Как забронировать граждан пребывающих в запасе пошаговая инструкция

Бронирование граждан позволяет обеспечить бесперебойную работу предприятий в период мобилизации. Расскажем, что представляет собой эта процедура и какую отчетность предполагает.

Для чего необходимо бронирование граждан в запасе

Мобилизация — перевод экономики, органов власти, Вооруженных Сил и организаций на работу в режиме военного времени (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 26.02.1997 № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»).

Процедура требует привлечения военнообязанных граждан, пребывающих в запасе (ст. 52 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»):

• прошедших военную службу;
• закончивших обучение в военных образовательных учреждениях;
• освобожденных от службы, но годных к ней в военное время и т. д.

Бронирование — временное освобождение сотрудников от призыва на мобилизацию и мобилизационную подготовку для обеспечения работы предприятия.

Как уволить сотрудника в связи с призывом в армию — узнаете здесь.

Кто бронирует граждан в запасе

Если воинский учет ведут все работодатели, то бронируют работников организации:

• выполняющие госзаказы;
• участвующие в выполнении мобилизационных заданий по кооперации;
• обеспечивающие безопасность РФ и жизнедеятельность населения и др.

Чтобы узнать, обязана ли фирма бронировать сотрудников, необходимо обратиться в территориальную комиссию по бронированию при администрации муниципального образования. Например, в Москве сведения о комиссиях доступны на сайте https://www.mos.ru (вкладка «Территориальные органы власти»).

Такая комиссия предоставит информацию о:

• порядке бронирования граждан запаса;
• документах, необходимых для бронирования;
• перечне должностей и профессий, по которым бронируют работников.

Процедуру бронирования проводит назначенный приказом сотрудник. Специальных требований к ответственному нет: это может быть кадровик, табельщик или ведущий воинский учет работник. Но приказ о назначении ответственного согласовывается с военным комиссаром муниципалитета (п. 22, п. 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учета, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

Пошаговая процедура бронирования граждан запаса в 2021 году

Порядок бронирования работников сводится к нескольким этапам.

Шаг 1. Запрос сведений в комиссии по бронированию, которая предоставит информацию по процедуре и список подлежащих бронированию должностей.

Шаг 2. Издание приказа о назначении ответственного за бронирование сотрудника и согласование документа с военкоматом.

Шаг 3. Разработка Плана работы по ведению воинского учета и бронированию граждан запаса (п. 39 Рекомендаций от 11.07.2017).

Допускается дополнение существующего Плана по ведению воинского учета мероприятиями по бронированию с учетом рекомендаций, полученных в территориальной комиссии, т. е. отдельный План по бронированию утверждать необязательно.

План и его изменения согласовываются с военкоматом (п. 37 Рекомендаций от 11.07.2017).

Шаг 4. Составление списка забронированных работников.

Перечень оформляется в свободной форме с указанием ФИО, должности или профессии и заверяется подписью руководителя и печатью. Дополнительно список может утверждать военкомат либо территориальная комиссия по бронированию, поэтому рекомендуется обратиться к ним с готовым перечнем и заодно проверить его.

Шаг 5. Оформление отсрочки от призыва.

Подготовка списка бронированных сотрудников еще не означает предоставление им отсрочки от призыва — работодателю необходимо оформить удостоверения об отсрочке и сделать отметки в личных карточках.

Такие удостоверения признаются БСО и выдаются военкоматом после подачи пакета документов, среди которых:

• список работников для бронирования;
• военные билеты;
• личные карточки и др.

Удостоверения об отсрочке хранятся у работодателя, а при объявлении мобилизации или военного времени передаются забронированным сотрудникам согласно утвержденному плану и ведомости на выдачу удостоверений.

Ведение специального воинского учета

Забронированные граждане запаса подлежат уже не общему, а специальному воинскому учету (п. 16 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719; п. 14 Рекомендаций от 11.07.2017).

Основные моменты спецучета:

• если отсрочка аннулирована (например, по истечении срока, на который она предоставлена, или в связи с признанием работника не годным к службе по состоянию здоровья), работодатель обязан сообщить об этом в 5-дневный срок в военкомат (п. 14 Приложения № 17 к Рекомендациям от 11.07.2017);
• при аннулировании отсрочки отметки в личных карточках аннулируются, а удостоверения сдаются в военкомат для уничтожения;
• сдача отчетности (п. 35 Рекомендаций от 11.07.2017).

