Как установить онлайн кассу для ип пошаговая инструкция

#статьи


  • 0

Как подключить и зарегистрировать онлайн-кассу: пошаговая инструкция

Если установить онлайн-кассу неправильно, можно сломать фискальный накопитель, нарушить закон и получить штрафы. Рассказываем, как избежать ошибок.

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Большинство компаний и ИП должны использовать в своей работе онлайн-кассы. С помощью онлайн-касс регистрируют расчёты с покупателями, формируют чеки и передают данные в налоговую.

В статье даём инструкцию по подключению онлайн-касс. Она будет полезна всем компаниям и предпринимателям, которые делают это впервые.

  • Что такое онлайн-кассы и кому нужно их устанавливать
  • Что нужно для подключения онлайн-кассы
  • Как подключить онлайн-кассу и зарегистрировать её в налоговой

Онлайн-касса (или ККТ) — аппарат для расчёта с клиентами и учёта продаж. В ней есть специальный чип — фискальный накопитель, который сохраняет данные о расчётах, формирует чеки, шифрует и передаёт эти данные в ФНС через оператора фискальных данных (ОФД).

Подробнее об онлайн-кассах — как они работают, какие есть виды онлайн-касс и по каким критериям их выбирать — мы рассказали в этой статье Skillbox Media.

Онлайн-кассы должны использовать практически все предприниматели и юридические лица. Есть некоторые исключения — они перечислены в статье 2 №54-ФЗ. Например, ККТ могут не устанавливать:

  • предприниматели на НПД;
  • предприниматели на патенте по некоторым видам деятельности;
  • компании и ИП, которые из-за условий работы не могут проводить расчёты с помощью ККТ — например, торгуют на рынках и ярмарках, оказывают услуги по присмотру за детьми и людьми с инвалидностью, продают газеты или мороженое в ларьках;
  • компании и ИП, которые работают в отдалённых и труднодоступных местах.

Важно регулярно следить за обновлениями этого закона — исключения периодически отменяют.

Перед тем как подключать и регистрировать онлайн-кассу, нужно:

  • выбрать и купить ККТ;
  • выбрать и купить фискальный накопитель (ФН);
  • получить квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Выбрать и купить онлайн-кассу. Подробнее о видах онлайн-касс и критериях их выбора мы говорили в этой статье. Например, перед покупкой важно учитывать вид бизнеса, количество товаров или услуг, число клиентов, условия торговли.

Производителя онлайн-кассы каждый бизнес выбирает по своим потребностям. Купить ККТ можно у ОФД, с которым бизнес планирует работать, у операторов сотовой связи, в онлайн-банке или напрямую у завода-изготовителя.

Важно проверить, чтобы выбранная модель была включена в реестр ФНС. В нём налоговая публикует данные о всех моделях онлайн-касс, которые соответствуют требованиям закона.

Выбрать и купить фискальный накопитель. Они различаются по сроку действия: 15 или 36 месяцев. После истечения этого срока нужно покупать новый ФН и перерегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Выбор срока ФН зависит от вида бизнеса и применяемой системы налогообложения. Например, фискальные накопители на 15 месяцев должны использовать ИП и компании, если они:

  • продают товары и работают на режиме ОСНО;
  • продают подакцизные товары — например, алкоголь, табак, топливо, автомобили;
  • ведут сезонные работы;
  • используют ККТ в автономном режиме (не передают данные в ОФД) — например, бизнес, работающий на отдалённых и труднодоступных территориях;
  • платёжные агенты: работают как посредники и принимают платежи от физических лиц (например, за услуги связи, интернета, ЖКХ и так далее).

ФН на 36 месяцев могут устанавливать:

  • ИП и компании, которые работают на спецрежимах — УСН, АУСН, ЕСХН, ПСН — и не продают подакцизные товары;
  • ИП и компании, которые работают на режиме ОСНО и предоставляют только услуги (не указана номенклатура с признаком «товар»).

Кроме сроков использования, фискальные накопители ограничены объёмом памяти. Если память заканчивается до завершения срока — например, когда у бизнеса большой поток клиентов, — ФН нужно также менять, а кассу — перерегистрировать.

Чаще всего фискальный накопитель покупают там же, где и онлайн-кассу.

Как и в случае с ККТ, важно проверить, чтобы выбранный фискальный накопитель был включён в реестр налоговой. Также можно воспользоваться сервисом «Фискальные накопители в реестре» — он позволяет проверить и онлайн-кассы, и фискальные накопители в режиме онлайн.

Так выглядит сервис для проверки онлайн-касс и фискальных накопителей в реестре ФНС
Скриншот: ФНС / Skillbox Media

Получить КЭП. Она потребуется для заключения договора с ОФД и регистрации кассы в налоговой — подробнее об этом говорим ниже.

В 2023 году предприниматели и владельцы компаний могут получить КЭП в налоговой. Также для получения электронной подписи можно обратиться к доверенным лицам ФНС из актуального перечня.

Налоговая выпускает КЭП бесплатно, но для этого потребуется купить токен и лицензию на программу «КриптоПро CSP». Если они уже есть, покупать новые не нужно.

Токен — это физический носитель электронной подписи. Согласно разъяснениям ФНС, налоговая поддерживает носители формата USB Type-А. Например, «Рутокен ЭЦП 2.0», «Рутокен S», «Рутокен Lite», «JaCarta-2 SE» и другие. Купить их можно в интернет-магазинах или напрямую у изготовителей.

После того как вы купили токен и лицензию, нужно подать заявление в ФНС. Это можно сделать двумя способами:

  • В налоговой по записи. С собой нужно взять паспорт, СНИЛС и токен. Сертификат КЭП запишут на токен в день подачи заявления.
  • В личном кабинете налогоплательщика через вкладку «Заявление на получение КЭП». В этом случае в назначенную дату нужно прийти в налоговую с токеном для записи сертификата подписи.

Дальше нужно загрузить программу «КриптоПро CSP» на компьютер, зарегистрироваться в ней и установить сертификат электронной подписи с токена. После этого КЭП можно будет пользоваться.

Итак, бизнес купил ККТ, фискальный накопитель и получил электронную подпись. Вот что нужно сделать дальше, чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться.

Шаг 1. Заключить договор с ОФД. ФНС не зарегистрирует онлайн-кассу, если не будет договора с ОФД. Оператор будет играть роль посредника между онлайн-кассой и налоговой. Выбрать ОФД можно из реестра компаний, аккредитованных ФНС.

