Как создать бизнес процесс в битрикс24 инструкция

Эта статья может быть полезна тем, кто хочет научиться создавать бизнес-процессы (БП) на портале Битрикс24. В ней будет подробно и занудно описан каждый шаг при разработке бизнес-процесса в CRM на примере несложной автоматизации сделки.

Этапы разработки бизнес-процесса

1. Постановка задачи
2. Создание шаблона БП
3. Тестирование
4. Сдача в эксплуатацию
5. Видео инструкция

Постановка задачи и описание алгоритма

В нашем случае задача выглядит так: «Необходимо назначить руководителя Наблюдателем сделки, если сумма сделки 100 000 руб. или больше».

Теперь, когда у нас сформулирована задача, можно приступить к описанию алгоритма. Этот этап нужен для того, чтобы представить решение задачи в структурированном виде, состоящем из отдельных действий и их взаимосвязей. Вы можете разрабатывать алгоритм с помощью любых удобных вам инструментов, например, нарисовать схему на листе, или описать последовательность шагов, или воспользоваться каким-либо сервисом для визуализации блок-схем.

Для нашей задачи достаточно простого описания алгоритма:

Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.

Создание шаблона по шагам

Шаблон бизнес-процесса – это инструмент Битрикс24, посредством которого можно реализовать ваш алгоритм.

В Битрикс24 можно разрабатывать бизнес-процессы для разных объектов (лидов, компаний, элементов Списков…) и для каждого из них надо выбирать соответствующий шаблон. Мы будем создавать шаблон БП для сделок, поскольку наша задача касается автоматизации сделки.

Перед началом работ убедитесь, что у вас достаточно прав. Для работы с бизнес-процессами в CRM вы должны быть или администратором портала, или иметь включенную опцию «Разрешить изменять настройки» в настройках роли в правах доступа CRM.

Шаг 1. Добавляем шаблон БП для сделок

Переходим в раздел CRM – Настройки – Настройки CRM.

Если вы не можете найти раздел «Настройки» среди пунктов меню, то поищите его под пунктом «Еще» (крайний правый), может быть он прячется там.

Если и это не помогло, то обратитесь к администратору портала, может быть, у вас недостаточно прав для создания БП.

В Настройках выбираем Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы.

Добавляем шаблон для сделок. По умолчанию добавляется шаблон для последовательного бизнес-процесса, что нам и требуется в данном случае (и вообще требуется в 99,99% случаев).

Шаг 2. Настройка шаблона

В появившемся окне изменяем Название и добавляем Описание (это не обязательно, но хороший тон).

Обратите внимание на настройки автоматического запуска – «Автоматически запускать».

По умолчанию там указано «При добавлении». Убираем ее! Не стоит, чтобы при добавлении новых сделок запускался наш недоделанный бизнес-процесс (а недоделанным он будет всегда, пока не проведено тестирование).

В окне настроек шаблона мы видим несколько вкладок:

• Основное (которую мы только что заполнили)
• Параметры
• Переменные
• Константы

Параметры служат для добавления информации при запуске процесса и для передачи данных между разными БП.

Переменные нужны для временного хранения данных в ходе бизнес-процесса, и они очищаются после его завершения.

Практическое применение параметров и переменных будет описано в следующих статьях.

Константы нужны для хранения постоянной информации, которая не меняется в ходе БП.

Именно их мы будем использовать в нашем примере для хранения значения 100 000 руб. (минимальной суммы, достойной внимания руководителя) и самого руководителя.

Давайте добавим их на вкладку «Константы».

Для добавления суммы заполните поля:

• Идентификатор – можно использовать только латинские символы, цифры и знак подчеркивания (не волнуйтесь, если вы ошибетесь, то система вам подскажет).
• Название – здесь пишите, что и как вам угодно, но лучше, чтобы это было информативное название.
• Описание – поле не обязательно заполнять, в данном примере и так все понятно, но давайте опишем для наглядности.
• Тип – здесь выберите тип «Целое число»

При добавлении Руководителя заполните те же поля.

Для Типа выберите «Привязка к пользователю».

При заполнении поля «Значение константы» вам сейчас надо выбрать не реального руководителя, а себя или, еще лучше, предварительно созданного тестового пользователя.

Для выбора пользователя нажмите кнопку для вставки значения (запомните ее вид, она будет часто использоваться во время работы над шаблоном):

Выберите пользователя из списка (в данном примере выбран «Тестовый Cотрудник»). Если вы не видите в списке нужного вам пользователя, то поищите его в разделе «Категории пользователей».

Теперь вкладка «Константы» будет выглядеть так:

Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» для сохранения параметров шаблона!

Если вы немного утомились и хотите сделать перерыв, то давайте сохраним все что мы сделали с помощью кнопки «Применить»:

Советую вам не забывать периодически нажимать на эту кнопку, чтобы не потерять промежуточные результаты своей работы.

Шаг 3. Добавление блок-схемы

Блок-схема формируется с помощью действий, сгруппированных по разделам.

Вначале вам будет непонятно, какие действия в каких разделах искать и в каких случаях их применять. Но со временем вы увидите, что действий не так уж и много и в процессе работы вы познакомитесь с ними досконально.

Вспомним наш алгоритм: «Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.»

Нам потребуется действие «Условие» из раздела «Конструкции».

Раскроем раздел и перетащим «Условие» к серому треугольнику, как показано на скриншоте.

Есть еще один способ добавить действие.

Кликнув на треугольник, вы получите список с разделами и здесь уже из раздела «Конструкции» выберите действие «Условие».

Перейдем к настройке Условия.

