Как стать организованным человеком и все успевать пошаговая инструкция

Была ли эта статья полезной?

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

• Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да ещё и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
• Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
• Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
• Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
• Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

• Создание полезных привычек;
• Планирование и расставление приоритетов;
• Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итоги того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовали измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и съездить за важной покупкой. Если начать откладывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела и задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполнили главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решение о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за правило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё одним важным шагом к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Пройти обучающий вебинар

Рекламная интеграция:

Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:

1. Сконцентрироваться на важном.
2. Снизить уровень стресса и тревоги.
3. Улучшить качество сна и отдыха.
4. Уменьшить рассеянность внимания.
5. Избавиться от токсичных мыслей.

Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.

Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.

Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.

Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

Вы должны были написать статью еще вчера, ключи от двери пропали в самый неподходящий момент, а о молоке, за которым вы шли в магазин, вы вспомнили только по возвращении домой? Если эта картина вам знакома, значит, вас могут заинтересовать советы, как стать более организованным и собранным человеком. В нашей статье вы найдете полезные приемы, методики и приложения для телефона и компьютера.

В чем причина несобранности?

Иногда кажется, что некоторым счастливчикам все дается легко и они с завидной ловкостью справляются с множеством ежедневных задач, успевая утром сходить в спортзал, в обеденный перерыв пробежаться по ТЦ и выбрать подарок члену семьи, а вечером уделить время изучению иностранного языка. В то же время другие не успевают даже отдохнуть в течение недели. Если вы хотите стать более собранным и более организованным, перестать отвлекаться и все успевать, сначала попробуйте определить, почему сейчас вы не соответствуете своему идеалу.

От чего зависят организованность и собранность и что делать, если вам их не хватает? Вот несколько распространенных причин.

1. Характер

Считается, что к 16 годам характер человека формируется окончательно и изменить его в дальнейшем очень тяжело. На самом деле это не так – наш характер меняется на протяжении всей жизни. Правда, чтобы сформировать у себя желаемые привычки, нужно приложить немало усилий, поэтому необходимы время и хорошая мотивация. В любом случае работать над своими слабыми сторонами возможно и необходимо.

2. Неумение ориентироваться во времени

Эта черта присуща некоторым людям – им тяжело правильно рассчитывать время, особенно когда нужно куда-то ехать или выполнять большую задачу. Более чем другим это свойственно психастеникам. В этом случае можно попробовать обмануть мозг и перевести часы на 15-20 минут вперед.

3. Нежелание выполнять конкретную задачу

Если вам не нравится какое-то дело или задание, вы подсознательно можете саботировать его выполнение. Аналогично, если вам не нравится, что вас в принципе заставляют что-либо делать или это делает не слишком приятный вам человек. Иногда осознание этого помогает преодолеть барьер и приступить к работе.

4. Страх

Часто мы прокрастинируем выполнение задач, кажущихся неподъемными или которые ранее закончились не удачей. Мы просто боимся не справиться и поэтому делаем все, кроме основной работы, что чревато серьезной потерей времени. Но если перебороть страх, это даст большой положительный эффект.

При прокрастинации хорошо помогает так называемое правило одной минуты: переступите через отрицательные эмоции и занимайтесь работой ровно 60 секунд. По истечении времени вы, вероятнее всего, почувствуете вдохновение и продолжите работать дальше. Используйте и другие советы, как победить прокрастинацию.

Полезные привычки для того, чтобы стать более собранным

Формирование этих привычек поможет при долгосрочном планировании дел. Если следовать перечисленным советам, вы будете организованнее в работе и личной жизни, будете меньше отвлекаться и сможете успевать больше.

1. Избавляйтесь от ненужных предметов

Чем больше у вас вещей, тем больше беспорядка. Чтобы понять, что стоит выкинуть, задайте себе вопрос: «Если бы завтра мне пришлось переехать в другую страну, что бы я взял с собой?» Так вы определите, что для вас ценно. Если вы возьмете за привычку каждую неделю избавляться от хлама, то почувствуете себя лучше. С другой стороны, оставьте те милые сердцу безделушки, которые вдохновляют вас на продуктивную работу: яркие скрепки, блокнот с любимым киноперсонажем, светящаяся ручка и пр.

Чтобы ненужные вещи не накапливались, старайтесь не покупать лишнее. Попробуйте провести эксперимент: сходите в супермаркет, оставив кошелек дома. Если вам приглянутся какие-то вещи, сфотографируйте их, а через несколько дней взгляните на фотографии. Если вам до сих пор хочется купить их, сделайте это, но скорее всего надобность в части вещей отпадет. Это не только сэкономит вам средства, но и позволит стать собраннее и организованнее.

2. Определите место для важных вещей в доме

Купите красивую подставку под ключи и кладите их туда каждый раз по возвращении с улицы. Проделайте то же самое с паспортом, смартфоном, кошельком – это избавит вас от длительных поисков перед выходом и сэкономит вам время.

3. Записывайте все

Не стоит пытаться удержать все задачи в голове – она подведет вас. Кроме того, постоянно перегруженный мозг работает хуже. Уделите несколько секунд тому, чтобы зафиксировать информацию в блокноте или смартфоне, и вы уже не забудете о ней. К примеру, если вы страдаете плохой памятью на имена, попробуйте записать имя человека сразу при знакомстве.

Хорошо помогают приложения, с помощью которых можно составлять списки дел, создавать напоминания и не упускать важное. Вот несколько примеров:

• Any.Do,
• Evernote,
• LeaderTask,
• Remember the Milk,
• Todoist,
• Wunderlist,
• «Хаос-контроль».

4. Составляйте расписание и придерживайтесь сроков

Графики на год, месяц, неделю и день помогут ставить и выполнять задачи. Если вы будете хаотично вести дела, у вас всегда не будет хватать времени. Вначале запишите то, чего вы хотите достичь, затем – то, что нужно сделать для этого. Устанавливать сроки тоже очень важно, потому что в противном случае вы будете упорно избегать возможности поработать.

5. Боритесь с прокрастинацией

Чем дольше вы откладываете важное дело, тем сложнее будет выполнить его потом. А если перебороть прокрастинацию и взяться за него сразу, в вашей жизни будет гораздо меньше стрессов. Если вы можете сделать что-то прямо сейчас, то идите и делайте!

6. Делегируйте обязанности

Иногда кажется, что проще и быстрее сделать все самому, но далеко не всегда это так. Например, можно заказать доставку еды вместо того, чтобы готовить, а несложную рутинную работу доверить коллеге. Если это освободит вам время для более эффективной работы, то не сомневайтесь – действуйте.

7. Избавляйтесь от привычки опаздывать

Старайтесь прийти раньше хотя бы на несколько минут – дополнительное время поможет избежать возможных задержек из-за пробок, а кроме того, даст вам время собраться, вспомнить тезисы выступления, продумать будущий разговор или иные детали встречи и т.д.

Если завтра предстоит важная встреча, сделайте одолжение будущему себе и заранее приготовьте все необходимое: соберите сумку, почистите обувь, погладьте одежду. Носиться по квартире в последние минуты с утюгом наперевес не очень безопасно и не слишком эффективно – повышается риск что-то забыть или не успеть. А некоторым, возможно придется возвращаться, чтобы проверить, выключена ли техника. Все это забивает голову ненужными проблемами и вопросами, и в итоге на самой встрече вы рискуете забыть половину моментов, которые хотели обсудить.

8. Делите крупные задачи на мелкие

Взяться за непростое дело психологически тяжело, но если вы разобьете большую задачу на множество маленьких, вам будет намного проще разобраться с ней.

9. Будьте оптимистичны

Научитесь видеть положительное даже в неудачах. Помните: все, что с вами произошло, – это опыт, который не бывает лишним.

Как сосредоточиться на конкретной задаче или подготовиться к ответственному мероприятию?

1. Накануне вечером составьте список задач на завтрашний день. Для начала выберите только три дела – если их будет больше, это может подавить вас и привести к прокрастинации. Но обязательно выполните все, что запланировали.
2. Начните с легкой задачи. Так у вас будет больше воодушевления для начала продуктивной работы. Или примените хитрость: первым делом запишите в свой список дел самую сложную задачу. Вероятнее всего, вам не захочется за нее браться и вы предпочтете выполнить все остальные дела в списке, которые покажутся более простыми.

3. Сосредоточьтесь на одной задаче за один раз. Если вы будете прерываться, вашему мозгу понадобится больше времени, чтобы сконцентрироваться. Продолжайте работать над одним делом, пока не закончите. Не отвлекайтесь на проверку почты, отключите телефон и не открывайте развлекательные сайты.

   Если сложно сфокусироваться на работе самостоятельно, попробуйте воспользоваться таким приложением, как Rescue Time. Оно помогает ставить задачи, отслеживать их выполнение, визуализирует прогресс и мотивирует на дальнейшую работу. С его помощью вы видите время, проведенное вами на сторонних развлекательных ресурсах, а кроме того, оно позволяет блокировать мешающие программы. Также может оказаться полезным интернет-блокировщик Anti-Social.

