Как все успевать на работе и дома пошаговая инструкция

Приветствую Вас, друзья!

Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:

Почему так трудно все успевать?

Существует множество причин, и вот основные из них:

• Многозадачность. Современному человеку нужно просто успевать слишком многое — ходить на работу или учебу; воспитывать детей, посещать врачей, ходить по магазинам за продуктами или одеждой, заниматься спортом… Чтобы совместить всё это, да ещё и успеть отдохнуть, нужно сильно постараться.
• Бесполезные занятия. К числу таких занятий относится: просмотр ТВ, сериалов; прокручивание новостной ленты в смартфоне; многочасовые просиживания в соц.сетях. Любому, кто хочет начать всё успевать, придется сократить эти занятия до минимума.
• Лень. Эта чувство свойственно 90% людей, и нет ничего плохого в том, что оно иногда появляется. Однако, если лень начала сильно осложнять Вашу жизнь, пора принимать серьезные меры.
• Неэффективность. Иными словами — низкая производительность труда. Бывает, что какое-то дело можно закончить за час, а некоторые умудряются растянуть его на целый день. Конечно, с такой производительностью труда непросто будет всё успевать и над этим тоже нужно поработать.
• Низкий уровень энергии. Причиной низкой энергетики может стать сидячий образ жизни, отсутствие спорта, плохое питание.

С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.

Наша программа, состоит из 3-х частей:

• Создание полезных привычек;
• Планирование и расставление приоритетов;
• Увеличение эффективности;

Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!

Часть 1: Полезные привычки

Начните раньше вставать

Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.

Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.

Составляйте список дел на день

Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итоги того, что удалось сделать.

Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.

Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.

Приучите себя к порядку

Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.

Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.

Избавьтесь от «пожирателей времени»

Если бы Вы однажды попробовали измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.

Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.

Решайте проблемы вовремя

Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и съездить за важной покупкой. Если начать откладывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.

Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.

Часть 2: Планирование и приоритеты

Самое трудное – в первую очередь

Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела и задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.

Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.

Используйте правило 20/80

Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.

Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполнили главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.

Разбивайте крупное дело на мелкие

Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.

Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.

Устраняйте лишнее

Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.

Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решение о необходимости данной работы.

Оптимизируйте свои дела

Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.

Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.

Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?

Часть 3: Эффективность

Сконцентрируйтесь на 1 деле

Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.

Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.

Помните об отдыхе

Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.

Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.

Исключите отвлекающие факторы

Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!

Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.

Засекайте время

Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.

Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за правило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё одним важным шагом к тому, чтобы всё успевать.

Вознаграждайте себя

Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.

Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.

Пройти обучающий вебинар

Рекламная интеграция:

Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:

1. Сконцентрироваться на важном.
2. Снизить уровень стресса и тревоги.
3. Улучшить качество сна и отдыха.
4. Уменьшить рассеянность внимания.
5. Избавиться от токсичных мыслей.

Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.

Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.

Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.

Спасибо за внимание, желаю Вам удачи!

Время на прочтение
9 мин

Количество просмотров 23K

Жить в режиме бесконечного цейтнота как минимум грустно, а как максимум — вредно для здоровья. Пропустив дедлайн по одной задаче, ты двигаешь все остальные и в итоге постоянно ничего не успеваешь. Нервничаешь и ненавидишь себя.

Вырваться из этого замкнутого круга сложно, но возможно. В статье — 3 простых шага с конкретными подходами, техниками и инструментами.

Шаг 1. Уделяйте время планированию

Садишься утром за компьютер и минут 20–40 тратишь на перелистывание чатов, перебор папок и попытки вспомнить, что нужно сделать и какая задача самая приоритетная. После завершения первой задачи процесс повторяется. Даже если это не 20–40, а 5–15 минут, за день все равно легко набегает пара часов, потраченных впустую. Знакомо?

Чтобы такого не происходило, стоит планировать рабочий день, тщательно и заранее.

Перейти от хаотичной работы к планированию и структурности бывает не так просто. Вот что поможет.

Выбрать систему планирования

Систем планирования сейчас существует великое множество. Выбрать и посоветовать какую-то одну единственно верную вряд ли получится. Все люди разные — то, что отлично работает у одних, у других не будет работать совсем. Мы рассмотрим три популярные системы, которые точно стоит протестировать, и приведем список других на случай, если ни одна из этих не подойдет.

1-3-5. Система позволяет запланировать задачи на день с расстановкой приоритетов таким образом, чтобы все успеть и вечером почувствовать себя молодцом — как много я всего успел.

Ее суть заключается в том, что на каждый день вы планируете:

• 1 самую важную, сложную и, вероятно, затратную по времени задачу;

• 3 менее важные задачи;

• 5 мелких дел.

Так на каждый день вы планируете 9 задач разной степени сложности и приоритетности — это немало. С другой стороны, действительно сложная и трудозатратная задача всего одна. Распределяя дела таким образом, легко успевать все запланированное, а значит — не чувствовать себя плохо из-за того, что опять что-то нужно переносить.

Bullet Journal. Подход к планированию, основанный на быстрых записях и системе ключей-символов. Обычно ведется в бумажном ежедневнике с пронумерованными страницами и состоит из:

• карты ключей. На первой странице записываем, какими символами будем обозначать задачи, встречи, идеи, выполненные дела и т. д.;

• индекса. Это своего рода содержание. Записываем, на каких страницах что находится;

• ежемесячника. Сюда вносим ключевые дела на месяц, которые точно не отменятся и не изменятся;

• ежедневника. Здесь оформляем список задач, дел и встреч на день;

• коллекций. В этот раздел пишем тематические списки, например книг, которые надо почитать, полезных ссылок и т. д.

Благодаря индексу, пронумерованным страницам и аккуратному заполнению ежедневник по системе Bullet Journal может решить проблему продуктивности.

Теоретически, реализовать такую систему можно и в цифровом виде, например в Trello. А еще можно объединить ее с системой «1–3–5».

Матрица Эйзенхауэра. Методика определения приоритетов, которая помогает сфокусироваться на том, что действительно важно. Чтобы распланировать свой день по этому принципу, нужно рассортировать задачи на:

• важные и срочные — те, которые нужно сделать обязательно сегодня и в первую очередь. При грамотном планировании задач этой категории не должно быть вообще. Если они есть, значит вы что-то не успели в прошлые дни;

• несрочные, но важные — обычные задачи в списке дел на день;

• срочные, но неважные — дела, которые нельзя откладывать, но они не приближают к достижению целей;

• несрочные и неважные — дела, которые не приносят никакой пользы и тратят время впустую. Обычно их можно вычеркнуть без ущерба для прогресса и продуктивности.

Задачи по этому методу удобно записывать, разделив квадрат на бумаге или в электронной таблице на 4 сегмента.

Фиксировать дела и планы

Какую бы идеальную систему планирования вы не выбрали, она не будет работать, если все дела держать в голове. Кроме того, пытаясь удержать планы в памяти, вы снизите эффективность работы над задачами и будете все время нервничать, опасаясь что-то забыть. Поэтому фиксировать задачи точно надо, главное — выбрать для себя удобный способ.

Ежедневник. Казалось бы, с развитием технологий бумажная запись должна была остаться в прошлом. Но на деле многим удобнее планировать дела именно в таком формате. К тому же, писать от руки и вычеркивать выполненные задачи — это приятно.

Если все это про вас, не мучайте себя попытками привыкнуть к цифровым инструментам — купите красивый ежедневник на год, освойте Bullet Journal или другую эффективную систему записей и вперед.

