Главная / Техподдержка СБИС / Инструкции для работы с бухгалтерией и учетом в СБИС в online.sbis.ru
Инструкции для работы с бухгалтерией и учетом в СБИС
Бухгалтерские операции, расчеты, начисление зарплаты, кадры, управление и налоги — все это проще со СБИС.
Как начать учет в СБИС
- Зарегистрируйтесь как юрлицо в системе и укажите официальных лиц компании.
- Оформите ЭЦП.
- Настройте учетную политику и разделы учета.
-
Настройте справочники СБИС для учета организации:
- план счетов для бухгалтерского учета;
- виды доходов и статьи расходов;
- источники финансирования для учета поступлений целевых средств в НКО;
- справочник объектов для управленческого учета.
- Определите структуру компании и добавьте сотрудников.
- Укажите дату начала работы в программе.
- Если вы вели учет в другой системе, введите начальные остатки или загрузите их из 1С.
- Чтобы вести складской, имущественный и кадровый учет, настройте разделы «Склад», «Имущество» и «Кадровый учет».
Бухгалтерия
Ведите весь учет в СБИС: первичка, закрытие отчетных периодов, отчетность. В СБИС уже есть план счетов, справочники статей расходов и виды доходов, которые можно настроить под вашу компанию.
Интерактивный календарь бухгалтера
Все важные события для организации — в календаре бухгалтера: сроки подготовки и сдачи отчетов, уплаты налогов и начислений. Индивидуальная настройка, удобный контроль, назначение ответственных.
Любые операции в СБИС
Для повторяющихся процессов в системе настроены типовые операции. Нетиповые оформляются с помощью бухгалтерской справки.
Также можно добавить регламент, настроить схему проводок, используя сервис прикладного кода.
Бухгалтерские регистры в виде понятных отчетов
Все бухгалтерские операции фиксируются в учетных регистрах и отражаются в отчетах. С их помощью можно посмотреть остатки, обороты и сальдо по счетам, контролировать операции и движение средств, анализировать расхождения в бухгалтерском и складском учете.
Оптимизация платежей по налогу на прибыль
С помощью резервов по сомнительным долгам можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. Все резервы в СБИС по умолчанию формируются в соответствии с требованиями законодательства. Проверьте сроки формирования резервов в настройках учетной политики и, если нужно, скорректируйте их.
Закрытие периода и фиксация остатков
СБИС автоматически сформирует проводки, когда вы проведете операции закрытия периода. Чтобы избежать ошибок в учете, главный бухгалтер может зафиксировать текущие остатки по всей организации, участку учета или конкретному счету. После этого документы, в которых содержатся проводки, нельзя изменить или перепровести.
Кадровый учет
В СБИС есть необходимые инструменты для кадрового учета от приема персонала до расчета текучки. Электронные документы, штатное расписание, воинский учет, увольнения — все четко и в соответствии с законодательством.
- Трудоустройте сотрудника. Сведения о работнике автоматически добавятся в карточку по скану документа — экономьте время на ручном вводе.
- Переведите его на другую должность или в другое подразделение и оформите соответствующий кадровый документ.
- Рассчитывайте зарплату с помощью правильно заполненных больничных, отпусков, командировок.
- Проверяйте табель по итогам месяца.
- Оформляйте увольнения.
СБИС учитывает все оформленные документы и сам заполняет штатное расписание и отчеты в военкомат. Позволяет сотрудникам заполнять заявления на отпуск, командировки, составлять авансовые отчеты и другие документы.
Как настроить:
- Если у вас есть обособленные подразделения, добавьте их в карточку организации.
- Задайте параметры учета.
- Если вы вели учет в другой системе и только начинаете работать в СБИС, загрузите справочник сотрудников и кадровые документы.
- Создайте собственный кадровый процесс, если требуется. Например, чтобы сообщать коллегам из других отделов о приеме или увольнении сотрудника.
- Чтобы свести к минимуму работу с бумажными документами, используйте квалифицированную электронную подпись в кадровом ЭДО.
Зарплата в СБИС
Инструмент подходит ИП, малым, средним и крупным компаниям.
Как настроить:
- Бухгалтер по зарплате настраивает параметры учета.
- Заполняет карточки сотрудников.
- Вносит начальные остатки.
- На основании кадровых документов и табеля оформляет выплаты сотрудникам.
- Уплачивает налоги и сдает отчеты по зарплате.
Как начать учитывать зарплату в СБИС:
- Запустите мастер настройки.
- Оформляйте прием на работу и другие кадровые документы.
- Проверяйте и фиксируйте табель в конце каждого месяца.
- Оформляйте дополнительные начисления и удержания.
- Добавляйте в СБИС больничные, отпуска, формируйте ведомости на выдачу аванса, зарплаты и прочих выплат.
- Проверяйте расчетные листки, а также суммы НДФЛ и страховых взносов. Если требуется, вносите изменения и пересчитывайте данные.
- Выдавайте зарплату и уплачивайте НДФЛ.
- Перечисляйте страховые взносы.
- В конце отчетного периода формируйте отчетность по зарплате по данным бухгалтерского учета.
Вернуться на страницу Техподдержка СБИС.
Отправим материал Вам на почту
Обязательные документы при увольнении в 2023 году: руководство для работодателей
В 2023 году изменился перечень документов, которые обязательно должны быть выданы сотруднику при увольнении. Рассказываем, какие документы обязательно должны быть переданы непосредственно увольняющемуся сотруднику, а какие могут быть предоставлены по запросу. Наша статья содержит актуальный список документов на 2023 год, а также шпаргалки, образцы и рекомендации экспертов.