   А если вам срочно нужно дописывать текст, опробуйте цифровой помощник FocusWriter: он заблокирует все, кроме текстового редактора, и у вас не останется другого выбора, кроме как работать. Все остальное, включая меню, будет спрятано с глаз долой до тех пор, пока вы не наведете курсор.

4. Определитесь, поможет ли вам уборка. Этот пункт индивидуален. Для кого-то порядок на рабочем столе чрезвычайно важен и помогает собраться с мыслями. Если вы согласны с поговоркой «Порядок на столе – это порядок в голове», то лучше избавиться от лишних вещей вокруг, пока вы работаете. Важно не переборщить и не превратить легкую уборку в акт прокрастинации, который растянется на весь день.

   С другой стороны, если вы творческий человек и вам вполне комфортно и продуктивно работается среди разбросанных вещей и легкого хаоса, тратить время на уборку не стоит.

5. Делайте регулярные перерывы. На первый взгляд совет покажется нелогичным, но кратковременный отдых повышает продуктивность. Кроме того, если вы будете знать о скором перерыве, это поможет вам не отвлекаться на посторонние факторы вроде серфинга в интернете или переписки с друзьями.

   Желательно устраивать небольшой – 5-10-минутный – перерыв ежечасно. Выйдите на улицу, сделайте небольшое физическое упражнение, поговорите с коллегой. Старайтесь после отдыха сразу приступить к работе, без переходного ничегонеделания. Чтобы перерыв не растянулся, установите таймер.

6. Поощряйте себя. Пообещайте купить вкусный кофе или побаловать себя перекусом в кафе после выполнения работы. Это поможет сконцентрироваться на результате и не увязнуть в процессе.

   Можно внести в работу элемент игры и попробовать приложение Forest: Stay Focused. Перед началом работы вы сажаете виртуальное дерево, и оно растет до тех пор, пока вы не используете сторонние приложения. Если вы будете работать, не отвлекаясь на телефон, вырастите виртуальный лес, а если нет – дерево засохнет. Приложение доступно для смартфонов, также есть расширение для Chrome.

7. Приложите усилия. В тот момент, когда вам захочется сдаться, вместо того чтобы поддаться, начните работать с удвоенной энергией. Конечно, это потребует от вас значительных усилий, а потому заранее подберите себе хорошую мотивацию. Например, вспомните, что сделанные вовремя дела позволят без помех наслаждаться жизнью и не испытывать угрызений совести.

8. Выбросите из своей головы мусор, не застревайте в мыслях. Это могут быть не только другие задачи по работе, но и любые посторонние переживания, которые мешают сосредоточиться. Важно осознать их наличие и спросить себя: это полезные идеи, которые нужно воплотить, или просто чувство беспокойства?

   • Если это тревожные мысли, уделите несколько минут тому, чтобы успокоиться.
   • Если это важные задачи, добавьте их в текущий список дел.
   • Если это идея, запишите ее тоже, вы сможете вернуться к ней позже.

   Подобный самоанализ займет всего 5-15 минут и поможет сконцентрироваться.

9. Не стоит стремиться к идеалу. Не всегда нужно на 100% выполнять задачу, иногда хватает и 80%. Не тратьте время на отшлифовывание мелких деталей – ваш перфекционизм только замедляет вас. Вначале выполните проект полностью, и уже только потом доводите его до совершенства, если останется время на это.
10. Просчитайте время. Предположим, вы решили начать ходить в бассейн и посещать курсы рисования. Прежде чем записываться на занятия, сядьте за калькулятор. Допустим, вы работаете в офисе 8–9 часов в день, тратите больше двух часов на дорогу, также нужно учитывать время на сборы и приготовление еды. При этом нужно спать не менее 7–8 часов и находить время на отдых. Если задуманный вами грандиозный план по саморазвитию не умещается в 24 часа, лучше чем-то пожертвовать, чтобы все успевать, – например, выбрать только уроки рисования.

Методики для повышения организованности

Существует несколько интересных методик, как повысить организованность и расставить приоритеты. Вот несколько примеров.

Метод 4D

Суть метода заключается в следующей последовательности действий:

• Delete or Drop (удалите или бросьте),
• Delegate (поручите),
• Defer (отложите),
• Do (делайте).

Главная мысль этого метода – освободить максимум времени на самые важные дела, и для этого, перед тем как перейти к выполнению работы, сперва нужно разобраться с лишними задачами: вычеркнуть ненужные и перепоручить что-то другим, если это возможно. Рассмотрим пункты подробнее.

1. Избавьтесь от дел, которые не несут пользы и не являются важными (даже если они срочные). К примеру, вы хотели сходить в магазин, чтобы проверить, не появились ли в продаже шторы, которые вы давно мечтаете приобрести. В условиях дефицита времени лучше пожертвовать этой задачей в пользу более важной, тем более что ваши старые шторы пока успешно выполняют свою основную функцию.
2. Делегируйте второстепенные задачи. Работодатель попросил вас завершить очень важный проект, это работа на весь день и, возможно, вечер. А завтра вы ожидаете гостей, перед приходом которых было бы неплохо прибраться. На уборку у вас не останется ни сил, ни времени, а от проекта отказываться невыгодно. В такой ситуации проще вызвать клининговый сервис на дом, чтобы сэкономить силы.
3. Отложите дела, выполнение которых подождет. Чтобы не ошибиться при расстановке приоритетов, почитайте про матрицу Эйзенхауэра.
4. И наконец, после того как вы избавились от второстепенных задач, приступайте к выполнению действительно важных дел.

Тайм-боксинг

Эта методика, позволяющая справиться с перфекционизмом и прокрастинацией, построена на выборе определенных промежутков времени для задач. Вы выделяете час или два, на протяжении которого работаете и не делаете ничего постороннего. Если вам нужно написать статью, вы просто садитесь за стол, открываете документ и пишете строго с 11:00 до 12:00, не отвлекаясь ни на что. Как только наступил полдень – вы бросаете работу, не доделывая и не исправляя.

Тайм-боксинг дает хорошие результаты, потому что вы достигнете максимальной мотивации, эффективности и концентрации, так как будете стараться выполнить все в срок. Так задача из скучного действия, которое можно растянуть, прервать или бесконечно переделывать, превратится в стремительную и увлекательную гонку.

Заточка пилы

Это метод Стивена Кови, автора книги «7 привычек высокоэффективных людей». Он сравнивает человека с дровосеком, лезвие пилы которого становится тупым по мере того, как он работает. И чтобы процесс работы оставался таким же эффективным, необходимо потратить немного времени и заточить пилу, под которой подразумеваются четыре измерения человеческой натуры.

Суть в том, что следует все время улучшать свои навыки на четырех уровнях:

• Физическом – не подвергать себя стрессу, питаться преимущественно здоровой пищей, поддерживать физическую форму, не ограничивать себя в сне.
• Интеллектуальном – читать, посещать культурные мероприятия, заниматься творчеством.
• Социально-эмоциональном – не общаться с токсичными личностями, поддерживать гармонию в душе, верить в себя.
• Духовном – стараться помогать другим, быть полноценной личностью.

Огромная проблема людей, которые не могут организовать свой день и свою работу, в том, что они тратят время на несущественные дела, забывая о важном и о своих жизненных целях. Невозможно стать организованным за один день, но если вы будете стремиться к этому, такой стиль жизни станет вашей привычкой.

Так уж устроено мышление – все люди склонны к самокритике, потому даже самый ответственный и серьезный человек хоть раз в жизни задавался вопросом «как стать собранным».

Неумение концентрироваться на важных задачах, привычка опаздывать и склонность уходить от ответственных процессов не могут благоприятно влиять на жизнь человека по самым очевидным причинам.

Это известно всем, но тот, кто поставил перед собой задачу самосовершенствоваться и думает, как стать собранным человеком, должен, в первую очередь, ответить самому себе на вопрос: для чего это нужно именно ему? Без шуток, ответить на этот вопрос максимально развернуто очень важно.

А вы точно не собранный?

Перед тем, как приступить к выполнению миссии сделать себя лучше, необходимо хорошенько «покопаться» внутри своего сознания и определить, действительно ли так сильно надо меняться.

Дело в том, что люди, которые много времени проводят в агрессивной информационной среде, часто путают свою несобранность и безответственность с профессиональным и эмоциональным выгоранием.

Симптомы несобранности и выгорания очень похожи. Потому для начала необходимо исключить наличие легкого нервного расстройства на фоне усталости.