Цифровые сервисы. Если писать от руки вы не любите, то альтернативой может стать онлайн-сервис для ведения дел. Они хороши тем, что:

• в отличие от бумажного ежедневника, записи можно редактировать;

• если есть кроссплатформенность, список дел всегда под рукой — в телефоне;

• удобно устанавливать напоминания, чтобы не забывать о важном.

Онлайн-инструментов для планирования великое множество. Главное, выбрать тот, который подойдет именно вам и впишется в выбранную систему планирования.

Календарь. Самый простой из цифровых инструментов — выбираете приложение и вносите списки дел на каждый день. Чтобы иметь доступ к задачам в любой момент, где бы вы ни находились, лучше выбрать кроссплатформенный инструмент, например Google Календарь.

Маркерная доска. Еще один способ для тех, кто хочет вести список дел вручную. Правда, вернуться на неделю назад и посмотреть записи и пометки не получится — каждый день с чистого листа. Зато все крупно и на виду. К тому же, можно организовать планирование по системе Kanban так, как это изначально работало на заводе Toyota.

Правильно формулировать задачи

На первый взгляд, этот совет может показаться излишним — все мы взрослые люди и умеем складывать слова в предложения. На деле от конкретной формулировки действительно может зависеть продуктивность, особенно если задач много.

Сравните две задачи:

• «Таргет салон красоты»;

• «Подготовить три новых креатива для кампании салона красоты в Инстаграм».

С первой формулировкой в любом случае придется потратить время, чтобы разобраться и вспомнить, что вообще нужно. Вторую можно сразу начинать делать, особенно если к задаче приложены ТЗ и переписка с клиентом.

Чтобы упростить себе жизнь и не тратить время на разгадывание ребусов в течение дня, старайтесь сразу формулировать задачи максимально конкретно. Сначала это может показаться лишней тратой времени, если вы привыкли записывать за 5 секунд первое, что пришло в голову. Но со временем формулировать правильно станет проще, а продуктивность увеличится.

Делить большие дела на простые и понятные части

Этот довольно простой, но действенный прием тоже призван упростить нашему мозгу восприятие задачи.

Сравните:

• «Запустить рекламную кампанию в Яндекс.Директе для службы доставки»;

• «Собрать семантику по службе доставки для Яндекс.Директа».

Первая формулировка — это даже не задача, а глобальный проект, который включает в себя десяток более мелких дел. На выполнение его целиком может уйти неделя. Вторая — конкретный этап процесса, который легко выполнить за один подход.

Сталкиваясь с первой формулировкой мы тратим время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и на чем мы остановились. Кроме того, за такую глобальную вещь взяться психологически тяжелее. Мы подсознательно ее двигаем и в итоге делаем дольше, чем могли бы.

Шаг 2. Боритесь с прокрастинацией

Прокрастинация — это склонность откладывать даже важные и срочные дела на потом.

Причин у такого поведения множество:

• перфекционизм. Боитесь сделать неидеально и поэтому откладываете;

• отсутствие целей в жизни. Непонятно, зачем это все вообще;

• задач слишком много. Непонятно, за что браться, если все равно ничего не успеешь;

• нет четкого плана. Вместо того, чтобы выбрать задачу, посмотрим YouTube;

• усталость. Вы четыре дня работали без сна и отдыха, а в пятницу «сломались»;

• отвлекающие факторы. Нужно ответить на телефонные звонки, посмотреть уведомления на ноутбуке и смартфоне;

• соблазны. При выполнении сложной задачи, которая требует больших умственных усилий, перспектива отвлечься на выбор отеля для отпуска выглядит очень привлекательной, устоять трудно.

Не все эти причины в каждый момент времени актуальны для конкретного человека: кто-то прокрастинирует, потому что устал, другой — из страха сделать работу неидеально. Но итог один — вы опять провели в чатах два часа, а работа не сделана.

Вот несколько действенных способов побороть деструктивное поведение и сделать свой день продуктивнее.

Использовать Pomodoro. Подход к организации рабочего дня, основанный на разделении всего времени на небольшие равные промежутки — «помидоры». Классический «помидор» длится 25 минут, после чего следует пятиминутный перерыв, а после четырех помидоров — длинный перерыв в 15 минут. Длительность «помидоров» и перерывов можно менять под себя: кому-то удобнее работать 50 минут без перерыва, а потом отдыхать сразу 10 минут.

Чтобы четко следовать плану и не отвлекаться на отслеживание времени, можно использовать специальные «помидорные» таймеры: есть приложения для смартфона и компьютера, браузерные расширения. Они напоминают, когда заканчивается очередной «помидор» или перерыв. Браузерные расширения умеют блокировать доступ к заданным сайтам на время, пока тикает «помидор», чтобы избавить пользователей от соблазна залипнуть в соцсетях, когда надо работать.

Вести хронометраж. Иногда человек даже не замечает, что стал заядлым прокрастинатором. Вроде целый день за компьютером, глаза устали, а даже половина запланированного на день не сделана. В таком запущенном случае полезно сначала выяснить, куда уходит время.

Для этого нужно понять, на что тратится буквально каждая минута, иначе какие-то «пожиратели времени» могут остаться незамеченными.

Сделать это можно двумя способами:

• вручную — завести табличку и фиксировать в ней весь свой день с точностью до минуты;

• автоматически — подключить сервис, который будет отслеживать ваше поведение за компьютером.

Последний способ подойдет, если вся ваша прокрастинация проходит в цифровом пространстве: соцсетях, YouTube, компьютерных играх. Если же вы отвлекаетесь с книжкой на диване, система просто зафиксирует, что вас не было за компьютером, а это не информативно. В этом случае лучше выбрать таблицу.

Отключать уведомления. Современные смартфоны могут издавать звуки чуть ли не каждую минуту: родители общаются в школьном чате, брат написал в мессенджер, чтобы узнать как дела, банк списал деньги, а магазин дал скидку. Все это может потерпеть пару часов, но мы слышим уведомление и лезем в телефон смотреть.

Чтобы не отвлекаться по мелочам, стоит отключить уведомления. Но важно сделать это так, чтобы не упустить ничего важного. К примеру, если в Telegram, помимо каналов, у вас есть чаты с клиентами, на которые важно реагировать сразу, не стоит отключать уведомления для всего мессенджера. Поставьте каналы и флудильные чаты в режим Mute, остальное пускай работает. Или отключите уведомления для всех, оставив несколько исключений. По аналогии можно поступить с остальными приложениями.

Выделять время для проверки почты. В любой непонятной ситуации проверяйте почту. А еще ВКонтакте, Skype, Telegram и все остальные мессенджеры.

Желание быть на связи и сразу отвечать на важные письма похвально, но на деле мы без конца проверяем входящие не поэтому. А потому что мозг так и норовит переключиться со сложной задачи на что-нибудь попроще. Да и важные письма не приходят так часто, как мы проверяем почту, а на просмотр неважных тоже уходит время. К тому же, даже важные письма вполне могут подождать 2–3 часа, и ничего страшного не произойдет. Исключения довольно редки.

Поэтому нужно понять и принять, что бесконечные проверки входящих — лишняя трата времени. Можно установить график для этой задачи с периодичностью 2–3 раза в день, а в остальное время забыть про нее.