Ориентировочная стоимость тарифов ОФД: 300 рублей за месяц, 1700 рублей за полгода, 3000 рублей за год, 6700 рублей за три года. Например, вот тарифы оператора «Первый ОФД» на начало 2023 года.

Тарифы оператора «Первый ОФД»
Скриншот: «Первый ОФД» / Skillbox Media

Обычно для заключения договора не нужно встречаться с представителями компании-оператора лично. Достаточно подать заявление через личный кабинет на сайте выбранного ОФД.

Шаг 2. Подключить онлайн-кассу к интернету. Это можно сделать двумя способами в зависимости от вида онлайн-кассы и возможностей торговой точки:

  • с помощью кабеля;
  • с помощью беспроводных сетей — по Wi-Fi или мобильному интернету.

Шаг 3. Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Можно зарегистрировать кассу самостоятельно или воспользоваться услугой специальной организации — как правило, такие услуги предоставляют компании, которые продают ККТ и фискальные накопители.

Чтобы зарегистрировать кассу самостоятельно, нужно подать заявление в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС — через кнопку «Учёт ККТ». В заявлении указать:

  • Фактические адрес и место установки онлайн-кассы — например, адрес магазина и номер торговой точки. Адрес может не совпадать с юридическим адресом бизнеса.
  • Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Они указаны в паспортах устройств. На этом этапе сайт ФНС проведёт автоматическую проверку того, есть ли эти ККТ и ФН в реестре налоговой.
  • Особые параметры использования кассы. Их выбирают из предложенного списка. Например, «ККТ используется при продаже подакцизных товаров» или «ККТ используется для развозной или разносной торговли». Указать особые параметры можно только на этом этапе — добавить их позже не получится.
  • ОФД, с которым заключили договор. Его также выбирают из предложенного списка.

ФНС проверит заявление и выдаст результат. Если всё прошло успешно, появится окно с регистрационным номером ККТ. Он необходим для завершения регистрации кассы.

Шаг 4. Ввести регистрационный номер в ККТ. Это нужно сделать в течение суток с момента его получения. Чтобы на онлайн-кассе появилось окно для ввода регистрационного номера, нужно перейти в настройки и выбрать сервисный или административный режим ККТ — в зависимости от модели кассы.

В окне для ввода нужно указать полученный регистрационный номер и свой ИНН. На этом этапе важно быть максимально внимательным. Если ошибиться хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействителен и придётся покупать новый. Если всё сделать верно, онлайн-касса распечатает чек. Он потребуется на следующем этапе.

Шаг 5. Сделать отчёт о регистрации ККТ. Для этого нужно снова войти в личный кабинет налогоплательщика, перейти на вкладку «Учёт ККТ» и напротив своей кассы нажать на «Отчёт о регистрации ККТ».

В отчёте указывают данные полученного чека:

  • дату и время получения;
  • порядковый номер;
  • фискальный признак — 10 цифр рядом с аббревиатурами ФП или ФПД.

Шаг 6. Получить карточку регистрации ККТ. Если проверка отчёта в налоговой пройдёт успешно, в личном кабинете налогоплательщика появится карточка регистрации ККТ, подписанная КЭП налоговой. Пока такой карточки не будет, пользоваться онлайн-кассой нельзя.

Шаг 7. Ввести параметры регистрации в форму на сайте ОФД. Для этого нужно зайти в личный кабинет на сайте ОФД, с которым заключён договор, и нажать кнопку «Добавить кассу». Затем ввести сведения о ККТ и данные с карточки регистрации. После этого онлайн-касса синхронизируется с ОФД, и оператор начнёт передавать данные о продажах в налоговую.

Если этого не сделать, ОФД не будет передавать данные в ФНС и через 30 дней кассу заблокируют.

  • Онлайн-кассы должны подключать и использовать почти все предприниматели и компании. Исключения перечислены в статье 2 №54-ФЗ.
  • Перед подключением нужно получить КЭП, купить онлайн-кассу и фискальный накопитель.
  • Чтобы онлайн-кассой можно было пользоваться, нужно заключить договор с ОФД, подключить кассу к интернету, зарегистрировать её в ФНС, пройти фискализацию, получить карточку о регистрации и синхронизировать ККТ с ОФД.

Эти материалы Skillbox Media могут быть вам полезны

  • Онлайн-кассы: что это такое, кто должен их использовать, какие они бывают и как между ними выбрать
  • Единый налоговый платёж и единый налоговый счёт: что это и как с ними работать
  • Системы налогообложения: что это такое, какие есть системы и как между ними выбрать
  • Что выбрать: ИП или ООО. Рассказываем о преимуществах и недостатках этих вариантов
  • Как открыть ИП в 2022 году: пошаговая инструкция
  • Бухгалтерский учёт: зачем он нужен, как он устроен и как его организовать

Жизнь можно сделать лучше!
Освойте востребованную профессию, зарабатывайте больше и получайте от работы удовольствие. А мы поможем с трудоустройством и важными для работодателей навыками.

Посмотреть курсы

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Онлайн-касса — кассовый аппарат с фискальным накопителем. Фискальный накопитель записывает и хранит информацию о чеках и отправляет ее в налоговую по интернету.

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Пример онлайн-кассы — модель Эвотор 10

АТОЛ SIGMA 7 — пример онлайн-кассы

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

По закону использовать онлайн-кассы обязаны практически все компании и ИП, если продают товары, работы или услуги физлицам, представителям компаний и ИП за наличные или при оплате картой в торговой точке.

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

Некоторым продавцам разрешили работать вообще без кассы, например:

  • ИП на спецрежиме «Налог на профессиональный доход»: они отправляют чеки через приложение «Мой налог»;
  • ИП, которые сдают в аренду свое жилье или машино-место;
  • ИП и компаниям, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив;
  • ИП и компаниям, которые работают в труднодоступной местности: перечень таких муниципалитетов устанавливают региональные власти.

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

  1. Фискальный регистратор с фискальным накопителем — это разновидность онлайн-кассы без клавиатуры и дисплея.
  2. Онлайн-касса привычного вида с фискальным накопителем.
  3. Дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.

Давайте подробнее о каждом.

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель можно купить вместе с кассой или отдельно. Без фискального накопителя использовать кассу нельзя.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Использовать можно только те модели накопителя, которые зарегистрированы в налоговой службе. Это можно проверить в реестре на сайте ведомства.

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

  • для ИП и компаний на УСН или ЕСХН;
  • для ИП на патенте.