Понять, действительно ли вы не собранный человек «по жизни», а не временно, можно, пробежавшись по этим тезисам:

• Понятия не имеете, чем будете заниматься в ближайшем будущем (сегодня вечером, завтра, в ближайшие выходные).
• Каждый день просыпаетесь и ложитесь спать в разное время без веских причин.
• Не можете удерживать внимание на одной задаче дольше 20-25 минут.
• Часто опаздываете на встречи, уроки, работу, транспорт.
• Находитесь в постоянном стрессе из-за того, что постоянно приходится извиняться за опоздание или просить об отсрочке дедлайнов.
• Приходите в угнетение от прямых, конкретных вопросов по поводу планов на будущее.
• Не можете «отгораживаться» от постороннего шума и выполнять элементарные задачи в людных местах (скажем, сидя с ноутбуком за столиком кафе).
• Мысли, касающиеся разных периодов и сфер жизни «прыгают» в голове.
• Не умеете удерживать в памяти несколько свежих мыслей одновременно.

Вам не стоит мучить себя вопросом, как стать собранным и организованным, если вы хотите этого просто потому, что «так надо», без четкой цели.

Часто люди, попадающие на прием к психологу с подобными вопросами, не могут четко ответить, в чем смысл усилий над собой.

А еще – путают отсутствие мотивации и самодисциплину.

Очень важно разграничивать эти понятия, так как мотивация – это желание что-то сделать, а самодисциплина – это то, что является толчком к непосредственным действиям, даже если совершать их не очень хочется. Разобравшись в этих понятиях, часто проблема отпадает сама собой.

Если у вас есть четкая цель, а работа над самодисциплиной и собранностью – ваше личное решение, тогда успех определенно будет.

Некоторым людям сложно приступить к самовоспитанию, так как они думают, что поменять себя в возрасте 30, 40, 50 лет невозможно. Но мозг устроен так, что привыкнуть можно абсолютно ко всему.

Любая привычка является закрепленной реакцией мозга на определенный раздражитель. Вставать с кровати в 6 утра сложно потому, что вы не привыкли к этому, а не потому, что просто не любите это делать.

Другой пример: принимая положение лежа и держа ноутбук на животе, человек быстро становится сонным и не может продуктивно работать с документами. Так происходит потому, что положение лежа автоматически считывается мозгом как сигнал «пора спать». Это заложено генетически, наш главный орган «выкидывает» сонливость как закрепленную реакцию на расслабление мышц и перемещение тела в горизонтальное положение.

Другими словами, привычки можно «прокачать», как и большинство мышц на теле.

Чтобы стать боле собранным при выполнении «кабинетной» работы на дому, необходимо как минимум оборудовать для себя удобное место со столом, креслом и удобной рабочей поверхностью.

Способы стать собранным и организованным

Тематические форумы и психологи советуют множество способов как стать собранным и внимательным. Новичку в «прокачивании» этих навыков не обязательно пользоваться всеми сразу, чтобы не разочароваться в быстром выгорании. Достаточно подключать в свою повседневность новые методы постепенно, а несколько из них выбрать в качестве базовых.

Четкая расстановка приоритетов

Сложнее всего выполнять ответственную работу, когда голова занята сотней мыслей. Да и не возможно хорошо выполнить поставленную начальником задачу, когда фокус внимания хаотически перемещается с еще не купленных продуктов, не накормленных детей, не убранной квартиры на мысли о предстоящем субботнем празднике.

Переживания о том, что вы не успеете все сделать – нормальная реакция на многозадачность без четкого разграничения времени. Пропишите важные пункты (семья, работа, отношения с детьми, отношения с родителями и мужем, карьера, хобби, здоровье) и расставьте приоритеты по значимости. Так вы будете спокойнее, в первую очередь выполняя самые важные дела.

Привычка все записывать

И желательно – не в телефон или планшет, а в бумажный блокнот. Прописывая задачи на бумаге, вы лучше запоминаете их даже визуально. А еще привычка доверять все блокноту избавит вас от многих неприятных ситуаций, которые могут возникнуть из-за мелочей.

Человек не обязан держать в голове всю «наваливающуюся» на него информацию, глупо себя винить за то, что вы не помните дату дня рождения соседки или гастрономические предпочтения дальних родственников. И стараться «засунуть» всю информацию в несчастный мозг, а потом еще и заставлять его над диссертацией думать – чистой воды издевательство.

Избавление от ненужных предметов

Сборы на деловую встречу или на пары займут меньше времени, если гардероб не будет завален кучей разносезонной одежды, а полка в ванной комнате – заставлена двадцатью одинаковыми полупустыми флаконами.

• На эту тему в Японии даже разработана целая техника уборки.

А еще стоит выбросить все, что раздражает. А если жалко выбросить – то просто подарить кому-нибудь.

Идеальный порядок на рабочем столе поможет быстрее «включиться» в рабочий процесс

Рассортируйте документы по папкам, найдите наконец подходящее место для баночек с краской для принтера, отправьте в урну блокноты со старыми записями. И бросьте надеяться, что они вам еще когда-нибудь пригодятся.

А еще – уберите с рабочего стола вазоны с живыми цветами, если забывая их поливать, вы постоянно раздражаетесь. Совет: не выдумывайте исключений в виде цветных скрепок и шариковых ручек с милыми фигурками.

Эти вещи уюта может и добавят, но, вопреки многим советам, на рабочий лад точно не настроят.

Определение четкого места для важных вещей в доме

Хорошо организованный человек не будет перед самим выходом из дома искать папку с документами или ключи от квартиры. Отдельная «катастрофа» — поиск телефона. Часто бывает трудно найти гаджет даже в собственной сумке, не то, что в квартире или рабочем кабинете.

Определение четкого места для таких предметов, как ключница, смартфон, зарядные устройства, папки с персональными документами поможет сэкономить массу времени и нервов.

Привычка составлять расписания

Пусть для начала это будут совсем не сложные, даже смешные расписания. До планирования масштабного бизнес-проекта, может, далеко, но можно начать с составления маршрута от работы домой.

Если вы часто ругаете себя за то, что сорок минут проходив по супермаркету, так и не купили основные продукты, за которыми отправлялись, то не стоит пренебрегать даже мелочами.

Привычка расписывать план действий постепенно перерастет в более масштабное планирование, за что вы себе потом скажете «спасибо».

Делегирование обязанностей

Часто человек, перед которым стоит ответственная, но не очень желаемая задача, готов заниматься чем угодно, но не непосредственным делом.

Действительно, приступить к составлению важной статистической таблицы сложно, если перед этим нужно отправить несколько писем по электронной почте, заправить катриджы в принтере и отнести бумаги в другой отдел.

По мере возможности делегируйте несложные задачи сотрудникам, так у вас освободится много времени на выполнение действительно важного.

Вернуть на место

А еще заведите привычку всегда возвращать вещи на свои места после окончания работы с ними. Даже самые мелкие. Даже в тех случаях, когда этого никто не может проконтролировать. Так вы всегда четко будете знать, где находится нож для бумаги или нужная визитка.

Деление

Способ деления больших задач на мелкие поможет вам справиться со страхом приступить к работе. Выполняя мелкие задачи и постепенно приближаясь к глобальной цели, вы каждый раз будете чувствовать маленькую победу и еще больше уверенности в себе.

Разделение дел по принципу Парето (20 на 80)

Метод Парето предполагает отведению самых важных дел 20% всего времени. А еще есть мнение, что любое дело занимает ровно столько времени, сколько человек на него отводит.

К примеру, если нужно написать статью, можно уложиться в пару дней. Один день посвятить сбору информации, следующий – структуризации и написанию самого текста. Но если думать о предстоящей работе целую неделю, дотянуть до истечения сроков, попросить их продлить, а потом еще неделю писать по абзацу в день, то на такую работу уйдет целых 14 дней.

Инвестор и миллиардер Уоррен Баффетт советует взять этот способ на заметку всем, кто испытывает проблемы с несобранностью. Распределите временной ресурс так, чтобы 20% времени приносили 80% результатов.

Всегда думайте о результатах

Регулярно пересматривайте свои записи. Даже если вам кажется, что все помните наизусть. Повторно читайте записанные планы, задачи и проекты. Каждый день спрашивайте себя «что сегодня было сделано для того, чтобы приблизиться к результату?».

Самое главное

Осознайте, что вы просто физически не можете выполнить абсолютно все, даже если какие-то из записанных вами лично пунктов остались без галочки. Выберете из всего списка несколько позиций. Реализация которых сделает лично вас счастливым и независимым человеком.

Освойте творческий подход к отсрочке дел

Из составленного вами списка необходимых дел выберите хотя бы одно занятие, с невыполнением которого можно смириться. Это поможет вам понять, что отсрочка даже чего-то важного не приведет к мировому апокалипсису.

Определите ключевые показатели своей деятельности

Составьте список всех знаний, умений и навыков, которыми вам необходимо обладать для того, чтобы начальник, муж, дети и вы сами были довольны собой. А потом подумайте. Что можно сделать для того, чтобы постепенно начать осваивать эти навыки. Возможно, вам помогут какие-нибудь курсы или тренинги.

Выберите из составленного списка навыков один самый главный и сделайте его ключевым. Приложите максимум усилий, чтобы овладеть им в совершенстве.