Шаг 3. Отдыхайте

Все просто — продуктивно работать без полноценного отдыха не получится. Даже если вы сможете неделю или месяц жить на пределе возможностей, потом это обязательно аукнется длительной прокрастинацией и подорванным здоровьем. Поэтому, если важно продуктивно работать на длинных дистанциях, без качественного отдыха не обойтись.

Вспомним три главные составляющие полноценного отдыха.

Сон

Он должен быть регулярным и полноценным. Кому-то хватает 6 часов, чтобы чувствовать себя бодрым и энергичным, другим мало 9. Важно определить свою потребность в сне.

Также для здорового и полноценного сна обычно рекомендуют:

• ложиться и вставать в одно и то же время;

• ложиться спать пораньше, потому что в первую половину ночи организм отдыхает и восстанавливается лучше. Это связано с действием мелатонина и фазами сна;

• не пользоваться гаджетами часа за 2 до сна.

Физическая активность

Работа в digital-сферах в основном сидячая. Многие трудятся из дома, а значит даже по дороге на работу не двигаются. Такой образ жизни чреват проблемами со здоровьем, которые в свою очередь приводят к вялости, апатии и сниженной работоспособности. Какая уж тут продуктивность.

Поэтому так важно организовать себе физическую активность:

• записаться в фитнес-клуб рядом с домом;

• выходить на улицу и гулять, кататься на лыжах, роликах, велосипеде;

• выполнять домашние тренировки или хотя бы делать зарядку.

Включить физическую активность в свой график бывает непросто, особенно если вы давно на сидячей работе и привыкли к такому образу жизни. Но стоит первое время заставить себя через силу, чтобы потом почувствовать, что появилась энергия, мозг начал соображать быстрее, а желание прокрастинировать пропало.

Досуг и хобби

Хорошо, когда работа приносит радость и удовольствие, когда вы можете заниматься любимым делом и зарабатывать. Однако даже при таком идеальном раскладе в жизни должно быть что-то кроме работы. Просто потому что важно переключаться, в противном случае даже самая любимая работа может надоесть.

Попробуйте подобрать себе интересное хобби и выделить для него немного времени. Вы увидите, как возвращаться к работе станет еще приятнее, появятся новые идеи и цели, а также силы на их достижение и реализацию.

Бонус: 10 полезных инструментов

Вот, пожалуй, и все. Этих трех шагов должно хватить, чтобы сделать свою жизнь продуктивнее, насыщеннее и вместе с тем спокойнее. А напоследок — несколько полезных инструментов, которые помогут пройти эти три шага на пути к продуктивности.

1. Для планирования задач и проектов:

   • Trello

   • Todoist

   • Microsoft To-Do

   • Asana

   • Weeek

2. Для контроля времени:

   • Toggl

   • Timely

3. Для работы по технике Pomodoro:

   • PomoDone

   • PomoToDo

   • Focus To-Do

Желаем удачно построить систему личной эффективности и все успевать.

Как все успевать? Тайм-менеджмент – это эффективный инструмент, который позволяет наладить свою жизнь без дедлайнов. В современном суматошном мире этот навык может оказаться очень ценным как на работе, так и дома.

Как влияет? Вы удивитесь, если проанализируете, сколько времени тратится только на серфинг в соцсетях. Представьте, сколько можно было бы успеть, если не проводить часы за просмотром видео. Но неужели тайм-менеджмент вынудит вас вообще отказаться от общения в Сети?

Почему так трудно успевать все дела

Сейчас многие задаются вопросом: как сделать так, чтобы всё успевать. Под этим подразумеваются не только дела, но и отдых, увлечения, личную жизнь.

Людям не хватает времени по многим причинам. Рассмотрим самые существенные из них:

• Многозадачность. Когда в течение дня необходимо успеть сделать много дел: работа, учёба, спорт, походы по магазинам, воспитание детей и т. д. При этом хочется ещё и просто расслабиться и вовремя лечь спать. В общем, задача не из лёгких.
• Бесполезные занятия. Сюда относятся «залипание» в гаджетах, просмотр сериалов, новостей, бестолковые разговоры по телефону и т. д. Если вы поставили перед собой цель всё успевать, то от таких занятий придётся отказаться или свести их к минимуму.
• Лень. Это естественное чувство, в той или иной мере свойственное большинству людей. Но если она становится причиной проблем, то, наверное, не стоит позволять ей управлять вашей жизнью.
• Неэффективность или низкая результативность. Это когда какое-то дело растягивается на длительное время, но объективно его можно завершить за более короткий период. Если присутствует такая производительность труда, то успеть всё сделать будет очень сложно.
• Низкий уровень энергии. Причин такому состоянию много, на физическом плане это гиподинамия, некачественное питание, недостаточное пребывание на свежем воздухе.

Мы выяснили основные причины нехватки времени. Теперь разберём, что нужно делать для измерения ситуации, и как планировать день, чтобы всё успевать.

Как распределять время, чтобы все успевать на работе

Как распределять время, чтобы начать всё успевать на работе? Зачастую рабочие задачи «валятся» с такой скоростью, что не хватает времени даже на перекус, не говоря уже о полноценном обеденном перерыве. Многие сотрудники допоздна задерживаются на работе. Естественно, при таком графике не остаётся времени на отдых и личные дела. В таком случае необходимо взять паузу и по возможности оптимизировать процессы.

Приведём несколько конкретных методов, с помощью которых вы сможете рационализировать рабочий процесс и успевать реализовать все намеченные планы.

Долой микроменеджмент

Не нужно пытаться всё делать самостоятельно, часть обязанностей необходимо делегировать, таким образом более эффективно используя собственный ресурс и возможности своей команды. Но если вы будете за всеми всё перепроверять и доделывать, то времени и сил на более важные дела не останется.

Безусловно, легче и быстрее исправить самому, чем объяснять коллегам, как нужно сделать. Но, взвалив на себя всю работу, во-первых, вы не оставляете шансов для развития своим коллегам, во-вторых, эффективность команды будет очень низкой. Поэтому стоит выделить время и подробно объяснить сотрудникам принцип выполнения задания: что и как делать, и почему именно так.

Делегируйте грамотно

Важным для руководителя является знание сильных и слабых сторон своих подчинённых. Только в этом случае можно правильно распределять обязанности и получать хороший результат от командной работы. Если специалист хорошо делает презентации, то именно ему следует поручать подобные задания. А талантливого переговорщика нужно привлекать к участию в деловых встречах. Делегирование обязанностей по такому принципу может повысить результативность работы в несколько раз.

Правильно распределяйте задачи

При этом полезно руководствоваться принципом Парето 20/80, суть которого заключается в здравой оценке эффективности деятельности и направлении усилий на самое важное, способное принести максимальный результат.

Планирование производственных задач стоит проводить в начале недели. Нужно определить наиболее важные из них, которые помогут продвинуться в достижении глобальных целей. При этом не сильно важные и не очень срочные дела можно отложить.

Выбирайте менее ресурсозатратный способ решения задач

Некоторые производственные задачи лучше выполнить к установленному сроку, чем, стремясь довести до идеала, нарушить период сдачи.

Но нужно чётко понимать, о чём идёт речь: если это важный документ для значимой конференции, такой принцип будет неуместен. А если это в большей степени формальность, то нет смысла тратить время на усовершенствование. В таком случае целесообразно выбрать способ, не требующий больших затрат ресурсов.

Don’t work hard, work smart

Если ради безупречного выполнения рабочей задачи вы полностью выключаетесь из обычной жизни, отдавая всего себя работе, то стоит взять паузу и задастся вопросом – а стоит ли это таких жертв? Вспомните фразу «don’t work hard, work smart», что переводится – «не работай усердно, работай с умом».