Какие документы выдаются сотруднику при увольнении
При окончании трудового договора работодатель должен не только провести расчет с увольняющимся сотрудником по выплатам, но и выдать документы, предусмотренные законодательством РФ при увольнении. Некоторые документы выдаются в обязательном порядке, а другие могут быть выданы по запросу работника.
Все документы при увольнении должны быть выданы в последний рабочий день. Если по какой-то причине сотрудник не является на работу в этот день, работодатель обязан как можно скорее отправить письменное уведомление с запросом на отправку документов по почте.
Напомним, что в 2023 году список документов при увольнении изменился из-за объединения двух фондов — ПФР и ФСС. Кроме того, часть документов придется оформлять по новым формам.
Перечень документов, которые обязательно необходимо предоставить работнику при увольнении, включает:
- Трудовую книжку или информацию о трудовой деятельности в форме СТД-Р.
- Выписку из РСВ по разделу 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за текущий год.
- Выписку из ЕФС-1 по подразделу 1.2 «Сведения о страховом стаже» (ранее известную как СЗВ-СТАЖ).
- Выписку из персонифицированных сведений о физических лицах вместо СЗВ-М.
- Расчетный листок.
- Оригиналы документов, если они были сданы в кадровую службу.
Прочие документы, включая «Справку о доходах физического лица» (ранее форма 2-НДФЛ), копии приказов о приеме на работу и увольнении и др., выдаются только при наличии заявления работника о предоставлении указанных документов. Список документов, которые обязательно выдаются при увольнении, со временем меняется, поэтому рекомендуем регулярно его проверять. В частности, с 1 января 2023 года не требуется выдавать справку 182н и выписки из СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3.
В СБИС увольнение сотрудника происходит максимально просто и быстро благодаря чек-листу, который помогает не забыть выполнить все необходимые действия при увольнении. Из чек-листа можно:
- автоматически сформировать кадровые документы
- произвести расчеты с увольняемым сотрудником
- заполнить форму СТД-Р для сотрудника
Чек-лист в СБИС можно настроить под нужды компании. Например, для дистанционных сотрудников можно добавить пункты о выдаче бумажной трудовой книжки или получении согласия на ее отправку по почте.
Оставьте заявку, наши специалисты расскажут про все возможности СБИС, подберут выгодные тарифы, настроят программное обеспечение и окажут техническую поддержку
Оставить заявку
Напомним также, что увольнение сотрудника не меняет сроки представления отчетности в СФР и ИФНС, поэтому необходимо соблюдать установленные сроки. В большинстве случаев для увольняющегося сотрудника документы придется сформировать заранее до окончания отчетного периода. По истечении отчетного периода необходимо сформировать отчетность заново, включив информацию об уволенных сотрудниках. Важно учесть, что при увольнении работника необходимо также обеспечить своевременную передачу всех документов и сведений в СФР и ИФНС, не связанных с отчетностью согласно установленным требованиям и срокам.
Заполнение трудовой при увольнении
Выдача бумажной трудовой книжки с записью об увольнении необходима для сотрудников, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК). Начиная с 2023 года новый бланк бумажной трудовой книжки используется только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся сотруднику следует выдавать ту книжку, которая хранится у работодателя.
После получения бумажной трудовой сотрудник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем и обязательны для ведения.
При заполнении бумажной трудовой книжки необходимо следовать порядку, утвержденному приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. В графе 1 следует проставить номер записи, следующий по порядку, в графе 2 указать дату увольнения, в графе 3 — причину увольнения в соответствии с ТК РФ. В графе 4 следует указать реквизиты документа-основания, обычно это номер и дата приказа об увольнении.
Запись об увольнении следует заверить подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек. Следует также проставить печать работодателя, если она имеется.
Запись об увольнении следует вносить в последний рабочий день. Раннее заполнение книжки может привести к необходимости исправления или отмены записи, если увольнение отменится или перенесется, например, если работник передумает увольняться по собственному желанию.
Выписка из отчета ЕФС-1 при увольнении
Формы СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 объединены в единую отчетную форму ЕФС-1, которую начиная с 2023 года следует представлять в Единый Социальный Фонд. Форма ЕФС-1 была утверждена постановлением Правления ПФ № 245п от 31 октября 2022 года.
При увольнении работник должен получить выписку из подраздела 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» единой отчетной формы ЕФС-1. Этот подраздел заменил бывшую форму СЗВ-СТАЖ. Выписка делается только по конкретному работнику.
Обратите внимание, что начиная с 2023 года выписку из ЕФС-1 необходимо выдавать не только работникам, заключавшим трудовые договоры, но также и тем, с кем был расторгнут гражданско-правовой договор.
Выписка из Раздела 3 формы РСВ при увольнении сотрудника
В 2023 году сохранилось требование выдачи сведений из раздела 3 Расчета по Страховым Взносам (РСВ) при увольнении работника. Однако с начала 2023 года форма РСВ изменилась. Теперь в разделе 3 формы РСВ на каждого работника отражаются взносы по единому тарифу, а не только по пенсионному страхованию, как раньше.
Выдача сведений производится в виде выписки также только по конкретному работнику. Раздел 3 формы РСВ заполняется поквартально, поэтому при увольнении необходимо сформировать отчет за квартал, в котором сотрудник уволился. Например, если дата увольнения – 20.05.2023, то в выписку из раздела 3 формы РСВ войдут апрель и май 2023 года.