Вначале давайте изменим название действия. В нашем простом примере с одним условием это кажется лишним, но если вы будете разрабатывать более сложные бизнес-процессы с несколькими условиями, то увидите, насколько удобно, когда блок-схема легко читается.

Для изменения названия нажмите на шестеренку и введите свое название в поле «Заголовок».

Теперь разберемся с ветками условия. По умолчанию их 2, как нам и надо для нашей задачи. Но в принципе можно добавить сколько угодно веток с помощью значка «+» справа от названия.

Настроим левую ветку.

Назовем ее «ДА».

Для «Типа условия» выберем «Поле документа», поскольку мы будем проверять поле сделки («документ» – это общее название элемента, на котором запускается БП).

В появившемся поле документа выберем «Сумма».

В качестве условия выберем «не меньше», поскольку «равна или больше» означает «не меньше».

Для установки Значения нажмите кнопку для вставки значения:

В окне «Вставка значения» раскройте «Константы» и выберите константу «Минимальная сумма».

Настройки левой ветки теперь выглядят так:

Сохраните их.

Таким образом мы добавили в блок-схему проверку условия:

Если сумма сделки (то есть поле сделки «Сумма») равна или больше (то есть «не меньше») 100 000 руб. (значение нашей константы summa_min).

Теперь перейдем к условию в правой ветке.

Здесь достаточно ввести «НЕТ» в поле «Заголовок» и то, это надо только для наглядности нашего условия.

Сейчас, когда у нас готовы 2 ветки, давайте добавим в них действия для логирования.

Это надо для того, чтобы потом по записям в Журнале бизнес-процесса мы могли проверить, как он работает.

За добавление в лог отвечает действие «Запись в отчет» из раздела «Прочее».

Добавьте текст. В текст можно добавить поля, константы, переменные… В нашем примере в текст вставлены поле сделки «Сумма» и константа для минимальной суммы. Добавьте их с помощью кнопки для вставки значения, подобно тому, как мы это делали при добавлении условия в левой ветке.

Для добавления действия «Запись в отчет» в правую ветку условия скопируйте действие, перетаскивая его как показано на скриншоте при нажатой Ctrl. Если будете перетаскивать без Ctrl, то действие будет перемещено, а не скопировано.

Отредактируйте текст в новом действии, изменив «ДА» на «НЕТ».

Вы можете написать свои тексты в этих действиях, главное, чтобы потом из записей Журнала вам было ясно, что происходит с вашим БП.

Теперь в левую ветку добавим наблюдателя к сделке.

Для этого выберем действие «Изменение наблюдателей» из раздела «CRM».

Здесь оставьте действие «добавить» и нажмите на кнопку «…» для выбора наблюдателя.

Поскольку наблюдатель у нас находится в константе «Руководитель», то ее и выберем.

Теперь действие выглядит так:

Итак, наш шаблон готов. Не забудьте его сохранить!

Запуск и Тестирование

Для тестирования создайте сделку c суммой больше 100 000 руб., например, 200 000 руб.

Перейдите в карточку сделки и запустите БП вручную, выбрав его из списка.

Теперь давайте посмотрим Журнал на вкладке «Бизнес-процессы».

Из журнала видно, что БП пошел по левой ветке, как и ожидалось.

Также мы видим, что в карточке сделки «Тестовый сотрудник» установлен как наблюдатель.

Также надо провести тесты, когда сумма сделки < 100 000 руб. и когда сумма сделки = 100 000 руб.

Для этого можно создать новые тестовые сделки с этими суммами или менять сумму в нашей тестовой сделке, при этом не забывая очищать поле «Наблюдатели».

Если все тесты прошли успешно, то можно переходить к последнему этапу.

Сдача в эксплуатацию

Перед запуском БП в работу нам надо сделать 2 вещи.

Первое, это установить реального руководителя вместо Тестового сотрудника в константе «Руководитель».

Для этого выберите наш шаблон в Списке шаблонов для сделок

и измените значение константы «Руководитель» на реального пользователя.

И второе, это установить автозапуск процесса.

Поскольку сумма сделки может быть указана и при добавлении сделки, и при ее изменении, то для автоматического запуска отмечаем 2 чекбокса «При добавлении» и «При изменении».

Теперь наш бизнес-процесс в работе!

Краткий видеогайд

Мы подготовили для вас крутую видео инструкцию по созданию этого бизнес-процесса.

Просмотров: 56307
Дата последнего изменения: 23.08.2023

Наконец к самому интересному — создаем свой бизнес-процесс «с нуля»

СОЗДАНИЕ ПРОЦЕССА В ЖИВОЙ ЛЕНТЕ

• Нам нужен объект, по которому будем запускать бизнес-процесс
• Настроим поля и форму создания объекта

УТВЕРЖДЕНИЕ У РУКОВОДИТЕЛЯ

• Определим руководителя
• Используем переменные
• Изменим поля документа
• Поставим задание — ознакомиться, с одобрением или отклонением
• Добавим уведомления пользователям портала

ПРОВЕРКА РАБОТЫ, ЗАПИСЬ В ЛОГ И СТАТУС

• Посмотрим на реализованный сценарий бизнес-процесса
• Добавим информативности в результаты работы бизнес-процесса

УСЛОВИЕ И КОНСТАНТЫ

• Ознакомимся с настройкой действия «условие», создадим разные ветки пути в бизнес-процессе
• Узнаем, почему для определения «бухгалтера» будем использовать константу