Как, решая производственные задачи, всё успевать вовремя? Если вы постоянно надолго задерживаетесь после окончания рабочего дня, то в большинстве случаев это означает отсутствие организованности. Наверняка есть возможность оптимизировать какие-то процессы, чтобы качественно сделать работу с соблюдением дедлайна, сохранив при этом свой жизненный ресурс.

Многозадачности не бывает

Для качественного выполнения любой работы внимание должно быть сосредоточено только на ней. Если постоянно отвлекаться на посторонние внешние раздражители, то есть большая вероятность совершения ошибок. Поэтому во время выполнения задания стоит сконцентрироваться только на нём и лучше на этот период отключить звук уведомлений в мессенджерах. Это позволит более эффективно и быстро решить поставленную задачу.

Параллельно делать несколько дел можно в том случае, если они не требуют высокой концентрации внимания и могут выполняться автоматически.

Используйте возможности технологий

Существует множество приложений и программ, облегчающих жизнь, просто вы пока не знаете о них. Потратьте немного времени на выяснение данного вопроса, и, возможно, вы сможете оптимизировать свою работу, например, избавившись от необходимости контролировать статус задач.

Разобравшись один раз, вы надолго облегчите свою жизнь.

Разделяйте рабочее и личное время

Конечно, бывают дни, когда нужно задержаться на работе на столько, на сколько необходимо. Например, это презентация нового проекта, подготовка к которой длилась не один месяц. Но часто бывает так, что человек, жертвуя личным временем, полностью отдаётся работе. Отсюда профессиональное выгорание и проблемы в других сферах жизни.

Беда в том, что в современных реалиях такое явление стало обыденностью. Согласно статистике института общественного мнения Gallup, 44 % работников периодически беспокоит проблема выгорания, а чуть более 20 % ощущают его постоянно. Очевидно, что такая ситуация является ненормальной, и нужно что-то предпринимать для её изменения.

Освобождайтесь от домашних хлопот

Понятно, что домашние хлопоты никто не отменял. Но здесь стоит разобраться, приносят ли они вам удовольствие. Например, если приготовление блюд для вас в радость, то, конечно, готовьте самостоятельно. А если вы это делаете через силу, то, возможно, есть смысл хотя бы частично делегировать эту обязанность.

Сейчас нет необходимости в хождении по магазинам: можно организовать доставку на дом всего, что вам нужно – вы высвободите много времени для более важных дел. Это же касается и уборки – клининговые службы наведут порядок не хуже вас.

Во время аврала включайте дополнительные резервы

Относитесь бережно к себе – в период завалов позволяйте себе добраться на работу на такси, а не на общественном или личном транспорте. Таким образом часть рабочих задач можно успеть выполнить во время пути, не отвлекаясь на дорожные пробки или других пассажиров.

Но все вышеперечисленные рекомендации будут бессмысленными, если вы не любите свою работу. Ваш труд не будет продуктивным, когда профессиональная деятельность не приносит удовольствия.

15 советов для тех, кто планирует все успевать дома

Как всё успевать дома и не уставать? Если вы хотите делать все домашние дела и при этом не выбиваться из сил, обратите внимание на представленные ниже 15 рекомендаций. Они универсальны, подойдут и домохозяйкам, и учащимся школ и вузов, и менеджерам среднего звена. Особенно будут актуальны фрилансерам и удалёнщикам, которые дома решают и производственные, и домашние задачи.

Скачать
файл

Планируйте дела на следующий день

Если вы считаете, что планирование дня ограничивает вас, то вы сильно ошибаетесь: оно, наоборот, даёт вам свободу. Вечером составляйте перечень дел на следующий день, тогда вероятность того, что все важные задачи будут решены, повысится.

Для этой цели подойдёт обычный блокнот или электронный планировщик, который поможет разбивать дела на подзадачи, контролировать дедлайны, вести несколько проектов одновременно и т. д.

Утром «съешьте лягушку»

Данное словосочетание обозначает нахождение самой большой и важной задачи из своего графика рабочего дня и полное её решение. Но почему именно лягушку? Всё дело в том, что эта задача не только самая крупная, но ещё и неприятная, как это несчастное земноводное — за неё не хочется браться.

«Есть лягушку» необходимо с утра, пока еще много сил и мотивации, а всё, что даётся легко, отложить на вторую половину дня, когда разберётесь с не совсем приятными делами. Если утром вы так и сделаете, то вопрос «как всё успевать в течение дня» уже не будет актуален.

Делите крупные задачи на маленькие составляющие

Зачастую люди ставят перед собой большие цели, но осознание их масштабности и больших трудозатрат тормозит начало выполнения таких дел.

Намного проще выполнять любую крупную задачу, разделив её на более мелкие подпункты. Например, вам нужно разобрать несколько стеллажей с архивными документами. При виде такого объёма работы желание что-то делать отпадает сразу. А если разбить это дело на более мелкие (каждый день разбирать по половине одного стеллажа), то это упростит движение к реализации цели, и в течение нескольких дней задание будет выполнено.

Метод «Помодоро» способствует более продуктивной деятельности

Данная техника помогает работать эффективнее и быстрее приступать к решению задач.

Суть её такова:

• Перед началом работы включите таймер (например, на смартфоне).
• Заведите его на 25 минут и начните выполнять какую-либо задачу.
• После истечения данного времени сделайте паузу в работе на 5 минут.
• Отдохнув, повторите цикл снова: 25 минут работы → 5 минут отдыха.

Так можно разбить рабочий процесс на несколько частей – помидоров. Регулярные перерывы позволяют усвоить всё, что произошло в течение последнего цикла, и сделать нужные выводы, что способствует более продуктивной работе.

Обязательно отдыхайте от работы

Иногда мы так хотим выложиться на работе по максимуму, что забываем об отдыхе. И часто в начале недели мы успеваем всё, а ближе к её концу запал постепенно пропадает, продуктивность труда снижается, и успеть сделать намеченное уже намного сложнее. Как всегда всё быстро успевать?

Организму нужно давать отдых, даже если кажется, что вы не устали. Во время трудового процесса делайте перерывы: прогуляйтесь на свежем воздухе, почитайте книгу, посмотрите фильм. Очень важно после работы отключаться от производственных задач, чтобы дать возможность мозгу отдохнуть. Вы не будете эффективны в трудовой период, если мало или некачественно отдыхаете.

Учитесь говорить «нет»

Если вы не умеете говорить «нет», то забудьте о том, чтобы всё успевать. Все любят безотказных людей, которые отодвинут свои планы ради помощи другим. Но, согласитесь, если всегда проявлять такой «альтруизм», то на свои задачи и жизнь времени и сил не останется. Важно научиться успевать всё, что является приоритетным для вас, а не для окружающих.

Если вы научитесь отказывать людям в помощи, когда она мешает вашим собственным интересам, то почувствуете себя намного свободнее. И не переживайте, после этого окружающие не перестанут с вами общаться, а, наоборот, отнесутся к вам с большим уважением.

Соблюдайте дедлайны

Организовать трудовую деятельность помогает соблюдение временных рамок. Ставьте чёткие реальные сроки, например, изучить программу к последнему дню текущего месяца или приготовить обед к 14.00.