Выплаты, связанные с увольнением (окончательный расчет, компенсация за отпуск и другие), а также взносы на них должны быть отражены в подразделе 3.2.1. Поэтому в программе учета необходимо сначала провести все начисления по сотруднику, рассчитать взносы, а затем сформировать выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам.
Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о физлицах» при увольнении
Персональная выписка о физических лицах заменила ранее действующую форму СЗВ-М. Отчет содержит персональные данные работников и информацию о выплатах и других вознаграждениях, полученных ими. Форма утверждена Приказом ФНС от 29 сентября 2022 года № ЕД-7-11/878@ в приложении № 2.
В разделе 3 формы РСВ дублируются данные из персональных сведений, однако в законе о персональных данных не указано, какую именно форму необходимо выдавать при увольнении (пункты 8 и 12 статьи 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Поэтому наиболее безопасным вариантом будет выдача обеих форм.
Выдача расчетного листка при увольнении
При увольнении работника необходимо выдать ему расчетный листок за период, за который производится окончательный расчет. Если увольнение происходит до официальной даты выплаты за прошлый месяц, то необходимо выдать расчетный листок за оба месяца.
В расчетном листке за текущий месяц должны быть учтены все начисления при увольнении, а итоговая сумма к выплате должна соответствовать сумме, которую вы перечислите работнику.
Законодательно не установлена форма расчетного листка, поэтому вы можете разработать и утвердить свою форму, которая обычно соответствует форме, используемой в учетной программе.
В день увольнения работник должен получить все оригиналы своих документов, которые были переданы работодателю, включая медицинскую книжку (даже если она была оплачена за счет работодателя), дипломы, свидетельства и др.
Как действовать если у вас на предприятии электронный кадровый документооборот
Если у вас КЭДО, учитывайте при увольнении следующее:
- Выдавайте электронные документы только в том случае, если на в вашей организации введен КЭДО, и сотрудник письменно согласился на его использование. В ЛНА должен быть зафиксирован способ выдачи, например, через систему работодателя или портал «Работа России»
- Все электронные документы должны быть подписаны ЭЦП работодателя, чтобы иметь юридическую силу
- Бумажную трудовую книжку, СТД-Р нельзя выдавать в электронном виде, за исключением случая, когда работник указал именно этот способ получения в заявлении
- Приказ об увольнении также нельзя выдавать в электронном виде. Однако сотрудник может быть ознакомлен с ним в электронно. Работодателю необходимо отправить бумажную копию приказа почтой в течение 3 рабочих дней после его издания или выдать его на руки.
Штрафы за невыдачу документов при увольнении
Если вы не выдадите работнику его документы в день увольнения или не отправите ему уведомление о необходимости их получения (если он отсутствует на работе), вам может грозить штраф (ст. 5.27 КоАП РФ):
- для компании — от 30 000 до 50 000 ₽
- для руководителя и ИП — от 1 000 до 5 000 ₽
- За повторное нарушение размеры штрафов еще выше: для компаний до 70 000 ₽, для руководителей и ИП до 20 000 ₽
Кроме того, если вы нарушили сроки выдачи трудовой книжки (или отправили ее по почте без согласия работника), вам придется выплатить работнику денежную компенсацию, равную его среднему заработку за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
СБИС организует кадровый учет любой сложности, а наши специалисты подберут выгодные тарифы, установят программное обеспечение, настроят рабочие места и окажут техническое сопровождение. Оставьте заявку, мы с вами свяжемся в ближайшее время.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
15076
СБИС кадровый ЭДО
КЭДО
Актуальность проверена: 01.09.2023
Получить консультацию
Бесплатно
Содержание статьи
- Зачем переходить на КЭДО
- Операторы ЭДО для обмена кадровыми документами
- Выбор ЭП
- Переход на кадровый электронный документооборот
- Сервис WiseAdvice для внедрения КЭДО
- Виды кадровых документов в СБИС
Кадровый электронный документооборот
4 сценария перехода на КЭДО: SaaS, коробка, стандартное внедрение и корп. проект. Скидки среднему и малому бизнесу 50%!
Решение для кадрового ЭДО
Интеграция с 1С, РвР, Госуслугами. Мобильная версия. мультиязычный интерфейс, наивысший уровень безопасности
Готова ли ваша компания к КЭДО?
Бесплатная оценка готовности компании к КЭДО. Получить чек-лист от признанных экспертов КЭДО
Изменения законодательства (ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ) дают возможность компаниям перейти на цифровой формат обмена кадровыми документами. В 2022 году переход на КЭДО — пока дело добровольное. Тем не менее уже немало компаний сами инициируют переход, не дожидаясь «обязаловки». Рассмотрим на примере СБИС — лидера среди операторов ЭДО, как подключиться к кадровому электронному документообороту.
СБИС «Электронная отчетность» совместима с 1С и другими распространенными системами учета. Документы загружаются в оригинальных форматах — не требуют конвертации
Зачем переходить на КЭДО
Добровольный переход на КЭДО обусловлен наличием следующих преимуществ:
- Для руководства компании:
- минимизация затрат на кадровый процесс;
- быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников;
- предотвращение штрафов и репутационных рисков.
- Для кадровой службы:
- экономит время, участников процесса;
- простой импорт данных. Не нужно беспокоиться о загрузке начальных данных в программу;
- онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками;
- надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.