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

  • если у них сезонная работа;
  • они совмещают два режима, один из которых ОСН. Например, ИП одновременно работает на патенте и ОСН;
  • они используют онлайн-кассу, которая работает в автономном режиме — не передает чеки в налоговую через ОФД. Так работают кассы в муниципалитетах, которые регион включил в список удаленных от сетей связи. Это населенные пункты, где проживает менее 10 тысяч человек;
  • компания или ИП — платежный агент. То есть тот, кто принимает наличные пла­те­жи фи­зи­че­ских лиц, например за ин­тер­нет, теле­фон, со­то­вую связь, ЖКУ и так да­лее.

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

В реестре собраны все модели кассовых аппаратов, которые разрешено использовать в работе. Сейчас там 210 моделей, но он постоянно обновляется.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Как выглядит фискальный регистратор для кассовых операций

Фискальные регистраторы работают только при подключении к компьютеру

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

  • фискальный накопитель;
  • чековый принтер;
  • вычислительно-коммуникационный модуль.

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

✅ Кассир работает не с маленьким экраном обычной онлайн-кассы, а с удобным монитором, на котором могут быть параллельно открыты другие необходимые для работы программы. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅ Регистратор использует память компьютера, она больше, чем память онлайн-касс. Это подходит для супермаркетов с большим ассортиментом.

✅ Скорость печати чеков выше, чем у онлайн-касс, за счет мощного ресурса компьютера и высокой скорости обработки информации.

❌ Решение скорее подходит для крупных магазинов. Для работы нужен компьютер.

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:

Онлайн-касса с кнопками и без дисплея

У автономной кассы небольшой экран, и она похожа на калькулятор с кнопками. Например, это Атол 92Ф

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Облачная касса. Подойдет только для интернет-магазина с оплатой на сайте, для офлайн-магазинов — нет. Эта касса стоит в серверной вашего интернет-магазина либо в серверной компании-арендодателя подобных касс.

Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

Плюсы и минусы:

✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅ Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

Малый и средний бизнес, который продает товары в интернете, может не брать в аренду облачную кассу и не тратить время на ее обслуживание. Принимать платежи и отправлять чеки покупателям можно через сервис «Чеки» на платформе «Тинькофф Касса». Сервис не подойдет при продаже подакцизных, маркируемых товаров.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

В онлайн-банке. Новым бизнесам онлайн-банки часто предоставляют скидки, или они подпадают под акции. Например, в Тинькофф можно взять в аренду устройство 2 в 1 — онлайн-касса + терминал. Платить нужно будет только комиссию за эквайринг, аренда кассы будет бесплатной.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

  • через кабель;
  • по вайфаю или мобильному интернету через сим-карту — на кассе нужно включить режим передачи данных.

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Терминал эквайринга — для оплаты картами или по СБП — Системе быстрых платежей. Чтобы принимать оплату по безналу, нужны договор эквайринга с банком и терминал. Он не заменяет онлайн-кассу, а работает в комплекте с ней. Без терминала подключить эквайринг нельзя.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Чеки с кассы сначала поступают в ОФД, а он передает их налоговой в нужном формате. Пока нет договора с ОФД, налоговая не зарегистрирует кассу, кроме случая, когда можно работать автономно в местности, отдаленной от сетей связи.

Выберите любого ОФД из официального реестра налоговой службы. Цена у всех ОФД почти одинаковая — в среднем 3000 ₽ за кассу в год. Иногда производители касс объявляют акции и предоставляют услуги ОФД в подарок.

Шаг 2. Оформите электронную подпись. Квалифицированная электронная подпись нужна, чтобы зарегистрировать кассу через интернет. Ее можно бесплатно получить в налоговой. Если у компании или ИП уже есть КЭП, то получать новую не надо.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

Подача заявления на регистрацию онлайн-кассы на сайте ФНС

Зарегистрировать кассу на сайте налоговой можно за 15 минут

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Форма для регистрации ККТ на сайте налоговой

Приготовьте необходимые данные, которые вам нужно будет указать в регистрационной форме

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

Заполнение сведений об использовании ККТ на сайте налоговой

Будьте внимательны: если вы во время регистрации не поставите галочку, потом указать особые параметры не получится

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Регистрационный номер кассы на сайте ФНС после успешной проверки заявления на ККТ

Регистрационный номер понадобится, чтобы завершить регистрацию онлайн-кассы

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Карточка регистрации онлайн-кассы с подписью ФНС

Карточку регистрации не нужно распечатывать, она будет храниться в вашем личном кабинете на сайте ФНС

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

  • в реестре ККТ или реестре фискальных накопителей нет сведений о вашем устройстве;
  • ККТ числится как потерянная или украденная;
  • в заявлении о регистрации указаны недостоверные или неполные сведения, например неправильный адрес установки.

Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Рассказываем, что делать, если:

  • не работает интернет;
  • онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества;
  • онлайн-касса заблокирована из-за DDoS-атаки.

Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:

  • из уведомления о не переданных ОФД документах, если такие уведомления предусмотрены в модели кассы;
  • из личного кабинета ОФД. Там можно посмотреть переданные чеки. Если нужных чеков в списке нет, значит, информация не передалась;
  • из отчета о закрытии смены. В нем отражается количество чеков, которые не отправлены ОФД;
  • из отчета о текущем состоянии расчетов.

Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

Онлайн-касса сломалась или не работает из-за отключения электричества. Торговлю нужно приостановить. Продавать товары, работы, услуги без применения онлайн-кассы и выдавать вместо кассового чека товарный чек или типографский бланк строгой отчетности нельзя.

За торговлю при неработающей кассе будет штраф:

  • для ИП и должностных лиц — от 25 до 50% суммы расчета, но не менее 10 000 ₽;
  • для малых предприятий — от 37,5 до 50%, но не менее 15 000 ₽;
  • для крупных и средних компаний — от 75 до 100% суммы покупки, но не менее 30 000 ₽.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.

Когда касса заработает, нужно пробить чеки коррекции с признаком расчета «приход» на сумму каждой операции, которую провели, пока касса не работала.

ККТ заблокирована ОФД из-за DDoS-атаки. Из-за блокировки фискальные данные не поступают ОФД в момент расчета. В этом случае пользователю ККТ нужно передать фискальные данные сразу после разблокировки его IP-адреса ККТ, но не позднее чем по истечении 30 календарных дней.

В этом случае продавец освобождается от штрафа, так как в нарушении нет его вины.