Анализируйте пройденный путь

Приучите себя проводить анализ работы на протяжении всей своей карьеры. Для этого можно обратиться к начальнику или сотрудникам и подсказать, в чем именно вам следует усовершенствоваться, какую работу довести до автоматизма, а какой – наоборот, уделять меньше внимания.

Освойте закон трех задач

Выберите три главных задачи, выполнение которых ждет от вас начальство в первую очередь. И подумайте над тем, как сосредоточиться только на этой работе. Также стоит определить три важнейшие цели в каждой из сфер жизни.

Продвигайтесь поэтапно

Любую, даже самую сложную задачу, которую вы постоянно откладывали, можно осилить, составив поэтапный план действий. Согласуйте это с человеком, перед которым вы чувствуете ответственность за результат. Возможно, он подскажет вам что-то, что способно облегчить дело.

Никогда не переставайте учиться

Это касается всех сфер жизни. Мозг похож на своеобразный мускул, который постоянно надо прокачивать. Причем, устроен он настолько грамотно и непонятно, что вы и представить себе не можете весь спектр позитивных последствий в разных сферах от регулярного «прокачивания» себя в чем-то конкретном.

Учитесь использовать свой индивидуальный талант

Возможно, вы пытаетесь заставить себя сделать что-то, что в целом не соответствует вашим склонностям и природе. Спрашивайте у себя: «что я умею делать лучше всего?» и постоянно направляйте усилия в эту область.

Определите свои слабые места

Место того, чтобы постоянно укорять себя в том, что вы чего-то не успеваете, попробуйте выяснить, в чем причина. Возможно, проблема спрятана в подсознании, которое не дает вам приступить к какому-то делу из-за неудачного опыта в прошлом.

Представьте, что вы работаете персонально на себя

Так вам будет проще взять полную ответственность за все, что с вами происходит. А также представьте, какой убыток вы понесете, если не выполните определенную работу. Превратите это в своеобразную игру.

Максимально мобилизуйте силы

Иногда кажется, что некоторым счастливчикам все дается легко и они с завидной ловкостью справляются с множеством ежедневных задач, успевая утром сходить в спортзал, в обеденный перерыв пробежаться по ТЦ и выбрать подарок члену семьи, а вечером уделить время изучению иностранного языка. В то же время другие не успевают даже отдохнуть в течение недели. Если вы хотите стать более собранным и более организованным, перестать отвлекаться и все успевать, сначала попробуйте определить, почему сейчас вы не соответствуете своему идеалу.

От чего зависят организованность и собранность и что делать, если вам их не хватает? Вот несколько распространенных причин.

1. Характер

Считается, что к 16 годам характер человека формируется окончательно и изменить его в дальнейшем очень тяжело. На самом деле это не так – наш характер меняется на протяжении всей жизни. Правда, чтобы сформировать у себя желаемые привычки, нужно приложить немало усилий, поэтому необходимы время и хорошая мотивация. В любом случае работать над своими слабыми сторонами возможно и необходимо.

2. Неумение ориентироваться во времени

Эта черта присуща некоторым людям – им тяжело правильно рассчитывать время, особенно когда нужно куда-то ехать или выполнять большую задачу. Более чем другим это свойственно психастеникам. В этом случае можно попробовать обмануть мозг и перевести часы на 15-20 минут вперед.

3. Нежелание выполнять конкретную задачу

Если вам не нравится какое-то дело или задание, вы подсознательно можете саботировать его выполнение. Аналогично, если вам не нравится, что вас в принципе заставляют что-либо делать или это делает не слишком приятный вам человек. Иногда осознание этого помогает преодолеть барьер и приступить к работе.

4. Страх

Часто мы прокрастинируем выполнение задач, кажущихся неподъемными или которые ранее закончились не удачей. Мы просто боимся не справиться и поэтому делаем все, кроме основной работы, что чревато серьезной потерей времени. Но если перебороть страх, это даст большой положительный эффект.

При прокрастинации хорошо помогает так называемое правило одной минуты: переступите через отрицательные эмоции и занимайтесь работой ровно 60 секунд. По истечении времени вы, вероятнее всего, почувствуете вдохновение и продолжите работать дальше. Используйте и другие советы, как победить прокрастинацию.

Полезные привычки для того, чтобы стать более собранным

Формирование этих привычек поможет при долгосрочном планировании дел. Если следовать перечисленным советам, вы будете организованнее в работе и личной жизни, будете меньше отвлекаться и сможете успевать больше.

1. Избавляйтесь от ненужных предметов

Чем больше у вас вещей, тем больше беспорядка. Чтобы понять, что стоит выкинуть, задайте себе вопрос: «Если бы завтра мне пришлось переехать в другую страну, что бы я взял с собой?» Так вы определите, что для вас ценно. Если вы возьмете за привычку каждую неделю избавляться от хлама, то почувствуете себя лучше. С другой стороны, оставьте те милые сердцу безделушки, которые вдохновляют вас на продуктивную работу: яркие скрепки, блокнот с любимым киноперсонажем, светящаяся ручка и пр.

Чтобы ненужные вещи не накапливались, старайтесь не покупать лишнее. Попробуйте провести эксперимент: сходите в супермаркет, оставив кошелек дома. Если вам приглянутся какие-то вещи, сфотографируйте их, а через несколько дней взгляните на фотографии. Если вам до сих пор хочется купить их, сделайте это, но скорее всего надобность в части вещей отпадет. Это не только сэкономит вам средства, но и позволит стать собраннее и организованнее.

2. Определите место для важных вещей в доме

Купите красивую подставку под ключи и кладите их туда каждый раз по возвращении с улицы. Проделайте то же самое с паспортом, смартфоном, кошельком – это избавит вас от длительных поисков перед выходом и сэкономит вам время.

3. Записывайте все

Не стоит пытаться удержать все задачи в голове – она подведет вас. Кроме того, постоянно перегруженный мозг работает хуже. Уделите несколько секунд тому, чтобы зафиксировать информацию в блокноте или смартфоне, и вы уже не забудете о ней. К примеру, если вы страдаете плохой памятью на имена, попробуйте записать имя человека сразу при знакомстве.

Хорошо помогают приложения, с помощью которых можно составлять списки дел, создавать напоминания и не упускать важное. Вот несколько примеров:

• Any.Do,
• Evernote,
• LeaderTask,
• Remember the Milk,
• Todoist,
• Wunderlist,
• «Хаос-контроль».

4. Составляйте расписание и придерживайтесь сроков

Графики на год, месяц, неделю и день помогут ставить и выполнять задачи. Если вы будете хаотично вести дела, у вас всегда не будет хватать времени. Вначале запишите то, чего вы хотите достичь, затем – то, что нужно сделать для этого. Устанавливать сроки тоже очень важно, потому что в противном случае вы будете упорно избегать возможности поработать.

5. Боритесь с прокрастинацией

Чем дольше вы откладываете важное дело, тем сложнее будет выполнить его потом. А если перебороть прокрастинацию и взяться за него сразу, в вашей жизни будет гораздо меньше стрессов. Если вы можете сделать что-то прямо сейчас, то идите и делайте!

6. Делегируйте обязанности

Иногда кажется, что проще и быстрее сделать все самому, но далеко не всегда это так. Например, можно заказать доставку еды вместо того, чтобы готовить, а несложную рутинную работу доверить коллеге. Если это освободит вам время для более эффективной работы, то не сомневайтесь – действуйте.

7. Избавляйтесь от привычки опаздывать

Старайтесь прийти раньше хотя бы на несколько минут – дополнительное время поможет избежать возможных задержек из-за пробок, а кроме того, даст вам время собраться, вспомнить тезисы выступления, продумать будущий разговор или иные детали встречи и т.д.

Если завтра предстоит важная встреча, сделайте одолжение будущему себе и заранее приготовьте все необходимое: соберите сумку, почистите обувь, погладьте одежду. Носиться по квартире в последние минуты с утюгом наперевес не очень безопасно и не слишком эффективно – повышается риск что-то забыть или не успеть. А некоторым, возможно придется возвращаться, чтобы проверить, выключена ли техника. Все это забивает голову ненужными проблемами и вопросами, и в итоге на самой встрече вы рискуете забыть половину моментов, которые хотели обсудить.

8. Делите крупные задачи на мелкие

Взяться за непростое дело психологически тяжело, но если вы разобьете большую задачу на множество маленьких, вам будет намного проще разобраться с ней.

9. Будьте оптимистичны

Научитесь видеть положительное даже в неудачах. Помните: все, что с вами произошло, – это опыт, который не бывает лишним.

Как сосредоточиться на конкретной задаче или подготовиться к ответственному мероприятию?

1. Накануне вечером составьте список задач на завтрашний день. Для начала выберите только три дела – если их будет больше, это может подавить вас и привести к прокрастинации. Но обязательно выполните все, что запланировали.
2. Начните с легкой задачи. Так у вас будет больше воодушевления для начала продуктивной работы. Или примените хитрость: первым делом запишите в свой список дел самую сложную задачу. Вероятнее всего, вам не захочется за нее браться и вы предпочтете выполнить все остальные дела в списке, которые покажутся более простыми.