СОГЛАСОВАНИЕ У БУХГАЛТЕРА

• Усложняем алгоритм: добавляем условия и переменную
• Переменная поможет управлять, она определит, по какой ветке пустить выполнение бизнес-процесса

ЗАПУСК И ОТЛАДКА

• Посмотрим, как выглядит созданный нами бизнес-процесс для пользователей
• Найдем ошибку, допущенную в реализации логики процесса

ЦИКЛ

• Используем «цикл»: будем повторять набор действий, пока нужное нам условие не выполнится
• Познакомимся с настройками действия «цикл»

ЗАПРОС ДАННЫХ У ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ И СОХРАНЕНИЕ В ДОКУМЕНТЕ

• Пора добавить доработку заявки сотрудником
• Научимся запрашивать данные у пользователя и сохранять их в «документе»
• Дадим возможность пользователю «сдаться» и не дорабатывать заявку

ПРАВА ДОСТУПА

• Реализуем типовой сценарий: сотрудник видит заявки, добавленные только им

Бизнес-процессы со статусами, в отличии от последовательных, используют для решения действительно больших и сложных задач. Поэтому и создавать их чуть сложнее. Но на самом деле ничего замудренного тут нет.

Давайте вместе по порядку разберемся с процессом создания и настройки. Уверен, что потом вы не испытаете никаких сложностей с бизнес-процессами со статусами в своей компании 

Из чего складывается создание такого бизнес-процесса?

Создание можно разделить на 2 этапа:

1. Создание самих статусов;
2. Настройка действий внутри статусов, связей между статусами и прав доступа.

Теперь рассмотрим данные этапы по порядку.

Как создавать статусы?

Как только вы перейдете к созданию шаблона, то вы увидите кнопку Добавить статус. Как ни странно, нам нужна именно она:)

Запомните главное правило: первый статус поменять будет уже нельзя! Поэтому продумайте заранее, с какого статуса будет начинаться ваш бизнес-процесс! Очень часто встречаю ситуации, что люди забывают об этом и все приходится переделывать.

При добавлении статуса вам также можно будет настроить права доступа к бизнес-процессу в данном статусе. По умолчанию процесс будет использовать те же права, что и на создаваемый элемент. Но если вам нужны какие-то специфические настройки прав, то их нужно настроить здесь.

Как видите по скриншоту, права можно настроить как для отдельных сотрудников, так и для целых отделов и групп.

Как настроить сам статус?

Теперь мы переходим к главной части — настройке статусов. В статус можно добавить: Команду, Обработчики входа и выхода, Выполнение через заданное время.

Каждый из них по сути является отдельным последовательным процессом. Если в них разобраться, то практически никаких сложностей вы больше не встретите, я вам гарантирую:

• Когда процесс переходит в статус, то всегда автоматически выполняется Обработчик входа в данный статус.
• Как только мы укажем переход к новому статусу, то сработает Обработчик выхода.

  Связь между статусами указывается с помощью действия Установить статус.

  По сути этих двух процессов вам будет достаточно для создания. Следующие пункты необязательны, но помогают сделать процесс куда более гибким и удобным.

• Команда — отдельный процесс, который нужно запускать вручную, если это необходимо. Очень полезен, если нужно определить маршрут прохождения процесса в зависимости от ситуации. Например, компания занимается продажей крыжовника. Если клиент — гигантский холдинг по производству варенья, то мы направляем по сценарию особо крупных закупок. Если же клиент — бабуля, которая хочет порадовать внуков, то в отдел частных клиентов.
• Выполнение через заданное время — процесс, который начнет свое выполнение автоматически через указанное время. Очень удобно использовать, если нужно выполнить какое-то действие без участия сотрудников.

Также имейте в виду, что, дойдя до действия Установить статус, процесс сразу переходит к обработчику выхода. Если у вас есть «Команда» или «Выполнение через заданное время», то они не будут выполняться, если в обработчике входа уже устанавливается новый статус.

Если вы измените и сохраните шаблон, он применится только к новым бизнес-процессам. Запущенные ранее бизнес-процессы продолжат работать по старому шаблону.

Бизнес-процесс (БП) – это определённая последовательность действий, выполняемых с целью достижения какого-либо результата. Сегодня можно многие рутинные процедуры автоматизировать с помощью CRM – систем управления взаимоотношениями с клиентами. Эти программы упрощают, ускоряют разные операции, такие как выставление счетов, заключение сделок, формирование текущей и важной документации, подготовка и подписание договоров, заключение сделок, обработка лидов.

Одна из самых популярных CRM – «Битрикс24». На этой платформе можно создать и с ожидаемым результатом реализовать бизнес-процесс. В данной статье рассмотрим пошаговый алгоритм постановки и выполнения задачи на примере простой сделки, требующей автоматизации.

Пошаговое проектирование бизнес-процесса: основные этапы

Подготовка, запуск и реализация бизнес-процесса в CRM «Битрикс24» включает несколько этапов:

1. Постановка конкретной задачи. Важно понять, чего нужно добиться в итоге, то есть после успешного завершения бизнес-процесса.
2. Описание алгоритма. Этот этап позволяет структурировать решение задачи, разделить его на последовательные, взаимосвязанные действия.
3. Формирование шаблона процесса. Это инструмент, который поможет внедрить в бизнес и реализовать необходимый алгоритм действий.
4. Предварительное тестирование. Это проверка корректности созданного шаблона, которая поможет выяснить, будет ли процесс правильно работать.
5. Введение в эксплуатацию. На данном этапе выбирается руководитель, а также устанавливается автоматический старт бизнес-процесса.
6. Непосредственно использование. Если всё сделано верно, то бизнес-процесс будет корректно работать.