- Для сотрудников:
- возможность получать и подписывать документы в любом месте в удобное время без посещения кадровой службы, используя компьютер или телефон;
- круглосуточный доступ к личному кабинету, все документы хранятся в нем и, при необходимости, их можно открыть и повторно ознакомиться.
Операторы ЭДО для обмена кадровыми документами
Для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) организации или индивидуальному предпринимателю необходимо выбрать оператора.
На текущий момент услуги ЭДО предоставляют более 30 операторов, что усложняет выбор провайдера. Мы провели анализ информации, полученной на различных сайтах, и сократили число операторов до 7, оставив самые известные и часто используемые:
- СБИС.
- Контур.Диадок.
- Taxcom.
- Synerdocs.
- Астрал.
- Сфера Курьер.
- E-COM.
Далее рассмотрим оператора СБИС по очень понятным причинам:
- это уже созданная инфраструктура для управления электронной подписью;
- у СБИС простой и удобный интерфейс;
- входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота ФНС и соответствует всем установленным требованиям.
Выбор ЭП
После выбора оператора, перед организацией стоит не менее масштабная задача, выбор электронной подписи. Виды подписи представлены в таблице ниже и зависят от бизнес-процессов, которые планируется оптимизировать.
Электронные подписи, применяемые в СБИС:
|
Простая (ПЭП) |
Неквалифи- |
Квалифи- |
|
|
Приказ на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени |
+ |
+ |
+ |
|
Должностные инструкции, инструкции по охране труда, и тп |
+ |
+ |
|
|
Трудовой договор, приказ об увольнении |
+ |
Более 160 типов можно подписать без дублирования на бумаге по ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Выбрав электронную подпись, любому пользователю будет интересно ознакомиться с программным продуктом, который он планирует активно использовать для автоматизации кадрового электронного документооборота. Для этого СБИС предоставляет демодоступ. В окне регистрации не требуется вводить личные данные, а просто использовать гиперссылку «Попробовать демо».
В открывшемся меню, выбираем «Кадровый ЭДО» с помощью него у вас появится возможность ознакомиться с уже настроенными бизнес-процессами автоматизации КЭДО.
Получив доступ к приложению СБИС и начиная работать с ним, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. Также для более комфортного начала работы, выходят всплывающие окна-подсказки, помогающие пользователю:
- Заполнить справочник «Сотрудники», где пользователи программы могут быть добавлены вручную или загружены из сторонней системы. СБИС имеет интеграцию со многими системами ведения кадрового учета, в том числе и с 1С.
Навигатор по заполнению справочника - Настройка структуры компании – помогает пользователю ввести данные о подразделениях, отделах и распределить по ним сотрудников.
Навигатор по настройке структуры компании - Произвести настройки и параметров приложения.
Навигатор по настройкам и параметрам приложения
Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!
Виды кадровых документов в СБИС
СБИС позволяет как автоматизировать все процессы кадрового учета, так и обеспечить интеграцию с другими системами. Виды документов, которые может создать специалист кадровой службы:
- приемы,
- переводы,
- увольнения,
- совмещение должностей,
- документы по изменению условий труда,
- документы по изменению зарплаты и т.д.
Рассмотрим работу с кадровыми документами на примере «Прием на работу сотрудника».
- Первый способ ввода данных непосредственно в СБИС. Сканируем и загружаем паспорт сотрудника в СБИС. СБИС проверит: действителен ли паспорт и СНИЛС сотрудника, является ли сотрудник банкротом, наличие исполнительных листов и задолженности по налогам. Если проверка прошла успешно, можно оформлять прием на работу кандидата. Используя команду «Создать» выбираем «Прием на работу». В документе заполняем всю необходимую информацию, печатаем приказ и трудовой договор или отправляем на электронную подпись сотруднику.
- Второй способ ввода данных, загрузка из 1С. Используя команду «Загрузить», выбираем «Из 1С» и далее из файла. При первом использовании открывается окно настроек. Также настройку можно сделать через «Настройки/Интеграции», выбрав «1С».
Следующим шагом необходимо выбрать версию 1С. Отмечаем флажком используемую на предприятии версию 1С.
Далее выберите способ подключения к базе 1С:
- ComConnector. Скорость работы и отсутствие необходимости запускать клиент 1С — его главные преимущества. Но есть вероятность некорректного взаимодействия с доработанными платформами 1С. Нужна 1 лицензия 1С;
- Application. Его основной плюс — адаптированность к доработанным конфигурациям 1С. При этом минусы — медленно работает, требует запуска программы 1С. Также нужна 1 лицензия;
- FTP. Обеспечивает обмен через файловый сервер в фоновом режиме. Идеален для пользователей FTP-, FTPS-протоколов. Из главных минусов — через FTPS нельзя подключиться к решениям «Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 и «1С:Бухгалтерии» ред. 2.0.
Кликните «Завершить». Подключение СБИС и 1С настроено. При работе более чем с 1 конфигурацией 1С можно добавить дополнительное подключение.
Автоматизация КЭДО от разработчиков WiseAdvice
Другие статьи по теме
Электронный кадровый документооборот – законодательство
Новые правила работы с электронной подписью в трудовых отношениях с 2022 года, изменения в 63‑ФЗ. Что делать, если на работе требуют электронную подпись. Кто оплачивает ЭП. Чем отличается ЭЦП работода…
Цифровая трансформация в кадровой работе
С 2022 года активно началась цифровая реформа в работе кадровика. Рассказываем об основных изменениях в законе 2021-2023, и как организовать кадровый ЭДО в компании.
