.

Возможность определиться с форматом и принять решение всем трудящимся была предоставлена до 2021 года. Работодатели предлагают своим работникам полностью перейти на электронную ТК и отказаться от бумажной. Работник может подумать, нужна ли ему бумажная ТК, и принять решение:

• Если он выбрал отказ от бумажной версии, то должен подкрепить своё решение письменным заявлением в ПФР. Работодатель при этом делает в ТК соответствующую запись о переходе на электронную ТК и возвращает её работнику. С этого момента с него снимается ответственность за хранение и ведение бумажной ТК, согласно ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ. 

• Если работник предпочитает продолжить вести бумажную ТК, работодатель, как и прежде, вносит в неё данные и обеспечивает бережное хранение. При этом параллельно он ведёт электронную ТК и предоставляет работнику возможность получить при необходимости копию, то есть справку по форме СТД-Р. 

Если работник не перешёл на электронную ТК и сохранил бумажную, он может изменить своё решение в любой момент у текущего или следующего работодателя. Тем, кто впервые оформляет трудоустройство, с 1 января 2021 года делают только электронную трудовую книжку. 

Как завести электронную трудовую книжку?

Для каждого работника создаётся индивидуальный отчёт по форме СЗВ-ТД, в который далее вносят изменения. СЗВ-ТД формируется и для внешних и внутренних совместителей, и для удалённых сотрудников. Исключением являются лица, работающие по договорам на оказание услуг и ГПХ.

В отчёте работодатель указывает свой регистрационный номер в ПФР, название компании, ИНН, КПП, а также данные сотрудника — ФИО, дату рождения, СНИЛС. Обязательно указывают дату приёма на работу и все важные изменения в процессе трудовой деятельности (смена должности, новая специальность или квалификация), вносят отметку об увольнении. Указывают основания для оформления кадрового события, например, данные приказа.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если количество работников юрлица превышает 25 человек, отчёты направляются только в электронном виде, в обязательном порядке заверенные ЭЦП. Организациям и ИП с численностью сотрудников до 25 человек СЗВ-ТД можно подавать как в электронном, так и в бумажном виде. Бумажный документ заверяется подписью руководителя юрлица или его доверенного лица, а в случае с ИП — личной подписью.  

Отчитаться перед ПФР работодатель обязан на следующий день после издания приказа о приёме на работу или увольнении. Также необходимо отчитываться ежемесячно до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. За нарушение сроков предусмотрены штрафы по ч.2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. 

Прием нового сотрудника 

При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:

• Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР. 

• Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные. 

• Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК. 

Увольнение работника

Работодатель обязан в день увольнения выдать СТД-Р работнику, который перешёл на электронную ТК. Также он может, но не обязан предоставлять СТД-Р работникам, которые сохранили бумажную ТК. 

По сути, электронная трудовая книжка очень удобна для работодателя. Сложности могут возникнуть из-за сроков подачи отчётности. Например, когда за один день нужно сделать перевод целого подразделения, успеть подать отчёт за всех крайне тяжело. Значительно упрощает процесс сервис «СФЕРА Отчётность». Вы можете быстро отправлять отчёты по форме СЗВ-ТД в ПФР в электронном формате, подписанные ЭЦП. Сервис всегда доступен онлайн.