Об ответственности за отказ от ведения воинского учета вы узнаете из статьи.

Основные отчеты по воинскому учету:

Подробнее об отчетных формах читайте этот материал.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите готовое решение о том, как работодателю организовать бронирование граждан, пребывающих в запасе (это бесплатно).

Подводим итоги

• Бронирование сотрудников, пребывающих в запасе, ведется с целью обеспечить полноценную работу предприятия в период мобилизации и в военное время.
• Сведения о том, обязана ли организация бронировать работников и каких именно, предоставляет по запросу территориальная комиссия по бронированию.
• Удостоверения об отсрочке от призыва выдаются военкоматом и требуют специального воинского учета.

Шаг 1. Назначить ответственного
Несмотря на то, что ответственность за организацию и ведение ВУ несет руководитель компании, заниматься непосредственно учетной работы может другой сотрудник предприятия. Количество ответственных, прикрепленных к учету, зависит от количества сотрудников, подпадающих под процедуру.
Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 установило следующие нормы:
— менее 500 граждан — 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству
— от 500 до 2000 граждан — 1 освобожденный работник
— от 2000 до 4000 граждан — 2 освобожденных работника
— на каждые последующие 3000 граждан — 1 освобожденный работник
При этом руководители организаций обязаны выделить ответственным за ВУ специально оборудованные помещения с железными шкафами, доступ к которым находится под контролем.

Вопрос: Может ли подписывать документы по воинскому учету уполномоченное генеральным директором организации лицо? Что необходимо для этого?
Ответ: Руководитель организации обязательно подписывает: ежегодный план по ведению ВУ и приказ о назначении ответственного. Остальные документы по воинскому учету (изменения сведений, сведения о приеме, увольнении), расписки в журнале учета листков сообщений может подписывать уполномоченное лицо на основании выданной доверенности (раздел III, п. 27, 28, 29, 36 Обязанности работников, осуществляющих ВУ Методических рекомендаций по ведению воинского учета)».

Вопрос: Можно ли в приказе о назначении ответственного за ведение ВУ прописать, что генеральный директор предоставляет право подписи ВУ документов уполномоченному им лицу? Если да, как это правильнее сформулировать?
Ответ: Право подписи можно оформить приказом с выдачей соответствующей доверенности включающей перечень документов ВУ, которые вправе подписывать уполномоченное лицо. Таким же образом оформляется право подписи на получение документов в соответствующих органах.

Вопрос: Должно ли штатное расписание предусматривать должность для сотрудника, ответственного за ВУ по совместительству? Или достаточно приказом возложить обязанности на какого-то сотрудника? Какое должно быть название этой должности?
Ответ: Если в должностные обязанности менеджера по персоналу не включены функции по ведению воинского учета, такую обязанность можно возложить на него только с его письменного согласия, предусмотрев соответствующую доплату. Совмещение оформляется по правилам, установленным ст. 60.2 ТК РФ.

Шаг 2. Определить, какие сотрудники подлежат воинскому учету, а какие – нет.
Подлежат ВУ:
— Граждане мужского пола, подлежащие первоначальному учету в возрасте от 15 до 17 лет
— Граждане мужского пола призывного возраста от 18 до 27 лет
— Граждане, пребывающие в запасе
— Граждане женского пола, имеющие военно-учетные специальности

Не подлежат ВУ:
— Граждане женского пола, не имеющие военно-учетной специальности
— Граждане, лишенные свободы или имеющие условный срок наказания
— Лица, постоянно проживающие за пределами РФ
— Лица, проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу
— Граждане, достигшие предельного возраста пребывания в запасе
— Граждане, освобожденные от военной службы
— Офицеры запаса внешней разведки и ФСБ

Вопрос: В каких случаях сотрудник-иностранец должен встать на воинский учет и что для этого нужно?
Ответ: Иностранные граждане не подлежат воинскому учету на территории РФ. Воинскому учету подлежат только военнообязанные граждане России (п. 14 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

Вопрос: Где можно ознакомиться с перечнем военно-учетных специальностей для женщин?
Ответ: В приложении к Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете». Перечень также приложен к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Вопрос: Нужно ли ставить на ВУ студентов, проходящих практику не более месяца?
Ответ: Воинский учет ведется только в отношении работников. Студенты, проходящие практику у работодателя, работниками не являются. Следовательно, воинскому учету они не подлежат.