Когда вы наметили конечный срок, вам легче распределить время на выполнение задачи целиком. Так вы поймёте, как успевать всё за день, и будете делать больше нужных дел в течение обозначенного промежутка времени.

Корректируйте планы и задачи

Вносить коррективы в свои планы — это нормально.

К примеру, вы запланировали выучить язык программирования Python за один месяц. Но по ходу учёбы поняли, что эта задача для вас слишком сложная, и за месяц справиться с ней не удастся. Ничего страшного, если вы внесете изменения, увеличив срок в два раза.

Полноценный сон обязателен

Сон должен быть полноценным. Не жертвуйте ночным отдыхом ради работы, так повысить продуктивность не получится.

Оставлять на сон нужно не меньше 7-8 часов. Регулярный недосып в скором времени скажется на вашем самочувствии, и, как следствие, на эффективности деятельности. Поэтому лучше сделать меньше, но более качественно, чем пытаться объять необъятное.

Не ждите мотивацию, действуйте

Часто бывает так, что люди оправдывают своё бездействие отсутствием мотивации. Но ждать её можно очень долго, поэтому просто делайте.

Стоит начать выполнять важное дело, и вы увидите, как в процессе работы возрастает увлеченность ею. Мотивация как аппетит, который приходит во время еды.

Развивайте самодисциплину

Самодисциплина — это ответственность. Выполняйте все запланированные с предыдущего вечера дела, не ведитесь на уловки ума, который переключает ваше внимание на телевизор, новостную ленту или соцсети.

Самоорганизация помогает достижению любых целей, поэтому очень важно её тренировать.

Поощряйте себя

Не забывайте хвалить себя за выполненные дела. После продуктивной работы наградите себя кусочком торта или шопингом.

За любую даже небольшую победу важно поощрять себя, так не пропадёт стимул и вдохновение.

Прекращайте прокрастинировать

Иногда очень сложно справиться с прокрастинацией. Откладывая дела, вы не отдыхаете, а растрачиваете свои ресурсы на ненужные действия, вместо того чтобы вложить их в то, что действительно важно.

На просторах интернета можно найти много информации о том, как избавиться от этой вредной привычки. Возьмите за основу сначала выполнять дела, а потом уже просматривать новостную ленту, заходить в социальные сети, болтать по телефону и т.д.

Весь этот поток информации, льющийся на вас из разных источников, на самом деле сильно перегружает ваш мозг, и потом ему сложно сосредоточиться на выполнении важных запланированных задач.

Зарядка обязательна

Непременно делайте не менее двух разминок в течение дня. Так улучшается кровообращение, мозг снабжается кислородом, и ваша деятельность становится более эффективной.

Обязательно пейте воду

Как правило, офисные сотрудники в течение рабочего дня выпивают несколько чашек кофе, а о воде вообще не вспоминают. Но даже если пить не хочется, то нужно постепенно приучать свой организм к чистой воде – пейте понемногу, но часто. Вы, наверное, не раз слышали о двух литрах воды, которые необходимо выпивать за день. Если вы не можете столько употребить, то ничего страшного – пейте столько, сколько можете, главное, не забывайте об этом.

Сейчас много различной информации о пользе воды для организма человека, почитайте и примите к сведению. Во время занятий спортом или любой физической активности вы точно не забудете о воде, а вот сидя в офисе за компьютером, сделать это очень просто. Поэтому, если вам сложно вспомнить, ставьте напоминание в телефоне и пейте, это очень важно.

Если вы применяете все рекомендации, но всё равно не успеваете что-то сделать, то, возможно, вы требуете от себя слишком многого. Может быть, стоит снизить планку продуктивности? И тогда для вас станет очевидным, как выполнять все намеченное и жить полной жизнью.

Инструменты и сервисы, которые помогут все успевать

Помочь организовать своё время помогут различные сервисы и инструменты. Самые востребованные из них:

• Онлайн-календари

Подходят для составления рабочих планов, а также организации других сфер жизни. Календарь сохранит все внесённые цели и задачи на заданный промежуток времени, и вы точно не забудьте выполнить какой-то из пунктов. Также можно для каждого дела установить напоминание.

• Сервисы по созданию заметок

Если раньше мы писали напоминания на бумаге, то сейчас это удобно делать в электронном виде. В сервисе «Заметки» есть возможность добавления картинок, документов, аудиофайлов, что иногда бывает очень кстати.

• Трекеры привычек

Это приложение, в котором вы обозначаете цели и отмечаете, с какой периодичностью работали над ними. С помощью такого инструмента можно отслеживать прогресс и поддерживать мотивацию.

• Сервисы для управления проектами

Самым простым и популярным из них является Trello. Программа представляет собой облачный сервис для управления проектами и координации командной работы. Одними из элементов приложения являются доски с проектами, к которым добавляются карточки с задачами.

Способов использования досок много. Для того чтобы понять, какие задачи требуют первостепенного внимания, можно создать несколько столбцов с обозначением сфер жизни. Затем выбрать те из них, которые хотите улучшить, и описать, какой результат вы желаете получить в итоге. После этого можно создать столбец «Действия», в котором используются карточки с конкретными манипуляциями, приводящими к намеченному.

• Pomodoro

Выше уже был описан принцип метода Pomodoro, когда периоды активной деятельности сменяются небольшими перерывами на отдых. Для соблюдения времени работы и отдыха удобно пользоваться специальными сервисами, например, Pomodoro Tracker, используя который, можно настраивать нужные временные интервалы и создавать задачи.

Приложение Focus To-Do, объединяющее в себе «помидорный» таймер и менеджер проектов, устанавливается и на iOS, и Android.

8 книг для тех, кто хочет все успевать

• «Джедайские техники», Максим Дорофеев

Многие люди лишь теоретически знают, как можно всё успевать, но на практике эти знания применяют лишь единицы. Автор книги подробно объясняет причины такого явления.

В книге описано, как устроено мышление человека, как эффективно расходовать ресурсы мозга, что нужно для концентрации внимания, как правильно ставить цели, как работать продуктивно.

• «Организованный ум», Дэниел Левитин

В своей книге Дэниел Левитин рассказывает о том, как структурировать информацию, научиться различать основное и второстепенное, и как привести в порядок свою жизнь.

• «Просто Космос», Катерина Ленгольд

В книге описываются различные Agile-методологии. Каждая из них имеет свои характеристики и плюсы, но все они направлены на повышение качества и эффективности командной работы. Автор делится с читателями секретами, как правильно применять эти методологии в повседневной жизни, чтобы достичь успеха в работе и личной жизни и при этом всё успевать.

Из книги вы узнаете, как справляться с прокрастинацией, восстанавливать жизненный ресурс за счет качественного сна, питания и развития эмоционального интеллекта.

• «Как работать в рабочее время. Правила победы над офисным хаосом», Сергей Бехтерев

Офисный хаос — повседневная картина каждого канцелярского работника, когда продуктивно работать удаётся лишь в нерабочее время. Происходит так потому, что значительная часть рабочего времени растрачивается впустую.

Книга не только про тайм-менеджмент. Она о том, как грамотно и со смыслом выстроить рабочий процесс в компании для достижения максимальной эффективности и экономии рабочего времени. В книге 150 правил, соблюдая которые, можно сэкономить до 20 часов рабочего времени в неделю, а освободившееся время посвятить другим сферам жизни: семье, друзьям, учёбе, здоровью, спорту и т.д.

Если вам интересно, как всё успевать на работе в условиях многозадачности, то обязательно прочтите эту книгу.