3. Сосредоточьтесь на одной задаче за один раз. Если вы будете прерываться, вашему мозгу понадобится больше времени, чтобы сконцентрироваться. Продолжайте работать над одним делом, пока не закончите. Не отвлекайтесь на проверку почты, отключите телефон и не открывайте развлекательные сайты.

   Если сложно сфокусироваться на работе самостоятельно, попробуйте воспользоваться таким приложением, как Rescue Time. Оно помогает ставить задачи, отслеживать их выполнение, визуализирует прогресс и мотивирует на дальнейшую работу. С его помощью вы видите время, проведенное вами на сторонних развлекательных ресурсах, а кроме того, оно позволяет блокировать мешающие программы. Также может оказаться полезным интернет-блокировщик Anti-Social.

   А если вам срочно нужно дописывать текст, опробуйте цифровой помощник FocusWriter: он заблокирует все, кроме текстового редактора, и у вас не останется другого выбора, кроме как работать. Все остальное, включая меню, будет спрятано с глаз долой до тех пор, пока вы не наведете курсор.

4. Определитесь, поможет ли вам уборка. Этот пункт индивидуален. Для кого-то порядок на рабочем столе чрезвычайно важен и помогает собраться с мыслями. Если вы согласны с поговоркой «Порядок на столе – это порядок в голове», то лучше избавиться от лишних вещей вокруг, пока вы работаете. Важно не переборщить и не превратить легкую уборку в акт прокрастинации, который растянется на весь день.

   С другой стороны, если вы творческий человек и вам вполне комфортно и продуктивно работается среди разбросанных вещей и легкого хаоса, тратить время на уборку не стоит.

5. Делайте регулярные перерывы. На первый взгляд совет покажется нелогичным, но кратковременный отдых повышает продуктивность. Кроме того, если вы будете знать о скором перерыве, это поможет вам не отвлекаться на посторонние факторы вроде серфинга в интернете или переписки с друзьями.

   Желательно устраивать небольшой – 5-10-минутный – перерыв ежечасно. Выйдите на улицу, сделайте небольшое физическое упражнение, поговорите с коллегой. Старайтесь после отдыха сразу приступить к работе, без переходного ничегонеделания. Чтобы перерыв не растянулся, установите таймер.

6. Поощряйте себя. Пообещайте купить вкусный кофе или побаловать себя перекусом в кафе после выполнения работы. Это поможет сконцентрироваться на результате и не увязнуть в процессе.

   Можно внести в работу элемент игры и попробовать приложение Forest: Stay Focused. Перед началом работы вы сажаете виртуальное дерево, и оно растет до тех пор, пока вы не используете сторонние приложения. Если вы будете работать, не отвлекаясь на телефон, вырастите виртуальный лес, а если нет – дерево засохнет. Приложение доступно для смартфонов, также есть расширение для Chrome.

7. Приложите усилия. В тот момент, когда вам захочется сдаться, вместо того чтобы поддаться, начните работать с удвоенной энергией. Конечно, это потребует от вас значительных усилий, а потому заранее подберите себе хорошую мотивацию. Например, вспомните, что сделанные вовремя дела позволят без помех наслаждаться жизнью и не испытывать угрызений совести.

8. Выбросите из своей головы мусор, не застревайте в мыслях. Это могут быть не только другие задачи по работе, но и любые посторонние переживания, которые мешают сосредоточиться. Важно осознать их наличие и спросить себя: это полезные идеи, которые нужно воплотить, или просто чувство беспокойства?

   • Если это тревожные мысли, уделите несколько минут тому, чтобы успокоиться.
   • Если это важные задачи, добавьте их в текущий список дел.
   • Если это идея, запишите ее тоже, вы сможете вернуться к ней позже.

   Подобный самоанализ займет всего 5-15 минут и поможет сконцентрироваться.

9. Не стоит стремиться к идеалу. Не всегда нужно на 100% выполнять задачу, иногда хватает и 80%. Не тратьте время на отшлифовывание мелких деталей – ваш перфекционизм только замедляет вас. Вначале выполните проект полностью, и уже только потом доводите его до совершенства, если останется время на это.
10. Просчитайте время. Предположим, вы решили начать ходить в бассейн и посещать курсы рисования. Прежде чем записываться на занятия, сядьте за калькулятор. Допустим, вы работаете в офисе 8–9 часов в день, тратите больше двух часов на дорогу, также нужно учитывать время на сборы и приготовление еды. При этом нужно спать не менее 7–8 часов и находить время на отдых. Если задуманный вами грандиозный план по саморазвитию не умещается в 24 часа, лучше чем-то пожертвовать, чтобы все успевать, – например, выбрать только уроки рисования.

Методики для повышения организованности

Существует несколько интересных методик, как повысить организованность и расставить приоритеты. Вот несколько примеров.

Метод 4D

Суть метода заключается в следующей последовательности действий:

• Delete or Drop (удалите или бросьте),
• Delegate (поручите),
• Defer (отложите),
• Do (делайте).

Главная мысль этого метода – освободить максимум времени на самые важные дела, и для этого, перед тем как перейти к выполнению работы, сперва нужно разобраться с лишними задачами: вычеркнуть ненужные и перепоручить что-то другим, если это возможно. Рассмотрим пункты подробнее.

1. Избавьтесь от дел, которые не несут пользы и не являются важными (даже если они срочные). К примеру, вы хотели сходить в магазин, чтобы проверить, не появились ли в продаже шторы, которые вы давно мечтаете приобрести. В условиях дефицита времени лучше пожертвовать этой задачей в пользу более важной, тем более что ваши старые шторы пока успешно выполняют свою основную функцию.
2. Делегируйте второстепенные задачи. Работодатель попросил вас завершить очень важный проект, это работа на весь день и, возможно, вечер. А завтра вы ожидаете гостей, перед приходом которых было бы неплохо прибраться. На уборку у вас не останется ни сил, ни времени, а от проекта отказываться невыгодно. В такой ситуации проще вызвать клининговый сервис на дом, чтобы сэкономить силы.
3. Отложите дела, выполнение которых подождет. Чтобы не ошибиться при расстановке приоритетов, почитайте про матрицу Эйзенхауэра.
4. И наконец, после того как вы избавились от второстепенных задач, приступайте к выполнению действительно важных дел.

Тайм-боксинг

Эта методика, позволяющая справиться с перфекционизмом и прокрастинацией, построена на выборе определенных промежутков времени для задач. Вы выделяете час или два, на протяжении которого работаете и не делаете ничего постороннего. Если вам нужно написать статью, вы просто садитесь за стол, открываете документ и пишете строго с 11:00 до 12:00, не отвлекаясь ни на что. Как только наступил полдень – вы бросаете работу, не доделывая и не исправляя.

Тайм-боксинг дает хорошие результаты, потому что вы достигнете максимальной мотивации, эффективности и концентрации, так как будете стараться выполнить все в срок. Так задача из скучного действия, которое можно растянуть, прервать или бесконечно переделывать, превратится в стремительную и увлекательную гонку.

Заточка пилы

Это метод Стивена Кови, автора книги «7 привычек высокоэффективных людей». Он сравнивает человека с дровосеком, лезвие пилы которого становится тупым по мере того, как он работает. И чтобы процесс работы оставался таким же эффективным, необходимо потратить немного времени и заточить пилу, под которой подразумеваются четыре измерения человеческой натуры.

Суть в том, что следует все время улучшать свои навыки на четырех уровнях:

• Физическом – не подвергать себя стрессу, питаться преимущественно здоровой пищей, поддерживать физическую форму, не ограничивать себя в сне.
• Интеллектуальном – читать, посещать культурные мероприятия, заниматься творчеством.
• Социально-эмоциональном – не общаться с токсичными личностями, поддерживать гармонию в душе, верить в себя.
• Духовном – стараться помогать другим, быть полноценной личностью.

Огромная проблема людей, которые не могут организовать свой день и свою работу, в том, что они тратят время на несущественные дела, забывая о важном и о своих жизненных целях. Невозможно стать организованным за один день, но если вы будете стремиться к этому, такой стиль жизни станет вашей привычкой.

Так уж устроено мышление – все люди склонны к самокритике, потому даже самый ответственный и серьезный человек хоть раз в жизни задавался вопросом «как стать собранным».

Неумение концентрироваться на важных задачах, привычка опаздывать и склонность уходить от ответственных процессов не могут благоприятно влиять на жизнь человека по самым очевидным причинам.

Это известно всем, но тот, кто поставил перед собой задачу самосовершенствоваться и думает, как стать собранным человеком, должен, в первую очередь, ответить самому себе на вопрос: для чего это нужно именно ему? Без шуток, ответить на этот вопрос максимально развернуто очень важно.

А вы точно не собранный?

Перед тем, как приступить к выполнению миссии сделать себя лучше, необходимо хорошенько «покопаться» внутри своего сознания и определить, действительно ли так сильно надо меняться.