Шаг 3. Составить номенклатуру дел
Номенклатура дел – это порядок, регламентирующий распределение документов по папкам, описывающий содержимое каждой папки и каждого дела. Ответственному сотруднику необходимо сформировать папки и разложить по ним соответствующие документы. В ВУ есть 4 крупных дела:

1. Руководящие и регламентирующие документы ВУ. К ним относятся:

• Конституция Российской Федерации
• Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»
• Федеральный закон от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне»
• Федеральный закон от 26 февраля 1997 г. № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»
• Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте»
• Федеральный конституционный закон «О военном положении» от 30 января 2002 г. № 1-ФКЗ
• Раздел IV Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 N 53-ФЗ (Отсрочки)
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в
  организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017)
• Инструкция о порядке оповещения граждан, пребывающих в запасе на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях и организациях
• Инструкция по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
• «Инструкция об организации работы по обеспечению
  функционирования системы воинского учета», утвержденная
  приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700
• Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета
• Приказ об организации воинского учета граждан
• План работы по осуществлению воинского учета
• Журнал проверок состояния воинского учета в организации
• Проект приказа и акт на передачу бланков специального учета и других документов по ведению воинского учёт

Дополнительные формы можно получить в территориальном военкомате (ВК). Организация предоставит формы с учетом специфики вашего учета – специального или общего.

2. Картотека личных карточек

С 8 января 2022 года воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (форма N 10 в приложении N 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета) (далее карточка по форме №10). Таким образом, карточки Т-2 ВУРС более не применяются с целью ведения воинского учета.

Обращаем Ваше внимание, что карточки по форме №10 формируются и ведутся как в бумажном, так и в электронном виде. Поэтому помимо обычной картотеки работодатель должен теперь вести также и электронную картотеку.

Электронная картотека формируется по тем же правилам, что и для бумажных носителей. Внесение каких-либо изменений в базу данных электронных карт, а также распечатка их допускается только работником, осуществляющим ведение воинского учета в организации.

Отметим: И электронная картотека, и картотека карточек по форме №10
на бумажном носителе, требует постоянного обновления.

Карточки на принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы картотеки:

Карточки граждан, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления, после чего уничтожаются с составлением акта об уничтожении.

Карточки граждан, поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более трех месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства (месту пребывания), выделяются в отдельные группы и раскладываются в порядке, обеспечивающем удобство работы с ними.

Карточки уволенных граждан, подлежащих воинскому учету, хранятся в архиве. Согласно Приложению №7 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях при увольнении граждан с работы личные карточки уволенных военнообязанных и призывников изымаются из картотеки организаций и сдаются в архив. В Инструкции порядок хранения таких карточек не определен. Поэтому можно воспользоваться прежним порядком: архив строится по годам, используется разделитель, в рамках года- в алфавитном порядке.

Вопрос: Необходимо ли вести воинский учет по внутренним совместителям?
Ответ: Военкоматы не требуют ведения воинского учета по внутренним совместителям. Что касается внешних, то ФЗ №53 не содержит ограничений по признаку «основной работник» или «совместитель». Поэтому воинский учет необходимо вести и в отношении внешних совместителей.

3. Делопроизводство по ведению ВУ
В этой папке хранится переписка с военными комиссариатами и военными управами:

• Журнал регистрации документов воинского учёта -входящих
• Журнал регистрации документов воинского учёта — исходящих
• Сведения о принятых на работу
• Сведения об уволенных с работы
• Сведения о произошедших изменениях в военно-учётных данных
• Списки сверок с военными комиссариатами
• Форма №18
• Форма №6
• Форма №11МУ
• Списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на в/учёт
• Списки граждан женского пола, подлежащих постановке на в/учёт
• Списки граждан, обязанных состоять, но не состоящих на в/учёт

4. Работа с гражданами по воинскому учёту

• — журнал учета-выдачи листков сообщений
• — листки сообщений.

Вопрос: Что значит «дело»? Необходимо ли создавать отдельные соответствующие папки?
Ответ: Военкоматы требуют оформления соответствующих папок: «Папка № 1», «Папка № 2» и так далее. При этом каждая папка должна иметь свое название. Например, папка № 2 может называться «Картотека личных карточек».