Электронный документооборот в сфере охраны труда
Электронный документооборот по охране труда в 2023 году. Как вести ЭДО в сфере охраны труда, в каких программах. Пошаговый алгоритм по переходу на ЭДО по охране труда. Подробнее в блоге федерального 1…
Уволить сотрудника
Когда работник увольняется, кадровик готовит пакет документов, проверяет взаиморасчеты, отправляет сведения в Социальный фонд России, ФСС и военкомат. Создайте документ «Увольнение» и следуйте подсказкам чек-листа.
1. Оформите увольнение
2. Подпишите документы
3. Сверьтесь с чек-листом
4. Уведомите госорганы
- В разделе «Сотрудники/Кадровый учет» на вкладке «Документы» укажите организацию, нажмите
и выберите «Увольнение/Увольнение».
- Как оформить увольнение из карточки сотрудника?
- Как уволить сразу нескольких сотрудников?
- Укажите сотрудника, последний рабочий день и дату документа.
- Выберите причину увольнения. Например, «Соглашение сторон». В комментарии есть подсказка, какую запись внести в трудовую книжку.
- Как уволить сотрудника в порядке перевода?
- В блоке «Дополнительно» укажите основание для увольнения — оно зависит от причины. Например, если сотрудник увольняется по собственному желанию, то основанием будет его заявление.
- Добавьте примечание. Например, «без отработки». Выберите из списка реальную причину увольнения. Эти сведения не будут отображаться при печати.
Итог: документ заполнен. Подпишите документы с руководителем и сотрудником.
Лицензия, права и роли
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.
Отправим материал Вам на почту
Новости СБИС: трудовые книжки теперь в отдельном разделе
Для удобства пользователей трудовые книжки в СБИС были выделены в отдельный раздел.
Сдача отчетности в ПФР по каждому кадровому событию (увольнение, прием на работу) должна производиться не позднее следующего дня после подписания приказа о нем. В тех компаниях, у которых штат работников превышает определенный размер, таких кадровых событий происходит до сотни в день. И календарь отчетности становится перегруженным.
СБИС выделил по кадрам отдельный раздел для удобства пользователей. Теперь отчеты о трудовой деятельности консолидированы и не мешаются с другой отчетностью. Стало легче их найти и сделать выборку по отдельному сотруднику. Нужно поднять отчет СЗВ-ТД по работнику? Используйте фильтр «Сотрудник в отчете» — вы найдете все записи в его электронной трудовой книжке.
СБИС Электронная отчётность подготовит и сдаст не только отчеты в ПФР, но и во все другие государственные органы. В СБИС у вас будет персональный календарь отчетности, инструменты для проведения форматно-логистического контроля, сверки расчетов с бюджетом и по НДС, помощник по заполнению отчетов. Со СБИС вы можете полностью автоматизировать управление своим предприятием. А наши специалисты подберут оптимальный тариф, подключат и настроят СБИС под ваши бизнес-процессы. Мы также готовы помочь вам с составлением как отдельного отчета, так и взять на себя ведение вашей отчетности «под ключ».
Остались вопросы? Обращайтесь к нашим специалистам!
Читайте также:
-
Больше данных: изменения в СЗВ-ТД вступят в силу с 1 июля 2021 года
-
5 шагов на пути к кадровому ЭДО
-
РСВ в 2021 году: больше данных
Еще больше интересных материалов в нашем блоге.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
Статьи по теме
6 мин
СБИС: сотрудники в поле зрения
Высвободить время руководителя на стратегические задачи, облегчить работу кадровика и персональщика, сократить время сотрудника на кадровые формальности вполне реально. Как именно – расскажем в статье.
Статьи по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Главная / Техподдержка СБИС / Инструкции для работы с бухгалтерией и учетом в СБИС в online.sbis.ru
Инструкции для работы с бухгалтерией и учетом в СБИС
Бухгалтерские операции, расчеты, начисление зарплаты, кадры, управление и налоги — все это проще со СБИС.
Как начать учет в СБИС
- Зарегистрируйтесь как юрлицо в системе и укажите официальных лиц компании.
- Оформите ЭЦП.
- Настройте учетную политику и разделы учета.
-
Настройте справочники СБИС для учета организации:
- план счетов для бухгалтерского учета;
- виды доходов и статьи расходов;
- источники финансирования для учета поступлений целевых средств в НКО;
- справочник объектов для управленческого учета.
- Определите структуру компании и добавьте сотрудников.
- Укажите дату начала работы в программе.
- Если вы вели учет в другой системе, введите начальные остатки или загрузите их из 1С.
- Чтобы вести складской, имущественный и кадровый учет, настройте разделы «Склад», «Имущество» и «Кадровый учет».
Бухгалтерия
Ведите весь учет в СБИС: первичка, закрытие отчетных периодов, отчетность. В СБИС уже есть план счетов, справочники статей расходов и виды доходов, которые можно настроить под вашу компанию.
Интерактивный календарь бухгалтера
Все важные события для организации — в календаре бухгалтера: сроки подготовки и сдачи отчетов, уплаты налогов и начислений. Индивидуальная настройка, удобный контроль, назначение ответственных.
Любые операции в СБИС
Для повторяющихся процессов в системе настроены типовые операции. Нетиповые оформляются с помощью бухгалтерской справки.