Дело в том, что люди, которые много времени проводят в агрессивной информационной среде, часто путают свою несобранность и безответственность с профессиональным и эмоциональным выгоранием.

Симптомы несобранности и выгорания очень похожи. Потому для начала необходимо исключить наличие легкого нервного расстройства на фоне усталости.

Понять, действительно ли вы не собранный человек «по жизни», а не временно, можно, пробежавшись по этим тезисам:

• Понятия не имеете, чем будете заниматься в ближайшем будущем (сегодня вечером, завтра, в ближайшие выходные).
• Каждый день просыпаетесь и ложитесь спать в разное время без веских причин.
• Не можете удерживать внимание на одной задаче дольше 20-25 минут.
• Часто опаздываете на встречи, уроки, работу, транспорт.
• Находитесь в постоянном стрессе из-за того, что постоянно приходится извиняться за опоздание или просить об отсрочке дедлайнов.
• Приходите в угнетение от прямых, конкретных вопросов по поводу планов на будущее.
• Не можете «отгораживаться» от постороннего шума и выполнять элементарные задачи в людных местах (скажем, сидя с ноутбуком за столиком кафе).
• Мысли, касающиеся разных периодов и сфер жизни «прыгают» в голове.
• Не умеете удерживать в памяти несколько свежих мыслей одновременно.

Вам не стоит мучить себя вопросом, как стать собранным и организованным, если вы хотите этого просто потому, что «так надо», без четкой цели.

Часто люди, попадающие на прием к психологу с подобными вопросами, не могут четко ответить, в чем смысл усилий над собой.

А еще – путают отсутствие мотивации и самодисциплину.

Очень важно разграничивать эти понятия, так как мотивация – это желание что-то сделать, а самодисциплина – это то, что является толчком к непосредственным действиям, даже если совершать их не очень хочется. Разобравшись в этих понятиях, часто проблема отпадает сама собой.

Если у вас есть четкая цель, а работа над самодисциплиной и собранностью – ваше личное решение, тогда успех определенно будет.

Некоторым людям сложно приступить к самовоспитанию, так как они думают, что поменять себя в возрасте 30, 40, 50 лет невозможно. Но мозг устроен так, что привыкнуть можно абсолютно ко всему.

Любая привычка является закрепленной реакцией мозга на определенный раздражитель. Вставать с кровати в 6 утра сложно потому, что вы не привыкли к этому, а не потому, что просто не любите это делать.

Другой пример: принимая положение лежа и держа ноутбук на животе, человек быстро становится сонным и не может продуктивно работать с документами. Так происходит потому, что положение лежа автоматически считывается мозгом как сигнал «пора спать». Это заложено генетически, наш главный орган «выкидывает» сонливость как закрепленную реакцию на расслабление мышц и перемещение тела в горизонтальное положение.

Другими словами, привычки можно «прокачать», как и большинство мышц на теле.

Чтобы стать боле собранным при выполнении «кабинетной» работы на дому, необходимо как минимум оборудовать для себя удобное место со столом, креслом и удобной рабочей поверхностью.

Способы стать собранным и организованным

Тематические форумы и психологи советуют множество способов как стать собранным и внимательным. Новичку в «прокачивании» этих навыков не обязательно пользоваться всеми сразу, чтобы не разочароваться в быстром выгорании. Достаточно подключать в свою повседневность новые методы постепенно, а несколько из них выбрать в качестве базовых.

Четкая расстановка приоритетов

Сложнее всего выполнять ответственную работу, когда голова занята сотней мыслей. Да и не возможно хорошо выполнить поставленную начальником задачу, когда фокус внимания хаотически перемещается с еще не купленных продуктов, не накормленных детей, не убранной квартиры на мысли о предстоящем субботнем празднике.

Переживания о том, что вы не успеете все сделать – нормальная реакция на многозадачность без четкого разграничения времени. Пропишите важные пункты (семья, работа, отношения с детьми, отношения с родителями и мужем, карьера, хобби, здоровье) и расставьте приоритеты по значимости. Так вы будете спокойнее, в первую очередь выполняя самые важные дела.

Привычка все записывать

И желательно – не в телефон или планшет, а в бумажный блокнот. Прописывая задачи на бумаге, вы лучше запоминаете их даже визуально. А еще привычка доверять все блокноту избавит вас от многих неприятных ситуаций, которые могут возникнуть из-за мелочей.

Человек не обязан держать в голове всю «наваливающуюся» на него информацию, глупо себя винить за то, что вы не помните дату дня рождения соседки или гастрономические предпочтения дальних родственников. И стараться «засунуть» всю информацию в несчастный мозг, а потом еще и заставлять его над диссертацией думать – чистой воды издевательство.

Избавление от ненужных предметов

Сборы на деловую встречу или на пары займут меньше времени, если гардероб не будет завален кучей разносезонной одежды, а полка в ванной комнате – заставлена двадцатью одинаковыми полупустыми флаконами.

• На эту тему в Японии даже разработана целая техника уборки.

А еще стоит выбросить все, что раздражает. А если жалко выбросить – то просто подарить кому-нибудь.

Идеальный порядок на рабочем столе поможет быстрее «включиться» в рабочий процесс

Рассортируйте документы по папкам, найдите наконец подходящее место для баночек с краской для принтера, отправьте в урну блокноты со старыми записями. И бросьте надеяться, что они вам еще когда-нибудь пригодятся.

А еще – уберите с рабочего стола вазоны с живыми цветами, если забывая их поливать, вы постоянно раздражаетесь. Совет: не выдумывайте исключений в виде цветных скрепок и шариковых ручек с милыми фигурками.

Эти вещи уюта может и добавят, но, вопреки многим советам, на рабочий лад точно не настроят.

Определение четкого места для важных вещей в доме

Хорошо организованный человек не будет перед самим выходом из дома искать папку с документами или ключи от квартиры. Отдельная «катастрофа» — поиск телефона. Часто бывает трудно найти гаджет даже в собственной сумке, не то, что в квартире или рабочем кабинете.

Определение четкого места для таких предметов, как ключница, смартфон, зарядные устройства, папки с персональными документами поможет сэкономить массу времени и нервов.

Привычка составлять расписания

Пусть для начала это будут совсем не сложные, даже смешные расписания. До планирования масштабного бизнес-проекта, может, далеко, но можно начать с составления маршрута от работы домой.

Если вы часто ругаете себя за то, что сорок минут проходив по супермаркету, так и не купили основные продукты, за которыми отправлялись, то не стоит пренебрегать даже мелочами.

Привычка расписывать план действий постепенно перерастет в более масштабное планирование, за что вы себе потом скажете «спасибо».

Делегирование обязанностей

Часто человек, перед которым стоит ответственная, но не очень желаемая задача, готов заниматься чем угодно, но не непосредственным делом.

Действительно, приступить к составлению важной статистической таблицы сложно, если перед этим нужно отправить несколько писем по электронной почте, заправить катриджы в принтере и отнести бумаги в другой отдел.

По мере возможности делегируйте несложные задачи сотрудникам, так у вас освободится много времени на выполнение действительно важного.

Вернуть на место

А еще заведите привычку всегда возвращать вещи на свои места после окончания работы с ними. Даже самые мелкие. Даже в тех случаях, когда этого никто не может проконтролировать. Так вы всегда четко будете знать, где находится нож для бумаги или нужная визитка.

Деление

Способ деления больших задач на мелкие поможет вам справиться со страхом приступить к работе. Выполняя мелкие задачи и постепенно приближаясь к глобальной цели, вы каждый раз будете чувствовать маленькую победу и еще больше уверенности в себе.

Разделение дел по принципу Парето (20 на 80)

Метод Парето предполагает отведению самых важных дел 20% всего времени. А еще есть мнение, что любое дело занимает ровно столько времени, сколько человек на него отводит.

К примеру, если нужно написать статью, можно уложиться в пару дней. Один день посвятить сбору информации, следующий – структуризации и написанию самого текста. Но если думать о предстоящей работе целую неделю, дотянуть до истечения сроков, попросить их продлить, а потом еще неделю писать по абзацу в день, то на такую работу уйдет целых 14 дней.

Инвестор и миллиардер Уоррен Баффетт советует взять этот способ на заметку всем, кто испытывает проблемы с несобранностью. Распределите временной ресурс так, чтобы 20% времени приносили 80% результатов.

Всегда думайте о результатах

Регулярно пересматривайте свои записи. Даже если вам кажется, что все помните наизусть. Повторно читайте записанные планы, задачи и проекты. Каждый день спрашивайте себя «что сегодня было сделано для того, чтобы приблизиться к результату?».

Самое главное

Осознайте, что вы просто физически не можете выполнить абсолютно все, даже если какие-то из записанных вами лично пунктов остались без галочки. Выберете из всего списка несколько позиций. Реализация которых сделает лично вас счастливым и независимым человеком.