Шаг 4. Составить пакет документов для постановки организации на воинский учёт

• Сопроводительное письмо с просьбой о постановки на ВУ
• Приказ руководителя организации о назначении военно-учетного работника
• Форма Ф-18
• Заверенные копии регистрационных документов

Документы, которые нужно подать в военный комиссариат:

• Приказ об организации ВУ граждан
• План работ по осуществлению ВУ
• Должностная инструкция по ведению воинского учета
• Донесение – 11МУ
• Форма 18
• Заявление о постановке на ВУ

Перед началом работы необходимо разработать и утвердить обязанности для ответственного за ВУ сотрудника, издать приказ об организации ВУ, разработать план по осуществлению ВУ, согласовать документы с военным комиссариатом. Типовую должностную инструкцию можно найти в правовых системах. Также за разработкой должностной инструкции можно обратиться к консультантам.

Структура обязанностей сотрудника, ответственного за ВУ:

• Обязанности по обеспечению постановки граждан на воинский учет по месту работы;
• Обязанности по сбору, хранению и обработке сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету;
• Обязанности по поддержанию в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, а также в документах воинского учета военных комиссариатов.

Вопрос: В какой срок необходимо оповестить военный комиссариат о смене ответственного лица за ведение ВУ?
Ответ: Законодательно этот срок не установлен, однако Методические рекомендации (рекомендации — ключевое слово) в п. 22 указывают, что проект приказа о назначении ответственного за ВУ согласовывается с ВК. При этом указано, что кандидатуру целесообразно согласовывать перед назначением на должность. Также перемещение и увольнение таких работников согласовывается с ВК. Обычно военные комиссариаты не занимаются согласованием кандидатур, а работают по уже предоставленным приказам.

Шаг 5. Подать документы в районную управу и военный комиссариат.
После подачи документов необходимо получить от управы и военного комиссариата справку о постановке организации на воинский учет.

Вопрос: Какая именно организация осуществляет постановку на воинский учет — районная управа, военный комиссариат или администрация города?
Ответ: Регистрация организаций, обязанных осуществлять воинский учет в Москве, согласно административно-территориальному делению и законодательству о местном самоуправлении, осуществляется районными управами. В других городах — территориальной администрацией. Эти государственные органы осуществляют функции призывных комиссий. Именно эти органы присваивают номер организации при постановке на воинский учет. После регистрации в этих органах работодатель регистрируется в военном комиссариате.

Вопрос: Головной офис организации находится в Санкт-Петербурге, компания имеет более 10 обособленных подразделений и филиалов. Необходимо ли вставать на учет по месту нахождения филиалов?
Ответ: Воинский учет осуществляется по месту регистрации юридического лица, т.е. по месту нахождения центрального офиса организации. Вставать на воинский учет по месту нахождения филиалов не требуется.

Шаг 6. Направить сведения в военкомат по месту регистрации каждого военнообязанного сотрудника

Вопрос: Случается, что работник не предоставляет временную регистрацию, а по постоянному месту прописки он снят с воинского учета. Каким образом определять, к какому военкомату принадлежит адрес регистрации работника?»
Ответ: Чтобы определить, к какому ВК относится адрес регистрации работника, можно предварительно позвонить в ВК для уточнения информации. Распределением подведомственности занимаются районные управы и Министерство обороны РФ. Адреса областных и районных ВК указаны на сайте Министерства обороны. Уточнить подведомственность также можно в районной управе.

Если сотрудник снят с воинского учета по месту регистрации, а информации о том, что работник состоит на воинском учете в другом месте по месту временной регистрации у Вас нет, то необходимо осуществить постановку на воинский учет данного гражданина по месту известной Вам регистрации. Для этого направьте в ВК по месту жительства (регистрации в паспорте) сведения о том, что гражданин обязан состоять, но не состоит на воинском учете, и сопроводительное письмо с просьбой оказать содействие о постановке данного гражданина на воинский учет.

При приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету и не имеющих регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также граждан, прибывших на место пребывания на срок более трех месяцев и не имеющих регистрации по месту пребывания, необходимо выдавать им сведения по установленной форме. Эти сведения работники будут передавать в военкомат для постановки на воинский учет (Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2020 г. № 103 «О внесении изменений в Положение о воинском учете»)

Шаг 7. Регулярная актуализация данных по воинскому учету:

• Вести номенклатуру дел и обязательные журналы
• Обновлять картотеку военнообязанных и призывников
• Проверять у военнообязанных граждан документы и наличие обязанности встать на воинский учёт
• Оформлять работникам листки сообщений для постановки на воинский учет по месту регистрации
• Оповещать работников о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления, разъяснять воинские обязанности
• Вести и актуализировать базу данных 1С или иной учетной системы
• Проводить внутренние аудиты ведения воинского учета
• Сверять данные личных карточек c военкоматом
• Готовить для военного комиссариата обязательные формы и отчеты

Эту постоянную работу проводит ответственный за ведение ВУ работник или профессиональная команда консультантов, которым вы передали эту функцию.