Также можно добавить регламент, настроить схему проводок, используя сервис прикладного кода.
Бухгалтерские регистры в виде понятных отчетов
Все бухгалтерские операции фиксируются в учетных регистрах и отражаются в отчетах. С их помощью можно посмотреть остатки, обороты и сальдо по счетам, контролировать операции и движение средств, анализировать расхождения в бухгалтерском и складском учете.
Оптимизация платежей по налогу на прибыль
С помощью резервов по сомнительным долгам можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль. Все резервы в СБИС по умолчанию формируются в соответствии с требованиями законодательства. Проверьте сроки формирования резервов в настройках учетной политики и, если нужно, скорректируйте их.
Закрытие периода и фиксация остатков
СБИС автоматически сформирует проводки, когда вы проведете операции закрытия периода. Чтобы избежать ошибок в учете, главный бухгалтер может зафиксировать текущие остатки по всей организации, участку учета или конкретному счету. После этого документы, в которых содержатся проводки, нельзя изменить или перепровести.
Кадровый учет
В СБИС есть необходимые инструменты для кадрового учета от приема персонала до расчета текучки. Электронные документы, штатное расписание, воинский учет, увольнения — все четко и в соответствии с законодательством.
- Трудоустройте сотрудника. Сведения о работнике автоматически добавятся в карточку по скану документа — экономьте время на ручном вводе.
- Переведите его на другую должность или в другое подразделение и оформите соответствующий кадровый документ.
- Рассчитывайте зарплату с помощью правильно заполненных больничных, отпусков, командировок.
- Проверяйте табель по итогам месяца.
- Оформляйте увольнения.
СБИС учитывает все оформленные документы и сам заполняет штатное расписание и отчеты в военкомат. Позволяет сотрудникам заполнять заявления на отпуск, командировки, составлять авансовые отчеты и другие документы.
Как настроить:
- Если у вас есть обособленные подразделения, добавьте их в карточку организации.
- Задайте параметры учета.
- Если вы вели учет в другой системе и только начинаете работать в СБИС, загрузите справочник сотрудников и кадровые документы.
- Создайте собственный кадровый процесс, если требуется. Например, чтобы сообщать коллегам из других отделов о приеме или увольнении сотрудника.
- Чтобы свести к минимуму работу с бумажными документами, используйте квалифицированную электронную подпись в кадровом ЭДО.
Зарплата в СБИС
Инструмент подходит ИП, малым, средним и крупным компаниям.
Как настроить:
- Бухгалтер по зарплате настраивает параметры учета.
- Заполняет карточки сотрудников.
- Вносит начальные остатки.
- На основании кадровых документов и табеля оформляет выплаты сотрудникам.
- Уплачивает налоги и сдает отчеты по зарплате.
Как начать учитывать зарплату в СБИС:
- Запустите мастер настройки.
- Оформляйте прием на работу и другие кадровые документы.
- Проверяйте и фиксируйте табель в конце каждого месяца.
- Оформляйте дополнительные начисления и удержания.
- Добавляйте в СБИС больничные, отпуска, формируйте ведомости на выдачу аванса, зарплаты и прочих выплат.
- Проверяйте расчетные листки, а также суммы НДФЛ и страховых взносов. Если требуется, вносите изменения и пересчитывайте данные.
- Выдавайте зарплату и уплачивайте НДФЛ.
- Перечисляйте страховые взносы.
- В конце отчетного периода формируйте отчетность по зарплате по данным бухгалтерского учета.
Вернуться на страницу Техподдержка СБИС.
14419
СБИС кадровый ЭДО
02 сентября 2022
КЭДО
Актуальность проверена: 14.04.2023
Получить консультацию
Бесплатно
Содержание статьи
- Зачем переходить на КЭДО
- Операторы ЭДО для обмена кадровыми документами
- Выбор ЭП
- Переход на кадровый электронный документооборот
- WA:Личный кабинет сотрудника для внедрения КЭДО
- Виды кадровых документов в СБИС
Кадровый электронный документооборот
4 сценария перехода на КЭДО: SaaS, коробка, стандартное внедрение и корп. проект. Скидки среднему и малому бизнесу 50%!
WA:ЛКС — решение для кадрового ЭДО
Интеграция с 1С, РвР, Госуслугами. Мобильная версия. мультиязычный интерфейс, наивысший уровень безопасности
Готова ли ваша компания к КЭДО?
Бесплатная оценка готовности компании к КЭДО. Получить чек-лист от признанных экспертов КЭДО
Изменения законодательства (ФЗ от 22.11.2021 № 377-ФЗ) дают возможность компаниям перейти на цифровой формат обмена кадровыми документами. В 2022 году переход на КЭДО — пока дело добровольное. Тем не менее уже немало компаний сами инициируют переход, не дожидаясь «обязаловки». Рассмотрим на примере СБИС — лидера среди операторов ЭДО, как подключиться к кадровому электронному документообороту.
СБИС «Электронная отчетность» совместима с 1С и другими распространенными системами учета. Документы загружаются в оригинальных форматах — не требуют конвертации
Зачем переходить на КЭДО
Добровольный переход на КЭДО обусловлен наличием следующих преимуществ:
- Для руководства компании:
- минимизация затрат на кадровый процесс;
- быстрый сбор юридически значимых доказательств с сотрудников;
- предотвращение штрафов и репутационных рисков.