  1. Продавцы должны использовать онлайн-кассы при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если те платят наличными либо картой.
  2. Некоторые бизнесы могут работать без онлайн-кассы. Например, ИП и компании, которые ремонтируют обувь или делают ключи, продают мороженое через киоски, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко в розлив.
  3. Онлайн-касса должна быть оборудована фискальным накопителем. Касса и фискальный накопитель должны числиться в специальных реестрах на сайте налоговой службы.
  4. Помимо кассы, может понадобиться дополнительное оборудование: сканер штрихкодов, терминал эквайринга, денежный ящик.
  5. Онлайн-кассу нужно обязательно зарегистрировать на сайте налоговой службы.
  6. Если нет интернета или касса сломалась, вести торговлю нельзя, иначе будет штраф.

Большинство ИП, которые продают товары или оказывают услуги, обязаны регистрировать все расчёты с покупателями в онлайн-кассе. Это устройство в режиме реального времени передаёт данные о продажах ОФД, который обрабатывает и направляет их в налоговую службу. Порядок применения контрольно-кассовой техники описан в 54-ФЗ и различается в зависимости от сферы деятельности и системы налогообложения компании.

Что такое онлайн-касса

Все кассовые аппараты с установленным фискальным накопителем (ФН) — онлайн-кассы. До 2017 года ККМ оснащались электронной контрольной лентой, которая сохраняла данные о расчётах, но не отправляла их онлайн. Современные модели касс должны быть оборудованы ФН – криптографическим модулем, который записывает, хранит и отправляет фискальные данные (кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и т.д.) в онлайн-режиме.

Как данные с кассы попадают в налоговую

После проведения любой кассовой операции ФН отправляет данные с уникальным фискальным признаком ОФД. Оператор обрабатывает и передаёт эти данные в налоговую.

Задача предпринимателя — передать корректную информацию оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обязан шифровать и хранить их копии на своих серверах и отправлять в ФНС.

Подключенная к интернету касса мгновенно передаёт фискальные данные в ОФД без возможности их изменения. Без соединения с интернетом ККМ все равно будет хранить информацию о расчетах в памяти ФН и передаст их, когда аппарат подключится к сети. Если не отправлять данные в ОФД больше 30 дней, ФН автоматически заблокируется.

Какая информация должна быть в чеке покупателя

Список обязательных реквизитов для кассового чека приведен в 4 статье 54-ФЗ. Большинство информации заполняется один раз при настройке кассы и в дальнейшем присваивается автоматически.

Кассовый чек 2022

В кассовом чеке должны быть указаны данные о компании и кассе:

  • ИНН собственника ККТ;
  • Применяемый налоговый режим;
  • Номер ФН;
  • Регистрационный номер кассы;
  • Заводской номер кассы;
  • Сайт налоговой.

Информация о точке продаж и кассире:

  • Порядковый номер чека за рабочую смену;
  • ФИО, ИНН и должность кассира (ИНН не печатается, но указывается);
  • Дата, время и адрес продажи;

Данные об операции:

  • Наименование документа;
  • Форма расчёта (наличный, безналичный и т.д.);
  • Признак расчёта (приход, расход и т.д.);
  • Наименование, цена за единицу и количество ТРУ;
  • Общая стоимость покупки;
  • Сумма и ставка НДС (может не указываться, если ИП не платит этот налог. В этом случае в чеке должно быть указано «Без НДС»);
  • Порядковый номер фискального документа;
  • QR-код для проверки чека;
  • Фискальный признак чека.

Какие ИП должны установить онлайн-кассу

Согласно 54 Федеральному закону, большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы для своих расчётов. Исключение составляют компании, которые соответствуют критериям, перечисленным во второй статье закона.

Кому не нужен ККТ для ИП

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

  • продажа бумажных газет и журналов в киосках;
  • питание в образовательных учреждениях;
  • реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
  • продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
  • торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
  • услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
  • бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
  • продажа бахил в розницу и др.

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:

  • некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
  • предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.

Нужна ли касса ИП онлайн-магазину

Это зависит от того, как расплачивается покупатель. Существует несколько вариантов продажи товаров через интернет:

  1. Оплата на сайте продавца. Если вы реализуете товары на собственном сайте, то на вас действуют общие обязательства по установке кассового аппарата, описанные в 54-ФЗ.
  2. Сотрудничество с маркетплейсами. Если вы разместили своё предложение на одной из существующих торговых площадок, вам не нужно приобретать онлайн-кассу. Маркетплейс сам выдаст покупателю чек и переведёт вам деньги безналичным платежом.
  3. Доставка курьером. Вам не нужно приобретать ККТ, если вы заключили договор со службой доставки, которая берёт регистрацию чеков на себя. Зачастую такой договор предусматривает комиссию за каждую проведенную продажу.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП без работников

Кассовую технику вводили в сферу торговли и услуг постепенно: для некоторых видов деятельности, в том числе для ИП без работников, действовала отсрочка, которая закончилась в июле 2021 года. Сейчас на всех предпринимателей действуют общие правила применения ККТ.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

  1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
  2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду
  3. или фискальному признаку и сумме;

  4. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
  5. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
  6. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Как открыть онлайн-кассу для ИП

Если для вашей сферы деятельности обязательно применение онлайн-касс, вам нужно приобрести кассовое оборудование, зарегистрировать его в ФНС и загрузить список ТРУ (товаров, работ и услуг) перед началом работы.

Выбор кассы для ИП

Закон предъявляет к ККМ несколько требований: касса должна быть оборудована фискальным накопителем и включена в реестр ФНС. Также в ККТ должна быть предусмотрена работа с маркировкой, если это актуально для вашей деятельности.

При выборе модели нужно определиться с тем, какой формат подойдет для вашего бизнеса. Кассы отличаются по источнику питания: стационарные работают от сети и подойдут точкам продаж с фиксированным местом кассира, мобильные — от встроенного аккумулятора и будут полезны для выездных продаж.

Существует несколько разновидностей кассовых аппаратов:

  • Автономная касса: устройство с ж/к дисплеем, встроенным аккумулятором, клавиатурой и принтером чеков. Может сохранять информацию о расчётах без выхода в сеть и отправлять их оператору фискальных данных, когда подключится к интернету. Подойдёт тем, кто ищет бюджетную кассу для работы в разных погодных условиях;
  • Фискальный регистратор: оборудование с ФН и принтером чеков, которое нужно подключать к управляющему устройству. Бывает стационарным и мобильным;
  • Смарт-терминал: касса с сенсорным дисплеем, процессором и встроенным принтером. Существуют мобильные модели, большинство из которых дополнительно оборудовано сканером штрих-кода и небольшим дисплеем, и стационарные — работают от сети и зачастую оснащены широким экраном. Такой вид ККТ подойдёт тем, кто работает с карточками товаров или ищет готовое решение для автоматизации бизнеса;
  • POS-система: комплект оборудования, который обычно включает в себя кассовый компьютер с встроенным (моноблок) или отдельным дисплеем кассира, фискальным регистратором и программируемой клавиатурой. Такая система позволяет подключать внешнее оборудование (денежный ящик, торговые весы, сканер штрих-кода, терминал для эквайринга и т.д.) и подходит точкам продаж с большим потоком клиентов и фиксированным местом кассира.