• «Начни с главного. Один удивительно простой закон феноменального успеха», Гэри Келлер, Джей Папазан

Эта книга стала бестселлером, она заняла первые строчки в рейтингах Wall Street Journal, NewYork Times и USA Today, была переведена на 26 языков.

Основная методика, описываемая в книге, заключается в том, что в каждом проекте, сфере жизни нужно концентрировать внимание исключительно на одной задаче и направлять все ресурсы только на неё. Может, это кажется нелепым, однако большинство успешных людей на самом деле фокусировались на одной цели и в итоге достигали ошеломляющих результатов. В произведении авторы делятся секретами, как достичь успеха за непродолжительное время, а также рассказывают, как научиться направлять внимание и энергию на одну задачу, как правильно восстанавливать организм после стрессовых ситуаций и совершенствовать навыки.

• «Книга о потерянном времени. У вас больше возможностей, чем вы думаете», Лора Вандеркам

Наверное, вы замечали, что один человек за определённое время успевает сделать много дел и при этом остаётся в ресурсе, а другой за этот же промежуток времени не доведёт до конца ни одно из них, зато сильно устанет. В книге автор объясняет, на что на самом деле расходуется время, и как можно грамотно использовать его. Как правильно распределять рабочие часы, чтобы подняться по служебной лестнице, как расставлять приоритеты, чтобы организовать свою личную жизнь – всё это вы узнаете из книги. Лора Вандеркам даёт пошаговую инструкцию, как все успевать на работе и дома.

• «Не бойся действовать. Женщина, работа и воля к лидерству», Шерил Сэндберг

Тема женского лидерства всегда будет актуальной – об этом рассуждают, спорят, его поддерживают или, наоборот, считают чем-то ненормальным. Наверное, дискуссии по этому поводу не утихнут никогда. Книга Шерил Сэндберг предоставляет возможность женщине сделать большой шаг вперед и не только карьерный, но и внутренний, личностный, приближающий к её мечтам и целям.

Автор очень точно подмечает, что успешный мужчина вызывает положительные эмоции и у мужчин, и у женщин, однако успешная женщина не нравится ни тем, ни другим. Таковы стереотипы, сложившиеся в обществе, но чем больше женщин будут занимать руководящие должности, тем быстрее изменится эта ситуация.

Шерил Сэндберг – операционный директор Facebook, мама двоих детей, в 2011 году заняла пятое место в списке ста самых влиятельных женщин мира по версии Forbes. Шерил относится к такой категории людей, которые считают, что в их распоряжении находится множество карьерных и жизненных возможностей. Однако, на собственном опыте столкнувшись со всевозможными преградами, она научилась преодолевать их сама и помогать в этом другим женщинам.

• «На пределе. Неделя без жалости к себе», Эрик Бертран Ларсен

Эта книга об испытании себя «адской неделей». Hell Week или курс молодого бойца – это семь дней, которые бойцы специального назначения в ходе подготовки проживают на максимуме своих физических и умственных возможностей. Автор, сам служивший в спецназе, отмечает, что для большинства бойцов эта неделя становится переломным моментом на пути к самосовершенствованию. В своей книге Эрик Бертран Ларсен адаптировал адскую неделю для гражданской жизни.

«Гражданская версия» этих семи дней представляет собой интенсив, который реально осилить любому человеку. Начинается он в понедельник в 5.00 утра и заканчивается в воскресенье вечером. За это непродолжительное время человек узнаёт себя с новой стороны.

«Адская неделя» покажет вам ваши реальные возможности, которые вы не используете, потому что ленитесь, боитесь сложностей и идёте по пути наименьшего сопротивления. Книга научит, как начать всё успевать каждый день: работать эффективнее, больше заниматься физической активностью, качественнее отдыхать и т.д.

В течение этих семи дней вы будете есть здоровую пищу, рано вставать и также отходить ко сну. Вы научитесь концентрировать внимание на конкретной задаче, грамотно расставлять приоритеты, отметать всё лишнее и, как следствие, успевать всё, что хочется. За эти дни у вас получится кардинально изменить себя в лучшую сторону.

Мотивирующие фильмы о том, как все успевать

Предлагаем вашему вниманию список вдохновляющих фильмов о тайм-менеджменте, которые помогут вам лучше понять, как всё успевать в реалиях современной жизни:

• «День сурка»/«Groundhog Day», 1993

Это фильм о неумолимом течении времени и о том, как глупо тратить его впустую. Сюжет картины описывает историю циничного метеоролога Фила Коннорса, приехавшего в городок Панксатони и попавшего там во временную петлю во время ежегодного празднования Дня сурка. Но только когда Фил переосмыслил своё отношение к миру, он смог завоевать внимание любимой девушки и освободиться от петли.

Наверняка вам тоже иногда казалось, что вы застряли на каком-то одном жизненном моменте и всё движется по кругу. Люди автоматически выполняют много повторяющихся действий и ненавидят такую реальность и себя самого.

• «Время»/«In Time», 2011

Сюжет картины разворачивается вокруг героев мира будущего, в котором все жители планеты стали бессмертными. Но есть один минус — за любое удовольствие им приходится платить собственной жизнью. Дело в том, что бессмертие заключается в наличии у человека определённого количества времени, отведённого на жизнь, которым он расплачивается.

Получается, что единственной валютой выступает время человека. У кого-то времени масса, а у кого-то – минуты. Главный герой фильма имеет всего один день, и он пытается прожить его на максимуме своих возможностей.

• «Клик. С пультом по жизни»/«Click», 2006

Как часто мы торопим время и стремимся приблизить долгожданный момент. Главный герой картины испытал на себе все прелести управления временем. По сюжету он находит необычный пульт, с помощью которого может управлять своей жизнью: ускорять время, «перематывать» жизненные обстоятельства, ставить существование на паузу, чтобы вспомнить какую-то информацию.

И только к концу Майкл осознаёт, что прожил пустую жизнь. Этот фильм о ценности каждого мгновения, о том, что счастье находится не где-то далеко впереди, а здесь и сейчас.

• «Последний отпуск»/«The Last Holiday», 2006

Главная героиня фильма узнаёт о смертельном диагнозе и о том, что ей осталось жить несколько месяцев. Напоследок она решает воплотить в жизнь свою мечту и отдохнуть на дорогом курорте. Местные принимают Джорджию за эксцентричную миллионершу, а сама женщина, понимая, что терять ей нечего, начинает вести себя соответствующим образом. Смысл фильма заключается в осознании того, что не стоит ждать потрясений, чтобы изменить свою жизнь.

• «Заплати другому»/«Pay It Forward», 2000

Учитель обществоведения даёт ученикам необычное задание: придумать способ изменить мир и постараться воплотить в жизнь свою идею. Тревор предлагает неординарный подход к выполнению задания, заключающийся в бескорыстной помощи трём незнакомцам, каждый из которых, в свою очередь, также должен помочь троим людям. Таким образом количество благих дел должно расти в геометрической прогрессии.

Фильм повествует о жизненном пути человека, который может быть наполнен добром или бессердечием.

• «Исходный код»/«Source Code», 2011

Зритель смотрит картину глазами военного Колтера Стивенса, главной целью которого является раскрытие тайны взрыва поезда, где находится наш герой. Времени у него очень и очень мало, поэтому под подозрение попадает каждый пассажир.