- Для кадровой службы:
- экономит время, участников процесса;
- простой импорт данных. Не нужно беспокоиться о загрузке начальных данных в программу;
- онлайн-контроль за подписанием документов сотрудниками;
- надежное хранение электронного архива 50 лет и более — можно выгрузить документы вместе с протоколами передачи.
- Для сотрудников:
- возможность получать и подписывать документы в любом месте в удобное время без посещения кадровой службы, используя компьютер или телефон;
- круглосуточный доступ к личному кабинету, все документы хранятся в нем и, при необходимости, их можно открыть и повторно ознакомиться.
Операторы ЭДО для обмена кадровыми документами
Для перехода на кадровый электронный документооборот (КЭДО) организации или индивидуальному предпринимателю необходимо выбрать оператора.
На текущий момент услуги ЭДО предоставляют более 30 операторов, что усложняет выбор провайдера. Мы провели анализ информации, полученной на различных сайтах, и сократили число операторов до 7, оставив самые известные и часто используемые:
- СБИС.
- Контур.Диадок.
- Taxcom.
- Synerdocs.
- Астрал.
- Сфера Курьер.
- E-COM.
Далее рассмотрим оператора СБИС по очень понятным причинам:
- это уже созданная инфраструктура для управления электронной подписью;
- у СБИС простой и удобный интерфейс;
- входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота ФНС и соответствует всем установленным требованиям.
Выбор ЭП
После выбора оператора, перед организацией стоит не менее масштабная задача, выбор электронной подписи. Виды подписи представлены в таблице ниже и зависят от бизнес-процессов, которые планируется оптимизировать.
Электронные подписи, применяемые в СБИС:
|
Простая (ПЭП) |
Неквалифи- |
Квалифи- |
|
|
Приказ на отпуска, командировки, расчетные листки, табель учета рабочего времени |
+ |
+ |
+ |
|
Должностные инструкции, инструкции по охране труда, и тп |
+ |
+ |
|
|
Трудовой договор, приказ об увольнении |
+ |
Более 160 типов можно подписать без дублирования на бумаге по ст. 22.1-22.3 ТК РФ.
Выбрав электронную подпись, любому пользователю будет интересно ознакомиться с программным продуктом, который он планирует активно использовать для автоматизации кадрового электронного документооборота. Для этого СБИС предоставляет демодоступ. В окне регистрации не требуется вводить личные данные, а просто использовать гиперссылку «Попробовать демо».
В открывшемся меню, выбираем «Кадровый ЭДО» с помощью него у вас появится возможность ознакомиться с уже настроенными бизнес-процессами автоматизации КЭДО.
Получив доступ к приложению СБИС и начиная работать с ним, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. Также для более комфортного начала работы, выходят всплывающие окна-подсказки, помогающие пользователю:
- Заполнить справочник «Сотрудники», где пользователи программы могут быть добавлены вручную или загружены из сторонней системы. СБИС имеет интеграцию со многими системами ведения кадрового учета, в том числе и с 1С.
Рис.3 Навигатор по заполнению справочника - Настройка структуры компании – помогает пользователю ввести данные о подразделениях, отделах и распределить по ним сотрудников.
Рис.4 Навигатор по настройке структуры компании - Произвести настройки и параметров приложения.
Рис.5 Навигатор по настройкам и параметрам приложения
Рассчитать на сайте стоимость автоматизации кадрового электронного документооборота под ключ!
Виды кадровых документов в СБИС
СБИС позволяет как автоматизировать все процессы кадрового учета, так и обеспечить интеграцию с другими системами. Виды документов, которые может создать специалист кадровой службы:
- приемы,
- переводы,
- увольнения,
- совмещение должностей,
- документы по изменению условий труда,
- документы по изменению зарплаты и т.д.
Рассмотрим работу с кадровыми документами на примере «Прием на работу сотрудника».
- Первый способ ввода данных непосредственно в СБИС. Сканируем и загружаем паспорт сотрудника в СБИС. СБИС проверит: действителен ли паспорт и СНИЛС сотрудника, является ли сотрудник банкротом, наличие исполнительных листов и задолженности по налогам. Если проверка прошла успешно, можно оформлять прием на работу кандидата. Используя команду «Создать» выбираем «Прием на работу». В документе заполняем всю необходимую информацию, печатаем приказ и трудовой договор или отправляем на электронную подпись сотруднику.
- Второй способ ввода данных, загрузка из 1С. Используя команду «Загрузить», выбираем «Из 1С» и далее из файла. При первом использовании открывается окно настроек. Также настройку можно сделать через «Настройки/Интеграции», выбрав «1С».
Следующим шагом необходимо выбрать версию 1С. Отмечаем флажком используемую на предприятии версию 1С.
Далее выберите способ подключения к базе 1С:
- ComConnector. Скорость работы и отсутствие необходимости запускать клиент 1С — его главные преимущества. Но есть вероятность некорректного взаимодействия с доработанными платформами 1С. Нужна 1 лицензия 1С;
- Application. Его основной плюс — адаптированность к доработанным конфигурациям 1С. При этом минусы — медленно работает, требует запуска программы 1С. Также нужна 1 лицензия;
- FTP. Обеспечивает обмен через файловый сервер в фоновом режиме. Идеален для пользователей FTP-, FTPS-протоколов. Из главных минусов — через FTPS нельзя подключиться к решениям «Зарплата и управление персоналом» ред. 2.5 и «1С:Бухгалтерии» ред. 2.0.