Ниже рассмотрим подробнее каждый шаг.

Задача

В рассматриваемом нами примере задача такая: «Нужно присвоить руководителю статус наблюдателя при сумме сделки от 100 тысяч рублей». Это то, что необходимо сделать в итоге, то есть результат бизнес-процесса. От корректности, конкретики задачи зависит успешность следующих этапов.

Алгоритм

Когда задача чётко поставлена, можно описывать алгоритм. Нужно продумать отдельные действия, их последовательность, взаимосвязь. Для разработки алгоритма можно использовать разные способы, например, изобразить простую схему или написать процесс по пунктам на листе бумаге. Также для визуализации блок-схем можно применить специальный сервис.

Но в нашем примере задача ясная и простая, поэтому и алгоритм будет несложным. Он выглядит так: «Если сумма сделки равна 100 000 рублей или больше, то нужно назначить руководителя наблюдателем».

Шаблон

Шаблон является инструментом CRM, который позволяет реализовать запланированный алгоритм. В системе «Битрикс» возможно создавать бизнес-процессы для различных объектов, например, элементов списков, организаций, лидов. И для каждого компонента требуется соответствующий подходящий шаблон.

Так как наша задача затрагивает автоматизацию сделки, то подходит шаблон для сделок. Перед началом создания бизнес-процесса удостоверьтесь в том, что имеете достаточно прав для такой операции. Для доступа должно выполняться одно из условий: статус администратора портала или включение опции с названием «Разрешить изменять настройки» (такая функция находится в разделе прав доступа CRM, в настройках роли). Если одно из требований соблюдено, можно действовать дальше. Ниже рассмотрим все последующие шаги.

Добавление шаблона для сделок

Чтобы добавить соответствующий шаблон, необходимо найти в интерфейсе «Битрикс24» раздел настроек и выбрать в нём подраздел настроек CRM. Если в главном меню такого нет, возможно, данный пункт находится в крайнем правом углу, в области с названием «Ещё».

Полезная информация! Если поиск не дал результатов, то поинтересуйтесь у администратора портала, доступны ли соответствующие права для выполнения таких операций.

В разделе настроек CRM выбирайте сначала подраздел, который называется «Роботы и бизнес-процессы». Далее нажмите на область «Бизнес-процессы». Тут ищите «Сделки» и для них выберите действие добавления шаблона. По умолчанию установлен вариант для процессов последовательного типа, и именно он подходит в большинстве случаев.

Настройка добавленного шаблона

В открывшемся окне следует изменить название на соответствующее поставленной задаче, а также добавить хотя бы краткое описание. Последний шаг необязательный, но он демонстрирует ответственный подход сотрудника.

Далее настраивайте «Автоматический запуск». Тут изначально поставлена галочка напротив пункта «При добавлении». Её нужно снять. Если этого не сделать, то с каждой новой добавляемой сделкой будет стартовать незавершённый процесс. А недоделанным он остаётся до проведения тестирования.

Для окна настроек шаблона открываются разные вкладки. Первая – «Основное». Её заполнение мы рассмотрели выше. Вторая вкладка – «Параметры». Здесь можно вводить данные для запуска бизнес-процесса, а также для обмена информацией между несколькими БП.

Третья вкладка – «Переменные». Тут хранятся временные сведения, добавляемые и используемые в ходе процессов и автоматически удаляемые после их завершения. Последний пункт – «Константы». В него включается информация постоянная, не подвергаемая изменениям при протекании БП.

Именно в «Константах» нужно указать и сохранить минимальную сумму, равную 100 тысячам рублей, при которой требуется наблюдение за ходом сделки руководителя.

Чтобы указать «Константу», нажмите на соответствующую вкладку и в ней заполните несколько полей:

• Идентификатор. Сюда вводятся цифры, латинские буквы и знаки подчёркивания. Если вы случайно совершите ошибку и впишете другой символ, система сразу оповестит вас об этом.
• Название. Тут могут указываться любые символы. Но лучше сделать название ёмким, понятным, информативным.
• Описание. Данное поле можно не заполнять, так как в рассматриваемом примере всё предельно ясно и без уточнений. Но всё же лучше добавить разъясняющую информацию, например, короткую фразу типа «Минимальный размер суммы для проверки сделки руководителем».
• Тип. Тут нужно установить вид целого числа.

Другой константой будет руководитель. Добавляя его, нужно заполнять все те же поля, рассмотренные выше. Для пункта «Тип» задайте вариант «Привязка к пользователю». Заполняя «Значение константы», укажите не фактического руководителя, а тестового пользователя, созданного заблаговременно, либо себя.

Для выбора конкретного лица нажимайте на кнопку, соответствующую вставке определённого значения. Она выглядит, как три точки – «…». Её вид лучше запомнить, так как эта опция при работе с шаблонами используется очень часто.

В открывшемся списке ищите нужного пользователя. В нашем случае оптимальный вариант – это «Тестовый сотрудник». Если в списке нет того, что вы хотите найти, то откройте раздел категорий пользователей.

При правильном заполнении должно быть две константы: «Руководитель» и «Минимальная сумма». Для них в общем списке отмечены идентификаторы с произвольными названиями, а также типы. В графах «Множественный» и «Обязательный» ничего нет. Чтобы сохранить шаблон после его создания, нужно нажать на соответствующую кнопку сохранения.

Совет! Чтобы в процессе формирования шаблона не терять промежуточные рабочие результаты, желательно периодически нажимать на кнопку «Применить».