Освойте творческий подход к отсрочке дел

Из составленного вами списка необходимых дел выберите хотя бы одно занятие, с невыполнением которого можно смириться. Это поможет вам понять, что отсрочка даже чего-то важного не приведет к мировому апокалипсису.

Определите ключевые показатели своей деятельности

Составьте список всех знаний, умений и навыков, которыми вам необходимо обладать для того, чтобы начальник, муж, дети и вы сами были довольны собой. А потом подумайте. Что можно сделать для того, чтобы постепенно начать осваивать эти навыки. Возможно, вам помогут какие-нибудь курсы или тренинги.

Выберите из составленного списка навыков один самый главный и сделайте его ключевым. Приложите максимум усилий, чтобы овладеть им в совершенстве.

Анализируйте пройденный путь

Приучите себя проводить анализ работы на протяжении всей своей карьеры. Для этого можно обратиться к начальнику или сотрудникам и подсказать, в чем именно вам следует усовершенствоваться, какую работу довести до автоматизма, а какой – наоборот, уделять меньше внимания.

Освойте закон трех задач

Выберите три главных задачи, выполнение которых ждет от вас начальство в первую очередь. И подумайте над тем, как сосредоточиться только на этой работе. Также стоит определить три важнейшие цели в каждой из сфер жизни.

Продвигайтесь поэтапно

Любую, даже самую сложную задачу, которую вы постоянно откладывали, можно осилить, составив поэтапный план действий. Согласуйте это с человеком, перед которым вы чувствуете ответственность за результат. Возможно, он подскажет вам что-то, что способно облегчить дело.

Никогда не переставайте учиться

Это касается всех сфер жизни. Мозг похож на своеобразный мускул, который постоянно надо прокачивать. Причем, устроен он настолько грамотно и непонятно, что вы и представить себе не можете весь спектр позитивных последствий в разных сферах от регулярного «прокачивания» себя в чем-то конкретном.

Учитесь использовать свой индивидуальный талант

Возможно, вы пытаетесь заставить себя сделать что-то, что в целом не соответствует вашим склонностям и природе. Спрашивайте у себя: «что я умею делать лучше всего?» и постоянно направляйте усилия в эту область.

Определите свои слабые места

Место того, чтобы постоянно укорять себя в том, что вы чего-то не успеваете, попробуйте выяснить, в чем причина. Возможно, проблема спрятана в подсознании, которое не дает вам приступить к какому-то делу из-за неудачного опыта в прошлом.

Представьте, что вы работаете персонально на себя

Так вам будет проще взять полную ответственность за все, что с вами происходит. А также представьте, какой убыток вы понесете, если не выполните определенную работу. Превратите это в своеобразную игру.

Максимально мобилизуйте силы

Иногда кажется, что некоторым счастливчикам все дается легко и они с завидной ловкостью справляются с множеством ежедневных задач, успевая утром сходить в спортзал, в обеденный перерыв пробежаться по ТЦ и выбрать подарок члену семьи, а вечером уделить время изучению иностранного языка. В то же время другие не успевают даже отдохнуть в течение недели. Если вы хотите стать более собранным и более организованным, перестать отвлекаться и все успевать, сначала попробуйте определить, почему сейчас вы не соответствуете своему идеалу.

От чего зависят организованность и собранность и что делать, если вам их не хватает? Вот несколько распространенных причин.

1. Характер

Считается, что к 16 годам характер человека формируется окончательно и изменить его в дальнейшем очень тяжело. На самом деле это не так – наш характер меняется на протяжении всей жизни. Правда, чтобы сформировать у себя желаемые привычки, нужно приложить немало усилий, поэтому необходимы время и хорошая мотивация. В любом случае работать над своими слабыми сторонами возможно и необходимо.

2. Неумение ориентироваться во времени

Эта черта присуща некоторым людям – им тяжело правильно рассчитывать время, особенно когда нужно куда-то ехать или выполнять большую задачу. Более чем другим это свойственно психастеникам. В этом случае можно попробовать обмануть мозг и перевести часы на 15-20 минут вперед.

3. Нежелание выполнять конкретную задачу

Если вам не нравится какое-то дело или задание, вы подсознательно можете саботировать его выполнение. Аналогично, если вам не нравится, что вас в принципе заставляют что-либо делать или это делает не слишком приятный вам человек. Иногда осознание этого помогает преодолеть барьер и приступить к работе.

4. Страх

Часто мы прокрастинируем выполнение задач, кажущихся неподъемными или которые ранее закончились не удачей. Мы просто боимся не справиться и поэтому делаем все, кроме основной работы, что чревато серьезной потерей времени. Но если перебороть страх, это даст большой положительный эффект.

При прокрастинации хорошо помогает так называемое правило одной минуты: переступите через отрицательные эмоции и занимайтесь работой ровно 60 секунд. По истечении времени вы, вероятнее всего, почувствуете вдохновение и продолжите работать дальше. Используйте и другие советы, как победить прокрастинацию.

Полезные привычки для того, чтобы стать более собранным

Формирование этих привычек поможет при долгосрочном планировании дел. Если следовать перечисленным советам, вы будете организованнее в работе и личной жизни, будете меньше отвлекаться и сможете успевать больше.

1. Избавляйтесь от ненужных предметов

Чем больше у вас вещей, тем больше беспорядка. Чтобы понять, что стоит выкинуть, задайте себе вопрос: «Если бы завтра мне пришлось переехать в другую страну, что бы я взял с собой?» Так вы определите, что для вас ценно. Если вы возьмете за привычку каждую неделю избавляться от хлама, то почувствуете себя лучше. С другой стороны, оставьте те милые сердцу безделушки, которые вдохновляют вас на продуктивную работу: яркие скрепки, блокнот с любимым киноперсонажем, светящаяся ручка и пр.

Чтобы ненужные вещи не накапливались, старайтесь не покупать лишнее. Попробуйте провести эксперимент: сходите в супермаркет, оставив кошелек дома. Если вам приглянутся какие-то вещи, сфотографируйте их, а через несколько дней взгляните на фотографии. Если вам до сих пор хочется купить их, сделайте это, но скорее всего надобность в части вещей отпадет. Это не только сэкономит вам средства, но и позволит стать собраннее и организованнее.

2. Определите место для важных вещей в доме

Купите красивую подставку под ключи и кладите их туда каждый раз по возвращении с улицы. Проделайте то же самое с паспортом, смартфоном, кошельком – это избавит вас от длительных поисков перед выходом и сэкономит вам время.

3. Записывайте все

Не стоит пытаться удержать все задачи в голове – она подведет вас. Кроме того, постоянно перегруженный мозг работает хуже. Уделите несколько секунд тому, чтобы зафиксировать информацию в блокноте или смартфоне, и вы уже не забудете о ней. К примеру, если вы страдаете плохой памятью на имена, попробуйте записать имя человека сразу при знакомстве.

Хорошо помогают приложения, с помощью которых можно составлять списки дел, создавать напоминания и не упускать важное. Вот несколько примеров:

• Any.Do,
• Evernote,
• LeaderTask,
• Remember the Milk,
• Todoist,
• Wunderlist,
• «Хаос-контроль».

4. Составляйте расписание и придерживайтесь сроков

Графики на год, месяц, неделю и день помогут ставить и выполнять задачи. Если вы будете хаотично вести дела, у вас всегда не будет хватать времени. Вначале запишите то, чего вы хотите достичь, затем – то, что нужно сделать для этого. Устанавливать сроки тоже очень важно, потому что в противном случае вы будете упорно избегать возможности поработать.

5. Боритесь с прокрастинацией

Чем дольше вы откладываете важное дело, тем сложнее будет выполнить его потом. А если перебороть прокрастинацию и взяться за него сразу, в вашей жизни будет гораздо меньше стрессов. Если вы можете сделать что-то прямо сейчас, то идите и делайте!

6. Делегируйте обязанности

Иногда кажется, что проще и быстрее сделать все самому, но далеко не всегда это так. Например, можно заказать доставку еды вместо того, чтобы готовить, а несложную рутинную работу доверить коллеге. Если это освободит вам время для более эффективной работы, то не сомневайтесь – действуйте.

7. Избавляйтесь от привычки опаздывать

Старайтесь прийти раньше хотя бы на несколько минут – дополнительное время поможет избежать возможных задержек из-за пробок, а кроме того, даст вам время собраться, вспомнить тезисы выступления, продумать будущий разговор или иные детали встречи и т.д.

Если завтра предстоит важная встреча, сделайте одолжение будущему себе и заранее приготовьте все необходимое: соберите сумку, почистите обувь, погладьте одежду. Носиться по квартире в последние минуты с утюгом наперевес не очень безопасно и не слишком эффективно – повышается риск что-то забыть или не успеть. А некоторым, возможно придется возвращаться, чтобы проверить, выключена ли техника. Все это забивает голову ненужными проблемами и вопросами, и в итоге на самой встрече вы рискуете забыть половину моментов, которые хотели обсудить.