Что можно сделать за восемь минут? Этот фильм о том, что за мизерный отрезок времени можно успеть очень много, а также о ценности каждой прожитой минуты. Если вы не понимаете, как можно успевать всё в срок, обязательно посмотрите этот фильм.

• «Таймер»/«Timer», 2009

События картины «Таймер» происходят в мире, где ученые изобрели устройство, способное определить точное время встречи человека со своей второй половинкой. Таймер вживляется в запястье и отсчитывает время до встречи настоящей любви. Такую рекламу волшебного прибора услышала одинокая Уна О’Лири и поспешила воспользоваться им.

Теперь она живёт в ожидании счастья. В это время девушка знакомится с парнем и влюбляется в него. Он тоже неравнодушен к Уне, но таймер не даёт сигнал. Героине предстоит борьба между её чувствами и показаниями прибора. Кто окажется победителем?

Каждый человек стоит перед выбором – жить по «указке» или решиться довериться чувствам. Стоит ли ждать далёкого чуда или оно здесь, рядом?

• «Джули и Джулия: Готовим счастье по рецепту»/«Julie&Julia», 2009

Чтобы отвлечься от работы Джули Пауэлл ставит перед собой цель: приготовить за год все блюда из знаменитой книги Джулии Чайлд «Осваивая искусство французской кухни». При этом она ведёт блог, в котором описывает свою жизнь и поставленную цель. Но, не получая обратную связь, героиня часто порывается забросить своё увлечение. Спустя некоторое время она собирается с силами и всё равно продолжает начатое.

Суть фильма такова, что важно не только ставить перед собой цели, но и, несмотря на встречающиеся на пути препятствия, добиваться их. Даже очевидные провалы не должны пугать, только упорство поможет насладиться результатом.

• «Загадочная история Бенджамина Баттона»/«The Curious Case of Benjamin Button», 2008

В начале XX века на свет появляется Бенджамин Баттон — человек, при рождении имевший внешность и состояние здоровья 85-летнего старика. Отец ужасается этому и подбрасывает Бенджамина в дом престарелых, где за ним начинает ухаживать медсестра. Главный герой проживает свою жизнь в обратном направлении — он немощного старика до несмышлёного младенца.

Старик влюбляется во внучку одной женщины из дома престарелых по имени Дэйзи и ждёт, когда достигнет того возраста, чтобы признаться ей в своих чувствах. Этот фильм о вечных ценностях и маленьких радостях, которые обычно люди оставляют незамеченными, а также о важности каждой прожитой минуты.

• Сказка о потерянном времени, 1964

Советский фильм «Сказка о потерянном времени» – это поучительная история про то, как злые волшебники решили вернуть себе молодость. Для этого колдуны нашли безалаберных детей, праздно проводящих время, у которых и отняли годы, превратив их в стариков. Снять заклинание можно было одним способом – до заката солнца превращённым необходимо было найти избушку, где жили волшебники, и перевести стрелки волшебных часов назад.

Как всегда всё успевать: работать, учиться, отдыхать, заниматься спортом, проводить время с любимыми и друзьями? Ответ прост – нужно грамотно организовать свою жизнь.

Наверно каждому из нас хочется успевать в этой жизни как можно больше.

Успевать учиться, успевать общаться с друзьями, успевать полноценно и интересно отдыхать, успешно совмещать работу и домашние обязанности, эффективно совмещать работу и воспитание детей.

По факту же получается, что очередной день кончился, а почитать интересную книгу так и не получилось, вместо тренажерного зала пришлось бежать в магазин за детским учебником, в квартире не убрано, а на работе очередной завал работы. Да и с учебой или повышением уровня своих знаний не все так радужно.

Чтобы не превращать свою жизнь в постоянную гонку за «последним вагоном», не чувствовать угрызения совести за очередной бестолковый день, необходимо срочно научиться рационально распределять свое время.

О том, как все успевать на работе и дома, с пошаговыми практическими советами и инструкциями, вы узнаете, прочитав эту статью.

Шаг первый: необходимо определиться со своими приоритетами

Понять, что для вас сейчас является наиболее важным, понять, чего вы на самом деле хотите, и что вы сейчас выполняете необходимую работу и предпринимаете именно те действия, которые благотворно скажутся на вашем будущем, — это наиболее сложный и трудоемкий шаг к успеху.

Что необходимо сделать:

1. Взять лист бумаги и записать на нем все, что вы, по вашему мнению, не успели или не успеваете сделать в течение дня, или в течении недели, или в течении месяца.
2. Пишите все, что приходит вам в голову.
3. Нужно обязательно записывать. Записывая все свои нереализованные действия на бумаге, вы их непроизвольно структурируете, уже подсознательно определяя для себя приоритеты.
4. Написали? Отлично. Теперь отложите этот лист бумаги в сторону и возьмите другой.
5. На втором листе необходимо написать все, что вы хотите успевать завтра, на следующей неделе, или в ближайшие пол — года – год. То есть ваши планы на будущее. Например, это могут быть следующие позиции: поддерживать квартиру в чистоте, прочитать 10 книг, выучить английский язык, вовремя сдавать отчеты на работе или успевать выполнять рабочие обязанности, заниматься спортом не менее одного часа в день, и т.п..
6. После того, как вы подробно описали дела, которые не успели сделать и дела, которые хотели бы выполнять, сравните эти два листа.
7. Как правило, в начале списка любой человек интуитивно отражает свои приоритетные действия, то есть дела, своевременное выполнение которых беспокоит их больше всего.
8. Далее вам необходимо составить следующий, третий список, в котором отразить всего 10 действий. Действий, которые вам на самом деле необходимо выполнять, и которые вам на самом деле нужны. Если вы напишете более 10 таких позиций, вы снова будете распылять свое время, и опять не будете успевать.

В зависимости от того, чем вы занимаетесь, учитесь или работаете, сидите дома или занимаетесь фрилансом, имеете детей, сидите в декретном отпуске или только собираетесь вступать в брак, список может быть следующим:

1. Работа и рабочие обязанности
2. Дети, уход за маленькими детьми
3. Домашние обязанности (уборка, приготовление пищи, стирка и т.п.)
4. Общение с родственниками, уход за престарелыми родственниками
5. Общение с друзьями
6. Учеба, дополнительное образование, повышение квалификации
7. Изучение иностранного языка
8. Занятия спортом
9. Чтение книг
10. Отдых (сон)

Составьте свой список приоритетных дел, в котором должно быть не более 10 пунктов. Именно этим списком вы будете руководствоваться в ближайшие несколько месяцев. На нашем сайте Sizhu-doma.ru вы сможете найти много полезных советов по организации своего времени, ведении домашнего хозяйства, а также множество лайфхаков по экономии семейного бюджета и накоплении денег.

При этом, вам необходимо понимать, что вы в любое время, в зависимости от изменяющихся внешних обстоятельств или ваших желаний и потребностей, вы вполне можете скорректировать и свой список приоритетных дел, и перераспределить свое время исходя из уточненного списка.

Выявляем поглотители времени

Выявление так называемых «поглотителей времени» — также является важным шагом в процессе рационального распределения времени.

Для того, что бы выявить поглотители времени, вам необходимо подробно, с точностью до 15 минут расписать, как проходит ваш день. С момента пробуждения до времени отхода ко сну. Для этого лучше всего подойдет лист бумаги – именно записи, как я уже говорила, позволяют наиболее структурировано и наглядно разложить свои действия по времени.

Постарайтесь записать на бумаге все, что вы делали каждый день на прошлой неделе. С утра понедельника до окончания дня воскресенья, с точностью до 15 минут.