Создание блок-схемы

Делать блок-схему нужно посредством распределённых по разделам действий. Новичку будет сложно сразу понять и запомнить, где такие действия искать, когда использовать их. Но на самом деле количество не очень большое. Со временем вы во всём разберётесь.

Итак, наш разработанный алгоритм – это «Если сумма сделки равна 100 000 рублей или больше, то нужно назначить руководителя наблюдателем». Открывайте раздел конструкций, тут ищите действие «Условие». Наводите на него курсор, зажимайте правую клавишу компьютерной мышки и перемещайте пункт в зону серого треугольника, расположенного между полями «Начало» и «Конец».

Но есть и другой метод добавления условия. Если вы кликните на серый треугольник, то увидите открывшийся список доступных разделов. Тут нужно нажать на «Конструкции», а потом выбрать искомое действие.

Теперь нужно настроить условие. Сначала следует изменить название данного действия. В нашем примере условие единственное, но если бизнес-процесс многокомпонентный, то блок-схема будет гораздо легче читаться, если называть каждое действие.

Итак, чтобы задать название, в поле условия кликните на значок шестерёнки. Введите символы в поле, относящееся к заголовку. Название должно быть ёмким, не вызывающим вопросов у участников процесса.

Перейдём к веткам условий. Их по умолчанию две. И для разбираемого в качестве примера задания такое количество как раз подходит. Но можно добавлять сколько угодно ответвлений. Для этого используйте расположенный справа от названия знак плюса – «+».

Выполним настройку ветки, находящейся слева. Присвоим ей наименование «ДА». Для «Типа условия» следует установить вариант «Поле документа». Это обобщённое название элемента, используемого для запуска бизнес-процесса.

Ниже появится область поля документа, где надо выбрать сумму. Далее устанавливайте конкретное условие. Так как в нашем примере это сумма от 100 000 рублей, то подойдёт «не меньше». Затем нужно ввести значение, нажав на кнопку его вставки (три точки).

Вы увидите окно вставки значения, где нужно будет открыть «Константы» и далее выбрать вариант, соответствующий минимальной сумме.

Затем нужно будет сохранить полностью настроенную левую ветку, кликнув на соответствующую кнопку.

Результат рассмотренных выше работ – внедрение в блок-схему проверки для условия: если сумма заключаемой сделки, введённая в поле «Сумма», не меньше установленного значения константы, равного 100 000 руб.

Далее нужно установить условие для правой ветви. В качестве заголовка тут будет достаточно указать «НЕТ». Тип – «Истина».

После полной готовности обеих ветвей можно внедрять в них действия, необходимые для логирования. Так в дальнейшем вы сможете понимать по записям в Журнале, как функционирует бизнес-процесс.

Для добавления в лог следует пользоваться действием «Запись в отчёт», которое можно найти в разделе «Прочее».

В «Записи в отчёт» указывается текст. В нём могут содержаться константы, поля, переменные. Для нашего примера важны поле суммы и константа для её минимального значения. Для добавления необходимых элементов можно пользоваться кнопкой вставки с тремя точками. Алгоритм такой же, как при введении условий.

Чтобы в правую ветку условия добавить «Запись в отчёт», нужно данное действие скопировать – зажать кнопку «Ctrl» на клавиатуре и перетащить поле. Без нажатия «Ctrl» вы просто переместите действие без его копирования.

В новом сформированном действии нужно скорректировать текст. Вместо «ДА» впишите «НЕТ».

Тексты, в принципе, могут быть любыми, но по ним, читая Журнал, вы должны чётко понимать события бизнес-процесса.

Далее левую ветку нужно дополнить наблюдателем, используя действие с названием «Изменение наблюдателей» (найти его вы сможете в разделе «CRM»).

Тут оставляйте вариант «добавить». Для установки наблюдателя нажимайте на кнопку вставки с тремя точками.

Нужный нам наблюдатель размещается в константе с наименованием «Руководитель». Её и следует выбрать.

Шаблон полностью готов. Его нужно сохранить.

Запуск с тестированием

Чтобы протестировать созданный шаблон и оценить корректность его работы, следует сначала создать сделку, сумма которой больше установленных 100 тысяч. Пусть это будет 200 000. Открывайте карточку, соответствующую сделке, и вручную запускайте ваш бизнес-процесс, найдя его в списке.

Теперь во вкладке бизнес-процессов откройте журнал. По нему понятно, что БП последовал по левой ветви, как и было нужно.

В карточке в качестве наблюдателя выбран тестовый сотрудник.

Итак, первый тест успешно проведён. Но также нужно протестировать бизнес-процесс при других суммах: равной 100 000 и меньше этого значения. Вы можете создавать новые тестовые проверочные сделки, указывая нужные суммы, или же изменять цифры в уже использованной контрольной сделке. В таком случае поле наблюдателей нужно освобождать.

Если бизнес-процесс работает корректно, можно начинать заключительный этап.

Введение в эксплуатацию

Перед интеграцией нашего бизнес-процесса в деятельность компании нужно сделать два дела. Первое – указание вместо тестового сотрудника настоящего руководителя. Для этого в списке шаблонов для вашей сделки найдите нужный вариант и в нём откорректируйте константу, указав там реального пользователя, например, директора компании или главного менеджера отдела сопровождения сделок.

Второе дело – установка автозапуска. Отметить нужно одновременно два чекбокса: «При изменении» и «При добавлении». Такое решение связано с тем, что сумма может задаваться как на этапе добавления новой сделки, так и при её изменении.

Готовый бизнес-процесс запущен и может корректно работать.