Фискальный накопитель

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна быть оборудована фискальным накопителем — модулем для хранения, шифрования и передачи фискальных документов.

Существуют ФН со сроком службы 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от сферы деятельности и налогового режима компании:

  • сроком на 15 месяцев вправе устанавливать ИП, которые работают сезонно или в отдалённой местности, а также реализуют подакцизную продукцию или находятся на общей системе налогообложения (ОСНО);
  • на 36 обязаны устанавливать ИП, которые оказывают услуги или находятся на УСН, ЕСХН или патентной системе.

Накопители также различаются по форматам фискальных документов (ФФД), которые они поддерживают. ФФД 1.05 и ФФД 1.1 — это старые форматы, которые можно использовать до окончания срока действия уже установленного ФН, если ИП не реализует маркированные товары. С августа 2021 г. большинство компаний перешли на накопители с ФФД 1.2.

После окончания срока действия ФН его необходимо заменить. Старый накопитель нужно хранить в течение 5 лет после замены.

Дополнительное оборудование

Функционал кассы можно расширить подключением внешнего оборудования. В современных устройствах для этого предусмотрены интерфейсы подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, Bluetooth и USB. Обязательно убедитесь, что дополнительное оборудование можно подключить к онлайн-кассе.

Самые распространенные внешние устройства:

  • сканер штрих-кода: считывает штрих-кода товара и передаёт данные о нём управляющей кассе. 2D-сканер обязателен, если вы продаёте крепкий алкоголь;
  • терминал эквайринга: оборудование для приёма платежей по банковской карте;
  • торговые весы: используются автономно или в связке с управляющим устройством;
  • денежный ящик: устройство для хранения денег;
  • дисплей покупателя: экран, который направлен на клиента.

Вы можете купить весь перечень кассового оборудования на сайте ЦТО «Такском-Касса» по выгодной цене.

Договор с ОФД

Оператор фискальных данных — это компания, которая обрабатывает и передаёт фискальные документы от предпринимателя в ФНС. Без договора с ОФД пользоваться онлайн-кассой не получится, поэтому до начала регистрации необходимо выбрать компанию из одобренного налоговой реестра.

Одна из таких компаний — «Такском» — один из крупнейших ОФД в России. Стоимость подключения к оператору начинается с 350 рублей в месяц. Компания предлагает широкий спектр услуг и сервисов для управления бизнесом: ЭП, личный кабинет с разнообразным функционалом, центр технического обслуживания для покупки и регистрации кассы и т.д.

В большинстве случаев для заключения договора не нужно лично встречаться с представителем ОФД: заявление на заключение договора можно подать через личный кабинет оператора. Когда ваша заявка будет одобрена, вы сможете начать регистрацию ККМ в налоговой.

Регистрация кассового аппарата для ИП в ФНС

После приобретения кассы и заключения договора на обработку фискальных данных с ОФД необходимо зарегистрировать аппарат. Эта процедура требует внимательного заполнения реквизитов компании и данных об устройстве. Есть несколько способов зарегистрировать кассу:

  • Самостоятельно обратиться в налоговую службу.
  • Заказать регистрацию в ОФД: многие операторы предлагают эту услугу во время заключения договора. Сотрудники Центра Технического Обслуживания «Такском-Касса» зарегистрируют и настроят кассу за вас, а также обучат персонал работе с устройством.

Начало работы с ЛК ОФД

После одобрения регистрации от налоговой, у вас появится возможность зарегистрироваться в личном кабинет ОФД. Для этого может понадобиться электронная подпись и данные ККМ.

Сервис «Такском-Касса» — это личный кабинет для работы с ККТ, подключённой к ОФД «Такском». Его функционал позволяет:

  • Мониторить состояние кассовых аппаратов на всех точках продаж организации (статус, сроки замены ФН, открытые и закрытые смены);
  • Видеть выписанные чеки, при необходимости дублировать их;
  • Формировать отчёты по выручке и работе кассиров;
  • Настраивать уведомления на разные события.

Добавление номенклатуры

Кассовый чек должны содержать данные о названии, количестве цене проданных товаров, работ или услуг (ТРУ). Поэтому перед тем, как начать пользоваться кассой, в неё загружается номенклатура — список ТРУ.

54-ФЗ не устанавливает специальных требований к виду ТРУ в чеке. Предприниматель может добавить любое название, которое будет понятно указывать покупателю на товар или услугу.

Производителям стоит ориентироваться на общероссийский классификатор продукции по видам деятельности или регламент Таможенного союза. Компаниям, которые реализуют готовый товар, можно использовать названия с этикетки. Длина названия не должна превышать 128 символов.

Вы можете заказать услугу добавления номенклатуры в ЦТО «Такском-Касса». Наши сотрудники подготовят онлайн-кассу к продажам и обучат вашу команду работе с ней.

Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно

Индивидуальный предприниматель может самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговой службе во время личного визита или удалённо на официальном сайте.

Регистрация через ЛК ФНС

Для входа в личный кабинет понадобится электронная подпись или регистрационная карта с логином и паролем, которую можно получить в местном налоговом органе.

Для регистрации ККТ с помощью ЛК ИФНС обязательно нужна ЭП.

После входа в ЛК нужно выполнить следующие шаги:

  1. Заполнить заявление. В нём нужно указать параметры кассы: место установки, заводской номер и модель из паспорта устройства, особенности использования.
  2. Получить от налоговой регистрационный номер онлайн-кассы.
  3. Активировать кассу. По-другому этот процесс называется фискализация кассы. Он может отличаться для разных моделей, но обычно для активации ККТ нужно подключить её к управляющему компьютеру и ввести реквизиты компании, данные ОФД и информацию о кассе.
  4. Получить отчёт о фискализации.
  5. Завершить регистрацию. Это действие нужно выполнить в личном кабинете ФНС. Внесите в свою заявку данные из отчёта о фискализации в течение суток после получения регистрационного кода и отправьте её в налоговую.

На каждом этапе внимательно проверяйте свои данные: если вы допустите ошибку, придётся регистрироваться заново или даже поменять ФН. Статус заявки будет виден в личном кабинете.