Кликните «Завершить». Подключение СБИС и 1С настроено. При работе более чем с 1 конфигурацией 1С можно добавить дополнительное подключение.
Автоматизация КЭДО от разработчиков WA:Личный кабинет сотрудника
Другие статьи по теме
Электронный кадровый документооборот – законодательство
Новые правила работы с электронной подписью в трудовых отношениях с 2022 года, изменения в 63‑ФЗ. Что делать, если на работе требуют электронную подпись. Кто оплачивает ЭП. Чем отличается ЭЦП работода…
Цифровая трансформация в кадровой работе
С 2022 года активно началась цифровая реформа в работе кадровика. Рассказываем об основных изменениях в законе 2021-2023, и как организовать кадровый ЭДО в компании.
Электронный документооборот в сфере охраны труда
Электронный документооборот по охране труда в 2023 году. Как вести ЭДО в сфере охраны труда, в каких программах. Пошаговый алгоритм по переходу на ЭДО по охране труда. Подробнее в блоге федерального 1…
Кадровый
документооборот
без бумаг и рутины
Создавайте, ведите и храните все кадровые документы в электронном виде в соответствии с 377-ФЗ с юридически значимой подписью
На основании 377-ФЗ. Получите эл. подпись без визита в офис
Интерфейс понятен с первого входа
В офисе и на удаленке, с выездными и самозанятыми.
Устраивайте, ведите и увольняйте сотрудников в несколько кликов
Посмотрите,
как работать в СБИС
Работайте со всеми кадровыми документами
Более 160 типов можно подписать без дублирования на бумаге по ст. 22.1-22.3 ТК РФ
Графики отпусков и другие…
Локальные нормативные акты
Преимущества КЭДО от СБИС
Личный кабинет сотрудника
Только важные кнопки — запутаться невозможно. СБИС подскажет, какие документы нужно подписать и какие оформить самостоятельно. Войти можно по учетке из вашей системы (SSO), соцсетей или из Госуслуг.
Дополнительные сотрудники
Вакансии и подбор персонала
Геймификация, магазин подарков
Инструкции и ЛНА — ведение базы, ознакомление
Графический редактор маршрутов документов
Личный кабинет сотрудника
Настройка любых графиков работ
Электронный архив «в облаке» или у вас
Инструкции и ЛНА — ведение базы, ознакомление
Графический редактор маршрутов документов
Личный кабинет сотрудника
Настройка любых графиков работ
Электронный архив «в облаке» или у вас
-
Coca-Cola HBC Россия
- 7000 сотрудников
- 10 современных заводов по производству безалкогольных напитков: Coca-Cola, Sprite, Fanta, BonAqua, «Добрый», Rich, «Моя Семья» и других
Так как у нас более 7000 сотрудников, находящихся в разных регионах России, цифровизация кадровых процессов нам была необходима. Для этого мы выбрали СБИС. Раньше для кадрового учета использовались только бумажные документы, которые собирались в большое обширное личное дело по каждому сотруднику.
Теперь в СБИС сотрудники подписывают документы электронно, их сразу видит головной офис. Это позволило сократить затраты на хранении документов. В первую очередь СБИС решил проблему большого количества запросов в отдел по работе с персоналом в части справок и различных выписок. Сейчас каждый сотрудник может сделать это самостоятельно в мобильном приложении СБИС.
Разинкина Мария
HR бизнес-партнер по России -
Ideal Standard
- 100 лет на рынке, в России — с 1995 года
- 12 тысяч изделий в ассортименте
- ключевой поставщик сантехники на Олимпийских играх в Пекине и Лондоне
Наши сотрудники рассредоточены по стране, поэтому подписание любых внутренних документов было для нас проблемой. Теперь мы выдали работникам электронные подписи и большую часть документов оформляем и подписываем в СБИС: отпуска, командировки, авансовые отчеты.
Все это сотрудники создают сами в своем личном кабинете. Просто выбирают даты в календаре, СБИС автоматически создает утвержденные печатные формы, которые подписываются сотрудником и руководителем. Все интуитивно понятно. Как плюс — отличая техническая поддержка со стороны разработчика и готовые инструкции.
По ТК РФ мы обязаны уведомить работника об отпуске за 14 дней. СБИС присылает такое оповещение автоматически, а сотрудник его подписывает электронной подписью.Шарапова Елена
Финансовый директор -
Профком
- подбирают сотрудников более чем 10 заводам по всей стране
- в СБИС ведут бухгалтерский и кадровый учет, сдают отчетность
По сравнению с предыдущей системой могу сказать, что в СБИС принцип — «нажал и все заполнилось». Чтобы внести бумажный документ, мне достаточно его отсканировать, и система распознает данные.
Для построения ОСВ, нужно только выбрать период — и каждый взаиморасчет на виду.
Кадровый учет мы тоже ведем в СБИС. У нас 100 сотрудников в 7 городах России, сложная система оплаты труда: сдельно-окладная с надбавками и вредностью. СБИС все это позволяет настроить и контролировать из одного кабинета.
Когда весь учет в СБИС, отчетность в госорганы тоже заполняется сама на основании имеющихся данных. Здесь всегда есть актуальные формы, не нужно следить за изменениями.Туманова Светлана
Бухгалтер
С вами свяжется менеджер и проконсультирует по порядку подключения
Екатеринбуг, Хохрякова 74, офис 405
Кадровый электронный документооборот