Общая информация о бизнес-процессах

Зачем нужны бизнес-процессы? Они могут решать несколько задач:

• обработка запросов клиентов, соискателей вакансий, потенциальных партнёров – сбор и учёт заявок, поступающих от посетителей сайта, работающего на CRM «Битрикс24»;
• назначение заданий и сотрудников компании, ответственных за их выполнение;
• оформление и последующее заключение договоров;
• проведение сделок, в том числе с участием наблюдателей из числа руководства компании;
• отправка персональных заказов;
• подготовка счетов и их выставление;
• корпоративный документооборот – создание и сохранение в базе файлов для многих типовых документов, например, чеков, соглашений, накладных, заявлений;
• обновление карточек, статусов при переходах текущих сделок на новые стадии;
• рассылка уведомлений уполномоченным сотрудникам;
• контролирование выполнения условий сделки на каждом её этапе;
• мониторинг сроков.

БП увеличивают эффективность работы разных подразделений компании, обеспечивают прозрачность деятельности сотрудников, сокращают риски связанных с влиянием человеческого фактора ошибок, повышают скорость принятия текущих решений, снижают объёмы бумажной документации, гарантируют полноценный контроль выполнения задач в режиме реального времени.

Какими бывают бизнес-процессы? В CRM «Битрикс24» предусмотрено три их вида:

• «Общие». Они свойственны всем компаниям. К ним относятся создание счетов для оплаты, отправка сотрудников в отпуска с подготовкой отпускных листов. Расположение – в разделе процессов во вкладке «Компания».
• «Мои процессы». Это активность отдельного пользователя, доступ к которой открывается администратором CRM. Для поиска этого раздела нужно открыть вкладку бизнес-процессов.
• «CRM и бизнес-процессы». Путь к ним проходит через пункт меню «CRM», раздел настроек, подразделы автоматизации и БП. Для быстрого перехода к доступным процессам можно воспользоваться «Живой лентой».

Создание

Для формирования простого БП нужно:

1. Зайти в «Живую ленту», открыть «Ещё», выбрать «Процессы», а потом кликнуть на кнопку создания нового БП.
2. Откроется окно, во вкладке настроек которого задаются имя с описанием и облегчающий сортировку индекс важности. Также можно установить изображение.
3. Во вкладке доступа отмечайте уполномоченных лиц. Эти сотрудники, указанные по именам, которые в своих личных профилях смогут посмотреть задачу.
4. К каждому шагу БП можно делать примечания через вкладку подписей.

Для дополнения БП условием применяют действие «Задача». Далее следует кликнуть на шестерёнку, установить все важные параметры, как это было рассмотрено в нашем примере.

Заключение

Автоматизация текущих рутинных бизнес-процессов – важное техническое направление деятельности компании. Она предоставляет возможность существенно экономить время сотрудников и клиентов организации, осуществлять обязательное согласование некоторых действий с руководством, упрощать контроль важных операций, распределять полномочия и ответственность, повышать эффективность труда, исключать сильное влияние человеческого фактора и оценивать результаты реализации проектов.

Чтобы автоматизировать функционирование компании грамотно, нужно обладать определенными базовыми знаниями, пройти обучение, изучить самые удачные кейсы либо воспользоваться услугами квалифицированного специалиста.

Бизнес-процесс — это некоторая последовательность шагов, которая автоматизирует типовые операции внутри компании.

Бизнес-процессы доступны только на тарифе Профессиональный, а также на архивных тарифах Команда и Компания. Кликните здесь, чтобы выбрать подходящий тариф или обратитесь к нашим менеджерам по телефону +7 (495) 118-39-18 или через форму внизу статьи.

Работа с бизнес-процессами в Битрикс24 позволяет автоматизировать ежедневные рутинные операции. Например:

• процесс обработки лидов, 

• перенесение сделок в нужный статус,

• выставление счетов и управление ими,

• построение и постановка задач.

Это помогает организации существенно сократить затраты времени и средств.

В Битрикс24 представлено несколько базовых бизнес-процессов:

• Заявление на отпуск;

• Счет на оплату;

• Исходящие документы;

• Выдача наличных;

• Заявление на командировку.

Перейти к процессам можно из Живой ленты.

Права настройки типовых бизнес-процессов имеет только администратор корпоративного портала.

Примеры распространенных процессов:

• Заключение договора;

• Выписка счета;

• Оформление сделки;

• Принятие заказа;

• Отчет по расходу средств и так далее.

Будьте внимательны! Бизнес-процессы Битрикс24 доступны только на тарифе Профессиональный, а также на архивных тарифах Команда и Компания. Подробнее о различиях тарифов здесь.

Создание бизнес-процесса в Битрикс24

Зайдите в Живую ленту > Еще > Процессы > Создать новый процесс (внизу списка).

Во вкладке «Настройки» содержатся базовые настройки бизнес-процесса.

Заполните необходимые поля:

• Название процесса;

• Описание процесса;

• Сортировка – индекс сортировки, который определяет положение бизнес-процесса в списке (чем больше индекс, тем ниже в списке он будет отображаться).

• Картинка.

Во вкладке «Подписи» отображаются подписи к разным разделам бизнес-процесса и его элементам. Их можно отредактировать по своему усмотрению.

Вкладка «Доступ» позволяет назначать своим коллегам права для работы с текущим бизнес-процессом. Для этого нужно отметить одного сотрудника или выбрать группу пользователей.

После нажатия кнопки «Сохранить» процесс появится в списке ранее созданных бизнес-процессов. Его можно изменить или отредактировать, а также продублировать в Живой ленте (для этого поставьте галочку в специальное поле).