Вопрос: Военный комиссариат отказывается принимать сведения о принятых и уволенных сезонных сотрудниках. Как быть в этой ситуации?
Ответ: Законодательство РФ об обороне и воинском учете не содержит исключений для организаций по ведению воинского учета сотрудников, принимаемых на работу по срочному трудовому договору.

Если сотрудник, принимаемый на работу не относится к категориям, перечисленным в п.15 Положения (Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719), т.е. к категориям, не подлежащим воинскому учету, организация обязана вести воинский учет таких сотрудников на общих основаниях. Направляйте такие сведения по почте, делайте отметки об отправке в журнале исходящей документации, а не приносите их лично в ВК.

Вопрос: Необходимо ли уведомлять ВК о переводе сотрудника на другую должность?
Ответ: Да, нужно.

Вопрос: Необходимо ли проверять, стоит ли в паспорте у сотрудника отметка о приеме на воинский учет по месту прописки?
Ответ: Обязанность проверять отметки в паспорте лежит на работодателе. Эта обязанность закреплена в Методических рекомендациях. О том, что у военнообязанного нет отметки необходимо уведомить ВК и направить туда работника, выдав листок сообщения.

Вопрос: Если сотрудник затягивает свой поход в военкомат, наступает ли в этом случае ответственность организации и/или сотрудника? Если да, то какая?
Ответ: Работодатель обязан направить работников в ВК с листком сообщения и проконтролировать возврат отрывной части с отметкой ВК. Для этого ведется специальный журнал. Методическими рекомендациями (п.п а п. 29) и Положением о воинском учете (п. 32), установлен двухнедельный срок для направления сведений. Работодатель несет ответственность только за нарушение сроков. Для сотрудника предусмотрен штраф в размере от 500 до 3000 рублей.

Вопрос: Каков порядок постановки на воинский учет в районную управу и в ВК? Ежегодный, разовый?
Ответ: Форма №18 ежегодно сдается в администрацию (районную управу) для подтверждения номера в комиссии по бронированию. Второй экземпляр формы №18 сдается в ВК также ежегодно. Третий — хранится у работодателя.

Вопрос: Какие штрафы предусмотрены за «неведение» воинского учета?
Ответ: Административной ответственности именно за «неведение» воинского учета нет. Есть штрафы, которые вытекают из общих обязанностей по ведению воинского учета:
1. Статья 21.1. Непредоставление в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;
2. Статья 21.2. Неоповещение граждан о вызове их по повестке военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;
3. Статья 21.3. Непредоставление в установленный срок сведений об изменениях состава постоянно проживающих граждан или граждан, пребывающих более трех месяцев в месте временного пребывания, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей;
4. Статья 21.4. Несообщение сведений о гражданах, состоящих или обязанных состоять на воинском учете, влечет наложение административного штрафа в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета составляет три года.

Вопрос: Предусмотрены ли проверки компаний по ведению ВУ? Есть ли график таких проверок? Кто проверяет?
Ответ: Да. В организациях, где число военнообязанных работников в количестве менее 500 человек — 1 раз в 3 года; в организациях, где на воинском учете состоит более 500 человек, — ежегодно. План проверок нигде не публикуется. Провести проверку может как сам ВК, так и ВК совместно с прокуратурой.

Ведение воинского учета — кропотливая и трудозатратная работа, которую можно передать профессиональным консультантам.

Специалисты СберРешений

• проверят полноту и корректность данных ваших сотрудников
• подготовят необходимые документы военно-учетного стола
• возьмут на себя коммуникации с военными комиссариатами
• проконсультируют по вопросам ведения воинского учет

Компаниям, которые ранее не вели воинский учет, мы поможем

• сформировать картотеку военнообязанных и призывников
• поставить организацию на ВУ в районной управе и комиссариате
• подготовить и передать в ВК документацию по ведению В

Передача воинского учета в СберРешения уменьшит нагрузку на специалистов отдела персонала и позволит избежать административной ответственности за неисполнение федеральных законов и других нормативных актов государственной системы РФ.