Все промежутки времени, в отношении которых вы не смогли вспомнить, чем занимались, — это ваши прямые и очевидные поглотители времени. У не очень организованного человека может набраться до двух – трех часов в день таких не очевидных поглотителей.

Также в вашем списке появятся и очевидные поглотители времени. Такие, как пустое ожидание не состоявшейся встречи, простаивание в пробке, просиживание без дела пока ваш ребенок занимается танцами. Также к очевидному поглотителю времени можно отнести пустую болтовню с коллегой по работе, которая мало того, что была «ни о чем», да еще и привела к необходимости задержаться на работе, так как из-за этого вы не успели сделать свою основную работу.

К сожалению, очевидные и не очевидные поглотители времени встречаются в нашей жизни на каждом шагу.

После того, как вы записали по времени все свои действия, необходимо внимательно проанализировать получившийся график. Вам необходимо выделить в нем промежутки времени, которые вы могли бы использовать на более полезные для вас вещи.

Ну, например, болтовня по телефону с подружкой в течение часа, — это, конечно, вещь приятная. Общаться все – таки нужно. Но, с другой стороны, в это время вы, к примеру, могли бы погладить белье или приготовить ужин. А если бы вы совместили общение, с помощью телефонной фурнитуры, и глажку белья – у вас бы высвободился целый час, который можно было потратить на другое приоритетное дело.

Ускорить процесс уборки в доме вам помогут наши советы: Лайфхаки для домохозяек: быстрая уборка в доме.

То же самое и в отношении рабочих обязанностей. Проанализируйте, что помешало вам выполнить в срок свою работу? Я не думаю, что у вас слишком высокая нагрузка на работе, скорее всего, вы просто слишком часто отвлекались на другие действия, которые и помещали вам сделать то, что нужно.

Распределяем свое время и учимся концентрироваться на одном действии

Десять дел одновременно сделать не получится. Как бы вы не старались. Это просто невозможно. А вот распределять основные рабочие и домашние обязанности по времени, вполне по силам любому человеку вне зависимости от его возраста.

И так, свои приоритетные дела вы уже сформулировали. Следующим шагом их необходимо распределить по времени, по – возможности совмещая нужные и приятные действия.

К примеру. Вам очень нравится читать книги и активно двигаться. Но времени на спокойное чтение катастрофически не хватает. Так почему бы не заменить чтение книг на их прослушивание, благо, Интернет ресурсов, предлагающих аудио – книги, очень много. На таких ресурсах можно найти все, от художественной литературы до учебных материалов и семинаров. Лично мне очень удобно совмещать дорогу на работу, — двигательная активность, позволяющая проходить 10 000 шагов и более и прослушивание книг. Час – полтора в день такой активности позволяет не только поддерживать свой вес в норме, но и слушать 15 – 20 книг в год! А это и расширение кругозора, и наполнение словарного запаса, да и рост уровня интеллекта. То есть сплошные плюсы!

Замена художественной литературы на учебные материалы по своей специальности, позволяет мне поддерживать свои профессиональные качества и постоянно повышать уровень своей квалификации.

Для студентов такой способ изучения нового материала тоже станет отличным подспорьем – откажитесь от слушания музыки в пользу прослушивание учебников, и готовиться к экзаменам станет на порядок проще.

Прочитай, возможно тебе это пригодится: Почему работа раздражает.

Моя подруга, большая любительница рукоделия, совмещает занятие вышивкой и вязание с прослушиванием книг. За два года не только всю литературу из школьной программы прослушала, но и увлеклась историческими рассказами и расследованиями. Сейчас – сплошной кладезь исторических фактов. Умудряется простую прогулку по лесу превратить для нас в занимательную и познавательную экскурсию.

То же самое касается изучения иностранных языков. Зная, к примеру, что через пол – года вы поедете в отпуск в Италию, с помощью аудио – учебника с разговорным итальянским языком, прослушивая его в течение часа каждый день или два – три раза в неделю, можно выучить запас слов, достаточных для бытового общения.

Время, которое вы тратите на дорогу на работу и домой. Вполне возможно, что на общественном транспорте, или даже пешком, добраться до работы будет гораздо быстрее, чем через все пробки. Конечно, в идеале, попробовать поговорить со своим работодателем и попытаться немного сместить время работы в более раннее или более позднее начало работы. Смещение начала рабочего дня на 30 – 40 минут в ту или иную сторону может оказаться достаточным, чтобы тратить на дорогу в два раза меньше времени.

В отношении работы

Время, которое вы тратите на пустую болтовню с коллегами, или на продолжительные и непродуктивные совещания, вы могли бы потратить на основную работу. Установление приоритетов в выполнении своих обязанностей и выполнения сначала важной и нужной работы, а потом остальной, позволит не нарушать сроки и вовремя уходить домой.

А уж способность концентрироваться на основных процессах, не распаляясь по мелочам и не особо нужным действиям, нацеленность на результат, а не на сам процесс выполнения работы, сделает из вас просто незаменимого работника.

В отношении домашних забот

Вечерний просмотр телевизора, как мне кажется, вполне можно заменить на чтение книг или занятие хобби. Или, что уж точно будет гораздо полезнее, — на общение с детьми или прогулки на свежем воздухе.

В принципе, сидение у телевизора явно не является той ценностью, ради которой вы живете.

Если уж сильно хочется посмотреть новый фильм или интересную передачу, совместите этот процесс с той же глажкой белья, приготовлением пищи, или занятием хобби, которое не требует полноценной отдачи или концентрации.

Но вот совмещать просмотр телевизора с учебой или выполнением рабочих обязанностей уж точно не стоит, — результат будет плачевным, да и сконцентрироваться на основной работе вы не сможете.

В организации рационального времени дома вам поможет статья: Режим дня работающей женщины.

Несколько советов по правильной организации своего времени

1. Не пытайтесь совмещать несовместимые дела. Такие, как просмотр телевизора и изучение нового учебного материала.
2. Совмещайте дела, которые можно совместить. Такие, как прослушивание аудио – книг и ходьба на работу, аудио – изучение иностранного языка и вязание, общение с подругой по телефону и приготовление пищи или мытье посуды, или глажка белья. Прогулка с ребенком, и рассказывание ему интересной или поучительной истории, или заучивание таблицы умножения…
3. Старайтесь пресекать пустую трату времени, которая не принесет вам ни морального удовлетворения, ни пользы для собственного развития.
4. Старайтесь не заниматься делами, которые не приносят вам пользу.
5. Учитесь концентрировать свое внимание на одном процессе или деле, которое нужно довести до конца. Такое умение позволит вам и в срок выполнять свою работу, и выделять дополнительное время на вещи, которые вам действительно нужны и интересны.

По большому счету, для того, чтобы все успевать на работе и дома, вам необходимо предпринять всего четыре шага: понять, что для вас наиболее важно, постараться исключить из своей жизни ненужные поглотители времени, рационально распределить свое время, и постараться максимально заполнять свободное время важными и нужными для вас действиями.

Секрет успеха прост: не тратьте время на пустяки, и вы все будете успевать!

Полезные статьи, обязательно прочитай:

Как не уставать на работе?
Симптомы профессионального выгорания
Режим дня домохозяйки с маленьким детьми
Сижу дома, работаю дома, как не набрать вес
Лайфхаки для домохозяек: на чем можно экономить в быту
Средства для уборки дома, советы домохозяйки