Алгоритм запуска бизнес-процесса

Создание бизнес-процесса можно произвести и вручную через меню «Шаблоны бизнес-процессов».

Тип автоматизации бизнес-процесса выбирается самостоятельно. Запустить процесс можно:

• Вручную. Это касается ситуаций, когда требуется корректировка информации или данных перед отправкой остальным сотрудникам. После внесения изменений запуск активируется пользователем.

• Автоматически. При создании документа бизнес-процесс начинает работать самостоятельно. После этого раздаются задачи сотрудникам, ставятся цели и отдаются поручения для прочих действий. В случае внесения каких-либо корректировок в документ, бизнес-процесс запускается заново. 

На этом моменте созданный процесс появляется в Живой ленте и отправляется непосредственному руководителю, далее руководителю руководителя и, в конечном итоге, генеральному директору.

После одобрения и принятия руководителем отпуска, бизнес-процесс завершается и появляется соответствующее оповещение. Процесс будет полностью завершен, как только бухгалтер оформит отпуск сотрудника. Создателю процесса приходит отдельное уведомление о завершении.

Бизнес-процессы в Битрикс24 выступают в качестве системы автоматизации, которая значительно упрощает типовые операции в компании. Это удобно и эффективно!

Также в Битрикс24 можно создавать сложные бизнес-процессы, требующие особой технической подготовки.

Пример части бизнес-процесса Реализация и согласование проекта на разных стадиях сделки от компании ПУСК для упрощения и автоматизации процедуры согласования со всеми участниками проекта.

Наши технические специалисты помогут вам реализовать подобные проекты!

Остались вопросы? Хотите автоматизировать работу своей компании и не заниматься сложными и трудоемкими процессами самостоятельно? У нас есть готовые решения для разных сфер деятельности!

Звоните
 +7 (495) 118-39-18 или заполните форму ниже! Специалист ПУСК свяжется с Вами в ближайшее время.

Вас также может заинтересовать:

Подключим и настроим «Битрикс24» под запросы вашего бизнеса.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Внедрение «Битрикс24». Собственная команда специалистов с опытом от 10 лет.

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Обучим ваших сотрудников работе с «Битрикс24» с нуля!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Отправьте статью себе на почту

• где «живут» БП и как с ними работать?

• формализация: создаем бизнес-процесс «на бумаге».

Бизнес-процесс: формализация и описание

Что такое бизнес-процесс?

Бизнес-процесс – это алгоритм выполнения определенных действий для получения заданного результата.

В  Битрикс24 бизнес-процессы – это маршруты, следуя по которым, достигается нужная цель. Это может быть заключение сделки, оформление договора, выписка счета, прием заказа и т.д., то есть процессы, которые обычно протекают в компаниях.

Существуют также и автоматизированные бизнес-процессы. В Битрикс24 уже заложена не только последовательность действий, но и возможность управления ими. Таким образом, в результате автоматизации бизнес-процесса сотруднику не требуется знать и  помнить утвержденный руководством регламент действий — ему автоматически ставятся задачи и задания для выполнения, чтобы достичь необходимую цель.

Наиболее часто встречающийся в компаниях процесс – это «Оформление договора».

Для автоматизации его с помощью  Битрикс24 необходимо выполнить текстовую формализацию процесса с учётом его протекания именно в вашей компании:

Например

• Менеджер компании подготавливает договор с клиентом.
• Договор согласовывается с руководителем отдела. Если руководитель не согласовал, то менеджер должен его исправить. Если согласовал, то следующий шаг.
• Условие. Если сумма договора больше 15000 руб., то бухгалтер вносит дополнительное условия в договор. Если меньше, то доп условия вносить не требуется.
• Договор согласовывается с юристом. Если юрист не согласовал, то менеджер должен исправить договор. Если согласовал, то следующий шаг.
• Подписание договора у директора.
• Отправка менеджером договора по почте клиенту.
• Регистрация подписанного клиентом экземпляра (записываются данные, когда получен договор).

Затем графическая формализация:

Важно!

• Формализация – очень важный элемент. Без выполнения этого пункта возникает много проблем. Если на этом этапе сделаны ошибки, то далее все действия могут выполняться неправильно. Формализация позволяет на следующих этапах реализовывать конкретный процесс, а не заниматься одновременно его продумыванием и реализацией.
• Не старайтесь продумать и прописать абсолютно все действия бизнес -процесса. Какие-то действия можно объединить и делать общими, подразумевая содержание в них 2-3 поддействия. Это поможет сделать проще процесс формализации и графического представления.
• Для графической формализации процесса можно использовать как специально разработанные для этого программы, так и редакторы типа  visio, power point, но это не так важно. Главное – визуализировать.
• Обязательно нужно обозначить рамки процесса – невозможно описать все действия, которые нужно выполнить (такие действия как взять ручку, подписать договор и т.д. опускаются)

В Битрикс24 бизнес-процессы находятся в разных разделах и сделаны для разных сущностей:

• Лид;
• Контакт;
• Компания;
• Сделка;
• Список и тд.

Для этого нужно открыть вкладку «список», затем  «общий диск». В правом верхнем углу находится «шестеренка настроек». Там есть раздел «настройка бизнес-процесса», который необходимо активировать. Для этого, ставится галочка в необходимом разделе. Затем снова нажать шестеренку в правом верхнем углу, где появятся «бизнес-процессы». Здесь можно создать любые бизнес — процессы. Также это можно сделать, если зайти в раздел «общий диск», далее «процессы в ленте». Здесь есть несколько типовых процессов, которые автоматически устанавливается при создании портала. И, конечно же, всегда можно создать новый бизнес –процесс. Есть раздел «шаблоны бизнес-процессов», где можно посмотреть уже существующие или создать новые.