Самостоятельный визит в налоговую

Пройти регистрацию можно при личном посещении ФНС. Для этого можно обратиться в любое отделение налоговой службы и пройти схожие этапы:

  1. Заполнить заявление и получить от сотрудника регистрационный номер ККТ.
  2. В течение суток активировать ККМ и распечатать отчёт о фискализации. Чтобы сократить время, можно сделать это сразу в отделении.
  3. Передать отчёт специалисту ФНС и получить от него подтверждение.

Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП

Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:

  • за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
  • за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
  • за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
  • за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.

Ошибки при регистрации

Если вы регистрируете кассу самостоятельно, важно правильно заполнить данные в заявлении. Из-за ошибки вам придётся заново проходить всю процедуру, а в некоторых случаях заменить фискальный накопитель или заплатить штраф. Чтобы этого избежать, нужно соблюдать сроки регистрации и обратить внимание на заполнение полей:

  • название ОФД;
  • регистрационный номер;
  • данные о фискальном накопителе;
  • реквизиты компании.

Налоговая также может оштрафовать за расхождение данных в форме регистрации и кассовом аппарате.

Ошибки при использовании

ИП может получить штраф и за неправильную эксплуатацию кассы. Нарушением будет считаться:

  • использование ФН с истекшим сроком действия или переполненной памятью;
  • отсутствие накопителя в кассе;
  • выдача чеков без названия, количества и цены ТРУ, а также других обязательных реквизитов чека;
  • работа нескольких организаций с одной кассой.

Перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

  • Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
  • Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
  • Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Кассу можно перерегистрировать самостоятельно на сайте налоговой службы или при личном обращении, а также заказать эту услугу у ОФД.

Начните с бесплатной консультации

Оставьте контакты или напишите свой вопрос, наши специалисты посоветуют лучшее оборудование и помогут решить любую проблему

Из нашей статьи вы узнаете:

В 2023 году использовать контрольно-кассовую технику (ККТ) обязаны почти все организации и индивидуальные предприниматели, которые работают на территории России. Закон № 54-ФЗ обязывает продавцов применять онлайн-кассу для того, чтобы передавать покупателям бумажные и электронные чеки и отправлять данные о расчётах в ФНС и систему маркировки «Честный ЗНАК».

Подключить и настроить кассу можно удалённо, не покидая своего офиса. В этом вам поможет компания «Калуга Астрал» — сертифицированный оператор фискальных данных и продавец контрольно-кассовой техники. Рассмотрим, как подключить онлайн-кассу дистанционно.

Шаг 1. Приобретите онлайн-кассу и фискальный накопитель

Сегодня на рынке представлено несколько типов онлайн-касс, каждый из которых обладает своими преимуществами:

  • кнопочные автономные кассы позволяют выполнить только необходимый минимум операций: принять оплату от клиента, распечатать для него чек и передать фискальные данные в налоговую. Несомненный плюс ККТ этого вида — их низкая цена;
  • встроенные в планшет смарт-терминалы обладают расширенным функционалом: с помощью правильно подобранного ПО пользователь сможет создавать карточки товаров, формировать отчёты о выручке, вести клиентскую базу;
  • у фискальных регистраторов нет дисплея, и поэтому они работают только при подключении к компьютеру с товароучётной и кассовой программами. Этот тип ККТ подойдёт тем предпринимателям, которые хотят сэкономить на автоматизации своего бизнеса;
  • облачная касса позволяет принимать оплату онлайн. Этот сервис пригодится интернет-магазинам и службам доставки.

Для хранения и передачи данных о расчётах в онлайн-кассу необходимо установить фискальный накопитель. Пользователи облачной кассы также обязаны оплатить его. Срок действия фискальных накопителей ограничен. Вы можете приобрести накопитель со сроком работы 15 или 36 месяцев.

Приобретайте онлайн-кассы и фискальные накопители из реестра контрольно-кассовой техники ФНС. Если устройства не включены в госреестр, сотрудники налоговой откажутся их регистрировать и использовать кассу будет невозможно.

реестр

Шаг 2. Подключите кассу к ПК и интернету

Онлайн-кассу потребуется подключить к компьютеру с помощью USB-кабеля. На ПК нужно установить драйвер для работы с ККТ. Как правило, необходимые драйверы записаны на загрузочный диск, который идёт в комплекте с кассой. Также нужное программное обеспечение можно скачать с сайта производителя.

Настроить для кассы интернет-соединение необходимо для того, чтобы продавец мог передавать сведения о расчётах через оператора фискальных данных в ФНС. Способ подключения кассы к интернету зависит от выбранной модели ККТ. Устройство можно подключить к модему или Wi-Fi-роутеру через USB или установить в кассу SIM-карту и использовать мобильный интернет.

Шаг 3. Выберите оператора фискальных данных

Оператор фискальных данных (ОФД) — это посредник между предпринимателем и Федеральной налоговой службой, без которого невозможна работа с онлайн-кассой. ОФД передаёт в налоговую всю информацию о расчётах на кассе. Заключение договора с ОФД — одно из требований закона № 54-ФЗ.

Обратите внимание на то, что оператор фискальных данных должен пройти аккредитацию в ФНС. Перечень сертифицированных операторов представлен на официальном сайте налоговой.

Многие ОФД предлагают пользователям различные инструменты для анализа фискальных данных. В Личном кабинете Астрал.ОФД представлена информация о выручке компании за разные отчётные периоды, а также сведения о сумме возвратов и размере среднего чека. У пользователя есть возможность выгрузить всю аналитику в формате XLS и продолжать работать с ней в Excel.

аналитика

Шаг 4. Зарегистрируйте кассу в налоговой

Регистрация онлайн-кассы в ФНС также необходима, чтобы начать работу с устройством. Во время регистрации сотрудники налоговой фиксируют сведения о конкретной кассе, установленном в ней фискальном накопителе и пользователе, которому она принадлежит.

Зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой можно при личном визите или удалённо. Во втором случае предпринимателю потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Выпустить УКЭП необходимо в удостоверяющем центре ФНС.
Подать заявление на удалённую регистрацию кассы можно на сайте налоговой, через портал «Госуслуги» или в Личном кабинете вашего оператора фискальных данных. Чтобы зарегистрировать ККТ дистанционно на сайте ФНС, необходимо:

  1. Завести Личный кабинет юрлица или ИП на официальном портале налоговой. Для входа в Личный кабинет нужна УКЭП.
  2. Заполнить заявление на регистрацию ККТ. В документе потребуется указать:
    • адрес установки кассы;
    • тип помещения, в котором будет использована касса (например, офис, квартира или склад);
    • модель и заводской номер кассы;
    • модель и заводской номер фискального накопителя;
    • название компании-оператора фискальных данных, с которой вы заключили договор;
    • особенности деятельности вашей компании: будет ли касса использована при продаже лотерейных билетов или приёме ставок, станете ли вы использовать её только в автономном режиме.
  3. Подписать заявление с помощью УКЭП руководителя организации или индивидуального предпринимателя и отправить документ.
  4. Дождаться проверки заявления в ФНС. Если все поля документа заполнены правильно, кассе присвоят регистрационный номер, который отобразится в Личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС. Этот номер потребуется на следующем этапе подключения кассы онлайн.
Как зарегистрировать онлайн-кассу для ООО и ИП

для ООО и ИП

Применять онлайн-кассу на территории России обязаны почти все ИП и ООО. Послабления предоставляются лишь некоторым компаниям и предпринимателям на основании их местоположения, рода их деятельности и используемой ими системы налогообложения. Все исключения описаны в статье 2 закона № 54-ФЗ.

Регистрация онлайн-кассы для ООО и ИП происходит одинаково. В заявлении на регистрацию необходимо заполнить одни и те же графы: адрес установки ККТ, модели кассы и фискального накопителя, сведения об ОФД. Единственное различие состоит в том, что при регистрации ККТ для ИП на сайте ФНС необходимо использовать Личный кабинет индивидуального предпринимателя, а при регистрации кассы для ООО — ЛК для юридического лица.

Шаг 5. Проведите фискализацию кассы

Фискализация кассы необходима для того, чтобы завершить регистрацию устройства в ФНС. Провести фискализацию нужно в течение суток после получения регистрационного номера ККТ на сайте налоговой.

С помощью установленного на компьютере программного обеспечения или через интерфейс самой ККТ внесите в онлайн-кассу следующую информацию:

  • регистрационный номер кассы;
  • адрес, название и ИНН организации;
  • данные пользователя кассы (сотрудника, от имени которого подали заявление на регистрацию);
  • название ОФД и параметры подключения к нему.

Обратите внимание на то, что каждый аппарат имеет свои особенности настройки. Для успешного завершения регистрации рекомендуем обратиться за помощью к специалистам.

После ввода данных касса распечатает отчёт о проведённой регистрации. Войдите в Личный кабинет на сайте ФНС, откройте ваше заявление на регистрацию кассы и нажмите на кнопку «Завершить регистрацию». Вам потребуется внести ряд данных из распечатанного отчёта:

  • номер отчёта;
  • фискальный признак документа;
  • время и дату подготовки отчёта.

После ввода этих сведений подпишите заявление с помощью УКЭП и отправьте его на проверку. В течение пяти дней после фискализации ККТ в вашем Личном кабинете на сайте ФНС появится карточка регистрации кассы.

Шаг 6. Зарегистрируйте кассу в ОФД

Информацию о регистрации кассы нужно внести в Личный кабинет сервиса ОФД. Как правило, потребуется ввести:

  • регистрационный номер ККТ;
  • код отделения ФНС;
  • заводской номер кассы и её модель;
  • заводской номер фискального накопителя и его модель;
  • срок действия фискального накопителя;
  • адрес установки ККТ.

первое

После заполнения форму необходимо подписать с помощью УКЭП.

второе

Шаг 7. Подберите дополнительное оборудование и расходные материалы

Расходные материалы потребуются для корректной работы любой онлайн-кассы: все типы касс (за исключением облачной) используют чековую ленту для печати фискальных документов. При покупке ленты обязательно обратите внимание на её ширину, чтобы расходники были совместимы с вашей ККТ.

Для считывания штрихкодов продукции при продаже товара на кассе или во время инвентаризации продавцу потребуется сканер кодов или терминал сбора данных. Печатать ценники лучше на специальном принтере для этикеток. Благодаря технологиям термической и термотрансферной печати, подготовленные этикетки останутся пригодными для использования в течение долгого времени.

За помощью в настройке оборудования вы можете обратиться к специалистам компании «Калуга Астрал». Наши сотрудники подключат и настроят принтер этикеток, платёжный терминал и любое другое дополнительное оборудование для успешной работы вашей торговой точки.

Установка кассового аппарата по шагам

Установка кассового аппарата по шагам


Максим Демеш


17 августа 2023


1018

Установка кассового аппарата включает в себя комплекс мероприятий, направленных на подготовку онлайн-кассы к полноценной работе в рамках закона. Необходимо выбрать подходящую модель ККТ и фискального накопителя, пройти регистрацию в ФНС, установить технику на рабочем месте и настроить ее для дальнейшей работы. Также потребуется подключиться к ОФД, на которого возложена ответственность по передаче данных о проведенных операциях в налоговую службу. Для работы с электронными документами понадобится цифровая подпись.

Кассовый аппарат со скидкой

Большой выбор оборудования по 54 ФЗ. Все кассы по ценам производителя с официальной гарантией. Приобрести кассу в нашем магазине стало еще выгоднее — действуют специальные предложения. 

Подробнее о предложении

Выбор и покупка кассы

Выбор модели кассового аппарата зависит от специфики деятельности и финансовых возможностей предпринимателя. В учет принимают оборот предприятия, количество клиентов в сутки и другие факторы.

В целом, критерии выбора онлайн-кассы следующие:

  • пропускная способность ― примерное количество чеков, формируемых кассой в минуту;
  • мобильность ― возможность работы в автономном режиме, что достигается за счет встроенного аккумулятора;
  • модули для соединения с интернетом ― доступны следующие варианты подключения: Ethternet, Wi-Fi, 3G;
  • объем памяти ― выбор значения параметра зависит от количества единиц в товарной базе;
  • программное обеспечение — может быть платным и бесплатным в зависимости от бренда кассового аппарата;
  • поддержка ЕГАИС и системы «Честный ЗНАК» ― актуально для предприятий, принимающих участие в обороте алкоголя и маркированных товаров.

Для работы малого и микробизнеса порой достаточно автономной кнопочной кассы. Но и они уходят в прошлое. Чаще используются смарт-терминалы, представляющие собой полноценный мини-компьютер для проведения кассовых операций. Если ноутбук и компьютер уже имеется, можно подключить к нему фискальный регистратор. Для крупных предприятий подойдет ПОС-система, которая состоит из нескольких соединенных между собой устройств.

Для установки кассового аппарата ИП или юридическое лицо выбирает модель, включенную в реестр ККТ (скачать можно с официального сайта ФНС). То же самое касается фискальных накопителей, для которых также предусмотрен отдельный реестр.