8. Делите крупные задачи на мелкие

Взяться за непростое дело психологически тяжело, но если вы разобьете большую задачу на множество маленьких, вам будет намного проще разобраться с ней.

9. Будьте оптимистичны

Научитесь видеть положительное даже в неудачах. Помните: все, что с вами произошло, – это опыт, который не бывает лишним.

Как сосредоточиться на конкретной задаче или подготовиться к ответственному мероприятию?

1. Накануне вечером составьте список задач на завтрашний день. Для начала выберите только три дела – если их будет больше, это может подавить вас и привести к прокрастинации. Но обязательно выполните все, что запланировали.
2. Начните с легкой задачи. Так у вас будет больше воодушевления для начала продуктивной работы. Или примените хитрость: первым делом запишите в свой список дел самую сложную задачу. Вероятнее всего, вам не захочется за нее браться и вы предпочтете выполнить все остальные дела в списке, которые покажутся более простыми.

3. Сосредоточьтесь на одной задаче за один раз. Если вы будете прерываться, вашему мозгу понадобится больше времени, чтобы сконцентрироваться. Продолжайте работать над одним делом, пока не закончите. Не отвлекайтесь на проверку почты, отключите телефон и не открывайте развлекательные сайты.

   Если сложно сфокусироваться на работе самостоятельно, попробуйте воспользоваться таким приложением, как Rescue Time. Оно помогает ставить задачи, отслеживать их выполнение, визуализирует прогресс и мотивирует на дальнейшую работу. С его помощью вы видите время, проведенное вами на сторонних развлекательных ресурсах, а кроме того, оно позволяет блокировать мешающие программы. Также может оказаться полезным интернет-блокировщик Anti-Social.

   А если вам срочно нужно дописывать текст, опробуйте цифровой помощник FocusWriter: он заблокирует все, кроме текстового редактора, и у вас не останется другого выбора, кроме как работать. Все остальное, включая меню, будет спрятано с глаз долой до тех пор, пока вы не наведете курсор.

4. Определитесь, поможет ли вам уборка. Этот пункт индивидуален. Для кого-то порядок на рабочем столе чрезвычайно важен и помогает собраться с мыслями. Если вы согласны с поговоркой «Порядок на столе – это порядок в голове», то лучше избавиться от лишних вещей вокруг, пока вы работаете. Важно не переборщить и не превратить легкую уборку в акт прокрастинации, который растянется на весь день.

   С другой стороны, если вы творческий человек и вам вполне комфортно и продуктивно работается среди разбросанных вещей и легкого хаоса, тратить время на уборку не стоит.

5. Делайте регулярные перерывы. На первый взгляд совет покажется нелогичным, но кратковременный отдых повышает продуктивность. Кроме того, если вы будете знать о скором перерыве, это поможет вам не отвлекаться на посторонние факторы вроде серфинга в интернете или переписки с друзьями.

   Желательно устраивать небольшой – 5-10-минутный – перерыв ежечасно. Выйдите на улицу, сделайте небольшое физическое упражнение, поговорите с коллегой. Старайтесь после отдыха сразу приступить к работе, без переходного ничегонеделания. Чтобы перерыв не растянулся, установите таймер.

6. Поощряйте себя. Пообещайте купить вкусный кофе или побаловать себя перекусом в кафе после выполнения работы. Это поможет сконцентрироваться на результате и не увязнуть в процессе.

   Можно внести в работу элемент игры и попробовать приложение Forest: Stay Focused. Перед началом работы вы сажаете виртуальное дерево, и оно растет до тех пор, пока вы не используете сторонние приложения. Если вы будете работать, не отвлекаясь на телефон, вырастите виртуальный лес, а если нет – дерево засохнет. Приложение доступно для смартфонов, также есть расширение для Chrome.

7. Приложите усилия. В тот момент, когда вам захочется сдаться, вместо того чтобы поддаться, начните работать с удвоенной энергией. Конечно, это потребует от вас значительных усилий, а потому заранее подберите себе хорошую мотивацию. Например, вспомните, что сделанные вовремя дела позволят без помех наслаждаться жизнью и не испытывать угрызений совести.

8. Выбросите из своей головы мусор, не застревайте в мыслях. Это могут быть не только другие задачи по работе, но и любые посторонние переживания, которые мешают сосредоточиться. Важно осознать их наличие и спросить себя: это полезные идеи, которые нужно воплотить, или просто чувство беспокойства?

   • Если это тревожные мысли, уделите несколько минут тому, чтобы успокоиться.
   • Если это важные задачи, добавьте их в текущий список дел.
   • Если это идея, запишите ее тоже, вы сможете вернуться к ней позже.

   Подобный самоанализ займет всего 5-15 минут и поможет сконцентрироваться.

9. Не стоит стремиться к идеалу. Не всегда нужно на 100% выполнять задачу, иногда хватает и 80%. Не тратьте время на отшлифовывание мелких деталей – ваш перфекционизм только замедляет вас. Вначале выполните проект полностью, и уже только потом доводите его до совершенства, если останется время на это.
10. Просчитайте время. Предположим, вы решили начать ходить в бассейн и посещать курсы рисования. Прежде чем записываться на занятия, сядьте за калькулятор. Допустим, вы работаете в офисе 8–9 часов в день, тратите больше двух часов на дорогу, также нужно учитывать время на сборы и приготовление еды. При этом нужно спать не менее 7–8 часов и находить время на отдых. Если задуманный вами грандиозный план по саморазвитию не умещается в 24 часа, лучше чем-то пожертвовать, чтобы все успевать, – например, выбрать только уроки рисования.

Методики для повышения организованности

Существует несколько интересных методик, как повысить организованность и расставить приоритеты. Вот несколько примеров.

Метод 4D

Суть метода заключается в следующей последовательности действий:

• Delete or Drop (удалите или бросьте),
• Delegate (поручите),
• Defer (отложите),
• Do (делайте).

Главная мысль этого метода – освободить максимум времени на самые важные дела, и для этого, перед тем как перейти к выполнению работы, сперва нужно разобраться с лишними задачами: вычеркнуть ненужные и перепоручить что-то другим, если это возможно. Рассмотрим пункты подробнее.

1. Избавьтесь от дел, которые не несут пользы и не являются важными (даже если они срочные). К примеру, вы хотели сходить в магазин, чтобы проверить, не появились ли в продаже шторы, которые вы давно мечтаете приобрести. В условиях дефицита времени лучше пожертвовать этой задачей в пользу более важной, тем более что ваши старые шторы пока успешно выполняют свою основную функцию.
2. Делегируйте второстепенные задачи. Работодатель попросил вас завершить очень важный проект, это работа на весь день и, возможно, вечер. А завтра вы ожидаете гостей, перед приходом которых было бы неплохо прибраться. На уборку у вас не останется ни сил, ни времени, а от проекта отказываться невыгодно. В такой ситуации проще вызвать клининговый сервис на дом, чтобы сэкономить силы.
3. Отложите дела, выполнение которых подождет. Чтобы не ошибиться при расстановке приоритетов, почитайте про матрицу Эйзенхауэра.
4. И наконец, после того как вы избавились от второстепенных задач, приступайте к выполнению действительно важных дел.

Тайм-боксинг

Эта методика, позволяющая справиться с перфекционизмом и прокрастинацией, построена на выборе определенных промежутков времени для задач. Вы выделяете час или два, на протяжении которого работаете и не делаете ничего постороннего. Если вам нужно написать статью, вы просто садитесь за стол, открываете документ и пишете строго с 11:00 до 12:00, не отвлекаясь ни на что. Как только наступил полдень – вы бросаете работу, не доделывая и не исправляя.

Тайм-боксинг дает хорошие результаты, потому что вы достигнете максимальной мотивации, эффективности и концентрации, так как будете стараться выполнить все в срок. Так задача из скучного действия, которое можно растянуть, прервать или бесконечно переделывать, превратится в стремительную и увлекательную гонку.

Заточка пилы

Это метод Стивена Кови, автора книги «7 привычек высокоэффективных людей». Он сравнивает человека с дровосеком, лезвие пилы которого становится тупым по мере того, как он работает. И чтобы процесс работы оставался таким же эффективным, необходимо потратить немного времени и заточить пилу, под которой подразумеваются четыре измерения человеческой натуры.

Суть в том, что следует все время улучшать свои навыки на четырех уровнях:

• Физическом – не подвергать себя стрессу, питаться преимущественно здоровой пищей, поддерживать физическую форму, не ограничивать себя в сне.
• Интеллектуальном – читать, посещать культурные мероприятия, заниматься творчеством.
• Социально-эмоциональном – не общаться с токсичными личностями, поддерживать гармонию в душе, верить в себя.
• Духовном – стараться помогать другим, быть полноценной личностью.

Огромная проблема людей, которые не могут организовать свой день и свою работу, в том, что они тратят время на несущественные дела, забывая о важном и о своих жизненных целях. Невозможно стать организованным за один день, но если вы будете стремиться к этому, такой стиль жизни станет вашей привычкой.