Как запустить бизнес-процесс?

Вид запуска (по созданию или изменению документа) всегда можно  выбрать самостоятельно.

• автоматически (в зависимости от настроек):

  Когда создается документ. Как только документ создался, сразу запускается бизнес-процесс по его обработке, далее назначаются действия, задачи сотрудникам, которым необходимо что-то сделать, чтобы обработать документ.

  Когда документ изменяется. При любых изменениях в документе, также запустится бизнес — процесс.

• вручную (пользователем):

  В случаях, когда есть необходимость отредактировать  что- то в документе, с которым работает бизнес- процесс, то можно отключить автоматический запуск,  отредактировать необходимые поля и только тогда принудительно запустить бизнес-процесс.

Как это реализуется?

Чтобы это было возможно, необходимо указать начальные параметры запуска (понадобятся права администратора).

В «живой ленте» найдите пункт «процессы», далее «заявление на отпуск», затем используя в правом верхнем углу шестеренку настроек выберите параметры бизнес — процесса

После того, как бизнес-процесс запустился, его можно увидеть в «Живой ленте».

У руководителя в этот момент появляется уведомление, что необходимо принять/отклонить заявление на отпуск.

Помимо этого в разделе «бизнес-процессы» есть пункт «задание бизнес-процесса», где можно увидеть, что появилось задание, которое необходимо выполнить. Справа можно открыть его в отдельном окне и перейти к документу.

После того как отпуск согласовывается сообщение исчезает.

Затем, можно наблюдать, что документ продвинулся дальше  для утверждения:

Важно!

• В основном меню, в разделе «все активные», находится список всех бизнес-процессов, которые выполняются на данный момент. Там же можно отследить, на каком этапе находится конкретный бизнес-процесс.
• Процессы, которые запускал сам сотрудник отображаются в разделе «Мои процессы».

После того, как заявление одобрено, бизнес-процесс завершается. У инициатора в разделе «все активные», а в разделе «текущие» можно увидеть, что бизнес — процесс завершен, отпуск оформлен.

Важно!

• Ограничений по пользователям, которые могут участвовать в процессе нет. Главное, чтобы они были заведены в системе Битрикс24.
• Чтобы бизнес-процесс отображался в «живой ленте», необходимо при его создании поставить галочку «отображаться в ленте».

Как реализуется бизнес-процесс в Битрикс24 с помощью редактора бизнес-процесса и действий?

Разберёмся на примере задачи «Изменить типовой бизнес-процесс «Заявление на отпуск»»

Для этого необходимо:

• добавить уведомления пользователям, что бизнес-процесс  запустился и завершил работу. Чтобы его инициатор мог отследить, на каком этапе выполнения находится бизнес-процесс,
• исправить позицию «бухгалтер» на «специалист отдела кадров»,
• добавить пользователю задачу «Сдать текущий отчет» (только после сдачи текущего отчета руководитель сможет решить: одобрить сотруднику отпуск или нет).

Для выполнения этих операций можно использовать «Дизайнер бизнес — процессов»

Вверху находится контекстная панель, где можно выполнять настройку бизнес-процесса, затем основное поле, в котором создается шаблон. Он состоит из отдельных действий, которые можно настраивать. Для настройки каждого действия есть шестеренка настроек, которая вызывает окно с настройками.

С правой стороны находится панель, где приведены основные действия, которые можно использовать.

Важно!

• После выполнения важных действий обязательно нажимайте кнопку Сохранить.

Каждое действие имеет свои настройки, которые необходимо заполнить.

Это можно выполнить как вручную, так и выбирать из имеющихся значений, используя кнопку «многоточие» 

Добавление условия в бизнес-процесс

Чтобы выполнить условие перед отпуском «Сдать текущий отчет» необходимо использовать действие «Задача». Когда это действие установлено, его нужно настроить. Для этого нажимаем Шестеренку настроек и в открывшемся окне вводим параметры:

• «задача: сдать текущий отчет»,
• «остановить процесс на время выполнения задачи».

• При выборе «Да», бизнес-процесс останавливается, то есть сотрудник должен сначала сдать текущий отчет, и только потом начнут оформляться документы на отпуск, 
• «название задачи» – «сдать текущий отчет»,
• в разделе «установщик текущей задачи» задается ответственный – сотрудник, который уходит в отпуск,«сохранить».

В «живой ленте», в правом верхнем углу, появляется значок «сообщения», который уведомляет о том, что запущен бизнес-процесс «оформление отпуска».  В задачах у сотрудника появляется новая задача «сдать текущий отчет». То есть, чтобы документы по отпуску начали оформляться,  сотруднику необходимо сдать текущий отчет, и только тогда руководитель может принять решение о том одобрить отпуск или нет. Сотрудник выполняет задачу, нажимает кнопочку «завершить». Далее бизнес-процесс  идет также, как рассматривали до этого.

На первый взгляд составление собственного бизнес-процесса может показаться сложной задачей, но, если следовать инструкциям, всё не так страшно.

Прежде чем начинать составление бизнес-процесса лучше потренироваться на бумаге или ПК. Например, попробуйте формализовать ситуацию,  когда клиент обращается на ваше предприятие для заказа продукции.

Ну а если вы уже освоили азы создания бизнес-процессов, то самое время перейти на новый уровень и присоединиться к бесплатному образовательному курсу «Создаем бизнес-процессы в Битрикс24».