Подключение к ОФД

Список операторов фискальных данных представлен на официальном сайте налоговой службы. Можно выбирать любого из них. Около каждого ОФД указаны контактные данные для связи с оператором.

Для подключения к ОФД потребуется заключить договор и внести оплату на указанный счет. 

Узнать подробнее об услуге «Подключение к ОФД».

Регистрация кассы в ФНС

Регистрация кассового аппарата в налоговой осуществляется при личном посещении ближайшего отделения ФНС или удаленно. Последний способ предусматривает регистрацию в личном кабинете на сайте налог.ру. Потребуется заполнить специальный бланк на бумажном носителе или в электронном виде (в зависимости от выбранного способа).

В заявке указываются следующие данные:

  • наименование организации или Ф. И. О. ИП;
  • ИНН;
  • адрес и место установки кассового аппарата;
  • модель ККТ и ее заводской номер;
  • модель фискального накопителя и его заводской номер;
  • назначение кассового аппарата (заявитель отвечает на поставленные вопросы).

После обработки заявления налоговая служба выдает регистрационный номер. Его, а также другие данные (сведения об ОФД, пользователе и другие) записываются в фискальный накопитель. Это процедура фискализации, которая следует сразу после получения регистрационного номера от ФНС. По ее завершении из кассового аппарата выйдет чек. Данные его фискального признака передаются в налоговую службу.

На основании полученных сведений ФНС формирует карточку регистрации. Она содержит следующие данные:

  • наименование организации или Ф. И. О. ИП;
  • ИНН владельца техники;
  • наименование модели ККТ и ее заводской номер;
  • адрес и место установки устройства;
  • сведения об условиях использования кассового аппарата;
  • информация об ОФД.

Карточка регистрации выдается в электронном виде. Она заверена электронной подписью контролирующего органа. По желанию можно запросить выдачу карточки регистрации на бумажном носителе.

Узнать подробнее об услуге «Регистрация онлайн-кассы в ФНС».

Получение электронной подписи (ЭЦП)

Если раньше многие операции осуществлялись на бумажных носителях, то современная автоматизация бизнеса требует ведения электронного документооборота. В связи с этим, один из этапов установки кассового аппарата для ИП в 2021 году ― получение ЭЦП. Без нее невозможно работать с электронными документами, а участники оборота маркированных товаров и алкоголя не смогут даже подключиться к информационным системам контроля над движением соответствующей продукции.

Для получения электронной подписи придется обратиться в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи РФ (список организаций можно найти на официальном сайте Министерства цифровой связи, развития и массовых коммуникаций). Заявитель предоставляет необходимый пакет документов, а после их обработки получает ключи и сертификат электронной подписи. Она действительна в течение года, по истечении которого придется снова обращаться в удостоверяющий центр для продления срока действия цифровой подписи.

Настройка кассового аппарата

Выбор кассовой программы зависит не только от вида аппарата, но и от специфики деятельности. При работе на автономной кнопочной кассе устанавливать товароучетную программу не придется. Но и возможности такой техники сильно ограничены, по сравнению с другими видами ККТ.

Качественное программное обеспечение позволяет проводить кассовые операции, вести товарный учет, формировать аналитику в автоматическом режиме и прочее. Установка облачных сервисов дает возможность зарегистрироваться в личном кабинете и удаленно контролировать бизнес.

При выборе программного обеспечения важно учитывать ряд нюансов:

  • масштабы деятельности;
  • уровень товарооборота;
  • вид используемой техники;
  • возможность взаимодействия с другими системами (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», «Меркурий»);
  • необходимость дополнительных функций.

Современный рынок предлагает широкий ассортимент программного обеспечения, которое различается по цене. Соответственно, это влияет на конечную стоимость установки кассового аппарата.

Прошивка в онлайн-кассе должна быть обновлена до последней версии, чтобы поддерживать печать чеков в новом формате. Законодательство требует обязательно указывать номенклатуру товара, работ или услуг в фискальных документах с 2021 года, и это необходимо учитывать при установке кассового аппарата.

Сколько стоит установка кассового аппарата

Расходы на установку кассы можно разделить на единовременные и ежегодные. К первым относятся покупка ККТ с аксессуарами, регистрация в ФНС. Ежемесячные расходы связаны с продлением ЭЦП, оплатой услуг интернет-провайдера и ОФД, заменой фискального накопителя, который имеет ограниченный срок действия. В зависимости от специфики деятельности, могут понадобиться дополнительные расходы.

Таким образом, стоимость установки кассового аппарата для ИП в 2021 году варьируется в широких пределах и зависит от ряда факторов.

Компания Мультикас предоставляет услуги по установке кассового аппарата в кратчайшие сроки. В нее входит: помощь в выборе ККТ и фискального накопителя, регистрация кассы в налоговой, подключение к ОФД, настройка программного обеспечения и прочее.

Все услуги по кассовым аппаратам

Нужна помощь в установке кассового аппарата?

Не теряйте время, мы окажем бесплатную консультацию и поможем установить и настроить вашу кассу.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

В нашем интернет-магазине и офисах продаж можно найти широкий ассортимент кассового и торгового оборудования

Вам также Будет интересно:

Понравилась статья? Поделись ею в соцсетях.

Также читают:

Новые кассовые аппараты

Новые кассовые аппараты обзор с 2017 по 2018 В январе 2017 года вышел новый закон, который рассказывает о том, какими должны быть новые кассовые аппараты и кто должен их установить…


478
Узнать больше

Кассовый аппарат для начинающих и не только

Кассовый аппарат необходим при расчетно-кассовых операциях по закону. Не так давно были внесены поправки в законодательство, которые обязали предпринимателей и организаций по всей России перейти на новый тип оборудования с…


836
Узнать больше

Установка онлайн кассы — инструкция по применению

Установка онлайн-кассы сама по себе не представляет собой глобальной проблемы. По сути, все достаточно просто. В этой статье мы дадим подробную инструкцию о том, что делать после покупки ККТ.  Установка…


638
Узнать больше

Регистрация кассовых аппаратов

Регистрация кассового аппарата в налоговой – это обязательная процедура, которая должна выполняться предпринимателями или организациями (далее владельцы) сразу после приобретения соответствующей ККТ (контрольно-кассовой техники). После введения закона об обязательном применении…


696
Узнать больше

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как установить новый унитаз вместо старого своими руками пошаговая инструкция
  • Как установить блоки под бытовку своими руками пошаговая инструкция
  • Как установить насос в скважину с оголовком своими руками пошаговая инструкция
  • Как установить новый роутер вместо старого дома пошаговая инструкция
  • Как установить балконный блок своими руками пошаговая инструкция